Boligselskabet BSB Svendborg

Boligselskabet BSB Svendborg Referat af organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 16. juni 2015 kl. 17.00 i Domea, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg. Dagsorden: 1 Velkomst - Orientering fra formanden... 2 2 Fremlæggelse af revisionsprotokol... 2 3 Nyt fra Domea... 2 4 Udlejningssituationen... 3 5 Genforhandling af forretningsføreraftale... 3 6 Fordeling af administrationshonorar pr. 1/1 2016... 3 7 Digitale syn... 4 8 Helhedsplan afd. 7502 Toftemarken, Klintemarken og Frilandsvej... 6 9 Ansøgning til dispositionsfonden afd. 7516 Skt. Peder Stræde... 7 10 Ansøgning til dispositionsfonden afd. 7514 Magnavej... 7 11 Afdelingssammenlægning afd. 7522 +7524 + 7525... 8 12 Lukket punkt... 8 13 Nyt bykort... 8 14 Domeas Landskonference 2015... 8 15 Låge mellem afd. 7502 og 7504... 9 16 Lukket punkt... 9 17 Eventuelt... 9 Deltagere fra bestyrelsen: Svend Erik Johansen, formand Karsten Berg, næstformand Morten Byder Bodil Pers Flemming Pedersen Kirsten Schang Frank Poulsen Brian Andersen (medarbejderrepræsentant) Svend Hviid Mogensen (Udpeget af Domea) Ruth Jørgensen 1. suppleant Karin R. Rasmussen 2. suppleant Øvrige deltagere: Klavs Hedelund, Markedschef Martin Skytte, Kundechef Pernille Poulsen, Servicekoordinator Domea Boligcenter Svendborg, den 1. juli 2015 Side 1 af 9

1 Velkomst - Orientering fra formanden Svend Erik Johansen bød velkommen til mødet, og velkommen til suppleanterne Ruth Jørgensen og Karin Rasmussen. Suppleanterne har ikke tale- eller stemmeret. Svend Erik Johansen orienterede bestyrelsen om, at Dorthe Krammager desværre har opsagt sin stilling til udgangen af juli måned, da hun har fået et nyt job ved Odense Kommune. Svend Erik Johansen beklagede, at kurset der skulle have været afholdt for bestyrelsen ved Henrik Méden, er blevet aflyst pga. misforståelser om mødets karakter. Der har været afholdt et ekstraordinært repræsentantskabsmøde vedr. administrationsaftalen med Domea.dk, det var et godt møde, der endte ud med, at repræsentantskabet blev enige om at forlænge aftalen med Domea.dk. Der har været afholdt et ekstraordinært afdelingsmøde i Hjerteparken afd. 7508, hvor renovering af døre og vinduer blev vedtaget. Onsdag den 17. juni 2015 er der ekstraordinært afdelingsmøde i Jægermarken afd. 7504, hvor den fysiske helhedsplan forhåbentlig bliver vedtaget. (Mødet er i mellemtiden afholdt, og den fysiske helhedsplan blev vedtaget) På Magnavej afd. 7514 har der også været afholdt et ekstraordinært afdelingsmøde, hvor det nye budget blev vedtaget. I øjeblikket arbejder Svend Erik Johansen, Pernille Poulsen og Martin Skytte med at få programmet på udflugten den 13. august 2015 for afdelingsbestyrelser fastlagt. Invitation sendes til alle. Der har været afholdt møde i Styregruppen, hvor formand og næstformand for BSB Svenborg, Gudme og Egebjerg er repræsenteret. Det var et godt møde, og der blev truffet nogle gode beslutninger. Svend Mogensen og Brian W. Andersen deltager ikke i udflugten til Hamburg, ellers er resten af bestyrelsen tilmeldt. 2 Fremlæggelse af revisionsprotokol Revisionsprotokol fremvises til orientering. Revisionsprotokollen blev fremvist, uden yderligere bemærkninger. 3 Nyt fra Domea Svend Mogensen orienterede om, at der arbejdes på en ny demokrati proces. Fremover kan enhver beboer (med min. 25 opstillere) stille op til Domea.dks bestyrelse, og man ønsker deltagelse af en medarbejder fra marken/servicecentre ejendomsmester, funktionær, Servicekoordinator, Drifts- Side 2 af 9

leder eller kundechef. Man kan fremadrettet kun sidde i Domea.dks i 8 år, hvis man ender med et formandskab, kan man sidde 8 år yderligere. Det vil træde i kraft fra 19. juni 2015 (landskonferencen), da man ikke kan lovgive med tilbage virkende kraft. Den nye måde at vælge formand på, sker allerede til den kommende Landskonference. Der arbejdes i Domea.dks bestyrelse allerede nu på, hvad der skal ske efter Domea 2015. Domea 2015 projektet er nu nået i mål. 1. juli 2015 åbner det sidste Servicecenter i Sønderjylland, og så er man helt i mål. 4 Udlejningssituationen Der er to lejligheder i tomgang i Jægermarken. 5 Genforhandling af forretningsføreraftale Vedlagt som bilag, findes oplæg til ny forretningsføreraftale med DOMEA s.m.b.a. Yderligere orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter genforhandling af forretningsføreraftale. Klavs Hedelund orienterede om, og gennemgik bilagene til forretningsføreraftalen. Der er ikke ændret i principperne, men den henviser nu til Servicecenter Svendborg og ikke til Domea.dk. Aftalen løber nu indtil den ene eller anden part opsiger aftalen, der skal ikke længere genforhandles hver 4. år. Priserne er med udgangspunkt i, hvordan det kører i dag, med udarbejdelse af forbrugsregnskaber mm. Klavs Hedelund orienterede også om ydelseskataloget, og forklarede hvor man kan se, hvem i Domea.dk der leverer den enkelte ydelse. Aftalen skal være forhandlet på plads inden den 31. december 2015. Det blev aftalt, at bestyrelsen læser materialet igennem og evt. kommer med kommentarer til Svend Erik Johansen inden den 1. august 2015. Herefter forhandler Svend Erik Johansen og Karsten Berg aftalen endelig på plads. 6 Fordeling af administrationshonorar pr. 1/1 2016 Bestyrelsen bør drøfte hvordan nedsættelsen af administrationshonoraret pr. 1. jan. 2016 skal fordeles i selskabet. Der er umiddelbart lagt op til 2 mulige løsninger: o o Som kollektiv fordeling, hvor den samlede besparelse for selskabet fordeles på alle lejemåls enheder. Som individuel fordeling, hvor hver enkelt afdeling modtager den nedsættelse som tidligere beregninger har vist, ud fra antal LME i de givne afdelinger. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og evt. træffer beslutning om kollektiv eller individuel fordeling af nedsættelse af administrationshonorar pr. 1. jan. 2016. Side 3 af 9

Der blev en debat om, om administrationshonoraret burde fordeles kollektivt eller individuelt. Kirsten Schang mente, at mange andre ting er foregået kollektivt indtil nu, og synes også, at administrationshonoraret også bør fordeles kollektivt. Kirsten Schang bor på Magnavej, hvor nedsættelsen af administrationshonoraret ikke vil være så stor. Det har hele tiden været sådan, at jo større afdeling, jo større vil besparelsen også blive. Martin Skytte arbejder pt. på at 7522 +7524 + 7525 bliver en afdeling. 7514 + 7515 + 7517 kunne også blive en afdeling, og dermed opnå en større besparelse (fra 10% til 25% nedsættelse af administrationshonoraret). Efter sommerferien vil bestyrelserne i afd. 7514 + 7515 + 7517 blive indkaldt til et møde for nærmere orientering. Klavs Hedelund orienterede om, at Domea.dk anbefaler individuel fordeling, og samtidig opfordrer små afdelinger til sammenlægninger og dermed opnå en bedre økonomi. Kirsten Schang spurgte om muligheden til, at BSB Svendborg evt. lægger alle sine afdelinger sammen? Klavs Hedelund orienterede om, at rigtig mange selskaber benytter sig af muligheden nu, dog ikke så store selskaber som BSB Svendborg, men i stedet kunne man fx lave 4 afdelinger? Frank Poulsen gav udtryk for rimligheden i, at de afdelinger der ikke ønsker sammenlægning, heller ikke kan få del i den økonomiske besparelse. Bestyrelsen besluttede individuel fordeling. 7 Digitale syn Jf. punkt 16 i organisationsbestyrelsesreferat fra d. 25. marts 2015 medtages nærværende økonomiske punkt vedr. evt. udvidelse af digitalt syn i selskabet. Den 02. juni 2015 blev der afholdt fælles informationsmøde i Hjerteparkens forsamlingshus, hvor afdelings- og organisationsbestyrelser fra BSB Svendborg, Egebjerg og Gudme var inviteret sammen med deres respektive ejendomsmestre og mesterassistenter. 40 personer deltog i mødet, ud af i alt 70 mulige personer. Skema over antal fraflytninger i BSB Svendborg: Fraflytninger 2011/2012 2021/2013 2013/2014 G.N.S 7501 13 23 23 20 7502 40 30 34 34 7504 68 55 55 59 7508 32 39 35 35 7511 7 9 5 7 7514 19 18 10 15 7515 4 11 4 6 7516 13 11 11 11 7517 5 7 4 5 7522 41 40 29 36 7524 0 1 2 1 7525 0 0 0 0 Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. Side 4 af 9

En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en itløsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-2 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på 20-25 %. Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemålstyper (Lille pakke, Princip 1.a.0) Digitalisering af lejemål og bygninger (Stor pakke, Princip 1.b.0) Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen inkl. mængdeoptælling og bygningsdelsplacering, med individualisering af hvert eneste lejemål. Pris kr. 1.189,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr. 1.400,- pr. ændring. Hvis tegningsændringen kan ske i opsamlede puljer kvartalsvis, på tværs af hele Domea, forventes prisen dog at være ca. 700,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr. 12-15.000,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Alternativ tilbydes leasingaftale på IT-hardware, med fri hotline og ombytning ved fejl, samt udskiftning af tablet hvert andet år, for kr. 390,- pr. måned (baseret på prisen for tablet og printer i november 2014) Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Side 5 af 9

Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto 1198000 anvendes. Det indstilles til bestyrelsen at godkende indkøb af system og hardware til digitale syn at træffe beslutning om, hvorvidt der ønsker digitalisering af lejemålene efter typemodellering eller individuel digitalisering af hvert lejemål at træffe beslutning om, hvilke afdelinger, der skal omfattes af ordningen at træffe beslutning om, hvorvidt organisationen eller de enkelte afdelinger skal forestå finansieringen Dette punkt er set før, nemlig da Digitalt syn blev besluttet i afdeling 7502 + 7504. Martin Skytte orienterede om, hvad digitalt syn er og økonomien bag. Svend Erik Johansen forslog, at det er BSB Svendborgs arbejdskapital, der skal betale for investeringen, lige som den også gjorde for 7502 + 7504. Der blev en debat om, hvorvidt der evt. kun skal være 2 mand til at syne i alle afdelinger, og hvorvidt det er rentabelt at indkøbe en enhed til 7511 Fruerlunden/Fruerparken, der har meget få fraflytninger om året. Martin Skytte huskede bestyrelsen på, at han har en aftale med bestyrelsen i afdeling 7508 + 7511 om evt. kommende driftssamarbejde, (efter sommerferien). Brian forklarede, at det vil kræve meget af 2 mand, da de skal kende afdelingernes økonomi, og at det er en stor opgave. Brian orienterede om, hvordan det digitale syn kører i de to afdelinger hvor han er ejendomsmester. Brian oplyste, at det ikke er nødvendigt at indkøbe printer, i dag sender Brian en mail med det samme til fraflytter ved fraflytningssynet. Har fraflytter ikke en mail, sendes det pr. post, men det ikke så tit. Der har været afholdt infoaften den 2. juni i Hjerteparken, det var et godt og positivt møde. Resten af BSB Svendborgs afdelinger kan komme på digitalt syn i efteråret 2016, når nuværende udbud i afd. 7502 & 7504 udløber. Forberedelser til dette, opstarter i efteråret 2015 samt foråret 2016 med forventet udbud lige efter sommerferien i 2016, sammen med BSB Egebjerg og BSB Gudme. Følgende blev besluttet: - Bestyrelsen godkendte indkøb af system og hardware. - Princip 1.a.0 typemodellering blev valgt. - Alle afdelinger i BSB Svendborg omfattes af digitalt syn. - Model 1, valgtes vedr. finansiering. Bestyrelsen var enig om, at det er en god ide, at lave et stort samlet udbud sammen med BSB Egebjerg og BSB Gudme. 8 Helhedsplan afd. 7502 Toftemarken, Klintemarken og Frilandsvej Mandag d. 01. juni 2015 blev den fysisk helhedsplan for afd. 7502 til ca. pt. 225 mio. kr. vedtaget på et ekstraordinært afdelingsmøde. 125 lejemål var repræsenteret og efter en grundig og saglig gennemgang af Domea byggechef Karsten Pedersen samt afdelingsleder Ole Mensbo fra Rambøll, blev afstemningen som følgende: Side 6 af 9

o 242 stemmer blev afgivet i alt (4 blanke, 53 nej og 185 ja) Denne beslutning betyder, at bestyrelsen på sigt, skal forholde sig til bl.a. følgende emner: o Stop for udlejning / udlejning på midlertidige kontrakter hvornår? o Udlejning til Jobcenter Svendborg (flygtninge) hvor mange? o Tildelings kriterier mellem 2 boliger o Råderetssager (individuel) i nuværende boliger o Yderligere forhold???? Det indstilles, at bestyrelsen begynder at drøfte ovenstående og træffer beslutning om det videre forløb vedr. disse afklaringer. Der var ingen beslutninger at træffe pt., da Kommunal godkendelse og accept fra LBF bør være i hus først. Men Martin Skytte gav en orientering om, hvad bestyrelsen skal forberede sig på, at skulle træffe beslutning om på et senere tidspunkt. Martin Skytte hører Domea.dk Byg om de har en liste med forhold/ting der skal træffes beslutning om. 9 Ansøgning til dispositionsfonden afd. 7516 Skt. Peder Stræde (bilag vedlagt) Det indstilles, at bestyrelsen diskuterer og evt. godkender ansøgning fra Skt. Peder Stræde. Sagen er startet op i 2014, det er først efter, at der er kommet en ny bestyrelse, at der er arbejdet videre med projektet. Afdelingen har ansøgt ved Domea.dks kunstfond, og har fået afslag til projektet. Der blev en debat om fordele og ulemper for afdelingen med et gårdmiljø, og hvem og hvordan det skal vedligeholdes, og bekymringen for, om det pga. beliggenhed vil blive udsat for hærværk. Ved en rundspørge af bestyrelsens medlemmer, var der flertal imod projektet, og bestyrelsen blev hermed enig om, at Martin Skytte sender formanden for afdelingen et afslag på projektet. 10 Ansøgning til dispositionsfonden afd. 7514 Magnavej (bilag vedlagt) Det indstilles, at bestyrelsen diskuterer og evt. godkender ansøgning fra Magnavej. Martin Skytte havde udarbejdet et budget, der blev omdelt, på hvad det ca. vil komme til at koste, at oprette et fælleslokale for beboerne i afd. 7514. Svend Erik Johansen foreslog, at bruge egen trækningsret. For at benytte egen trækningsret, skal LBF godkende forbedringen. Man får bevilget 2/3 af Side 7 af 9

udgiften fra LBF, den sidst 1/3 dækkes af dispositionsfonden. Martin Skytte orienterede bestyrelsen om, at ved brug af egen trækningsret skal Domea.dk byg ind over projektet, og at der her vil komme et honorar på. Martin Skytte indhenter tilbud fra håndværkere på projektet, og har et mere konkret tilbud med på projektet til næste organisationsbestyrelsesmøde, og indhenter en mundtlig forhånds tilkendegivelse ved Svendborg Kommune. 11 Afdelingssammenlægning afd. 7522 +7524 + 7525 Orientering om afdelingssammenlægningen af afd. 7522 Bryghuset, 7524 og 7525 Ryttervej gives på mødet. Martin Skytte har afholdt møde med bestyrelsen i afdeling 7522, og de er positive stemt for sammenlægning med 7524 og 7525. Der afholdes et ekstraordinært afdelingsmøde i de 3 afdelinger efter sommerferien, for godkendelse, og herefter skal repræsentantskabet godkende sammenlægningen på repræsentantskabsmødet til november. 12 Lukket punkt 13 Nyt bykort (tilbud og skitse vedlagt) Det indstilles, at bestyrelsen drøfter orienteringen og evt. godkender tilbuddet fra Tage Østbjerg på genoptryk af bykort i A3 format. Martin Skytte gennemgik tilbuddet fra Tage Østbjerg på genoptryk af A3 bykort. Der var lidt tvivl om hvorfor der i tilbuddet er angivet luftfoto af Svendborg. (Dette er efterfølgende afklaret. Meningen er, at bagsiden af bykortet forsynes med et luftfoto over Svendborg med nr. henvisning til de enkelte afdelinger. Svend Erik Johansen har efter mødet bekræftet, at luftfoto medtages, så det samlede tilbud på ca. kr. 15.800,- accepteres). Bestyrelsen blev enig om, at sætte arbejdet i gang. 14 Domeas Landskonference 2015 Organisationsbestyrelsens drøftelse og beslutning vedr. valg af Domeas nye formand, som sker på Domeas repræsentantskabsmøde den 19. juni i Nyborg. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og evt. beslutter valg af Domeas ny formand. Domea.dks bestyrelsen indstiller, at Poul Rasmussen vælges som ny formand, da de finder ham bedst egnet. Der er lagt op til, at de 4 kandidater får 2 min. præsentation til Landskonferencen. Side 8 af 9

15 Låge mellem afd. 7502 og 7504 Der er beboere fra Jægermarken der stadig parkerer i afdeling 7502, dog har problemet de sidste 3 uger ikke været så stort. Man afventer og ser tiden an, om problemet udvikler sig. 16 Lukket punkt 17 Eventuelt Der var en opfordring til, at man ikke må benytte vaskepladsen i afdeling 7502 hvis man ikke bor der. Referat godkendt: Svend Erik Johansen Formand Svendborg den 1. juli 2015 MSK/PP Side 9 af 9