2015no Dato: 17. sept. 2015 Forside Dagsorden Torsdag den 17. september 2015 kl. 13.00 Medlemmer Asii Chemnitz Narup (IA) Malene Lynge (IA) Mille Søvndahl Pedersen (IA) Martha Abelsen (S) Ane Egede Mathæussen (S) Per Berthelsen (S) Afbud Justus Hansen (D) Indkaldt Poul Hansen (D)
Side 2 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden... 3 2. Meddelelser... 3 3. Orienteringer... 4 03A Fornyelse af automatspiltilladelser til Grillen/Minimutten, Nuuk, ved formandsbeslutning... 4 03B Planer for konsekvenshåndtering ved udmeldelse af KANUKOKA... 6 4. Forespørgsler... 9 04A Bro/dæmning til ny havn... 9 5. Beslutninger... 11 05A Status på arkivhåndtering i Kommuneqarfik Sermersooq... 11 05B Ansøgning om tildeling af alkoholbevilling type A til E & P Kiosk i Paamiut... 14 6. Sager til Kommunalbestyrelsen... 16 06A Nyt skiltedesign til Nuuk... 16 06B Endelig vedtagelse Planstrategi 2014... 18 06C Budgetforslag 2016 - s område... 21 7. Lukkede punkter... 22 8. Eventuelt... 23 9. Godkendelse af referat... 23
Side 3 1. Godkendelse af dagsorden 2. Meddelelser
Side 4 3. Orienteringer 03A Fornyelse af automatspiltilladelser til Grillen/Minimutten, Nuuk, ved formandsbeslutning Til orientering J.nr.: 70.03.10 Fælles Service direktør Marie Fleischer / MFLE Sagsresumé Borgmestersekretariatet har den 1. juni 2015 modtaget ansøgning fra Hotel Hans Egede A/S ved Helge Tang om automatspiltilladelser vedrørende Grillen/Minimutten. Ved en fejl var sagsfremstillingen ikke kommet med på s møde den 13. august 2015. Ansøgeren havde behov for tilladelsen den 27. august 2015 ved åbningen af nye lokaliteter, hvor det var yderst vigtigt for ansøgeren, at hele konceptet var på plads, inkl. spilautomater. I henhold til 5, stk. 4, i forretningsorden til økonomiudvalget kan formanden på udvalgets vegne afgøre sager, som ikke tåler opsættelse, hvorfor borgmesteren i sin egenskab som formand for, bevilligede tilladelsen den 26. august 2015. Indstilling Borgmestersekretariatet indstiller overfor : - at tager orienteringen til efterretning Sagsfremstilling Borgmestersekretariatet har den 1. juni 2015 modtaget ansøgning fra Hotel Hans Egede A/S ved Helge Tang om automatspiltilladelser vedrørende Grillen/MiniMutten. Det bemærkes, at der tidligere har været givet tilladelse til opstilling af automatspil i de samme lokaler. Det drejer sig om følgende tilladelser/maskiner: - Midnight Madness serienr. 20081502 - Sheik serienr. 20081505 Brandmyndighederne har besigtiget stedet og har ingen bemærkninger. Skattestyrelsen har meddelt, at der ikke er restance på automatspilafgift. Borgmestersekretariatet udarbejder 2 gange om året en oversigt over samtlige tilladelser i Kommuneqarfik Sermersooq, som udsendes til kommunalbestyrelsen til orientering. Den tilladte mængde af tilladelser i Kommuneqarfik Sermersooq er på 114. Der er i denne sag tale om en fornyelse af allerede eksisterende tilladelser, hvorfor en fornyelse ikke vil føre til en forøgelse af den samlede mængde automatspilletilladelser. Sagsfremstillingen var ved en fejl ikke kommet med på s møde den 13. august 2015. Ansøgeren havde behov for tilladelsen den 27. august 2015 ved åbningen af nye lokaliteter, hvor det var vigtigt for ansøgeren, at hele konceptet var på plads, inkl. spilautomater.
Side 5 I henhold til 5, stk. 4, i forretningsorden til kan formanden på udvalgets vegne afgøre sager, som ikke tåler opsættelse, hvor borgmesteren i sin egenskab som formand for, bevilligede tilladelsen den 26. august 2015. Løsningsforslag faglig vurdering De relevante oplysninger er indhentet af borgmestersekretariatet, således lever Grillen/MiniMutten op til kravene for fornyelse af automatspiltilladelse. Tilladelserne bliver udstedt i henhold til Landtingslov nr. 3 af 17. maj 1990 om afgift på automatspil. Der gøres i denne forbindelse opmærksom på, at børn under 18 år ikke må benytte spillet. Endvidere skal tilladelserne opsættes et synligt sted på automatspillet bag en plasticplade. Det er vurderingen, at der er grundlag for at bevilge tilladelsen ved en formandsbeslutning i henhold til 5, stk. 4, da: Ansøger opfyldte vilkårene for at få en tilladelse. Ansøger havde ansøgt i god tid, hvorfor det skyldes en administrativ fejl, at tilladelsen ikke kunne blive behandlet rettidigt. I denne forbindelse lægges der vægt på, at det er afgørende for tilliden til kommunen fra erhvervslivet, at ansøgninger behandles rettidigt, hvis ansøgeren har overholdt frister, indleveret oplysninger m.m., jf. kommunalbestyrelsens vision om at være en medspiller for erhvervslivet. Det vurderes derfor, at sagen ikke tålte opsættelse af hensyn til kommunens troværdighed. Det var yderst vigtigt for ansøgeren, at hele konceptet var klar til åbningsdagen for at fremstå professionel over for kundekredsen. Det vurderes derfor, at sagen ikke tålte opsættelse af hensyn til ansøgerens troværdighed. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Beslutningen har ingen økonomiske og ressourcemæssige konsekvenser for Kommuneqarfik Sermersooq. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter - Landstingslov nr. 3 af 17.maj 1990 om afgift på automatspil - Landstingslov nr. 10 af 13. juni 1994 om ændring af forskellige afgiftslove - Landstingslov nr. 15. af 3. november 1994 om ændring af landstingslov om afgift på automatspil - Inatsisartutlov nr. 19 af 18.november 2010 - Skattedirektoratets vejledning for kommunerne om landstingslov nr.3 af 17.maj 1990 - Kommuneqarfik Sermersooqs retningslinjer fra 23. august 2011 udarbejdet i henhold til landstingslov nr. 3 af 17.maj 1990 om afgift på automatspil vejledning af januar 1998 til denne, Grønlands Bygningsreglement 2006 Det videre forløb Sagen afsluttes ved orientering af. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Andre bemærkninger Borgmesteren orienterede udvalget mundtligt på udvalgets møde den 2. september. Bilag Ingen
Side 6 03B Planer for konsekvenshåndtering ved udmeldelse af KANUKOKA Til orientering J.nr.: Borgmestersekretariatet administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL og direktør for Fælles Service Marie Fleischer / MFLE Sagsresumé Ved sagsfremstilling den 11. juni 2015 blev præsenteret for en kortlægning af forvaltningernes umiddelbare vurdering af konsekvenserne for kommunen ved udmeldelse af KANUKOKA. I denne forbindelse blev det pålagt forvaltningerne at lave en plan for håndtering af konsekvenserne til orientering i i 4. kvartal. Kortlægningen, som er baseret på vurderinger fra de ansvarlige fagforvaltninger, viser, at forvaltningernes berøringsflader med KANUKOKA i det daglige arbejde er begrænset til enkelte konkrete spørgsmål i forhold til forståelse og fortolkning af lovgivning samt faglig sparring og vidensdeling indenfor forvaltningernes konkrete fagområder. Direktionen har således vurderet, at konsekvenserne er så begrænsede, at der ikke er behov for udarbejdelse af konkrete planer hertil. Der er forhold i KANUKOKA, hvor kommunen kan søge at lave en individuel aftale med Grønlands Selvstyre. Dette vedrører samarbejdet omkring Sullissivik og samarbejdet med digitale løsninger for borgeren samt det fælles offentlige IT-projekt ERP. Ifølge styrelseslovens 68 forhandles lønforhold og ansættelsesvilkår for kommunernes personale mellem Naalakkersuisut og KANUKOKA. I teorien bør kommunen kunne forhandle selvstændigt med Naalakkersuisut. Dette kræver dog, at Naalakkersuisut er villige til at indgå i direkte forhandling med Kommuneqarfik Sermersooq og lave en separat aftale eller foretage eventuelle nødvendige lovændringer. Såfremt Naalakkersuisut ikke ønsker dette, vil kommunen sandsynligvis blive underlagt den aftale, Naalakkersuisut indgår med KANUKOKA uden at have haft mulighed for indflydelse. Ovennævnte problemstilling omkring lønforhold og ansættelsesvilkår er kompliceret og skal derfor til vurdering hos kommunens advokat. Borgmesteren vil rette henvendelse til formanden for Naalakkersuisut med opfordring om, at man kigger på en opdatering og revidering af styrelsesloven på baggrund af Kommuneqarfik Sermersooqs udmeldelse af KANUKOKA. Indstilling Borgmestersekretariatet indstiller til : - at tager orienteringen til efterretning Sagsfremstilling På baggrund af Kommunalbestyrelsens beslutning om Kommuneqarfik Sermersooqs udmeldelse af KANUKOKA har Borgmestersekretariatet lavet en kortlægning af de umiddelbare konsekvenser, som udmeldelsen har for kommunen. Ved sagsfremstilling den 11. juni 2015 blev præsenteret for en kortlægning af forvaltningernes umiddelbare vurdering af konsekvenserne for kommunen ved udmeldelse af KANUKOKA. I denne forbindelse blev det pålagt forvaltningerne at lave en plan for håndtering af konsekvenserne til orientering i i 4. kvartal.
Side 7 Bilag 1 viser en oversigt over forvaltningernes snitflader med KANUKOKA samt deres vurdering af konsekvenserne ved udmeldelsen. Jf. optegnelsen over konsekvenserne for Kommuneqarfik Sermersooq ved udmelding af KANUKOKA vurderes konsekvenserne ved udmelding hovedsageligt at være af mindre betydning. De fleste samarbejdsflader illustreres ved netværksmøder og sparring. Selvom man ikke længere er en del af KANUKOKA, er der ikke noget til hinder for, at man fastholder netværket til de andre kommuner. Det vurderes, at der ikke er behov for en konkret plan hertil. Vedrørende spørgsmål omkring inddragelse på høringer har Kommuneqarfik Sermersooq ligesom alle andre muligheden for at tilgå høringsportalen uafhængigt af KANUKOKA. Der er samarbejdsforhold i KANUKOKA, hvor kommunen kan søge at lave en aftale med Grønlands Selvstyre. Dette vedrører, at: - KS stadig er en del af Sullissivik samarbejdet med digitale løsninger for borgeren. - KS stadig er en del af det fælles offentlige IT-projekt ERP. Ifølge styrelseslovens 68 forhandles lønforhold og ansættelsesvilkår for kommunernes personale mellem Naalakkersuisut og KANUKOKA. I teorien bør kommunen kunne forhandle selvstændigt med Naalakkersuisut. Dette kræver dog, at Naalakkersuisut er villige til at indgå i direkte forhandling med Kommuneqarfik Sermersooq og lave en separat aftale eller foretage eventuelle nødvendige lovændringer. Såfremt Naalakkersuisut ikke ønsker dette, vil kommunen sandsynligvis blive underlagt den aftale, Naalakkersuisut indgår med KANUKOKA uden at have haft mulighed for indflydelse. Ovennævnte problemstilling omkring lønforhold og ansættelsesvilkår er kompliceret og skal derfor til vurdering hos kommunens advokat. Borgmesteren vil rette henvendelse til formanden for Naalakkersuisut med opfordring til, at man kigger på en opdatering og revidering af styrelsesloven på baggrund af Kommuneqarfik Sermersooqs udmeldelse af KANUKOKA. Løsningsforslag faglig vurdering Jf. optegnelsen over konsekvenserne for Kommuneqarfik Sermersooq ved udmelding af KANUKOKA, vurderes konsekvenserne ved udmelding hovedsageligt at være af mindre betydning, idet de fleste samarbejdsflader illustreres ved netværksmøder og sparring. Disse muligheder kan opsøges i andre sammenhænge, og fortsat medlemskab af KANUKOKA er derfor ikke en betingelse herfor. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er ikke foretaget konkrete beregninger på den økonomiske konsekvens for udmeldelsen af KANUKOKA, men det kan tænkes, at der vil være øgede udgifter til ekstern juridisk bistand, hvis kommunen ikke selv har den nødvendige kompetence internt i forhold til juridisk sparring. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Kommuneqarfik Sermersooqs udmeldelse af KANUKOKA er i overensstemmelse med foreningens vedtægter, og der findes således ikke anden lovgivning, der forhindrer kommunens medlemskab af foreningen.
Side 8 Det videre forløb Intet at bemærke. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Ingen bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Bilag 1. Oversigt over forvaltningernes snitflader med KANUKOKA
Side 9 4. Forespørgsler 04A Bro/dæmning til ny havn Forespørgsel J.nr.: 01.00.01 Forvaltningen for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Kommunalbestyrelsesmedlem Justus Hansen (D) har i henhold til styrelseslovens 3 stk. 5 i forretningsorden for Kommuneqarfik Sermersooq på Udvalget for Anlæg og Miljøs møde den 28.juli 2015 forespurgt til årsagen for den planlagte trafikføring til Sikuki Nuuk Harbour. Forvaltningen for Anlæg og Miljø forholder sig nedenfor til spørgsmålet. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 1. september 2015. Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at sagsfremstillingen tages til efterretning - at sagen sendes videre til orientering i Kommunalbestyrelsen Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsesmedlem Justus Hansen (D) har den 28. juli 2015 spurgt om følgende på Udvalget for Anlæg og Miljøs møde: Vil Forvaltningen for Anlæg og Miljø informere grundlaget for valgte bro/dæmning kontra dæmning fra Qeqertat til Pukuffik Forvaltningen for Anlæg og Miljø oplyser følgende til forespørgslen: I forbindelse med fastlæggelse af linjeføringen for adgang til Ny atlanthavn i Nuuk er der gennemgået flere løsninger, og den nuværende løsning er blevet valgt ud fra et økonomisk perspektiv for at minimere anlægsomkostningerne. En faktor der spillede en ikke uvæsentlig rolle i valget af linjeføring, er at eksisterende dæmning mellem Sorlat og Qeqertat, fungerer som føringsvej for forsyninger og spildevand fra Nuussuaq til Qeqertat. I Forretningsplan for Nuuk Havn A/S af 31. august 2012 er linjeføringen beskrevet som minimalløsningen for sikring af adgang til kommende havn. Selvstyret projekterede således videre med at lede trafikken op gennem Nuussuaq, og som et alternativ blev nærværende forslag til infrastruktur, der indebære bro/dæmning over malenebugten, forelagt. På økonomiudvalgets møde 9. september 2013 under punkt 05. A blev blandt andet linjeføringen mellem Qeqertat og Pukuffik diskuteret og godkendt. Denne vejføring muliggør at der kan tages et kvantespring i forhold til den politiske målsætning om at lave en by for mennesker frem for biler, idet Nuussuaq-området således sikres som et beboelsesområde. I VVM redegørelsen for det samlede anlægsprojekt for kommende havn, fremgår det således at trafikbelastningen igennem Nuussuaq sænkes væsentligt ved etablering af en Bro/dæmning fra Qeqertat til Pukuffik. Bro/dæmningen løser ligeledes problemet med udledning af spildevand i Malenebugten, ved at flytte hovedudløbet til Fyrø.
Side 10 En ændring af foreslåede bro/dæmning til en dæmning mellem Qeqertat og Pukuffik, og fjernelse af eksisterende dæmning mellem Nuussuaq og Qeqertat, vil med stor sandsynlighed betyde at VVM redegørelsen skal revideres og ud i ny offentlig høring. Da eksisterende dæmning fungerer som føringsvej for alle forsyninger til Qeqertat, vil disse skulle omlægges og føres op gennem Sorlaat, videre ad Borgmester Annitap Aqquserna, og videre over en dæmning til Qeqertat. Det vurderes at en sådan løsning vil betyde en merudgift i størrelsesorden 30 til 50 millioner kroner, hvilket vil være en ren kommunal udgift da det er kommunen der forårsager omlægningen. Der vil kunne opnås en besparelse på anlæggelse af bro, men denne vil ikke kunne opveje de merudgifter resten af ændringen vil medføre. Udover omlægning af forsyningsledninger vil de ændrede besejlingsforhold i Iqqia kræve at sejlrenden bliver uddybet for at sikre at alle både vil kunne komme ind gennem den sydlige sejlrende. Det vurderes også at vind- og is-forhold i Iqqia vil ændres væsentligt hvis eksisterende dæmning fjernes. Endvidere er Sikuki Nuuk Harbour allerede i gang med anlæggelse og opdatering af forsyningsnettet gennem tunnelen, over dæmningen, og videre gennem Qeqertat til havneområdet. En ændring vil dermed betyde væsentlige forsinkelser på anlægsarbejderne. Løsningsforslag faglig vurdering Udvalg for Anlæg og Miljø tager orienteringen til efterretning. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Besvarelsen bygger på kvalificerede overslag, og en egentlig dybere økonomisk konsekvensvurdering og gennemgang af projektalternativerne er på nuværende tidspunkt ikke foretaget. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Inatsisartutlov nr. 22 af 18. november 2010 om den kommunale styrelse. Det videre forløb Udvalg for Anlæg og Miljø tager orienteringen til efterretning. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Tidligere beslutning Udvalg for Anlæg og Miljøs beslutning den 1. september 2015: Forvaltningens indstillinger blev godkendt. Bilag Ingen
Side 11 5. Beslutninger 05A Status på arkivhåndtering i Kommuneqarfik Sermersooq Til beslutning J.nr.:02.02.02 Borgmestersekretariatet direktør - Marie Fleischer / MFLE Økonomi- og Personale direktør Lars Møller-Sørensen / LMS Sagsresumé Borgmestersekretariatet har foretaget en kortlægning af Kommuneqarfik Sermersooqs arkiver. Dette har bl.a. vist, at kommunens eksisterende arkivstruktur stadig er decentral, og den ikke er indrettet efter kommunens nuværende organisering. På baggrund af kortlægningen kan det konkluderes, at der er behov for oprydning og strukturering af kommunens arkiver. Dette arbejde skal koordineres, idet arkivsager bør flyttes, så de er placeret i den forvaltning, de hører under. Det nuværende system med fysisk journalisering giver større risiko for fejl og manglende journalisering, idet hovedparten af sagsakter og korrespondance i dag foregår elektronisk. Der bør derfor sættes større fokus på indførelse af digital sagsbehandling og dokumenthåndtering, som kan bidrage til at mindske risiko for fejljournalisering og manglende journalisering. I forbindelse med udvikling af digital sagsbehandling og dokumenthåndtering bør ansvaret for arkivfunktionen fremadrettet forankres i Økonomi- og Personaleservice, således at arkiveringsprocesserne kan sammenkædes med den digitale udvikling. Kortlægningen af kommunens arkiver har desuden vist, at arkiverne også indeholder gamle skattesager, som tidligere var et kommunalt anliggende, men som i dag hører under skattestyrelsens ansvarsområde. Der har været en dialog med skattestyrelsen om eventuel overtagelse af sagerne, men indtil videre er der ikke overensstemmelse ift., hvem der har ansvar for at opbevare sagerne. Indstilling Borgmestersekretariatet og Økonomi- og Personaleservice indstiller overfor : - at beslutter om Borgmestersekretariatet skal igangsætte et tværgående oprydningsprojekt - at beslutter om ansvar for arkivfunktion og journalplan fremadrettet forankres i Økonomi- og Personaleservice Sagsfremstilling Kommuneqarfik Sermersooq har i dag ikke et digital sagsbehandlings- og dokumenthåndteringssystem. Således skal kommunens arkivering og journalisering foregå på traditionel facon, hvor alle sagsakter udskrives, journaliseres og arkiveres fysisk, jf. Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Ansvar for kommunens arkivering har traditionelt været forankret i borgmestersekretariatet. Borgmestersekretariatet har derfor foretaget en kortlægning af Kommuneqarfik Sermersooqs arkiver.
Side 12 Kortlægningen giver et billede af, at der med kommunesammenlægningen og efterfølgende omstruktureringer internt i Kommuneqarfik Sermersooq ikke har været tilstrækkelig opmærksomhed på at sikre arkivernes sammenhørighed med de enkelte forvaltningsområder. Kortlægningen har vist, at arkivstrukturen stadig er decentral, og håndteringen af arkivering er meget forskellig i de enkelte forvaltninger og i de decentrale lokaliteter (Paamiut, Tasiilaq og Ittoqqortoormiit). Derudover har kortlægningen gjort det klart, at kommunen synes at mangle arkivplads i de eksisterende arkiver, samt at meget arkivplads pt. er optaget af sager, der bør kunne flyttes til nationalarkivet eller destrueres. Der er således behov for et større udrensnings- og oprydningsarbejde i de eksisterende arkivsager fra samtlige forvaltningers side, som kan frigøre arkivplads til nyere sager. I takt med samfundets øgede digitalisering foregår størstedelen af kommunens korrespondance og produktion af sagsakter mv. i dag elektronisk. Idet kommunen ikke har implementeret digital sags- og dokumenthåndtering, anvendes kommunens elektroniske drev til arkivering i højere grad end den traditionelle udskrivning og fysiske journalisering og arkivering. Dette betyder, at der ikke i samme grad er fokus på at udskrive og journalisere sagsakter. Det er dog svært at identificere, hvor udbredt den traditionelle praksis med fysisk journalisering er i dag, og i hvor høj grad medarbejderne opbevarer sagsakter på kommunens elektroniske drev. Det kan dog konkluderes, at denne uensartede håndtering af journaliserings- og arkiveringspraksis medfører en potentiel risiko for, at nogle sager ikke bliver arkiveret korrekt. Øget digitalisering i kommunen er en oplagt mulighed for at imødekomme de udfordringer, der kan opstå med den fysiske journalisering og arkivering. Digitalisering vil bidrage til at mindske risici ift. journalisering, samt lette det administrative arbejde i kommunens forvaltninger. Digital journalisering giver desuden øget mulighed for at styre medarbejdernes håndtering af sagsakter, ligesom det daglige arbejde lettes, når der ikke at skal udskrives og journaliseres fysisk. Der er allerede igangsat arbejde med at udvikle digital sags- og dokumenthåndtering i kommunen, hvilket er forankret i kommunens Økonomi- og Personaleservice. Det vil således være naturligt, at ansvaret for arkivering fremadrettet placeres i Økonomi- og Personaleservice, således at den digitale udvikling bliver udarbejdet i overensstemmelse med erfaringer og viden om eksisterende procedurer og regler for arkivering. Kortlægningen af kommunens arkiver har desuden vist, at arkiverne også indeholder gamle skattesager, tidligere var et kommunalt anliggende, men som i dag hører under skattestyrelsens ansvarsområde. Der har været en dialog med skattestyrelsen om eventuel overtagelse af sagerne, men indtil videre er der ikke overensstemmelse ift., hvem der har ansvar for at opbevare sagerne. Der er således behov for en endelig afklaring af, hvem der har ansvar for opbevaring af gamle skattesager. Løsningsforslag faglig vurdering Der skal igangsættes et oprydningsprojekt på tværs af forvaltningerne. Oprydningen bør inkludere rensning af sager samt aflevering af sager til Nationalarkivet, i det omfang det er muligt. Koordinering af oprydningsprojektet kan med fordel forankres i Borgmestersekretariatet, mens den praktiske oprydning skal varetages af de enkelte forvaltninger. Der bør desuden sættes fokus på arbejdet frem mod en øget digitalisering i kommunen, som kan skabe større sikkerhed i sagsbehandling og dokumenthåndtering og samtidig lette det daglige arbejde for medarbejderne.
Side 13 Det fremtidige ansvar for arkivfunktionen bør samtidig placeres i Økonomi- og Personaleservice, som med fordel kan sammenkæde arkivfunktionen med ejerskabet til digitaliseringsprocessen i kommunen. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering En oprydning i kommunens arkiver vil på kort sigt udgøre et medarbejderressourcetræk på samtlige forvaltninger. Men en oprydning vil give et bedre overblik over kommunens arkiver, herunder sikre at arkivalier opbevares korrekt, samt reducere behovet for yderligere arkivplads. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Det videre forløb Borgmestersekretariatet faciliterer et oprydningsprojekt for alle kommunens arkiver. Borgmestersekretariatets rolle bliver som tovholder og koordinator for oprydningen, mens de enkelte forvaltninger er ansvarlige for det praktiske arbejde. Dialogen med skattestyrelsen genoptages, og der sikres en klar aftale om, hvem der er ansvarlig for opbevaring af gamle skattesager. Ansvar for arkivering forankres fremadrettet i Økonomi- og Personaleservice, således at det kan sammenkædes med den digitale udvikling af kommunens sags- og dokumenthåndtering, som er forankret her. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger. Bilag 1. Status over arkiver
Side 14 05B Ansøgning om tildeling af alkoholbevilling type A til E & P Kiosk i Paamiut Til beslutning J.nr.:70.06.00 Borgmestersekretariatet - Fælles Service direktør Marie Fleischer / MFLE Sagsresumé E & P Kiosk, B- 254, 3940 Paamiut v/ Stina Marie Jessen, ansøger pr. brev af 19. august 2015 om alkoholbevilling til salg af svage og stærke drikke af type A. Indstilling Borgmestersekretariatet indstiller overfor : - at tildeler E & P Kiosk ved Stina Marie Jessen: - Type A bevilling til salg af stærke og svage drikke Sagsfremstilling E & P Kiosk ved Stina Marie Jessens ansøgning om bevilling på salg af spiritus er modtaget af Kommuneqarfik Sermersooq den 19. august 2015. Brandvæsenet i Paamiut har godkendt butikslokalerne. Paamiut politi har ingen bemærkninger og der forelægger en ren straffeattest for ansøger. Stina Marie Jessen har sendt: GER-nummer, samtykkeerklæring for personer og har sendt selvangivelse og der er ingen bemærkninger hertil. E & P kiosk er nabo til etageejendomme og ligger ved beboelsesejendomme og er nabo til Blå Kors huset. I de samme lokaler har den nu lukkede kiosk Minka Kiosk haft alkoholbevilling med gyldighed indtil 15. februar 2016. Løsningsforslag faglig vurdering Borgmestersekretariatet vurderer derfor, at E & P Kiosk ved Stina Marie Jessen lever op til kravene for tildeling af en alkoholbevilling. Ved tildelingen af alkoholbevillinger i forbindelse med udskænkning har kommunalbestyrelsen vide rammer, jf. orientering til kommunalbestyrelsen d. 25. oktober 2011: Lovens forarbejder beskriver, hvornår Kommunalbestyrelsen som udgangspunkt skal meddele afslag: - Kantiner på arbejdspladser skal være alkoholfrie - Medborgerhuse skal være alkoholfrie - Cafeterier, kaffe- og grillbarer og lignende udskænkningssteder bør ikke kunne sælge stærke drikke. Men kommunalbestyrelsen kan beslutte at give disse udskænkningssteder mulighed for at udskænke svage drikke. Lovens forarbejder beskriver også, hvornår Kommunalbestyrelsen på legal vis kan fravige den forvaltningsretlige lighedsgrundsætning: - Kommunalbestyrelsen kan ud fra byplanmæssige betragtninger meddele afslag til nye udskænkningssteder i egentlige beboelsesområder - I områder med mange udskænkningssteder kan kommunalbestyrelsen meddele afslag, hvis det f.eks. kan frygtes, at et nyt udskænkningssted vil øge konkurrencen mellem bevillingshaverne og føre til hård udskænkning
Side 15 I andre situationer skal kommunalbestyrelsen træffe beslutning på grundlag af sammenhængende samfundsmæssige betragtninger, som er egnede til at fremme ædrueligheden: - Kommunalbestyrelsen kan f.eks. meddele afslag ud fra sociale betragtninger, når der er tale om et udskænkningssted eller salgssted, som er beliggende tæt ved sportshaller og lignende steder, som søges af unge mennesker Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er ingen økonomiske og ressourcemæssige omkostninger for Kommuneqarfik Sermersooq Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Landstingslov nr. 11 af 11. november 2000 og Landstingslov nr. 3 af 31. maj 2001 om salg og udskænkning af alkoholiske drikke. Bekendtgørelse nr. 19 af 29. marts 1990 om indretning og benyttelse af lokaler til udhandling eller servicering af stærke drikke. Bekendtgørelse nr. 4 af 29. maj 1992 om alkoholbevillinger. Tilladelsesindehaveren skal dog overholde de bestemmelser, der er fastsat i Selvstyrets bekendtgørelse nr. 4 af 4. marts 2011 om salg og udskænkning af alkoholholdige drikke i Kommuneqarfik Sermersooq. Det videre forløb Ved s godkendelse vil E & P Kiosk ved Stina Marie Jessen blive tildelt en alkoholbevilling i henhold til gældende regler og procedurer. Borgmestersekretariatet står for administrationen af alkoholbevillinger. Ved s afslag meddeler Borgmestersekretariatet den politiske beslutning til ansøger. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger. Bilag Ingen
Side 16 6. Sager til Kommunalbestyrelsen 06A Nyt skiltedesign til Nuuk Til beslutning J.nr.:18.01 Forvaltning for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Forvaltningen for Anlæg og Miljø, Sermersooq Erhvervsråd og AWG sekretariatet har sammen udviklet et nyt skiltekoncept for Nuuk med navnet Nuuk by name, Nuuk by colour Ideen med de nye skilte er at de, på forskellige niveauer, skal oplyse, vise vej og brande vores hovedstad. Bydele Nuuk, Nuussuaq og Qinngorput brandes med hver sin farve. Derudover består skiltene af oversigtskort med detaljerede oplysninger, farvede byskilte, dirigerende skilte, Add-ons og AWG skilte. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 1. september 2015. Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at godkender konceptet for de nye skilte samt opsætning i september/oktober 2015 - at sende sagen videre til Kommunalbestyrelsen til orientering Sagsfremstilling Forvaltningen for Anlæg og Miljø, Sermersooq Erhvervsråd og AWG sekretariatet har udarbejdet et nyt skiltekoncept for Nuuk som vi kalder Nuuk by Name Nuuk by Colour. Nuuk har pt. Ikke et skiltesystem som dirigerer rundt eller viser vej. Der er i dag mange skilte der oplyser om steder når man er ankommet til stederne. Et godt eksempel er når man som turist ankommer til Nuuk lufthavn, og gerne vil ned til Hotel Hans Egede. Hvad gør man? Der er ingen skilte, ingen retninger, ingen oplysning. Det nye skiltedesign tager udgangspunkt i sådanne situationer og med fokus på at oplyse om byens seværdigheder. Formålet med det nye skilte koncept har derfor været følgende: - De skal være informative for turister og nytilkomne - De skal oplyse om Nuuks seværdigheder - De skal være med til at Brande Nuuk med bydelene Nuuk, Nuussuaq og Qinngorput på en sjov måde. - De skal bruge farver, Colourful, som en del af designet - De skal kunne oplyse om store events på strategiske steder. Her tager vi udgangspunkt i AWG 2016. Designkonceptet: Som det fremgår af plancherne består konceptet af flere niveauer. Bilag 1. Nuuk, Nuussuaq og Qinngorput har fået hver deres farve. Nuuk er blå, Nuussuaq er rød og Qinngorput er grøn. Derudover er konceptet opdelt i 4 niveauer: Oversigtsskilte: Kort over Nuuk by indeholder detaljerede
Side 17 informationer om byen, og hvor er jeg. Byskilte: Farvede skilte med byområdenavne, der inddeler bydele. Områdeskilte: Kort over hver bydel, Nuuk Nuussuaq og Qinngorput, med detaljerede oplysninger. Dirigerende skilte: Skilte der informationer om byområdet, retninger og med piktogrammer til specifikke ting. Add-On skilte: Små kvadratiske klistermærker der strategisk og smart bruger lygtepælene i byen til at informere og oplyse. AWG skilte: Som en case er AWG et stort arrangement hvis skilte er indarbejdet i dette koncept med dirigerende skilte og Add-ons. Se bilag 2. Arbejdsgruppen forventer at alle skiltene kan sættes op i september og oktober 2015. Før selve opsætningen skal kommunens kommunikationsafdeling dog lave en nyhed om dette spændende koncept, så hele byen kommer med på ideen. Året 2015 er 1. generation af de nye skilte, og arbejdsgruppen har derfor hele tiden udvikling af konceptet in mente. Løsningsforslag faglig vurdering Det er Forvaltningens vurdering at det nye skiltekoncept for Nuuk er vigtigt i forhold til at Brande hovedstaden for os selv og for kommende turister og besøgende. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Det er i projektgruppen aftalt følgende i forhold til fordeling af udgifterne: Projekt og opsætning betales at Forvaltningen for Anlæg og Miljø. Tryk af plancher samt skilte betales af Sermersooq Erhvervsråd. AWG betaler for egne skilte. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Inatsisartutlov nr. 17 af 17. november 2010 om planlægning og arealanvendelse (Planloven). Det videre forløb Skiltekonceptet kan videreudvikles og skiltegruppen vil fortsætte arbejdet, således at arbejdsgruppen er Forvaltningen for Anlæg og Miljø samt Sermersooq Erhvervsråd. Arbejdsgruppen vil afholde et møde pr. kvartal. Skilte sættes op i 2015 og i 2016 vurderes virkningen af de nye skilte. Arbejdsgruppen har allerede planer om en APP med bykort som et supplement til konceptet. Det er hensigten af dele af konceptet kan bruges i andre byer og bygder i kommunen. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke hentet bemærkninger fra Økonomisk sekretariat. Tidligere beslutning Udvalg for Anlæg og Miljøs beslutning den 1. september 2015: Forvaltningens indstillinger blev godkendt. Bilag 1. Plancher af skiltekonceptet: Nuuk by name; Nuuk by colour 2. AWG planche
Side 18 06B Endelig vedtagelse Planstrategi 2014 Til beslutning J.nr.:16.03.01 Forvaltning for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé I følge Planlovens 34, stk. 1, skal Kommunalbestyrelsen inden udgangen af den 1. halvdel af den kommunale valgperiode offentliggøre et forslag til planstrategi. Et forslag til Planstrategi 2014 blev derfor sendt i høring i perioden 23.marts 2015 25.maj 2015. Det konstateres i strategiforslaget, at de planlægningsmæssige udfordringer ikke har ændret sig væsentligt siden vedtagelsen i marts 2013 af den første, samlede kommuneplan for Kommuneqarfik Sermersooq, og at der derfor ikke er behov for et nyt strategigrundlag for planlægningen, men for en strategi, der viderefører principperne i kommuneplanen. På dette grundlag blev det besluttet, at kommuneplanen kun skal revideres delvist, idet kommuneplanens strategier og udviklingsmål skal fastholdes, men at der er et behov for at gennemgå kommuneplanens planretlige forhold. Derudover blev det besluttet, at der skal rettes fokus på 3 nye indsatsområder: 1) udarbejdelse af en arkitekturpolitik 2) udarbejdelse af en hovedstadsstrategi 3) udvikling af kommuneplanens sektorplangrundlag Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 1. september 2015. Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at vedtager forslag til Planstrategi 2014 endeligt samt beslutter at kommuneplanens bestemmelser for anvendelse og udnyttelse af de enkelte delområder og at kommuneplanens bestemmelser for arealtildeling skal gennemgås og forenkles, jf. Planlovens 34, stk. 2, pkt. 2 - at vedtager, at der skal rettes fokus på 3 nye indsatsområder i planlægningen nemlig, udarbejdelse af en arkitekturpolitik, udarbejdelse af en hovedstadsstrategi og udvikling af kommuneplanens sektorplangrundlag - at der i den kommende arkitekturpolitik for kommunen indarbejdes et afsnit om klimavenlig byggeri og energioptimering ved kommunale byggerier - at fremsender det endeligt vedtagne forslag til Planstrategi 2014 til Kommunalbestyrelsen med henblik på Kommunalbestyrelsens endelige vedtagelse samt offentlig bekendtgørelse af strategien Sagsfremstilling I følge Planlovens 34, stk. 1, skal Kommunalbestyrelsen inden udgangen af den 1. halvdel af den kommunale valgperiode offentliggøre et forslag til planstrategi. Strategien skal beskrive de overordnede politiske rammer for kommuneplanlægningen i Kommuneqarfik Sermersooq.
Side 19 Et forslag til Planstrategi 2014 bestående af en baggrundsrapport og en kortfattet, illustreret udgave af baggrundsrapporten blev derfor sendt i høring i perioden 23. marts 2015 25.maj 2015. I overensstemmelse med Planlovens 34, stk. 2, indeholder strategiforslaget: 1) oplysninger om den kommuneplanlægning, der er gennemført, siden kommuneplanen sidst blev revideret 2) en vurdering af og strategi for udviklingen 3) et forslag til beslutning om behovet for at revidere kommuneplanen Oplysningerne om gennemført planlægning (jf. pkt. 1) skal gøre det muligt at vurdere, om den hidtidige planlægning har været hensigtsmæssig i relation til målene i kommuneplanen, så det bliver muligt (jf. pkt. 2) at vurdere behovet for den fremadrettede planlægning, og (jf. pkt. 3) helt konkret vurdere om, og i givet fald hvordan kommuneplanen skal ajourføres. Det konstateres i strategiforslaget, at den gennemførte planlægning siden sidste kommuneplan revision har fungeret hensigtsmæssigt i realiseringen af målene i kommuneplanen. Det konstateres videre, at de planlægningsmæssige udfordringer ikke har ændret sig væsentligt siden vedtagelsen i marts 2013 af den første, samlede kommuneplan for Kommuneqarfik Sermersooq, og at der derfor ikke er behov for et nyt strategigrundlag for planlægningen, men for en strategi, der viderefører principperne i kommuneplanen. På dette grundlag blev det i forbindelse med vedtagelsen af strategiforslaget besluttet, at kommuneplanen kun skal revideres delvist, idet kommuneplanens strategier og udviklingsmål skal fastholdes, men at der er behov for at gennemgå kommuneplanens planretlige forhold det vil sige a) kommuneplanens bestemmelser for anvendelse og udnyttelse af de enkelte delområder og b) kommuneplanens bestemmelser for arealtildeling. Derudover blev det besluttet, at der skal rettes fokus på 3 nye indsatsområder i planlægningen, nemlig: 1) udarbejdelse af en arkitekturpolitik for at sikre kvalitet i udviklingen af kommunens bosteder 2) udarbejdelse af en hovedstadsstrategi for at understøtte Nuuk som drivkraft 3) udvikling af kommuneplanens sektorplangrundlag for at understøtte en koordineret anlægsplanlægning I forbindelse med offentliggørelsen af strategiforslaget er der indkommet 3 høringssvar. Svarene giver anledning til to redaktionelle ændringer af strategiforslaget, nemlig: 1) et forbehold for, hvornår arkitekturpolitikken kan foreligge. Se side 19 i den korte version af strategiforslaget, hvori det angives, at arkitekturpolitikken forventes at foreligge ultimo 2015 2) at tal for Ivittuut og Kangillinnguit skal fremgå af side 11 i den korte version af strategiforslaget. Under skemaet tilføjes: I 2000 var befolkningstallene i Ivittuut og Kangillinnguit hhv. 19 og 145, og i 2014 var befolkningstallene hhv. 0 og 12. En samlet gennemgang og vurdering af høringssvarene fremgår af Bilag 1 Behandling af indkomne høringssvar. Løsningsforslag faglig vurdering Den digitale kommuneplan Sermersooq2024.gl er et centralt planværktøj, der derfor løbende skal ajourføres. Reglerne om tilvejebringelse af en planstrategi hvert 4. år skal i den forbindelse sikre,
Side 20 1) at Kommunalbestyrelsen med jævne mellemrum får lejlighed til konkret at vurdere behovet for denne ajourføring af kommuneplanen, og 2) at forankre det politiske ejerskab for kommunens udvikling i kommunalbestyrelsen Med Planstrategi 2014 vil rammerne og et program for den videre kommuneplanlægning i Kommuneqarfik Sermersooq blive tilvejebragt. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Planstrategi arbejdet er en del af den rullende planlægning og vil ikke belaste Forvaltningen for Anlæg og Miljø på økonomi og ressourcer. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Inatsisartutlov nr. 17 af 17. november 2010 om planlægning og arealanvendelse (Planloven). Det videre forløb Efter Kommunalbestyrelsens endelige vedtagelse af Planstrategi 2014 vil strategiforslaget blive tilrettet og derefter offentligt bekendtgjort, jf. Planlovens 35, stk. 5. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke hentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Tidligere beslutning Udvalg for Anlæg og Miljøs beslutning den 1. september 2015: Forvaltningens indstillinger blev godkendt med bemærkning om at der i den kommende arkitekturpolitik for kommunen indarbejdes et afsnit om klimavenlig byggeri og energioptimering ved kommunale byggerier. Bilag 1. Behandling af indkomne høringssvar 2. Kopi af indkomne høringssvar 3. Forslag til Planstrategi 2014
Side 21 06C Budgetforslag 2016 - s område Til beslutning J.nr.06.01.01 2016 Forvaltning for Økonomi og personale direktør Lars Møller Sørensen / LMS Forvaltning for Fælles Service direktør Marie Fleischer Eftersendes.
Side 22 7. Lukkede punkter
Side 23 8. Eventuelt 9. Godkendelse af referat