Installation og ibrugtagning af M-files / Alibre Vault i mindre virksomheder.

Karl Lausten Tlf.:+45 98 62 28 37 Email: klausten@bright-ideas.dk www.bright-ideas.dk Bright Ideas Mejsevej 8 DK-9600 Aars CVR 26 85 59 69 12.02.2014 Installation og ibrugtagning af M-files / Alibre Vault i mindre virksomheder. Supplement til de generelle vejledninger påhttp://www.m-files.com/eng/technical_tips.asp Denne vejledning er skrevet til mindre virksomheder uden professionelle IT folk, men forudsætter dog et vist kendskab til IT og installation af programmer mv. Emnerne er udvalgt med målgruppen for øje en del af stoffet vil ikke være relevant i større virksomheder. Det er en fordel at gennemføre processen i den rækkefølge, den er beskrevet i vejledningen. Hvis man vælger at springe et led over for hurtigt at komme videre, kan det nemt føre til ekstra arbejde på et senere tidspunkt. Sørg for at afsætte tilstrækkelig tid til at gennemtænke og beskrive for dig selv, hvordan du forventer at skulle bruge M-files / Alibre Vault fremover. Hvilke medarbejdere og hvilke computere skal have adgang til dokumenter? Skal der være adgang også når computerne ikke er på kontoret? Når de ikke har forbindelse til internettet? Hvilke typer af dokumenter arbejder du typisk med i din virksomhed? Hvilke oplysninger er det relevant at få registreret i forhold til hver enkel type af dokument? Det kan virke uoverskueligt fra start, men det er så vigtigt for dit fremtidige udbytte af løsningen. Derfor kan det være en rigtig god idé at købe sig til lidt rådgivning i planlægningsfasen! Sørg altid for at få sat backup i system, og sørg for at få en backup af både database og filer placeret i en anden bygning end der, hvor din server kommer til at stå. Du skulle jo nødigt miste alle dine data i tilfælde af brand, lynnedslag, tyveri eller andre ulykker, som jo har det med at komme uventet og ubelejligt! For Alibre Vault gælder, at serverinstallationen grundlæggende svarer til M-files server. Der er dog særlige opsætninger i Alibre Vault, som ikke må ændres eller slettes, ligesom professionelle Alibre brugere typisk har mange og store tegninger liggende, hvilket kan stille større krav til serveren end sædvanlige tekstbaserede dokumenter. Læs også de særlige vejledninger for Alibre Vault, hvis du skal bruge den. Side 1 af 32

Indholdsfortegnelse Installation og ibrugtagning af M-files / Alibre Vault i mindre virksomheder...1 Klargøring af en PC til brug som M-files server i kombination med NAS boks...3 Brug af PC som server uden NAS boks...4 Installation af M-files mv. på server-maskinen...4 Installation af M-files klient på arbejdsmaskinerne...4 Opsætning af M-files server...5 Opsætning af M-files klient...11 Opsætning af remote adgang...12 Offline adgang... 12 Remote adgang...12 Indlæs eksisterende data...13 Stamdata på kunder, leverandører, projekter, medarbejdere osv...13 Dokumenter... 14 Export af debitorer fra Axapta (og andre bogføringssystemer)...16 Særligt om mailadresser og hjemmesider på kundestamdata...17 Import af stamdata til M-files fra regneark eller database...18 Med 32 bit Windows på serveren...18 Med 64 bit Windows på serveren...19 Import af eksisterende filer og beskeder...23 Eksisterende filer...23 Fil- og foldernavne med ÆØÅ...23 Metadata kontra hurtig import...23 Import eller link til gamle filer...23 Slette gamle filer efter import?...24 Eksisterende mails...24 Inden du går i gang...25 Indstillinger i Outlook...26 Opsætning af forbindelse til mailserver...27 Notifikation pr mail...27 Arkivering af mails til bestemte postkasser...29 Arkivering af udgående beskeder med vigtig indhold...30 Workflow... 31 Side 2 af 32

Klargøring af en PC til brug som M-files server i kombination med NAS boks Formålet er at spare penge ved at udnytte en eksisterende ældre PC til at håndtere databasedelen og placere filer på en eksisterende eller ny NAS-boks. NAS-boksen bør køre med spejlede diske, så en enkelt diskfejl ikke stopper driften. Backup af databasen på PC'en skal placeres på NAS-boksen, så PC'en uden videre kan erstattes med en anden, hvis der opstår problemer. Kombinationen er mulig og fungerer OK til små virksomheder med få brugere. Du kan bruge både 32 og 64 bit versioner af Windows. Hvis du har brug for adgang fra Web, Smartphone, Tablet og Apple computere (via web), skal du rydde computerens disk og installere en Windows Server 2008 eller nyere med IIS (Internet Information Services) og ASP.NET 4.0 eller nyere. Det hjælper gevaldigt på maskinens ydelse, hvis du monterer en SSD disk og installerer Windows Server på den. Den gamle disk kan du bruge som mellemstation for backup filer. Windows server backup funktionen kan ikke levere en Windows backup direkte på din NAS boks, så placer backuppen på din gamle harddisk og lav en planlagt opgave, der kopierer filen over på NAS boksen. M-files kan aflevere sin backup-fil direkte på NAS. Gå videre til pkt. 5 nedenfor. Hvis du ikke har behov for adgang fra de nævnte enheder, kan du bruge en PC med Windows Vista, eller nyere (XP understøttes ikke længere af M-files klienten), men du skal sørge for at rydde op og optimere maskinen til formålet: 1. PC'en skal have mindst 4 GB RAM og en rimelig CPU. Hvis du vil lægge backupfiler på serveren, skal der være harddisk nok (ca 50% af den plads, filerne fylder før, de kommer i Mfiles). Hvis du lægger backuppen på NAS boksen, er det ikke relevant. 2. Afinstaller alle overflødige programmer, fjern alle overflødige data, fjern overflødige brugerkonti, deaktiver Gæst-kontoen, slet midlertidige internet filer, tøm skraldespanden osv. 3. Højreklik på Denne Computer, vælg Egenskaber, vælg systemgendannelse, deaktiver! Vælg Avanceret, klip på indstillinger for ydeevne, under Visuelle effekter klikkes på juster til den bedste ydelse, under Avanceret sættes Processorplanlægning til bedste ydelse for baggrundstjenester, Virtuel hukommelse skal sættes til Systemadministreret størrelse. 4. Højreklik på Denne Computer, vælg Administrer, åbn Tjenester og programmer, åbn Tjenester, vælg fanen Standard, sorter efter Starttype. Gennemgå de tjenester, der starter automatisk og sæt overflødige tjenester til manuel eller deaktiveret. Det gælder f.eks. Systemgendannelse, print spooler, audio, automatisk konfigurering af trådløse enheder, messenger, osv. Hvis du er i tvivl om det er OK at deaktivere, så sæt til manuelt og stop tjenesten. Øvelsen går på at frigive så mange ressourcer som muligt til at køre M-files server! 5. Kør Windows Update, sørg for et opdateret antivirus program, sæt automatisk opdatering til. 6. Kør en komplet scanning for virus, og kør en defragmentering af disken inden, du går videre. 7. Tildel maskinen en fast IP adresse. Noter adressen. 8. Juster Strømstyring. Sæt harddisken til at stoppe efter f.eks. 10 minutter. Det kan være OK at lade maskinen gå i Standby eller dvale efter et stykke tid, hvis du kan bruge Wake On LAN. 9. Aktiver Wake On LAN i Bios og kontroller at det virker. Brug WOL.exe fra http://www.gammadyne.com/cmdline.htm#wol til at vække maskinen. Lav en bat-fil, som kører WOL.exe med din maskines macadresse som parameter og derefter pinger den f.eks. 20 gange på IP-adressen, så du kan se, at der kommer liv. Side 3 af 32

10. Installer Teamviewer host på servermaskinen, noter Partner-ID og kode, så du bagefter kan kontakte maskinen og fjernstyre den fra din arbejdspc. (Ikke nødvendigt i et servermiljø, hvor IT folkene i forvejen har styr på den slags). 11. Hvis din maskine IKKE kører med Windows server: Installer Microsoft Exchange Server MAPI Client and Collaboration Data Objects på servermaskien, så den kan kommunikerer med din mailserver. Download fra http://www.microsoft.com/download/en/search.aspx?q=mapi %20client. Genstart maskinen. Brug af PC som server uden NAS boks Hvis din maskine er kraftig nok til også at håndtere selve filerne, vil den som regel også kunne håndtere 2 harddiske med indbyrdes spejling. Anskaf den ekstra disk og få det sat op! Det er en billig forsikring mod de diskfejl, som altid kommer før eller senere. En PC er typisk bygget til at køre 4 12 timer i døgnet i 3 5 år. M-files serveren kommer sikkert til at køre i døgndrift indtil den engang går i stykker...! Det er muligt at køre M-files serveren på den maskine, du selv bruger som arbejdsplads, men vi fraråder det på det kraftigste. Maskine vil bruge en del af sin maskinkraft på server-opgaven og bliver derfor langsommere til andre opgaver. Og den er væsentligt mere udsat for fejl som følge af, at du løbende benytter maskinen til alle mulige forskellige opgaver, installerer nye programmer, modtager mails, og går på nettet i både erhvervsmæssige og private ærinder. Hvis der er tale om en bærbar, er risikoen særlig stor! Installation af M-files mv. på server-maskinen. 1. Installer M-files server og M-files server administrator (tools), men ikke nødvendigvis M-files klient på servermaskinen. Vælg den relevante installationsfil afhængigt af om serveren kører 32 eller 64-bit Windows. Filerne kan downloades her:http://www.m-files.com/eng/download.asp 2. Gå Kontrol Panel, åben Windows Firewall, klik på Undtagelser, kryds af for M-files og Teamviewer 3. Bemærk: M-files server kører som en service på maskinen. Der behøver ikke være nogen logget ind. Med Wake On LAN og Teamviewer kan du starte og betjene maskinen fra en anden PC. Der behøver ikke være tilkoblet skærm eller tastatur. Du kan gemme maskinen af vejen sammen med din NAS-boks. Installation af M-files klient på arbejdsmaskinerne. 1. Installer M-files klient på en eller ganske få brugermaskine, så du kan kontrollere opkoblingen mod serveren og justere opsætningerne. Installationen foregår fra samme installationsfil som på serveren du vælger blot hvilke elementer, du vil have installeret i hvert tilfælde. 2. Vent med at installere på de øvrige arbejdsmaskiner indtil du har været igennem opsætninger på både server og den første PC som forklaret nedenfor. Når du har fundet frem til den rette opsætning for din virksomhed, kan du rulle den ud på alle de øvrige maskiner på en gang og lave det ens på alle maskiner. Klientopsætningerne kan eksporteres til en Windows Registry fil, Side 4 af 32

der så blot køres på hver enkelt maskiner umiddelbart efter installationen. Se under opsætning af M-files klient. 3. Du kan installere klienten på et ubegrænset antal maskiner, og hver klient kan forbinde sig til et ubegrænset antal Vaults og Servere. Licensstyringen ligger på serveren og er knyttet til de brugere, der oprettes med adgang til Vaults på serveren. En navngivet bruger kan godt have adgang til flere Vaults på samme server (f.eks. en test-vault og en arbejdsvault), og en bruger kan have adgang fra flere forskellige computere uden at skulle betale for flere licenser. Opsætning af M-files server 1 Start Server Administrator på server-maskinen 2 Angiv licenskoder Højreklik på Local Computer i oversigten, vælg License Management, klik på Install License, kopier licenskoderne fra en mail eller en txt-fil, som du har til rådighed. Koderne er for omfattende til at man med rimelig sikkerhed kan indtaste dem manuelt! NB du kan evt. vente i op til 30 dage med indtastning af licenskoder du kan køre som testinstallation indtil da. 3 Opret en Vault i Firebird Marker My Vault, klik på Handling, Operations, Copy Document Vault. Side 5 af 32

Angiv et sigende Name under Destination, klik på Define, klik på Advanced, klik på Separate location for file data, angiv netværksstien til den ønskede folder på din NAS-boks. Bemærk, at du IKKE kan bruge et mapped network drive til NAS-boksen hverken her eller når du arbejder med backup filer. Det mest driftssikre er at angive boksens IP adresse i en UNC path (\\192.168.1.xx\share-navn\folder-navn). Du kan evt. køre Detach på My Vault for at sikre, at ingen piller ved den. Det kan være hensigtmæssigt, at du senere kan vende tilbage og starte forfra med en frisk kopi, hvis der går ged i de første forsøg! Det er altid muligt at Attache My Vault igen. Lav evt. en ekstra Vault til at eksperimentere og teste i. 4 Opret alternativt en database i Microsoft SQL server Som det fremgår ovenfor bliver database og filer opdelt og placeret hver for sig, når man vælger at bruge FireBird databasen. Fra M-files version 9 (oktober 2012) er det muligt at lave en tilsvarende opsætning med SQL Express (gratis) som database. Hvis en Vault skal håndtere store mængder af filer og andre objekter (flere hundrede tusinde) er det en fordel at benytte MS SQL Server Enterprise (betalt licens hos Microsoft). Side 6 af 32

5 Opret Login konti Klik på Login Accounts, opret en New Login Account, angiv et Username, vælg M-files authentication (hvis du har en Windows Server, der fungerer som Domain Controller, benyttes i stedet Windows Authentication) og indtast og noter password, angiv Personal information, sæt License type til Named user license, kryds af for System administrator, hvis det er relevant (der skal altid være en administrator, hvilket typisk er den første bruger, du opretter.) Undlad at oprette flere brugere end nødvendigt hver bruger tæller i forhold til din licens. Du kan evt. oprette flere brugere, hvor nogle af dem ikke permanent har tildelt en licens, og så flytte rundt på licenserne efter behov. Det er lidt bøvlet, men kan være relevant, hvis en af dine brugere i særlige tilfælde skal udføre administratoropgaver, men gerne vil passe sit daglige arbejde uden at være logget på med administratorrettigheder i M-files. Side 7 af 32

6 Opret brugere Klik på den nyoprettede Vault, vælg users Opret New User, under Login Account vælger du en af de konti, du lige har oprettet ovenfor. Kryds af for de rettigheder, brugeren skal have. Første bruger skal typisk have Full control of vault. Hvis du senere oplever at en medarbejder fratræder, skal du IKKE slette vedkommende, men bare krydse af ved Account disabled. Hvis du sletter brugeren, mister du jo alle de referencer i systemet, som viser at den pågældende medarbejder har oprettet eller rettet dokument. Hvis du senere skifter fra at benytte M-files Authentication til Windows Authentication, skal du oprette ny Login accounts, så retter du selve Useren til at benytte den ny Login account. På den måde kan du opretholde referencerne internt i M-files. Det gælder også, hvis brugeren f.eks. ændrer navn eller firmaet ændrer Windows domæne, så brugerne får nye Windows accounts. 7 Bemærk: Hvis du vil oprette ny Vault uden at kopiere en eksisterende, SKAL maskinens administrator være oprettet som Login Account i databasen. Ellers får du ikke mulighed for at tilrette den ny Vault, herunder at oprette brugere. Side 8 af 32

8 Opret Backup Klik på Scheduled jobs, vælg New Scheduled Backup Job. På General fanebladet angives en beskrivelse og Schedule sættes til et passende tidspunkt hver nat gerne lidt før den overordnede backup kører på det drev, som backupfilen placeres på. På Backup fanebladet: Marker Vault, vælg din egen Vault og vælg Full Backup, angiv destination. Hvis du bruger et netværksdrev, skal stien angives som UNC ( \\server\share\path) som vist nedenfor. Det virker ikke, hvis du anfører et drev-bogstav for stien. Marker at existerende filer skal overskrives. Hvis du gerne vil have flere versioner af backupfilen, skal du oprette flere jobs og sætte dem til at køre forskudt f.eks. hver anden dag og med hver sit filnavn i Destination. Hver job overskriver så sin egen fil, men lader de andre stå. Opret også en backup af Master databasen. Den fylder næsten intet, men indeholder dine login konti, scheduled jobs osv. En ugentlig backup vil normalt være tilstrækkelig. Prøv at starte jobbene og se at de kører som forventet. Check om der kommer backupfiler i destinationsfolderen. 9 HUSK ovenstående laver blot en backup til din NAS boks. Det er der, du i forvejen har dine filer liggende. Det er absolut nødvendigt at lave en særskilt procedure for backup af M-files backupfilen fra NAS-boksen til et sted eller en disk, der fysisk bliver placeret i en anden bygning, så du også har en chance, hvis NAS-boksen brænder eller bliver stjålet! Side 9 af 32

10 Tilret Metadata Structure Det er vigtigt at være omhyggelig her og få det grundlæggende på plads INDEN du begynder at lægge dokumenter ind i Vaulten! Hvis du ikke får registreret de relevante Metadata på de enkelte dokumenter fra start, vil du komme til at mangle dem senere! Du kan tage udgangspunkt i den Default opsætning, du har fået ind ved at kopiere My Vault, men tænk over det reelle behov i din virksomhed. 11 Hvis relevant, tilret WorkFlow mv. Start med at lave et workflow til håndtering af mail, der automatisk hentes ind i M-files. Der er brug for at sikre, at en person eller gruppe tildeles opgaven at læse mailen og afgøre om der skal gøres noget i den anledning, eller om den blot skal arkiveres eller slettes. Øvrige workflows kan evt. vente til senere. Side 10 af 32

Opsætning af M-files klient 1. Åbn M-files Client Settings (fra menuen, alle programmer) Klik på Add for at tilføje en ny Document Vault Connection (klienten kan uden videre forbindes til flere servere eller flere Vaults på samme server) Anfør et navn på forbindelsen, og angiv Server Name. Det skal være et navn, som kan tilgås med DNS eller DDNS opslag. Alternativt angives IP-adressen på serveren. Vælg M-Files user til Authentication, Windows user virker kun i et Domain. 2. Det kan evt. være relevant at tilpasse User Specific og/eller Computer specific settings. Hvis M-files klienten skal bruges på flere maskiner, er det en god hjælp at bruge Export af opsætningerne til en Reg-fil, som så nemt kan køres på de andre maskiner. Dermed bliver opsætningerne ens på alle maskiner. Side 11 af 32

Opsætning af remote adgang Hvis du har brug for at kunne tilgå dine data, når du er udenfor kontoret, er der flere muligheder: Offline adgang I M-files klienten kan du markere hvilke filer, du har brug for adgang til offline. Det kan f.eks. være alle de filer, du har haft åbnet indenfor de seneste par måneder plus filer af en bestemt type og plus filer vedr. en eller flere aktuelle projekter eller kunder. Klienten vil så automatisk sørge for at synkronisere filerne mellem en placering på din harddisk og din M-files vault. Dermed kan du altid arbejde på de pågældende filer. Remote adgang Hvis din router på det sted, hvor din server er placeret, normalt altid er tændt, vil den normalt også beholde samme eksterne IP-adresse, selvom du er koblet på dynamisk IP hos din internet udbyder. Du kan aflæse IP adressen og bruge den til at koble op til din server, når du er ude fra kontoret. Hvis der er risiko for at din eksterne adresse skifter, bør du registrere routeren på en DDNS server, som så sørger for at opdatere IP adressen i forhold til et særligt domænenavn. Det forudsætter, at routeren understøtter dette typisk via en tjeneste, som routerfabrikanten stiller til rådighed. Se manualen til din router. Du skal under alle omstændigheder ind og pille ved opsætningen i routeren, så den sender trafikken videre til din server. Det kan f.eks. se således ud, hvis serveren har IP adressen 192.168.1.4: Bemærk at port 2266 skal sendes videre. Når det er på plads, går du ind via menuen på din klient maskine og tilføjer en ny Connection. Under server name indtaster du den eksterne IP-adresse på din router eller det særlige DDNS domænenavn, resten er som normalt. Side 12 af 32

Indlæs eksisterende data Stamdata på kunder, leverandører, projekter, medarbejdere osv. 1 Start med at oprette kunder, kundeemner, leverandører, leverandøremner, partnere, investorer, konsulenter, myndigheder, journalister og andre kontakter, som dit firma udveksler dokumenter med. Det vil som regel være nok at oprette dem alle under klassen Customer, men det kan være hensigtmæssigt at tilføje en Property Definition til at angive kunderelationen. Her er tale om et begrænset antal relevante valgmuligheder, så det vil være hensigtsmæssigt at oprette en lukket liste, hvor brugerne ikke uden videre kan tilføje ekstra valgmuligheder. Til gengæld kan en virksomhed godt både være kunde og leverandør. Brug derfor Data type: Choose from list (multi-select) Under Show Values from the following list vælger du New value list og opretter listen f.eks. med navnet Customer Relations Du undlader at krydse af ved Allow users to add new values to this list, og du klikker på Contents forneden for selv at få lov til at oprette de ønskede valgmuligheder. Skriv i første omgang valgmulighederne på engelsk. Klik på Fanebladet Advanced og kryds af forneden for The contents of this value list kan be translated. Derefter kommer l istens indhold med ud på en XML fil, når du vil oversætte Metadata strukturen, og du kan udfylde med de tilsvarende danske ord. Med det udgangspunkt kan du uden videre tilføje flere sprog på et senere tidspunkt, hvis der skulle blive behov for det. Bemærk: Valgmulighederne bliver først synlige i den danske version, når der er indlagt en oversættelse! Registrer så vidt muligt hjemmesider på kunderne. M-files bruger det til automatisk at identificere kunder ud fra mailadresser. Side 13 af 32

Oftest er det en fordel at knytte kundelisten sammen med debitorbogholderiet, så kunder kun skal registreres en gang nemlig i bogholderiet. Hvis du i forvejen starter med at oprette ny kunder i et CRM system, skal M-files selvfølgelig hente oplysningerne der. Hvis der kan oprettes en permanent forbindelse til CRM eller bogholderisystemet med synkronisering af oplysningerne, skal der oprettes separate objekter i M-files til hhv. kunder og leverandører, idet de jo findes som hhv. debitorer og kreditorer i hver sin tabel i bogholderiet. Felterne kan sagtens være ens for begge kategorier. Hvis din virksomhed kun sjældent får nye kunder, kan det være nok at hente oplysningerne over i M-files via et regneark første gang, og så opdatere manuelt begge steder hver gang, der kommer en ny kunde. Se næste afsnit. 2 Opret projekter hvis det er relevant. Der skelnes mellem interne projekter og kundeprojekter, og mellem aktive og afsluttede projekter. Selv om du ikke officielt betegner dine opgaver som projekter, kan det godt være hensigtsmæssigt at oprette større opgaver eller endda sager som projekter i M-files, så du kan samle alle dokumenter vedr. en bestemt opgave eller sag under projektet. 3 Opret objektet produkter og opret dine produkter, hvis det er relevant. Det kan være hensigtsmæssigt at oprette en databaseforbindelse til dit økonomisystem, hvis dine produkter i forvejen bliver oprettet der. På den måde sikrer du, at der altid er overensstemmelse mellem det sted, hvor data indtastes første gang, og resten af systemerne, og du undgår at indtaste det samme flere gange. Denne betragtning gælder i øvrigt alle objekter. Husk, når du opretter en ny Object type, at der også skal oprettes et View, så du kan se indholdet. 4 Opret medarbejdere typisk vil det være de samme som dine M-files brugere, men der kan godt være fratrådte medarbejdere eller andre uden adgang til M-files, hvor du f.eks. har ansættelsesaftaler, du ønsker at kunne henføre til de pågældende personer. Opret dem, så du kan knytte dokumenter til dem, når du skal i gang med at indlæse eksisterende filer. 5 Det kan også være relevant at oprette køretøjer, mobiltelefoner, særligt produktionsudstyr eller andre enheder, som du har brug for at knytte sammen enten med dokumenter, opgaver eller personer. Hvis du registrerer virksomhedens SIM-kort i M-files og så knytter kortet til en person, når han får det udleveret, så har du straks en brugbar liste. Noterer du også PIN og PUK koder i M-files, bliver det endnu mere relevant. Ændringer skal naturligvis registreres, men M-files holder styr på historikken, så du kan gå tilbage og se, hvem der har haft et bestemt mobilnummer på et bestemt tidspunkt. Dokumenter 6 Husk at dine filer sandsynligvis skal hentes en række forskellige steder: 6.1 På netværksdrev, hvis du har det til rådighed. Her vil du typisk have de filer, medarbejderne har været fælles om, men der kan også være individuelle drev eller foldere (HomeShare) for hver enkelt medarbejder, som ikke nødvendigvis er synlig for andre, og der kan være dokumenter skjult i disse som egentlig burde ligge i M-files. Hvis det er relevant, skal rettighederne naturligvis justeres, så kun de pågældende medarbejdere kan se dokumenterne. 6.2 På de enkelte computere, typisk på C-drevet. Filerne kan være placeret i særlige foldere eller under den enkelte brugers Dokumenter og Billeder folder mv. 6.3 I mailsystemet. Der kan både ligge filer og mails på serveren (evt. et sted på internettet hos leverandøren af en hosted løsning hvadenten det er en gratis tjeneste eller en betalt løsning), og i hver enkelt brugers PST filer på de enkelte maskiner, hvis I bruger Outlook. Side 14 af 32

Vær særlig opmærksom på, at Outlook ofte med brugerens mere eller mindre bevidste accept har arkiveret gamle mails i en arkivfolder. Husk at få det hele med! 6.4 På internettet i f.eks. Dropbox og tilsvarende fildelingstjenester. I de følgende afsnit kommer nogle tips til, hvordan du effektivt kan løse opgaven. Side 15 af 32

Export af debitorer fra Axapta (og andre bogføringssystemer) Det er muligt at hente både debitor og kreditor stamdata ud til et regneark eller en kommasepareret fil fra de fleste økonomisystemer. Hvis din kundekreds er rimelig stabil, er det måske ikke nødvendigt at lave en fast integration mellem økonomisystemet og M-files, så nye kunder oprettet i økonomisystemet automatisk bliver hentet ind i M-files. Men det vil alligevel være en lettelse at få listen over eksisterende kunder og leverandører ind i M-files. Her kommer et eksempel, hvordan data kan hentes ud af Deloittes ectrl (en hosted Axapta løsning). Fremgangsmåden er i princippet den samme i andre systemer, men billederne og rækkefølgen kan være en anden. 1 Find det sted i menusystemet, hvor du får mulighed for at lave datakonvertering eller dataexport. 2 Vælg en opsætning, som leverer data til regneark eller kommasepareret fil 3 Vælg debitorer (leverandører) (kunder) eller kreditorer 4 Angiv en sti og et filnavn, som programmet skal aflevere data til. Ofte er der også mulighed for at angive et sted til logfiler. De kan være ganske nyttige, hvis tingene driller i første forsøg. Brug.CSV som endelse på en kommasepareret fil. 5 Udvælg de felter, du skal bruge i M-files. Ofte skal der angives et feltnummer til rækkefølgen i modtagerfilen. Rækkefølgen er ligegyldig, bare du får alle relevante felter med. Side 16 af 32

6 Du kan åbne CSV filen som et regneark i f.eks. Excel. Hvis det er relevant, kan du slette linier med kunder, du ikke ønsker oprettet i M-files, og du kan flytte rundt på kolonner mv. Indsæt en række øverste med navne på kolonnerne. Hvis der ikke i forvejen findes en kolonne med entydige IDnumre på hver række, indsættes en kolonne til venstre med fortløbene numre numre, der ikke er brugt i forvejen som ID under objektet i M-files. Dette må du IKKE gøre, hvis der senere skal opdateres ID-numrene skal følge den enkelte post og sikre sammenhængen mellem kilden og listerne i M-files! Sørg for at indholdet i hver enkelt kolonne opfylder de krav, som eventuelle valideringsfunktioner i M-files kræver. Hvis det ikke er muligt/realistisk at tilrette indholdet i filen, kan du i stedet overveje at lempe valideringsreglen for det pågældende felt i M-files. Tænk over, om det kan få konsekvenser andre steder i systemet! Navngiv det område som er udfyldt med data og noter navnet du skal bruge det til importen i Mfiles (Navnestyring under Formler-fanebladet i Excel). Gem filen som en Excel regnearksfil. Kopier filen over på den server, som M-files er installeret på, eller på et netværksdrev, som serveren har adgang til. Luk regnearket. Særligt om mailadresser og hjemmesider på kundestamdata Når du opretter kunder, leverandører og andre, som du udveksler mails med, skal du være opmærksom på at indtaste web adresse på kunden og mailadresse på kontaktpersonen. Så vil M-files i Outlook kunne genkende kunden eller kontaktpersonen og automatisk hæfte dem på som metadata. Hvis kunden benytter flere websites, skal du sørge for at registrere det site (hjemmeside), der svarer til mailadresserne. Hvis firmaet f.eks. både bruger www.bright-ideas.dk og www.bright-ideas.eu, men mailadresserne ender på @bright-ideas.dk, skal du registrere website www.bright-ideas.dk på kunden. Du kan evt. registrere begge sites adskilt af et semikolon. Sørg for altid at få registreret disse oplysninger første gang, du opretter en kunde. Det tager kun et øjeblik, men det sparer en masse tid sidenhen. Vi skal gøre opmærksom på, at denne funktionalitet indtil videre kun virker, når man flytter/kopiere beskederne til M-files inde i Outlook og kun i versionerne 2007, 2010 eller nyere. Det virker altså ikke på beskeder, som M-files automatisk henter direkte på din mailserver! Side 17 af 32

Import af stamdata til M-files fra regneark eller database. Med 32 bit Windows på serveren 1 Log dig ind på server-maskinen og åbn M-files server administrator. Du kan ikke importere ved at bruge server administrator fra en anden maskine! 2 Højreklik på det objekt, du vil importere data til, vælg Egenskaber, Vælg Connection to External Database, kryds af på Use a connection to an external database.., og vælg i denne sammenhæng Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider. 3 Under Fanebladet Forbindelse angiver du sti og filnavn til dit regneark. Vær opmærksom på, at systemet leder efter databasefiler. Du skal lige rette, så du kan se alle filer. Hvis du bruger et netværksdrev, SKAL du skrive FQDN navnet (\\servernavn\sharenavn\foldernavn\filnavn). Det virker ikke med et mapped network drive, som vist her! Fjern oplysninger vedr. login. Det skal være blankt i denne sammenhæng. Side 18 af 32

4 På fanebladet Alle skal du redigere feltet Extended Properties. Der skal indsættes Excel 8.0; husk semikolon som det sidste. Fortsæt med pkt 5 nedenfor efter forklaringen vedr. 64 bit Windows Med 64 bit Windows på serveren Systemet har som udgangspunkt ikke installeret ODBC drivere til brug for MS Office filer og CSV filer. a) download Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable fra http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=13255 (det er en 64 bit ODBC driver) og installer den på din M-files server. b) På serveren åbner du ODBC Data Source Administrator (64 bit) og opretter en System DSN, hvor du benytter Microsoft Excel Driver. Navngiv din DSN, vælg den relevante Excel version, og vælge den relevante Excel fil (filen bør ligge på et lokalt drev på serveren, brug UNC path hvis det ligger andre steder ellers får du det ikke til at virke) Side 19 af 32

c) I M-Files Administrator kan du nu sætte din ODBC connection op ved simpelthen at vælge den som Datasource fra listen af tilgængelige Sources. Fortsæt med pkt. 5 nedenfor. Side 20 af 32