1. Kl : Godkendelse af dagsorden Side 1/3

AARHUS UNIVERSITET Administrationens samarbejdsudvalg (ASU) Dagsorden Ekstraordinært møde den 16. januar 2015, kl. 10.00-13.00 Nordre Ringgade 1, 8000 Aarhus C Bygning 1431, lokale 021 + 023 ASU-sekretariatet Lizzi Edlich Dagsorden for ekstraordinært ASU-møde den 16. januar 2015 0. Kl. 10.00-10.10: Præsentationsrunde HR Organisationsudvikling og arbejdsmiljø Dato: 9. januar 2015 1. Kl. 10.10-10.15: Godkendelse af dagsorden Side 1/3 Punkter til drøftelse: kl. 10.15-12.30 2. Evaluering af SU-strukturen (60 min.) Bilag 1: Spørgeguide samt følgebrev Motivering: HSU har igangsat en evaluering af SU-strukturen, som involverer alle samarbejdsudvalg på AU med inddragelse af andre indflydelsesfora. ASU er blevet bedt om at inddrage AAMU i evalueringsdrøftelserne, hvorfor to repræsentanter herfra deltager i mødet. Ud over at evaluere SU-strukturen er ASU blevet bedt om at udpege 8-10 deltagere til en fokusgruppe. Det foreslås, at der udpeges 4-5 ledelsesrepræsentanter og 4-5 medarbejderrepræsentanter i overensstemmelse med de retningslinjer, der er givet i bilaget. 3. Høring af oplæg til beslutning om organisatoriske snitflader i enhedsadministrationen samt orientering om status på de enkelte områders indre organisering (30 min). Bilag 2:Udkast til indstilling vedr. samarbejdsflader i enhedsadministrationen. Motivering: Universitetsledelsen skal 28. januar 2015 beslutte de fremtidige organisatoriske snitflader i enhedsadministrationen. Oplægget sendes til hø- AU HR Organisationsudvikling og arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej 51-53 8200 Aarhus N Tlf.: 87150000 Fax: 87150612 E-mail: hr@au.dk www.au.dk/hr

AARHUS UNIVERSITET ring i Enhedsadministrationens interim LSU er samt ASU forud for Universitetsledelsens stillingstagen. Beslutningsoplægget drøftes i ASU med henblik på afgivelse af et høringssvar fra ASU i umiddelbare forlængelse af ASU mødet. Der gives endvidere en statusorientering på den indre organisering i de enkelte områder i enhedsadministrationen. I tilfælde af ændringer i nuværende indre organisering behandles det i LSU erne Side 2/3 4. Forlængelse af det kvalificerede ansættelsesstop (15 min.) Bilag 3: Indstilling vedr. kvalificeret ansættelsesstop Motivering: I forlængelse af den indledende drøftelse på ASU-mødet den 18. december 2014 skal ASU drøfte forslag om at forlænge det kvalificerede ansættelsesstop til og med 30. juni 2015. Pause (10 min.) 5. Brug af studentermedhjælpere (10 min.) Motivering: Som opfølgning på ASU mødet 18. december 2014 gives en tilbagemelding på LEA s drøftelse af ASU s forslag om at inddrage tillidsrepræsentanter forud for beslutning om ansættelse af studentermedhjælpere. 6. Information til tillidsrepræsentanter vedr. ændring af væsentlige regler og love for ansatte (10 min.) (LG) Motivering: I fortsættelse af et spørgsmål, som blev rejst på ASU-mødet den 18. december 2014 drøftes information til tillidsrepræsentanter vedrørende ændring af væsentlige regler og love for ansatte. Punkter til orientering kl.: 12.30-12.50 7. Arbejdsmiljøstatistikker (LG) Bilag 4-7: Arbejdsmiljøstatistikker Motivering: Arbejdsmiljøstatistikkerne fra tredje kvartal kan bruges til at igangsætte drøftelser og eventuelle beslutninger om, hvordan fraværet kan nedbringes, og hvordan trivslen og arbejdsmiljøet kan forbedres i de lokale enheder. Endvidere følges op på spørgsmål vedr. evt. indberetning til Arbejdsskadestyrelsen af stressrelateret sygdom. 8. Orientering om tidsplan for næste APV Bilag 8: Notat angående APV 2015-2016 og AU handlingsplan Motivering: Der orienteres om beslutning i HSU og HAMU d. 6. november 2014 om, at den fysiske APV-spørgeskemaundersøgelse udsendes i efteråret 2015, og den psykiske APV spørgeskemaundersøgelse udsendes ultimo 1. kvartal 2016.

AARHUS UNIVERSITET Side 3/3 9. Orientering om evaluering af AU s personalepolitik Motivering: Der gives en status på den evaluering af AU s personalepolitik, som HSU har igangsat. 10. Orientering om ASU s høringssvar vedr. justering af AMO og SUstrukturen Motivering: På ASU-mødet den 18. december 2014 blev det aftalt, at medarbejderrepræsentanterne udarbejder et høringssvar vedrørende den del af høringen, som vedrører samarbejdsudvalgsstrukturen. Der orienteres om høringssvaret. 11. Økonomi Motivering: Såfremt der er nyt vedrørende AU s økonomi siden ASU-mødet den 18. december 2014, vil der blive givet en orientering. 12. Kl. 12.50-13.00: Eventuelt

AARHUS UNIVERSITET Kære formandsskaber i Hovedsamarbejdsudvalget (HSU) Fakultetssamarbejdsudvalgene (FSU) Administrationens samarbejdsudvalg (ASU) Lokale samarbejdsudvalg (LSU) Evaluering af AU s samarbejdsstruktur AU s nuværende samarbejdsstruktur har været gældende siden begyndelsen af 2012, og HSU har besluttet at evaluere den med det formål at afdække Det tværgående samarbejde og sammenhængen mellem niveauerne i den nuværende struktur Samarbejdet og sammenhængen med øvrige fora, herunder bl.a. arbejdsmiljøorganisationen Behov for evt. udvikling af strukturen Dato: 26. november 2014 Side 1/2 Evalueringsprocessen er udarbejdet af et ad hoc udvalg nedsat af HSU bestående af både leder- og medarbejderrepræsentanter. Der vedhæftes en spørgeguide, som skal bidrage til, at evalueringsdrøftelserne opfylder formålet med evalueringen. Evalueringsproces Evalueringsdrøftelserne skal foregå i hele samarbejdsorganisationen og med inddragelse af andre indflydelsesorganer på samme niveau. Det vil sige, at HSU inviterer repræsentanter fra HAMU med i deres drøftelser. FSU inviterer repræsentanter fra FAMU, akademisk råd og repræsentanter fra enheder, som ikke er dækket af et LSU, med i deres drøftelser. ASU inviterer repræsentanter fra AAMU med i deres drøftelser. LSU på institutter o.lign. inviterer repræsentanter fra institutforum, LAMU og evt. lokale ledere og tillidsrepræsentanter, som ikke sidder i LSU, med i deres drøftelser. LSU i administrationen inviterer repræsentanter fra LAMU samt evt. lokale ledere og tillidsrepræsentanter, som ikke sidder i LSU, med i deres drøftelser. Der skal kun svares på de spørgsmål i spørgeguiden, som er relevante for jer, og hvor I mener at kunne bridrage til den videre proces. Det bedes tydeligt markeret, hvilke spørgsmål der svares på. Besvarelserne sendes til Lizzi Edlich (lie@au.dk) senest den 27. februar 2015. Aarhus Universitet Tlf.: Fax: E-mail:

Fokusgruppeinterviews: Som supplement til evaluering i samarbejdsorganisationen gennemføres 5 fokusgruppeinterviews; ét på hvert fakultet og ét i administrationen på følgende tidspunkter: Side 2/2-26. marts 2015, kl. 10.00-12.00: Science and Technology - 26. marts 2015, kl. 13.00-15.00: Business and Social Sciences - 27. marts 2015, kl. 10.00-12.00: Administrationen - 9. april 2015, kl. 10.00-12.00: Health - 9. april 2015, kl. 13.00-15.00: Arts FSU og ASU bedes udpege deltagere til fokusgruppeinterviewet på hver deres fakultet. Fokusgrupperne skal hver bestå af 8-10 deltagere og en kombination af medarbejdere og ledere, som er medlem af et samarbejdsudvalg (max. 1-2 medlemmer fra FSU/ASU) eller arbejdsmiljøudvalg på fakultetet i alt 4-6 deltagere ikke er medlem af et indflydelsesorgan, men har god indsigt i udvalgenes arbejde i alt 1-2 deltagere (Administrationen dog 4-6 deltagere) (kun for institutter, centre o.lign.) er medlem af et andet indflydelsesorgan på institut/centerniveau i alt 1-3 deltagere FSU og ASU bedes senest 27. februar 2015 melde det samlede antal deltagere ind til Lizzi Edlich (lie@au.dk) i vedhæftede ark. Særligt på ST På ST har fakultetsledelsen igangsat en parallel og bredere proces vedrørende inddragelse, hvor alle ST s udvalg, råd, fora og nævn er blevet bedt om at besvare nogle spørgsmål ift. medinddragelse og medbestemmelse. Der er tale om to uafhængige processer. Spørgsmål kan rettes til formanden for ad hoc udvalget Erik Østergaard Jensen (eoj@mb.au.dk) eller sekretær for udvalget Lizzi Edlich (lie@au.dk). Med venlig hilsen - Ad hoc udvalget for evaluering af AU s Samarbejdsstruktur Erik Østergaard Jensen (formand) Christina Breddam Niels Overgaard Lehmann Per Dahl Aase Pedersen Uffe Pilegård Larsen Claus Palle Niels Jørgen Relsted

Spørgeguide Evaluering af AU s samarbejdsudvalgsstruktur HSU har igangsat en evaluering af AU s samarbejdsudvalgsstruktur. Denne spørgeguide har til formål at belyse følgende fire temaer i relation til samarbejdsstrukturen: 1. Samarbejdet mellem de forskellige niveauer i samarbejdsstrukturen samt samarbejdet mellem de forskellige indflydelsesorganer på tværs 2. Indflydelsesmulighed 3. Kommunikation 4. Tilrettelæggelse af arbejdet i udvalgene Antallet af spørgsmål er søgt begrænset mhp. at imødekomme et ønske om ikke at sætte en større undersøgelse i gang à la APV og problemanalysen. Evaluering af SU-strukturen er med få spørgsmål inden for de 4 temaer søgt gjort overskuelig at behandle. Det vurderes, at udvalgene vil skulle afsætte ca. 60 min. +/-til evalueringen. Mhp. at få en bred vifte af synsvinkler frem er det besluttet at samarbejdsudvalgene kan invitere repræsentanter fra andre fora med i drøftelserne. Vær opmærksom på, at evalueringen drejer sig om SUstrukturen. De andre fora, som inddrages (fx akademiske råd, institutfora, arbejdsmiljøudvalg mv.), skal derfor have fokus på dette og ikke på evaluering af egne fora. Besvar kun de spørgsmål, som I finder er relevante for jeres samarbejdsudvalg og marker tydeligt, hvilke spørgsmål der svares på. Som følge af udmeldingerne 22. oktober 2014 (opfølgning på Problemanalysen) er der etableret nye interim SU er. Da der ikke er sket væsentlige ændringer i SU-strukturen - bortset fra at der på LSU-niveauet er kommet andre SU er end tidligere bør besvarelse af evalueringsspørgsmålene i de interime SU er tage udgangspunkt i de hidtidige erfaringer. Den nuværende samarbejdsstruktur på AU består af følgende 3 vertikale niveauer (HSU, FSU/ASU og LSU) samt horisontale forbindelsesled til øvrige indflydelsesorganer på AU (bl.a. arbejdsmiljøudvalg, institutfora, akademiske råd, medarbejder- og enhedsmøder mv.): Figur 1: HSU HAMU FSU FAMU Akademiske råd ASU AAMU LSU LAMU Institutfora Medarbejder- og enhedsmøder 1

Tema 1: Samarbejdet mellem de forskellige niveauer i samarbejdsstrukturen samt samarbejdet mellem de forskellige indflydelsesorganer på tværs De enkelte udvalgs opgaver er fastlagt i Samarbejdsaftale for Aarhus Universitet Citat: HSU s opgaver Mål, strategi og udviklingskontrakt Budget og finanslovsbidrag Rationaliserings- og omstillingsprojekter samt projekter, som medfører udbud, udlicitering og outsourcing Personalepolitik, herunder ligestilling Principper og retningslinjer for kompetenceudvikling Job på særlige vilkår Retningslinjer for arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø herunder arbejdsrelateret stress Orienteringspunkter fra FSU og evt. LSU, som har relevans for HSU Opfølgning på psykisk arbejdsmiljø Sygefravær Gensidig orientering FSU/ASU s opgaver og arbejdsform Orientering om AU s/hovedområdets økonomi Større forventede og/eller planlagte ændringer i bemandingen på hovedområdet Kompetenceudviklingsprojekter, der tænkes iværksat på tværs af hovedområdet Lokal håndtering af ansættelser på det rummelige arbejdsmarked Spørgsmål vedrørende effektivisering og/eller omstilling, der vedrører det pågældende hovedområde Bedre ressourceudnyttelse i forbindelse med indkøb/drift af materiel/instrumenter på tværs af hovedområdet Lokal udmøntning af personalepolitikken Tværgående aktiviteter af både faglig og social karakter, herunder husordener og lokale velfærdsordninger Orienteringspunkter fra HSU og LSU Opfølgning på psykisk arbejdsmiljø Sygefravær Gensidig orientering LSU s opgaver og arbejdsform Orientering om AU s/instituttets/vicedirektørområdets/centrets økonomi Forventede og/eller planlagte ændringer i bemandingen på instituttet/vicedirektørområdet/centret Kompetenceudviklingsprojekter, der tænkes iværksat på tværs af instituttet/vicedirektørområdet/centret Lokal håndtering af ansættelser på det rummelige arbejdsmarked Spørgsmål vedrørende effektivisering og/eller omstilling, der vedrører det pågældende institut/vicedirektørområde/center Bedre ressourceudnyttelse i forbindelse med indkøb/drift af materiel/instrumenter på tværs af instituttet/vicedirektørområdet/centret Lokal udmøntning af personalepolitikken Tværgående aktiviteter af både faglig og social karakter, herunder husordener og lokale velfærdsordninger Orienteringspunkter fra HSU og FSU Opfølgning på psykisk arbejdsmiljø Sygefravær Gensidig information Spørgsmål til drøftelse: 1. Har I kommentarer til opgavefordelingen mellem de tre niveauer i SU-strukturen, jf. oversigten ovenfor? Hvad ville efter jeres opfattelse være en bedre opgavefordeling? 2. Hvordan hænger opgaverne på jeres niveau i SU-strukturen sammen med opgaver i øvrige indflydelsesfora på samme niveau, jf. figur 1? Hvad ville efter jeres opfattelse være den mest optimale arbejdsfordeling mellem de forskellige indflydelsesfora på jeres niveau (NB! vicedirektørområderne har kun LSU og LAMU)? 3. Hvordan oplever I placeringen af jeres SU-møder a. ift. samarbejdsudvalg på andre niveauer i SU-strukturen end jeres? b. ift. andre indflydelsesfora? 2

Tema 2: Indflydelsesmulighed Citat fra Cirkulære om Samarbejde og samarbejdsudvalg i staten : Ledelsens informationspligt: Information skal gives så tidligt og med et så passende indhold, at der kan gennemføres en grundig drøftelse i samarbejdsudvalget, således at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens endelige beslutning. Medarbejdernes informationspligt: Medarbejderrepræsentanterne skal informere samarbejdsudvalget om synspunkter og forhold hos medarbejderne, der har betydning for samarbejdet. Opgaver: Samarbejdsudvalget behandler relevante emner inden for arbejds- og personaleforhold, der har betydning for arbejdspladsen.det kan f.eks. være: Arbejds- og personaleforhold; Tillid, samarbejde og trivsel; Omstilling på arbejdspladsen. Spørgsmål til drøftelse: 1. Hvornår har I som samarbejdsudvalg oplevet rettidig og tilstrækkelig indflydelse? 2. Hvornår har I som samarbejdsudvalg ikke oplevet rettidig og tilstrækkelig indflydelse? 3. Hvad ville efter jeres opfattelse som samarbejdsudvalg være med til at sikre mere indflydelse i behandlingen af emner på jeres niveau i SU-strukturen? Tema 3: Kommunikation Citat fra Cirkulære om Samarbejde og samarbejdsudvalg i staten : Samarbejdsudvalgets informationspligt: Samarbejdsudvalget skal sikre, at samtlige medarbejdere holdes orienteret om samarbejdsudvalgets arbejde. Spørgsmål til drøftelse: 1. Ledelsesrepræsentanter og medarbejderrepræsentanter har forskellige kommunikationskanaler. Hvordan oplever I jeres kommunikations-/informationsforpligtelse som henholdsvis ledelsesrepræsentanter og medarbejderrepræsentanter i forhold til medarbejdere/kolleger? 2. Hvad ville efter jeres opfattelse være med til at gøre kommunikationen mellem jer og andre indflydelsesfora og til medarbejdere/kolleger endnu bedre? Tema 4: Tilrettelæggelse af arbejdet i udvalgene Citat fra Cirkulære om Samarbejde og samarbejdsudvalg i staten : Samarbejdsudvalget fastsætter selv sin forretningsorden. Citater fra skabeloner til forretningsorden, som blev udarbejdet ifm. etablering af den nuværende samarbejdsstruktur: 3

HSU: Sekretariatsfunktion for HSU varetages af AU HR. FSU/ASU/LSU: Formand og næstformand træffer i fællesskab beslutning om sekretariatsbetjening af udvalget. En medarbejder, som er medlem af udvalget, kan ikke udpeges som sekretær. Der er mulighed for at træffe aftale med AU HR om at varetage sekretariatsbetjening af udvalget. Formand og næstformand udarbejder i fællesskab dagsorden for møderne Dagsordenen drøftes i formandskabet ca. 10 dage før mødet og udsendes med nødvendige bilag til medlemmerne senest 7 dage før mødets afholdelse. Dagsordenpunkterne skal være så udførligt beskrevet, at medlemmerne har optimale muligheder for at forberede sig. Dagsordenen lægges på relevante elektroniske fora samtidig med udsendelse til udvalgets medlemmer. LSU evaluerer sit arbejde hvert 2. år. Spørgsmål til drøftelse: 1. Hvad er efter jeres opfattelse med til at gøre tilrettelæggelsen af arbejdet i jeres samarbejdsudvalg til en god proces? 2. Har I forslag til, hvad der kunne være med til at gøre tilrettelæggelsen af arbejdet i samarbejdsudvalgene endnu bedre, fx ift. a) Forberedelse af dagsorden b) Mødetilrettelæggelse c) Sekretariatsbetjening d) Evaluering af udvalgsarbejdet e) Andet 4

ASU-møde 16. januar 2015 Bilag 2 AARHUS UNIVERSITET Dato: 8. januar 2015 Side 1/5 Sagsfremstilling Mødedato: 28. januar 2015 Møde: Møde i Universitetsledelsen Punktejer: Jane Kraglund Gæst: [Fulde navn] Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) X X U D K A S T Emne Samarbejdsflader i enhedsadministrationen Resumé Indstilling Det indstilles, at: - Forskermobilitetsteamet overføres fra Internationalt Center under Uddannelse til Forskning og Eksterne Relationer - Administrationen af de administrative centre finder som udgangspunkt sted i hvert af de fire administrative centre - 1. level-supporten på AV-området overføres fra IT og Digitale Medier til hvert af de fire administrative centre på nær to personer, der fastholdes i IT og Digitale Medier til håndtering af tværgående opgaver samt ekspertopgaver - IT-supporten til fællesadministrationen overføres fra Team Administration på Administrationscenter Arts til IT og Digitale Medier under funktionsområdet Drift og teknologi - Kommunikationsbistanden til fællesadministrationen overføres fra Team Administration på Administrationscenter Arts til Universitetsledelsens Sekretariat - Sprogservice overføres samlet fra Team Administration på Administrationscenter Arts til Forskning og Eksterne Relationer - HR-bistanden til fællesadministrationen overføres fra Team Administration på Administrationscenter Arts til HR fællesadministrationen. Sagsfremstilling Universitetsledelsens udmelding 22. oktober 2014 indeholdt en række beslutninger vedr. den administrative understøttelse i fællesadministrationen og i de administrative centre. De fleste af disse er effektueret. Det fremgik endvidere af udmeldingen, at Eventuelle mindre justeringer internt i fællesadministrationen og mellem fællesadministrationen og de administrative centre fastlægges efterfølgende. LEA har bilateralt og på en møderække drøftet en række aspekter vedr. samarbejdsflader mellem vicedirektørområderne samt mellem fællesadministrationen og administrationscentrene med henblik på at anbefale eventuelle øjeblikkelige justeringer. Nedenstående emnefelter har været drøftet, og på den baggrund indstiller LEA følgende:

AARHUS UNIVERSITET Dato: 8. januar 2015 Side 2/3 1. Flytninger af funktioner mellem vicedirektørområderne: - Forskermobilitet Det indstilles, at forskermobilitetsteamet fra Internationalt Center under Uddannelse overføres til Forskning og Eksterne Relationer. Der skal ske en tæt koordinering af samarbejdet med HR. - Placering af lønadministrationen Høringen rejste spørgsmålet om den fremtidige organisatoriske placering af lønadministrationen. LEA har drøftet spørgsmålet og anbefaler, at lønadministrationen forbliver i HR, da Løns opgaver i dag hovedsageligt relaterer sig til specialistviden om overenskomster, forskerskat, ferie og pension, tjenestemænd og lignende. Endvidere bliver månedslønnen administreres som en integreret del af workflowet omkring personsagen via HR Løn. - Kommunikationsområdet Reorganiseringen af kommunikationsområdet i Fællesadministrationen blev besluttet af Universitetsledelsen den 3. december. 2. Flytninger af funktioner fra fællesadministrationen til administrationscentrene: - Ph.d.-administration Høringen rejste spørgsmålet om den fremtidige organisatoriske placering af ph.d.-administrationen. LEA har drøftet spørgsmålet og anbefaler, at området fortsat varetages på administrationscentrene med den nuværende organisering. - EVU, Karriere og Alumne Universitetsledelsen besluttede 12. november, at alle dele af administrationen af EVU, Karriere og Alumne fremadrettet forankres på fakultetsniveau. Der er nedsat en arbejdsgruppe, der udarbejder et oplæg til organiseringen af områderne samt udarbejder forslag til mulige finansieringsmodeller. Indstillingen herfra vil blive indarbejdet i den endelige sagsfremstilling til Universitetsledelsen. 3. Administration af administrationen: Det er den generelle anbefaling, at administrationen af de administrative centre fremover finder sted i hvert af de fire administrative centre. Såfremt andet ikke er nævnt indstiller LEA således, at administrationscentrene administrerer sig selv. Administrationen af fællesadministrationen, der hidtil som udgangspunkt er varetaget af Administrationscenter Arts foreslås ændret, som det fremgår af det følgende. - IT-support af fakulteterne (ekskl. AV) Denne del af IT-supporten har hidtil ligget på de respektive administrationscentre. LEA anbefaler, at denne placering fastholdes. - IT-support af fællesadministrationen IT-supporten på Administrationscenter Arts varetager i øjeblikket supporten af Arts såvel som supporten af administrationens medarbejdere i fællesadministrationen. Det foreslås, at IT-supporten af fællesadministrationens medarbejdere udskilles fra IT Arts og forankres som et team i IT og Digitale Medier. Teamet vil blive placeret under funktionsområdet Drift og teknologi, som en teamenhed med en teamleder.

AARHUS UNIVERSITET Dato: 8. januar 2015 Side 3/3 Efter der er truffet beslutning om den fremtidige opgavevaretagelse skal der ske en specificering af ydelser og afklaring af ressourceallokeringen. - IT-support af AUL Denne del af IT-supporten har hidtil ligger på de respektive administrationscentre. LEA anbefaler, at denne placering fastholdes. - AV-support AV-supporten har hidtil ligget ved IT og Digitale Medier dog således, at Økonomi og Bygninger betaler for indkøb af AV-udstyr. Det indstilles, at 1. level-supporten fremover varetages af fakulteterne på nær to personer, der fastholdes i IT og Digitale Medier til håndtering af tværgående opgaver samt ekspertopgaver. Samtidig sker der en økonomisk udligning af betalingen for AV-supporten til fakulteterne. - Kommunikationsbistand og sprogservice til fællesadministrationen Kommunikationsbistand og sprogservice til fællesadministrationen er hidtil varetaget af Team Administration på Administrationscenter Arts. LEA har overvejet forskellige fremtidige placeringer af opgavevaretagelsen. Kommunikationsbistanden til administrationen overlapper opgaveporteføljen for den tidligere Intern Kommunikation, der er overført til Universitetsledelsens Sekretariat. Det indstilles derfor, at denne opgave overføres til Universitetsledelsens Sekretariat, Sprogservice indstilles tilsvarende overført som en samlet enhed til Forskning og Eksterne Relationer. Begge forslag er begrundet i et ønske om at sikre koordinerede, teambaserede opgaveløsninger og synergier mellem områderne. - Bygningsservice LEA anbefaler, at den nuværende placering af opgaver i de administrative centre og fællesadministrationen fastholdes. - Økonomistyring af administrationen Området er hidtil varetaget af Økonomi ADM i fællesadministrationen. Som nævnt indledningsvist indstilles det, at økonomistyringen af administrationscentrene fremover flyttes herfra til hvert af de fire administrationscentre. Det indstilles derudover, at fællesadministrationens økonomistyring fortsat varetages af Økonomi ADM i fællesadministrationen. Efter der er truffet beslutning om den fremtidige opgavevaretagelse skal der ske en specificering af ydelser og afklaring af ressourceallokeringen. - HR Området er hidtil varetaget af Administrationscenter Arts. Som nævnt indledningsvist indstilles det, at administrationen af de administrative centre fremover finder sted i hvert af de fire administrative centre. Det indstilles derudover, at fællesadministrationen fremover administreres af HR fællesadministrationen. Beslutning om, hvor administrationen skal finde sted afgøres i en parallelproces internt i HR.

AARHUS UNIVERSITET Dato: 8. januar 2015 Side 4/3 4. Behov for yderligere afklaring den videre proces: - Forskermobilitet Der nedsættes en arbejdsgruppe som skal afdække overlap i opgaver mellem HR og Forskning og Eksterne Relationer inden for forskermobiliteten, således at der sikres entydighed, fælles faglighed, sammenhængende processer og klare roller for alle involverede. Arbejdsgruppens resultat og implementering skal foreligge inden sommeren 2015. - Ph.d.-administration Der nedsættes primo 2015 en fælles arbejdsgruppe som inden sommeren 2015 skal udrede, vurdere og anbefale hensigtsmæssige faglige snitflader mellem HR og Forskning og Eksterne Relationer og heraf følgende spejling i de administrative centre. Endvidere skal arbejdsgruppen udrede muligheden for systemintegration mellem Phd planner og Captia og timingen heraf. - Kommunikationsbistand til administrationen Det fremtidige opgavesnit mellem Universitetsledelsens Sekretariat og administrationscentrene skal afklares og vil blive drøftet i en efterfølgende proces. - Bygningsservice Det er besluttet at igangsætte et arbejde med at skabe endnu bedre klarhed omkring ansvarsfordeling, roller og opgaver i forbindelse med bygningsdrift på Aarhus Universitet. Arbejdet kan bl.a. omfatte: De større byggesager med inddragelse af Bygst (SEA-ordninger) både i forhold til nybyggeri (f.eks. Uni-lab) og større renoveringer Projekter omkring fællesarealer ofte mindre opgaver som bl.a. er finansieret af posten Tværgående AU-byggeprojekter Projekter på de enkelte fakulteter, som er finansieret af fakulteterne. Fokus skal her bl.a. være på koordinering mellem disse opgaver og opgaverne nævnt ovenfor. Arbejdet kan resultere i flytning opgaver og ressourcer, hvis det fagligt vurderes at give de bedste løsninger. Endelig bør der ses på budgetmodellen for bygningsdrift og fællesområder. Modellen er kompleks og på nogle områder administrativ tung. 5. Øvrige forhold: - Ledelsesinformation Det anbefales, at Ledelsesinformation-enheden i første omgang skal levere og prioritere administrativ understøttelse. BI er dermed et administrativt værktøj, som skal afhjælpe manglende afrapporteringsmuligheder i fag-systemerne, herunder muligheden for at institutledere, bevillingshavere mv. kan trække standardrapporter på forskellige områder. Værktøjet skal desuden anvendes af administrative medarbejdere i de administrative centre med henblik på understøttelse af faglige miljø f.eks. institutledere, bevillingshavere mv. På sigt bør der arbejdes for at, ledelsesinformation i højere grad også kan anvendes til strategisk ledelsesinformation. Det indstilles desuden, at Ledelsesinformation-enheden bliver placeret i Økonomi og Bygninger.

AARHUS UNIVERSITET Dato: 8. januar 2015 Side 5/3 Ledelsesinformation-enheden fastholder den nuværende dimensionering. Det drøftes med vicedirektøren for IT og Digitale Medier, hvilke fordele og ulemper der vil være ved, at den nuværende backend udvikler tilknyttes Ledelsesinformation-enheden frem for IT og Digitale Medier. Ligeledes drøftes det med vicedirektøren for IT og Digitale Medier, hvorvidt der i perioder eller permanent kan tilføres ekstra ressourcer til back-end udvikling. Det foreslås endeligt, at der etableres et ledelsesinformation-forum bestående af universitetsdirektøren, 1-2 vicedirektører, 1-2 administrationschefer et antal institutledere samt brugere, som løbende tager stilling til, hvilke områder Ledelsesinformation-enheden skal prioritere. Sagsbehandler Rebekka Sylvest og Bo Bjerre Jakobsen Tidsfrist

AARHUS UNIVERSITET ASU-møde 16. januar 2015 Bilag 3 Dato: 08.01.15 Side 1/1 Sagsfremstilling Mødedato: 16. januar 2015 Møde: Møde i ASU Punktejer: JAK Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) x Lukket punkt (sæt kryds) Emne Kvalificeret ansættelsesstop Indstilling Det indstilles, at det kvalificerede ansættelsesstop for enhedsadministrationen forlænges frem til 30. juni 2015. Det indstilles, at det kvalificerede ansættelsesstop ikke omfatter: - Elevansættelser - Stillinger, der allerede er i opslag pr. 1. januar 2015 - Stillinger, hvor ansøger på tidspunktet for ansættelsesstoppets start har fået tilbudt og accepteret stillingen, men endnu ikke er tiltrådt - Midlertidige stillinger. Sagsfremstilling Ansættelsesstoppet indebærer, at stillinger som hovedregel ikke opslås eksternt, men at eventuelle vakante stillinger søges besat efter interne opslag på AU med en opslagsperiode på 14 dage. Efter den interne frist på 14 dage kan en stilling opslås eksternt, hvis der ikke er interne ansøgere med de fornødne kompetencer, og hensynet til organisationen tilsiger, at stillingen ikke kan stå ubesat i et længere tidsrum. Interne ansøgere, der ikke er fundet egnede til stillingen, må indsende ny ansøgning for at komme i betragtning ved eksternt opslag. Der kan ske opslag internt og eksternt samtidigt, hvis der er tale om nøglefunktioner/særlige specialiststillinger med betydelige kompetencekrav til stillingsindehaveren. Vicedirektør/administrationschef godkender opslag af stillinger eksternt med henblik på at påse, at opslaget er nødvendigt. Sagsbehandler Alev Gencay/Personalejura

AARHUS UNIVERSITET ASU-møde 16. januar 2015 Bilag 4 Modtager(e): ASU Notat Arbejdsmiljøstatistikker Q3 2014 Arbejdsmiljøstatistikkerne fra tredje kvartal kan bruges til at igangsætte drøftelser og eventuelle beslutninger om, hvordan fraværet kan nedbringes, og hvordan trivslen og arbejdsmiljøet kan forbedres i de lokale enheder. Sygefravær Sygefraværet på AU i 1. og 2. kvartal 2014 var henholdsvis 1,6 dag og 1,4 dag. I tredje kvartal er fraværet igen 1,4 dag pr. medarbejder. I administrationen var sygefraværet i 1. og 2. kvartal 2014 på henholdsvis 3 dage og 2,5 dage. I tredje kvartal 2014 er fraværet på 2,6 dage pr. medarbejder. Forskellig registreringspraksis på AU i forhold til sygefravær gør sammenligninger mellem fakulteter og administrationen svære og indebærer et potentielt økonomisk tab i forhold til manglende indhentning af lønrefusion. Generelt registrerer administrative medarbejdere deres sygefravær mere konsekvent end øvrige medarbejdergrupper. Det tidligere AU Planlægning har generelt flere sygedage pr. medarbejder end de andre vicedirektørområder. Dette kan bl.a. skyldes, at der på dette område er flere arbejdsskader. Iben Skrydstrup Vejen Udviklingskonsulent Dato: 7. januar 2015 Side 1/2 I 2012 opgjorde Danmarks Statistik, at sygefraværet fordelte sig på følgende måde i de forskellige sektorer: Staten: 7,1 dag (1,8 dage pr. kvartal) Kommunerne: 12,0 dag (3 dage pr. kvartal ) Regionerne: 11,6 dag (2,9 dage pr. kvartal) Private: 6,4 dag (1,6 dage pr. kvartal) Statistikken fra Danmarks Statistik kan imidlertid ikke sammenlignes direkte med AU s statistik. AU s rapporterede fravær ville være lavere end de øvrige sektorer, såfremt Danmarks Statistiks opgørelsesmetode blev fulgt. Psykologisk rådgivning I første halvår 2014 havde administrationens medarbejdere 51 psykologrådgivningsforløb og 12 forløb i Q3 2014. Hovedområde ARTS BSS HE ST ADM AU AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej 51-53 8200 Aarhus N Tlf.: 87150000 Fax: 87150612 E-mail: hr@au.dk www.au.dk

AARHUS UNIVERSITET Psykologisk rådgivning Q1 & Q2 2014 15 11 28 48 51 153 Side 2/2 Hovedområde ARTS BSS HE ST ADM AU Psykologisk rådgivning Q3 2014 10 2 6 16 12 46 Ud fra AU s samlede antal forløb fordelt på såkaldte problemkoder/kategorier fremgår det, at 30 af forløbene i Q3 2014 omhandlede stress/udbrændthed, hvilket svarer til 65 % af henvendelserne. I årets to første kvartaler omhandlede 52 % af henvendelserne stress/udbrændthed. Økonomiproces 2014 og afskedigelserne har efter alt at dømme bidraget til stigningen i antallet af rådgivningsforløb i 2014 især i administrationen. Et stadigt større kendskab og gode erfaringer med ordningen kan også forklare den øgede brug. Statistikken over henvendelser til rådgivningsforløb bør ikke stå alene i en vurdering af trivselsniveauet. En tidlig henvendelse om psykologisk rådgivning, hvor problemer håndteres i opløbet, kan være forbundet med mindre gener og udgifter end, hvis problemerne eskalerer og ikke håndteres eller håndteres på et senere tidspunkt. Arbejdsskader Antallet af arbejdsskader i årets to første kvartaler viste, at der var 10 anmeldte arbejdsskader i administrationen. I tredje kvartal er der anmeldt 6 skader. I 2013 blev der anmeldt og registreret i alt 25 arbejdsskader for administrationen. Hovedområde ARTS BSS ST HE ADM AU Antal anmeldte arbejdsskader Q1 & Q2 2014 0 1 10 6 10 27 Hovedområde ARTS BSS ST HE ADM AU Antal anmeldte arbejdsskader Q3 2014 1 1 12 4 6 24 Skaderne omhandler typisk fald, vrid, forstrækninger og forstuvninger. Forhold der kan være vanskelige at forebygge. Administrationen ligger forholdsvist højt i antallet af arbejdsskader sammenlignet med resten af AU. Dette skyldes bl.a., at der blandt rengøringsfolk i det tidligere AU Planlægning sker en del arbejdsskader i forbindelse med deres arbejde. Universiteterne ligger sammenlignet med andre arbejdspladser generelt lavt i antallet af arbejdsskader trods mange forskellige arbejdsfunktioner. Ikke desto mindre skal der kontinuerligt være et ledelsesfokus på mulig forebyggelse i forlængelse af de konkrete skader. Det er således vigtigt, at man i de lokale ledelsesteams, arbejdsmiljøudvalg og -grupper løbende drøfter forebyggelse.

AU Sygefravær 2014 ASU-møde 16. januar 2015 Bilag 5 Datagrundlag Datagrundlaget antal ansatte, antal sygedage og de ansattes indplacering på enheder er baseret på oplysninger fra AUHRA. Bemærk at der kan være forskel mellem registreret fravær og reelt fravær. Enheder med under 20 medarbejdere er af anonymitetshensyn placeret i kategorien Øvrige. Antal ansatte Antal ansatte dækker over antallet af entydige månedslønnede ansatte (identifikation ved CPR-nummer) herunder månedslønnede ph.d. er. Antal ansatte adskiller sig hermed fra optællingsmetoder som årsværk, ansættelsesbrøk mv. Ansatte med ansættelse i flere enheder er talt med i de pågældende enheder. Antal ansatte pr. kvartal er opgjort ved at udregne gennemsnittet af antal ansatte på kvartalets første og sidste dag. Antal ansatte pr. år er opgjort ved at udregne gennemsnittet af antal ansatte på årets første og sidste dag. Sygedage Sygedage omfatter fraværstyperne: Sygdom, Graviditetsbetinget sygdom, Arbejdsskade, Delvis syg nedsat tid, Delvis syg opgavefritagelse, Sygdom 56 refusion, Sygefravær straksrefusion er medtaget. Sygedage er opgjort som arbejdsdage og ikke som kalenderdage. Eventuelle sygedage i weekenden er hermed ikke medtaget. Sygedage for ansatte, der ikke har en fuldtidsstilling (37 timer pr. uge), er medtaget som hele dage (100 %). Sygedage, der ikke er registreret som 100 % fravær, er medtaget med den angivne fraværsprocent. Sygedage er medtaget for den enhed, hvor medarbejderen er tilknyttet på kvartalets sidste dag. Har en ansat været ansat i to eller flere enheder i samme kvartal er eventuelle sygedage hermed medregnet for den enhed, hvor den ansatte er ansat på kvartalets sidste dag. Sygedage for ansatte med Socialt Kapitel fx fleksjobbere er medtaget. Kontakt Statistikken er udarbejdet af AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Lena Henriksen og Jacob Søndergaard Jensen Ved spørgsmål, kommentarer eller ønsker kontakt venligst: Jacob Søndergaard Jensen, jacobsj@au.dk, 871 53542 Læs mere om AU's retningslinjer for fravær på http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/fravaer/

AU Sygefravær 01-01-2014-31-03-2014 Hovedområde Sygedage Antal sygedage Antal ansatte pr. ansat Arts 2089 987 2,1 Health 2428 2221 1,1 Business and Social Sciences 1391 922 1,5 Science and Technology 2803 2659 1,1 AU Administration 5490 1842 3,0 14201 8630 1,6 Hovedområde Enhed Institut/VD Sygedage Antal ansatte Arts Antal sygedage pr. ansat 8107 Entreprenørskab og Innova 156 30 5,2 1816 Kultur og Samfund, Instit 554 342 1,6 1818 Uddannelse og pædagogik, 571 254 2,3 1819 Underv.udv. og Dig.Medier 138 74 1,9 1817 Æstetik og Komm., Inst. f 668 272 2,5 Øvrige 2 15 0,1 2089 987 2,1 Health 1946 Biomedicin, Inst. f. 767 410 1,9 2211 Folkesundhed, Inst. f. 165 208 0,8 1829 HE Centre m.m. 0 54 0,0 2000 Health 6 51 0,1 2400 Klinisk Medicin, Inst f. 679 1074 0,6 2800 Odontologi, Institut for 586 220 2,7 2320 Retsmedicin, Institut for 167 63 2,7 2900 SKT - Skolen for Klin.-as 50 124 0,4 Øvrige 8 18 0,4 2428 2221 1,1 Business and Social Sciences 3810 AU Herning 95 72 1,3 1072 Erhvervskommunikation, In 158 89 1,8 3200 Juridisk Institut 268 110 2,4 1071 Marketing og Organisation 317 138 2,3 3500 Psykologisk Institut 316 124 2,6 3400 Statskundskab, Inst. f. 77 117 0,7 1024 Undervisning og Læring, C 24 21 1,2 3100 Økonomi, Inst. f. 119 227 0,5 Øvrige 17 26 0,7 1391 922 1,5

Science and Technology 1036 Agroøkologi, Institut for 183 244 0,8 5500 Bioscience, Institut for 572 442 1,3 5150 Datalogi, Institut for 137 122 1,1 1864 Dekanat, ST 32 21 1,5 5200 Fysik og Astronomi, Inst. 180 215 0,8 1039 Fødevarer, Institut for 107 95 1,1 5600 Geoscience, Institut for 79 80 1,0 1037 Husdyrvidenskab, Institut 47 211 0,2 1945 Ingeniørhøjskolen AU 68 148 0,5 1247 Ingeniørvidenskab, Instit 53 140 0,4 5213 Interdisciplinær Nanotek. 62 127 0,5 5300 Kemi, Institut for 82 129 0,6 5100 Matematik, Institut for 85 78 1,1 1807 Miljøvidenskab, Inst. f. 329 113 2,9 5400 Molekylærbiologi og Genet 427 332 1,3 5214 Nanoscience, Interdisc. F 131 71 1,9 2244 Science Museerne 144 37 3,9 Øvrige 85 58 1,5 2803 2659 1,1 AU Administration 1771 AU Forskning og Talent 315 140 2,3 6300 AU HR 494 129 3,8 1398 AU IT 700 256 2,7 8300 AU Kommunikation 334 122 2,8 6050 AU Planlægning 1744 400 4,4 6006 AU Stab og Strategi 25 33 0,8 6200 AU Studier 708 331 2,1 1777 AU Viden 418 163 2,6 1611 AU Økonomi 685 257 2,7 Øvrige 67 14 4,8 5490 1842 3,0

AU Sygefravær 01-04-2014-30-06-2014 Hovedområde Sygedage Antal sygedage Antal ansatte pr. ansat Arts 1678 989 1,7 Health 2369 2270 1,0 Business and Social Sciences 1101 923 1,2 Science and Technology 2598 2658 1,0 AU Administration 4483 1814 2,5 12229 8652 1,4 Hovedområde Enhed Institut/VD Sygedage Antal ansatte Arts Antal sygedage pr. ansat 8107 Entreprenørskab og Innova 56 27 2,1 1816 Kultur og Samfund, Instit 539 342 1,6 1818 Uddannelse og pædagogik, 345 257 1,3 1819 Underv.udv. og Dig.Medier 50 76 0,7 1817 Æstetik og Komm., Inst. f 681 272 2,5 Øvrige 7 15 0,3 1678 989 1,7 Health 1946 Biomedicin, Inst. f. 575 402 1,4 2211 Folkesundhed, Inst. f. 145 209 0,7 1829 HE Centre m.m. 1 60 0,0 2000 Health 6 54 0,1 2400 Klinisk Medicin, Inst f. 852 1114 0,8 2800 Odontologi, Institut for 561 219 2,6 2320 Retsmedicin, Institut for 97 64 1,5 2900 SKT - Skolen for Klin.-as 127 132 1,0 Øvrige 5 18 0,3 2369 2270 1,0 Business and Social Sciences 3810 AU Herning 69 73 1,0 1072 Erhvervskommunikation, In 109 87 1,3 3200 Juridisk Institut 194 108 1,8 1071 Marketing og Organisation 300 138 2,2 3500 Psykologisk Institut 295 123 2,4 3400 Statskundskab, Inst. f. 18 121 0,2 1024 Undervisning og Læring, C 22 21 1,1 3100 Økonomi, Inst. f. 83 227 0,4 Øvrige 11 27 0,4 1101 923 1,2

Science and Technology 1036 Agroøkologi, Institut for 59 250 0,2 5500 Bioscience, Institut for 500 434 1,2 5150 Datalogi, Institut for 190 123 1,6 1864 Dekanat, ST 82 20 4,1 5200 Fysik og Astronomi, Inst. 51 210 0,2 1039 Fødevarer, Institut for 59 102 0,6 5600 Geoscience, Institut for 83 79 1,1 1037 Husdyrvidenskab, Institut 4 210 0,0 1945 Ingeniørhøjskolen AU 63 150 0,4 1247 Ingeniørvidenskab, Instit 19 141 0,1 5213 Interdisciplinær Nanotek. 142 134 1,1 5300 Kemi, Institut for 149 129 1,2 5100 Matematik, Institut for 70 80 0,9 1807 Miljøvidenskab, Inst. f. 279 112 2,5 5400 Molekylærbiologi og Genet 418 331 1,3 5214 Nanoscience, Interdisc. F 150 64 2,3 2244 Science Museerne 168 38 4,4 Øvrige 112 56 2,0 2598 2658 1,0 AU Administration 1771 AU Forskning og Talent 126 134 0,9 6300 AU HR 488 123 4,0 1398 AU IT 409 245 1,7 8300 AU Kommunikation 145 118 1,2 6050 AU Planlægning 1636 395 4,1 6006 AU Stab og Strategi 21 33 0,7 6200 AU Studier 527 324 1,6 1777 AU Viden 361 168 2,2 1611 AU Økonomi 667 255 2,6 Øvrige 103 21 4,9 4483 1814 2,5

AU Sygefravær 01-07-2014-30-09-2014 Hovedområde Sygedage Antal ansatte Antal sygedage pr. ansat Arts 1828 986 1,9 Health 1995 2270 0,9 Business and Social Sciences 1313 914 1,4 Science and Technology 2415 2640 0,9 AU Administration 4642 1805 2,6 12193 8615 1,4 Hovedområde Enhed Institut/VD Sygedage Antal ansatte Arts Antal sygedage pr. ansat 8107 Entreprenørskab og Innova 28 25 1,1 1816 Kultur og Samfund, Instit 709 340 2,1 1818 Uddannelse og pædagogik, 265 258 1,0 1819 Underv.udv. og Dig.Medier 191 75 2,6 1817 Æstetik og Komm., Inst. f. 632 274 2,3 Øvrige 3 15 0,2 1828 986 1,9 Health 1946 Biomedicin, Inst. f. 402 405 1,0 2211 Folkesundhed, Inst. f. 225 208 1,1 1829 HE Centre m.m. 0 106 0,0 2400 Klinisk Medicin, Inst f. 743 1124 0,7 2800 Odontologi, Institut for 372 215 1,7 2320 Retsmedicin, Institut for 69 62 1,1 2900 SKT - Skolen for Klin.-ass. 180 129 1,4 Øvrige 4 24 0,2 1995 2270 0,9 Business and Social Sciences 3810 AU Herning 6 69 0,1 1072 Erhvervskommunikation 155 86 1,8 3200 Juridisk Institut 284 107 2,7 1071 Marketing og Organisation 472 135 3,5 3500 Psykologisk Institut 151 121 1,3 3400 Statskundskab, Inst. f. 128 124 1,0 1024 Undervisning og Læring, C 32 21 1,6 3100 Økonomi, Inst. f. 45 227 0,2 Øvrige 40 26 1,6 1313 914 1,4

Science and Technology 1036 Agroøkologi, Institut for 75 256 0,3 5500 Bioscience, Institut for 539 431 1,3 5150 Datalogi, Institut for 220 115 1,9 1864 Dekanat, ST 92 20 4,6 5200 Fysik og Astronomi, Inst. f. 87 191 0,5 1039 Fødevarer, Institut for 50 100 0,5 5600 Geoscience, Institut for 82 80 1,0 1037 Husdyrvidenskab, Institut 1 207 0,0 1945 Ingeniørhøjskolen AU 94 148 0,6 1247 Ingeniørvidenskab, Institut 49 143 0,3 5213 Interdisciplinær Nanotek., C 42 141 0,3 5300 Kemi, Institut for 120 129 0,9 5100 Matematik, Institut for 95 93 1,0 1807 Miljøvidenskab, Inst. f. 119 112 1,1 5400 Molekylærbiologi og Genet 330 329 1,0 5214 Nanoscience, Interdisc. F 90 55 1,6 2244 Science Museerne 239 38 6,3 Øvrige 91 55 1,7 2415 2640 0,9 AU Administration 1771 AU Forskning og Talent 183 129 1,4 6300 AU HR 420 117 3,6 1398 AU IT 496 239 2,1 8300 AU Kommunikation 146 113 1,3 6050 AU Planlægning 1604 400 4,0 6006 AU Stab og Strategi 14 35 0,4 6200 AU Studier 612 323 1,9 1777 AU Viden 396 168 2,4 1611 AU Økonomi 572 251 2,3 Øvrige 199 32 6,2 4642 1805 2,6

Psykologisk rådgivning 2014 ASU-møde 16. januar 2015 Bilag 6 Antal rådgivningsforløb Q1 - Q3 2014 2014 Q1 & Q2 Q3 Arts 25 15 10 Business and Social Sciences 13 11 2 Health 34 28 6 Science and Technology 64 48 16 AU Administration 63 51 12 AU 199 153 46 Fordeling på problemkoder Funktionsproblemer (fx faglige problemstillinger) 26 21 5 Fyring 38 36 2 Samarbejdsproblemer 11 7 4 Voldsomme hændelser 9 6 3 Stress/udbrændthed 110 80 30 Angst/Depression 2 2 0 Misbrug 1 1 0 Relationsproblemer 1 0 1 Helbredsproblemer 1 0 1 199 153 46 1% Fordeling på problemkoder Q1 - Q3 2014 0% 0% 1% 13% 19% Funktionsproblemer (fx faglige problemstillinger) Fyring Samarbejdsproblemer Voldsomme hændelser 55% Stress/udbrændthed Angst/Depression 5% 6% Misbrug Relationsproblemer Helbredsproblemer

Fordeling på problemkoder Q1 & Q2 2014 1% 1% Funktionsproblemer (fx faglige problemstillinger) Fyring 14% Samarbejdsproblemer 52% 23% Voldsomme hændelser Stress/udbrændthed 5% 4% Angst/Depression Misbrug Fordeling på problemkoder Q3 2014 2% 2% 11% 4% Funktionsproblemer (fx faglige problemstillinger) Fyring 9% Samarbejdsproblemer 65% 7% Voldsomme hændelser Stress/udbrændthed Relationsproblemer Helbredsproblemer

Arts Arts - Center for Undervisningsudvikling og Digitale Medier 4 Arts - Institut for Kultur og Samfund 13 Arts - Institut for Uddannelse og Pædagogik 5 Arts - Institut for Æstetik og Kommunikation 3 25 Business and Social Sciences Business and Social Sciences - AU Herning 2 Business and Social Sciences - Institut for Marketing og Organisation 3 Business and Social Sciences - Institut for Økonomi 1 Business and Social Sciences - Juridisk Institut 1 Business and Social Sciences - Psykologisk Institut 5 Business and Social Sciences - Institut for Statskundskab 1 13 Health Health - Institut for Biomedicin 9 Health - Institut for Klinisk Medicin 8 Health - Institut for Odontologi 8 Health - Skolen for klinikassistenter, tandplejere og kliniske tandteknikere 1 Health - Institut for Retsmedicin 3 Health - Skolen for klinikassistenter, tandplejere og kliniske tandteknikere 2 Health - Institut for Folkesundhed 2 Øvrige 1 34 Science and Technology Science and Technology - Institut for Agroøkologi 6 Science and Technology - Institut for Bioscience 15 Science and Technology - Institut for Datalogi 2 Science and Technology - Institut for Fysik og Astronomi 4 Science and Technology - Institut for Fødevarer 2 Science and Technology - Institut for Geoscience 1 Science and Technology - Institut for Husdyrvidenskab 2 Science and Technology - Institut for Kemi 5 Science and Technology - Institut for Miljøvidenskab 11 Science and Technology - Institut for Molekylærbiologi og Genetik 8 Science and Technology - Ingeniørhøjskolen 2 Science and Technology - Institut for Ingeniørvidenskab 1 Øvrige 5 64 AU Administration AU Administration - AU Forskning og Talent, inkl. Internationalt Center og Forskningsstøtteenheden 7 AU Administration - AU HR 7 AU Administration - AU IT 9 AU Administration - AU Kommunikation 8 AU Administration - AU Studier 16 AU Administration - AU Viden 4 AU Administration - AU Stab og Strategi 1 AU Administration - AU Økonomi og Planlægning 10 Øvrige 1 63 Enheder med under 20 medarbejdere er af anonymitetshensyn placeret i kategorien Øvrige.

Psykologisk rådgivning 2013 Arts 32 Business and Social Sciences 13 Health 13 Science and Technology 55 AU Administration 60 AU 173 Fordeling på problemkoder Funktionsproblemer (fx faglige problemstillinger) 12 Fyring 1 Samarbejdsproblemer 16 Voldsomme hændelser 7 Stress/udbrændthed 137 Angst/Depression 0 Misbrug 0 173 Fordeling på problemkoder 2013 7% 1% 9% 4% Funktionsproblemer (fx faglige problemstillinger) Fyring Samarbejdsproblemer Voldsomme hændelser 79% Stress/udbrændthed Angst/Depression Misbrug

Psykologisk rådgivning 2012 Arts 28 Business and Social Sciences 18 Health 24 Science and Technology 54 AU Administration 46 AU 170 Fordeling på problemkoder Funktionsproblemer (fx faglige problemstillinger) 15 Fyring 2 Samarbejdsproblemer 25 Voldsomme hændelser 7 Stress/Udbrændthed 104 Relationsproblemer 8 Helbredsproblemer 8 Misbrug 1 170 Fordeling på problemkoder 2012 5% 5% 0% 9% 1% 15% 4% Funktionsproblemer (fx faglige problemstillinger) Fyring Samarbejdsproblemer Voldsomme hændelser Stress/Udbrændthed 61% Relationsproblemer Helbredsproblemer Misbrug

ASU-møde 16. januar 2015 Bilag 7 Anmeldte arbejdsskader 2014 Hovedområde ARTS BSS ST HE ADM AU Antal anmeldte arbejdsskader 01 01 2014-30 09 2014 1 2 22 10 16 51 Fravær ARTS BSS ST HE ADM AU Under 1 dag 2 15 8 9 34 1-3 dage 2 2 4 4-6 dage 4 1 5 7-13 dage 1 1 2 2 6 14-20 dage 0 21-29 dage 0 1-3 måneder 1 1 3-6 måneder 1 1 Skadens art ARTS BSS ST HE ADM AU Overfladiske sår eller skader 1 3 1 5 Åbne sår 8 1 9 Luksation, forstuvning, forstrækning, brud 2 8 1 12 23 Forgiftning, infektion 1 1 2 Tandskader 0 Hjernerystelse 1 1 2 Forbrænding, skoldning, kontakt med røg 1 1 Trafikuheld 1 1 Fald 2 2 4 Andet 2 2 4 AU 51

Arbejdsskader 2014 på institutniveau ARTS Arts - Institut for Uddannelse og Pædagogik 1 BSS Business and Social Sciences - Øvrige 1 Business and Social Sciences - Erhvervskommunikation 1 ST Science and Technology - Institut for Husdyrvidenskab 5 Science and Technology - Institut for Bioscience 1 Science and Technology - Institut for Miljøvidenskab 1 Science and Technology - Institut for Ingeniørvidenskab 1 Science and Technology - Institut for Agroøkologi 6 Science and Technology - Institut for Fødevarer 1 Science and Technology - Institut for Fysik og Astronomi 1 Science and Technology - Institut for Kemi 1 Science and Technology - Steno museet 5 HE Health - Institut for Biomedicin 6 Health - Institut for Klinisk Medicin 3 Health - Institut for Odontologi 1 ADM AU Administration - AU Planlægning 7 AU Administration - AU Økonomi 4 AU Administration - AU Viden 1 AU Administration - AU IT 1 AU Administration - AU HR 1 AU Administration - AU Studier 2

Oversigt over arbejdsskader 2013 Hovedområde ARTS BSS ST HE ADM AU Antal anmeldte og registrerede arbejdsskader 2013 5 2 32 13 25 77* *Af de 77 arbejdsskader er 63 anmeldt til Arbejdsskadestyrelsen. De resterende har ikke givet efterfølgende gener og er registreret men ikke anmeldt. Fravær ARTS BSS ST HE ADM AU Under 1 dag 1 2 19 11 9 42 1-3 dage 1 7 1 6 15 4-6 dage 3 4 7 7-13 dage 2 1 3 6 14-20 dage 1 1 2 21-29 dage 0 1-3 måneder 1 1 2 3-6 måneder 1 1 1 3 Skadens art ARTS BSS ST HE ADM AU Overfladiske sår eller skader 1 3 3 7 Åbne sår 1 7 3 11 Luksation, forstuvning, forstrækning, brud 3 1 12 3 11 30 Forgiftning, infektion Tandskader 0 Hjernerystelse 1 1 2 4 Forbrænding, skoldning, kontakt med røg 2 1 1 4 Trafikuheld Fald 0 Andet 1 10 2 8 21 AU 77

Anmeldte arbejdsskader 2012 Hovedområde ARTS BSS ST HE ADM AU Antal anmeldte arbejdsskader 2012 0 0 18 8 15 41 Fravær ARTS BSS ST HE ADM AU Under 1 dag 0 0 7 3 4 14 1-3 dage 0 0 6 1 4 11 4-6 dage 0 0 2 2 0 4 7-13 dage 0 0 2 0 2 4 14-20 dage 0 0 0 0 0 0 21-29 dage 0 0 1 2 2 5 1-3 måneder 0 0 0 0 3 3 Skadens art ARTS BSS ST HE ADM AU Overfladiske sår eller skader 0 0 2 1 2 5 Åbne sår 0 0 5 2 1 8 Luksation, forstuvning, forstrækning, brud 0 0 8 2 6 16 Forgiftning, infektion 0 0 0 0 0 0 Tandskader 0 0 1 0 0 1 Hjernerystelse 0 0 0 0 0 0 Forbrænding, skoldning, kontakt med røg 0 0 0 1 1 2 Trafikuheld 0 0 1 0 0 1 Fald 0 0 1 2 5 8 Andet 0 0 0 0 0 0 AU 41

Modtager(e): ASU NOTAT Angående: APV 2015-2016 og AU handlingsplan Dato: 05.01.2015 Sagsnr.: Ref: KAWO Side 1/1 APV 2015-2016 HSU og HAMU har d. 6. november 2014 besluttet, at den fysiske APV spørgeskemaundersøgelse udsendes i efteråret 2015 og den psykiske APV spørgeskemaundersøgelse udsendes ultimo 1. kvartal 2016. Baggrunden for beslutningen er, at organisationen må være på plads for at få det optimale ud af APV en, da målingen bygges på, at de ansatte kan genkende sig selv i data. Derudover er det vigtigt, at arbejdsmiljøorganisationen er på plads. Selve APV 2015/2016 spørgeskemaundersøgelsen er dermed udskudt ift. 2012, men APV processen 2015/2016 bliver påbegyndt med temamøder, så den treårige kadence overholdes. AU APV handlingsplan APV handlingsplansarbejdet er en kontinuerlig proces, hvor alle niveauer på AU bidrager til at skabe et arbejdsmiljø, så medarbejderne har bedst mulige vilkår for at levere deres kerneydelser. HSU og HAMU har besluttet, at der i foråret 2015 fra fakulteter og administrationen skal afrapporteres på, hvordan der følges op på: En nærværende ledelse: Der skal være fokus på sikker drift (produktionsunderstøttende og medarbejdernært) og prioritering af opgaver. Det skal på alle ledelsesniveauer gøres tydeligt, hvilke opgaver der er vigtige for organisationen, og hvilke der kan vælges fra. Reducere individuelle stress-symptomer: Opgør med akutkulturen så fokus er på arbejdsro og prioritering på alle niveauer i organisationen fremfor brandslukning. Aarhus Universitet Tlf.: Fax: E-mail: