Integrationen - og Mamut ServiceSuite Vejledning version 2.0 Indholdsfortegnelse Introduktion... 2 Generel Systemopsætning... 3 Vare eksport... 3 Ordreimport og Import af priser... 4 Opret aftale... 4 Varer på ordre... 5 Varer på projekt / arbejdsseddel... 5 Godkendelse af aftaler... 6 Import af salgsordre... 6 ServiceSuite... 6 Import/Kunder... 7 Import/Varer... 7 Import/Varer/Priser(Leverandør)... 7 Import/Medarbejdere... 7 Eksport/Kunder... 8 Eksporter/Varer... 9 Eksport/Medarbejdere... 10 Importer/Ordre... 10 Lageroptælling... 11 Aftaler... 13 Arbejdsgang med udgangspunkt i ordre.... 14 Arbejdsgang med udgangspunkt i projekt.... 15 Arbejdsgang med udgangspunkt i projekt / arbejdsseddel... 16 Arbejdsgang med udgangspunkt i planlægning.... 17 1
Introduktion Integrationen mellem - og Mamut ServiceSuite skal ses som et værktøj der skaber forbindelsesmuligheder for samtidige, sideløbende og parallelle aktiviteter med det formål at optimere dataindsamlingen til fordel for virksomheden. Integrationen er en hjælp til, at alle tråde samles i et system. Det minimerer ikke kun fejlmuligheder, men giver også mindre administration og mere tid til den enkelte opgave og sidst men ikke mindst sikkerhed for, at alt bliver faktureret. Integrationen er en naturlig del af den administrative værktøjskasse stiller til rådighed til almindelige forekommende opgaver lige fra afgivelse af tilbud, indkøb og bogføring til fremsendelse af faktura. Der er flere måder at bruge integrationen på, hvorfor det er vigtigt at gøre følgende overvejelser, - Hvor skal dataindsamlingen ligge Er det Mamut ServiceSuite der skal være udgangspunktet for kundeaftaler, time og materialeforbrugsregistrering kontra eller skal det være både og. Hvor skal vedligeholdelse af kunde- og vareoplysninger ligge Skal det vedligeholdes i Mamut ServiceSuite eller. Samt skal der tages stilling til hvilken integrationsmulighed der skal tages i brug Ordre se side 14 Bruges hvor skal være udgangspunktet for oprettelse af tilbud/ordre for derefter at overføre aftale/arbejdsseddel til Mamut ServiceSuite hvor materialeforbrug og arbejdstimer opsamles til fakturering i. Projekt se side 15 Til virksomheder der bruger projektstyring og ønsker Mamut ServiceSuite til planlægning. Typisk vil materiale og timeregistrering ligge i hvor Mamut ServiseSuite primært bruges til kunde/medarbejder planlægning samt registrering af materialer taget fra lager eller servicevogn. Arbejdsseddel i Projekt se side 16 Til virksomheder der bruger projektstyring og bruger arbejdssedler og ønsker Mamut ServiceSuite til planlægning. Typisk vil materiale og timeregistrering ligge i hvor Mamut ServiseSuite primært bruges til kunde/medarbejder planlægning samt registrering af materialer taget fra lager eller servicevogn. 2
Planlægning se side 17 Bruges i virksomheder hvor Mamut ServiceSuite er omdrejningspunktet til registrering af aftaler, materialer og arbejdstimer som så kan overføres til for fakturering. Generel Systemopsætning Kundestyrede tilpasning af hvordan - og Mamut ServiceSuite skal arbejde sammen, sker under Funktioner/Systemopsætning/Lager/ServiceSuite og under ServiceSuite/Opsætning Vare eksport o Eksporter priser Vælges hvis prisopdateringen fra grossister i skal slå igennem automatisk i Mamut ServiceSuite. o Brug kostpris i ServiceSuite Er der valgt eksporter priser skal der yderligere vælges hvilken kostpris der skal overføres fra til Mamut ServiceSuite. o Ingen priser til ServiceSuite Ønskes ingen eksport af priser fra til Mamut ServiceSuite vælges denne funktion 3
Ordreimport og Import af priser Ved import af salgsordre fra Mamut ServiceSuite kan man selv bestemme om priserne fra Mamut ServiceSuite eller skal lægges på ordre/projekt. o Brug priser fra ServiceSuite Vælges denne funktion fravælges priserne i til fordel for priserne i Mamut ServiceSuite o Brug priser fra Stellar Vælges denne funktion fravælges priserne i Mamut ServiceSuite til fordel for priserne i. o Opret varer i Stellar Oprettes der nye varer i Mamut ServiceSuite er det muligt at få disse oprettet i automatisk med denne funktion. o Sæt ServiceSuite kostpris til Er der valgt opret varer i skal der yderligere tages stilling til hvilken kostpris i kostprisen fra Mamut ServiceSuite ønskes overført til. Opret aftale o Indsæt ordrenr. i bemærkning Vælges hvis ordrenummeret fra ønskes indsat i bemærkningsfeltet på aftalen i Mamut ServiceSuite. 4
Varer på ordre o Medtag varer til aftale Vælges hvis varerne på ordren i skal med over på aftalen ved oprettelse i Mamut ServiceSuite Ved valg af denne funktion kan programmet automatisk kontrollere om varerne allerede er på ordren i, og derved give mulighed for at kunne flytte varelinjer oprettet i Mamut ServiceSuite over på ordren i. Varer på projekt / arbejdsseddel o Medtag varer til aftale Vælges hvis projekt eller arbejdsseddel i bruges og varelinjer fra projektet skal med over på aftalen i Mamut ServiceSuite. o Medtag bogførte varer Vælges hvis også de bogførte varer fra projektet skal med over på aftalen i Mamut ServiceSuite. Ved projekter der løber over længere tid kan de varer der ligger på projektet repræsentere flere aftaler og derfor kan det være uhensigtsmæssigt at flytte varer til Mamut ServiceSuite. Hvis der tages varelinjer med over til Mamut ServiceSuite kan programmet automatisk kontrollere om varerne allerede er på projektet, og hermed kun overføre varelinjer som er oprettet i Mamut ServiceSuite. Dette kan imidlertid ikke anvendes hvis varerne der ligger på projektet dækker over flere aftale i Mamut ServiceSuite. Ting der skal tages i betragtning Moms Udgående moms i og Mamut ServiceSuite skal hedde det samme, ellers bruges udgående moms og sats fra, når aftalen godkendes og overføres fra Mamut ServiceSuite. Betalingsbetingelser Skal være oprettet ens i de to systemer for at betalingen kan foretages rigtigt på kunden. Arter Tages kun i betragtning hvis projekt bruges i. Arter i svarer til Intern kode i tidsregistreringen i Mamut ServiceSuite. 5
Arter og Internkode skal være oprettet ens i de to systemer for at tidsregistreringen kan foretages rigtigt og på de rigtige medarbejdere. Godkendelse af aftaler I dette skærmbillede besluttes det hvad der skal ske i Mamut ServiceSuite når aftalen godkendes og data overføres til. o Sæt status til udført Vælges hvis man ønsker at sætte status til udført på aftalen i Mamut ServiceSuite ved godkendelse af aftalen. Dette kan være nyttigt hvis man godkender en aftale som ikke er markeret udført i Mamut ServiceSuite endnu. o Opret og afslut ordre i MSS Vælges hvis man ønsker at oprette og afslutte en salgsordre i Mamut ServiceSuite ved godkendelse af aftalen. o Arkiver aftale/ordre Vælges hvis aftalen/ordren ønskes arkiveret i Mamut ServiceSuite ved godkendelse af aftalen. o Gem bemærkning på ordren Vælges hvis bemærkning på ordren ønskes gemt ved godkendelse af aftalen. Import af salgsordre o Arkiver salgsordre Vælges hvis salgsordre ønskes arkiveret efter import af salgsordre. ServiceSuite Under menupunktet ServiceSuite sker dataudvekslingen mellem og Mamut ServiceSuite hvor import og eksport af varer, kunder, medarbejdere og ordre/aftaler samt lageroptælling finder sted. 6
Import/Kunder Med denne funktion indlæses alle kunder fra Mamut ServiceSuite til. Import/Varer Med denne funktion indlæses alle vare fra Mamut ServiceSuite til. Import/Varer/Priser(Leverandør) Med denne funktion indlæses den valgte leverandørs varer samt priser fra Mamut ServiceSuite til. Import/Medarbejdere Med denne funktion indlæses alle medarbejdere fra Mamut ServiceSuite til Mamut Stellar. 7
Eksport/Kunder Eksporter kunder til Mamut ServiceSuite skærmbilledet består af to områder, øverst firmaer som er de firmaer der skal eksporteres til Mamut ServiceSuite. Nederst et område der bruges til at sætte et filter for de firmaer der skal eksporteres. Udfyldes filteret gælder eksporten for de firmaer der opfylder betingelserne i filteret ellers eksporteres alle firmaer ved tryk på knappen Eksporter. Dobbelt klik på et af felterne i filterområdet for at aktiverer disse. 8
Eksporter/Varer Eksportere varer til Mamut ServiceSuite kan ske på to forskellige måder. Først markeres de varer som ønskes eksporteret. Hvis der ikke markeres nogen vil alle varer bliver eksporteret. Marker ændrede benyttes når man vil eksportere de varer der har været ændret, enten siden sidste eksport eller sidst man markerede ændrede. Knappen Eksporter opdaterer alle varer direkte i Mamut ServiceSuite varekartotek. Knappen Eksporter (CSV) kan benyttes, hvis det drejer sig om rigtig mange varer. Bruges denne funktion så dannes der en CSV fil som kan importeres i Mamut ServiceSuite, hvormed indlæsningshastigheden forbedres kraftigt. 9
Eksport/Medarbejdere Med denne funktion eksporteres alle medarbejdere fra til Mamut ServiceSuite. Importer/Ordre Når en opgave er udført i Mamut ServiceSuite skal aftalen oprettes som salgsordre for at kunne importeres til ordrekartotek for fakturering. Klik på Marker/Afm. for at marker/afmarker de salgsordrer du ønsker at overføre til fra Mamut ServiceSuite og klik dernæst på Accepter og in. for overførelsen. Import af salgsordre bruges hvis opgaven startes op i Mamut ServiceSuite, hvor firmaet opretter en aftale direkte i Mamut ServiceSuite og herefter registrer alt forbrug af materialer og timer i Mamut ServiceSuite. Når aftale er markeret udført kan der dannes salgsordre i Mamut ServiceSuite og denne salgsordre kan så importeres i s ordrekartotek for fakturering. 10
Lageroptælling Afgræsning Hvis der findes en ikke bogført lageroptælling i forvejen, vil der blive spurgt om den skal slettes inden indlæsning af den nye optælling. Hvis der svares ja, vil den tidligere optælling blive slette uden at blive bogført. Anvendes Mamut ServiceSuite til at registrere lageroptælling med, kan denne optælling hentes ind i ved at vælge Indlæs lageroptælling og dernæst ServiceSuite alternativt kan lageroptællingen indlæses via en fil 11
Ved klik på OK indlæses listen og vises i dette skærmbillede. Der kan nu bogføres i og der kan udskrives en Optællingsliste. På baggrund af denne liste kan man eventuelt foretage en manuel afskrivning af lageret, hvilket ofte bruges på varer der ikke er lagerstyring på. Denne bogføring foretages ofte i samarbejde med revisor og indeholder derfor alle kostpriserne i, så revisor selv kan afgøre på hvilket prisgrundlag der skal afskrives. 12
Aftaler Her vises en oversigt over aftaler i Mamut ServiceSuite der er oprettet via Ordre, Projekt eller Arbejdsseddel. De materialer og timer der er registreret på aftalen i Mamut ServiceSuite bliver tilgængelig i oversigten og kan med funktionen Overfør linie til Stellar overføres til henholdsvis Ordre, Projekt eller Arbejdsseddel. Er aftalen dannet via Ordre overføres materialer og timer hertil, er aftalen dannet i Projekt overføres materialer og timer hertil og er aftalen dannet i Projekt Arbejdsseddel overføres materialer og timer hertil. Hvis skærmbillede er åbent og der er registeret yderligere materialer og timer i Mamut ServiceSuite eller synkroniseres dette ved at klikke på Opdater skærm. Det kontrolleres herefter om alt det registrerede i Mamut ServiceSuite er flyttet til Ordre, Projekt eller Abejdsseddel, når dette er konstateret så kan opgaven godkendes og afsluttes ved at klikke på Godkend og fuldfør aftale. Ved Godkend og fuldføre aftale træder den valgte opsætning under Aftaler i kraft. 13
Arbejdsgang med udgangspunkt i ordre. Ordre/Tilbud/Faktura Ordre oprettes i. Ved klik på Aftale i ordreoversigten fremkommer der et skærmbillede hvor opgavebeskrivelse n og materialerne der ligger på ordren kan overføres til Mamut ServiceSuite ved klik på Indsæt. Kunde og vareoplysninger oprettes i Mamut ServiceSuite, hvis de ikke findes. Mamut ServiceSuite Når aftalen er oprettet i Mamut ServiceSuite kan der tilføjes materialer og timer på normal vis, enten via Mamut ServiceSuite Planlægning eller den mobile enhed. ServiseSuite/Aftaler Når opgaven er udført i Mamut ServiceSuite synkroniseres der med s ordre kartotek ved klik på Opdater skærm. Materialer og timer overføres ved klik på Overfør linie til Stellar. Det kontrolleres herefter om alt det registrerede i Mamut ServiceSuite er flyttet til 's ordre, når dette er konstateret så kan opgaven godkendes og afsluttes ved klik på Godkend og fuldfør aftale. Der kan nu faktureres og bogføres i Ordre/Tilbud/Faktura 14
Arbejdsgang med udgangspunkt i projekt. Projekt Projekt oprettes i. Ved klik på Aftale i projektoversigten fremkommer der et skærmbillede hvor opgavebeskrivelsen og materialerne der ligger på projektet kan overføres til Mamut ServiceSuite ved klik på Indsæt. Kundeoplysninger og vareoplysninger oprettes i Mamut ServiceSuite, hvis de ikke findes. Mamut ServiceSuite Når aftalen er oprettet i Mamut ServiceSuite kan der tilføjes materialer og timer på normal vis, enten via Mamut ServiceSuite Planlægning eller den mobile enhed. ServiceSuite/Aftaler Når opgaven er udført i Mamut ServiceSuite synkroniseres der med Mamut Stellar s Projekt ved klik på Opdater skærm. Materialer og timer overføres ved klik på Overfør linie til Stellar. Det kontrolleres herefter om alt det registrerede i Mamut ServiceSuite er flyttet til Projekt, når dette er konstateret så kan opgaven godkendes og afsluttes ved klik på Godkend og fuldfør aftale. Projekt Materialer og timer fra Mamut ServiceSuite er lagt på projektet under fanebladet forbrugt og kan derefter lægges på ordre. Der kan nu faktureres og bogføres i Ordre/Tilbud/Faktura 15
Arbejdsgang med udgangspunkt i projekt / arbejdsseddel Projekt / Arbejdsseddel Projekt og arbejdsseddel oprettes i. Ved klik på Aftale i projektoversigten fremkommer der et skærmbillede hvor opgavebeskrivelsen og materialerne der ligger på projektet kan overføres til Mamut ServiceSuite ved klik på Indsæt. Kundeoplysninger og vareoplysninger oprettes i Mamut ServiceSuite, hvis de ikke findes. Mamut ServiceSuite Når aftalen er oprettet i Mamut ServiceSuite kan der tilføjes materialer og timer på normal vis, enten via Mamut ServiceSuite Planlægning eller den mobile enhed. ServiceSuite/Aftaler Når opgaven er udført i Mamut ServiceSuite synkroniseres der med Mamut Stellar s Projekt og Arbejdsseddel ved klik på Opdater skærm. Materialer og timer overføres ved klik på Overfør linie til Stellar. Det kontrolleres herefter om alt det registrerede i Mamut ServiceSuite er flyttet til Projekt / Arbejdsseddel, når dette er konstateret så kan opgaven godkendes og afsluttes ved klik på Godkend og fuldfør aftale. Projekt / Arbejdseddel Materialer og timer fra Mamut ServiceSuite er lagt på projektets arbejdsseddel under fanebladet forbrugt og kan derefter lægges på ordre. Der kan nu faktureres og bogføres i Ordre/Tilbud/Faktura 16
Arbejdsgang med udgangspunkt i planlægning. Mamut ServiceSuite Aftale oprettes i Mamut ServiseSuite. Når aftalen er oprettet i Mamut ServiceSuite kan der tilføjes materialer og timer på normal vis, enten via Mamut ServiceSuite Planlægning eller den mobile enhed. ServiceSuite/Importer Ordre Når opgaven er udført i Mamut ServiceSuite ændres aftalen til salgsordre, hvorefter salgsordren kan indlæses i. Kundeoplysninger og vareoplysninger oprettes i, hvis de ikke findes. Ordre/Tilbud/Faktura Der kan nu faktureres og bogføres i 17