Budgettering Budgetteringsprocessen Svin, Mark Økonomi November 2006
Forord Formålet med dette bilag er at komme med et bud på, hvordan I på jeres landbocenter kan samarbejde om at lave et tværfagligt budget til landmanden. Bilaget er vores bedste bud på, hvordan I kan gøre. Dette oplæg er udarbejdet med udgangspunkt i erfaringerne fra "Budgetprojektet" i 2004-2005. Dette bilag omhandler budgetteringsprocessen. Budgettets indhold beskrives i - Budgetbemærkninger skabelon svineejendom, som anviser opstilling og indhold i budgetbemærkningerne. - Bemærkninger demo eksempel fra Sydvestjysk Landboforening, som illustrerer et budget, med et lidt andet indhold end oplæget i skabelonen fra svineejendommen. Dansk Landbrugsrådgivning, Landscentret, oktober 2006 Anders Hedegaard, Svin Jacob W. Nymand, Mark Jes B Willumsen, Økonomi Vejledningen er udarbejdet med udgangspunkt DLBR IT ver. 3.68 Opbygning Før i går i gang Bilaget er bygget op med en indledning som beskriver, hvordan I som kontor og medarbejdere skal gøre jer klart, om I virkelig ønsker at arbejde tværfagligt. Erfaringen viser tydeligt, at viljen, lysten og organisationen til det tværfaglige arbejde er langt det vigtigste. Dette gælder for såvel ledelse som for de der skal samarbejde i budgetprocessen. DLBR IT understøtter tværfagligt samarbejdet. Tværfaglig brug af programmet er de seneste år blevet meget udbredt på centrene rundt i landet. Sådan kommer I i gang: Derefter kommer vi med forslag til: Tidsplanlægning: Hvad I og landmanden opnår ved tidsplanlægning Ansvar: arbejdsdeling i budgetprocessen Faglige afklaringer: fælles forudsætninger Budgetbemærkninger beskrives meget kort Kontoplan og de forskellige måder at opdele et budget på med steder, produktionsgrene og alternativer er kort beskrevet. Budgetteringsprocessen: Her gives forslag til køreplan for det enkelte budget - og hvem gør hvad. Derefter ligger der en tjekliste pr. fagområde med de ting, som I skal huske af hensyn til det tværfaglige budget. Værktøjer og skabeloner Undervejs i bilaget henvises til værktøjer, bl.a. i form af skemaerne som findes i bilagene. Tal i bilagene stammer fra demoejendommen som omtales herunder. Der er ikke tale om en egentlig brugervejledning i de enkelte programmer (her henvises til de forskellige kom godt i gang med pjecer), men dette er udelukkende en vejledning i at budgettere tværfagligt ud fra en faglig og praktisk metode. 3
Indholdsfortegnelse Forord... 3 Indholdsfortegnelse... 4 Skabeloner til samarbejde med landmand... 4 Før I går i gang... 5 Sammenhængen i budgetterne og anvendelse af kontrol... 5 Hvornår bliver budgettet bedre ved at arbejde sammen?... 5 Samarbejde kræver:... 6 Sådan kommer man i gang...6 Tidsplanlægning... 6 Faglige afklaringer med forslag til håndtering... 6 Ansvar... 7 Budgetbemærkninger... 7 Alternativer og produktionsgrene...8 Budgetteringsprocessen: Forslag til køreplan for det enkelte budget - og hvem gør hvad10 Svin... 13 Mark... 15 Økonomi... 16 Lagerbudgetter... 18 Skemaer til samarbejde med kontoret Bilag 1: Tidsplanlægning budget... 19 Bilag 2: Priser... 20 Bilag 3: Afstemning mellem forbrug og produktion... 21 Bilag 4: Oplysningsskema fra MARK til Økonomi... 22 Skabeloner til samarbejde med landmand Bilag A Dagsorden: Eksempel med udgangspunkt i Forpligtende rådgivning... 24 Bilag B Referat: Eksempel fra Forpligtende rådgivning... 25 4
Før I går i gang - Tværfagligt samarbejde kræver at I virkelig vil det og har tillid til at brugen af hinandens data giver landmanden et bedre produkt. Sammenhængen i budgetterne og anvendelse af kontrol Prognose, foderbudget og markplaner overføres til Produktionsbudgetterne, som danner baggrund for likviditets- og driftsbudgettet. Derudover giver det mulighed for senere at gennemføre en Produktionskontrol og Likviditetskontrol, hvor resultatet sammenholdes med budgettet for en given periode. Her kan du se, om de fremkomne afvigelser skyldes den opnåede pris, eller om der ikke er produceret den planlagte mængde. Hvornår bliver budgettet bedre ved at arbejde sammen? Det anbefales at budgettere tværfagligt, specielt når der sker ændringer i produktionen. Det kan være store produktivitetsændringer, udvidelser, saneringer osv. Det er en kvægfaglig opgave at budgettere ved ændringer i produktionen, så derfor bør budgetteringsprocessen begynde her. Svin og Mark Økonomi Produktionsplan Produktionsbudget Likviditetsbudget Budget Markplan Produktionskontroller Likviditetskontrol Kassedata 5
Samarbejde kræver: Respekt og tillid mellem konsulenterne, som en helt grundlæggende nødvendighed Villighed til at du vil ændre vaner og acceptere fælles beslutninger Enighed om faglige principper og interne priser Fælles specifikationsniveau/vare-kontorelationer Klare aftaler om hvem der gør hvad, ansvarsfordelingen og præcist i hvilke situationer, der kan rettes i data modtaget fra en kollega En person, der skal stå for koordinering i budgetforløbet. Det er vigtigt at aftale, hvad der sker, når en tidsplan skrider, og når der kommer haste budgetter En Budgetgruppe (tværfaglig) som står for retningslinier og styring af budgetaktiviteterne. Sådan kommer man i gang For at samarbejdet kommer til at fungere godt, er der en række praktiske ting, som skal være på plads: Tidsplanlægning Ved at udarbejde en tidsplan kan man opnå tre vigtige ting: At landmanden er i planlægning så kort tid som muligt f.eks. 1-2 mdr., dvs. der er lavet både markplan, prognose, foderbudget og produktions-, likviditets- og driftsbudget. At konsulenterne indbyrdes kan planlægge deres tid og undgå spildtid ved at vente på, at andre bliver færdige Landmanden undgår at blive spurgt flere gange om de samme ting. At der er taget højde for uforudsete opgaver i planerne. For at gøre budgetteringsprocessen så effektiv som muligt, er det vigtigt at aftale meget præcist, hvilke landmænd man udfører de forskellige opgaver for, og hvornår de udføres. Ved begyndelsen af budgetsæsonen sætter man sig sammen og aftaler, hvilke landmænd der skal laves tværfaglige budgetter for. Derefter skal der laves nogle tidsfrister for færdiggørelse og aflevering, opdelt på hver enkelt landmand og rådgiver. Denne planlægning sikrer, at de enkelte delbudgetter bliver færdige på de rigtige tidspunkter, og at ingen skal bruge tid på at rykke og vente på hinanden (se bilag 1. Tidsplanlægning budget). Flere centre anvender Kontorløsning til denne opgave. Faglige afklaringer med forslag til håndtering Det er vigtigt at svine- og planterådgiverne i planlægningssituationen koordinerer planlægningen, således at de producerede mængder svarer til de forbrugte mængder. Programmet er i stand til at håndtere evt. oparbejdede lagre eller evt. indkøbe opståede mangler, men kan ikke ændre i de udarbejdede markplaner eller foderbudgettet. Derfor er samarbejdet vigtigt i startfasen. I skemaet i bilag 3 Afstemning mellem forbrug og produktion ses et eksempel på afstemning af foder mellem mark og stald anvend skemaet fra start til slut i dette samarbejde. Skemaet passer til udskriften Foderbehov fra Svin og produktionsøkonomi fra Mark Landscentret, Svin udsender hvert år et prissæt til indlæsning i Produktionsplan. Dette prissæt sikrer den korrekte sammenhæng mellem noteringen på slagtesvin, prisen på solgte/overførte smågrise samt priser på avlsdyr. Det er en god idé at vælge nogle standardpriser pr. kreds (bilag 2 Priser). Hvis en landmand ønsker, at der bruges andre priser på hans ejendom, skal de involverede konsulenter orienteres, således at der er sammenhæng på hele ejendommen. Al intern omsætning prissættes ud fra de aftalte priser. Det gælder både dyreomsætning, hjemmeavlet foder (grovfoder og korn) og halm. Husdyrgødning prissættes ikke med mindre der er ekstern omsætning. Mark overfører de tilførte mængder, derudover håndteres det ikke. 6
Køb/salg - produktion/forbrug - hvem gør hvad? I produktionsbudget og -kontrol gælder generelt, at her forholder man sig til produktions- og forbrugstidspunkterne, mens man i Økonomi (Likviditetsbudget) håndterer køb og salg. Det betyder f.eks. at efterbetaling i produktionsplan og -budget placeres jævnt i forhold til produktionen. Økonomi ændrer beløbene til udbetales tidspunkterne og samler evt. beløbet i et tilgodehavende i status til udbetaling året efter. Anvend bilag 4 Oplysningsskema fra mark til økonomi (kvæg laves evt. et tilsvarende skema). Ansvar Det er fagkonsulenterne, som har ansvaret for de produktionsbudgetter de udarbejder, både med hensyn til priser og mængder. Priser og mængder rettes som hovedregel ikke senere i budgetlægningen. Hvis der er tale om afgørende ændringer i effektivitet eller udbytte i forhold til tidligere år, skal det forklares og vurderes i budget-bemærkningerne af de enkelte konsulenter. Ejerskab til budgettet øger budgettets værdi Erfaringerne viser, at fælles fodslaw og et tæt samarbejde mellem landmand og rådgivere forøger landmandens udbytte af budgettet markant. Processen med at udarbejde budgettet skal fra starten involvere alle rådgivere og landmanden. Specielt har et indledende møde vist sig meget givtigt for ejerskab og hermed anvendelsen af budgettet i den daglige styring. (se under Budgetteringsprocessen, Budgetforudsætninger og strategi ) Budgetbemærkninger Budgetbemærkningerne er målrettet alle læsere af budgettet. Interne bemærkninger til kollegaer og landmanden bør skrives et andet sted. Budgettet er landmandens og principielt udtaler konsulenterne sig kun under revisorerklæringen. De øvrige bemærkninger laves "for" landmanden. Indhold Hvordan / Hvem Budgetberetning - Vurdering og resultat Budgetberetning - Særlige forklaringer til budgettet Samlet vurdering af forventet udvikling og resultat. Økonomi Udførlige kommentarer fra Svin, Mark og Økonomi Strategi og fokusområder Ejendomsbeskrivelse, Mission, Vision, Strategiske mål (hovedmål) 1 til 2 sider. Økonomi har hovedansvar. Mark og Svin supplerer. Fokusområder, mål (delmål), tiltag, ansvar og deadline. Økonomi, Svin, Mark på egne fagområder! Følsomhed og kritiske antagelser Følsomhed og kritiske antagelser, tilpasses efter valgte fokusområder. Økonomi, Svin, Mark på egne fagområder! Nøgletal Nøgletal for økonomi - Økonomi Nøgletal for produktion Mark og Svin Revisorerklæring, budgetpraksis og Økonomi. ledelsespåtegning Drifts- og likviditetsbudget Økonomi Bilag Supplerende udskrifter fx. Produktionsbudgetter og betalingsrettigheder Økonomi, Svin, Mark på egne fagområder! "Budgetbemærkninger skabelon Svineejendom" følger denne opstilling. Kontoplanen Kontoplanen og de tilhørende Vare/Konto-relationer binder de enkelte dele af DLBR IT sammen. I centernet 7
Når der anvendes centernet arbejder alle hele tiden på de opdaterede kontoplaner, og der vil ikke blive problemer med overskrivning af ejendomskontoplanen. Enkelt stående PC'er På enkelt stående PC'ere risikerer man, at en gammel kontoplan fra fagkonsulenten overskriver en nyere på økonomikontorets eller landmandens PC. Ejendomskontoplanen er default markeret ved hhv. ud- og indlæsning af produktionsbudgetter. Det anbefales at fagkonsulenten fravælger ejendomskontoplanen ved udlæsning af budgetterne. Alternativt fravælger økonomikonsulenten ejendomskontoplanen ved indlæsningen. Indlæsningen af budgetter autoopretter evt. nye konti mv. efter ejendomskontoplanen på modtagermaskinen. Fagkonsulenterne har ingen umiddelbar interesse i at holde landmandens ejendomskontoplan ajour, fordi langt hovedparten af landmændene i dækningsbidragsområdet (konto:3xxx og 4XXX) holder sig til landsniveauet. Til gengæld bliver ajourføring af vare-/kontorelationerne på landsniveauet så ekstra vigtig (nye V/K relationer kan hentes via Internettet på www.landscentret.dk). Anvender du ejendomstilrettede V/K-relationer og en anden bruger skal kunne overføre data mellem fagprogram og økonomi på hans pc - da skal du udveksle V/K-relationer. Dette gøres med udveksling af ejendomskontoplanen, som så skal være opdateret hos de forskellige brugere. Hvis en landmand skal have indlæst budgettet på sin PC, skal håndtering af ejendomskontoplanen aftales. Alternativer og produktionsgrene Produktionsbudgettet i svin overfører data til samme alternativ i Økonomi Produktionsbudget, hvis det ønskes. Anvendes alternativ som ikke findes i Økonomi da autooprettes det ved overførslen. Alternativer Bruges til at budgettere forskellige alternative muligheder Til at adskille det færdige budget, som skal bruges til kontrol fra de øvrige (alt. 9) Et budget, hvor der løbende kopieres kassedata over, efterhånden som året skrider frem og budgettet dermed bliver realiseret (Alt. 100. Forventet regnskab). Bruges også til at holde produktionsbudgetter fra fagområderne adskilt, hvis det ønskes. Fagområders budgetter overføres til samme alternativ, f.eks. Alternativ 5 tværfagligt budget Alternativt nummer anbefales reserveret til: Fagprogram Svin Kvæg Økonomiprogram Alternativ 0. Økonomi 1. Svin 2. Kvæg 3. Mark 5. Tværfagligt budget Mark 9. Færdigt budget (låst årsbudget) 10-99. Svin 100. Forventet regnskab Produktionsgrene anvendes til at adskille de enkelte dyregrupper (søer, smågrise, slagtesvin) og afgrøder (byg, hvede..). Svin 8
I svineprogrammet anvendes produktionsgrensnumre i intervallet 7000-7999. 7000 = Søer Her håndteres alt, hvad der foregår ved søerne til og med fravænning. 7100 = Smågrise Her håndteres grise fra fravænning til salg/overførsel til slagtesvin. 7200 = Slagtesvin Her håndteres grise, som ender med at blive leveret. Skal der udarbejdes budgetter for enkelt stalde inden for de enkelte dyregrupper, oprettes fortløbende produktionsgrene. Produktionsgrensnumre 79xx anvendes, når der skal foretages beregninger, hvor flere produktionsgrene skal indgå sammenlægning af produktionsgrene. En samlet beregning for Søer og smågrise foretages via produktionsgren 7910, hvor produktionsgren 7000 og 7100 knyttes til. Mark Tilsvarende for mark gælder, at der overføres til alternativ 5 og produktionsgrene (100-5999), når der laves tværfaglige budgetter. Finansiering og investering kan kopieres fra sidste års budget eller fra sidste års kasseposter til alternativ 5. Herved har man omsætning på plads på alle områder, og en redigering kan nu foretages. Det første budgetmøde er afgørende for at sikre fælles fodslaw mellem konsulenter og landmand. 9
Budgetteringsprocessen: Forslag til køreplan for det enkelte budget - og hvem gør hvad Hvad Hvem / Hvordan Økonomikonsulent styrer proces - planlægningen I god tid før budgetsæsonen kontakter landbrugscentret landmanden for at planlægge, hvordan budgettet skal udarbejdes. Aftalen skal indeholde beskrivelser af formål, omfang, indhold, tidsterminer og hvilke rådgivere, der skal indgå på de forskellige trin i budgetprocessen. Når alle aftaler mellem landmanden og konsulenterne er på plads, sender den budgetansvarlige konsulent et bekræftende brev til alle. Forventningerne bliver på denne måde afstemt, og det er et vigtigt udgangspunkt for succes! Husk at aftale køre- og tidsplan for budgettering med involverede konsulenter og udsende relevante udsnit af posteringslisten til disse. Husk / værktøj: Aftal brugen af alternativer (se anbefaling forrige side) og indtast aftalen under likviditetsbudgettet i Rediger Rediger alternativ. Bilag 1 Tidsplanlægning budget eller Kontorløsning anvendes til styring af aftaler i budgetforløb. Bilag 2 Priser, fastlægges for landmand. Planlægningsmøde på ejendommen Ejer + ægtefælle + involverede konsulenter Udsend brev til landmand om forventet budgetforløb, samt dagsorden for mødet. Evt. budgetkontrol sendes også. Dagsorden 2½ timer Kort tur rundt på bedriften Godkendelse af dagsorden Budgetopfølgning Jeres strategi og planer for ejendommen Fokusområder på bedriften. Jeres mål for og forslag til fokusområder og mål. Fastlæggelse af prioriteringsområder og mål. Aftaler og opsamling - Hvem gør hvad hvornår - Forventning til samarbejdet Evaluering af besøg og det videre forløb Produktionsomfang og budgetforudsætninger Nøgletal målsætning Gennemgang af referat hvad er aftalt Dette første møde er indledningen til budgettet. De konsulenter, som skal indgå i budgetforløbet, er alle med. Dette møde er centralt for at sikre ejerskab, fodslaw og brug af budgettet det kommende år! Dagsordenen skal indeholde punkterne Strategi og handlingsplan samt budgetforudsætninger. Evt. budgetopfølgning, hvor typisk de seneste 9 måneders forløb diskuteres, for at give det rigtige afsæt til budgettet. Start gennemgangen med selve kontrollen. Vend budgetkontrol mv. i bilen på vej til landmanden. En strategiplan (½ - 2 sider) vil typisk kunne konfirmeres og evt. rettes, men første gang kræver selvstændig udarbejdelse. Det er afgørende for ejerskabet at det er landmanden der formulerer strategier og planer for ejendommen, ud fra hans egen forberedelse til mødet. På mødet tages beslutningsreferat og handlingsplan udarbejdes jfr. forpligtigende rådgivning. Skabeloner jfr. forpligtende rådgivning: Bilag A. Dagsorden Bilag B. Referat Fagkonsulenterne samarbejder om samtlige forhold omkring produktionen. Der udarbejdes tekniske planer for mark og stald, produktionsbudgetter, budgetkommentarer og en oversigt over likvide virknin- 10
Hvad Forarbejde evt. Grovbudgettering i bedriftsplan Hvem / Hvordan ger i produktionsområdet. Under hele planlægningsfasen afstemmes produktionen i marken med forbruget i stalden. Svin, Planteavl (evt. økonomi) Koordinering af kornproduktion og forbrug mellem planteavls- og svineproduktionsrådgiver. Her er det vigtigt med et godt samarbejde. Omlægninger prøves evt. af i Bedriftsplan, så produktionssammensætningen er fastlagt før detailplanlægning i fagprogrammer og produktionsbudget startes. Værktøj: bilag 2 Priser bilag 3 Afstemning mellem forbrug og produktion. Produktionsbudgetter Tekniske planer udarbejdes i fagprogrammer og overføres til Produktionsbudgetter som produktion og forbrug. Svin Produktionsplanen laves og overføres til produktionsbudget i Økonomi-programmet. Produktionsbudgetter laves færdige idet evt omkostninger eller produktioner som ikke er indeholdt i overførslen indtastes fx : el og destruktionsomkostninger. Husk at aftale ansvar for likviditetsvirkning med økonomi fx efterbetalinger. Mark Fragt, tørring, rensning og diverse omkostninger til planteavl kan indtastes i DLBR Mark Alle direkte maskinhandlinger i marken budgetteres i DLBR Mark. Her vælges også, om det er egne maskiner eller maskinstation. Husk at aftale ansvar for likviditetsvirkning med økonomi - det kan være salg af korn mv. Brug evt. bilag 4 Oplysningsskema fra mark til økonomi Likviditets- og driftsbudget Flyt fra produktionstidspunkt til betalingstidspunkt i likviditetsbudget og status. Økonomi Økonomikonsulenten tager over og samler det hele i et fuldt budgetudkast. Budgetudkastet gennemgås og tilrettes sammen med landmanden. Flyt fra produktionstidspunkt til betalingstidspunkt i likviditetsbudget og status. Vedrørende mark Maskinstationshandlinger der ikke direkte relaterer til marken, håndteres af Økonomi. Det kan være flytning af gylle, klipning af hegn eller lignende. Derudover budgetterer Økonomi energi, græsleje, afkoblet støtte mv.. Intern omsætning Forbrug af hjemmeavlet korn, overførsel af dyr og lign. afstemmes af økonomi i likviditetsbudgettet (Intern omsætning og status) Afstemnings skema bilag 3 Afstemning mellem forbrug og produktion er udgangspunkt for priser, status mv. 11
Hvad Besøg på ejendommen. Gennemgang af budget udkast Hvem / Hvordan Driftsøkonomikonsulent sender evt. budgetkontrol således at primo status specielt på lån og driftskredit kan accepteres af landmand. Ejer + ægtefælle + driftsøkonomikonsulent Gennemgang af budget udkast og alle forhold omkring bedrift og familien i øvrigt. Anvend dagsorden og referat / handlingsplan. Det aftales hvem der udsender produktionsbudget Udsendelse til landmanden Svin Sender kalkulen fra Produktionsplan Planteavl Sender mark- og gødningsplanerne ud Økonomi Sender de samlede budgetbemærkninger og produktions-, likviditetsog driftsbudget ud til landmanden. Derudover sendes en kopi til planteavl og kvægproduktionskonsulenten. Kontrol sendes til fagkonsulenter ved årets slutning eller ved afvigelser der kræver opmærksomhed. Når Årsrapporten foreligger sendes det endelige budget med korrekt status. 12
Svin Hvad Hvordan 1. Vælg periode og udarbejd alternativ 1. Overvej inden alternativet oprettes hvilke produktionsgrene og hvor mange perioder der er nødvendige for at opnå den ønskede produktion, f.eks. giver produktionsgrenen Søer og smågrise ikke mulighed for at sælge smågrise ved fravænning ligesom brug af egne polte til en udvidelse kan gøre det nødvendigt med ekstra perioder. 2. Opret et alternativ. Husk alternativ 5 bruges til tværfaglige budgetter. 3. Opret de produktionsgrene der skal budgetteres for. Perioden skal minimum dække den økonomiske budgetperiode. 4. Tast effektivitet og vis hændelseslister og status. Først når dyrflowet er på plads, er der grund til at fortsætte. 5. Klik på knappen Prisperioder og angiv perioden / perioderne du vil have priser for. Tryk på knappen Budgetpriser og angiv noteringen. 2. Foder Vælg Anvend priser fra fodersammensætning Tryk på: 1. Vælg og opret foder 2. Forventet pris, indtast pris (Kr. pr. 100 kg). Hvis foderpriserne indtastes på selve fanebladet Foder på dyregrupperne med kr./fesv, bliver de ikke overført til produktionsbudgettet. 3. Priser på dyr Status bliver automatisk beregnet. Bemærk at der udelukkende anvendes FEsv i Produktionsplan. For foder til drægtige søer skal der således altid være angivet et indhold af FEsv/kg i Foderstoftabellen, hvis energiindholdet automatisk skal overføres herfra. Ret derefter priserne på fanebladet Priser således, at der tages højde for: Korrektion for div. fradrag, f.eks. basisvægt og kødprocent gøres via feltet: Notering slagtesvin på slagtesvin kalkulen. Intern overførselspris på polte i forhold til alder ca. 12/26 uger gøres via feltet: Kr. pr. overført polt. 4. Diverse omkostninger Indtastes under fanebladet Priser og Div. ind /udg og bliver overført på kontonumrene: Dyrlæge 4480 00 Medicin 4481 00 Strøelse 4486 00 P-råd. 4473 20 Sæd 4470 10 Produktionsafgift slagtesvin 3461 00 Transport 4489 10 Diverse 1-2-3 4488 20 Omkostninger til destruktion sættes ind på diverse 1-2-3. Bemærk at der kun betales produktionsafgift for leverede slagtesvin. Antallet af døde Søer, Gylte, Smågrise og Slagtesvin overføres til Produktionsbudgettet. 13
Søer/gylte døde/kasserede 3405 00 Smågrise døde/kasserede 3418 00 Slagtesvin døde/kasserede 3462 00 5. Produktionsplan skal være beregnet Klik på knappen Beregn alternativ. inden overførsel 6. Overfør til produktionsbudget Luk kalkulen, vælg Funktioner og Overfør til produktionsbudget Husk at tilvælge produktionsgrene: 7000 Søer,7100 Smågrise 7200 Slagtesvin 7. Kontroller tallene i de enkelte produktionsbudgetter Evt. foderbeholdning indtastes i lagerbudget (se lagerbudgettet) Før aflevering af produktionsbudget kontrolleres for om omsætning statusbeholdning og statuspriser foder diverse omkostninger er OK. 8. Aflevering til udlæs/økonomi Meddel til økonomi når produktionsbudgetterne er færdige, og i hvilket alternativ de ligger Udlever data og bilag til økonomikonsulent Bilag 2: Priser Bilag 3: Afstemning mellem forbrug og produktion Bilag 5: Bemærkninger - svin til landmand Hvis fagområdet og økonomi anvender samme center net, skal der ikke foretages yderligere. Hvis fagområdet og økonomi ikke anvender samme centernet, skal produktionsbudgetterne udlæses. Ved udlæsningen fravælges markeringen ud for ejendomskontoplan. 14
Mark Hvad Hvordan 1. Markplan Udarbejd markplan for: 1. Alle afgrøder til det aktuelle høstår. 2. De afgrøder til næste høstår, hvor der udføres behandlinger inden for budgetperioden. - Aftal foderbehov med svinebrugskonsulenten Bilag 3: Afstemning mellem forbrug og produktion - Angiv et realistisk forventet udbytte 2. Dyrkningsplan Udarbejd dyrkningsplaner med: 1. Alle behandlinger til afgrøder i det aktuelle høstår. 2. Alle behandlinger til afgrøder i næste høstår, hvor behandlingen udføres inden for budgetperioden. - Medtag som minimum maskinløsninger for de behandlinger, der udføres med maskinstation. Husk at vælge M for maskinstation. 3. Kontroller dyrkningsplanerne før Kontroller at: overførsel til produktionsbudget 1. Alle datoer er gyldige. 2. Der ikke er linier med Findes ikke. 4. Hent data til produktionsbudget Vælg: 1. Økonomi - Produktionsbudget 2. Funktioner Hent data fra fagmodul vælg her: a. Høstår b. Vælg alternativ 5. c. Fagområde Mark d. Hent data fra fagmodul e. Alle produktionsgrene i fagmodulet 3. Ok overfører alle produktionsbudgetter for høståret Som hovedregel skal der overføres for både aktuelt høstår og det efterfølgende høstår for at dække en budgetperiode. Når overførslen er færdig, kontrolleres i kvitteringslisten, at der ikke er fejl i overførslen. 5. Kontroller produktionsbudgetterne Gennemse produktionsbudgetterne på skærmen eller på udskrift 6. Udfyld evt. Oplysningsskema fra MARK til Økonomi - se Bilag 4 Skemaet udfyldes, hvis der er udbytter eller forbrug i dyrkningsplanen, hvor indtægter eller omkostninger enten er forskudt i forhold til tidspunktet i dyrkningsplanen eller falder efter budgetperiodens afslutning. 7. Afkoblet EU-støtte Hvis der er afkoblede dyrepræmier på ejendommen, kan bedriftens forventede afkoblede støtte beregnes i Bedriftsplan eller i regnearket i Kvæginfo nr. 1243. 8. Aflevering til Økonomi Meddel til økonomi når produktionsbudgetterne er færdige, og i hvilket alternativ de ligger Udlever data og bilag til økonomikonsulent Bilag 2: Priser EU-afkoblet støtte (jfr. punkt 7.) Bilag 3: Afstemning mellem forbrug og produktion Bilag 4: Oplysningsskema fra Mark til Økonomi Hvis fagområdet og økonomi anvender samme centernet, skal der ikke foretages yderligere. Hvis fagområdet og økonomi ikke anvender samme centernet, skal produktionsbudgetterne udlæses. Ved udlæsningen fravælges markeringen ud for ejendomskontoplan. 15
Økonomi Hvad Hvordan 1. Indlæs produktionsbudgetter. NB! Ikke aktuelt hvis faggrenene og økonomi er i samme centernet. 1. Vælg Indlæs data, Produktionsbudget Fravælg evt Ejendomskontoplan og tast udfør 2. Gennemgå de indlæste budgetter Produktionsbudgetter indlæses og evt nye konti, produktionsgrene mv oprettes automatisk efter ejendomskontoplanen. Har fagkonsulenten udlæst ejendomskontoplaner vil de automatisk markeres til indlæsning sammen med produktionsbudgetterne fravælg evt denne markering. 2. Kapacitetsomkostninger kopieres til alternativ 5. Produktion og forbrug er på plads - kapacitetsomkostninger og finansiering mangler. De kan hentes fra sidste års budget eller fra sidste års kasseposter Kopiering af kasseposter sletter produktionsbudgetdata i kapacitetsområdet kasseposter kopieres evt. før overførsel af fagområde! Kopiering af sidste års budget kan kræve oprydning. 1. Vælg Økonomi, Budget, Likviditet og drift, Periode og alternativ 5. 2. Vælg Funktioner og Kopier fra og her menupunktet: Anden periode (sidste års budget) eller Kasseposter. I dette billedet vælges: Kopier til: Kapacitet finansiering (afsnit 2+3) og marker Sidste års kasseposter 3. Efter kopiering af sidste års budget - for likviditetsbudget-sammendragslinierne Indtægter Udgifter Vælg, Økonomi, Budget, Likviditet og drift, Funktioner og Slet udvalgte korrektioner. Kapacitetsafsnittets konti med data fra produktionsbudgetter rettes på samme måde. 3. Evt. udarbejdelse af lagerbudgetter. Beskrives i næste skema 4. Intern omsætning af dyr Konti til intern omsætning er åbne for indtastning her, selvom kontiene er lukkede på kontoplanen. Markering af intern omsætning betyder, at der ikke er likvid virkning af posteringen. Intern omsætning skal afstemmes for ikke at give afstemningsdifferencer i driftsbudgettet. 1. Påsæt markering for intern omsætning med Ctrl+I på konti med intern omsætning af dyr 2. Vælg Funktioner, Intern omsætning. I komboboksen vælges: Husdyr kontroller/afstem husdyr Kontroller at internt salg = internt køb (sum =0) 16
Hvad Hvordan 5. Intern omsætning af foder Konti, som er afstemt i lagerbudgetterne, bør ikke påsættes intern omsætning, idet evt. køb og salg skabt i lagerbudgettet også vil blive mærket som intern omsætning. Bilag 3 Afstemning mellem forbrug og produktion 1. Markér samhørende foder konti som Intern omsætning ved at taste Ctrl + I på kontoen. Nederst i sammendraget Udgifter Korn markeres den kontoløse linie: Diverse, Korn. 2. Vælg Funktioner Intern omsætning. Vælg i komboboksen: Foderkorn 3. Afstem foderkorn ved samlet modpostering på Udgifter Diverse, Korn 4. Vælg, Økonomi, Status, og indtast Foderlagre på 4000 00 konti Salgslagre på 3000 00 konti Indtast status under sammendragene Beholdning egen avl Beholdning Indkøbt foder Andre beholdninger 6. Intern omsætning af maskinleje 1. Marker kontiene som intern omsætning (Ctrl+I.) 4075 00 Overført maskinleje og 3805 00 Maskinleje overført 2. Vælg Funktioner Intern omsætning. Vælg i komboboksen: Intern maskinleje. 3. Indtast posteringer på konto 3805 00 til konti udlignes. 7. Lav likviditets- og driftsbudget færdigt 1. Ret forbrug og produktion til køb/salg f.eks. rettes 3463 00 Slagtesvin efterbetaling 12 måneder -> december og foderkøb mv. ændres til betalingstidspunktet. 2. Gæld og tilgodehavender konteres på plads via mellemregningskonti f.eks. Kalkning placeret af mark på 4620 10 Jordbrugskalk flyttes til 8140 00 Grundforbedring. Denne konto samles op i status og afskrives. EU-afkoblet støtte 3. Kontroller udbytte, omkostninger, besætning og beholdninger. 4. Kontroller momsforvalg 5. Lav budgettet færdigt. 6. Skriv budgetbemærkningerne færdige ved at samle fagkonsulenternes bemærkninger og tilføje investering, finansiering mv. 17
Lagerbudgetter Hvis lagerbudgettet anvendes, skal det gøres inden, der afstemmes i intern omsætning, dvs. som punkt 3 under Økonomi side 13. Brug ikke den samme konto til både lagerbudget og intern omsætning. Hvad Hvordan 3a. Opret Lagerkonti til håndtering af lagre i lagerbudgettet. 3b. Udarbejd Lagerbudgetter Tilpas køb/salgstidspunkter ud fra produktion og forbrug i lagerbudget. 1. Vælg Økonomi, Tabeller og Lagerkonti 2. Tast [F9] og se Land-/kredsniveau ( Viser alle tilstand). 3. Vælg Rediger (Ctrl+R) for at låse op. 4. Udvælg relevante lagerkonti ved markering under tilvalgt. Tilret evt. tilknyttede konti i Lagersammenhænge. 5. Tast [F9] ( Viser udvalgte tilstand) for at indtaste lagerkonti, som ikke findes på lands-/kredsniveau. 1. Vælg Budgetter, Lagerbudget og lager-konto 2. Indtast primo lager 3. Indtast evt. under Funktioner, styringsoplysninger. 4. Indtast budget-priser i lokalmenu (højreklik) - Priser 5. Indtast evt. manuelt Køb/salg (Lokalmenu) 3c. Intern omsætning kombineret med lagre Behandling af intern omsætning foretaget i dette punkt skal naturligvis ikke gentages i punkt 5! Er der udarbejdet lagerbudgetter må der ikke på samme konti anvendes markering for intern omsætning. Afstem intern omsætning ved brug af diverse-linierne til de enkelte sammendrag. Eksempel: Indtast samlede interne produktion for foderkorn på Indtægter, Korn, Diverse Korn og marker denne som intern. Indtast samme værdi på Udgifter, Korn, Diverse Korn og marker denne som intern. Dersom forbruget ikke er lig produktionen reguleres dette via realforskydningen fra status idet lagerbudgettet har placeret statusposterne på udgiftskontiene. 18
Bilag 1: Tidsplanlægning budget Medlem: Nummer og navn Involverede konsulenter og færdig senest uge Mark Kvæg Svin Økonomi Kommentarer Priser Prod.omfang, mv.
Bilag 2: Priser Periode: Kredsnummer: Dato : Gruppe og prisforslag Dyr (kr./stk.): Noteringsniveau Pris i kr. budget Bemærkning/princip Sammenhængen mellem noteringen og smågrise- og avlsdyrpriserne findes i produktionsplan. Ved at vælge notering hænger alle priserne sammen. NB: Der er ikke taget højde for produktionsafgifter og transport. Foderkorn (kr./hkg): Indkøbt byg Indkøbt hvede Intern foderkorns pris Økologisk korn 0.80 Kr/FE Grovfoder (kr./fe): Salgsafgrøder (kr./hkg): Byg Maltbyg Hvede Raps Frø Ærter Husdyrgødning (kr./ton): Gylle so Gylle slagtesvin Fast møg Udbringningsomk. Halm (kr./kg) Markedspris Alternativ: Gødningsværdi + bjærgning. 0,40 kr/kg 20
Bilag 3: Afstemning mellem forbrug og produktion Navn: Ejendoms nr Chr nr. Budgetperiode - Dato: Anvendes til indledende overblik og aftaler. Afstemning lagre Forbrug (Kvæg / Svin) Produktion (Mark) Emne/ afgrøde Konto nr. Primo lagre (1) Foderbehov (2) Krav ultimo lagre (3) Krav Produktion (4=2-1+3) Konto nr. Areal ha Produktion (5) Produktions balance (6=5-4) Ultimo lagre (7=1-2+5) Pris/ enhed Anden afstemning (salgslagre, indkøbte lagre, gødning mv.)
Bilag 4: Oplysningsskema fra MARK til Økonomi Ejd. nr.: Navn: Budgetperiode: Dato: Skemaet anvendes til angivelse af udbytter og forbrug, hvor indtægter eller omkostninger enten er forskudt i forhold til tidspunktet i dyrkningsplanen eller falder efter budgetperiodens afslutning. Udbytte/forbrug Mængde beløb Konto Tidspunkt i dyrkningplan Hvede 56.225 45.000 3004 00 aug 06 56.225 45.000 aug 06 Hvede Tidspunkt for likviditet Nov 06 Jan 07 Bemærkninger halvdelen sælges i november resten i januar år 2007
Bilag 4: Oplysningsskema fra MARK til Økonomi Ejd. nr.: Navn: Budgetperiode: Dato: Skemaet anvendes til angivelse af udbytter og forbrug, hvor indtægter eller omkostninger enten er forskudt i forhold til tidspunktet i dyrkningsplanen eller falder efter budgetperiodens afslutning. Udbytte/forbrug Mængde beløb Konto Tidspunkt i dyrkningplan Tidspunkt for likviditet Bemærkninger
Bilag A Dagsorden: Eksempel med udgangspunkt i Forpligtende rådgivning Lars Landmand Agrovej 14 8200 Århus N Dato: Dagsorden 1. Planlægningsmøde Vi har aftalt møde hos dig og din ægtefælle: XXdag den XX. XX 2004 kl. 10.00 I mødet deltager din planteavlsrådgiver (konsulent XX), driftsøkonomirådgiver (konsulent AA) og svinerådgiver (konsulent YY) Dagsorden 1. Kort tur rundt på bedriften. 2. Godkendelse af dagsorden 3. Budgetopfølgning 4. Jeres strategi og planer for ejendommen 5. Fokusområder på bedriften Jeres mål for og forslag til fokusområder og mål 6. Fastlæggelse & prioritering af fokusområder og mål U:\Data\Forpligtende Rådgivning\Landbrugsinfo\2a 03 dom Links 3 forslag1moede.doc 7. Aftaler og opsamling Hvem gør hvad og hvornår? Forventningerne til samarbejdet 8. Evaluering af besøg og det videre forløb Mødet forventes afsluttet ca. kl. 12.30 Jeg se frem til mødet og samarbejdet med jer og de øvrige rådgivere om at nå jeres mål for bedriften. Med venlig hilsen Konsulent CC Nøglerådgiver
Bilag B Referat: Eksempel fra Forpligtende rådgivning (Referatet følger en anden dagsorden end angivet i bilag A) Jacob Jensen Markvejen 20 Diget 9999 Landsbyen Referat af møde d. 12. dec. 2005 hos Jacob Jensen. Deltagere Jacob Jensen Svine- og miljøkonsulent Morten Hansen, Landbocentret Planteavlskonsulent Lene Pedersen, Landbocentret Maskinkonsulent Peter Jensen, Landbocentret Økonomikonsulent og nøglerådgiver Erik Andersen, Landbocentret Projektleder Torsten Gruhn Landscentret (referent). 13. december 2005 Formål Formålet med mødet var at identificere, hvilke indsatsområder der skal arbejdes med på bedriften i den kommende periode, samt at udarbejde en rådgivningsaftale i form af vedlagte referat. Baggrund Jacob og Ulla etablerede sig på Stenagergård i 2002. De ejer i dag 3 ejendomme: Bondegården: Produktion på 7.500 smågrise (43 DE), 33 ha. Nørregård: Købt af Jacobs forældre, produktion på 310 årssøer (72 DE), 32 ha + 12 ha forpagtet + 12 ha gylleraftaler. Højgården: Netop købt, tilladelse til 105 DE, der er ved at blive omlagt fra søer og slagtesvin til kun slagtesvin. 47 ha + 15 ha forpagtet. Der er pt. 2 ansatte. Jacob og Ulla har to børn, Ulla studerer. Overordnede mål For Jacob er det vigtigt, at bedriften får en størrelse, der betyder, at det bliver muligt at ansætte den 3. medarbejder. Derved kan Jacob få en mindre arbejdsbyrde, samt den fornødne frihed til at være mere sammen med familien og virke mere som driftsleder. Den umiddelbare plan for udvidelsen af bedriften er at udvide antallet af søer på Nørregård til ca. 600 årssøer, det kræver dog at der bliver lavet gylleaftaler på yderligere 50 ha.
Fokusområder Ansvarlig Deadline 1. Fodermester. Mål: At der bliver ansat en fodermester pr. 1/3 eller 1/4 2006. Tiltag: Kontakt til Job Advice Opfølgning Jacob Erik 2.1.2006 16.1.2006 2. Udvidelse af soproduktionen. Mål: At opnå en miljøgodkendelse til udvidelsen fra 300 til 600 søer. Forventet byggestart er 1. halvdel 2007. Tiltag: Finde 50 ha gylleaftaler/forpagtninger, skriftlige. Sende miljøansøgning vedr. udvidelsen. Brev til Ringe Kommune vedr. hestene på Hjørnegården Jacob Morten Morten 2.1.2006 16.1.2006 19.12.2005 3. Budget 2006. Mål: At lavet et budget for 2006. Tiltag: Svinedelen på Hjørnegården Bud på investeringer i 2007 vedr. ny stald, vaske plads og gyllebeholder. Færdigt budget Morten Morten Erik 19.12.2005 9.1.2006 16.1.2006 4. Markdriften Mål: At bruge eget såsæd til vårbyg. Tiltag: Analyse af såsæden Lene 12.12.2006 5. Regnskab 2005. Mål: At få lavet et tidligt regnskab for 2005. Tiltag: Indsendelse af bilag og statusoplysninger. Færdigt regnskab Jacob Erik 1.2.2006 1.3.2006
Fokusområder Ansvarlig Deadline 6. Finansieringsstrategi. Mål: At få lavet bedriftens finansieringsstrategi for de næste par år, i samarbejde med pengeinstituttet. Herunder en drøftelse af pensioner og forsikringer. Tiltag: Initiativ til møde med Erik, Jacob og pengeinstituttet. Jacob 1.3.2006 7. Maskinøkonomi. Mål: At få lavet en udskiftningsplan for relevante maskiner herunder investeringsbehovet i 2006 (plov, sprøjte og en traktor). Tiltag: Arbejdsanalyse og udskiftningsplan, sendes videre til Erik. Peter 9.1.2006 Med venlig hilsen Torsten Gruhn