Mødedo: 4. marts 2015 Mødelokale: Tønder Rådhus, lokale 121 Starttidspunkt for møde: 15:00 Fraværende: 4. marts 2015
Indholdsfortegnelse Pkt. Tekst Side Åbne dagsordenspunkter 1 Ansøgning om tilskud til udvidelse og ombygning af motionsrum i Marskhallen 3 2 Henvendelse om overtagelse af Kunstgræsbanen i Løgumkloster 5 Lukkede dagsordenspunkter 4. marts 2015 2
1. Ansøgning om tilskud til udvidelse og ombygning af motionsrum i Marskhallen 04.04.00-Ø39-2-14 Sagsfremstilling Bestyrelsen for den selvejende institution Marskhallen søger om støtte til udvidelse af hallens motionsrum. Det nuværende motionsrum er kun godt 20 kvm, og mange potentielle brugere vælger det fra pga. størrelsen. Det nuværende motionsrum har en del brugere i alderen fra ca. 10-90 år, men mange af dem fortæller, de er utilfredse med det lille lokale. For fastholde dem og for kunne tiltrække de brugere, der har valgt tilbuddet fra på grund af det lille lokale, er det vigtigt for hallen, de i foråret 2015 får udvidet lokalet til godt 100 kvm. Bestyrelsen har fået udarbejdet tegninger og et budget for udvidelsen, og de har efterfølgende gjort et stort arbejde for skaffe pengene til udvidelsen. Det samlede anlægsbudget lyder på 1.090.000 kr., og heraf mangler de 170.000 kr. For kunne gennemføre udvidelsen i foråret 2015, og dermed fastholde og udvide brugerskaren, søger bestyrelsen Tønder Kommune om et rente- og afdragsfrit lån på 170.000 kr. Økonomi Anlægsbudget: Byggeudgifter 950.000 Motionsudstyr 140.000 Anlægsudgifter i alt inkl. moms 1.090.000 Finansieringsplan: Egenfinansiering 390.000 Fonde 530.000 Rente- og afdragsfrit lån Tønder 170.000 Kommune Finansiering i alt inkl. moms 1.090.000 Bilag Revideret budget til ansøgning om tilskud Direktøren for Kultur og Fritid indstiller, ansøgningen imødekommes, og indstillingen videresendes til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. 4. marts 2015 3
Beslutning Indstillingen anbefales. Flemming Gjelstrup deltog ikke i mødet. 4. marts 2015 4
2. Henvendelse om overtagelse af Kunstgræsbanen i Løgumkloster 04.08.00-G01-3-14 Sagsfremstilling Efterskolen SINE har henvendt sig til Tønder Kommune med anmodning om overtagelse af kunstgræsbanen i Løgumkloster. Banen er opført i et samarbejde mellem SINE og Tønder Kommune og taget i brug i 2012. Brugen af banen administreres af Klosterhallerne. SINE begrunder bl.a. sin anmodning med manglende gennemsigtighed i udlejning af banen. Da banen blev opført, blev der givet tilskud fra LAG. Formålet for få tilskuddet blev beskrevet således: Projektets formål Banen vil være medvirkende til en kraftig forøgelse af aktiviteterne i både Klosterhallen og på Sportsefterskolen SINE og dermed være med til sikre en forts udvikling af begge institutioner. Hvordan vil projektet opfylde formålet? Målgruppen for Klosterhallerne er primært idrætslejrskoler, samt fodboldklubber og fodboldforbund i ind- og udland. Kunstgræsbanen skaber optimale rammer for træningslejre, turneringsafvikling og stævner og kan endvidere medvirke til en forøgelse af idrætslejrskoler og større grupper i perioden oktober til maj. Målgruppen for sportsefterskolen SINE er en forøgelse af antal fodboldelever fra 45 til 65, så elevtallet kommer op på 190. Den øgede aktivitet i Klosterhallen med bespisning, udlejning af hytter, administrion og PR forventes ville skabe 1-2 nye arbejdspladser. Forøgelsen af antal fodboldelever på SINE vil skabe 2-3 nye arbejdspladser. Dette formål skal forfølges i 5 år uanset ejerforhold. SINE har ifølge nuværende aftale råderet over banen på alle hverdage fra 8.00 til 16.00. Udlejning af banen, administreres af Klosterhallerne, og dette har i 2012 udgjort 47,25 timer og i 2013 111,75 timer. Herudover bruges banen flittigt af lokale klubber og FC-Sydvest. Direktøren for Kultur og Fritid indstiller, 19. juni 2014, pkt. 28: vilkårene for en eventuel overtagelsessag drøftes, og sagen videresendes til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. 4. marts 2015 5
Kultur- og Fritidsudvalget, 11. juni 2014, pkt. 8: Udvalget indstiller, der arbejdes videre med undersøgelse af muligheder for salg af kunstgræsbanen i Løgumkloster under forudsætning af, kommunens klubber har samme adgang som hidtil. Udvalget anbefaler endvidere provenue fra et eventuelt salg tilføres anlægsinvesteringer på Kultur- og Fritidsområdet. Økonomiudvalget, 19. juni 2014, pkt. 28: Godkendt af Økonomiudvalget, idet Økonomiudvalget tilkendegiver, Kommunalbestyrelsen tager stillling til nye aktiviteter i budgetprioriteringen. Sagen genoptages Efter afholdelse af møder individuelt og fælles mellem SINE, Klosterhallerne og Tønder Kommune såvel administrivt som på bestyrelsesniveau er der mellem de involverede parter enighed om udarbejde vilkår for benyttelse af kunststofbanen under forudsætning af SINEs overtagelse af det fulde ejerskab og drift. Udkast til kontraktvilkår har været til udtalelse i Klosterhallernes bestyrelse efter behandling i SINEs bestyrelse Økonomi SINE tilbyder overtage kunststofbane, lysanlæg og boldfang for en pris på?? på lejet grund. Tønder Kommune skal fremover betale leje af banen svarende til omkostningsprisen for banens drift og afskrivning. Klosterhallerne sikres adgang til leje af banen, således formålet kan forfølges. Sagen genoptages. Såvel fremtidige kontraktvilkår som overtagelsessum har været drøftet med SINEs bestyrelse og ledelse. SINE tilbyder overtage kunstgræsbanen på lejet grund for en pris af 1,2 mio. kr. pr. 1. januar 2015. Kontraktvilkårene sikrer Tønder Kommunes fodboldklubber samme adgang som i dag for en treårig periode. Der er forlods sikret adgang til 500 timer årligt med mulighed for øge til 700. Timelejeprisen er aftalt til 206 kr. I kontraktvilkårene er desuden sikret, der forts kan leves op til det formål, som er en forudsætning LAG-midler. Vilkårene har været til udtalelse i Klosterhallernes bestyrelse. Heraf fremgår bestyrelsen udtrykker tilfredshed med forhandlingsprocessen. På baggrund af udtalelsen er indføjet en præcisering vedr. banens anvendelighed, når den lejes. Endvidere fremgår det af vilkårene SINE køber sig til vedligeholdelse af banen hos Tønder Kommune efter afregning for medgået tid. Direktøren for Kultur og Fritid indstiller, udkast til kontraktvilkår godkendes, herunder kunstgræsbanen overdrages til Efterskolen SINE for en pris af 1,2 mio. kr. pr. 1. januar 2015, 4. marts 2015 6
Tønder Kommunes fodboldklubber sikres adgang til bruge banen i mindst 500 timer i en treårig periode (mulighed for ar leje op til 700), lejeprisen fastsættes til 206 kr. pr. time (2014- tal - reguleres med KLs prisindex), og indstillingen videresendes til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Kultur- og Fritidsudvalget, 8. oktober 2014, pkt. 3: Indstillingen anbefales. Økonomiudvalget, 23. oktober 2014, pkt. 8: Indstillingen anbefales. Kommunalbestyrelsen, 30. oktober 2014, pkt. 10: Indstillingen godkendt Henrik Mehlsen og Thorkild Petersen deltog ikke i mødet. Sagen genoptages SINE har rette henvendelse til Tønder Kommune omkring skolens overtagelse af kunstgræsbanen. Henvendelsen skyldes, bestyrelsen for skolen har revurderet ønsket om købe kunstgræsbanen. Bestyrelsens beslutning er, skolen ikke ønsker overtage ejerskabet, og de ønsker genoptage den tidligere driftsaftale. De ser kunstgræsbanen som et vigtigt aktiv ikke kun for SINE, men også for Klosterhallerne, og de vil også gerne i fremtiden overlade til Klosterhallerne stå for udleje og booking af kunstgræsbanen. Klosterhallerne har sagt ja til stå for administrion af udleje og bookinger som hidtil. Økonomi Anlægssum af banen: Samlede udgifter Fordelt således: Andel SINE netto Andel Tønder Kommune netto LAG-tilskud 3.125.375 kr. 1.109.000 kr. 1.516.373 kr. 500.000 kr. Bilag Kontrakt om drift af kunstgræsbane i Løgumkloster Arealoversigt 4. marts 2015 7
Udtalelse fra Klosterhallernes bestyrelse Ny henvendelse fra SINE om overtagelsen Direktøren for Kultur og Fritid indstiller, aftalen om overdragelse af kunstgræsbanen annulleres, ejerskabet af kunstgræsbanen tilbageføres til Tønder Kommune der indgås en driftsaftale, også for administrion af udleje og bookinger, identisk med aftalen frem til SINE's køb indstillingen videresendes til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Beslutning Indstillingen anbefales. Flemming Gjelstrup deltog ikke i mødet. 4. marts 2015 8
Underskrifter Renè N. Andersen Flemming A. Gjelstrup Jørgen Popp Petersen Jens Møller Poul Erik Kjær 4. marts 2015 9
Bilag Revideret budget til ansøgning om tilskud Kontrakt om drift af kunstgræsbane i Løgumkloster Arealoversigt Udtalelse fra Klosterhallernes bestyrelse Ny henvendelse fra SINE om overtagelsen 4. marts 2015 10