ViKoSys Virksomheds Kontakt System
1 Hvad er det? Virksomheds Kontakt System er udviklet som et hjælpeværkstøj til iværksættere og andre virksomheder som gerne vil have et værktøj hvor de kan finde og holde styr på de virksomheder de kontakter. Systemet indeholder en liste med alle virksomheder i Danmark, delt op i fem regioner. Hovedstaden, Sjælland, Nordjylland, Midtjylland og Syddanmark. Du kan få vist virksomheder efter branche, by og region. Du kan også lave en fritekst søgning. Når du har kontaktet en virksomhed, kan du i systemet registrer hvornår du kontaktede dem, du kan sætte en påmindelse på til hvornår du evt. vil følge op på kontakten eller den dag du vil kontakte dem. Du kan indtaste bemærkninger med dato så du kan følge med i hvad du har lavet. Når du får svar fra virksomheden kan du indtaste deres svar i systemet. 1
Under hele forløbet kan du angive for stor sandsynlighed du tror der er for at virksomheden bliver til en kunde. Når du har fået virksomheden som kunde kan du oprette opgaver på kunden. Opgaverne registreres med dato for oprettelse, dato for afslutning og beskrivelse af opgaven. Når opgaven er færdig kan du markere den som udført. I denne manual vil vi gennemgå installation af programmet og brug af programmet. Listen med virksomheder. 2
2 Installation For at installere Virksomheds Kontakt Systemet skal du først have en bruger på systemet. Det gør du ved at gå ind på hjemmesiden www.vikosys.dk På hjemmesiden kan du bestille systemet og når du har betalt får du en bruger profil til hjemmesiden og en profil til programmet. Ved at logger på hjemmesiden med sin profil kan du hente programmet og installere det på din Windows computer. Indtast brugernavn og adgangskode. 3
Når du er logget ind får du en side hvor du kan hente og installere programmet. På denne side er der et billede du skal klikke på, se nedenstående billede. For at installere på Windows skal du klikke på knappen Install. 4
Programmet hentes nu fra nettet og installeres på computeren. For Windows 8 spørger programmet om du vil køre eller gemme programmet skal du klikke på Kør for at fortsætte. Windows kender ikke Trisect Development som udvikler og fortæller at der kan være en sikkerhedsrisiko ved ViKoSys, men det er der ikke. 5
Så skal du først klikke på Flere oplysninger. Derefter skal du vælge knappen Kør alligevel. Installere du på en Windows 7 eller ældre skal du først vælge at du vil køre programmet. 6
Når Windows 7 kommer med sikkerhedsrisiko beskeden skal du klikke på Handlinger og vælge Kør alligevel i det vindue der popper op. Som sagt så er der ikke en sikkerhedsrisiko ved ViKoSys, Windows kender os bare ikke som udviklere (endnu). 7
Nogle Windows systemer mangler Windows Installer og Microsoft.NET Framework. Setup programmet foreslår at installere dem. Klik på Accept for at installere Windows Installer. Klik på Accept for at installere Microsoft.NET Framework. 8
Når du har installeret både Windows Installer og Microsoft.NET Framework skal du genstarte din PC. Programmet skulle nu gerne være installeret og starte op. Der oprettes et ikon på skærmen eller i startmenuen som du kan klikke på når du næste gang vil starte programmet. Har du Windows 8 skal du i menuen klikke på pilen nederst for at se en liste over dine programmer. Der kan du finde ViKoSys som du så kan vælge at få på din forside. Det er herfra du skal starte ViKoSys når du skal bruge det. 9
Hver gang du starter programmet op kigger den efter om der er opdateringer til programmet. Finder den opdateringer bliver du spurgt om du vil opdatere eller springe over. Ved opdatering vil Windows også fortælle dig at der er en sikkerhedsrisiko, men også her skal du gøre som tidligere beskrevet. Som kunde er du automatisk tilmeldt vores nyhedsbrev og får på den måde besked om nye opdateringer til programme 10
3 For at bruge systemet skal du selvfølgelig logge på. Når systemet starter op beder den om email og adgangskode. Log ind Indtast email og adgangskode og klik på Log på. 11
4 Find virksomheder I Virksomheds Kontakt Systemet kan du vælge virksomheder udfra branche, by og region. Du kan vælge at få vist virksomheder for en bestemt branche, men du kan også vælge en branche og en by. Hvis du vil være mere specifik vælger du en branche, en by og en region. Når du vælger en by skiftes region automatisk. Når du vælger en region skifter byer til Alle. Systemet viser et lille vindue på skærmen hvor den fortæller at den er ved at hente data og at du skal være tålmodig. Når du starter programmet op så henter den alle brancher og byer fra nettet. Det tager lige en lille smule tid, alt efter hvor hurtig en internet forbindelse du har. 12
Når den har hentet alle brancher og byer kan du begynde at vælge hvilke virksomheder du vil have vist. For at vælge branche skal du vælge den i listen. Når du har listen åben kan du f.eks. taste på K, så hopper listen til brancher som starter med K. Vælger du Alle så vises virksomheder for alle brancher. For at vælge by skal du vælge den i listen. Når har listen åben kan du f.eks. taste på T, så hopper listen til byer som starter med T. Vælger du Alle så vises virksomheder for alle byer. Byerne vises med bynavn med postnummer bagved. F.eks. Skærbæk 6780. For at vælge region skal du vælge den i listen. Der er kun fem så det er ret nemt. Vælger du Alle så vises virksomheder for alle regioner. Når du har valgt branche og eller by og eller region skal du klikke på knappen Vis for at få vist alle virksomheder. Du får nu vist listen med de valgte virksomheder og du kan nu begynde at bruge dem. 13
Hvis du gerne vil lave en fritekst søgning kan du selvfølgelig også det. Du indtaster bare søge ordet i bunden af skærmen og klikke på knappen Søg virksomhed. Den søger nu i virksomheder efter det søgeord du skrev og med de filtre du har valgt i toppen. Nu vises så alle virksomheder som indeholder søgeordet og passer på filtrene. Skriver du f.eks. brøns i feltet og klikker på Søg virksomheder får du listet alle virksomheder som har ordet brøns med. Dette er ofte den hurtigeste måde at finde en virksomhed hvis du allerede kender navnet eller en del af navnet. Du kan også få vist alle de virksomheder du har oprettet en kontakt på. Klik på knappen Vis kontakter og du får nu en liste med alle dine kontaktede virksomheder. Også denne liste kan filtreres. Når du har hentet listen med virksomheder kan du i bunden se hvor mange virksomheder der er i søgningen. Du kan se hvor mange du har kontaktet og du kan se hvor mange der er i alt i systemet. Derudover kan du se om du er abonnent og om du har udvidet opgave modul slået til. Udvidet opgave modul er ikke tilgængelig på nuværende tidspunkt. Når du vælger en by i listen får du nederst vist både postnummer og by. Brancher og byer hentes fra nettet første gang du starter programmet, men samtidig gemmes disse lokalt på din harddisk så de hentes hurtigere næste gang du starter programmet. Se under Indstillinger hvordan du opdatere disse filer. 14
5 Opret kontakt Når du har fundet en virksomhed som du gerne vil kontakte skal du først vælge den i listen. Det gøres ved at klikke på den. Så skal du klikke med venstre musetast på virksomheden og en lille menu kommer frem. I menuen skal du klikke på Virksomheds kontakt. Når du har valgt Virksomheds kontakt åbnes et nyt vindue hvor du kan registrer din kontakt med virksomheden. 15
Dette skærmbillede er delt op i sektioner. Øverst er sektionen Virksomheds oplysninger. Her kan du se de oplysninger der er på virksomheden. Nedenfor er sektionen Kontakt information. Her er det du registrer om du har kontaktet en virksomhed og hvad de evt. har svaret. Lad os tage et eksempel: Vi vil gerne lave en hjemmeside til den valgte kunde. Derfor har vi oprettet en skabelon til et hjemmeside-tilbuds brev* i systemet. Nu vælger vi så dette brev i listen i sektion Brev håndtering. Hvis ikke der står et navn i kontaktperson kan vi indtaste det. Vi klikker så på knappen Opret brev og brevet oprettes og flettes med oplysningerne på den virksomhed som vi har oprettet kontakten på. Hvis vi klikker på knappen Rediger brev åbnes brevet i den **tekstbehandler som vi har valgt. Og vi kan nu rette brevet hvis vi vil og skrive det ud. Nu kan vi så sende brevet. * Senere vises det hvordan du opretter en skabelon. Hjemmeside-tilbud er et tilbud på udvikling af hjemmeside. ** Senere vises det hvordan du vælger tekstbehandler. 16
Nu kan vi så sende brevet med post eller som PDF med email. Vi har sendt brevet med posten, så vi sætter et flueben i Kontaktet i sektion Kontakt information. Derefter sætter vi et flueben i Med post. Og til sidst klikker vi på knappen Opdater kontakt. Nu venter vi på et svar fra virksomheden. Når vi har fået dette svar sætter vi et flueben i Har svaret og skriver i boksen nedenunder hvad virksomheden har svaret. I feltet yderligere bemærkninger kan vi indtaste bemærkninger hvis vi har nogen. Til sidst klikker vi på knappen Opdater kontakt. Vi har nu oprettet en kontakt, indtastet hvordan vi har kontaktet dem og hvad de har svaret. Systemet sætter en dato for kontakten den dag du sætter flueben i Kontaktet og klikker på Opdater kontakt, men du kan altid ændre den ved at klikke på knappen Sæt kontakt dato. Der åbnes et lille vindue hvor du vælger datoen og klikker på vælg. Nu er kontakt datoen så opdateret. Hvis du planlægger at kontakte virksomheden efter du har sendt dem et brev kan du få ViKoSys til at give dig en påmindelse om at du skal kontakte virksomheden. Du kan selvfølgelig også bruge påmindelse funktionen til at fortælle dig at du først vil sende det første brev om en uge. Det funktionen gør, er at den popper op med en påmindelse næste gang du åbner programmet, hvis du har oprettet en som er inden for intervallet. Intervallet* sætter du under indstillinger. Du kan f.eks. sætte at den skal vise påmindelser for en uge frem. Så vil alle påmindelser inden for den næste uge poppe op næste gang du starter ViKoSys. Du kan sætte dette interval mellem 1 og 31 dage. I påmindelsen der popper op, kan du få virksomhedens kontaktoplysninger vist. Du kan indtaste sine egne bemærkninger om kontakten til virksomheden. Det gør du ved at indtaste en bemærkning i feltet lige over Yderligere bemærkninger og klikke på Tilføj bemærkning. Bemærkningen gemmes med en dato og vises i listen oven over. Så kan du se hvilke dage du har lavet en bemærkning. Hvis du vil slette en bemærkning skal du vælge * Senere vises hvordan vi sætter hvor langt frem påmindelser skal tjekkes. 17
den i listen med musen, klikke på den med højre museknap og vælge Slet i menuen. Hvis du vil redigere en bemærkning skal du først vælge den i listen med musen og klikke på den med højre museknap og vælge Rediger i menuen. Nu vises bemærkningen i feltet under listen og knappen Tilføj bemærkning ændres til Opdater bemærkning. Lav ændring til bemærkningen og klik på knappen Opdater bemærkning. Systemet spørger om du vil beholde datoen eller bruge dags dato. Nederst er der en slags barometer på hvordan du tror muligheden er for at virksomheden kan blive til en kunde. Dette kaldes kontaktforløbet. Kontaktforløbet sætter du selv alt efter hvor stor sandsynlighed du tror der er for at virksomheden kan blive en kunde. Det gør du ved at klikke på enten knappen + eller knappen -. Når du har ændret forløbet skal du klikke på knappen Opdater kontakt for at gemme. Hvis du helt vil slette kontakten på virksomheden skal du klikke på knappen Slet kontakt. Systemet spørger om du er sikker og svare du JA så slettes kontakten, alle påmindelser, kontaktforløb og bemærkninger på denne kontakt. 18
6 Oprette opgaver Systemet har et simpelt opgave system hvor du kan indtaste de opgaver du har for virksomheden, når de nu er blevet en kunde. Når du har fundet den virksomhed du gerne vil oprette en opgave på, skal du først vælge den i listen ved at klikke på den. Så skal du klikke med venstre musetast på virksomheden og en lille menu kommer frem. I menuen skal du klikke på Opgaver. Når du har valgt Opgaver åbnes et nyt vindue hvor du kan oprette opgaver på virksomheden. 19
Her kan du se en liste med de opgaver du har for virksomheden. Hvis du vil oprette en ny skal du først indtaste en titel, derefter skal du indtaste en beskrivelse af opgaven, så skal du sætte dato på den dag opgaven er oprette og du skal sætte en dato på hvornår opgaven skal afsluttes. Til sidst klikker du på knappen Opret ny. Opgaven vises nu i listen. Hvis du vil redigere i en opgave skal du klikke på den i listen, lave sine ændringer og klikke på knappen Opdater. Herunder kan du f.eks. sætte et flueben i Opgaven færdig. Hvis du vil slette en opgave skal du vælge den i listen og klikke på knappen Slet. Systemet spørger om du er sikker og svare du JA slettes opgaven fra listen. 20
7 Sæt på standby Du kan sætte en virksomhed på standby hvis du ved at de ikke er interesseret i at du kontakter dem. Når du har sat en virksomhed på standby vises den som rød i listen. Når du har fundet en virksomhed som du gerne vil sætte på standby skal du først vælge den i listen. Det gøres ved at klikke på den. Så skal du klikke med venstre musetast på virksomheden og en lille menu kommer frem. I menuen skal du klikke på Sæt standby. Når du har valgt Sæt standby hentes listen igen og denne gang er virksomheden markeret med rødt. Hvis du vil fjerne standby skal du bare vælge Fjern standby. 21
22 Her kan du se en virksomhed som er på standby.
8 Arbejde med virksomheder Du kan ikke rette oplysninger på de virksomheder som kommer med systemet, men du kan oprette dine egne som du så kan rette og redigere i som du lyster. Du kan også tage en kopi af en af dem fra systemet. Den oprettes så som en af dine egne og vises ikke i systemets liste. Så kan du rette i den som du vil. For at oprette en ny virksomhed skal du klikke med højre musetast et sted i virksomhedslisten. Er der ingen virksomheder listet skal du gøre det i det grå område og en lille menu komme frem. I menuen skal du klikke på Opret virksomhed. 23
Når du har valgt Opret virksomhed åbnes et nyt vindue hvor du kan oprette virksomheden. Her skal du indtaste alle oplysninger på den nye virksomhed. Dem som er markeret med * skal udfyldes. Hvis du indtaster en by oprettes den automatisk i systemet, men hvis du vil have en af dem som allerede er i systemet skal du i listen vælge en by. Du skal vælge region i listen. Du skal vælge branchen i listen. Hvis det er en ny branche skal den indtastes nedenunder branche listen. Klik på knappen Opret for at oprette den nye virksomhed. Når du i virksomhedslisten senere ser sine egne virksomheder er deres tekst med orange. Dette er for at gøre det lettere at skelne mellem egne virksomheder og dem i systemet. 24
Hvis du i stedet vil redigere i en af sine egne virksomheder skal du først vælge den i listen, klikke med høje musetast og i menuen vælge Rediger virksomhed. Nu åbnes der så et nyt vindue med oplysningerne på den valgte virksomhed. Nu kan du så rette i oplysninger og gemme dem ved at klikke på knappen Opdater. Vil du i stedet slette virksomheden skal du i den lille menu vælge Slet virksomhed. Du bliver nu spurgt om du er sikker, svare du JA slettes virksomheden. Du har som nævnt tidligere og muligheden for at kopiere en af virksomhederne fra systemet til dine egne virksomheder. Det gør du ved at vælge Lav Kopi af virksomhed i menuen. Denne virksomhed kan du så rette som du vil. Når du har lavet en kopi af en virksomhed er det den der vises i dine søgninger. Hvis du vælger at slette den senere så vises den originale igen. 25
9 Under Virksomheds Kontakt Systemet har du flere indstillings muligheder. Du kommer til indstillinger ved at klikke nederst på knappen Indstillinger. Indstillinger Under Indstillinger kan du se hvilke tekstbehandler du har valgt. I dette tilfælde er det Word (WINWORD.EXE). Hvis du har Office installeret på computeren kan du klikke på Knappen Kontroller om Office er installeret og systemet finder selv Word. 26
Har du ikke Office installeret kan du klikke på knappen Vælg tekstbehandler. Der åbnes nu en dialog boks hvor du skal vælge en tekstbehandler. Det anbefales at vælge Wordpad da den ligner Word meget. Med systemet følger der en grundskabelon som du kan redigere. Det er denne skabelon som alle dine andre skabeloner og breve baseres på. For at redigere grundskabelonen skal du klikke på knappen Rediger grundskabelon. Når du klikker på denne knap får du et lille vindue med hjælp til at redigere grundskabelonen. Her kan du se nogle af de felter du kan bruge i skabelonen. Felter som systemet automatisk udfylder når du opretter et brev. Disse felter er beskrevet i Nyttige tips i denne manual. Klik på knappen OK for at fortsætte. Her ses et udsnit af grundskabelonen. Her kan du se de føromtalte felter. Hvis du vil have mere med i grundskabelonen skal du bare skrive det. Men på et senere tidspunkt opretter du en mere specifik skabelon og her er det bedre at implementere mere tekst. 27
Som tidligere nævnt kan du sætte et interval op på hvor langt frem du vil modtage sine påmindelser. Det gør du ved at klikke på knappen Sæt påmindelses interval. Her kan du i listen vælge hvor mange dage frem du vil modtage påmindelser på. Du kan her også sætte et flueben som aktivere intervallet. Klik på knappen Ok for at gemme. For opdatere de brancher og byer som bruges som filtre under søgning skal du klike på knappen Indlæs brancher og byer. Så indlæses brancher og byer fra nettet og gemmes lokalt for hurtige adgang til programmet. Hvis du gerne vil se dine profil data og/eller skifte dit kodeord så skal du klikke på knappen Din profil. Nu får du et vindue hvor du kan se dine profil oplysninger og hvor du kan skifte dit kodeord til ViKoSys. Du kan se hvornår du sidst har været logget ind, du kan se hvornår dit abonnement startede og hvor langt tid endnu det er aktiv. 28
10 Brev skabeloner Som tidligere nævnt kan du oprette brevskabeloner i systemet. Disse skabeloner er baseret på grundskabelonen som blev omtalt i forrige kapitel. For at komme til brev skabeloner skal du på forsiden klikke på knappen Brev skabeloner. 29
Lad os lave et eksempel: Først indtaster vi et navn til vores nye skabelon, f.eks. hjemmeside-tilbud. Dette indtastes lige under knappen Opret ny brev. Bagefter klikker vi på knappen Opret nyt brev. Brevet fremkommer nu i listen til venstre. Her skal vi klikke på det og klikke på knappen Ret brev i Tekstbehandler. Her kan vi se brevet er åbnet i tekstbehandleren. Felterne til virksomhedsoplysningerne er der allerede fra starten. Resten af teksten og logo indsætter vi selv. Når vi er færdige lukker vi tekstbehandleren. Vi skal selvfølgelig huske at gemme brevet. Når vi senere så åbner kontakt på en virksomhed har vi mulighed for at bruge dette brev til at sende til virksomheden. Vi vælger hjemmeside-skabelon.docx i listen, giver brevet et navn og klikker på knappen Opret brev. Nu opretter systemet så et brev. Den spørger først hvor brevet skal gemmes på harddisken og hvad brevet skal hedde. Den kommer selv med et forslag baseret på virksomhedens navn. Klik på gem og brevet er gemt. Nu kan de så sendes til virksomheden. 30
Det smarte ved brevskabeloner er at du kan oprette et standard brev til f.eks. hjemmeside udvikling og sende det samme brev til mange virksomheder. Indholdet af brevet er det samme, det er kun modtageren der ændres hver gang. Hvis du vil omdøbe et af dine brevskabeloner skal du først vælge brevet i listen, så skrives navnet i feltet under knappen Omdøb valgt brev. Du kan nu ændre navnet og klikke på knappen Omdøb valgt brev. Hvis du vil slette et brev skal du klikke på det i listen og klikke på knappen Slet valgt brev. Den spørger om du er sikker og svare du JA slette brevet fra listen. Hvis du vil rette i brevet kan ma vælge det i listen og klikke på knappen Ret brev i tekstbehandler. Nu åbnes brevet i tekstbehandleren. 31
11 Her Nyttige tips kan du se nogle nyttige tips til Virksomheds Kontakt Systemet. Felter til skabeloner: %virksomhedsnavn% ' Indsætter virksomhedens navn. %virksomhedsadresse% ' Indsætter virksomhedens adresse. %virksomhedspostnummer% ' Indsætter virksomhedens post nummer. %virksomhedsbyen% ' Indsætter virksomhedens by. %virksomhedskontaktperson% ' Indsætter virksomhedens kontaktperson. %virksomhedsomraade% ' Indsætter virksomhedens adresse område. %virksomhedskommune% ' Indsætter virksomhedens kommune. %virksomhedstelefon% ' Indsætter virksomhedens telefon. %virksomhedsemail% ' Indsætter virksomhedens email. %virksomhedscvr% ' Indsætter virksomhedens CVR nummer. %dato% ' Indsætter dags dato 32
Optimer søgninger: Prøv altid på at gøre din søgning så specifik som muligt, det giver hurtige resultater. Jo mere der skal hentes jo mere tid tager det. Vær altid sikker på du har forbindelse til internettet: Vær altid sikker på du har adgang til internettet. Systemet virker ikke uden internet forbindelse. Den kan ikke køre lokalt. Måske i en senere version. Feedback: Har du rettelser, tilføjelser eller andre ting til Virksomheds Kontakt System så gå ind på hjemmesiden under Feedback og fortæl det. Du skal logge på hjemmesiden for at kunne give feedback. Hvis du vil vide mere: Så tag et kig på hjemmesiden, tilmeld dig nyhedsbrevet. Som kunde bliver du automatisk tilknyttet nyhedsbrevet. 33