Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 18. september 2014, kl. 17.00 Mødelokale 3, KAB, Studiestræde 38, 3. sal Bestyrelsen: Formand Bjarne Clausen, næstformand Helle Lindebjerg Nielsen, Ida Petersen, Jan Hylleborg, Jørgen Skriver Rasmussen, Jørn Madsen, Kurt Meyer, Otto Oustrup Jensen og Peer Rasmussen Administrationen: Forretningsfører Marie-Louise Bruun og driftschef Jan Ole Madsen Revision: Statsautoriseret revisor Pia Søndergaard Revisionsfirmaet Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerskab. Afbud: Formand Bjarne Clausen og Jørgen Skriver Rasmussen 1/23
Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af protokollat fra møde den 26. februar 2014... 3 2. Revisionsprotokol... 3 3. Bestyrelsens sammensætning... 3 4. Meddelelser... 4 SAGER TIL BESLUTNING... 4 5. Afdelingernes budgetter 2015/2016... 4 6. Solcelleanlæg... 5 7. KAB s beboerferier 2015... 6 8. KAB-koncept for serviceramme og velkomstmateriale... 8 9. Afskaffelse af diæter ved BL-kurser... 10 SAGER TIL ORIENTERING... 11 10. Afdeling 3301,Horsevænget Isokern Sag anlagt af beboer... 11 11. Afdeling 3301, Horsevænget Skimmelsvamp (nr. 51)... 11 12. Afdeling 3301, Horsevænget Fjernvarme... 13 13. Afdeling 3304, Schweizervænget Renoveringer... 14 14. Afdeling 3308, Rødkløveren Ændring af venteliste, licitations- og anvisningsregler... 15 15. Nyt fra afdelingerne... 15 16. Kommunal godkendelse af regnskab 2012/13... 17 17. Ny honoraraftale med Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab... 18 18. KAB s bæredygtighedsprofil og bæredygtighedspris... 19 19. Tilbud om konfliktmægling... 20 20. Handikapkode på intern opnotering... 21 21. Orientering om lancering af Psykiatrilinjen... 22 22. Mødekalender 2015... 22 23. Eventuelt... 23 Bilag 1: Afdelingernes budgetter 2014/2015... 4 Bilag 2: Servicerammen... 9 Bilag 3: Velkomstbrev... 9 Bilag 4: Opslag Ny beboer i opgangen.... 9 Bilag 5: KAB s bæredygtighedsprofil... 20 Bilag 6: Pjece om konfliktmægling Et tilbud om hjælp i nabostridigheder... 21 Bilag 7: Notat Ældre-/handicapkode... 21 2/23
1. Godkendelse af protokollat fra møde den 26. februar 2014 Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 26. februar 2014 er fremsendt til bestyrelsens medlemmer. Der er ikke fremkommet kommentarer til referatet. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. Godkendt. 2. Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføjelser siden seneste møde. 3. Bestyrelsens sammensætning Titel Navn Afdeling På valg Formand Bjarne Clausen Krogsbæk 2015 Næstformand Helle L. Nielsen Ørbyvang 2016 Bestyrelsesmedlem Otto Oustrup Jensen Torbenhuse 2015 Bestyrelsesmedlem Peer Rasmussen Karlsvænge 2015 Bestyrelsesmedlem Ida Petersen Schweizervænget 2016 Bestyrelsesmedlem Kurt Meyer Rødkløveren 2016 Bestyrelsesmedlem Jørn Madsen Horsevænget 2015 Bestyrelsesmedlem Jan Hylleborg Kommunen 2017 Bestyrelsesmedlem Jørgen Skriver Rasmussen Kommunen 2017 Jørgen S. Rasmussen og Jan Hylleborg er udpeget af Rødovre Kommune til s organisationsbestyrelse frem til næste kommunevalg i 2017. 3/23
4. Meddelelser Forretningsføreren orienterede kort om de nye organisationsændringer der træder i kraft den 1. januar 2015 og hvilken betydning de får for. SAGER TIL BESLUTNING 5. Afdelingernes budgetter 2015/2016 Driftsbudgetterne for tiden 1. oktober 2014 30. september 2015 udviser følgende: Afdelingens navn ny m² - leje stigning i % 3301-3 Horsevænget 833,12 kr. 3,45 3302-0 Torbenhuse 720,10 kr. 0,00 3303-8 Karlsvænge 763,90 kr. 3,49 3304-5 Schweizervænget 644,08 kr. 3,64 3305-2 Krogsbæk 875,46 kr. 5,38 3307-7 Ørbyvang Almene familieboliger Ungdomsboliger 1.075,42 kr. 1.035,32 kr. 3,08 4,66 3308-4 Rødkløveren 1.158,54 kr. 2,85./. Som bilag vedlægges et hæfte indeholdende afdelingernes driftsbudgetter for tiden den 1. oktober 2014 til den 30. september 2015. Afdelingernes driftsbudgetter er alle godkendt af de respektive afdelingsbestyrelser og derefter af beboerne på de ordinære afdelingsmøder. Der er herefter varslet lejeforhøjelser i afdelingerne til ikrafttræden den 1. oktober 2014../. Bilag 1: Afdelingernes budgetter 2014/2015 Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes budgetter for 2014/2015. Godkendt. 4/23
6. Solcelleanlæg De seneste ændringer i lovgivning om solceller har betydning for rentabiliteten i at opsætte solcelleanlæg til produktion af el i almene boligafdelinger. KAB har derfor indgået en samlet rammeaftale for alle KAB-administrerede boligorganisationer om etablering af solcelleanlæg. Boligorganisationerne vil ved at tiltræde rammeaftalen opnå meget fordelagtige priser samtidig med, at kvaliteten på anlæggene sikres, både hvad angår ydelse og holdbarhed. KAB forventer, at de sidste ændringer i love og bekendtgørelser på området vil blive sat i kraft i fuldt omfang primo 2014. Vi igangsætter derfor rammeaftalens ydelser nu, primo år 2014. Benyttelse af aftalen KAB rammeaftalen omfatter solcelleleverandørens individuelle rådgivning om og projektering samt/og efterfølgende etablering af solcelleanlæg på tag i den enkelte afdeling. Når aftalerne skal aktiveres, skal der foretages en kortlægning af bebyggelsens konstruktive forhold og el-tekniske anlæg. Dette skal benyttes i miniudbuddet. Kortlægningen skønnes at kunne gennemføres for 5.000-8.000 kr., og skal udføres af en teknisk rådgiver. Herefter forestår en projektleder fra KAB miniudbuddet. KAB s projektleder udarbejder en indstilling til afdelingen med en samlet økonomioversigt over udbudsomkostninger, etableringsomkostninger samt udgifter til et teknisk bygherretilsyn sammenholdt med de forventede besparelser. Dette miniudbud udgør beslutningsgrundlaget for afdelingen. Deltagelse og betaling for KAB rammeaftale om solcelleanlæg Når den første boligafdeling træffer beslutning om at benytte aftalen om opsætning af solcelleanlæg, skal boligorganisationen betale et engangsbeløb på 25.000 kr. inkl. moms. Beløbet betales kun en gang pr. boligorganisation. Hvis ingen af boligorganisationens afdelinger ønsker at bruge rammeaftalen, skal boligorganisationen dermed ikke betale noget. Herudover betaler de afdelinger, der benytter aftalen, det sædvanlige beløb på 12.750 kr. inkl. moms til KAB for at få adgang til at gennemføre et miniudbud. Beløbet finansieres i sagen. Deltagelse i rammeudbuddet vil normalt forudsætte et projekt udarbejdet af et rådgivende ingeniørfirma. Rådgiverydelsen vil skulle finansieres i sagen. Projektet skal bl.a. behandle: - Myndighedsbehandling - Placering af anlæg - Tilslutning af anlæg 5/23
- Nødvendige statiske beregninger - Indhentning af tilbud fra rammeaftalens leverandører Det sparer afdelingerne Der er krav om EU-udbud, hvis solcelleanlægget koster mere end 1,5 mio. kr. Et sådant udbud tager tid, og der er store krav til udbuddet for at få det ønskede anlæg. Prisen for et EUudbud for et anlæg til 1,5 mio. kr. er ca. 60-65.000 kr. inkl. moms. Derudover kommer udgifter til projektering. Deltagelse i KAB s rammeaftale vil samlet for boligorganisation og boligafdeling maksimalt koste 37.750 kr. inkl. moms. Beløbet udgør boligorganisationens engangsbeløb på 25.000 kr. inkl. moms og afdelingens betaling for gennemførelse af et miniudbud på i alt 12.750 kr. inkl. moms. Hvis blot en af boligorganisationens boligafdelinger benytter KAB s rammeaftale, vil boligorganisationen og afdelingen tilsammen spare ca. 20.000 kr. inkl. moms i forhold til at gennemføre eget EU-udbud. Før deltagelse i KAB rammeaftalen Teknikområdet i KAB hjælper gerne afdelingen med en gennemgang af, om det kan betale sig at opsætte solceller. Gennemgangen omfatter bl.a. vurdering af ejendommens egnethed til installering af solceller, hvor stort et anlæg der kan installeres, anlægssum samt investeringens rentabilitet/tilbagebetalingstid. Teknikområdets ydelse afregnes efter anvendt tid. Det indstilles, at boligorganisationen beslutter at indgå i KAB s samlede rammeaftale om etablering af solcelleanlæg og vedtager at betale et engangsbeløb på 25.000 kr. inkl. moms, første gang en af organisationens boligafdelinger ønsker at deltage i KAB s rammeudbud om solcelleanlæg. Bestyrelsen besluttede, at boligorganisationen indgår i KAB s samlede rammeaftale om etablering af solcelleanlæg og vedtog at betale et engangsbeløb på 25.000 kr. inkl. moms, første gang en af organisationens boligafdelinger ønsker at deltage i KAB s rammeudbud om solcelleanlæg. 7. KAB s beboerferier 2015 De afholdte beboerhøjskoler i sommeren 2014 havde fin tilslutning. Det er derfor et enigt Højskoleudvalg, der har besluttet, at indstille til KAB-bestyrelsens kommunikationsudvalg, at 6/23
beboerhøjskolerne skal tilbydes igen i 2015. 150 beboere deltog i 2014 på beboerhøjskolerne. Fra 2015 kaldes opholdet for beboerferie. I 2015 ønsker administrationen at bibeholde kapaciteten, så i alt 230 beboere kan deltage i beboerferierne: seniorferie og familieferie. KAB forventer igen i 2015 at kunne tilbyde en række personer gratis ophold via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond(AFF). Prisen for deltagelse er endnu ikke vedtaget, men forventes at ligge i nogenlunde samme leje som i 2014, ca. 3.600 kr. i egenbetaling. Den oplistede pris for deltagelse i hhv. seniorferie og familieferie dækker over en uges ophold på dobbeltværelse med eget bad og toilet samt alle måltider m.v. - alt betalt fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2015 indgået en betinget forhåndsaftale for familieferien, der som tidligere vil blive afholdt på Ryslinge Høj- og Efterskole på Fyn. Der er indgået en betinget forhåndsaftale for seniorferien, som vil blive afholdt på Skarrildhus i Jylland, og som er tilgængeligt for mennesker med handicap. Tilskud fra boligorganisationen Højskoleudvalget (fremover ferieudvalget) skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse på ferieopholdene i 2015 enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Den enkelte boligorganisation skal i lighed med tidligere år gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, købe det antal pladser, boligorganisationen vil råde over på de i alt 2 beboerferier. Boligorganisationens bidrag/tilskud er med til at finansiere: Bustransport til- og fra højskolerne, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for højskoleopholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere af beboerhøjskolerne m.v. Boligorganisationens pris vil fortsat være 1.000 kr. pr. plads i 2015. I 2014 deltog en beboer fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkeds Feriefond. Tilbuddet om deltagelse på beboerferierne udsendes fra medio februar 2015. Derfor bedes organisationsbestyrelsen behandle og afgive svar på denne manchet senest ved udgangen af 2014. Herefter udsender KAB tilbud om deltagelse til samtlige af de tilmeldte boligorganisationers beboere. 7/23
Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, om beboerne i skal have Beboerferie 2015 tilbudt med et tilskud på 1.000 kr. pr. plads. Bestyrelsen skal i givet fald beslutte, hvor mange pladser boligorganisationen skal råde over. I 2014 rådede over 5 pladser, og at eventuelle ekstra pladser kan bevilges af forretningsføreren. Bestyrelsen besluttede, at beboerne i får tilbudt 5 pladser på Beboerhøjskolerne i 2014. 8. KAB-koncept for serviceramme og velkomstmateriale Boligorganisationerne har igennem noget tid efterspurgt et øget fokus på den lokale service, som har afgørende betydning for beboernes trivsel og tilfredshed i hverdagen. Beboerne har sideløbende efterlyst bedre information ved indflytning. På baggrund af denne efterspørgsel tilbyder KAB nu at igangsætte en proces, der kan danne rammen for en lokal dialog om og prioritering af den lokale service. Herunder at byde nye beboere velkommen til afdelingen gennem mere målrettet og professionel information. Til dialogen om service er der udviklet et værktøj, der kan bidrage til, at I lokalt får sat fokus på en række servicetemaer. Værktøjet kalder vi Servicerammen. Servicerammen er udviklet i et samarbejde med KAB s Forvaltningsudvalg samt de fire Beboerrepræsentantskaber, som har formuleret de obligatoriske servicemål. Inden for hvert tema indgår en række obligatoriske servicemål, som foreslås at være generelt gældende for alle boligafdelinger i KAB-fællesskabet. Den enkelte boligorganisation vurderer de obligatoriske servicemål og beslutter, om man ønsker at tilføje yderligere obligatoriske servicemål for egne afdelinger. Det anbefales, at der inden for hvert servicetema maksimum indgår 3-5 obligatoriske servicemål, der kan afspejle, hvad boligorganisationen særligt har fokus på. Servicerammen indeholder 5 temaer: 1. At bo og leve alment 2. Service af ude- og fællesarealer 3. Service på ejendomskontoret 4. Service hjemme hos beboeren 8/23
5. Service via it. Efter boligorganisationens behandling af servicerammen skal servicerammen diskuteres og udfyldes med eventuelt yderligere servicemål lokalt. Ejendomsleder/driftschef har en dialog med afdelingens medarbejdere om de obligatoriske servicemål og tilføjer i samarbejde med afdelingsbestyrelsen eventuelt yderligere servicemål. I servicerammen indgår KAB s nye velkomstkoncept. Til denne del af servicerammen er der under KAB s projekt En hånd til alle udviklet en ny metode og en række redskaber til brug for ejendomskontorernes modtagelse af nye beboere. Den nye velkomst er udviklet på baggrund af erfaringerne fra En hånd til alle, ideer fra de fire Beboerrepræsentantskaber, en arbejdsgruppe med en driftsleder og en driftschef samt en testrunde i 6 afdelinger. Det nye velkomstkoncept fra ejendomskontorerne består af følgende 2 elementer: - Driftslederen (eller anden medarbejder) ringer den kommende beboer op og aftaler tidspunkt for nøgleudlevering, samt informerer om lejlighedens stand særligt hvis der er B- ordning. I dag henvender den kommende beboer sig selv til ejendomskontoret. - På indflytningsdagen udleverer driftslederen: a) Et velkomstbrev med praktiske og lokale oplysninger, herunder info om fejl og mangelliste, info om A- eller B-ordning, vaskeri, tv, internet, beboerlokale og affald. Afsender er boligorganisationen, men brevet udfyldes og udleveres af driftslederen eller anden medarbejder, der står for indflytningen. b) Opslag, der kan udfyldes af nye beboere og omdeles via ejendomskontoret i opgangen. Opslaget fortæller f.eks., at Peter og Ditte flytter ind med 2 børn 1. tv. den 1. juni. c) En magnet, der f.eks. kan sættes på køleskabet med ejendomskontorets oplysninger. Afdelingen betaler selv for disse magneter til nye beboere. d) Et visitkort med navn på den medarbejder, der flyttede beboeren ind og et telefon nr., der er aktivt i hele arbejdstiden i 14 dage, hvis der skulle opstå problemer. Afdelingen betaler selv for visitkort og eventuelle omkostninger for telefonnummer. Processen med servicerammen behandles af organisationsbestyrelserne og efterfølgende i afdelingerne i løbet af efteråret 2014 og det tidlige forår 2015. Målet er, at den samlede proces på både organisations- og afdelingsniveau er gennemført med udgangen af juni 2015../. Bilag 2: Servicerammen Bilag 3: Velkomstbrev Bilag 4: Opslag Ny beboer i opgangen. 9/23
Det indstilles, at bestyrelsen beslutter - at de foreslåede obligatoriske servicemål, der indgår i servicerammen, kan godkendes og derefter fastlægger den videre proces - at bestyrelsen beslutter, om der lokalt i boligorganisationens afdelinger skal indgå yderligere obligatoriske servicemål i servicerammen end de allerede fastsatte - at bestyrelsen beslutter, at det nye velkomstmateriale indgår i boligorganisationens obligatoriske servicemål i servicerammen. Godkendt. Det blev samtidigt besluttet, at velkomstbrevet skal være med logo og at dette skal sendes til bestyrelsen til godkendelse. 9. Afskaffelse af diæter ved BL-kurser I dag er det praksis, at beboervalgte ved deltagelse i BL-kurser får udbetalt en dagsdiæt på 116 kr. I 2013 deltog 119 beboervalgte fra 17 boligorganisationer i 201 BL-kursusdage, og fik dermed udbetalt diæter. Der er to forhold, der begrunder indstillingen om afskaffelse af diæter ved BL-kurser. - Diæter er ikke skattepligtige, men de skal indberettes til SKAT. Hvis man derfor er på kontanthjælp, vil diæten blive modregnet. Det betyder, at nogle deltagere er bedre stillet end andre. - Der er uforholdsmæssig meget administration forbundet med udbetalingen, så det langt overstiger det beløb, den enkelte får udbetalt. Afskaffelsen af diæter vil ikke påvirke muligheden for at få transportgodtgørelse, der videreføres efter de gældende regler. 10/23
Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, at diæter til BL-kurser afskaffes. Godkendt. SAGER TIL ORIENTERING 10. Afdeling 3301,Horsevænget Isokern Sag anlagt af beboer På seneste organisationsbestyrelsesmøde den 26. februar 2014 blev det oplyst, at retssagen som en beboer har anlagt mod vedrørende isætning af isokern i skorsten, var udskudt til maj 2014. Den 20. maj 2014 blev der afsagt dom, hvor Beboerklagenævnets afgørelse af 12. juni 2012 blev stadfæstet, og beboeren blev dømt til at betale 12.500 kr. i sagsomkostninger i sagen. Sagen er siden anket, og sagen er berammet til behandling i Landsretten den 23. april 2015. Forretningsføreren vil mundtlig komme med et kort oplæg om sagen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 11. Afdeling 3301, Horsevænget Skimmelsvamp (nr. 51) I forbindelse med seneste organisationsbestyrelsesmøde den 26. februar 2014 blev det besluttet, at der skulle udarbejdes en gennemgribende rapport vedrørende ovennævnte lejemål, således at omfanget af problemet med skimmelsvamp i lejemålet, blev belyst. Vi har nu modtaget rapporten, og er i dialog med afdelingsbestyrelsen om flere forskellige løsningsforslag. 11/23
Forretningsføreren vil mundtligt fremlægge sagen til orientering af bestyrelsen. 12/23
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 12. Afdeling 3301, Horsevænget Fjernvarme På det ekstraordinære afdelingsmøde den 6. marts 2014 blev det vedtaget at gennemføre renoveringsprojektet med konvertering til fjernvarme. Projektet går ud på at alle gasfyr fjernes, og der etableres fjernvarme i alle boliger. Samtidig installeres der fjernvarme i de ni boliger, fire butikker, kontor og lejlighed, som ikke har det installeret i dag. I boliger med gaskomfur vil dette fortsat kunne benyttes, da det kun er gasfyret som fjernes. Anlægsbudgettet er i alt 10.594.310 Kr. Da der årligt vil være besparelser i henlæggelserne på 620.000 Kr. vil dette ikke medføre en huslejestigning. Byggestart i Horsevænget afhænger af Rødovre Kommunale Fjernvarme, som i øjeblikket er i dialog med HMN Naturgas I/S om deres del af projektet. Tidsplanen er i derfor rykket frem, så der er forventet opstart i løbet af efteråret 2014 og aflevering i forår 2015. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 13/23
13. Afdeling 3304, Schweizervænget Renoveringer I Schweizervænget har afdelingsbestyrelsen længe ønsket få gangsat en række tiltrængte renoveringsarbejder. KAB har sammen med et udvalg af afdelingens bestyrelse, samt driftschef og driftsleder, arbejdet på at indkredse projektets omfang, sådan at der kan arbejdes videre mod at bringe det til vedtagelse på et afdelingsmøde. I foråret 2014 kom det frem, at afdelingens aldrende brugsvandsanlæg er i risikozonen for at udvikle legionella. En teknisk undersøgelse, gennemført af Rådgivende Ingeniørfirma Henrik Larsen i maj 2014, viste, at brugsvandsanlægget er meget nedslidt, hvilket er medvirkende til at legionellarisikoen er opstået. Afdelingen bruger desuden uforholdsmæssigt mange penge på at lappe og reparere på anlægget, og Ingeniørfirmaet Henrik Larsens anbefaling er, at der akut foretages totaludskiftning. Der har desuden været nogle markante tilfælde af skimmelangreb i nogle boliger, som der har været brugt mange penge på at håndtere. Det vurderes, at hovedårsagen til disse problemer er, at varmeanlægget, i et eller andet omfang, er utilstrækkeligt. Som anlægget kører i dag, er der problemer med at få varme nok frem til de fjernest beliggende boliger i Mariehøj, som derfor særligt, er i risikozonen for at udvikle skimmelsvamp. Rapporten fra Ingeniørfirmaet Henrik Larsen konkluderer, at der blot ved at foretage en grundig indregulering og mindre istandsættelse af den eksisterende varmecentral, samt ved at udskifte varmeledningerne i jorden og etablere varme i kældrene og i køkkener, vil kunne opnå en meget bedre udnyttelse af fjernvarmen og dermed mere komfortvarme til alle afdelingens boliger. Rapporten er blevet forelagt afdelingsbestyrelsen, som nu er af den holdning, at kommende byggeprojekter, som minimum, skal indebære udskiftning af brugsvandsanlæg og de anbefalede varmeoptimerende arbejder, samt udskiftning af kviste og karnapper. Et sådan projekt forventes at koste ca. 15.000.000 kr., svarende til en gennemsnitlig lejestigning på ca. 20 %. Til gengæld vil afdelingen få bugt med legionella-risikoen. Desuden er det KAB s vurdering, at den forbedrede varme i boligerne vil bevirke, at risikoen for udvikling af skimmelsvamp bliver betydeligt formindsket. Der arbejdes i følgegruppen på at udvide beslutningsmuligheden for et forestående afdelingsmøde, med en mulig B og C-model, hvor hhv. efterisolering af tag og etablering af genveks-anlæg kan indgå. 14/23
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 14. Afdeling 3308, Rødkløveren Ændring af venteliste, licitations- og anvisningsregler På beboermødet den 11. juni 2014 blev det besluttet, at nedlægge bo-udvalget. Bo-udvalget er et underudvalg til Rødkløvermøde. Rødkløvermødet har fra organisationsbestyrelsen fået kompetencen til at tildele lejemål i afdelingen til personer på ventelisten - denne kompetence har tidligere være uddelegeret til Bo-udvalget. Det vurderes fra administrationens side, at tilbagekaldelsen af denne kompetence således at det fremadrettet er Rødkløvermødet der tildeler lejemål, kan ske administrativt. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 15. Nyt fra afdelingerne I alle afdelinger blev der afholdt ordinært beboermøde i maj/juni måned 2014. Som de andre gange var der stor interesse for disse møder, mange mødte frem de fleste steder og der var en del forslag. Selskabets ejendomsservicetekniker elev følger hans uddannelsesplan og virker til at trives. Torbenhuse Der har været afholdt et arrangement i forbindelse med formandens runde fødselsdag samt indtil videre mange år langt forløb som bestyrelsesmedlem og formand. Der skal de kommende år være stor fokus på afdelingens vandinstallationer, og det kan blive nødvendigt med en total udskiftning af disse. 15/23
Der er indhentet tilbud på altaninddækninger til de lejemål som endnu ikke har dette og har mulighed herfor. I foråret 2014 er der udarbejdet en Tryg Bolig rapport for afdelingen. Horsevænget På ekstraordinært afdelingsmøde den 6. marts 2014 blev det vedtaget at indføre fjernvarme i afdelingen. Projektet er igangsat og styres af KAB s projektafdeling samt DDC. Forventet afslutning primo 2015. I foråret 2014 er samtlige hoveddøre i afdelingen skiftet. Der er udarbejdet en fornyet rapport vedrørende eventuelle skimmelforekomster i Horsevænget 51. Denne rapport er forholdsvis kritisk mod bygningens stand, og der skal aftales et videre forløb vedrørende dette. Afdelingen fik medhold i en retssag vedrørende etablering af Isokern. Sagsøger har imidlertid anket denne sag til landsretten, hvor den vil komme for primo 2015. Sagsøger har siden foreslået et forlig, hvilket vores advokat har nægtet. Gaihede arbejder fortsat på et oplæg til ny lokalplan vedrørende- P-pladser, etablering af overdækninger i en-familiehusene m.m. Afdelingens (og Krogsbæk) driftslederassistent fratræder med udgangen af september 2014, hvorfor der igangsat en proces vedrørende en ny ansættelse. Krogsbæk Gaihede arbejder fortsat på et forslag omkring etablering af flere parkeringspladser i afdelingen (og Horsevænget) herunder etablering af en parkeringskælder i 2 plan. Der har været afholdt møde med Rødovre Kommune vedrørende dette. Schweizervænget Der arbejdes fortsat med et større renoveringsprojekt, men endnu er det dog ikke besluttet hvilket omfang dette skal have. Afdelingen er i gang med en gennemgang af afdelingens kælderrum og carporte/garager. Der er i foråret 2014 foretaget 5-års eftersyn af "Renovering af altaner og etablering af varmevægge" og garantien er blevet frigivet. I 2014 er der foretaget periodisk bygningsgennemgang. 16/23
Karlsvænge Projektet omkring forring af kloakkerne er gennemført. Der er igangsat et projekt vedrørende udskiftning af vinduer/døre. Dette skal senere forlægges på et afdelingsmøde. Der er endnu ikke udpeget en projektleder fra BYG. I maj 2014 er der foretaget 5 års eftersyn af Gasfyr, brugsvand- og afløbsinstallationer og garantien er blevet frigivet. I 2014 er der udarbejdet såvel periodisk Bygningsgennemgang som en Tryg Bolig rapport. Ørbyvang Der har i foråret været afholdt ekstraordinært beboermøde vedrørende boldbane, solfilm på vinduer samt lukning af trapperepos. Det eneste forslag som blev vedtaget var solfilm på vinduer. Dog skal dette udføres af den enkelte beboer som en råderetssag. Rødovre Kommune er tilskrevet for at høre deres kommentarer. Der er endnu ikke kommet noget officielt svar fra Rødovre Kommune. Det udvendige malerarbejde af bygningsfacaderne er endeligt blevet afsluttet. Rødkløveren Der er vedtaget ændrede anvisningsregler i afdelingen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 16. Kommunal godkendelse af regnskab 2012/13 KAB har ved mail af den 10. marts 2014 modtaget meddelelse fra Rødovre Kommune vedrørende godkendelse af årsregnskab for 2012/13: I henhold til Almenboliglovens 25, stk. 3 og bekendtgørelse om drift af almene boliger 71 stk. 1 og 113 skal boligorganisationens og afdelingernes regnskaber forelægges kommunalbestyrelsen til kritisk gennemgang. Kommunalbestyrelsen skal i den forbindelse påse, om boligorganisationens og dens afdelingers drift og økonomi er forsvarlig og iøvrigt opfylder de gældende regler. Kommunalbestyrelsen har på sit møde den 25. august 2010 delegeret ovennævnte kompetance til forvaltningen. 17/23
For afdelingerne Horsevænget, Schweizervænget og Krogsbæk har der været gennemført forbedringsarbejder, hvor der har fundet egenfinansiering sted. Der er herved opstået underfinansiering. I tilfælde af underfinansiering skal årets overskud først og fremmest anvendes til at dække underskud på resultatkontoen samt dækning af underfinansiering jf. Driftsbekendtgørelsens 74 stk. 1. og 2. Forvaltningen har bemærket at overskudsdisponeringen i regnskabet således ikke er korrekt. Boligselskabet har hertil anført, at der ved afslutning af en række sager vil blive taget stilling til den endelige finansiering. I afdeling Horsevænget er der en retssag og finansiering vil afhænge af retssagens udfald. Forvaltningen har bemærket, at der er underfinansiering for afdelingerne Karlsvænget, Schweizervænget, Krogsbæk, Ørbyvang og Torbenhuse, hvor der i budgettet ikke er henlagt tilstrækkeligt til afvikling over en 10 årig periode. Boligselskabet har hertil svaret, at der er tale om forbedringsarbejder, der ikke er afsluttet og at arbejderne ved afslutning skal finansieres ved hjemtagning af lån. For Horsevænget, Schweizervænget og Ørbyvang er der negativ likviditet. Boligafdelingen har hertil svaret, at de to først omtalte afdelinger er en del af større renoveringsproces, og at disse finansieres ved afslutning af arbejdet. Ørbyvang er en del af byggeskadesag, hvor afdelingen bliver holdt skadesløs. Sagen er afsluttet og afviklet i 2012/13 og afdelingen har pr. 30. september 2013 kun ufinansierede forbedringsarbejder for 51.000 kr. Regnskabet tages med disse bemærkninger til efterretning. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 17. Ny honoraraftale med Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab De nuværende revisionshonorarer har hidtil været baseret på historisk indgåede individuelle aftaler. Disse erstattes nu af en fælles honoraraftale, som følger KAB s prisblad, så der betales en fast pris for revision af et organisationsregnskab osv. De nye priser vil blive indført gradvist i 2014 og 2015 og vil i gennemsnit reducere de nuværende honorarer med ca. 25 %. Gennemsnitsprisen i 2015 lander på ca. 120 kr. inkl. moms pr. lejemålsenhed, hvorefter der på baggrund af den løbende effektivisering og digitalisering af samarbejdet med revisionen muligvis vil kunne opnås yderligere prisreduktioner. 18/23
Besparelsen på ca. 25 % er et gennemsnit. Enkelte boligorganisationer vil ikke opleve et prisfald, men heller ikke en prisstigning, og andre vil opleve en prisreduktion på mere end 25 %. Konkret vil det fremgå af det næstkommende årsregnskab, hvor meget der er sparet i forhold til det budgetterede honorar. I det seneste årsregnskab for boligorganisationen var det samlede udgiftsførte revisionshonorar 136.800 kr. Dette revisionshonorar forventes i 2015 at være 105.613 kr. med forbehold for tilkøb af specielle ydelser m.m. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 18. KAB s bæredygtighedsprofil og bæredygtighedspris KAB s bestyrelse har den 10. december 2013 godkendt KAB s bæredygtighedsprofil. Bæredygtighedsprofilen er udformet som en A3-folder, der med korte tekster og billeder formidler KAB s holdninger til at arbejde med bæredygtighed, og folderen giver en række eksempler på succesfulde bæredygtighedstiltag. Folderen er et kommunikationsværktøj, der kan anvendes i dialogen med boligorganisationer, afdelinger og øvrige omverden om igangsættelse af bæredygtighedstiltag i drift og byggeri. KAB s bestyrelse har endvidere valgt at indstifte en bæredygtighedspris for at sætte fokus på potentialerne i at arbejde med den ressourcemæssige bæredygtighed i boligområder. Der uddeles én præmie á 10.000 kr., og det sker på repræsentantskabsmødet i maj 2014 sammen med den almindelige KAB-pris. Boligorganisationer og afdelinger bedes overveje og indstille kandidater til modtagelse af prisen, når dette annonceres i KAB s medier i det tidlige forår. Dette sker via KAB s Kommunikations-område. Prisen uddeles efter følgende kriterier: - Prisen gives til en boligorganisation, afdeling eller gruppe af beboere i KAB-fællesskabet, der har gjort en særlig indsats for at fremme ressourcemæssig bæredygtighed. - Prisen gives for initiativer i bestående boligområder. 19/23
- Prisen kan tildeles på baggrund af en vifte af tiltag. Det kan være energirenoveringer i form af efterisolering, udskiftning af varmeanlæg, vinduesudskiftning m.m. Prisen kan også gives for bemærkelsesværdige ressourcebesparende tiltag eksempelvis brug af solceller, brug af alternative varmekilder, regnvandsopsamling, affaldssortering m.v. Endvidere kan prisen gives for en målrettet indsats for at fremme bæredygtig adfærd blandt beboerne. KAB s formandskab og direktion udvælger prismodtageren. Beløbet, der følger med, skal bruges til videreførelse af projektet eller et initiativ i forbindelse med dette. Midlerne skal dermed benyttes til at videreføre andre bæredygtighedstiltag../. Bilag 5: KAB s bæredygtighedsprofil Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og drøfter indstilling af mulige kandidater for modtagelse af bæredygtighedsprisen i maj 2015. Taget til efterretning. 19. Tilbud om konfliktmægling KAB har pr. 1. marts 2014, som en del af projektet En hånd til alle, ansat en konfliktmægler til at løse konflikter mellem beboere. Der er i første omgang tale om et forsøgsprojekt i et år. Hvis det bliver en succes, vil KAB arbejde for at gøre ordningen til et permanent tilbud til boligorganisationerne. I forsøgsperioden, der løber fra den 1. marts 2014 til den 1. marts 2015, finansieres forsøget gennem projektet En hånd til alle. I forsøgsperioden er målgruppen for indsatsen afgrænset til beboere og håndtering af nabokonflikter. Konfliktmægling er et tilbud til beboere i konflikt. Det er således frivilligt, om man vil deltage. Konfliktmægleren ringer derfor typisk til parterne i konflikten og spørger, om de vil deltage i et konfliktmæglingsmøde. På mødet får hver part mulighed for at fortælle deres version af sagen, og parterne indgår om muligt en aftale om, hvordan de vil håndtere konflikten. Det er parterne selv der bestemmer, hvordan konflikten skal løses, og hvad en eventuel aftale skal indeholde. 20/23
Konfliktmægleren er placeret i KAB s juraområde, så man sikrer sammenhæng til den øvrige behandling af beboerklager. Hvis beboere vil høre mere om tilbuddet, kan de enten kontakte deres lokale ejendomskontor eller afdelingens driftschef/ejendomsleder. Ønsker beboeren at gøre brug af en konfliktmægler, vil enten personalet på ejendomskontoret eller ejendomslederen/driftschefen kontakte KAB s juraområde, der herefter varetager den videre visitering til konfliktmægleren. Beboere kan ikke selv rette direkte henvendelse til konfliktmægleren. Generelt kan det nævnes, at der er rigtig gode erfaringer med brug af en konfliktmægler til håndtering af konflikter. Der er udarbejdet en informationspjece om tilbuddet, som vil er omdelt til de lokale ejendomskontorer../. Bilag 6: Pjece om konfliktmægling Et tilbud om hjælp i nabostridigheder. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 20. Handikapkode på intern opnotering I almene boligafdelinger har beboere med behov for en ældre- eller handicapvenlig bolig, i henhold til lovgivningen, særlige muligheder for at flytte til en bolig, der kan imødekomme disses behov. I praksis håndteres dette ved, at beboere med særlige behov har mulighed for at få tilknyttet en ældre-/handicapkode på deres interne opnotering i afdelingen. KAB modtager en del henvendelser om denne mulighed, og der er derfor udarbejdet et notat, der nærmere beskriver, hvordan ordningen administreres samt kriterier for tildeling../. Bilag 7: Notat Ældre-/handicapkode Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager vedlagte bilag til efterretning. 21/23
Taget til efterretning. 21. Orientering om lancering af Psykiatrilinjen Den 15. august lancerede KAB et nyt tiltag, som er blevet efterspurgt blandt beboere og ejendomsfunktionærer. Det er en telefonisk rådgivningslinje, som ejendomsfunktionærer og beboere kan ringe til for at få sparring og rådgivning i forbindelse med beboere med psykisk sygdom. Telefonen besvares af fagpersonale fra Psykiatrifonden, og der er åbent på hverdage mellem kl. 09.00 22.00. I tidsrummet kl. 16.00 22.00 dog kun for akutte henvendelser. Det er gratis for ansatte og beboere i KAB administrerede selskaber at benytte linjen. Psykiatrilinjen er et forsøg under KAB`s projekt En hånd til alle, og kører indtil videre fra 15. august 2014 til 15. august 2015. I uge 33 blev der sendt information om linjen ud til samtlige ejendomskontorer, organistionsbestyrelsesformænd og afdelingsformænd. KAB indsamler løbende statistik på brugen af linjen og til foråret 2015 vil vi evaluere linjen og undersøge om det er en ydelse, der skal implementeres efter projektets udløb. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 22. Mødekalender 2015 Det indstilles, at bestyrelsen planlægger datoer for bestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde i 2015. Det aftaltes at holde følgende møder i 2015: Torsdag den 26. februar 2015 Kl. 17.00 organisationsbestyrelsesmøde. Mødet afholdes i Schweitzervænget 22/23
Torsdag den 5. marts 2015 Kl. 17.00 repræsentantskabsmøde. Mødet afholdes i Torbenhuse Torsdag den 24. september 2015 Kl. 17.00 organisationsbestyrelsesmøde. Mødet afholdes i KAB. 23. Eventuelt Det blev besluttet at arbejde på at alle ansatte skal have ens uniform med tydelig logo der fremsættes til kommende møde forslag herpå. Da der ikke forelå yderligere til behandling, afsluttedes bestyrelsesmødet. 23/23