Sekretariatsledelsens Halvdagsseminar Referat Den 22. april 2015 kl. 9.00 14.00 Rådhuset, lokale 318 Ny Rådhusplads 1 9700, Brønderslev
Deltagere Vibeke Stoustrup Aalborg Kommune Anders D. Stryhn Rebild Kommune Marianne M. Gade Brønderslev Kommune Jørgen Basballe Mariagerfjord Kommune Kirstine Kejser Thisted Kommune Morten Lemvigh Region Nordjylland Lisbeth Bilde Hjørring Kommune Lise-Lotte Stisager Frederikshavn Kommune Søren Westergaard Jammerbugt Kommune Carsten Christensen Vesthimmerlands Kommune Tanja Christensen Morsø Kommune Dennis Jensen BRN Sekretariat Rasmus Engsig BRN Sekretariat Kommunikationsgruppe: Deltager i dagsordenpunkt 2 Heidi Holler BRN Sekretariat Anne Lundsted Poulsen BRN Sekretariat Dorte Reinholdt Hjørring Kommune Claus Andreasen Vesthimmerlands Kommune Inge-Merete Nesgaard Region Nordjylland Aalborg Universitet Deltager i dagsordenpunkt 5 Peter Wilgaard Larsen COB, AAU Kvalificeret Arbejdskraft: Deltager i dagsordenpunkt 7-10 Ole Bendix Hjørring Kommune
Dagsorden 1. Velkomst og godkendelse af dagsorden 2. Kommunikationsindsatsen (45. min.) 3. Bestyrelsesmøde 27. marts og kommende møder (30. min) 4. Økonomi (10 min) 5. Forskningssamarbejde med AAU (20. min) 6. Kort nyt gensidig orientering i sekretariatsledelsen (15 min) 7. Strategi- og handlingsplan status på indsatsområderne (90. min) 8. Samarbejdsmodel for det fælles sekretariat og med erhvervsforum (45. min) 9. Mødet i erhvervsforum den 6. maj (15. min) 10. Eventuelt
1. Velkomst og godkendelse af dagsorden Referat: Dagsorden godkendt.
2. Kommunikationsindsatsen Det indstilles, at: Sekretariatsledelsen drøfter kick-off d. 27.3 med udgangspunkt i evalueringen og egne erfaringer fra dagen Sekretariatsledelsen drøfter kommunikationsstrategien med udgangspunkt i de områder, som kommunikationsgruppen har udvalgt Referat: Tilbagemeldinger fra Kick-off var generelt positive, og CREATE blev fremhævet som en rigtig god ramme for arrangementet. Der var dog enkelte kommentarer: Angående cafémøderne blev det nævnt, at deltagelsen ikke var jævnt fordelt på indsatsområderne, at man kunne have nøjes med to runder, og at det kunne have været hensigtsmæssigt med større fysisk afstand mellem caféerne af hensyn til lydgener. Angående programmet blev det forslået, at der kunne sættes mere tid af til at netværke, og at der med fordel kunne have været færre oplæg. Angående en gentagelse af arrangementet var der bred opbakning fra sekretariatsledelsen. Det blev dog fremhævet, at det er centralt at der er tilstrækkeligt nyt at formidle, så det giver mening for deltagerne.
2. Kommunikationsindsatsen Referat fortsat: Under kommunikationsstrategien drøftes potentialet i et Intranet for BRN. Det blev besluttet, at de dokumenter, der har almen interesse såsom referater, projektbeskrivelser mm., skal være offentligt tilgængelige på hjemmesiden. En del procesdokumenter vil med fordel kunne udveksles via intranet eller lignende, hvor det på nuværende tidspunkt gøres pr. mail. Sekretariatet undersøger en løsning til næste møde. Forslaget om etablering af et kommunikationsnetværk mødte bred opbakning. Det blev bragt op som et opmærksomhedspunkt, at den mængde tid, som hver kommune allokerer til arbejde til kommunikationsgruppen, bør overvejes og drøftes. Det besluttes at der, frem mod mødet i sekretariatsledelsen den 19. maj, udarbejdes et notat der vurderer opgaver og tidsforbrug i kommunikationsgruppen. Under orienteringspunkter var: At den nye hjemmeside for BRN forventes lanceret i uge 19. At designskabeloner, brevpapir, logo og designmanual lægges på hjemmesiden. At den løbende journalisering af BRN materiale varetages af sekretariatet og foretages i Aalborg Kommunes ESDH-system.
3. Bestyrelsesmøde d. 27. marts og kommende møder Det indstilles, at: Sekretariatsledelsen drøfter planlægning af de kommende direktions- og bestyrelsesmøder og involvering af sekretariatsledelsen Sekretariatsledelsen drøfter egen mødeplan ift. ovenstående Referat: Det besluttes, at sekretariatsledelsen fremadrettet vil placere dets møder, så de passer bedst muligt ind i mødeflowet for direktionen og bestyrelsen. I denne sammenhæng skal det sikres, at sekretariatsledelsen udarbejder dagsordener i fællesskab. Ud over de kommende møder i bestyrelsen og direktionen omfatter dette også det fælles seminar, som afholdes den 30. oktober. For at give tid til forberedelse inden seminaret den 30.oktober rykkes sekretariatsledelsesmødet planlagt til den 20. oktober, til ultimo september eller primo oktober. Samtidigt planlægges yderligere et møde senere på året. Det besluttedes også, at sekretariatsledelsens medlemmer bør deltage i møderne i erhvervsforum.
4. Økonomi Det indstilles, at: Sekretariatsledelsen drøfter budget 2015 som godkendt af bestyrelsen d. 27.3 Sagsbeskrivelse: Budgettet blev taget til efterretning. Der registreres ikke timebidrag fra den enkelte partner. Alle leverer ud fra relevans og muligheder. Såfremt der opstår udfordringer med dette, drøftes dette først i sekretariatsledelse og siden om nødvendigt i direktion.
5. Forskningssamarbejde med AAU Det indstilles, at: Sekretariatsledelsen drøfter mulighederne i et forskningssamarbejde mellem BRN og AAU. Referat: Med udgangspunkt i oplægget fra Peter Wilgaard Larsen er der opbakning til etableringen af et forskningssamarbejde med Crossing Organisational Boundaries (COB): Det vil være en god platform for at synliggøre BRN og dets resultater. Det kan være med til at give et mere kvalificeret videngrundlag for beslutninger. Det er dog vigtigt, at der også er fokus på: At være med til aktivt at præge forskningens fokus, så vi sikrer at det skaber værdi for BRN-samarbejdet. At få forventningsafstemt og herunder præcisere hvad hver part skal bidrage med. Lisbeth Bilde og Jørgen Basballe melder sig til at koordinere med COB. Der orienteres om dette på senere møder i direktion og bestyrelse.
6. Kort nyt gensidig orientering Det indstilles, at: Sekretariatsledelsen gensidigt orienterer hinanden om aktuelt nyt Referat: Morten Lemvigh gav status på Regionens og kommunernes deltagelse på folkemødet. Fra flere deltagere, der har været involveret i planlægningsprocessen, ønskes mere kommunikation om,hvordan forberedelserne skrider frem. Morten Lemvigh sørger for, at sende det fornødne materiale ud snarest muligt, herunder om borgmestrenes deltagelse. Til forslaget angående et samarbejde om årlige statistiske kommuneoversigter træffes der beslutning om, at det sættes på dagsorden til mødet i sekretariatsledelsen den 19. maj, i direktionen den 12. juni og evt. i bestyrelsen den 26. juni. Der besluttes endvidere, at der nedsættes en styregruppe, som skal besættes med kommunale repræsentanter. Lise-Lotte Stisager, Dennis Jensen og Rasmus Engsig byder ind. Derudover sørger Tanja Christensen og Anders Stryhn for at finde medarbejdere som kan deltage.
7. Strategi- og handlingsplan status på indsatsområderne Det indstilles, at: Sekretariatsledelsen drøfter strategi- og handlingsplanens generelle format. Formændene for tovholdergrupperne giver en kort præsentation af processen i grupperne og aktuelt fokus i arbejdet Sekretariatsledelsen kommer med input til planen for det enkelte indsatsområde. Referat: Med udgangspunkt i den korte status på arbejdsprocessen i tovholdergruppen, som hver formand gav på mødet, var de vigtigste punkter: Internationalt Samarbejde: Tovholdergruppen har opstillet tre mål, med internationalisering af regionen som den overordnede ramme for gruppens arbejde, og funding som et underliggende fokus. Derudover er der opsat 4 temaer, som gruppen indledningsvist ønsker at fokusere sin indsats på, og hvor gruppen allerede har igangsat visse aktiviteter. For at understøtte gruppens internationale perspektiv, planlægges der møder med relevante interessenter i Göteborg og Bruxelles. Sidst men ikke mindst søger gruppen at involvere sig i de øvrige tovholdergruppers aktiviteter, som har et internationalt perspektiv eller som skal understøttes ift. funding.
7. Strategi- og handlingsplan status på indsatsområderne Referat fortsat: Turisme: Tovholdergruppen for turisme har for nyligt haft sit konstituerende møde, hvor meget af fokus var på at få et overblik over de igangværende ændringer på området. Gruppens sammensætning er bred,hvilket indebærer, at både det strategiske og praktiske perspektiv på indsatsområdet er repræsenteret. På nuværende tidspunkt er der igangsat 2 projekter på indsatsområdet, som tovholdergruppen er ansvarlig for, hvor etableringen og implementeringen af den nye regionale turisme organisering er længst fremme i processen. Infrastruktur: Tovholdergruppens arbejde tager udgangspunkt i de tre overordnede temaer; fysisk, digital og strategiske infrastruktur. Gruppen har indledningsvist haft fokus på den strategiske infrastruktur i form af det fælles afsnit i planstrategierne og REVUS, samt den digitale infrastruktur i form af projektet Bredbånd i Nordjylland. Det kommende halvår vil det primære fokus være på digital infrastruktur. Kvalificeret Arbejdskraft: Tovholdergruppen har haft meget fokus på direkte involvering af relevante interessenter i gruppens møder, herunder Væksthus Nordjylland, AAU, UCN og Netværk for beskæftigelseschefer. Processuelt ønsker gruppen at udarbejde en samlet handlingsplan for de kommende 2,5 år, der skitserer 1-2 temaer per halvår. Temaerne danner derpå grundlag for, hvilke projekter der etableres og hvilke interessenter der involveres. Indsatsområdet er tema på bestyrelsesmødet d. 26.6, hvor bestyrelsen får mulighed for at prioritere indsatsen.
7. Strategi- og handlingsplan status på indsatsområderne Referat fortsat: Erhvervsudvikling og Jobskabelse: Indledningsvist har der været meget fokus på de nordjyske klynger og hvilken snitflade, der er til tovholdergruppens prioritering og arbejde. Derudover har tovholdergruppen prioriteret tre fokusområder, som alle tre blev godkendt af bestyrelsen den 27. marts. Sammen med de øvrige projekter, som bestyrelsen har igangsat inden for erhvervsudvikling og jobskabelse, har gruppen derfor ansvaret for den videre udvikling. Dette håndteres i udbredt grad ved nedsættelse af arbejdsgrupper for de enkelte projekter, hvorigennem relevante aktører involveres.
8. Samarbejdsmodel for det fælles sekretariat og med erhvervsforum Det indstilles, at Sekretariatsledelsen drøfter: hvordan det fælles sekretariat i bred forstand involveres og aktiveres Hvordan Erhvervsforum og andre partnere inddrages aktivt i samarbejdet Behov for udvikling af model for projektudvikling og evaluering Referat: For tovholdergrupperne fremhæves vigtigheden af at involvere bredt i udviklingen af projekter både internt i det fælles sekretariat, men også med andre eksterne aktører. Hver BRN gruppe skal finde deres rolle i forhold til de grupper og den organisering, der allerede eksisterer på deres indsatsområde. Med henblik på involvering fa erhvervsforum bør hver tovholdergruppe vurdere, hvordan det gøres bedst muligt, men der er bred enighed om, at det skal bruges aktivt. Anders Stryhn fremhæver, at Erhvervsudvikling og Jobskabelse agter at involverer de relevante erhvervsforumsmedlemmer i udvikling af de projekter, der er blevet igangsat inden for indsatsområdet. Dennis Jensen påtager sig ansvaret for at udarbejde en model for projektudvikling og evalusering.
9. Møde i Erhvervsforum d. 6. maj Det indstilles, at: Sekretariatsledelsen drøfter afvikling af møde i Erhvervsforum d. 6. maj Referat: Programforslaget blev taget til efterretning, og kommentarer gik primært på,hvorledes drøftelsen af indsatsområderne skulle forløbe, og hvordan erhvervsforumsmedlemmerne fordeles herpå. Det besluttes at den fælles drøftelse af indsatsområder og BRN som helhed, tages efter at indsatsområderne er blevet drøftet i grupper. Der tages kontakt til formændene for tovholdergrupperne mhp. koordinering og planlægning. Dennis Jensen påtager sig ansvaret for planlægning og koordinering af kommende møderne i erhvervsforum.
Dagsorden
1. Velkomst og godkendelse af dagsorden
2. Kommunikationsindsatsen
2. Kommunikationsindsatsen Det indstilles, at: Sekretariatsledelsen drøfter kick-off d. 27.3 med udgangspunkt i evalueringen og egne erfaringer fra dagen Sekretariatsledelsen drøfter kommunikationsstrategien med udgangspunkt i de områder som kommunikationsgruppen har udvalgt Sagsbeskrivelse: Kick-off d. 23.3 samlede ca. 340 deltagere i CREATE på Aalborgs Havnefront. Deltagernes evaluering af dagen er vedhæftet. Bordet rundt i sekretariatsledelsen mhp. at opsamle centrale læringspunkter og evt. fremadrettede anbefalinger, som kommunikationsgruppen kan arbejde videre med. Kommunikationsgruppen giver en kort præsentation af arbejdet med kommunikationsstrategien og de områder, som ønskes særskilt drøftet med sekretariatsledelsen. Områderne udvælges på mødet i kommunikationsgruppen d. 20. april, og foreligger derfor ikke ved udsendelse af dagsorden. Kommunikationsgruppen giver ligeledes kort status på arbejdet med visuelt identitet og ny hjemmeside.
3. Bestyrelsesmøde d. 27. marts og kommende møder
3. Bestyrelsesmøde d. 27. marts og kommende møder Det indstilles, at: Sekretariatsledelsen drøfter planlægning af de kommende direktions- og bestyrelsesmøder og involvering af sekretariatsledelsen Sekretariatsledelsen drøfter egen mødeplan ift. ovenstående Sagsbeskrivelse: Med udgangspunkt i bestyrelsesmødet den 27. marts, gives en kort opsummering på de centrale diskussioner og igangsatte projekter. I denne sammenhæng drøftes det, om sekretariatsledelsen kan indtage en mere central og aktiv rolle i mødeflowet og konkret forberedelse af dagsordener til Erhvervsfroum, direktion, formandskab og bestyrelse. I forlængelse heraf drøftes mødeplan for sekretariatsledelsen for resten af 2015.
Årshjul 2015 Bestyrelse m.fl. Hvornår? Hvad? Tema 23. januar Bestyrelsesmøde Deltagelse af ErhvervsForum 27. januar Studietur til Bruxelles NordDanmarks EU-kontor 6. februar Direktionsmøde 3. marts Direktionsmøde 27. marts Partner kick off og Bestyrelsesmøde Erhverv og jobskabelse 6. maj Erhvervsforum Indsatsområderne 12. juni Direktionsmøde 26. juni Bestyrelsesmøde 21. august Direktionsmøde 19. September Bestyrelsesmøde Kvalificeret arbejdskraft Turisme? Fællesmøde med ErhvervsForum Infrastruktur Væksthus Nordjylland, kontrakt 2016 EU-kontoret: strategi 2015-2016 30. oktober Seminar for bestyrelse og direktion Status på det første år i BRN 6. november Direktionsmøde 27. November Bestyrelsesmøde Internationalisering
Mødeplan for sekretariatsledelsen 2015 19. maj 2015: Mulige dagsordenspunkter: Forberedelse til direktionsmødet den 12. juni, herunder opfølgning på, og drøftelse af, diverse igangsatte projekter Nye initiativer herunder drøftelse af initiativ angående Statistik og Nøgle for kommunerne, fremsat af Region Nordjylland. Status på arbejdet i tovholdergrupperne 11. August 2015 skal dette møde flyttes?: Mulige dagsordenspunkter: Forberedelse til direktionsmødet den 21. august, herunder opfølgning på, og drøftelse af, diverse igangsatte projekter, Status på arbejdet i tovholdergrupperne 20. oktober 2015 skal dette møde flyttes?: Mulige dagsordenspunkter: Forberedelse til direktionsmødet den 6. november, herunder opfølgning på, og drøftelse af, diverse igangsatte projekter, Status på arbejdet i tovholdergrupperne
4. Økonomi
4. Økonomi Det indstilles, at: Sekretariatsledelsen drøfter budget 2015 som godkendt af bestyrelsen d. 27.3 Sagsbeskrivelse Sekretariatet har udarbejdet et budget for 2015. Budgettet er udarbejdet med udgangspunkt i en samlet befolkning i Nordjylland på 582.632 indbyggere pr. 1. januar 2015. Nedenfor ses den samlede finansiering i form af kommunernes samlede kontingent og Region Nordjyllands kontingent. I bilag 4 fremgår den samlede oversigt over kontingenterne fra de enkelte medlemmer. Medlem Kontingent Kommunerne 8.739.480 Region Nordjylland 5.243.688 I ALT 13.983.168 På den følgende side fremgår budgettets hovedposter. Hovedposterne er defineret af den godkendelse, der har fundet sted i kommunalbestyrelserne og Regionsrådet. Desuden er vist finansieringsmodeller for BRN indsatsområder og initiativer.
Budget 2015 TURISME 4 kr. pr. indbygger fra kommuner 2.330.528 NORDDANMARKS EU- KONTOR 3 kr. pr. indbygger fra RN (betales direkte) 1.747.896 PROJEKTMIDLER 8.793.480 Fælles projekter mv. Fælles projekter, fleksible midler 5 kr. pr. indbygger fra kommuner og 3 kr. pr. indbygger fra RN 4.661.056 5 kr. pr. indbygger fra kommuner 2.913.160 Specifikt sundhedsprojekter 2 kr. pr. indbygger fra RN 1.165.264 SEKRETARIAT 1 kr. pr. indbygger fra kommuner og RN 1.165.264 I ALT 13.983.168
Finansieringsmodel for BRN-initiativer Finansieringskilder: BRN egne projektmidler Kommuner/Region Erhverv Uddannelse Vækstforum Fonde Basis: 4 kr. pr. indbygger via BRN Finansieringskilder: BRN fælles projektmidler Kommuner/Region Erhverv Uddannelse Vækstforum Fonde Kontingent fra kommuner via bloktilskud Kontingent direkte fra kommuner og region
Disponeret sekretariat Budget 1.165.264 Disponeret 544.895 Kommunikation 157.500 Kick-off Ramme 150.000 Visuel identitet og hjemmeside Ramme 150.000 Folkemøde 2015 0,15 kr. pr. indbygger fra kommuner 87.395 Restbudget 620.369
5. Forskningssamarbejde med AAU
5. Forskningssamarbejde med AAU Det indstilles, at: Sekretariatsledelsen drøfter mulighederne i et forskningssamarbejde mellem BRN og AAU. Sagsbeskrivelse: Forskningsgruppen Crossing Organisational Boundaries (COB) ved Aalborg Universitets Institut for Kultur og Globale Studier, er interesseret i et BRN som forskningsfelt. Hensigten er et samarbejde, hvor forskerne løbende engagerer sig og stiller spørgsmålstegn til praksis for at kunne bidrage til udviklingen af BRN. Samarbejdet er derved med til at sikre en kontinuerlig læringsproces for begge parter. Såfremt sekretariatsledelsen beslutter, at der skal arbejdes videre på et konkret oplæg til samarbejde, nedsættes en lille arbejdsgruppe om dette. Et kommende forskningssamarbejde vil i givet fald skulle godkendes i direktion / bestyrelse. Kort oplæg Ph.D. Peter Wilgaard Larsen. Kort bilag vedlagt.
6. Kort nyt gensidig orientering i sekretariatledelsen
6. Kort nyt gensidig orientering Det indstilles, at: Sekretariatsledelsen gensidigt orienterer hinanden om aktuelt nyt Sagsbeskrivelse: Som noget nyt sættes et punkt på dagsordenen, hvor de enkelte medlemmer af sekretariatsledelsen kan orientere hinanden helt kort om relevant nyt. På dette møde orienteres om status på deltagelse på Regionens og kommunernes deltagelse på folkemødet, som regionen er hovedansvarlig for. Ligeledes orienteres om evt. kommende samarbejde om årlige statistiske kommuneoversigter, som regionen vil tilbyde at udarbejde. Forslaget drøftes konkret på mødet i sekretariatsledelsen d. 19.5 mhp forelæggelse for direktionen d. 12.6. Andre korte orienteringspunkter er velkomne.
7. Strategi- og handlingsplan status på indsatsområderne
7. Strategi- og handlingsplan status på indsatsområderne Det indstilles, at: Sekretariatsledelsen drøfter strategi- og handlingsplanens generelle format. Formændene for tovholdergrupperne giver en kort præsentation af processen i grupperne og aktuelt fokus i arbejdet Sekretariatsledelsen kommer med input til planen for det enkelte indsatsområde. Sagsbeskrivelse: Den samlede strategi- og handlingsplan for 2015-2016, skal præsenteres for direktionen på mødet den 12. juni og for bestyrelsen på mødet den 26. juni. Den nuværende strategi- og handlingsplan består af en overordnet beskrivelse af samarbejdet på første og sidste opslag, samt ét opslag pr. indsatsområde. For hvert indsatsområde beskrives centrale muligheder og udfordringer og få overordnede mål (venstre opslag) samt et overblik over igangsatte projekter og evt. fokusområder (højre opslag). Formand en for hver tovholdergrupper giver en kort status på arbejdsprocessen i tovholdergruppen og aktuelt fokus. Der skal ikke orienteres i dybden om konkrete initiativer. Sekretariatsledelsen har mulighed for at kommentere og give sparring. Foreløbig strategiog handlingsplan er vedhæftet i bilag.
8. Samarbejdsmodel for det fælles sekretariat og med erhvervsforum
8. Samarbejdsmodel for det fælles sekretariat og med erhvervsforum Det indstilles, at Sekretariatsledelsen drøfter: hvordan det fælles sekretariat i bred forstand involveres og aktiveres Hvordan Erhvervsforum og andre partnere inddrages aktivt i samarbejdet Behov for udvikling af model for projektudvikling og evaluering Sagsbeskrivelse: Det fælles sekretariat tæller efterhånden op imod 50 medarbejdere fra kommuner og Region. Det drøftes hvordan denne ressource bedst muligt involveres og aktiveres i arbejdet. Det handler bl.a. om, hvordan arbejdet i tovholdergrupperne organiseres, og hvordan der kommunikeres. Erhvervsforum udgør en stærk og engageret ressource for BRN. Det er højt prioriteret af bestyrelsen, at denne ressource knyttes tæt og meget aktivt til samarbejdet. Det drøftes, hvordan dette gøres bedst muligt. I takt med at projekter modnes i BRN, vil der bliver behov for nogle enkle modeller for projektudvikling, projektbeskrivelser og evaluering. Det foreslås, at denne opgave defineres som et selvstændigt udviklingsprojekt for sekretariatet. Sekretariatsledelsen inviteres til at give input til arbejdet og udpege et eller to medlemmer til engagere sig i dette fremover.
9. Møde i Erhvervsforum d. 6. maj
9. Møde i Erhvervsforum d. 6. maj Det indstilles, at: Sekretariatsledelsen drøfter afvikling af møde i Erhvervsforum d. 6. maj Sagsbeskrivelse: D. 6. maj holdes det første ordinære møde i Erhvervsforum. Forud har der været dialog med ca. halvdelen af Erhvervsforums medlemmer om initiativer, som de har særligt har interesse for at arbejde konkret med. Oversigt over tilbagemeldinger fremgår af ref. Fra bestyrelsesmøde d. 27.3. Afvikling af mødet har været drøftet med Anders Stryhn og Marianne Gade. Oplægget er pt. således: Temaet for mødet er indsatsområderne. På mødet deltager tovholdere fra hvert indsatsområde med henblik på en drøftelse af perspektiver og fremtidige aktiviteter. På dagen vil vi starte i plenum, hvorefter der vil være mulighed for separate drøftelser inden for de konkrete indsatsområder. Oplægget uddybes på mødet.
10. Eventuelt