Danmarks Evalueringsinstitut Kravspecifikation udbud - Private Cloud Hosting

Danmarks Evalueringsinstitut Kravspecifikation udbud - Private Cloud Hosting

Danmarks Evalueringsinstitut Kravspecifikation udbud - Private Cloud Hosting 2015 1.1 09.03.2015

Danmarks Evalueringsinstitut Kravspecifikation udbud Private Cloud Hosting 2015 Danmarks Evalueringsinstitut

Indhold 1 Indledning 5 1.1 Kort om EVA 5 2 Proces 6 3 Vejledning til tilbudsgiver 7 3.1 Internet- og dataforbindelser 7 4 EVA s nuværende miljø 8 5 Funktionelle krav 10 5.1 Netværksdesign 10 5.2 Internet og dataforbindelser, Firewall og IP-adresser 10 5.3 Virtualiseringsteknologi 11 5.4 Krav til servere, herunder virtual hardware 11 5.5 Adgang til vcenter 11 5.6 Software og Licenser 11 5.7 Krav til fysisk hardware 12 5.7.1 SAN 12 5.7.2 Fysiske hosts 12 5.8 Serverbackup 12 5.9 Serverovervågning 12 6 Migrering til ny leverandør 13 7 Service Level Agreement 14 8 Frist og videre kommunikation 15

1 Indledning Danmarks Evalueringsinstitut (EVA) har gennem flere år outsourcet sine tungeste it-driftsopgaver af teknisk karakter herunder drift af serverhardware, netværk og forbindelser samt serverhosting. EVA ønsker derfor at gennemføre offentlig tilbudsindhentning på delopgaven vedrørende hosting af servere i en Private Cloud -inspireret løsning, hvor alle EVA s virtuelle servere afvikles hos den valgte outsourcing-partner. Kontrakten skal træde i kraft medio 2015, og kontraktperioden skal indledningsvist vare 3 år med mulighed for 1 års forlængelse. Det samlede honorar for opgaven i kontraktperioden på 3 år udgør op til kr. 725.000 eksklusive moms, (rammen for et nationalt udbud). Der skal afgives tilbud på kontrakten i henhold til de i udbudsmaterialet anførte betingelser og vilkår. Tilbud skal afgives på dansk. Frist for indsendelse af tilbud er mandag den 20. april 2015 kl. 12.00. Udgifter i forbindelse med tilbudsgivning er EVA uvedkommende. 1.1 Kort om EVA (Delvist taget fra www.eva.dk:) EVA arbejder med evaluering og kvalitetsudvikling i det danske uddannelsessystem. Fra dagtilbud for børn til videregående uddannelse og uddannelse for voksne. EVA blev oprettet som et selvstændigt statsligt institut under Undervisningsministeriet i 1999. EVA består af syv områder og enheder, hvoraf de fire arbejder med forskellige områder inden for dagtilbuds- og uddannelsessystemet og metode. EVA ledes af en direktør under ansvar over for instituttets bestyrelse. Bestyrelsen består af en formand, der er udpeget af undervisningsministeren, og ni medlemmer, der er indstillet af forskellige relevante råd og ministerier. Derudover har EVA et repræsentantskab med 34 medlemmer. Her er skoleejere, bestyrelsesforeninger, arbejdsgivere, elev- og studentersammenslutninger, rektorforsamlinger, ledersammenslutninger og faglige lærerorganisationer repræsenteret. Instituttet har ca. 100 medarbejdere. Læs mere her: http://www.eva.dk/om-eva/opgaver-og-lovgrundlag og http://www.eva.dk/omeva/organisation Kravspecifikation udbud - Private Cloud Hosting 5

2 Proces Denne kravspecifikation gøres tilgængelig den 9. marts 2015 på udbud.dk. I perioden frem til en uge før fristen for tilbudsgivning har tilbudsgiver fri mulighed for at stille uddybende spørgsmål. Spørgsmål og svar vil blive gjort tilgængelige i anonymiseret form på udbud.dk. EVA stiller sig til rådighed for eventuel uddybende dialog med tilbudsgiver for at få et så præcist dækkende tilbud som muligt. Frist for tilbudsgivning er mandag den 20. april 2015 kl. 12.00. EVA vil vurdere indkomne tilbud ud fra følgende 3 parametre: Økonomi (70 %) Løsningens simplicitet og integration til / samspil med EVA s eksisterende platforme (20 %) Leverandøren generelt, herunder supportorganisation ifm. migrering og daglig drift (10 %) Så snart EVA har modtaget alle tilbud, vil disse blive gennemgået, og op til 2 vil blive udvalgt og arbejdet yderligere med i beslutningsfasen. Instituttet vil offentliggøre vindende tilbud mandag den 27. april 2015. EVA forventer, at tilbudsgiver klart angiver forventet etableringstid fra underskrevet kontrakt til kørende, leveret/implementeret platform. Kravspecifikation udbud - Private Cloud Hosting 6

3 Vejledning til tilbudsgiver EVA agter selv overordnet at lede proces og udførelse af migreringen af instituttets eksisterende servere/applikationer til den nye platform. EVA planlægger at udføre dette over en relativ kort periode. I perioden afvikles EVA s virtuelle servere på både nuværende og ny leverandørs platform. Tilbudsmaterialet skal inkludere den grundlæggende afvikling af EVA s virtuelle servere i et virtuelt miljø. Ny leverandør skal levere til og med virtualiseringslaget (VMware), herunder drift og vedligehold af fysiske komponenter og virtualiseringslaget. Fra Windows og op vil EVA selv håndtere drift og vedligehold. I tilbudsmaterialet skal inkluderes en beskrivelse af tilbudsgivers firma, hvori størrelse, ejerforhold og seneste regnskab indgår. Tilbudsmaterialet skal indeholde 4-5 kundereferencer med angivelse af kontaktperson, som EVA kan kontakte om erfaringer. Referencerne skal inkludere beskrivelse af hvilke systemer/opgaver/services tilbudsgiver har håndteret for kunden samt kort beskrivelse af samarbejdsorganisationen. Tilbudsmaterialet skal redegøre for: Overordnet supportorganisation & hotline/servicedesk Løbende samarbejdsorganisation herunder driftsmøder SLA på drift SLA på support Change Management procedure Opsætning af yderligere komponenter herunder servere og netværksudstyr Tilbudsmaterialet skal specificeres ud i de punkter, som er beskrevet under pkt. 5 således, at prisen for de enkelte komponenter tydeligt fremgår. Til sidst skal det opsummeres, hvad løsningens samlede månedlige ydelse udgør. Når løsningen er leveret, vil EVA gennemteste hele leverancen ud fra de funktionelle krav specificeret under pkt. 5. Når alt er leveret, og EVA har godkendt leverancen, kan løsningen betragtes som overtaget. EVA forventer, at tilbudsgiver stiller en navngiven projektleder til rådighed under implementeringsfasen og en navngiven SPOC i migreringsfasen. Tilbudsmaterialet skal desuden inkludere en overordnet leverings-/implementeringsplan samt projektplan. 3.1 Internet- og dataforbindelser Da EVA ligger under Undervisningsministeriet er instituttet ligesom resten af staten pålagt at benytte Nianet som leverandør af internet- og dataforbindelser. Dette betyder, at ny leverandør skal have indlagt fiberforbindelse fra Nianet som en del af processen. EVA indhenter selv tilbud på linjer fra Nianet, men tilbudsgivers materiale skal inkludere eventuelle omkostninger hos ny leverandør ved opkobling af virtualiseringsmiljø til Nianet-forbindelsen. Kravspecifikation udbud - Private Cloud Hosting 7

4 EVA s nuværende miljø Herunder en overordnet gennemgang af EVA s nuværende miljø, med angivelse af fysiske lokationer og subnets/vlan mv. Kompleksiteten i EVA s miljø er instituttets netværk. Det kræver fokus fra en kommende leverandør at forstå instituttets nuværende topologi. EVA har én fysisk lokation i Østbanegade 55 på Østerbro. Instituttet råder over 3 etager og har installationsrum på alle 3 etager. Alt managed netværksudstyr er Cisco, og den fremtidige leverandørs udstyr vil blive forbundet via Nianets fiber til EVA s nuværende Cisco ME3400 router på 3. sal. En logisk tegning over EVA s netværk/topologi: Den fysiske tegning viser, at EVA i dag har sin (selvejede) firewall fysisk placeret hos nuværende leverandør. I fremtiden skal firewall tilkøbes som en service via Nianet sammen med internetforbindelsen. Se i øvrigt pkt. 5.2. EVA s Wireless controller står i dag også hos nuværende leverandør, denne vil blive flyttet fysisk til instituttets installationsrum på 3. sal i Østbanegade. EVA s Cisco 3560 router står i dag ligeledes hos nuværende leverandør skal ikke bruges i fremtidigt setup. Kravspecifikation udbud - Private Cloud Hosting 8

Den logiske tegning viser alle EVA s VLANs. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at det i dag er EVA s router hos nuværende leverandør, som står for routing mellem EVA s VLANs. Denne opsætning ønsker EVA ændret i samarbejde med fremtidig leverandør. EVA driver i dag pt. 19 virtuelle servere. Serverne er alle ordinære Windows servere 2003/2008/2008R2/2012R2. EVA har følgende servere: 1 Active Directory på 2 domaincontrollere 2 Exchange 2010 mailservere 1 ESDH-system (F2, leveret af cbrain) som i dag kører på 7 servere 4 i produktion og 3 i test Derudover har instituttet: Fil-/printservere 2 terminalservere WSUS samt andre BackOffice servere 1 Linux-server, som styrer gæsteadgangen til instituttets gæste-wi-fi Alle servere ligger i dag på samme subnet/vlan. Kravspecifikation udbud - Private Cloud Hosting 9

5 Funktionelle krav Herunder EVA s krav til den fremtidige løsning. 5.1 Netværksdesign EVA ønsker overordnet at bibeholde sin eksisterende topologi, VLANs for klienter, printere, Wi-Fi, gæste-wi-fi samt telefoni. Ny leverandør af Private Cloud vil blive tilsluttet EVA s hovedrouter på Østerbro. Den nye leverandør skal etablere nyt transport -VLAN, som skal kobles på instituttets core-router. Der skal oprettes et nyt VLAN/subnet til serverne i fremtiden. Under migreringen skal der køres med forskellige gateways for eksisterende subnets og nyt serversubnet. 5.2 Internet og dataforbindelser, Firewall og IP-adresser Internet- og dataforbindelser købes hos Nianet. Hosted Firewall løsning ønsker EVA at købe sammen med internet- og dataforbindelser fra Nianet og skal ikke inkluderes i tilbudsgivers tilbudsmateriale. Forbindelsen imellem EVA s kontor på Østerbro og instituttets servere hos ny leverandør skal være på 1Gbit/s. Ny leverandør skal levere udstyr i egen ende til understøttelse af, at EVA s servere har denne forbindelse til instituttets kontor. Hos ny leverandør oprettes et nyt /24 IP-subnet. Der er tale om et nyt subnet. Eksisterende VLAN flyttes ikke til ny leverandør. Kravspecifikation udbud - Private Cloud Hosting 10

5.3 Virtualiseringsteknologi Løsningen skal være baseret på VMware ESXi/vCenter. Dette er et krav, fordi EVA kommer til at migrere eksisterende servere (fra VMware) til det nye miljø. VMware ESXi serverne skal være på version 5.5 og vcenter minimum på 5.0. 5.4 Krav til servere, herunder virtual hardware Migreringsprojektet til ny platform består i høj grad af en oprydning i servere og data internt hos EVA. En gennemgang af EVA s eksisterende servere giver følgende ressourceforbrug: CPU: 39 virtuelle cores Memory: 145GB Disk på SAN: 7-8TB EVA planlægger at konsolidere servere og roller samt nedskalere antallet af de servere, som skal køre videre. EVA forventer følgende forbrug hos ny leverandør: CPU: ~40 virtuelle cores Memory: 120GB Disk på SAN: 5-6TB EVA ønsker at ligge på fysiske servere, dedikeret specifikt til EVA, således at instituttets virtuelle servere samles på 2 fysiske hosts/servere. vcenter-rollen må derimod gerne være delt med andre kunder. EVA s fremtidige ressourceforbrug ligger på kanten til at kunne afvikles på 2 fysiske ESXi hosts med 128GB ram. For ikke at starte med en for lille platform ønsker EVA tilbudsgivers bud på, om instituttet skal køre på 2 fysiske hosts med 192 eller 256GB ram. EVA ønsker at afregne pr. fysiske host og ikke i ressource pool. 5.5 Adgang til vcenter EVA skal have adgang til vcenter og kunne tilgå alle servere via vsphere-klienten. Både den gamle, tykke klient samt den nye, som er browserbaseret. EVA skal have adgang til selv at provisionere nye servere samt slette og ændre eksisterende. Tilbudsmaterialet skal inkludere information om, hvorledes adgangen til vcenter opnås (via VPN, fra eget subnet eller alternativ adgang). 5.6 Software og Licenser Tilbudsmaterialet skal inkludere SPLA licenser på Windows DataCenter til de 2 hosts, EVA skal drives på. EVA kører videre med sine eksisterende SQL Server på Windows Server 2008R2 (F2 prod og test samt gammelt journalsystem). Kravspecifikation udbud - Private Cloud Hosting 11

5.7 Krav til fysisk hardware 5.7.1 SAN EVA ønsker storage liggende på SAN, der som minimum performer 89600 IOPS. Tilbudsgivers tilbudsmateriale skal specificere hvilken producent/model SAN, EVA s storage vil blive lagt på. 5.7.2 Fysiske hosts De fysiske hosts skal være udstyret med minimum 2 CPU er svarende til Intel Xeon E5-2630 v3 eller nyere. Tilbudsmaterialet skal specificere producent/model på de fysiske servere, EVA s platform vil blive baseret på. 5.8 Serverbackup EVA kører med IBM TSM backup leveret af anden dansk leverandør. EVA s aftale løber et år endnu. Tilbudsmaterialet skal ikke inkludere backup. 5.9 Serverovervågning EVA ønsker overvågning af enkelte virtuelle servere. EVA ønsker overvågning med afregning pr. overvåget server, (oppetid, diskplads), leveret af ny leverandør. Overvågningsalarmer tilsendes EVA s it-enhed direkte via e-mail, og der skal kunne sendes SMS alarmer til op til 6 modtagere. Tilbudsmaterialet skal inkludere en enhedspris pr. server for overvågning samt specificere hvilken platformovervågning, leverandøren benytter. Kravspecifikation udbud - Private Cloud Hosting 12

6 Migrering til ny leverandør Den største udfordring i dette projekt er selve migreringen og helt specifikt det netværkstekniske. EVA s medarbejdere skal kunne arbejde helt, som de plejer. Dette betyder, at flytningen af servere skal ske lidt hen ad vejen. Det skal således sikres, at adgang til ny leverandørs miljø kan opnås uden at forstyrre adgangen til nuværende leverandør. Ny leverandør skal derfor indføre et nyt IP-subnet og VLAN til servere. EVA vil således kunne flytte sine servere én ad gangen og ændre IP-adresser på hver server som en del af processen. EVA projektleder og udfører selv migreringen af virtuelle servere; dog skal ny leverandør bistå ved flytningen af kritiske systemer (primært Exchange), således at nedetiden i forbindelse med flytningen reduceres mest muligt. Det forventes, at ny leverandør er nemt tilgængelig i migreringsfasen og medvirker aktivt til EVA s migreringsaktiviteter. EVA ønsker, at migreringsperioden skal være så kort som muligt og forventer migrering udført inden for 3-4 uger fra overtagelsesdatoen. Kravspecifikation udbud - Private Cloud Hosting 13

7 Service Level Agreement Tilbudsgiver skal inkludere Service Level Agreement (SLA) i sit materiale. Desuden skal tilbudsgiver specificere, hvorledes nedbrud håndteres, planlagt arbejde varsles samt hvorledes tilbudsgivers supportorganisation kan kontaktes i forbindelse med. nedbrud altså en overordnet beskrivelse af tilbudsgivers Incident Management. Kravspecifikation udbud - Private Cloud Hosting 14

8 Frist og videre kommunikation Frist for tilbudsgivning er mandag den 20. april 2015 kl. 12.00. Denne kravspecifikation gøres tilgængelig på udbud.dk den 9. marts 2015. I perioden frem til en uge før fristen for indsendelse af tilbud har tilbudsgiver fri mulighed for at stille uddybende spørgsmål. Spørgsmål og svar vil blive gjort tilgængelige på udbud.dk i anonymiseret form. Danmarks Evalueringsinstitut (EVA) kan kontaktes på mail it@eva.dk. Kravspecifikation udbud - Private Cloud Hosting 15