REFERAT FRA BESTYRELSESMØDE Tirsdag, den 2. november 2010 kl. 16:09 I fjernvarmens mødelokale, Præstevænget 11. Deltagere: Bestyrelsen Driftsleder Henning Mikkonen Ingeniør Viktor Jensen, DFP, deltager kl. 17.00 under punkt 3e og punkt 7. Statsaut. Revisor Bjarne Ulrik Pedersen, Partner Revision, deltager kl. 16.09 under punkt 5 og punkt 9. 76
1. Godkendelse af referaterne fra det ordinære møde den 7. september 2010, samt det ekstraordinære møde den 5. oktober 2010. Godkendt tillige med referat den 16. september 2010 2. Godkendelse af dagsordenen. Godkendt Viktor VJ Jensen deltog i punkt 3a. 3e, 6, 7 og 8 3. Orienteringspunkter. a. Havari på HT veksler. Der vil til mødet foreligge en opgørelse over de økonomiske konsekvenser. Der er en selvrisiko i forhold til forsikringsanmeldelsen på kr. 118.000. Bilag: Beskrivelse af hændelsesforløbet til forsikringsselskabet. b. Bestyrelsesansvarsforsikring hos KommuneForsikring. c. Tilbud fra DFF på kurser til nyvalgte bestyrelsesmedlemmer. d. Notat fra Dansk Fjernvarme om fjernvarmepriser i Danmark. Bilag: Notat fra Dansk Fjernvarme. e. Henvendelse fra Energistyrelsen vedr. etablering af flisanlæg. Bilag: Mail fra Søren Taftrup i Energistyrelsen, samt fra ingeniør Viktor Jensen, DFP f. Referat fra generalforsamlingen, den 28. september 2010. 77
Bilag: Referat fra generalforsamlingen. g. Ekstraordinær generalforsamling den 26. oktober 2010 vedr. vedtægtsændringer. h. Økonomi og produktionsoversigt juni oktober 2010. i. Biogasgruppen status på gruppens arbejde. Beslutninger: Taget til efterretning. Supplerende oplysning til 3 g.: På den ekstraordinære generalforsamling blev vedtægtsændringerne forkastet. Formanden spørger advokat Uffe Bro til råds om situationen. 1. suppleant indkaldes til bestyrelsen i.h.t. gældende vedtægter. 4. Drøftelse af det enkelte bestyrelsesmedlems særlige kompetenceområde. På bestyrelsesmødet den 5. oktober 2010 blev drøftet mulighed og omfang for tilknytning til hvert enkelt bestyrelsesmedlem af en særlig opgaveportefølje. Beslutningen blev: Da arbejdsbyrden i tiden fremover forventes at blive stærkt forøget er det tanken, at der skal tænkes og arbejdes mere i grupper. HK vil i løbet af kort tid fremlægge en råskitse som oplæg til videre diskussion. Formanden vil på mødet fremlægge forslag til fordeling af arbejdsopgaver m.v. Bilag: Jf. tidligere udsendte mail dateret den 17. oktober 2010. Sagsbehandler: Henrik Kraglund Punktet genoptages på et senere møde. 78
5. Valg af nyt revisionsfirma. Generalforsamlingen vedtog at vælge Partner Revision som statsautoriseret revisor. Valget har virkning fra og med regnskabsåret 2010/2011. Som baggrund for valget er der tidligere indhentet tilbud på opgaven, referencer, beskrivelse af opgavens omfang og indhold m.v. Der er udarbejdet en skrivelse til Partner Revision, hvor deres tilbud accepteres, og den kommende samarbejdspartner er inviteret til bestyrelsesmødet for en nærmere drøftelse af samarbejdsform m.v. Statsaut. Revisor Bjarne Ulrik Pedersen, Partner Revision er inviteret til mødet kl. 16.09. Sagsbehandler: Holger Skott Revisor Bjarne Ulrik Pedersen og Ole Skree fra Partner Revision præsenterede sig selv og firmaet. Det blev aftalt at dagsordener, referater m.m. ligeledes sendes til Partner Revision til gennemsyn for eventuelle kommentarer. 6. Hydraulisk analyse af fjernvarmenettet. DFP Dansk Fjernvarmes Projektselskab, er anmodet om at udarbejde en analyse ledningsnettets dimensionering for at skabe overblik over konsekvenserne ved udvidelse af nettet, samt behov for dimensionering ved renoveringer. Driftsleder Henning Mikkonen vil på mødet orientere nærmere om indholdet i rapporten. Bilag: DFP s rapport er til gennemsyn på værket. 79
Sagsbehandler: Henning Mikkonen. I forbindelse med fremtidig varmeplan vil der blive udarbejdet projekt-forslag til mødet den 7. december 2010 10. Årsmødet i DFF. Der var i dagene 28. og 29. oktober 2010 årsmøde i Dansk Fjernvarme. Mødet blev afholdt i Århus. Deltagerne var Henrik Kraglund, Holger Skott, Freddy Pedersen og Henning Mikkonen. Erfaringerne fra mødet ønskes drøftet. Enighed om et godt, udbytterigt årsmøde. 11. Pressemeddelelse. Punkter som meddeles pressen evt. udfærdigelse af pressemeddelelser. Der udsendes pressemeddelelse om den ekstraordinære generalforsamling afholdt den 26. oktober 2010. 1. suppleant Carsten Kvist indkaldes til bestyrelsen. Herudover skal der vælges kritisk revisor i indeværende varmeår. 12. Næste møde. Næste møde er planlagt til tirsdag, den 7. december 2010 kl. 16.09. 80
13. Eventuelt. Lejeren i BF s nabojendom, Præstevænget 9, René Baarts, har henvendt sig til BF da han gerne vil høre nærmere om værkets planer for vedligeholdelse af ejendommen. Rene Baarts vil snarest blive kontaktet herom. 14. Mødet hævet. Mødet blev hævet kl. 22.00 Henrik Kraglund Holger Skott Eivin Joensen Jette Harrild Freddy Pedersen / Henning Mikkonen 81