Referat fra generalforsamling i støttegruppen for Bakkehallen tirsdag den 28. februar kl. 19.00 på Hejnsvig skole. Valg af dirigent: Lauritz Heick foreslået og valgt Fremlæggelse af årets beretning: V/ Leo Pedersen Beretning støtteforeningen for Bakke-hallen tirsdag den 28. februar 2012. Denne beretning omhandler støtteforeningens virksomhed siden sidste ordinære generalforsamling, mens regnskabsaflæggelsen vedrører kalenderåret 2011. I bestyrelsen har vi i 2011 afholdt 10 ordinære møder i et af disse deltog Erik Holm og Jens Kristian Busk fra Billund kommune derudover var Annette Hald og Jette Rasmussen fra Hejnsvig børnehave inviteret. Mødet, der fandt sted i februar sidste år på initiativ fra støtteforeningen, havde til formål at få givet en gensidig orientering om status, drøftelse af de økonomiske rammer, drøftelse af det samlede projekt, (børnehave og hal), ejer formen og drøftelse af den videre proces. Ud over bestyrelsesmøderne er der afholdt yderligere et møde med Billund kommune den 21. nov. Medlemshvervning: I foråret udsendte vi et brev: Vi har brug for dig med opfordring til at gentegne, eller nytegne et medlemskab og melde sig som medhjælper ved arrangementer af forskellig slags, for at gøre det lidt lettere for Tordenskjolds soldater og for at få tilført nogle nye ideer. Det havde vi ikke meget succes med.., tværtimod, den seneste status er at der i 2011 var 24, der betalte medlemskab. Vi gør forsøg på at få flere medlemmer i forbindelse med afvikling af markedsdagene 20. 21. april. Arrangementer: Bestyrelsen, eller enkelte medlemmer af bestyrelsen, har været direkte involveret i Western aftenen, markedsdagene og julefrokosten. Western-aftenen den 1.april med Rattle Snakes i forsamlingshuset blev en god aften, der trods et beskedent deltagerantal, kastede ca. 15. 000, - kr. af sig. Markedsdagene samlede igen mange mennesker og der kom et flot økonomisk resultat ud af det. Julefrokosten skulle Side 1
på nye hænder, da de tidligere arrangører i god tid, havde meddelt, at de ikke ville fortsætte med at stå for arrangementet. Der blev rettet henvendelse til Borgerforenigen, om de ville overtage at arrangere byens julefrokost, men de mente ikke at kunne magte opgaven på daværende tidspunkt, så den endte i støtteforeningens bestyrelse. Der er julefrokost i 2012 lørdag den 17. november! Derudover er der mange andre aktiviteter til fordel for Bakkehallen : Rock under Broen, Fællesspisning, skrotindsamling, Le Mans, Bankospil, Running Dinner, og så dem jeg har glemt. Økonomisk ramme : Den økonomiske ramme for byggeriet inklusive børnehave er 23 millioner kroner vedtaget ved seneste budgetforlig (9,5 i 2013, 7,5 i 2014 og 6 i 2015)heraf udgør børnehavebeløbet 8 millioner og hal beløbet 15 millioner inklusive de 5 millioner som vi selv skal skaffe. De 5 millioner er inklusive moms, eksklusiv moms drejer det sig om 4,2 mill. Vi vil forsøge at få løftet momsen af det beløb vi selv skal skaffe, så det kommer til at dreje sig om de 4,2 mill. kr. P.t. er der samlet 1,5 mill. ved forskellige events det vil sige, at vi endnu mangler c.a. 2,7 mill., såfremt momsen bliver løftet af. Det gjorde den blandt andet i Vorbasse, så vores forhåbning ligger i, at man ikke vil stille to sammenlignelige projekter i samme kommune forskelligt. Hvordan får vi så tilvejebragt de sidste midler : Ja, de forskellige kendte og nye events fortsætter. Der er mange, der lægger en masse initiativ og arbejdskraft i det.. Og som på den måde er med til at holde gryden i kog - så vi når målet.. Tusind tak for det!! Der skal søges fonde.. Vi har en forhåbning om at Ole Kirk s fond blandt andre vil sponsere et større beløb, det har den gjort til andre lignende projekter. Vi håber til gengæld, at vi er så dygtige til at lave ansøgningen, at vi får et større beløb end de andre Ansøgninger til fonde vil være det, der skal ske, når vi kender tegningen, - og bestyrelsens vigtigste opgave i dette år, - sammen med en forhandling vedr. momsbeløbet. Der skal også søges LAG midler, disse midler gives ikke til byggeri, men man kan f.eks. søge til inventar. Hvis vi mangler et beløb, for at kunne realisere planen er en husstandsindsamling en mulighed. Den er ikke besluttet endnu. Side 2
Hvilke muligheder er der, hvis det ikke lykkes, at skaffe alle midlerne?? Der er ikke besluttet nogle handleplaner i den situation, som vi ikke tror opstår, men vi har i vilkårlig rækkefølge drøftet : igangsætning af børnehavebyggeriet før hal-byggeri, renovering af den gamle hal, bygning for de penge vi har ( et reduceret nybygningsprojekt). Tidsplan : I svaret til den mail, der blev fremsendt fra os med vores projektbeskrivelse og foreløbige skitse, skriver Erik Holm : Vi drøftede kort på det sidste møde i Hejnsvig, hvornår det kunne være passende at starte byggeriet. 2013 blev nævnt, - og jeg regner indtil videre med at det er det vi sigter efter. Der foreligger nu en tidsplan for selve planlægningen og den politiske godkendelse af programoplæget: Tidsplan på Smart Board. Det var, hvad vi havde valgt at bringe i denne udsendelse.. efter årsmødet præsenterer vi det forslag til projekt, som støttegruppen har lavet på baggrund af de hidtidige input, der bliver mulighed for at kommentere, spørge ind til m.v. Tak til de øvrige medlemmer i bestyrelsen for et godt samarbejde.. Når vi når til valgene har jeg valgt ikke at genopstille. Det er min opfattelse, at der er behov for ny energi i bestyrelsen, og at jeg ikke helt kan leve op til egne krav. Med de udfordringer der ligger, har man brug for en formand, der kan arbejde for fuld kraft. Vi forventer at opstarte i foråret 2013 med byggerie Se Bilag 1. Kommentarer til beretningen: Foreningerne der har timer i hallen, har brug for en dato for nedrivning af den gamle hal, så de ved hvornår sæson 2012/2013 skal afslutte, og hvornår 2013/2014 sæsonen skal opstartes. Side 3
Omkringliggende byer er misundelige på vores sammenhold, og det vi kan stå sammen om. Mange gode arrangementer afholdt og nye på vej. Kommunale bindinger: Mest mulig anvendelse af eksisterende bygninger. Energi rigtige og grønne løsninger, med mulighed for læring i skolesammenhæng. Kan man finde på at foreslå, at noget af hallen skal blive og anvendes.? Det er ikke vores foreslag. Men vi ved ikke om kommunen kan finde på at foreslå. Projekteringsbeløbet på.. er for både hallen og børnehaven. Fremlæggelse af regnskabet: 1.572.161,50 kr. dags dato Kommentarer til regnskabet Til næste års generalforsamling skal regnskabet kopieres til uddeling. Medlemstegning fremadrettet. Der skal laves medlemskort, og vi starter ved Hejnsvig Marked. Laurits Heick lægger en opfordring på hjemmesiden, for at minde folk om at de skal betale medlemskab. Der skal laves en bedre side, hvor det er tydligt, hvordan det skal betales. Hvordan sikrer vi os mod en evt. bankkrak. Vi har drøftet hvordan vi sikre os. Vi drøfter det i bestyrelsen igen. Vi skal fremadrettet søge momsfritagelse ved vores arrangementer. Budget: Vi skal samle 4,2 millioner. Kommentarer: Er I tovholdere på tudseynglere? Vi vil gerne fortælle mere om det. Hvis man har et nyt forslag, så kom og sig til Så kan man komme i betragtning som tudseyngler. Hvis du har en rigtig god idé, så kom til os og sig til.. Så kan vi hjælpe dig med en startkapital på 10.000 kr. Vi skal være mere tydelig, og bedre til at kommunikere. Vi skal blive bedre til at fortælle den gode historie Tidslinien kan bruges når der søges sponsorater fremover. Der skal laves et sammenkog af beretningen med tidslinien vedhæftet så det kan bruges ved sponsorer. Side 4
Forslag og valgt er: Flemming Marquardt Ove Møberg Valg af suppleant: Børge Skriver Inger Hansen Valg af Revisor Trine Jeppesen foreslået og valgt. Tegning gennemgået Se bilag 2. Kommentarer: 1. salen kan vi vente med at udnytte fuldt ud. Hvor skal børnehaven placeres? Hallen kan deles op i to, og med indgang til begge ender. Bestyrelsen skal arbejde på at det er Plan A. Det er et samlet projekt, og det skal vi arbejde for bliver en realitet. Det vil være mest optimalt at få 4 omklædningsrum. Hvad med en elevator? Er det lovkrav? Der tænkes også på udendørsarealet i det videre arbejde. Side 5