Referat af ordinært afdelingsmøde i afd. 1-39 Stakhaven Dato Torsdag d. 17. September 2015, kl. 19.00 Sted Beboerlokalet i Urtehaven 76 i gavlen, Valby Deltagere Fra afdelingen: 43 lejemål repræsenteret Fra fsb: Steen Søndergaard Thomsen, Carsten Juel Pedersen, Kasper Dybdal Jensen, Henrik Juul Nielsen og Eva Stokkendal Poulsen (ref.) Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af forretningsorden for mødet 3. Afdelingsbestyrelsens beretning 4. Forslag 5. Regnskaber for - Rådighedsbeløb - Aktivitetsmidler - Udlejning af beboerlokale 6. Budgetter for - Rådighedsbeløb - Aktivitetsmidler 7. Boligafdelingens driftsbudget for det kommende år 8. Valg 9. Eventuelt Sten Pedersen, formand for afdelingsbestyrelsen bød velkommen og foreslog Steen Søndergaard Thomsen som dirigent. Drift Rådhuspladsen 59 1550 København V Tel 3376 8000 Fax 3314 1260 driftbygogjura@fsb.dk www.fsb.dk Giro 7 02 51 30 CVR 10 35 51 17 Træffetider man-tors 10-15 fre 10-14 Åbningstider man-tors 10-15 fre 10-14 Ad 1 Valg af dirigent Steen Søndergaard Thomsen, medlem af fsb s dirigentkorps blev valgt til dirigent og konstaterede herefter, at afdelingsmødet var lovligt indkaldt og dermed beslutningsdygtigt. 2015 Ad 2 Godkendelse af forretningsorden for mødet Godkendt. Valg af referent Eva Stokkendal Poulsen, fsb s administration blev valgt. Side 1 af 7
Følgende personer blev valgt til stemmeudvalget I henhold til forretningsordenen blev Søren Christensen, Carsten Juel Pedersen og Kasper Dybdal Jensen valgt til at bistå dirigenten. Ad 3 Afdelingsbestyrelsens beretning v/sten Pedersen Sten Pedersen berettede følgende punkter: 1. Der er kommet nyt vaskeri fra Nortec der er undervisning på åbningsdagen fredag d. 13. februar 2015 kl. 07.00. Husk at afmelde jeres vaskemaskiner og tørretumbler, hvis I bliver færdige før tid, så andre kan bruge dem. Man kan kun bestille 2 vaskemaskiner og 1 tørretumbler pr. gang i vaskeriets åbningstid. 2. Samtlige udluftningskanaler i køkkener og badeværelser er blevet renset. Kun 4 lejere var ikke hjemme. Defekte udluftningsventiler er udskiftet af ejendomsfunktionærerne. 3. Kældernedgange er ved at blive renoverede. Det foretages af afdelingens driftslederassistent, som er uddannet murer. 4. Lys ved parkeringspladser er monteret. Dette blev vedtaget på sidste afdelingsmøde. 5. Der er blevet aflæst vandmålere kun 2 beboere fik ikke afleveret deres aflæsning. 6. Vi er desværre ikke sluppet for skybrud: varmecentralen, langkælderen og børnehaven blev ramt. 7. Affaldsstationen ved Stakledet 6-8 er færdig. Affaldsguide er omdelt til alle lejere, men bruges desværre ikke korrekt. Ejendomsfunktionærerne bruger derfor meget tid på at sortere affaldet korrekt. 8. Strejken blandt skraldefolkene gjorde, at skakterne blev lukket i næsten 8 dage. Tak for hjælpen til alle beboere: Man kunne ikke se det på området. 9. 10 beboere har taget imod tilbuddet om at få et nyt køkken, og det er gået nogenlunde smertefrit. 10. Der er i årets løb afholdt 10 bestyrelsesmøder, 1 budgetmøde, 1 bygningsgennemgang, diverse møder med leverandører af internet og kabeltv, diverse kurser og ture, som bestyrelsen har deltaget i. Kassereren har desuden deltaget i 8 fraflytningssyn. 11. Vi har på afdelingen haft en elev ved navn Johan Bertelsen, som har været hos os fra d. 26. januar til d. 31. juli 2015, og han er i aften tilstede for at se, hvordan et afdelingsmøde foregår. 12. Dansk totalvagt er opsagt pr. 30. november 2015, og der er ansat et nyt firma pr. 1. december 2015. Der vil blive hængt en ny telefonliste op i alle opgange. 13. Vi har oplevet to dødsfald på ejendommen det seneste år: December 2014 afgik vores tidligere formand Robert Kristensen ved døden, og d. 12. juli 2015 afgik vores tidligere formand Carl Georg Jensen ved døden. 14. Der er kommet skilte med fsb-logo op på ejendommen. Ejendomspersonalet blev rost for deres håndtering af affaldsstrejken og den generelle orden i afdelingen. Side 2 af 7
Beretningen blev herefter godkendt. Ad 4 Forslag 1. Forslag om parkeringsreglement forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen For at kunne benytte parkeringspladserne skal man anskaffe et nummereret parkeringskort, som skal passe med nummeret på parkeringspladsen. Det koster 100 kr. om måneden at have en p-plads, og dette opkræves via huslejen. Parkeringskort udleveres hos og administreres af driftsleder, og der er fastsat et depositum på 100 kr. Der kan kun erhverves ét parkeringskort pr. lejemål og for at kunne ansøge om et parkeringskort hos driftslederen, skal man medbringe følgende: a. Den originale registreringsattest på bilen med adresse på afdelingen (Stakhaven) b. Sygesikringsbevis samt en kopi af registreringsattesten (kopien opbevares hos driftslederen som dokumentation) Parkeringskort gælder kun for den bil, som kortet er udstedt til og må ikke kopieres eller på anden måde ødelægges. Der kan kun udstedes en parkeringstilladelse til private biler og dermed ikke biler på gule plader (firmabiler). Gæsteparkering forefindes ikke på afdelingen, men henvises til offentlig vej. Der kan ikke udstedes parkeringstilladelser til lånebiler, værkstedsbiler eller til beboere med garage. Beboere med garage får udleveret et garagekort, så de i sommerperioden fra d. 1. maj til d. 1 oktober kan parkere foran deres garage 1 time ad gangen (husk p-skive). Overtrædelse af dette kan medføre en p-afgift fra parkeringskontrolfirmaet, og p-tilladelsen kan fra driftslederens side blive annulleret, så man ikke længere er berettiget til at parkere på afdelingens område f.eks. ved manglende betaling. Ændringsforslag til forslaget: Det foresloges, at parkeringsordningen gælder for 12 måneder ad gangen. Man har dermed retten til sin parkeringsplads i 12 måneder og indgår derefter i en ny lodtrækning, såfremt der er flere end 34 lejemål, som ønsker en parkeringsplads. Forslaget blev vedtaget med denne ændring. Det blev endvidere besluttet, at der i efteråret 2015 indkaldes til et fællesmøde for de beboere, som er interesseret i en P- tilladelse. På fællesmødet afleverer man sit ønske, og herefter trækkes der lod, hvis flere end 34 interesserede billister. Afdelingsbestyrelsen står sammen med administrationen for dette fællesmøde. 2. Udskiftning af switche og up ser (forstærkere) i afdelingen forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen foreslog, at gamle switchere og up sere (forstærkere) udskiftes i afdelingen. Disse er gamle, og der kan ikke længere skaffes reservedele. Dette Side 3 af 7
betyder, at når en af dem går i stykker, vil der ikke være internet i den del af ejendommen, hvor switchene sidder. Økonomi Udskiftningen vil koste ca. kr. 150.000 og skulle dermed sikre fremtiden. Alle beboere får desuden fordoblet deres hastighed til samme pris som nu. Udskiftningen afskrives over 3 år, hvilket betyder en ekstra stigning på bolignettet på kr. 32 pr./md. Forslaget blev vedtaget. 3. Forslag om nye stikledninger forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen har modtaget et tilbud fra Yousee, hvor de uden beregning vil trække nye kabler (stikledninger) ud til alle lejemål, så der i fremtiden vil være mulighed for selv at bestemme hvilke tv-kanaler, man ønsker. Afdelingen vil dog skulle binde sig i 2 år mere til det eksisterende abonnement for ikke at skulle betale i de ca. 800.000 kr. som trækning af nye kabler ellers ville koste. Afdelingsbestyrelsen foreslår derfor, at der stemmes ja til dette tilbud. Forslaget blev vedtaget. 4. Forslag om kollektiv råderet, køkken forslagsstiller: Dorthe Bruun Der stilles forslag om at afdelingen optager et fælles lån, som kan bruges til forbedringer af køkkener under kollektiv råderet. Kollektiv råderet betyder, at beboere der ønsker et nyt køkken, kan få det betalt af det fælles lån, og betale lånet tilbage over huslejen i 15 år. Hvis der etableres et nyt køkken under kollektiv råderet, og beboeren derefter flytter, får beboeren ikke godtgørelse for forbedringen. Den nye lejer overtager blot omkostningen, indtil lånet er betalt tilbage. I 2013 vedtog afdelingsmødet i Stakhaven, at indføre kollektiv råderet på køkkener. Dette blev efterfølgende en stor succes. Den puljer er imidlertid blevet brugt og derfor forslår afdelingsbestyrelsen, at der vedtages en ny pulje. Side 4 af 7
Afstemningstema: Der stilledes forslag om: a. At beboerne kan vælge at forbedre deres køkken under kollektiv råderet b. At beløbsrammen fastsættes til højst 80.000 kr. pr. køkken inkl. alle omkostninger. Beløbsrammen er fastsat efter administrationens og afdelingsbestyrelsens anbefaling. Hvad er indeholdt i beløbsrammen? I beløbsrammen er der indeholdt udgifter til nedrivning og opsætning af køkken samt følgearbejder, herunder udskiftning eller tilpasning af vvs- og elinstallationer. Endvidere indeholder beløbsrammen ca. 10.100 kr. til øvrige omkostninger. De øvrige omkostninger dækker et fast administrationsbidrag pr. råderetssag jf. gældende prisblad og ydelseskatalog samt variable omkostninger, der omhandler låneomkostninger og renter m.m. Beboerne kan derfor højst bruge 69.000 kr. på selve køkkenet. Jo flere køkkener der bliver forbedret under kollektiv råderet, des lavere bliver de variable omkostninger, da der er flere til at betale låneomkostningerne. Økonomi Der optages et 15 årigt lån på 1.000.000 kroner. Det giver mulighed for at forbedre ca. 10 12 køkkener. Et nyt køkken til den maksimale pris giver en huslejeforhøjelse på ca. 565 kroner om måneden. Huslejeforhøjelsen træder i kraft, når køkkenet er færdigt og synet. Før hver køkken forbedring under kollektiv råderet skal der foretages et syn. Ved synet vurderes, om der er noget i det nuværende køkken, som skal dækkes af afdelingens vedligeholdelsesforpligtigelse. Hvis der er det, vil den udgift blive trukket fra det beløb, som beboeren skal afdrage over huslejen for det nye køkken. En kollektiv råderetspulje kan højst løbe i to år fra første køkken er afsluttet. Betingelser for beslutningen Beslutningen er betinget af, at fsb s organisationsbestyrelse og Københavns kommune efterfølgende godkender afdelingsmødets beslutning om at optage en kollektiv råderetspulje til køkkener. Hvornår kan beboerne bestille nye køkken? fsb s organisationsbestyrelses og Københavns Kommunes godkendelser foreligger omkring januar måned 2016. Herefter vil der blive opsat opslag i opgangene, der beskriver, hvordan beboerne kan bestille nye køkken. Leverandører fsb har indgået rammeaftale med Vordingborg Køkkenet om levering af alle køkkener finansieret under den kollektive råderet i alle boligafdelinger i fsb. Side 5 af 7
Forslaget blev vedtaget. 5. Forslag om hund forslagsstiller: Dorthe Bruun Da det er muligt at holde kat og vi bor i et område med rigtige gode forhold med parker foreslås mulighed for at holde én hund pr. husstand i afdelingen. En beboer foreslog, at dette forslag skulle behandles ved urafstemning. Der blev derfor først stemt om afholdelse af urafstemning for behandling af forslaget. Urafstemning blev ikke vedtaget. (26 stemmer for og 57 stemmer imod) Efterfølgende blev der stemt om forslaget om at holde én hund pr. husstand i afdelingen. Forslaget blev ikke vedtaget (29 stemmer for og 55 stemmer imod). Ad 5 Regnskab for rådighedsbeløb og aktivitetsmidler Regnskab for rådighedsbeløb på kr. 18.616 blev godkendt. Regnskab for aktivitetsmidler på kr. 26.727 blev godkendt. Regnskab for udlejning af beboerlokale udviste en indtægt på kr. 6.500. Regnskabet blev godkendt. Ad 6 Budgetter for rådighedsbeløb og aktivitetsmidler Budget for rådighedsbeløb på kr. 18.000 blev godkendt. Budget for aktivitetsmidler på kr. 25.000 blev godkendt. Ad 7 - Boligafdelingens driftsbudget for det kommende år Carsten Juel Pedersen gennemgik budgettet. Budgettet blev herefter godkendt med lejeforhøjelse på 0,0% pr. 1.1.2016. Ad 8 Valg Følgende blev valgt til stemmeudvalg i forbindelse med valg til afdelingsbestyrelsen: Kasper Dybdal Jensen, Lars Hemmingsen og Carsten Juel Pedersen Hanne Bøje modtog genvalg som medlem Erling Reumert modtog genvalg som medlem Vivi Lyngaa Bærtelsen-Bruun modtog valg som 1. suppleant Søren Kristensen modtog valg som 2. suppleant Henrik Jonas Larsen modtog valg som revisor Mikael Lund Kristensen modtog valg som revisorsuppleant Afdelingsbestyrelsen konstituerede sig efterfølgende afdelingsmødet. Bestyrelsen ser herefter således ud Sten Pedersen formand (2014-2016) Birthe Scheil næstformand (2014-2016) Hanne Bøje medlem (2015-2017) Side 6 af 7
Erling Reumert medlem (2015-217) Søren Lyngaa Bærtelsen-Bruun medlem (2014-2016) Vivi Lyngaa Bærtelsen-Bruun 1. suppleant (2015-2016) Søren Kristensen 2. suppleant (2015-2016) Henrik Jonas Larsen revisor (2015-2016) Mikael Lund Kristensen - revisorsuppleant (2015-2016) Ad 9 Eventuelt Der var på afdelingsmødet ros til ejendomspersonalet for deres arbejde på afdelingen. Desuden blev der opfordret til ikke at cykle på fortovene, at rydde op efter sig selv på udearealerne og holde orden i vaskeriet. Der er problemer med telefonforbindelsen. Årsagen hertil er, at en af TDC s sendemaster er i stykker. Den er under reparation, hvilket vil afhjælpe problemerne med telefonforbindelsen. Dirigenten, Steen Søndergaard Thomsen takkede herefter for et godt møde og erklærede mødet for hævet kl. 22.00. Side 7 af 7