EDS Hjælpemidler processer, information og regler

EDS Hjælpemidler processer, information og regler Indhold 1. Indledning... 1 2. Kontekst for ansøgning om hjælpemiddel... 3 Livssituationer... 3 3. Vision og mål... 4 4. Regler... 5 Beslutningsmodel... 6 5. Processer... 13 Arbejdsgang As-Is... 13 As-Is med hotsspots... 14 Variant for tilbuds og leverancedelen uden indkøbsaftale... 16 6. To-Be langsigtet og kortsigtet... 17 7. Migrering... 33 1. Indledning Denne rapport indgår som en del af leverancen fra Effektiv digital selvbetjening i forbindelse med As-Is og To-Be analyserne af de selvbetjeningsområder, der indgår i bølgeplanens 2. bølge. Rapportens primære formål er at redegøre for selvbetjeningsområdets nuværende situation As-Is og anvise en retning for den optimale løsning i et To-Be scenarie. Målgruppen er primært forretningsudviklere og itarkitekter på leverandørsiden, men rapporten kan naturligvis også have interesse for fagpersoner og digitaliseringskonsulenter på kommunesiden. Dokumentet har været igennem et review i kommunerne inden det offentliggøres. Information Proces Rapporten bygger grundlæggende på en opdeling af forretningen i processer, information og regler. En forretning bygger på et antal regler, der kræver nogle informationer, og som afvikles i en proces. Regler 1

Derudover beskriver rapporten en række andre forhold for forståelse af forretningen. Kontekstdiagram Det viser, hvem der anvender selvbetjeningsløsningen, og hvilke andre IT-systemer og datakilder der er involveret. Formålet er, at det er tydeligt for leverandøren, hvem der er brugere og hvilke andre IT-systemer, der er snitflader til. Visioner og mål Her beskrives hvad visionen er for borgerens serviceoplevelse og forretningen med den nye løsning. Med forretning menes her kerneopgaven og den måde den faktisk løses på. Visioner og mål viser den vej, vi skal, og hvordan selvbetjeningsløsningen skal bidrage. Det er også her, vi fremhæver de væsentligste potentialer for forbedring af forretningen fx kommunikationen med borgeren, straksafgørelser eller at løsningen understøtter løbende evaluering af nytte og effekt af opgaveløsningen. Processer Her beskrives forretningsprocesser og arbejdsgange ud fra den eksisterende (As-Is), eksisterende med udfordringsområder og den der svarer til visionen (To-Be). Forretningsprocesserne beskriver de kerneopgaver, der er forbundet med selve kerneopgaven, fraset den faktiske måde man løser opgaven på. Forretningsprocesserne viser hvad, der skal gøres i hvilken rækkefølge. Arbejdsgangene viser den konkrete måde opgaven løses på altså med fokus på hvordan. To-be arbejdsgangen er ikke nødvendigvis realiserbar i 2013, men tegner en vision for processen inden for et par års tidshorisont. Den bygger på indarbejdelse af rammearkitekturen. Regler og beslutninger Her gennemgås og diagrammers de væsentligste regler, der ligger til grund for de beslutninger/afgørelser, der skal træffes. I procesdiagrammerne er der to faser, som vi kalder Træffer afgørelse og Oplyser sagen. Det er her reglerne primært - men ikke udelukkende - folder sig ud. Afgørelsen forudsætter, at nogle helt bestemte forhold er belyst det er det, der sker i Oplyser sagen, og her er regler for hvert af de delområder, der skal være belyst. Regler og beslutninger er diagrammeret som Decision Models, hvor hver beslutning nedbrydes i regelfamilier. For eksempel vil en beslutning om, hvorvidt en borgers funktionsevne er reduceret tilstrækkeligt, være afgørende for, om man kan tildele et hjælpemiddel. Og beslutningen om, hvorvidt funktionsevnen er tilstrækkelig reduceret, vil kunne have delbeslutninger, som fremgår af regelfamilier. I en Decision model kan vi følge hierarkiet af beslutninger, indtil vi når ned til de informationer, der skal bruges til at belyse beslutningen. Migrering Kunne også kaldes road map eller handling. Det er her, vi giver forslag til, hvad der kan realiseres i 2013 i forhold til visionen og To-Be arbejdsgangene. 2

2. Kontekst for ansøgning om hjælpemiddel Kontekstdiagrammet skal forstås således: En person med funktionsnedsættelse eller en pårørende med fuldmagt ansøger om et hjælpemiddel via en selvbetjeningsløsning. Det er et ønske, at læger, indsatsaktører og leverandører også kan anvende selvbetjeningsløsningen. Selvbetjeningsløsningen skal integrere med fagsystemet omsorgssystemet som gør brug af en række støttesystemer, der her er benævnt ved deres logiske service, som støtte for selvbetjeningsløsningen. Fysisk set kan de være repræsenteret ved mange forskellige IT-systemer. Fagsystemet integrerer med medicin- og lægesystemer. Sagsbehandler træffer afgørelse og foretager afregning med leverandør. Livssituationer Kropsbårne hjælpemidler gives til borgere med kroniske lidelser. De fleste ansøgninger er genansøgninger, fordi det forrige hjælpemiddel er brugt op, slidt ned eller ikke længere passer til borgeren og borgerens behov. 3

Ved førstegangsansøgningerne har borgeren forud været i kontakt med sundhedsvæsenet og/eller kommunens sundheds- og ældreindsats. Borgeren er blevet lægeligt og funktionelt udredt, og er blevet anbefalet et hjælpemiddel. Hjælpemidler skal ses sammenhæng med en række andre indsatser: - Praktisk og personlig hjælp efter serviceloven - Genoptræning/Hjemmetræning/Rehabilitering - Øvrige hjælpemidler efter serviceloven såvel som beskæftigelsesloven. Derudover er der hjælpemidler der bevilges af sundhedsvæsenet. - Merudgiftsydelse og tabt arbejdsfortjeneste, hvis hjælpemidlet gives til et barn - Merudgiftydelse til voksne - Patientuddannelse til kronikere - M.v. 3. Vision og mål Visioner og mål for selvbetjeningsløsningen fremgår nedenfor. Der er 5 hovedmål: - At hovedparten af sagerne - op mod 80 % - der er ukomplicerede, skal kunne afgøres straks og effektueres. Det betyder, at borgeren får sin bevilling med det samme, når ansøgningen er sendt. I nogle kommuner der andelen af sager der kan afgøres straks mindre en kommune nævner 20 %. Det skyldes interne procesregler, ikke forskelle i sagernes kompleksitet. - En forudsætning er, at vi stiller kendte data til rådighed for borgeren. Grundlæggende bør man ikke skulle afgive en oplysning som det offentlige allerede har. - Bedre service ved, o at man skal kunne genbestille med et kryds med tro og love om, at ens tilstand er uændret. o at både borger og leverandører skal kunne se status på sagen. - Beslutningsstøtte og evaluering. Borgere, leverandører og sagsbehandlere skal have oplysninger stillet til rådighed om nytte og effekt af deres hjælpemidler. Det kan være afvigelser fra normale mønstre. Det skal ikke kun være noget, der præsenteres som ledelsesinformation, men også noget der vises borgerne. Det kaldes på moderne dansk Nudging. Altså blide høflige informations-pufs, der påvirker adfærds hensigtsmæssigt. - Endelig skal det være let at finde løsningen. Ellers bliver den ikke brugt. Det er fælles for alle selvbetjeningsløsninger. 4

Straksafgørelser på de 80% Stil data til rådighed for borger Service Beslutningsstøtt e og evaluering Det skal være let at finde løsningen Fælles for alle selvbetjeningsløsninger Strukturerede data om diagnose/icf (tilstand), hjælpemiddel, deres relation og dokumentation samt borgerens samtykke Borger skal ikke give os oplysninger som det offentlige har: Grunddata Sagstatus til borger og leverandører Giver tryghed og færre henvendelser Bevillingsmønstre (hyppigere, sjældnere end andre borgere) indikerer behov og effekt Identificere personen og dennes kontekst => Filtrere muligheder Finde den rette myndighed Finde ansøgninger Helheds-vurdering Sager Automatisk sagsoprettelse Leverandøraftaler Tilstandsvurderinger Genbestilling med et kryds hvis tilstand er uændret og leverandør den samme Retspraksis, servicekatalog og regler stilles rådighed or sagsbehandler, borger og leverandører 4. Regler Nedenstående modellering af reglerne på hjælpemiddelområdet bygger på servicelovens 112, bekendtgørelse nr. 743 af 1. juli 2011 om hjælp til anskaffelse af hjælpemidler og forbrugsgoder efter serviceloven og vejledning nr. 7 af 15. feb. 2011 om hjælpemidler, biler, boligindretning mv., som de var gældende i december 2012. Dog er der ikke taget højde for reglerne for hørerapparater, da reglerne herfor ændres ved årsskiftet 2012/2013. Der er ikke i regelmodelleringen skelnet mellem kropsbårne og andre hjælpemidler, der kan bevilges efter servicelovens 112. Hjælpemiddelområdets hovedbestemmelse er servicelovens 112, stk. 1: 112. Kommunalbestyrelsen skal yde støtte til hjælpemidler til personer med varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne, når hjælpemidlet: a. i væsentlig grad kan afhjælpe de varige følger af den nedsatte funktionsevne, b. i væsentlig grad kan lette den daglige tilværelse i hjemmet eller c. er nødvendigt for, at den pågældende kan udøve et erhverv Der er to grundelementer på hjælpemiddelområdet, der skal være oplyst, for at der kan træffes en afgørelse: 1. Borgerens funktionsnedsættelse (Borgerens tilstand). Funktionsnedsættelsen skal være varig 2. Selve hjælpemidlet (Kommunens indsats) 5

Afgørelser på hjælpemiddelområdet er skønsafgørelser. Hjælpemidlet skal afhjælpe den varige funktionsnedsættelse i væsentlig grad, så det kan lette den daglige tilværelse i hjemmet eller hvis det er nødvendigt for udøvelse af erhverv. Om der er tale om 1. afhjælpning i væsentlig grad, 2. væsentlig lettelse i 3. dagligdagen eller 4. nødvendig for udøvelse af erhverv, er alle 4 skønsmæssigt. Herudover kan varighedskriteriet i nogle tilfælde omfatte en skønsafgørelse, især når det handler om hjælpemidler til børn, og der kommer hele tiden nye behandlingsmetoder. Hjælpemiddel er heller ikke defineret entydigt. Der kan udvikles nye hjælpemidler, hjælpemidler kan blive alment tilgængelige og anvendte (fx smartphones, computere og elkøretøjer), og kan derfor skifte fra at være et hjælpemiddel til at defineres som et forbrugsgode, og forbrugsgoder kan bruges anderledes end tænkt og kan i visse tilfælde defineres som hjælpemiddel. Skønsafgørelsen skal være individuel, men der er i bekendtgørelsen regelfastsat determinationer (fastlagte sammenhænge) mellem visse diagnoser og bestemte hjælpemidler. Og nogle af disse hjælpemidler er forstået meget bredt fx hudcremer. Når bestemte determinationer er defineret i bekendtgørelsen, så kan det meste af udredningen og den skønsmæssige vurdering udelades af sagsbehandlingen. Her ud over træffes afgørelser også ud fra præcedens, dvs. afgørelser truffet af ankesystemet og de civile domstole. Præcedens forsøges beskrevet i lidt mere generelle termer via sektorministeriets vejledninger og skrivelser. Endelig kan kommunen begrænse detaljeringsniveauet for udredning af funktionsnedsættelsen, hvornår lettelsen er væsentlig og det konkrete hjælpemiddel, ved at formulere det kommunale serviceniveau. Beslutningsmodel Den overordnede beslutningsmodel ser ud, som det fremgår nedenfor. Der er seks delbeslutninger, der afgør om sagen er oplyst, så der kan træffes afgørelse: 1. Om ansøger opfylder betingelserne for bevilling af hjælpemiddel 2. Funktionsnedsættelse a. Om funktionsnesættelsen er udredt b. Om funktionsnesættelsen er varig 3. Hjælpmiddel a. Hvilket hjælpemiddel der ansøges om b. Om hjælpemidlet kan bevilges efter servicelovens 112 4. Om der kan foretages helhedsvurdering 6

Ad 1. Betingelserne - for at kunne bevilge et hjælpemiddel - er, at personen skal have ophold i Danmark. Der er regler for, hvorvidt udlændinge i Danmark og danskere i udlandet kan få bevilget hjælpemidler, som følger de øvrige ydelser i serviceloven. Disse regler er ikke analyseret og modelleret, men kan i selvbetjeningsløsningen reduceres til et spørgsmål til ansøger om, hvorvidt denne påtænker at tage ophold i udladet i kortere eller længere tid. Ad 4. Helhedsvurderingen kræver ikke yderligere oplysninger fra ansøger. Et væsentligt indput til beslutningen er eksisterende retskilder. I den kommunale rammearkitektur er der en retskildeservice, men hvordan retskildeservice skal bidrage til sagsbehandlingen er endnu ikke beskrevet i Rammearkitekturen. På de efterfølgende fire modeller udfoldes beslutningsmodellen yderligere. Dog er beslutningsmodellen ikke modelleret helt i bund. 7

Ad 2a. Beslutningsmodellen om, hvorvidt funktionsnedsættelsen er udredt, udfoldes yderligere herunder. Den udredte funktionsnedsættelse kan enten være en eksisterende udredt borgertilstand, en diagnose, som er kendt i hjælpemiddelsammenhæng eller nyudredt funktionsnedsættelse, som er modelleret som FSIII. Funktionsnedsættelsen skal både være dokumenteret af sundhedsaktør og nikket til af borgeren. 8

Ad 2b. På hjælpemiddelområdet er det en betingelse at funktionsnedsættelsen er varig. Varighedskriteriet kan enten afgøres ved sundhedsfaglig dokumentation, der bl.a. andet skal bekræfte, at der ikke kan ske yderligere behandling, eller ved at borgertilstanden er anderkendt (determineret) i hjælpemiddelsammenhæng. Oplysninger til brug for denne afgørelse er modelleret nedenfor: 9

Ad. 3a. Beslutningen vedrørende hjælpemiddel ses her. Pointen er, om der overhovedet er tale om et hjælpemiddel i servicelovens forstand, og at borger, sundhedsaktør og kommunen er enige om, hvilket hjælpemiddel der ansøges om. 10

Ad 3b. Endelig udfoldes beslutningen om hjælpemidlet er omfattet af Servicelovens 112 her. Det særegne ved hjælpemiddelområdet er, at funktionsnedsættelsen (borgertilstanden) oftes er udredt i anden sammenhæng og med andet formål. Selvom borger eller sundhedsfagligt personale vurderer af borgertilstanden kan afhjælpes med et hjælpemiddel, så skal det vurderes, om borgertilstanden kan afhjælpes ud fra servicelovens regler, og om hjælpemidlet eller udgiften til hjælpemidlet kan bevilges af kommunen ud fra servicelovens regler. Derfor vil processen ofte starte med hjælpemidlet, selvom den logiske proces er at starte med borgertilstanden, og så bevilge den rette indsats. 11

Da en afgørelse om bevilling af hjælpemiddel ikke har nogen værdi for borgeren, uden at afgørelsen også effektuereres, og fordi borgeren selv kan vælge leverandør af hjælpemidlet, er reglerne for bestilling af hjælpemiddel også modelleret. 12

5. Processer Arbejdsgang As-Is 13

Svært at finde løsning. Ingen data input. Ustrukturerede data. Ingen validering Manuel sagsoprettelse. Ikke adgang til andres afgørelser Skal manuelt matche regninger med sager Effektiv digital selvbetjening As-Is med hotsspots 14

Kort om processen: Procestrin Ansøger om hjælpemiddel Arbejdsgange Det er generelt svært at finde selvbetjeningsløsningen såvel som andre selvbetjeningsløsninger. På Borger.dk skal man først vælge sin kommune, og siden logge ind med NemID. Udover persondata fra CPR, læses der ikke kendte data ind i løsningerne. Borgerens data leveres ustruktureret, og der er ingen validering. I dag kommer ansøgningen ind ad flere kanaler: Forbereder sag Oplyser sag - Nogle som henvisninger fra læger eller sundhedspersonale - Nogle som papirpost, andre vedhæftet mails eller afleveret personligt - Nogle ansøgninger kommer inkl. tilbud fra leverandør Sker manuelt. Når sagerne kommer ind som papir, skal der scannes. Der er to grundspørgsmål; hvad er borgeren funktionsnedsættelse (borgerens tilstand) og kan et hjælpemiddel afhjælpe funktionsnedsættelsen (indsats). Men i 80 % af tilfældene er alle oplysninger til stede. Det er en del af genbestillingerne, såvel som sager, hvor der lovgivningsmæssigt eller i kraft af præcedens er en entydig sammenhæng mellem diagnose/funktionsniveau (som er dokumenteret) og hjælpemiddel, og hvor borgeren har oplyst til, at han/hun ønsker hjælpemidlet. Reglerne er beskrevet i forrige afsnit. Træffer afgørelse Bestiller hjælpemiddel og leverer hjælpemiddel Sender med digital post eller papir post. Kan omfatte en partshøring, hvis de oplysninger, der ligger til grund for afgørelsen, ikke er kendt af borgeren. Borgeren bestiller selv hjælpemiddel hos leverandøren. Hvis det er en leverandør som kommunen ikke har en indkøbsaftale med, skal borgeren/leverandøren først fremsende et tilbud til kommunen. Se variant. Reglerne er beskrevet i forrige afsnit. Fakturerer bestilling og attesterer faktura Der kan komme flere fakturaer på en sag. De er normalt ikke opmærket med sagens id, og derfor skal sagsbehandlerne selv matche sammenhængen. 15

Variant for tilbuds og leverancedelen uden indkøbsaftale Når hjælpemidlet leveres af en leverandør, som kommunen ikke har en indkøbsaftale med, så er den sidste del af processen og arbejdsgangene lidt anderledes: Procestrin Indhenter tilbud og giver tilbud Beregner tilskudsbeløb Fastsætter pris og vurderer pris Arbejdsgange Tilbuddet kan være indhentet fra starten, eller det indhentes, når borgeren har modtaget en afgørelse på, at de kan få et hjælpemiddel. Tilskudsbeløbet vil fastsættes til det beløb, som hjælpemidlet koster hos kommunens egen leverandør. Hvis der ikke er en kommunal leverandøraftale, så fastlægger kommunen en bedst og billigst pris. Kommunen laver en ny bevilling, når de beregner tilskudsbeløb. Det er forskelligt i kommunerne, hvem de sender den til nogle til borgeren, nogle til leverandøren. Hvis leverandørens pris er højere end tilskudsbeløbet, kan leverandøren fastholde sin pris, og så er det op til borgeren, om han vil betale ekstra beløbet eller vælge kommunens leverandør, eller leverandøren kan reducere sin pris til bevillingsbeløbet. 16

6. To-Be langsigtet og kortsigtet Figur 1 Langsigtet 17

Figur 2 Kortsigtet 18

To-Be beskrivelsen er en logisk beskrivelse af de applikationer og applikationsservice 1, der understøtter de forskellige procestrin. De er vist som kasser med runde hjørner. En stiplet markering omkring indikerer systemer. Midt i tegningen ses fx Dokument (service) og Sag (Service) som logiske applikationsservices, hvor det typisk i dag vil være et ESDH-system, der fysiskt varetager funktionerne. Forskellen mellem de to To-Be situationer er, at den langsigtede baserer sig på Omsorgssystemer, der anvender applikationsservices, som de er defineret i rapport om Fælles Sprog, KL 2012. Disse applikationsservices vedr. Borger Tilstand og Indsats, skal sikre, at både serviceprocesser og dokumentation af oplysninger, foretages efter samme struktur. Den fremtidige selvbetjeningsløsning vil basere sig på de services, der fastlægges af den kommunale rammearkitektur og de vil også anvende en fælles indgang for opbygning af brugerens kontekst. Der henvises til en separat beskrivelse af denne fælles indgang. Den langsigtede To-Be viser en selvbetjening (applikation), der anvender en række applikationsservices, som også benyttes af fagsystemet Omsorg (applikation). Services bruges til at opbygge strukturerede data, som afgives sammen med en formel dokumentbåret ansøgning. Ansøgningen med data er tilgængelig for Omsorg (Applikation) via Sag- og Dokument services. Ansøgningen journaliseres automatisk ligesom sagens øvrige dokumenter. Den formelle afgørelsesproces foretages af en faglig og/eller administrativ sagsbehandler, og den vil kunne automatiseres såfremt sagen er oplyst. Dokumentation, data og status der udveksles mellem myndigheden, ansøger og leverandør er tilgængelig for selvbetjening (applikation) via Dokument (service), selvom der også anvendes Digital Post. Løsningen understøtter, at borgeren får en pårørende eller faglige aktører til at foretage ansøgningen på grundlag af fuldmagt. Bestillingen kan foretages af ansøgeren, af myndigheden eller automatisk. Med den kortsigtede løsning vil det ikke være muligt at foretage straksafgørelser. Men grundlaget for afgørelser vil være væsentligt forbedret ikke mindst for de ukomplicerede sager. De enkelte procestrin og deres anvendelse af services beskrives nærmere i det følgende. Når der er forskel på den langsigtede og den kortsigtede løsning, vil de være beskrevet hver for sig. Der er henvisning til processens symboler og reglerne fra tidligere afsnit. 1 En applikationsservice er en logisk enhed, der indkapsler processer, information og regler for en afgrænset del af forretningen og stiller den til rådighed for applikationer via en eller flere publicerede grænseflader. Applikationsservicen kan afvikle sine processer via et servicekald (SOA) fra applikationer. En implementering skal understøtte den logiske grænseflade herunder at give besked om ændringer i de informationer, den har ansvar for. En applikationsservice skal kunne implementeres som en distribueret service (proxy-service, central service, lokal service og udveksle information mellem disse). En applikation er en logisk enhed, der anvender en eller flere applikationsservices til at udføre procestrin og den koordinerer deres anvendelse fx via en brugerdialog eller en automatisk udførelse (EDA). Den har et koordinationsansvar, men ikke noget informationsansvar. Applikationer og applikationsservices er uafhængige af teknologi og kan udvikles og implementeres helt eller delvist som en del af et fysisk system eller som et selvstændigt fysisk system. 19

Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrinnet Borger kontekst Fremfinder indsatssag Langsigtet Fremfinder indsatssag Kortsigtet Kontekst er opbygges i en separat proces og følgende information er til rådighed i kontekst: Brugerinformation, Personinformation, Personrelationer, Sagsrelationer, Sagsstatus, ydelsesstatus osv. Hvis der findes en hjælpemiddelsag, vil det fremgå heraf. Hvis der findes en indsatssag (hjælpemiddelsag) kan den findes frem og en ansøgning kan baseres herpå. Via Indsatsen er sagens dokumenter til rådighed. En Indsatssag indeholder hjælpemiddel, leverandør og relation til den borgertilstand, som var grundlag for den tidligere afgørelse. Hvis der findes en ansøgning eller tidligere afgørelse vedr. hjælpemiddelsag, kan den findes frem og en ansøgning kan baseres herpå. Der er direkte opslag i dokument (Service). En ansøgning vil kunne henvise til en tidligere afgjort sag. Sag (Service) er ikke en forudsætning for at finde en tidligere ansøgning mv. Processen med at opbygge kontekst er beskrevet i et separat dokument. Indsats (Service) indeholder data om de indsatser, som borgeren modtager. Det omfatter indsatser efter flere love og omfatter også hjælpemidler. Servicen indeholder en række interne processer. Servicen er defineret og beskrevet i fælles sprog III. Dokument (Service) leverer sagens dokumenter. Dokument (service) indeholder aktuel og tidligere ansøgninger, afgørelser, bestiller osv. Sag (service) vil indeholde sammenhæng mellem dokumenter og sagens parter. 20

Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrinnet Fremfinder indsats (hjælpemiddel) Hvis det ikke fremgår af konteksten eller indsatssag (beskrevet ovenfor) fx hvis der er tale om en førstegangs ansøger vil det være muligt for ansøgeren at fremfinde indsatsen (hjælpemidlet) på basis af borgertilstand, livssituationer, stikord og opgaverelation. Indsatser der er omfattet af obligatorisk selvbetjening vil være opmærket så indsatskataloget også kan anvendes i andre sammenhænge. Selvom der bruges eksisterende sag, så skal der stadig vælges, da der kan være flere hjælpemidler. Og der kan være indsendt en henvisning på forhånd. Hovedideen er, at borgeren skal vælge et hjælpemiddel fra en liste. Hvis det ønskede hjælpemiddel ikke findes på listen, så skal det være mulighed for at beskrive det. Listen kan have henvisning til en produktside e.lign. på internettet eller vedhæfte et dokument. Klassifikation (Service) indeholder katalog over indsats og ydelser mv. som kommunen yder. Indsatskataloget er defineret og beskrevet i fælles sprog III. Det omfatter også et hjælpemiddelkatalog og positivlister. Katalogerne er relateret til andre klassifikationssystemer fx Kle, FORM, Kontoplan og de har relationer til de retskilder, hvorefter der ydes indsats og til eventuelle indsatsinstrukser. Katalogerne kan være forskellige fra kommune til kommune og kan afspejle kommunens serviceniveau. Klassifikation er omfattet af sag- og dokumentstandarderne. 21

Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrinnet Borgertilstand fra borger Langsigtet Borgertilstand rummer argumentation og dokumentation for en tilstand, der er begrundelse for en evt. indsats. I denne sammenhæng begrundelsen knyttet til funktionsnedsættelse og hjælpemidlets afhjælpning i denne forbindelse herunder dokumentation for varig funktionsnedsættelse. Disse informationer skal bruges til at oplyse sagen. De oplysninger om borgertilstanden der kræver attestation eller lægeerklæring vil være markeret. Det er mapping mellem Indsats (hjælpemiddel) og de tilsvarende dokumentationsbehov. Ansøgeren skal enten nikke til de tilgængelige oplysninger om borgertilstand: Ved eksisterende sag som tro- og loveerklæring og ved nye statusoplysninger som en partshøring. Hvis der ingen oplysninger er, eller ansøger vil tilføje noget til de eksisterende, så skal borger lave en samtykkeerklæring til indhentning af yderligere oplysninger, jf. nuværende blanketstandard HM 001. Borgertilstand (Service) kan indeholde oplysninger om borgerens tilstand på forskellige tidspunkter. Klassifikation (Service) indeholder FSIIIstandarderne og er grundlag for strukturering af oplysninger om Borgertilstand. Standarderne er mappet til Indsatskataloget. Servicen indeholder en række interne processer. Oplysninger bruges som grundlag for iværksættelse af udredninger og indsatser, der ydes over for borgeren. Servicen er defineret og beskrevet i fælles sprog III. 22

Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrinnet Borgertilstand fra borger Kortsigtet Borgertilstand rummer argumentation og dokumentation for en tilstand, der er begrundelse for en evt. indsats. I denne sammenhæng begrundelsen knyttet til funktionsnedsættelse og hjælpemidlets afhjælpning i denne forbindelse herunder dokumentation for varig funktionsnedsættelse. Disse informationer skal bruges til at oplyse sagen. Oplysninger om borgertilstanden der kræver attestation eller lægeerklæring vil være markeret. Det er mapning mellem Indsats (hjælpemiddel) og de tilsvarende dokumentationsbehov. Klassifikation (Service) indeholder FSIIIstandarderne og er grundlag for strukturering af oplysninger om Borgertilstand. Standarderne er mappet til Indsatskataloget. Det er kun nødvendig at have den del af Fælles Sprog III standarden tilgængelig, som er nødvendig for at dokumentere funktionsnedsættelsen. Men da Borger Tilstand (service) ikke er til rådighed, bruges oplysningerne fra klassifikation til at strukturere ansøgningen som bliver et dokument men tilknyttet data struktur. Dokument (Service) skal holde disse oplysninger indtil den formelle ansøgning kan afgives. 23

Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrinnet Vælger indsatsaktør (leverandør) Langsigtet Når brugeren har valgt indsats kan man ved opslag i organisation (service) vælge blandt de indsatsaktører, der kan levere den pågældende indsats - eller levere det pågældende hjælpemiddel. Har kommunen aftaler med udvalgte aktører vil det fremgå af denne søgning. Det er ikke nødvendigt for brugeren at vælge en indsatsaktør (leverandør) på dette tidspunkt. Hvis det af kommunen er defineret hvilken leverandør, der er indgået leverenceaftale med, så skal denne leverandør vises til ansøger. Det skal være muligt, at kommunen kan angive en vejledningstekst til leverandørerne, fx i forbindelse med leverandørskifte. Borger skal have mulighed for at vælge en anden leverandør. Det effektiviser processen, hvis CVR-nummer opgives, men henvisning til hjemmeside kan også være en mulighed. Det er ikke tvunget at identificere leverandør, selvom ansøger vælger en anden leverandør en kommunens. Organisation (Service) indeholder oplysninger om kommunens organisation og de aktører, der kan yde en indsats. Organisation vil også indeholde de private aktører, læger og sygehuse, der kan udføre udredninger mv. De organisatoriske enheder og funktioner vil være opmærket med de opgaver og indsatser, som de kan udføre eller har ansvar for herunder såkaldte BUM-aktører (Bestillerudfører modeller, hvor kommunen har indgået aftale med). Organisation er omfattet af sag- og dokument standarderne. Indsats (service) gemmer oplysninger om den valgte indsats og den valgte indsatsaktør. 24

Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrinnet Vælger indsatsaktør (leverandør) Kortsigtet Når brugeren har valgt indsats kan man ved opslag i organisation (service) vælge blandt de indsatsaktører, der kan levere den pågældende indsats - eller levere det pågældende hjælpemiddel. Har kommunen aftaler med udvalgte aktører vil det fremgå af denne søgning. Det er ikke nødvendigt for brugeren at vælge en indsatsaktør (leverandør) på dette tidspunkt. Organisation (Service) indeholder oplysninger om kommunens organisation og de aktører, der kan yde en indsats. Organisation vil også indeholde de private aktører, læger og sygehuse, der kan udføre udredninger mv. De organisatoriske enheder og funktioner vil være opmærket med de opgaver og indsatser, som de kan udføre eller har ansvar for herunder såkaldte BUM-aktører (Bestillerudfører modeller, hvor kommunen har indgået aftale med). Organisation er omfattet af sag- og dokument standarderne. Da Indsats (service) ikke kan gemme oplysninger om den valgte indsats og den valgte indsatsaktør skal det knyttes som data oplysning i Dokument (Service). 25

Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrinnet Ansøger om hjælpemiddel Langsigtet Ansøgningen kan opbevares i Dokument (service) indtil den er afgivet. Det vil sige, at brugeren kan afbryde ansøgningsprocessen og fortsætte på et senere tidspunkt. Dokumentation for Borger Tilstand også historisk findes i Borger Tilstand (service) og ansøgningen behøver kun at henvise hertil. Det samme gælder Indsats og leverandøroplysninger de vil være i Indsats (service). Dermed er grundlaget for straksafgørelse i Borger Tilstand hvis det er den samme tilstand som tidligere. En ansørger skal have ophold i Danmark for at få bevilget hjælpmiddel. Dette er bekræftet ved anvendelsen af NemID. Hvis ansøgeren ønsker at indsende ansøgning, så skal der stilles et ja/nejspørgsmål om, hvorvidt ansøger planlægger ophold i udlandet (ikke almindelig ferie). Et ja, vil betyde, at sagen ikke kan straksafgøres, da kommunen vil indhente yderligere oplysninger. Dokument (Service) kan rumme dokumenter, sikre at de bliver tilgængelige for de løsninger som har brug for det. Dokument (service) kan være distribueret og der kan altså være tale om flere forskellige instanser af dokument (service), som indbyrdes kan udveksle oplysninger om dokumenter og deres fysiske placering. Dokument er omfattet af sag- og dokument standarderne. 26

Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrinnet Ansøger om hjælpemiddel Kortsigtet Ansøgningen kan opbevares i Dokument (service) indtil den er afgivet. Det vil sige, at brugeren kan afbryde ansøgningsprocessen og fortsætte på et senere tidspunkt. Dokumentation for borgertilstanden skal fremgå af ansøgningen. Der vil være vanskeligt at gennemføre straksafgørelse på basis af disse oplysninger. Dokument (Service) kan rumme dokumenter, sikre at de bliver tilgængelige for de løsninger som har brug for det. Dokument (service) kan være distribueret og der kan altså være tale om flere forskellige instanser af dokument (service), som indbyrdes kan udveksle oplysninger om dokumenter og deres fysiske placering. Dokumenter er alle typer herunder strukturerede xml-filer. Dokument er omfattet af sag- og dokument standarderne. Ansøgning afgivet (besked) Ansøgning afgivet (besked) dannes, når den formelle ansøgning er underskrevet digitalt. Ansøgning afgivet (besked) igangsætter den automatiske journalisering af ansøgningen i Sag (Service). Ansøgning afgivet (besked) igangsætter den faglige sagsbehandling oplyser sag. Ansøgningsdokumenter herunder strukturerede data er tilgængelig for Omsorg (applikation), som kan opdatere oplysninger i hhv. Borger Tilstand (Service) og Indsats (Service). Dokument (Service) leverer besked til Beskedfordeler (Service). De services eller aktører, der har behov for det vil kunne abonnere på denne besked. 27

Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrinnet Journaliserer dokument Oplyser sag Langsigtet Oplyser sag Kortsigtet - Foretager helhedsvurdering - Vurderer varig funktionsnedsættelse Automatisk journalisering og evt. oprettelse af sag. Oplyser sag skal dels sikre, at ansøgningen er fyldestgørende og at dokumentationen er til stede. I tilfælde hvor dokumentation for borgerens tilstand (varig funktionsnedsættelse) skal udredes af fagaktører eller attesteres af læge foretages dette via lægesystemer. Evt. henvisning direkte fra læge vil også tilgå Omsorg (Applikation), som vil kunne registrere oplysninger i Borgerens tilstand. Oplyser sag skal dels sikre, at ansøgningen er fyldestgørende og at dokumentationen er til stede. I tilfælde hvor dokumentation for borgerens tilstand (varig funktionsnedsættelse) skal udredes af fagaktører eller attesteres af læge foretages dette via lægesystemer. Evt. henvisning direkte fra læge vil også tilgå Omsorg (Applikation), som vil kunne registrere oplysninger i Borgerens tilstand. Med FS III vurderes og dokumenteres Borgertilstanden. Sag (Service) Omsorg (applikation) som understøttes af de samme services, som selvbetjening (applikation) benytter sig af. De behøver dog ikke at være de samme instanser blot de indeholde de nødvendige objekter. Klassifikation (Service) vil måske kunne rumme mapping mellem medcom standarder og FSIII standarder. Dette er ikke nærmere analyseret. Omsorg (applikation) er i den kortsigtede løsning ikke understøttet af applikationsservice. Klassifikation (Service) vil måske kunne rumme mapping mellem medcom standarder og FSIII standarder. Dette er ikke nærmere analyseret. 28

Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrinnet - Finder hjælpemiddel - Vurderer afhjælpning Sagen oplyst (besked) Træffer afgørelse Afgørelse truffet (besked) Effektuerer afgørelse Bestiller hjælpemiddel Det retningsgivende formål er grundlaget for valg af indsats (hjælpemiddel). Med FSIII dokumentes det retningsgivende formål som forventet fremtidig tilstand. Når Borgertilstand er udredt, udstedes en besked herom. Når Indsats er visiteret udsteder servicen besked herom. Når disse to beskeder er klar anses sagen for oplyst. Den formelle afgørelse herunder evt. partshøring omfatter både afslag og bevilling. Det bør være standardformularer. Afgørelsen gøres tilgængelig for selvbetjening (applikation) og DigitalPost (system). Hvis det er kommunen der effektuerer afgørelsen vil det bestå i at gennemføre bestillingen hos leverandøren ved at levere bestilling til dokument (service). Hvis det er ansøgeren der foretager bestillingen skal det foregå via selvbetjening (applikation), fordi bestilling dermed stilles til rådighed for leverandøren. Hvis Brugeren ikke har valgt leverandør skal han gøre det i dette trin. Sag (service) udsteder Sagen oplyst (besked). Dokument (service) modtager afgørelse som automatisk journaliseres i Sag (service). Dokument (service) kan levere standardformularer og brevfletning. Sag (service) udsteder Afgørelse truffet (besked). Dokument (service) modtager dokumentet bestilling. Sag (Service) foretager automatisk journalisering. Dokument (service). Organisation (Service). 29

Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrinnet Bestilling afgivet (besked) Leverer hjælpemiddel Fakturerer bestilling Faktura modtaget (besked) Attesterer faktura Faktura attesteret (besked) Bestilling afgivet (besked) udstedes af Indsats (Service) når data fra bestilling er tilgået via Dokument (service). Beskeden sikrer at dokument (service) kan stille bestillingen ti rådighed for leverandøren. Beskeden sikrer også at Bestilling tilgår leverandøren via Digital Post. Selve leverancen kan være omfattet af mange trin herunder ressourcestyring (hjælpemiddel lagerstyring) men det beskrives i nærmere. Det afgørende for fakturering er, at den foretages via et standardsystem og at fakturaen er opmærket med oplysninger om den pågældende indsats (hjælpemiddel) og Indsatssag. Denne besked er fra Økonomi (system) som igangsætter procestrinnet attesterer faktura. Processen kontrollerer at faktura er i overensstemmelse med det bestilte. Denne besked kan give anledning til at ansøgningssagen afsluttes. Indsats (Service) Digital Post(service) Ressource (service) ikke beskrevet nærmere. Økonomi (service) Økonomi (System) Økonomi (System) 30

Med udgangspunkt i de modellerede regler og To-Be for ansøgning af hjælpemidler er der nedenfor modelleret den digitale selvbetjeningsløsning. Beslutningsmodellen for den digitale selvbetjeningsløsning ser i sin helhed således ud, og genbruger regelfamilier fra beslutningsmodellerne beskrevet i afsnit om Regler. 31

En vigtig forudsætning for en effektiv digital selvbetjeningsløsning er Klassifikation (Service). For at realisere målet om straksafgørelse, skal der ske en mapping mellem Borgertilstande og hjælpemidler, hvilket i regelmodellering er kaldt Hjælpemiddel Tilstand/Indsatsdetermination. Hjælpemiddel Tilstand/ Indsatsdetermination er eksemplificeret ved regler fra hjælpemiddelbekendtgørelsen (bek. nr. 743 af 1. juli 2011). I eksemplet er vist mapping til Organisation, leverandør og egenbetaling. BorgerTilstand Diabetiker, insulinkrævende Diabetiker, tabletbehandlet Svær foddeformitet Stomiopereret - Colostomi Indsats (Hjælpemiddel) Organisation (Service) IndsatsAktør (Leverandør) Egenbetaling Regel (bek. nr. 743 af 1. juli 2011) Blodsukkermåleapparatur Kommunal leverandør 50% 9, stk. 1 Teststrimler < 150 stk. pr. år 9, stk. 3 Ortopædisk fodtøj Autorisation Taksttabel 11, stk. 1 og 2 Ortopædskomager Stomihjælpemidler Kommunal leverandør 0% 13 32

7. Migrering På kort sigt vil det ikke være muligt at basere selvbetjeningsløsningen på To-Be situationen, fordi det ikke kan påregnes at leverandørerne af Omsorg (applikation) vil kunne nå at anvende de skitserede services og de vil også have en udviklingstid, der strækker sig ud over 2013. Forudsætning for at anvende en logisk applikationsservice, er at den er defineret og implementeret. Det bør være realistisk at stille nedenstående services til rådighed for selvbetjeningsløsningerne i løbet af 2013. Applikationsservice Status Handling Klassifikation (service) og Organisation (Service) som tilgængelig service for selvbetjeningsløsning. Klassifikation (service) De to services er specificeret som en del af sag- og dokumentstandarderne og findes implementeret. KL har en implementering af Organisation og klassifikation som vil kunne bruges af en redaktionsgruppe for FSIII klasser og Indsatskataloger mv. Når der kommer andre leverandører på markedet vil de også kunne anvendes. Selvbetjeningsleverandørerne kan udvikle en service selv, eller købe brugsret fra en anden leverandør. Organisation som selvstændig service findes som Open Source. KOMBIT anskaffer Klassifikation og Organisations service som også vil kunne bruges. De forventes klar i 2014. Der skal indhentes tilladelse hos leverandøren til at den kan distribuere flere kommunernes oplysninger. Der skal nedsættes en redaktionsgruppe, der sikrer at de mest nødvendige klassifikationer vedr. kropsbårne hjælpemidler bliver lagt ind. 33

Applikationsservice Status Handling Organisation (service) Dokument (service) Hvis man ønsker at vise hvilke leverandører der kan levere de forskellige hjælpemidler skal disse oplysninger ajourføres og stilles til rådighed for selvbetjeningsløsningen. Eksterne leverandører skal altså kendes i organisations (Service) og mærkes op efter hvilke indsatser de kan levere. Findes som Open Source, men i en ældre udgave. Flere leverandører har en implementering af dokument (Service). Selvbetjeningsleverandørerne har en interesse i at udstille oplysninger med dokument standarderne. Dokument (service) kan rumme metadata om både almindelige dokumenter og om xmldokumenter. De fysiske dokumenter vil aldrig være gemt i dokumentservicen men være gemt et filsystem eller et cms-system. Dokument (service) indeholder en reference til det fysiske dokument. Selvbetjeningsleverandøren vil kunne tilbyde de tilsluttede kommuner at lægge de vigtigste leverandører ind via deres instans af Organisation (service). På længere sigt vil det være kommunen egen udgave af Organisation (service) der anvendes. Det skal sikres, at der findes en dokument(service) der kan anvendes og at den kan integrere til ESDH-leverandørernes løsning. KOMBIT stiller en Dokument (Service) til rådighed i løbet af 2014. 34

Applikationsservice Status Handling Beskedfordeler (service) Beskedfordeling er ikke absolut nødvendig. Dokumenter til borger og hjælpemiddelleverandør vil få dokumenter via Digital Post og de vil kunne tilknytte en advisering pr mail. Dette er den enkle form for besked. Findes som Open Source der understøtter beskedfordeling. Selvbetjeningsleverandøren må afgøre hvilket integrationsmønster der understøttes mellem Dokument (service) og ESDH. Systemer der ikke lever op til den logiske arkitektur f.eks. Omsorg og Økonomi (system). Disse vil kunne integrere med de øvrige systemer med anvendelse af en dokument (service). 35