Udarbejdet af ProLøn A/S, Randers ATP GRATIALE? KØRSEL SKAT ATP DAGPENGE PERSONALEGODER ATP Hensigten med denne håndbog er at beskrive de mere generelle rutiner i forbindelse med indrapportering af løn m.v. Desuden indeholder hæftet oplysninger om de aktuelle ATP-satser, dagpengesatser samt Statens takster for kørsel m.v. Håndbogen giver dog svar på alt. ProLøn A/S Tronholmen 3, Postboks 59, 8960 Randers SØ. Tlf: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 E-mail: proloen@proloen.dk www.proloen.dk Er der ubesvarede spørgsmål, er I altid velkomne til at kontakte ProLøn A/S på 87 10 19 30 Lønindberetning via Internet er beskrevet i håndbogen ProLøn- Internet. Generelt og Satser 01-04-2015 Side 1
Indholdsfortegnelse HVEM GØR HVAD?... 5 LØNARTSOVERSIGT... 6 OPRETTELSE AF MEDARBEJDER... 10 UDFYLDELSE AF STAMBILAG... 10 ÆNDRING AF MEDARBEJDER... 12 INDRAPPORTERING AF LØN (PROLØN PAPIR)... 13 INDSENDELSE AF MATERIALE... 13 UDFYLDELSE AF LØNGRUNDLAG PÅ DEN ENKELTE MEDARBEJDER... 13 ÆNDRINGER AF STAMOPLYSNINGER FOR MEDARBEJDER... 14 ÆNDRING AF LØNARTSTEKSTER OG LØNARTSSATSER GENERELT... 14 TIDSFRISTER... 14 HELLIGDAGE... 15 FOR SENT AFLEVERET LØNMATERIALE... 15 ÆNDRINGER TIL INDSENDT LØNMATERIALE... 15 KONTROL AF GENNEMFØRT LØN... 15 INDRAPPORTERING AF LØN (PROLØN INTERNET)... 16 INDRAPPORTERING AF LØN... 16 TIDSFRISTER... 16 HELLIGDAGE... 16 MULIGHED FOR UDSÆTTELSE... 16 ÆNDRINGER TIL INDSENDT LØNMATERIALE... 16 KONTROL AF GENNEMFØRT LØN... 17 LØNREGULERING... 18 VED LØNSTIGNING... 18 SKAT... 19 REGULERING AF A-SKAT... 19 BRUTTOSKAT... 19 SKATTEOPLYSNINGER... 19 SKATTEFRADRAGSDAGE... 20 SKATTEFRI GODTGØRELSE... 20 SKATTEFRI KØRSELSGODTGØRELSE... 20 PERSONALEGODER... 21 REGLER FOR BESKATNING OG INDBERETNING AF PERSONALEGODER... 21 DEN SKATTEMÆSSIGE BEHANDLING.... 21 OVERSIGT OVER PERSONALEGODER... 23 HÅNDTERING I PROLØN.... 28 Generelt og Satser 01-04-2015 Side 2
ATP-BIDRAG... 34 ATP-BIDRAG AF LØN... 34 FINANSIERINGSBIDRAG TIL ATP... 35 SYGDOM - FUNKTIONÆRER... 36 SYGDOM - TIMELØNNEDE... 36 ANSÆTTELSE UNDER 8 UGER... 36 ANSÆTTELSE OVER 8 UGER... 36 OVERENSKOMSTBESTEMT SYGELØN (ANSÆTTELSE OVER 6 ELLER 9 MDR.)... 37 SYGEDAGPENGESATSER... 39 SYGEFERIEPENGE... 40 LEDIGHEDSDAGE/G-DAGE... 42 AFSKEDIGELSE... 42 HJEMSENDELSE... 43 ARBEJDSFORDELING... 43 FRATRÆDELSESGODTGØRELSE... 44 GODTGØRELSE OP TIL 8000 KR.... 44 GODTGØRELSE OVER 8000 KR.... 44 JUBILÆUMSGRATIALE... 45 GRATIALE OP TIL 8000 KR.... 45 GRATIALE OVER 8000 KR.... 46 TINGGAVE... 47 GAVEVÆRDI OP TIL 8000 KR.... 47 GAVEVÆRDI OVER 8000 KR... 47 JUBILÆUMSGRATIALE/FRATRÆDELSESGODTGØRELSE INDBETALT TIL PENSION... 48 AFSPADSERINGSREGNSKAB... 49 FAGFORENINGSKONTINGENT... 50 ELEVFORSIKRING... 50 DA/LO UDVIKLINGSFONDEN... 50 UDBETALING FRA FERIEKORT... 51 UDBETALINGSKODER... 52 INDBERETNING TIL ACF OG EFERIEKORT... 53 UDSKRIVNING AF FERIEKORT... 53 BETALINGSTRANSAKTIONER VIA NETS... 54 Generelt og Satser 01-04-2015 Side 3
BANKSKIFTE / SKIFT AF CVR-NR... 54 KONTERINGSBILAG... 55 CSV-FIL TIL INDLÆSNING I BOGFØRINGSPROGRAM... 55 UKONTROLLABEL ARBEJDSTID... 56 Generelt og Satser 01-04-2015 Side 4
Hvem gør hvad? For at lønbehandlingen bliver korrekt, kræver det et godt samarbejde mellem virksomheden og ProLøn A/S. Visse oplysninger må virksomheden nødvendigvis selv indmelde, mens der er andre oplysninger som ProLøn A/S automatisk kan ajourføre. For at give et overblik over hvem, der gør hvad, har vi udfærdiget nedenstående skema: Pensioner: S/H-ordning: Virksomheden Virksomheden kontakter ProLøn A/S og aftaler, hvordan den enkelte ordning skal håndteres. Virksomheden kontakter ProLøn A/S og aftaler, hvordan den enkelte ordning skal håndteres. ProLøn A/S ProLøn A/S kan ved en lang række af de pensionsordninger, som har tilknyttet en overenskomstkode, tilbyde automatisk ajourføring af %- satserne. Hvis I kører løn via en af vores brancheløsninger, vil tilsvarende skema være at finde i jeres branche-lønhåndbog, hvor indholdet af skemaet vil være mere specifik omkring de ordninger, der kører netop i jeres branche. Generelt og Satser 01-04-2015 Side 5
Lønartsoversigt Nedenfor findes en oversigt over de lønarter du oftest kommer til at anvende. De lønarter, som er markeret med en *, er nærmere beskrevet på de følgende sider. Hvis du kører løn via en af vores brancheløsninger, vil vi anbefale dig, at anvende den lønartsoversigt, der findes i din branche-lønhåndbog. Den er mere specifik omkring de lønarter, som anvendes lige netop indenfor din branche. Ferieberettiget løn: Tillæg 1001 Timer: Tillæg 1002 Overarb. tillæg 50%: Overarb. tillæg 100%: Skattefri godtgørelse: * Kmgodtgørelse: * Sygeløn (ferieberet.): * Sygeløn (ej ferieberet.): * Tillæg 2301 Tillæg 2302 Tillæg 7240 Tillæg 7200 Tillæg Tillæg 3111 3121 Anvendes til indberetning af medarbejderens timer og ferieberettigede løn. Her er også tale om ferieberettiget løn. Anvendes hvis man ønsker, at medarbejderens timeløn skal fremgå af lønsedlen. Kan benyttes, hvis overarbejdstimerne indgår i normal løn, men overarbejdstillægget ønskes opgjort særskilt. Antal timer og sats pr. time (kun 50% tillægget) udfyldes. Kan benyttes, hvis overarbejdstimerne indgår i normal løn, men overarbejdstillægget ønskes opgjort særskilt. Antal timer og sats pr. time (kun 100% tillægget) udfyldes. Skal udfyldes med baggrund i statens takster. Se afsnittet Skat. Anvendes i forbindelse med kørselsgodtgørelse efter statens takster. Der indmeldes kun antal kilometer. Satsen findes automatisk. Se afsnittet Skat. Hvis medarbejderen ifølge overenskomsten skal aflønnes til en sats, der er større end den maksimale dagpengesats, skal timerne registreres som løn. Se nærmere beskrivelse under afsnittet sygdom. De aktuelle dagpengesatser findes i afsnittet Sygedagpenge. Generelt og Satser 01-04-2015 Side 6
Sygedagpenge: * Sygedagpenge: * Sygeferiepenge: * Tillæg 3146 Tillæg 3131 Tillæg 9385 eller Løn barsel: Tillæg 3161 Barns 1. sygedag: Ledighedsdage/ G-dage: * Tillæg 3311 Tillæg 2061 eller 2066 Hvis medarbejderen skal aflønnes til en sats, svarende til den maksimale dagpengesats eller mindre, skal timerne registreres som dagpenge. Dagpenge indgår normalt i ferieberettiget løn og pensionsgivende løn. I disse tilfælde anvendes lønart 3146. De aktuelle dagpengesatser findes i afsnittet Sygedagpenge. Se også afsnittet om Sygeferiepenge. Hvis medarbejderen skal aflønnes til en sats, svarende til den maksimale dagpengesats eller mindre, skal timerne registreres som dagpenge. Dagpenge indgår ifølge visse overenskomster i såvel ferieberettiget løn som pensionsgivende løn. I disse tilfælde anvendes løn anvendes lønart 3131. De aktuelle dagpengesatser findes i afsnittet Sygedagpenge. Se også afsnittet Sygeferiepenge. Medarbejdere, der har ret til fuld løn under sygdom, har ret til sygeferiepenge fra 2. sygedag. Se afsnittet Sygeferiepenge. Anvendes til aflønning under barsel. Anvendes til aflønning under fravær pga. barns 1. sygedag. Antal udfyldes med antal kalenderdage. Sats udfyldes med sats pr. dag. Se nærmere beskrivelse i afsnittet Ledighedsdage/G-dage. Lønart 2061 anvendes, hvis der skal beregnes pension af ledighedsdagene. Lønart 2066 anvendes, hvis der skal beregnes pension af ledighedsdagene. Generelt og Satser 01-04-2015 Side 7
Lønregulering: * Skattefradragsdage: * Regulering A-skat: * Udbetalt a conto: Tillæg 2790 eller 8999 Fradrag 9003 Fradrag 9350 Varekøb: Fradrag 9351 Refusion af omkostninger: Tillæg 7250 Ferie med løn: Tillæg 1121 med antal timer Anvendes f.eks. i forbindelse med lønstigning. Se nærmere beskrivelse i afsnittet Lønregulering. Anvendes hvis det normale antal skattefradragsdage for lønperioden skal fraviges. Se nærmere beskrivelse i afsnittet Skat. Betaling af ekstra skat: Positivt beløb. Skat tilbage: Negativt beløb. Se nærmere beskrivelse i afsnittet Skat. Skal normalt fratrækkes medarbejderens nettoløn og derfor udfyldes positivt, d.v.s. uden fortegn. Skal normalt fratrækkes medarbejderens nettoløn og derfor udfyldes positivt, d.v.s. uden fortegn. Tillæg efter skat. med den totale løn Anvendes ved afholdelse af ferie med løn. Lønnen i ferieperioden er ferieberettiget og skal derfor specificeres for sig. Anvendes f.eks. i forbindelse med elevers og funktionærers ferie, hvis disse er oprettet med feriekode = 0. Generelt og Satser 01-04-2015 Side 8
Udb. Ferietillæg (med pension): Tillæg Tillæg 8830 /8829 8830 /8829 1 Lønarten kan anvendes på 2 måder. Enten udfyldes ferietillægsbeløbet i beløbskolonnen. Eller, hvis der er kørt løn hos ProLøn i hele optjeningsåret, kan den indlagte automatik anvendes. Antal udfyldes med 1, og systemet finder selv ferietillægget udfra optjeningsårets ferieberettigede løn. Lønart 8829 anvendes kun, hvis der er tale om udbetaling af ferietillæg optjent år -2 (forrige år). Udb. Ferietillæg (uden pension) Tillæg Tillæg 8835 /8834 8835 /8834 1 Anvendes på samme vis som lønart 8830 (beskrevet ovenfor). Lønart 8835 indgår dog i pensionsberegningen. Lønart 8834 anvendes kun, hvis der er tale om udbetaling af ferietillæg optjent år -2 (forrige år). Værdi fri tlf. m.m.: * 2240.. med det beløb, som skal beskattes i lønperioden. Se nærmere beskrivelse under afsnittet Personalegoder. Generelt og Satser 01-04-2015 Side 9
Oprettelse af medarbejder (Bemærk! Hvis du kører løn via en af vores brancheløsninger, vil vi anbefale dig, at læse afsnittet Oprettelse af medarbejder i din branche-lønhåndbog. Den beskrivelse er mere målrettet netop din branche end den beskrivelse, du finder nedenfor.) Foretager du lønindberetning via ProLøn Internet, er det også på Internettet du opretter en ny medarbejder. Oprettelsen sker under menupunktet Medarbejder via knappen Opret ny. Foretager du derimod lønindberetning via telefon eller ved at sende papirer til os, har du ved opstart modtaget nogle stambilag, som skal anvendes ved oprettelse af nye medarbejdere. Bagsiden af bilaget anvendes, hvis medarbejderen skal have løn i samme periode som oprettelsen sker. Bemærk vedr. ferieopsparing samt eventuel opsparing til S/H-ordning (søgnehelligdage og feriefridage) og pensionsopsparing: Her er det for virksomheden vigtigt at den enkelte medarbejder er oprettet med de rigtige koder. ProLøn har ved oprettelsen af din virksomhed lagt oplysninger ind i systemet, der svarer til de ordninger, der er hos jer. Det er så jeres opgave ved oprettelse af en ny medarbejder at tilknytte ham/hende en eller flere af disse ordninger. Udfyldelse af stambilag Nedenfor findes en nærmere beskrivelse af, hvordan udvalgte felter på stambilaget skal udfyldes. Er det pågældende felt udfyldt på forhånd af ProLøn A/S, skal virksomheden udfylde det. Medarbejdernr. kun hvis virksomheden har specielle ønsker til medarbejdernummer, ellers påfører ProLøn selv et nr. ved oprettelse af medarbejderen. Ved oprettelse af tidligere ansat medarbejder, må man gerne anvende det medarbejdernr., der tidligere blev brugt, hvis medarbejderen ansættes i samme jobfunktion. Husk i denne situation at påføre ny ansættelsesdato. Ansættelsesdato Ved oprettelse af ny medarbejder påføres ansættelsesdato. Ved genansættelse af tidligere medarbejder angives den nye ansættelsesdato. Det er vigtigt, at datoen er korrekt angivet, da den danner grundlag for beregning af antal feriedage, samt indberetning af ansættelsesperioder til Skat. Afdeling Feltet kan bruges, hvis man ønsker at afdelingsopdele sit konteringsbilag. Ønsker man denne opdeling, skal det aftales med ProLøn A/S, der så sørger for at afdelingstekster vises på konteringsbilaget. Generelt og Satser 01-04-2015 Side 10
Skatteoplysninger ProLøn A/S henter skatteoplysningerne direkte fra eskattekort, der administreres af SKAT. Ved oprettelse af medarbejder skal angives hvilken type skattekort, medarbejderen anvender. H for hovedkort eller frikort, B for Bikort. Se nærmere beskrivelse af indhentning af Skatteoplysninger og tildeling af Skattefradragsdage i håndbogen Generelt og Satser. ATP På stambilaget findes en oversigt over de mulige ATP-koder. Læs mere om ATP i håndbogen Generelt og Satser. Ferieopsparing Kode for ferieopsparing skal altid være påført. 0: ingen ferieopsparing 1: ferieopsparing (p.t. 2015: 12,5 %). Ferieordningen oprettes af ProLøn A/S ved opstart af virksomheden. Når en ny medarbejder ansættes, tilknyttes denne til den pågældende ferieordning ved anvendelse af feriekode = 1. Søgne-helligdagsopsparing Hvis firmaet kører med SH-opsparing skal SH-kode altid påføres. 0: ingen søgnehelligdagsopsparing 1: søgnehelligdagsopsparing I nogle overenskomster indgår søgnehelligdagsopsparing som en del af lønnen. Opsparingen sker løbende af samme grundlag som ferieopsparingen og forbruges løbende i forbindelse med helligdage. Hvilken søgnehelligdagsordning virksomheden anvender, er noget der oplyses til ProLøn A/S ved opstart af virksomheden. Når en ny medarbejder ansættes, tilknyttes denne til den pågældende sh-ordning ved anvendelse af sh-kode = 1. Arbejdsmarkedspension kun for medarbejdere, der ifølge gældende overenskomst er berettiget til arbejdsmarkedspensionsopsparing. Pensionsordninger er indmeldt (af ProLøn) i firmaoplysninger ved opstart af virksomheden. Når en ny medarbejder ansættes, tilknyttes denne til den pågældende pensionsordning ved at skrive 8910, 8911, 8912 eller 8913 udfor pensionsordningen. Generelt og Satser 01-04-2015 Side 11
Hvis medarbejderen først skal påbegynde pensionsopsparingen på et senere tidspunkt, skal man huske at angive startdato for pensionsopsparing. Hvis pensionsopsparingen derimod skal påbegyndes straks, skal man angive startdato. Lønstatistik til Danmarks Statistik / Dansk Arbejdsgiverforening kun hvis virksomheden er pålagt at indberette lønoplysninger til Danmarks Statistik (DS) eller Dansk Arbejdsgiverforening (DA). Hvis man skal indmelde lønstatistik til en af de 2 organisationer, skal det (af ProLøn A/S) være indmeldt i firmaoplysninger, og det vil af det fremsendte stambilag fremgå, hvilke oplysninger virksomheden skal afgive for den enkelte medarbejder. Er du bruger af ProLøn-Internet vil der udfor de enkelte rubrr til indtastning af statistikoplysninger være en række vis-bokse, hvor du kan se, hvilke koder du har at vælge imellem. Vedr. DISCO-08 koden, vil den kunne findes på Danmarks Statistiks hjemmeside www.dst.dk. Løngrundlag Kan anvendes til indberetning af løn, hvis medarbejderen skal have løn i samme periode som oprettelsen sker. Ændring af medarbejder Brugere af ProLøn Internet foretager selv eventuelle ændringer af en medarbejders stamoplysninger direkte på medarbejderens stamkort på Internettet. Brugere som indsender løn til os på papir kan påføre ændringer på det indsendte LØNGRUNDLAG. Man overstreger den oplysning, der skal ændres og påfører den nye oplysning i stedet. Man kan også foretage ændringer ved brug af STAMBILAG. Generelt og Satser 01-04-2015 Side 12
Indrapportering af løn (ProLøn Papir) Indsendelse af materiale Når løngrundlag sendes eller faxes til ProLøn, skal ALLE sider med medarbejdere påført fremsendes. Er der medarbejdere som skal have løn i den pågældende periode, medsendes løngrundlag for disse alligevel, med tydelig angivelse af ingen løn. Deadline for rettidig indsendelse af lønindberetningen er anført nederst på løngrundlaget. Kan denne deadline af specielle årsager overholdes, kontaktes ProLøn for aftale om udsættelse (se i øvrigt afsnittet Tidsfrister). Udfyldelse af løngrundlag på den enkelte medarbejder Udfyldelse af løngrundlag baseres på genbrug. Løngrundlaget indeholder de transaktioner, der er anvendt ved sidste lønkørsel. Bemærk: Værdier fra sidste lønkørsel, som ønskes gentaget ved den aktuelle løn, skal overstreges, så de kommer med igen. Løngrundlaget for hver enkelt medarbejder markeres/udfyldes efter nedenstående retningslinier. Der skal dog altid være mindst én markering på hver medarbejder, uanset om medarbejderen er uforandret i forhold til sidste lønkørsel. Uforandret løn til medarbejder Medarbejderens løngrundlag fra sidste lønkørsel markeres med flueben, OK eller lignende. Hermed har man accepteret, at der bliver kørt løn som de fortrykte transaktioner angiver. Ændring af transaktioner Overstreg den værdi, der skal ændres, og skriv den ønskede værdi. Oprettelse af nye transaktioner På en ny blank linie udfyldes de relevante felter, afhængig af transaktionens art. Hvis man kender lønarten i forvejen udfyldes LØNART, lønartsteksten behøver man at udfylde. Kender man lønarten og kan man finde den i lønartsoversigten, kan man skrive den ønskede lønartstekst, evt. med supplerende bemærkninger. ProLøn vil så fremfinde koden og påsætte den. Sletning af transaktioner Overstreg de værdier, der skal anvendes (ANTAL/SATS/BELØB). Hvis man ønsker, at den pågældende lønart skal med på fremtidige løngrundlag overstreges også LØNART. Generelt og Satser 01-04-2015 Side 13
Ingen løn Hvis en medarbejder skal have løn, kan man f.eks. skrive et stort minus, der dækker alle transaktioner. Ændringer af stamoplysninger for medarbejder Sammen med lønindberetningen kan der også foretages ændringer af den ansattes stamoplysninger. Øverst på løngrundlaget er der påført oplysninger om SKATTEFRADRAG, TRÆK %, LØNKONTO m.v. Hvis f.eks. medarbejderens kontonummer skal ændres, overstreges det gamle kontonummer og det nye påføres tydeligt lige ovenover. Stambilag til oprettelse af nye medarbejdere kan dog også anvendes ved ændring af oplysninger for nuværende medarbejdere. Hvis der skal ske ændringer i skatteoplysninger, skal medarbejderen selv rette henvendelse til SKAT. Når skattekortet er ændret, vil ProLøn automatisk få besked fra Skat. Ændring af lønartstekster og lønartssatser generelt På side 2 i løngrundlaget findes en oversigt over de lønarter som er umiddelbart tilgængelige for lige netop din virksomhed. Lønartstekster Ønskes lønartsteksterne ændret, kan dette gøres ved at overstrege teksten på lønarten og påføre den nye tekst. Denne tekst vil så være gældende for alle medarbejdere, hvor den pågældende lønart anvendes. Lønartssatser Satser, der er fælles for alle/flere medarbejdere, kan med fordel indlægges i lønartslisten LØNARTSSATSER / FÆLLES LØNSATSER. Har man indlagt satsen her, skal den gentages på transaktionerne på den enkelte medarbejder. Lønartssatsen vil blive vist i parentes på den enkelte lønlinie. Tidsfrister Af hensyn til ProLøn A/S s planlægning og afvikling af lønkørsler gælder følgende tidsfrister: 14-dages-løn: Papir-materialet skal være ProLøn A/S i hænde senest: Kl. 13.00, 2 bankdage før nettolønnens dispositionsdag Eksempel: Dispositionsdato: Torsdag d. 5. marts. Papir-materialet skal være hos ProLøn A/S senest tirsdag d. 3. marts. Månedsløn: Papir-materialet skal være ProLøn A/S i hænde senest: Kl. 13.00, 5 bankdage før nettolønnens dispositionsdag Generelt og Satser 01-04-2015 Side 14
Eksempel: Dispositionsdato: Fredag d. 27. februar. Papir-materialet skal være hos ProLøn A/S senest fredag d. 20. februar. Bemærk! : Fristerne angiver de tidspunkter, papir-materialet skal være ProLøn A/S i hænde. Materialet kan enten faxes eller sendes pr. post. Anvender du Post Danmark, skal du også tage hensyn til deres ekspeditionstid. Hvis du anvender ProLøn-Internet og kører månedsløn er fristen 4 bankdage (kl. 23.30) i stedet for 5 bankdage (kl. 13.00). Helligdage Ovennævnte tidsfrister gælder også i forbindelse med helligdage, hvilket vil sige, at afleveringsfristen fremrykkes med de evt. manglende bankdage. Eksempel, 14-dages-løn: Nettolønnens dispositionsdag er skærtorsdag, dispositionsdagen fremrykkes til onsdag før skærtorsdag. Afleveringsfristen fremrykkes til mandag kl. 13.00. Eksempel, månedsløn: Nettolønnens dispositionsdag er onsdag d. 30/12, da torsdag d. 31/12 er en bankdag. Torsdag d. 24/12 og fredag d. 25/12 er heller bankdage. Derfor fremrykkes afleveringsfristen til mandag d. 21/12 kl. 13. For sent afleveret lønmateriale Hvis forsinkelsen er aftalt med os, kan det forventes at lønbehandlingen gennemføres som oprindelig planlagt. Ændringer til indsendt lønmateriale Uanset om man anvender ProLøn-Papir eller ProLøn-Internet vil ProLøn A/S i vid udstrækning igangsætte lønkørslerne umiddelbart efter de er modtaget. Hvis der skal foretages ændringer i lønmateriale som er afsendt til ProLøn A/S, bør virksomheden derfor hurtigst muligt kontakte ProLøn A/S. Kontrol af gennemført løn Så snart man modtager materialet retur fra en gennemført lønkørsel (lønsedler, konteringsbilag m.v.), bør man som arbejdsgiver/lønansvarlig tilse, at alt er som forventet. Det er arbejdsgiverens ansvar, at lønnen er korrekt. Generelt og Satser 01-04-2015 Side 15
Indrapportering af løn (ProLøn Internet) Indrapportering af løn Er du bruger af ProLøn Internet indtaster du selv lønoplysninger på hver enkelt medarbejder via Internettet. Du har også selv mulighed for at lave ændringer i såvel medarbejderstamoplysninger som ændringer i lønartstekster og lønartssatser. Dette betyder så til gengæld at du får en besparelse i dine udgifter til lønkørselen samt har længere tidsfrist til aflevering af din lønindberetning. Nærmere beskrivelse af anvendelse af ProLøn-Internet findes i særskilt håndbog ProLøn Internet. Tidsfrister Hvis du anvender ProLøn-Internet og kører 14-dages løn er sidste frist for lønindberetningen: Kl. 13.00, 2 bankdage før nettolønnens dispositionsdag. For månedsløn er fristen for lønindberetningen: Kl. 23.30, 4 bankdage før nettolønnens dispositionsdag. De nøjagtige afleveringsfrister kan læses på ProLøn-Internet under menupunktet Terminer. Helligdage Ovennævnte tidsfrister gælder også i forbindelse med helligdage, hvilket vil sige, at afleveringsfristen fremrykkes med de evt. manglende bankdage. Eksempel, 14-dages-løn: Nettolønnens dispositionsdag er skærtorsdag, dispositionsdagen fremrykkes til onsdag før skærtorsdag. Afleveringsfristen fremrykkes til mandag kl. 13.00. Eksempel, månedsløn: Nettolønnens dispositionsdag er onsdag d. 30/12, da torsdag d. 31/12 er en bankdag. Torsdag d. 24/12 og fredag d. 25/12 er heller bankdage. Derfor fremrykkes afleveringsfristen til tirsdag d. 22/12 kl. 23.30. Mulighed for udsættelse Vi har i begrænset omfang mulighed for at gennemføre lønkørsler, også selvom materialet er os i hænde efter fristens udløb. Er man havnet i en situation, hvor man har brug for udsættelse, er mulighederne for udsættelse beskrevet på Internettet under bestilling. Ændringer til indsendt lønmateriale Uanset om man anvender ProLøn-Papir eller ProLøn-Internet vil ProLøn A/S i vid udstrækning igangsætte lønkørslerne umiddelbart efter de er modtaget. Hvis der skal foretages ændringer i lønmateriale som er afsendt til ProLøn A/S, bør virksomheden derfor hurtigst muligt kontakte ProLøn A/S. Generelt og Satser 01-04-2015 Side 16
Kontrol af gennemført løn Så snart man modtager materialet retur fra en gennemført lønkørsel (lønsedler, konteringsbilag m.v.), bør man som arbejdsgiver/lønansvarlig tilse, at alt er som forventet. Det er arbejdsgiverens ansvar, at lønnen er korrekt. Generelt og Satser 01-04-2015 Side 17
Lønregulering Den oftest anvendte lønart til lønregulering er lønart 2790. Lønreguleringen indgår i ferieberettiget løn og pensionsgivende løn. Skal lønreguleringen have indflydelse på ferieberettiget løn og/eller pensionsgivende løn findes tilsvarende lønarter til disse formål (lønart 2791 / 2792 / 2793). Du er velkommen til at kontakte ProLøn A/S for vejledning. Ved lønstigning Lønart 2790 anvendes f.eks. i forbindelse med lønstigning. Hvis man i en lønperiode på en medarbejder har løn til både gammel og ny sats foreslås følgende fremgangsmåde: I den aktuelle periode bibeholdes de gamle satser, og lønnen registreres som normalt. De timer, der skal aflønnes til de nye satser, specificeres særskilt som lønregulering, hvor satsen svarer til lønstigningen. I efterfølgende periode ændres samtlige satser til nye satser. Generelt og Satser 01-04-2015 Side 18
Skat Regulering af A-skat Er skaden sket, og der er beregnet forkert skat til en medarbejder, kan fejlen rettes ved, at man ved næste kørsel indmelder en reguleringstransaktion. Transaktionen udfyldes som nedenfor: 9003 Regulering A-skat udfyldes udfyldes udfyldes Beløbet skal indmeldes positivt, hvis medarbejderen har betalt for lidt i skat, og negativt hvis medarbejderen har betalt for meget i skat. Bruttoskat Betegnelsen Bruttoskat svarer til Arbejdsmarkeds-bidrag (AM-bidrag), som indbetales til Skat sammen med A-skat. Skatteoplysninger SKAT indførte pr. 1. januar 2008 eskattekort, hvor de manuelle skattekort blev erstattet af digitale skattekort, som ProLøn A/S på vegne af arbejdsgiveren rekvirerer hos SKAT. Indhentning af skattekortoplysninger: Medarbejderen skal mere aflevere det fysiske skattekort til virksomheden, men i stedet oplyse om der skal anvendes hovedkort, frikort eller bikort. Ved oprettelse i ProLøn skal virksomheden udfylde Skattekorttype med H for hovedkort/frikort eller B for bikort. Brugere af ProLøn-Internet: Oprettelsen af nye medarbejdere eller ændring af skattekorttype skal være registreret senest et døgn før dead-line for den efterfølgende lønkørsel af hensyn til ekspeditionstiden hos SKAT. Brugere af ProLønPapir: Formularen til oprettelsen af nye medarbejdere eller oplysningen om ændring af skattekorttype skal være ProLøn A/S i hænde senest et døgn før dead-line. Fremtidige ændringer: Efterfølgende rekvirerer ProLøn A/S skatteoplysningerne hos SKAT og disse oprettes i ProLøn med henblik på anvendelse i efterfølgende lønkørsler. Hvis medarbejderen på et senere tidspunkt får ændret skatteoplysningerne vil SKAT informere ProLøn A/S om de nye oplysninger uden at virksomheden skal foretage sig noget. Generelt og Satser 01-04-2015 Side 19
Skattefradragsdage Ved lønberegning vil 14-dages-lønnede automatisk få tildelt 14 skattefradragsdage og månedslønnede 30 skattefradragsdage. Skal dette i specielle tilfælde fraviges, f.eks. ved aflønning for en delt måned, kan der ved lønindberetning for den enkelte medarbejder indmeldes det antal skattefradragsdage som skal anvendes på lønart 8999 i feltet ANTAL. 8999 Skattefradragsdage udfyldes udfyldes udfyldes Hvis medarbejderen er rejst, og der køres løn, hvor hele perioden ligger efter medarbejderens rejstdato, skal man være opmærksom på, at ProLøn IKKE tildeler skattefradrag for den pågældende periode. Skal medarbejderen alligevel have et antal fradragsdage skal disse indmeldes på en løntransaktion som ovenfor. Skattefri godtgørelse Lønart 7240-7249 kan anvendes til Skattefrie godtgørelser (eksempelvis diæter, befordringsrefusion til elever m.v.). Beløbet vil blive indberettet til SKAT. Skattefri kørselsgodtgørelse Lønart 7200 anvendes til kørselsgodtgørelse efter statens takster. Beløbet indberettes til SKAT. Og det samlede antal kørte km opgøres på lønsedlen. Systemet beregner selv efter statens takster. Dvs. at der kun skal indmeldes antallet af kørte km og ingen sats. De første 20.000 km afregnes til den høje sats og herefter sørger systemet selv for automatisk at afregne til den lave sats. Sats for 2015: Til og med 20.000 km: Over 20.000 km: kr. 3,70 pr. km kr. 2,05 pr. km. Generelt og Satser 01-04-2015 Side 20
Personalegoder Fra 1. januar 2010 har arbejdsgiver pligt til som hovedregel at indberette alle skattepligtige personalegoder. På de følgende sider er beskrevet nogle af de almindelig forekomne personalegoder. Der er angivet, om personalegodet er skattepligtigt eller skattefrit, og om det for arbejdsgiveren er med eller uden indberetningspligt. For de indberetningspligtige personalegoder er der ligeledes beskrevet, hvordan dette håndteres i ProLøn. Det skal understreges, at oversigten slet er fyldestgørende. Er man det mindste i tvivl, må vi anbefale, at man søger hjælp hos revisor og/eller SKAT. Regler for beskatning og indberetning af personalegoder I juni 2011 blev nye regler for personalegoder vedtaget i Folketinget. Med virkning pr. 1. januar 2011 er der indført: En ny bagatelgrænse på 1.000 kr. (i 2015: 1.100 kr.) for beskatning af mindre personalegoder (Bagatelgrænsen på 5.500 kr. (i 2015: 5.700 kr.) for arbejdsmæssigt betingede goder eksisterer dog fortsat). Skattefrihed for sponsorbilletter modtaget i et ansættelsesforhold. Der er i forbindelse hermed også sket ændringer i indberetningsreglerne, hvilket betyder at: Arbejdsgivere fremover kun skal indberette personalegoder med værdi over 1.000 kr. (i 2015: 1.100 kr.) Den skattemæssige behandling. Skattemæssigt kan personalegoderne grupperes som følger. A-indkomst: Visse personalegoder er sidestillet med A-indkomst, hvilket betyder, at arbejdsgiver skal indberette løbende samt indeholde A-skat og Bruttoskat (AM-bidrag). B-indkomst: Personalegoder der hører under B-indkomst kan være enten med eller uden indberetningspligt for arbejdsgiver (se nedenstående skema). Hvis godet skal indberettes sker dette løbende. Beskatning sker efterfølgende via medarbejderens slutopgørelse. Generelt og Satser 01-04-2015 Side 21
Beskrivelse af forskellen på de 2 bagatelgrænser Visse goder skal kun indberettes til SKAT hvis summen af goderne overstiger bagatelgrænsen på 5.700 kr. (2015). Denne bagatelgrænse omfatter kun erhvervsmæssigt betingede personalegoder, som er stillet til rådighed af arbejdsgiver af hensyn til den enkelte ansattes konkrete arbejdssituation. Det er medarbejderens pligt selv at holde styr på værdien af goderne omfattet af bagatelgrænsen og selvangive den samlede værdi, hvis grænsen overskrides. Der er i 2011 tilføjet endnu en bagatelgrænse på 1.000 kr. (i 2015: 1.100 kr.) for beskatning af mindre personalegoder, som er erhvervsmæssigt betinget. Der vil her typisk være tale om mindre gaver, præmier, påskønnelser og belønninger som f.eks. blomster, vin, chokolade, deltagergebyr til motionsløb samt adgangskort til svømmehal, forlystelsespark, museum m.v. Arbejdsgiveren skal kun indberette personalegoder, der hver for sig har en værdi på over 1.100 kr. Det er medarbejderen selv, som skal holde styr på, om den samlede værdi af goder fra en eller flere arbejdsgivere overstiger 1.100 kr. for året. Når lønmodtageren skal opgøre den samlede værdi af de modtagne personalegoder, skal værdien af julegaven fra arbejdsgiveren medregnes, men der skal betales skat af denne, hvis den er i naturalier og har en værdi på maks. 800 kr (2015). Eksempler: Modtages der goder til en samlet værdi af 900 kr. på et år, skal der altså betales skat af nogle af goderne. Modtages der dels en julegave til en værdi af 800 kr. samt yderligere et gode til en værdi af 500 kr., skal der betales skat af sidstnævnte, fordi den samlede værdi overstiger 1.100 kr. Skattefri goder: De fleste skattefri goder er der ingen indberetningspligt på (se nedenstående skema). Med virkning pr. 1. januar 2011 er nu også værdien af sponsorbilletter til sports- og kulturarrangementer fritaget for beskatning, hvis billetterne modtages i et ansættelsesforhold (dvs. gælder for f.eks. bestyrelsesmedlemmer og politikere m.fl.). Generelt og Satser 01-04-2015 Side 22