Referat Emne: Statusmøde vedrørende effektvurdering af EPM samt notatmodul Tid: Onsdag den 30. maj 2007, kl. 10-13 Sted: Danske Regioner, Dampfærgevej 22, 2100 København Ø Deltagere: Lisbeth Nielsen, Danske Regioner Jonas Tyle Pedersen, Danske Regioner..Afbud Birte Elgaard Andersen, Region Sjælland Pia Pawlowski, Region Sjælland Sven Koldby, Region Hovedstaden Charlotte Hellestern-Haurslev, Region Hovedstaden Karungyi Ajule Buga, Region Nordjylland Henrik Vestring, Region Midtjylland.Afbud Britt Lehrman Bille, Region Syddanmark Povl Erik Rostgård Andersen, Projektleder, ASB Anne Haislund Odgaard, ASB 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordnen blev godkendt. Punkterne blev gennemgået i prioriteret rækkefølge, da Lisbeth Nielsen blev nødt til at forlade mødet kl. 12.00 2. Status på effektvurdering af EPM Region Nordjylland Der er opbygget en projektorganisation, der består af en styregruppe samt en erfa-gruppe bestående af afdelingssygeplejersker på de deltagende afdelinger. Handelshøjskolen afholdt undervisning af resursepersoner i slutningen af april 2007 og her blev der også afholdt styregruppemøde. Tilbagemeldingerne på undervisningen har været positive. Projektet går efter tidsplanen. Spørgeskemaindsamlingen er påbegyndt den 14. maj, og den afsluttes den 8. juni, hvorefter svarene skal indtastes i Inquisite. Der ansættes en eller flere studentermedhjælpere til at udføre dette arbejde. Der indsamles data på en børneafdeling, en medicinsk afdeling, en kirurgisk afdeling samt en psykiatrisk afdeling. Spørgeskemaet er udsendt til ca. 520 medarbejdere. 1
Overordnet går projektet godt. Der er sat en seddel op på afdelingerne, hvor medarbejderne kan skrive sig på, når de har udfyldt og afleveret spørgeskemaet, og det fungerer fint. Der er dog problemer med at få lægegruppen til at svare på spørgeskemaet. Dette skyldes blandt andet, at lægerne bevæger sig meget rundt, og derved har resursepersonerne vanskelig ved at få kontakt til dem. Region Midtjylland Da Henrik Vestring ikke deltog i mødet, kendes status på projektet i Region Midtjylland ikke. Region Syddanmark Projektet er forankret i regionens IT-stab med stærk tilknytning til det regionale EPJ brugerforum. Det er ikke lykkes at skaffe deltagere til effektvurdering af EPM. Problemet i Region Syddanmark er, at flere sygehuse har anvendt EPM i mange år. Fx gav Vejle sygehus udtryk for, at de har anvendt EPM i for mange år, til at en effektvurdering kunne være interessant. Odense Universitetshospital var derfor det oplagte valgt, og man var langt i planlægningen af effektvurderingen. Men grundet manglende resurser samt en forestående opgradering af EPMmodulet, valgte Odense Universitetshospital ikke at deltage i effektvurderingen. I forhold til effektvurdering af notatmodulet vil Sydvestjysk Sygehus gerne deltage i projektet. Region Sjælland I Region Sjælland er der ingen styregruppe, men projektlederne har været i kontakt med alle virksomhederne på alle de relevante niveauer (afdeling, center og sygehusledelse). Der er valgt repræsentanter/resursepersoner i Udviklings- og kvalitetsafdelingerne på alle fire sygehuse. Disse personer deltog i undervisningen den 15. maj, og deres tilbagemeldinger har været positive. Der er udpeget en kontaktperson på hvert afsnit, der skal samarbejde med resursepersonen om at udføre undersøgelsen. Der er ni afsnit, som ønsker at deltage i effektvurderingen, og der regnes med, at der udsendes mellem 500 og 600 skemaer. Afdelingerne er udvalgt ud fra Handelshøjskolens opstillede kriterier, og der er udvalgt en bred vifte af afdelinger. Der arbejdes både med elektroniske spørgeskemaer samt papirspørgeskemaer. Der er endnu ikke svar/tilbagemeldinger fra alle afdelinger. Effektvurderingsprojektet sammentænkes med andre aktiviteter på medicineringsområdet som fx Operation Life. Region Hovedstaden Der er ikke opbygget en decideret projektorganisation. Projektet er forankret i IT-afdelingen på Nordsjællands Hospital, hvor den lokale projektleder Kristine Lomholt er placeret. Denne projektleder refererer til Sven Koldby og Charlotte Hellstern-Hauerslev i Koncern it, Region Hovedstaden. Man er klar til at indsamle data, men der har været problemer med at skaffe mail-adresser på respondenterne. Der er tre afdelinger som ønsker at deltage i effektvurderingen: en medicinsk afdeling, en kirurgisk afdeling samt Gynækologisk enhed. Der er udpeget en resurseperson for hver afdeling. 2
Det forventes, at der udsendes ca. 150-180 skemaer. Undersøgelsen vil primært blive foretaget i form af elektroniske spørgeskemaer dog med mulighed for papirspørgeskemaer, hvis det er nødvendigt. Resurser til indtastning af data findes i de involverede afdelinger i regionen. Region Hovedstaden vil gerne bruge denne effektvurdering af EPM til at sammenligne med de tidligere effektvurderinger af EPM i Region Hovedstaden. Status på projektet samt præsentation af nye tiltag på Handelshøjskolen Der er udarbejdet papirspørgeskema samt en elektronisk udgave af spørgeskemaet til effektvurdering af EPM. Hjemmesiden effektvurdeing.dk er under udarbejdelse, og det forventes at siden er færdig i løbet af juni måned. På denne hjemmeside vil forskellige centrale papirer samt informationsmateriale blive publiceret, således alle relevante dokumenter kan findes et centralt sted. I forhold til dataindtastningen skal der findes en løsning, således regionerne kan indtaste data lokalt. Dataindtastningen skal koordineres mellem Handelshøjskolen og regionerne. Handelshøjskolen validerer dataene. Der er endnu ikke afklaret, hvordan dataene skal analyseres, men følgende tidsplan kan skitseres: Dataanalysen påbegyndes, når de første data modtages. Det forventes at Region Nordjylland er de første, der kan levere data. Regionsspecifikke resultater vil være udarbejdet til næste møde i Regionseffektvurderingsgruppen (29.august) På samme møde kan der måske præsenteres nationale resultater. Ligeledes præsenteres overordnede forslag til interviewguides. Rådata samt analyser leveres til regionerne inden mødet. Region Hovedstaden vil gerne have resultater senest medio august, da resultaterne skal anvendes inden september 2007. Handelshøjskolen lover at levere data hurtigst muligt. 3. Effektvurdering af notatmodul Regionerne ønsker stadig en effektvurdering af den simple notatmodulsfunktionalitet. Her er tale om et begrænset set indikatorer, der efterhånden kan udvides til at omfatte flere funktionaliteter. Det er afgørende for Region Hovedstaden, at der kommer en effektvurdering af notatmodul eller en anden EPJ-løsning (ikke EPM), hvis samarbejdet skal fortsætte. Der blev aftalt et møde den 3. juli 2007 kl. 10-15 på Handelshøjskolen i Århus. På dette møde præsenteres Handelshøjskolens definition af den simple notatmodulsfunktionalitet, og indikatorer og måleværktøjer diskuteres (der tages udgangspunkt i tidligere udarbejdede indikatorer til kliniske proces). Målet med mødet er et råudkast til effektvurderingsmodel (indikatorer og måleværktøjer), der kan præsenteres for Temagruppen for it på mødet i august. Efter mødet vil Handelshøjskolen byde på frokost. Som et led i udarbejdelsen af en definition på den basale/simple notatmodulsfunktionalitet besøger Handelshøjskolen Region Sjælland samt Region Hovedstaden for at se deres notatmoduler. Anne Odgaard deltager desuden i et DSMI-seminar om implementeringen af Cosmic på Odense 3
Universitetshospital. Der forsøges desuden at lave en aftale med Sydvestjysk Sygehus samt Region Midtjylland om en fremvisning af deres notatmoduler. En definition af den simple notatmodulsfunktionalitet udsendes den 28. juni 2007. 4. Projektets styregruppe (ved Danske Regioner) Lisbeths Nielsen foreslog at Temagruppen for it, skal være projektets styregruppe, da det er et af de forummer, der findes i forvejen. Temagruppen for it er den regionale gruppe, hvor der diskuteres sundheds-it samt digitalforvaltning. Der sidder to repræsentanter for hver region i temagruppen, og der kan være personsammenfald med bestyrelsen for den nationale epj-organisation. Danske Regioner sørger for at relevante resultater samt informationer om effektvurderingsprojektet bæres opad i systemet. Der var en kort diskussion af, om der skulle satses på bestyrelsen for den nationale epj-organisation som styregruppe, eller om Temagruppen for it er den bedste løsning. Der var enighed om Temagruppen for it. Følgende er medlemmer i temagruppen på nuværende tidspunkt: Michael Hansen og Ivan Pedersen, Region Sjælland Esben Dalsgaard og Niels Mortensen (formand), Region Syddanmark Jan Kold og Peter McNair, Region Hovedstaden Henning Bruun-Schmidt og Frank Pedersen, Region Nordjylland Lars Glerup og Niels Peter Rasmussen, Region Midtjylland Næste møde i Temagruppen er den 14. august 2007, herefter er det næste møde i oktober. Effektvurderingsprojektet er dagsordenssat på mødet den 14. august. 5. Dansker Regioners forventning til projektet (ved Danske Regioner) Lisbeths Nielsen forventer at se nogle resultater af effektvurderingsprojektet inden, der kan tages stilling til, om projektet skal fortsætte. Desuden skal der vurderes, om der er kommet noget ud af samarbejdet, om resultatet af samarbejdet er arbejdet værd, samt om projektet skal fortsætte efter den anvendte model. Set-up et for næste år (planer og model for projektet) kan diskuteres i august 2007. Den principielle drøftelse af projektet sker på mødet i Temagruppen for it den 14. august. Her skal regionernes vurdering af samarbejdet, samt regionernes vurdering af effekten af samarbejdet diskuteres, og de foreløbige resultater kan præsenteres. Danske Regioner udarbejder de valg/spørgsmål, regionerne skal tage stilling til i forhold til fortsættelse af effektvurderingsprojektet. I forhold til finansieringen af projektet, er det på nuværende tidspunkt uafklaret om Danske Regioner har tænkt sig at medfinansiere projektet til næste år. På nuværende tidspunkt anvendes en fordelingsnøgle, hvor Region Hovedstaden betaler mest Region. Hovedstaden tilkendegav ønske om en drøftelse af en anden finansieringsnøgle i det kommende år. 4
6. Detailplan for kommende periode (perioden indtil mødet den 29. august) Da den udarbejde detailplanen blev fortid under mødet, blev den ikke gennemgået. En tidsplan for de næstkommende aktiviteter i effektvurderingsprojektet ser ud på følgende måde: - 8. juni, besøg på Næstved sygehus angående notatmodul - 21. juni, deltagelse i DSMI workshop angående implementering af Cosmic på Odense Universitetshospital - 27. juni, besøg i Region Hovedstaden for at se deres notatmodul - 28. juni udsendes forslag til definition af den simple notatmodulsfunktionalitet - 3. juli, møde på Handelshøjskolen i Århus kl. 10-15 med efterfølgende spisning. Her præsenteres Handelshøjskolens definition af den simple notatmodulsfunktionalitet, og indikatorer og måleværktøjer diskuteres. Målet for mødet er et råudkast til effektvurderingsmodel (indikatorer og måleværktøjer). - Juni/juli/august dataindsamling samt dataindtastning i Region Hovedstaden, Region Sjælland samt Region Nordjylland. Handelshøjskolen udarbejder dataanalyser (senest medio august), leverer rådata samt udarbejder forslag til interviewguides. - 14. august, møde i Temagruppen for it. Effektvurderingsprojektet præsenteres (det foreløbige resultat fra EPM samt udkast til effektvurderingsmodel til notatmodul) 7. Risikovurdering Da detailplanen blev ændret under mødet, blev der ikke foretaget nogen egentlig risikovurdering. Flere risici blev dog fremført: finansiering jf. pkt. 5 om manglende budget afklaring i Danske Regioner lokale resurser til konkrete projekter relation til de enkelte regionale strategier, herunder anden evaluering. 8. Eventuelt Samarbejdsaftalen blev diskuteret i forhold til, at alle regioner ikke deltager i effektvurderingen af EPM. Der var uklarhed om, hvad samarbejdsaftalen siger på dette område. Det blev dog slået fast, at alle regioner skal være med til at betale uanset, om de deltager i effektvurderingen af EPM eller ej. Det regionerne er forpligtet til er, at hvis de ønsker at lave effektvurdering af EPJ, skal de effektvurderingsmodeller, der udvikles i dette samarbejde, anvendes. Der blev diskuteret, hvordan man kan opmuntre lægerne til at deltage i effektvurderingen af EPM. Følgende forslag blev bragt på banen: Mandsopdækning af lægerne. Resursepersoner/projektledere skal ud på afdelingerne og sælge projektet fx på morgenmøderne. En ide er at alliere sig med en læge, der kan være ambassadør for projektet i lægegruppen. Generelt er lobbyarbejde en god ide. 5