Sammenlægning af skolebiblioteker. Gode råd, ideer og erfaringer

Sammenlægning af skolebiblioteker Gode råd, ideer og erfaringer

Sammenlægning af skolebiblioteker - Gode råd, ideer og erfaringer af Mads K. Petersen En del af serien Håndsrækninger ISBN 978-87-89207-41-4 Copyright 2010 by Dantek A/S Miljø: Sejs Skole, Silkeborg Tryk: ScandinavianBook I serien Håndsrækninger foreligger: KvikGuide - Et hurtigt indblik i Dantek BiblioMatik Håndsrækning - Bliv komfortabel i skolebibliotekarrollen Sammenlægning af skolebiblioteker - Gode råd, ideer og erfaringer

3 Sammenlægning af skolebiblioteker Denne håndsrækning tilbyder en hjælpende hånd til skolebibliotekskonsulenter, skolebibliotekarer og andre, der står over for at skulle sammenlægge og/eller afvikle skolebiblioteker. Det er en proces, som stiller krav til planlægning og samarbejde, og hvor de involverede vil støde på problemstillinger og spørgsmål af vidt forskellig karakter. Vi håber med denne håndsrækning at kunne bidrage med gode råd, ideer og erfaringer, der vil kunne lette arbejdet og mindske udfordringerne. Husk, at du altid er velkommen til at ringe til Dantek på tlf. 8680 3099 og få vejledning og hjælp i den konkrete situation. Konsulentbistand En af Danteks konsulenter aflægger gerne et besøg, hvor kommunens specifikke situation kan drøftes og en passende strategi findes. Ring, og hør nærmere om pris og muligheder.

4

5 Indhold Sammenlægning af skolebiblioteker 3 Konsulentbistand 3 Forberedelse 6 Kassation 6 Afdelingsstruktur 7 Nyindkøb af undervisningsmateriale 7 Nye eller gamle stregkoder 8 Administrativ flytning af materialer 9 Overførsel af lånere 10 Afvikling af skolebiblioteker 13 FlytninG 14 Flyttekasser 14 Markering og flytning af kasser 14 Computere 15 CaseS 16 Langeland Kommune 16 Syddjurs Kommune 18 Huskeliste og forslag til tidsplan 19

6 Forberedelse Alfa og omega for en vellykket proces er grundig forberedelse, god kommunikation og planlægning. Man bør derfor nedsætte et mødeforum, hvor de involverede skolebibliotekarer kan mødes og diskutere de forskellige udfordringer og problemstillinger. Det er nærliggende at forestille sig evt. materialevalgsmøder udvidet med et fast dagsordenspunkt omhandlende sammenlægninger. Følgende punkter er relevante at diskutere og træffe beslutning om allerede i forberedelsesfasen. Kassation Flytning af materialer fra et skolebibliotek til et andet bør først ske efter en grundig kassationsrunde, hvor alle forældede og nedslidte eksemplarer og evt. materialer uden udlån bortskaffes. Det kan anbefales at opstille en række fælles kassationskriterier, så alle involverede følger den samme fremgangsmåde, og dermed forebygge en al for omstændelig kassationsrunde nummer to på modtagerbiblioteket. Evt. kan man blandt skolebibliotekarerne vælge en kassationskonsulent, der kan rådgive og yde bistand i tvivlstilfælde. I forbindelse med kassation af klassesæt kan faglærere involveres. Udstyret med tre forskellige labels - Kassér, Gem et eksemplar og Gem alle kan faglærerne gennemgå klassesættene.

7 Afdelingsstruktur En bibliotekssammenlægning er en oplagt mulighed for at kaste et kritisk blik på afdelingsstrukturen på det nye samlede skolebibliotek og tage en diskussion om, hvordan den bedst indrettes. Til det formål kan en arbejdsgruppe nedsættes. Afdelingsstrukturen opsættes i programmet Afdelinger fra mappen Administrative værktøjer. Det er vigtigt, at bibliotekets udformning i den virkelige verden afspejles stringent i Dantek BiblioMatik. TIP! Når et materiale kasseres, så overstreg stregkoden med sort tusch. Nyindkøb af undervisningsmateriale For at få et overblik over om man på den sammenlagte skole har materialer nok til den nye elevsammensætning, kan man i god tid få de enkelte skolers faglærere til at udfærdige en liste over undervisningsmaterialer med angivelse af udgave og oplag, og om de vurderes egnet til brug på den nye skole. Herefter kan en koordinator i samarbejde med faglærere fra den nye skole gennemgå listerne og vurdere, om der er akutte behov for nyindkøb og udskiftning af undervisningssystemer.

8 Nye eller gamle stregkoder I forbindelse med flytningen af materialer skal der tages stilling til problematikken omkring stregkoder. Man kan vælge at sætte nye stregkoder med det nye skolenavn på alle materialer eller at bibeholde de eksisterende. Dantek anbefaler påsætning af nye stregkoder, da der ellers opstår en række ulemper. For det første vil der stå forskellige biblioteksnavne på stregkoderne, og for det andet skal man ved manuel indtastning af stregkoden ved udlån og aflevering vælge det rette skolenavn. Det sker i Udlånskranke nederst til højre i skærmen. Det skyldes, at skolens licensnummer ikke indgår i det påtrykte, typisk femcifrede nummer, men udelukkende er gemt i selve stregkoden. I situationer, hvor udlån ikke registreres med det samme, men noteres på et stykke papir, skal man være opmærksom på også at notere stregkodens skolenavn ellers kan der bagefter opstå tvivl om, hvilket eksemplar det drejer sig om. I takt med udfasningen af materialer vil disse uhensigtsmæssigheder dog begrænses Skifter man ikke til nye stregkoder, må man ved indtastning af stregkodenummer i Udlånsskranke vælge skole.

9 Vælger man at påsætte nye stregkoder med korrekt skolenavn på de flyttede materialer, undgår man de ovenfor skitserede ulemper. Det letteste er så at genregistrere materialerne på modtagerskolen og derefter lade Dantek tage sig af sletning af den tidligere materialeregistrering på afsenderskolen og evt. nedlæggelse af biblioteket. Når det er besluttet, at et skolebibliotek skal lukkes og samlingen overflyttes til et andet, kan man med fordel begynde at registrere nyindkøb med stregkoder tilhørende den nye skole. Administrativ flytning af materialer Vælger man at fortsætte med de gamle stregkoder og lave en administrativ flytning af materialerne, kan man bruge følgende fremgangsmåde, som enten udføres af afsender- eller modtagerskolen: 1. Sørg for at afdelingsstrukturen på modtagerskolen er på plads 2. Foretag kassation af materialer 3. Materialerne flyttes administrativt i Materialevedligeholdelse Materialevedligeholdelse > Funktioner > Masseændring i afdeling/dynamisk samling Vælg materialer, der skal placeres samme sted. 1. Skan stregkoden på materialerne, markér den nye afdeling. Klik på Udfør flytning af alle eksemplarer nederst i skærmen. 2. Vælg den nye dynamiske samling (udlånstid), som materialerne skal tilhører. Klik på Udfør tilmelding til dynamisk samling nederst i skærmen. Vælg øverste mulighed i dialogboksen, der fremkommer.

10 Overførsel af lånere Der er flere strategier, man kan følge, når en skole får overført elever fra andre af kommunens skoler: OBS! Lade Dantek forestå en flytning af låneroplysninger Flytning af lånere mellem skoler kræver en ændring af systemopsætningen kontakt Dantek. Import af fil med elevoplysninger fra skolens administrative system Enkeltvis flytning i programmet Lånerregistrering Det letteste er at importere en fil fra skolens administrative system i Lånerregistrering i Dantek BiblioMatik. På den måde får man alle nye elever oprettet som lånere. Ulempen ved at nyoprette lånerne i systemet frem for at overflytte dem er, at udlånte materialer, som eleverne endnu ikke har afleveret på den oprindelige skole, ikke vil kendes af systemet og ikke vil fremgå af lånerstatus. Det er derfor vigtigt, at alle elevers udeståender med det nedlagte skolebibliotek afvikles fuldstændig i forbindelse med bibliotekslukningen, og at alle elever registreret med cpr.nr. slettes. Hvis overførte elever har været registreret med cpr.nr. på deres gamle skole, og de enten ikke er blevet slettet, eller skolen endnu ikke er nedlagt i Dantek BiblioMatik, opstår der problemer med lånerens skoletilhørsforhold. I dette tilfælde er man nødsaget til at lave en enkeltvis flytning af eleverne.

11 Kommunen kan også vælge at betale Dantek for at forestå en flytning af alle elever eller bestemte klasser fra en skole til en anden. Udlån fra den gamle skole, som de overførte elever ikke har afleveret, vil så kunne ses i lånerstatus. Hvis man vælger denne løsning, skal den gamle skole fortsat eksistere som en filial i Dantek BiblioMatik en filial/skolebibliotek kan kun fjernes i Dantek BiblioMatik, når alle udlån er afleveret eller registreret som tabt for biblioteket. Enkeltvis flytning af elever i Dantek BiblioMatik er også en mulighed. Også ved denne fremgangsmåde skal man være opmærksom på, at så længe eleverne stadig har udlån fra deres gamle skolebibliotek, skal dette stadig eksistere som en filial i Dantek BiblioMatik.

12 Ved flytning af elever i Lånerregistrering skal man for hver enkelt elev huske: 1. at vælge den nye klasse 2. at ændre tilhørsforholdet til Filial, så det kommer til at stemme overens med virkeligheden 3. at gemme ændringen ved at klikke på disketten i værktøjslinjen Evt. kan man flytte lærere manuelt og importere eleverne fra skolens administrationssystem. Ved en administrativ flytning af lånere er det vigtigt at ændre filialtilknytningen

13 Afvikling af skolebiblioteker På de skolebiblioteker, der står foran lukning, kan det være en idé relativt tidligt at stoppe for almindelige udlån. På den måde er færre materialer ude at svømme, når datoen for lukning nærmer sig, og dermed bliver arbejdet med at inddrive materialer mindre. Hvis man ikke flytter lånerne administrativt, men registrerer dem som nye lånere, når de starter på den nye skole, betyder det, at lånernes gamle lån ikke længere kan ses, når først det gamle bibliotek er nedlagt. Det får konsekvensen, at materialer, det ikke er lykkedes at inddrive, må betragtes som tabte. Skulle de alligevel dukke op på den nye skole, kan de genregistreres. OBS! Husk at opsige alle abonnementer fx tidsskrifter, aviser og digitale resurser. At fjerne et bibliotek fuldstændigt i Dantek BiblioMatik indebærer en del komplicerede manøvrer, da alle systeminterne forbindelser, der i årenes løb er knyttet med kommunens andre skolebiblioteker, skal findes og fjernes. Et bibliotek kan nedlægges i Dantek BiblioMatik, når alle relationer - herunder forbindelser til andre skoler - er fjernet. Mod gebyr sørger Dantek for denne oprydning og efterfølgende fjernelse af det pågældende bibliotek. I tilfælde af, at en friskole eller privatskole overtager et lukket skolebiblioteks materialesamling, kan Dantek trække de relevante data ud af kommunens biblioteksbase til brug for det nye bibliotek. Dermed undgås det omfattende arbejde med at skulle registrere hele materialesamlingen på ny. Vilkårene og evt. pris for biblioteksdata er en sag mellem kommunen og den nye skole. Dantek kan tilbyde at opbevare dataene i en periode, indtil den nye skole når til afklaring omkring det fremtidige skolebibliotek.

14 Flytning I forbindelse med den fysiske flytning af materialer er der en række aspekter af mere eller mindre lavpraktisk karakter, det kan være nyttigt at holde sig for øje. Flyttekasser Det er banalt, men overrasker tit: Vælg små, men stabile kasser. Bøger er tunge, og der skal ikke mange i en kasse, før den bliver for tung. Sørg for at kasserne er stabile nok til at kunne stables. Markering og flytning af kasser Erfaringer viser, at det kan være en god ide at benytte to forskellige markeringssystemer det ene henvendt mod skolebibliotekarerne, det andet mod evt. flyttemænd. Benyt fortrykte labels, der viser afsenderskolen, og som giver skolebibliotekaren mulighed for enkelt og stringent at markere kassens indhold. Væsentligt er det at markere det fremtidige lokale og opstillingssted/afdeling så præcist som muligt. Så kan kassen flyttes det rigtige sted hen første gang. Husk at påføre initialer på den, der har pakket kassen, så ved man, hvem man skal henvende sig til i tvivlsspørgsmål.

15 For at lette arbejdet for flyttemændene, der ikke kan forventes at kende til opstillingskoder og lign., kan flyttekasserne markeres med farvekoder. Det er vigtigt at instruere flyttemænd eller -hjælpere tydeligt, om hvor hvad skal hen specielt hvis flyttekasserne skal placeres forskellige steder som bogdepot, bibliotek etc. Sørg i det hele taget for, at kasserne placeres så tæt på det fremtidige opstillingssted som muligt det kan spare meget overflødigt arbejde med at bære kasser frem og tilbage. Computere Computere, der bruges som arbejdsstationer til Dantek BiblioMatik, er registreret i Dantek BiblioMatik med deres computernavn og anvendelsessted. Hvis der flyttes computere fra et bibliotek til et andet, eller hvis der købes nye, kontakt Dantek support på tlf. 8680 3099.

16 Cases Langeland Kommune Fra politisk hold blev det besluttet, at fem af Langelands otte skoler skulle lukkes, og den i Rudkøbing skulle erstattes af en nybygget skole, Ørstedskolen, hvor alle øens overbygningselever fremover samles. Byggeri og flytning skulle være afsluttet ved skoleårsstart 2010. I efteråret 2009 tog koordinatoren kontakt med Dantek, der aflagde et konsulentbesøg, hvor man drøftede, hvordan bibliotekssammenlægningen lettest kunne finde sted i forhold til Dantek BiblioMatik. På dette tidspunkt var man også begyndt at diskutere sammenlægningen på de regelmæssige skolebiblioteksmøder, hvor det blev besluttet at påbegynde en revision og kassation af materialesamlingerne. Ved afslutningen af sammenlægningsprocessen var ca. 1/3 af alle materialer blevet kasseret. Desuden blev der udarbejdet en drejebog, der beskrev fremgangsmåden i forbindelse med stregkodeproblematikken, den administrative flytning af materialer og lånere, fælleskriterier for kassation, og som redegjorde for de beslutninger, der var blevet truffet. Derudover indeholdt drejebogen en tidsplan for resten af processen. Det var besluttet, at Rudkøbing skole i Dantek BiblioMatik skulle omdøbes til Ørstedskolen (skete i marts), og dens afdelingsstruktur måtte så tilpasses virkeligheden på det nye skolebibliotek. I begyndelsen af 2010 blev der nedsat et udvalg, der skulle komme med et oplæg indeholdende en basisinddeling, der på sigt kunne udvides med underafdelinger efter behov.

17 Materialer, der skulle flyttes fra de andre skoler, blev før nedpakningen administrativt i Dantek BiblioMatik flyttet til Ørstedskolen. Man valgte at beholde de gamle stregkoder, da man vurderede, at tæt på alle udlån ville blive foretaget med scanner, og man derfor yderst sjældent ville blive konfronteret med skolenavnsproblematikken i forhold til indtastning. Efter at Rudkøbing Skole i Dantek BiblioMatik var blevet omdøbt til Ørstedskolen, blev alle nyindkøb registreret med Ørstedskolen-stregkoder. Selve nedpakningen og flytning fandt sted i slutningen af juni og begyndelsen af juli med aftalte deadlines. Da alle materialer var administrativt flyttet og en tilfredsstillende del af lånernes lån var afleveret, tog koordinatoren i løbet af efteråret 2010 kontakt med Dantek vedrørende sletning af skoler (og dermed også låneroplysninger) i Dantek BiblioMatik. Udlån, der på dette tidspunkt ikke var afleveret, blev betragtet som tabt.

18 Syddjurs Kommune I Syddjurs Kommune blev det vedtaget at lukke tre af kommunens folkeskoler. I modsætning til på Langeland skulle ingen af skolebibliotekerne flyttes, da kommunen indgik aftale med tre nyoprettede friskoler om at overtage bygninger og inventar, herunder materialesamlingerne. I forhold til Dantek BiblioMatik skulle de tre skoler fjernes fra systemet. Dantek har trukket alle informationer, der vedrører de tre skolers samlinger ud af kommunens database og derefter slettet skolerne i systemet. Som et tilbud til de nystartede friskoler opbevarer Dantek disse informationer i en periode, og hvis de nye skoler ønsker at benytte sig af Dantek BiblioMatik, kan de få adgang til disse data og dermed slippe for at skulle genregistrere hele samlingen. Vilkår for overtagelse af disse biblioteksdata er aftalt mellem kommune og friskoler.

19 Huskeliste og forslag til tidsplan Tidsplan ¾ - ½ skoleår før sammenlægning 2-3 måneder før skoleårets afslutning 1-2 måneder før skoleårets afslutning Et par uger før skoleårets afslutning Før opstart på samlet bibliotek Ved opstart på samlet bibliotek Opgaver Tal med Dantek, og bestil et konsulentmøde Opret mødeforum for involverede skolebibliotekarer Lav tidsplan Diskuter den fremtidige afdelingsstruktur, nedsæt evt. et udvalg Diskuter kassationspolitik, vælg kassationskoordinator Kassation kan igangsættes Vælg strategi for materialer og stregkoder Vælg strategi for håndtering af lånere Klassesæt og taskebøger, overblik og evt. nyindkøb Hyr flyttemænd Overvej inventar og evt. nyindkøb Undersøg opsigelsesvarsler, fx på Dantek BiblioMatik Kassation Skaf flyttekasser Aftal strategi for markering af flyttekasser Skaf fortrykte labels Skaf papir/labels til farvekoder Aftal nærmere med flyttemænd Stop for alm. udlån Inddriv udlån Administrativ flytning af materialer Nedpakning af bibliotek Instruer flyttemænd præcist Opsætning på modtagerbibliotek Importer lånere fra skolens administrationssystem, eller kontakt Dantek for administrativ flytning Evt. manuel flytning af lånere (fx lærere) Kontakt Dantek vedr. computere/arbejdsstationer Koordiner med Dantek vedr. sletning af gamle skoler

Dantek A/S Vestergade 41 8600 Silkeborg Tlf. 8680 3099 info@dantek.dk www.dantek.dk