Teknik og Miljø Veje og Grønne Områder Sagsnr. 205709 Brevid. 1514393 Ref. JPP Dir. tlf. 46 31 37 20 jornp@roskilde.dk NOTAT: Udkast til forpagtningskontrakt Udkast til Forpagtningskontrakt Roskilde Camping Under forbehold af Roskilde Byråds endelige godkendelse indgår vi herved følgende kontrakt vedrørende forpagtningen af Roskilde Camping. Kontrakten er indgået imellem Byrådets Økonomiudvalg og adresse:. tlf. nr... som forpagter af det areal og de bygninger, der er beskrevet i 1. 1 Forpagtningens omfang På vedhæftede kort er angivet det areal, som forpagtningen omfatter (bilag 1). Træer og buske på det forpagtede areal har forpagteren ingen rådighed over, men det er forpagters ansvar, at sikre, at disse elementer ikke beskadiges. Bygninger med tilhørende faste inventar fremgår af vedhæftede bygningsfortegnelse (bilag 2). Det til forpagtningen hørende løse inventar fremgår af vedhæftede inventarfortegnelse (bilag 3). Bortforpagter indestår for, at samtlige til campingpladsen hørende driftsmidler, herunder tekniske anlæg og alle installationer er i god og brugbar stand, men i øvrigt overtages det af kontrakten omfattede i den stand, hvori det er og forefindes ved forpagtningsforholdets begyndelse. Forpagteren har inden sin underskrift af kontrakten gjort sig bekendt med det forpagtede, ligesom forpagteren erklærer at have fået udleveret relevant regnskabsmateriale vedrørende campingpladsens hidtidige drift. Overtagelsesdagen er skæringsdato for forbrug af el, vand, gas og lignende på pladsen. Med mindre andet aftales, så aflæser bortforpagter og tiltrædende forpagter alle forbrugsmålere og forpagter tilmelder de respektive leverandører.
Side2/9 2 Forpagtningsperiode og opsigelse Forpagtningsforholdet træder i kraft den 1. januar 2013 og udløber uden opsigelse den 31. december 2032. Såfremt bortforpagter ved kontraktens udløb fortsat ønsker at bortforpagte pladsen vil forpagtningsforholdet blive udbudt offentligt igen i sommeren 2032. Forpagter vil her blive tilbudt at byde på en ny kontrakt på lige fod med andre. I forpagtningsperioden er kontrakten bortset fra misligholdelse jf. 8 uopsigelig fra bortforpagters side. Det gælder dog ikke, hvis de bortforpagtede bygninger forgår ved brand eller på anden måde ødelægges helt eller delvis eller i deres nuværende form ikke må benyttes til campingdrift eller til det formål, hvortil de er indrettet. Såfremt det sker, er bortforpagter berettiget til at hæve forpagtningskontrakten uden varsel, men mod refusion af forud betalt forpagtningsafgift for tiden efter ophørstidspunktet. Forpagteren kan ikke kræve erstatning for tab i anledning af kontraktens ophør, idet opgørelse finder sted som i øvrigt ved forpagtningens ophør. Bortforpagter har tegnet og betaler bygningsbrandforsikring, mens forpagter er forpligtet til at tegne og betale alle øvrige relevante forsikringer herunder indboforsikring, grundejerforsikring, glas- og sanitetsforsikring, erhvervsansvarsforsikring, arbejdsskadeforsikring, driftstabsforsikring m.v. Bortforpagter modtager kopi af forsikringspolicerne, ligesom forpagter tillader at forsikringsselskabet lader bortforpagter tilgå meddelelse om ændringer i forsikringsforholdene eller om forpagters eventuelt manglende opfyldelse af disse. Forpagtningskontrakten kan i forpagtningsperioden opsiges af forpagter med 6 måneders varsel til ophør den 31. december. Såfremt forpagter afgår ved døden, ophører kontrakten til den 31. december, som indtræder minimum 3 måneder efter dødsfaldet medmindre kontrakten er udløbet forinden. Såfremt forpagter efterlader sig en enke/enkemand eller samlevende kan der optages forhandlinger om enkens/samleverens eventuelle overtagelse af forpagtningen. Forpagteren må ikke overdrage forpagtningen eller nogen del af det forpagtede til andre og forpagteren er forpligtet til i hele forpagtningsperioden selv at drive campingpladsen. Uanset det ovenfor anførte, har forpagteren ret til at afstå det forpagtede på uændrede vilkår til et selskab, hvor forpagteren er indehaver af det bestemmende flertal af aktier eller anparter og endvidere er direktør. Overdragelse af aktier eller anparter i et sådant omfang, at forpagteren ikke længere er indehaver af et bestemmende flertal og ej heller er direktør, kan ikke finde sted. Det er endvidere et vilkår for accept af afståelse til et selskab som ovenfor anført, at forpagteren personligt som selvskyldnerkautionist indestår for ethvert krav, som bortforpagteren måtte få mod forpagteren i henhold til forpagtningskontrakten. På begæring af bortforpagter er forpagter forpligtet til at fremlægge virksomhedsregnskaber og årsrapport udarbejdet af registreret revisor men renset for private anliggender. Tillige er forpagter forpligtet til efter begæring at fremlægge relevante nøgletal for pladsens drift.
Side3/9 I sidste sæson af forpagtningsperioden skal forpagter tåle en evt. efterfølgende forpagters tilstedeværelse på campingpladsen af hensyn til dennes markedsføring, tilrettelæggelse og overvejelser m.v. for den efterfølgende sæson. Forpagter skal her medvirke til at efterfølgende forpagter instrueres i campingpladsens installationer og deres funktion. Aftalen er betinget af, at forpagter kan opnå Campingrådets godkendelse og kommunens udlejningstilladelse i henhold til Miljøministeriets Campingreglementet til sædvanlig drift af pladsen. Aftalen er ligeledes betinget af at campingpladsen i hele forpagtningsperioden klassificeres af Campingrådet med mindst 3 stjerner. 3 Forpagtningsafgiften Forpagtningsafgiften beregnes i forhold til bruttoomsætningen på og fra det forpagtede. Forpagtningsafgiften betales som en årlig minimumsafgift på 400.000 kr., der betales således: Aconto betales den 15. maj 200.000 kr. Aconto betales den 15. juli 200.000 kr. Derudover betales der en tillægsafgift, som udgøres af den beregnede afgift med fradrag af den indbetalte minimumsafgift. Den anførte minimumsafgift reguleres hvert år efter prisudviklingen i henhold til nettoprisindekset. Forpagtningsafgiften for forpagtningsåret, der skal følge kalenderåret udgør % af campingpladsens bruttoomsætning i henhold til (skatte) årsrapport udarbejdet og godkendt af statsautoriseret eller registreret revisor og underskrevet af forpagter. Ved bruttoomsætning forstås enhver omsætning, der finder sted på eller fra det lejede areal og de derpå anbragte bygninger og indretninger alene med fradrag af den for virksomheden beregnede udgående moms. (Der er således ikke fradragsret for ikke afløftsbare gasudgifter eller forbrugsafgifter i øvrigt.) Det er ikke tilladt for forpagter uden bortforpagters skriftlige tilladelse i hvert enkelt tilfælde at drive nogen form for bivirksomhed på eller fra det forpagtede areal. Den samlede afgift i henhold til foranstående beregnes bagud for det enkelte lejeår ved fremsendelse af årsrapport til bortforpagter senest 31. marts hvert år. Første gang er senest den 31. marts 2014. Den herefter beregnede afgift med fradrag af den indbetalte minimumsafgift skal være betalt senest førstkommende 1. juni efter indsendt årsrapport til udlejer. Senest 1. april skal kopi af forpagters indberetning om overnatningstal for det foregående år til Danmarks Statistik sendes til bortforpagter. Såvel minimumsafgiften som den beregnede tillægsafgift skal indbetales elektronisk på bortforpagters anviste konto tillige med teksten årsleje roskilde camping og tillægsleje roskilde camping.
Side4/9 Ud over den samlede forpagtningsafgift betaler forpagter samtlige afgifter og bidrag, som påhviler det forpagtede areal og de til forpagtningsforholdet hørende bygninger. Såfremt disse afgifter bliver betalt af forpagter via ejendomsskatten bliver disse opkrævet 1 gang årligt hos forpagter. Bortforpagter betaler dog de egentlige ejendomsskatter på det lejede areal. 4 Vedligeholdelse m.v. Forpagter og bortforpagter foretager ved lejemålets begyndelse og afslutning en fælles besigtigelse af alle bygninger og anlæg og deres tilstand beskrives af bortforpagters afdeling for bygningsdrift. Lejer overtager herefter bygninger og anlæg i den stand, hvori de forefindes ved forpagtningsforholdets start til fuld almindelig vedligeholdelse. Følgende påhviler forpagter: Fuldstændig renholdelse af campingpladsen samt udvendig og indvendig vedligeholdelse og renholdelse af samtlige under forpagtningen hørende bygninger med fast inventar, installationer og anlæg af enhver art (gascentralvarmeanlæg, vaskemaskiner, tørretumblere, centrifuger, køleskabe og lignende). Vedligeholdelsespligten omfatter også reparation af skader forårsaget ved uheld, hærværk og lignende såvel på bygningernes ydre som på inventar som møbler, madrasser, sanitet m.v. Slåning af græsarealer, renholdelse af pladsen og oprydning m.v. Almindelig vedligeholdelse af kloakanlæg, kloakafløb og tilhørende stikledninger. Almindelig vedligeholdelse af elforsyningsanlæg og tilhørende stikledninger. Vedligeholdelse af vandledninger i bygninger og tilhørende stikledninger. Opstilling af det nødvendige antal affaldscontainere og tilhørende tømninger i henhold til gældende regulativer. Betaling for elforbrug, herunder faste elafgifter og ikke-afløftbare energiafgifter for pladsen og dens bygninger. Forpagter tilmelder sig selv forsyningsvirksomheden som direkte aftager. Betaling af vandforbrug, herunder faste afgifter og skatter for pladsen og dens bygninger. Forpagter tilmelder sig selv forsyningsvirksomheden som direkte aftager. Betaling af gasforbrug for pladsen og dens bygninger herunder ikke-afløftbare energiafgifter. Forpagter tilmelder sig selv forsyningsvirksomheden som direkte aftager. Betaling af vandafledningsafgifter og andre afgifter på spildevand for pladsen og dens bygninger. Forpagter tilmelder sig selv forsyningsvirksomheden som direkte aftager. Genanskaffelse af fornødent løst inventar til brug i opholdsrum, køkken, baderum, hytter m.v. (f.eks. hårde hvidevarer, nye madrasser, køkkengrej, bestik, badepoletter). Beskyttelse af bygninger og de tilhørende installationer imod frost- og fugtskader. Opsætning og vedligeholdelse af lovbestemt brandslukningsmateriel. Vedligeholdelse af de på campingpladsen opførte hytter, campingpladsens legepladser, veje, stier og hegn herunder nødvendig snerydning og glatførebekæmpelse i den udstrækning, det er nødvendigt for campingpladsens drift.
Side5/9 Forpagters vedligeholdelsespligt indebærer pligt til løbende at sikre, at alt omfattet af denne pligt bliver holdt i forsvarlig stand. Udgifter til egentlige fornyelsesarbejder, som skyldes mangelfuld vedligeholdelse på områder omfattet af lejers vedligeholdelsespligt afholdes af forpagter. Inventaret, som er omfattet af lejemålet er specificeret på den vedlagte inventarfortegnelse, som underskrives af begge parter. Inventaret skal af forpagter efter behov udskiftes med tilsvarende nyt inventar, således at det ved kontraktens ophør kan afleveres i samme stand som ved overtagelsen. Pladsens telefoninstallationer og telefonnumre tilhører bortforpagter. Forpagter afholder alle udgifter, såvel faste afgifter som samtaleafgifter og udgifter ved evt. hærværk o.l. Beskæring af træer og buske må kun foretages af bortforpagter. Anvendelse af pesticider til udendørs vedligeholdelse må kun ske efter skriftlig aftale med bortforpagter. Udvendig belysning må ikke etableres uden bortforpagters udtrykkelige godkendelse. Forpagter skal inden indkøb af materialer, igangsættelse af arbejder m.v. indhente bortforpagters godkendelse, såfremt de hermed forbundne udgifter ønskes afholdt helt eller delvist af bortforpagter. Bortforpagters afdeling for bygningsdrift afholder hvert år primo oktober bygningssyn. Aftalte vedligeholdelsesarbejder ved tidligere års bygningssyn konstateres her udført ved besigtigelse og/eller dokumentation. Kommende vedligeholdelsesarbejder aftales herefter til udførelse inden næste års sæsonstart, således at bygningernes standard kan bevares. Forpagter er dog pligtig til omgående og uden ugrundet ophold at afhjælpe mangler, som kan medføre følgeskader. Forpagter skal medvirke til gennemførelse af bygningssyn. Evt. ikke afholdt bygningssyn fritager ikke forpagter for udførelse af nødvendige vedligeholdelsesarbejder, idet bygningssynet er en ret og ikke en pligt for bortforpagter. Vedligeholdelse og renholdelsespligten omfatter tillige toiletbygningen bygning nr. 6 jf. bygningsfortegnelsen på vedhæftede bilag nr. 2 - på strandsiden af adgangsvejen. 5 Nyinvesteringer Parterne har indgået aftale om realisering af en af forpagter udarbejdet udviklingsplan for pladsen. Den vedhæftes kontrakten som bilag. Udgifterne til realisering af denne udviklingsplan afholdes helt af forpagter efter forudgående aftale og godkendelse af bortforpagter. Det samme gælder øvrige investeringer i om- og tilbygninger herunder også i forbindelse med eventuelle krav fra Campingrådet for pladsens opretholdelse af klassificeringen med 3 stjerner. Såfremt forpagter ønsker bortforpagters købspligt til de foretagne investeringer skal parterne forud for hver enkelt bygge-/anlægssag aftale en afskrivningsprofil og forpagter skal ved hver enkelt bygge-/anlægssags ophør aflægge et revideret bygge- og anlægsregnskab med tilhørende bilag. På baggrund af disse oplysninger vedligeholder bortforpagter et anlægsarkiv, så saldoen af de foretagne investeringer ved udgangen af hvert år kan gøres op. Ved forpagtningens ophør har bortforpagter pligt til at overtage og forpagteren pligt til at sælge de ovennævnte investeringer til den værdi, de lineært er nedskrevet til. Overtagelsessummen betales kontant af bortforpagteren. Evt. investeringer som ikke fremgår af anlægsarkivet er bortforpagters ejendom ved forpagtningsforholdets ophør.
Side6/9 Det påhviler forpagter at indhente alle nødvendige myndighedstilladelser til bygge- og anlægsarbejdernes realisering og at sikre, at alle myndighedskrav herunder gældende lokalplanbestemmelser i den forbindelse er opfyldt. Følgeomkostninger som konsekvens af evt. manglende myndighedstilladelser er bortforpagter uvedkommende. På vedhæftede bilag nr. 4 er anført inventar anskaffet i 2012. Dette inventar køber forpagter ved kontraktens indgåelse. Det anførte inventar overføres herefter til anlægsarkivet jf. ovenstående retningslinjer. 6 Virksomhedens drift Forpagteren er forpligtet til at drage omsorg for, at driften af campingpladsen sker i overensstemmelse med det til enhver tid gældende Campingreglement med tilhørende vejledning udstedt af Miljøministeriet (Naturstyrelsen), Campingrådets godkendelse, de af Campingrådet vedtagne Klassificeringskrav samt anvisningerne indeholdt i Campingrådets årlige besøgsrapport. Særligt fremhæves: At campingpladsen minimum skal holdes åben i perioden fra og med lørdag før Palmesøndag til og med 15. september. Forpagteren har ret til at holde en del af pladsen åben hele året, såfremt forpagteren finder dette formålstjenligt, og såfremt den nødvendige udlejningstilladelse hertil kan opnås hos Roskilde Kommune i henhold til Campingreglementet. Udenfor pladsens primære åbningstid indgår denne som en naturlig del af kommunens samlede grønne områder med almindelig adgang for offentligheden. At campingpasordningen skal afholdes i overensstemmelse med den af Campingrådet hvert år udsendte vejledning til de godkendte campingpladser. At forpagteren alene har ansvaret for at de betingelser, som fra myndighedernes side stilles til den daglige drift bliver overholdt herunder også krav fra brandmyndigheder, Miljøhygiejnisk Forvaltning m.v. At de af forpagteren fastsatte daglige og sæsonbestemte åbningstider på campingpladsen skal være i overensstemmelse med Campingreglementet og Campingrådets klassifikationskrav. At forpagteren eller en af forpagteren ansat person skal være til stede i sæsonen for at forestå pladsens daglige drift, idet den pågældende i samme periode skal bebo og overnatte i den på pladsen værende bolig til lejrchefen. Såfremt forpagteren ønsker at bebo lejrchefboligen hele året kræver dette bortforpagters skriftlige tilladelse. Bortforpagter kan kræve, at der udarbejdes en allonge til kontrakten herom.
Side7/9 At forpagter betaler alle dem til campingpladsen forbundne udgifter, herunder el, gas, vandforbrug, vandafledningsafgift, rengøring, renovation, grønne afgifter, telefon, markedsføringsudgifter, KODA-afgift m.v. kort sagt alle sædvanlige driftsudgifter. At forpagter med mindre andet er aftalt med bortforpagter markedsfører pladsen under navnet Roskilde Camping. Navnet eller det eventuelt aftalte navn tilhører bortforpagter og forpagter har ikke ret til at disponere over navnet til andre formål, heller ikke efter kontraktens udløb. Forpagteren skal tilstræbe at skabe en god og venlig atmosfære på campingpladsen. Det ledende synspunkt for forpagterens virksomhed skal være, at der sikres campinggæsterne den bedst mulige service, oplysning og vejledning, som de under hensyn til pladsens godkendelse og klassificering kan forvente. 7 Ansvar for skader Anvendelse af arealet sker på forpagters ansvar og risiko og skal altid være helt i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning og andre offentlige forskrifter. Bortforpagter er uden ansvar for skader af enhver art, der måtte opstå på personer eller ting, der befinder sig på eller i det af kontrakten omfattede areal og bygninger. Udgifter til udbedring af skader opstået ved hærværk el. lignende på det af kontrakten omfattede areal, bygninger, anlæg, hegn m.v. afholdes af forpagter. Forpagteren skal opretholde en ansvarsforsikring på mindst 9 mio. kr. dog kun 3,5 mio. kr. for tingskader. 8 Misligholdelse Det betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten: Hvis forpagtningsafgifter eller andre af de afgifter, som påhviler forpagteren ikke er betalt trods påkrav senest 14 dage efter forfaldsdato. Hvis det forpagtede benyttes til anden brug end aftalt eller hvis det forpagtede ikke vedligeholdes på tilfredsstillende vis og forpagter trods påbud ikke bringer det utilladte til ophør. Hvis forpagter uden bortforpagters samtykke overlader brugen af det forpagtede til andre. Hvis forpagter standser sine betalinger eller forpagters bo kommer under offentlig skiftebehandling som konkursbo, akkordbo, gældsfragåelsesbo eller der indledes gældssaneringssag. Hvis forpagter trods påkrav ikke rettidigt indsender de i 3 nævnte opgørelser over bruttoomsætningen eller afgiver urigtige oplysninger om bruttoomsætningen eller andre regnskabsmæssige uregelmæssigheder. Hvis forpagter ikke inden den fastsatte frist har gennemført de vedligeholdelsesarbejder, der påpeges ved de årlige bygningssyn. Hvis forpagter gør sig skyldig i grov eller gentagne tilsidesættelser af de betingelser, der er fastsat for driften. Hvis forpagter ikke opnår eller mister en eller flere af de tilladelser, der er nødvendige for at holde virksomheden åben.
Side8/9 Hvis det forpagtede areals anvendelse ikke er i overensstemmelse med gældende lovgivning eller andre offentlige forskrifter. Hvis den ved kontraktens indgåelse aftalte udviklingsplan ikke følges. Hvis forpagter undlader efter påbud - at regulere sikkerhedsstillelse jf. 10. Hvis forpagter ikke i hele forpagtningsperioden opretholder campingpladsens klassificering med 3 stjerner jf. 2. Hvis forpagters indberetning af overnatningstal til Danmarks Statistik ikke sker rettidigt og tallene for det foregående års overnatninger ikke sendes rettidigt bortforpagter. Ovennævnte opremsning af, hvad der kan anses for væsentlig misligholdelse, er alene en eksemplifikation og er ikke udtømmende. Ønsker bortforpagteren at gøre væsentlig misligholdelse gældende skal bortforpagteren afgive skriftligt påkrav overfor forpagteren ved såvel almindelig som anbefalet brev, og såfremt forpagteren har rettet forholdet inden 14 dage fra påkravets afgivelse, kan ophævelse ikke ske. Dokumenterer forpagteren ikke inden 14 dages fristens udløb, at misligholdelse er ophørt, er bortforpagteren berettiget til straks og uden varsel at ophæve forpagtningsforholdet til øjeblikkeligt ophør og kræve sig indsat i besiddelsen af campingpladsen ved en umiddelbar fogedforretning. Forpagteren skal tilsvare bortforpagteren fuld erstatning for tab, han måtte påføre bortforpagteren som følge af misligholdelse af kontrakten og ophøret i utide. 9 Forpagtningsforholdets ophør Ved forpagtningens ophør afholder bortforpagter en afleveringsforretning og forpagter skal ved fratræden afhjælpe alle de mangler, der konstateres på såvel bygninger og anlæg som de tilhørende arealer eller på anden måde sikre manglerne afhjulpet inden en af bortforpagter fastsat frist. Såfremt manglerne ikke er udbedret ved fristens udløb vil udbedringerne blive afhjulpet ved bortforpagters foranstaltning. Omkostningerne herved modregnes primært i forpagters sikkerhedsstillelse jf. 10. Når forpagtningskontrakten ophører på grund af udløb eller på grund af forpagters død eller efter gensidig aftale mellem forpagter og bortforpagter kan der rettes henvendelse til bortforpagter fra den fratrædende forpagter med anmodning om, at en evt. kommende forpagter søges tilpligtet på rimelige betalingsvilkår at overtage det inventar og lager m.v., som tilhører den afgående forpagter. Det er her en forudsætning, at delene er i god stand på ophørstidspunktet og kan handles til en pris, som fastsættes ved vurdering af de pågældende genstande værdi ved fortsat anvendelse på stedet. Eventuelle udgifter til vurdering betales af den fratrædende forpagter. Det er alene op til bortforpagter at vurdere om en sådan sag om videresalg skal nyde fremme. Forpagter kan ikke - hverken ved fratræden eller ved ophør i forpagtningsperioden - kræve noget beløb for goodwill af hverken bortforpagter eller den eventuelle efterfølger.
Side9/9 10 Sikkerhedsstillelse Til sikkerhed for kontraktens opfyldelse i alle dens ord og punkter stiller forpagter en af bortforpagter godkendt sikkerhed enten ved kontant deponering eller ved en anfordringsgaranti i anerkendt pengeinstitut på 600.000 kr. Sikkerheden skal være stillet ved kontraktens underskrivelse og skal ved kontraktens ophør være gældende indtil alle forpagters forpligtelser i medfør af kontrakten er dækket ind overfor bortforpagter. Sikkerhedens størrelse reguleres efter udviklingen i nettoprisindekset hvert femte år første gang 5 år efter kontraktunderskrivelse. Tillige reguleres sikkerheden med 10 % af saldoen i det til enhver tid gældende anlægsarkiv jf. 5. Kontant deponi hos bortforpagter forrentes ikke i kontraktperioden. Garantien kan kun frigives på anfordring fra bortforpagter, uanset evt. tvist eller søgsmål om det bagvedliggende retsforhold. 11 Værneting Enhver uenighed, der måtte opstå mellem bortforpagteren og forpagteren afgøres ved Retten i Roskilde, der aftales som parternes værneting. Hver part betaler honorar til egne rådgivere. 12 Omkostningerne 13 Dokumenter Følgende dokumenter vedhæftes kontrakten: Bilag 1. Kort over pladsen Bilag 2. Bygningsfortegnelse Bilag 3. Inventarfortegnelse Bilag 4. Inventar anskaffet i 2012 Bilag 5. Dokumentation vedrørende pladsens elinstallationer Som bortforpagter: Som forpagter: Roskilde Byråds Økonomiudvalg P.u.v. Den Den Joy Mogensen / Henrik Kolind