Kulturministeriets vejledning til retningslinjer for køb af konsulenter September 2015 KØB AF KONSULENTOPGAVER I KULTURMINISTIET 1

Kulturministeriets vejledning til retningslinjer for køb af konsulenter September 2015 KØB AF KONSULENTOPGAVER I KULTURMINISTIET 1

INDLEDNING Det statslige indkøb af konsulentydelser har flere gange været undersøgt af Rigsrevisionen. Den seneste beretning Beretning til Statsrevisorerne om statens brug af konsulenter udgav Rigsrevisionen i juni 2014. I beretningen finder Rigsrevisionen bl.a., at ministerier og virksomheder med et væsentligt konsulentforbrug bør styrke de strategiske overvejelser om, hvilke typer opgaver der mest hensigtsmæssigt bør løses af egne medarbejdere, og hvilke typer opgaver der mest hensigtsmæssigt løses af konsulenter. Endvidere finder Rigsrevisionen det væsentligt, at virksomhederne etablerer hensigtsmæssige retningslinjer for konsulentkøb og sikrer, at de også efterleves i praksis. Kulturministeriet har taget beretningens konklusioner til efterretning og ønsker med denne vejledning at understøtte, at Kulturministeriet og dets underliggende institutioner og styrelser: foretager relevante strategiske overvejelser om køb af konsulentydelser udarbejder og følger lokale retningslinjer for indkøb af konsulenter. Vejledningen er et supplementet til Kulturministeriets indkøbsretningslinjer. Kulturministeriets indkøbsretningslinjer findes på kum.dk/vidennet. Alle institutioner skal udarbejde egne lokale retningslinjer for køb af konsulenter. Institutionerne kan bruge vejledningen som skabelon eller bruge egen model. Der er ikke udarbejdet en tilsvarende vejledning til strategi for køb af konsulentydelser i Kulturministeriet. Institutioner, hvis samlede årlige udgifter til indkøb af konsulenter udgør 1.000.000 kr. eller derover, skal dog udarbejde en strategi herfor. Vejledningen er bygget op med en kort beskrivelse af overvejelser, som kan ligge til grund for at udarbejde en strategi og herefter en gennemgang af de elementer, der med fordel kan indgå i de lokale retningslinjer. Lokale retningslinjer og eventuelle strategier skal være udarbejdet og implementeret senest den 1. april 2016. KØB AF KONSULENTOPGAVER I KULTURMINISTIET 2

STRATEGI En strategi er institutionens generelle overvejelser eller analyser af, hvordan institutionen strategisk anvender konsulenter mest hensigtsmæssigt. Strategien bør fastlægge: Hvilke typer opgaver det er fagligt og økonomisk mest hensigtsmæssigt at benytte eksterne konsulenter til, og hvilke typer opgaver der mest hensigtsmæssigt varetages af egne medarbejdere. I disse overvejelser kan bl.a. indgå en analyse af, om opgavetypen har tæt sammenhæng med institutionens kerneopgaver, om opgaveløsningen vil bidrage med vigtig viden, som bør fastholdes i institutionen, om opgavetypens indhold og den ønskede kvalitet er vanskeligt at beskrive, om der er en væsentlig økonomisk risiko forbundet med opgaveløsningen og endelig, om opgavetypen er let eller svær at understøtte organisatorisk. Om der er opgaver, hvor lovgivningen eller politiske aftaler kan begrunde brug af konsulenter, f.eks. krav om ekstern evaluering af indsatser, eller i tilfælde, hvor interne ressourcer ikke kan frigives til opgaven på grund af kort frist for opgavens løsning. KØB AF KONSULENTOPGAVER I KULTURMINISTIET 3

VEJLEDNING Kulturministeriets vejledning til retningslinjer for køb af konsulenter har til formål at understøtte: at konsulentindkøb er fagligt velbegrundede, nødvendige og økonomiske forsvarlige at det er klart, hvilke overvejelser der er primære i forbindelse med det konkrete indkøb og brug af konsulenter at der er klarhed om bemyndigelse til og ansvar for beslutninger og godkendelser vedrørende konsulentkøb, Faserne tager udgangspunkt i Rigsrevisionens model, som er sat ind på side 6. Institutionerne bør følge Rigsrevisionens fase-model ved udarbejdelse af retningslinjer. Der vil dog være situationer, hvor det af hensyn til de administrative omkostninger der kan være forbundet med at anvende modellen vil være hensigtsmæssigt kun at udføre enkelte af modellens aktiviteter. Dette vil f.eks. være relevant ved opgaver af mindre værdi. I sådanne tilfælde kan det være en fordel at indføre økonomiske bagatelgrænser for brugen af modellen. at der følges op på, om konsulenten leverer, som aftalt at der sker en systematisk evaluering af afsluttede konsulent indkøb og at beslutninger og væsentlige dispositioner i forbindelse med indkøb og gennemførelse af konsulentopgaver dokumenteres. Vejledningen er bygget op omkring 2 faser, der bør gennemføres i forbindelse med køb og anvendelse af konsulentbistand. KØB AF KONSULENTOPGAVER I KULTURMINISTIET 4

Vejledning Faser KØB AF KONSULENTOPGAVER I KULTURMINISTIET 5

RETNINGSLINJER Rigsrevisionens fasemodel, juni 2014. KØB AF KONSULENTOPGAVER I KULTURMINISTIET 6

FASE 1: OVERVEJELSER FØR KØB AF KONSULENTER Retningslinjerne bør beskrive de forhold, der skal overvejes, inden køb af konsulentbistand iværksættes. Det gælder f.eks. overvejelser om behovet for bistand og organisering af opgaven. Herudover bør det være klart, hvilke generelle regler for finansiering og godkendelse, der gælder i institutionen, og at indkøbet skal tilrettelægges i overensstemmelse med Kulturministeriets generelle indkøbsretningslinjer for at sikre, at regler for gennemførelse af anskaffelser, herunder udbudsreglerne, overholdes. Endelig bør det være klart, hvordan man dokumenterer de beslutninger, der leder frem til indkøbet. Vurdering af behovet for konsulentbistand Beslutning om at anvende konsulenter bør træffes på baggrund af en konkret vurdering af, om opgaven ud fra en række forskellige hensyn fagligt og økonomisk mest hensigtsmæssigt løses eksternt. Har institutionen udarbejdet en strategi for køb og anvendelse af konsulenter, skal beslutningen naturligvis træffes i lyset her af. Derudover bør det overvejes, om de behov, som konsulentkøbet skal dække, er midlertidige eller må forventes at have en længerevarende eller permanent karakter, der kan tale for at oprette en (tidsbegrænset) stilling. Hensyn til egne kompetencer og ressourcer, behov for en uafhængig evaluering eller opgavens hastende karakter vil ofte også være relevante at inddrage i vurderingen. På kum.dk/vidennet er et værktøj, som kan bruges som inspiration til at vurdere, om en opgave bedst løses internt eller eksternt. Vurdering af opgavens organisation Retningslinjerne bør beskrive, såfremt der er forhold omkring opgavens organisation, som der skal tages højde for, eksempelvis institutionens egen projektorganisation. Klar beskrivelse af opgaven De bedste resultater ved inddragelse af eksterne konsulenter opnås, når opgaven er tydeligt beskrevet, og der er opstillet succeskriterier for opgavens løsning. Hvis opgaven ikke er klart formuleret, er der risiko for, at der skal bruges uhensigtsmæssigt mange ressourcer på løbende opfølgning og styring af konsulenterne. KØB AF KONSULENTOPGAVER I KULTURMINISTIET 7

FASE 1: OVERVEJELSER FØR KØB AF KONSULENTER Retningslinjerne bør derfor indeholde en vejledning til beskrivelsen af opgavens indhold. Det kan f.eks. være krav om, at opgavebeskrivelsen indeholder: En opgaveformulering Rolle- og ansvarsfordeling mellem konsulenten og institutionens egne medarbejdere Præcisering af konsulentens leverancer, herunder om konsulenten skal deltage i en evt. implementeringsfase Klare tidsfrister Målbare succeskriterier Beskrivelse af opgavens samlede tidshorisont, herunder implementeringsfase Regler om godkendelse og finansiering Retningslinjerne bør beskrive, hvilke overvejelser i forhold til finansiering og godkendelse der skal gennemløbes i hvert tilfælde. Kulturministeriets indkøbsretningslinjer Kulturministeriets fælles indkøbsretningslinjer beskriver bl.a., hvilke regelsæt der gælder for udbud og indkøb af varer og tjenesteydelser og dermed også for konsulentopgaver. Det er vigtigt, at det allerede i planlægningsfasen undersøges, om opgaven eksempelvis skal udbydes efter EU s udbudsregler, idet det har betydning for tidsplan, den måde der skal stilles krav osv. Krav til dokumentation Der bør opstilles krav til, hvordan væsentlige beslutninger og dispositioner dokumenteres. Det gælder både de beslutninger, der fører til anvendelse af konsulenten og godkendelsen heraf. Kompetenceoverførsel Institutionerne bør generelt sikre, at der i relevante tilfælde sker en kompetenceoverførsel i form af viden, metoder og kvalifikationer fra konsulent til institution. Varetager institutionen myndighedsopgaver, bør retningslinjerne tillige skabe klarhed om de særlige problematikker, det kan rejse i sig relation til brug af konsulenter. KØB AF KONSULENTOPGAVER I KULTURMINISTIET 8

FASE 2: KØB OG ANVENDELSE AF KONSULENTER Gennemførelse af købet De lokale retningslinjer bør beskrive, hvordan indkøb gennemføres og understøtte, at Kulturministeriets indkøbsretningslinjer følges. På den måde sikres det, at regler om tilbudsindhentning og udbud og andre krav til offentlige indkøb overholdes. Der kan være pligt til at anvende en statslig indkøbsaftale. Såfremt der er en forpligtende aftale, findes den her: http://www.statensindkob.dk/statens-indkobs-aftaler/statens- Indkobs-aftaler Endelig kan institutionen selv have indgået rammeaftaler om konsulentydelser, som skal anvendes, hvilket også kan fremgå af retningslinjerne. Som beskrevet under fase 1 skal beslutninger i indkøbs-processen dokumenteres. Anvendelse af konsulenter Retningslinjerne bør skabe klarhed over, hvilke krav der er til styring af opgaven, herunder til løbende kontrol med at opgaveløsningen forløber, som planlagt, både med hensyn til leverancer, tid og økonomi. Kontering og brug af indkøbskategorier Retningslinjerne bør indeholde en beskrivelse af, hvordan fakturaen påføres den korrekte indkøbskategori eller henvise til andre af institutionens retningslinjer, der indeholder sådanne oplysninger. En oversigt over de fælles indkøbskategorier for staten med tilhørende forklaring kan findes her: http://www.statensindkob.dk/statens- Indkobsprogram/Indkobsrapportering/Indkoebskategorier Konsulentkøb er dækket af to overordnede indkøbskategorier, som omfatter konsulenter på IT-området og konsulenter på andre områder: Konsulentydelser på andre områder kan udspecificeres på følgende tre kategorier: 5010 Managementkonsulenter 5050 Rådgivende ingeniører, arkitekter mv. 5060 Øvrige rådgivende konsulenter Konsulentkøb på IT-området kan udspecificeres på følgende fem kategorier: 6210 Rådgivende IT-konsulenter, drift 6220 Rådgivende IT-konsulenter, udvikling KØB AF KONSULENTOPGAVER I KULTURMINISTIET 9

Fase 2: køb og anvendelse af konsulenter 6250 Udførende IT-konsulenter, drift 6260 Udførende IT-konsulenter, udvikling 6300 Øvrige IT-tjenesteydelser Advokatbistand og revisorydelser er efter Rigsrevisionens vurdering også at betragte som konsulentkøb, når de dækker over udgifter til ekspertbistand og rådgivning. Indkøbskategorierne for advokatbistand og revisorer er: 4020 Kammeradvokat 4025 Advokat andre 4030 Revisorer mv. Advokatbistand er delt op i to kategorier. Som hovedregel skal alle statslige institutioner bruge Kammeradvokaten, når der indkøbes advokatbistand. Betingelserne for brug af andre advokater fremgår af Aftale mellem Finansministeriet og Kammeradvokaten. indkøbskategorien 1680 IT software og -licenser, 6100 Outsourcet IT drift eller 6300 øvrige IT-tjenesteydelser. Ved tvivl om, hvilken indkøbskategori der skal påføres, er det en god tommelfingerregel at benytte den indkøbskategori, der dækker den største del af indkøbet. Evaluering Evaluering af gennemførte indkøb er et vigtigt input til fremtidige indkøb. Evaluering omfatter vurdering af, om den ønskede værdi af opgaven blev opnået og overvejelser om, hvilke erfaringer der kan drages nytte af ved lignende opgaver. Retningslinjerne bør indeholde krav til, hvordan evalueringen gennemføres. Dokumentation Ligesom for fase 1 bør indkøbsretningslinjerne også for fase 2 stille krav til, hvordan væsentlige beslutninger og dispositioner dokumenteres. Det gælder eksempelvis beslutninger i indkøbsprocessen, kontraktstyringen og evalueringen. Det vil ikke altid være entydigt, hvornår hvilke indkøbskategorier skal benyttes. Ved kontering af IT anskaffelser kan den samlede anskaffelsesart gøre det mere naturligt at påføre KØB AF KONSULENTOPGAVER I KULTURMINISTIET 10

Tjeklister Tjekliste Fase 1 Hvilke forhold skal indgå i vurderingen af behovet for at anvende konsulenter? Er der forhold i relation til opgavens organisation, som skal overvejes? Hvilke krav er der til opgavebeskrivelsen? Hvem skal godkende købet, herunder finansiering af opgaven og hvordan sker det? Er der andre forhold f.eks. hjemmelsspørgsmål som skal beskrives? Henvises der til Kulturministeriets indkøbsretningslinjer? Hvordan dokumenteres beslutninger i processen, der leder frem til indkøbet? Tjekliste Fase 2 Er det klart, at Kulturministeriets indkøbsretningslinjer skal overholdes? Har institutionen egne rammeaftaler der skal anvendes og hvor findes de? Hvordan følges der op på opgaveløsningen og af hvem? Er det klart hvordan indkøbskategorier skal anvendes? Hvordan evalueres det gennemførte indkøb og af hvem? Er det klart hvordan aktiviteter i denne fase dokumenteres? KØB AF KONSULENTOPGAVER I KULTURMINISTIET 11

Afsluttende bemærkninger Indkøb af konsulenter i Kulturministeriet skal være fagligt funderet og bidrage til den mest hensigtsmæssige og økonomiske måde at løse en given opgave på. Til at understøtte dette har Kulturministeriet udarbejdet en vejledning til retningslinjer for køb af konsulenter. Kulturministeriets institutioner skal udarbejde lokale retningslinjer. Koncernledelsen vil løbende følge op på, at køb og anvendelse af konsulenter sker på bagrund af disse retningslinjer. Dette vil ske på baggrund af en evalueringsrapport som udarbejdes af Koncern Udbud og Indkøb og forlægges koncernledelsen. Institutioner, hvis samlede årlige udgifter til indkøb af konsulenter udgør 1.000.000 kr. eller derover, skal desuden udarbejde en strategi herfor. Yderligere information om Rigsrevisionens beretning kan findes her: http://www.rigsrevisionen.dk/publikationer/2014/202013/ Spørgsmål til retningslinjerne kan rettes til Koncern Udbud og Indkøb på kui@slke.dk. KØB AF KONSULENTOPGAVER I KULTURMINISTIET 12