Aftale om Odense Kommunes drift af. Tandreguleringscenter Fyn

Aftale om Odense Kommunes drift af Tandreguleringscenter Fyn 1 Formål I medfør af sundhedslovens 128 hvorefter Kommunalbestyrelsen tilbyder tandpleje ved offentlige eller private klinikker, har aftalens parter besluttet at overlade udførelsen af det lovpligtige tandreguleringstilbud til Odense Kommune, som forpligter sig til på aftalens vilkår at varetage driften af tandreguleringstilbud for samtlige deltagende kommuner. 2 Målsætning Stk. 1. Målet for børne- og ungdomstandplejens ortodontiske service er at forebygge og behandle de tandstillingsfejl, der indebærer forudsigelige eller eksisterende risici for fysiske skader og /eller psykosociale belastninger. Stk. 2. Alle børn og unge i de deltagende kommuner skal sikres et tilbud om tandregulering i overensstemmelse med gældende tandplejebekendtgørelse vurderet efter den enkeltes behov. Stk. 3. Som delmål i henhold til nærværende aftale er det ønsket, at sikre et ensartet tilbud om tandregulering i henhold til gældende lovgivning for alle børn og unge i de deltagende kommuner sikre at de patienter, der har gennemgået en tandreguleringsbehandling, forlader den kommunale tandpleje med en tandstilling, der ud fra individuelle og faglige skøn må betragtes som acceptabelt jævnføre lovgivningen. Stk. 4. Foruden de i stk. 1-3 nævnte mål er det ønsket med Tandreguleringscenter Fyn, at: sikre forsyningssikkerheden i henhold til den omfattede ydelse sikre faglig kvaliet og udvikling samt patientsikkerhed i henhold til nationale kliniske retningslinjer og lovgivning for området. tilstræbe en konkurrencedygtig tandreguleringsenhed 1

3 Aftalens parter Stk. 1. Som ydelsesbrugere deltager: Nordfyns Kommune Faaborg-Midtfyn Kommune Kerteminde Kommune Nyborg Kommune Odense Kommune 4 Ydelsesleverandør Stk. 1. Odense Kommune fungerer som ydelsesleverandør i henhold til denne aftale. Stk. 2. Ansvarlig for levering af ydelserne er Odense Kommunale Tandpleje, Grønløkkevej 30, 5000 Odense C. Stk. 3. Den overordnede leder for Tandreguleringscenter Fyn er den til enhver tid siddende overtandlæge i Odense Kommune. Stk. 4. Ledelsen i Tandreguleringscenter Fyn ansættes af Odense Kommunale Tandpleje. Stk. 6. Administrative opgaver i forbindelse med Tandreguleringscenter Fyn varetages af Odense Tandpleje. 5 Aftalens ikrafttræden og varighed Stk. 1. Aftalen træder i kraft ved parternes underskrift og erstatter samtidig den eksisterende aftale mellem parterne. Aftalen løber indtil, den opsiges. Stk. 2. Aftalen kan opsiges ud fra følgende: Den økonomi og aftale, som er indgået med privat praktiserende specialtandlæge frem til og med 2023, er uopsigelig for alle parter. 2

Aftalen vedrørende driften af centret kan opsiges med 1½ års varsel til den 1. januar. I opsigelsesperioden betaler den opsigende part for minimum 1½ års abonnement. I opsigelelsesperioden planlægger parterne en overgangsperiode, således patienterne ikke lider unødigt under de ændrede forhold. Det betyder, at alle behandlinger som er pågyndt inden varslet forsøges færdiggjort. Såfremt dette ikke kan nås indenfor opsigelsesperioden, aftales en tillægspris for den opsigende part, således der ikke sker et behandlerskift. I opsigelsesperioden igangsættes der kun nye patienter, såfremt det fagligt skønnes nødvendigt at igangsætte en behandling. Fokus i opsigelsesperioden vil være at få afsluttet opsigende parts patienter. I opsigelsesperioden er opsigende part berettiget til visitationer i det efterfølgende år. I det år hvor opsigende part afslutter sin sidste abonnementsbetaling, binder den opsigende part sig til evt. mer-/mindreforbrug ved regnskabsafslutningen med halv virkning. Et år inde i opsigelsesperioden er opsigende part berettiget til at benytte en anden leverandør end TRCF. Driftsherren kan opsige aftalen vedrørende driften af centret med 2 års varsel til den 1. januar. I opsigelelsesperioden planlægger parterne en overgangsperiode, således patienterne ikke lider unødigt under de ændrede forhold. Indenfor opsigelsesperioden kan de øvrige parter opsige aftalen med et års varsel, hvorefter de er fritaget for abonnementsbetalinger og brug af TRCF som leverandør. Ved afslutningen af opsigelsesperioden udarbejdes et endeligt regnskab, hvor mer-/mindreforbrug afregnes mellem parterne. Såfremt enkelte parter er stoppet i TRCF før dette, afregnes jf. samme fremgangsmåde som Stk. 2, punkt 2. 6 Patienter omfattet af aftalen Stk. 1. Aftalen omfatter tandreguleringsydelser til alle børn og unge under 18 år, der opfylder betingelserne i bilag 1 til tandplejebekendtgørelsen, jf. bekendtgørelsens 2, stk. 1, nr. 4. Stk. 2. Aftalen omfatter personer, der er tilmeldt folkeregisteret i en af de i 3 nævnte kommuner. Det forekommer årligt, at kommunerne (i 3) varetager en mindre gruppe borgere, som er tilmeldt folkeregisteret i anden kommunen i henhold til gældende lovgivning. Disse borgere er også inkluderet i aftalen. Såfremt der sker en uhensigtsmæsig udvikling på området, tages det op i Samarbejdsforum for Tandreguleringscenter Fyn, herefter benævnt TRCF-samarbejdsforum 7 Ydelser omfattet af aftalen Stk. 1. Jf. Bekendtgørelsen om tandpleje 2 stk.1 pkt. 4, omfatter aftalen tandregulering i overensstemmelse med regler for ortodontivisitationer og -indikationer herunder: 3

Ortodontiske visitationer af børn med tandstillingsfejl. Børn med normal okklusion og meget let trangstilling kan som udgangspunkt alene visiteres af tandlæge på lokalklinik/hjemklinik. Specialtandlæge visitationer, visitationer af yngre børn samt visitationer af tidligere visiterede er omfattet af aftalen. Der er en fælles målsætning i de 3 nævnte kommuner om, at tandlæger på lokalklinikkerne skal visitere 40% af børnene. TRCF medvirker til kompetenceudvikling på området. Der er desuden den fælles målsætning, at alle børn er blevet visiteret, før de fylder 12 år. Interceptiv eller korrektiv behandling vil være omfattet af aftalen, når de er visiteret af specialtandlæge. Specialtandlægen er ansvarlig for forundersøgelsen, behandlingen, udfærdigelse af behandlingsplan, mål/formål med behandling og afslutning/or-specialrevis. Udførelsen af interceptive og korrektive behandlinger kan evt. efter nærmere aftale, hvor det er hensigtsmæssigt og muligt, foregå på lokal/hjemklinik. Igangværende interceptive og korrektive behandlinger på lokal/hjemklinik færdigbehandles på lokal/hjemklinik. Samarbejde med lokal-og hjemklinikernes tandlæger vedr.: o Kalibrering vedr. systematiske visitationer hos tandlægen på den lokale klinik, herunder rettidig udvælgelse af børn til tidlig interceptiv behandling. o Faglige støttebehandlinger til tandreguleringsbehandlingen som f.eks. ekstraktioner og operationer, der foretages af tandlæge på lokal/hjemklinik. o Ansvarsfordeling mellem specialtandlægen og barnets lokal/hjemklinik. Barnets tandlæge på lokal/hjemklinikken har det overordnede ansvar for barnets tandpleje. Det kan f.eks. dreje sig om opfølgning på mangelfuld mundhygiejne og understøttende fluorbehandlinger. o Faglig sparring. Henvisninger og genhenvisninger til Regionstandplejen, inkl 162, 163 med normal okklusion. Øvrige henvisninger og tilbagehenvisninger med andre eksterne samarbejdspartnere inkl. dialog med patient/forældre. Koordinering af patienter og opgaver i tandreguleringscentret med lokal/hjemklinikkerne. Kalibreringsøvelser i forhold til visitationskriterierne udføres løbende i specialtandlægegruppen vedr. børn og unge i gråzonen. Stk. 2. Aftalen omfatter ikke udgifter til patienttransport, forplejning, overnatning mv., som patientens særlige forhold måtte tilsige, men som falder udenfor den i stk. 1 nævnte driftsopgave. Stk. 3. Odense Kommune forpligter sig til at stille behandlingstilbud inden for de i stk. 1 nævnte områder til rådighed for personer, der henvises til behandling af de i 3 nævnte kommuner. Stk. 4. Ydelsesbrugerne forpligter sig til ikke at anvende andre leverandører end anvist af Tandreguleringscenter Fyn af de ydelser, der omfattes af aftalen. 4

Stk. 5. Jf. tandplejebekendtgørelsen kan børn og unge vælge at modtage tandpleje hos privat tandlæge jævnføre fritvalgsordningen. Ved valg af privat praksis gælder det samlede tandplejetilbud inkl. tandreguleringsbehandling. Tandreguleringscenter Fyn forestår kun udgifterne til tandreguleringsdelen i forhold til fritvalgsordningen. Ved valg af privat praksis, er det overtandlægen i Odense Kommune, der vurderer indikation for behandling og godkender behandlingsoverslag vedrørende tandreguleringsbehandlingen. Tandreguleringsbehandling kan først iværksættes efter godkendelse af overtandlægen. Tandreguleringsbehandling med fast eller aftageligt apparatur omfatter ikke understøttende følgebehandlinger som f.eks. tandudtrækninger, kirurgiske operationer, røntgenoptagelse af Cone Beam CT skanninger inkl. billedbeskrivelse. Dette gælder for alle patienter i Tandreguleringscenter Fyn. Stk. 6. En specialtandlæge i TRCF skal under de nuværende kontraktmæssige forhold kunne igangsætte 155 patienter om året. Centret er optimalt bemandet med 6,6 specialtandlæge, hvilket vil sige igangsættelse af 1023 patienter om året. 8 Ortodontiske visitationer omfattet af aftalen Stk. 1. For at efterleve formålet for den ortodontiske service sker udvælgelse til ortodontisk behandling på grundlag af en biologisk risikovurdering, Udvælgelsen til tandreguleringsbehandling finder sted dels ved de regelmæssige diagnostiske undersøgelser (statusundersøgerlser (SU)) på lokal/hjemklinik, dels ved systematisk screening foretaget enten af tandlæge eller specialtandlæge samt re-visitationer foretaget af specialtandlæge. Stk. 2. Udover de ortodontiske undersøgelser ved de regelmæssige statusundersøgelser (SU) bør det sikres, at alle børn med moderate og alvorlige tandstillingsfejl visiteres af specialtandlæge på lokal/hjemklinik. Stk. 3. Formålet med visitation efter stk. 2 er at sikre en ensartet og rettidig udvælgelse af de børn, der har indikation for behandling. Det skønnes ikke nødvendigt at lade børn, der ikke har tandstillingsfejl, deltage i denne visitation. Tandlæge fra lokal/hjemklinik forventes at være i stand til at foretage denne vurdering og at journalføre den via det ortodontiske visitationsskema. Stk. 4. Efter visitation modtager hjemmet en meddelelse om resultatet af lokalklinikken. Ved behov for nærmere vurdering henvises efter indhentning af informeret samtykke til Tandreguleringscenter Fyn for optagelse af materiale til behandlingsplanlægning. TRCF har herefter ansvaret for den efterfølgende kommunikation og information til patienten. Stk. 5. Visitation ved specialtandlæge planlægges for et år af gangen (årshjul), og antal visitationer tildeles efter behov i de enkelte kommuner. Forud for planlægningen har hver kommune indsendt 5

en opgørelse over det forventede behov. Såfremt det vurderes, at behovet ikke kan opfyldes i tilstrækkelig grad med den aktuelle normering og aktivitet i centret, vil TRCF-samarbejdsforum drøfte situaioner, hvorefter driftherre tager en beslutning. Stk. 6. Alle børn med manglende anlæg for blivende tænder skal undersøges af en specialtandlæge for vurdering af tandstilling (okklusion) og overordnet behandlingsplan samt evt. henvisning til Regionstandplejen. Specialtandlægen foretager henvisning til Regionstandplejen. Både henvisning og svar på denne journalføres tydeligt, således at tandlæge på lokal/hjemklinik er orienteret. Stk. 7. Odense Kommune kan som driftsansvarlig afvise at behandle personer, der er henvist til Tandreguleringscenter Fyn, men som efter en tandlægefaglig vurdering ikke skønnes at have behov for tandregulering. Odense Kommune har således det fulde ansvar for visitation ud fra reglerne for ortodontivisitation og ortodontiindikationer, jf. Tandplejebekendtgørelsens bilag 1. 9 Indkaldelse til behandling mv. Stk. 1. Tandreguleringscenter Fyn indkalder visiterede patienter til undersøgelse og behandling efter en faglig vurdering. Stk. 2. Uanset stk. 1 kan Tandreguleringscenter Fyn træffe beslutning om at prioritere patienter, hvis forhold kræver hurtig behandling. Ved prioriteringen af patienterne må der ikke tages hensyn til hvilken kommune, patienten er visiteret fra. Stk. 3. Uanset stk. 1 er Tandreguleringscenter Fyn forpligtet til - udenom ventelister og visitationskrav - at færdiggøre behandlingen på tilflyttere, der er omfattet af aftalens 6, og som gennem sin tidligere bopælskommune er i et påbegyndt men ikke afsluttet behandlingsforløb. 10 Behandlingens omfang Stk. 1. Tandreguleringscenter Fyn varetager den tandlægefaglige vurdering af hvilken behandling, der konkret bør iværksættes i forhold til patienten. Stk. 2. Tandreguleringscenter Fyn forpligter sig til at anvende behandlingsmetoder, som er tandlægefagligt forsvarlige. Hvor det skønnes muligt og forsvarligt, skal Tandreguleringscenter Fyn anvende den billigste behandlingsmetode. Stk. 3. Den ortodontiske behandling skal udføres på specialistniveau og efter anerkendte retningslinjer. 6

Stk. 4. Tandreguleringscenter Fyn forpligter sig til alene at udføre behandling mv., som ud fra en tandlægefaglig vurdering skønnes påkrævet i forhold til patienten og patientens evne til at samarbejde om behandlingen. Stk. 5. Behandlingsniveau, kvalitet og service (herunder ventetid) fastsættes uden hensyntagen til, hvor patienten har bopæl. Stk. 6. Det er ikke muligt at tilkøbe en anden eller dyrere behandling end den, Tandreguleringscenter Fyn tilbyder f.eks. keramiske brackets. 11 Klage- og ankemuligheder Stk. 1. Patienter, pårørende eller andre interessenter har mulighed for at klage over den faglige behandling i tandplejen. Klagen kan være mundtlig eller skriftlig. Stk. 2. Mundtlige klager kan rettes direkte til behandleren eller en anden af klinikkens personale. Stk. 3. Skriftlige klager kan rettes til overtandlægen i Odense Kommune. Stk. 4. Uanset patientens bopælskommune skal klage stiles til Odense Kommune som ydelsesleverandør. Stk. 5. Hvis patienten ikke er tilfreds med svaret på klagen jf. stk. 3, kan der rettes skriftlig henvendelse til Sundhed- og Forebyggelseschefen eller Rådmanden i Børn- og Ungeforvaltningen i Odense Kommune. Stk. 6. Såfremt der opstår klager, som skal behandles af patientklagenævnet, vil TRCF stå for hånteringen heraf. 12 Samarbejde omkring tandregulering i kommunerne Stk. 1. Der afholdes et årligt møde for specialtandlæger og relevant personale i tandplejerne vedrørende visitationskriterierne. Stk. 2. Efter behov afholdes faglige temamøder mellem centret og tandplejen i de involverede kommuner. Stk. 3. Der afholdes efter behov møder mellem overtandlægerne vedrørende samarbejdet og udviklingen i centret 7

Stk. 4. To gange årligt eller efter aftale, afholdes der møde i TRCF-samarbejdsforum. Forummet består af embedsmænd på chefniveau og overtandlæger fra de respektive kommuner. TRCF-samarbejdsforum har til formål, at sætte retningen for centret fagligt såvel økonomisk. Der er i tillæg til kontrakten udarbejdet et kommissorium for forummet med henblik på at præcisere opgaver og beslutningskompetencer i relation til Tandreguleringscenter Fyn. Stk. 5. Der tilstræbes generelt et åbent og tillidsfuldt samarbejde, hvor løsningerne findes i fællesskab. 13 Ydelsernes pris Stk. 1. Tandreguleringscenter Fyn drives efter et aftalt abonnementskoncept. Stk. 2. Hver af de deltagende kommuner afholder en forholdsmæssig andel af udgifterne til centeret, baseret på baggrund af antallet af 0-17 årige opgjort pr. 1. januar jævnfør Danmarks Statistik. Budget 2018 er således fordelt på baggrund af børnetallet opgjort pr. 1. januar 2017 og såfremdeles. Der er i forbindelse med budget 2018 indgået en aftale, jævnfør den tidligere kontrakt, at samarbejdskommunerne først betaler de øgede udgifter for 2018 i forbindelse med regnskabet. I bilag 1 fremgår både det oprindeligt budget 2018 og det aftalte budget for både 2018 og 2019. Derudover fremgår en vejledende prognose for de efterføglende år og et særskilt budget på udgift til privat leverandør i perioden 2018-2023. Stk. 3. TRCF-samarbejdsforum skal som hovedregel behandle regnskabsresultat og budget ultimo april/primo maj. Over-/underskud fra det foregående års drift indregnes i betalingen for det følgende år eller efter aftale i TRCF-samarbejdsforum. Budgettet skal ledsages af en opgørelse over de forventede abonnementsbetalinger for det førstkommende kalenderår. 14 Betaling Stk. 1. For ydelser omfattet af denne aftale i 7, stk.1 sender ydelsesleverandøren til ydelsesbrugerne senest den 15. i den første kvartalsmåned en a conto afregning for 1/4 af ydelsesbrugerens samlede betalingsforpligtelse for det pågældende år. 15 Misligholdelse Stk. 1. I tilfælde af væsentlig misligholdelse, defineret efter principperne i dansk lovgivning, af nærværende aftale er den ikke-misligholdende kommune berettiget til at ophæve aftalen overfor den misligholdende kommune. 8

Stk. 2. En ophævelse kan ske alene med virkning for det direkte forhold mellem én ydelsesbruger og Odense Kommune med den konsekvens, at aftalen fortsætter mellem de øvrige parter. Stk. 3. Som væsentlig misligholdelse for ydelsesbrugerne betragtes eksempelvis manglende betaling af abonnementsafgift, anvendelse af andre leverandører end Odense Kommune og gentagne manglende deltagelse i samarbejdet jf. 7, 12 og 14. Stk. 4. Som væsentlig misligholdelse for ydelsesleverandøren betragtes eksempelvis gentagne mangelfuld udførelse af de af aftalen omfattede 2, 7, 9 og 10. Stk. 5. I bilag 2 fremgår centrets nuværende situation og plan for genoprettelse. De nuværende forhold er ikke genstandsfelt for en misligholdelse. 16 Udtræden Stk. 1. I tilfælde af hel eller delvis - opsigelse af samarbejdet, jf. 5, er udtrædende ydelsesbrugere ikke berettigede til tilbagebetaling af indskud, abonnementsbetalinger eller andre former for økonomiske ydelser. 17 Optagelse af nye parter Stk. 1. Efter drøftelse med TRCF-samarbejdsforum er driftsherre berettiget til at optage yderligere kommuner i samarbejdet, forudsat at dette ikke medfører en merudgift for de allerede deltagende kommuner. Stk. 2. Nye kommuner efter stk. 1 skal afholde en række fastsatte investeringsomkostninger i lighed med det, som kommunerne nævnt i 3 betalte. Herefter indgår den nye kommune på lige fod med de øvrige kommuner i abonnementsbetalingerne, jf. 13. 18 Kommunikation og IT Stk. 1. Tandreguleringscenter Fyns administration af patienters stamdata, aftalekalender, journalføring, digital røntgen, digialfoto, studiemodeller styres ved aftalens indgåelse via IT-fagsystemet TMTand. Systemet giver mulighed for brug af SMS og e-mail ved indkaldelse af patienter. Stk. 2. Odense Kommune er berettiget til at udskifte tandplejens IT-system. Såfremt dette vil medføre øgede driftsudgifter for Tandreguleringscenter Fyn, er Odense Kommune forpligtet til snarest muligt at orientere de deltagende kommuner. 9

19 Opfølgning Stk. 1. Tandreguleringscenter Fyn udarbejder i forbindelse med regnskabet en årsrapport, som beskriver aktiviteterne, økonomien m.m. i centret. Årsrapporten udsendes til medlemmerne af TRCFsamarbejdsforum med henblik på en nærmere gennemgang på det næstkommende møde. Stk. 2. Der foretages en brugertilfredshedsundersøgelse årligt eller efter aftale med TRCF-samarbejdsforum. Denne brugerundersøgelse vil være grundlaget for en evaluering af brugernes tilfredshed og indgå i årsrapporten. Stk. 3. Odense Kommunale Tandpleje udarbejder hver anden måned en rapport til de enkelte involverede kommuner over udførte tandreguleringsydelser og behandlingsflow. Der skal udarbejdes en rapport til fagligt brug og en til lægmand. TRCF-samarbejdsforum er med til at kvalificere formen af rapporterne, som skal have fundet sin endelige form i 2018. Stk. 4. Der udsendes en budgetopfølgning med grundige forklaringer til TRCF-samarbejdsforum, såfremt der opleves et mer- eller mindreforbrug, som overstiger 5% af det samlede budget. Ellers orienteres der kun om økonomien i forbindelse med møderne i TRCF-samarbejdsforum, i forbindelse med regnskabet og udmelding af nyt budget. 20 Tvister Stk. 1. De deltagende kommuner er enige om at søge enhver tvist i henhold til aftalen løst gennem dialog og forhandling. Såfremt der ikke opnås enighed omkring en tvist efter gentagende forsøg mellem parterne, er disse forpligtet til at søge sagen løst igennem voldgift. 21 Kontaktinformation Adresse: Tandreguleringscenter Fyn Grønløkkevej 30 5000 Odense C Telefonnr. 6551 5550 Mail: tandplejen@odense.dk 10

Aftalen er administrativt tiltrådt i foråret 2018 i de fem deltagende kommuner. For Nordfyns Kommune For Faaborg-Midtfyn Kommune For Kerteminde Kommune For Nyborg Kommune For Odense Kommune 11