REFERAT AF BESTYRELSESMØDE. Onsdag, den 7. september 2016 kl. 16:30. I fjernvarmens mødelokale, Præstevænget 11. Deltagere:

Transkript

1 REFERAT AF BESTYRELSESMØDE Onsdag, den 7. september 2016 kl. 16:30. I fjernvarmens mødelokale, Præstevænget 11. Deltagere: Afbud: Bestyrelsen Driftsleder Henning Mikkonen Statsaut. revisor Ole Jespersen-Skree, Partner Revision Administrativ medarbejder Holger Skott (referent) Carsten Kvist Referatet er fremsendt til ingeniør Viktor Jensen, DFP samt statsaut. revisor Bjarne Ulrik Pedersen og statsaut. revisor Ole Jespersen-Skree fra Partner Revision.

2 Indholdsfortegnelse. 1. Godkendelse og underskrift af referatet fra det ordinære møde den 7. juni Godkendelse af dagsordenen, herunder stillingtagen til lukkede punkter. 3. Orienteringspunkter a. Økonomi og aktivitetsoversigt. b. Projektforslag for forsyning af Tranevej, del af Brandlundvej og Nordlundvej 2. c. Projektforslag for nedlæggelse af centralen på Præstevænget 11 og flytning til Myl. Erichsensvej. d. Forlængelse af samarbejdsaftale med flisleverandør. e. Varmepumpen på BTX driftsproblemer. 4. Regnskab for varmeåret 2015/ Ordinær generalforsamling. 6. Status på etablering af Brande Energicentral Aps. 7. Revision af Almindelig bestemmelser og Tekniske bestemmelser for fjernvarmelevering 8. Pressemeddelelser. 9. Eventuelt. 10. Mødet hævet.

3 1. Godkendelse og underskrift af referatet fra det ordinære møde den 7. juni Referatet blev godkendt og underskrivet. 2. Godkendelse af dagsordenen, herunder stillingtagen til lukkede punkter. Dagsordenen blev godkendt. 3. Orienteringspunkter. Sagsfremstilling: a. Økonomi og aktivitetsoversigt. Oversigten er ajourført til og med juli måned for varmesæsonen juni 2016 august Opgørelsen viser: Salg af el Varmeproduktion Køb af naturgas Køb af flis Produktion på gaskedler, motorer og flisværket Vandtab CO2 udledning i tons Graddage Opgørelsen er fremsendt pr. mail til bestyrelsens medlemmer.

4 b. Projektforslag for forsyning af Tranevej, del af Brandlundvej og Nordlundvej 2. Dansk Fjernvarmes Projektselskab har udarbejdet projektforslag for forsyning af ovennævnte område med fjernvarme. Konklusionen på projektforslaget er at brugerøkonomien, selskabsøkonomien samt samfundsøkonomien alle er positive. HMN naturgas A/S har inden høringsfristens udløb foretaget indsigelse mod projektforslaget. Projektforslaget er derfor ikke fremsendt til politisk behandling, som ellers skulle have fundet sted i august/september c. Projektforslag for nedlæggelse af centralen på Præstevænget 11 og flytning til Myl. Erichsensvej. Dansk Fjernvarmes Projektselskab har udarbejdet projektforslag om udflytning af værket til Myl. Erichsensvej. Der er en selskabsøkonomisk gevinst ved projektet. Der er dog ikke foretaget samfundsøkonomiske beregninger. HMN naturgas A/S har ligeledes gjort indsigelse mod dette projektforslag. Dette projektforslag er derfor heller ikke fremsendt til politisk behandling, som skulle havet fundet sted i august/september I forbindelse med de nævnte indsigelser har der den 4. august 2016 været afholdt møde herom, med deltagere fra Ikast-Brande Kommune, HMN naturgas, DFP ved ingeniør Viktor Jensen og Søren Olesen samt formanden. Formanden vil redegøre nærmere for det nu planlagte videre forløb.

5 d. Forlængelse af samarbejdsaftale med flisleverandør. Samarbejdsaftalen med flis leverandøren DSH WOOD er forlænget med 3 år. Der er ikke fastsat min. eller max. mængder i aftalen. Prisen er ikke højere end budgetteret. e. Varmepumpen på BTX driftsproblemer. Siden etableringen af varmepumpen har der været problemer med en optimal udnyttelse, specielt i de perioder hvor BTX ikke kan aftage den fulde mængde som varmepumpen producerer. Konstruktionen af varmepumpen m.v. er udarbejdet af DFP ved ingeniør Viktor Jensen som løbende er orienteret om problemet og anmodet om et løsningsforslag. Der er endnu ikke fundet en optimal løsning på problemet. Ad a. Orienteringen blev taget til efterretning. Ad b. HMN Naturgas A/S tvivler på, at der bliver den tilslutning af nye forbrugere som er forudsat i projektforslaget og har derfor indgivet indsigelse. Der laves enkelte rettelser i projektforslaget og herefter fremsendes forslaget igen til Ikast-Brande Kommune. Ad c. Der er ikke fastsat nogen dato for flytning, hvilket betyder at HMN Naturgas A/S ikke har nogen indsigelse mod projektforslaget. Der skal en godkendelse til at flytte værket fra Præstevænget til Myl. Erichsensvej uden at tage motorerne med, da det vil være at betragte som en nedlæggelse af kraftvarmeværket.

6 Ad d. Til efterretning. Ad e. Årsagen til problemstillingen er højdeforskellen mellem værket på Præstevænget, BTX samt Myl. Erichsensvej, og problemstillingen er størst i mellem varmesæsonen. Der foretages ikke yderligere p.t. Udbedringen afventer værkets udflytning til Myl. Erichsensvej. 4. Regnskab for varmeåret 2015/2016. Sagsfremstilling: Selskabets revisor har i samarbejde med driftslederen udarbejdet og revideret selskabets regnskab for varmeåret 2015/2016. Regnskabet indeholder: Årsrapport incl. ledelsesberetning. Specifikationer til årsrapporten. Revisionsprotokollat. Desuden bliver der udarbejdet et lille hæfte med dagsorden til generalforsamlingen, ledelsesberetning, regnskab samt budget for året 2016/2017. Hæftet kan afhentes af forbrugerne fra mandag, den 19. september 2016, samt ses på hjemmesiden og udleveres på generalforsamlingen. Regnskabet udviser en underdækning (underskud) på kr og der er overført en overdækning fra forrige regnskabsår på kr d.v.s. der bliver overført en overdækning til indeværende regnskabsår 2016/2017 på kr Kasserer Carsten Kvist aflægger beretning for stikprøvevis gennemgang af bilagsmaterialet. Årsrapport og Revisionsprotokollat skal underskrives af bestyrelsens medlemmer. Regnskabet m.v. vil blive gennemgået på mødet af statsaut. revisor Ole Jespersen-Skree.

7 Bilag: Selve regnskabet m.v. er fremsendt til bestyrelsens medlemmer. Sagsbehandler: Ole Jespersen-Skree/Henning Mikkonen. Statsaut. revisor Ole Jespersen-Skree, Partner Revision gennemgik regnskabet og oplyste at der ikke var bemærkninger fra revisor. Regnskabet fremlæggelse til godkendelse på generalforsamlingen. 5. Ordinær generalforsamling. Sagsfremstilling: I henhold til vedtægterne skal der afholdes ordinær generalforsamling inden udgangen af september måned. Datoen er tidligere fastsat til torsdag, den 29. september 2016 kl Dagsordenen er følgende: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Aflæggelse af formandsberetning. 3. Det reviderede årsregnskab fremlægges til godkendelse. 4. Budget for indeværende driftsår fremlægges. 5. Forslag fra bestyrelsen, herunder fremlæggelse af investeringsplan for kommende år. 6. Indkomne forslag fra andelshavere/varmeaftagere. Forslag skal fremsendes til værket kontor senest mandag, den 19. september Valg af medlemmer til bestyrelsen. På valg er: Jette Harrild Carsten Kvist Freddy Pedersen 8. Valg af suppleanter til bestyrelsen På valg er: 1. suppleant Michael Møller 2. suppleant Ebbe Glarborg 9. Valg af statsautoriseret revisor. På valg er Partner Revision. 10. Eventuelt. Der vil være at tage stilling til:

8 Annoncering i Brande Bladet onsdag, den 7. september og onsdag, den 28. september er indrykket. Lokaler på Hotel Dalgas er bestilt. Kaffe samt øl/vand - er bestilt. Efter generalforsamlingen franskbrød med ost og rullepølse samt øl/vand - er bestilt Valg af dirigent. Opgavefordeling, fremlæggelse af regnskab og budget m.v. Statsaut. revisor Ole Jespersen-Skree fremlægger punkt 3 og 4 på generalforsamlingen. Registreret revisor Peder Holt har efterfølgende erklæret sig villig til at varetage dirigenthvervet. 6. Status på etablering af Brande Energicentral Aps. Sagsfremstilling: Formanden vil give en orientering om status på etablering af Brande Energicentral Aps. Det skal specielt bemærkes, at det på et mødet den 19. august 2016 med deltagelse af vicekommunaldirektør Flemming Storgaard og Finn Pedersen fra kommunen, Carlo Siebert, Niels Hansen og Michael Lynenskjold fra IESenergy Aps samt formanden klar blev tilkendegivet, at Ikast-Brande Kommune IKKE vil stille kommunegaranti overfor anpartsselskabet, men alene overfor Brande Fjernvarme. (Ansøgningen fra IESenergy Aps lød på kr. 40 mio. og alene omfattende overskudsvarme-projektet med Brande Fjernvarme som aftager). I fortsættelse af dette møde afholdtes møde med kommunens miljøchef Jesper Hahn-Pedersen, kemiingeniør Birgitte Hansen ovennævnte IESrepræsentanter samt formand Henrik Kraglund og næstformand Eivin Joensen, for at afklare miljømæssige spørgsmål vedr. omfanget og sammensætningen af kondensat, som vil fremkomme i forbindelse med inddæmningen af overskudsvarme fra pulverfabrikken på Borupvej. Der henvises i øvrigt til tidligere fremsendte mails. Sagsbehandler: Henrik Kraglund Formanden gav en nærmere redegørelse for status på sagen.

9 7. Revision af Almindelig bestemmelser og Tekniske bestemmelser for fjernvarmelevering. Sagsfremstilling: Danske Fjernvarme har udarbejdet en skabelon som de enkelte værker kan anvende i forbindelse med revision af Almindelige bestemmelser og Tekniske bestemmelser for fjernvarmelevering. De Almindelige bestemmelser indeholder forhold som måling af forbrug, betaling m.v. og de Tekniske bestemmelser indeholder krav til installationer m.v. Årsagen til revision er ønske om opdatering til nutidig standard og nye normer fra DS (Dansk Standard). De reviderede bestemmelser er fremlagt til gennemsyn på værkets kontor. Sagsbehandler: Henning Mikkonen De reviderede bestemmelser blev godkendt og sendes til udtalelse hos Dansk Fjernvarme. Herefter sendes bestemmelserne til Energitilsynet.

10 8. Pressemeddelelser. Stillingtagen til pressemeddelelser. Sagsbehandler: Henrik Kraglund Formanden tager kontakt til Brande Bladet, for presseomtale i bladet den 21. september Emnet er bl.a. at forbrugerne igen i år bliver fritaget for betaling af kvartalsraten i december Eventuelt. Der nedsættes en arbejdsgruppe til udarbejdelse af en profil til stillingen som administrativ medarbejder. Arbejdsgruppen består af Jette Harrild, Carsten Kvist og Freddy Pedersen. Formanden og driftslederen kan tilkaldes ad hoc. Arbejdet afsluttes inden udgangen af september måned. 10. Mødet hævet. Mødet blev hævet kl.: Henrik Kraglund Eivin Joensen Jette Harrild Freddy Pedersen Carsten Kvist / Henning Mikkonen