Møde den 3. november 2016 Frandsensalen Hovedsamarbejdsudvalget Referat Til stede: Brian Bech Nielsen (BBN), Berit Eika (BE), Arnold Boon (ABOON), Johnny Laursen (JL), Ole Steen Nielsen (OSN), Thomas Pallesen (TP), Olav W. Bertelsen (OWB), Aase Pedersen (AP), Anne Marie Bundsgaard (AMB), Helle Colding Seiersen (HCS), Bertha Beck Mortensen (BBM), John Kapstadt (JK), Peter Kithler (PK), Anders K. Moestrup (AKM), Mimi Mehlsen (MM), Steffen Junker (SJ), Steen Henrik Møller (SHM), Uffe Engberg (UE), Charlotte Palludan (CP), Tinna Meyer (TM) og Anne L. Behnk (ALBE) Fraværende: Niels Chr. Nielsen og Heidbra Jonsdottir Referent: Dorrit Wedendahl Dagsorden: 1. Bemærkninger til og godkendelse af dagsorden 2. Fremdriftsreformen. Indlæg af Berit Eika 3. Opsamling på årets lønforhandling 4. Mødeplan 2017 for HSU og HAMU-HSU 5. AU s økonomi 6. Orientering fra formand og ledelsesside 7. Meddelelser fra næstformænd og medarbejderside 8. Kommunikation fra mødet 9. Skriftlig information 10. Næste møde 11. Eventuelt Dato: 28. november 2016 Sags nr.: 144.663 Ref: DEW Side 1/6 Highlights fra mødet: Lønforhandling 2016: Lønforhandling 2016 har fundet en god form. Medarbejderrepræsentanterne ønsker generelt, at der afsættes flere penge til lønforhandlinger. Det anbefales, at evalueringen af lønforhandlinger 2017 også sker mellem de forhandlende ledere og tillidsrepræsentanter foruden i LSU. AU s økonomi: Der forventes et positivt resultat på plus 92 mio. kr. i 2016. Det skyldes bl.a. flere uddannelsesindtægter end budgetteret som følge af øget studiefremdrift. Der er dog stor usikkerhed om STÅ-takster bliver nedsat, taksterne for færdiggørelsesbonus samt om AU får en fremdriftsbøde. Fremdriftsreformen: AU skal reducere de studerendes gennemsnitlige studietid med 4,7 måneder frem til 2020. Der sættes ind på flere områder f.eks. krav om studieaktivitet, bedre vejledning og hurtigere bedømmelse af specialer. Det er en udfordring at balancere fremdrift og fleksibilitet med fokus på kvalitet. Se slides fra Berit Eikas indlæg her Aarhus Universitet :
Referat: Side 2/6 1. Bemærkninger til og godkendelse af dagsordenen Dagsordnen blev godkendt. 2. Fremdriftsreformen: Indlæg af Berit Eika Berit Eika fortalte om udgangspunktet for og udfordringerne i fremdriftsreformen. Målet er at øge studieintensiteten/forkorte den gennemsnitlige studietid. AU skal reducere den gennemsnitlige studietid samlet med 4,7 måneder i 2020. Hvis AU ikke opnår reduktionsmålene i de enkelte år, sker der reduktion i færdiggørelsesbonus (fremdriftsbøde). AU s interne regler for studiefremdrift er et aktivitetskrav om, at der skal bestås mindst 45 ECTS pr. studieår, og at uddannelsen skal afsluttes inden for normeret tid plus ½-1 år. Der sættes ind på flere områder, f.eks. kortere tid om bedømmelser af specialer, bedre og mere tydelig vejledning, optag af dygtige studerende, fokuseret ledelse, undervisere, studiemiljø og administration. Det er en udfordring at balancere fremdrift og fleksibilitet med fokus på kvalitet. Groft sagt gennemfører 80-85 procent af de studerende på AU studiet inden for normeret tid. Resten har forskellige livs-begivenheder, der medfører studietidsforlængelse. Det kan være CV-pleje, erhvervsarbejde, sociale begivenheder eller andet. Det er en administrativ udfordring at beregne studietider og studietidsreduktion, idet universiteterne ikke har adgang til datagrundlaget i Danmarks Statistik. Det ventes forbedret, men usikkerheden gør det vanskeligt at budgettere og styre økonomien. Selv om fremdriftsreformen er svært udfordrende og ikke er groet i universiteternes baghave, bifalder ledelsen på AU, at studier som udgangspunkt gennemføres inden for den afsatte tidsramme. På sigt vil fremdriftsreformen give mere forudsigelighed og dermed lettere styring, men da studiefremdrift afgøres af de studerendes adfærd vil studietid altid være behæftet med uforudsigelighed. Se slides fra Berit Eikas indlæg her 3. Opsamling på årets lønforhandling BBN s indledning: Lønforhandling 2016 blev afsluttet i juni måned. Hovedindtrykket er, at den årlige lønforhandling er i god driftsgænge. Medarbejderrepræsentanternes bemærkninger til årets lønforhandling: BBM så gerne, at engangsvederlag blev afskaffet, og at budgettet var større. OWB oplevede en klar rollefordeling, hvor ledere og TR forhandlede. OWB efterlyste mere skriftlighed i forbindelse med resultatet af forhandlingerne. TM syntes, at lederne ikke kendte gældende aftaler og regler godt nok, og HR kom derved til at spille en for stor rolle i forhandlingerne. PK fandt, at der var for stort tidsmæssigt spænd i tilbagemeldingerne. AP fandt, at institutlederne var for fastlåste og opfordrede til, at dekanerne gav forhandlingsråderum til institutlederne. AP efterlyste mere ensartethed i måden ansøgninger håndteres på. AP ønskede desuden, at lønforhandlingsbudgettet blev højere. Det skulle være mindst på niveau
med Finansministeriets skøn for den årlige lokale lønudvikling, som hun betragtede som et minimum. UE efterlyste ensartethed og klarhed for beregningsgrundlaget for lønforhandlingsbudgettet. HCS m.fl. gav udtryk for, at de lokale evalueringer af lønforhandlingerne kunne forbedres ved at evalueringen sker direkte mellem de forhandlende ledere og forhandlende TR og ikke i LSU, hvor der sidder medlemmer, der ikke er TR, og derfor ikke forhandler løn, hvorfor baggrunden for at evaluere lønforhandlingen mangler. AKM fandt at lønforhandlingsprocessen havde forløbet fint, men at der er for mange kriterier at forholde sig til. Medarbejderrepræsentanterne udtrykte samstemmende tilfredshed med og ros til den service, HR leverede i lønforhandlingen. Konklusion: BBN konkluderede, at det anbefales at arbejde med hvordan evaluering kan ske efter næste lønforhandling. Endvidere skal beregningsgrundlaget for budgettet være ens og tydeligt. Lønforhandlingsbudgettet er på dagsordenen på HSU-møde den 1. december 2016. Side 3/6 4. Mødeplan 2017 for HSU og HAMU-HSU ALBE oplyste, at der er fastlagt 5 HSU-møder og 2 fællesmøder mellem HAMU og HSU. HAMU vil drøfte planen på først kommende møde. Mødeplaceringen følger bestyrelsens møder. På første møde er der planlagt et indlæg af Berit Eika om akkreditering, ellers er mødeindholdet præget af de faste årligt tilbagevendende drøftelser, som f.eks. økonomi, opsamling på årets MUS og arbejdsmiljøstatistik. Konklusion: HSU tiltrådte mødeplanen. 5. AU s økonomi a) Økonomi 2016. Fortroligt indtil 8. december 2016. ABOON orienterede: Økonomirapport 3, 2016 viser et forventet resultat på plus 92 mio. kr. for 2016. Det positive resultat skyldes især flere uddannelsesindtægter og større afkast end forventet på likviditeten (fra virksomhedsobligationer). Stigningen i uddannelsesindtægter skyldes, at flere studerende bliver færdige i 2016 end forudsat. Der er imidlertid stor usikkerhed om størrelsen af uddannelsesindtægterne. STÅ-taksterne og færdiggørelsesbonustaksten kan blive nedsat, som følge af loft over de samlede årlige udgifter hertil i Danmark. Der er ligeledes usikkerhed om størrelsen af fremdriftsbøden (reduktion af færdiggørelsesbonus, som følge af for lang studietid). Usikkerheden på uddannelsesindtægterne betyder, at det forventede resultat på plus 92 mio. kr. kan variere fra 60 mio. kr. mindre til 70 mio. kr. bedre. Der er forsat fokus på forbruget af eksterne midler og et realistisk skøn for forbruget i budgettet. Der følges op løbende. Foreløbig fastholdes et forbrug, der ligger lidt over regnskab 2015. Bemærkninger og svar på spørgsmål: JL oplyste, at de studerende responderer
på fremdriftskravene, og VIP-medarbejdernes fokus på hurtig bedømmelse af specialer har bidraget positivt. De øgede uddannelsesindtægter i 2016 er til dels fremrykning af indtægter fra 2017 og midlerne skal anvendes i kommende år. OSN oplyste, at på HE havde stigningen i uddannelsesindtægter i 2016 baggrund i manglende indtægter i 2015, hvor studieaktiviteten for de medicinstuderende var lav, fordi mange holdt pause fra studierne. Studeaktiviteten er blevet genoptaget i 2016, og dermed er uddannelsesindtægterne steget. AP var glad for udsigten til et positivt resultat men fandt det svært at forstå, at der skulle spares flere steder. AP opfordrede til fokus på udvikling og aktivitet frem for forøgelse af egenkapitalen, som nu er forøget til 11, 6 procent af omsætningen. ABOON forsikrede, at der er fokus på fortsat udvikling. ABOON tilføjede, at AU har en målsætning om en egenkapital på 10 procent af omsætningen, og at fakulteterne i deres budgetter for de kommende år skal indarbejde, hvordan de forventer at anvende eller investere eventuelt overskud i 2016. ST s forventede plus i 2016 skyldes bl.a. engangsindtægter i form af refusioner. OSN oplyste, at på HE skal det enkelte institut være i balance, og at en ny økonomistyringsmodel vil give institutterne et bedre overblik og mulighed for opfølgning. Der er fokus på Institut for Biomedicins udfordringer i forbindelse med flytning til og indretning af Skoubygningen. Det forventes, at der findes en løsning på udfordringen. SHM bemærkede, at det i projektarbejdet på eksterne midler var vanskeligt at forudsige aktiviteten 1 år frem i tiden, da uforudsigelige myndighedsopgaver kunne dukke op. ABOON bemærkede hertil, at mindreforbrug i det enkelte projekt ikke er et problem, men at det samlet for universitetet kan blive et problem, når mange projekter har et mindreforbrug. HSU tog orienteringen til efterretningen. Side 4/6 b) Finanslovsforslag 2017 og status budgetproces 2017-2020 ABOON oplyste, at finanslovsforslaget 2017 er som forventet. Der er 2 procent omprioriteringsbidrag på bevilling til uddannelse, og bevilling til basisforskning er stabil, da regeringen fastholder målsætningen om at bruge 1 procent af BNP på offentlig forskning. AU s budgetforudsætninger kan således holde med meget små justeringer, og den gradvise tilpasning (jf. økonomiplanen af juni 2016) i budgetperioden fastholdes. AU s budget behandles i universitetsledelsen 23. november 2016. Budgettet drøftes i HSU den 1. december 2016, og bestyrelsen behandler budgettet den 7. december 2016. 6. Orientering for formand og ledelsessiden a) Orientering fra bestyrelsesseminar og -møde 15.-16. september 2016 BBN oplyste, at bestyrelsen på bestyrelsesseminaret den 15. september 2016 havde modtaget en status for universitetet. Fagligt står AU godt, optaget af studerende er tilfredsstillende, antallet af optagne 1. prioritets ansøgere er stigende og ligger i top sammen med KU. Ledigheden hos AU-dimittender er lav, AU s
økonomi er sund, og forbruget af eksterne midler pr. VIP er i top sammen med KU. Der er således grund til at huske på en flot indsats i en tid med pres på flere felter. Bestyrelsen drøftede følgende kommende nye satsninger: - uddannelse af flere datalogi- og IT-kandidater. Her bliver det en udfordring at tiltrække de rette studerende - større fokus på de studerendes overgang til arbejdsliv og karriere - erhvervssamarbejde hvordan organiseres aftaler/rammeaftaler med virksomheder bedst - Campus 2.0 på kommunehospitalsgrunden. Arkitektkonkurrence med 3 firmaer er pt. i gang om hvordan området kan udvikles. Der ønskes bl.a. bud på områdets integration med byen, sammenhængen med universitetsparken, trafikale forhold, nybygning, studieboliger, erhverv m.v. Medarbejderrepræsentanterne var positive over for de nye indsatsområder. OWB opfordrede til opmærksomhed på, at øget aktivitet for studerende på virksomheder ikke førte til, at der forsvandt job fra andre. I forhold til en satsning på uddannelse af flere datalogikandidater fandt OWB, at der er behov for at arbejde med image, kønsfordeling og højere grad af tværfaglighed f.eks. til BSS og Arts. TM udtrykte bekymring for erhvervssprogfagene. Der skal være opmærksomhed på, at de sprogstuderende får mulighed for fag på businessdelen. Side 5/6 b) Orientering om ministeriets eftersyn af universiteternes styring BBN oplyste, at han havde håbet, at ministeriets styringseftersyn på universiteterne ville have haft særlig fokus på mere rammestyring frem for detailstyring. Men eftersynets resultat har indtil videre haft hovedfokus på, hvordan universiteternes bestyrelser skal udpeges. Der foreligger pt. ikke et officielt forslag. BBN gav udtryk for, at han principielt ikke er tilhænger af selvsupplerende bestyrelser og modstander af en decideret politisk udpeget bestyrelse. Universiteterne har brug for langsigtet kontinuitet i styring og udvikling. 7. Meddelelser fra næstformænd og medarbejdersiden SHM udtrykte på vegne af Kontaktudvalget med baggrund i en konkret personalesag forundring og bekymring for, om tillidsrepræsentanter er særligt udsatte. Det er Kontaktudvalgets opfattelse, at sagen skulle være løst i mindelighed, og at sagens anledning er en almindelig praksis på AU. BBN forsikrede, at tillidsrepræsentanter ikke er særligt udsatte og fastslog, at konkrete personale sager ikke drøftes i HSU. Det blev aftalt, at rektor og fællestillidsrepræsentanterne kunne drøfte om der er behov for at informere om personalepolitikkens retningslinjer. AP oplyste, at Feriefonden har indgået aftale om endnu en feriebolig i Toscana. Endvidere undersøges muligheden for to nye boliger i Danmark og en i Malaga.
8. Kommunikation fra mødet HSU besluttede følgende emner som væsentlige at kommunikere fra mødet: - Opsamling på lønforhandling 2016 - Økonomistatus - Fremdriftsreformen. Side 6/6 9. Skriftlig information a) Oversigt over HSU-medlemmer samt suppleanter pr 1. november 2016. Ole Steen Nielsen indtræder i HSU i stedet for Allan Flyvbjerg. Steffen Junker indtræder i HSU i stedet for Peter Holm-Nielsen. 10. Næste møde Næste møde er 1. december 2016 kl.10.00-13.00. Mødet holdes i Frandsensalen. Der er desuden fælles møde med HAMU-HSU den 19. december 2016 kl. 14.00-16.00. Mødet holdes i Preben Hornung stuen. 11. Eventuelt Intet.