Dagsorden Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 28. november 2011, kl. 16.30 i beboerlokalerne - Knolden, Strandmarksvej 18, 1. sal, Hvidovre Til stede: Afbud: Fra KAB: Indholdsfortegnelse Sager til behandling... 3 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 5. september 2011... 3 2. Revisionsprotokol... 3 3. Bestyrelsens sammensætning... 3 4. Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning... 4 5. Godkendelse af regnskab for 2010/2011 med tilhørende revisionsprotokol... 4 6. Budget for 4000-3... 5 7. Beretning... 6 8. Vejledning om brug af naboskabet.dk konsulentbistand... 6 9. AlmenBolig+ - Langhusene status på nybyggeri... 7 10. AlmenBolig+ - Langhusene vedligeholdelsesreglement... 8 11. AlmenBolig+ - Langhusene råderet og godtgørelse... 8 12. Køkkenrenovering kollektiv råderet... 11 13. Ændring af betingelser for P-pladser i Friheden... 12 1/20
14. Deltidsarbejde for ejendomsfunktionærer... 13 15. Bestyrelseshonorar 2011/12... 13 16. Tilbud om KAB s Beboerhøjskoler 2012... 14 17. Tal fra Beboerserviceområdet 2010... 15 Sager til orientering... 16 18. Selskabets økonomiske situation... 16 19. Boligbutikken 2010... 17 20. Opfølgning på drift og vedligeholdelse i... 18 21. Ejendomskontorets virke... 18 22. Nyt fra afdelingerne... 19 23. Beboerklagenævnssager... 20 24. Kommende møder... 20 25. Eventuelt... 20 Bilag 1: Revisionsprotokolsider.... 3 Bilag 2: Hæfte indeholdende selskabets og afdelingernes regnskaber... 5 Bilag 3: Driftsbudget... 6 Bilag 4: Årsberetning... 6 Bilag 5: Udkast til aftale om konsulentbistand til gennemførelse af Naboskabsundersøgelse, hvis den gennemføres i 2012.... 7 Bilag 6: Forslag til vedligeholdelsesreglement for afdeling 4011-6 Langhusene... 8 Bilag 7: KAB s Beboerhøjskoler 2011... 15 Bilag 8: Tal fra Beboerserviceområdet vedrørende opnoteringer og udlejninger... 16 Bilag 9: Tal fra Beboerserviceområdet vedrørende huslejerestancer, udsættelser, fraflytninger... 16 Bilag 10: KAB Bolignøglen... 18 Bilag 11: Snitflader for udførelse af opgaver på ejendomskontoret.... 19 Bilag 12: Budgetoplæg fra Henrik Larsen med forslag til forebyggelse af vandskader.... 19 Bilag 13: Oversigt over beboerklagenævnssager.... 20 2/20
Sager til behandling 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 5. september 2011 Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 5. september 2011 blev fremsendt til organisationsbestyrelsen den 9. september 2011. at organisationsbestyrelsen godkender ovennævnte referat. 2. Revisionsprotokol Som bilag vedlægges kopi af Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskabs indførelser i revisionsprotokollen. Bilag 1: Revisionsprotokolsider. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 3. Bestyrelsens sammensætning Bestyrelsen har følgende sammensætning: På valg Christian Thode, formand 2012 Marianne Salomonsen, næstformand 2011 Bent Møller Knudsen, bestyrelsesmedlem 2012 Beth Hørsted, bestyrelsesmedlem 2012 Johnna Brandal, bestyrelsesmedlem 2011 Jørnanker Døpke, bestyrelsesmedlem 2011 Michal Støckel, bestyrelsesmedlem 2011 Susanne Brixum, bestyrelsesmedlem 2011 Udpeget af kommunen Finn Gerdes, bestyrelsesmedlem 2011 Udpeget af kommunen Jævnfør vedtægterne er Richard Taube udpeget af medarbejderne som observatør til organisationsbestyrelsen. 3/20
at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4. Meddelelser fra formanden Formanden vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Sager til beslutning 5. Godkendelse af regnskab for 2010/2011 med tilhørende revisionsprotokol Som bilag vedlægges et hæfte, der indeholder selskabets og afdelingernes regnskaber for tiden 1. juli 2010 til 30. juni 2011 med status pr. sidstnævnte dato. Regnskabsopstillingen er i lighed med sidste år foretaget således, at man for afdelingerne kan foretage en sammenligning med den pågældende afdelings budget for regnskabsperioden samt efterfølgende års budgettal. Regnskaberne udviser følgende: 4000-3 Resultatopgørelsen balancerer med 18.590.386 kr. og slutter med et overskud på 774.861 kr., der henlægges til arbejdskapitalen. Egenkapitalen udgør 46.650.875 kr., heraf er dispositionsfonden på 43.578.353 kr. og arbejdskapitalen på 3.072.522 kr. Dispositionsfondens disponible del udgør 5.912.338 kr. Arbejdskapitalens disponible del udgør 2.916.522 kr. Sideaktivitet Status balancerer med 156.000 kr. 4/20
4004-2 Friheden I Resultatopgørelsen balancerer med 62.032.295 kr. og slutter med et overskud på 915.985 kr., hvor af 550.228 kr. anvendes til dækning af underfinansiering (pengeløse vaskerier) og 365.757 kr. overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på 365.757 kr. Status balancerer med 188.946.004 kr. 4005-0 Friheden VI Resultatopgørelsen balancerer med 5.766.057 kr. og slutter med et overskud på 490.911 kr., hvoraf 46.084 kr. anvendes til dækning af underfinansiering (pengeløse vaskerier) og 444.084 kr. overføres til resultatkontoen, hvor tidligere års underskud nedbringes, således at ny saldo er et underskud på 278.995 kr. Status balancerer med 54.439.975 kr. 4006-7 Frihedens Børneinstitution Resultatopgørelsen balancerer med 1.763.880 kr. og slutter med et overskud på 108.490 kr., som overføres til resultatkontoen, hvor tidligere års underskud nedbringes, således at ny saldo er et underskud på 92.932 kr. Status balancerer med 17.435.978 kr. 4010-9 Lille Friheden Resultatopgørelsen balancerer med 7.353.750 kr. og slutter med et overskud på 239.507 kr., der overføres til resultatkontoen, hvorefter saldoen er 395.094 kr. Status balancerer med 114.241.522 kr. Bilag 2: Hæfte indeholdende selskabets og afdelingernes regnskaber at organisationsbestyrelsen godkender regnskaberne for 2010/2011 og tager revisionsprotokollen til efterretning. 6. Budget for 4000-3 Som bilag vedlægges driftsbudget for perioden 1. juli 2012-30. juni 2013 for Boligselskabet Friheden. Driftsbudgettet balancerer med 16.244.376 kr. og slutter med en budgetreserve på 54.000 kr. 5/20
4011-6 Langhusene indgår for første gang i hele budgetåret. Afdelingen betaler et lavere administrationsbidrag til KAB svarende til Lille Pakke. Til selskabet bidrager afdelingen til honorar, møder, kurser, kontorhold, revision og henlæggelse til arbejdskapitalen. Da maksimumbeløbet for indbetaling til dispositionsfonden er nået, behøver afdelingerne ikke længere betale til dette. Derfor er der ingen indbetaling i budgettet til dispositionsfonden, og dette godkender organisationsbestyrelsen samtidig med godkendelse af budgettet. Bilag 3: Driftsbudget at organisationsbestyrelsen godkender forslag til budget 2012-2013 for. 7. Beretning Som bilag vedlægges årsberetning, der aflægges på det ordinære repræsentantskabsmøde den 28. november 2011. Bilag 4: Årsberetning at organisationsbestyrelsen godkender årsberetningen. 8. Vejledning om brug af naboskabet.dk konsulentbistand På organisationsbestyrelsesmødet den 5. september 2011 blev bestyrelsen orienteret om status i brugen af Naboskabet.dk. Der blev i 2008 gennemført Naboskabsundersøgelse i Friheden med sigte på, at denne undersøgelse skulle gentages i 2012. Priserne på konsulentbistand og sparring/hotline på 13.750 kr. ekskl. moms for bistand til gennemførelse af Naboskabsundersøgelse, gælder kun for undersøgelser der påbegyndes i 2011. Den nedsatte pris skyldes tilskud fra Landsbyggefonden og Indenrigs- og Socialministeriet tilskud som ophører med udgangen af 2011. Priserne på konsulentbistand og sparring/hotline er i 2012 på 22.000 kr. ekskl. moms. Ud over de nævnte priser til skal der beregnes udgifter til: 6/20
- tryk af spørgeskemaer, følgebreve og labels 13.000 kr. - omdeling af spørgeskemaer 25.000 kr. (kan spares, hvis medarbejderne omdeler) - indtastning af spørgeskemaer 15.000 kr. Derudover kan tilkøbes, at der rykkes for svar pr. telefon, pris 12.500 kr. eller ved at ringe på døren, pris 25.000 kr. Samlet pris for naboskabsundersøgelse (uden tilkøb) i 2012 er 75.000 kr. ekskl. moms. Udkast til aftale om konsulentbistand til gennemførelse af Naboskabsundersøgelse, hvor ydelserne er nærmere beskrevet, er vedlagt som bilag. Bilag 5: Udkast til aftale om konsulentbistand til gennemførelse af Naboskabsundersøgelse, hvis den gennemføres i 2012. at organisationsbestyrelsen godkender, at naboskabsundersøgelsen gennemføres i 2012 og finansieres ved tilskud fra arbejdskapitalen på maksimalt 125.000 kr. inkl. moms. 9. AlmenBolig+ - Langhusene status på nybyggeri Byggeriet forløber fortsat planmæssigt med aflevering 1. december 2011 og indflytning flydende fra denne dato til 1. februar 2012. Byggeudvalget mødtes den 31. august, 22. september og 15. november 2011 hvor forelagte projektspørgsmål og detaljer i byggeriets fremdrift blev drøftet, og nødvendige beslutninger truffet, herunder bl.a. afsætning af midler til etablering af solceller, bevilling til legepladsudvalget for indretning af legepladser, kabeltræk til forberedelse for el-biler samt drøftelse af Hvidovre Kommunes gebyrpolitik og sagsbehandling i forbindelse med opsætning af skillevægge i boligerne. Den 23. november 2011 kl. 17.00 er selskabets repræsentantskab inviteret til besigtigelse af bebyggelsen. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 7/20
10. AlmenBolig+ - Langhusene vedligeholdelsesreglement I ansøgningen om, og i ministeriets godkendelse af forsøgsgrundlaget for, AlmenBolig+konceptet fremgår det, at vedligeholdelsesordningen for AlmenBolig+-afdelinger skal være en A-ordning med NI-beløb. I forhold til den normale A-ordning er der en undtagelsesbestemmelse, som er en væsentlig fravigelse fra loven. Beboerens pligt til istandsættelse nedskrives ikke. Beboeren betaler ikke over sin husleje til istandsættelse ved fraflytning, så vedkommende på et senere tidspunkt gradvist bliver fritaget for pligten til istandsættelse. Denne undtagelse fremgår af 10 i beboerens lejekontrakt. Den fremgår ligeledes af vedligeholdelsesreglementet. Der er udarbejdet et forslag til vedligeholdelsesreglement for afdeling 4011-6 Langhusene se bilag. Bilag 6: Forslag til vedligeholdelsesreglement for afdeling 4011-6 Langhusene at organisationsbestyrelsen godkender, at vedligeholdelsesreglement for Langhusene er en A-ordning med NI-beløb, hvor beboerens pligt til istandsættelse ikke nedskrives i boperioden. 11. AlmenBolig+ - Langhusene råderet og godtgørelse Indvendig råderet I AlmenBolig+-afdelinger har beboerne en principiel fri råderet over deres indvendige bolig. Principiel fri råderet betyder, at beboerne kan udføre forbedringer i sin bolig efter eget ønske. Den giver således beboerne næsten ubegrænsede muligheder med hensyn til at investere i sin bolig. Beboerne skal dog efterleve nogle helt generelle retningslinjer. Alt arbejde skal udføres håndværksmæssigt korrekt. Det vil sige, at fornyelses- og forbedringsarbejder skal ligge inden for fornuftige tekniske rammer, og ikke må forårsage skade på boligen eller bygningerne. Samtidig skal love og regler samt eventuelle krav, der er stillet til kvaliteten for det udførte arbejde, naturligvis overholdes. For eksempel kræves det ved udførelse af visse arbejder, at de kun må udføres af autoriserede håndværkere. For at beboerne kan få en mere specifik information om reglerne, er der udarbejdet beboervejledninger. 8/20
Udvendig råderet For vedligeholdelse, fornyelser og forbedringer, der ligger uden for boligen, vil det være beslutninger, der er vedtaget af beboerne i fællesskab på afdelingsmøderne, som er bestemmende for, hvilke arbejder der må udføres. Godtgørelse for individuelle forbedringer (råderet) I ansøgningsgrundlaget for forsøget med AlmenBolig+-byggerierne er der en række dispensationer for bestemmelser i henhold til almenboligloven og dens udmøntning. Følgende undtagelser indgår: I forbindelse med fraflytning foretages der en konkret vurdering af forbedringernes værdi ved en uafhængig vurderingsmand Der foretages ikke den sædvanlige afskrivning af investeringen Der kan udbetales godtgørelse for opsætning af skillevægge efter en konkret vurdering af skillevæggenes anvendelighed Grænsen for råderetsarbejder kan hæves med 50 %, i forhold til den til enhver tid gældende maksimum for godtgørelse i almene boliger, ved beslutning i boligorganisationen Fraflytter afholder udgiften til vurderingsmanden Vurderingsmanden For vurderingsmandens arbejde gælder følgende: Vurderingsmanden skal udføre en objektiv markedsmæssig værdifastsættelse af forbedringsarbejder udført i en bolig fratrukket værdien af det bestående Vurderingsmanden skal tage udgangspunkt i den senest udarbejdede forbedringsrapport på boligen, hvis en sådan er udarbejdet Værdifastsættelsen skal afspejle værdien på fraflytningstidspunktet. Der er således ikke faste afskrivningsregler som udgangspunkt for vurderingen, men der foretages en konkret vurdering af forbedringen på fraflytningstidspunktet, som danner udgangspunkt for værdifastsættelsen Nedskrivning på grund af slid og ælde skal fremgå af vurderingsmandens rapport Vurderingsmanden skal vurdere om arbejdet er lovligt, forsvarligt og håndværksmæssigt korrekt udført. I tilfælde med mangler på det udførte arbejde kan forbedringen nedvurderes og/eller tillægges negativ værdi, hvilket kan medføre krav om nedtagning/reetablering af arbejderne Opgørelse og finansiering Den lejer, der gennemfører individuelle forbedringer, finansierer også selv sine forbedringer. Ved andengangs- og efterfølgende udlejninger af lejemål med forbedringer er der 2 muligheder for den nye lejers finansiering af forbedringsudgifterne. 9/20
Den nye lejer kan vælge at finansiere forbedringsudgifterne ved enten: 1. En kontant betaling af forbedringens værdi 2. Ved at få en forbedringslejeforhøjelse, der beregnes som ydelsen på et 30- årigt realkreditlån Ved fraflytninger af boliger, hvor der ved indflytning har været opgjort forbedringer, nulstilles den tidligere konstaterede godtgørelse. Der gennemføres en ny vurdering af forbedringerne, som danner udgangspunkt for en afregning af værdien over for den fraflyttende lejer. Har den tidligere opgjorte forbedring mistet værdi, f.eks. på grund af slid og ælde, fratrækkes den nedskrevne værdi den fraflyttende lejers opgørelse. Den nye lejer tager så stilling til, hvordan vedkommende vil finansiere godtgørelsen efter de ovenfor beskrevne retningslinjer, enten ved hjælp af kontant afregning eller en forbedringshusleje. Godtgørelsens størrelse Som en del af forsøgsgrundlaget har Socialministeriet givet godkendelse til, at det maksimale godtgørelsesniveau for individuelle forbedringsarbejder (ca. 165.000 kr. i 2011-niveau) må overstiges med 50 %. Socialministeriet har derudover sat som grænse, at maksimalt 20 % af boligerne kan udnytte loftet på de 50 %. I 10 i lejekontrakten er indsat følgende: Der kan maksimum gives ret til godtgørelse på det beløb, der svarer til det til enhver tid gældende beløb for råderet i den almene bolig (ca. 165.000 kr. i 2011), medmindre der foreligger en anden aftale med boligorganisationen. Der kan efter beslutning i de enkelte boligorganisationer gives tilladelse til, at maksimumsgrænsen for godtgørelse kan forhøjes med 50 %, i de boliger, hvor der er tilbygget ekstra toilet og/eller badeværelse. Konsekvenser for afdeling og boligselskab Hvis en ny lejer, der skal indflytte i en bolig med forbedringer, vælger en lejeforhøjelse, vil det i udgangspunktet være afdelingen, som dækker forbedringsgodtgørelsen til den fraflyttede lejer. Dette kan skabe et likviditetsproblem for afdelingen. Der findes 2 løsninger på det problem. Den første mulighed er, at afdelingen optager et realkreditlån. Det efterlader den anden problemstilling, at det for nuværende ikke med sikkerhed kan fastslås, at der er en friværdi i Langhusene, som et realkreditinstitut vil yde et lån på baggrund af. 10/20
Den anden mulighed er, at boligorganisationen fra sin dispositionsfond yder afdelingen et lån. Manglende retspraksis Da dele af dette nye godtgørelseskoncept ikke har været afprøvet før, skal administrationen også gøre boligselskabet opmærksom på, at det er en mulighed, at beboere vil have afprøvet afgørelser ved beboerklagenævnet. Det kan betyde, at konceptet skal udvikles og justeres over tid, og at der også kan falde afgørelser der fastlægger en retspraksis på en måde der adskiller sig fra det ovenfor beskrevne. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om råderet og den individuelle godtgørelse til efterretning. Det indstilles endvidere, at organisationsbestyrelsen godkender, at beboere der installerer et nyt badeværelse og/eller toilet må overstige det maksimale godtgørelsesniveau for individuelle forbedringsarbejder med 50 % i henhold til socialministeriets godkendelse af forsøgsgrundlaget for AlmenBolig+. I socialministeriets godkendelse fremgår, at maksimalt 20 % af boligerne kan overstige det maksimale godtgørelsesniveau med 50 %. 12. Køkkenrenovering kollektiv råderet Afdelingerne og organisationsbestyrelsen har tilbage i 2002 godkendt, at beboere individuelt kan udskifte køkkener, hvor det er afdelingerne, der optager 20-årige realkreditlån til finansieringen. Låneydelsen betales af de beboere der får nyt køkken. Ejendomskontoret har modtaget ansøgninger fra 37 beboere, der er interesseret i at få opsat nyt køkken via den kollektive råderet. Der er ansøgninger for ca. 2.850.000 kr. Der er yderligere 2-3 beboere, der har tilkendegivet, at de også ønsker at få nyt køkken, og de er aktuelt i gang med at indhente tilbud fra køkkenfirmaer. Der er 36 ansøgere fra Friheden I og 1 ansøgning fra Friheden VI. Prisniveauet for de nye køkkener er mellem 50.000 og 85.000 kr. Der er flere køkkenmærker repræsenteret, men en stor del af lejerne har fået tilbud fra Vordingborg køkkener og fra HTH, hvor de har opnået rabatter på op til 40 %. Erfaringer fra tidligere sager har vist, at det er hensigtsmæssigt at søge om et lidt større lånebeløb end det der er indhentet tilbud på. Dette skyldes at flere beboere vender tilbage med ønske om eksempelvis ekstra skabe, når ombygningen er i gang. Der har været en god dialog med ejendomskontoret omkring indhentning af tilbud og mange har afholdt møde med driftschef og driftsleder om indretning af nyt køkken. Desuden har ejendomskontoret udleveret tegningsmateriale. 11/20
Inden køkkenudskiftningerne kan sættes i gang skal organisationsbestyrelsen og Hvidovre Kommune godkende projektet samt at det finansieres ved, at afdelingerne optager et 20 årigt realkreditlån, hvor ydelsen betales individuelt af de beboere, som får nyt køkken. Når projektet er godkendt vil der blive fremsendt en acceptskrivelse til hver enkelt lejer, der skal underskrive brevet/ accepten og returnere det, hvis de fortsat ønsker en køkkenmodernisering. Det er således først på dette tidspunkt, at beboerne endeligt accepterer huslejestigningen og dermed køkkenmoderniseringen. Med den nuværende rente forventes det, at huslejestigningen vil blive i størrelsesordenen 350 kr. til 545 kr. pr. måned. at organisationsbestyrelsen godkender at 40 lejemål i Friheden I og Friheden VI får nye køkkener til maksimalt 3.500.000 kr. i henhold til den kollektive råderet, og at køkkenerne finansieres med 20 årige realkredit lån, hvor ydelsen betales individuelt af de beboere, som får nyt køkken. Endvidere at der fremsendes ansøgning til Hvidovre Kommune om godkendelse af projektet inklusive lånefinansiering. 13. Ændring af betingelser for P-pladser i Friheden Samtlige opmærkede p-pladser i Friheden afvikles, således at alle beboere og deres gæster kan benytte p-pladserne i Friheden på lige vilkår. Beboere har igennem en årrække haft mulighed for at have en opmærket p-plads, som kun kan benyttes til en specifik bil. P-pladsen har et skilt og er dermed registret med bilens registreringsnummer. Tidligere indbetalte beboerne, af p-pladserne, et månedligt beløb; senere blev det ændret til, at beboerne udelukkende betalte et engangsbeløb til dækning af omkostningerne. P-pladserne blev ophævet i 2008, men grundet fejl fra administrationens side, er det aldrig blevet effektueret. Grundet stigende antal biler i området, og større interesse for brug af de opmærkede p- pladser vurderer afdelingsbestyrelsen, at det er hensigtsmæssigt, at alle beboere fremover skal parkere på samme vilkår i Friheden, og dermed fjernes alle p-skilte. Ordningen træder i kraft fra 1. februar 2012. 12/20
at organisationsbestyrelsen godkender at private p-pladser ophæves med udgangen af januar 2012. 14. Deltidsarbejde for ejendomsfunktionærer En ejendomsfunktionær, som er fyldt 62 år ønsker at gå ned i arbejdstid med henblik på langsom nedtrapning indtil han går på pension som 65-årig. Overenskomsten for Ejendomsfunktionærerne foreskriver ikke, at Friheden skal lade medarbejderen gå ned i arbejdstid, men KAB s HR afdeling og ejedomsfunktionærernes fagforening tilråder at dette bliver en mulighed for alle, der ønsker dette. Afdelingsbestyrelsen blev på deres møde den 3. november 2011 forespurgt om deres holdning til nedsat tid for personer imellem 62-65 år, og der var en positiv holdning til dette i afdelingsbestyrelsen. Det var ligeledes deres opfattelse, at de timer (7 timer pr. uge) opsamles i en feriepulje og benyttes til renholdelse i sommermånederne. at organisationsbestyrelsen godkender, at det bliver muligt at gå ned i arbejdstid fra det fyldte 62 år til pensionsalderen på 65/67 år. Endvidere at den overskydende lønsum samles i en pulje og benyttes til ferieafløsning i sommermånederne. 15. Bestyrelseshonorar 2011/12 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1. juli 2012. Reguleringsindekset for september 2011 er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 72,88 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 43,72 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2011. Reguleringen vil medføre en ændring af det samlede årshonorar fra 52.896 kr. til ca. 66.484 kr. Bestyrelsen har på bestyrelsesmøde besluttet, at bestyrelseshonoraret fordeles således, at formanden, næstformanden og de øvrige medlemmer hver modtager 7.387 kr. 13/20
Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. 16. Tilbud om KAB s Beboerhøjskoler 2012 På baggrund af de mange tilmeldinger til de afholdte Beboerhøjskoler i sommeren 2011 er Beboerhøjskoleudvalget enige om, at Beboerhøjskolerne skal tilbydes igen i 2012. En beskrivelse af KAB s Beboerhøjskole og opholdene i 2011 findes i vedlagte Notat om Beboerhøjskolen 2011. 190 beboere ønskede i 2011 at deltage på årets Beboerhøjskoler. Heraf deltog 36 voksne og 48 børn via Arbejdsmarkedets Feriefond. I 2012 vil der være en kapacitet, så i alt 225 kan deltage i Beboerhøjskolerne (Senior- og Familiehøjskolerne). Der forventes yderligere tilgang af personer, der vil få tilbudt ophold gratis via Arbejdsmarkedets Feriefond. Deltagerprisen kan fastholdes for voksne deltagere. Det skyldes gode forhandlinger samt skift af opholdssted for Familiehøjskolen. For børn nedsættes deltagerprisen med 300 kr. pr. barn. Det betyder, at vi kan tilbyde en opholdspris for voksne på 3.300 kr. og 1.500 kr. for børn. Priserne dækker en uges ophold på værelser med bad og toilet samt alt betalt - fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2012 indgået en fast aftale for Familiehøjskolen, der vil blive afholdt med én uge på Ryslinge Højskole på Fyn. Seniorhøjskolen er igen booket med én uge på Skarrildhus ved Herning. Beboerhøjskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse i Beboerhøjskolerne 2012, om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. I lighed med tidligere år skal boligorganisationen købe det antal pladser, den vil råde over på de i alt 2 Beboerhøjskoler. Prisen vil fortsat være 1.000 kr. pr. faktisk deltager. Men i modsætning til tidligere skal boligorganisationen også købe pladser til de beboere, der deltager 14/20
med tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Baggrunden er, at en større andel af beboerne forventes at deltage via Feriefonden i 2012. Tilskud fra boligorganisationen til disse beboere vil sikre afviklingen af højskolerne. Det skal bemærkes, at det kun er på Familiehøjskolerne, der kan ydes støtte fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Boligorganisationerne har hidtil betalt et basisbidrag på 5 kr. pr. lejemål ekskl. moms, hvis de havde tilmeldte deltagere i årets Beboerhøjskole. Basisbidraget bortfalder med virkning fra 2012, således at det alene er udgiften til de købte pladser, der skal afholdes af boligorganisationen. Samlet set vil Beboerhøjskolerne altså fortsat hvile i sig selv økonomisk. I 2011 deltog to beboere fra med egenbetaling fire beboere via Arbejdsmarkeds Feriefond. Tilbuddet skal udsendes fra medio februar 2012. Derfor beder udvalget organisationsbestyrelserne om svar senest med udgangen af 2011. Herefter udsender KAB tilbud om deltagelse til samtlige af de tilmeldte boligorganisationers beboere. Bilag 7: KAB s Beboerhøjskoler 2011 at organisationsbestyrelsen beslutter, om beboerne i skal have Beboerhøjskolerne tilbudt til en pris af 1.000 kr. pr. plads. Organisationsbestyrelsen skal i givet fald beslutte, hvor mange pladser boligorganisationen skal råde over. 17. Tal fra Beboerserviceområdet 2010 Vedlagt er to notater vedr. henholdsvis huslejerestancer m.v. og opnoteringer m.v., der er udarbejdet af Beboerserviceområdet. De to notater indeholder nogle vigtige nøgletal opgjort pr. boligorganisation. Tallene fra notaterne har også relevans for forberedelsen af den kommende styringsdialog. I Notat 1 Tal fra Udlejningen findes i bilag B en række nøgletal omkring udsættelser og i bilag C omkring alle fraflytninger. Antallet af udsættelser er som bekendt stigende, og det samme gælder summen af de udestående fordringer. KAB overvejer i øjeblikket hele processen omkring inddrivelse af fordringer for om muligt at gøre yderligere for at minimere tabene for afdelingerne, samtidig med at vi tager de fornødne hensyn til skyldnerne. Boligorganisationen kan i forlængelse heraf overveje, om de nuværende indskud er tilstrækkelige til at imødegå tab ved fraflytninger og udsættelser. I Notat 2 Tal fra Huslejegruppen i bilag A ses antallet af udlejninger fordelt på boligtyper. Det fremgår af disse tal, at den gennemsnitlige udlejningsprocent er 13 for familieboliger op- 15/20
gjort under ét. Ser man på den enkelte boligorganisation, er der imidlertid betydelige udsving. Boligorganisationen opfordres til at overveje, om der skal tages særlige/yderligere initiativer for at nedbringe antallet af fraflytninger. Bilag 8: Tal fra Beboerserviceområdet vedrørende opnoteringer og udlejninger Bilag 9: Tal fra Beboerserviceområdet vedrørende huslejerestancer, udsættelser, fraflytninger at boligorganisationen gør sig bekendt med tallene for boligorganisationen og drøfter, om de giver anledning til særlige initiativer. Sager til orientering 18. Selskabets økonomiske situation Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB // Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. Rapporten for 3. kvartal 2011 findes endnu ikke i sin endelige form. I Danske Capital har værdiudvikling/afkast i første halvår 2011 været på 0,50 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 4,70 %. I SEB har værdiudvikling/afkast i første halvår 2011 været på 0,60 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,20 %. I Nykredit har værdiudvikling/afkast i første halvår 2011 været på 0,60 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,00 %. 16/20
Indre værdier Danske Capital Nominel beholdning 9. november 2011 (kurs 100) Indre værdi 1. marts 2011 15.923.712 99,82 105,88 SEB 16.763.164 99,30 106,40 Nykredit 4.033.300 99,64 106,40 Indre værdi 9. november 2011 Ændring af indre værdi 6,06 %- point 7,10 %- point 6,76 %- point Der er pr. 25. januar 2011 udbetalt 7 kr. pr. andel for regnskabsåret 2010 fra Danske Capital, 4 kr. pr. andel fra SEB og 5 kr. pr. andel fra Nykredit Portefølje. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19. Boligbutikken 2010 Som medlem af BoligButikken får boligorganisationen her en status over BoligButikkens virksomhed 2010. KAB står sammen med seks andre boligorganisationer bag BoligButikken, der fungerer som central opnotering for over 90.000 boliger i københavnsområdet. Boligbutikken bidrager til at hjælpe de boligsøgende på det komplicerede boligmarked. Det sker gennem rådgivning og enkle procedurer for opnotering. BoligButikken udlejer altså ikke boliger, men guider til opnotering. Den 26. maj 2011 afholdt BoligButikken generalforsamling. I 2010 steg antallet af opnoteringer med 20 procent til 7.179 i forhold til 2009. Fremgangen ser ud til at fortsætte i 2011. Derimod faldt antallet af opnoterede via opnoteringsbeviset Flyv fra reden til 166 efter at have ligget på ca. 225 de foregående år. BoligButikken overvejer nye tiltag i den forbindelse. Bestyrelsen i BoligButikken besluttede i foråret 2010 at nedlægge BytteService på grund af et lavt aktivitetsniveau. I stedet henvises til BL s Bytteservice. Den er gratis, landsdækkende og 17/20
har langt flere bytteemner i databasen end BoligButikkens BytteService på noget tidspunkt har haft. Årsregnskabet 2010 viste et overskud på 166.057 kr., efter at der er overført 1,2 mio. kr. til andelshaverne som kompensation for merarbejde i forbindelse med fleksibel udlejning. Overskuddet overføres til arbejdskapitalen, der herefter udgør omkring 1,77 mio. kr. Andelskapitalen udgør 1,47 mio. kr. Bilag 10: KAB Bolignøglen at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Opfølgning på drift og vedligeholdelse i Der har været afholdt både beboervandring og markvandring. Der deltog ca. 45 beboere og bestyrelsesmedlemmer fra Friheden, og der kom mange gode og konstruktive forslag til fællesarealerne. Medarbejderne i Friheden er i fuld gang med nogle af de projekter, der blev aftalt på beboervandringen. Ejendomskontoret har efter forelæggelse for afdelingsbestyrelsen tilmeldt alle tre afdelinger til fælles rengøringsudbud via KAB s indkøbsfunktion med andre afdelinger der bliver administreret af KAB. Udbuddet indeholder trapperengøring mv. i EU udbud og udbuddet forventes gennemført i foråret 2012 til endelig igangsætning i maj / juni 2012. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21. Ejendomskontorets virke Driftslederassistenten har været deltidssygemeldt fra medio august og indtil nu. Han håber selv at kunne gå op i tid fra 1. december. Han har arbejdet ca. 3-4 timer dagligt, og dette har selvfølgelig været en ekstraordinær belastning for ejendomskontoret. Især opgaverne omkring undersøgelse af skimmelsvamp i lejemål, samt efterfølgende afhjælpning og rådgivning har givet en ekstraordinær belastning for kontoret. En servicemedarbejder fra marken har hjulpet til med malersyn og har desuden repareret et meget stort antal radiatorer som Friheden ellers skulle have benyttet VVS er til. 18/20
I december 2011 skal der foretages medarbejderudviklingssamtaler (MUS) for samtlige medarbejdere på kontoret. En medarbejder lider af epilepsi og har i den seneste tid haft flere anfald. Vi har i den forbindelse arrangeret en eftermiddag af 1-2 timers varighed, hvor epilepsiforeningen kommer og orienterer om, hvad epilepsi er og hvordan vi skal forholde os, når kollegaen får epileptiske anfald. Efter ønske fra organisationsbestyrelsen er der udarbejdet og vedlagt et bilag, som viser snitflader for udførelse af opgaver på ejendomskontoret. Bilag 11: Snitflader for udførelse af opgaver på ejendomskontoret. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Nyt fra afdelingerne Friheden I Forsikringssagen vedrørende rengøring og desinficering efter skybruddet er snart afsluttet. Samtlige kældre, er nu rengjorte og skimmelsanerede og der mangler udelukkende affugtning i 1 kælder. Den sidste del af indboet skal herefter flyttes tilbage, og den sidste del af det indbo, der er kørt bort af vognmand, bringes tilbage i slutningen af november måned. Sagen forventes endeligt afsluttet medio december. Der er foretaget en Mycometer test tre steder i hver af de skimmelsanerede kældre og disse har alle været indenfor det tilladelige. Der er igangsat en undersøgelse omkring hvilke tiltag, der kan forebygge så kraftige vandskader i fremtiden. Det rådgivende ingeniørfirma Henrik Larsen har udarbejdet et forslag, hvor den samlede udgift til anbefalede arbejder beløber sig til ca. 1,1 mil. kr. Arbejdet omfatter udskiftning af afløbsrender i 55 kældernedgange, etablering af en manuel tilbagestrømssikring 25 stk., etablering af automatisk tilbagestrømssikring 3 stk. og TV inspektion. Det vil blive forsøgt at medtage opgaven som tillæg til Helhedsplanen. Bilag 12: Budgetoplæg fra Henrik Larsen med forslag til forebyggelse af vandskader. Friheden VI Det forventes, at der igangsættes et projekt vedrørende udskiftning af baldakin/udhæng. Der er hjemtaget pris og arbejdet igangsættes snarest. Der er foretaget et års gennemgang af elevatorer i Højhuset. Der var få mangler, som pt. afventes udbedring af. 19/20
at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 23. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden 2008-2011. Bilag 13: Oversigt over beboerklagenævnssager. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 24. Kommende møder Forslag til næste organisationsbestyrelse i 2012: Mandag den 26. marts 2012, kl. 16.30 25. Eventuelt 20/20