B I B L I OT E K S S T Y R E L S E N. Tværkommunalt samarbejde RÅD OG VINK FRA BIBLIOTEKSSTYRELSEN 7

B I B L I OT E K S S T Y R E L S E N Tværkommunalt samarbejde BS RÅD OG VINK FRA BIBLIOTEKSSTYRELSEN 7

B I B L I OT E K S S T Y R E L S E N Tværkommunalt samarbejde Råd og vink fra Biblioteksstyrelsen 7 København 2001 Bibliotek,Børn og Kultur 1

Tværkommunalt samarbejde Råd og vink fra Biblioteksstyrelsen 7 Redaktion: Ellen Warrer Bertelsen og Vibeke Cranfield Udarbejdet af Jonna Holmgaard Larsen og Jens Thorhauge Udgivet i 2001 af Biblioteksstyrelsen Nyhavn 31 E 1051 København K Telefon: 33 73 33 73 Telefax: 33 73 33 72 E-post: bs@bs.dk Hjemmeside: www.bs.dk Layout: Stæhr Reklame og Marketing Omslag: Hillerød Bibliotek.Foto: Tao Lytzen Typografi: Times New Roman PS Tryk: D&D Grafisk Oplag: 2.500 ISSN: 1399-5855 ISBN: 87-91115-04-3 ISBN elektronisk: 87-91115-05-1 Publikationen er tilgængelig på Biblioteksstyrelsens hjemmeside Eftertryk tilladt med kildeangivelse Bibliotek,Børn og Kultur

Indhold Forord 5 Hvorfor nye samarbejdsformer? 7 Det udvidede biblioteksbegreb 7 Mellemkommunal betaling 8 Betaling for interurbanlån 9 Kommunale samarbejder 10 Bibliotekssamarbejde mellem flere kommuner 11 Samarbejdsmodeller 11 Biblioteksforbund. Kommunale fællesskaber 12 Eksempler på biblioteksforbund 13 Betjeningsoverenskomster. Entreprenørmodellen 15 Eksempler på betjeningsoverenskomster 16 Samarbejdsaftaler. Fælles enheder eller familien 17 Eksempler på samarbejdsaftaler 18 Netværk 19 Eksempler på netværk 20 Love og bekendtgørelser 21 Litteratur 24 Bibliotek,Børn og Kultur 3

Forord Samarbejde mellem kommuner er kommunernes egen sag. Men med Lov om biblioteksvirksomhed (Lov nr. 340 af 17. maj 2000) har vi fået en lov der på flere måder lægger op til samarbejde. Biblioteksstyrelsen har derfor - på utallige opfordringer valgt i denne form at gøre rede for de tre forhold der især kalder på forskellige former for samarbejde: - det udvidede biblioteksbegreb, den mellemkommunale betaling og betaling for interurbanlån. Dernæst er publikationen tænkt som en første håndsrækning til de kommuner der overvejer et samarbejde idet den skitserer nogle forskellige modeller for samarbejde der naturligvis skal tilpasses og udfyldes lokalt, og derfor kun er skitseret her. Publikationen er udarbejdet af bibliotekskonsulent Jonna Holmgaard Larsen med undertegnedes medvirken og med konstruktiv sparring fra kolleger i Kommunernes Landsforening, der hermed takkes for indsatsen. Jens Thorhauge Tværkommunalt samarbejde 5

Hvorfor nye samarbejdsformer? Med vedtagelsen af Lov om biblioteksvirksomhed er kommunernes vilkår for at drive det lokale folkebibliotek på en række områder ændret. Ændringerne er af en sådan art at det i mange tilfælde vil kunne betale sig at overveje mulighederne for at indgå i tværkommunalt samarbejde for at løse opgaverne på den bedste måde. Det udvidede biblioteksbegreb Det drejer sig for det første om at kommunernes biblioteker nu er forpligtet til at stille et meget bredere spektrum af medier til rådighed for borgerne - det såkaldt udvidede biblioteksbegreb. Mellemkommunal betaling For det andet drejer det sig om at der nu er hjemmel for kommunerne til at opkræve betaling for det fremmedkommunale lån hos lånernes hjemkommune hvis lånet overskrider en nærmere fastsat grænse. Betaling for interurbanlån For det tredje drejer det sig om at lån der udveksles mellem biblioteker - de såkaldte interurbanlån - kan betalingsbelægges hvis det långivende folkebibliotek ikke er centralbibliotek. For alle tre forhold gælder at det er hensigten med lovgivningens bestemmelser at fremme den enkelte kommunes engagement i eget biblioteksvæsen. Hvor det er hensigtsmæssigt, bør der desuden etableres samarbejde mellem kommuner. I en række tilfælde vil man gennem samarbejdsaftaler kunne give borgerne en bedre service - og i en række tilfælde vil der kunne opnås aftaler der fører til at kommunerne undgår at sende regninger til hinanden. Lad os se lidt nærmere på de tre forhold. Det udvidede biblioteksbegre b Med indførelsen af det udvidede biblioteksbegreb i loven ( 1) er kravene til materialer og ydelser udvidet fra de trykte materialer til også at omfatte andre medier: musikcd ere, multimedier, Internet. Det kan på mange områder være en god idé at koordinere indkøb af materialer sådan at en gruppe af kommuner i fællesskab giver en bedre dækning af medieudbuddet end den enkelte kommune alene. Måske er der tre-fire mindre kommuner, der ikke hidtil har haft udlån af musik, som nu står over for at skulle opbygge en samling. Fremfor at opbygge mere eller mindre parallelle samlinger kan man aftale at fordele indkøbene sådan at borgerne får mere at vælge imellem. Det samme forhold gælder ved opbygning af samlinger af alle typer medier, herunder også bogtilbuddet. Der vil naturligvis være bøger og andre materialer som stort set alle biblioteker må anskaffe sig fordi mange borgere efterspørger dem - men der er også materialer med mindre efterspørgsel hvor et indkøbsog lånesamarbejde kan være fornuftigt. Tværkommunalt samarbejde 7

Man kan også indgå i et samarbejde der er mere forpligtende hvor hele biblioteksdriften eller dele af den i flere kommuner drives som ét system. Modeller for et sådant samarbejde beskrives i det følgende. Koordineringen af indkøbet kan følges op af en aftale om udlånssamarbejde på tværs af kommunegrænserne, det vil sige en aftale om at der ikke opkræves et gebyr for det såkaldte interurbanlån, og måske en aftale om at der ikke opkræves betaling for fremmedkommunalt lån. M e l l e m ko m munal betaling Hvis vi ser på den mellemkommunale betaling for fremmedkommunale lån (L 23), så drejer det sig om betaling for lån som borgere i kommune A foretager i kommune B s bibliotek - ved selv at møde op og benytte biblioteket på samme vilkår som kommunens egne borgere. Borgernes ret til at benytte et hvilket som helst bibliotek, den såkaldt frie låneret, er et grundprincip i dansk bibliotekslovgivning. Det nye er at den långivende kommune kan sende en regning til de låntagende borgeres kommune hvis deres samlede lån overskrider hvad der svarer til 7% af det samlede udlån i egen kommune eller 10% hvis den långivende kommune også er centralbibliotekskommune. Hvornår er det typisk tilfældet? Når en mindre kommune er nabo til eller tæt på en centerkommune, vil borgerne ofte benytte centerbyen til indkøb, uddannelse, kulturelle og andre aktiviteter - herunder biblioteksbesøg, Denne tendens forstærkes hvis biblioteket i den mindre kommune er mindre attraktivt end centerbyens. Tendensen er imidlertid også tydelig hos borgere i mindre kommuner med meget gode biblioteker. Hvis lånernes benyttelsesmønster i udpræget grad går på tværs af kommunegrænserne, bør man tage højde herfor. Andre eksempler på en høj fremmedkommunal biblioteksbenyttelse finder man hvor nabokommuner har væsentligt forskellige niveauer i tilbuddet. Der er kommuner hvor borgernes fremmedkommunale lån er større end lånet i egen kommunes bibliotek. Det er lovgivningens hensigt i sådanne tilfælde at tilskynde til samarbejde mellem kommunerne. Det fremgår blandt andet af den regel at betalingsordningen først kan sættes i værk efter at den långivende kommune har tilbudt den låntagende kommune samarbejde. Samarbejdsmulighederne kan spænde fra et egentlig biblioteksforbund hvor flere kommuners biblioteker indgår i et fælles system med én ledelse til aftaler om at der ikke sendes regninger mellem to kommuner, men at der betales et grundbeløb eller på anden måde ydes en kompensation, for eksempel ved at eget bibliotek forbedres. 8 Tværkommunalt samarbejde

Biblioteksstyrelsen er flere gange blevet stillet over for spørgsmål vedrørende fortolkning af Bekendtgørelse om biblioteksvirksomhed 9. Spørgsmålene drejer sig reelt om hvilket samarbejde der skal etableres for at de samarbejdende kommuners udlån opgøres samlet over for en tredie kommune der efter Lov om biblioteksvirksomhed 22 ville være berettiget til at fremsætte krav om mellemkommunal betaling fra en eller flere af de samarbejdende kommuner, hvis disses udlån opgøres særskilt Det er Biblioteksstyrelsens opfattelse at der ved fortolkningen af bekendtgørelsens 9 bør tages udgangspunkt i at samarbejdet skal resultere i at der reelt er tale om en enhed. Der skal derfor være tale om fuldstændig fælles drift, og der skal være en ansvarlig koordinerende ledelse f.eks. i form af en bestyrelse. Samarbejdet skal, da det vil medføre indskrænkninger i de enkelte deltagende kommunalbestyrelsers beføjelser, godkendes af de respektive tilsynsmyndigheder. Betaling for interu r b a n l å n Det tredje område der bør føre til overvejelser om samarbejde, er lån mellem kommunale biblioteker hvor lånerens eget bibliotek fremskaffer materiale fra andre biblioteker fordi det ikke findes i eget bibliotek. Ifølge Bekendtgørelsens 8 kan det långivende bibliotek opkræve 25 kr. + forsendelsesomkostninger for hvert lån. Mange steder i Danmark er der imidlertid tradition for et lånesamarbejde der ikke kun baserer sig på centralbiblioteker og de statslige overbygningsbiblioteker - men også på lån fra nabobiblioteker og andre samarbejdspartnere. Bestemmelsen er indført for at sikre at kommunerne har en høj grad af selvforsyning, men lånesamarbejde om lidet benyttet materiale er rationelt og ønskværdigt. Biblioteksstyrelsen anbefaler at sådanne samarbejder opretholdes og hilser med tilfredshed at kommunerne i flere centralbiblioteksområder har indgået aftaler om fortsat lånesamarbejde. Aftalerne kan indgås med eller uden betaling. Mulighederne behandles mere udførligt i det følgende. Tværkommunalt samarbejde 9

Kommunale samarbejder I de danske kommuner er der i slutningen af 90 erne lagt op til debat om fremtidens kommunestyre. Oplægget er givet af Kommunernes Landsforening i Kommunerne for fremtiden, marts 1999 affødt af behovet for at se kritisk på hvordan kommunerne løser opgaven i dag og for at drøfte fremtidige løsninger. Debatoplægget beskæftiger sig med begreberne nærhed kontra bæredygtighed. Nærhedsprincippet om at opgaverne skal løses så tæt på borgerne som muligt, må på den ene side betragtes som en af kommunestyrets helt grundlæggende forudsætninger - på den anden side må princippet nødvendigvis ses i sammenhæng med bæredygtighed. I oplægget redegøres for at begreberne ikke er entydige. Den teknologiske udvikling har f.eks. rykket ved den geografiske eller den kulturelle nærhed som eneste gyldige nærhedsprincipper. Begrebet teknologisk nærhed får ny betydning. Tilsvarende skelnes mellem forskellige typer af bæredygtighed: Driftsmæssig, økonomisk og faglig/administrativ bæredygtighed. Kommunerne har forskellige muligheder for at balancere nærhed og bæredygtighed i forskellige former for opgaveløsninger. Nogle opgaver løses direkte af kommunen selv, mens andre løses i kommunale fællesskaber eller af private leverandører via udlicitering. Endelig løses nogle opgaver i samarbejde med andre kommuner. Fleksibel opgaveløsning og nye samarbejder ses som et muligt alternativ til kommunesammenlægninger. Kulturminister Elsebeth Gerner Nielsen har i sin tale på Kommunernes Landsforenings konference: Bibliotekets fremtid - fornyelse eller farvel? oktober 1998 peget på tværkommunalt samarbejde som en af anvisningerne på at sikre økonomien til at indføre det udvidede biblioteksbegreb som senere er vedtaget i Lov om biblioteksvirksomhed, maj 2000. I det følgende beskrives forskellige modeller for tværkommunalt samarbejde som anvendes inden for biblioteksverdenen. Modellerne sammenholdes med den opdeling der er anvendt af Sven Lundtorp i: Kommunalt samarbejde - hvorfor og hvorfor ikke? Kommunernes Landsforening, februar 2000. Publikationen er en opfølgning på debatoplægget om kommunernes fremtid fra 1999. 10 Tværkommunalt samarbejde

Bibliotekssamarbejde mellem flere kommuner S a m a r b e j d s m o d e l l e r I den danske biblioteksverden er der en del erfaringer med forskellige former for tværkommunalt samarbejde. Biblioteksforbund og hel eller delvis betjeningsoverenskomst er de modeller der traditionelt er brugt. Dertil kommer en lang række uformelle eller mindre forpligtende former for samarbejde. I det følgende beskrives fire forskellige organisationsformer. Her tages udgangspunkt i de modeller der er kendt i bibliotekssektoren. Biblioteksforbund (Selvstændige juridiske enheder / Kommunale fællesskaber) Betjeningsoverenskomster (Entreprenørmodellen / Storebror) Samarbejdsaftaler (Fælles enheder / Familien) Netværk Mange kommuner er i gang med at undersøge mulighederne for et mere formaliseret samarbejde om hele eller dele af biblioteksdriften. I de kommende år vil formerne derfor udvikle sig, og vi vil formentlig også se et mix af de forskellige former. Som et led i implementeringen af Lov om biblioteksvirksomhed er der afsat midler i Den særlige udviklingspulje til støtte for udvikling inden for udvalgte indsatsområder. Et af dem er udvikling af nye serviceydelser og øget samarbejde. Puljen kan være relevant for afprøvning af nye former for samarbejde. Tværkommunalt samarbejde 11

B i b l i o t e k s forbund Ko m munale fællesskab e r Et biblioteksforbund er et biblioteksfællesskab mellem to eller flere kommuner som tilsammen udgør en bibliotekskommune med et fælles biblioteksnavn. Biblioteksforbund vil i reglen være den mest forpligtende form for samarbejde. I de fleste tilfælde indgås denne type samarbejder i henhold til den kommunale styrelseslovs 60 og skal godkendes af tilsynsmyndigheden fordi der er tale om myndighedsoverdragelse. Her afgiver den enkelte kommune suverænitet og løfter en opgave ud af kommunen og ind i en særlig fælles enhed der er dannet til formålet. Samarbejdet bliver derved forankret i sin egen ramme, og aktiviteterne vil være så integrerede at den enkelte kommune ikke umiddelbart kan trække sin del af samarbejdet ud. F.eks. udarbejde selvstændig statistik. I de tilfælde hvor biblioteksforbund indgås efter styrelseslovens 60, kan de beskrives som en selvstændig juridisk enhed, et kommunalt fællesskab. De vil så blive styret af et fælles tværkommunalt organ, en biblioteksbestyrelse. Forholdene omkring bygninger, personaletilhørsforhold m.v. er beskrevet i en aftale der også fastlægger de finansielle forhold. Biblioteksforbund har hjemmel i biblioteksloven ( 3) og tradition i bibliotekssektoren der rækker tilbage til 1964- loven. I dag har 21 kommuner valgt at indgå i tilsammen otte biblioteksforbund. Se Folkebiblioteksstatistik 2000. Biblioteksforbund som samarbejdsform kan anvendes i alle konstellationer af kommuner. Store og små kommuner sammen eller kommuner af samme størrelse. Ved indgåelse af et biblioteksforbund eller ved indgåelse af et samarbejde på forbundslignende vilkår efter Lov om kommunernes styrelses 60 kan forbundet/samarbejdet ifølge definitionen blive betragtet som én bibliotekskommune, og det vil være de deltagende kommuners samlede udlån der tæller ved evt. opkrævning af betaling for udlån til borgere fra en anden kommune iflg. Lov om biblioteksvirksomheds 23 og Bekendtgørelse om biblioteksvirksomheds 9, stk. 2. Faldgruben ved denne samarbejdsform er at samarbejdet kan blive for stift. Der er dog ikke i formen noget til hinder for at flere deltagende kommuner kan have hver sit serviceniveau. Der skal blot være taget højde for det i forbundsoverenskomsten. 12 Tværkommunalt samarbejde

Eksempler på biblioteksfo r b u n d To ligestillede kommuner Ærø Folkebibliotek er et nyt forbund mellem Ærøskøbing og Marstal kommuner. Et eksempel på to ligestillede kommuner der tilsammen dækker en ø. Erfaringerne indtil nu med den indgåede forbundsoverenskomst er at den fungerer godt. Her er der tale om et 60 samarbejde. Det indgåede samarbejde har bl.a. givet mulighed for en ud- og ombygning af Marstal Bibliotek og for at begge biblioteker allerede ved åbningen i maj 2001 lever op til den ny lovs krav om den udvidede materialeforpligtelse og udlåner musik, cd-rom - er og videoer. Ærøs to kommuner har tilsammen 7.400 indbyggere, og øen har hermed to nyindrettede og tidssvarende biblioteker. De to kommuner forventer at det indgåede forbund på biblioteksområdet kommer til at tjene som model for andre samarbejder kommunerne imellem. Kommuner af forskellig størrelse Bibliotekerne i Varde, Blåbjerg og Blåvandshuk har en mangeårig tradition for forbundssamarbejde og gode erfaringer med det. Forbundet er indgået i 1973, og overenskomsten er senest revideret 1. januar 1999. Den er et 60 samarbejde, godkendt af Tilsynsrådet for Ribe Amt. Samarbejdet dækker kommuner af forskellig størrelse, men med en struktur der bygger på ligeværdighed. Med samarbejdet opnås et befolkningsunderlag på i alt 31.000 indbyggere og dermed grundlaget for et bæredygtigt bibliotekssystem. Det betyder en personalestørrelse som giver mulighed for generalist/specialist funktioner og for udvikling. Det giver rationelle arbejdsgange og en god materialebestand. Forbundet har f.eks. allerede i flere år levet op til det udvidede materialebegreb som defineres i Lov om biblioteksvirksomhed, og det kan mønstre et udlånstal pr. indbygger der ligger 9% over landsgennemsnittet. Randersegnens Biblioteker er et eksempel på et forbundssamarbejde med rødder tilbage til kommunesammenlægningen. I forbindelse med den ny bibliotekslov er samarbejdet under modernisering. Forbundet består af Randers Kommune og fem mindre omliggende kommuner: Midtdjurs, Nørhald, Purhus, Rougsø og Sønderhald. Der har i de senere år fra forbundskommunernes side været udtrykt ønske om en større kommunal selvbestemmelse i forhold til bibliotekstilbuddet. Undervejs er der også kommuner der har meldt sig ud af samarbejdet som blev oplevet for stift. Forbundsstyrelsen har på den baggrund udarbejdet forslag til en ny og mere fleksibel struktur der Tværkommunalt samarbejde 13

bygger på et ens grundniveau for bogbussernes materialetilbud og holdetid kombineret med muligheden for at tilkøbe særlige ydelser. Det kan være ekstra bogbustimer, opbygning af hjemmesider, betjening af særlige målgrupper, IT-undervisning for borgerne m.m. I forbindelse med moderniseringen har det været overvejet at omdanne forbundet til en struktur med betjeningsoverenskomster med hver enkelt kommune. Alt tyder dog på at forbundsstrukturen giver det bedste bibliotekstilbud for de billigste penge. 14 Tværkommunalt samarbejde

B e t j e n i n g s ove re n s komster E n t re p re n ø rm o d e l l e n Der skelnes mellem fuldstændig eller delvis betjeningsoverenskomst. En betjeningsoverenskomst er en kontraktlig aftale mellem to eller flere kommuner hvor en ydende kommune mod betaling varetager fuldstændig eller delvis betjening af en eller flere nydende kommuner. En fuldstændig betjeningsoverenskomst er en overenskomst hvor den ydende kommune varetager den totale biblioteksbetjening af en eller flere nydende kommuner. Kun den ydende kommune består som bibliotekskommune. En delvis betjeningsoverenskomst er en overenskomst hvor den ydende kommune varetager en del af biblioteksbetjeningen af den/de nydende kommuner som selv varetager den øvrige del af biblioteksbetjeningen. Både den ydende og den/de nydende kommuner består som bibliotekskommuner. Den delvise biblioteksbetjening kan vedrøre en geografisk del af en kommune, eller en administrativ eller en faglig defineret del af biblioteksvirksomheden. Betjeningsoverenskomsten har ligesom forbundssamarbejdet hjemmel i Lov om biblioteksvirksomhed, 3 og har rødder tilbage til biblioteksloven fra 1964. Betjeningsoverenskomsten er en entreprenørmodel, populært kaldet storebror. Her er tale om et bindende forhold hvor en kommune som entreprenør yder et stykke arbejde for en eller flere andre. Typisk er det store kommuner som efter aftale og mod betaling leverer en ydelse til en eller flere mindre kommuner. Ydelsen - dens pris og kvalitet - er beskrevet i overenskomsten, ligesom vilkår for løbetid, opsigelse og lignende er specificeret. Denne type samarbejde er velegnet hvis en kommune ikke selv mener at kunne have alle de kompetencer der skal til for at drive et tidssvarende biblioteksvæsen, og desuden ligger i geografisk nærhed af en kommune der allerede har det ønskede serviceniveau. Ved indgåelse af en fuldstændig betjeningsoverenskomst vil det være de deltagende kommuners samlede udlån der tæller ved eventuel opkrævning af betaling for udlån til borgere fra en anden kommune iflg. Lov om biblioteksvirksomheds 23 og Bekendtgørelse om biblioteksvirksomheds 9, stk. 2. Betjeningsoverenskomster er velafprøvede inden for bibliotekssektoren. I dag har 17 kommuner valgt at købe sig til biblioteksbetjening via fuldstændige betjeningsoverenskomster med andre kommuner. Se Folkebiblioteksstatistik 2000. Delvise betjeningsoverenskomster involverer mere end 100 kommuner på områder som driftsafvikling af bibliotekssystem, lydavis, adgang til musikudlån m.m. Tværkommunalt samarbejde 15

Eksempler på b e t j e n i n g s ove re n s ko m s t e r Holbæk har en forholdsvis ny, fuldstændig betjeningsoverenskomst med Jernløse. Holbæk kommune har med den påtaget sig den fulde folkebiblioteksbetjening i Jernløse Kommune. Indhold og niveau fastlægges dels i et årligt budget og dels i en årlig virksomhedsplan. Budgettet vedtages, og virksomhedsplanen godkendes af Jernløse Kommune. Der er ved aftalens indgåelse fastsat et minimumsniveau for budgettet der hvert år skal reguleres med Kommunernes Landsforenings gennemsnitlige løn- og prisfremskrivningsprocenter. En gang årligt afholdes møde med Børne- og Kulturudvalget i Jernløse Kommune. Derudover kan de to kulturudvalg mødes efter behov. Tønder Kommune har fuldstændig betjeningsoverenskomst med Skærbæk og Højer Kommuner og delvis betjeningsoverenskomst med Bredebro. Samarbejdet er kommet i stand med kommunerne enkeltvis over flere år. Overenskomsten med Skærbæk er fra 1974, Bredebro er kommet med i 1997 og Højer i 2000. Aftalen er karakteriseret ved forskellighed i aktivitetsomfanget og dermed forskellighed i udgiftsniveauet. Kommunerne har dog nu ønsket en standardisering af aftalegrundlaget med mulighed for opretholdelse af fire selvstændige biblioteksprofiler inden for rammerne af et fælles biblioteksvæsen. I forbindelse med revision af aftalegrundlaget inviteres også Løgumkloster Kommune med til samarbejdet. Kommunen er i forvejen med i flere andre kommunale samarbejder. Frederikshavn Bibliotek har delvis betjeningsoverenskomst med Læsø kommune. Overenskomsten dækker materialevalg for voksne, udlån af enkelteksemplarer og depoter, biblioteksteknisk bistand og bibliotekarisk bistand i øvrigt. Den har fungeret siden 1992. Samarbejdet har fungeret så godt, at de to kommuner nu er undervejs med en udvidelse af ordningen. Den nye overenskomst, der er klar til politisk behandling i Læsø Kommune, omfatter også uddannelse, kompetenceudvikling og licenssamarbejde. 16 Råd Tværkommunalt og vink Udviklingspuljen samarbejde

S a m a r b e j d s a f t a l e r Fælles enheder eller fa m i l i e n Skriftlig indgået aftale mellem to eller flere kommuner om samarbejde om hele eller dele af virksomheden. Aftalen beskriver kvalitet, omfang og finansieringsvilkår for de aktiviteter der drives i fællesskab. Hver kommune består som selvstændig bibliotekskommune. Samarbejdsaftaler er ikke hidtil beskrevet og registreret specifikt i bibliotekssektoren (eller i biblioteksloven), men eksisterer og udvikler sig stærkt i disse år. Her er tale om samarbejde i projektform hvor hver kommune bidrager med personale og faciliteter til løsning af en fælles opgave. Det er karakteristisk at den enkelte kommune ikke afgiver beslutningskompetence. Der skal etableres et politisk aftalegrundlag om samarbejdets indhold og organisering, og der skal være aftaler for hvad der skal ske med fælles indkøbt materiale og apparatur hvis samarbejdet ophæves. Aftalerne formaliseres i en samarbejdsaftale. Sådanne aftaler indgås i henhold til Lov om kommunernes styrelses 2 hvorefter (samtlige) kommunale anliggender styres af kommunalbestyrelsen i de enkelte kommuner. Formelt vil en kommune hurtigere kunne komme ud af en samarbejdsaftale end af en aftale der skal godkendes af tilsynsmyndigheden; men den politiske forpligtelse i et samarbejde der er baseret på gensidig tillid mellem parterne, må anses for at være lige så stor som en aftale om biblioteksforbund. Det kan være hensigtsmæssigt at etablere samarbejdsaftaler på biblioteksområdet hvis kommuner ønsker at udnytte fælles ressourcer bedre, men ikke ønsker at afgive suverænitet til mere forpligtende samarbejder som f.eks. biblioteksforbund af hensyn til nærdemokratiet. Modellen er velegnet hvor et antal kommuner har mange fælles indbyrdes lighedspunkter og ønsker kvalitetsudvikling på samme serviceområder og dermed en forøget bæredygtighed. Modellen har endvidere den fordel/indbyggede fleksibilitet at de deltagende kommuner kan have forskelligt serviceniveau. I den forbindelse er det imidlertid vigtigt at der i aftalen sikres ligevægt mellem indskud og udbytte. Ønsker parterne at få deres udlån optalt under et i henhold til Bekendtgørelse om biblioteksvirksomheds 9, stk. 2. skal der imidlertid være tale om et samarbejde indgået efter Lov om kommunernes styrelses 60 eller om en fuldstændig betjeningsoverenskomst. Se beskrivelserne i de to foregående afsnit. Samarbejdet kan have forskelligt omfang. Hvor der alene er tale om fælles udnyttelse af fælles indkøbt materiel m.v., vil der normalt ikke være nogle juridiske problemer i samarbejdet. Hvor der er tale om et videregående samarbejde, kan der rejses enkelte forvalt- Tværkommunalt samarbejde 17

ningsretlige og personaleretlige spørgsmål. Det kan være problemer i sondringen mellem kommunalbestyrelsens myndighedsopgaver og driftsopgaver, eller det kan være personaleretlige problemer hvor medarbejdere ansat i en kommune løser opgaver for andre kommuners borgere. (Disse forhold er nærmere beskrevet i: Kommunal-, forvaltnings- og personaleretlige problemstillinger i forbindelse med kommunale samarbejder. Kommunernes Landsforening, juli 2000). Eksempler på samarbejdsaftaler Drift af bogbus Hadsten har en samarbejdsaftale med Langå om fælles drift af bogbus. De to kommuner ejer en bogbus i fællesskab. Bussen kører to dage i hver kommune med personale ansat af den enkelte kommune. Bogbuschaufførerne vikarierer for hinananden ved ferie og sygdom. Der er derfor udarbejdet særlige ansættelsesbetingelser for dem. Bussen fyldes med materialer fra begge kommuner. Materialerne er tilgængelige i en fælles base. Erfaringerne fra bogbussamarbejdet har dannet grundlag for en udbygning af samarbejdet der i 1999 blev udvidet med Nr. Djurs kommune om driften af et fælles bibliotekssystem. Udgiften til systemadministrator deles. Systemsamarbejder En række biblioteker er gået sammen om fælles afvikling af bibliotekssystem. Eksempler herpå er: De fem kommuner på Bornholm med Bornbib, som er et Aleph-system. Slagelse, Sorø, Nykøbing F., Dianalund og Svinninge kommuner i Vestsjællands Amt har oprettet et samarbejde der kører med driftsafvikling fra CSC Consulting Group A/S (tidligere ehuset). Aftaler om systemafvikling indgås dog også i mange tilfælde som delvise betjeningsoverenskomster, som entreprenørydelser. 18 Tværkommunalt samarbejde

N e t v æ rk Et netværk kan beskrives som en samling af objekter der er forbundet ved indbyrdes relationer i et netlignende mønster. Den Store Danske Encyklopædi. Karakteristisk for et netværk er at alle punkterne er lige vigtige. Centrum og periferi er fraværende, og netværket er i princippet uendeligt. Internet er et eksempel hvor netværket i princippet er ikke-hierarkisk og ubundet af regionale eller nationale grænser. Mette Holmegaard og Dorte Skot-Hansen: Børnekulturkonsulenter - procesevaluering af 8 forsøg i centralbiblioteksregi. Håndbog i netværksarbejde af Jesper Wegens m.fl., 1999 opstiller forskellige typer: Faglige netværk Temanetværk Problemløsningsnetværk (ad-hoc gruppe til løsning af konkret problem) Projektnetværk Politisk netværk Andre typer af netværk. Netværkssamarbejdet er den mindst formaliserede samarbejdsform. Den findes i rigt mål i bibliotekssektoren. Det kan være i løse personlige netværk eller i mere formaliserede mødesammenhænge. Formen er velegnet til idéudvikling, kompetenceudvikling og vidensdeling på tværs af fag og geografiske grænser. Dialogen blandt deltagerne i netværket er som oftest både direkte og virtuel. Det stiller større krav til aftalegrundlaget hvis kommunerne ønsker at indgå et langsigtet samarbejde fordi de økonomiske og organisatoriske konsekvenser hermed bliver mere uoverskuelige. Det gælder også hvis man ved et samarbejde kan se at udviklingen kan integrere driften af de deltagende biblioteker så meget at det ikke kan lade sig gøre at udtræde af samarbejdet uden store omkostninger. Det kan f.eks. gælde fælles anskaffelser på IT-området eller opbygning af me-diesamlinger. I de tilfælde bør der vælges en anden samarbejdsmodel. Tværkommunalt samarbejde 19

Eksempler på netværk Biblioteksstyrelsen igangsatte i 2000 et kompetenceudviklingsforløb til støtte for implementeringen af Lov om biblioteksvirksomhed. Projektet der skal uddanne trainere til håndtering af de nye medier og projektledere til fremme af nye projektsamarbejder, er et eksempel på et fagligt netværk. Fire netværk hver bestående af fire centralbiblioteker samarbejder om at udbyde de to uddannelsesforløb til ansøgere blandt personalet i de respektive områder. Finfo er et eksempel på et temanetværk. En række biblioteker arbejder sammen om at udbyde en global guide på Internettet med information for etniske minoriteter i Danmark. De 16 centralbiblioteker har et samarbejde om en netguide for børn: Dotbot. Samarbejdet kan karakteriseres som et projektnetværk. Skibby, Skævinge, Jægerspris, Hundested og Slangerup, fem kommuner i den vestlige del af Frederiksborg Amt, har i det forløbne år arbejdet sammen om etablering af musikudlån. Samarbejdet har bestået i koordinering af indsatsen, arbejdsdeling mellem bibliotekerne og fælles markedsføring og fælles åbningsdag for musikudlånet i de fem biblioteker. Samarbejdet har sikret at bibliotekerne kunne åbne de nye musikudlån allerede et år efter lovens vedtagelse. Det er desuden opfattelsen at gennemslagskraften i pressen har været langt større end hvis kommunerne havde indført musikudlånet enkeltvis. De gode erfaringer har ført til planer om at videreudvikle og intensivere samarbejdet bibliotekerne imellem. Holstebro, Viborg, Herning, Skive og Silkeborgs borgmesterbysamarbejde er eksemplet på et politisk netværk mellem fem kommuner som bibliotekerne går ind i og udvikler på institutionsniveau. Det har blandt andet givet sig udslag i en markant tværkommunal og tværfaglig satsning om børnekulturen som en pendant til Kulturby 96 og i et materialeindkøbssamarbejde. 20 Tværkommunalt samarbejde

Love og bekendtgørelser I teksten henvises til paragraffer i følgende love og bekendtgørelser: Lov om biblioteksvirksomhed Lov nr. 340 af 17. maj 2000 1. Folkebibliotekernes formål er at fremme oplysning, uddannelse og kulturel aktivitet ved at stille bøger, tidsskrifter, lydbøger og andre egnede materialer til rådighed såsom musikbærende materialer og elektroniske informationsressourcer, herunder Internet og multimedier. Stk. 2. Folkebibliotekerne skal bestræbe sig på at stille videogrammer til rådighed. 3. Kommunalbestyrelsen er forpligtet til, eventuelt i samarbejde med andre kommunalbestyrelser, at drive et folkebibliotek med afdelinger for børn og voksne. Kommunalbestyrelsen kan indgå overenskomst med en anden kommunalbestyrelse om hel eller delvis biblioteksbetjening. Stk. 4. Kommunalbestyrelser kan nedsætte et biblioteksråd med henblik på samordning af biblioteksvirksomheden mellem flere kommuner. 22. Ved deltagelse i lånesamarbejdet kan en kommune opkræve betaling fra en anden kommune for lån, dog ikke for lån, der formidles som led i varetagelse af centralbiblioteksfunktionen. Betalingen kan ikke pålægges brugeren. Stk. 2. Kulturministeren fastsætter efter forhandling med de kommunale parter nærmere regler om den betaling, der er nævnt i stk. 1. Reglerne kan blandt andet vedrøre betalingens størrelse og opkrævningsformen, herunder varsel for opkrævning. 23. Kommunen kan med et rimeligt varsel opkræve betaling, såfremt en bruger fra en anden kommune låner materiale fra folkebiblioteket. Betaling opkræves hos brugerens bopælskommune og kan ikke pålægges brugeren. Stk. 2. Kulturministeren fastsætter efter forhandling med de kommunale parter nærmere regler om den betaling, der er nævnt i stk. 1. Reglerne kan blandt andet vedrøre betalingens størrelse og opkrævningsformen, herunder varsel for opkrævning. Bekendtgørelse om biblioteksvirksomhed BK nr. 968 af 24. oktober 2000 Folkebibliotekernes lånesamarbejde og udlån til brugere med bopæl i andre kommuner 8. Betaling for lån, der formidles som led i folkebibliotekernes lånesamarbejde, jf. lovens 22, stk. 1, fastsættes til 25 kr. pr. materialeenhed. Der kan endvidere opkræves betaling for forsendelsesomkostninger. 9. En långivende kommune kan i henhold til lovens 23, stk. 1 opkræve betaling for udlån til borgere fra en anden kommune, der overstiger 7% af den Tværkommunalt samarbejde 21