Rapport 3-timersmøder Regionshospitalet Randers 2014 Udarbejdet oktober 2014 af: Ann Meldgaard Nielsen HR konsulent E-mail: annmnl@rm.dk Tlf: 784 20076 Anita Sørensen Uddannelseskoordinerende læge E-mail: anison@rm.dk Tlf: 784 20177
Indholdsfortegnelse Baggrund... 3 Formål... 3 Metode... 3 Resultater... 5 Ændringsforlag... 7 Vejledersamtaler, uddannelsesplaner og karrierevejledning... 7 Daglig vejledning / supervision... 8 Introduktion... 8 Formaliseret undervisning... 8 Konferencer... 8 Forskning... 9 Arbejdstilrettelæggelse... 9 Uddannelsesmiljø... 9 Postere... 9 Konklusion... 17 Perspektivering... 19 Regionshospitalet Randers 2
Baggrund Efter at der én gang tidligere var blevet afholdt 3-timers møder på Regionshospitalet Randers (RRA) tilbage i 2009, blev det i Det Lægelige Videreuddannelsesråd besluttet at genoptage disse i 2012, hvor fokus var: Hvordan kan arbejdstilrettelæggelsen understøtte uddannelsen på afdelingen uden at patientbehandlingen kompromitteres. Fokus for 3-timers møderne på RRA i 2013 var Vejledning og supervision - Hvordan kan vejledning v. hovedvejleder (herunder samtaler, uddannelsesplaner og karrierevejledning) samt den daglige supervision optimeres? Der var ikke noget fast tema for 3-timers møderne i 2014. Det blev i stedet besluttet, at afdelingsledelserne i samarbejde med de uddannelsesansvarlige overlæger (UAO) og evt. andre kunne udvælge et emne, som de yngre læger som minimum skulle inddrage i deres drøftelser, og at de yngre læger derudover kunne tage de emner op, som de fandt vigtigst i forhold til netop deres uddannelsesforhold og uddannelsesmiljø. Formål Formålet med 3-timers møder er, at yngre læger, som ofte har det bedste blik for forbedringspotentiale, drøfter uddannelsesmiljøet i egen afdeling og får mulighed for ud fra deres erfaringer (gode og mindre gode oplevelser) at udvikle konstruktive idéer i fællesskab i en form, hvor de får medansvar og ejerskab til processen og bliver hørt af afdelings- og hospitalsledelsen. 3-timers møderne giver afdelingsledelserne konkret viden om og mulighed for prioritering af uddannelsestiltag, og på hospitalsniveau giver formen mulighed for videndeling på tværs af afdelinger. Samtidig får såvel afdelingsledelser som hospitalsledelsen en temperaturmåling på uddannelsesmiljøet inkl. input til fremtidige indsatsområder. Metode På baggrund af erfaringer fra 3-timersmøderne 2012 blev det i Det Lægelige Uddannelsesråd besluttet, at kun uddannelsesgivende afdelinger, som har mindst 2 uddannelseslæger ansat, afholder 3-timers møde. 3-timers møderne er tilrettelagt, således at de yngre læger først bruger 5 min. hver for sig til at reflektere over nedenstående spørgsmål og herefter interviewer hinanden to-og-to i 2 x 20 min. U dfra følgende spørgsmål: Når du tænker tilbage på din tid i den afdeling, du er i nu, hvilke 2-3 gode oplevelser vil du så fremhæve (i det hele taget og i forhold til det emne afdelingsledelsen har givet)? Hvad gjorde du, og hvad gjorde andre (ledelsen, den uddannelsesansvarlige overlæge, din vejleder, den uddannelseskoordinerende yngre læge, andre overlæger/afdelingslæger/yngre læger), der bidrog til, at det blev til gode oplevelser? Har du forslag til ændringer, som kan medvirke til at styrke uddannelsen på afdelingen? Hvilken effekt vil ændringerne kunne få? Derefter går de sammen 2-4 par, hvor de fremlægger deres gode og mindre gode oplevelser og forslag til ændringer. Herefter formuleres gruppens forslag til ændringer, der vil gøre en forskel, eller som formodes at ville gøre det. Disse nedfældes i et fællesreferat. Regionshospitalet Randers 3
I modellen for 3-timers møder udarbejdet af Aalborg Universitetshospital 1 er fællesreferatet opdelt i et fællesreferat 1 med overskriften Hvad kan vi selv gøre, og et fællesreferat 2 med overskriften Hvad håber vi andre tager fat på/hjælper med. Siden 2013 har der på RRA i stedet kun skulle udarbejdes eet fællesreferat med alle ændringsforslag, uanset hvem der skulle være ansvarlig for ændringerne. I det nye fællesreferat skal YL angive Hvilke ændringsforslag har I? Hvilken effekt forventer I, de enkelte forslag kan have? Hvem skal involveres? Samtidig er YL s mulighed for angivelse af tidsperspektiv for ændringernes iværksættelse fjernet, så dette kun fremgår af den kommenterede handleplan, idet det er vurderet, at fastlæggelse af tidsperspektiv i de fleste tilfælde alligevel kræver ledelsens involvering. De yngre lægers forslag fra fællesreferatet drøftes på et fællesmøde (1 time) blandt alle afdelingens læger højst 4 uger efter 3-timers mødet med henblik på, at afdelingens seniore læger tager medejerskab og dermed medansvar for den videre proces. På baggrund af 3-timers møde og fællesmøde udarbejder afdelingsledelsen i samarbejde med UAO og den uddannelseskoordinerende yngre læge (UKYL) en kommenteret handleplan, som også er anderledes end i det oprindelige koncept fra Aalborg Universitetshospital. Først følges op på sidste års handleplan med henblik på, hvilke forslag der er iværksat, og hvilken effekt / resultat, der er set. Herefter laves den nye handleplan, som indeholder Ændringsforslag (alle de ændringsforslag, YL har fremsat, kopieres ind i skemaet for den kommenterede handleplan) Initiativer til imødekommelse af ændringsforslag eller argumenter for, hvorfor ændringsforslag ikke kan imødekommes Tidsperspektiv og ansvarlig for iværksættelse af hvert enkelt ændringsforslag Tidsperspektiv og ansvarlig for opfølgning (foretages senest i forbindelse med næste års 3-timers møde) I det oprindelige koncept sker opfølgningen blandt de yngre læger på det følgende års 3- timers møde. Opfølgningen på iværksatte tiltag er på RRA flyttet til den kommenterede handleplan med henblik på at sikre, at opfølgningen sker på ledelsesniveau, hvor det endelig ansvar for uddannelsesforhold og miljø er placeret. Desuden vil en stor del af de yngre læger være skiftet ud, når der er gået et år. 3-timers møderne er meget ressourcekrævende, hvorfor det er vigtigt, at der også skabes konstruktive og varige ændringer i forlængelse heraf. For 2014 var det besluttet, at hver afdeling skulle fremlægge deres resultater i posterform på et møde i Det lægelige Uddannelsesråd. Posterfremlæggelserne kunne, udover at tjene som grundlag for præsentation af afdelingernes resultater, give en til to udvalgte yngre læger i hver afdeling mulighed for at træne den akademiske lægerolle (fremstilling og/eller præsentation af poster). Nærværende rapport er udarbejdet på baggrund af de fællereferater og kommenterede handleplaner, som afdelingerne har indsendt til hospitalets uddannelseskoordinerende læge (UKO). Undervejs præsenteres også de enkelte afdelingers posters. Regionshospitalet Randers 4
Resultater Afdeling for Folkeundersøgelser og Klinisk Biokemisk afdeling havde i januar kvartal, hvor møderne blev afholdt, hver kun 1 uddannelseslæge, og deltog derfor ikke. Alle øvrige uddannelsesgivende afdelinger valgte at deltage, hvilket giver en deltagelsesprocent på 100 %. De deltagende afdelinger var: Anæstesiologisk afdeling Billeddiagnostisk afdeling Børneafdelingen Gynækologisk/Obstetrisk afdeling Kirurgisk afdeling Medicinsk afdeling Ortopædkirurgisk afdeling Patologisk Institut Alle 8 afdelinger indsendte fællesreferat. Alle afdelinger indsendte også en kommenteret handleplan, men kun 5 af afdelingerne havde fulgt op på sidste års 3-timers møder, som foreskrevet i skabelonen. Alle 8 afdelinger præsenterede deres resultater via poster for Det Lægelige Uddannelsesråd i maj 2014. Der deltog i alt 63 yngre læger fordelt på 4 KBU-læger, 22 I-læger, 25 H-læger, 7 APlæger og 5 læger i uklassificerede stillinger. Desuden deltog der 2 afdelingslæger i 3- timersmødet på Billeddiagnostisk afdeling. Anæstesiologisk afdeling valgte ligesom i 2013 at afholde to 3-timers møder: ét for introduktionslæger og læger i uklassificerede reservelægestillinger og ét for hoveduddannelseslæger og afdelingslæger (2 afdelingslæger). 31 % af de deltagende læger tilhørte forvagtslaget. Med fællesreferaterne indkom i alt 84 ændringsforslag. Antal forslag pr. afdeling varierede fra 3 til 17. I gennemsnit indkom der 10,5 forslag pr. deltagende afdeling. Af de 84 forslag, som fremgik af fællesreferaterne, blev 71 medtaget i de kommenterede handleplaner, hvilket svarer til 85% med en spredning på 29%-100%. 6 af de 8 deltagende afdelinger havde medtaget alle ændringsforslag i handlingsplanen, mens Medicinsk afdeling havde udeladt 1 ændringsforslag, og Gynækologisk/Obstetrisk afdeling havde udeladt 12 ændringsforslag. 65 af de 71 (92%) forslag, der var medtaget i de kommenterede handleplaner, blev imødekommet (delvist imødekomne forslag er medtaget som imødekomne). Den procentvise andel af imødekomne forslag varierede fra afdeling til afdeling (60%-100%). 6 af de 71 (8%) medtagne forslag fordelt på fire afdelinger (Billeddiagnostisk afdeling, Børneafdelingen, Gynækologisk/obstetrisk afdeling og Patologisk Institut) blev ikke imødekommet. Spredningen på ikke-imødekomne forslag var 1-2 forslag (11%-40%). Der blev for 47 (72%) af de imødekomne forslag angivet tidsperspektiv for iværksættelse. 42 (65%) af de imødekomne forslag blev planlagt gennemført indenfor 3 måneder. Ansvar for opfølgning var kun angivet for 2/3 af de imødekomne forslag, og tidsperspektiv for opfølgning var kun angivet for 33 (51%). Dette er imidlertid heller ikke så vigtigt nu, hvor der er obligatorisk opfølgning i forbindelse med næste års 3-timers møde. Tabel 1 på næste side viser antal og procentandel af forslag, som blev medtaget hhv. ikke blev medtaget i de kommenterede handleplaner samt antal og procentandel af forslag, som blev imødekommet hhv. ikke imødekommet. Regionshospitalet Randers 5
Tabel 1 Antal forslag i fællesreferater og kommenterede handleplaner Afdeling Antal forslag i fællesreferat Antal forslag medtaget i handleplan Antal forslag ikke medtaget i handleplan Antal imødekomne af forslag medtaget i handleplan Antal ikke imødekomne forslag af medtaget i handleplan Anæstesi 12 12 = 100% 0 = 0% 12= 100% 0= 0% BDA 8 8 = 100% 0 = 0% 7 = 88% 1 = 12% Børneafd 13 13 = 100% 0 = 17% 11 = 85% 2 = 15% Gyn/obs 17 5 = 29% 12 = 71% 3 = 60% 2 = 40% Kirurgisk 11 11 = 100% 0 = 0% 11 = 100% 0 = 0% Med afd 11 10 = 91% 1 = 9% 10 = 100% 0 = 0% Ortopæd 3 3 = 100% 0 = 0% 3 = 100% 0 = 0% Pat Inst 9 9 = 100% 0 = 0% 8 = 89% 1 = 11% I alt 84 71 = 85% 13 = 15% 65 = 92% 6 = 8% I den kommenterede handleplan for 3-timers møderne i 2014 blev afdelingerne ligesom sidste år bedt om at følge op på handleplanen fra året før i dette tilfælde 2013. 4 af de 7 afdelinger, som havde afleveret kommenteret handleplan havde fulgt op på alle sidste års imødekomne forslag (Billeddiagnostisk afdeling, Kirurgisk afdeling, Ortopædkirurgisk afdeling og Patologisk Institut). Anæstesiologisk afdeling havde fulgt op på 12 af de 13 imødekomne forslag fra 2013. Pædiatrisk afdeling og Medicinsk afdeling havde ikke udfyldt denne del af denne kommenterede handleplan, så der var ikke fulgt op på de forslag, der var imødekommet i den kommenteret handleplan fra 2013. Gynækologisk/obstetrisk afdeling havde ikke afleveret en kommenteret handleplan, som fulgte skabelonen, og dermed heller ikke lavet opfølgning på sidste års 3-timers møde. I alt 65 forslag blev imødekommet eller delvist imødekommet i 2013. Af dem er 39 (60%) blevet fulgt op i forbindelse med 3-timers møderne i 2014. På de 5 afdelinger (Anæstesiologisk afdeling, Billeddiagnostisk afdeling, Kirurgisk afdeling, Ortopædkirurgisk afdeling og Patologisk Institut), som havde fulgt op på sidste års resultater, er i gennemsnit 64% af de imødekomne forslag blevet gennemført (25 forslag) med en spredning fra 43% - 75%. Tælles de forslag med, som er på vej til at blive gennemført, er det hele 82% (32 forslag). Dvs. at kun 7 af de 39 imødekomne forslag (18%), som der blev fuldt op på, hverken er gennemført eller i gang med at blive gennemført. Tabel 2 viser antal af imødekomne forslag fra 2013, som der er fulgt op på hhv. er blevet gennemført. Regionshospitalet Randers 6
Tabel 2 Antal imødekomne, opfulgte og gennemførte forslag fra 2013 Afdeling Antal imødekomne forslag Antal forslag, der er fulgt op på i 2014 Antal gennemførte forslag ift imødekomne forslag, som der er fulgt op på Antal forslag, der er på vej til at blive gennemført ift imødekomne forslag Samlet antal forslag, der er gennemført eller på vej til at blive det Anæstesi 13 12 = 92% 7 = 54% 5 = 38% 12 = 92% BDA 8 8 = 100% 6 = 75% 2 = 25% 8 = 100% Børneafd 14 * * * * Gyn/obs 8 * * * * Kirurgisk 4 4 = 100% 3 = 75% 0 3 =75% Med afd 3 * * * * Ortopæd 7 7 = 100% 3 = 43% 0 3 = 43% Pat Inst 8 8 = 100% 6 = 75% 0 6 = 75% I alt 65 39 = 60% 25 = 64% 7 = 18% 32 = 82% *Børneafdelingen, Gynækologisk/obstetrisk afdeling og Medicinsk afdeling har på 3-timers møderne i 2014 ikke fulgt op på handleplanen fra 2013. Ændringsforslag Som de foregående år er alle de med fællesreferaterne indkomne forslag (undtagen de mest afdelingsspecifikke) generaliseret og oplistet i årets rapport, idet listen er tænkt som et idékatalog, som andre afdelinger kan hente inspiration fra. I år er forslagene sorteret under emnerne Vejledersamtaler, uddannelsesplaner og karrierevejledning Daglig vejledning / supervision Introduktion Formaliseret undervisning Konferencer Forskning Arbejdstilrettelæggelse Uddannelsesmiljø Vejledersamtaler, uddannelsesplaner og karrierevejledning Læger i uklassificerede stillinger bør have en vejleder Skemalægning af vejledermøder Vejleder har opmærksomhed på nice-to-have kompetencer, når need-to have kompetencer er opnået Åben feed-back straks efter speciallægemøder givet til YL af egen vejleder Kontakt mellem UAO og vejledte før start for at afklare interesser og på den måde allokere en vejleder indenfor det relevante område Vejlederfunktionen kan forbedres, ved at vejleder altid udpeges, så de matcher YL, dvs. at basislæger får en introlæge som vejleder, introlæger for en HU læge som vejleder, og HU læger får en speciallæge som vejleder (gerne indenfor et subspeciale, der passer med HU lægen). Hver gang der kommer nye læger, skal der hænges et opdateret skema i konferencerummet (og evt. på hjemmesiden) med navne på læger og deres vejleder samt dato for afholdte vejledersamtaler Op tavle med indgreb findes på v-drevet men bruges ikke i fuldt omfang. Man foreslår en fysisk whiteboard tavle, der hænger i konferencerummet Læringsdagbog Der indkom ingen forslag vedr. karrierevejledning. Regionshospitalet Randers 7
Daglig vejledning / supervision Mere fokus på R1/afdelingslægers fortsatte faglige udvikling, særligt mht. manuelle procedurer Mere supervision af R1 og yngre afdelingslæger Optimering af supervisor funktion, fast supervisor på skemaet til ambulatorier / superviseret ambulatorium/dagkirurgisk afsnit / Lettere adgang til mere erfaren kollega i ambulatorier de dage, der ikke er supervisor på Bedre supervision vha. forstuegang (herunder fordeling af patienter efter kompetencer) og middagskonference Der tages højde for, at læger, der står til supervision herunder bagvagten, ikke samtidig står til andre belastende arbejdsopgaver Der gives mere feedback på det udførte arbejde indenfor alle lægeroller Introduktion Mere formaliseret og individualiseret introduktion til funktioner og geografi samt typiske patientkategorier Instrukser / opskrift på diverse specifikke arbejdsopgaver Skabelon for første følgevagt Skabelon for bagvagtsopgaver Bruge 1 dag i introduktion på et superviseret blandet ambulatorium program Introduktionen med undervisning varierer meget afhængig af, hvor mange der starter på et givet tidspunkt. Det bør sikres, at uddannelseslægen får denne undervisning sammen med introduktionen for næste hold Formaliseret undervisning Struktureret oplæring/undervisning i konkrete færdigheder evt. kompetencekort Undervisning af YL for YL Større fremmøde til torsdagsundervisning 2 timers specialiseret klinisk basal undervisning hver 2. måned fra hvert specialeområde Ved bed-side undervisning bør speciallæge dagen forinden finde relevant patient til gennemgang Dagens Case Konferencer Problem-orienteret konference ved middagstid mhp at supervisere / eftermiddagskonference skal tilstræbes at være forum for YL-supervision, rådgivning og uddannelse Struktur og lægefaglighed skal prioriteres - holde konferencetidspunkter og planer inkl. skabelon for fremlæggelse af patienter Dagens case som det første på hver morgenkonference, så det ikke drukner i andre informationer og gøremål Fokus på at alle overlæger møder op til konferencerne, så der er mulighed for at drøfte vanskelige kliniske problemstillinger på fagligt højt niveau Kort og effektiv overlevering/debriefing på udvalgte patienter på morgenkonferencen Regionshospitalet Randers 8
Forskning Journalclub Idebank med ideer til postere, kasuistikker og artikler. Ideerne skal komme fra de ældre læger, som ved, hvad der er relevant at forske i indenfor deres subspeciale Muligheden for forskning skal tages op ved første vejledersamtale Arbejdstilrettelæggelse Pause lagt ind i aftenambulatorium Mere tid til udvalgte patientkategorier Skemalagte uddannelsesdage / strukturerede temadage Mere information fra afdelingsledelsen til alle afdelingens læger omkring strukturændringer enten via et fast nyhedsbrev eller ad hoc mails til alle ansatte. Det er ikke nok at give besked til morgenkonference Undgå ændringer i vagtplanen med kort varsel samt ukendte arbejdstider en måned frem i tiden Mere kontinuitet ved stuegang gerne flere dage eller måneder i træk For at opnå kompetencerne indenfor hvert subspeciale, skal der flere sektordage til Bagvagt i tilstedeværelse Kontaktlæge: YL + speciallæge Citrix til dem, der arbejder hjemmefra Uddannelsesmiljø Der skal være acceptabelt at sige fra/bede om hjælp ved for store udfordringer. Fokus på at man selvfølgelig gerne må udfordres fagligt, men at der skal være tilstrækkelig supervision Postere På de næste sider præsenteres afdelingernes postere.
3-timers møde 2014 Anæstesiologisk, Regionshospitalet Randers Fokusområder for Afdelingslæger og 1. Reservelæger. Ændringsforslag Forventet effekt Hvem skal involveres Nr. 1 Mere formaliseret og individualiseret intro til funktioner og geografi. Bedre forberedt til bagvagtsfunktion. Carsten Poulsen Peter Mouridsen Skemalægger Nr. 2 Nr. 3 Introduktion til lægebil skal Hensigtmæssigt at kunne huske Skemalægger helst være samlet og efterfulgt introduktion på første tur. af nogle vagter. Mere fokus på R1/afd lægers fortsatte faglige udvikling, særligt mht manuelle procedurer. Nr. 4 Lejlighedsvis supervision af 1. R-læger og yngre afd. læger. Højt fagligt Niveau og bedre supervision af Introduktionslægerne Fortsat faglig udvikling -Blokskole. -kultur hvor det er ok at Bagvagten selv lægge blok frem for at supervisere. Alle Speciallæger Nr. 5 Overveje problem-orienteret intensivkonference lidt tidl på dagen, f.eks kl 13.00. -Bedre YL stuegangsplaner -Mulighed for korrektion af planer efter plenum -Mere fremadrettede planer -Færre afbrydelser under stuegang -Supervision af R1/afd.læger Alle stuegangsgående læger Intensiv afd Fokusområder for Læger i Introduktion og Uklassificerede stillinger Nr. 1 Nr. 2 Nr. 3 Nr. 4 Nr. 5 Nr. 6 Nr. 7 Ændringsforslag Forventet effekt Hvem skal involveres Læger i uklassificerede stillinger bør have en vejleder Ønske om en struktureret oplæring/undervisning i femoralis blokade evt kompetencekort Vejleder har opmærksonhed på at nice-to-have kompetencer er opnået Åben feed-back straks efter Sepciallægemøder givet til YL af egen vejleder. Ønske om undervisning af YL for YL. Gerne som opsamling på de planlagte YL-møder 30 min hver måned (jf. sidste 3-timers møde). Når YL er på Dagkirurgisk afsnit bør fokus være på at køre en stue selvstændigt. Gerne som ekstra mand, ud over de 2 faste læger Eftermiddagskonference skal tilstræbes at være forum for YL-supervision, rådgivning og uddannelse mellem kl 14.30 til 15.00 Faglig gevinst der kan dokumenteres som en uddannelsesplan. Gør afdelingen mere atraktiv. Større selvstændighed og faglig kompetance. Konstant faglig udvikling, gør Randers til et bedre uddannelsessted. Giver mulighed for fokuseret læring og evt. ændring af uhensigtsmæssig adfærd Mulighed for at dele erfaringer og kompetencer, og øge sammenhold i YL-gruppen. Øger læringspotentialet ved dagkirurgisk afsnit Bedre mulighed for at få drøftet dagens spørgsmål, mere fagligt indhold Lisbeth Kidmose Peter Mouridsen Carsten Poulsen Flemming Berger Sejling Alle speciallæger og 1Rlæger Alle vejledere. Alle Vejledere Alle vejledere YL-gruppen Lisbeth Kidmose Alf Møl Anne Tøttrup Lisbeth Kidmose Regionshospitalet Randers 10
3-timers møde 2014 Billeddiagnostisk Afdeling, Regionshospitalet Randers Fokusområder fra YL / afd: Konventionel røntgen. Ønske om afholdelse af flere superviserede konferencer. Forslag til strukturering af introduktion til modalitet. Et redskab så man sikrer sig, at den yngre læge opnår tilstrækkelig erfaring indenfor de forskellige modaliteter. Instruks og supervision i gennemlysningen. (Fremhævede) implementeringstiltag: Ændring af funktionsbetegnelse fra Fix til Fix/Grenå. Skemalægning af dage hvor yngre læger sættes på konferencer med speciallæger. Case baseret introduktion, så vidt det er muligt i hverdagen. Excel-dagbog: personlig dokumentation for at den yngre læge har arbejdet indenfor de forskellige modaliteter i hht. det planlagte rul. Der arbejdes fortsat på en instruks til gennemlysning. Regionshospitalet Randers 11
3-timers møde 2014 Børneafdelingen, Regionshospitalet Randers Fokusområder fra YL / afd: Uddannelse a Undervisning b Supervision c Patientsikkerhed d Implementeringstiltag: Forstuegang på D4, D4A og C4 med læger og sygeplejersker: Bedre patientforløb d Flere læringsforløb a Struktureret supervision c Mindre behov for at konferere pt. efterfølgende a Frigive tid for YL til at gå med i specialamb. senere på dagen a Bagvagt i modtagelsen og fri fra stuegang i stationære afsnit Bagvagt fri til gennemgang af patienter d Kan supervisere og udskrive patienter i dagtiden c Bagvagten går med i modtagelsen efter vagtoverdragelse b,d Udskrive og gennemgå meldte og ankomne patienter c,d Bagvagt i tilstedeværelse Øget patientsikkerhed d Bedre arbejdsmiljø Mesterlære 24 timer i døgnet a Hurtigere og mere relevante beslutninger d Bedre arbejdsgang mellem afdelinger a,b Superviseret ambulatorium Samlet reservelægedag med gennemgang af pt. og superviseret af læge, der har fri til dette a,c Citrix til dem, der arbejder hjemmefra Øget læring af de svære forløb, bagvagter kan se notarer og prøvesvar i vagten a,d Liste over patienter, der skal følges op samt ansvarlig herfor Øget læring af de svære forløb a Skabelon for bagvagtsopgaver+ første følgevagt Bedre ruste nye bagvagter a Bedre visitering d Større sikkerhed og ensartet opgaveløsning a,d Uddeling af debriefing af afgående forvagt- afgående eller tilgående bagvagt Regionshospitalet Randers 12
3-timers møde 2014 Gynækologisk/obstetrisk afdeling, Regionshospitalet Randers YL ønsker: Mere tid til hver pt i ambulatoriet. Afdelingens svar: nej, der er tid nok 20 hhv 30 min.(urogyn), YL skal lære at strukturere tiden, bl.a. ved forberedelse YL ønsker: Fast supervisor funktion i ambulatorie. Afdelingen: ja tak, men vi har ikke speciallæger til at dække den funktion hver dag. Er dog blevet bedre efter 1. april, hvor vi har alle stillinger besat. Tidshorisont:?? håbet er grønt YL ønsker: Skemalagte vejledersamtaler. Afdelingen: Enig, arbejder på en model for regelmæssig afvikling (onsdag eftermiddag 14-15 er foreslået med lukning af amb) Tidshorisont: afklaring inden 1. juli YL ønsker: Bedre ultralydsoplæring i introduktionsperioden. Afdelingen: enig, vi har haft en model, der ikke altid virkede. Tidshorisont: inden 1. juni 2014 foreligger der en ny model, der skal afprøves. Regionshospitalet Randers 13
3-timers møde 2014 Kirurgisk Afdeling, Regionshospitalet Randers Fokusområder fra YL / afd: K -Manglende supervision på hoveduddannelsesniveau. -Rettidig information om strukturændringer i afdelingen. -Mere struktureret/superviseret stuegang. -Bedre vejleder/yl match. -Opstart af Journal Club. -Mere fokus på morgen undervisning/dagens case. -Ændring af arbejdstiden, så afgående vagthold deltager i morgenkonference på akut afd. (Fremhævede) implementeringstiltag: -Skemalæggeren tilrettelægger dagkir. program med en ekstra superviserende speciallæge. -Ledelsen vil fremsende mails til alle medarbejdere om vigtige strukturændringer. -Der er udarbejdet en aftale ang. stuegang hvor YL s ønsker imødekommes. -Uddannelsesansvarlige OL vil fremover matche vejleder efter uddannelsesniveau: Intro/KBU, HU/Intro, Speciallæge/HU -Hver torsdag morgen er der afsat tid til Journal Club -Bagvagter og forvagter skal nu i fællesskab stå for dagens case. -Ledelsen arbejder på at tilpasse timetallet så afgående vagthold kan deltage i morgenkonf. på Akut afd. Regionshospitalet Randers 14
3-timers møde 2014 Medicinsk Afdeling, Regionshospitalet Randers Fokusområder fra YL/afd. og implementeringstiltag - Struktur og kontinuitet i stuegangsarbejdet Forstuegang og stop-op møde Fast afsnitstilknytning Flere stuegangsdage i træk - Øget adgang til forberedelse Adgang til bookingprogrammet Mulighed for online adgang hjemmefra - Valgfrie uddannelsesdage 3 uddannelsesdage for KBU-læger - Revision af undervisning i afdelingen Nedsat uddannelsesudvalg Bedside undervisning - Målrettet uddannelse Fokus på udd.søgendes ønsker/interesser før jobstart Bedre introduktion (nedsat introudvalg) Regionshospitalet Randers 15
3-timers møde 2014 Ortopædkirurgisk Afdeling, Regionshospitalet Randers Fokusområder fra YL / afd: 1. Forskning for YL på afdelingen 2. Sektordage for YL (Fremhævede) implementeringstiltag: 1. - Oprettelse af idebank (mappe med ideer til kasuistikker, artikler, postere m.m.). - Mulighed for forskning tages op til første vejledersamtale. 2. - Mulighed for 4-6 sektordage, som YL selv plotter ind i vagtplanen. Regionshospitalet Randers 16
Konklusion Alle 8 uddannelsesgivende afdelinger med 2 eller flere uddannelseslæger valgte at deltage, hvilket giver en deltagelsesprocent på 100 %. Der indkom i alt 84 forslag med fællesreferaterne, hvoraf hele 71 (85%) forslag blev medtaget i de kommenterede handleplaner, og ikke mindre end 65 af de 71 (92%) forslag blev imødekommet eller delvist imødekommet. 42 (65%) af de imødekomne forslag blev planlagt gennemført indenfor 3 måneder. På s. 7-9 er ændringsforslag fra fællesreferater oplistet. Der er foretaget en samling af forslag med nogenlunde samme indhold og en generalisering hhv. frasortering af forslag med meget afdelingsspecifikt indhold. Også i år indkom der rigtig mange velbegrundede ændringsforslag. En del af forslagene lapper over hinanden afdelingerne imellem. Desuden er der ikke overraskende - forslag, som også er blevet stillet de foregående to år. Til forbedring af den formelle vejledning foreslås igen i år skemalægning af vejledersamtaler, hvilket er indført på forskellige afdelinger på andre hospitaler til både uddannelseslægernes og vejledernes store tilfredshed. Skemalægning af samtalerne skal modvirke tendensen til at planlagte vejledningssamtaler tilsidesættes pga. andre opgaver. På Kirurgisk afdeling tilbydes det, at uddannelseslæge og vejleder kan mødes kl. 7.45 8.15 i stedet for at gå til morgenkonference, hvilket måske ikke er det mest hensigtsmæssige set fra et uddannelsesmæssigt synspunkt. Bedre match af uddannelseslæge og hovedvejleder nævnes som en mulighed for, at uddannelseslægerne får et større udbytte af samtalerne. Matchning kan fx ske efter niveau i speciallægeuddannelsen og/eller efter særlige interesser. Matchning kan evt. knyttes sammen med en såkaldt forventningssamtale, som allerede er indført på Anæstesiologisk afdeling, hvor ledende overlæge eller UAO har en kort samtale med alle nye uddannelseslæger. Endvidere foreslås det igen i år, at læger i uklassificerede stillinger skal have en vejleder og en kompetenceudviklingsplan. Dette forventes at kunne bidrage til at gøre RRA mere attraktiv som et kommende uddannelsessted for de pågældende læger. Det kan tilføjes, at netop læger i uklassificerede stillinger måske også har forholdsvis større behov for karrierevejledning, som er et af indholdselementerne i de formelle vejledersamtaler, end en del af de læger, der allerede er i et uddannelsesforløb. Udover forbedring af den formelle vejledning efterspørger de yngre læger stadig lettere adgang til supervision. Dette foreslås bl.a. opnået gennem parallel ambulatorier og parallel stuegang. Parallel ambulatorier/stuegang giver mere tilgængelig supervision, hvilket øger læringsudbytte og patientsikkerhed. Sådanne tiltag er allerede indført på Børneafdelingen og gynækologisk/obstetrisk afdeling. Et andet forslag, som kan bidrage til mere tilgængelig supervision, der nævnes, er, at bagvagten holdes fri fra andre funktioner samt er til stede hele døgnet. Tilstedeværelse af bagvagt hele døgnet eksisterer allerede på Medicinsk afdeling, Kirurgisk afdeling, Ortopædkirurgisk afdeling og Gynækologisk/obstetrisk afdeling men ikke på fx Børneafdelingen, hvor forholdsvis unge læger derfor kan stå alene i de første 30 minutter af meget akutte situationer. Det er et ansvar, som kan opleves for stort og derfor medføre en negativ oplevelse af uddannelsesmiljøet. I forbindelse med supervision nævnes også, at der bør være mere fokus på supervision af 1. reservelæger herunder bedre introduktion til bagvagtsfunktionen. Dette forventes at medføre bedre supervision af KBU-læger og I-læger, men må også formodes at medføre bedre patientbehandling. Som en form for supervision kan også nævnes et udbredt ønske om fast debriefing af afgående forvagt. Regionshospitalet Randers 17
At supervision er yderst vigtig for uddannelseslægernes kompetenceudvikling, hersker der vel næppe tvivl om. Men derudover skal man være opmærksom på, at den også har stor betydning for, hvordan uddannelsesmiljøet opfattes, hvilket fremgår af et enkelt ændringsforslag: Det skal være acceptabelt at sige fra/bede om hjælp ved for store udfordringer. Fokus på at man selvfølgelig gerne må udfordres fagligt, men at der skal være tilstrækkelig supervision. Som endnu en genganger nævnes også i år ønsket om skemalagte uddannelsesdage især til KBU erne. Dette giver god mening, idet især KBU-læger kan forventes at have behov for at besøge andre afdelinger som et led i deres karrierevalg. For I-læger handler det måske mere om dage, hvor de løftes ud af rullet for at undersøge et specifikt fagligt emne nærmere (temadage). Evt. kan det overvejes om sådanne dage behøver at være hele dage eller det i visse tilfælde kunne være halve dage, så uddannelseslægen fx kunne nå at deltage i formiddagens arbejde. På flere afdelinger giver uddannelseslægerne udtryk for, at de ønsker mere struktur og kontinuitet i stuegangsarbejde, hvilket heller ikke er et helt ukendt ændringsforslag. Dette foreslås fx at ske gennem fast afsnitstilknytning, stuegang flere dage i træk, forstuegang og stop-op-møde. Ved posterpræsentationen fortalte tre afdelinger (Anæstesiologisk afdeling, Kirurgisk afdeling og Medicinsk afdeling), at de allerede har implementeret forstuegang og/eller fremrykning af eftermiddagskonference tiltag som medfører mere effektiv patientbehandling foruden større læringsudbytte. Foruden ved stuegang ønsker de yngre læger også mere struktur på konferencerne. Der skal være en plan/skabelon for hver type af konference, tidspunkterne skal overholdes og overlægerne skal prioritere at være til stede med henblik på at løfte kvaliteten af de lægefaglige diskussioner. De yngre læger foreslår, at mere tid bruges på fremlæggelse af patienter fx i form af Dagens case helst som det første på hver morgenkonference, så det ikke drukner i andre informationer og gøremål. Dagens case er en forholdsvis nem måde at øge uddannelseslægernes udbytte af konferencerne og udmærker sig ved at træne flere forskellige lægeroller herunder kommunikator-rollen. Dagens case anvendes både på Børneafdelingen, Kirurgisk og Ortopædkirurgisk afdeling. Ganske i lighed med de foregående år ønsker YL på flere afdelinger journalclub. Journalclub foreslås afholdt i arbejdstiden evt. i forbindelse med den formaliserede undervisning, som allerede foregår fx torsdag morgen. Som noget nyt foreslås i år anvendelse af kompetencekort i oplæring af specifikke færdigheder, hvilket forventes at kunne bidrage til tidligere og større selvstændighed samt faglig dygtighed. Dette er endnu et eksempel på et ændringsforslag, som kan bidrage til at øge patientsikkerheden og effektiviteten. I forbindelse med 3-timers møderne i 2014 blev der fulgt op på 39 (60%) af de 65 forslag, som blev imødekommet eller delvist imødekommet i 2013. Opfølgningen viste, at 25 (64%) af disse 39 forslag allerede er blevet gennemført, og yderligere 7 forslag (18%) er på vej til at blive gennemført. Ud fra de forslag fra 2013, som der er fulgt op på, ser det således ud til, at hele 82% (32 forslag) imødekommes og implementeres i den daglige kliniske praksis. Dette tyder på, at forslagene er relevante også set fra et ledelsesmæssigt perspektiv, hvilket må være motiverende for alle involverede parter og samtidig understreger, at 3- timers møderne har deres berettigelse i forhold til forbedring af den lægelige videreuddannelse på RRA. Regionshospitalet Randers 18
Perspektivering Det er i Det Lægelige Uddannelsesråd, RRA besluttet, at der på baggrund af hvert års 3- timers møder udvælges et emne, som der arbejdes videre med på hospitalsniveau, altså på tværs af alle de uddannelsesgivende afdelinger. På baggrund af resultaterne fra 3-timers møderne i 2012 blev det besluttet, at fokus for 3- timers møderne på RRA i 2013 skulle være Vejledning og supervision - Hvordan kan vejledning v. hovedvejleder (herunder samtaler, uddannelsesplaner og karrierevejledning) samt den daglige supervision optimeres?. Som en konsekvens af resultaterne herfra blev det besluttet at arbejde videre med vejledersamtaler, en skabelon for individuelle uddannelsesplaner og/eller en tavle til kompetenceoversigt i konferencerummene. Hospitalets uddannelseskoordinerende læge præsenterede som en følge heraf primo 2014 et sæt af skabeloner, som kan fungere som værktøjer i forbindelse med afholdelse af vejledningssamtaler for uddannelseslæger på alle niveauer og indenfor alle specialer i den lægelige videreuddannelse. Der er udarbejdet en skabelon for tre dokumenter, som uddannelseslægen skal selv udfylde og løbende ajourføre: Uddannelsesplan Karriereplan CV og tre skabeloner, som hovedvejleder skal udfylde til dokumentation af samtalernes indhold, med de spørgsmål og tjekpunkter, som er relevante for den pågældende samtale: Introduktionssamtale Justeringssamtale Evalueringssamtale Skabelonerne afviger fra de skabeloner, der bruges på de fleste andre hospitaler bl.a. ved, at den individuelle uddannelsesplan ikke er integreret i skemaet for vejledningssamtalen. Med henblik på yderligere at følge op på emnet vejledning er det yderligere besluttet, at der på RRA skal afholdes en temadag desangående. Fokus for dagen bliver de organisatoriske forhold i forbindelse med uddannelsesvejledning: Hvilke fælles tiltag vil vi sætte i værk med henblik på at øge kvaliteten af den formelle vejledning? Her kan nogle af de mange gode forslag, som er fremkommet gennem de sidste tre års 3- timers møder, tænkes inddraget. I Det Lægelige Uddannelsesråd er det netop blevet besluttet, at næste års 3-timers møder skal handle om supervision og feedback. Dette ligger fint i forlængelse af arbejdet med den formelle vejledning, og det bliver spændende at se de forslag, som 3-timers møderne i 2015 afføder om dette tema. 1 Nøhr S, Ipsen M. 3-timers-møder i yngre lægers kliniske uddannelse. Ugeskrift for Læger 2008; 170/44-3523 Regionshospitalet Randers 19