IT Support Guide Denne guide er hentet på www.spelling.dk Microsoft Office Outlook 2007 Program sprogver.: Guide emne: ENG (US) Opsætning af POP3 e mail accounts Publikationsnr.: 281208.01.03 Udgivet af: Michael Spelling 2008 Indledning Der findes forskellige måder at tilgå opsætning af e mail accounts i Microsoft Office Outlook 2007 ligesom der er forskellige måder at udføre selve opsætningen på. Vi vil i denne guide forholde os til at gennemgå opsætningen af e mail accounts i Microsoft Office Outlook 2007 ved manuel opsætning. Sådan kan man tilgå opsætningen af e mail accounts i Microsoft Office Outlook 2007: 1. Ved nyinstallation af Microsoft Office Outlook bliver man promptet for opsætning af e mail ved start af programmet første gang. 2. Ved oprettelse af en ny Microsoft Office Outlook 2007 profil bliver man promptet jf. pkt. 1. 3. Man kan tilgå opsætning i menuen i Microsoft Office Outlook 2007 vælg Tools og Account Settings. Sådan udfører man selve opsætningen af e mail accounts i Microsoft Office Outlook 2007: 1. Man indtaster nogle få informationer som Microsoft Office Outlook 2007 vil ligge til grund for en søgning på Internettet i forsøget på at indhente de resterende oplysninger. Denne måde er i sær praktisk for uøvede brugere samt dem der måske ikke lige har de nødvendige informationer til manuel opsætning af en e mail account. 2. Man indsætter alle informationer også om servere etc. (anbefales i de fleste tilfælde). Du kan se i næste afsnit hvad du skal bruge af oplysninger for at oprette en e mail account manuelt i Microsoft Office Outlook 2007. Hvad skal vi bruge inden vi går i gang? 1. Den pågældende e mail adresse der skal oprettes. 2. Brugernavn og password tilhørende den pågældende e mail account (Udleveret af den der har udleveret/udbudt e mail adressen). 3. Adresse på POP3 server (er typisk at finde på hjemmesiden for udbyderen af den pågældende e mailadresse). 4. Adresse på SMTP server (er typisk at finde på hjemmesiden hos din Internetudbyder). Alternativt kan du benytte den som udbyderen af den pågældende e mail adresse evt. stiller til rådighed* * I dette tilfælde er der i de fleste tilfælde yderligere konfiguration af sikkerhed. Dette er typisk konfiguration af SMTP indstillingerne og i nogle tilfælde også på POP3 indstillingerne. Hvis der særlige krav til sikkerhed skal du kende disse specifikke sikkerhedsindstillinger, de vil typisk fremgå af den pågældende udbyders hjemmeside. Side 1 af 8
Opsætning af POP3 e mail accounts 1. Start Microsoft Office Outlook 2007. 2. Gå direkte til punkt 3, hvis Microsoft Office Outlook 2007 allerede er startet og du kan se menuen som herunder vist (Pic 1). Pic 1 Kan du se (Pic 1) Microsoft Office Outlook 2007 menu bar, så er det fordi programmet, enten er startet Uden e mail support (dvs. at ingen e mail accounts endnu er oprettet) eller det er startet med, en eller flere i forvejen oprettede e mail accounts, hvilke i givet fald vil fremgå jf. (Pic 5). 3. Er Microsoft Office Outlook 2007 startet jf. pkt. 1 eller 2 som forklaret i afsnittet Sådan kan man tilgå opsætningen af e mail accounts i Microsoft Office Outlook 2007 vil du se denne dialogboks (Pic 2). Vælg No og tryk på knappen Next >. Pic 2 Dialogboks, Account Configuration, E mail Accounts Her vælges der om man ønsker at oprette en e mail account med det samme. 4. Du mødes nu af denne dialogboks (Pic 3), Sæt flueben i Continue with no e mail support. og klik på knappen Finish. Pic 3 Dialogboks, Cancel Configuration, Create Data File Her accepteres det at der fortsættes uden der er oprettet nogle e mail accounts. Side 2 af 8
5. Microsoft Office Outlook 2007 er nu helt startet og du kan tilgå opsætning af e mail accounts via menuen øverst (eller tryk på ALT knappen, genvej til menuen) og vælg Tools og Account Settings som også vist herunder (Pic 4). Pic 4 Menu bar,tools, Account Settings 6. Klik på knappen New. Stedet I menuen hvor man tilgår opsætning af e mail accounts. Pic 5 Dialogboks, Account Settings, E mail Accounts Listen over evt. oprettede e mail accounts. De øvrige faneblade repræsenterer andre features i. 7. Sæt nu flueben I boksen nederst tv. (Pic 6) Manually configure server settings or additional server types. Pic 6 Dialogboks, Add New E mail Account, Auto Account Setup Her vælges det at man ikke ønsker at benytte Auto Account Setup. Side 3 af 8
8. Vælg Internet E mail som den står pr. default og tryk på knappen Next >. Pic 7 Dialogboks, Add New E mail Account, Choose E mail Service Her er de forskellige mail muligheder man kan sætte op i. 9. Indsæt nu dine oplysninger i felterne som vist herunder (Pic 8). Som du kan se i eksemplet (Pic 8) benyttes der en ISP som SMTP (Cybercity). Husk ALTID når du indtaster passwords, at disse er unikke og der skelnes mellem STORE og små karakterer. Passwords er som udgangspunkt det eneste man skelner ved dvs. der ikke skelnes i f.eks. e mail og web adresser o. lign. I nogle få tilfælde hænder det at der skelnes på brugernavne, men dette er ikke Best Practice at benytte sig af. Din e mail adresse vil blive vist for modtagere nøjagtig som den er indtastet i feltet E mail Adress: (Pic 8), altså kan du vælge at benytte store og små karakterer efter eget ønske. Førnævnte kan f.eks. være interessant i forretnings henseende (eks. Info@FunBikes.dk i stedet for info@funbikes.dk). Det har dog efter min mening ikke den store effekt i e mail. Hvorimod det f.eks. er mere interessant i forbindelse med branding og markedsføring generelt. Det er samme adresse E mail Adress: (Pic 8) der benyttes til reply hvis en modtager trykker på Reply knappen på din e mail. Det i nogle tilfælde være interessant for visse virksomheder at sætte denne adresse til virksomhedens hoved e mail adresse, hvis der er tale om ansatte som måske sjældent er ved arbejdsstationen. Herved vil evt. reply på denne medarbejders e mail altid tilgå virksomhedens hoved e mail adresse. Pic 8 Dialogboks, Add New E mail Account, Internet E mail Settings Generel opsætningen af e mail account. Side 4 af 8
10. Efter at have indtastet alle bør du verificere dine account settings er korrekt indtastet. Verificer dette ved at klikke på knappen Test Account Settings og Microsoft Office Outlook 2007 vil nu teste sende og modtagefunktionen. Når man benytter funktionen møder man nedenstående dialogboks (Pic 9). Hvis testen er 100% positiv dvs. at både sende (SMTP9 og modtage (POP3) fungerer korrekt er opsætningen af e mail accounten succesfuld. Modtager du fejl afsendelse eller modtagelse, så læs mere under Test Account Settings Fejlfinding som du finder på sidste side i denne Guide. Når testen er færdig er der enten helt eller delvist grønne og røde flueben/krydser. Efter testen klik på knappen Close og du vender herefter tilbage til (Pic 8). Klik nu på knappen Next > i dialogboksen (Pic 8) og du skulle nu gerne se dialogboksen herunder (Pic 10). Pic 9 Dialogboks, Test Account Settings Pic 9: 100% succesfuld test af send og modtag test, du modtager en test e mail hvis POP3 og SMTP er korrekt sat op, hvilket er tilfældet her 11. Du har nu afsluttet guiden, forhåbentlig med succes og i givet fald Tillykke med din ny e mail account. Ønskes flere e mail accounts oprettet gentages proceduren fra og med pkt. 3. Pic 10 Dialogboks, Add New E mail Account, Congratulations! Pic 10: Bekræftelse på at du nu har gennemført opsætning af e mail account. At du ser denne er dog ingen garanti for at opsætningen er korrekt, det er kun Test Account Settings der kan verificere om det fungerer helt eller delvist! Ord du ikke forstod? Skulle der være fremmedord eller brugte fagtermer i Guiden som er svære at forstå kan du prøve at søge dem i ITG (IT Glossary / IT Ordbogen) som findes her eller på www.spelling.dk, skulle nøgleordet ikke findes håber jeg du vil tage dig tid til at sende mig en e mail da jeg gerne vil have alle materialer er fyldestgørende og brugbare i bedst mulige omfang. VIGTIGT: Der tages forbehold for fejl etc. I nærværende Guide og forfatter står på ingen måde til ansvar over for tab eller lignende af data etc. som følge af hel eller delvis brug af Guiden. Det anbefales altid at lave et Windows Gendannelsespunkt inden en installation af ny software påbegyndes. Side 5 af 8
Feedback på denne Guide Disse IT Support Guides er lavet på 100% frivillig basis og stilles (som det pt. ser ud) Gratis til rådighed for alle der har lyst til at bruge dem. Til gengæld for man gratis kan benytte disse Guides sætter jeg stor pris Din forståelse af hvor vigtig feedback er for min videreudvikling af disse IT Support Guider". Så hvad enten du har brugt en eller flere Guider privat, i dit arbejde, i din undervisning eller lignende, så hører jeg meget gerne om din oplevelse. Du vil gøre mig en stor tjeneste ved at bruge 2 min. på at give din feedback. Det nemmeste er blot at kopiere nedenstående spørgeskema ind i en mail og så slette de overflødige data. Du er også velkommen til blot at skrive Spørgsmål 1 (svar) f.eks. 3. Det er VIGTIGT at understrege Al feedback er velkommen og ikke mindst interessant. Men skal jeg forholde mig til de rent faglige aspekter der kan medhjælpe til videreudviklingen, så er det besvarelsen af nedenstående skema der er mest interessant. Jeg takker på forhånd for din evt. feedback og håber du har haft fornøjelse af mit arbejde. 1. Mit programs sprog var Venligst anfør sprog versionen af programmet som du benyttede eller konfigurerede (f.eks. DK eller ENG). 2. Hvordan vil du beskrive dit eget brugerniveau? 1 = Ekspert. 2 = Meget øvet (niveauet over Alm. Bruger du kan finde ud af at installere, konfigurere og andre ting på egen hånd). 3 = Alm. Bruger (du betjener en PC på alm. brugerniveau. Du benytter f.eks. E mail, Internet, Tekstbehandling, Regneark og opdatering og kan evt. selv finde ud af at vedligeholde Windows styresystemet. 4 = Meget uøvet bruger (bruger sjældent PC, ved faktisk ikke så meget om det og kan lige finde ud af at starte maskinen og programmerne). 3. Forståelsesgraden, hvor let var Guiderne overordnet set at forstå? 1 = Meget let at forstå. 2 = Til tider svær at forstå. 3 = Helt umulig at forstå, jeg kunne slet ikke gennemføre opsætningen med succes. 4. Gennemførte du Guiden med succes og fungerer din e mail account nu? 1 = Ja, den fungerer perfekt. 2 = Nej, den fungerer helt eller delvist ikke. 5. Hvordan var mængden af information i Guiden? 1 = De var overvældende, der var alt for meget uoverflødigt (beskriv gerne specifikt hvad). 2 = Det var lige tilpas, der var den rette mængde af information både til jeg kunne fuldføre opsætningen, samt at jeg faktisk ved en hel del mere nu. 3 = Det var lige tilpas, jeg kunne fuldføre opsætningen. 4 = Jeg syntes at Guiden var mangelfuld, men jeg fuldførte dog installationen med Guidens hjælp (forklar gerne hvad det mangelfulde består i). 5 = Jeg syntes at Guiden var mangelfuld, faktisk så mangelfuld jeg ikke kunne fuldføre installationen med Guidens hjælp (forklar gerne hvad du tror det mangelfulde består i). 6. Har du nogen forslag, som du mener kan bidrage til disse Guider bliver bedre og mere brugervenlig? Så vil jeg meget gerne høre om dem ;o) Al feedback sendes til feedback@spelling.dk venligst anfør programmet og emnet på Guiden i e mailens emne/subject felt, som vist i billedeksemplet her >> Side 6 af 8
Test Account Settings Fejlfinding Oplever du fejl i forbindelse med Test Account Settings kan der være flere årsager. Start med at lokaliser om problemet er relateret til modtagelse (POP3) eller afsendelse (SMTP). Dette ses ud af den fejlmeddelelse som Microsoft Office Outlook 2007 afslutningsvis kommer med. Problemstilling 1: Forkerte indtastede brugeroplysninger (brugernavn og password) F.eks. POP3 er korrekt indtastet, men forkert indtastet password eller account/username. I førnævnte tilfælde vil man se nedenstående dialogboks (Pic 11). Samme gør sig gældende hvis f.eks. POP3 er korrekt men accounten endnu ikke er aktiveret. Der kan gå op til timer nogle steder før Din account er oprettet/opdateret dvs. har du f.eks. ændret password på din e mail account kan der gå et stykke tid inden det opdateres dog typisk < 5 min. herefter kan du benytte det ny password i din mail klient. Pic 11 Problemstilling 2: Forkert indtastet POP3 eller SMTP server Møder du en fejl lignende nedenstående (Pic 12) skyldtes det formentlig at du har en testefejl i POP3 eller SMTP serveren afhængig af hvad der står i boksen. I tilfældet herunder fremgår det af fejlmeddelelsen at der er fejl i modtagelse dvs. POP3 og det kunne ligeså vel have været SMTP fejl eller for den sags skyld begge. Pic 12 OBS: Ved fejl ikke benævnt her henvises du til Hjælp funktionen i Microsoft Office Outlook 2007! Side 7 af 8
Relaterede Guides Guidenavn / beskrivelse: Direkte URL: Info om SMTP servere læs mere på www.spelling.dk under IT Support Pages eller direkte URL til PDF dokument http://spelling.dk/downloads/guides/smtp.pdf. Side 8 af 8