Der er indgået nye kontrakter på møbler. Kontrakterne er obligatoriske for alle i. Denne vejledning er tænkt som en hjælp til at få et overblik over møbelkontrakterne i. Her er de oplysninger du skal bruge for at du kan foretage dit indkøb. Det er også her du kan se proceduren for indkøb af møbler og hvad du skal være ekstra opmærksom på, når du skal bestille møbler. Alle møbler er vurderet ud fra kvalitet og pris. I forbindelse med udbuddet, blev der foretaget en afprøvning af udvalgte møbler, som blev bedømt på stabilitet, brugervenlighed og funktionalitet. På samtlige udbud har fagpersoner fra magistratsafdelinger deltaget i arbejdsgrupper, for at sikre, at de rigtige beslutninger blev truffet omkring sortiment, kvalitet, ergonomi mv. Dette er med til at sikre, at det er de rigtige produkter, der er på vores møbelkontrakter. Vejledningen er en generel vejledning. Detaljerne på den enkelte kontrakt kan du finde i Opus Kontraktsøgning. God fornøjelse! Venlig hilsen Indkøb & Udbud Udarbejdet af Indkøb & Udbud
Indholdsfortegnelse Kontaktoplysninger... 3 Service... 4 Eksempel på konsekvens ved køb udenfor A sortiment... 4 Priser... 5 Mindre indkøb direkte tildeling... 6 Større indkøb - skal i miniudbud... 6 Bestilling... 7 Afvigelser fra bestilling... 7 Levering... 8 Garanti... 8 Miljøinformation... 8 Side 2 af 8
Kontaktoplysninger Kontaktpersoner hos leverandørerne fremgår af den enkelte kontrakt Daginstitutionsmøbler * Uniqa 4400000170 Lekolar Leika 4400001405 Hvile- og caremøbler Scan Office 4400001490 Hass & Berg 4400001492 EFG 4400001493 Kantine og konference Scan Office 4400001491 Holmris + Flexform 4400001494 EFG 4400001495 Kontormøbler til arbejdspladser Scan Office 4400001558 Kinnarps 4400001559 Redoffice Onecompany 4400001560 Pc skabe, tabletskabe og Certego A/S 4400001422 sikringsskabe Skolemøbler SIS 4400001502 Scan Office 4400001500 Holmris + Flexform 4400001501 *Nye kontrakter på vej Kontaktpersoner i Prøvekontor Fagperson MTM Fagperson MBU Aftaleansvarlig Indkøb & Udbud Aase Rimmen Poulsen aapo@aarhus.dk Tlf. 2920 2896 Aase Rimmen Poulsen aapo@aarhus.dk Tlf. 2920 2896 Lene Vestervang Olsen lvol@aarhus.dk Tlf. 3071 5668 Mette Egerup Rich mrich@aarhus.dk Tlf. 2332 8735 Hotline Tlf. 8940 6000 Man Tors 8.00 15.00 Fre 8.00 14.00 Side 3 af 8
Service Indretningsforslag Prøvetid Prøvekontor på kontormøbler til arbejdspladser På samtlige kontrakter, er der tilknyttet en mulighed for at få lavet indretningsforslag i forbindelse med miniudbud. Denne ydelse er uden omkostninger for idet denne service er indeholdt i vores priser. Der kan spares mange penge ved at anvende denne service fremfor eksterne indretningsarkitekter. Der er 14 dages prøvetid på kontorstole og lamper på kontrakten på kontormøbler til arbejdspladser. På rådhuset er der indrettet et prøvekontor, hvor udvalgte skriveborde kan afprøves sammen med kontorstole og ITtilbehør. Afprøvningen er med til at sikre ergonomien på arbejdspladsen. Kontakt Aase Rimmen Poulsen for at aftale tid. Eksempel på konsekvens ved køb udenfor A sortiment Når du skal foretage dine møbelindkøb skal du være forberedt. Se dette eksempel på, hvad der kan ske, når Leverandøren ikke oplyser Bestiller om, at den vare der forespørges ikke lige er i A sortimentet i den forespurgte størrelse. Der orienteres ikke om de alternative muligheder og i stedet sælges et produkt udenfor det aftalte sortiment: Der ønskes indkøbt konferenceborde i størrelsen 90x160 cm. Der er konferenceborde på A sortimentet i størrelsen 80x160 cm og 100x160 cm. Prisen for bordet i 80x160 cm er 2439,-/stk. Bordet i størrelse 100x160 cm er 2772,-/stk.. Leverandøren nævner ikke alternativerne ved henvendelsen, og sælger i stedet et konferencebord i den ønskede størrelse. Den størrelse bestilles der så 8 af. Prisen pr. bord kr. 5714,-/stk Det konferencebord der bliver solgt koster altså mere end det dobbelte af den pris, der er på vores aftale. Samlet pris for ordren kr. 45.712,- Prisen for det største af de 2 konferenceborde på A sortimentet kr. 22.176,- Merpris: Kr. 23.536,- svarende til 106,1% Råd ved bestilling På A sortimentet er der angivet et positionsnummer (et nummer pr. varelinje). Få oplyst positionsnummeret af Leverandøren. Check prisen/priserne op imod sortimentslisten i kontrakten. Derved sikrer du, at det er de korrekte varer der bliver solgt, til den aftalte pris. Side 4 af 8
Priser Afregning A sortiment B sortiment Der afregnes til priserne på bestillingstidspunktet. Opdaterede sortimentslister og kataloger i PDF kan findes på kontrakten i Opus. Sortimentslisten på A sortimentet (det aftalte og konkurrenceudsatte sortiment) er tilgængelig på kontrakten. Det er dette sortiment der indeholder produkterne med de skarpe priser. Produkter udover A sortimentet kan indkøbes efter nærmere ordre. Behovet skal vedrøre produkter indenfor samme varekategori. Ved påtænkt køb af det øvrige sortiment, skal forespørgsel udsendes til de 3 leverandører på kontrakten. Leverandøren med den bedste pris på den samlede forespørgsel får ordren. Ved anvendelse af denne metode konkurrenceudsættes området ved hvert køb udenfor det udbudte vareområde. Dette sikrer den bedste pris! Der kan evt. tages billeder af det ønskede produkt og forespørgslen kan herefter sendes til de 3 leverandører med oplysninger om antal styk, leveringstidspunkt mv. Øvrige varer Dette vedrører ikke varer, der ønskes i stedet for de varer, der fremgår af sortimentslisten. Varerne på A sortimentslisten skal vælges såfremt de dækker det pågældende behov. Leverandørerne må ikke sælge varer udover de udbudte produktkategorier på sortimentslisten. Dvs. eks. andre typer af borde indenfor denne varekategori. Der må f.eks ikke købes skriveborde hos leverandøren, der har kontrakten på kantine- og konferencemøbler. Det er her, at leverandørerne henter deres store fortjeneste, og det er for dyrt for. Leverandørerne er orienteret om dette. Der foretages løbende opfølgning fra Indkøb & Udbud. Dette for at sikre, at vi får de produkter og priser, der er indgået kontrakt på for. Er du i tvivl så kontakt Indkøb & Udbud. Prisregulering Alle priser reguleres 1 gang årligt. De sortimentslister, der er tilgængelige på kontrakten vil altid være opdateret med de aktuelle priser Side 5 af 8
Mindre indkøb direkte tildeling Daginstitutionsmøbler Under 150.000 Hvile- og caremøbler Under 200.000 Kantine- og konferencemøbler Under 200.000 Kontormøbler til arbejdspladser Under 200.000 Skolemøbler Under 150.000 Ordrer under de fastsatte beløbsgrænser skal afgives ved at sende forespørgsel til de leverandører, der er på det konkrete vareområde. Leverandøren vælges på baggrund af den laveste pris. Ved suppleringskøb kan ordren tildeles direkte ud fra det konkrete behov, form, farve og funktion. Eksempelvis, hvis der tidligere er købt et bord med tilhørende stole, hvor der skal suppleres med flere stole. Større indkøb - skal i miniudbud Daginstitutionsmøbler Over 150.000 Hvile- og caremøbler Over 200.000 Kantine- og konferencemøbler Over 200.000 Kontormøbler til arbejdspladser Over 200.000 Skolemøbler Over 150.000 Større indkøb gennemføres som et miniudbud mellem alle leverandørerne på det konkrete vareområde. Leverandørerne udarbejder et tilbud med eller uden indretningsforslag. Du skal begrunde dit valg enten med laveste pris eller Indretningsforslaget og prisen. Du kan se vejledningen på skabelonen til miniudbud der ligger på den enkelte kontrakt. Side 6 af 8
Bestilling Bestillingsmetode Telefonisk kontakt Reservedele Ordrebekræftelse Information om levering Levering/ følgeseddel Udpakning og montering Afvigelser fra bestilling Restordrer Reklamationer Returvarer Alle møbler bestilles via mail eller pr. telefon hos den pågældende møbelleverandør. Der forefindes IKKE e-kataloger på møbelområdet. Bestilling telefonisk kan ske i tidsrummet:. Mandag til torsdag kl. 8:00-15:30 Fredag kl. 8:00-14:30 Gængse reservedele leveres indenfor 10 arbejdsdage. I forbindelse med s afgivelse af bestilling og senest 1 uge (7 dage) efter Leverandørens modtagelse af bestilling, skal Leverandøren fremsende en ordrebekræftelse til den bestillende enhed. Ordrebekræftelsen indeholder forventet leveringsdato samt de oplysninger som fremgår af den efterfølgende faktura Bestiller skal have besked om forventet leveringstidspunkt senest dagen inden, at leverancen finder sted. Ved levering skal Leverandøren vedlægge en specificeret følgeseddel med angivelse af varenummer, vareantal, samt eventuelt rekvisitionsnummer /ordrenummer og navn på Bestiller. Bestiller/varemodtager skal kvittere for modtagelse af leverancen. Leverandørerne forestår al udpakning og samler de leverede møbler, således at de er klar til brug. Evt. emballage tages med retur. (Dette punkt gælder ikke kontrakten på institutionsmøbler). Evt. reklamationer skal ske snarest muligt efter modtagelse af varen. Ved fejlbestilling har ret til at returnere produkterne til Leverandøren i op til 30 dage efter modtagelsen af leverancen. Returnering skal ske for Aarhus Kommunes regning i henhold til bilag fra fragtfirma uden tillæg. Side 7 af 8
Levering Leveringstid Levering til anvist sted Forsinkelse Gebyrer Mangler Leveringstiden er op til 6 uger. Leveringstiden fremgår af den enkelte kontrakt. Levering skal ske til det anviste sted. Levering har fundet sted når den aftale leverance stilles til disposition på det sted, der er anvist af Bestiller. Levering er således først gennemført, når møblerne er pakket ud, samlet, opstillet, der er givet fornøden instruktion, og evt. emballage er taget med retur, herunder eventuelle paller. (Dette punkt gælder ikke kontrakten på institutionsmøbler). Bestiller skal have besked om forventet leveringstidspunkt senest dagen inden, at leverancen finder sted. Hvis leverandøren ikke leverer til aftalt tid, er Bestiller berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist uanset forsinkelsens varighed. Der må ikke pålægges nogen form for gebyrer på ordren. Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpning af eventuelle mangler. Eventuelle mangler skal påberåbes straks efter modtagelse af varen. Hvis Bestiller og Leverandøren enes om lokal reparation (dvs. reparation på det sted, hvor møblet/møblerne er opstillet) i forbindelse med Leverandørens afhjælpningsforpligtelse, bærer Leverandøren alle omkostninger forbundet hermed. Garanti Der er 24 måneders ubetinget/fuld garanti i forhold til konstruktions - og materialefejl samt konstaterbare mangler. På tekstiler er der 10 års garanti. Garantien omfatter også delkomponenter og delmateriale, som for eksempel; hjul, møbelpolster, gaspatroner, lakker mm. Se mere herom på den enkelte kontrakt. Miljøinformation Krav til miljø FSC Leverandøren garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende Kontrakt opfylder den/de til enhver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EUdirektiver m.m. Alt træ lever op til kravene for FSC mærket. Dette betyder, at alt træ er lovligt bæredygtigt træ. Side 8 af 8