Referat Kommunalbestyrelsen tirsdag den 24. juni Kl. 18:00 i Rådssalen, Allerslev

Transkript

1 Referat Kommunalbestyrelsen tirsdag den 24. juni 2014 Kl. 18:00 i Rådssalen, Allerslev

2 Indholdsfortegnelse 1. KB - Spørgetid KB - Godkendelse af dagsorden KB - Orientering ØU - Udbud af kommunalt ejet jord ØU - Kortlægning af lukkede kørselsordninger og håndtering af kommende udbud på området ØU - Borgerrådgiverens årsberetning ØU - Kvalitet i borgerbetjening SSÆ - Frigivelse af anlægsmidler til Aktivitetscenteret Østergade JA - Resultatrevision 2013 med høringssvar KF - Valg af suppleanter til Kulturregionen KF - Reparation af bro ved Herslev strand og Kyndeløse strand efter stormen KF - Museumsplan - Prioritering vedr. nye basisudstillinger KF - Frigivelse af midler til renovering af Idrætshaller KF - Frigivelse af midler til etablering af åbent bibliotek KF - Frigivelse af anlægsmidler - Etablering af petanquebaner i Hvalsø KF - Ansøgning vedr. intensivering af formidling - Roskilde Museum KF - Ansøgning om midler til samarbejdsprojekt fra Musikskolen KF - Ansøgning fra Roskilde Museum. Projekt Muserum BU - Kompetence til at godkende valgfag i folkeskolen BU - Revision af vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen - efter høring BU - Frigivelse af anlægsbevilling til 2. fase af Tandplejens bygning ET - Landdistriktsudvikling og Lokal Aktionsgruppe (LAG) ET - Proces for Branding- og udviklingsstrategi Lukket - ØU - Henvendelse fra boligselskaber vedrørende almene boliger i Lejre Kommune Lukket - ØU - Udbud af storparcel i Kirke Hyllinge med henblik på opførelse af almene familieboliger Person - ØU - Ansættelse af ny direktør...66

3 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 1 1. KB - Spørgetid Sagsnr.: 14/2 Resumé: Kommunalbestyrelsens åbne møder indledes med spørgetid, hvor fremmødte borgere kan stille spørgsmål til Kommunalbestyrelsen. Der er kun spørgetid ved Kommunalbestyrelsens ordinære møder. Der er ikke spørgetid i forbindelse med Kommunalbestyrelsens 2. behandling af budgettet. Indstilling: Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Intet under dette punkt. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V) Sagsfremstilling: Spørgsmålet kan stilles skriftligt eller mundtligt. Enhver borger i Lejre Kommune bortset fra Kommunalbestyrelsens medlemmer kan stille spørgsmål til Kommunalbestyrelsen. Borgmesteren svarer på vegne af Kommunalbestyrelsen. Borgmesteren kan give ordet til ét af Kommunalbestyrelsens øvrige medlemmer. Borgmesteren kan som mødeleder fastsætte begrænsninger i den spørgendes og den svarendes taletid. Skriftlige spørgsmål skal være administrationen i hænde senest 3 hverdage før Kommunalbestyrelsens møde. Skriftlige spørgsmål besvares kun, hvis spørgeren er til stede blandt tilhørerne. Der kan stilles spørgsmål om alle kommunale forhold. Spørgsmålet skal dog have en generel interesse for lokalbefolkningen, og besvarelserne skal respektere tavshedspligt. Hvis et spørgsmål ikke umiddelbart kan besvares, sender borgmesteren et skriftligt svar senest 10 hverdage efter Kommunalbestyrelsens møde. Selvom spørgetiden ikke er en del af Kommunalbestyrelsens møde, noteres spørgsmål og svar i Kommunalbestyrelsens protokol. Skriftlige besvarelser tilstilles kommunalbestyrelsens medlemmer. Besvarelse af spørgsmål stillet på kommunalbestyrelsesmøde: Kopi af brev til Jacob Bjørn Hansen og Karen Højte er vedlagt dagsordenen. Administrationens vurdering: Handicappolitik:

4 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 2 Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Bilag: 1. Svar til Jacob Bjørn Hansen.docx 2. Svar til Karen Højte

5 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 3 2. KB - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Pkt. 4 og 25-lukket udgår. Godkendt Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:

6 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 4 3. KB - Orientering Sagsnr.: 14/3 Resumé: Siden sidste Kommunalbestyrelsesmøde er følgende publiceret på PolitikerPortalen under: Kommunalbestyrelsen Post/Orientering: Referat Møde i KKR den 11. juni 2014 (vedlagt) Flygtningefordeling 2015 (vedlagt) Borgmesterbrev fra KL om forberedelse af folkeskolereformen (vedlagt) KL s understøttelse af kommunernes forberedelse af folkeskolereformen (vedlagt) Indstilling: Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Det tilføjes at der i dag har været konstitueringsmøde i Lejre Kommunes Fælleselevråd, så dermed har Lejre Kommune et Fælleselevråd. Orientering taget til efterretning. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten helles Rasmussen (V) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Bilag: 1. Referat fra møde i KKR Sjælland den 11. juni Flygtningefordeling Borgmesterbrev om forberedelse af folkeskolereformen - fokus på kommunikation til elever og forældre - Forberedelse af folkeskolereformen - fokus på kommunikation.pdf 4. KL's understøttelse af kommunernes forberedelse af folkeskolereformen -...pdf

7 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 5 4. ØU - Udbud af kommunalt ejet jord Sagsnr.: 14/7861 Resumé: I forbindelse med udviklingen af Søtorvet i Hvalsø, har Lejre Kommune modtaget en henvendelse vedrørende ønske om køb af et kommunalt ejet areal. Køber påtænker at etablere p-pladser på arealet, som jf. lokalplanen - er i overensstemmelse med formålet. I nærværende sag, fremlægger administrationen forslag til plan for udbud og salg af kommunale arealer indenfor Lokalplan LK 30 Søtorvet i Hvalsø. Indstilling: Koncerndirektion indstiller: 1. at administrationen bemyndiges til at udbyde kommunalt ejet jord til salg i forbindelse med udvikling af Søtorvet i Hvalsø, 2. at administrationen bemyndiges til at få vurderet relevante arealer, 3. at administrationen bemyndiges til at udarbejde udbudsmateriale, salgsvilkår og købsaftale, 4. at administrationen bemyndiges til at annoncere og udbyde kommunalt ejede arealer i forbindelse med udviklingen af Søtorvet - til salg via Lejre Kommunes hjemmeside, 5. at udgifter forbundet med udbud og salg afholdes af provenuet ved salg af arealet. Beslutning Økonomiudvalget den : Sagen genoptages på ekstraordinært ØU møde den 24. juni 2014, kl Beslutning Økonomiudvalget den : Indstillingens punkt 2 og 3 tiltrædes. Vurdering af arealer samt udkast til udbudsmateriale, salgsvilkår og købsaftale forelægges ØU og KB til godkendelse inden udbud. Der afholdes om nødvendigt ekstraordinært ØU møde m.h.p. fremdrift i sagen. Afbud: Line Jacobsen (V) Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Udgået af dagsorden. Forud for sagens behandling havde Kommunalbestyrelsen modtaget information om, at der i afsnittet om byggeområder skulle tilføjes tallene 3 og 6, således at den korrekte formulering blev: byggeområderne 1, 2, 3, 4, 5 og 6. Herudover er ordet blandt andet indsat i tekstens afsnit 2. Dette skal fjernes. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V) Sagsfremstilling: Lejre Kommune har modtaget en henvendelse vedrørende ønske om køb af et areal i Hvalsø. Området ønskes erhvervet, til etablering af p-pladser, i forbindelse med udviklingen af Søtorvet. Der peges specifikt på delområde C, som jf. Lokalplan LK 30 for Søtorvet i Hvalsø blandt andet er udlagt til parkeringsformål.

8 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 6 Jf. lokalplanen skal parkeringspladserne i delområde C være etableret, før der kan gives ibrugtagningstilladelse til områdets bebyggelse i byggeområderne 1, 2, 4 og 5. Se bilag 1 Kortbilag nr. 2 byggeområder. Administrationens vurdering: Jf. Bekendtgørelse om offentligt udbud ved salg af kommunens faste ejendomme, må salg af kommunens faste ejendomme ikke ske uden forudgående udbud. Formålet med dette er at sikre at alle - på lige fod - kan komme i betragtning, som købere af en kommunal ejendom. Administrationen oplyser, at Lokalplan LK 30 for Søtorvet i Hvalsø er påklaget til Naturog Miljøklagenævnet. Det kan ikke oplyses, hvornår påklagen forventes behandlet og der foreligger en afgørelse. Administrationen foreslår derfor, at udbudsprocessen herunder udarbejdelse af udbudsmateriale, salgsvilkår og købsaftale afventer Natur- og Miljøklagenævnets afgørelse Salg af offentlig ejendom skal ske til markedsprisen og forud skal der være foretaget en egentlig vurdering af det enkelte areals værdi i handel og vandel. Administrationen foreslår derfor, at der rettes henvendelse til en ejendomsmægler/projektudvikler for en vurdering af markedsprisen af de relevante arealer. Administrationen foreslår, at det af udbudsmaterialet tydeligt fremgår, at arealerne udbydes til salg - jf. Lokalplan LK 30 for Søtorvet i Hvalsø det vil sige, at arealerne udbydes til salg med henblik på blandt andet etablering af p-pladser, friarealer mv. i forbindelse med udviklingen af Hvalsø Bymidte. Administrationen forslår, at relevante kommunale arealer annonceres og udbydes til salg via Lejre Kommunes hjemmeside. De indkomne tilbud forelægges til politisk behandling. Ved et salg af de kommunalt ejede arealer overgår driften og vedligeholdelsen af arealerne til den nye ejer. Handicappolitik: Sagen indeholder ingen særlige handicappolitiske elementer. Økonomi og finansiering: Udgifter forbundet med afhændelse af kommunalt ejede arealer i forbindelse med udviklingen af Søtorvet, afholdes via provenuet fra salget. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Kortbilag nr. 2 byggeområder 2. Notat_udbud af kommunalt ejet jord ( ).pdf

9 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 7 5. ØU - Kortlægning af lukkede kørselsordninger og håndtering af kommende udbud på området Sagsnr.: 13/20971 Resumé: I denne sag forelægges status på kortlægning af lukkede kørselsordninger i Lejre Kommune. Herudover forelægges muligheder for udbud i eget regi og indhold i mulig partnerskabsaftale med Movia om udbud af kørslen på én eller flere af de lukkede rutekørsler med henblik på stillingtagen til model for håndtering af kommende udbud. Økonomiudvalget besluttede i foråret 2013, at der skulle iværksættes proces med fokus på effektivisering og bedre kontraktstyring i relation til lukkede kørselsordninger. Herunder dialog med Trafikselskabet Movia om et eventuelt partnerskab om udbud af den lukkede rutekørsel. I maj 2014 blev Økonomiudvalget præsenteret for sag om tilslutning til partnerskab med Movia om udbud af kørslen på én eller flere af de lukkede rutekørsler. Økonomiudvalget besluttede dengang, at udsætte sagen til behandling på næstkommende møde i udvalget med henblik på at udvalget kunne forelægges et samlet overblik over kørselsområdet og status for effektiviseringsmålet. Hermed forelægges beslutningssag vedrørende kortlægning af de lukkede kørselsordninger samt stillingtagen til model for håndtering af kommende udbud. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at Lejre Kommune tilslutter sig partnerskabsaftale med Trafikselskabet Movia om udbud af kørslen på én eller flere af de lukkede rutekørsler. 2. at administrationen udarbejder et oplæg til politisk behandling som beskriver hvilken kørsel, som kan overdrages til Flextrafik Rute i efteråret Beslutning Økonomiudvalget den : Anbefales. Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Indstillingerne tiltrådt. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V) Sagsfremstilling: På foranledning af beslutning i Økonomiudvalget har administrationen med hjælp fra COWI igangsat et tværgående arbejde for at få et samlet billede af de lukkede kørselsordninger og afdække mulige optimeringer og driftsbesparelser. Det samlede resultat er gengivet i vedlagte COWI-rapport. De lukkede kørselsordninger har en samlet værdi af ca. 13 mio. kr. årligt. Herudover anvendes Flextur og åben buskørsel i opgaveløsningen. Eksempelvis til dele af skolekørslen. I tabel nedenfor ses kørselsordningerne med angivelse af nettoudgift i 2013 og om der er tale om rutekørsel eller variabel kørsel.

10 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 8 For et kommende udbud på området er det især den interne rutekørsel, der er relevant, idet kørslen foregår i faste ruter på fastlagte tidspunkter. Den eksterne rutekørsel er kørsel til tilbud i andre kommuner, som selv udbyder og koordinerer kørslen. Område Nettoudgift kr. Kørselstype Træning og dagcentre Intern rutekørsel + variabel kørsel Læge/speciallæge 407 Variabel kørsel Afprøvning af hjælpemiddel 19 Variabel kørsel Handicap-fritidskørsel Variabel kørsel Aktivitet, voksne særligt behov (botilbud, hjemmeboende, m.v.) Ekstern rutekørsel Ikke-forsikrede ledige 118 Variabel kørsel Specialskoler i Lejre Kommune Intern rutekørsel Specialskoler udenfor Lejre Kommune Ekstern rutekørsel Sygekørsel af børn 36 Variabel kørsel Børn til tandlæge 7 Variabel kørsel Særligt tilrettelagt ungdomsuddannelse Skolerute Allerslev skole +svømning 110 Ekstern rutekørsel 721 Intern rutekørsel Skolekørsel til offentlige ruter 688 Rutekørsel Flextur 200 Variabel kørsel I alt Ca Ved benchmarking med andre kommuner ses at omkostningsniveauet pr. indbygger til lukket kørsel i Lejre Kommune ligger på niveau med gennemsnittet i andre kommuner, hvilket er pænt, taget i betragtning, at Lejre Kommune er en landkommune med større geografisk spredning end bykommuner. Lejre Kommune ligger dog over niveau på kørsel til dagcenter/træning og specialskole. Sammenlignet med udgifterne på området i 2012 er der i Lejre Kommune sket et fald i udgifterne i Ud fra tidligere opgørelser kan ses, at det primært er på kørslen til specialskoler i Kommunen og på lægekørslen, at udgifterne er gået ned. Kørslen til specialskoler i og udenfor kommunen er faldet med ca. 15 % fra 2012 til 2013, mens lægekørslen fra 2011 til 2013 er faldet med ca. 45 %. Det vurderes, at ændring i udgifter til lægekørsel primært skyldes ændring i afregningsgrundlaget fra Movia Flextrafik, idet der er opnået en bedre kapacitetsudnyttelse i ordningen. Der er ikke sket markante ændringer i antallet af kørte ture. Vedrørende ændring i udgifterne til kørsel til specialskoler vurderes det primært at være den nye skolestruktur i Lejre Kommune, der trådte i kraft 1. august 2012, der har nedbragt kørselsudgifterne.

11 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 9 COWI vurderer i deres kortlægning af den lukkede kørsel, at der er et effektiviseringspotentiale på kr. 1,05 mio. I budgettet for 2014 og frem er indarbejdet effektiviseringsmål på området, der beløber sig til kr. COWI har en række anbefalinger til bedre udnyttelse af kapaciteten. Herunder: a) Reducére antallet af køretøjer til tre faste minibusser (fra fem), som centrene selv kan disponere over i tidsrummet fra kl på alle hverdage b) Samordning af elevkørslen om morgenen med kørslen med ældre til dagcenter og genoptræning c) Lade kørsel til sprogskole indgå i udbud vedr. specialskolekørsel Det anbefales ligeledes, at kørsel til tilbud i andre kommuner underkastes nærmere eftersyn med henblik på dialog og forhandling af vilkår med de kommuner, der varetager kørslen, samt overvejelser om hjemtag af kørslen. Ligeledes er der på baggrund af erfaringer fra andre kommuner en forventning om, at der gennem nye udbud på de områder, hvor Lejre Kommune har indgået kontrakter med private vognmænd, kan gennemføres besparelser. Det drejer sig om områderne: Kørsel til dagcentre (Hvalsø Ældrecenter og Bøgebakken) Kørsel til specialskole (Osted Skole og Firkløverskolen) Skolekørsel grundet farlig skolevej (Allerslev Skole) Når Lejre Kommune skal gennemføre udbud på området er der grundlæggende to veje at gå. Der er mulighed for at tilslutte sig en partnerskabsaftale med Movia om udbud af kørslen gennem deres Flextrafik Rute ordning. Hvis Lejre Kommune tilslutter sig partnerskabsaftale om Flextrafik Rute forpligter kommunen sig til, at minimum én af de nuværende rutekørsler tilsluttes ordningen. Det vil sige, at der fortsat kan gennemføres udbud i eget regi på ruter, som Lejre Kommune ikke finder egnede til Flextrafik Rute. En anden mulighed er, at Lejre Kommune vælger udelukkende at gennemføre udbud i eget regi. De to veje byder hver for sig på forskellige karakteristika, fordele og ulemper for kommunen, som er beskrevet i det følgende. Scenarie 1: Partnerskabsaftale med Movia I henhold til Lov om Trafikselskaber 5, stk. 3., kan Trafikselskabet Movia varetage kørsel, som kommuner og regioner skal varetage efter anden lovgivning. Movia har oplyst, at der jf. bemærkningerne i forarbejderne til loven således er lovhjemmel til en model, hvor Movia på vegne af Lejre Kommune udbyder og indgår kontrakt med vognmænd på kørsel, der varetages efter anden lovgivning. Det er kørsel, der ikke kan løses af den traditionelle kollektive trafik. Movia tilbyder i den forbindelse Flextrafik Rute, der kan varetage kørsel kendetegnet ved at være planlagt rutekørsel, dvs. i faste ruter til faste tidspunkter, hvor flere brugere kører sammen. Kørslen er primært mellem brugerens bopæl og tilbuddet. Brugerne er visiteret til kørselsordningen. Lejre Kommune skal tage stilling til partnerskab i form af en rammeaftale, der betyder, at Lejre Kommune forpligter sig til, at minimum én af de nuværende rutekørsler tilsluttes Flextrafik Rute. Administrationen vil herefter til efteråret fremlægge sag til politisk beslutning vedrørende udformning af udbudsgrundlag. Herunder hvilke ruter, der konkret skal tilsluttes Flextrafik Rute, ud fra en nærmere vurdering af egnethed.

12 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 10 For den del af rutekørslen, som udbydes via Flextrafik Rute vil Movia gennemføre udbudsprocessen, dvs. udarbejde udbudsbetingelser, indhente tilbud, evaluere tilbuddene og indgå kontrakt med de(n) vindende operatør(er). Lejre Kommune har mulighed for at fastlægge ønsket serviceniveau i udbuddet. F.eks. maksimal køretid eller ventetid i forhold til et på forhånd aftalt mødetidspunkt. Lejre Kommune leverer forinden udbuddet en beskrivelse af kørslen og særlige servicekrav. Movia tilbyder rådgivning vedrørende afdækning af kørselsopgaven og serviceniveau. Lejre Kommune skal stille en kontaktperson/projektleder til rådighed forud for udbuddet til koordinering med Movia. Movia vil gennemføre udbuddet i sammenhæng med udbud i øvrige kommuner, som ligeledes har ruter i udbud gennem Movia. Når den indgåede kontrakt går i drift vil Movia varetage afregning med operatøren og kontrol af, at operatøren udfører den aftalte kørsel. Det er formelt Movia, der har indgået kontrakten og varetager overordnet styring, justeringer af kørselsomfang og dialog med operatørerne om rammer i kontrakten. Lejre Kommune faktureres et løbende administrationsgebyr samt afregnes kørsel efter forbrug. Administrationsgebyret kendes først, når året er gået. I 2013 var gebyret ca kr. pr. bruger. Kontakten om dag-til-dag justeringer (midlertidigt syge børn osv.) samt længerevarende afvigelser fra den planlagte kørsel (f.eks. nye børn, børn der ikke længere skal køres og lign.), foregår direkte mellem forældre/institutioner/visitator og vognmand. Ved længerevarende afvigelser får Movia besked. Hvert år skal Lejre Kommune aflevere en revideret liste med elever/brugere og deres adresser. Operatøren reviderer sine ruter og melder efterfølgende det justerede kørselsomfang til Movia. Det er Movia, der foretager vurdering og godkender operatørens oplæg til ruter og kørselsomfang og hermed afregningsgrundlaget, hvorfor det skal sikres, at kommunen løbende laver opfølgning på kørslen og kan gå i dialog med Movia, hvis der sker uventede ændringer i økonomi på området. COWI anbefaler i deres rapport, at kørsel til dagtilbud og træning ikke tilsluttes Flextrafik, idet denne opgave i dag løses på en god måde, der sikrer en god udnyttelse af kapaciteten, og det vil betyde en fordyrelse af disse ordninger at overgå til Flextrafik. COWI vurderer, at kørslen til specialskolerne og skolekørsel til Allerslev Skole i Lejre Kommune er de ordninger, der bedst kunne etableres under Movias Flextrafik Rute. Der skal dog ved beslutning herom foretages konkret vurdering om kørslen i stedet med fordel kan kombineres med udbud i eget regi. F.eks. om kørslen til specialundervisning på Osted Skole kan varetages af de samme busser, som løser opgaver om kørsel til dagtilbud og træning. Ved at overdrage kørslen til Flextrafik Rute vurderes, at kommunens administrative opgaver i forbindelse med dé lukkede kørselsordninger, der er tilsluttet ordningen, vil kunne reduceres, måske svarende til en halvering, idet administration af kontrakt med operatør varetages af Movia. Herunder vurdering og godkendelse af operatørens oplæg til ruter, der kræver særlig faglig indsigt. Lejre Kommune vil dog fortsat have udgifter til den daglige administration af kørslen i form af tilmelding af nye bruge, afbud mv. Herudover vil Lejre Kommune spare udgifter til indkøb af konsulentbistand til udarbejdelse af udbud. Hvorvidt de indkomne priser ved et udbud via Flextrafik Rute vil være lavere eller højere, end hvis kommunen selv organiserer udbuddet er ikke erfaringsmæssigt muligt at vurdere. Det afhænger af selve udbudssituationen (markedet), det serviceniveau, der er indeholdt i udbuddet. Movia vil som professionel aktør med stor erfaring med markedet

13 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 11 opnå den bedst mulige pris inden for rammerne af Flextrafik rutekonceptet. Ved et udbud gennem Movia Flextrafik rute vil det ske i sammenhæng med udbud i øvrige kommuner, som ligeledes har ruter i udbud gennem Movia. Der er derfor mulighed for at det kan give mulighed for kombination med kørselsopgaver i andre kommuner og dermed give en bedre pris. De administrative fordele ved at tilslutte én eller flere rutekørsler til Flextrafik Rute skal imidlertid holdes op imod, at Lejre Kommune skal betale et årligt gebyr til Movia. Med udgangspunkt i prisniveau for gebyret i 2013 vurderes udgiftsniveauet at ligge på kr årligt alt efter, hvor meget af den lukkede rutekørsel Lejre Kommune vælger at udbyde via Flextrafik Rute. Nedenfor er angivet business case ud fra det scenarie, at skolekørsel til Allerslev skole og specialskolekørsel til Firkløverskolen udbydes via Flextrafik Rute. Casen er et skøn, der bygger på den nuværende tilgængelige viden. Business case ved udbud af skolekørsel og kørsel til Firkløverskolen via Flextrafik Rute I kr. År 1 År 2 År 3 År 4 Akkumuleret økonomi Administration Gebyr Udbud Udgift Besparelse Total Scenarie 2: Udbud i eget regi Ved et udbud i eget regi skal Lejre Kommune selv gennemføre og afholde udgifter til hele udbudsprocessen. Det vil sige fastlæggelse af serviceniveauer, udarbejdelse af udbudsbetingelser, vurdering af tilbud og kontraktindgåelse. Kontakten om dag-til-dag justeringer (midlertidigt syge børn osv.) foregår direkte mellem forældre/institutioner og operatør. Kommunen koordinerer længerevarende afvigelser fra den planlagte kørsel (f.eks. nye børn, børn der ikke længere skal køres og lign.) og giver operatøren besked. Herudover skal Lejre Kommune hvert år aflevere en revideret liste med elever/brugere og deres adresser. Operatøren reviderer sine ruter og melder efterfølgende det justerede kørselsomfang til Lejre Kommune. Lejre Kommune foretager vurdering og godkender selv vognmandens oplæg til ruter og kørselsomfang og hermed afregningsgrundlaget. Det er ikke muligt at vurdere om de indkomne priser ved et udbud i eget regi vil være lavere eller højere sammenlignet med at dele af kørslen blev udbudt via Flextrafik Rute. Eventuelle fordele ved udbud i eget regi sammenlignet med at lade dele af kørslen indgå i Flextrafik Rute er muligheden for: o o At koordinere lukket rutekørsel med variabel kørsel i udbuddet, hvilket Lejre Kommune f.eks. i dag har gjort med kørsel til dagcentre (rute) og kørsel til træning (variabel). At koordinere lukket rutekørsel på tværs af ordninger med henblik på bedre kapacitetsudnyttelse. Dog må målgrupperne ikke blandes i samme transport. Eksempelvis skolebørn og demente borgere.

14 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 12 I hvor høj grad disse fordele kan udnyttes afhænger af kompetence og afsatte ressourcer til udarbejdelse af udbudsmateriale samt koordinering og styring af området, det vil sige godkendelse af operatørens årlige udkast til ruter og kørselsomfang samt justeringer af kørslen, eksempelvis grundet udvikling i antallet af brugere. Ulempen er derfor, at de administrative udgifter vil være højere sammenlignet med at lade dele af kørslen indgå i Flextrafik Rute, idet der skal være en faglig kompetence i organisationen til at sikre en hensigtsmæssig koordinering af kørslen, kontrol af operatørens oplæg til ruter og kørselsomfang. Ved beslutning om udbud i eget regi skal der foretages en vurdering af hvilke ruter, der kan etableres og hvordan kørsel bedst kan koordineres og administrationen vil til efteråret fremlægge sag til politisk beslutning vedrørende udformning af udbudsgrundlag. Herunder serviceniveau og organisering af kørslen i sammenhæng med de omfattede aktiviteter. Nedenfor er angivet business case ud fra det scenarie, at al kørsel udbydes i eget regi. Casen er et skøn, der bygger på den nuværende tilgængelige viden. Business Case ved udbud i eget regi I kr. År 1 År 2 År 3 År 4 Akkumuleret økonomi Administration Gebyr Udbud Udgift Besparelse Total Etablering af samarbejde med andre kommuner om kørselskontor Lejre Kommune har ikke viden om andre kommuner, der på nuværende tidspunkt ønsker at samarbejde om kørselskontor. I givet fald vil opgaverne som beskrevet under eget udbud skulle udføres af et fælles kørselskontor. Det vil som udgangspunkt være behov for at koordinere serviceniveau og udbudsplan med den eller de kommuner, der vælger at samarbejde. Håndtering af nuværende kontrakter De nuværende kontrakter vedr. skolekørsel og specialskolekørsel udløber i august Kontrakt vedr. kørsel til dagcentre og træning er løbende frem til genudbud. De kontrakter, der udløber forlænges op til 1 år indtil et nyt udbud er gennemført og kan idriftsættes. Administrationens vurdering: I region Sjælland er det indtil nu kun Ringsted og Slagelse kommuner, der har erfaring med Flextrafik Rute. Begge kommuner udbød dele af deres rutekørsel via Flextrafik Rute med driftsstart august Fra begge kommuner er det oplyst, at man har en god dialog med Movia. Det har ikke været muligt at konkludere på den økonomiske effekt af omlægningen. Det er ikke deres oplevelse, at der er manglende mulighed for styring. Kommunerne oplyser, at de har fokus på at sikre en effektiv opfølgning på kørslen også internt i forhold til den decentrale koordinering og visitation. Holbæk Kommune er p.t. ved at gennemføre udbud via Flextrafik Rute med driftsstart i august 2014.

15 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 13 Samlet vurderer administrationen, at én eller flere af de lukkede rutekørsler i Lejre Kommune med fordel kan blive udbudt via Flextrafik Rute. Et partnerskab med Movia vil betyde en mindre besparelse på de administrative udgifter og udgifter til indkøb af konsulentbistand til udbud. Herudover vurderes, at rammerne for udbuddet ved Flextrafik Rute i form af et samlet udbud på tværs af kommuner er en fordel. Det gælder dog ikke såfremt man derved afskriver sig fra mulig koordinering af kørsel på tværs af ruter og variabel kørsel, og dermed kan sikre bedre udnyttelse af kapacitet. Der vurderes ikke, at kunne sandsynliggøres markante økonomiske fordele ved at lade én eller flere af ruterne blive udbudt via Flextrafik Rute sammenlignet med et udbud i eget regi. Det vurderes, at rammerne ved tilslutning til Flextrafik på tilfredsstillende vis kan sikre gennemsigtighed i de ordninger, der udbydes via Flextrafik Rute. De ruter, hvor det ikke er hensigtsmæssigt at udbyde via Flextrafik Rute kan udbydes i eget regi. Det er administrationens anbefaling, at Lejre Kommune ved beslutning om partnerskabsaftale med Movia, ikke inddrager kørsel til dagcentre og træning i ordningen. En anbefaling herudover af hvilke ordninger, der konkret skal/bør udbydes via Flextrafik Rute afhænger af en nærmere analyse af kørslerne, muligheder for koordinering af kørselstyper. Samlet set lander administrationen på, at anbefale en tilslutning til partnerskabsaftalen med Movia for ikke at miste muligheden for dette med virkning fra 2015, og da administrationen vurderer, at Movia har kernekompetencer som Lejre Kommune vil kunne drage fordel af, ligesom der kan vise sig økonomiske fordele ved udbud gennem Movia. Der er dog ikke tale om nogen entydig vurdering, jf. ovenfor, og udbud såvel via Movia som udbud i eget regi er mulige veje at gå. Handicappolitik: Lukket visiteret kørsel vedrører i høj grad borgere med særlige behov og/eller bevægelseshandicap. I mange tilfælde er befordringen en central forudsætning for det konkrete tilbud, som borgeren modtager, og er en del af borgerens hverdag. Økonomi og finansiering: Ingen yderligere bemærkninger. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Notat - Kortlægning af lukkede kørselsordninger i Lejre Kommune 2. Perspektiving på kortlægning af lukkede kørselsordninger i Lejre Kommune

16 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side ØU - Borgerrådgiverens årsberetning 2013 Sagsnr.: 14/7562 Resumé: Borgerrådgiveren fremlægger nu årsberetningen for Den indeholder overordnet status for borgerrådgiverens tilsyn i forhold til kommunens sagsbehandling, opgaveløsning og borgerbetjening, en gennemgang af borgerrådgiverens observerede tendenser, illustrative eksempler herpå og fremadrettede, konstruktive anbefalinger. Den indeholder også en redegørelse for de vejledende udtalelser, som borgerrådgiveren afgav i 2013, og for de involverede centres opfølgning herpå med iværksættelse af evt. forbedringsindsatser. Indstilling: Borgerrådgiveren indstiller, 1. at borgerrådgiverens årsberetning for 2013 og rapport for 1. kvartal 2014 tages til efterretning. Beslutning Økonomiudvalget den : Anbefales. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af sagen. Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Indstillingen tiltrådt. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V) Sagsfremstilling: Årsberetningen for 2013, som nu fremlægges, blev præsenteret for Kommunalbestyrelsen på et temamøde den 10. juni 2014, hvor der var mulighed for dialog med borgerrådgiveren. Samtidig blev også kvartalsrapport for 1. kvartal 2014 fremlagt. Konklusionen i årsberetningen er, at Lejre Kommune i 2013 ikke altid levede op til kravene om god forvaltningsskik og Kommunalbestyrelsens vision om god service, høj kvalitet og effektivitet i sagsbehandlingen og opgaveløsningen. Desuden levede kommunen i enkelte tilfælde ikke op til lovgivningens krav og pligter. Sideløbende med denne årsberetning fremlægger Kommunens administration et forslag til handleplan for bedre kvalitet i borgerbetjeningen. Borgerrådgiveren har deltaget i samarbejdet om forslaget og bidraget med indtryk af borgernes oplevelse af kommunen og generel rådgivning. Borgerrådgiveren arbejder selvfølgelig tilbageskuende i forhold til at undersøge, hvad der i en konkrete borgers klagesag eller i en konstateret tendens kan have været årsagen til opståede fejl eller uhensigtsmæssigheder. Men ud over at fokusere på det, der allerede er sket, bidrager borgerrådgiveren i væsentlig grad også konstruktiv og fremadrettet med forebyggende og forbedrende anbefalinger, forslag og idéer til administrationen om, hvordan andre borgere fremover kan undgå at komme til at opleve noget lignende. Det skal dog bemærkes, at anbefalingerne alene er vejledende. Til orientering indeholder denne årsberetning fx 18 anbefalinger. I 2012 indeholdt årsberetningen 41 anbefalinger.

17 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 15 Og i de vejledende udtalelser, der blev afgivet i 2012 og 2013 var der ud over kritik og henstilling 35 konstruktive anbefalinger til de involverede centre. Over de 3 år borgerrådgiverfunktionen har fungeret er der således bidraget med i alt 94 konkrete anbefalinger til konstruktiv forbedring af borgerbetjeningen. I beretningsåret 2013 modtog borgerrådgiveren 512 henvendelser fra borgere og erhvervsliv. Det var en stigning i antallet af henvendelser på 9 % over hele året sammenlignet med Den væsentligste del af stigningen kom i årets sidste måneder, hvor den var så kraftig at den lå 56 % højere end i samme periode i I de første måneder af 2014 har der været tegn på, at dette højere niveau med væsentligt flere henvendelser end tidligere fortsætter. Flest henvendelser vedrørte Borgerservice, Center for Social & Familie, Center for Byg & Miljø, Center for Velfærd & Omsorg og Jobcenter. 153 af henvendelserne fra 2013 blev registreret som egentlige klagesager, og det var en stigning på 44 % i forhold til Derudover var der også i 2013 en fortsat og stigende tendens til at flere af borgerne havde behov for at kontakte borgerrådgiveren flere gange og over længere perioder i relation til den enkelte henvendelse. En væsentlig del af de observerede tendenser fra 2012 blev også konstateret i 2013, og derudover blev disse nye observationer, tendenser og fokusområder konstateret i 2013: Genvurdering og overskridelse af frist i lovgivningen Aktindsigt og overskridelse af frist i lovgivningen Udfordring med inklusion i skolerne Vejledningspligt i forhold til sagsområder, der er blevet overtaget af Udbetaling Danmark Krav til den skriftlige, digitale kommunikation med borgerne s fra borgere med flere medarbejdere som modtagere Læring af generelt, tværgående indhold i omgjorte og hjemviste sager fra klageinstanser Datering af breve og uoverensstemmelser med tidspunkt for afsendelse og modtagelse Fastsættelse af frister for borgerne og mulighed for fristforlængelse Forkerte henvendelser til borgerrådgiveren Bombetrussel mod Lejre Kommune og de telefoniske konsekvenser Alt tyder derfor på at borgerne har fået et rigtig godt kendskab til borgerrådgiverens eksistens. Mange af dem har konstateret, at det nytter noget at henvende sig med sin utilfredshed enten konkret for dem selv eller mere generelt for de borgere, der kommer efter dem. Kommunens medarbejdere henviste også i flere tilfælde borgere, ligesom flere medarbejdere selv tog kontakt for at få generel rådgivning. Ud over at hjælpe eller vejlede den enkelte borger, bragte borgerrådgiveren i mange tilfælde borgernes oplevelser videre til administrationen med anbefalinger, forslag eller gode idéer til forbedring for at massere det man kunne blive klogere på ind i organisationen. Borgerrådgiveren oplever fortsat et godt, konstruktivt og tillidsfuldt samarbejde i relation til administrationens ledelse og medarbejdere. Og der er interesse for borgerrådgiverens tilbud om undervisning af medarbejdere i forskellige forvaltningsemner. Administrationens vurdering: Handicappolitik:

18 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 16 Sagen indeholder ingen særlige handicappolitiske elementer. Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Borgerrådgiverens årsberetning Borgerrådgiverens rapport for 1. kvartal Borgerrådgiverens funktion og procedure 2014

19 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side ØU - Kvalitet i borgerbetjening Sagsnr.: 14/938 Resumé: Fokus og tilhørende handleplan er godkendt af Økonomiudvalget i februar 2014, og fastlægger de vigtigste mål og indsatser for året. Fokus beskriver bl.a. ti indsatsområder, som den kommunale organisation især skal kunne mere af i fremtiden. Flere af indsatsområderne handler om kvalitet, ligesom Fokus 2014 fastlægger den fælles kvalitetsforståelse, som den kommunale organisation arbejder ud fra. I november 2013 besluttede Økonomiudvalget, at direktionen, i samarbejde med Borgerrådgiveren, udarbejder en plan for bedre kvalitet i borgerbetjeningen. Planen forelægges nu til godkendelse i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller, 1. at handleplan for bedre kvalitet i borgerbetjeningen godkendes - herunder: a) indsatser for faglig kvalitet i myndighedsbehandling, b) indsatser for oplevet kvalitet servicekultur og tilgængelighed, c) indsatser for organisatorisk kvalitet - sammenhængende borgerforløb, d) indikatorer for effekt af indsatserne. Beslutning Økonomiudvalget den : Anbefales. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af sagen. Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Indstillingen tiltrådt. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V) Sagsfremstilling: Handleplanen er udarbejdet af en styregruppe under ledelse af kommunaldirektøren, på baggrund af: En selvevaluering i hvert center. Fakta på områder. Klager og den viden de giver. Borgerrådgiverens kvartalsrapport og viden, herunder også om de mest aktuelle udfordringer som er beskrevet i årsrapport for 2013 og henvendelsesmønstre i 1. kvartal Drøftelser i styregruppen og i Koncernledelsen. Drøftelser i Hovedudvalget den 28. maj. Åbent møde med medarbejdere den 10. juni.

20 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 18 Handleplanen fastlægger fælles indsatser, som det er meningsfuldt at samarbejde om på tværs for at forbedre borgerbetjeningen, og den fastlægger nogle få indikatorer for effekt af indsatserne. Borgerkontakt (modtagelse af henvendelser, undersøgelser, visitation og myndighedsafgørelser, formidling af afgørelser og samarbejde med borgere, hospitaler, frivillige o.a. om at gennemføre indsatser/ydelser) er i kernen af, hvad den kommunale organisation laver; er sat i verden for. Der er hver dag mange samtaler og kontakter mellem kommunens professionelle medarbejdere og kommunens borgere. I langt de fleste tilfælde træffer kommunens ledere og medarbejdere korrekte afgørelser, og kommunikationen og samarbejdet foregår på en god måde. Hvad enten det er i skolen hvor kerneopgaven er børns læring eller i Center for Ejendomme & Trafik hvor en af kerneopgaverne er vedligeholdelse af grønne arealer. I nogle tilfælde sker der fejl eller borgeren oplever sig dårligt behandlet. Det er som regel i disse situationer, at Borgerrådgiveren kontaktes eller at kommunen modtager klager. Formålet med indsatserne er at forebygge fejl og klager, og at forbedre såvel den faglige som den oplevede og den organisatoriske kvalitet. Handleplanens indsatser Handleplanen omfatter følgende indsatser for nærmere information henvises til bilag: Handleplan for bedre kvalitet i borgerbetjening. Faglig kvalitet - myndighedsbehandling Oplevet kvalitet servicekultur og tilgængelighed Indsats Støtte til medarbejdere gennem fælleskommunale vejledninger Vidensportal med on-line søge adgang på Medarbejderportalen Vidensnetværk på tværs skal sikre vidensdeling Information på skal gøre det nemmere for borgerne selv at finde svar og sikre forventningsafstemning Uddannelse og fælles introduktionsdage for nyansatte skal udbrede værdier og styrke kompetencer Samarbejdet med borgeren sættes i system Servicekultur og kommunikation i øjenhøjde: Ledelsen udarbejder et enkelt sæt af retningslinjer for kommunens kommunikation med borgere Retninglinjer og værdier indgår i uddannelsesforløb i 2015 for medarbejdere med borgerkontakt Tilgængelighed fysisk: Adgangsforhold for borgere fysisk og telefonisk vil blive vurderet specifikt ifm renovering af rådhuse ligesom imødekommende indgangspartier vil indgå. Døren til rådhuset i Allerslev åbnes nu. Mulighed for diskretion i samtaler med borgere indgår tilsvarende i rådhusrenovering ud over at være et opmærksomhedspunkt nu. Tilgængelighed telefonisk:

21 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 19 Central telefonomstilling moderniseres teknisk Medarbejdernes telefoner åbnes for interne opkald uden for åbningstid Behovet for telefonisk adgang om onsdagen (lukkedag) undersøges nærmere inden beslutning træffes. Telefonpolitik ses efter i sømmene. Tilgængelighed digitalt: Kontaktmulighed synliggøres på hjemmeside: afdelingstelefonnumre og s trækkes frem Ansigter på organisationen: der lægges billeder af chefer på med angivelse af tlf nummer og mailadresser. Plan for videreudvikling af hjemmesiden med afsæt i brugertest og undersøgelse/tælleuge. En række tiltag for at støtte op om tilslutning til digital post og vejledning om mulighed for fritagelse. Organisatorisk kvalitet sammenhængende borgerforløb Fokus 2014 fastlægger et mål om sammenhængende borgerforløb. Fokus i denne handleplan er på at konkretisere hvad vi gør for at realisere målet inden for tre målgrupper eller livssituationer: Flygtninge Unge og voksne borgere/familier med en sag i flere dele af den kommunale organisation Børn med behov for støtte ud over hvad dagplejen, børnehaven eller skolen kan give dem. For alle tre målgrupper udarbejdes organisatoriske løsninger der skal gøre det nemt for medarbejdere at samarbejde på tværs med hinanden og med borgeren samt pårørende/frivillige m.v. og herigennem understøtte målet om sammenhægende borgerforløb. Indikatorer på effekt Direktionen og Koncernledelsen vil vurdere effekten af handleplanen på følgende måde vel vidende, at der alene er tale om indikatorer der altid bør fortolkes i en konkret sammenhæng, jf. handleplanen: Antal klager Indsatserne i handleplanen skal resultere i færre klager. Indikatorer vil være borgerrådgiverens kommende rapporter samt opfølgning på mål (årsaftaler for ) for de enkelte centre på baggrund af selvevalueringen. Rettidighed i svar, borgmesterklager Handleplanen skal specifikt have en positiv effekt på rettidighed i svar, m.h.p. at forebygge klager der handler over manglende eller for sene svar på henvendelser, samt rettidighed i svar på klager. Indikator i 2014 vil være udviklingen i antallet af klager der går til borgmesteren, herunder klager der skyldes manglende rettidighed i svar samt henvendelser til Borgerrådgiveren der vedrører manglende svar/rettidighed i svar.

22 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 20 Telefonbetjening Der har været en positiv udvikling i kvaliteten i telefonbetjeningen. Der gennemføres en opfølgende måling igen i Målet er at 80 % af alle opkald til hovednummeret bliver besvaret og behandlet i Kontaktcenteret (omstillingen), således at borgere oplever at få en hurtig og korrekt besvarelse af deres henvendelse ved første kontakt. I januar 2014 blev 71% besvaret og behandlet i Kontaktcenteret. Målingen i 2014 viser, at den samlede servicekvalitet (oplevelse, forståelighed, grundighed, venlighed og nærvær) - på en skala fra 0-100, er steget fra 64 i 2012 til 86 i 2013 og 89 i I 2015 er det målet at fastholde en samlet servicekvalitet på 89 og herudover skal der skal kunne dokumenteres forbedringer inden for tilbagekald (returkald) på henvendelser. Tilgængelighed - hjemmeside I 2013 fik Lejre Kommune ny hjemmeside, som bl.a. lever op til tilgængelighedskrav for synshæmmede, og som er en central indgang til information og vejledning om borgerbetjening og selvbetjening. Hjemmesiden blev primo 2014 genstand for en ekstern brugertest, der gav en score på 47% - svarende til en gennemsnitlig karakter. Det er et udtryk for, at siden basalt set opleves som velfungerende dog med flere områder med et højt optimeringspotentiale. Det er målet at en lignende test i 2015 skal give en score på 60%. Image Der er mange, der har en mening om den kommunale organisation; nogle gange baseret på egne oplevelser (gode eller dårlige) og andre gange på myter. Som alle andre organisationer er Lejre Kommunes administrative organisation under konstant udvikling, jf Fokus Som et led i at få et samlet bedre kendskab til borgeres, virksomheders og samarbejdspartneres opfattelser af den kommunale organisation gennemfører vi i 2015 en imagemåling. Målingen gennemføres primo 2015 og forventeligt igen i 2016, og samtænkes relevant med brandingstrategi. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at handleplanen er et vigtigt element i at føre Fokus ud i livet og at indsatserne i takt med at de gennemføres i vil forbedre borgerbetjeningen. Kommunaldirektøren bemærker, at der på mødet med medarbejderne den 10. juni 2014 samt i temamødet for Kommunalbestyrelsen samme dag blev givet input til handleplanen, som vil indgå i det videre arbejde, herunder bl.a. vigtigheden af, at arbejde med en anerkendende kultur, hvor vi husker at give medarbejdere ros for de gode eksempler og resultater. Handicappolitik: Sagen indeholder ingen særlige handicappolitiske elementer. Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Handleplan for bedre kvalitet i borgerbetjeningen

23 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side SSÆ - Frigivelse af anlægsmidler til Aktivitetscenteret Østergade Sagsnr.: 14/6457 Resumé: Til budget 2013 blev der vedtaget en anlægsbevilling til opførelse af tilbygning ved Aktivitetscentret i Østergade 1, Hvalsø. Opførelsen har været udsat på grund af ekspropriering af dele af grunden ved Østergade 1, Hvalsø. Udvalget bedes indstille at midlerne frigives og administrationen bemyndiges til at gennemføre tiltag i forbindelse med nybygningen. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der frigives en anlægsbevilling på 2,4 mio. kr., til nedrivning af eksisterende pavillon samt opførelse af ny tilbygning i Østergade 1., 4330 Hvalsø 2. at anlægsbevillingen finansiers af det i budgettet for 2013 afsatte rådighedsbeløb 3. at administrationen bemyndiges til at udbyde og gennemføre de nævnte tiltag 4. at administrationen bemyndiges til at vælge og kontrahere med entreprenører. Beslutning Udvalget for Social, Sundhed & Ældre den : Indstillingerne anbefales. Beslutning Økonomiudvalget den : Anbefales. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af sagen. Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Indstillingerne tiltrådt. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V) Sagsfremstilling: Til budget 2013 blev der vedtaget en anlægsbevilling til opførelse af en tilbygning ved aktivitetscentret i Østergade 1 i Hvalsø. I 2013 var dele af grunden eksproprieret til Bane Danmark, hvorfor opførelsen blev udsat. I løbet af 2013 blev alternativer og muligheder for at udvide tilbygningen med et grønt byrum undersøgt og drøftet med aktivitetscentrets repræsentanter. Ligeledes blev ved budget 2014 søgt tillægsbevilling, således at den eksisterende udtjente pavillon der

24 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 22 ligger i forbindelse med bygningen samt at den eksisterende sal i hovedbygningen kunne forlænges. Denne ansøgning blev dog ikke imødekommet, hvorfor projektet tilpasses disponerede midler. Brugerrådets ønske er, at eksisterende motionsfaciliteter (der huses i den gamle pavillon) flyttes til tilbygningen. Tilbygningen skal ligeledes indeholde toiletter med bad, rengøringsrum, depot og the køkken. Brugernes ønske om forlængelse af den eksisterende sal med ca. 5 meter, vurderes ikke at kunne indeholdes i budgettet og vil således ikke blive udbudt eller gennemført. Projektet udbydes i totalentreprise i omvendt indbudt licitation, hvor størst mulig imødekommenhed af brugernes ønsker bliver tildelingskriterier for udbuddet. Der er i forslaget ikke indeholdt renovering eller energioptimering af eksisterende bygning. Energiforbedringer og vedligeholdelse af klimaskærm i Lejre Kommunes ejendomme bliver udført ud fra en samlet plan og centrale puljer til dette formål. Der er i projektet ikke indeholdt inventar eller nye træningsmaskiner. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at der kan opføres en tilbygning til træningsfaciliteter til de mange brugere i aktivitetscentret, og på den måde medvirker til at opfylde kerneopgaven som er Aktiv & Sund hele livet. Administrationen vurderer også at tilbygningen må tilpasses de afsatte midler. Handicappolitik: Der etableres handikaptoilet i tilbygningen. Der ændres ikke på forhold i eksisterende bygning. Adgang til tilbygning udføres niveaufrit efter BR10. Økonomi og finansiering: Projektet udbydes i totalentreprise i omvendt indbudt licitation. Totalentreprisen sættes til 1,7 mio. kr. Resterende kr. bruges til nedrivning af gammel pavillon, miljøscreening, intern byggestyring, byggesagsbehandling og usikkerhed i forbindelse med tilbygning. I dette byggeprojekt er der ingen midler til renovering eller reetablering af parkeringspladsen. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen

25 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side JA - Resultatrevision 2013 med høringssvar Sagsnr.: 14/3721 Resumé: Resultatrevisionen er et styringsinstrument, der giver Staten og kommunerne overblik overbeskæftigelsesindsatsen i Jobcentret. Den samler en række væsentlige oplysninger om udviklingen i jobcentrets beskæftigelsesindsats i det forgangne år, og sammenligner denne med den gennemsnitlige indsats, blandt sammenlignelige jobcentre. Resultatrevisionen skal behandles politisk i Udvalget for Job & Arbejdsmarked, og godkendes endeligt i Kommunalbestyrelsen senest den 30. juni Resultatrevisionen er den. april 2014 sendt til kommentering i Beskæftigelsesregionen for Hovedstaden og Sjælland. Resultatrevisionen har ligeledes været sendt til høring i Det lokale Beskæftigelsesråd. Såvel Beskæftigelsesregionen som Det lokale Beskæftigelsesråd kvitterer i deres høringssvar for jobcenter Lejres indsats i Høringssvar vedlagt som bilag. Udvalget for Job & Arbejdsmarked skal drøfte ovennævnte høringssvar og beslutte handlinger som følge af disse høringssvar, hvorefter Resultatrevision 2013 skal sendes til endelig godkendelse i Kommunalbestyrelsen. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at høringssvarene fra Beskæftigelsesregionen og Det lokale Beskæftigelsesråd tages til efterretning 2. at Resultatrevision 2012 godkendes. Beslutning Udvalget for Job & Arbejdsmarked den : Indstillingerne anbefales. Beslutning Økonomiudvalget den : Anbefales. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af sagen. Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Indstillingerne tiltrådt. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V) Sagsfremstilling: Kommunen skal i et særskilt notat som minimum kommentere alle dele af Resultatrevisionen 2013, og forholde sig til såvel jobcentrets positive resultater som til de resultater, hvor Jobcentret har udfordringer i forhold til indsats. Ved resultatrevisionen sammenlignes Jobcenter Lejres indsats med den gennemsnitlige indsats blandt sammenlignelige jobcentre (Allerød, Egedal, Gentofte, Hørsholm, Lyngby- Taarbæk, Rudersdal og Solrød kommuner).

26 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 24 Resultatrevisionen består i år af 2 tabeller: En resultatoversigt, hvor der vises indsats og resultater i Jobcentret, samt udviklingen i disse den seneste måned og i det seneste år. Desuden sammenlignes med udviklingen i de andre jobcentre i klyngen. Et besparelsespotentiale, som baserer sig på jobcentrets rammebetingelser og forventninger til niveau på forskellige målgruppestørrelser. Er niveauet for målgruppen over det forventede er der et besparelsespotentiale. Resultatrevision 2013 viser besparelsespotentiale på en række ydelsesområder. Resultatrevision 2013 har været sendt til høring i Beskæftigelsesregion Hovedstaden og Sjælland samt Det lokale Beskæftigelsesråd. Udtalelser: Beskæftigelsesregionen udtaler: Det er beskæftigelsesregionens vurdering, at resultatrevisionen er fyldestgørende, da den både beskriver resultaterne af den hidtidige indsats, særlige udfordringer og problemstillinger i forbindelse hermed samt strategier for den fremtidige indsats på de enkelte områder. Det er yderligere beskæftigelsesregionens vurdering, at resultatrevisionen vidner om, at Jobcenter Lejre har opnået en række gode resultater i Beskæftigelsesregionen peger i den forbindelse på Jobcenter Lejres opfyldelse af Beskæftigelsesministerens mål men også målopfyldelsen på egne lokale mål. Beskæftigelsesregionens høringssvar er vedlagt som bilag. Det lokale Beskæftigelsesråd udtaler at: Beskæftigelsesrådet har drøftet resultatrevision for Jobcenter Lejres beskæftigelsesindsats i 2013 og skønner, at Jobcenter Lejre i 2013 har leveret en tilfredsstillende indsats. Beskæftigelsesrådet finder til trods for, at ministermålet uddannelsesgraden for unge uden erhvervsuddannelse ikke kan måles at Jobcentret har nået markante resultater med nedbringelse af ungeledigheden og her især langtidsledigheden blandt de unge. Beskæftigelsesrådet noterer sig, at Jobcenter Lejre i resultatrevisionen identificerer de indsatsområder, hvor der er udfordringer, og hvor der skal ske udviklingstiltag/indsatsløft. Beskæftigelsesrådet har desuden noteret sig, at Jobcenter Lejre allerede på en række indsatsområder (tidlig indsats i forhold til arbejdsledige, fokus på ungdomsledigheden og ledige der står for at miste dagpengeretten) har iværksat aktiviteter som kan medvirke til at skabe resultater på områderne. Beskæftigelsesrådet vil følge udviklingen og have fokus på at bidrage til udvikling af nye tiltag og redskaber, der giver de bedste resultater. Beskæftigelsesrådet vil have fokus på, sammen med jobcentret og Lejre kommunes udvalg for Job- og

27 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 25 Arbejdsmarked, aktivt at inddrage Resultatrevision 2013 i Lejre Kommunes beskæftigelsesplan Beskæftigelsesrådet vil løbende følge op på Jobcenter Lejres resultater og forholde sig rapporter fra Regionen, KL, DA og LO. Det lokale Beskæftigelsesråds høringssvar er vedlagt som bilag. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at Jobcenter Lejre i 2013 har leveret en tilfredsstillende indsats, samt at der i Jobcentret er fokus på de områder, hvor resultaterne kan forbedres yderligere. Denne fokus vil blive bibeholdt i processen med udarbejdelse af Beskæftigelsesplan Administrationen vurderer videre, at de indkomne høringssvar ikke giver anledning til ændringer i Resultatrevision Handicappolitik: Alle opgørelser i Resultatrevision 2013 omfatter også borgere med forskellige former for handicaps, og viser således også jobcentrets indsats omkring handicappedes fastholdelse på arbejdsmarkedet eller integration i uddannelse eller på arbejdsmarkedet. Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. JA - Bilag Resultatrevision 2013, bemærkninger fra BRHS. 2. JA - Bilag LBR's høringssvar resultatrevision underskrevet 3. JA - Bilag Udkast resultatrevision 2013 endelig

28 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side KF - Valg af suppleanter til Kulturregionen Sagsnr.: 14/6845 Resumé: I forbindelse med Kommunalbestyrelsens konstituering 2014, blev der udpeget 2 medlemmer til Kulturgruppen i Kulturregion Midt og Vestsjælland. Udvalget fra Kultur & Fritid ønsker, at der også udpeges suppleanter. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der vælges 2 suppleanter til Kulturgruppen Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den : Lulle Zahle indstilles som suppleant for Claus Jørgensen. Henning Nielsen indstilles som suppleant for Søren Bo Hansen. Afbud: Sidsel Munch (F) Beslutning Økonomiudvalget den : Anbefales. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af sagen. Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Indstillingen tiltrådt. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V) Sagsfremstilling: Udvalget fra Kultur & Fritid ønsker, at der udpeges suppleanter til Kulturgruppen i Kulturregion Midt og Vestsjælland. Kulturregion Midt- og Vestsjælland omfatter kommunerne Holbæk, Kalundborg, Lejre, Odsherred, Ringsted, Roskilde, Slagelse og Sorø. Den politiske og administrative organisering består af: - Kulturgruppen. Politisk styregruppe bestående af 16 politikere - to politikere fra hver af de 8 kommuner - Den administrative følgegruppe. Bestående af 8 kulturchefer/direktører en fra hver af de 8 kommuner - Fagråd. Der nedsættes faglige råd inden for de fagområder kulturaftalen omfatter: Musikråd, Billedkunstråd, Museumsråd, Teaterråd og Biblioteksråd. Herudover nedsættes et tværgående Børne- og Ungekulturråd. - Sekretariat for Kulturregion. Opgaven varetages af en af de 8 kommuner Se Kulturaftalen i bilag.

29 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 27 Se referat fra seneste møde i bilag. Administrationens vurdering: Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Sagen har ingen økonomiske konsekvenser. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1 Bilag_Ny_Kulturaftale_Version_af_ doc. 2 Bilag_sendt_ud_sammen_med_referatet_fra_den_ pdf pdf 3 Referat fra Kulturgruppens møde pdf. 11. KF - Reparation af bro ved Herslev strand og Kyndeløse strand efter stormen Sagsnr.: 14/1612 Resumé: I forbindelse med stormen den 5. december 2014 er der sket skader på broerne ved Herslev Strand og ved Kyndeløse Strand. Landfæste er ødelagt og ben/stolper og dele af rækværk er ødelagt. Endvidere er der sket skader på kyststrækningerne. Udgiften til reparation og nyt landfæste mm. beløber sig til kr. Udvalget for Kultur & Fritid skal tage stilling til hvor vidt udvalget vil bevilge midler til reparation mv. af de to broer. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at reparation samt udbedring af skaderne på broer og kyststrækning godkendes. 2. at beløbet på kr. finansieres gennem restbeløb der, i henhold til budget 2012, kan overføres til fritidsområdet fra anlægsprojekt , kunstgræs fodboldbane. Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den : Indstillingerne anbefales. Afbud: Sidsel Munch (F) Beslutning Økonomiudvalget den : Anbefales. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af sagen.

30 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 28 Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Indstillingerne tiltrådt. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V) Sagsfremstilling: I forbindelse med stormen den 5. december 2014 er der sket skader på broerne ved Herslev Strand og Kyndeløse Strand. Landfæstet er ødelagt og ben/stolper noget af rækværket er ødelagt. Endvidere er der sket skader på kyststrækningerne. Administrationen har indhentet tilbud på reparation af broerne, fra Maritimt Forsøgscenter der har bygget broerne og fra Center fra Veje & Trafik, der kan reetablere kyststrækningen. Broerne er ikke forsikret. Administrationens vurdering: Der er administrationens vurdering, at broerne benyttes flittigt i sæsonen. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Administrationen har indhentet et tilbud fra Maritimt Forsøgscenter. Tilbuddet vedrørende reparation af broerne er på kr. Endvidere vil der være udgifter på kr. til reetablering af kyststrækningerne. Administrationen peger på, at beløbet på kr. til broerne og kr. til reetablering af kyststrækningen finansieres gennem restbeløb der, i henhold til budget 2012, kan overføres til fritidsområdet fra anlægsprojekt , kunstgræs fodboldbane. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Tilbud fra MFC og CVT 2. Oversigt - Restmidler vedr. kunstgræsbane

31 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side KF - Museumsplan - Prioritering vedr. nye basisudstillinger Sagsnr.: 14/5539 Resumé: Kommunalbestyrelsen har i forbindelse med vedtagelsen af budget 2014 bevilget 3 millioner kroner over to budgetår til etableringen af et nyt besøgscenter på Hestebjerggård, Lejre Museum. Roskilde Museum har fremsendt et oplæg til faser for projektet, hvor første fase er at sikre museets udstillingsfaciliteter. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at bevillingen på 1 million kr. til fase 1 frigives 2. at bevillingen finansieres af det rådighedsbeløb på 1 million kr., der er afsat i budget 2014 Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den : Indstillingerne anbefales. Afbud: Sidsel Munch (F) Beslutning Økonomiudvalget den : Anbefales. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af sagen. Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Indstillingerne tiltrådt. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V) Sagsfremstilling: Lejre Kommune har bevilget 3 millioner kr. over to budgetår til etableringen af et nyt besøgscenter på Hestebjerggård, Lejre Museum. Der er bevilget hhv. 1 million kr. i 2014 og 2 millioner kr. i Hovedformålet med bevillingen er at sikre mulighed for udstilling af danefæ på Lejre Museum. Samtidig ønskes udarbejdet en udstillingsplan for Lejre Kommune. De kommunale bevillinger kan ikke fuldfinansiere den ansøgning, Roskilde Museum har sendt til Lejre Kommune på kr til etablering af nye basisudstillinger. Derfor har Roskilde Museum fremsendt nedenstående prioriteringsforslag til Lejre Kommune med oplæg til faser for projektet. Vedr. faserne: 1. fase vil betyde, at også alle danefægenstande kan vises i museet (der tages forbehold for skærpede krav, idet der til stadighed sker opgraderinger af kravene). 2. fase vil betyde et nationalt besøgscenter på basisniveau. 3. fase vil betyde et fuldt udbygget nationalt besøgscenter med elektronisk formidling i landskabet.

32 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 30 Museet vil blive anlagt som et nationalt besøgscenter for Gl. Lejre med to hovedemner: Lejre i sagnhistorien og Lejre i historien, således som den bl.a. kommer til udtryk i de omfattende arkæologiske undersøgelser, som Roskilde Museum har gennemført i de seneste årtier. Prioriteringen af opgaveløsningen tager sigte på, at der uanset resultatet af fondsansøgninger, kan skabes et nyt formidlingscenter på Hestebjerggård. Der vil være forskel på graden af teknologi og andre formidlingsmedier, samt på arealets størrelse. Men der vil under alle omstændigheder være etableret et besøgscenter. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at projektet for fase 1 vil sikre, at det bliver muligt at udstille danefæ på Lejre Museum. Dette skønnes ikke nødvendigt at afvente en samlet udstillingsplan idet det uanset planens øvrige indhold skal indeholde sikring af udstillingsfaciliteter på Lejre Museum Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Forslag til prioriteringer: 1. fase 2014: Sikkerhedsopgradering (bygning) Genstandsforberedelse Sikkerhedsmontre Samlet Moms I alt kr kr kr kr kr kr. 2. fase 2015 Ny basisudstilling, reduceret Elektronisk formidling Bygningsistandsættelse (eksisterende areal) Samlet Moms I alt kr kr kr kr kr kr. 3. fase 2015, evt. fondsmidler Vestlænge, restaureres Basisudstilling, udbygget Formidling i landskabet Samlet Moms I alt kr kr kr kr kr kr. Samlet pris ekskl. moms: kr. Samlet pris inkl. moms: kr. Museet har desuden igangsat en ansøgningsrunde til fonde, hvor det resterende beløb ansøges. Svar kan forventes til august/ september Vedr. moms:

33 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 31 Kommunen udgift er et anlægstilskud til et museum, hvor momsandelsprocenten er 85. Det betyder, at kommunen får momsen hjem for 85% af tilskuddet, se bilag under museer. Hvis institution har udgifter inkl. moms på kr. skal der udbetales det beløb. Kommunen får kr. retur i momsudligningsordningen. Beregnet således: kr. x85% x25/125 = kr. Bevillingen (netto dvs. ex. momsandel) er kr. eller kr. I kommunens budget (bevilling) skal der derfor afsættes kr. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Roskilde Museum / Lejre Museum

34 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side KF - Frigivelse af midler til renovering af Idrætshaller 2014 Sagsnr.: 14/6869 Resumé: Kommunalbestyrelsen har fra budgetår 2013 og 5 år frem afsat i alt 20 mio.kr. til renovering af idrætshallerne i kommunen. Administrationen ansøger om frigivelse af midler til renovering og vedligehold af kommunens idrætshaller i 2014 Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der frigives et rådighedsbeløb på 4,097 mio. kr. til renovering af Hallerne 2. at rådighedsbeløbet finansieres af det i budgettet for 2014 afsatte rådighedsbeløb til halrenovering på 4,097 mio. kr. 3. at administrationen bemyndiges til i samråd med bestyrelsen for Lejre Kommunes Idrætshaller og Brugerrådene at afgøre hvilke arbejder, der prioriteres indenfor nedenstående liste. 4. at administrationen bemyndiges til at projektere, udbyde og gennemføre de nævnte tiltag, herunder vælge og kontrahere med entreprenører. 5. at et eventuelt overskydende beløb tilbageføres med henblik på overførsel til 2015 og frigivelse sammen med næste fase af renovering af hallerne i Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den : Indstillingerne anbefales. Afbud: Sidsel Munch (F) Beslutning Økonomiudvalget den : Anbefales. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af sagen. Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Indstillingerne tiltrådt. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V) Sagsfremstilling: Kommunalbestyrelsen har i budget 2014 afsat 4,097 mio. til renovering af idrætshallerne i kommunen. I samarbejde med Bestyrelsen for hallerne og brugerrådene fra hver hal har administrationen udarbejdet forslag til prioritering af tiltag på halområdet ud fra hensyntagen til en i forvejen besluttet prioriteringsplan.

35 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 33 Der er ikke i forslaget medtaget delprojekter til rene energioptimeringer eller andre energiforbedringer. Energiforbedringer i Lejre Kommunes ejendomme bliver udført ud fra en samlet plan og en central pulje specifikt til dette formål. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at de foreslåede tiltag er i overensstemmelse med den udarbejdede rapport. Det bærende princip for prioriteringen af tiltagene følger kommunens øvrige ejendomsvedligeholdelsesprincipper om, at renovering/vedligeholdelse af bygningerne generelt foretages oppe fra taget og ned. Prioriteringsplanen indebærer ikke, at Lejre Kommune får gennemrenoverede idrætshaller. Men der bliver renoveret, så hallernes brugere får nogle bedre lokaler, og så bygningerne bevarer deres værdi. Handicappolitik: Såfremt renovering/ombygning berører toilet/badeforhold sikres det, at der etableres handicaptoilet, hvis det ikke findes. Det vil ligeledes blive sikret, at niveaufri adgang samt skiltning er i orden. Økonomi og finansiering: Renoveringsmidler i 2014 udgør 4,097 mio.kr. Opgaver der planlægges påbegyndt i 2014: Generelt - Projektering af renovering af ventilationsaggregater i alle haller til brug for 2015 ansøgning om frigivelse. Såby Hallen - Tagrenovering Bramsnæsvig Hallen - Nye vinduer på 1. sal i Motionsrum og Møderum - Renovering af ydervægge i omklædningsrum. - Tag repareres over trappe til 1. sal og over handicap toilet på 1. sal - Udvendig afvanding med nyt og større dræn, der tager regnvand fra rampe foran indgang. Lejre Hallen - Udskiftning af vinduer i klimaskærmen - Rep. af murværk, murbjælke, fuger og rulleskifte - Rep af tag og udhæng ved facadeport - Rep. evt. udskiftning og malerbehandling af vinduer og udvendige døre Osted Hallen - Reparation af murværk - Tagpap efterses og renoveres.

36 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 34 Såfremt de modtagne tilbud ligger under de af administrationen budgetterede beløb, foreslår administrationen, at et eventuelt overskydende beløb tilbageføres med henblik på overførsel til 2015 og frigivelse sammen med næste fase af renovering af hallerne i Såfremt de indhentede tilbud overstiger det frigivne beløb, vil der blive prioriteret i ovennævnte liste Jf. indstillingens pkt. 3. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen

37 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side KF - Frigivelse af midler til etablering af åbent bibliotek Sagsnr.: 13/17718 Resumé: Kommunalbestyrelsen besluttede den 29. maj 2012, at der skal etableres en forsøgsordning med åbent bibliotek på enten Kirke Hyllinge eller Hvalsø Bibliotek. Bibliotekslederen blev bemyndiget til at vælge lokalitet. Der foreligger nu en plan for etableringen af åbent bibliotek i Kirke Hyllinge, og der søges derfor om frigivelse af anlægsbevilling til etableringen. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at anlægsbevilling på kr. til etablering af åbent bibliotek i Kirke Hyllinge frigives 2. at anlægsbevillingen finansieres af det rådighedsbeløb på kr. der er afsat i budget at administrationen bemyndiges til at afgøre hvilke arbejder, der prioriteres inden for de givne rammer 4. at administrationen bemyndiges til at projektere, udbyde og gennemføre de nævnte tiltag, herunder vælge og kontrahere med entreprenører Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den : Indstillingerne anbefales. Afbud: Sidsel Munch (F) Beslutning Økonomiudvalget den : Anbefales. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af sagen. Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Indstillingerne tiltrådt, med den tilføjelse at biblioteket bliver døgnåbent. Specifikation af udgifter til driften som følge af åbent bibliotek eftersendes til Kommunalbestyrelsen. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V) Sagsfremstilling: Kirke Hyllinge Bibliotek er valgt, da det er det mest regulære af de to biblioteker og dermed også det billigste og nemmeste sted at lave forsøgsordning. Kirke Hyllinge Bibliotek har også det mest moderne udlånsapparatur, hvilket vil gøre etablering af åbent bibliotek nemmere. Det skal dog bemærkes, at udstyret ikke kan betegnes som hverken nyt eller meget stabilt. Der er derfor afsat midler til evt. udskiftning af en eller begge udlånsautomater. Etableringen af åbent bibliotek kræver, at en række forhold bringes i orden:

38 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 36 Adgangskontrol, således at borgerne kan lukke sig ind på biblioteket med deres sundhedskort Video- og fotoovervågning (krav fra forsikringen) Computerstyret åbning og lukning af biblioteket, udslusning af publikum efter lukketid Installering af ABA-anlæg (automatisk brandalarmering) Opgradering af bogbestanden med mikrochip, så bøgerne nemmere kan hjemlånes uden vejledning fra personalet Tilpasning af biblioteksrummet, herunder evt. udskiftning af udlånsautomater Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at den valgte løsning vil give en fornuftig drift af det åbne bibliotek. Handicappolitik: Indretning af åbent bibliotek ændrer ikke adgangsforholdene for handicappede, idet der tages hensyn til, at den automatiske dør kan betjenes af kørestolsbrugere. Da der er tale om en forsøgsordning, er der ikke afsat midler til at ombygge toilettet til handicaptoilet. Det eksisterende handicaptoilet vil ikke være tilgængeligt uden for bemandet åbningstid. Økonomi og finansiering: På baggrund af tilbud fra udbydere af styresystemer til åbent bibliotek, elektriker, krav for forsikring, anslåede udgifter til tilpasning af biblioteksrum osv. kan åbent bibliotek etableres for kr. jf. bilag. Brandvæsenet tager kr. for løbende tilsyn med ABA-anlægget. Det bemærkes, at fejlalarmer, som får brandvæsenet til at rykke ud, koster kr. Supportaftale med Axiell beløber sig til kr. om året. jf. bilag. Detaljeret beskrivelse af Axiells løsning vedlægges som bilag. Prisoverslag for elektrikerarbejde, herunder tilpasning af alarm og installering af ABAanlæg baserer sig på overslag fra Steenbæk Andersen, Kr. Hyllinge, og Bagger Låse & Alarm. Der er indhentet delvise konkurrerende og billigere tilbud fra EL-firmaet ved Carsten Andersen. Imidlertid er Steenbæk Andersen blandt IT-afdelingens foretrukne leverandører til installationer på netværket, hvilket EL-firmaet ikke er. Ligeledes er Bagger Låse & Alarm blandt CED og Lejre Brandvæsens foretrukne leverandører. Center for Ejendomsdrift har beregnet, at en udvidet åbningstid på 25 til 74 timer vil betyde en merudgift på driften i forhold til i dag vedr. el, vand, gas, spildevandsafgift osv. på ,73 kr. om året. jf. bilag. Bemærk, at de kr. ikke vedrører bibliotekernes driftsbevilling under CKF. Den samlede, årlige drift beløber sig således til kr. jf. bilag. Sammendrag: Anlægsomkostninger i alt: Afledt drift CKF ( ) Afledt drift CE Drift i alt kr kr kr kr. Beslutningskompetence:

39 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 37 Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Åbent Bibliotek overslag UKF 2. Kirke Hyllinge Bibliotek - udvidet åbningstid.xlsx 3. (Lukket bilag) 4. (Lukket bilag) 5. (Lukket bilag) 6. (Lukket bilag) 7. (Lukket bilag) 8. (Lukket bilag) 9. (Lukket bilag) 10. (Lukket bilag) 11. (Lukket bilag) 12. (Lukket bilag)

40 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side KF - Frigivelse af anlægsmidler - Etablering af petanquebaner i Hvalsø Sagsnr.: 13/16248 Resumé: I forbindelse med budgetforhandling for 2013 og 2014 blev der afsat henholdsvis kr. og kr. til anlæggelse af petanquebaner i Hvalsø. Der søges om frigivelse af anlægsmidler på kr. og på kr. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der frigives en anlægsbevilling på kr. og kr. til anlæggelse af petanquebaner i Hvalsø. 2. at anlægsbevillingen finansieres af det på bevillingsoversigten i 2013 og 2014 afsatte rådighedsbeløb. 3. at administrationen bemyndiges til at iværksætte og gennemføre projektet. Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den : Indstillingerne anbefales, idet udvalget ønsker at baner etableres billigst muligt. Der indhentes flere tilbud. Afbud: Sidsel Munch (F) Beslutning Økonomiudvalget den : Anbefales. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af sagen. Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Indstillingerne tiltrådt. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V) Sagsfremstilling: Hvalsø Petanqueklub har ansøgt om midler til opførelse af petanquebaner i Hvalsø. Begrundelsen er, at klubben på nuværende tidspunkt spiller på Hvalsø IF Fodbolds grusbane hvor der anlægges kunstgræsbane. Administrationen har i samarbejde med repræsentanter fra Hvalsø Petanqueklub peget på beliggenhed ved siden af grusbanen i Hvalsø, således at spillerne kan benytte toiletfaciliteter i Hvalsø IF Fodbolds klubhus. Hvalsø Petanqueklub er etableret i 1998 og har 32 medlemmer. Klubben spiller i Midtsjællands Cup, der består af Såby, Sonnerup, Ugerløse, Tølløse og Bukkerup. Endvidere spiller Hvalsø Petanque i DGI Vestsjælland med et hold. I forbindelse med budgetforhandlingerne 2013 og 2014 blev der bevilget midler til etablering af ovennævnte.

41 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 39 Administrationens vurdering: Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: I investeringsoversigt vedrørende budget 2013 og 2014 er der afsat henholdsvis kr. og kr. til anlæggelse af petanquebaner i Hvalsø, der søges frigivet. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Beskrivelse og tegninger

42 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side KF - Ansøgning vedr. intensivering af formidling - Roskilde Museum Sagsnr.: 14/6938 Resumé: Roskilde museum ansøger i mail af 5. maj 2014 om et øget driftstilskud til løsning af formidlingsopgaver fra budgetåret Museet oplyser, at det i de seneste år har moderniseret og styrket sin formidling gennem prioriteringer og omfordeling af økonomien. Resultatet har været en stigning i besøgstallet på 34 pct. fra 2008 til For at fortsætte udviklingen og realisere nye muligheder, ønsker museet en styrkelse af personalet, da Museet ikke mener at kunne tilvejebringe flere kompetencer gennem ændret prioritering og omfordeling. Museet ansøger Lejre Kommune om en forhøjelse af driftstilskuddet fra budgetåret 2015 med kr Der skal tages stilling til om ansøgningen skal imødekommes og i givet fald hvorledes driftstilskuddet finansieres Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at ansøgningen om et øget driftstilskud til løsning af formidlingsopgaver fra budgetåret 2015 drøftes 2. at der tages stilling til om ansøgning skal oversendes til behandling i forbindelse med budget 2015 Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den : Indstillingerne anbefales. Afbud: Sidsel Munch (F) Beslutning Økonomiudvalget den : Anbefales. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af sagen. Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Ansøgningen oversendes til behandling i forbindelse med budgetproces Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V) Sagsfremstilling: Roskilde-, Frederikssund- og Lejre museer har i de seneste år gennem prioriteringer og dermed omfordeling af økonomien moderniseret og styrket sin formidling. Resultatet har været en samlet stigning i besøgstallet på 34 pct. fra 2008 til Indsatsen har også betydet, at Roskilde Museum som landets eneste har modtaget Bikubenfondens Publikumspris. Museet har tillige modtaget støtte fra Kulturstyrelsen til realisering af formidlingsideer og til udvikling af formidlingsorienterende samarbejder. Museet oplyser, at det er engageret på de digitale medier og formidler i øvrigt bredt gennem sin hjemmeside. Museet har tillige et skoleformidlingstilbud under udarbejdelse,

43 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 41 Mindbook, hvor skolekontakten også vil kunne udvikles digitalt, og der vil kunne skabes en personlig kontakt til eleverne. Museet oplyser videre, at det har udbygget skoleformidlingen gennem en mobil skoleformidlingsbus, der kan opsøge skolerne, således at disse ikke begrænses gennem transportudgifter. Ifølge museet arbejdes der i højere grad med begivenhedskultur (events) end med den klassiske (sær-) udstillingsvirksomhed. Samtidig opererer museet med mange små, veldefinerede brugergrupper, hvilket muliggør en mere målrettet formidling og også i utraditionelle formidlingstilbud som fx kurser for sosu-assistenter med introduktion til museets såkaldte demenskasser Museet ønsker at sikre en øget tilgængelighed til kulturarven via fx opbygningen af det nationale Rockmuseum (åbner i 2015) og igennem den igangværende proces med opstilling af nye, og nytænkte, basisudstillinger på alle tre hovedbesøgssteder (Roskilde-, Frederikssund- og Lejre museer). Roskilde Museum oplyser at det på denne måde udfordrer en traditionel formidlingstænkning. Museets struktur, med tre dækningskommuner og tværgående afdelinger, betyder, at der er opsamlet mange kompetencer til gavn for hele dækningsområdet. For at fortsætte udviklingen og realisere mulighederne indenfor sociale medier, herunder også skoleformidlingen, ønsker Roskilde Museum museet en styrkelse af personalet. Museet oplyser, at det har gennem en årrække ikke fået tilført flere personaleressourcer gennem øget kommunalt tilskud. Da Museet ikke mener at kunne tilvejebringe flere kompetencer gennem ændret prioritering og omfordeling, ansøger Roskilde Museum de tre dækningskommuner om et øget driftstilskud til løsning af formidlingsopgaver fra budgetåret Administrationens vurdering: Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser Økonomi og finansiering: Ansøgningen fremsendes med et budget, hvor udgiften er ligeligt fordelt mellem Roskilde, Frederikssund og Lejre kommuner. Denne model er valgt efter drøftelse i museets bestyrelse. Museet ansøger Lejre Kommune om en forhøjelse af driftstilskuddet fra budgetåret 2015 med kr. Der er et samlet aktivitetsbaseret budget til tilskud til museer på kr. Budgettet vedrører Roskilde Museums drift af Hestebjerggaard og Tadre Mølle. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Budget-formidlingsinten.pdf 2. Formidlingsintensivering-LK.doc

44 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side KF - Ansøgning om midler til samarbejdsprojekt fra Musikskolen Sagsnr.: 14/6987 Resumé: På baggrund af den kommende folkeskolereform har Musikskolen og Folkeskolen indgået et samarbejde om indskolingsklasserne. Musikskolen ønsker at undersøge og afprøve samarbejdsprojekter også for mellemtrin og udskoling med Folkeskolen. Musikskolen søger derfor om kr. til at iværksætte en række pilotprojekter. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der tages stilling til, om sagen skal oversendes til behandling i forbindelse med budget 2015 Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den : Indstillingen anbefales. Afbud: Sidsel Munch (F) Beslutning Økonomiudvalget den : Anbefales. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af sagen. Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Sagen oversendes til behandling i forbindelse med budgetproces Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V) Sagsfremstilling: Folkeskolen og Musikskolen har, på baggrund af skolereformen, indgået samarbejde om kompagnon-undervisning i alle børnehaveklasser. Dette betyder at Musikskolen står for musikundervisning på alle kommunens folkeskoler på dette klassetrin. Musikskolen vurderer, at dette tiltag vil skabe et solidt musikalsk fundament for kommunens børn. Musikskolen ønsker at bygge videre på dette fundament ved at bringe deres kompetencer i spil for de øvrige klassetrin. For at blive klogere på behov og muligheder for samarbejde, ønsker Musikskolen derfor i skoleåret 14/15 at kunne iværksætte diverse pilotprojekter, så som musical, skolekor, skoleorkester, yderligere kompagnonundervisning m.m. Musikskolen håber, at Folkeskolen vil deltage fagligt og økonomisk i nogle fælles pilotprojekter. Da implementeringen af folkeskolereformen kun er i den indledende fase, er der fortsat uvished om hvilke former for samarbejde og projekter, der vil give bedst mening. Musikskolen ønsker derfor at være åbne over for de muligheder der viser sig og i

45 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 43 samarbejde med den enkelte folkeskole at udarbejde pilotprojekter, der kan samle evidens og baggrund for et frugtbart samarbejde fremover. Musikskolen ønsker at holde fokus på områder hvor Musikskolens kompetencer bliver bragt i spil for alle folkeskolens elever. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at det er centralt, at de opgaver, skolereformen medfører, ikke forringer Musikskolens mulighed for at finansiere sine kernetilbud. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser Økonomi og finansiering: Musikskoen ansøger om kr. svarende til 400 undervisningslektioner. Eksempel på aktiviteter og fordeling af timer: Større fælles projekter: 200 lektioner Musicals Musikklasser Morgen/eftermiddagssang Skoleorkester Forsøg med musisk understøttelse af fag-undervisningen. 100 lektioner Tema uger Matematik: Brøkregning med noder og rytmer Fysik: lyd og vibrationer Sprog: Engelsk, tysk og fransk sang Dansk: komposition og udtryk Samfundsfag/historie. Musikgenre og stil der udspringer af og repræsenterer en epoke og en samfundsudvikling. Musikundervisning, som forbyggende indsats og inklusionsværktøj. 100 lektioner Musikundervisning i specialklassen Musikundervisning til understøtning af koncentration Musikundervisning med fokus på sammenspil og sociale kompetencer. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Ansøgning til pilotprojekter Folkeskole_musikskole.doc

46 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side KF - Ansøgning fra Roskilde Museum. Projekt Muserum Sagsnr.: 14/6416 Resumé: Roskilde Museum ansøger i mail af 5. maj 2014 om projektstøtte til formidlingsinitiativet Muserum, der er et museumsprojekt for 0-7 årige. Projektet løber i øjeblikket på Roskilde Museum (frem til august 2014), og har tiltrukket ca børn i den almindelige åbningstid, ligesom projektet har affødt landsdækkende interesse. Museet søger om kr. til anlæg og kr. til drift Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at ansøgningen ikke imødekommes idet der ikke kan anvises driftsmidler 2. at projektet anbefales indgået i den samlede udstillingsplan for Lejre Museum. Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den : Vedr. indstilling 1 oversender udvalget driftsønsket på kr. til behandling i forbindelse med budget Indstilling 2 anbefales. Afbud: Sidsel Munch (F) Beslutning Økonomiudvalget den : Anbefales. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af sagen. Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Indstillingerne tiltrådt. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V) Sagsfremstilling: Muserum er et museumsprojekt for 0-7 årige, der går nye og utraditionelle veje i bestræbelserne på at engagere en målgruppe, der ikke ellers har en platform i museumsverdenen. Inddragelse af denne gruppe i kulturformidlingen i et sprog, som opleves relevant af de 0-7 årige, er et nybrud i dansk museumsverden. Projektet løber i øjeblikket på Roskilde Museum (frem til august 2014), og har tiltrukket ca børn i den almindelige åbningstid, ligesom projektet har affødt landsdækkende interesse.

47 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 45 Ifølge Roskilde Museum tillægger Muserum museumsformidlingen en ny dimension. Gennem sanseoplevelser introduceres målgruppen til nogle grundbegreber i kunst og kultur, som ikke forstås i en voksenopfattelse af begreberne, men i stedet tilegnes gennem leg og nysgerrig afprøvning. Det er museets hensigt at bygge videre på den opnåede erfaring med børns reaktion på og forståelse af de oplevelser, de gør i Muserum, og på basis af disse koble sanseoplevelserne samen med oplevelsen af de autentiske genstandes udsagn og fortælling i de øvrige udstillingsforløb i museet. Der er efter museets opfattelse et uafprøvet udviklingspotentiale som har store, også nationale, perspektiver for en tilgængeliggørelse for helt nye brugergrupper til historie og kulturarv. Museet vil gerne indarbejde Muserumsbegrebet på alle de tre hovedbesøgssteder og dermed i alle tre dækningskommuner. Såfremt projektstøtten bevilges i det ansøgte omfang, kan der opbygges Muserum på Frederikssund Museum og Lejre Museum som supplement til det af Roskilde Kommune finansierede på Roskilde Museum. Administrationens vurdering: Projektet vurderes som værende en god ide, og der vil kunne anvises finansiering til anlægget fra de 3 millioner kr. der er afsat til udvikling af Lejre Museum. Der er ikke mulighed for at anvise midler til drift. Projektet bør indgå i en samlet plan for hvordan Lejre Museum skal udvikles. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Anlæg Anlægsbudgettet dækker opbygning af et Muserum i museets østlige længe. Muserum vil relatere sig til Lejres sagnhistorie og gennem sine formidlingsgreb introducere målgruppen for fortællingen. Der ansøges, på grundlag af erfaringen fra Roskilde Museums Muserum, om følgende beløb til etablering: kr. Der vil blive udarbejdet detaljeret budget, når emnet for Muserum er endeligt fastlagt gennem behandlingen af denne ansøgning. Drift Der ansøges der tillige om driften af Muserum i projektperioden på 1 år. Udgiften i nedenstående budget er fordelt forholdsmæssigt (i forhold til indbyggertal). Denne fordelingsnøgle er efterfølgende brugt til en fordeling af det antal driftstimer, der tilkommer den enkelte kommune. Begrebet driftstimer indeholder følgende: Det antal timer, hvor ideudviklerne vil være til stede ugentligt på det pågældende museum og enten bredt introducere i almindelig åbningstid eller modtage forudbestilte vuggestuer og børnehaver. Udover det vil Muserum være tilgængeligt i museets åbningstid, men uden betjening. Udgiftsbudget To medarbejder, à 21 timer ugl. = 42 timer kr.

48 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 46 Materialer, kørsel mv. Årlig udgift kr kr. Forholdsmæssig Antal timer ugl. Tilskud Roskilde, indb. = 54 % kr. Frederikssund, indb. = 29 % kr. Lejre, indb. = 17 % kr kr. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Ansøgning - Muserum 2. Budget - Muserum 3. Anlægsbudgetbeskrivelse - Muserum

49 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side BU - Kompetence til at godkende valgfag i folkeskolen Sagsnr.: 14/7382 Resumé: Valgfag i folkeskolen er blevet obligatorisk for alle elever i klasse. Valgfagsrækken er beskrevet i folkeskoleloven. Kommunalbestyrelsen kan dog godkende andre valgfag. Denne sag fremlægger forslag om, at Kommunalbestyrelsen delegerer kompetencen til godkendelse af valgfag til chefen for Center for Skoletilbud. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at Kommunalbestyrelsens kompetence til at godkende valgfag i folkeskolen delegeres til Chefen for Center for Skoletilbud Beslutning Udvalget for Børn & Ungdom den : Indstilling anbefales. Afbud: Thomas Stokholm (V) Beslutning Økonomiudvalget den : Anbefales. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af sagen. Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Indstillingen tiltrådt, med den tilføjelse at Udvalget for Børn & Ungdom får en orientering om hvilke valgfag der oprettes. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V) Sagsfremstilling: Valgfag i folkeskolen er som følge af folkeskolereformen blevet gjort obligatorisk for alle elever i klasse. Folkeskolens valgfagsrække beskrives i folkeskolelovens 9 stk.1.: tysk, fransk, spansk, medier, billedkunst, fotolære, filmkundskab, drama, musik, håndværk og design, madkundskab, almindelige indvandresprog samt arbejdskendskab. Skolerne er forpligtet til et valgfagsudbud på mindst 120 timer årligt og eleverne skal vælge mindst 1 valgfag inden for de fag, der er nævnt i 9 stk. 1. Kommunalbestyrelsen kan godkende, at der tilbydes andre fag og emner i henhold til 9 stk. 6. De nye valgfag skal i følge Undervisningsministeriet følge samme ramme som valgfagsrækken. Undervisningsministeriet har udarbejdet en skabelon der skal følges, når et nyt valgfag skal godkendes i kommunen.

50 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 48 Denne valgfagsskabelon er p.t. sendt i høring med høringsfrist den 6. juni 2014 som en del af Bekendtgørelse om formål, kompetencemål og færdigheds- og vidensmål for folkeskolens fag og emner (Fælles Mål) og bekendtgørelse om formål kompetencemål og færdigheds- og vidensmål for børnehaveklassen (Fælles Mål for børnehaveklassen). Det forventes at bekendtgørelsen vil træde i kraft den 1. august Undervisningsministeriet har til hensigt at udarbejde en vejledning for kommunerne om den nye valgfagsmodel. Vejledningen vil give eksempler på forskellige typer af valgfag inden for sprog, teknologi, værksted, praktiske/musiske m.fl. Denne vejledning foreligger p.t. endnu ikke. Det er målet, at skolerne får brede rammer for at tænke nye og anderledes valgfag, herunder at de kan udvikles i samarbejder mellem folkeskolerne og/eller med eksterne, fx ungdomsskolen og ungdomsuddannelser. Skolerne kan med udgangspunkt i elevernes læringsmål, lokalområdets muligheder og skolens aktørers bidrag udforme oplæg til nye lokale valgfag. Der bliver mulighed for at tænke valgfagene på tværs af de traditionelle fag og udarbejde dem i et samarbejde mellem medarbejdere med forskellige faglige kompetencer og fra forskellige faggrupper med udgangspunkt i elevernes læringsmål og med en form, hvor læringen bliver mere praktisk og konkret. Der bliver samtidig mulighed for, at alle skoler i Lejre Kommune kan gå sammen om at udforme valgfag for eksempel i samarbejde med Ungdomsskolen. Det bliver muligt for Center for Skoletilbud at være med til at sikre at bruge og opsamle viden fra de enkelte skolers valgfagsudbud. Der kan evt. udarbejdes et fælles katalog med eksempler på nye valgfag, som skolerne kan bruge som inspiration. Administrationens vurdering: Kommunalbestyrelsen vil fremover lokalt kunne godkende, at der udbydes valgfag udover de valgfag, der findes Fælles Mål for. Som en del af den igangværende forenkling af Fælles Mål udarbejder Undervisningsministeriet et koncept for etableringen af nye valgfag, hvor mål og indhold for faget skal beskrives. Ud fra de intentioner om relevanthed, smidighed og nærhed i forhold til eleverne, der ligger bag de nye regler for valgfag i folkeskolen, foreslås det, at skolechefen kan godkende valgfagene på de enkelte skoler og med samarbejdsparterne omkring skolen, for eksempel ungdomsskole, musikskole og ungdomsuddannelser. Skolechefen udarbejder en procedure for godkendelse af valgfag, hvor skolebestyrelsen på skolen indgår og skolelederen skal anbefale at tilbyde faget. Kravene til skolernes beskrivelse af et nyt valgfag vil skulle følge Undervisningsministeriets kommende krav hertil. For at opnå en smidighed og forenkling omkring godkendelsen af et nyt valgfag foreslås det, at skolechefen i delegeres til at kunne godkende valgfag. Handicappolitik: Der er ikke taget specielle hensyn til handicappolitikken i denne sag. Økonomi og finansiering: Sagen har umiddelbart ingen økonomiske konsekvenser. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen

51 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 49

52 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side BU - Revision af vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen - efter høring Sagsnr.: 14/1248 Resumé: Lejre Kommunes gældende vedtægt for styrelsen af kommunens skolevæsen blev godkendt af Kommunalbestyrelsen den 29. april Med Folketingets vedtagelse af ændringer af folkeskoleloven den 26. december 2013 er en række bestemmelser om styrelsen af kommunens skolevæsen ændret. Kommunalbestyrelsen har den 24. marts 2014 godkendt regler for valg af forældrerepræsentanter til skolebestyrelserne. Udvalget for Børn & Ungdom besluttede den 6. maj 2014 at sende et til revision af vedtægten for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen til høring i skolebestyrelser og lokaludvalg. Denne sag fremlægger forslag til revision af vedtægten for styrelsen af Lejre Kommunes med de indkomne høringssvar. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at forslag til revision af vedtægten for styrelsen af Lejre Kommunes Skolevæsen godkendes. Beslutning Udvalget for Børn & Ungdom den : Indstilling anbefales. Afbud: Thomas Stokholm (V) Beslutning Økonomiudvalget den : Anbefales. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af sagen. Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Indstillingen tiltrådt. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V) Sagsfremstilling: Baggrund Med Folketingets vedtagelse af ændringer af folkeskoleloven den 26. december 2013 er en række bestemmelser om styrelsen af kommunens skolevæsen ændret. Dette nødvendiggør en revision af den vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen, som Kommunalbestyrelsen godkendte den 29. april Lovgrundlag

53 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 51 Bestemmelserne om styrelsen af kommunens skolevæsen er ændret på følgende punkter af relevans for Lejre Kommunes skolevæsen: A. Om skolebestyrelsens sammensætning (ændring af folkeskolelovens 42 stk. 1) a. Antallet af forældrevalgte medlemmer af skolebestyrelserne kan fastsættes frit. Dog skal et flertal af skolebestyrelsens medlemmer skal være forældrerepræsentant b. Antallet af medarbejderrepræsentanter skal være mindst 2 (hidtil 2) c. Antallet af elevrepræsentanter skal være mindst 2 (hidtil 2) d. Indtil 2 pladser i skolebestyrelsen kan tildeles repræsentanter fra det lokale erhvervsliv, lokale ungdomsuddannelsesinstitutioner eller lokale foreninger. B. Om varetagelse af bestyrelsens sekretærfunktioner m.v. (ændring af folkeskolelovens 42 stk. 6, der bliver stk. 7) a. Kommunalbestyrelsen kan beslutte at de daglige afdelingsledere og SFO-ledere kan deltage i skolebestyrelsens møder uden stemmeret (i lighed med skolelederen og dennes stedfortræder) C. Om regler for valg af forældrerepræsentanter til skolebestyrelsen (ændring af folkeskolelovens 43) a. Kommunalbestyrelsen fastsætter regler for valg af forældrerepræsentanter. Reglerne er hidtil blevet fastsat af Undervisningsministeren. I Lejre Kommune har Kommunalbestyrelsen fastsat regler for valg af forældrerepræsentanter til skolebestyrelserne den 24. marts 2014): D. Om pædagogisk råd (Folkeskolelovens 46 skt. 1 er ophævet) a. Bestemmelsen om oprettelse af et pædagogisk råd er ophævet. Forslag til revision af vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen Det foreslås, at vedtægten for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen ændres således at de hidtidigt gældende bestemmelser om 7 forældrerepræsentanter (Firkløverskolen 5 forældrerepræsentanter), 2 medarbejderrepræsentanter samt 2 elevrepræsentanter fastholdes at de enkelte skolebestyrelser kan udpege indtil 2 repræsentanter fra det lokale erhvervsliv, lokale ungdomsuddannelsesinstitutioner eller lokale foreninger til skolebestyrelsen for 1 år ad gangen (ny 1 stk. 2) at SFO-ledere og eventuelle afdelingsledere kan deltage i skolebestyrelsens møder uden stemmeret (ny 1 stk. 4) at kapitel 4 om pædagogisk råd udgår, således at det bliver den enkelte skoleleder der efter drøftelse i lokaludvalget træffer beslutning om hvilke mødefora der oprettes for personalet på den enkelte skole

54 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 52 at det regelsæt for valg af skolebestyrelser m.v. som Kommunalbestyrelsen netop har godkendt den 23. marts 2014 optages som bilag til styrelsesvedtægten. (Disse regler er gældende for det igangværende valg til skolebestyrelserne for perioden ). Tidsplan 6. maj 2014 Udvalget for Børn & Ungdom sender forslag i høring 7. maj 21. maj 2014 Høring i skolebestyrelser og lokaludvalg 3. juni 2014 Udvalget for Børn & Ungdom behandler forslag efter høring 23. juni 2014 Kommunalbestyrelsen godkender ny vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes Skolevæsen Udtalelser: Der var ved høringsfristens udløb den 21. maj 2014 indkommet høringssvar fra skolebestyrelser og lokaludvalg ved Allerslev Skole, Bramsnæsvigskolen, Hvalsø Skole, Kirke Hyllinge Skole, Kirke Saaby Skole, Osted Skole, Trællerupskolen og Firkløverskolen. Desuden er der indkommet høringssvar fra Lejre Lærerforening og Centerudvalg for Skoletilbud Skolebestyrelserne ved Bramsnæsvigskolen, Hvalsø Skole, Kirke Hyllinge Skole, Kirke Saaby Skole, Osted Skole, Trællerupskolen og Firkløverskolen og lokaludvalgene ved Allerslev Skole, Bramsnæsvigskolen, Hvalsø Skole, Kirke Hyllinge Skole, Kirke Saaby Skole, Osted Skole, Trællerupskolen og Firkløverskolen tager forslaget til revision af vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen til efterretning. Skolebestyrelsen ved Allerslev Skole kommenterer i sit høringssvar reglerne for frit skolevalg og foreslår at de 2 repræsentanter fra det lokale erhvervsliv, lokale ungdomsuddannelses-institutioner eller lokale foreninger ikke tillægges stemmeret. Lejre Lærerforening ønsker, at det skal være obligatorisk for skolebestyrelserne, at udpege 2 repræsentanter fra det lokale erhvervsliv, lokale ungdomsuddannelsesinstitutioner eller lokale foreninger og at der som minimum afholdes 2 årlige møder for samtlige medarbejdere på skolen. Centerudvalget for Skoletilbud tager forslaget til revision af vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen til efterretning. Medarbejderrepræsentanterne ønsker, at det indskrives i styrelsesvedtægten, at alle pædagogiske medarbejdere skal mødes samlet i løbet af skoleåret. Administrationens vurdering: Intentionen med ændringerne i lovgivningen for styrelsen af kommunens folkeskoler er både at forenkle reglerne på en række punkter som nævnt i sagsfremstillingen. Regler for pædagogisk råd er udgået af folkeskoleloven og dermed af vedtægten for styrelsen af kommunens skolevæsen. Skolerne vil dog fortsat skulle inddrage hele det pædagogiske personale i udformningen og planlægningen af skolens arbejde. Det gøres formelt både i skolebestyrelsen og i MED-systemet.

55 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 53 Man vil på den enkelte skole kunne etablere de relevante mødefora, der er relevante for den lokale virksomhed. De fora, der samlet set, kan bidrage til at opnå skolens mål både med hensyn til det tværfaglige samarbejde i undervisningstiden og i skolens SFO. Chefen for Center for Skoletilbud foreslår, at skolerne skal bruge lovgivningens mulighed for at udpege skolebestyrelsesmedlemmer fra eksterne relationer for eksempel det lokale erhvervsliv, lokale ungdomsuddannelser eller fra lokale foreninger. Det kan være samarbejdspartnere, der med en særlig vinkel og perspektiv kan bidrage til, at skolen kan nå sine mål på særlige indsatsområder. I henhold til folkeskolelovens 41 stk. 3 skal de beslutninger Kommunalbestyrelsen har truffet vedrørende skolestrukturen m.v. optages i et bilag til vedtægten. I den forelagte version af forslag til revideret vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen er bilag i henhold hertil medtaget i kapitel 7. Allerslev Skoles skolebestyrelse kommenterer i sit høringssvar reglerne for frit skolevalg. Disse regler indgår ikke i revisionen af vedtægten for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen. Reglerne for frit skolevalg optages som et bilag til styrelsesvedtægten, som de i en særskilt sag er besluttet af Kommunalbestyrelsen. En sag om dette emne vil blive forelagt Udvalget for Børn & Ungdom i efteråret 2014 i god tid inden indskrivningen af børn til skolernes nye børnehaveklasser pr. 1. august Skolebestyrelsen ved Allerslev Skole foreslår i deres høringssvar, at de 2 repræsentanter fra det lokale erhvervsliv, lokale ungdomsuddannelses-institutioner eller lokale foreninger ikke tillægges stemmeret. Det fremgår imidlertid af folkeskolelovens 42 stk. 5, at de pågældende har stemmeret. Det er derfor ikke muligt for Kommunalbestyrelsen at beslutte, at de pågældende ikke tillægges stemmeret som foreslået af Allerslev Skoles bestyrelse. Handicappolitik: Der er ikke taget specielle hensyn til handicappolitikken i denne sag. Økonomi og finansiering: Sagen har ingen økonomiske konsekvenser Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Forsalg til revideret vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen 2. Vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen 3. Høringssvar fra Allerslev Skoles bestyrelse 4. Høringssvar fra Allerslev Skoles lokaludvalg 5. Høringssvar fra Bramsnæsvigskolens bestyrelse 6. Høringssvar fra Bramsnæsvigskolens lokaludvalg 7. Høringssvar fra Hvalsø Skoles bestyrelse og lokaludvalg 8. Høringssvar fra Kirke Hyllinge Skoles bestyrelse 9. Høringssvar fra Kirke Hyllinge Skoles lokaludvalg 10. Høringssvar fra Kirke Saaby Skoles bestyrelse 11. Høringssvar fra Kirke Saaby Skoles lokaludvalg.pdf 12. Høringssvar fra Osted Skoles bestyrelse 13. Høringssvar fra Osted Skoles lokaludvalg 14. Høringssvar fra Trællerupskolens bestyrelse og lokaludvalg 15. Høringssvar fra Firkløverskolens bestyrelse og lokaludvalg 16. Høringssvar fra Lejre Lærerforening 17. Høringssvar fra Centerudvalget for Skoletilbud

56 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side BU - Frigivelse af anlægsbevilling til 2. fase af Tandplejens bygning Sagsnr.: 12/11740 Resumé: Der søges om frigivelse af rådighedsbeløb på 1,4 millioner kroner afsat i budget 2014 til etablering af fase to vedrørende tandplejens udbygning. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at det i budget 2014 afsatte rådighedsbeløb på kr. 1.4 millioner til udbygning af Tandplejen frigives til anden fase af Tandplejens udbygning. Beslutning Udvalget for Børn & Ungdom den : Indstilling anbefales. Afbud: Thomas Stokholm (V) Beslutning Økonomiudvalget den : Anbefales. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af sagen. Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Indstillingen tiltrådt. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V) Sagsfremstilling: I takt med at flere børn og unge behandles på den kommunale tandklinik, er der behov for at udbygge tandklinikken i Kirke Hyllinge med flere klinikenheder. Første fase, som bestod af ombygning af det tidligere personalerum i den eksisterende bygning til en 5. klinik samt opførelsen af et bygningsmodul til personalerum med køkkenfaciliteter, er nu fuldført, og projektets anden fase skal igangsættes. I budget 2014 er der afsat 1,4 millioner kr. til projektets anden fase, som vil indeholde ombygning af reception, tilbygning med venterum, garderobe til brugere og ansatte, kontorfaciliteter samt ombygning af de eksisterende toiletter til handicaptoilet m.m.. I denne sag anmodes om frigivelse af anlægsbeløb på 1.4 millioner til igangsættelse af fase 2. Administrationens vurdering: Administrationen anbefaler at der frigives en anlægsbevilling på 1.4 millioner kroner til færdiggørelse af udbygningen af tandplejen. Handicappolitik: Det planlagte byggeri etablerer handicaptoiletter i Tandplejen.

57 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 55 Økonomi og finansiering: Frigivelse af rådighedsbeløb på 1,4 millioner kroner afsat i budget 2014 til udbygning af Tandplejen fase to. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen

58 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side ET - Landdistriktsudvikling og Lokal Aktionsgruppe (LAG) Sagsnr.: 14/6952 Resumé: Lejre Kommune er blevet udpeget som Landdistrikt. Det betyder at lokale ildsjæle fra 2015 kan søge EU-midler til lokaldrevet udvikling. Der skal nedsættes en lokal aktionsgruppe (LAG), med en bestyrelse, som kan administrere ordningen, og Lejre Kommune forventes at få mulighed for at udpege en kommunal repræsentant til bestyrelsen. Stiftende generalforsamlinger for de nye LAG er forventes afholdt i juni 2014, og alle lokale borgere, foreninger virksomheder og erhvervsorganisationer, der er interesserede i at være med i foreningen og stille op til bestyrelsen inviteres af Ministeriet for By Bolig og Landdistrikter til kursus om LAG den 3. juni Der skal tages stilling til, hvordan LAG-arbejdet politisk forankres i Lejre Kommune, og administrationen anbefaler, at der også tages stilling til Lejre Kommunes repræsentation i den kommende LAG-bestyrelse for Lejre, Odsherred, Holbæk, Kalundborg og Sorø Kommuner, idet en kommende bekendtgørelse forventes at give mulighed for kommunal repræsentation. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller, 1. at LAG-arbejdet i Lejre Kommune politisk forankres i Udvalget for Erhverv og Turisme, 2. at Udvalget for Erhverv og Turisme i sin kreds vælger en repræsentant til at sidde i den Lokale Aktionsgruppes bestyrelse (LAG-bestyrelsen) sammen med kommunale og andre repræsentanterne fra Lejre, Odsherred, Holbæk, Kalundborg og Sorø kommuner. Beslutning Udvalget for Erhverv & Turisme den : Indstillingerne anbefales. Grethe Saabye, formand for Udvalget for Erhverv & Turisme indstilles som repræsentant til LAG-bestyrelsen. Beslutning Økonomiudvalget den : Anbefales. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af sagen. Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Indstillingerne tiltrådt. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V) Sagsfremstilling: Lejre Kommune er blevet udpeget som Landdistrikt. Det betyder, at lokale ildsjæle fra 2015 til og med 2019 kan søge EU-midler til lokaldrevet udvikling i landdistriktspuljen under Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter. Det overordnede fokus for programperioden bliver Jobskabelse og bedre levevilkår. Ordningen skal administreres af frivillige organiseret i en Lokal Aktionsgruppe (LAG), som efter tidsplanen skal etableres inden sommerferien 2014 som en forening med bestyrelse.

59 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 57 Ministeriet for By Bolig og Landdistrikter har besluttet, at Lejre Kommune skal gå sammen med Holbæk, Odsherred, Kalundborg og Sorø Kommuner om at etablere en Lokal Aktionsgruppe. Til at deltage i foreningen og bestyrelsen inviteres de fem kommuners 1. lokale borgere 2. foreninger 3. virksomheder og erhvervsorganisationer 4. offentlige myndigheder Invitation til kursus om LAG d. 3. juni kl i Knabstrup Hallen, 4440 Mørkøv, er modtaget d. 22. maj og lagt på Lejre Kommunes hjemmeside som nyhed (se bilag). Mødet vil endvidere af Ministeriet for By Bolig og Landdistrikter blive annonceret i Lejre Lokalavis og Midtsjællands Folkeblad. Efter planen forventes den stiftende generalforsamling også holdt i juni, men mere information herom savnes. Figur af LAG-organisering (fra PowerPoint vist i bilag) En ny bekendtgørelse med reglerne for den kommende 5 års programperiode skulle i skrivende stund være på trapperne. Det forventes at reglerne vil blive: Kommuner og Region stiller med hvert et medlem, og den øvrige del af bestyrelsen vælges demokratisk. Bestyrelsen skal bestå af mindst syv medlemmer, som brænder for at arbejde strategisk med lokal udvikling, og ingen af de fire ovenstående interessegrupper må have flertal i bestyrelsen. Offentlige myndigheder, som kan være repræsenteret ved lokale politikere eller embedsmænd, må højst udgøre 30 % af bestyrelsen.

60 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 58 Bestyrelsens opgave bliver at godkende ansøgninger på basis af en strategi for tildeling, som bestyrelsen skal udarbejde i efteråret formentlig inden udgange af september Både bestyrelsen og strategien skal godkendes af en komite, som er udpeget til formålet. Ministeriet for By Bolig og landdistrikter har ladet forstå, at man gerne ser strategier, der lægger vægt på større, strategiske og tværgående samarbejdsprojekter. De ønsker også at kommunerne ser landzonebestemmelser, lokal- og kommuneplanlægning som mulighed fremfor som forbud. Bestyrelsens opgave er desuden at være aktivt kommunikerende via lokale netværk i baglandet. Hver LAG får adgang til videndeling via en egen hjemmeside. En fælles hjemmeside om emnet findes her: Puljen, som den lokale Aktionsgruppes bestyrelse skal administrere vil i 2015 udgøre 1,1 mio. pr. kommune uden befolkningstilbagegang og 1,9 for kommuner med befolkningstilbagegang. Puljen administreres af bestyrelsen som én samlet pulje for de fem tilsluttede kommuner. Op til 20 % af puljen må anvendes til et LAG-koordinator, der kan fungere som sekretariat for bestyrelsen. Ministeriet for By Bolig og Landdistrikter har også afsat midler til regionale LAG-koordinatorer, der skal sikre at dokumentation for afholdte udgifter m.v. er fyldestgørende inden de tilgår Ministeriet for By Bolig og Landdistrikter. Det skal sikre en hurtigere sagsbehandling og udbetaling. Fiskeri I den forgangne programperiode har der været nedsat særlige aktionsgrupper for fiskeri. Så vidt vides er det pt. usikkert om det vil ske i den kommende programperiode. I givet fald kan det være interessant pga. Lejre Kommunes lange kystlinje og potentialer for fritidsfiskeri. Administrationens vurdering: Set i lyset af, at Lejre Kommune med baggrund i både Lejrestrategi samt Turisme- og erhvervsstrategi gerne vil fremme jobskabelse og levevilkår er det oplagt at søge indflydelse i LAG og påvirke den strategi, der skal udgøre det første fundament for de kommende års tildeling af EU-midler. Det overordnede fokus for den kommende programperiode bliver Jobskabelse og bedre levevilkår, og administrationen anbefaler på den baggrund, at LAG-arbejdet i Lejre Kommune politisk forankres i Udvalget for Erhverv og Turisme. Opstarten af de nye LAG er er en meget komprimeret proces, hvor der i løbet af juni 2014 både holdes kurser om lokal drevet udvikling og også forventes afholdt stiftende generalforsamlinger for de nye LAG er. Dette samtidig med, at den bekendtgørelse, der skal regulere LAG ernes arbejde, endnu ikke er udstedt. Administrationen vurderer, at det er vigtigt at være på forkant og anbefaler derfor, at der allerede nu og selv om den regulerende bekendtgørelse endnu ikke er udstedt - tages stilling til Lejre Kommunes deltagelse. Administrationen anbefaler, at Udvalget for Erhverv og Turisme i egen kreds udpeger en person, der synes, det vil være spændende at sidde i bestyrelsen for den nye LAG. I den forgangne programperiode har der været eksempler på, at kommunerne har udpeget såvel embedsmænd som byrådsmedlemmer eller borgmestre til posten. Kurset om LAG, som Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter afholder den 3. juni 2014 vil være meget relevant for den person, som udvalget måtte udpege. Handicappolitik: Sagen har ikke relevans for Lejre Kommune handicappolitik.

61 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 59 Økonomi og finansiering: I medierne er det den senere tid fremgået, at det kan være en bureaukratisk proces for ansøgerne at få ubetalt midler via LAG. Dels kan man først få pengene, når det ansøgte projekt er gennemført og dokumenteret med resultater og omkostningsbilag, dels har EU-revisionen angiveligt nægtet at udbetale støtte, hvis bilag ikke helt præcist svarede til det ansøgte. Det har blandt andet betydet, at spirende mikrovirksomhed ikke er blevet til noget, når banken ikke har været villig til at yde et lån. På den baggrund har nogle af de kommuner, der var udpeget som landdistrikter i den forrige programperiode, ydet lån til projekter, med forventet tilbagebetaling, når LAGmidlerne kom i hus. I forbindelse med budgetlægning for 2015 vil administrationen tage kontakt til nogle af disse kommuner og undersøge, om Lejre Kommune på samme måde kan hjælpe med midlertidig finansiering af projekter. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Invitation LAG-kursus 1 (Nordvest).pdf 2. Powerpointpræsentation om LAG

62 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side ET - Proces for Branding- og udviklingsstrategi Sagsnr.: 14/2392 Resumé: I denne sag forelægges forslag til proces for hvordan Lejre Kommune udvikler en ny branding- og udviklingsstrategi. Forslaget er udarbejdet med afsæt i det kommissorium, som Kommunalbestyrelsen vedtog den 28. april 2014 efter anbefaling fra Udvalget for Erhverv & Turisme. Der ansøges samtidig om frigivelse af 0,5 mio. kr. til at finansiere udviklingsarbejdet. Der forelægges særskilt regnskab for, hvordan midlerne er anvendt ved udgangen af 2014 når processen er afsluttet. Stifter og indehaver af firmaet Strategize Jacob Søby Bang er ansat som konsulent på opgaven og vil på mødet præsentere forslag til proces for udvikling af strategien. Forslaget er udarbejdet af administrationen med bistand fra Strategize og med input fra Koncernledelse m.fl. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. At proces for udvikling af en ny branding- og udviklingsstrategi godkendes, 2. At der frigives 0,5 mio. kr. til udvikling af en branding- og udviklingsstrategi for Lejre Kommune. Beslutning Udvalget for Erhverv & Turisme den : Indstillingerne anbefales med følgende bemærkninger: Facebook skal anvendes i processen Der skal være synlighed om brandingprocessen i hele forløbet Alle kommunalpolitikere skal have mulighed for at deltage og bidrage Der indlægges et temamøde for Kommunalbestyrelsen Beslutning Økonomiudvalget den : Anbefales. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af sagen. Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Indstillingerne tiltrådt. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V)

63 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 61 Sagsfremstilling: Kommunalbestyrelsen har i budget 2014 afsat 0,5 mio. kr. til en branding- og markedsføringsstrategi. Strategien skal give svar på spørgsmålet om, hvad Lejre Kommunes særlige kendetegn og stedbundne ressourcer er, og hvad vores kommune skal leve af i fremtiden. På den baggrund har administrationen udarbejdet udkast til Kommissorium, der beskriver formål, mål og proces for strategien. Kommissoriet er godkendt af Kommunalbestyrelsen den 28. april Administrationen har udpeget firmaet Strategize til at være konsulent for Lejre Kommune i processen mod en branding og udviklingsstrategi. På mødet vil Jacob Søby Bang, stifter og indehaver af Strategize præsentere forslaget til proces med angivelse af de forskellige faser og metoder, som foreslås anvendt. Procesforslaget er beskrevet nærmere i bilaget og lægger op til, at arbejdet med at skabe en bredt involverende og engagerende brandingstrategi vil forløbe i tre faser (hver fase har en række underliggende indsatser, som beskrevet i bilaget): Fase 1: Udgangspunktet gøres klart: Der indsamles information om; Hvad ved vi allerede om, hvad der gør Lejre til et attraktivt sted at bo og bosætte sig særligt for børnefamilier? Lejre kommunes erhvervsmæssige styrker, som vil kunne drage fordel af arbejdet med kommunens brand Hvad er det, der tiltrækker lige præcis turister/besøgende til Lejre, som vi godt kunne tænke os flere af? Fase 2: Bred involvering i udvikling af ideer, initiativer og partnerskaber: Inden for rammerne af kommunens stedbundne styrker og strategiske fokuspunkter (fx naturoplevelser, landsbyliv, fødevareproduktion, økologi, kulturhistorie og mulighederne for i Lejre at leve godt), inviteres borgere, besøgende, foreninger og virksomheder til at komme med bud på, hvordan de gerne vil være med til at udvikle Lejre Kommunes kvaliteter yderligere. Hvilke nye (og allerede planlagte) indsatser og initiativer kan vi forestille os vil understøtte den overordnede fortælling? Og hvordan fremmer vi realiseringen af og kendskabet til disse indsatser og initiativer? Fase 3: Fokusering, prioritering og udvælgelse af initiativer som støtter op om Lejre-strategien og giver kommunen et stærkt brand. Ønsket er, at mange borgere, foreninger og virksomheder vil knytte an til branding- og udviklingsstrategien og bidrage til at virkeliggøre den. Forudsætningen er imidlertid, at kommunen i årene fremover både initierer, prioriterer og følger op på strategien, samt indtænker kommunebrandet i de investeringer og den drift og de aktiviteter, der i øvrigt gennemføres. Nedenstående principper bliver rammesættende for processen: A. Brandingstrategien bygger på fakta og viden: Afsættet for arbejdet er viden; vi begynder ikke forfra, men bygger relevant på de analyser og den viden som allerede findes, ligesom eksisterende strategier, f.eks. Lejre Strategien vil danne grundlag for arbejdet. B. Brandingstrategien vil involvere og engagere bredt: Et bredt udsnit af borgere, foreninger, erhvervsvirksomheder, besøgende og ansatte samt alle i Kommunalbestyrelsen vil

64 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side 62 blive inviteret til at udpege de kvaliteter ved Lejre Kommune, som de værdsætter allermest. C. Brandingen af Lejre begynder med opstarten af brandingprocessen: Tilblivelsen af strategien vil i sig selv have fokus på at understøtte fortællingen om Lejre som en kommune, der giver særlige muligheder for fx naturoplevelser, landsbyliv, fødevareproduktion, økologi, kulturhistorie og muligheder for at leve godt. D. Brandingstrategien skal sættes i spil i alle større initiativer, kommunen iværksætter: Alle større fremadrettede initiativer og prioriteringer skal tænkes ind ift. hvordan de bidrager til brandingen af Lejre Kommune. E. Brandingstrategiarbejdet vil være en vedvarende proces: Strategien vil lægge op til en række initiativer, som politisk kan blive drøftet og arbejdet videre med i de kommende år. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at de foreslåede principper og procesplan som vedlagt i bilag afspejler det vedtagne kommissorium. Handicappolitik: Sagen indeholder ikke særlige handicappolitiske perspektiver. Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. kommissorium_brandingstrategi_ doc 2. Brandingproces for Lejre Kommune pdf

65 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side Lukket - ØU - Henvendelse fra boligselskaber vedrørende almene boliger i Lejre Kommune Sagsnr.: 14/7701 Beslutning Økonomiudvalget den : Anbefales. Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Pkt. 1 og 2 tiltrådt. Pkt. 3 ændres til At der til budget 2015 indarbejdes forslag til finansiering af det kommunale grundkapitalindskud. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V) Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Pkt. 1 og 2 tiltrådt. Pkt. 3 ændres til At der til budget 2015 indarbejdes forslag til finansiering af det kommunale grundkapitalindskud. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V)

66 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side Lukket - ØU - Udbud af storparcel i Kirke Hyllinge med henblik på opførelse af almene familieboliger Sagsnr.: 13/16940 Beslutning Økonomiudvalget den : Anbefales. Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Udgået af dagsorden. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V)

67 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen Side Person - ØU - Ansættelse af ny direktør Sagsnr.: 14/5398 Beslutning Økonomiudvalget den : 1. At Henrik Nielsen tilbydes ansættelse som ny direktør med virkning fra 1. august Tiltrådt at bemyndige borgmesteren til at forhandle ansættelsesform og løn på plads. Afbud: Line Jacobsen (V) Beslutning Kommunalbestyrelsen den : 1. At Henrik Nielsen tilbydes ansættelse som ny direktør med virkning fra 1. august Tiltrådt at bemyndige borgmesteren til at forhandle ansættelsesform og løn på plads. Afbud: Line Jacobsen (V) Carsten Helles Rasmussen (V)

68 Bilag: 1.1. Svar til Jacob Bjørn Hansen.docx Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 54108/14

69 Jacob Bjørn Hansen Svar vedrørende spørgsmål stillet på kommunalbestyrelsens møde den Kære Jacob Bjørn Hansen Du har på kommunalbestyrelsesmødet den 26. maj 2014 spurgt om kommunalbestyrelsen ser det som en rimelig frist, at puljeinstitutionerne skulle finde en fælles repræsentant i inddragelsesprocessen omkring dagtilbudsområdet på under 2 døgn? Fra onsdag kl. 15 indtil fredag kl. 10. Puljeinstitutionerne, som er selvstændige enheder, som ikke normalt er i kontakt med hinanden. Bestyrelserne består af frivillige forældre, som ikke har institutionerne som deres primære arbejde. Du spurgte ligeledes mundligt på mødet om det var i orden at der ofte blev fastsat meget korte frister, når puljeinstitutionen skulle bidrage eller svar på høringer. Det har været et ønske, at resultaterne af arbejdet med at udarbejde scenarier for dagtilbud og skoler i Lejre Kommune skulle foreligge kort tid efter at analysen blev igangsat, således at politikerne hurtigt ville kunne have et grundlag at kunne agere ud fra indenfor et område der er økonomisk udfordret. Arbejdet har involveret over 100 medarbejdere, forældrerepræsentanter, administrativt personale m.m. på 5 forskellige workshops og er derfor blevet gennemført med forholdsvis korte frister til bl.a. at indkalde de personer der skulle deltage. Administrationen er opmærksom på at tidsfristerne i inddragelsesprocessen vedrørende dagtilbudsområdet har været meget korte. Vi vil i fremtiden være mere opmærksomme på at give Puljeinstitutionerne længere varsel når der skal svares på henvendelse fra administrationen. Med venlig hilsen Dennis Danielsen Centerchef

70 Bilag: 1.2. Svar til Karen Højte Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 54213/14

71 From:Lotte Jensen Subject:Spørgsmål stillet på Kommunalbestyrelsens møde den 26. maj 2014 Kære Karen Højte På Kommunalbestyrelsesmødet den 26. maj 2014 har du med henvisning til nedenstående besvarelse konkret spurgt om, hvem der skal betale for de 130 parkeringspladser. Lokalplan LK30 bestemmer ikke, hvem der skal betale for de nye parkeringspladser. Lokalplanen bestemmer derimod, at ingen af de nye byggerier må tages i brug, før parkeringspladserne er etablerede. Det vil derfor være op til den eller de, der opfører det nye byggeri, som lokalplanen muliggør, også at finde løsninger, der samtidig sikrer, at parkeringspladserne etableres. Med venlig hilsen Peter Due Østerbye Centerchef Center for Byg & Miljø Rådhuset i Allerslev Lejrevej 15, 4320 Lejre Tlf.: peos@lejre.dk Fra: Peter Østerbye Sendt: 5. marts :49 Til: 'keje@mail.dk' Cc: Kommunalbestyrelsen; Koncerndirektionen Emne: Spørgsmål stillet på Kommunalbestyrelsens møde den 25. februar 2014 Kære Karen Højte

72 Du har under kommunalbestyrelsesmødet den 25. februar 2014 spurgt om Lokalplan LK30 for Hvalsø Bytorv er lovlig, når det ikke i lokalplanen er bestemt, hvor mange p-pladser der skal etableres pr. bolig eller butiksareal, og du har spurgt, hvorfor der ikke henvises til parkeringsfond. Der er ikke i planloven krav om, at parkering i lokalplaner skal reguleres på en bestemt måde. I det omfang, parkering ikke er reguleret i en lokalplan, så finder bygningsreglementets bestemmelser anvendelse, når der gives byggetilladelse til byggeri. Bygningsreglementet fastsætter, at der skal udlægges (reserveres) tilstrækkelige parkeringsarealer. Hvad tilstrækkelige arealer er, fastsættes af Kommunalbestyrelsen, og skal fremgå af byggetilladelsen. Under forarbejdet til Lokalplan LK30 er der gennemført en analyse af behovet for parkering i Hvalsø Bymidte under forudsætning af, at lokalplanen realiseres, og at også butiksbyggerier, som andre lokalplaner muliggør, realiseres. Dette behov vil være dækket med de parkeringspladser, der iht. Lokalplan LK 30 skal være etableret, inden det første byggeri tages i brug. På den baggrund har Lejre Kommune valgt ikke at gøre brug af en løsning med parkeringsfond, og det er vores opfattelse, at det er både lovligt og hensigtsmæssigt. Med venlig hilsen Peter Due Østerbye Centerchef Center for Byg & Miljø Rådhuset i Allerslev Lejrevej 15, 4320 Lejre Tlf.: peos@lejre.dk Postadresse:

73 Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø

74 Bilag: 3.1. Referat fra møde i KKR Sjælland den 11. juni 2014 Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 54214/14

75 REFERAT 2014 K K R S J Æ L L A N D Dato: :30 Sted: Sørup Herregård, Sørupvej 26, 4100 Ringsted, gruppemøder fra kl Mission KL bidrager til at udvikle og fastholde et stærkt lokalt demokrati. KL varetager kommunernes fælles interesser og er kommunernes samlede forhandlingsorganisation, videnscenter og forum for fælles initiativer og beslutninger. Vision KL opnår, med et helhedsperspektiv på opgaveløsningen, indflydelse og resultater på kommunernes vegne, til gavn for borgerne og samfundet.

76 KKR Sjælland Deltagerfortegnelse Godkendelse af referat Godkendelse af referat Regionalpolitiske sager Tema Erhverv, vækst og beskæftigelse Den fælles regionale klimastrategi 1. drøftelse Tværkommunale samarbejder Praksisplanen og aftalen med PLO Organisatorisk understøttelse af sundhedsområdet Styringsaftale 2015 for det specialiserede social- og undervisningsområde Flygtningefordeling Orienteringssag - Finansieringsmodel for bustrafikken Orienteringssag - Mobil- og bredbåndsdækning i Region Sjælland Udpegninger Indstilling til udvalg KKR Forslag til mødeplan for 2015, 2016 og Ny stedfortræder i KKR Sjælland Siden sidst Meddelelser Punkter til næste møde Dagsordenspunkter til næste møde Eventuelt SIDE 2

77 KKR Sjælland Deltagerfortegnelse Deltagere Knud Erik Hansen, Faxe Pernille Beckmann, Greve John Brædder, Guldborgsund Søren Kjærsgaard, Holbæk Martin Damm, Kalundborg Flemming Christensen, Køge Holger Schou Rasmussen, Lolland Carsten Rasmussen, Næstved Thomas Adelskov, Odsherred Henrik Hvidesten, Ringsted Poul Andersen suppleant for Joy Mogensen, Roskilde Sten Knuth, Slagelse Niels Hörup, Solrød Gert Jørgensen, Sorø Mogens Haugaard Nielsen, Stevns Knud Larsen, Vordingborg Lis Tribler, Slagelse Niclas Bekker Poulsen, Greve suppleant for Marie Stærke, Køge Lars Hoppe Søe, Næstved Erik Kjelgaard, Lolland Karsten Lorentzen, Roskilde Steen Petersen, Faxe suppleant for Githa Nelander, Næstved Per Hauge, Solrød John Harpøth, Holbæk Dorte Nybjerg, Faxe Helle Mandrup Tønnesen, Vordingborg René Tuekær, Faxe Afbud Mette Touborg, Lejre Joy Mogensen, Roskilde Marie Stærke, Køge Sine Agerholm, Holbæk Bo Abildgaard, Guldborgsund Jeppe Trolle, Roskilde Lene Hatt, Guldborgsund Villum Christensen, Slagelse Githa Nelander, Næstved Jan Jakobsen, Ringsted SIDE 3

78 KKR Sjælland Fra Sekretariatet Administrerende direktør Henrik Winther Nielsen, Solrød for k17 Kommunaldirektør Thomas Knudsen under punkt 2.1. og 2.2. Sekretariatschef Solvejg Schultz-Jacobsen, KL Chefkonsulent Steen Rank Petersen, KL under punkt 2.4. Chefkonsulent Henrik Fabiansson Haue (referent) Konsulent Anne Andersen (referent) Gæster: Per Hovmand, Næstformand i Movia s bestyrelse under punkt 2.8. Torsten Rasmussen, områdechef i Movia under punkt 2.8. SIDE 4

79 KKR Sjælland Godkendelse af referat 1.1. Godkendelse af referat MDR adr Baggrund./. Referat af mødet i KKR Sjælland den 10. marts 2014 blev udsendt til medlemmerne den 13. marts Referatet er vedlagt som særskilt bilag. Indstilling Det indstilles, at KKR Sjælland godkender referat af møde i KKR Sjælland den 10. marts Beslutning KKR Sjælland tiltrådte indstillingen. SIDE 5

80 KKR Sjælland Regionalpolitiske sager 2.1. Tema Erhverv, vækst og beskæftigelse MDR hfh Baggrund Fokuseret Vækstdagsorden er rammesættende for KKR s videre arbejde med erhvervsudvikling, vækst og beskæftigelse i valgperiode På den baggrund behandles Fokuseret Vækstdagsorden og den regionale vækst- og uddannelsesstrategi sammen under temaet erhverv, vækst og beskæftigelse. Kommunaldirektør Thomas Knudsen indleder sagen. Indstilling Det indstilles, at KKR Sjælland Tager orienteringen om arbejdet med Fokuseret Vækstdagsorden til efterretning Drøfter hvordan ReVUS kan medvirke til at fremme den Fokuserede Vækstdagsorden Drøfter forslag til temaer, herunder Erhvervskoordinationsgruppens forslag til indspil til den regionale vækst- og udviklingsstrategi, med henblik på at kommunerne kan deltage i den videre debat samt klæde de kommunale medlemmer af Vækstforum på til de videre drøftelser i vækstforum. Sagsfremstilling Fokuseret Vækstdagsorden I forlængelse af KKR Sjællands tidligere beslutning om at fortsætte arbejdet med Fokuseret Vækstdagsorden, har parterne bag Fokuseret Vækstdagsorden afholdt det første møde efter Kommunal- og Regionsvalget../. På mødet bekræftede parterne erklæringen for Fokuseret Vækstdagsorden ligesom alle parter tilkendegav, at der var fuld opbakning til at fortsætte arbejdet. Erklæringen udgør det fælles ståsted og beskriver grundlaget for det videre arbejde, herunder igangsættelse af en række konkrete projekter. Formålet er at skabe grundlag for fælles fokus på vækstinitiativer og sikre, at de ressourcer der i dag samlet set anvendes på at skabe vækst og beskæftigelse anvendes fokuseret, målrettet og med størst mulig effekt. SIDE 6

81 KKR Sjælland De næste skridt i arbejdet med Fokuseret Vækstdagsorden er øget kendskab til og forankring af Fokuseret Vækstdagsorden samt inddragelse af Region Skåne og de skånske kommuner. Øget kendskab til og forankring af Fokuseret Vækstdagsorden For at sikre et øget kendskab til initiativerne under den fokuserede vækstdagsorden og skabe en større forankring heraf har parterne bag besluttet at invitere til et borgmestermøde den 14. august 2014 kl Borgmestermødet følges op af yderligere initiativer rettet mod kommunalbestyrelser og på administrativt niveau for at øge kendskabet til arbejdet og sikre en bredere forankring. Inddragelse af Region Skåne og de skånske kommuner Arbejdet er initieret af kommunerne og regionerne på Sjælland, men ønsket er, at hele den funktionelle region skal deltage, så målet om at skabe et internationalt knudepunkt for investeringer og viden og om at øge den økonomiske vækst og beskæftigelse, så regionen kommer på niveau med de mest succesfulde metropoler i Europa, kan opnås. Region Skåne og kommunerne i Skåne er således inviteret med ind i samarbejdet om den fokuserede vækstdagsorden. Bl.a. grundet det forestående valg til kommunalbestyrelser og regionsråd i Sverige den 14. september 2014 er det på nuværende tidspunkt ikke muligt at få en klar tilkendegivelse om deltagelse i vækstdagsordenen fra svensk side. Region Skåne og de skånske kommuner deltager dog i det næste politiske møde om Fokuseret Vækstdagsorden i slutningen af juni måned. Fra dansk side er der fokus på, at de allerede igangsatte initiativer og projekter fortsætter uanset den uafklarede situation i forhold til svensk deltagelse. Fokuseret Vækstdagsorden og ReVUS Endelig arbejdes på at fremme initiativerne i den fokuserede vækstdagsorden via den regionale vækst- og udviklingsstrategi (ReVUS), der afløser den regionale udviklingsplan og erhvervsudviklingsstrategien. ReVUS er en lovbunden opgave for regionerne. Hovedformålet er at sikre en sammenhængende indsats for vækst og udvikling i de enkelte regioner i et langsigtet perspektiv. Regionsrådet skal vedtage den regionale vækst- og udviklingsstrategi, og Vækstforum skal bidrage til de vækstrettede elementer, der tages med i ReVUS. Strategien skal kunne rumme de prioriteringer, som Regionsrådet og Vækstforum ønsker at fokusere på de næste fire år. SIDE 7

82 KKR Sjælland KKR har ikke noget formelt ansvar i forhold til ReVUS, idet den ikke skal vedtages i kommunalt regi. Region Sjælland har givet udtryk for, at ReVUSen skal sætte retningen for de udviklings- og vækstrettede initiativer, som Regionsrådet og Vækstforum vil gennemføre. Region Sjælland har tillige givet udtryk for, at regionen ønsker at benytte den regionale vækst- og udviklingsstrategi til at fremme den fokuserede vækstdagsorden. Den regionale vækst- og udviklingsstrategi skal indeholde en redegørelse for den fremtidige udvikling for regionen og omhandle de regionale vækst- og udviklingsvilkår, herunder: Infrastruktur, Erhvervsudviklingsindsatsen inklusiv turisme Uddannelses- og beskæftigelsesindsatsen Udvikling i byerne og yderområderne Natur og miljø herunder rekreative formål Kultur Samarbejdet med tilgrænsende landes myndigheder om udviklingsmæssige emner. Derudover er der mulighed for at inddrage andre emner med betydning for den regionale udvikling, fx klimatilpasning, grøn omstilling og kolle k- tiv trafik. For Regionsrådet og Vækstforum er hovedformålet med strategien at bidrage til at skabe varig vækst og blivende beskæftigelse i hele regionen. Der skal skabes en strategisk sammenhæng mellem erhvervsfremmeinitiativer og regional udvikling og strategien skal sætte retning for indsatsen og danne grundlag for aktiviteter og gearing af regionale midler. Strateg i- en skal være et politisk prioriteringsredskab, der indikerer tilvalg og fravalg i den strategiske indsats og dermed danner et godt udgangspunkt for samarbejde med kommuner, virksomheder og andre regionale aktører. Temaerne i strategien forventes at komme til at omhandle: Virksomheder og arbejdspladser Kompetence Grøn vækst energi og miljø Tilgængelighed bo og leve godt Offentlige anlægsinvesteringer. For alle temaers vedkomne vil det være relevant at bygge videre på det allerede eksisterende samarbejde inden for de enkelte temaer mellem kommuner og region for at skabe mest mulig effekt af indsatserne. SIDE 8

83 KKR Sjælland Indsatsen på turismeområdet bliver formentlig et særligt tema, idet regeringen den 20. januar 2014 lancerede sin vækstplan for dansk turisme. Vækstplanen indeholder 23 konkrete initiativer, som skal styrke det danske turismeprodukt og tiltrække flere turister til landet. Planen lægger op til en fælles national turismestrategi og en omorganisering af turismeområdet med etablering af et nationalt turismeforum og tre udviklingsselskaber. De samlede konsekvenser af vækstplanen for dansk turisme er endnu ikke kendte. Blandt andet er det usikkert hvordan finansieringen af det nationale turismeforum og de tre udviklingsselskaber vil være../. Organisationsdiagram og oversigt over indsatsområder fra vækstplanen for dansk turisme er vedlagt. Vækstplanen Danmark i arbejde vækstplan for dansk turisme kan findes her: Proces for udarbejdelse af den regionale vækst- og udviklingsstrategi./.. Regionen og Vækstforum har fået udarbejdet et debatoplæg, der indeholder en række dilemmaer og skal danne udgangspunkt for en debat om, hvordan man politisk ønsker at prioritere Region Sjællands indsats for vækst og udvikling i regionen. Debatoplægget skal ses som Regionsrådets og Vækstforums foreløbige tanker om vision og temaer i den regionale vækst- og udviklingsstrategi. Proces Proces for udarbejdelsen for udarbejdelsen af den regionale vækst- og udviklingsstrategi i Forberedelsesfase: Marts Maj Debatfase: Maj-Juni Aug.- Sept. Høringsfase: Okt.-Nov. På baggrund af analyser og debatoplæg formulerer Regionsrådet og Vækstforum deres fælles vision samt de overordnede temaer, der skal indgå i vækst- og udviklingsstrategien. Regionale aktørers viden og holdninger bringes i spil ift. prioritering af indsatser. Der følges op på debatten og høringsudkast formuleres. Udkast godkendes og sendes i høring. Der arbejdes videre med den endelig udgave, som forventes vedtaget ca. marts SIDE 9

84 KKR Sjælland Kommunaldirektørkredsen har i K17 drøftet debatoplægget og anbefaler at der fokuseres på få målrettede indsatser. Erhvervskoordinationsgruppen har med udgangspunkt i debatoplægget, på opfordring fra K17, efterfølgende udarbejdet vedlagte forslag til kommunalt indspil til den regionale vækst- og udviklingsstrategi. Beslutning KKR Sjælland tog orienteringen om arbejdet med Fokuseret Vækstdagsorden til efterretning, idet det blev fremhævet, at det er vigtigt, at have fokus på: Infrastruktur Bredbånds- og mobildækning Tydeliggørelse af de tiltag der gør, at de Sjællandske Kommuner kan se sig selv som en del af dagsordenen. KKR Sjælland drøftede temaer for ReVUS og der var opbakning til at fokusere på: Kompetencer Internationalisering Udnyttelse af potentialerne i de kommende anlægsinvesteringer Herudover blev det det blev bemærket, at bredbånds- og mobildækning skulle fremhæves og at der skal være opmærksomhed på, at strategien ikke bliver til hinder for muligheden for at søge Strukturfondsmidler Den fælles regionale klimastrategi 1. drøftelse MDR adr Baggrund KKR Sjælland og Regionsrådet vedtog den første fælles regionale klimastrategi i Det sidste år har der administrativt været arbejdet på at udforme en revideret udgave af den fælles regionale klimastrategi. Der er nedsat en administrativ styregruppe bestående af tre kommunaldirektører og en regional koncerndirektør til at koordinere det overordnede arbejde med klimastrategien../. Der foreligger nu et udkast til en ny fælles regional klimastrategi. Indstilling Det indstilles, at KKR Sjælland tager en indledende drøftelse af klimastrategien. SIDE 10

85 KKR Sjælland Sagsfremstilling Den fælles regionale klimastrategi indeholde indsatser, hvor kommunerne og regionen kan lære af hinanden, hvor samarbejde kan få 2 og 2 til at blive 5, og hvor problemerne går på tværs af kommunegrænser. Løsningerne skal her findes mellem to eller flere parter, og her har en fælles klimastrategi sin styrke. Kommuner og region vil hver især kunne arbejde selvstændigt med aktiviteter mens emnerne i klimastrategien, er dem, der er størst perspektiver i at samarbejde om. De prioriterede indsatser er indeholdt i følgende tre temaer: Energi og ressourcer: Mere vedvarende energi og bedre udnyttelse af ressourcerne. Transport: Bæredygtig og pendlervenlig transport og infrastruktur. Klimatilpasning: Klimatilpasning i det åbne land, i byerne og ved kysterne. Proces Udkastet til den fælles regionale klimastrategi præsenteres for KKR og Regionsrådets udvalg for Trafik, Klima og Ressourcer i maj/juni måned Derefter planlægges afholdt et politisk dialogmøde om indholdet i klimastrategien sommer Det forventes, at den fælles regionale klimastrategi kan fremlægges til endelig politisk behandling i KKR og Regionsrådet i september Politisk dialogmøde Formålet med et politisk dialogmøde er at skabe et bredere politisk ejerskab til klimastrategien. At sætte fokus på, hvordan en klimastrategi kan medvirke til at styrke den regionale udvikling og grøn vækst gennem en prioriteret, koordineret og vedvarende indsats og at skabe dialog om perspektiverne i de tre temaer i strategien. Målgruppen er regionsrådsmedlemmer med fokus på udvalg for Trafik, Klima og Ressourcer og kommunalbestyrelsesmedlemmer med fokus på de tekniske udvalg og/eller erhvervsudviklingsudvalg samt borgmestre. Der forventes udsendt en separat invitation fra regionen til kommunerne til dialogmødet i løbet af juni måned. Beslutning KKR Sjælland tiltrådte indstillingen. SIDE 11

86 KKR Sjælland Tværkommunale samarbejder MDR adr Baggrund På KKR-mødet den 10. marts 2014 godkendte KKR Sjælland indstillingen om at anbefale strategien for tværkommunale samarbejder over for kommunerne. Og det blev godkendt, at KKR Sjælland anmoder K17 om at arbejde videre med de otte prioriterede samarbejdsmuligheder, herunder at undersøge yderligere potentialeafklaring i form af businesscases. KKR bemærkede, at perspektivet om politisk styring skal inddrages i det videre arbejde. I den sammenhæng skal det være tydeligt, hvordan den politiske indflydelse og styring kan sikres ved de kommunale samarbejder. Samtidig anbefalede KKR Sjælland, at emnet drøftes i de enkelte kommuner, inden sagen tages op i KKR Sjælland igen i juni I forlængelse af beslutningen på KKR-mødet den 10. marts 2014 omkring tværkommunale samarbejder, har K17 haft en drøftelse af potentialeafklaring af mulige tværkommunale samarbejder. Indstilling Det indstilles, at KKR Sjælland godkender K17 s anbefaling om at prioritere Velfærdsinnovation Sjælland (VIS) og Fælles udbud Sjælland (FUS) som værende de tværkommunale samarbejder, der arbejdes med i 2014, herunder at undersøge muligheden for yderligere potentialeafklaring i form af businesscases. Sagsfremstilling På K17 mødet den 23. maj besluttede K17, at prioritere Velfærdsinnovation Sjælland (VIS) og Fælles udbud Sjælland (FUS), som værende de tværkommunale samarbejder, der arbejdes videre med i Velfærdsinnovation Sjælland VelfærdsInnovation Sjælland (VIS) blev igangsat den 1. maj 2012 og fortsætter frem til den 30. april Formålet med VIS er at fremme udbredelsen af velfærdsteknologi på de store velfærdsområder. Desuden at realisere effektiviseringer, skabe kvalitetsløft i servicen til borgere samt kvalitetsløft i forhold til medarbejdere. Væsentlige indsatsområder for VIS har været at øge viden om implementering og udbredelse af velfærdsteknologi samt viden om anvendelsesmuligheder, organisering, gevinstrealisering samt at evidens øges. SIDE 12

87 KKR Sjælland På baggrund af fornylig gennemført midtvejsevaluering, kan det samlet set konkluderes, at kommunerne generelt er tilfredse med indsatsen i VIS. Ligeledes kan det konkluderes, at VIS er godt på vej til at opfylde de mål, der blev besluttet for perioden år Samtidig skal det nævnes, at evalueringen indikerer, at flere kommuner ser en mulig åbning for et bedre samarbejde omkring velfærdsteknologi ved at indgå i nye tværsektorielle samarbejdsprojekter med Region Sjælland. Omvendt udtrykker nogle kommuner en skepsis, da disse projekter opleves som ressourcemæssigt tunge at løfte. Desuden opleves et stigende behov for at indkøbe og anvende velfærdsteknologi på de store velfærdsområder og samtidig opleves et stigende behov for at påbegynde udarbejdelse og anvendelse af businesscases som beslutningsredskab. Udviklingspotentiale for at videreføre VIS Efter indstilling fra styregruppen i VIS, anbefaler K17 udviklingspotentiale for at videreføre VIS: At VIS fortsætter uændret med to medarbejdere, hvor det forventes at kunne levere 3-4 tværkommunale og/eller tværsektorielle samarbejdsprojekter henover en 3 årig periode. At VIS understøtter de projekter, som udpeges af KL i relation til det tværkommunale program Udbredelse af Velfærdsteknologi i Danmark i det omfang, hvor der forelægges en solid businesscase. Øvrige projekter er op til den enkelte kommune at prioritere. At når Velfærdsteknologiske løsninger, der er udviklet i mindre kommunale klynger, skal i udbud, kan øvrige kommuner deltage. På den måde øges volumen og stordriftsfordele. At VIS indgår i flere samarbejdsprojekter rettet mod det tværsektorielle samarbejde med Region Sjælland, herunder understøtter implementeringen af sundhedsaftalen på det velfærdsteknologiske område. At etablere et samarbejde mellem VIS og EU kontoret i forhold til anvendelse af fundraising. Desuden skal det nævnes, at nærværende potentiale forudsætter, at kommunerne i egen organisation afsætter de nødvendige økonomiske og personalemæssige ressourcer til at gennemføre projekterne. Samtidig anbefales det, at beslutning om at deltage i projekter sker på direktørniveau. 2. Fælles udbud Sjælland (FUS) Fælles udbud Sjælland (FUS) består af 16 K17 kommuner. FUS er et udbudsfællesskab, som skal optimere kommunernes indkøb ved udbud af større volumen samt ved deling af kompetencer og ressourcer. FUS fun- SIDE 13

88 KKR Sjælland gerer desuden som et fælles talerør i forskellige sammenhæng på vegne af FUS-kommunerne. Kommissoriet for FUS udløber med udgangen af Der gives et bud på hvilke områder, der kan påtænkes at bidrage til et mere effektivt fællesskab, hvor elementer som organisering i klynger og kompetencer er i spil. Udviklingspotentialer for at videreføre FUS Efter indstilling fra formandsskabet i FUS, anbefaler K17 følgende hovedelementer, som vurderes at indeholde potentialer: FUS vil i større grad sikre, at kommunerne opnår den optimale anvendelse af de indgåede aftaler, og får høstet de potentielle besparelser, som aftalerne skaber. FUS vil rette sin indsats mod udbud på nye og uopdyrkede områder, hvor det er tungt og kompliceret at løfte udbud for den enkelte kommune. Det betyder, at de simple (gen)udbud som FUS udfører i dag, fremover varetages af SKI. Ligeledes skal udbudsplanen prioriteres efter hvilke udbud, der giver størst mulig effekt i forhold til indsatsen. Det betyder, at FUS i langt større grad vil arbejde i klynger for at afprøve nye markeder og i den sammenhæng vurdere effekten. Desuden være imødekommende overfor samarbejder hvor det vurderes fordelagtigt fx Region Sjælland, andre indkøbsfællesskaber eller kommuner. For at målrette, evaluere og dokumentere effekten af udbuddene, skal der udarbejdes og implementeres nøgletal og Key Performance Indikators (KPI). Ligeledes vil der blive udarbejdet ledelsesinformation på flere niveauer på kommuneniveau og i forhold til den enkelte kommune. Beslutning KKR Sjælland tiltrådte indstillingen og bad om at få en status for arbejdet med hhv. VIS og FUS én gang årligt med afsæt i målsætninger og fokus på effekter. I forlængelse af økonomiaftalen for 2015 mellem regeringen og KL, hvor det indgår, at organiseringen på beredskabsområdet skal forenkles, bad KKR Sjælland formandskabet om at påtage sig opgaven med i samarbejde med de øvrige 15 borgmestre at medvirke til, at der findes løsninger, således at alle 17 kommuner kan indgå i et samarbejde. Formandsskabet vil inden sommer give en status for planer på området, og sagen sættes på dagsorden til næste møde i KKR Sjælland. SIDE 14

89 KKR Sjælland Praksisplanen og aftalen med PLO MDR hfh Baggrund I forlængelse af aftalen mellem Regionernes Lønnings- og Takstnævn (RLTN) og PLO fra den 1. marts 2014 skal de nye praksisplanudvalg i de fem regioner for alvor i gang med at udarbejde praksisplanerne. KKR udpeger fem kommunale repræsentanter til praksisplanudvalget Praksisplanerne bliver det centrale redskab i forhold til kommunernes indflydelse på, hvilke opgaver almen praksis skal varetage i det nære sundhedsvæsen. Praksisplanen og aftalen med PLO er et gennembrud i forhold til kommunernes rolle i udviklingen af det nære sundhedsvæsen. Punktet vil blive indledt med oplæg fra medlemmerne af praksisplanudvalget, Pernille Beckmann og John Brædder. Indstilling Det indstilles, at KKR Sjælland drøfter, hvilke temaer der skal prioriteres i det videre arbejde med praksisplanen. Sagsfremstilling Praksisplanen Med den nye sundhedslov, som regulerer vilkårene for almen praksis, er der etableret praksisplanudvalg i hver region. Udvalget skal udarbejde en praksisplan hvert fjerde år. I praksisplanen reguleres bl.a., kapaciteten (hvor skal lægernes ydernumre placeres og hvor mange er der behov for), opgaver (som fx sygebesøg, indsatser for borgere med visse psykiske lidelse og kronikere). Som del af praksisplanen indgås en underliggende aftale om ressourcer og økonomi. Praksisplanen skal også sikre, at centrale elementer i de fem sundhedsa f- taler, udmøntes af almen praksis og gøres forpligtende for den enkelte læge. Praksisplanudvalget består af fem repræsentanter fra kommunalbestyrelserne i regionen som KKR har udpeget, tre regionsrådsmedlemmer og tre repræsentanter udpeget blandt de praktiserende læger. Regionen har ifølge loven formandskabet i praksisudvalget, og det er regionen som er SIDE 15

90 KKR Sjælland sekretariat for praksisplanen. Ved uenighed er det i sidste ende regionsrådet, der kan tage beslutning om praksisplanen. I KKR Sjælland er følgende valgt til praksisplanudvalget: Pernille Beckmann Greve Kommune John Brædder Guldborgsund Kommune Mogens Haugaard Nielsen Stevns Kommune Lene Hatt Guldborgsund Kommune Lis Tribler Slagelse Kommune Heraf er Pernille Beckmann og Lis Tribler tillige medlemmer af sundhedskoordinationsudvalget. Aftalen med PLO Regionernes Lønnings- og Takstnævn (RLTN), som KL er en del af, indgik 1. marts 2014 forlig med PLO for en treårig periode. Aftalen indeholder markante kommunale aftryk, idet det er aftalt, at kommuner, læger og regioner kan fastlægge en række sundhedsindsatser decentralt i praksisplanudvalgene. Der er lagt op til lokale løsninger omkring sygebesøg og indsatser for borgere med visse psykiske lidelser. Forventningen er også, at indsatserne for ældre medicinske patienter og borgere med lettere psykiske lidelser styrkes. Samtidig bliver det mere tydeligt i overenskomsten, at læge r- ne har forpligtelser omkring medicinhåndtering, og kommunernes adgang til lægen, når kommunerne henvender sig på vegne af en borger der ikke selv er i stand til at henvende sig til lægen. Når der er indgået en praksisplan og i tilknytning hertil en underliggende aftale til praksisplanen mellem PLO, regionen og kommunerne i regionen (for sygebesøg og samtaleterapi) overføres 210 millioner kroner fra den centrale overenskomst til lokal udmøntning gennem de fem praksisplaner. Herudover tilføres der yderligere 200 millioner i overenskomstperioden 100 millioner fra kommunerne og 100 millioner fra regionerne. Samlet set vil der således være 410 millioner til decentral udmøntning af praksisplanudvalgene i overenskomstperioden i de fem regioner, når alle aftaler er underskrevet. Resultatet understøtter samlet set, at læger, regioner og kommuner får et tættere og mere forpligtende samarbejde. Men det er nyt på den måde, at praksisplanudvalget har kompetence til at træffe beslutninger, der binder SIDE 16

91 KKR Sjælland alle kommunerne i regionen, såvel opgavemæssigt som økonomisk. Derfor er det vigtigt, at der er meget tæt kontakt og koordination mellem KKR, kommunerne og de kommunale medlemmer af praksisplanudvalget. Praksisplanudvalget holder temamøde den 14. august 2014 med henblik på at drøfte hvilke emner der skal indgå i det videre arbejde med praksisplanen. I forlængelse af dagens møde er kommunernes politikere med særlig interesse for sundhedsområdet inviteret til at drøfte sundhedsaftale og sammenhængen med praksisplanen, herunder drøftelse af hvilke emner det vil være relevant at tage op i praksisplanen. Beslutning KKR Sjælland drøftede sagen og der var enighed om, at der er vigtigt at de kommunale medlemmer af Praksisplanudvalget får opbakning fra KKR til de videre forhandlinger i Praksisplanudvalget. Kommunerne opfordres til at indsende forslag til temaer, der skal prioriteres i det videre arbejde med praksisplanen Organisatorisk understøttelse af sundhedsområdet MDR hfh Baggrund Der skal tages stilling til hvordan der kan ske en organisatorisk understøttelse af sundhedsområdet. KKR opfordrede, på møde den 11. juni 2013, K17 til at komme med et oplæg til, hvordan behovet for større ensartethed, samarbejde og opfølgning på tværs af kommunerne kan understøttes organisatorisk. Området er nu evalueret og konklusionen er at der behov for flere ressourcer på sundhedsområdet. Indstilling Det indstilles, at KKR Sjælland godkender, at sundhedsområdet tilføres ressourcer svarende til 2 fuldtidsansatte og at den kommunale del af den administrative styregruppe på sundhedsområdet får til opgave at udmønte disse ressourcer bedst muligt. SIDE 17

92 KKR Sjælland Sagsfremstilling KKR har igennem lang tid spillet en vigtig rolle på det regionale sundhedspolitiske område. Med midlerne afsat til sundhedsområdet med økonomiaftalerne for 2013 og 2014 og KLs udspil om Det nære sundhedsvæsen, har KKR en ny og central rolle ift. opfølgning på og implementering af udspillet i samarbejde med kommunerne. En rolle som skal udfyldes sideløbende med det arbejde, der i forvejen udføres regionalt på sundhedsområdet bl.a. udarbejdelse og implementering af sundhedsaftaler. Sundhedsområdet er et af de økonomisk tungeste samarbejdsområder i det tvær-kommunale/ regionale samarbejde og udgifterne må forventes at stige de kommende år, bl.a. som følge af den demografiske udvikling. Omregnes landstallet til region Sjælland er den samlede økonomi ca. 3,5 mia. kr. Med udsigt til øget opgaveglidning fra region til kommuner er en sikker styring og kommunal interessevaretagelse centralt. Ydermere har kommunerne fået en udvidet rolle i forhold til praksisområde, hvor kommunerne som følge af den ændrede lovgivning og overenskomsten med de praktiserende læger har fået større indflydelse via de nye Praksisplanudvalg (se selvstændig sag herom). Det er KKR s ansvar at sikre den fælleskommunale interessevaretagelse på sundhedsområdet i regionen og KKR spiller en central rolle i udviklingen af det nære sundhedsvæsen: Der skal indgås én sundhedsaftale pr. region. KKR og de kommunale medlemmer af sundhedskoordinationsudvalget har til opgave at udarbejde udkast til fælles sundhedsaftale og følge op gennem fælles og konkrete målsætninger for udvikling af sundhedsområdet i regionen. Udkastet til sundhedsaftale skal godkendes i samtlige kommunalbestyrelser og i regionsrådet. KKR har vedtaget fælleskommunale målsætninger for det nære sundhedsvæsen. De fem KKR er har aftalt en samarbejds- og opfølgningsmodel for sammen at arbejde på at styrke det nære sundhedsvæsen. Arbejdet med at implementere, revidere og videreudvikle målene i kommunerne bliver en central opgave i de kommende år. Arbejdet i det nye praksisplanudvalg bliver vigtigt. Udvalget skal beskæftige sig med lægedækning i det nære sundhedsvæsen, herunder tilgængelighed for kommunerne til at trække på lægekompetencer, hvilke opgaver almen praksis skal udføre og udmøntning af sundhedsaftalen. KKR skal sikre en sammenhængende og koordineret fælleskommunal interessevaretagelse inden for hver region. Herunder sikre sammenhæng og koordination mellem interessevaretagelsen i sundhedskoor- SIDE 18

93 KKR Sjælland dinationsudvalget, samarbejdsudvalgene, praksisplanudvalget og KKR. Kommunernes styrkede rolle på sundhedsområdet sammenholdt med de mange ressourcer der bruges på området, peger på et behov for at skabe bedre styringsmuligheder og -grundlag for kommunerne. Seneste tiltag i den retning er den godkendte samarbejds- og opfølgningsmodel, som skal understøtte kommunernes og KKR s arbejde med at styrke kvaliteten i det nære sundhedsvæsen. På KKR mødet den 11. juni 2013 blev det, i forbindelse med drøftelse af ejerstratgi for sundhedsområdet, konkluderet, at det er nødvendigt at se på hvordan behovet, for større ensartethed, samarbejde og opfølgning på tværs af kommunerne, kan understøttes organisatorisk. Yderligere blev det på mødet påpeget, at der ikke alene er behov for at styrke samspillet i forhold de forskellige udvalg og regionen, men at der også er behov for at styrke samarbejdet på tværs af kommunerne. KKR Sjælland tog den 9. oktober, efter indstilling fra administrationen, til efterretning, at der ikke blev etableret et sundhedssekretariat, idet a d- ministrationen ville løfte opgaverne inden for den eksisterende organisation. KKR understregede i samme forbindelse, at der er behov for en fagspecifik sekretariatsbetjening af de udvalg, hvor der er udpeget politikere, herunder særligt Praksisplanudvalget og Sundhedskoordinationsudvalget../. Den hidtidige organisation der har skullet understøtte arbejdet på sundhedsområdet fremgår af vedlagte organisationsdiagram. I dag er sekretariatsbetjeningen i KKR Sjælland løst af KKR sekretariatet med støtte fra en halv medarbejder. Den nuværende sekretariatsbetjening har fungeret på det praktiske plan. Der kan imidlertid overordnet peges på følgende udfordringer i relation hertil: Der er ikke ressourcer til at udarbejde analyser og oplæg som kan lægge op til strategisk drøftelser og evt. kommunale positioner som følge heraf Der er ikke ressourcer til at understøtte implementeringen af vedtagne projekter Vidensdelingen er ikke effektiv Hertil kommer, at det øgede behov for, at understøtte de politiske udvalg særligt i forbindelse med indgåelse af sundhedsaftale og praksisplan, som har vist sig svært at imødekomme. SIDE 19

94 KKR Sjælland /. Hensyn bag etableringen af sundhedssekretariater og disses opgaver i de øvrige KKR er fremgår af vedlagte bilag. Den kommunale del af den administrative styregruppe på sundhedsområdet og K17 har behandlet sagen og anbefaler, at sundhedsområdet tilføres ressourcer svarende til to fultidsansatte og at den kommunale del af den administrative styregruppe på sundhedsområdet får til opgave at udmønte disse ressourcer bedst muligt. Endvidere peger K17 på, at sekretariatet med fordel kan forankres i Greve Kommune, hvor den medarbejder der sidder med vederlagsfri fysioterapi, den ene af de kommunaldirektør ansvarlige for sundhedsområdet og næstformanden i Sundhedskoordinationsudvalget hører hjemme. Beslutning KKR Sjælland tiltrådte indstillingen, med bemærkning om at Guldborgsunds og Greves Borgmestre bemyndiges til afgøre placeringen af sekretariatet. Endvidere blev det besluttet, at organiseringen af fælles sekretariater skal belyses i forbindelse med evalueringen af KKR s møde og arbejdsform på møde i november Styringsaftale 2015 for det specialiserede social- og undervisningsområde MDR adr Baggrund Kommunerne har jf. lovgivningen koordineringsforpligtelsen og ansvaret for den årlige rammeaftale på det specialiserede social- og undervisningsområde. Rammeaftalen består af to dele en udviklingsstrategi (kapacitetsbehov, faglig udvikling og fokusområde) og en styringsaftale (kapacitets- og økonomistyringsdel). Processerne for udviklingsstrategi og styringsaftale ligger forskudt. Udviklingsstrategien for 2015 skal være godkendt af alle 17 kommuner og region Sjælland inden den 1. juni Styringsaftalen for 2015 skal være godkendt inden den 15. oktober. SIDE 20

95 KKR Sjælland Indstilling Det indstilles, at KKR Sjælland anbefaler styringsaftalen til kommunerne. Sagsfremstilling./. Styringsaftalen lægger rammerne for kapacitets- og prisudviklingen og takster, og principper for omkostningsberegning og betalingsmodeller. Det anbefales, at styringsaftalen behandles som en del af den enkelte kommunes/regionens budgetproces. Styringsaftalen skal som minimum indeholde: Angivelse af hvilke konkrete tilbud, der er omfattet af styringsaftalen Aftaler om udviklingen i taksterne for tilbud omfattet af aftalen Aftaler om prisstrukturen for de omfattede tilbud Aftaler om oprettelse og lukning af tilbud og pladser Aftaler om principper for evt. indregning af driftsherrens udgifter ved oprettelse og lukning af tilbud aftalt i rammeaftaleregi Aftaler om frister for afregning for brug af tilbud Tilkendegivelse fra kommunalbestyrelserne om overtagelse af regionale tilbud og fastlæggelse af, i hvilket omfang overtagne tilbud skal stå til rådighed for de øvrige kommuner. Som udgangspunkt er tilbud indenfor de relevante lovparagraffer, der anvendes af flere kommuner omfattet af styringsaftalen. Det samme gælder regionale tilbud. I forhold til omfattede tilbud henvises til udviklingsstrategien for Alle takster for institutioner omfattet af styringsaftalen beregnes efter samme principper. Principperne er: Mindst mulig administration, færrest mulige takster og færrest mulige tillægsydelser. Der er alene lavet redaktionelle ændringer i styringsaftale og takstaftale (der er et bilag til styringsaftalen) i forhold til sidste års aftaler, bortset fra følgende: Som i tidligere år fremgår KKR Sjællands anbefaling for takstudviklingen for det kommende år (2015) af styringsaftalen. Der stilles i styringsaftalen forslag om en taskforce ift. lukningstruede tilbud med en procedure for, hvordan man håndterer, hvis der opstår problemer ift. specialiserede tilbud, som er bevaringsværdige. Forslaget om en task-force skal ses i sammenhæng med arbejdet med at identificere de mest specialiserede tilbud, (jf. evt. sag på møde i KKR Sjælland marts 2014) og i lyset af det i marts fremsatte lovforslag, hvori SIDE 21

96 KKR Sjælland der bl.a. foreslås en national koordinationsstruktur. Det foreslås i loven at Socialstyrelsen overvåger små og komplekse målgrupper, melder temaer ud som kommunerne skal forholde sig til og i sidste instans kan pålægge kommunerne oprettelse og drift af tilbud. Det foreslås også i loven, at kommunalbestyrelserne fremover kun har mulighed for at overtage regionale tilbud hvert fjerde år, det vil sige en gang i hver valgperiode. Loven forventes vedtaget inden sommerferien med ikrafttræden den 1. juli Herudover forventes udsendt en ny takstbekendtgørelse, der forventes at medføre ændringer, som må implementeres i styringsaftalen, når de foreligger. Styringsaftalen er vedlagt som bilag, øvrige bilag herunder takstaftale kan efter udsendelse af dagsorden findes på KKR Sjællands hjemmeside. Beslutning KKR Sjælland tiltrådte indstillingen Flygtningefordeling 2015 MDR adr Baggrund KKR Sjælland drøfter årligt i juni måned fordelingen af flygtninge mellem de 17 kommuner i region Sjælland i det efterfølgende år. Det sker på baggrund af, at Udlændingestyrelsen senest primo april udmelder landstallet for flygtninge, som må påregnes at skulle have opholdstilladelse i det kommende år. Landstallet for 2015 er fastsat til Den hidtidige praksis med at lade udlændingestyrelsen fastsætte regionskvoterne er videreført. Indstilling Det indstilles, at KKR Sjælland på vegne af kommunerne meddeler Udlændingestyrelsen, at der er enighed om en fordeling mellem de 17 kommuner i KKR Sjælland svarende til de beregnede kommunekvoter jf. den matematiske model. Sagsfremstilling Udlændingestyrelsen har den 13. maj 2014 meddelt følgende regionskvoter for 2015: Region Hovedstaden 582 Region Sjælland 727 Region Syddanmark 1000 Region Midtjylland 1039 SIDE 22

97 KKR Sjælland Region Nordjylland 652 I alt 4000 KKR Sjælland har som i tidligere år fået en beregning fra Udlændingestyrelsen af fordelingen på kommuner efter styrelsens matematiske model jf. lovgivningen. Dvs. fordelingen sådan som den forventes at blive efter lovgivningen, hvis kommunerne ikke indgår anden aftale. Kommunalbestyrelserne inden for regionerne skal herefter søge at aftale, i hvilke kommuner, det antal flygtninge, der er fastsat i regionskvoterne, skal boligplaceres i Hvis kommunekontaktrådene inden for en region ikke inden den 10. september 2014 har givet udlændingestyrelsen meddelelse om indgåelse af frivillig aftale om kommunekvoter fastsætter udlændingestyrelsen inden den 30. september 2014 for hver kommune i regionen det antal flygtninge, som må påregnes boligplaceret i de enkelte kommuner i 2015 jf. integrationslovens 8 stk. 3. I beregningen af fordelingen indgår antal indbyggere, antal indvandrere og flygtninge samt visse familiesammenførte udlændinge i de enkelte regioner og kommuner. De beregnede forventede kommunekvoter for 2015 er: Region Sjælland 253 Greve Køge Roskilde Solrød Odsherred Holbæk Faxe Kalundborg Ringsted Slagelse Stevns Sorø Lejre Lolland Næstved Guldborgsund Vordingborg 43 Region Sjælland i alt 727 SIDE 23

98 KKR Sjælland Beslutning KKR Sjælland tiltrådte indstillingen. Følgende medsendes referat fra møde: KKR Sjællands henvendelse af 18. marts 2014 til KL på baggrund af beslutning på møde i KKR Sjælland den 10. marts 2014 om, at der over for KL gøres opmærksom på, at der bør tages højde for, at en udvidelse af opgaven på flygtningeområdet giver øgede administrative udgifter og KL s svar på henvendelsen. Der blev bedt om, en uddybning af Udlændingestyrelsens kriterier for fordeling af flygtninge Orienteringssag - Finansieringsmodel for bustrafikken MDR hfh Baggrund Transportministeren har 19. februar 2014 fremlagt forslag til ændring af lov om trafikselskaber. Lovforslaget indebærer bl.a. en ændring af den nuværende finansieringsmodel for udgifter til busruter og Movias administrative udgifter. Tredjebehandling af lovforslaget er planlagt til den 11. juni Indstilling Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning Sagsfremstilling Næstformand i Movia, Per Hovmand og Chef i Movia Torsten Rasmussen deltager under dette punkt og giver en status for arbejdet med en ny finansieringsmodel. Transportministeren har den 19. februar 2014 fremlagt forslag til ændring af lov om trafikselskaber (L136). Tredjebehandling af lovforslaget er planlagt til den 11. juni Lovforslaget omfatter som et af de væsentligste elementer en ændring af den nuværende finansieringsmodel for såvel udgifter til busruter som Movias administrative udgifter. De foreslåede ændringer betyder bl.a. at: SIDE 24

99 KKR Sjælland Regionerne får et større trafikkøberansvar, det vil sige skal overtage en række nuværende kommunalt finansierede buslinjer Kommunerne tilsvarende skal medfinansiere Movias administrative udgifter Byrdefordelingen for tilskud til flerkommunale buslinjer omlægges. Movias formandsskab inviterede den 19. marts 2014 formandskaberne for de to KKR er, de to regionsrådsformænd og Københavns overborgmester til en drøftelse af processen for finansieringsomlægningen. Der var på mødet enighed om følgende principper for arbejdet: De økonomiske udsving for de enkelte kommuner skal minimeres Forringelser af den kollektive trafik skal søges undgået Der bør arbejdes med en overgangsordning, som gradvist indfaser konsekvenserne for kommunerne Der skal træffes beslutning om linjefordelingen så betids, at trafikbestillingsgrundlaget for 2016 kan udsendes til kommuner og regioner i december Movia har på den baggrund nedsat en administrativ styregruppe og en arbejdsgruppe med inddragelse af kommunale og regionale repræsentanter, der bl.a. fik til opgave i administrativ dialog med regioner og kommuner at komme med forslag til en ny linjefordeling. Der lægges op til følgende proces for det videre arbejde: Movias bestyrelse behandler høringsmateriale den 26. juni Høring i kommuner og regioner fra den 26. juni og til den 15. september Herefter behandler Movias bestyrelse høringsresultatet i oktober og trafikbestillingsgrundlaget for 2016 i december Beslutning Formanden orienterede om politisk møde, den 6. juni 2014, om ny fordeling af busruter mellem kommuner, regionen og Movia. på mødet var der fra de tilstedeværende kommuner opbakning til principper for udpegning af linjer, der overgår til finansiering af regionen, idet der dog fortsat var enkelte linjer, der var genstand for bilaterale drøftelser. KKR Sjælland tog med de faldne bemærkninger orienteringen til efterretning. SIDE 25

100 KKR Sjælland Orienteringssag - Mobil- og bredbåndsdækning i Region Sjælland MDR hfh Baggrund En stabil og god mobil- og bredbåndsdækning har stor betydning for både erhvervsliv og borgere. Den nuværende markedsregulering af området er ikke tilstrækkelig til at sikre fuld dækning i alle dele af regionen. På den baggrund har KKR formandsskabet besluttet at samarbejde med regionen om en kommunal og regional interessevaretagelse med henblik på, at der også fra statens side bliver arbejdet for at opnå en bedre mobil- og bredbåndsdækning i Region Sjælland. Indstilling Det indstilles at KKR Sjælland tager orienteringen til efterretning Sagsfremstilling Den dårlige dækning har blandt andet betydning for udbredelsen af telemedicinske løsninger, e-læring og e-handel. Endvidere indgår arbejdet med at forbedre mobil- og bredbåndsdækning i som et af initiativerne i Vækstpartnerskabsaftale 2013 mellem regeringen og Vækstforum Sjælland. Det foreslås, at der i samarbejde mellem kommunerne og regionen udarbejdes følgende: et fælles kommunalt-regionalt politisk indspil til Folketinget. Indspillet skal blandt andet spille op imod regeringsudspillet vedr. bedre mobil- og bredbåndsdækning fra marts Desuden skal indspillet anvendes til at gøre Folketinget opmærksom på, at der skal arbejdes for at opnå dækning i de områder, hvor der ikke forventes at kunne ske en dækning ud fra rene markedsvilkår. et handlingskatalog, der kommer med konkrete forslag til, hvordan dækningen kan forbedres på kort sigt. Der stiles mod, at det politisk indspil og handlingskataloget kan være klart til september Forslaget om et fælles kommunalt-regionalt indspil til Folketinget og et fælles handlingskatalog foreslås gennemført af en fælles arbejdsgruppe med tre kommunale repræsentanter og en regional repræsentant. Kommunaldirektørkredsen har i K17 regi udpeget repræsentanter til arbejdsgruppen fra Guldborgsund, Næstved og Kalundborg kommuner. SIDE 26

101 KKR Sjælland Beslutning KKR Sjælland tiltrådte indstillingen, idet der blev gjort opmærksom på, at det indgår i aftalen om kommunernes økonomi for 2015 mellem KL og regeringen, at der skal gøres status for mobil- og bredbåndsinfrastruktur med henblik på realisering af ambitionerne i strategi for digital velfærd. SIDE 27

102 KKR Sjælland Udpegninger 3.1. Indstilling til udvalg MDR adr Baggrund Region Sjælland har anmodet KKR Sjælland om at indstille et medlem og en suppleant til tre udvalg. Det drejer sig om: Styringsudvalget Øresund-Kattegat- Skagerrak (delprogram Øresund) Overvågningsudvalget for det dansk-tyske Inter-regudvalg Overvågningsudvalget for programmet for den sydlige Østersø. Indstilling Det indstilles, at KKR Sjælland indstiller: et medlem og en suppleant til styringsudvalget for delprogram Øresund og et medlem og en suppleant til overvågningsudvalget for det dansktyske interreg-udvalg (2014-) et medlem og en suppleant til overvågningsudvalget for programmet for den sydlige Østersø. Sagsfremstilling Alle tre programmer medfinansieres fra Den Europæiske Regionalfond i perioden Baggrunden for henvendelsen fra Region Sjælland er, at de danske medlemmer af udvalgene udpeges af de regioner, der er omfattet af programmet. Beslutning KKR Sjælland bemyndigede KKR Sjællands formandskab til at sætte navne på posterne i respekt for valggrupperne. SIDE 28

103 KKR Sjælland KKR 4.1. Forslag til mødeplan for 2015, 2016 og 2017 MDR adr Baggrund Der fremlægges forslag til mødeplan. Indstilling Det indstilles, at KKR Sjælland godkender mødeplan for 2015, 2016 og Sagsfremstilling Forslag til mødeplan for 2015: Mandag den 2. marts Tirsdag den 21. april Onsdag den 17. juni Torsdag den 10. september Mandag den 23. november Forslag til mødeplan for 2016: Tirsdag den 9. februar Onsdag den 20. april Mandag den 13. juni Onsdag den 14. september Tirsdag den 22. november Forslag til mødeplan for 2017: Mandag den 6. februar Tirsdag den 25. april Mandag den 12. juni Torsdag den 31. august Onsdag den 11. oktober Mødetidspunkter foreslås som hidtil fra kl med frokost efterfølgende. Mulighed for gruppemøder fra Beslutning Der findes et andet mødetidspunkt end onsdag den 14. september KKR Sjælland tiltrådte herudover mødeplanen. SIDE 29

104 KKR Sjælland Ny stedfortræder i KKR Sjælland MDR adr Baggrund Socialdemokraterne har udpeget ny personlig stedfortræder for medlem af KKR Sjælland Bo Abildgaard, Guldborgsund i stedet for Martin Leider Olsen, Vordingborg. Poul A. Larsen, Vordingborg er ny stedfortræder for Bo Abildgaard. Indstilling Det indstilles, at KKR Sjælland tager valget af den ny stedfortræder til efterretning. Beslutning KKR Sjælland tiltrådte indstillingen. SIDE 30

105 KKR Sjælland Siden sidst 5.1. Meddelelser MDR adr Baggrund KKR Sjællands formandskab vil på mødet orientere om status for diverse sager og møder. Indstilling Det indstilles, at KKR Sjælland tager orienteringen til efterretning. Sagsfremstilling Møde i det regionale dialogforum den 8. maj Formandsskabets møde med Kommunaldirektørerne K17 den 23. maj Plancher vedlagt. Møde med Trafikministeren den 2. juni 2014 Formanden orienterede om mødet med Trafikministeren, der omhandlede status for den strategiske analyse af en fast Kattegat forbindelse. Det er positivt, at der arbejdes konstruktivt videre på at få det rigtige beslutningsgrundlag. Dansk folkeparti har meddelt, at 1. viceborgmester John Harpøth, (O), Holbæk er indtrådt i Grøn Komite for Region Sjælland for valgperioden i stedet for Erik Kjelgaard (O), Lolland. Invitation fra Region Hovedstaden og beskæftigelsesregionen til et fælles arbejde med ungdomsuddannelsesområdet. Kommende møde i styregruppe for Quick-start den 24. juni Beslutning KKR Sjælland tiltrådte indstillingen. SIDE 31

106 KKR Sjælland Punkter til næste møde 6.1. Dagsordenspunkter til næste møde MDR adr Baggrund Der orienteres om forventede dagsordenspunkter til næste møde i KKR Sjælland den 9. september 2014 på Sørup Herregaard, Sørupvej 26, 4100 Ringsted. kl Der er gruppemøder fra Indstilling Det indstilles, at KKR Sjælland tager orienteringen til efterretning. Sagsfremstilling På mødet i september 2014 forventes følgende sager: Klimastrategi 2. drøftelse. Uddannelsesområdet. Beskæftigelsesreform. Takstanalyse (regnskab) for det specialiserede social- og undervisningsområde. Regional væksthusaftale. Medfinansiering på sundhedsområdet med udgangspunkt i forslag fra Borgmester Gert Jørgensen, Sorø. Beslutning KKR Sjælland tiltrådte indstillingen, idet der også forventes dagsordenssat en status for samarbejder om beredskabsområdet jf. beslutning under sag 2.3. SIDE 32

107 KKR Sjælland Eventuelt Der blevet orienteret kort om indgåelse af aftale om kommunernes økonomi 2015 mellem regeringen og KL. SIDE 33

108 Bilag: 3.2. Flygtningefordeling 2015 Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 54217/14

109

110

111 Bilag: 3.3. Borgmesterbrev om forberedelse af folkeskolereformen - fokus på kommunikation til elever og forældre - Forberedelse af folkeskolereformen - fokus på kommunikation.pdf Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 54215/14

112 Til borgmesteren og udvalget med ansvar for folkeskolen Forberedelse af folkeskolereformen - fokus på kommunikation til elever og forældre Folkeskolereformen træder i kraft pr. 1. august 2014 og indebærer en markant omstilling af folkeskolen. Det kræver et vedholdende og langsigtet fokus på alle niveauer at gennemføre denne indholds- og kulturændring. Arbejdet vil strække sig over flere år. Derfor vil man heller ikke være færdig med at udvikle en ny skole i august Der skal løbende samles op, justeres og fortsat udvikles. Den 11. juni 2014 Weidekampsgade 10 Postboks København S Side 1/3 Forberedelsesfasen i kommunerne har været i gang længe. Vi bevæger os nu ind i næste fase, hvor reformen skal blive til virkelighed. Her er kommunikation til forældre, elever og omverdenen om den nye skoledag, og de forandringer, der skal kunne ses og mærkes, helt afgørende. KL hører, at der blandt forældre, elever, borgere m.fl. fortsat er mange myter om bl.a. skoledagens længde, tidspunkt for afholdelse af forældremøder, hvordan skoledagen kommer til at se ud og de nye tiltag for at gøre dagen mere motiverende og afvekslende. Der er også usikkerhed blandt forældre om inklusion og målet hermed. KL opfordrer alle borgmestre og kommunalbestyrelsesmedlemmer til at sikre tydelig kommunikation om omstillingen af skolen. Det er særlig vigtigt at understøtte skoleledelsen i den direkte kommunikation til elever og forældre om de konkrete ændringer, der møder dem efter sommerferien. Opmærksomheden fra elever, forældre, borgere, lokale- og nationale medier vil være stigende fra nu og til skolestart. Der er lige nu fokus på kommunernes håndtering af inklusion, og det kan være svært for forældre m.fl. at skille reformen og arbejdet med inklusion fra hinanden. Også her opfordrer KL til, at man politisk stiller op lokalt og nuancerer debatten og fx fremlægger fakta for kommunens arbejde med inklusion på

113 børneområdet, herunder fortæller, hvor mange elever, det drejer sig om over en periode, hvordan man har grebet arbejdet an, hvor der fortsat er udviklingsmuligheder lokalt, og hvilke nye muligheder, folkeskolereformen giver kommunen for at tage hånd om hver enkelt elev. KL udsender medio juni et materiale til alle forvaltninger, der kan anvendes som led i den lokale kommunikation til elever, forældre m.fl. om reformen. Kompetenceudvikling af folkeskolens medarbejdere I forbindelse med kommunernes omstilling til øget inklusion har nogle fremført, at der ikke altid er overensstemmelse mellem den kompetenceudvikling, som lærerne oplever at have modtaget og den, som kommunerne mener at have iværksat. KL vil bl.a. i lyset heraf drøfte ønsker til de kommende års kompetenceudvikling med både DLF, BUPL og kommunerne. Kommunerne anvender i dag betydelige midler på kompetenceudvikling af folkeskolens medarbejdere, og med reformen er der afsat yderligere 1 mia. kr. i perioden Det er vigtigt, at alle kommuner har en samlet plan for, hvordan kommunen planlægger kompetenceudviklingsindsatsen og dialogen med ledere og medarbejdere herom i medfør af omstillingerne i skolen. Tæt samarbejde om realiseringen af en ny skole KL har haft en meget tæt dialog med kommunerne på både politisk og administrativt niveau om reformen og de ændrede arbejdstidsregler. En lang række arbejdsgrupper og fora har bl.a. bistået med udvikling af materialer og rådgivning, jf. bl.a. KL vil gerne takke for den store indsats, de mange kommunale repræsentanter har ydet til gavn for alle kommuner. KL lægger op til fortsat tæt dialog og samarbejde med kommunerne om omstilling af skolen. KL har på baggrund af ønsker fra en række kommuner etableret et politisk og administrativt samarbejde om realiseringen af en ny skole. Ca. 70 kommuner var samlet til det første politiske møde i samarbejdet den 27. maj. Der var her opbakning til at fortsætte det tætte samarbejde mellem kommunerne og udnytte og bistå hinanden med gensidig inspiration. Alle kommuner opfordres til at deltage i den politiske del af samarbejdet. KL udsender i august invitation til det næste politiske møde i samarbejdet. Regeringen lægger stor vægt på, at de vedtagne reformer på uddannelsesområdet gennemføres i praksis, og har derfor i den økonomiske aftale for 2015 aftalt at følge implementeringen tæt bl.a. via en nedsat koordinations- og styregruppe. KL har her fremlagt hovedresultaterne af den undersøgelse, KL gennemførte i kommunerne i marts 2014 om kommunernes forberedelsesarbejde. Resultaterne er samtidig udsendt til alle kommuner. KL s besty- 2

114 relse har besluttet at gennemføre en ny undersøgelse i efteråret Her vil blive lagt vægt på, hvilke tegn, man i kommunerne kan drøfte i forhold til, om omstillingen går i den rigtige retning. Undersøgelsen udvikles i tæt samarbejde med en række kommuner. Erhvervsuddannelsesreform (EUD) påvirker folkeskolen pr. 1. august 2014 Folketinget forventes medio juni at vedtage loven om EUD-reformen. Den vil bl.a. betyde, at kommunerne ikke længere skal give individuel vejledning og gruppevejledning til de uddannelsesparate unge i 8. eller 9. klasse, hvilket betyder, at der skal ske en kapacitetstilpasning i Ungdommens Uddannelsesvejledning (UU). Samtidig indebærer reformen et nyt mål i folkeskolen, da de unge i skolen på en ny måde skal udfordres på deres uddannelsesvalg fx gennem den åbne skole eller i det obligatoriske emne Uddannelse og job. Da denne del af reformen træder i kraft allerede 1. august 2014, vil der være behov for hurtigt at sætte fokus herpå. KL vil i budgetvejledningen orientere om de økonomiske forudsætninger for UU. KL har endvidere drøftet de nye mål for udskolingens aktive påvirkning af de unges uddannelsesvalg med Undervisningsministeriet. Ministeriet igangsætter snarest en informationsproces rettet mod kommunerne. Med venlig hilsen Martin Damm Kristian Wendelboe 3

115 Bilag: 3.4. KL's understøttelse af kommunernes forberedelse af folkeskolereformen -...pdf Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 54216/14

116 KL's understøttelse af kommunernes forb e- redelse af folkeskolereformen Målsætningen om at styrke elevernes læring og trivsel er omdrejningspunktet for KL s arbejde med at understøtte kommunerne i omstilling til en ny skole. Ledelse på både politisk og administrativt niveau og de nye regler for lærernes arbejdstid er helt centrale i omstillingen. Omstilling af folkeskolen en proces med flere faser Folkeskolereformen er en reform, der lægger op til nye rammer og muligheder i måden at indrette skolen på, ligesom de nye regler for lærernes arbejdstid skaber større fleksibilitet i måden at bruge medarbejdernes ressourcer på i skolen. Det er begyndelsen til en omfattende omstilling af folkeskolen, der foregår i flere faser. Det kræver et vedholdende og langsigtet arbejde på alle niveauer at gennemføre både indholds- og kulturforandringen. Den 10. juni 2014 Sags ID: SAG Dok.ID: HAL@kl.dk Direkte Mobil Weidekampsgade 10 Postboks København S Side 1/5 KL har i forberedelsesfasen fra januar 2013 haft fokus på at understøtte alle ledelsesniveauer - både politisk og administrativt - i at se mulighederne i reformens nye elementer og oversætte de nye rammer til lokal praksis. Med reformen er der lagt op til øget fokus på mål og outcome dvs. elevernes læring og trivsel og mindre fokus på input i form af undervisning og timer. Der er samtidig en række nye elementer, der skal indgå i skolen bl.a. understøttende undervisning, åben skole, mere motion og bevægelse m.v. KL har i 2013 iværksat en lang række initiativer for at understøtte kommunerne i realiseringen af reformerne, jf. nedenfor. Skoleåret 2014/2015 er nu ved at være planlagt og mange lærere har modtaget deres opgaveoversigter for næste år. Det betyder imidlertid ikke, at der ikke længere er brug for initiativer, der kan understøtte skolelederne i den nye ledelsesrolle. De nye arbejdstidsregler mødes fortsat af skepsis, og som

117 alt andet nyt vil de give anledning til en række spørgsmål, som skolelederne skal håndtere. Skolelederne får brug for forvaltningernes opbakning. Implementeringen af folkeskolereformen står meget højt på den kommunalpolitiske dagsorden. KL gennemførte i marts 2014 en undersøgelse i de kommunale forvaltninger. Undersøgelsen viste, at kommunerne generelt er langt med at træffe de nødvendige politiske beslutninger i forhold til at fastsætte mål og skabe de fornødne rammer for at realisere en ny skole. Kommunerne har effektiviseret lærernes arbejdstid. Mange kommuner lander på den forudsatte undervisningsandel. Nogle over, og færre under. Undersøgelsen viste også, at der frem mod skolestart er behov for øget kommunikationsindsats, og at der efter august skal fokus på de første erfaringer med bl.a. en motiverende skoledag med fx åben skole og motion. Undersøgelsens hoveresultater kan rekvireres i KL s sekretariat. Ikrafttrædelsesfasen og de næste skridt Frem mod skolestart i august vil der være særlig fokus på at få kommunikeret med forældre og elever i forhold til den nye skoledag, og de forandringer, eleverne skal kunne se og mærke allerede fra 1. august og på længere sigt. KL har - bl.a. i samarbejde med Undervisningsministeriet - iværksat en række initiativer for at understøtte kommunerne med kommunikation. KL udsender medio juni en materialesamling til inspiration for de kommunale forvaltninger og skoler fx til brug for Skoleintra. Der vil bl.a. indgå filmklip, FAQ og fakta om reformen. I juni rejser KL rundt til de 5 regionale skolechefnetværk med henblik på drøftelse af det næste halve års behov for materialer, støtte og rådgivning i omstillingsprocessen. Her sættes særligt fokus på forvaltningens ændrede rolle i medfør af en mere målstyret skole samt behovet for fælles initiativer over for skoleledelserne i lyset af både indholdsændringer i skolen og de nye arbejdstidsregler. KL har også fremadrettet de nye arbejdstidsregler som særligt indsatsområde og vil løbende afsøge behov for at iværksætte yderligere initiativer til at understøtte skolelederne i deres arbejde med at implementere de nye arbejdstidsregler og den nye ledelsesrolle. KL iværksætter et forløb rettet mod hhv. forvaltningsniveau og skoleledelser i efteråret 2014 med henblik på at gøre status blandt kommunerne og skolerne i omstillingen. KL vil desuden sammen med kommunerne sætte fokus på, hvilke tegn, der kan findes på, at der sker en omstilling. Der vil således gå et stykke tid, inden reformens resultater kan ses på børnenes læring og trivsel. 2

118 Kommunesamarbejde om realiseringen af en ny skole iværksat i april 2014 For at understøtte videndeling mellem kommunerne og fastholde det høje politiske og ledelsesmæssige fokus på omstillingen har KL i april 2014 inv i- teret til et fælles kommunesamarbejde om at realisere en ny folkeskole. Det første politiske møde blev holdt den 27. maj 2014 med deltagelse af ca. 70 kommuner. Næste møde afholdes ultimo november/primo december. Udover den politiske del indeholder samarbejdet en faglig del med projekter, som kommunerne kan melde sig til. Der er iværksat projekter om en målstyret skole, økonomistyring og kommunikation. Der inviteres i juni til samarbejder om faglig ledelse, børn med særlige behovs læring, it i undervisning og læring samt kobling mellem folkeskole og ungdomsuddannelser. Nye nationale redskaber Udviklingen af en række nye, nationale redskaber og værktøjer, som skal bidrage til omstillingen af skolen herunder det øgede fokus på elevernes læring og trivsel er igang. Dette arbejde er endnu ikke afsluttet, men kommer i en senere fase, og skal indfases over en årrække. Det gælder fx de nye Fælles Mål, Kvalitetsrapport 2.0, trivselsmål, Brugerportalen mv. For kommunerne og KL er det centralt, at disse redskaber nytænkes i lyset af reformen og taler ind i den indholds- og kulturændring, der skal ske på skoleområdet. De nye styringsredskaber og værktøjer skal understøtte realiseringen af en ny skole herunder målet om afbureaukratisering, og der skal være tæt sammenhæng i redskaberne. Disse principper bør også ligge til grund for de forskningsinitiativer og de undersøgelser, der sættes i gang for at følge implementeringen og omstillingen af skolen. Endelig bør der være fokus på et sammenhængende børneområde og kobling til ungdomsuddannelserne. KL forventer i samråd med Undervisningsministeriet at udsende en vejledning om den nye kvalitetsrapport umiddelbart omkring sommerferien. Samarbejdet omkring it i folkeskolen mellem regeringen og KL fortsætter, jf. økonomiaftalen. Det bliver en stor fælles opgave i de kommende år at udvikle og sikre tilvejebringelse og anvendelse af en brugerpotal. KL s initiativer for at understøtte kommunerne Hvis omstillingen skal lykkes, kræver det sammenhæng i ledelseskæden, og at alle niveauer har fokus på elevernes læring og trivsel i arbejdet. Dialog og beslutninger på alle niveauer i kommunens skolevæsen er en forudsætning for, at man lokalt i kommunen og på den enkelte skole finder sine egne veje til at sikre, at alle elever bliver dygtigere og trives. Skolerne vil nå målene i reformen på meget forskellig vis. 3

119 De vilkår, skolederen skal lede under, vil være meget forandrede. Når skolelederen skal tilrettelægge lærernes arbejdstid, vil der ikke være de gamle systemer og knager at hænge dispositionerne op på. Lederen skal i langt højere grad træffe beslutninger, som ikke kan begrundes i regler, men i hvad der gavner elevernes læring og trivsel bedst muligt. Omstillingen til en ny skole er løbende et tema for drøftelser i KL s bestyrelse, KL s fagudvalg, borgmestermøder, møder med øvrige kommunalpolitikere og på KL s større konferencer. Det gælder også i KL s møder og fora for kommunaldirektører, økonomidirektører, børne- og kulturdirektører, HR-chefer, kommunikationschefer m.fl. Der er løbende politisk kontakt mellem regeringens ministre og KL s formandskab om folkeskolen. KL afholder desuden løbende møder med folkeskolens interessenter:. DLF, Skolelederforeningen, Skole og Forældre, Danske Skolelever, BUPL, Børneog kulturchefforeningen, ministerier og styrelser m.fl. KL s Folkeskolereformsekretariat og kommunale arbejdsgrupper KL oprettede allerede i januar 2013 et Folkeskolereformsekretariat og etablerede en kommunal rådgivningsgruppe og 7 kommunale arbejdsgrupper bl.a. om ledelse og arbejdstid. Grupperne har rådgivet KL om indsatsen i forhold til kommunerne, herunder bidraget med input til en række inspirationsmaterialer, redskaber mv. I 2014 arbejdes der i fem grupper. I alt har ca. 85 kommuner bidraget i forskellige fora. KL har udviklet en række materialer om centrale elementer i folkeskolereformen, fx om omstillingen til en ny skole, den åbne skole, de nye fritidstilbud, it i undervisning og læring. Endvidere er der udarbejdet en række filmklip med en række praktikere og forskere om reformens målsætninger og omstilling til en ny skole. Materialer er tilgængelige på KL udsender løbende materiale til forskellige målgrupper i kommunerne, afholder temadage, workshops, konferencer m.v. Der er både fokus på de indholdsmæssige ændringer i skolen og på de nye arbejdstidsregler. Forløb for skolechefer og skoleledelser KL har i maj-juni 2013 (før reformens vedtagelse) gennemført fem landsdækkende visionskonferencer for ca skoleledelser og forvaltningschefer. I efteråret 2013 er afholdt et tredags forløb for omkring skoleledelser. Målet var at understøtte de kommunale ledere i at forberede, planlægge og lede en længere og mere varieret skoledag for eleverne, der ikke er styret af centralt fastsatte arbejdstidsregler, men ønsket om at styrke eleve r- nes læring og trivsel. Der blev udviklet en række materialer og værktøjer, 4

120 film med forskere, kommunale chefer og praktikere til kurserne. Der blev desuden arbejdet konkret med koblingen mellem ledelse og de nye arbejdstidsregler, herunder anvendelsen af det nye ledelsesrum. 5

121 Bilag: 4.1. Kortbilag nr. 2 byggeområder Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 50921/14

122

123 Bilag: 4.2. Notat_udbud af kommunalt ejet jord ( ).pdf Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 55735/14

124 NOTAT Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø T F H Mette Elmkjær Center for Ejendomsdrift D E kmel@lejre.dk Udbud af kommunalt ejet jord Dato: 22. juni 2014 J.nr.: 14/7861 På Økonomiudvalgsmøde den 17. juni 2006 blev sag nr. 14/7861 vedrørende udbud af kommunalt ejet jord fremlagt til behandling. På mødet fremsatte Økonomiudvalget et ønske om, at administrationen undersøger om det i udbudsmaterialet er muligt at indsætte passus om anlægspligt og tidskrav. Dette for at undgå en køber, der blot lader jordstykket ligge og ikke, som meningen er, anlægger p-pladser i forbindelse med Søtorvsprojektet i Hvalsø. Administrationen vurderer, at Lejre kommune har en saglig interesse i, at der stilles krav om anlægspligt og tidshorisont i udbudsmaterialet af hensyn til at der etableres parkeringspladser, som forudsat i lokalplanen, at der ikke står tomme grunde i kommunens bymidter, at butikslivet og beboere ikke mangler parkeringspladser, at området ikke erhverves i spekulationsøjemed. Det vurderes på den baggrund, at det vil være muligt at indarbejde klausuler i udbudsmaterialet, der tilgodeser disse hensyn. Udbudsmateriale Administrationen vil ved udarbejdelse af udbudsmaterialet være særligt opmærksomme på at sikre: at der i udbudsmaterialet indarbejdes bestemmelse om anlægspligt at der i udbudsmaterialet indarbejdes tidsfrist for anlægsarbejdets opstart og (hvis det er muligt) afslutning

125 I forbindelse med udarbejdelse af udbudsmaterialet vil administrationen sikre, at det afklares, i hvilket omfang det er muligt at stille yderligere krav, der kan sikre, at arealet anvendes efter formålet. Side 2 af 2

126 Bilag: 5.1. Notat - Kortlægning af lukkede kørselsordninger i Lejre Kommune Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 51774/14

127 ADRESSE COWI A/S Parallelvej Kongens Lyngby TLF FAX WWW cowi.dk PROJEKTNR. A DOKUMENTNR. 2 VERSION 3.0 UDGIVELSESDATO 11. juni 2014 UDARBEJDET PV KONTROLLERET CANG GODKENDT CANG LEJRE KOMMUNE KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER STATUSNOTAT O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Statusnotat.docx

128 2/22 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER INDHOLD 1 Konklusioner 2 2 Baggrund og formål 3 3 Opgave og proces 3 4 Indsamling af data 4 5 Vurdering af kørsel Kørsel til træning og dagcentre Kørsel til læge/speciallæge Afprøvning af hjælpemidler Handicapkørsel til fritidsformål Kørsel til aktivitetstilbud, voksne med særlige behov Kørsel af ikke-forsikrede ledige Kørsel til specialiserede skoletilbud Sygekørsel af børn Kørsel af børn til tandlæge Skolebuskørsel Ungdomsskolekørsel Kørsel til ungdomsuddannelse Movias almindelige Flextursordning 16 6 Samlet oversigt over ordningerne 17 O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Statusnotat.docx

129 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER 3/22 1 Konklusioner Dette statusnotat beskriver Lejre Kommunes forskellige kommunale kørsler. Der blev i alt kørt for ca. 13,9 mio. kr. i Kørslen omfatter ca. 305 brugere dagligt, men borgerkredsen, der benytter de kommunale kørselstilbud, er langt større. Udgiftsmæssigt er de største ordninger: Befordring af skoleelever til specialklasseundervisning på skoler beliggende internt i Lejre Kommune med ca. 3,5 mio. kr. (ca. 106 elever dagligt) Befordring af skoleelever til specialskoler beliggende uden for Lejre Kommune med ca.2,7 mio. kr. (ca. 36 elever dagligt) Kørsel til dagcentre og genoptræning (ca. 50 personer dagligt). Disse tre ordninger står tilsammen for ca. 2/3 af alle udgifter til kommunale kørselsordninger. Store dele af befordringen til specialklasseundervisning og til specialskoler (begge dele internt og eksternt i kommunen) samt kørslen til ældrecentrene og kommunens eneste skolerute, er organiseret som bus-, minibus- eller taxiruter. Den øvrige kørsel er primært organiseret som ad hoc-kørsel og udføres gennem Movia Flextrafik Variabel-ordning, primært bestilt af Borgerservice, forvaltningerne og skolerne. En samlet oversigt er vist i afsnit 6, s. 18. Kørslen til træning og dagcentre udføres af Hafnia Rejser, mens en stor del af befordringen til specialskoler udføres af Carsten Taxa, Taxa Selandia, Movia Flextrafik (Variabel og Rute-ordning) samt Roskilde Brandvæsen. Kommunen har arbejdet bevidst på at bringe udgifterne på området ned. Ud fra tidligere opgørelser ses, at det primært er udgifterne til befordring til specialskoler og kørslen til læger og speciallæger, der er blevet reduceret. Udgifterne til befordring til specialskoler internt i kommunen og i andre kommuner er faldet med ca. 15 % fra 2012 til 2013, mens udgifterne til læge- og speciallægekørsel er faldet med ca. 45 % fra 2011 til En benchmarking af Lejre Kommunes udgifter på de overordnede områder opgjort i forhold til indbyggertallet er vist i forhold til 15 andre kommuner i afsnit 6. Her ses, at Lejre Kommunes udgifter stort set er gennemsnitlige på de fleste områder, dog synes især udgifterne til befordring af elever til specialundervisning at ligge i den høje ende. Samlet vurderes, at der kan være effektiviseringsmuligheder inden for ældrekørslen. Kørslen fortages i dag primært af tre minibusser, der kører hele dagen suppleret af to minibusser på nogle dage/tidspunkter. Det kunne være et mål at lade al kørslen udføres af de tre busser alene, organiseret på en mere fleksibel måde, end i dag. Kommunen gennemfører i øjeblikket forsøg med "virtuel" træning hjemme hos borgene (via pc). Det kan medvirke til at begrænse det samlede kørselsomfang og understøtte en ordning, der kun omfatter tre køretøjer. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Statusnotat.docx

130 4/22 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER Der bør også kunne opnås effektiviseringer i forhold til befordringen til specialskoler uden for Lejre Kommune. Skolerne organiserer selv kørslen, uafhængigt af Lejre Kommune, og fakturerer efterfølgende Lejre og andre kommuner for de udgifter, der vedrører de respektive kommuners elever. Fordelingen af udgifter mellem de involverede kommuner er uklar og udgifterne virker forholdsvist høje. Derfor bør skolerne og de pågældende kommuner kontaktes for at vurdere mulige effektiviseringer. 2 Baggrund og formål Lejre Kommune har igangsat et tværgående arbejde for at afdække mulige optimeringer og driftsbesparelser i forhold til kommunens nuværende kørselsopgaver med visiterede brugere. Arbejdet skal ses i forlængelse af de seneste års indsats for at afdække og optimere befordringsområdet, hvor kommunens egen umiddelbare vurdering er, at der kan opnås en række effektiviseringer, primært inden for tre indsatsområder: Øget fokus på konkurrenceudsættelse Bedre koordinering af befordringsopgaverne Etablering af ensartet serviceniveau. Formål Undersøgelsens primære formål er at tegne et overordnet billede af den nuværende kørsel og udpege og undersøge evt. muligheder for optimeringer. Der efterspørges desuden et grundlag for en politisk stillingtagen til, hvordan de visiterede kørselsopgaver fremover skal organiseres og tilrettelægges. Herunder, hvorvidt den fremtidige kørsel skal udføres af private operatører eller gennem Movias Flextrafik (Flextrafik Rute og Flextrafik Variabel). Mulighederne skal ses i sammenhæng med evt. kontraktlige bindinger og andre væsentlige præmisser for kommende udbud af de omtalte kørselsopgaver. Lejre Kommune ønsker konkrete anbefalinger til effektiviseringer og udnyttelse af besparelsespotentialer. Analysen skal således give anvisninger på, hvordan der kan optimeres, bl.a. gennem nye måder at organisere kørslen på, både kontraktmæssigt og teknisk. En del af de nuværende kontrakter på området udløber til august De nuværende, lukkede kørselsordninger har en samlet værdi af ca. 13 mio. kr. årligt. Kommunen har ikke på forhånd fastlagt krav om besparelser, men forventer på baggrund af erfaringer fra andre kommuner, at der kan opnås effektivisering svarende til 1-1½ mio. kr. årligt. Assistance 3 Opgave og proces COWI har assisteret Lejre Kommune i forbindelse med en udredning af det nuværende serviceniveau i de visiterede kørselsordninger samt med en tilhørende overordnet vurdering af potentialer for fremtidige, driftsmæssige besparelser. COWI har fokuseret på at belyse følgende emner: Visitationspraksis Daglig håndtering og planlægning af kørslen Materiel og kapacitet O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Statusnotat.docx

131 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER 5/22 Service over for brugerne Service over for skoler og institutioner Overordnede overvejelser om koordinering af kørslen Afregningsprincipper Samarbejdet mellem chauffører, skoler og institutioner Overordnede overvejelser om organisering Kontraktmæssige bindinger. Herudover har COWI fokuseret på at afdække (nuværende) fordele og ulemper ved at private operatører udfører kørsel for kommunen, som alternativ til at lade kørslen udføre ved brug af Movias Flexordninger. Vurderingen inkluderer også overvejelser om andre mulige koordineringsgevinster, prisstrukturer mv. Udredningen og forslagene til optimeringer er målrettet en politisk behandling af den fremtidige service over for brugerne og stillingtagen til en række overordnede rammer for kørslen fremover. 4 Indsamling af data Lejre Kommune har stillet nødvendige ressourcer og kontaktpersoner til rådighed for drøftelse og udredning. Møderække Karakteristika om de forskellige kørselsopgaver er indsamlet på en møderække med udvalgte, administrative nøglepersoner. Møderækken blev tilrettelagt og gennemført i tæt samarbejde med kommunens projektleder. Forud for møderne blev udsendt spørgeskemaer med relevante spørgsmål om kørslen. Møderne havde til formål at få skabt et samlet overblik over, hvilken service Lejre Kommune tilbyder brugerne af de forskellige, visiterede kørselsordninger i dag. Ønsker om ændringer og muligheder for optimeringer er drøftet med de daglige administratorer af kørslen, og på den baggrund formuleres forslag til optimeringer i afsnit 6. Følgende udvalgte har deltaget i møderækken: Andrea Lykke Olsen, Center for Velfærd & Omsorg (CVO), dagcentre Charlotte Nielsen, CVO, Visitation & Bestiller Pia Munk Lundgren, CVO, Visitation & Bestiller Ulla Rasmussen, CVO Pia Heine Kristensen, Borgerservice Gitte Rønman, Jobcenter Helle Lagersted Jørgensen, Center for Trafik & Ejendomme Britt Brinch Nielsen, Center for Social & Familie Vivi Anker, Center for Social & Familie, PPR Karin Dall, Center for Skoletilbud, Bramsnæsvigskolen. Supplerende dataindsamling Herudover har det undervejs i forløbet vist sig nødvendigt at gennemføre en supplerende dataindsamling, særligt i forhold til kørslen til dagcentre og træning. Den O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Statusnotat.docx

132 6/22 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER supplerende dataindsamling er sket ved fornyede bilaterale møder med udvalgte nøglepersoner i løbet af marts Afgrænsning Notatet er baseret på de data om kørslen, det har været muligt at fremskaffe i løbet af projektperioden. Grundet opgavens mål og den afsatte tid har det ikke været muligt at vurdere alle detaljer i de visiterede kørselsordninger, herunder hvorvidt kørslen i de respektive ordninger isoleret betragtet er optimeret i forhold til det antal køretøjer, der i øjeblikket er indsat eller anvendes. Der kan således ligge en række yderligere optimeringsmuligheder, som ikke er afdækket. Fokus har i dette projekt været en overordnet vurdering af kørslen set i forhold til priser, organisering, tilfredshed med ordningerne samt anbefaling til den fremtidige organisering af kørslen, herunder spørgsmål om kommunalt udbud eller overgang til Flextrafik. Perspektivering af området sker i særskilt notat. 5 Vurdering af kørsel Lejre Kommune visiterer til en række kørselsordninger, og der er indsamlet data om følgende: Kørsel til træning og dagcentre Kørsel til læge/speciallæge Afprøvning af hjælpemidler Handicapkørsel til fritidsformål Kørsel til aktivitetstilbud, voksne med særlige behov Kørsel af ikke forsikrede ledige Kørsel til specialiserede skoletilbud Sygekørsel af børn Kørsel af børn til tandlæge Skolebuskørsel Ungdomsskolekørsel Movias almindelige Flextursordning. 5.1 Kørsel til træning og dagcentre Hvad dækker området Lejre Kommune skal tilbyde genoptræning til afhjælpning af fysiske funktionsnedsættelser efter hospitalsindlæggelse i henhold til Servicelovens 86. Der skal også tilbydes hjælp til at vedligeholde fysiske eller psykiske færdigheder for personer som har nedsatte fysiske eller psykiske evner. Sundhedslovens 140 giver borgere med behov for genoptræning efter udskrivning fra sygehuse ret til træningstilbud Visitation Kørslen visiteres af hjemmeplejen, demenskoordinator eller sygeplejeske. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Statusnotat.docx

133 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER 7/22 I forhold til kørsel til almindelig genoptræning gælder, at pensionister, for hvem udgifterne til anden transport vil overstige 25 kr., kan visiteres til betalt transport. Det samme gælder for ikke-pensionister, hvis afstanden til genoptræningsstedet overstiger 50 km og udgifterne 60 kr. Alle kan desuden blive visiteret til kørsel efter en individuel vurdering af deres helbredstilstand. Tilbuddene varetages af ergo- og fysioterapeuter, samt social- og sundhedsassistenter, på kommunens tre dag- og aktivitetscentre på Bøgebakken, Hvalsø Ældrecenter og Grønnehave (der kun er træningscenter). På Bøgebakken er de hårdeste ramte (demente og hjerneskadede) visiteret som aflastning af ægtefælle. De fleste af brugerne vil ikke kunne finde rundt selv, og hjælpes af hjemmeplejen til at være klar til kørslen. Brugerne til dagcentret visiteres fra 1 til 4 gange pr. uge - nogle få er der en kun formiddag eller eftermiddag, de fleste er der både formiddag og eftermiddag. Der er ca. 22 brugere, der befordres til/fra centret. På Hvalsø Ældrecenter er der også daghjemsaktiviteter til borgere med fysisk eller psykisk nedsat funktionsniveau, enten ½ dag eller hele dagen. Her er der ca. 29 brugere af dagcentertilbuddet. Træningsaktiviteterne på alle tre centre foregår typisk i hold af 2 timers varighed og individuel træning af 1 times varighed. De visiterede er typisk på centrene 2-3 gange ugentlig. Antallet af brugere varierer noget over året. Borgere, der kan bruge Movias Flextrafik, bliver henvist til denne ordning, og skal så selv bestille kørslen. I den sidste del af et træningsforløb, drøfter centrene typisk med borgere der befordres, hvorvidt Flextur (den åbne del) kan benyttes eller om borgeren kan transportere sig selv til og fra træningen på anden vis Hvordan foregår kørslen Kørsel til både daghjemsaktiviteter og træning sker primært med tre 8 personers minibusser (med plads til to kørestole). De visiterede til dagcentrene skal i princippet være klar fra kl. 8.30, men hentes typisk på den samme tid hver dag (f.eks. kl. 9.10). Kørslen til de tre centre tager max. 1 time. Brugere af daghjemsaktiviteterne ankommer senest kl. 10 på alle hverdage, returkørslen sker kl. 15. Brugere, der kun er der formiddag eller eftermiddag køres oftest sammen med borgere til træning. Formiddagsbrugere køres således hjem kl. 12, og eftermiddagsbrugere køres ind til kl. 13. Kørslen til træningsaktiviteter sker også med de tre minibusser. Samlet set kører busserne typisk fra kl. 9-10, 12-13, samt lidt varieret ind imellem disse tidsbånd. Herudover køres i mindre omfang med en fjerde og femte minibus efter behov. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Statusnotat.docx

134 8/22 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER De tre busser kan til træningskørslen opsamle i et geografisk område med borgere som skal til f.eks. Bøgebakken og andre til Hvalsø. Der er derfor ikke en bus til hvert center. Kl og kl bruger Bøgebakken normalt to af busserne Hvor mange kører i de forskellige ordninger Som ovenfor nævnt er der 22 brugere tilknyttet Bøgebakkens dagcenter og 29 brugere, der anvender busserne til Hvalsøs dagcenter. Der er til hvert center typisk 5-12 daglige brugere vedr. aktivitet. Til træningsaktiviteterne er der typisk 5-15 brugere pr. dag for hvert af de tre centre. Der er egenbetaling på 33 kr. pr. dag, og det opkræves som træk fra pensionsudbetalingen. Der er dog ikke egenbetaling på genoptræningskørslen Aftaler og økonomi Ovennævnte kørsel koster i kr. (netto). Den største del er for at have rådighed for de tre busser, der hver koster kr. pr. dag svarende til 2,4 mio. kr. For supplerende buskørsel (op til 2 ekstra busser) betales pr. time. Kørslen gennemføres af Hafnia Rejser Muligheder for tiltag Der er drøftet forskellige mulighede for tiltag til at effektivisere på området Kommunen er i gang med "virtuel" træning, hvor borgeren hjemmefra via skærm og PC kan gennemføre træningen hjemme med dialog med centrene, som kan følge med i forløbet. Dette kan spare kørsel Større egenbetaling, f.eks. 45 kr. pr. dag. Der kommer så lidt mere egenbetaling, men det kan også være, at nogle finder prisen så høj, at de får andre til at køre sig. Men kan have en uheldig sideeffekt i, at nogle med stort behov, måske bliver væk fra aktiviteterne En mere fleksibel udnyttelse af de tre faste køretøjer, frem for brug af 5 køretøjer i alt. 5.2 Kørsel til læge/speciallæge Hvad dækker området I henhold til Sundhedslovens 170 kan pensionister til læge og lægehenvist speciallæge, der ikke kan bruge almindelig kollektiv trafik, få kørsel til lægen/speciallægen, betalt af Lejre Kommune Hvordan foregår kørslen Pensionisterne ringer til Borgerservice, der typisk stiller enkelte spørgsmål til borgerne for at høre om de har ret til kørsel (f.eks. dårligt gående anvendelse af rollator, o. lign.) O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Statusnotat.docx

135 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER 9/22 og ikke kan få andre til at køre sig. Så bestiller borgerservice hos Movia Flextrafik (Variabel) en vogn og giver afhentningstiden tilbage til borgeren i telefonen. Hvis det er en hasteafhentning bruges en hotline til Flextrafik. Hjemkørslen fra lægen sker ¾ time senere end afleveringstiden. Normalt sker afhentningen ved hoveddør og inde hos lægens konsultation Hvor mange kører i de forskellige ordninger Der køres omkring 4 ture dagligt svarende til ca t/r ture årligt. Det vurderes, at 75 % kører internt i kommunen (alm. læge) og ca. 25 % ud af kommunen, typisk til Roskilde og Holbæk. Der er ingen egenbetaling Aftaler og økonomi Det er således altid Movia Flextrafik der anvendes. Den årlige udgift i 2013 er kr.,. Heraf udgør ca kr. betaling til administration hos Movia. Udgifterne til administration er faldet inden for de senere år Muligheder for tiltag Der er generelt tale om kørsel, der typisk er spredt både tidsmæssigt og geografisk. Det egner sig godt til konceptet om Flextrafik, og det virker derfor umiddelbart hensigtsmæssigt, at det er placeret hos Movia. Ordningen synes ganske effektivt administreret. Borgerservice har ingen grund til at tro på misbrug af ordningen. Og Flextrafik giver de aftalte tidsrammer/ventetider, at hvis borgerne kan blive kørt, foretrækker de nok dette. Det virker uklart, om kommunen udnytter mulighederne for refusion for kørsel i egen bil eller med Flextrafiks åbne del tilstrækkeligt. Kommunen kan overveje, at arbejde mere systematisk med at afdække mulighederne i forbindelse med visitationen. 5.3 Afprøvning af hjælpemidler Hvad dækker området Hvis en borger bevilges et hjælpemiddel, skal kommunen give kørsel til afprøvning af hjælpemidlet, såfremt borgeren ikke kan bruge den almindelige kollektive trafik i henhold til Servicelovens Hvordan foregår kørslen Borgeren henvender sig til hjælpemiddelsagsbehandleren, der spørger ind til behovet for kørslen. Herefter bestilles kørslen hos Movia Flex som en "kantsten til kantsten" samtidig med at borgeren er i telefonen. bandagisten er typisk i Roskilde eller Holbæk. Fremover kan "kropsbårne" hjælpemidler ske på de tre sygeplejeklinikker på ældrecentrene som et led i kravspecifikationerne overfor leverandørerne Hvor mange kører i de forskellige ordninger Ordningen benyttes kun lidt. Der er 4-5 kørsler pr. måned. Der er ingen egenbetaling. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Statusnotat.docx

136 10/22 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER Aftaler og økonomi Der er i 2013 anvendt ca kr. til ordningen Muligheder for tiltag Der er en enkelt mulighed for at effektivisere ordningen: For kørsler til ældrecentrene kan ældrekørslen til træningsaktiviteter anvendes. Marginalprisen er her nok nærmest 0 kr. 5.4 Handicapkørsel til fritidsformål Hvad dækker området Borgere over 18 år, som er svært bevægelseshæmmede har mulighed for kørsel til fritidsformål til en pris, der ikke afviger væsentligt fra almindelig kollektiv trafik. Det sker i henhold til lov om trafikselskaber og administreres af Movia. Visitationen sker af Lejre ud fra regler opstillet af Movia og KL. Personerne skal anvende bevilgede ganghjælpemidler som krykkestokke, rollatorer eller lignende eller være kørestolsbruger. Borgeren har ret til 104 enkeltture årligt (dvs. svarende til én t/r tur om ugen) Hvordan foregår kørslen Borgerne bestiller selv kørslen via Movia og kørslen sker med taxi eller minibusser, ofte som samkørsel med andre i samme vogn. Ved længere ture bliver kørslen af Movia organiseret med tog og taxi/minibus i de to ender (dør-til-dør rejse). Kommunen har ud over visiteringen ikke noget med kørslen at gøre. Der er egenbetaling for turene efter Movias regler Hvor mange kører i de forskellige ordninger I Lejre Kommune er 176 tilsluttet handicapkørslen i øjeblikket. Der køres ca. 300 ture om måneden Aftaler og økonomi Lejre Kommune betalte i 2013 i alt kr., hvoraf de kr. er udgifter til administration af ordningen i Movia Muligheder for tiltag Handicapkørslen er uden for kommunens indflydelse og er organiseret af Movia, der anvender optimeringsværktøjer til kørslen. Kørslen optimeres sammen med Movias Flextrafik-ordninger. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Statusnotat.docx

137 11/22 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER 5.5 Kørsel til aktivitetstilbud, voksne med særlige behov Hvad dækker området Kommunen skal i henhold til Servicelovens 103/104 afholde udgifter til befordring af voksne med handicaps fysisk eller psykisk der er visiteret til aktivitets og samværstilbud. For befordring i forbindelse med beskyttet beskæftigelse pålægges brugerne en egenbetaling. Visitationen sker med udgangspunkt i de enkelte borgeres behov sammen med visitationen til aktivitets og samværstilbud. Personer i denne ordning er dels hjemmeboende og dels borgere i botilbud i Lejre Kommune og i botilbud uden for Lejre Kommune. Udgifter til kørsel med bosatte uden for kommunen, hvor Lejre betaler for ophold inkl. kørsel, indgår ikke i nedenstående opgørelse Hvordan foregår kørslen Hvordan kørslen foregår, veksler afhængigt af, hvilket aktivitets- og beskæftigelsestilbud, der køres til og fra. Oftest er det tilbuddet selv eller botilbuddet, der arrangerer kørslen. Der er blandt andet kørsel til klubtilbuddene ROSA (Roskilde) eller LAVUK (København) og beskyttet beskæftigelse på ITC Svogerslev. I enkelte tilfælde bestiller sagsbehandlerne kørsel via Flextrafik. Kørslen foretages af Torkildstrup Taxa (ROSA) og Carstens Taxa (LAVUK) samt Flextrafik Variabel Hvor mange kører i de forskellige ordninger Der er ca. 31 borgere knyttet til denne ordning. Ca. halvdelen af borgerne er bosat på botilbud i andre kommuner. Hvor mange ture, der foretages dagligt, kendes ikke Aftaler og økonomi Udgifterne udgør ca kr. årligt Muligheder for tiltag Det er sandsynligvis effektivt at bruge botilbuddenes egne minibusser med personalekørsel og også Movia Flextrafik Variabel for hjemmeboende. Kørslen om aftenen til ROSA kan evt. overvejes at koordineres udbudsmæssigt med anden kørsel. 5.6 Kørsel af ikke-forsikrede ledige Hvad dækker området Området dækker kørsel med ikke-forsikrede ledige til praktik, jobtilbud o. lign. i henhold til beskæftigelseslovens 82/83. Nogle er ganske selvhjulpne, mens andre med O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Statusnotat.docx

138 12/22 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER fobi eller hjerneskade kan få bevilget taxikørsel. Jobforløbene er typisk af en måneds varighed Hvordan foregår kørslen Kørslen sker normalt altid ud af Lejre Kommune, især til Roskilde og København. Der kan ydes støtte til kørsel i egen bil ud over de første 24 km dagligt. Brugere med nedsat fysisk eller psykisk evne kan få bevilget kørsel med Movias Flextrafik (bestiller selv, udgiften refunderes) og enkelte med taxi Hvor mange kører i de forskellige ordninger Der er løbende ca. 100 personer i praktik og jobtilbud Aftaler og økonomi Ganske begrænset udgift på ca kr Muligheder for tiltag Umiddelbart ingen forslag. 5.7 Kørsel til specialiserede skoletilbud Hvad dækker området Dette område er det økonomisk tungeste i Lejre Kommune af alle de kommunale kørselsordninger. Det omhandler befordring af elever til specialklasseundervisning både i Lejre Kommune og på specialskoler uden for kommunen. Børnene har større eller mindre indlæringsmæssige vanskeligheder. Visiteringen sker efter visitering til specialundervisning, hvor en medarbejder efter drøftelser med forældrene og ofte også en vognmand opretter kørslen. Ca. 142 elever modtager specialundervisning, heraf de 106 internt i Lejre Kommune, mens 36 går på skoler uden for kommunen. Kørslen til skoler uden for Lejre Kommune administreres af beliggenhedskommunen og regning for kørslen sendes til Lejre. Antallet af elever varierer over året Hvordan foregår kørslen De skoler i Lejre Kommune, der har specialklasseundervisning, er primært Firkløverskolen i Kirke Sonnerup (A-klasser) med meget sårbare børn, Osted Skolen (Iklasser) og Sprogcentret på Hvalsø Skole for to-sprogede børn. Der er også kørsel i noget mindre omfang til Bramsnæsvig Skole og til erhvervsklasser på Kirke Hyllinge Skole. Herudover er der dagbehandlingstilbud på Søgården Krogen. Uden for Lejre er der befordring til dagbehandlingstilbuddene i Slimminge og Tune, til skoler i Skibby, Tølløse og Ringsted, samt til skoler i Roskilde og Frederikssund. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Statusnotat.docx

139 13/22 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER Hvor mange kører i de forskellige ordninger Kørslerne sker først og fremmest med taxiruter, der planlægges af taxiselskaberne og af Movia Flextrafik, der primært udfører solokørsler. De fleste elever kører med Carstens Taxa eller Taxa Selandia, der selv planlægger ruterne efter elevernes bopæle. Taxaerne søges fyldt op, og der er ikke nedskrevne køretider, men der holdes en fornuftig køretid på så vidt muligt under ca. 45 minutter. De fleste elever til skoler uden for Lejre Kommune køres gennem ordninger, der administreres af skolens beliggenhedskommune. Størsteparten af kørslen udføres med taxi, en mindre andel med Movia Flextrafik Rute. I forbindelse med kørsel under Movia Flextrafik Rute-ordningen, bruger Lejre Kommune 7-8 timer ugentligt på bestillinger og evt. genbestillinger af ture. Der opleves vanskeligheder ved gennemføre bestillinger direkte i Movias bestillingssystem, og det kan betyde, at telefonisk henvendelse til Movia er nødvendig for at få kørslen indmeldt korrekt Aftaler og økonomi Der køres for ca. 6,1 mio. kr. årligt, hvoraf den interne kørsel internt i kommunen koster ca. 3,45 mio. kr.(udgift pr. elev pr. år ca kr.), mens 2,65 mio. kr. vedrører kørsler ud af kommunen til en gennemsnitspris på ca kr. pr. elev. Den interne kørsel i Lejre Kommune fremgår af Tabel 5-1. Tabel 5-1 Befordring af elever til specialundervisning på skoler internt i Lejre Kommune. Skole Omtrentligt antal elever Køres som/af Bemærkninger Firkløverskolen 48 Taxiruter af Carstens Taxa Osted Skole 24 Taxiruter af Taxa Selandia Fungerer upåklageligt, faste chauffører Fungerer rimeligt Sprogskolen på Hvalsø Skole Bramsnæsvig Skole Bramsnæsvig Skole (læsekursus) 15 Movia Flextrafik Hidtil mange problemer 3 Taxirute af Carstens Taxa (selepuder, manglende samkørsler) 3 Movia Flextrafik Lidt utilfredshed med ventetider på hjemkørsel Søgården Krogen 2 Taxi, Carstens Taxa Kirke Hyllinge Skole - erhvervsklasse 3 Movia Flextrafik Div. specialskoler 5 Movia Flextrafik Rute O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Statusnotat.docx

140 14/22 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER Kørslen ud af kommunen foregår med syv elever til skoler i Holbæk, ni elever til skoler i Ringsted (til begge byer kørt med Flextrafik Rute), samt ca. 20 elever til Roskildeskolerne (kørt af Roskilde Brandvæsen) Muligheder for tiltag Ordningerne bør ses nærmere efter, bl.a. kørslen af sprogbørn til Hvalsø. Det bør overvejes, om der skal etableres faste ruter, selv om der flere gange om året sker ændringer. De fleste børn har typisk et 6 måneders skoleforløb. Alternativt bør der under Flextrafik kunne bestilles samkørsler, bl.a. af søskende. Lejre Kommune bør ligeledes se nærmere på de aftaler, der ligger til grund for kørslen af elever ud af kommunen til eksterne skoler og herunder vurdere, om kommunen forfordeles i relation til den samlet betaling for elevbefordringen. Vil det evt. være billigere at hjemtage kørslen, og hvilke konsekvenser vil det medføre for de øvrige kommuners resterende kørsel. Det er uklart, om servicen er harmoniseret og ensartet for alle kommunens børn. Det bør også undersøges, om ruterne vognmæssigt kan kombineres med andre ordninger. 5.8 Sygekørsel af børn Hvad dækker området I henhold til Folkeskolelovens 26 skal Lejre Kommune sørge for befordring af midlertidigt syge børn, som på grund af en skade/sygdom har brug for transport til og fra skole (f.eks. et brækket ben) Hvordan foregår kørslen Kørslen udføres af Movia Flextrafik (Variabel), der bestilles af kommunen Hvor mange kører i de forskellige ordninger Der er omkring 15 børn, der årligt får kørsel. Det kan typisk være 2-4 børn, der samtidig har kørsel Aftaler og økonomi Der bruges ca kr. årligt til kørslen, hvoraf de kr. er til Movias administration Muligheder for tiltag Umiddelbart er Movias Flextrafik ideel til denne midlertidige kørsel. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Statusnotat.docx

141 15/22 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER 5.9 Kørsel af børn til tandlæge Hvad dækker området Dette er en ganske lille ordning, som kommunen kan vælge at give befordring til, da der kun er tandlægeklinik i Kirke Hyllinge. Det sker primært for handicappede børn, oftest kørestolsbrugere. Det er lederen af tandplejen, der visiterer børnene, for at få gennemført planlagte undersøgelser og behandlinger Hvordan foregår kørslen Kørslen foretages af taxi med lift til kørestole Hvor mange kører i de forskellige ordninger Ganske få kørsler, måske 3-5 pr. måned Aftaler og økonomi Der anvendes ca kr. årligt Muligheder for tiltag Lille område, ingen forslag Skolebuskørsel Hvad dækker området Kommunen har ifølge Folkeskolelovens 26 pligt til at befordre elever, som har længere afstand mellem hjem og skole end: 2,5 km i klasse 6 km i klasse 7 km i klasse 9 km i 10. klasse, eller hvis skolevejen af kommunen vurderes som trafikfarlig. Kørslen kan foretages med de alm. kollektive ruter, med specielle skoleruter eller med taxi. Der er normalt én tilkørsel og to hjemkørsler fra skolerne Hvordan foregår kørslen I Lejre Kommune er valgt at lade eleverne køre med den almindelige kollektive trafik, hvor eleverne får Movia-skolekort. Nogle af disse ruter er dog omlagt i forhold til "normalruten", bl.a. til Bramsnæsvig Skole og til Kirke Hyllinge Skole. Derudover anvendes Lejre Kommunes telebus med en fast rute til Kirke Saaby Skole og Trællerupskolen om morgen, og som telekørsel på de to hjemture. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Statusnotat.docx

142 16/22 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER Der findes en enkelt lukket skolerute i kommunen, nemlig til Allerslev Skole. Denne køres efter udbud af Kruse. Kruse kører også kørsel til og fra svømmeundervisning. Endelig køres et par elever til hhv. Hvalsø Skole og Allerslev Skole med Movia Flextrafik Hvor mange kører i de forskellige ordninger Skønsmæssigt 250 elever har skolekort til Movias ruter. To elever kører med Movias Flextrafik Variabel, mens ca. 90 elever kører med skoleruten til Allerslev Aftaler og økonomi Der købes ca. 250 skolekort hos Movia til en pris på kr.. Skoleruten til Allerslev Skole koster Lejre Kommune ca kr., mens udgifterne til Movia Flextrafik Variabel udgør ca kr. Endelig kører Kruse også kørsel til svømning til en udgift på ca kr Muligheder for tiltag Kørslen fungerer samlet set fornuftigt, men der er især pres fra forældrene på at få en ekstra hjemtur om eftermiddagen Ungdomsskolekørsel Hvad dækker området Ungdomsskolekørsel er en kan-ordning, hvor kommunen ikke har pligt til at befordre eleverne Hvordan foregår kørslen I Lejre Kommune kan telebussen benyttes, og herudover har ungdomsskolerne deres egne busser, som kan bruges til aktiviteter og til kørsel af nogle elever Hvor mange kører i de forskellige ordninger Antallet af befordrede elever er ukendt. Men de betaler selv Aftaler og økonomi Ingen udgifter. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Statusnotat.docx

143 17/22 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER 5.12 Kørsel til ungdomsuddannelse Hvad dækker området For unge med funktionsnedsættelse kan der bevilges kørsel til særlig tilrettelagt ungdomsuddannelse (STU) Hvordan foregår kørslen Ingen oplysninger Hvor mange kører i de forskellige ordninger Ingen oplysninger Aftaler og økonomi Der er i 2013 anvendt ca kr. på dette område Movias almindelige Flextursordning Hvad dækker området Movia tilbyder kommunerne en åben Flextur-ordning, hvor borgere selv kan bestille og betale en dør-til-dør tur med taxi/minibus. Kørslen koordineres på tværs af kommuner og så vidt muligt også med de ture, som kommunerne løbende melder ind i Flextrafik Variabel-ordningen. Ideen er at opnå synergieffekter af, at der i forvejen kører mange vogne rundt med forskellige passagergrupper betalt af kommunerne eller regionen. Der kan køres mellem to adresser inden for alle de kommuner, der er tilsluttet ordningen (efterhånden de fleste kommuner i Movia) Hvordan foregår kørslen Der gælder en forudbestillingstid på mindst to timer, mens selve turen kan forgå kl alle dage (bestillingstidsrummet er lidt mindre). Man får lovning på en senest ankomsttid og får en tidspunkt for afhentning, hvor man skal være klar 10 minutter før tidspunktet og kan blive afhentet op til 15 minutter efter. Prisen er i Lejre Kommune 24 kr. gældende for en tur på op til 5 km i luftlinje og herefter 6 kr. pr. km. En tur på 10 km kan således køres for 54 kr. En tur på 50 km for 294 kr. Ved bestilling på Movias hjemmeside kan bruges dankort, men ellers betales kontant til chaufføren. Kommunen afholder de udgifter til kørslen, der ikke dækkes af passagererne Hvor mange kører i de forskellige ordninger I 2013 har der været ca brugere O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Statusnotat.docx

144 18/22 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER Aftaler og økonomi Kommunens betaling ligger på ca kr., dvs. i gennemsnit 124 kr. i tilskud pr. bruger. 6 Samlet oversigt over ordningerne I Tabel 6-1 opsummeres den samlede kommunale kørsel som beskrevet i afsnit 4 og 5. De kommunale kørsler omfatter ca. 305 brugere pr. dag og kostede kommunen ca. 13,9 mio.kr. i I forhold til brugerstørrelser er de største ordninger skoleruten til Allerslev, kørslen med elever til specialskoler i og udenfor Kommunen samt kørslen til træning og aktivitetscentre. Udgiftsmæssigt er de dyreste ordninger kørsel til specialklasser i kommunen til ca. 3,5 mio. kr. i 2013, til specialklasser udenfor kommunen på ca. 2,7 mio. kr. og ældrekørslen til dagcentrene med ca. 3,0 mio. kr. Kørslen til specialklasser og dagcentre står således for over 70 % af kommunens samlede udgifter til specialkørsel. Det fremgår også, at det primært er store dele af kørslen til specialklasser (både i og uden for kommunen), kørslen til ældrecentrene samt kommunens eneste skolerute, der er organiseret som bus-, minibus- eller taxiruter. Den øvrige trafik er primært organiseret som ad hoc kørsel gennem Movias Flextrafik Variabel, primært bestilt af Borgerservice, forvaltningerne eller skolerne til de enkelte brugere. Kommunen har arbejdet meget bevidst på at bringe udgifterne ned. Ud fra tidligere opgørelser kan vi se, at det primært er på kørslen til specialskoler i kommunen og på lægekørslen, at udgifterne er gået ned. Kørslen til specialskoler i og uden for kommunen er faldet med ca. 15 % fra 2012 til 2013, mens lægekørslen fra 2011 til 2013 er faldet med ca. 45 %. Benchmarking I Tabel 6-2 sammenlignes Lejre Kommunes udgifter til kørselsordninger med syv kommuner, COWI har arbejdet i samt otte kommuner, som Deloitte har medtaget i rapport for Finansministeriet 1. Tallene er vist som kr. pr. indbygger for de forskellige kørselsordninger. 1 Stikprøveanalyse af otte kommuner, foretaget af konsulentfirmaet Deloitte for Finansministeriet. Kommunerne er: Ballerup, Billund, Nordfyns, Odense, Randers, Roskilde, Vordingborg og Aalborg (se rapporten Kortlægning og analyse af befordringsordninger, Deloitte/Finansministeriet, 12. jan. 2012). O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Statusnotat.docx

145 19/22 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER Tabel 6-1 Oversigt over Lejre Kommunes kørselsordninger. lever med Område Køres af (bestilles af) Køres til Antal brugere i gns./dag Kørselstype Egenbetaling pr. dag Nettoudgift kr. Træning og dagcentre Hafnia Rejser + Flextrafik Variabel (centrene) Bøgebakken, Hvalsø, Grønnehave Ca pers. Minibusser Opsamlingsrute 33 kr. Ikke genoptræning Læge/speciallæge Flextrafik Variabel (Borgerservice) Læger i og uden for kommunen 4 Ad hoc Afprøvning af hjælpemiddel Flextrafik Variabel (Sagsbehandler) Bandagister ¼ Ad hoc 0 19 Handicapfritidskørsel Flextrafik (borger) Overalt 10 Ad hoc Ja Aktivitet, voksne særligt behov (botilbud, hjemmeboende, m.v.) Flextrafik Variabel, Carstens Taxa, Torkildstrup, Botilbud-bus Forskellige steder? Ad hoc, ofte til klubaktivitet Ikke-forsikrede ledige Støtte til egen bil, Flextrafik Variabel (borger), Taxi Især Roskilde og København? Specialskoler i Lejre Kommune Carstens Taxi, Taxa Selandia, Flextrafik Variabel (forvaltning) Firkløver Skole, Osted Skole, Hvalsø Skole, Bramsnæsvig, m.fl. 106 Taxiruter, ad hoc Specialskoler uden for Lejre Kommune Flextrafik Rute (skoler) Roskilde Brand Skoler i Ringsted, Holbæk Roskilde, m.fl. 36 Taxiruter, ad hoc Sygekørsel af børn Flextrafik Variabel (forvaltning) Kommunens skoler 3 Ad hoc 0 36 Børn til tandlæge Taxi (tandlæge) Til Kirke Hyllinge ¼ Ad hoc 0 7 Funktionsnedsatte til STU???? Skolerute Allerslev Skole +svømning Kruse Allerslev Skole og svømning 90 Rute Skolekørsel til offentlige ruter Movia-ruter Kommunens skole Ca. 250 Off. ruter Flextur Flextur (borger) I kommunen 5 Ad hoc Ja 200 Ialt * - Ca Benchmarking af Lejre Kommunes kørselsordninger i forhold til 15 andre kommuner. Tallene viser udgifter i kr. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Statusnotat.docx

146 20/22 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER pr. indbygger, mens sidste linje er indeks i forhold til de 8 Deloitte kommuner. Indbyggertal i Lejre: pr. jan Nettoudgift pr. indbygger pr. år (2012-priser) Befordringsområde Lejre Kommune 2013 Gentofte Brøndby Frederiks sund Helsingør Hillerød Høje- Taastrup Lolland Otte kommuner (Deloitte) Læge- og speciallæge Gen. efter hosp.ophold 15,08 1,95 2,18 13,65 18,49 3,43 5,16 54,03 23,80 44,08 26,43 14,08 3,91 11,20 23,08 51,89 18,12 Varigt nedsat funktionsevne 110,71 38,25 30,10 12,21 3,39 9,72 50,02 45,01 15,72 Generelle dagtilbud til ældre 71,01 34,66 44,01 12,23 35,02 40,55 162,23 56,66 Individuel handicaptransport Specialundervisni ng (børn) 41,28 45,22 53,83 46,35 87,22 54,13 50,32 41,04 41,60 52,20 11,10 15,10 113,30 35,24 74,80 59,11 120,29 65,18 226,02 52,11 164,78 114,23 108,85 282,82 208,72 145,41 167,05 Specialundervisni ng (voksne) Handicappede voksne 50,32 2,85 0 1,03 2,06 1,03 25,49 2,06 6,00 43,96 89,98 83,69 84,56 144,36 93,87 63,99 43,34 Integration? 0 0 1,03 2,06 1, ,11 Handicappede børn/unge 4,08 17,86 11,76 6,18 4,12 4,12 5, ,05 Udsatte børn/unge? 1,67 0,23 3,09 8,24 6,18 5,15 2,06 9,39 Hjælpemidler 0,70-1,46 2, ,93 1,03 1,09 Normalklasseelever Beskæftigelsesaktivering Anden borgertransport (åben flex) 4,37 27,23 1,17 2,06 22,66 28,84 15,45 2,06 30,35 9,00-15,13 3,09 13,39 3,09 46,59 0 1,03 I alt borgerkørsel 513, Index (Deloitte = 1,00) 1,03 0,72 0,90 0,93 0,82 1,33 1,27 1,39 1,00 Samlet ligger Lejre Kommune i forhold til de otte Deloitte kommuner 3 % over gennemsnittet. Primært ligger Lejre noget højt på området kørsel til specialskoler. For kørsel på ældreområdet ligger Lejre Kommune nogenlunde på gennemsnittet, men det ses, at der her er en stor spredning blandt de forskellige kommuner. Visitation Med hensyn til antallet af visiterede brugere i de forskellige kørselsordninger samt antallet af personture pr. bruger pr. tidsenhed er sammenligningsmaterialet betydeligt mere spinkelt, da Deloitte-analysen ikke systematisk afrapporterer det fysiske omfang af den enkelte kørselsordning i benchmark-kommunerne. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Statusnotat.docx

147 21/22 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER Visitationen til ordningerne især til de store områder som dagcentre og specialskoler synes at foregå på en ganske systematisk måde, hvor der også spørges ind til om ægtefælle/forældre alternativt kan køre borgeren. Og undervejs i træningsforløbet/skolegangen vurderes om borgerne kan blive selvtransporterende. Stort set alle transportberettigede folkeskoleelever bliver kørt med den almindelige kollektive trafik med skoleårskort, bortset fra kørslen til Allerslev Skole, der foregår med en lukket skolerute for ca. 90 kørselsberettigede elever. Her bliver prisen pr. kørt elev ca kr. pr. år eller ca. 35 kr. pr. skoledag pr. elev, hvilket må betragtes som særdeles rimeligt. På basis af andre datakilder, herunder COWI s analyser for en række kommuner, kan der dog gives følgende, mere kvalitative vurderinger af enkelte ordninger: Lægekørsel: Der er skønnet/opregnet ca enkeltture til læge og speciallæge pr. år (ca besøg). Dette tal er forholdsvist gennemsnitligt i forhold til kommunens størrelse Kørsel til specialundervisning: Der er visiteret ca. 150 skoleelever til specialundervisning i institutioner i og uden for kommunen. Dette svarer til ca. til 3,7 % af de 6-15-årige i Lejre Kommune (i alt i 2014). Landsgennemsnittet er 5-6 %. Samlet set er det ikke umiddelbart COWIs indtryk, at der umiddelbart kan peges på lovgivningsbestemte ordninger, hvor Lejre Kommune i dag visiterer signifikant lempeligt i forhold til andre danske kommuner. Serviceniveau Der er beskrevet relativt detaljerede servicekrav til en række af kørselsordningerne. Om maksimale køre- og ventetider gælder følgende: For kørslen med Movia gælder Movias generelle regler for Flextrafik Rute, herunder at køretiden undtagen enkeltstående tilfælde højst må være på 75 minutter, dog for førskolebørn kun 60 minutter. Brugerne skal være klar til afhentning 5 minutter før det aftalte afhentningstidspunkt, og afhentningen kan tidligst ske 5 min. før og senest 15 min. efter det aftalte tidspunkt. For kørslen med Taxi og Roskilde Brandvæsen gælder generelt krav om maksimale køretider med de enkelte borgere på 1 time og tilsvarende ventetider som ved Moviakørslen. Men generelt er udgangspunktet også ud fra individuelle vurderinger efter drøftelser med vognmændene. Og det skal også bemærkes, at serviceniveauerne sjældent er nedskrevet og heller ikke er politisk godkendte. De aftalte forhold virker fornuftige, dog kan det være tvivlsomt, i hvor høj grad kommunen afsætter nødvendige ressourcer til løbende at kontrollere kvaliteten af den faktiske kørsel. Det er COWIs indtryk, at opfølgning primært sker efter evt. klager. Organisering Kørselsordningerne fungerer organisatorisk inden for de enkelte forvaltninger. Der mangler dog formelle beskrivelser af, hvad den enkelte borger kan forvente på området. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Statusnotat.docx

148 22/22 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER Det er også vores indtryk, at mange ildsjæle får ordningerne til at fungere, men at mange kunne ønske en "sparringspartner", hvis tingene ikke helt foregår som aftalt. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Statusnotat.docx

149 Bilag: 5.2. Perspektiving på kortlægning af lukkede kørselsordninger i Lejre Kommune Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 51777/14

150 ADRESSE COWI A/S Parallelvej Kongens Lyngby PROJEKTNR. TLF FAX WWW cowi.dk DOKUMENTNR. 3 VERSION 1.0 A UDGIVELSESDATO 11. juni 2014 UDARBEJDET KONTROLLERET GODKENDT CANG PV CANG LEJRE KOMMUNE KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER- PERSPEKTIVERING NOTAT O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Perspektivering.docx

151 2/15 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER INDHOLD 1 Baggrund og formål 2 2 Principielle muligheder for optimering 2 3 Status og umiddelbare muligheder Befordring af elever til specialundervisning internt i kommunen Befordring af elever til specialundervisning på eksterne skoler Kørsel til dagcentre og genoptræning 6 4 Lukket skolerute 8 5 Vognmæssig samordning 8 6 Stramning af visitationen 9 7 Øget brugerbetaling 9 8 Organisationsmæssige overvejelser 10 9 Samlet oversigt 11 BILAG 1 Udbud i eget regi contra gennem Flextrafik Rute O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Perspektivering.docx

152 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER 3/15 1 Baggrund og formål I notatet Kommunale kørselsordninger af 11. juni 2014, præsenteres en statusbeskrivelse for Lejre Kommunes aktuelle kørselsordninger. Den bagvedliggende gennemgang af kørselsordningerne giver anledning til en række overordnede optimeringsforslag, som beskrives i dette notat. Herudover peges på en række emner, som generelt er hensigtsmæssige at overveje i forbindelse med optimering af kommunale kørselsordninger. 2 Principielle muligheder for optimering Optimering af kommunale kørselsordninger handler grundlæggende om at få sat fokus på fire væsentlige aspekter af kørslen: Serviceniveau og visitation Planlægning Konkurrenceudsættelse Styring og opfølgning. Stemmer serviceniveauerne overens med de politiske ambitioner, foregår visitationen tilstrækkeligt effektivt, bliver kørslen løbende tilrettelagt hensigtsmæssigt og er der gode muligheder for at styre den samlede kørsel og følge op på kørselsomfang og økonomi? Det er nogle af de vigtige spørgsmål, som bør overvejes, især i en optimeringsproces, men også i den løbende drift. Ansvaret for at opnå succes med en optimering ligger fortrinsvist hos kommunen, og kommunen kan ikke forvente, at en overdragelse af kørsel til trafikselskabet eller til private operatører automatisk medfører forbedringer for brugere, markante lettelser i administrationen eller økonomiske fordele. Kommunen kan dog vælge at inddrage trafikselskabet eller andre aktører for at få assistance til at løse nogle af de centrale udfordringer. Som udgangspunkt ligger opgaven med at beskrive og fastlægge serviceniveau og regler for visitation ret entydigt hos kommunen alene. Opstramning af planlægningsmæssige forhold kan til en vis grad overdrages til private operatører, men det er centralt, at kommunen løbende og på forhånd godkender de køreplaner O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Perspektivering.docx

153 4/15 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER og det kørselsgrundlag, operatøren evt. foreslår. Derfor er det vigtigt, at kommunen oparbejder en forholdsvis dyb indsigt i den konkrete kørsel, så det bliver muligt at vurdere, om kørslen afvikles effektivt. Den effektive konkurrenceudsættelse af kørslen kan ske på flere måder. Kommunen kan enten udbyde kørslen i eget regi eller i større eller mindre omfang gøre brug af assistance fra Trafikselskabet Movia. Herudover er det vigtigt, at kommunen også gransker eksisterende aftaler og overvejer, hvordan der gennem forhandlinger og/eller dialog evt. kan opnås forbedringer hér. Og endelig er kommunen også den primære aktør i forhold til styring og løbende opfølgning. Kommunen kan i den forbindelse modtage input om den udførte kørsel fra de operatører, der har vundet et kommunalt udbud af kørsel, eller fra Movia, i det omfang, Movia har udbudt og administrerer den pågældende kørsel med en eller flere operatører. Movia I øjeblikket tilbyder Movia kommunerne forskellige Flextrafik-koncepter, som både retter sig mod ad hoc-lignende kørsel (Flextrafik Variabel) og mere rutebaseret kørsel (Flextrafik Rute, der typisk er kørsel, der foregår efter et tilbagevendende mønster). Lejre benytter i dag Flextrafik Variabel til at gennemføre dele af den visiterede kørsel (bl.a. kørsel til læge og speciallæge). I afsnit 3.1 og Bilag 1 redegøres for de væsentligste fordele og ulemper for kommunen ved at indgå en samarbejdsaftale (rammeaftale) med Movia og lade Movia udbyde dele af kommunens kørsel som Flextrafik Rute-kørsel. 3 Status og umiddelbare muligheder Kort fortalt befordrer Lejre Kommune på en typisk hverdag ca. 305 brugere i visiterede kørselsordninger til forskellige formål, herunder børn til specialundervisning (knap 150), børn med lukket skolebus (ca. 90) samt ældre til dagcentre og genoptræning (ca. 50) 1. De samlede, årlige udgifter udgjorde i 2013 ca. 13,9 mio. kr. Samlet set giver en statusgennemgang af de enkelte ordninger ikke anledning til at tro, at der kan opnås markant store besparelser i den kommende tid. Justeringer og koordinerede udbud af en del af kørslen må dog forventes at kunne resultere i mindre besparelser. Herudover vil et organisatorisk løft på området kunne sikre bedre overblik og opfølgning på området. Vurderet i forhold til indbyggertallet, ligger kommunes udgifter på niveau med de tilsvarende udgifter i 15 udvalgte kommuner på langt de fleste områder. Dog synes især udgifterne til befordring af elever til specialundervisning at ligge i den høje ende. Kommunens samlede udgifter hertil var i 2013 ca. 6,1 mio. kr. En anden stor udgiftspost var udgifterne på ca. 3,0 mio. kr. til kørsel med ældre til dagcentre og genoptræning. 1 Foruden ca. 250 elever, som har skolekort til Movia og benytter den åbne, kollektive trafik. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Perspektivering.docx

154 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER 5/15 Umiddelbart vurderet er der følgende muligheder for at optimere eller effektivisere: Befordring til specialundervisning internt i kommunen her bør gennemføres et koordineret udbud i eget regi eller gennem Movia Befordring til specialundervisning på eksterne skoler her bør sættes fokus på aftalegrundlag og der bør ske en afdækning af den praktiske håndtering af de kørselsaftaler, som Lejre Kommunes brugere er del af Kørslen til dagcentre og genoptræning her kan overvejes en reduktion i antal køretøjer samt en mere fleksibel tilrettelæggelse af kørslen. Kørslen skal desuden udbydes i eget regi eller gennem Movia. I det følgende uddybes de tre punkter. I afsnit 9 er vist en samlet tabel over optimeringsmuligheder. 3.1 Befordring af elever til specialundervisning internt i kommunen I dag befordres ca. 106 elever til specialklasseundervisning på skoler indenfor kommunegrænsen. Kørslen udføres primært af taxiselskaber, der selv planlægger ruterne i samarbejde med skolerne, sekundært af Movia Flextrafik (Variabel). Carstens Taxi kører ca. 50 elever, primært til Firkløverskolen. Taxa Selandia kører ca. 25 elever, primært til Osted skole. Movia Flextrafik (Variabel) betjener ca. 31 elever, bl.a. til sprogskolen i Hvalsø. Antallet af elever kan variere over året, men grundlæggende har kørslen karakter af rutekørsel. De årlige udgifter udgør skønsmæssigt ca. 3,5 mio. kr. Netop kørslen til sprogskolen i Hvalsø (ca. 15 børn) vurderer kommunen selv kan udføres mere hensigtsmæssigt ud fra en servicemæssig og økonomisk betragtning, end med Movias Flextrafik Variabel-ordning. To måder at udbyde på Samlet set har taxikørslen et omfang, der nødvendiggør et udbud. Det kan enten ske ved at kommunen selv gennemfører et koordineret udbud (evt. med ekstern konsulenthjælp), eller ved at kørslen overdrages til Movia og udbydes som en Flextrafik Rute-ordning 2. Betjeningsmæssigt og i forhold til brugerne vil de to løsninger være forholdsvist ensartede. Befordringen sker som udgangspunkt udelukkende mellem elevens hjemadresse og skolen. Kørslen udføres i vid udstrækning med de samme chauffører og med en service, som svarer til at kommunen selv indgår aftale med en operatør. Det vil i praksis sige ret begrænset ventetid og igen uvedkommende omvejskørsel. Alligevel er der mindre forskelle og punkter, der kræver opmærksomhed. Det handler især om forhold under selve udbudsprocessen, i den efterfølgende 2 Hvis Lejre Kommune indgår en samarbejdsaftale (en rammeaftale) med Movia om udbud af Flextrafik Rute-kørsel, kan kørslen til specialundervisning udbydes som del af de udbud, Movia gennemfører løbende. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Perspektivering.docx

155 6/15 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER kontraktperiode, forhold der vedrører mulighederne for styring af kørsel og økonomi, samt den samlede arbejdsindsats med hensyn til administration. I Bilag 1 gennemgås de væsentligste, indbyrdes forskelle på at kommunen gennemfører udbud i eget regi, alternativt med assistance fra Movia. Sideløbende med dette projektforløb har der været en dialog, hvor Movia har vist vilje til at justere de standardiserede maksimale servicetider, der normalt indgår i Flextrafik Rute-konceptet, så tiderne stemmer bedre overens med Lejre Kommunes ønsker. Herudover har Movia udtrykt vilje til at inddrage Lejre Kommune i regelmæssige møder med operatører om bl.a. kørselsomfang og antal køretøjer, i det omfang, Lejre finder det formålstjenligt. Baseret på den dialog må forventes, at Lejre Kommune i praksis kan opnå omtrent samme service og styringsmuligheder som ved eget udbud. Hvad opnås Udbuddet af kørslen vil betyde, at reglerne om regelmæssig konkurrenceudsættelse, efterleves. Det vanskeligt at vurdere, om et samlet, koordineret udbud af kørslen i eget regi eller gennem Movia vil føre til lavere samlede udgifter, end i dag. Udgifterne pr. elev på kr. årligt, svarende til ca. 165 kr. pr. skoledag tur/retur virker ikke voldsomt høje sammenholdt med tilsvarende udgifter for lignende kørsel i andre kommuner. Omvendt vil en detailanalyse af kørslen i forbindelse med tilrettelæggelse af udbuddet kunne afdække, om der er mulighed for at samordne kørslen på færre køretøjer, end der anvendes i dag, og på den måde sikre en effektivisering af kørslen. Det må i givet fald forventes at kunne nedbringe de samlede udgifter. Erfaringsmæssigt vil et samlet udbud i sig selv ofte skærpe priserne svagt, men udgifterne synes ret fornuftige i dag. Kørslen bør alene af den grund beskrives detaljeret i et kommende udbud, så evt. usikkerheder ikke bidrager til at presse tilbudspriserne op. I samme ombæring bør uklare/uskrevne regler om maksimal køretid beskrives og fastlægges på tværs af kommunen. Dette vil i øvrigt kunne rumme mulighed for optimering af dele af kørslen. Spørgsmålet om, hvorvidt kørslen udbydes i eget regi eller gennem Movia Flextrafik Rute-ordning, forventes heller ikke at have afgørende betydning for de samlede udgifter. Udbudspriser er vanskelige at vurdere, og alt andet lige må forventes, at lysten hos til de professionelle tilbudsgivere til at byde på kørsel er ret uafhængig af udbyderen, i dette tilfælde kommunen eller Movia. Det må derfor forventes, at de primære forskelle ligger i, om kommunen mod betaling af et ukendt administrationsgebyr 3 ønsker teknisk assistance fra Movia til at gennemføre udbuddet og til at administrere kontrakten med den vindende 3 I Movia Flextrafik Variabel-ordning betales normalt et fast gebyr på 26,50 kr. pr. bruger pr. bestilt tur. For kørsel, der indføres i Movia Flextrafik Rute-ordning, vil Movia beregne det samlede, årlige administrationsgebyr, når året er gået. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Perspektivering.docx

156 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER 7/15 operatør. Herudover kan der ligge en mindre, ukendt gevinst for kommunen i, at en mulig vinder af udbuddet hos Movia har supplerende kørsel med de samme køretøjer, hvilket kan bringe tilbudsprisen lidt ned. Det må dog betragtes som gætterier. 3.2 Befordring af elever til specialundervisning på eksterne skoler I dag befordres ca. 36 elever til undervisning på specialskoler, der er beliggende uden for Lejre Kommune. Kørslen tilrettelægges og administreres typisk uafhængigt af Lejre Kommune af de respektive institutioner og kommuner, og udføres primært af Movia Flextrafik (Rute). Antallet af elever kan variere over året, men grundlæggende har også denne kørsel karakter af rutekørsel. De årlige udgifter udgør skønsmæssigt ca. 2,6 mio. kr. De gennemsnitlige udgifter virker forholdsvist høje, og fordelingen af udgifter mellem de involverede kommuner, er uklar. Vi vil derfor foreslå, at der indledes en dialog med de øvrige involverede kommuner og skoler om den nuværende kørsel og mulighederne for effektiviseringer. Eksempelvis bør den tilbudte service til eleverne undersøges nærmere med henblik på at harmonisere og effektivisere kørslen, hvis muligt. Det er COWIs opfattelse, at mange institutioner tilbyder eleverne relativ stor grad af frihed, især når det handler om hjemkørsler om eftermiddagen. Det kan resultere i, at der køres individuelt med mange af eleverne (solo-ture) med høje udgifter til følge. De anvendte køretøjer bør ligeledes undersøges nærmere. Mange ture i små vogne betyder ofte høje udgifter for kommunen. Omvendt giver øget samkørsel længere køretid for den enkelte elev. Det bør overvejes, om det gennemsnitlige antal elever i hvert køretøj kan hæves på en måde, så den samlede køretid for alle køretøjer kan reduceres uden væsentlige forringelser af køretiden for den enkelte elev. Herudover bør afregnings- og fordelingsprincipper for kørslen vurderes for at se, om Lejre Kommune opnår en tilfredsstillende pris/gevinst i forhold til samkørslen med andre kommuners elever. Alternativt bør kørslen overvejes trukket ud af den samlede aftale om benyttelse af undervisningstilbuddet, og i stedet arrangeres på anden måde. Hvad opnås En dialog med skoler og kommuner vil skabe større klarhed over dels, hvordan de kørselsordninger, Lejre Kommunes elever indgår i, fungerer i dag, dels hvilke muligheder der ligger, for at effektivere kørslen og/eller fordelingen af udgifter. Baseret på vores generelle erfaringer og i forhold til de beregnede, gennemsnitlige udgifter pr. elev, er det vores vurdering, at det bør være muligt at opnå besparelser på mindst 10 % i forhold til de nuværende priser. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Perspektivering.docx

157 8/15 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER Det er et konservativt skøn, der vil svare til ca kr. årligt. Det er ikke sikkert, at gevinsterne kan opnås straks, men det vil være hensigtsmæssigt at indlede dialogen så hurtigt som muligt. 3.3 Kørsel til dagcentre og genoptræning I dag befordres dagligt ca. 50 brugere til dag-og aktivitetscentrene på Bøgebakken, Hvalsø Ældrecenter og Grønnehave. Kørslen tilrettelægges og administreres af de respektive institutioner i et tæt samarbejde med operatøren, der udfører opgaven, Hafnia Rejser. Antallet af brugere varierer over året. Typisk er der en gruppe af forholdsvist regelmæssige brugere, der modtager tilbud i dagcentrene en-to gange ugentlig over en længere periode. Herudover er der en anden gruppe af brugere, som i kortere eller længere perioder deltager i træningsforløb op til fem gange ugentligt. Dagcenterbrugerne er oftest halv- eller heldagsbrugere, mens brugerne til genoptræning og vedligeholdende træning/holdtræning typisk har kortere forløb á en-to timers varighed. Kørslen kan således karakteriseres som både rute- og mere ad hoc-baseret kørsel. Samlet set virker kørslen til at være ganske effektivt organiseret. Kørslen udføres primært med tre minibusser i timerne mellem kl på alle hverdage, men af og til suppleres minibusserne af yderligere en eller to minibusser for at få tilstrækkelig kapacitet til at afvikle den samlede kørsel. Dagsprisen for en minibus er ca kr., og de årlige udgifter kan opgøres til ca. 3,0 mio. kr. Med en forudsætning om, at der køres 250 hverdage årligt, er der udover de tre faste minibusser supplerende kørsel for ca kr. årligt. Det svarer næsten til fuld drift med en fjerde minibus. Flere drøftelser med repræsentanter fra de tre centre og forvaltningen viser, at der er interesse for at gentænke det overordnede turmønster for til- og frakørsler til centrene, ud fra en målsætning om fremover kun at anvende tre køretøjer til den samlede kørsel, og således droppe brugen af de supplerende køretøjer. Hvad opnås Repræsentanterne finder en sådan løsning realistisk, hvis de tre køretøjer kan disponeres mere frit og ikke behøver være bundet til bestemte fremkørsels- og hjemkørselstidspunkter, og hvis kapaciteten i en eller to af de fremtidige minibusser øges lidt (i dag er der plads til otte personer). Større fleksibilitet i form af flere til- og frakørsler end i dag, vil i øvrigt gøre det lettere at overholde den maksimale køretid på 60 minutter for brugerne. Kommunen gennemfører i anden sammenhæng forsøg med "virtuel" træning hjemme hos borgene (via deres pc). Det kan medvirke til at begrænse det samlede kørselsomfang og understøtte en ordning, der kun omfatter tre køretøjer. En sådan løsning vil alt andet lige reducere de samlede kørselsudgifter. Baseret på de nuværende priser er det oplagt at antage, at omkostninger i så fald kan reduceres med ca kr. årligt. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Perspektivering.docx

158 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER 9/15 Herudover har kørslen et samlet omfang, der betyder, at den skal udbydes. Vi vil anbefale et udbud, som Lejre Kommune selv gennemfører, frem for et udbud gennem Movia Flextrafik, hvor behovet for faste ruter kombineret med ad hoc-ture gør koncepterne mindre løsningsegnede, med risiko for, at flere køretøjer kommer i spil end højst nødvendigt. 4 Lukket skolerute Hvis Lejre Kommune vælger at indgå en samarbejdsaftale med Movia om at lade kørsel indgå i Movia Flextrafik Rute-ordning, virker det forholdsvist oplagt, at den lukkede skolebuskørsel til Allerslev Skole med en 12 meter bus og kørslen til svømmeundervisning udbydes herigennem. Hvad opnås Den lukkede skolebuskørsel må betragtes som en relativt enkel ordning, hvor de samlede, årlige omkostninger for kørslen på ca kr. inkl. kørslen til svømmeundervisning står dårligt mål med den indsats, der skal ydes for at tilrettelægge og gennemføre et nyt udbud i kommunalt regi. Det virker hensigtsmæssigt, at lade Movia overtage det praktiske i forbindelse med et udbud, og ligeledes varetage administrationen af en sådan ordning, hvor der formentlig kun er få driftsjusteringer i løbet af et skoleår. Gentages et nyt kommunalt udbud af kørslen i stedet, foreslår vi, at kørslen udbydes på basis af en lidt længere kontraktperiode end den nuværende, eksempelvis en kontraktlængde på fire år. Det kan måske give lidt lavere timepris end i dag, eller i hvert fald bidrage til at fastholde det nuværende prisniveau, og det vil samtidig reducere evt. omkostninger forbundet med et udbud og gøre den nødvendige ressourceindsats mere lønsom. 5 Vognmæssig samordning Vælger Lejre Kommune selv at udbyde både kørslen til specialundervisning internt i Lejre Kommune og kørslen med ældre til dagcenter og genoptræning, vurderer vi, at der en gode muligheder for at anvende de samme tre minibusser til begge opgaver om morgenen. Det vil ikke være tilladt at blande forskellige brugergrupper i et køretøj på samme tid, hvis kørslen udføres på en kontrakt, indgået mellem kommune og operatør. Ture med elever og dagcenterbrugere skal derfor forskydes tidsmæssigt af hinanden. Det vil fint kunne lade sig gøre i dette tilfælde, hvor der typisk er tilkørsel af elever til 1. lektion inden den første opsamling til dagcenter og genoptræning startes. På baggrund af kørslen med specialklasseelever til Ostedskolen vurderes således, at de tre dagcenterbusser køreplanmæssigt kan overtage kørslen om morgenen til Ostedskolen mellem kl for alle nuværende 23 elever. Udnyttelsen af de tre minibusser en ekstra time om morgenen vil forbedre den samlede driftsøkonomi for køretøjerne, og de marginale timepriser for kommunen vil være lavere end den pris, der alternativt skal betales i spidstimen om morgenen for en taxa. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Perspektivering.docx

159 10/15 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER Eftermiddagskørslen med børn vil derudover kunne udføres med færre køretøjer end om morgenen (da eleverne fordeles på flere hjemture). Det skønnes på den baggrund, at der samlet kan opnås en besparelse i forhold til i dag på kr. årligt. En nærmere drøftelse med de nuværende operatører vil kunne verificere dette. 6 Stramning af visitationen Som nævnt i statusnotatet, er det COWIs indtryk, at der i de respektive forvaltninger foregår en ganske fornuftig og kritisk udvælgelse af, hvilke borgere der får bevilget lukket kørsel, og at visitationerne revurderes løbende (årligt). Dokumentationen er måske ikke udbygget og detaljeret, men det er vores indtryk, at mulighederne for at få brugere til at benytte andre transportmuligheder (evt. med refusion) generelt undersøges, inden der bevilges kørsel. Kommunen kan overveje at arbejde mere systematisk og formaliseret med at afdække de alternative transportmuligheder i forbindelse med visitationen. Det vil sikre større ensartethed og også kunne reducere udgifterne svagt. Der skønnes således ikke umiddelbart at være et større potentiale gennem yderligere stramninger, idet dette skal ses i lyset af, om bortfald af en visitation på længere sigt kan medføre store problemer for brugeren og dermed muligvis øgede kommunale udgifter til afledte foranstaltninger. For at opnå og bevare et godt overblik over den tilbudte service til brugere af de forskellige kørselsordninger vil vi dog anbefale, at der systematisk udarbejdes beskrivelser af kommunens tilbud (servicemål) til brug først og fremmest for kommunens egne ansatte, sekundært med henblik på også at kunne give god og præcis information til brugere, forældre osv. Det vil også gøre det lettere at gennemføre den daglige administration. 7 Øget brugerbetaling Lovgivningen forhindrer generelt brugerbetaling for en lang række af de kommunale kørselsordninger. Undtaget herfra er reelt kun kørslen med ældre til vedligeholdende træning og generelle dagcenteraktiviteter. Egenbetalingen for netop denne kørsel er i dag 33 kr./dag, hvilket sikrede kommunen en samlet indtægt i 2013 på ca kr. Opkrævningen sker via pensionsudbetalingerne. Der er ingen lovgivningsmæssige bindinger på brugerbetalingen den må dog ikke gøre kørslen overskudgivende, hvilket den fortsat er langt fra i øjeblikket. En prisstigning til eksempelvis 45 kr./dag vil beregningsmæssigt resultere i en begrænset merindtægt for kommunen på i størrelsesordenen kr. årligt 4. Vi vurderer, at nuværende egenbetaling på 33 kr. pr. dag i allerede er forholdsvis høj sammenlignet med andre kommuner. En øget egenbetaling til f.eks. 45 kr. pr. 4 Beregnet på basis af en forudsætning om ca. 30 betalende brugere dagligt i dag og kørsel i 250 dage. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Perspektivering.docx

160 11/15 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER dag vil sikkert opfattes som en markant forringelse blandt mange brugere. Det er dog tvivlsomt, om det vil føre til et decideret fald i antallet af brugere. 8 Organisationsmæssige overvejelser Det er COWIs indtryk, at der er fokus på kørslen i de respektive ordninger og at medarbejdere, der administrerer ordningerne, generelt er kritiske, oplyste om reglerne og effektive. Projektforløbet har samtidig afdækket, at der ikke alle steder i dag en direkte kobling mellem de medarbejdere i administrationen, der udfører visitation og andre kolleger, der efterfølgende betaler for kørsel, udarbejder budgetter og foretager økonomiopfølgning. Den interne organisering understøtter således ikke en naturlig kontrol med brug af ordningerne, og for enkelte områder kan det sikkert virke krævende at foretage en effektiv opfølgning. Det virker heller ikke, som om Lejre Kommune har udpeget nøglepersoner til løbende at holde øje med kontrakterne med forskellige operatører. Der er derfor en risiko for, at kommunen ikke tilstrækkeligt hurtigt fanger ændringer af kørselsomfanget hos de respektive operatører, og derfor kommer til at betale for mere kørsel end strengt nødvendigt. Der udarbejdes tilsyneladende ikke løbende statistik på turpriser eller andre økonomiske nøgletal, der ville kunne bidrage til at give et godt overblik, så overraskelser undgås. Det betyder bl.a., at den kontrol af indkommende fakturaer, der finder sted, er begrænset til f.eks. at afdække, hvorvidt de nævnte brugere er visiterede til en given ordning eller ej, og ikke om den konkrete kørsel er fornuftig og som forventet. Vi anbefaler derfor, at der udpeges en kørselskoordinator (en controller) internt i kommunen, som løbende skal håndtere alle overordnede spørgsmål om kommunale kørselsordninger, der måtte dukke op. Hensigten er, at koordinatoren bl.a. skal sørge for at: Tilvejebringe nødvendig information om kørsel på tværs af organisationen Sikre hensigtsmæssig koordinering af konkrete, planlagte eller pludseligt opståede kørselsopgaver Gøre kontrol af kørsel mulig på et passende niveau Evaluere den gennemførte kørsel løbende Håndtere kontraktlige og principielle spørgsmål om f.eks. krav til chauffører, materiel, fakturering, afregning, misligholdelse osv. Håndtere et evt. udvidet samarbejde med Movia om befordring Følge med i den økonomiske udvikling på forskellige kørselskonti mv. Besvare spørgsmål vedrørende den ydede service over for borgere og som kan involvere politisk involvering Koordinatoren vil langsomt få opbygget og dokumenteret en viden og erfaring med den samlede kørsel, som også i høj grad kan anvendes i forbindelse med tilrettelæggelse af kommende udbud på området. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Perspektivering.docx

161 12/15 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER Koordinatoren vil også kunne hjælpe de daglige administratorer/visitatorer, f.eks. i dialogen med operatører og med at kunne gøre brug af kontraktens bestemmelser og muligheder. Endelig skal personen opsamle erfaringer - tænkt så bredt som muligt - fra udbud til udbud. 9 Samlet oversigt Neden for er vist en samlet oversigt med forslag til optimering: Kørselsordning Forslag til optimering Befordring til specialundervisning Interne specialklasser og skoler Harmonisér betjeningen på tværs af kommunen Gennemfør et koordineret udbud af kørslen Ved valg af Movia Flextrafik Rute: Aftal passende servicetider og inddragelse omkring drift og økonomi Ved valg af eget udbud: Overvej samordning af elevkørslen om morgenen med kørslen med ældre til dagcenter og genoptræning Befordring til specialundervisning Eksterne skoler Samlet potentiale: Begrænset økonomisk. Efterlevelse af regler om udbud Afdæk indholdet i de nuværende kørselsaftaler og mulighederne for at effektivere tilrettelæggelsen af kørslen Harmonisér så vidt muligt betjeningen, så alle elever modtager samme tilbud Undersøg muligheder for besparelser i nuværende aftaler, hvor kørslen administreres af andre kommuner Overvej perspektiverne ved at alternativt at trække kørslen hjem Gennemfør evt. et koordineret udbud af den hjemtagne kørsel Kørsel med ældre til dagcentre og genoptræning Samlet potentiale: >0,25 mio. kr. årligt Gennemfør et koordineret udbud af kørslen til dagcentre og genoptræning Reducér antallet af køretøjer til tre faste minibusser (fra fem), som centrene selv kan disponere over i tidsrummet fra kl på alle hverdage Indsæt køretøjer med plads til pers. frem for de nuværende 8-pers. minibusser Samlet potentiale: Ca. 0,6 mio. kr. årligt Lukket skolerute Udbyd kørslen som del af Movia Flextrafik Rute-ordning Udbyd alternativt selv kørsel på basis af en fire-årig kontrakt Vognmæssig samordning Opstramning af visitation Samlet potentiale: Reduceret/mere effektiv administration for kommunen Udbyd selv den hjemtagne kørsel Samlet potentiale: 0,1 mio. kr. årligt Systematisér og formalisér afdækning af alternative transportmuligheder i forbindelse med visitationen Beskriv servicemål for alle kørselstilbud til internt og eksternt brug Samlet potentiale: Bedre overblik og dokumentation Øget brugerbetaling Øget egenbetaling fra 33 kr. til 45 kr. pr. tur for ældre til dagcenter kan øge kommunens indtægter (politisk beslutning) Samlet potentiale: ca. 0,1 mio. kr. årligt O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Perspektivering.docx

162 13/15 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER Udpegning af kørselskoordinator Samlet potentiale for besparelser Udpeg/ansæt kørselskoordinator Samlet potentiale: Begrænset økonomisk, men bedre overblik og dokumentation > 1,05 mio. kr. årligt. Bilag 1: Udbud i eget regi contra gennem Flextrafik Rute I det følgende beskrives de principielle forskelle, som følge af udbud af befordring af elever til specialundervisning i eget regi contra gennem Movia Flextrafik Rute ordning. Udbudsprocessen Hvis kørslen overdrages til Movia, vil Movia gennemføre udbudsprocessen, dvs. udarbejde udbudsbetingelser, indhente tilbud, evaluere tilbuddene og indgå kontrakt med de(n) vindende operatør(er). Kommunen leverer forinden en beskrivelse af kørslen og særlige servicekrav (fakta-ark), herunder en liste over elever, adresser samt ankomsttider/afhentningstider på skolerne. Detaljerede beskrivelser, så tilbudsgiverne kan fastlægge det nødvendige kørselsomfang præcist, er med til at sikre størst mulig konkurrence og mest effektive priser ved udbuddet. Det vil ikke være muligt at vurdere timepriser, samlet kørselsomfang eller anvendt vogntype, før udbuddet er gennemført. Som professionel aktør vil Movia opnå bedst mulige priser inden for disse rammer. Kommunen skal desuden stille en kontaktperson/projektleder til rådighed forud for udbuddet til koordinering med Movia. Fordele: Kommunen sparer tid og ressourcer til udbudsprocessen. Det er ikke muligt at vurdere, om de indkomne priser vil være lavere eller højere, end hvis kommune selv organiserer udbuddet. Ulemper: Kommunen kan ikke selv optimere kørselsomfang og materiel i forbindelse med udformning af udbuddet, og mister muligheden for koordinere kørslen med andre af kommunens visiterede kørselsopgaver (f.eks. kørsel til aktivitetscentre, som ofte køres lidt forskudt af skolekørslen osv.) Undervejs i kontrakten Principielt er det Movia, der styrer justeringer af overordnet kørselsomfang og dialog med operatørerne. Movia står desuden for den løbende afregning med operatøren og for kontrol af, at operatørerne udfører den aftalte kørsel. Det sker gennem relativt få, stikprøvevise kontroller. Hvert år afleverer kommunen en revideret liste med elever og deres adresser. Operatøren reviderer sine ruter og melder efterfølgende det justerede kørselsomfang ind til Movia. Kontakten om dag-til-dag justeringer (midlertidigt syge børn osv.) foregår direkte mellem forældre/institutioner og operatør. Kommunens forvaltning koordinerer længerevarende afvigelser fra den planlagte kørsel (f.eks. nye børn, børn der ikke længere skal køres og lign.), og giver Movia besked. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Perspektivering.docx

163 14/15 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER Fordele: Kommunen sparer administrationstid. Den direkte daglige kontakt mellem de centrale parter bevares. Ulemper: Kommunen kan miste følingen med, om kørslen er tilstrækkelig effektiv. Kommunen skal betale gebyr til Movia for at administrere kontrakten med operatøren. Beløbet kendes først, når året er gået. Styringsmuligheder Movia har i dag en række standardkrav for Flextrafik Rute-konceptet, f.eks. max. køretid for skoleelever på 75 min. (60 min. for førskoleelever), og opsamlingsintervaller på 5 min. før hhv. 15 min. efter aftalt afhentningstidspunkt. Disse krav kan ifølge de seneste udmeldinger fra Movia justeres, så de stemmer overens med kommunens ønsker for den pågældende kørsel. Movia godkender som udgangspunkt operatørens oplæg til ruter, kørselsomfang og afregningsgrundlag uden inddragelse af kommunen. Fordele: Kommunen sparer tid og ressourcer til styringen, men dette kan også være en ulempe. Ulemper: Kommunen kan ikke vurdere om kørslen koordineres optimalt, og mister derved lidt overblik" på hændelser, der kan betyde øgede udgifter/budgetoverskridelser. For at Kommunen kan sikre et tilstrækkeligt indblik i de økonomiske konsekvenser af løbende ændringer af kørslen, foreslås, at aftalen med Movia indebærer, at der på opfordring fra Lejre Kommune kan afholdes regelmæssige møder mellem Movia, kommune og operatører om Omfanget af kørsel og koordineringsgrad Evt. tiltag for at sikre budgetoverholdelse Vurdering af næste års budget Det vil til en vis grad give mulighed for at påvirke det endelige kørselsomfang og dermed de samlede udgifter. Mindre administration Ved at overdrage kørslen til Movias Flextrafik Rute, vil vi vurdere, at kommunens administration af den samlede kørselsopgave reduceres, måske svarende til en halvering. Ved kommunens egen organisering vurderer vi at ordningen kan styres af person med ½ tid, dog noget mere under selve udbudstilrettelæggelsen. Gennem Flextrafik Rute vurderer vi umiddelbart kommunens indsats til under det halve. Til gengæld skal kommunen betale for Movias administrationsudgifter. Størrelsen af dette kan Movia ikke på forhånd vurdere. I Tabel B-1 er vist opsamlingen af fordele og ulemper ved de to organiseringsmetoder. O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Perspektivering.docx

164 15/15 KOMMUNALE KØRSELSORDNINGER Tabel B-1 Principielle forskelle som følge af udbud af befordring af elever til specialundervisning i eget regi contra gennem Movia Flextrafik Rute ordning. Egen organisering Movia Flextrafik Rute Emne Kommunen Movia UDBUDSPROCESSEN Udarbejde udbudsmateriale (udbudsbetingelser og kontrakt) Deltage med kontaktperson overfor Movia (måske ½ tid under udbuddet, noget mindre under driften) Udarbejde udbudsmateriale (udbudsbetingelser og kontrakt) Udarbejde de præcise krav Udarbejde de præcise krav (fakta ark) Servicekrav og andre krav Servicekrav og andre krav Annoncere udbuddet Annoncere udbuddet Gennemføre spørgemøde Gennemføre spørgemøde Evaluering af indkomne bud Evaluering af indkomne bud Meddele resultatet Meddele resultatet I KONTRAKTFORLØBET Administrere ordningen v. justeringer Løbende dialog med operatør ved ændringer og klager Sikre aftalerne bliver efterlevet Administrere afregning Godkende næste års køreplaner og afregningsgrundlag fra operatøren STYRINGSMULIGHEDER Godkende oplæg og afregning Godkende antal vogne og timer Gode muligheder for at undgå budgetoverraskelser eller meddele i tide DRIFTSØKONOMI Timepriser kan være lavere/højere/ens med Movias Ingen adm. gebyr Egen administration (måske ½ tid over året + fuldtid under udbud) Mere præcist kendskab til næste års udgifter Meddele justeringer af driftsomfang til Movia Delvis dialog med operatør sammen med Movia Risiko for økonomiske overraskelser (kan imødekommes ved løbende opfølgning) Mulighed for at rekvirere statusopgørelser (økonomi, antal brugere, mv.) Ad hoc dialog med Movia Undgår administration vedr. dialog med operatører, kontrol og afregning. Administrationsgebyr til Movia, kendes ikke helt Administrere ordningen v. justeringer Løbende dialog med operatør ved ændringer og klager Sikre aftalerne bliver efterlevet, sker via stikprøvekontroller Administrere afregning Godkende næste års køreplaner og afregningsgrundlag fra operatøren Godkende oplæg og afregning Servicekrav kan tilpasses kommunens ønsker Timepriser kan være lavere/højere/ens med Kommunens Afregning a conto, risiko for efterregninger O:\A045000\A048179\3_Pdoc\DOC\Notat\Perspektivering.docx

165 Bilag: 6.1. Borgerrådgiverens årsberetning 2013 Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 50303/14

166 Borgerrådgiverens årsberetning til Kommunalbestyrelsen i Lejre Kommune 2013 Resume: Indholdsfortegnelse 1) Indledning 3 2) Historik 3 3) Formål 3 4) Opgaver 3 5) Organisering 4 6) Funktions- og procedurebeskrivelse 4 7) Aktiviteter 4 8) Statistik 5 9) Klagesager 8 10) Indhold i klager og henvendelser 9 11) Vejledende udtalelser 10 12) Egen drifts-undersøgelse 15 13) Oplæg og undervisning 17 14) Netværk af borgerrådgivere og efteruddannelse 17 15) Fortsatte observerede tendenser i ) Forslag til handleplan for bedre kvalitet i borgerbetjeningen 17) Borgerrådgiverens anbefalinger i relation til forbedringsindsatser 18) Nye observationer og tendenser i 2013 A) Genvurdering og overskridelse af frist i lovgivningen B) Aktindsigt og overskridelse af frist i lovgivningen C) Udfordring med inklusion i skolerne D) Vejledningspligt i forhold til sagsområder, der er blevet overtaget af Udbetaling Danmark E) Krav til den skriftlige, digitale kommunikation med borgerne F) s fra borgere med flere medarbejdere som modtagere G) Læring af generelt, tværgående indhold i omgjorte og hjemviste sager fra klageinstanser H) Datering af breve og uoverensstemmelse med tidspunkt for afsendelse og modtagelse I) Fastsættelse af frister for borgerne og mulighed for fristforlængelse J) Forkerte henvendelser til borgerrådgiveren K) Bombetrussel mod Lejre Kommune og de telefoniske konsekvenser

167 Jeg modtog 512 borgerhenvendelser i Det var en samlet stigning på 9 % i forhold til 2012 (469). Den væsentligste del af stigning kom dog i årets sidste 3 måneder, hvor antallet af henvendelser lå 56 % højere end i den tilsvarende periode i Det var en relativ kraftig stigning over kort tid, og det højere niveau er fortsat i Dette er et tydeligt tegn på, at borgerne har fået et godt kendskab til borgerrådgiverfunktionens eksistens, og mange af dem har også konstateret, at det nytter noget, når man henvender sig med sin utilfredshed eller klage. Også kommunens egne medarbejdere tager ofte kontakt med henblik på generel rådgivning. Fordelt på centre henvendte 22 % af borgerne sig vedrørende Borgerservice, hvilket var et fald i forhold til 2012 (34 %). Center for Social & Familie (18 %), Center for Velfærd & Omsorg (10 %) og Jobcenter (8 %) lå meget tæt på deres 2012-niveau. I Center for Byg & Miljø (12 %) var der også et fald i forhold til 2012 (16 %). Antallet af henvendelser, der ikke direkte vedrørte en center i kommunen, steg fra 2012 (6 %) til 2013 (12 %). I de fleste af kommunens øvrige centre og i forhold til henvendelse vedrørende direktion og borgmester var der i 2013 stigninger af større eller mindre omfang. Der blev i 2013 ydet lettere vejledning til 84 borgere (2012: 111), foretaget mere omfattende opsøgende og afklarende arbejde på baggrund af 275 henvendelser (2012: 252), og registreret 153 klagesager (2012: 106). Og jeg afgav 4 vejledende udtalelser og 1 udtalelse efter egen driftsundersøgelse. Ud over at skue tilbage i tiden og undersøge klager fra borgerne, bidrager borgerrådgiveren også i den forebyggende indsats for at hindre nye klager i at opstå. Som en væsentlig del af årsberetningerne gives der ud over beskrivelse af de observerede tendenser tillige fremadrettede, konstruktive anbefalinger om, hvordan administrationen kan forbedre sagsbehandling, opgaveløsning og service. Således indeholder denne årsberetning 18 anbefalinger. Til orientering indeholdt årsberetningen for anbefalinger. Og de vejledende udtalelser, som blevet afgivet i 2013 (og 2012) indeholdt ud over kritik og henstilling i alt 35 konstruktive anbefalinger til de involverede centre. Der er ikke i denne årsberetning indarbejdet tilbagemeldinger fra administrationen om evt. ændringer, indsatser eller initiativer på baggrund af mine konkrete observationer og anbefalinger i årsberetningen fra I stedet er der i samarbejde mellem administrationen og borgerrådgiveren blevet udarbejdet et forslag til handleplan om bedre kvalitet i borgerbetjeningen. Det tager afsæt i observationer fra 2012 og 2013 og behandles politisk i juni I årsberetningen er der dog indarbejdet tilbagemeldinger på de vejledende udtalelser jeg afgav i 2013 fra de involverede centre. I langt de fleste tilfælde blev anbefalingerne i udtalelserne fulgt. Langt de fleste borgere anvendte telefon ved første henvendelse, en stor del anvendte mailsystemet, mens kun ganske få borgere henvendte sig ved brev eller personligt uden forudgående aftale. Sidstnævnte forhold kan hænge sammen med, at funktionen kun består af én medarbejder, som borgerne derfor vælger at kontakte først, inden de møder personligt op. Borgerrådgiverfunktionen har meget fleksible åbningstider og kontaktmuligheder. I 2013 opnåede de fleste borgere at få et telefonmøde eller kontormøde inden for ganske få dage efter første henvendelse. Jeg har holdt møder med administrationens ledelse og videregivet oplysninger om tendenser og fokuspunkter på baggrund af antal og indhold i borgernes henvendelser samt mine egne observationer. Det er fortsat min oplevelse, at jeg har et godt samarbejde med administrationens ledelse og medarbejdere, og at samarbejdet udvikler sig stadigt mere konstruktivt. Og det er mit indtryk, at administrationen gerne vil blive klogere på, hvordan sagsbehandlingen, opgaveløsningen og betjeningen opleves af indbyggerne i kommunen. I den forbindelse har jeg holdt flere oplæg for medarbejdere i administrationen, hvor jeg bl.a. vejledte om, hvilke krav og normer kommunalt ansatte skal overholde ved personlig kontakt til borgerne. I 2013 gik flere af de tidligere observationer fra 2012 igen. Enkelte af dem var aftaget i antal, men de fleste forekom fortsat i vidt omfang. Herunder lang sagsbehandlingstid, overskridelse af sagsbehandlingsfrister, manglende svar, uforståelige skift til anden sagsbehandler, manglende vejledning om rettigheder og pligter, manglende opfyldelse af notatpligt, usikre mails med fortrolige og følsomme oplysninger og skriftlig kommunikation til borgerne, der var svær at forstå. I årsberetningen beskrives også nye observationer og tendenser, som blev konstateret i Det er min overordnede opfattelse, at der er meget, der fungere rigtig godt i Lejre Kommunes administration, og at det er den oplevelse de fleste borgere får, når de er i kontakt med kommunen og medarbejderne. Men der er fortsat tegn på, at administrationen i Lejre Kommune ikke i alle tilfælde eller på alle fagområder lever op til kravene og pligterne i lovgivningen, den gode forvaltningsskik eller Kommunalbestyrelsens vision om god service, høj kvalitet og effektivitet i sagsbehandlingen. Der er derfor stadig plads til forbedringer flere steder i administrationen. Og mulighed for at udvikle det gode sagsbehandlingsforløb, den gode service, råd og vejledning og den gode kommunikation endnu mere. Og med borgernes indtryk, som de gerne deler med os, har vi mulighed for at blive endnu klogere i bestræbelsen på at udvikle den kommunale service, således at den kan være tilstrækkelig effektiv og samtidig give borgerne en oplevelse af ordentlig kvalitet på en god og tillidsfuld måde. Og som det kan ses på flere områder i administrationen, både i de enkelte afdelinger og også mere overordnet, er der begyndt en forbedringsorienteret bevægelse. Årsberetningen blev præsenteret for Kommunalbestyrelsen på temamøde den 10. juni 2014, hvor der var mulighed for dialog med borgerrådgiveren. Nu forelægges årsberetningen så for Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Sammen med årsberetningen fremlægger jeg Rapport for 1. kvartal 2014 og Borgerrådgiverens Funktions- og procedurebeskrivelse. Sidstnævnte indeholder i år ikke nogen ændringer i forhold til sidste år. 1) Indledning Denne årsberetning fra borgerrådgiveren har til formål at give orientering om aktiviteter i Inkluderet i beretningen er statistisk opgørelse af 4. kvartal Og samtidig fremlægges rapport for 1. kvartal 2014, som primært indeholder statistisk status. 2

168 Det er aftalt, at afrapporteringer til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen sker i henholdsvis maj og november måned hvert år. Og det tilstræbes ved aflæggelse af årsberetning i maj måned, at give Kommunalbestyrelsen mulighed for dialog med borgerrådgiveren ved et temamøder. 2) Historik Kommunalbestyrelsen besluttede på et møde den 20. december 2010 at oprette en borgerrådgiverfunktion, jfr. kommunestyrelsesloven 65e. Med denne funktion ønskede Kommunalbestyrelsen en slags kommunal ombudsmand, der kunne arbejde uafhængigt af administrationen og give borgere og erhvervsliv råd og vejledning. Den 1. maj 2011 tiltrådte jeg som borgerrådgiver. 3) Formål Formålet med ansættelse af en borgerrådgiver i Lejre Kommune var at styrke dialogen mellem borgere/virksomheder og Lejre Kommune. Borgerrådgiverfunktionen kan yde hjælp og vejledning og derigennem medvirke til at styrke borgernes oplevelse af retssikkerhed og øge tilfredsheden med kommunens sagsbehandling, opgaveløsning og service. Det er samtidig væsentligt, at borgerrådgiverfunktionen i samarbejde med administrationen kan skabe refleksion, læring og optimering i forhold til fremgangsmåder og praksis. 4) Opgaver Borgerrådgiveren kan hjælpe borgere og erhvervsliv med: finde rundt i kommunens organisation skabe kontakt til et relevant center eller medarbejder mægle mellem borgeren og den kommunale medarbejder være borgerens bisidder, hvis der er behov for det genoprette kontakt og dialog med kommunens administration forstå indholdet i afgørelsen fra kommunen at søge en sag genoptaget finde ud af borgerens muligheder for at klage formidle forslag til forbedring af sagsbehandling og borgerbetjening videre behandle borgerens klage over > kommunens formelle sagsbehandling, > personalets optræden og betjening, > den måde, som kommunen løser de praktiske opgaver på og > diskrimination Borgerrådgiveren kan hverken ændre en konkret afgørelse eller tage stilling til klager over det faglige indhold i afgørelser. Sådanne klager skal behandles i det eksisterende administrative klagesystem. Borgerrådgiveren kan heller ikke behandle sager, der falder udenfor kommunens virksomhed, fx forhold mellem flere private borgere klager vedrørende sager, som er indsendt til Ombudsmanden, den kommunale tilsynsmyndighed eller domstole klager over politiske beslutninger, f.eks. om serviceniveau sager om medarbejderes ansættelsesforhold i kommunen forældede sager, der er afsluttet for mere end et år siden Borgere og erhvervsliv i Lejre Kommune kan bruge borgerrådgiveren. Al vejledning og støtte er gratis. 5) Organisering Borgerrådgiverfunktionen refererer til den samlede Kommunalbestyrelse. 3

169 Og borgerrådgiverfunktion er en selvstændig enhed, der fungerer uafhængigt af den kommunale administration og institutionerne. Hensigten med uafhængigheden har over for borgerne været bedst muligt at sikre borgerrådgiverfunktionen tilstrækkelig neutralitet i forhold til eventuelle administrative interesser og påvirkninger. Hvis der observeres tendenser i administrationens sagsbehandling, opgaveløsning eller borgerkontakt, der er i strid med lovgivning, god forvaltningsskik, fastsatte servicemål eller i øvrigt forekommer uhensigtsmæssige, rapporterer jeg indtrykket i tendensen videre til Kommunalbestyrelsen, som borgerne har oplevet det, uden nogen form for filter. 6) Funktions- og procedurebeskrivelse Der er udarbejdet en funktions- og procedurebeskrivelse for borgerrådgiverfunktionen, som supplerer indholdet i årsberetning og kvartalsrapport med mere generel beskrivelse af funktionens indhold og fremgangsmåderne ved behandling af klagesager og samarbejdet med administrationen. Denne beskrivelse opdateres, hvis der foretages ændringer i indhold eller fremgangsmåde og fremlægges hvert åt i maj for Kommunalbestyrelsen, som et bilag til årsberetningen. 7) Aktiviteter Også i 2013 har jeg haft god mulighed for at opsamle borgernes indtryk af kommunen til brug for refleksion og læring i administrationen, fordi mange borgere valgte at fortælle om deres oplevelse. Opgaven har derfor primært været at lytte til borgerne og finde ud af, hvor der var grus i maskineriet for derefter at omsætte, strukturere og formidle borgernes utilfredshed til administrationen på en konstruktiv måde. Samtidig har jeg overfor mange af borgerne tydeliggjort, hvad de realistisk set kan forvente i forhold til kommunens lovgrundlag, handlemuligheder, begrænsninger og serviceniveau. Jeg har i 2013 forsøgt at synliggøre funktionens eksistens endnu mere over for borgere og erhvervsliv og internt i kommunens administration og institutioner. Det er mit indtryk, at medarbejdere i stigende grad henviser borgere til borgerrådgiveren og i øvrigt selv gør brug af muligheden for at generel rådgivning, sparring, undervisning og anden hjælp til fx at forebygge eller løse konflikter. Og derudover har et stigende antal borgere fortalt mig, at de også bliver gjort opmærksom på borgerrådgiverfunktionens eksistens af andre eksterne, lokale aktører (fx advokater, læger, fagforeninger, ejendomsmæglere, m.fl.). Jeg har også i 2013 haft besøg af et stigende antal gengangere. Dvs. borgere, som jeg tidligere har vejledt og hjulpet i et eller flere af hinanden uafhængige ærinder. I forhold til kommunens administration deltog jeg sidste år i flere feedbackmøder med chefer/ledere i de enkelte centre og i løbende orienteringsmøder med Kommunaldirektøren. Og jeg underviste og holdt flere oplæg for medarbejdere i de enkelte centre og afdelinger. Det er samtidig min overordnede oplevelse, at kommunens administration har valgt en positiv og samarbejdsorienteret tilgang til borgerrådgiverfunktionen og er interesseret i de konstruktive muligheder, der er for forligsmæssig løsning af borgernes utilfredshed og for at lære af de oplevelser og indtryk, som borgerne giver os. Jeg afgav 5 vejledende udtalelser i Indholdet i udtalelserne og centrenes indsatser på grundlag af anbefalingerne er nærmere beskrevet nedenfor i beretningen. I forlængelse af observationerne i årsberetningen for 2012 har jeg samarbejdet med administration om at udarbejde et forslag til handleplan for bedre kvalitet i kommunens borgerbetjening, som fremlægges politisk i juni Sideløbende hermed har jeg deltaget aktivt i det stadigt voksende netværk af borgerrådgivere i de danske kommuner. Samlet set vidner indtrykkene fra 2013 om, at borgerrådgiverfunktionen efterhånden er ved at være godt indarbejdet i bevidstheden både hos mange borgere, hos administrationens medarbejdere og hos forskellige eksterne aktører. 8) Statistik Antal nye henvendelser (1. gangs henvendelser) 4

170 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal 2013 (2012) (469) NB: I årets samlede antal er til sammenligning angivet det samlede antal fra 2012 i parentes. Antal yderligere henvendelser 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal NB: Antal yderligere henvendelser er adskilt fra 1. gangs henvendelserne af forståelsesmæssige hensyn. NB: Antal yderligere henvendelser omfatter tilfælde, hvor borgere, efter at have henvendt sig 1. gang, har behov for yderligere kontakter/møder med borgerrådgiveren. Kun få borger har henvendt sig mere end 3-4 gange i samme sag. Henvendelsesform (1. gangs henvendelser) Form 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Personlig Telefon Mail Brev I alt Mødevirksomhed Type 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Borgermøder på kontoret Hjemmebesøg hos borgere Bisidder eller observatør Telefonmøder Oplæg og feedback Rådgivnings-/ mæglingsmøder Øvrige møder Møder i alt NB: Hjemmebesøg foretages, hvis borgere har vanskeligt ved at komme til borgerrådgiveren. NB: Rollen som bisidder anvendes sjældent og kun ved konkrete behov. NB: Observatørrollen anvendes bl.a. ved kommunens møder med borgere i tværgående sager. NB: Ud over registrerede telefonmøder har der været et stort antal kortere telefonsamtaler med borgere. NB: Oplæg og feedback omfatter undervisning og planlagte møder med særlig fokus på emne eller center. NB: Øvrige møder har bl.a. været i borgerrådgivernetværk, DH Lejre, andre kommuner, Flygtningevenner i Lejre, m.fl. NB: Endelig har der været et større antal mere uformelle møder med direktion, chefer, ledere og medarbejdere.. Fordeling på centre (1. gangs henvendelser) Centre / kvartaler 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal 2013 (2012) Servicecenter & Borgerservice (160) Center for Social & Familie (73) 5

171 Generel (27) Center for Byg & Miljø (46) Center for Velfærd & Omsorg (52) Jobcenter (44) Center for Ejendomsdrift (25) Center for Veje & Trafik (18) Direktionen (-) Center for Skoletilbud (12) Center for Dagtilbud (3) Center for Kultur & Fritid (-) Borgmester (5) I alt (469) NB: I årets samlede antal er der til sammenligning angivet de tilsvarende samlede antal fra 2012 i parentes. NB: Der er væsentlig forskel i centrenes funktion og opgaver. Nogle har mere direkte kontakt med borgere end andre, og der er også forskel i forhold til løsning af myndighedsopgaver og serviceopgaver. NB: "Generel" omfatter henvendelser, der ikke direkte vedrører et af centrene. Om fx. byvåben, de politiske udvalg, kommunalvalg, borgerrådgiverfunktionen, Lejre Forsyning, Udbetaling Danmark, hegnssyn, tværgående forhold til andre kommuner, boligselskaber, bombetrussel, slægtsforskning, fællesantenneforhold, inkasso, gældsspørgsmål, skattespørgsmål, pensionsforhold, forsikringsforhold, forslag om køb af el-cykler, etc. Henvendelser fordelt på karakteren af den kommunale opgave I 2013 var der 363 borgere (71 %), der henvendte sig som led i den egentlige sagsbehandling i administrationen. Og 149 borgere (29 %) henvendte sig vedrørende udførelse af andre kommunale serviceopgaver, som fx hjemmepleje, udstedelse af pas og kørekort, pladsanvisning til daginstitution, undervisning, snerydning, vedligeholdelse af kloak, rottebekæmpelse, hastighedsbegrænsning, mv. Henvendelsernes omfang Omfang 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal 2013 Let Middel Klage Henvendelsernes omfang og arbejdsbyrden som følge heraf kategoriseres efter følgende kriterier: Let: Middel: Klage: - Forespørgsel, der primært omfatter vejledning, og som afsluttes efter 1-3 kontakter. Indholdet kan være bredt. Fx hjælp til udfyldelse af ansøgningsskema, forståelse af begrundelse, hjælp til at finde rette afdeling eller medarbejder, osv. - Henvendelse, der kræver mere omfattende undersøgelse, kontakt eller handling inden besvarelse. Henvendelsen kan indeholde utilfredshed, men er ikke en klagesag. Evt. oprettes notat i Acadre. - Henvendelse, der omfatter hjælp til intern klage i kommunen, behandling af egentlig klagesag, eller hjælp til klage til ekstern klageinstans. Klagesager, der sagsbehandles af borgerrådgiveren, oprettes sædvanligvis som borgersager i Acadre. Afsluttede henvendelser En væsentlig del af henvendelserne i 2013 blev afsluttet med møder i telefonen eller på kontoret. Borgerne fik mulighed for at fremføre deres synspunkter og oplevelser. Jeg fik ofte lejlighed til at give en uddybende forklaring på sagens eller situationens udfald og oplyste herunder borgerne om deres rettighed, mulighed, pligt eller begrænsning og herunder klagemulighed. Desuden blev borgerne oplyst om, at selv om sagen eller deres henvendelse evt. ikke kunne ændres eller behandles konkret, noterede jeg mig oplevelsen i deres fortælling til brug som baggrundsviden i det konstruktive arbejde med forbedring og udvikling af administrationen. Borgerne oplevede på denne måde at blive hørt og få luft. Ifølge flere borgere gav det også en afklaring, der bragte dem videre i forhold til den utilfredshed, som var årsagen til deres henvendelse. Flere borgere gav også 6

172 udtryk for, at det at deres oplevelse i det hele taget kunne bruges til noget, var en lille sejr i sig selv i forhold til deres indsats med at prøve at få kommunen til at se sagen/situationen fra borgernes side. En hel del borgere oplyste ved afslutningen af møderne, at de i højere grad kunne forstå og evt. acceptere den afgørelse, de havde fået, eller den oplevelse, de havde været igennem. Uddybende statistisk forklaring, prognose og sammenligning Sammenlignet med 2012 var der samlet i hele 2013 en mindre stigning i antallet af nye borgerhenvendelser på 7 %. I 2. kvartal var der et større fald på 23 % sammenlignet med samme kvartal i Det har ikke været muligt at finde en valid forklaring på årsagen til dette fald. Faldet i antal af henvendelser i 3. kvartal var forventeligt og med stor sandsynlighed påvirket af at borgerrådgiverfunktionen var lukket på grund af ferie i nogle uger i juli og august, og at borgere i ugerne umiddelbart inden og efter sandsynligvis henvendte sig i mindre omfang på grund af egen afholdelse af ferie. I 4. kvartal kom der imidlertid en kraftig stigning på 52 % flere henvendelser end tilfældet var i samme kvartal Stigningen bestod primært af henvendelser, som jeg registrerede i den ovenfor nævnte kategori middel, idet de indeholdt borgeres utilfredshed af en sådan karakter, at det krævede at jeg foretog mig nogle mere omfattende handlinger og aktiviteter inden henvendelsen kunne besvares og evt. blev afsluttet. Det omfattede bl.a. kontakt til og dialog med det relevante center, skriftlig præcisering af henvendelsers årsag og indhold, læsning af papirer på sagerne, undersøgelser af lovgivning eller praksis, invitationer og afholdelse af møder, etc. Som det ses i skemaet Fordeling på centre ovenfor var den stigende tendens i 4. kvartal størst i de fem øverst rangerede centre (Borgerservice, Center for Social & Familie, Center for Byg & Miljø, Center for Velfærd & Omsorg samt Jobcenter) samt i kategorien Generel. Indholdsmæssigt er der tegn på at stigningen hovedsageligt har skyldtes flere henvendelser om manglende svar på borgernes henvendelser, utilfredshed med sagsbehandlerskift, langvarig sagsbehandlingstid med overskridelse af frister uden besked herom, usikkerhed om bl.a. digitalisering, hjemmeside og vejledning i forhold til ydelser fra Udbetaling Danmark samt manglende helhedsorienteret og tværgående sagsbehandling. Den kraftige stigning medførte også at der var flere borgere i perioden, der havde behov for at komme igen flere gange, hvor også antallet af yderligere henvendelser steg. Og det samme var tilfældet for antallet af møder med borgerne i telefonen, på kontoret og andre steder i kommunen. Tendensen med væsentligt flere henvendelser end i tidligere kvartaler er foreløbigt også fortsat i 2014 helt frem til fremlæggelsen af denne årsberetning. Dette kan delvist ses af rapporten for 1. kvartal, der er vedlagt som bilag til årsberetningen. Og hvis tendenser fortsætter gennem hele 2014 vil det forventelige antal henvendelser kommer til at ligge omkring 650. Det er et højt antal henvendelser, når der sammenlignes med, hvad borgerrådgivere i andre kommuner og også meget større kommuner modtager årligt. Sidstnævnte sammenligning kan dog være behæftet med nogen usikkerhed pga. forskellighed i opgørelsesmetoder og henvisning har alene orienteringsmæssig karakter. Set i forhold til det store antal sager og henvendelser som årligt går igennem en kommune, kan borgerrådgiverens 513 henvendelser i 2013 forekomme beskedent, hvis der fx sammenlignes med det samlede antal henvendelser til borgerrådgivningen i København, der i 2013 modtog henvendelser (kilde: Årsberetning 2013 for Københavns Borgerrådgivning s. 7). Men hvis antallet af henvendelser sættes i forhold til indbyggertal, altså Lejres indbyggere mod Københavns indbyggere, viser det sig derimod, at der i Lejre Kommune er 1 henvendelse for hver 53. borgere, hvorimod der i København er 1 henvendelse for hver 262. borger. Sammenligningen og den relativt store forskel kan bl.a. være tegn på, at Lejres borgerrådgivningen som funktion på kun 3 år er blevet relativt godt udbredt og kendt i kommunen set i forhold til borgerrådgivningen i København, der har eksisteret siden Tallene kan også tages til indtægt for at der i Lejre er forholdsvis kort vej til funktionen både med hensyn til den geografiske tilgængelighed og åbningstiden. 9) Klagesager I 2013 blev det registreret, at jeg havde modtaget 153 klagesager fra borgere over henholdsvis afgørelsers udfald, sagsbehandling, opgaveløsning, service eller borgerkontakt. Det skal bemærkes, at jeg i langt de fleste tilfælde indledte kontakten til borgerne med udgangspunkt i et dialogprincip efter modtagelse af klagesagerne. Dvs. at jeg primært forsøgte at få løst borgerens konflikt eller utilfredshed i forbindelse med kommunen ved at etablere dialog mellem borgerne og de involverede chefer og medarbejdere i administrationen, før jeg evt. selv iværksatte nærmere undersøgelse af klagernes indhold. 7

173 Jeg vejledte 37 af borgerne om muligheden for at klage over afgørelsers retlige udfald til eksterne klageinstanser, fx Det Sociale Nævn (nu Ankestyrelsen), Beskæftigelsesankenævn (nu Ankestyrelsen), Huslejenævn, mv. Disse borgere kunne dermed opnå en kontrol af, om udfaldet af kommunens afgørelser og sagsbehandling var rigtig og korrekt. Denne kontrol er meget væsentlig af hensyn til borgernes retssikkerhed. Flere af borgerne blev hjulpet med præcisering af klagens indhold. I 7 tilfælde hjalp jeg borgere til afklaring af, at der ikke fandtes eksterne klageinstanser, som kunne udnyttes til kontrol af afgørelsernes udfald. I 4 tilfælde blev borgere henvist til at klage til Folketingets Ombudsmand, fordi klagerne i væsentlig omfang også indeholdt spørgsmål om afgørelsernes saglighed og lovlighed. Dette spørgsmål ligger uden for borgerrådgiverens kompetence. I 93 tilfælde endte borgeres klage over kommunens sagsbehandling, opgaveløsning, service eller borgerkontakt op i en form for forlig, idet klagerne blev sluttet med et skriftligt svar fra den relevante centerchef/leder, eller ved at der blev holdt et møde mellem borgeren og medarbejdere i kommunen, hvor jeg evt. også deltog. Jeg har i flere tilfælde hjulpet borgere med præcision af klagernes indhold, og i enkelte tilfælde fik borgere hjælp med selve formuleringen af klagen, inden den blev videresendt til den relevante centerchef eller inden det planlagte møde blev afholdt. Selvom jeg i disse tilfælde ikke afgav egentlige udtalelser i de forligte situationer, blev indtrykkene fra flere af dem anvendt i konstruktive drøftelser med centerchef/leder om, hvilke overvejelser klagen kunne give anledning til, og hvad der evt. kunne ændres og forbedres. En mindre del af sagerne endte desværre uden tilfredsstillende forlig for borgerne, og i enkelte af dem iværksatte jeg nærmere undersøgelse. I 2013 endte det op med at jeg afgav vejledende udtalelse i 4 af klagesagerne og i 1 sag, som jeg tog op af egen drift. Se nærmere herom nedenfor. Aktuel status er, at jeg har 5 klagesager, der enten er blevet eller er ved at blive undersøgt med indhentelse af redegørelse fra det involverede center. Klagesager fordelt på indhold og emner Kategorier / kvartaler ) Aktindsigt ) Begrundelse ) Inhabilitet 1 1 4) Klagevejledning 2 2 5) Helhed i opgaveløsning/sagsbehandling ) Oplysning af sag/inddragelse ) Mange sagsbehandlere/sagsbehandlerskift ) Partshøring ) Personlig betjening og kontakt ) Notatpligt 11) Repræsentation 12) Sagsbehandlingsfejl ) Sagsbehandlingstid/Svar/Kvittering ) Skriftlig formulering 15) Tavshedspligt 16) Vejledning ) Videregivelse af oplysninger Afgørelsens retlige udfald I alt NB: Tabellen indeholder kun registreringer fra kategorien klage. Klagesager over processuelle forhold (1-17) fordelt på de hyppigst repræsenterede centre Centre / antal 2013 Center for Social & Familie 19 Jobcenter 13 Servicecenter & Borgerservice 11 Center for Byg & Miljø 11 Center for Velfærd & Omsorg 10 Center for Ejendomsdrift 5 8

174 NB: Antallet repræsenterer de klager, som er indkommet i borgerrådgiverfunktionen og registreret som egentlig klage. NB: De her registrerede klager vedrører kun formelle forhold og ikke det retlige udfald af afgørelser. 10) Indhold i klager og henvendelser I forhold til de hyppigst repræsenterede centre og afdelinger har jeg registreret følgende fokuspunkter i 2013: Borgerservice På området var der mange henvendelser vedrørende borgernes forståelse, og afklaring af spørgsmål om manglende eller utilstrækkelig vejledning om mulighederne for forsørgelse eller bevilling af økonomisk støtte, fx kontanthjælp, enkeltydelser, læge- og tandlægebehandling, sygedagpenge og den akutte boligliste. En del borgere henvendte sig også vedrørende manglende vejledning om muligheder i andre dele af Kommunen og tvivlsom vejledning i forhold til digitalisering, hjemmeside og ydelser fra Udbetaling Danmark. Endelig var der mindre utilfredshed med serviceorienteret betjening, fx transportmulighed. Center for Social & Familie På området har de fleste klager og henvendelser drejet sig om lang sagsbehandlingstid, manglende besked om forventet forløb, manglende svar på henvendelser til centeret og PPR (telefon/mail), hyppige og uforståelige skift af sagsbehandlere, manglende udført notatpligt, utilfredshed med integrationsarbejdet i forhold til flygtninge og herunder de frivillige flygtningevenner og det tværgående samarbejde i kommunen, samt støtte til børn og unge med særlige behov, herunder i sammenhæng med inklusion i skoler. Center for Velfærd & Omsorg På centerets område har flest borgere henvendt sig vedrørende lang sagsbehandlingstid, manglende svar, overskridelse af frister navnlig ved genvurdering i relation til bevilling af hjælpemidler og andre foranstaltninger. Jobcenter På centerets område henvendte fleste borgere sig om hyppige og uforståelige skift af sagsbehandlere, manglende vejledning om muligheder og valg, utilstrækkelig forventningsafstemning samt manglende orientering og afstemning af forventning om de ofte meget lange forløb borgerne har kunnet forvente at skulle igennem. Center for Byg & Miljø På centerets område har der hovedsageligt været tale om henvendelser vedrørende helårsophold i sommerhus og dispensationsmulighed, kommunens evt. ansvar i sager med skimmelsvamp og kommunens rolle i forbindelse med konflikter mellem naboer. Og borgere har også bekræftet overfor mig, at de i nogle situationer har manglet information tidligt i sagsbehandlingsforløb, som det også fremgår af centerets egen brugertilfredshedsundersøgelse fra november-december Center for Ejendomsdrift De fleste henvendelser drejede sig om lejeforhold ved de kommunale ejendomme. Bl.a. lejekontrakternes indhold, lejemålets stand, vedligeholdelse og tilsyn ved fraflytning. Herudover var der i flere tilfælde tværgående udfordring i samarbejdet med andre centre om flygtninges boligforhold. Center for Veje & Trafik På centerets område drejede de fleste henvendelser sig om manglende afhentning af dagrenovation, tvivl om ansvar for huller i veje, kommunalt ansvar for offentlig trafik og spørgsmål om prioritering af vedligeholdelse af veje. Center for Skoletilbud På centerets område har langt de fleste henvendelser i 2013 drejet sig om manglende eller tvivlsom forventningsafstemning med forældre i forhold til inklusion af børn med behov for særlig støtte. Derudover var der enkelte henvendelser om vanskelig dialog mellem forældre og skole. Center for Dagtilbud Henvendelserne på dette område drejede sig også primært om manglende eller tvivlsom forventningsafstemning med forældre i forhold til inklusion af børn med behov for særlig støtte. Derudover var der henvendelser om udfordrende dialog og forventningsafstemning mellem centeret og private dagplejere/daginstitutioner. Koncernsekretariat Koncernsekretariatet blev ikke registreret med nogen egentlige, typiske henvendelser hos mig i Særskilt har jeg dog noteret andre kontakter vedrørende kommunens nye hjemmeside, der kan have relation til det administrative ansvarsområde i Koncernsekretariatet. De drejede sig bl.a. om borgeres problemer med at finde Kommunens hovedtelefonnummer og hovedmailadresse. Efter de forgæves selv forsøgte at finde oplysningerne på hjemmesiden valgte flere af dem at ringe eller maile til mig. Ingen af borgerne udtrykte, at de havde haft vanskeligt ved at finde Borgerrådgiverens telefonnummer og mailadresse. Det samme indtryk har jeg fra andre borgere i forhold til tilgængeligheden af de enkelte centres kontaktoplysninger på hjemmesiden. Borgerne skal fx trykke sig igennem flere sider før de får adgang til det særskilte afdelingstelefonnummer i Byg & Miljø. Det samme gælder for så vidt centerets afdelingsmailadresse. For andre af kommunens centre gør der sig det særlige gældende, at der kun 9

175 henvises til hovedtelefonnummeret og hovedmailadressen på kommunen. Her gives borgerne ingen særskilt mulighed for at kunne ringe eller maile mere direkte og specifikt til afdelingerne. 11) Vejledende udtalelser Som nævnt ovenfor forsøger jeg som udgangspunkt at finde en forligsmæssig løsning efter dialogprincippet og dermed sørge for at borgernes klagemulighed internt i administrationen udtømmes med skriftligt svar fra eller møde med centerchef. I de klagesager, som borgerne fastholder og hvor jeg vælger at undersøge forholdene nærmere, bliver de involverede center derefter bedt om en redegørelse i forhold til klagen. Redegørelsen sendes efterfølgende til høring hos borgeren. Og derefter er grundlaget på plads for borgerrådgiverens vejledende udtalelse. I de vejledende udtalelser til borgerne kan borgerrådgiveren udtale en eller flere af følgende reaktioner: Kritik: Hvor gældende lovgivning, god forvaltningsskik eller lignende ikke overholdes, eller hvor der er tale om grove eller gentagne fejl. Henstilling: Hvor lovligheden eller hensigtsmæssigheden af centrets handlinger, undladelser og beslutninger er tvivlsomme. Anbefaling: Hvor der kan gives forslag til forbedring eller forandring, som fremover kan forebygge fejl eller andre uhensigtsmæssigheder. Ingen kritik: Hvor regler/forskrifter er overholdt, sagen behandlet korrekt, eller udvist korrekt betjening af borgeren. Afvisning: Hvor borgerrådgiverfunktionen ikke har kompetence til at behandle sagen eller vælger ikke at behandle sagen. En udtalelse sendes til den direkte involverede borger og til orientering til den relevante centerchef. Borgerrådgiverens udtalelser har alene vejledende karakter. Det forventes dog, at den ansvarlige ledelse forholder sig til udtalelsernes indhold og følger intentionerne bag, og herunder genoptager sager, hvis der kan konstateres egentlig fejl af væsentlig karakter i sagsbehandlingen. Af hensyn til afrapporteringen til Kommunalbestyrelsen afslutter jeg alle udtalelser med følgende afsnit: Jeg sender kopi af denne udtalelse til centerchefen for.. i Lejre Kommune. Samtidig vil jeg bede centerchefen holde mig orienteret om, hvorvidt udtalelsen giver anledning til ændringer eller andet i procedurer og rutiner i Center for.. og andre af kommunens centre. Centeret er ikke bundet af borgerrådgiverens udtalelse, men hvis et center ikke ønsker at rette sig efter en anbefaling, skal det oplyses til borgerrådgiveren. Oversigt - vejledende udtalelser afgivet i ) Udtalelse af 16. januar 2013 vedrørende nummerstander, borgerbetjening og vejledningspligt (j.nr. 12/13121). 2) Udtalelse af 14. august 2013 vedrørende borgerbetjening, væremåde og adfærd (j.nr.13/2976). 3) Udtalelse af 30. december 2013 vedrørende oplysningspligt, sagsbehandlingstid, aktindsigt, m.m. (12/6943). 4) Udtalelse af 30. december 2013 vedrørende oplysningspligt, partshøringspligt, notatpligt, m.m. (13/2991). Uddybende beskrivelse af udtalelsernes indhold og tilbagemeldinger fra administrationen For yderligere at tydeliggøre fremgangsmåde og form, når jeg iværksætter denne form for undersøgelser og afgiver udtalelser, har jeg i denne årsberetning valgt at give uddybende beskrivelse af indholdet i de vejledende udtalelser fra I den forbindelse indledes hvert enkelt tilfælde med en kortfattet beskrivelse af årsagen til klagen. Derefter følger konklusionerne på de udtalelser, som jeg afgav, dog uden nærmere begrundelse og forklaring, som altid vil fremgå af de egentlige udtalelser. For fuldstændighedens skyld har jeg valgt at gengive de væsentligste hovedtræk i centrenes tilbagemeldinger og evt. handleplaner, som jeg modtog efterfølgende. Beskrivelserne er anonymiserede. 1) Udtalelse af 16. januar 2013 til Borgerservice (12/13121). Borgeren mødte en dag op i Borgerservice for at få hjælp til at ændre sin egen og ægtefællens forskudsregistrering. Borgeren kunne ikke betjene nummerstanderen, der var placeret ved indgangen til Borgerservice, og da han dermed intet nummer fik, blev han heller ikke betjent i den naturlige rækkefølge blandt de fremmødte borgere. Borgeren ventede midt i rummet i Borgerservice i ca. 30 minutter på at nogen af de ansatte ville henvende sig til ham, men da det ikke skete henvendte han sig til sidst selv direkte til en af medarbejderne i Borgerservice. Han oplevede under denne betjening at blive ekspederet på en uprofessionel og arrogant måde og fik at vide, at han ikke kunne få hjælp til at få ændret forskudsregistreringerne, fordi det krævede for det første, at han havde en NemID og for det andet, at hans ægtefælle også mødte frem eller gav ham en fuldmagt. Borgeren oplyste at han var 10

176 ikke selv i besiddelse af computer og heller ikke kunne betjene sådan en. Han følte sig derfor nærmest hånet ved betjeningen og forlod Borgerservice såret og nedgjort. Borgerrådgiverens udtalelse 1) Jeg anbefalede, at Borgerservice med jævne mellemrum bør gennemføre undersøgelser af nummerstanderens brugervenlighed og/eller foretage interviews af de brugere, der anvender standeren. 2) Jeg udtalte ikke kritik af Borgerservice vedrørende ekspeditionen af borgeren ved skranken i Borgerservice. Af bevismæssige årsager kunne jeg ikke vurdere denne del af klagen, fordi der ud fra det oplyste fra Borgerservice ikke var enighed om, hvad der var foregået og hvad der var blevet sagt. Jeg anbefalede dog mere generelt, at Borgerservice løbende burde sikre sig, at alle medarbejdere var bekendt med god forvaltningsskik og herunder retningslinjer for god og korrekt optræden, så det sikres, at de efterleves i praksis. Jeg anbefalede videre, at der burde opstilles interne mål og værdier for god borgerkontakt, hvis sådanne ikke allerede fandtes, så forventningen til medarbejdernes, og herunder navnlig nyansattes opførsel og væremåde kunne blive så klar som mulig. 3) Jeg henstillede til, at Borgerservice burde være opmærksom på at opfylde reglerne om notatpligt, hvis der opstod atypiske ekspeditioner ved skranken i Borgerservice. I de tilfælde, hvor det kunne forudses, at der senere ville blive behov for at dokumentere handlinger, undladelser, udsagn eller adfærd, var det væsentligt, at der umiddelbart efter ekspeditionen blev skrevet et så præcist notat som muligt. 4) Jeg anbefalede, at Kommunen og herunder Borgerservice burde sikre optimal funktionsduelighed ved alle valgte it-løsninger til brug for digital medbetjening, fx. gennem præcise kravspecifikationer til leverandører og initiativer til at forbedre den digitale infrastruktur, herunder grundige undersøgelser og test af funktionsdueligheden, inden løsningerne blev iværksat. Og jeg anbefalede, at kommunens centre til stadighed burde opdatere og sørge for praktisk anvendelighed af digitale løsninger, og at centrene burde sikre, at relevante og tilgængelige medarbejdere i centrene har den fornødne viden om brugen af digital medbetjening, så de kan vejlede borgerne i anvendelsen. 5) Jeg anbefalede, at der i alle dele af kommunen burde være opmærksomhed på at udvise særlig omtanke i betjeningen af borgere, som ikke kunne honorere digitaliseringskravene. Det var min opfattelse, at det omfattede en meget stor og forskelligartet gruppe af borgere, herunder ældre, handicappede, borgere med udenlandsk baggrund, ressourcesvage borgere, m.fl. Og der burde på kommunens hjemmeside offentliggøres oplysninger om, hvordan man ville sikre hjælp til disse grupper, og hvad de kunne forvente ved personlig henvendelse. 6) Jeg anbefalede, at der burde udarbejdes generelle retningslinjer for kommunens it-løsninger og digital medbetjening i forlængelse af kommunens handicappolitik, der blev godkendt af Kommunalbestyrelsen den 17. december Det gjaldt særligt for så vidt angår målsætningen om, at al information rettet mod borgere skal være tilgængelig for alle, og at der skal være adgang til relevant information vedrørende serviceydelser for mennesker med handicap. Borgerservice havde i den forudgående redegørelse oplyst, at de allerede på grund af klagen fra borgeren havde foretaget en undersøgelse af nummerstanderen ved indgangen til Borgerservice og efterfølgende også havde forbedret brugervenligheden på visse punkter. Derfor valgte jeg ikke at foretage mig yderligere i anledning af klagen om nummerstanderens brugervenlighed. Tilbagemelding og evt. handleplan fra Borgerservice Lederen af Borgerservice orienterede den 20. februar 2013 om følgende: Punkt 1: Lejre Kommune vil fremadrettet gennemføre undersøgelser af nummerstanderens brugervenlighed 2 gange årligt, i form af observationer og interviews med borgere der har anvendt standeren. Lejre Kommune har tilføjet en hjælpefunktion på nummerstanderen, hvilket sikrer hurtig afhjælpning af problematikker hos brugerne. Punkt 2: Lejre Kommune anerkender at den pågældende borger kan have oplevet servicen som dårligere, da servicen har været væsentlig anderledes end tidligere, da der nu henvises til digital medbetjening. Lejre Kommune ønsker ved medbetjening at sikre at alle borgere får den fornødne hjælp til at gøre brug af selvbetjening, de borgere der kan betjene sig selv skal gøre dette. De borgere der har særlige behov, vil Lejre Kommune hjælpe på anden vis. Lejre Kommunes ansatte er naturligvis forpligtet til at optræde professionelt og imødekommende overfor kommunens borgere i henhold til god forvaltningsskik. Handleplan: Borgerservice vil i 2. kvartal af 2013 afholde kompetencegivende kurser for sagsbehandlere i Borgerservice, i forhold til god forvaltningsskik. Servicecenter Hvalsø vil opstille interne værdier og mål for god borgerkontakt i forbindelse med færdiggørelsen af centerprofilen for Servicecenter Hvalsø. Punkt 3: Lejre Kommune anerkender at notatpligten i frontbetjeningen ikke har været optimal og en ensartethed i forhold til notatpligten er at tilsigte. Handleplan: Borgerservice har i 1. kvartal af 2013 udarbejdet matrice til brug for notatpligt i frontbetjeningen og herunder korrekt journalisering. Der føres alene notat i sager hvor oplysninger kan have betydning for en senere afgørelse i en sag eller hvor det vurderes at der kan blive behov for at kunne dokumentere en given handling i en ekspedition. 11

177 Borgerservice har ultimo 2012 afholdt kompetencegivende kurser for sagsbehandlere i Borgerservice i forhold til reglerne om notatpligt. Endvidere er den ledelsesmæssige fokus på notatpligten skærpet og der vil i forbindelse med udarbejdelse af kvalitetskontrol på det sociale område i år 2013 være en skærpet kontrol i forhold til overholdelsen af de forvaltningsretlige regler. Punkt 4: Lejre Kommune anerkender at den digitale udvikling stiller krav til kommunens it-løsninger og brugervenligheden af disse. Lejre Kommune har tilsluttet sig KOMBIT og arbejder herigennem bl.a. på at sikre god brugervenlighed på de fremtidige it løsninger. Lejre Kommune er en aktiv part i arbejdet med obligatorisk digital selvbetjening i Kommunernes Landsforening og arbejder også her for løsninger der tilsigter en god brugervenlighed, der skal gøre det let for vores borgere. Handleplan: Lejre Kommuner vil også i fremtiden i forbindelse med kravspecifikationer til fremtidige it-løsninger stille store krav til brugervenligheden. Lejre Kommune har tilsluttet sig netværk for Digitale Ambassadører i Kommunernes Landsforening og har derved fået adgang til et demomiljø, der gør det muligt at teste selvbetjeningsløsninger med brugernes briller. Herved vil Lejre Kommune tilsigte at højne brugervenligheden og sikre solidt kendskab til løsningerne hos Lejre Kommunes ansatte. Lejre Kommune har ultimo 2012 afholdt kompetencegivende kurser for sagsbehandlere indenfor digitale selvbetjening og uddannet 33 digitale ambassadører. De Digitale Ambassadører skal være med til at sikre, at Lejre Kommunes borgere bliver hjulpet trygt igennem den digitale udvikling. Der vil medio 2013 blive uddannet et antal ambassadører der skal stå for den videre udbredelse af ambassadøruddannelsen i Lejre Kommune. Punkt 5: Lejre Kommune er i forbindelse med den digitale udvikling opmærksom på, at der vil være borgere med særlige behov, der ikke har samme mulighed for at betjene sig selv digitalt. I forbindelse med udvikling af nye itløsninger, har Kommunernes Landsforening stor fokus på brugervenligheden i forhold til bl.a. handicapområdet og at de digitale løsninger også på sigt tilbyder hjælp på andet sprog end dansk. Handleplan: Lejre Kommune anerkender at der i forbindelse med etablering af ny hjemmeside skal være mere fokus på, at hjemmesiden henviser til de hjælpeforanstaltninger der er for borgere med særlige behov. Lejre Kommune har i forbindelse med Digital Ambassadør-projektet nedsat en styregruppe der skal sikre den digitale udbredelse til et bredere netværk i Lejre Kommune. Her er de frivillige fra ældreområdet repræsenteret, handicaprådet, Lejres flygtningevenner og ældrerådet inviteret. Lejre Kommune ønsker et større samarbejde med de frivillige for at skabe større tryghed omkring brugen af de digitale løsninger. Lejre Kommune vil i efteråret 2013 uddanne flere digitale ambassadører blandt de frivillige og herved søge at udbrede det digitale kendskab. Punkt 6: Lejre Kommune anerkender at der i forhold til brugere med særlige behov skal være en tilsvarende tilgængelighed. Handlingsplan: Lejre Kommune vil i forbindelse med anskaffelse af nye it-løsninger stille større krav til den digitale tilgængelighed på de digitale løsninger. I forbindelse med at flere selvbetjeningsløsninger bliver obligatoriske, vil de også blive søgt optimeret og gjort tilgængelige for alle segmentgrupper. I samarbejdet med KOMBIT og KL ligger det som en del af kravspecifikationerne. Borgerservice arbejder med medbetjening på de digitale løsninger, men vil fortsat tilbyde en personlig betjening til borgere med særlige behov. Der vil dog være et fokus på at de der ikke har særlige forhindringer, skal sikres medbetjening, så de på sigt selv kan betjene sig. 2) Udtalelse af 14. august 2013 til Jobcenter(j.nr.13/2976). Ud fra henholdsvis klagen fra borgeren og den efterfølgende indhentede redegørelse fra ledelsen i Jobcenteret fremgik det, at der var meget forskellige oplevelser af, hvad der konkret var sket under et møde i Jobcenteret og herunder, hvad der var blevet sagt af borgeren og svaret af de deltagende medarbejdere. Borgerrådgiverens udtalelse På grund af denne uenighed om, hvad der konkret var blevet sagt og af hvem under mødet mellem borgeren og medarbejderne fra Jobcenter, var det ikke muligt for mig at vurdere sagen. Borgerrådgiverfunktionen kan således kun vurdere klagersager på skriftligt grundlag og gennemfører ikke fx vidneafhøringer for at tilvejebringe tilstrækkelig bevisførelse ved eventuel uenighed mellem de involverede. Jeg har derfor ikke i sådanne situationer, hvor dialogen primært har været mundtlig, og hvor dialogens indhold ikke endeligt kan fastlægges, mulighed for at afgøre, hvem der har ret. Derfor måtte jeg afvise at vurdere borgerens klagesag. Foranlediget af, at borgerens klage tog udgangspunkt i de ansatte medarbejderes adfærd og væremåde ved borgerbetjening, og at jeg i mange tilfælde havde registreret utilfredshed hos borgere om dette i 2011 og 2012, anbefalede jeg mere generelt i udtalelsen, at kommunens ledelse løbende burde sikre at alle medarbejdere var bekendt med normen om god forvaltningsskik og herunder sørgede for at værdisætte ledelsens forventninger til god og korrekt optræden. Og at kommunens medarbejdere, hvor der opstod mere atypiske situationer ved møder eller ved ekspedition af borgere, burde være opmærksomme på at opfylde notatpligten og sikre behørig dokumentation. 12

178 Tilbagemelding fra Jobcenter Centerchefen for Jobcenter orienterede den 11. oktober 2013 om, at Jobcenter Lejre kontinuerligt på forskellige fronter arbejder med god borgerbetjening og god forvaltningsskik. Både før klage og efter klagen. 3) Udtalelse af 30. december 2013 til Center for Social & Familie (12/6943). En ung pige var i en situation, hvor der fra kommunens side måtte iværksættes flere forskellige støttende foranstaltninger. I sagsbehandling opstod der utilfredshed hos pigens mor med disse tre forhold: - at Center for Social & Familie ikke fandt grundlag for at iværksætte psykiatrisk udredning med henblik på at tilvejebringe relevante oplysninger om pigens helbredstilstand. - at sagsbehandlingen og de iværksatte foranstaltninger medførte et meget langtrukkent forløb, selvom oplysninger på sagen gav indtryk af stort behov for hurtig afklaring. - at anmodninger om aktindsigt blev udsat i længere tid, uden tilstrækkelig orientering herom. Borgerrådgiverens udtalelse Jeg udtalte ikke kritik vedrørende oplysning af sagen, fordi indhentelse af sagens grundlag efter min opfattelse blev foretaget i overensstemmelse med reglerne på området. Jeg udtalte heller ikke kritik vedrørende sagsbehandlingstiden, idet der på det foreliggende grundlag i sagen ikke kunne fortages en tilstrækkelig kvalificeret vurdering deraf. Jeg henstillede dog til, at Center for Social & Familie fremover burde tilrettelægge sagsbehandlingen på en sådan måde, at det blev gjort muligt for borgere at forholde sig til, om den generelle, offentliggjorte frist på 8 uger blev overholdt ved sagsbehandling efter Serviceloven 52, stk. 3 nr. 1 om iværksættelse af foranstaltninger over for børn/unge. Jeg henstillede endvidere til, at Center for Social & Familie fremover burde være mere opmærksom på at ringe tilbage til borgere, der havde rykket for svar, og i øvrigt også at svare på mailhenvendelser, i særdeleshed når afsendere havde tilkendegivet at de forventede det. Jeg udtalte kritik af Center for Social & Familie, fordi borgerens begæringer om aktindsigt i tre tilfælde ikke var blevet imødekommet snarest eller senest inden 10 dage, men hver gang var blevet forsinket med op til 2-3 måneder. Det var også kritisabelt, at de midlertidige beskeder til borgeren om at fremsendelsen af papirerne måtte udsættes til et angivet tidspunkt heller ikke blev overholdt, som det burde kunne forventes. I flere tilfælde viste det sig, at manglende journalisering af notater mv. i Center for Social & Familie kunne have været medvirkende grund til at borgeren ikke fik aktindsigt snarest. Jeg henstillede derfor til, at Center for Social & Familie burde være mere opmærksom på kravene i god forvaltningsskik om, at notere og journalisere indhold på sagerne så hurtigt, autentisk og aktuelt som muligt efter modtagelse af oplysninger, materiale, eller lignende. Og at der evt. burde fastsættes en intern frist for, hvornår journalisering senest skal finde sted. Jeg udtalte tillige kritik af Center for Social & Familie, fordi der i strid med offentligt ansattes tavshedspligt var blevet sendt almindelige, ukrypterede mails til borgeren og andre involverede, uden at der blev foretaget tilstrækkelig beskyttelse overfor uvedkommende af de fortrolige personoplysninger. Jeg henstillede samtidig til, at Center for Social & Familie burde være mere opmærksom på at der var risiko for brud på tavshedspligten, når der blev sendt almindelige mails til borgere, svaret på mails fra borgere eller videresendt mails til borgere, og disse mails samtidig indeholder ubeskyttede fortrolige personoplysninger, fx oplysninger om helbred, seksualitet, strafbare forhold, sociale situation, eller andre rent private forhold. Endvidere burde det sikres, at modtageren var identificeret på betryggende måde, fx ved en digital signatur, jfr. 14 i bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni Under de enkelte punkter med kritik og henstilling afgav jeg endvidere konstruktive anbefalinger om, hvor jeg kunne se mulighed for forbedringer i centrets borgerbetjening. Tilbagemelding og evt. handleplan fra Center for Sociale & Familie Centerchefen for Center for Social & Familie orienterede den 2. marts 2014om følgende: Vedrørende henstillinger i forhold til sagsoplysning og sagsbehandlingstid: Som centerchef tager jeg denne henstilling konkret op i forhold til en kraftig opmærksomhed på at centeret er udfordret i forhold til overholdelse af sagsbehandlingstid. Der pågår aktuelt en kapacitetsanalyse i centeret i forhold til sammenhæng mellem ressourcer og opgaveløsning. I forhold til den fremtidige tilrettelæggelse af arbejdsgange vil der være en stor opmærksomhed på hvordan vi som center kan sikre, at vi overholder sagsbehandlingstiderne. det er ikke tilfredsstillende og på samme måde som sagsbehandlingstiden vil det indgå som et fokus, at vi som center giver borgerne en oplevelse af god service. Pr. l. marts 2014 tiltræder ny afdelingsleder for myndighedsområdet og han vil af mig blive introduceret for de anførte udfordringer og i et samarbejde mig have et fokus på fremtidig god borgerbetjening. Vedrørende kritik i forhold til udsættelser af aktindsigt: Kritikken er korrekt og som anført ovenfor vil også dette emne indgå i et fremtidigt fokus i forhold til god borgerbetjening. Centeret er udfordret i forhold til manglende journalisering. Som tidligere anført pågår aktuelt en kapacitetsanalyse i forhold til ressourceproblematik. Ny afdelingsleder vil have skærpet opmærksomhed på at journaliseringspligten overholdes. 13

179 Vedrørende kritik i forhold til udsendelse af ubeskyttede mails med fortrolige personoplysninger: Centeret vil fremover være særdeles opmærksom herpå. 4) Konkret udtalelse af 30. december 2013 til Borgerservice (13/2991). Borgeren flyttede til Lejre Kommune i december måned 2011, hvor hun var sygemeldt på grund af depression og modtog sygedagpenge. Samtidig passede borgeren sin syge datter og modtog tabt arbejdsfortjeneste svarende til 7 timer pr. uge. Borgeren havde på daværende tidspunkt ikke overskud eller overblik over sin økonomi. Umiddelbart efter flytningen mødte borgeren med kæresten op i Borgerservice med papirer vedrørende indtægter og udgifter. De var bekymrede for selv at lave beregningsfejl og ville derfor have hjælp til at sikre, at der ikke opstod fejl i udbetalingerne af forsørgelsen. Borgerservice tog imod papirerne og oplysningerne om, at borgeren modtog sygedagpenge og tabt arbejdsfortjeneste. Samtidig blev boligsikringen udregnet. I slutningen af maj 2012 konstaterede borgeren, at der ikke var kommet penge ind på hendes konto. Borgeren forsøgte telefonisk at få fat på nogen, der kunne fortælle, hvad der var sket. Ingen kunne i første omgang hjælpe. Nogle dage efter ringede en medarbejder fra Borgerservice og oplyste, at der ikke var kommet penge ind på kontoen, fordi borgeren havde fået for meget udbetalt i sygedagpenge i perioden 15/ / Borgeren følte sig i telefonsamtalen nærmest beskyldt og bebrejdet, at hun da burde have vist, at hun havde fået for meget udbetalt. Da borgeren spurgte, hvorfor hun ikke havde fået noget at vide om det, blev hun oplyst, at hun skulle have været kontaktet af en fra Team Kontrol. Det var borgeren imidlertid ikke blevet. Og da borgeren senere kom til at tale med den konkrete medarbejder fra Team Kontrol, oplyste denne medarbejdere, at det slet ikke var hende, der skulle kontakte borgeren, men derimod den første medarbejder, som borgeren havde snakket med. Borgeren fastholdt efterfølgende i klagen, at hun intet havde fået at vide overhovedet, før der blev trukket penge på hendes konto. Det skete helt uden varsel. Borgeren kunne ikke forstå, at kommunen lovligt kunne gøre det. Og borgeren klagede derfor over forløbet og ønskede en forklaring på, hvorfor kommunen havde lov til at foretage et sådant træk fra kontoen. Borgeren følte sig uretfærdigt behandlet, når hun netop havde valgte at lægge alle oplysninger på bordet fra starten. Hun mente, at Lejre Kommune skulle bære hele skylden for den situation, der var opstået, og det der nu blev krævet tilbage. Borgerrådgiverens udtalelse Jeg udtalte kritik af følgende forhold: 1) at Borgerservice ikke i tilstrækkeligt omfang havde oplyst sagen om, hvorvidt borgeren uberettiget og mod bedre vidende eller måske endda i ond tro havde fået udbetalt for meget i sygedagpenge, før Borgerservice tilbageholdt udbetalingerne heraf, 2) at Borgerservice ikke kunne dokumentere, om der blev gennemført tilstrækkelig mundtlig partshøring af borgeren, inden der skete tilbageholdelse af sygedagpengene, som borgeren ifølge sygedagpengeloven var berettiget til, 3) at Borgerservice valgte at foretage en tilbageholdelse af sygedagpenge, som skulle udbetales til borgeren, uden at der fandtes lovhjemmel til en sådan fremgangsmåde. Borgerservice havde således i henhold til sygedagpengeloven pligt til også at udbetale sygedagpenge i høringsperioden, uanset om noget kunne tyde på at borgeren uberettiget havde modtaget beløbet, 4) at Borgerservice ikke traf en forvaltningsretlig afgørelse om tilbagebetalingspligt med en individuel begrundelse for kravet og en behørig klagevejledning, samt 5) at der ikke i overensstemmelse med notatpligten var skrevet notat i forbindelse med sagsbehandlingen og herunder navnlig om indholdet i telefonsamtalerne. Jeg henstillede tillige til, at Borgerservice fremover burde sørge for at give tilstrækkelig begrundelse til borgere i situationer, hvor der blev opstillet krav om tilbagebetaling af for meget udbetalt i sygedagpenge. I borgerens tilfælde indeholdt to efterfølgende regninger således utilstrækkelige begrundelser. Og jeg henstillede endvidere til, at Borgerservice fremover burde være mere opmærksom på at sikre overholdelse af underretningspligten i Persondataloven, når der ikke længere var grundlag for at udskyde denne. Jeg fandt ikke grundlag for egentlig kritik af indholdet i de telefonsamtaler, som borgeren havde med medarbejderne. Da Borgerservice forud for udtalelsen havde valgt at genoptage sagen og indgå en aftale med borgeren, valgte jeg ikke at foretage mig yderligere. Under de enkelte punkter med begrundelse og forklaring for kritik og henstilling i udtalelsen kom jeg endvidere med konstruktive anbefalinger til Borgerservice om, hvor jeg kunne se mulighed for forbedringer i borgerbetjeningen. Tilbagemelding og evt. handleplan fra Borgerservice Kritikpunkt 1-4: Lejre Kommune anerkender, at der på baggrund af en personlig fejl i sagsbehandlingen beklageligvis ikke blev sendt en afgørelse om tilbageholdelse af sygedagpenge til borgeren, og derved ikke sket partshøring forud for afgørelsen og der ses heller ikke at være givet en mundtlig eller skriftlig klagevejledning samt ankefrist. Lejre Kommune anerkender at der uberettiget er tilbageholdt sygedagpenge og der ikke ses at være givet en begrundelse for tilbagebetalingskravet. 14

180 Lejre Kommunes procedure på området for tilbagebetaling af sygedagpenge, medfører, at der efter partshøringen fremsendes afgørelse om tilbagebetaling og der af denne fremgår begrundelse og klagevejledning. Dette er i overensstemmelse med Borgerrådgiverens anbefaling, endvidere vil afgørelser også altid blive sendt skriftligt, som også Borgerrådgiveren anbefaler. Lejre Kommune har taget Borgerrådgiverens anbefalinger og kritikpunkter til efterretning. Handlingsplan: Lejre Kommune har efterfølgende den i samarbejde med Borgerrådgiveren og borgeren truffet en ny afgørelse med klagevejledning og valgt at se bort fra den tidligere mangelfulde afgørelse. Lejre Kommune vurderer, at der ikke er tale om generelle fejl, men et enkeltstående tilfælde, som skyldes graverende personlige fejl i sagsbehandlingen. Sagens kritikpunkter har været anvendt som et læringsperspektiv i faggruppen og de procedurer der anvendes i forbindelse med tilbagebetalingskrav er gennemgået og præciseret for faggruppen. Lejre Kommune vurderer, at de arbejdsgange der anvendes på området er korrekte, men desværre ikke ses at være fulgt i den konkrete sag. Lejre Kommune har derfor valgt, at fastholde de procedurer der foreligger omkring tilbagebetaling af sygedagpenge og derved ikke følge Borgerrådgiverens anbefaling om at tilbagebetalingskrav går gennem 2 sagsbehandlere forud for at et tilbagebetalingskrav sendes til borgeren. I forbindelse med ledelseskontrollen på området vil det indgå i kontrollen, at tilbagebetaling sker efter den gældende lovgivning og i henhold til arbejdsgangene på området. Lejre Kommune vil i forbindelse med ledelseskontrollen på det sociale område have fokus på borgernes retssikkerhed i forbindelse med korrekt sagsbehandling i forhold til afgørelser og at der i disse er givet fyldestgørende begrundelse og klagevejledning. Lejre Kommune har tilpasset formuleringerne til begrundelserne, således at disse nu er mere fyldestgørende i overensstemmelse med Borgerrådgiverens anbefaling. Lejre Kommune har efterfølgende vurderet, at begrundelserne på regningsspecifikationen er fyldestgørende og der vil derfor ikke blive lavet særskilte skrivelser, med undtagelse af tilfælde hvor der er behov for en større og mere uddybende begrundelse end normalt. Kritikpunkt 5: Lejre Kommune anerkender, at notatpligten ikke er overholdt i et tilstrækkeligt omfang i forhold til at dokumentere sagsbehandlingen på sagen. Endvidere ses notatpligten i forbindelse med den telefoniske kommunikation mellem Lejre Kommune og borgeren at være mangelfuld. Handlingsplan: Borgerservice har ultimo 2012 afholdt kompetencegivende kurser for sagsbehandlere på det sociale område i forhold til reglerne om notatpligt. Endvidere er den ledelsesmæssige fokus på notatpligten skærpet og der har i forbindelse med udarbejdelse af kvalitetskontrol på det sociale område i år 2013 været en skærpet kontrol i forhold til overholdelsen af de forvaltningsretlige regler, herunder notatpligten og dokumentation i forhold til en tilstrækkelig belysning af sagerne og overholdelse af oplysningspligten. Lejre Kommune har taget Borgerrådgiverens anbefalinger og kritikpunkter til efterretning. 12) Egen drifts-undersøgelse I de tilfælde, hvor jeg bliver opmærksom på forhold, der kan være ulovlige, i strid med god forvaltningsskik, uhensigtsmæssige, ineffektive eller lignende, kan jeg i borgerrådgiverfunktionen vælge af iværksætte en såkaldt egen drifts-undersøgelse, dvs. en undersøgelse, hvor der ikke foreligger en konkret klagesag fra en borger som grundlag, men hvor jeg på eget initiativ finder grundlag for at undersøge konkrete forhold. Efter tilstrækkelig undersøgelse af forholdet og efter det involverede center har haft mulighed for at komme med sine kommentarer til undersøgelsens grundlag og de evt. stillede spørgsmål, udarbejder jeg en vejledende udtalelse. I udtalelsen kan der ud over en beskrivelse af forholdet også være en vurdering af forholdets omfang og mulige konsekvenser. Og endelig kan der i udtalelsen gives kritik, henstilling og/eller anbefaling med tilkendegivelse af, hvordan forholdet efter min opfattelse bør behandles fremover. I 2013 iværksatte og afsluttede jeg 1 egen drifts-undersøgelse i forhold til Servicecenter Allerslev. Undersøgelsen blev iværksat den 1. april 2013 og afsluttet den 13. december 2013 med en udtalelse, der indeholdt både kritik og henstilling. Udtalelsen blev stilet til centerchefen for Servicecenter Allerslev, og der blev sendt orienterende kopi til Kommunaldirektøren. Nedenfor følger en forkortet beskrivelse af grundlaget for undersøgelsen, indholdet i udtalelsen og centerets tilbagemelding. Udtalelse af 13. december 2013 til Servicecenter Allerslev (13/6850). Jeg hørte om eksistensen af et Excel-regneark, der var blevet udarbejdet af kommunen, og som skulle vise en oversigt over alle de registrerede modtagne mails fra en konkret borger. Af oversigten skulle angiveligt også fremgå borgerens mailkommunikation til borgerrådgiveren, uanset denne funktions formelle uafhængighed af Kommunes administration. 15

181 Borgeren havde selv modtaget Excel-regnearket efter anmodning om aktindsigt, og da jeg fik en kopi kunne jeg konstatere, at oversigten indeholdt helt præcise oplysninger med angivelse af dato og klokkeslæt for kommunens modtagelse af mails stilet til borgerrådgiveren fra denne borger i en nærmere angivet periode. Endvidere fremgik emnerne på de enkelte mails med bl.a. relativ præcis angivelse af navn på sagsbehandler/medarbejder, henvisning til relation til en konkret klage fra borgeren, henvisning til ansøgning om en konkrete sociale ydelser, og andre oplysninger, der kunne betegnes som fortrolige eller følsomme personoplysninger. Derudover blev jeg af en anden borger gjort opmærksom på, at pågældende også kendte til det skete og var bekymret for, om der fremover kunne forventes tilstrækkelig fortrolighed, når man i mails henvendte sig til borgerrådgiveren. Egen drift undersøgelse Den 1. april 2013 stillede jeg Servicecenter Allerslev spørgsmål om, hvilke ændringer af procedurer eller af teknisk art det skete havde givet anledning til i Servicecenter Allerslev og/eller den øvrige organisation. Og om ændringerne måtte formodes at være tilstrækkelige til at kunne forhindre gentagelser. Redegørelse fra Servicecenter Allerslev Den 14. april 2013 modtog jeg svar fra centerchefen som dels redegjorde for de interne retningslinjer for udtræk af personoplysninger fra IT-systemer og dels gav en konkret forklaring på, hvorfor retningslinjerne ikke var blevet fulgt i den konkrete situation. Derpå fulgte orientering om iværksatte initiativer på baggrund af fejlen. Og endelig tilkendegivelse af, om de udstukne retningslinjer måtte forvente at kunne udgøre tilstrækkelig sikring mod utilsigtet udlevering af personfølsomme oplysninger, og at de var tilstrækkelige til at kunne forhindre gentagelser. Borgerrådgiverens udtalelse I udtalelse af 13. december 2013 kritiserede jeg Servicecenter Allerslev, fordi de fastsatte retningslinjer for udtræk af personoplysninger fra IT-systemet ikke var blevet overholdt i den konkrete situation. Overtrædelsen havde ført til en øget risiko for fortrolighedsbrud mellem den konkret involverede borger og borgerrådgiveren. Og netop fortrolighed mellem borgere og borgerrådgiverfunktion udgjorde en absolut grundbetingelse for funktionens uafhængighed, hvilket administrationen i Lejre Kommune var forpligtet til at respektere. Jeg henstillede samtidig til, at de udstukne retningslinjer, skriftlige såvel som mundtlige, med jævne mellemrum blev indskærpet overfor medarbejdere i IT-afdelingen. Og at nyansatte medarbejdere i IT-afdelingen i særdeleshed blev gjort bekendt med retningslinjernes indhold og krav snarest muligt efter tiltrædelsen. Og jeg henstillede endvidere til, at der blev sikret åbenhed omkring evt. fremtidige tilsidesættelser af kravet om overholdelse af de fastsatte retningslinjer, og at der blev sørget for behørig orientering af borgerrådgiveren i tilfælde, hvor oplysninger i udtræk kunne have sammenhæng med kommunikationen mellem borgere og borgerrådgiveren. Endelig noterede jeg mig, at der ved påtale, indskærpelse og henvisning til retningslinjerne i centret fra centerchefens side allerede var taget initiativ til at forhindre gentagelser. Til slut bad jeg Servicecenter Allerslev holde mig orienteret om, hvorvidt udtalelsen gav anledning til yderligere ændringer i procedurer. Og jeg bemærkede, at centeret ikke var bundet af min udtalelse, men hvis et center ikke ønskede at rette sig efter en anbefaling, skulle det oplyses til mig. Tilbagemelding fra Servicecenter Allerslev Centerchefen for Servicecenter Allerslev orienterede den 20. december 2013 om, at ledelsen af IT-afdelingen som yderligere forebyggende indsats løbende vil påminde medarbejderne om interne regler og korrekt ageren i sådanne situationer, og det vil også ske overfor nyansatte medarbejdere. 13) Oplæg og undervisning Som tidligere nævnt tilbyder jeg at holde oplæg og herunder undervise medarbejdere i administrationen. I disse sammenhænge tager jeg udgangspunkt i indtrykkene fra borgernes konkrete henvendelser og mine observationer i forhold til de konkrete centre. I 2013 holdt jeg forskellige oplæg for bl.a. Borgerservice, Center for Social & Familie, Jobcenter, Center for Velfærd & Omsorg, Center for Byg & Miljø og Socialpsykiatrien. I flere af oplæggene tog jeg udgangspunkt i borgernes konkrete oplevelser af borgerbetjening i det enkelte center og gennemgik derudover normerne om God forvaltningsskik, som Folketingets Ombudsmand har opstillet som uskrevne krav til borgerkontakten. 16

182 I relation til Borgerservice har jeg tillige undervist i andre juridiske sagsbehandlingsregler. Det er vigtigt at understrege, at mine oplæg og undervisning bestemt ikke kan stå alene, og at de kun kan være medvirkende til forandring og forbedring, hvis chefer, ledere og medarbejdere også selv påtager sig et ansvar for at erkende evt. uhensigtsmæssige eller fejlagtige forhold og at fastholde et evt. behov for forbedring. En meget væsentlig del af ansvaret for denne opgave ligger naturligvis hos de umiddelbare personaleledere. Jeg tilbyder bl.a. oplæg og undervisning i: Forvaltningslovens anvendelsesområde Afgørelses- og partsbegrebet Sagsoplysning og vejledningspligt Notatpligtens omfang Tavshedspligt, ytringsfrihed og videregivelse af oplysninger Kompetence og inhabilitet Aktindsigt for parter og offentlighed Persondatalovens rettigheder og pligter Beskyttelse af følsomme og fortrolige personoplysninger Retssikkerhedslovens rettigheder og pligter Partshøringspligtens omfang Forventningsafstemning i forhold til sagsbehandlingstid og -frister Begrundelses- og klagevejledningspligt Borgernes forventning til den skriftlige kommunikation Administrativ rekurs og genvurdering Ombudsmanden og god forvaltningsskik Mere effektiv sagsbehandling på den lange bane Rammen for personlig og respektfuld borgerbetjening Forventningsafstemning og forebyggelse af utilfredshed 14) Netværk af borgerrådgivere og efteruddannelse 23 kommuner har nu ansat borgerrådgivere og der er aktuelt flere på vej. Langt de fleste kommuner har valgt at ansætte borgerrådgiveren i en uafhængig funktion i overensstemmelse med Kommunestyrelseslovens 65e. Der er et landsdækkende netværk for borgerrådgivere, som jeg er tilsluttet. Netværket afholder 1 årligt fællesmøde, hvor der bl.a. inviteres eksterne foredragsholdere. Derudover holder borgerrådgiverne på Sjælland 4-6 årlige møder, hvor der er mulighed for indbyrdes sparring og drøftelse af mere konkrete problemstillinger. Blandt de seneste emner der har været drøftet i netværket var digitalisering med fokus på de retlige problemstillinger, udfordringer i forhold til førtidspensionsreformen og erfaringsudveksling om den gode indsats. Til brug for den daglige, umiddelbare dialog og erfaringsudveksling i borgerrådgivernetværket har KL stillet et lukket dialogforum til rådighed. Endelig yder borgerrådgiveren i Københavns Kommune god sekretariatsstøtte til netværket. I netværket er der jævnligt besøg af medarbejdere fra Folketingets Ombudsmand, som redegør for nyeste praksis, ligesom netværket samarbejder med Institut for Menneskerettigheder om henvisning, vejledning og bistand til borgere, der føler sig udsat for diskrimination i kommunerne. Jeg har i løbet af 2012/2013 deltaget i følgende kurser: - Tendenser i forvaltningsretten (DJØF) Indhold: Aktuelle relevante problemstillinger inden for forvaltningsretten og ny viden om væsentlige forvaltningsretlige spørgsmål. - EU og dansk forvaltningsret (DJØF) Indhold: Indsigt i spørgsmål om, hvorfor EU-retten griber ind i dansk forvaltningsret, og på hvilke punkter danske forvaltningsregler enten må anvendes anderledes eller vige for særlige EU-regler. Overblik over de problemstillinger, der opstår, når EU-reglerne skal implementeres i dansk ret. - Mediation problemknusende processer (DJØF) Indhold: Styrkelse af evnerne som mediator, så der kan opnås solide resultater i forskellige processer. Træning i hjælp til andre ved konfliktløsning og uoverensstemmelser. Derudover træning i brug af metodens værktøjer til brug for styrkelse af interaktion og samarbejdet med andre. 17

183 15) Fortsatte observerede tendenser i 2013 A) Områder, hvor borgere er utilfredse i samme omfang, som tilfældet var i 2012 Først en oversigt og derefter kortfattede beskrivelse af områderne: Manglende svar på borgeres henvendelser Sagsbehandlingstid, sagsbehandlingsfrist, besked og forventningsafstemning Hyppige og uforståelige skift af sagsbehandlere Manglende eller mangelfuld vejledning om rettigheder og pligter Manglende opfyldelse af lovbestemt notatpligt Ubeskyttede mails med borgeres fortrolige og følsomme oplysninger Svær forståelig skriftlig kommunikation til borgerne Manglende helhedsorienteret og tværgående sagsbehandling i kommunens centre Manglende vejledning om afgørelsers udfald og klagemulighed Manglende svar på borgeres henvendelser (C) I årsberetningen for 2012 beskrev jeg, at op i nærheden af 100 borgere havde givet mig indtryk af oplevelser, hvor de ikke havde fået svar på deres henvendelser pr. telefon eller mail. Tendensen er fortsat i hele 2013 (og i øvrigt også ind i 2014) og omfanget har ikke ændret sig væsentligt. Der er stadig mange borgere, der oplever at føle sig negligeret eller nedværdigende behandlet af denne grund. Og det har ligesom i 2012 vist sig at der bl.a. var tale om situationer, hvor borgerne ikke kunne komme i kontakt med sagsbehandlere eller ledere pga. ferie, sygdom, orlov, kursus eller lignende, men hvor dette ikke var blevet meldt ud, hverken konkret til borgerne, ved fraværsbeskeder i mailsystemet eller som telefonbesked. Andre situationer med manglende svar var ligesom i 2012, at borgerne slet ingenting hørte efter deres første henvendelse med fx indsendelse af ansøgning, før de evt. selv rykkede for et svar. Og hvor borgerne indsendte egentlige klager og ingen kvittering fik på modtagelse af klagen. Endelig var der også igen hyppigt situationer, hvor borgerne fik kontakt til en anden medarbejder i samme afdeling, som lovede dem at lade besked gå videre til den relevante medarbejder, men på trods heraf fik borgerne alligevel ikke svar på deres henvendelse. Jeg må derfor fortsat fastholde mine anbefalinger fra årsberetningen for 2012, hvortil der henvises. I 2013 var langt de fleste utilfredse henvendelser om forsøg på kontakt, manglende svar eller lang ventetid på reaktion i relation til Center for Social & Familie og herunder også Pædagogisk Psykologisk Rådgivning (PPR). Til illustration havde en borger i næsten 2 måneder forgæves forsøgt at få telefonisk kontakt til lederen af PPR. Der var forsøgt ringet mange gange og også lagt besked hos andre medarbejdere. Borgeren får i en mail af 21. marts 2013 besked om, at hun kunne forvente svar i sine børns sager henholdsvis lige før og lige efter påske (28/3-1/4 2013!). Borgeren fik dog først skriftligt svar et godt stykke inde i april. Fordi borgeren det tidligere forløb har haft lignende oplevelser, udtrykte hun, at hun var en meget frustreret mor, der synes kampen med PPR var umulig. Sagsbehandlingstid, sagsbehandlingsfrist, besked og forventningsafstemning (D) I 2012 fik jeg indtryk fra op i nærheden af 100 borgere, som havde oplevet at behandlingen af deres sag trak længere ud end de havde forventet ud fra sagsbehandlingsfrister i lovgivningen eller på kommunens hjemmeside, eller i øvrigt Kommunalbestyrelsens vision om effektivitet i sagsbehandlingen. Hyppigt skete der overskridelser af sagsbehandlingsfrister, uden at borgerne fik nogen besked om det eller blev orienteret om, hvornår de så kunne forvente sagen afsluttet. Også på områder, hvor der ikke forelå egentlige sagsbehandlingsfrister, oplevede borgere meget langtrukne forløb, uden klare forventningsafstemninger. Enkelte af borgerne fik indtryk af at deres sag var gået helt i stå i længere tid bl.a. på grund af sagsbehandlerskift eller sagsbehandlers midlertidige fravær. Denne tendens ændrede sig ikke i 2013, hvor et stort set tilsvarende højt antal borgere henvendte sig med oplevelser af meget lange sagsbehandlingsforløb, og i mange af tilfældene uden at der var blevet givet dem nogen besked eller anden form for forventningsafstemning. Jeg må derfor fortsat fastholde mine anbefalinger fra årsberetningen for 2012, hvortil der henvises. Som eksempel vil jeg fremhæve en borger, der søgte Center for Byg & Miljø om byggetilladelse i et landzoneområde. Han fik på et møde oplyst, at selve byggesagen kunne sagsbehandles på ca. 2 uger, mens han vedrørende landzonetilladelsen skulle forvente over 6 måneders gennemsnitlig sagsbehandlingstid. Som yderligere 18

184 forklaring valgte centerets medarbejdere at fortælle borgeren, at der var en pukkel på 300 sager og kun 2 sagsbehandlere, og at de endvidere havde fået instruks om at prioritere nye sager højst. Borgerens sag var ifølge det oplyste blandt de gamle. Dermed kunne han forvente, at byggeansøgningen fra april 2013 ville være færdigbehandlet tidligst i november 2013 og henset til det tilfældige sammenfald med vinterårstiden ville det kunne betyde, at byggeriet først kunne igangsættes ca. 1 år efter ansøgningen. Hyppige og uforståelige skift af sagsbehandlere (E) I 2012 havde mere end 80 borgere anledning til at være utilfredse med skift af sagsbehandler i deres sager, uden at de selv ønskede det. Borgerne havde meget ofte svært ved at forstå, hvorfor det var nødvendigt. Og en stor del af dem oplevede sådanne skift flere gange i sagsbehandlingen. Dette var fortsat en tendens i 2013, og de relativt mange borgere, der allerede havde oplevet uforståelige sagsbehandlerskift i 2012 og kom til at gøre det igen i 2013, var bestemt ikke blevet mindre utilfredse. I 2013 relaterede langt de fleste utilfredse henvendelser om uforståelige sagsbehandlerskift sig til Center for Social & Familie og i nogen grad også til Jobcenteret. I mindre grad var det i 2013 tilfældet vedrørende Borgerservice. Det er fortsat mit indtryk, at de berørte borgere frustreres rigtig meget af de uforudsigelige og uforståelige sagsbehandlerskift, fordi det angiveligt opleves som udtryk for vilkårlighed og ligegyldighed fra kommunens side. Og det har også ofte haft direkte målbare konsekvenser for borgernes sager, der ofte har tabt omdrejninger ved skiftet, mens en ny sagsbehandler skulle bruge tid på at danne sig overblik over sagens indhold og omfang. Utilfredshed blev ofte forstærket, når skiftet skete til vikaransatte, navnlig i Center for Social & Familie. I flere af tilfældene havde disse medarbejdere endda præsenteret sig netop som ansat i et midlertidigt vikariat og oplyste borgerne, at de derfor ikke kunne forventes at være sagsbehandlere for borgerne på længere sigt. Altså, at borgerne dermed kunne forvente mindst endnu et skift, hvis ikke sagen blev afsluttet hurtigere. Det er overordnet set fortsat min opfattelse, at administrationen i enkelte centre foretager skift af sagsbehandlere i så stort et omfang og uden de for borgerne acceptable forklaringer, at det strider mod god forvaltningsskik. Og i forhold til Kommunalbestyrelsens vision om effektivitet i sagsbehandlingen udgør de hyppige og gentagne skift af sagsbehandlere efter min opfattelse en af de allerstørste udfordringer. Konsekvenserne af kommunens måde at tilrettelægge arbejdet på med megen hensyntagen til belastning af medarbejdere stjæler megen af den allerede investerede tid i og viden om sagerne, ligesom den dræner borgerne for tillid og energi til samarbejde. Og det medvirker derfor til et massivt tab af omdrejninger i forhold til sager uden sagsbehandlerskift. Jeg må derfor fortsat fastholde mine anbefalinger fra årsberetningen for 2012, hvortil der henvises. Supplerende vil jeg henvise til rapport fra det såkaldte Carsten Kock-udvalg, der blev fremlagt den 25. februar Heri indgik bl.a. et forslag om, at fx ledige så vidt muligt selv skulle kunne udvælge deres sagsbehandler, idet det ville kunne bidrage til øget tillid mellem borger og sagsbehandler. Manglende eller mangelfuld vejledning om rettigheder og pligter (F) I 2012 beskrev jeg, hvordan mere end 50 borgere havde været utilfredse eller usikre, fordi de havde oplevet manglende, utilstrækkelig eller uforståelig vejledning fra kommunens side. Det var både den generelle vejledning på hjemmesiden og i kvalitetsstandarderne, men også den mere konkrete vejledning i forbindelse med sagsbehandlingen. Og jeg nævnte, at dette kunne risikere at stille borgerne dårligere og føre til, at de mistede tilliden til, om kommunen ville hjælpe dem i deres situation, om de blev involveret i et samarbejde med kommunens medarbejdere, og i øvrigt om kommunen havde tilstrækkelig viden og indsigt til at løse deres sag. I 2013 kunne jeg konstatere en næsten lige så stor mængde borgere, der havde haft tilsvarende oplevelser. Ud fra mine registreringer har der ikke været noget tegn på, at der i løbet af 2103 skete forbedringer i kommunens opfyldelse af vejledningspligt eller forventningsafstemning overfor borgerne. De borgere, der henvendte sig i 2013 med utilfredshed på dette punkt, følte ikke de i tilstrækkeligt omfang havde fået en vejledning, som de kunne forstå og forholde sig til. Og i flere af tilfældene manglede borgerne at få en tværgående vejledning til rettigheder og muligheder i andre centre og afdelinger. Dermed opfyldte kommunens administration som enhedsforvaltning ikke i tilstrækkelig grad den lovbestemte pligt til at vejlede borgerne i Jeg må derfor fortsat fastholde mine anbefalinger fra årsberetningen for 2012, hvortil der henvises. Manglende opfyldelse af lovbestemt notatpligt (H) Af årsberetningen for 2012 fremgik det, at jeg i borgeres sager havde konstateret tendens til manglende notater i betydningsfulde sammenhænge, eller manglende notering af væsentlige oplysninger i notaterne. Og jeg fandt derfor 19

185 anledning til at understrege vigtigheden af at overholde notatpligten af hensyn bl.a. til orden i sagerne og i administrationen, til autentisk og tilstrækkelig dokumentation og til effektiv kontrol ved evt. klageinstans. Og jeg nævnte også i årsberetningen for 2012, at jeg ved dialog med ledere og medarbejdere i administrationen havde fået indtryk af, at der var forskellige opfattelser af, hvad kravet om notatpligt konkret indebar, og stor forskel i centrenes procedurer, herunder fx om der rutinemæssigt blev lavet notat, hvornår det skete og hvad der blev noteret. I 2013 har jeg igen set relativt mange sager med tilsvarende notatproblemer, som ikke levede op til indholdet i og omfanget af den lovbestemte notatpligt i nu Offentlighedslovens 13 (tidligere 6). Jeg udtalte kritik i en af de vejledende udtalelser fra 2013, som jeg har nævnt ovenfor (j.nr. 13/2991), fordi Borgerservice ikke med noget notat kunne dokumentere, om den lovbestemte partshøringspligt af borgeren var gennemført. I to tilfælde og angiveligt af to forskellige medarbejdere var der gennemført telefonsamtaler med borgeren om udbetalte sygedagpengebeløb, som borgeren ikke havde været berettiget til at modtage. Noget tydede på, at medarbejderne ved samtalerne kunne have gennemført mundtlig partshøring, men der var ikke blevet journaliseret nogen form for notater på sagen om, hvorvidt dette rent faktisk var tilfældet. Da jeg spurgte ind til de nærmere omstændigheder ved telefonsamtalerne, fik jeg oplyst, at den ene medarbejder ikke længere var ansat, og at den anden ikke kunne huske, om hun havde haft en telefonsamtale med borgeren. På dette grundlag var det min opfattelse, at Borgerservice ikke havde opfyldt den lovbestemte notatpligt. Borgerservice valgte at genoptage sagen forud for udtalelsen, og jeg undlod derfor at foretage mig videre. I tilbagemeldingen fra Borgerservice på denne kritik blev det anerkendt, at notatpligten ikke var overholdt i et tilstrækkeligt omfang i forhold til at dokumentere sagsbehandlingen på sagen, og at notatpligten i forbindelse med den telefoniske kommunikation mellem Lejre Kommune og borgeren havde været mangelfuld. Som handlingsplan på dette punkt angav Borgerservice i henhold til borgerrådgiverens anbefalinger: Borgerservice har ultimo 2012 afholdt kompetencegivende kurser for sagsbehandlere på det sociale område i forhold til reglerne om notatpligt. Endvidere er den ledelsesmæssige fokus på notatpligten skærpet og der har i forbindelse med udarbejdelse af kvalitetskontrol på det sociale område i år 2013 været en skærpet kontrol i forhold til overholdelsen af de forvaltningsretlige regler, herunder notatpligten og dokumentation i forhold til en tilstrækkelig belysning af sagerne og overholdelse af oplysningspligten. Lejre Kommune har taget Borgerrådgiverens anbefalinger og kritikpunkter til efterretning. I en anden udtalelse gav jeg kritik af Center for Social & Familie, som nævnt ovenfor (j.nr. 12/6943), fordi der ikke blev lavet notat i forbindelse med de midlertidige beskeder til borgeren om, at imødekommelse af begæring om aktindsigt måtte udsættes til et senere angivet tidspunkt, som i øvrigt ikke blev overholdt. Det viste sig, at manglende udarbejdelse af notat og journalisering på sagen kunne være medvirkende grund til at borgeren i 3 tilfælde ikke fik aktindsigt indenfor det forventede tidsrum, men først efter 2-3 måneder og flere rykkere. I tilbagemeldingen på denne udtalelse fra Center for Social & Familie blev det tilkendegivet: Kritikken er korrekt og som anført ovenfor vil også dette emne indgå i et fremtidigt fokus i forhold til god borgerbetjening. Centeret er udfordret i forhold til manglende journalisering. Som tidligere anført pågår aktuelt en kapacitetsanalyse i forhold til ressourceproblematik. Ny afdelingsleder vil have skærpet opmærksomhed på at journaliseringspligten overholdes. Derudover noterede jeg mig i 2013 indtryk fra flere borgere om et meget omfattende svigt i forhold til notatpligten i Center for Social & Familie. Flere borgere, der havde haft den samme konkrete sagsbehandler, blev efterfølgende gjort bekendt med, at der ikke var skrevet notater eller andet på deres sager gennem en længere periode på næsten 1 år. Ingen af de oplysninger, som borgerne var kommet med, ingen aftaler eller beslutninger fra møder og ingen gengivelser af vigtigt indhold fra telefonsamtaler. Jeg har i forløbet haft tæt kontakt til nogle få af disse borgere og har derfor fået et tydeligt indtryk af, hvilken betydning et sådant svigt har for tilliden til det kommunale system. Og hvad det betyder for sagernes behandling, at indholdet for en periode stort set udelukkende kan genskabes på baggrund af borgernes erindring. Eksistensen af denne udtalte undladelse af at opfylde den lovbestemte notatpligt og konsekvenserne heraf har centerets ledelse bekræftet. Som nævnt ovenfor samarbejder jeg med direktionen om forslag til en handleplan for Bedre kvalitet i borgerbetjeningen, og i den forbindelse har jeg med afsæt i borgernes oplevelser særligt fremhævet notatpligten, som et af de områder, hvor der tværgående i kommunen bør gøres en større indsats for fremover at undgå situationer, som dem der er beskrevet både ovenfor og i årsberetningen for Ubeskyttede mails med borgeres fortrolige og følsomme oplysninger (I) I årsberetningen for 2012 blev det beskrevet, at jeg ved særlig fokus på dette punkt over få måneder havde set mange eksempler på, at Kommunens administration sendte usikre mails, som indeholdt borgernes fortrolige eller følsomme personoplysninger. I hele 2013 fortsatte tendensen uden, at jeg har kunnet registrere nogen nævneværdig reduktion i antallet af sager, hvor borgere har gjort mig opmærksom på fortroligt indhold i mails sendt til dem, eller hvor jeg i anden sammenhæng selv har bemærket dette ved gennemgang af sagers indhold. I den første del af 2014 har jeg dog kunne konstatere denne tendens i færre tilfælde. 20

186 Som konkret eksempel fra 2013 kan nævnes en sag, hvor der forelå mailkorrespondance fra slutning af 2013, som borgeren havde haft med Center for Social & Familie. I selve mailkorrespondancen indgik fx fremsendelse af en egentlig afgørelse, som indeholdt flere følsomme og fortrolige personoplysninger. Denne afgørelse var ikke som tidligere set i andre sager vedhæftet mailen, men derimod skrevet direkte ind i mailens tekst, som dermed var det første eventuelle uvedkommende ville få adgang til at se blot ved selve modtagelsen af mailen. Jeg kan derfor konstatere, at der fortsat hyppigt bliver sendt ubeskyttede mails med fortrolige og følsomme personoplysninger ud til borgerne fra kommunens medarbejdere. Det medfører, at Kommunen i et vist omfang overtræder lovbestemte krav og pligter om at holde borgernes fortrolige og følsomme personoplysninger hemmelige. Også reglerne i kommunens egen IT-sikkerhedspolitik bliver dermed fortsat overtrådt. Jeg må derfor fortsat fastholde mine anbefalinger fra årsberetningen for 2012, hvortil der henvises. Svær forståelig skriftlig kommunikation til borgerne (K) I årsberetningen for 2012 blev det beskrevet, at mere end 50 borgere havde henvendt sig efter modtagelse af afgørelser og breve, som var så svære for dem at forstå, at indholdet måtte siges at være i strid med normerne om god forvaltningsskik, hvori der stilles krav om hensynsfuld og forståelig formulering. kommunens administration havde en særlig, stor udfordring i forhold til den skriftlige kommunikation med flygtninge og indvandrere med dansksproglige barrierer, fordi disse borgere havde krav på at få afgørelser og breve fra kommunen oversat til et sprog, som var borgernes oprindelige eller i øvrigt til engelsk eller andre generelle hovedsprog, som borgerne evt. kunne forstå. Der var ikke blevet udført sådan oversættelse i nogen af de sager jeg så. Tendensen, både med hensyn til breve og afgørelser, der er svære at forstå, og tilfælde, hvor indholdet ikke bliver oversat til flygtninge og indvandrere, der ikke i tilstrækkeligt omfang forstå det danske sprog, fortsatte i 2013, hvor der var mindst lige så mange borgere som i 2012, der henvendte sig for at få mig til at læse breve og afgørelser igennem og hjælpe dem med forståelsen. Og det var jævnligt en udfordring for mig at prøve at udlede, hvad der måtte være ment med formuleringerne. I enkelte tilfælde var det nødvendigt at spørge ledere/medarbejdere om det. Heller ikke dette forsøg gav i alle tilfælde en tilstrækkelig afklaring af forståelsen. Mine anbefalinger fra 2012 om henholdsvis en sprogpolitik med adfærdsregler, kvalitetstjek af såvel konkrete udarbejdede tekster som standardtekster og om overholdelse af pligten til oversættelse til borgere med udenlandsk baggrund må jeg derfor fastholde, og jeg opfordrer navnlig på disse punkter til øget opmærksomhed. Rigsrevisionens beretning Rigsrevisionen udgav i februar 2014 Beretning til Statsrevisorerne om fejludbetalinger af sociale ydelser. Ifølge beretningen beløb fejludbetalingerne sig årligt til mellem fem og ti milliarder kroner. Årsagen til fejludbetalingerne forklarede Rigsrevisionen bl.a. med sproglige forviklinger mellem kommuner og blandt andre kontanthjælpsmodtagere. Ifølge Rigsrevisionen var nogle kommuners skrivelser så svære at forstå, at modtagerne risikerede at afgive forkerte oplysninger og dermed få udbetalt penge, som de reelt ikke havde krav på. Altså kom de til at snyde uden at ville det. Eller de afskrev fejlagtigt sig selv fra at få hjælp. Det var ifølge Rigsrevisionen»ikke tilfredsstillende, at myndighedernes kommunikation med borgerne i flere tilfælde er præget af så svært sprog og dårlig opsætning af breve og skemaer, at borgerne ikke forstår deres ret og pligt, når de er modtagere af sociale ydelser«. Rigsrevisionen vurderede endvidere i beretningen,»at kommunerne i større omfang kan undgå fejludbetalinger, hvis de sikrer en klar og tydelig kommunikation om de krav, som lovgivningen stiller til borgerne«. Kun 64 kommuner havde ifølge Rigsrevisionen»en strategi for deres skriftlige kommunikation«, mens kun ti kommuner»har overvejelser om evaluering af kommunens kommunikation i deres strategi«. Manglende helhedsorienteret og tværgående sagsbehandling i kommunens centre (L) I 2012 gentog jeg observationen fra 2011 om, at borgere i flere tilfælde ikke havde fået den nødvendige vejledning og koordinering, og at der derfor ikke havde kunnet udøves en tilfredsstillende hurtig, tværgående helhedsindsats. Det var mit indtryk, at borgerne derved kom til at opleve en usammenhængende kommunal enhed, hvor afdelingerne hver især kun varetog vejledning og sagsbehandlingen indenfor eget regi og ikke samarbejdede om løsninger af de fælles kommunale opgaver. Det var derfor min opfattelse, at administrationen ikke i tilstrækkeligt omfang levede op til kravene i lovgivningen eller i øvrigt god forvaltningsskik i forhold til at sørge for en helhedsvurdering og helhedsvejledning af borgere i alle tilfælde, hvor der var tværgående behov for det. Og jeg henviste til, at en af konsekvenserne af dette også var et større ressourceforbrug for administrationen selv. Også i 2013 var utilstrækkelig tværgående og helhedsorienterede sagsbehandling i mange af borgernes tilfælde en væsentlig medvirkende årsag til at tingene kørte af sporet og borgerne endte i utilfredshed over Kommunen. 21

187 Et af de klareste eksempler var en yngre muskelsvindsramt og psykisk syg borger, der efter flytning til kommunen opholdt sig i en defekt kørestol i en ældrebolig i flere uger, uden kontaktperson, uden hjemmehjælp, uden hjælpemidler og uden svar på henvendelser til Kommunen både telefoniske og pr. mail. Kommunen var angiveligt inden flytningen blevet orienteret om denne borgers særlige behov af den tidligere kommune. Og jeg vil endnu en gang fremhæve en borger, hvis tværgående udfordringer med kommunen jeg beskrev i sidste årsberetning. Borgeren havde i 2012 flere forskellige sager for hele familien kørende samtidig i 4 forskellige afdelinger/centre og kunne slet ikke overskue, hverken kommunens organisation og opbygning, hvor de enkelte medarbejdere hørte til, eller hvem af dem, der havde de konkrete opgaver. Derfor henvendte borgeren sig meget ofte til forkerte sagsbehandlere eller sendt mails til flest mulige sagsbehandlere og ledere i forsøg på at ramme den rigtige og relevante. Borgeren havde også relativt urealistiske forventninger til familiens muligheder for at få økonomisk hjælp hos kommunen, og var en meget stor opgave for medarbejderne at vejlede og forventningsafstemme. Måske af samme grund valgte borgeren at klage over alle de afgørelser, der blev truffet. Jeg foreslog den gang i flere sammenhænge, at der blev iværksat mere tværgående indsats for familien eller alternativt anvendt en koordinatorfunktion. Situationen for denne borger og familien ændrede sig ikke til det bedre i det meste af Der blev fortsat anvendt mange ressourcer i de enkelte centre/afdelinger, uden at det tydede på at det havde tilstrækkelig effekt, og kun i få tilfælde var indsatserne en del af et tværgående samarbejde. Jeg deltog også i 2013 i møder med borgeren og fik kopi af borgerens mails til kommunen. Sidst på året tog en centerchef på Borgmesterens foranledning kontakt til borgeren og har siden varetaget dialogen om familiens dialog. Efter min opfattelse bruges der fortsat mange ressourcer og måske flere end nødvendigt, og både borgeren og kommunens administration kunne have haft fordel af, at der tidligere i forløbet var blevet givet borgeren en tværgående koordinatorfunktion eller et tværgående team, som indgang til de relevante centre i kommunen. Jeg vil derfor henvise til og igen understrege mine anbefalinger fra 2012 om, at administrationen i langt videre omfang burde arbejde med koordinatorer eller tværgående teams og prioritere implementering af et fælles koordinationsforum meget højt, så det hurtigst muligt kommer borgerne med behov for dette til gavn. Og at det burde overvejes, om sådanne initiativer ville give tilstrækkelig mulighed for at få kontakt med borgere med behov så tidligt som muligt, eller om der var behov for at supplere med tidlig visitering af borgerne fx i Jobcenteret eller Borgerservice. Også denne anbefaling fastholder jeg og opfordrer til øget opmærksomhed. Manglende vejledning om afgørelsers udfald og klagemulighed (N) I årsberetningen for 2012 var beskrevet det indtryk, at flere borgere havde oplevet at få en besked svarende til så kan du jo bare klage, når de henvendte sig til kommunens medarbejdere efter at have modtaget en afgørelse med et afslag. Hyppigst skete det i sager på det sociale område. Det var min opfattelse, at mange borgere bedre ville have kunnet acceptere, at afgørelsen ikke faldt ud til deres fordel, hvis de samtidig med afgørelsen havde fået en god forklaring fx i telefonen på reglerne bag afgørelsen, på sagens vurdering i forhold dertil og på praksis på området osv. Og fordi en klagesag ofte tog lang tid og kunne skabe usikkerhed og utryghed hos borgerne, var det min vurdering, at en god og saglig forklaring kunne have ført til, at borgere evt. ikke ønskede at klage, selvom de havde muligheden. Der har været en tilsvarende tendens i 2013, hvor jeg i flere tilfælde har oplevet borgere, der har følt sig afvist eller direkte fejet af, når de, efter at have modtaget et afslag, henvendte sig til sagsbehandlerne for fx at spørge ind til, hvordan afgørelsen skulle forstås, hvorfor afgørelsen var faldet ud som den gjorde, eller for i øvrigt at ville udtrykke deres utilfredshed med afslaget eller sagsbehandlingen. Jeg henviser derfor fortsat til mine anbefalinger fra årsberetningen for 2012, som må fastholdes. Og jeg vil derudover anbefale, at administrationen bør overveje, om det både for borgere og administration vil være forbundet med større værdi og færre ressourcer overordnet set, hvis borgere navnlig i sociale sager bliver ringet op, før de modtager afgørelser med afslag. I sådanne samtaler kan borgerne få tilbud om en efterfølgende telefonsamtale, når afgørelsen modtages, og dermed en supplerende forklaring på, hvordan afgørelsen skal forstås, hvorfor den har fået det konkrete udfald, og hvilke klagemuligheder der er. Ifølge Kommunernes Landsforening er det angiveligt en fremgangsmåde som flere kommuner allerede anvender, og som bidrager til, at kommunerne undgår grundløse og unødige klager over afgørelser, fordi borgerne ikke forstår dem på skrift. Min observation fra årsberetningen for 2012 om tilfælde, hvor borgere ikke fik, men kunne have haft behov for udvidet klagevejledning om muligheden for at anlægge sag ved domstolen, eller i øvrigt mulighed for at klage til Det Kommunale Tilsyn, Folketingets Ombudsmand og/eller borgerrådgiveren, ses også stadig at forekomme i B) Områder, hvor der ikke længere er utilfredshed i samme omfang, som i 2011/

188 Utilfredsstillende oplevelse ved personlig kontakt med Kommunens medarbejdere (A) I årsberetningerne for 2011 og 2012 blev der givet indtryk fra relativt mange borgere, som havde mødt utilfredsstillende betjening ved den personlig kontakt med kommunens medarbejdere. Der kan henvises til årsberetningen for 2012 punkt A) Utilfredsstillende oplevelse ved personlig kontakt med Kommunens medarbejdere under Observationer. Omfanget af henvendelser om dette var på daværende tidspunkt mest udpræget i forhold til betjeningen i Borgerservice, Center for Ejendomsdrift, Center for Social & Familie og Jobcenteret. Ved gennemgang af henvendelserne til borgerrådgiveren fra 2013 kan jeg nu konstatere, at der sammenlignet med 2011 og 2012 generelt set har været færre henvendelser med beskrivelse af tilsvarende utilfredsstillende oplevelser i Og det gælder for alle centre, også de ovenfor fremhævede. Dette er meget positivt set fra borgernes perspektiv. Forklaringen kan være, at der på chefniveau og blandt medarbejderne er kommet mere fokus på, hvilken oplevelse borgerne skal have, når de henvender sig til kommunen. Som nævnt i årsberetningen for 2012 indgik fokus på medarbejdernes kontakt med borgerne bl.a. i et større udviklingsprojekt i Borgerservice, og det kan tyde på, at den positive effekt fra projektet fortsætter. Ved besøg i alle centrene i 2013 har jeg også taget dette specifikke emne op og beskrevet borgernes konkrete indtryk fra de enkelte centres borgerbetjening. Samtidig erindrede jeg medarbejdere og chefer om princippet om God forvaltningsskik og herunder i særdeleshed forventningerne og kravene til den personlige betjening. Jeg bemærker dog, at der stadig finder tilfælde sted som strider mod principperne om god forvaltningsskik. Bl.a. overværede jeg selv et møde, der udviklede sig til en højlydt, voldsom diskussion mellem en sagsbehandler og borgeren, og hvor der var flere voldsomme udsagn fra sagsbehandlerens side, som bl.a. også henviste til, at der var vigtigere sager at tage sig af end at deltage i mødet med borgeren. Borgerens bisidder støttede borgeren i en klage over adfærden. I et andet tilfælde oplevede en ældre borger med hund angiveligt, at en hjemmehjælper nærmest truede borgeren, fordi borgerens hund var løs ved besøget. Hjemmehjælperen forlod derfor huset ved at smække yderdøren hårdt i, uden at give nogen hjælp. Også i denne situation kom der en klage ud af episoden. Mange væsentlige fejl i sagsbehandlingen i Borgerservice (G) I årsberetningen for 2012 beskrev jeg den tendens, at sagsbehandlingen i Borgerservice i flere tilfælde havde indeholdt væsentlige fejl, der overtrådte grundlæggende og fundamentale lovbestemmelser i bl.a. Forvaltningsloven, Retssikkerhedsloven og Persondataloven. Der var også i visse tilfælde sagsbehandlet i strid med normerne om god forvaltningsskik, herunder kravet om, at man i sagsbehandlingen bør undgå fejl og sjusk. Denne tendens var ikke nær så udbredt i relation til Borgerservice i 2013 ud fra det antal henvendelser jeg modtog og de sager borgerne viste mig. Antallet af henvendelser og klager om væsentlige fejl i sagsbehandlingen i Borgerservice er således faldet i de registreringer, som jeg har gjort mig. Reduktionen i antallet af henvendelser med sagsbehandlingsfejl kan skyldes, at der, som nævnt i årsberetningen for 2012, blev iværksat et større udviklingsprojekt medio 2012 med aktiviteter, der bl.a. skulle forbedre de forhold i sagsbehandlingen i Borgerservice, som borgerne havde været utilfredse med. Forventningen var ved projektets iværksættelse, at hovedparten af aktiviteterne blev gennemført i 2013, og at de ville kunne få effekt og værdi for borgerne fra midten af 2013 og frem. Projektets indehold var følgende: - Udvikling af forretningsgange på det sociale ydelsesområde - Udskiftning af medarbejdere - Strategisk rekruttering til ledige stillinger - Kompetenceudvikling inden for god forvaltningsskik, udbetalingssystemer samt kundetilgang - Nedbringelse af sagsbunker - Sikre overholdelse af forvaltningsretlige regler - Ændret tilgang til klagesager. Hvis de færre registreringer af utilfredse henvendelser vedrørende Borgerservice på dette punkt kan tages som udtryk for, at Borgerservice allerede i 2013 har opnået forbedret effekt af de iværksatte initiativer, så må det siges at være meget positivt for borgerne og deres retssikkerhed. Jeg skal her præcisere, at det tidsmæssige forløb i den ovenfor refererede vejledende udtalelse (j.nr. 13/2991), hvori jeg fandt grundlag for kritik af flere sagsbehandlingsforhold i Borgerservice, fandt sted i den første del af Udtalelsen kan derfor ikke tages til udtryk for, hvordan borgerne generelt oplevede sagsbehandlingen i Borgerservice i ) Forslag til handleplan for bedre kvalitet i borgerbetjening 23

189 Handleplan - Bedre kvalitet i borgerbetjeningen Økonomiudvalget vedtog i november 2013 i forbindelse med behandlingen af borgerrådgiverens rapport for perioden 1. april 30. september 2013 en beslutning om, at direktionen i samarbejde med borgerrådgiveren skulle udarbejde og fremlægge en samlet plan for bedre kvalitet i borgerbetjeningen. Med dette udgangspunkt blev der i et konstruktivt samarbejde lavet en beskrivelse af de områder, hvor der også set fra borgernes perspektiv forekom at være størst, tværgående forbedringspotentiale, og som samtidig var væsentlige i relation til opfyldelsen af de politisk besluttede mål i Fokus Ud fra beskrivelsen foretog alle kommunens centre derefter selvevalueringer af kvaliteten af deres nuværende borgerbetjening på 7 nærmere angivne områder. Det endelige forslag til handleplan for bedre kvalitet i borgerbetjeningen på tværs af kommunens centre er nu udarbejdet, og det indgår i Kommunalbestyrelsens temamøde den 10. juni Efterfølgende lægges forslaget op til beslutning i Økonomiudvalget. Som en konsekvens af udarbejdelsen af handleplanen vil denne årsberetning for 2013 ikke på samme måde som i 2012 indeholde beskrivelse af, hvad administrationen har meldt tilbage som indsatser i forhold til hver enkelt af observationerne og anbefalingerne fra årsberetningen for Administrationen planlægger i stedet at indarbejde tilbagemeldingerne i handlingsplanens indsatsområder, som dermed umiddelbart kan komme til at følge op på anbefalingerne. Denne ændring i forhold til 2012 har Borgmesteren tiltrådt på møde med direktionen den 3. marts Jeg kan tilslutte mig fremgangsmåden for så vidt angår årsberetningen for Omkring årsskiftet 2013/2014 gav jeg feedback til flere af administrationens ansvarlige ledere med indblik i borgerens oplevelser på det konkrete forvaltningsområde i 2012/2013. Derudover orienterede jeg Kommunaldirektøren ved flere møder i 2013 om observationer og tendenser af mere overordnede karakter. Som nævnt i afsnittet umiddelbart ovenfor var der en række af observationer fra 2012, der fortsat kunne konstateres i 2013 og derfor er de gengivet i denne årsberetning. Se nærmere om fortsatte tendenser ovenfor under punkt 15. Direktionen har endvidere oplyst, at der i det videre arbejde med handleplanen vil være fokus på, om der i denne årsberetning for 2013 kommer nogle nye problemstillinger frem, som bør skrives ind i handleplanen. Se nærmere om nye observationer nedenfor under punkt 18. Det er min umiddelbare vurdering, at de fleste af de nye observationer kan omfattes af de foreslåede fokus- og indsatsområder i handleplanen. Forbehold fra borgerrådgiverfunktionen Borgerrådgiveren er gået konstruktivt ind i samarbejdet med direktionen om at nå det fælles mål, at give borgerne i Lejre Kommune en bedre kvalitet i borgerbetjeningen. På grund af de borgere, der havde henvendt sig til borgerrådgiveren og deres indtryk af kommunen, var det i samarbejdet muligt at indkredse nogle specifikke områder, hvor der både set fra borgerperspektiv og fra administrationens synsvinkel kunne være mulighed for at opnå forbedrende effekt af borgerbetjeningen gennem iværksættelse af tværgående initiativer og indsatser. De væsentligste af borgernes indtryk blev også beskrevet i årsberetningen for Og nyere tendenser i borgernes oplevelser beskrives nedenfor under punkt 18. Beskrivelsen af borgernes indtryk blev suppleret med resultaterne fra administrationens egne interne undersøgelser, af fx telefonbetjeningen, og tillige med tilbagemeldingerne fra centrenes selvevalueringer. Borgerrådgiveren kan naturligvis ikke påtage sig noget ansvar for prioritering, implementering og konsekvens af de indsatser, som administrationen efter politisk behandling af handleplanen vælger at iværksætte. Borgerrådgiveren kan dermed heller ikke tage ansvar for, om der reelt kommer effekt ud af indsatserne og hvor stor effekten i givet fald kan blive. Ansvaret for, om iværksatte indsatser ud fra handleplanen medfører effekt på borgerbetjeningen er derfor udelukkende omfattet af administrationens egen autonomi. Behovet for at tage dette forbehold hænger uløseligt sammen med den organisatoriske uafhængighed af administrationen og den daglige ledelse, som Kommunalbestyrelsen netop valgte at give borgerrådgiveren ved oprettelsen af funktionen i henhold til kommunestyrelsesloven 65e. Borgerrådgiveren har således ingen kompetence i relation til administrationens organisatoriske beslutninger eller ledelsesopgaven i administrationen. Derfor kan borgerrådgiveren kun bidrage i samarbejdet som vejledende rådgiver. Handleplaner og indsatser medfører dog ikke, at der fra den ene dag til den anden vil kunne konstateres påviselige og varige forbedringer i kvaliteten af administrationens kultur, sagsbehandling og borgerbetjening. Der er ingen nemme, enkeltstående løsninger, som administrationen kan gribe til, og arbejdet med indsatserne vil blive et langt sejt træk, som kræver vedvarende ledelsesmæssig fastholdelse. Om de iværksatte indsatser får effekt og hvor stor en sådan effekt kan blive, afhænger ikke kun af de valgte indsatser. Om borgerne faktisk vil komme til at mærke forbedringer i kvaliteten i borgerbetjeningen afhænger bl.a. også af, om der iværksættes målrettede og kvalificerede tiltag på et veloplyst grundlag, om disse tiltag er både tilstrækkelige og egnede til at skabe de fornødne forbedringer, hvordan administrationen vælger at prioriterer 24

190 indsatserne og om indsatserne får tilstrækkelig ledelsesmæssig forankring, således at der gennem ledelsens viden, styring og overblik sikres et kontinuerligt engagement hos medarbejderne. Det er min hensigt fremover at have særlig opmærksomhed rettet mod borgerhenvendelser på de indsatsområder, som kommer til at indgå i handleplanen. I det omfang det er muligt, vil jeg samle indtryk fra de borgere jeg får kontakt til, om hvilken forskel de evt. har oplevet i forhold til borgerbetjeningen. Jeg vil foreslå, at den endelige handleplan offentliggøres overfor kommunens borgere. Det vil også sende nogle konstruktive signaler til omverdenen om, hvad Lejre Kommune vil gøre for at forbedre kerneydelsen overfor sine borgerne, som kommunen jo er sat i verden for at betjene. Og borgerne vil med en sådan forventningsafstemning kunne få et tydeligt og afklarende indtryk af, hvad de kan forvente ved kontakten til kommunen fremover. Jeg står også fremover til rådighed for administrationen i forhold til arbejdet med at nå det fælles mål, at borgerne skal kunne komme til at opnå bedst mulig sagsbehandling, betjening og service inden for de rammer kommunen har til rådighed. Direktionen er til enhver tid velkommen til igen at henvende sig, hvis der bliver behov for kvalificeret, løsningsorienteret og målrettet rådgivning og bistand. Og jeg rådgiver også gerne administrationen i det fortsatte arbejde med indsatserne fra handleplanen. 17) Borgerrådgiverens anbefalinger i relation til forbedringsindsatser Borgerrådgiveren arbejder selvfølgelig tilbageskuende i forhold til at undersøge, hvad der i en konkrete borgers klagesag eller i en konstateret tendens kan have været årsagen til opståede fejl eller uhensigtsmæssigheder. Men ud over på denne måde at skue tilbage i tiden på forhold, der allerede er sket, bidrager borgerrådgiveren også i væsentlig grad konstruktiv og fremadrettet med anbefalinger, forslag og idéer til administrationen om, hvordan det fremover kan undgås at andre borgere kommer til at opleve noget lignende, og herunder om, hvilke indsatser der kan iværksættes forebyggende og forbedrende. På denne vejledende måde bidrager jeg til administrationens mulighed for at skabe positiv forandring for borgerne og kvalitets- og effektivitetsmæssig udvikling for medarbejderne. Frem til i dag har jeg således over de 3 år borgerrådgiverfunktionen har fungeret bidraget med i alt 94 konkrete anbefalinger til konstruktiv forbedring af borgerbetjeningen. I flere af anbefalingerne indgik relativt ukompliceret og omkostningsfrie forslag til forbedringer, som relativt let og hurtigt kunne iværksættes, hvis det var dét valg administrationen tog. Det skal her for fuldstændighedens skyld bemærkes, at flere af centrene har valgt at følge forholdsvis mange af mine anbefalinger i de vejledende udtalelser, som det kan ses ovenfor i afsnit 11 og 12. Anbefalinger i årsberetningerne En afgørende del af indholdet i årsberetningerne består i at jeg, ud over beskrivelse af de observerede tendenser, giver fremadrettede, konstruktive anbefalinger om, hvordan administrationen kan forbedre sagsbehandling, opgaveløsning og service. Til illustration afgav jeg i årsberetningen for 2012 i alt 41 konstruktive, fremadrettede anbefalinger fordelt på 14 forskellige kategorier, jfr. indholdsfortegnelsen under Observationer punkt A)-P). Med disse anbefalinger forsøgte jeg at bidrage med idéer og forslag til administrationens overvejelser om, hvilke indsatser der kunne medvirke til at forbedre kvaliteten og/eller effektiviteten i betjeningen af borgerne. Det skal selvfølgelig bemærkes, at sådanne anbefalingers indhold generelt bliver formuleret ud fra, hvad der efter min bedste overbevisning må antages at kunne give et skub i en forbedrende retning og på denne måde væk fra det som borgerne har oplevet som utilfredsstillende, uhensigtsmæssig eller måske endda i strid med loven. Samtidig har det også været hensigten med flere af anbefalingerne at give administrationen inputs til, hvad der kunne medvirke til at øge effektiviteten i sagsbehandlingen og opgaveløsningen. I anbefalinger om ændrede fremgangsmåder indgik således ofte overvejelser om tidligere, sikrere eller mere præcise procedureskridt. Flere af dem kunne bidrage til opnåelse af en større eller mindre grad af effektivitetsforøgelse i sagsbehandlingen og opgaveløsningen, hvis anbefalingerne blev fulgt af administrationen samtidig med et ændret kulturmæssigt fokus på at tænke mere strategisk i retning af, hvad er bedst for sagen, borgeren, sagsbehandlingen, kollegerne, mv. på den lange bane i stedet for, hvad der umiddelbart (kun) kan give noget effekt på den korte bane. Det er min umiddelbare vurdering, at der set i ovennævnte perspektiv vil være en mulighed for også at opnå større effektivitetsforøgelse ved omkring 20 % af mine anbefalinger fra 2012, hvis det anbefalede bliver gennemført af 25

191 administrationen i den foreslåede form. Derudover vil der være mulighed for middel/mindre effektivitetsforøgelse i omkring 56 % af anbefalingerne fra Og det kan ikke udelukkes, at der også i flere af de øvrige anbefalinger kan hentes effekt i et eller andet omfang. Samtidig vil stort set alle anbefalingerne kunne føre til en form for øgning af kvaliteten i sagsbehandlingen og borgerbetjeningen, hvis de iværksættes, som de er blevet anbefalet. Som et konkret eksempel på dette kan nævnes anbefalingen om at sikre, at notatpligten og journaliseringspligten udføres aktuelt, autentisk og korrekt i de lovhjemlede situationer, fx når en borger i en telefonsamtale oplyser forhold af betydning for sagen. Hvis notatpligten opfyldes fuldstændig i en sådan situation og oplysningen journaliseres hurtigt og korrekt på sagen, vil der ikke efterfølgende være behov for at skulle bede borgeren om oplysningen på ny, og der vil heller ikke være risiko for at der senere træffes afgørelse uden at oplysningens indhold kan erindres eller at oplysningen går tabt ved skifte til en anden sagsbehandler inden sagen er færdigbehandlet. Jeg skal selvfølgelig understrege, at mine anbefalinger alene skal opfattes som vejledende, og at det derfor er op til autonomien i kommunens administration at tage stilling til, om anbefalingerne følges helt eller delvist, eller om dette ikke sker. Og i denne årsberetning for 2013 har jeg nedenfor under de nye observationer givet anbefalinger på, hvad der kan indgå i kommende forbedringsindsatser i forhold til de observerede tendenser. I alt 18 konstruktive, fremadrettede anbefalinger indeholder denne årsberetning, jfr. indholdsfortegnelsens afsnit 18 punkt A)-K). Anbefalinger i vejledende udtalelser Som det kan ses af beskrivelserne af de vejledende udtalelser, jfr. ovenfor i punkt 11 og 12, giver jeg på samme måde anbefalinger til det enkelte center i de konkrete klagesager, hvis der i forbindelse med gennemgangen af klagesagen konstateres forhold, der formodes at kunne forbedres og effektiviseres. I alt har jeg afgivet 13 vejledende udtalelser i perioden , hvori der samlet set blev givet 35 konstruktive fremadrettede anbefalinger til forbedringer i de involverede centre. Anbefalinger som rådgiver ved konkrete forbedringsindsatser Sideløbende hermed har jeg ofte været involveret i og vejledt ved mere konkrete forbedringsindsatser i de enkelte centre. En af de mere omfattende, som også gav forholdsvis hurtig forbedrende effekt for borgerne, var det projekt i Borgerservice, som både blev omtalt i årsberetningen for 2012 og i denne årsberetning, ovenfor i slutningen af punkt 15. Ved hyppige møder og mere uformelle kontakter med centerchef og leder for Borgerservice blev det ud fra borgernes utilfredshed muligt at indkredse de områder, som kunne forbedres. Gennem drøftelser om indholdet i borgernes oplevelser og årsagen hertil var det i et samarbejde muligt at finde frem til, hvilke indsatser der måtte formodes at have den største effekt på det, der fremkaldte utilfredshed hos borgerne. Efterhånden som Borgerservice fik iværksat indsatserne valgte jeg at have særlig fokus på henvendelser fra nye borgere med kontakt til Borgerservice, men også på de borgere, der tidligere havde oplevet utilfredsstillende oplevelser, og som netop derfor kunne bidrage med beskrivelse af, om der kunne opleves forskel i forhold til tidligere. Og som beskrevet ovenfor konstaterede jeg allerede i 2013 færre registreringer af utilfredse henvendelser vedrørende Borgerservice både angående oplevelser ved den personlige kontakt og vedrørende oplevelser af væsentlig fejl i sagsbehandlingen. Overordnede betragtninger om forbedringsindsats Generelt set vil korrekt og optimal sagsbehandling og opgaveløsning efter lovgivningens regler kunne medvirke til sikring af borgerens retssikkerhed, men derudover vil høj sagsbehandlingsmæssige kvalitet ofte i sig selv også kunne hindre at der opstår en hel del ekstra arbejde og besvær både for sagsbehandleren og for borgeren. Som det væsentligste udviklings- og forbedringsorienterede mål, bør der derfor stræbes efter at sikre borgernes retssikkerhed og deres tillid til kommunen. Hvis det mål i alle tilfælde søges opnået kan der på den måde også undgås unødigt ressourcespild i kommunen, fordi der ikke i samme omfang skal bruges en del ressourcer på at rette op på fejl, sjusk og uhensigtsmæssigheder. Hvis administrationen samtidig med høj kvalitet og sikkerhed i sagsbehandling og opgaveløsning kan komme hurtigere i mål med løsninger på borgernes sager, vil der i nogle tilfælde kunne spares på de tidsmæssige og økonomiske ressourcer, som en lang klagesagsbehandling kan komme til at kræve, og der bliver mindre risiko for, at borgeren kommer til at lide retstab eller mister tilliden til Kommunen. Som mere gennemskuelige eksempler på, hvad der effektivitetsmæssigt kan opnås ved sikring af høj kvalitet, har jeg nedenfor kortfattet oplistet nogle af de konsekvenser der kan opnås, hvis man tilrettelægger sagsbehandlingen på en målrettet og fremadskuende måde, hvor det primære mål er, hvad der på den lange bane kan give værdi til sagen, borgeren og dermed sagsbehandlingen: - hvis sagens retning fastlægges fra starten, undgås vilkårlige svinkeærinder og unødvendige skridt. - hvis konkrete sager ved tidlig visitering gives højere prioritering, kan saglige grunde hertil imødekommes. - hvis flere oplysningsinitiativer af sagen udføres samtidig, kan sagsbehandlingstiden forkortes. - hvis sagsbehandlingen udføres af medarbejdere med forskellig baggrund, kan kompetencestyrker udnyttes. - hvis frister for sagsbehandlingsskridt overholdes, minimeres den samlede sagsbehandlingstid. 26

192 - hvis sagen ikke skifter sagsbehandler undervejs, undgås tab af omdrejninger og tillid af denne grund. - hvis der er ledelsesmæssig udmelding om, hvad der er godt nok, bliver sager ikke poleret for længe. - hvis der journaliseres notat efter dialog, undgås genopretning heraf og misforståelse herom senere. - hvis der partshøres korrekt og tilstrækkeligt, undgås senere genoptagelse og yderligere sagsbehandling. - hvis borgere betjenes og svares med respekt, undgås behandling af klager herom højere i organisationen. Nedenfor har jeg forsøgt at give et overblik over de konsekvenser, som mangelfuld sagsbehandling kan have: For borgeren - Reduceret retssikkerhed - Økonomiske tab - Tab af rettigheder i øvrigt - Mistillid og utilfredshed For administrationen - Klager og dobbeltarbejde - Unødvendige omkostninger og tabt refusion - Ineffektivitet - Dårligere arbejdsmiljø 18) Nye observationer og tendenser i 2013 På baggrund af nu 3 års erfaring i borgerrådgiverfunktionen vil jeg gentage mit overordnede indtryk fra sidste år om, at der er meget, der fungere rigtig godt i Lejre Kommune. Og det er også fortsat min opfattelse, at det er den oplevelse langt de fleste borgere får, når de er i kontakt med kommunens administration og institutioner. Indholdet i borgernes henvendelser og de konkrete sager jeg har undersøgt i 2013, giver mig dog fortsat og igen et vist grundlag for at kunne konkludere, at Lejre Kommune ikke i alle tilfælde og på alle fagområder lever op til krav og pligter i lovgivningen, god forvaltningsskik eller Kommunalbestyrelsens vision om god service, høj kvalitet og effektivitet i sagsbehandlingen. Der er derfor stadig plads til forbedring flere steder og til udvikling af det gode sagsbehandlingsforløb, den gode service, råd og vejledning og den gode kommunikation. Det er noget, vi alle bør være opmærksomme på og interesseret i, uanset hvilken funktion vi har i kommunen. Og borgerne vil rigtig gerne dele deres oplevelser af kommunen med os. Det vælger mange og aktuelt flere og flere at gøre, fordi de har indtryk af at det nytter, uanset om det kan få betydning for dem og deres evt. sag. Borgerne giver endda ofte udtryk for, at de vælger at dele deres oplevelse, for at andre borgere kan undgå at komme til at opleve det samme. Og for at kommunen fremover kan give sine borgere bedre service, vejledning eller støtte og hjælp. Ved den enkelte medarbejders møde med borgeren, gennem klagesager samt ved de indtryk jeg opsamler, får vi værdifulde viden, som giver mulighed for at overveje og reflektere over borgernes oplevelser. Alle indtrykkene kan gøres os klogere i bestræbelsen på at udvikle den kommunale service, således at den kan være effektiv og på samme tid kan give borgerne en oplevelse af tilfredsstillende kvalitet på god og tillidsfuld måde. Jeg skal også her bemærke, at det er min opfattelse at samarbejdet med administrationen fungerer godt, og at jeg oftest møder positiv interesse og nysgerrighed, når jeg videregiver borgernes oplevelser. I samarbejde med flere medarbejdere og ledere er det tillige lykkedes at forlige mange klagesager og opnå borgernes accept af, at sagen ikke fik det udfald, som de håbede og evt. forventede den ville få. Overordnet også for 2013 har jeg jævnligt talt med frustrerede borgere, der var fortvivlede og ved at opgive det hele. Mange af disse borgere fremstod meget pressede og påvirkede af den økonomiske krise, som på visse områder har ført til større afhængighed af kommunens støtte og opbakning. Borgerne oplevede også, at kommunens serviceniveau var påvirket af det øgede pres på kommunens ydelser. I afsnittene nedenfor vil jeg fremdrage nogle tendenser eller særlige opmærksomhedspunkter, som er udledt af de henvendelser jeg har fået i Emnerne er udvalgt på baggrund af en vurdering af omfang, hyppighed og alvorlighed. Det skal dog forinden bemærkes, at omfanget af borgere, der har haft lignende oplevelser, kan være større end det antal jeg har registreret. Nogle borgere har således oplyst mig om, at de kender til andre borgere med samme oplevelse, som har valgt ikke at henvende sig til kommunen eller borgerrådgiverfunktionen. 27

193 Her følger en oversigt over de nye observationer fra 2013, som beskrives mere indgående nedenfor: A. Genvurdering og overskridelse af frist i lovgivningen B. Aktindsigt og overskridelse af frist i lovgivningen C. Udfordring med inklusion i skolerne D. Vejledningspligt i forhold til sagsområder, der er blevet overtaget af Udbetaling Danmark E. Krav til den skriftlige, digitale kommunikation med borgerne F. s fra borgere med flere medarbejdere som modtagere G. Læring af generelt, tværgående indhold i omgjorte og hjemviste sager fra klageinstanser H. Datering af breve og uoverensstemmelser med tidspunkt for afsendelse og modtagelse I. Fastsættelse af frister for borgerne og mulighed for fristforlængelse J. Forkerte henvendelser til borgerrådgiveren K. Bombetrussel mod Lejre Kommune og de telefoniske konsekvenser Og i forhold til alle observationerne stiller jeg mig til rådighed for administrationen i det videre arbejde. A) Genvurdering og overskridelse af frist i lovgivningen Jeg har i de sidste par år set mere end 40 eksempler på, at administrationen har overskredet sociallovgivningens fastsatte frist på 4 uger for genvurdering. I nogle tilfælde med flere uger og enkelte gange med flere måneder. Hvis de involverede borgere fik nogen besked om overskridelsen, blev der i ofte henvist til årsager, som fx begrænsede ressourcer, stor sagsmængde eller manglende tid. Begge forhold var efter min opfattelse i strid med lovgivningen, som regulerer, hvordan genvurdering skal ske. Regler om genvurdering og fastsættelse af frist Efter Retssikkerhedslovens 66, stk. 1 gælder der en lovhjemlet pligt på det sociale område til at genvurdere en sag på grundlag af klagen og videresende klagen til klageinstansen, hvis kommunen ikke giver borgeren ret i klagen og ændrer den tidligere afgørelse, jfr. 66, stk. 2. I selve lovteksten i Retssikkerhedsloven står der ikke noget om, hvor hurtigt kommunen skal behandle og genvurdere en sådan klage. I kommentar til loven i Karnovs Lovsamling er det i note 186 nævnt, at der i loven ikke er fastsat en frist for at videresende sagen, men det bør ske hurtigst muligt. De specifikke regler om fristen står i Retssikkerhedsbekendtgørelsen (nr. 722 af 19. juni 2013): 12. Kommunalbestyrelsen..skal genvurdere en afgørelse inden 4 uger efter, at klagen er modtaget.. Stk Stk. 3. Hvis myndigheden ikke kan færdiggøre sin genvurdering inden for fristen på 4 uger, fordi der skal skaffes yderligere oplysninger, vurderinger og lignende, skal klageren have besked herom og om, hvornår genvurderingen kan forventes afsluttet. 13. Hvis myndigheden efter genvurderingen giver klageren fuldt ud eller delvist medhold, sendes en ny afgørelse inden 4 uger efter, at klagen er modtaget. Stk. 2. Hvis myndigheden kun delvist kan give klageren medhold, skal klageren inden 4 uger meddele, om klagen fastholdes. Hvis klageren fastholder klagen, sendes denne inden 14 dage efter modtagelsen til Ankestyrelsen med genvurderingen.. Stk. 3. Hvis myndigheden vurderer, at afgørelsen ikke skal ændres, sendes genvurderingen til Ankestyrelsen inden 4 uger efter, at klagen er modtaget. Myndigheden sender samtidig genvurderingen til klageren. 14. Hvis en klage efter en konkret vurdering må anses for hastende, skal myndigheden straks genvurdere sagen og give klageren meddelelse om resultatet. Hvis myndigheden vurderer, at afgørelsen ikke skal ændres, sendes sagen straks til ankeinstansen. I tilhørende vejledning til Retssikkerhedsloven står der supplerende i pkt. 202: En sag skal som hovedregel altid genvurderes inden for 4 uger efter, at klagen er modtaget. Det fremgår af 8 (nu 12, stk. 3) i retssikkerhedsbekendtgørelsen. Hvis myndigheden ikke kan færdiggøre sin genvurdering inden for fristen på 4 uger, fordi der skal skaffes yderligere oplysninger, vurderinger og lignende, skal klageren have besked om det. Klageren skal også have besked om, hvornår genvurderingen kan forventes afsluttet. Som det ses fremgår reglerne om genvurdering direkte af lovgivning, der fastlægger en relativt klar frist for kommunens pligt til genvurdering. Denne regulering er derfor ikke identisk med fastsættelsen af frister for sagsbehandlingstid i sociale sager, hvor kommunen selv har mulighed for at fastlægge og ændre. Og der kan derfor heller ikke trækkes paralleller for så vidt angår de mulige årsager til overskridelse af fristerne, som undtagelsesvis kan berettige til dette. Undtagelsesvis grund til overskridelse af frist I 2012 kritiserede jeg Borgerservice i en konkret udtalelse, hvor der var overskridelse af fristen på 4 uger med mere end 1 måned i forhold til det tidspunkt, som lovgivningen angav som den seneste frist for videresendelse af klagen 28

194 til klageinstansen. Borgerservice havde været uopmærksom på modtagelse af klagen og kunne ikke give nogen lovlig grund til fristoverskridelsen. Undervejs var der derfor heller ikke blevet sendt nogen besked til borgeren om overskridelsen eller nogen prognose for, hvornår klagen ville blive sendt videre. Borgerservice blev reelt først opmærksom på fristoverskridelsen, da borgeren henvendte sig og rykkede. En anden borger oplevede også overskridelse af fristen på 4 uger med ca. 1 måned, uden nogen form for underretning om grunden hertil og uden prognose for, hvornår genvurderingen ville være afsluttet. Da genvurdering efter forsinkelsen blev foretaget endte den op i en fastholdelse af afslaget fra kommunens side. Derpå fulgte så 1½ måneds yderligere forsinkelse med fremsendelse af sagens papirer til klageinstansen til trods for, at klageinstansen 2 gange rykkede kommunen for fremsendelse bl.a. med egentlig angivelse af absolut seneste afleveringsfrist. Og jeg har set stor sagsmængde brugt som forklaring på fristoverskridelse i Center for Velfærd & Omsorg. Konkret blev klagen modtaget den 26. september 2013, og de efterfølgende bemærkninger blev modtaget den 14. november Den 20. december 2013 meddelte centeret, at genvurderingen dels pga. en fejl og dels pga. stor sagsmængde først kunne forventes at blive foretaget medio januar Dette skete imidlertid ikke, og den 23. januar 2014 fik borgeren endnu en meddelelse om, at genvurderingen pga. stor sagsmængde først ville blive foretaget medio februar Altså godt 2 måneder efter fristens udløb. Supplerende oplyste Center for Velfærd & Omsorg i denne sag skriftligt borgeren om, at kommunens pligt til at underrette borgere, hvis 4-ugersfristen ikke kan overholdes, ikke gælder når fristoverskridelsen skyldes grunde, som ikke er omfattet af bekendtgørelsens 12, stk. 3. Det kan f.eks. være fordi forsinkelsen skyldes en stor sagsmængde/arbejdspres. Samtidig henviste centeret til, at spørgsmålet om besked i sådanne situationer i stedet følger af god forvaltningsskik og dermed kun er noget kommunen bør tilstræbe, men ikke noget der udgør en lovhjemlet pligt for kommunen. I øvrigt fik denne borger først besked om grunden til fristoverskridelsen, da borgeren selv henvendte sig og påtalte overskridelsen. I et andet eksempel fra samme center klagede borgeren den 12. oktober 2013 over en afgørelse, og den 22. november 2013 klagede borgeren så over, at genvurderingen ikke var fortaget inden for fristen på 4 uger, uden at borgeren havde hørt noget fra kommunen. I brev af 20. december 2013 beklagede centeret dette og oplyste, at genvurderingen var påbegyndt med planlagt forelæggelse for lægekonsulent med henblik på, om der skulle indhentelse lægeoplysninger. Den 3. april fik borgeren besked om, at ekstern konsulent skulle involveres, og at der vil blive truffet afgørelse (genvurdering?) snarest muligt. Altså næsten 5 måneder efter ristens udløb, uanset om grunden til overskridelsen var lovlig. På denne baggrund vil jeg understrege, at lovgiver med fastsættelse af en decideret frist (4 uger!) i lovgivningen og en hensigtserklæring i kommentaren om at videresendelse af klagen til klageinstansen bør ske hurtigst muligt har valgt at tage særlige hensyn og give høj prioritet til borgerens mulighed for at kunne komme videre med sin klage. Dette hensyn må derfor opfattes som et meget væsentligt og tungtvejende retssikkerhedshensyn. På den anden side har lovgiver også allerede i lovteksten tage hensyn til kommunens ressourcer og herunder udfordringen med at have tilstrækkelige ressourcer til rådighed til at få gjort genvurderinger færdige. Der er således i reglen givet kommunen op til 4 ugers tid til sagsbehandlingen af genvurderingen, medmindre en sag haster. Hovedreglen i lovgivningen er derfor på denne baggrund rimelig klar, idet myndighederne maksimalt må bruge 4 uger til at genvurdere og få sendt klagerne videre til klageinstanserne. Og hvis sagen haster skal det ske hurtigere end 4 uger. I lovgivningen gives der dog undtagelsesvis mulighed for at fristen på 4 uger i enkelte tilfælde kan overskrides, jfr. denne tekst i loven: Hvis myndigheden ikke kan færdiggøre sin genvurdering inden for fristen på 4 uger, fordi der skal skaffes yderligere oplysninger, vurderinger eller lignende. Det ses således at være en betingelse for at undtagelsesmuligheden kan bringes i anvendelse, at der reelt skal skaffes yderligere. Det må forstås sådan, at det ved genvurderingen er fundet nødvendigt ud fra klagens indhold at indhente mere materiale for at være sikker på at sagen er tilstrækkelig oplyst. Det må betyde, at kommunen ved genvurderingen skal være blevet i tvivl om, hvorvidt det grundlag, som kommunen tidligere begrundede sin afgørelse ud fra, stadig kan holde. Efter min opfattelse svarer denne situation kun til de tilfælde, hvor der opstår reelle overvejelser hos kommunen om genoptagelse af sagen og derudfra et behov for at skaffe yderligt materiale. Og kun i disse tilfælde kan det undtagelsesvis begrundes, at adgangen til at overskride hovedreglens frist lovligt kan anvendes. Adgang til frostoverskridelse kan efter min vurdering ikke komme på tale på grundlag af kommunens eller medarbejdernes egne mere subjektive forhold, som fx manglende ressourcer, stort antal klagesager under ekspedition, sygemeldinger, sagsbehandlerskift eller lignende henvisninger til store udfordringer indenfor sagsbehandlingsområdet. Kommunen kan derfor ikke lovligt efter reglerne begrunde fristoverskrivelse med angivelse af årsager, som dem der blev nævnt indledningsvis i dette punkt og i afsnittet lige ovenfor. Reglerne tillader ikke at der anlægges en betragtning, som den Center for Social & Familie har gjort, om, at når årsager til fristoverskridelse, som fx 29

195 manglende ressourcer eller lang sagsbehandlingstid, ikke specifikt bliver nævnt i lovreglen, er der ingen lovhjemlet pligt til at give borgeren en forklarende besked ved fristoverskridelser. Jeg tillader mig derfor at konkludere, at når det i en hovedregel som denne, præcist bliver angivet, at en klage skal sendes videre til klageinstansen indenfor en given frist, skal denne hovedregel som det klare udgangspunkt følges. At der også er givet en undtagelsesmæssig adgang til fristoverskridelse, når særlige omstændigheder foreligger ( skaffes yderligere oplysninger, vurderinger eller lignende ), medfører, at der i alle andre tilfælde, hvor sådanne særlige omstændigheder ikke foreligger og fristoverskridelsen derfor har en anden årsag end ydereligere sagsoplysning, gælder lovens hovedregel utvetydigt således, at fristen på 4 uger skal overholdes, uden nogen mulighed for lovlig overskridelse. Hvis fristen på trods heraf alligevel overskrides, og årsagen, som gives borgeren, ikke kan indfortolkes eller på anden måde opfattes som omfattet af de undtagelsesvise, lovlige grunde i forbindelse med reelle genoptagelsesovervejelser, vil overskridelsen efter min opfattelse være ulovlig. Borgerne kan rette henvendelse til Folketingets Ombudsmand eller Det kommunale Tilsyn, hvis kommunen på denne måde overskrider fristen for genvurdering. Begge steder føres tilsyn med, at kommunerne overholder lovgivningen. Men da sagsbehandlingstiden hos begge imidlertid er lang, er der reelt ingen sanktionsmuligheder. Derfor vejleder jeg i sådanne situationer borgerne om selv at sende deres klage videre til klageinstansen, uden at vente på resultatet af kommunens genvurdering, for på denne måde at få gjort klageinstansen opmærksom på den ulovlige fristoverskridelse og den manglende hensyntagen til borgernes retsstilling. Det er på denne baggrund min anbefaling, at ledelsen bør anlægge en væsentlig højere prioritet af sagsbehandlingen af klagesager på det sociale område, således at overskridelser af genvurderingsfristen på 4 uger undgås, medmindre klagen lægger op til reelle overvejelser om genoptagelse af sagen, og der på den baggrund og med hurtig, klar og afstemmende besked til borgeren påbegyndes indhentelse af yderligere oplysninger til sagen. B) Aktindsigt og overskridelse af frist i lovgivningen At efterkomme anmodninger om aktindsigt er en hastende opgave, som også kan være ressourcekrævende. Og ofte kræver det en gennemgang af hele sagen, hvorunder skal det vurderes, om der er oplysninger, der skal undtages fra aktindsigten. Endelig skal der træffes en egentlig afgørelse om, hvorvidt der skal gives aktindsigt eller ej. Afgørelsen skal indeholde begrundelse og klagevejledning, hvis der ikke gives indsigt i alle papirer mv. på sagen, fordi der i lovgivningen er adgang til isoleret set at klage over spørgsmålet om aktindsigt. En anmodning om aktindsigt skal som udgangspunkt efterkommes snarest, og da det betyder at det helst skal ske i løbet af 1-2 arbejdsdage og senest inden 7 arbejdsdage (indtil 1. januar 2014 var det 10 dage), kan opgaven lægge et tidsmæssigt pres på sagsbehandleren. Selv om fristerne direkte og klart følger af lovgivningen (forvaltningslov og offentlighedslov) har flere borgere oplevet eksempler på, at kommunen overskred fristerne for aktindsigt i strid med lovgivers intention. I 2013 hørte jeg om mere end 20 konkrete overskridelser. I nogle tilfælde skete det helt uden nogen form for besked til borgerne. I andre tilfælde med besked, der var utilstrækkelig eller uden angivelse af, hvor længe borgerne tidsmæssigt kunne forvente at skulle vente. I yderste konsekvens har enkelte borgere måtte vente op til flere uger på deres aktindsigt, selv om dette har været i strid med lovgivningen, borgernes retssikkerhed og hensynene bag denne garantiforskrift. Ligeledes har jeg set eksempler på, at anmodninger om aktindsigt imødekommes, men at der ikke vedlægges nogen form for aktliste eller følgeskrivelse. I andre tilfælde har borgere ikke fået alle akter, uden at der fulgte afgørelse, begrundelse og klagevejledning med. Det betyder bl.a., at det ikke er muligt for borgerne efterfølgende at kontrollere, om alle de akter, der er givet aktindsigt i, er blevet fremsendt til dem. Konsekvensen kan endvidere være, at borgerne ikke har mulighed for at konstatere, om der er eller ikke er undtaget dokumenter fra aktindsigten, herunder at gøre brug af sin eventuelle klageadgang. I 2012 afgav jeg en udtalelse med kritik af Center for Social & Families behandling af begæringer om aktindsigt i tre tilfælde ikke blev imødekommet straks eller senest inden (daværende) frist på 10 dage, men hver gang blev forsinket med 2-3 måneder. Jeg fandt det også kritisabelt, at fremsendelse på de tidspunkter, som borgeren havde fået besked om at fremsendelsen var udsat til heller ikke blev overholdt i to af tilfældene, som det kunne forventes, og at der i det tredje tilfælde ikke blev givet nogen besked overhovedet. Jeg henstillede derfor til, at Center for Social & Familie fremover burde være mere opmærksom på at give borgere ordentlig og klar besked forud for evt. fristoverskridelse, således at der kan skabes en så ærlig, utvetydig, realistisk og imødekommende forventningsafstemning, som muligt. Endnu et eksempel gav en borgere mig, hvor der var bedt om aktindsigt (som part!) i en sag den 20. december Center for Velfærd & Omsorg svarede den 23. januar 2014, at der kunne forventes fremsendelse af aktindsigt senest medio februar Sagens papirer blev faktisk sendt til borgeren den 5. februar Papirerne var imidlertid i så dårlig en udskriftskvalitet, at det var nødvendigt for centeret at genfremsende dem efterfølgende. 30

196 Jeg vil understrege, at hensynet til at borgere ved anmodning om aktindsigt kan få papirerne tilsendt hurtigt og smidigt er et meget væsentligt og tungtvejende retssikkerhedshensyn. Fristoverskridelse bør derfor kun ske undtagelsesvis og primært hvis der foreligger en af de opstillede årsager i lovgivningen, som må føre til accept af længere sagsbehandlingstid. I loven er fx direkte angivet årsager som hensyn til sagens omfang eller kompleksitet. Krav til besked om overskridelse af frist Bliver det nødvendigt at overskride tidsfristen, har lovgiver direkte i lovteksten opstillet et krav om, at den, der søger aktindsigten, skal have kvalificeret besked (dvs. underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet ). I retspraksis er der blevet stillet krav til indholdet af en sådan besked. Det skete i U Ø, hvor det ikke fandtes tilstrækkeligt, at Naturklagenævnet inden overskridelse af fristen på 10 dage orienterede om, at anmodning om aktindsigt ville blive behandlet snarest muligt. Besked med oplysning om grunden til, at fristen på 10 dages ikke kunne overholdes, og hvornår afgørelsen kan forventes at foreligge, skulle således være endnu mere konkret, realistisk og præcis. Og Folketingets Ombudsmand har yderligere skærpet kravene til disse beskeders indhold med henvisning til en egentlig forklaringspligt i aktindsigtssager, der trækker ud. I FOB var der i 3 underretninger oplyst, at grunden til at der endnu ikke var truffet afgørelse om aktindsigt var principielle spørgsmål vedrørende spørgsmålet om aktindsigt. Da Ombudsmanden var gået ind i sagen og havde bedt om en redegørelse fik han nærmere oplyst, at de principielle overvejelser vedrørte spørgsmålet om, hvorvidt offentlighedslovens undtagelsesbestemmelser, der tager sigte på at beskytte hensynet til den interne eller politiske beslutningsproces, fandt anvendelse i forhold til den konkrete sags dokumenter og oplysninger. Underretningerne var ifølge Ombudsmanden for vage og upræcise, og det var ikke godt nok, når borgere har krav på en vis konkretisering. Ombudsmanden udtalte derfor, at det havde været nærliggende at man i stedet i underretningerne havde givet den i redegørelsen oplyste og mere detaljerede forklaring til den, der havde anmodet om aktindsigt. Og Ombudsmanden ser i øvrigt ofte klager, hvor der i sammenhæng med underretning om udsættelse af aktindsigt blot henvises til principielle overvejelser, hvilket heller ikke er tilstrækkeligt. Ombudsmanden har mere generelt oplyst, at en generel, bred beskrivelse ved sådanne underretninger ikke er nok til at opfylde forklaringspligten. Den offentlige myndighed skal mere konkret og præcist forklare, hvilke juridiske overvejelser den er i gang med, eller om myndigheden fx har bedt om en udtalelse fra en anden myndighed. Det er på denne baggrund min anbefaling, at administrationen fremover bør være mere opmærksom på at prioritere overholdelse af tidsfristen for besvarelse af anmodninger om aktindsigt højt, og i særdeleshed ved nødvendige fristoverskridelser sikre at borgerne eller andre i offentligheden får kvalificeret besked om grunden til overskridelsen og klar forventningsafstemning om, hvornår sagens papirer vil blive modtaget. Og dette navnlig i det lys, at lovgiver med lovændringen af fristen har sendt et tydeligt signal til myndighederne med skærpede krav til reaktionen og kommunikationen ved anmodning om aktindsigt. Se nærmere om dette lige nedenfor. Det er endvidere min anbefaling, at administrationen fremover bør sikre at borgere, der anmoder om aktindsigt, i alle tilfælde får medsendt en aktuel, udarbejdet aktliste sammen med afgørelsen og sagens papirer, uanset hvilket center eller afdeling anmodningen vedrører. Lovændring med ny, kortere frist fra 1. januar 2014 Med virkning fra 1. januar 2014 er fristen for færdigbehandling af begæring om aktindsigt blevet reduceret fra 10 arbejdsdage til kun 7 arbejdsdage, og det gælder både begæringer fra parten efter Forvaltningsloven og fra offentligheden efter Offentlighedsloven. Det er dog væsentligt at huske, at sagsbehandling helt op til fristens udløb på 7. dagen er en undtagelse fra lovenes hovedregel, der klart understreger, at Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest om partens / en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. Og det er det klare udgangspunkt, medmindre der foreligger acceptable grunde til at bruge længere tid på færdigbehandlingen. Ifølge forarbejderne til den nye offentlighedslov er fristerne imidlertid i en del tilfælde endnu kortere end 7 dage: - Begrænset antal dokumenter / ikke særlige overvejelser: 1-2 arbejdsdage - Ukomplicerede dokumenter: 1-2 arbejdsdage i alle tilfælde (i omfattende sager udskilles ukomplicerede dokumenter og ekspederes inden for 1-2 arbejdsdage) - Lidt mere komplicerede sager: 3-7 arbejdsdage - Stort antal dokumenter/mere komplicerede overvejelser: 14 arbejdsdage - Helt store/meget komplicerede sager: 40 arbejdsdage. 31

197 Med lovændringen har lovgiver således skærpet kravene til, at myndighederne ikke må trække begæringer om aktindsigt i langdrag. I forarbejderne til Offentlighedsloven er det således udtrykt, at udtrykket snarest skal ses i sammenhæng med, at en hurtig sagsbehandling og afgørelse af aktindsigtsanmodninger i almindelighed vil være en væsentlig forudsætning for, at myndighederne kan opfylde Offentlighedslovens intention. Derfor har lovgiver også som nævnt lige ovenfor understreget i forarbejderne, at identificerede sager, der ikke er omfangsrige, og som ikke kræver nærmere gennemgang eller overvejelse, reelt skal færdigbehandles i løbet af kun 1-2 arbejdsdage efter modtagelse af anmodningen. Det er derfor min anbefaling, at der bør være væsentlig ledelsesmæssig fokus på primært lovgivers hensigt med anvendelse af udtrykket snarest og dernæst overholdelse af 7-dages fristen. Der bør selvfølgelig også fokuseres på, at de andre formelle og materielle krav til indholdet i afgørelser om aktindsigt skal være opfyldt. Jeg anbefaler videre, at de enkelte centre og afdelinger hurtigt vurderer, om deres interne procedurer i forbindelse imødekommelse eller afslag af begæring om aktindsigt er blevet tilrettet, så de stemmer overens med lovændringerne. Journaliseringspligt Med lovændringen af Offentlighedsloven med virkning fra 1, januar 2014 fulgte også i henhold til lovens 15 en egentlig lovgivningsmæssig pligt for kommunen til at sikre tilstrækkelig journalisering. Det betyder, at dokumenter, der er modtaget eller afsendt af kommunen, som led i administrativ sagsbehandling, skal journaliseres, i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det samme gælder interne dokumenter, der foreligger i endelig form. Udtrykket "betydning for en sag" betyder, om dokumentet har betydning for sagens indholdsmæssige del, mens der med udtrykket " betydning for sagsbehandlingen i øvrigt " menes, om dokumentet i forhold til den pågældende sag har en dokumentations- eller bevismæssig værdi. Journaliseringspligten omfatter dog ikke fx bøger, aviser, tidsskrifter, reklamer, tryksager, kort brochurer, takkeskrivelser og diverse indbydelser, der ikke har forbindelse til myndighedens almindelige virksomhed. Hvis der er tvivl om, hvorvidt en skal journaliseres, kan følgende overvejelser anvendes: A) Angår mailen en sag? B) Har mailen betydning for sagens indhold? C) Har mailen en dokumentations- eller bevismæssig værdi? Kan der svares ja til alle tre spørgsmål, er mailen et dokument, der skal journaliseres. Journalisering skal foretages snarest muligt efter modtagelse eller afsendelse af et dokument, en eller en SMS. Breve bør journaliseres senest 3-4 arbejdsdage efter modtagelsen. s, der skal journaliseres, bør være journaliseret senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen eller afsendelsen. Et dokument eller en kan efter omstændighederne journaliseres senere end de nævnte (3-4 eller 7) arbejdsdage, hvilket fx kan være tilfældet, hvor kommunen behandler en sag, der er af en sådan følsom karakter, at det efter en (saglig) vurdering må antages, at kredsen af personer, der har kendskab til sagen og dens dokumenter, bør begrænses mest muligt. Journalsystemet skal være indrettet således, at det indeholder følgende oplysninger om de dokumenter, der journaliseres: 1. Dato for dokumentets modtagelse eller afsendelse 2. Kort tematisk angivelse af dokumentets indhold. Den korte, tematiske angivelse vil som udgangspunkt kunne være det pågældende dokuments overskrift. Derimod vil en ren typebetegnelse ikke være tilstrækkelig, fx brev, notat med videre. I nogle tilfælde kan en artsangivelse, fx borgerhenvendelse eller høringssvar, være tilstrækkelig, hvis sagens indhold er tilstrækkelig præcist afgrænset. Journaliseringsfejl kan potentielt have store konsekvenser for både den enkelte borger og kommunen. Borgeren kan lide rettighedstab både i form af materielt forkerte afgørelser og af tab af mere sagsbehandlingsmæssige rettigheder som medinddragelse, partshøring og aktindsigt mv. For kommunen er risikoen af mere økonomisk art, da manglende dokumentation kan medføre, at en ellers rigtig afgørelse må ændres til borgerens fordel, eller at der ikke kan hjemtages refusion fra staten på en bestemt ydelse. Mangelfuld journalisering indebærer desuden et betydeligt ressourcespild for kommunen, ikke mindst ved overdragelse af sager mellem sagsbehandlere, som skal bruge ekstra tid på at få overblik. Mangelfuld journalisering er derfor en væsentlig barriere for en effektiv kommune. C) Udfordring med inklusion i skolerne I 2013 tog inklusionsprocessen for alvor fart i kommunens skoler, hvor også børn med særlige behov skulle være en naturlig del af almindelige folkeskoleklasser. Overordnet set har det med inklusion været hensigten, at forskelsbehandling af handicappede ikke længere skulle forekomme i samme omfang som før. Der står bl.a. i den ratificerede handicapkonvention fra FN, at bl.a. Danmark skal sikre, at elever med handicap ikke udelukkes fra det almindelige uddannelsessystem på grund af handicappet, og at der foretages rimelig tilpasning ud fra den enkelte elevs behov. 32

198 Den forholdsvis store kulturændring, som inklusion i skolerne jo også har været, har ført til, at nogle forældre til børn med særlige behov fik utilfredsstillende oplevelser og blev bekymrede i forhold til kommunens og skolernes måde at gennemføre ændringerne på. Derfor valgte de at dele deres indtryk. Forældrene følte, at de havde mistet noget i forbindelse med inklusionen, som hidtil havde været en afgørende og væsentlig sikkerhed for dem i støtten omkring deres barn. Og det var sket, uden at der blev sat noget andet i stedet for, som fx fastsættelse af et minimum af støttetimer eller på anden måde givet dem klar og tydelig forklaring og forventningsafstemning. De forholdt sig i sammenhængen til deres barns behov og den bevillingsmæssige ramme de havde kendte hidtil, og en forældre udtrykte noget i retning af, at vi troede der var en garanti for at vores barn fik de støttetimer, som oprindeligt var afsat. Jeg har registreret 21 henvendelser fra utilfredse forældre, som alle har været meget påvirkede af usikkerheden omkring deres barns situation og den manglende medinddragelse i forløbet. I den henvendelse, som jeg har været mest involveret i, kom det til møder mellem forældrene og borgmester/direktion og herunder flere skriftlige forsøg på at forklare forældrene om ændringerne og i øvrigt beklage fejl i forløbet. Uden at det dog fik en afgørende effekt på forældrenes frustration. Godt 14 måneder efter støttetimerne var blevet reduceret er der planlagt endnu et møde, som forhåbentlig kan føre til en form for fælles forståelse og forlig. Det er aftalt med forældrene og centerchefen, at jeg deltager i mødet. Udfordringerne for kommunen i forhold til inklusion ligger bedømt ud fra borgernes henvendelser i det tværgående samarbejde mellem henholdsvis Center for Social & Familie, som fordeler bevillinger til inklusion, og så navnlig kommunens skoler og mere sekundært Center for Skoletilbud, hvor inklusionen i praksis udføres. Som konkret eksempel på udfordringen kan nævnes, at en skole udsendte beslutning (eller afgørelse) til forældre om antallet af timer til de klasser, hvor deres barn med særlige behov skulle gå i det næste skoleår. Udsendelsen skete den 3. juli 2013, og det betød i praksis, at skolens administration på dette tidspunkt ikke kunne kontaktes. Og fordi der heller ikke var nogen klagemuligheder over skolens beslutning, havde forældrene ingen mulighed for at komme i dialog med nogen, få vejledning og forklaring af de involverede eller på anden måde komme af med deres bekymring og frustration i sommerferien. En forælder skrev således til en skoleleder: Du skriver til os på et tidspunkt, hvor skolens administration er på sommerferie, hvilket fratager os muligheden for at reagere umiddelbart. Vores bekymringer parkeres og får lov at fylde så meget mentalt under vores ferie, at det reelt bliver en belastning for vores familie. Det kan du simpelthen ikke være bekendt! Ud fra henvendelsernes indhold kan der være tegn på, at ikke alle forældre har haft forståelse for projektet med inklusion, at ikke alle forældre har kunnet se det meningsfyldte perspektiv i at inklusion kan udvikle alle de involverede børn, og at ikke alle forældre har følt sig hørt, taget alvorligt og behandlet respektfuldt. I henvendelserne blev der bl.a. udtrykt bekymringer for, om elever med særlige behov nu også kan få de rigtige undervisnings- og støttetilbud, om lærerne har de rigtige kvalifikationer til at give disse tilbud, om der bliver stillet tilstrækkelige ressourcer til rådighed, samt om øget inklusion af elever med særlige behov vil gå ud over eleverne i normalundervisningen. Det er min anbefaling, at kommunens administration, skoler og daginstitutioner fremover bør være mere på forkant med lovgivningsmæssige ændringer i forhold til de involverede børn og forældre. I mange af de konkrete tilfælde ville tidligere og mere gennemskuelig information efterfulgt af anerkendende medinddragelse af forældrene og herunder klar og tydelig forventningsafstemning formentlig have imødekommet forældrenes voksende bekymringer. Og det kunne måske også have forhindret at nogle af forældrene fik indtryk af, at kommunen kun fjernede støttetimer for at spare penge, uden at tage hensyn til de børn, der havde behovet for støtte. Jeg vil henvise til Hellerup Skole, hvor man opnåede gode erfaringer med den praktiske del af inklusionen ved at få nye forældre til børn med særlige behov til på forældremøder at fortælle åbent om deres barns udfordringer, men i lige så høj grad om barnets kompetencer. Det har hjulpet de øvrige forældre i de konkrete klasser til at være mere åbne, nysgerrige og undersøgende. D) Vejledningspligt i forhold til sagsområder, der er blevet overtaget af Udbetaling Danmark Overgangen af flere udbetalingsydelser til Udbetaling Danmark gennem de seneste år, har efter min opfattelse medvirket til at få professionaliseret sagsgangene på Udbetaling Danmarks sagsområder. Det er dog samtidig mit indtryk, at der hos flere borgere, som jeg har været i kontakt med i 2013, er opstået uklarhed om opdelingen af ansvaret mellem kommunen og Udbetaling Danmark og dermed tvivl om, hvad borgerne reelt kan forvente, når de kontakter kommunen, fordi de har brug for vejledning eller praktisk hjælp i forhold til ydelser, der nu administreres af Udbetaling Danmark. I nogle af tilfældene har borgere følt sig afvist eller at de fik utilstrækkelig vejledning. Andre gange blev de fra kommunen henvist til Udbetaling Danmark og derfra tilbage igen, fordi beskeden var, at det var kommunen der skulle svare dem. 33

199 På baggrund af denne uklarhed og tvivl hos borgerne vil jeg bidrage med min opfattelse af, hvor langt kommunens vejledningspligt strækker, så borgerne forhåbentlig kan opnå en klarere forventningsafstemning. Overordnet om vejledningspligtens placering Det er helt klart, at uanset, at sagsbehandlingen af flere udbetalingsydelser nu sker fra denne anden myndighed, Udbetaling Danmark, har Lejre Kommune fortsat en pligt til at vejlede borgerne. Som udgangspunkt kan borgerne på disse områder naturligvis forvente, at der udføres et godt tværfagligt samarbejde mellem Udbetaling Danmark og Lejre Kommune. Om indholdet i kommunens vejledningspligt står der i selve loven for Udbetaling Danmark: 3. Kommunalbestyrelsen skal yde generel vejledning om alle de muligheder, der findes for at modtage kontante ydelser og økonomiske tilskud på Udbetaling Danmarks sagsområde. Kommunen skal henvise borgere, der har behov for yderligere, detaljeret vejledning om kontante ydelser og økonomiske tilskud på Udbetaling Danmarks sagsområde, til Udbetaling Danmark, jf. dog stk. 3. Stk. 2. Kommunen skal i fornødent omfang yde bistand til fremmødte borgere, der vurderes ikke at kunne benytte sig af digitale vejledninger og selvbetjeningsløsninger om kontante ydelser og økonomiske tilskud inden for Udbetaling Danmarks sagsområde. Stk. 3. Kommunen skal i fornødent omfang yde bistand til borgere, som vurderes at have særlige behov, og som ønsker at søge om, eller som modtager kontante ydelser og økonomiske tilskud på Udbetaling Danmarks sagsområde, ved at 1) hjælpe med at udfylde og indgive ansøgninger til Udbetaling Danmark, 2) sørge for, at borgeren kan medvirke ved behandlingen af sin sag hos Udbetaling Danmark, og 3) varetage kontakten til Udbetaling Danmark på borgerens vegne. For uddybende information om lovens indhold henviser jeg til Vejledning nr. 324 af 11. april Som det ses af loven er kommunen i et vist omfang forpligtet til generelt at vejlede om mulighederne for at modtage de kontante ydelser og økonomiske tilskud, der nu administreres af Udbetaling Danmark. Det omfatter alle ydelser, som fx udbetaling af folkepension, førtidspension, familieydelser, barselsdagpenge, boligstøtte, mv. Vejledningspligten skal ses i sammenhæng med pligten til at give borgerne helhedsorienteret vejledning efter retssikkerhedslovens 5, hvorefter kommunen skal vejlede borgeren om alle muligheder for at få hjælp efter den sociale lovgivning. Det omfatter også vejledning om kontante ydelser og økonomiske tilskud, uanset at disse administreres af Udbetaling Danmark, og også i de tilfælde, hvor en ydelse ikke umiddelbart kan karakteriseres som en ydelse efter»den sociale lovgivning«, f.eks. børne- og ungeydelsen. At vejledningen skal være generel betyder, at kommunen kun har pligt til at ridse de generelle tilkendelseskriterier i de enkelte love op og ikke skal gå så langt, som at give en detaljeret gennemgang af lovgivningen for hver enkelt ydelse på Udbetaling Danmarks område. Omfanget af vejledningen skal således indholdsmæssigt svare til, som findes på internetportalen Det betyder, at kommunen i forbindelse med betjening i fx Borgerservice eller Jobcenter skal sikre, at den enkelte borger er opmærksom på, om vedkommendes situation berettiger til at søge om flere ydelser, fx både folkepension og boligstøtte i forhold til den sociale lovgivning. Pligten er opfyldt, når der hos borgerne alene resterer behov for mere detaljeret, konkret rådgivning, der går ud over, hvad der må kunne forventes i forhold til generel vejledning. Først på dette punkt skal kommunens medarbejdere henvise borgerne til selv at kontakte Udbetaling Danmark for yderligere rådgivning. Kontakten etableres primært digitalt via eller via telefon. Med vejledningspligten skærpes således også kravene til administrationens medarbejdere med hensyn til generelt kendskab til lovgivningen på de tilgrænsende sagsbehandlingsområder og til ledelsen med hensyn til at sikre tid til og mulighed for at medarbejderne vedvarende kan få vedligeholdt dette kendskab og herunder i særdeleshed opnå viden om de ændringer i lov og praksis, som bliver foretaget fremover. Pligt til særlig bistand til borgere Kommunen har en pligt til at yde særlig bistand til borgere, der ikke kan betjene sig selv digitalt, hvis de henvender sig telefonisk eller ved personligt fremmøde. Det følger af den almindelige vejledningspligt i Forvaltningslovens 7, der tillige gælder i forhold til digital kommunikation. I tilfælde, hvor lovgivningen således indfører obligatoriske digitale selvbetjeningsløsninger, omfatter vejledningspligten således også information om anvendelsen af den pågældende selvbetjeningsløsning. Borgere med særlige behov har desuden krav på at få mere omfattende hjælp af kommunen til deres kontakt med Udbetaling Danmark, jfr. 3, stk. 3 i den ovenfor nævnte lov. I denne pligt for kommunen ligger, at der skal foretages en konkret helhedsvurdering af, om der er tale om en borger med særlige behov, og hvilken hjælp den enkelte borger i så fald kan have brug for. I vurderingen skal der tages hensyn til faktorer som psykiske eller fysiske handicaps, manglende sprogkundskaber, alder, erfaringer med digitale medier, svære sociale problemer mv. Borgerens beskrivelse af sine egne evt. begrænsede evner til og muligheder for at anvende it-værktøjer og evt. 34

200 problemer med at søge om hjælp ved Udbetaling Danmark skal tillægges en betydelig vægt i kommunens vurdering af, hvilken hjælp borgeren skal modtage. Kommunen må altså ikke nøjes med henvise borgere, der oplever at de har et behov for særlig bistand, til selv at kontakte Udbetaling Danmark, før årsagen til behovet og omfanget heraf er helt klarlagt. Selve ansvaret for at oplyse borgernes sager påhviler dog fortsat Udbetaling Danmark. Det betyder mere konkret, at det er Udbetaling Danmark, der fx skal verificere og eventuelt indhente supplerende økonomiske oplysninger om ansøgeren. Kommunen skal derfor ikke selv indhente oplysninger til brug for Udbetaling Danmarks sagsbehandling fra kommunens egen forvaltning i forbindelse med udfyldningen af ansøgningen om ansøgeren. Dette gælder også, hvis der i ansøgningen skal indhentes oplysninger fra eller om andre end ansøgeren. Den særlige hjælp og bistand skal gives både i tilfælde, hvor borgerne søger om en ydelse hos Udbetaling Danmark, og hvor borgerne allerede er modtagere af en ydelse. Det kan efter en konkret vurdering omfatte fx hjælp med at udfylde og indgive ansøgning til Udbetaling Danmark, hjælp med at indsende supplerende oplysninger til Udbetaling Danmark, besvare en partshøring, hjælpe borgeren med at indberette om ændringer, der har betydning for hjælpen, hjælpe borgeren med at forstå et afslag på hjælp, vurdere hvilke afgørelser fra Udbetaling Danmark, der vil kunne klages over og hvortil mv. Endnu mere konkret vil kommunens bistand primært bestå i at vejlede borgerne om, hvilke felter der skal udfyldes i en ansøgning og at hjælpe borgerne med at indhente oplysninger til sagen, som Udbetaling Danmark ikke selv har mulighed for at indhente for borgerne. Som eksempel kan kommunen i forbindelse med en boligstøttesag hjælpe med at vedlægge en huslejekontrakt til ansøgningen, eller vejlede borgeren om, hvilke oplysninger borgerens udlejer skal bidrage med til sagen. Forpligtelsen til at bistå borgere med særlige behov for bistand omfatter også sager, hvor Udbetaling Danmark skal træffe afgørelse om tilbagebetaling af en ydelse, som borgeren har modtaget med urette og mod bedre vidende, og hvor borgeren fx har behov for at kunne forstå og svare på en parthøring fra Udbetaling Danmark. I de tilfælde, hvor kommunen skal kontakte Udbetaling Danmark i forbindelse med hjælp til borgeren, skal dette i praksis gennemføres ved, at kommunen sammen med borgeren kontakter Udbetaling Danmark via en direkte telefonlinje, en såkaldt kviklinje, hvorigennem kommunen kan få de nødvendige oplysninger, fx status på igangværende sager, rådgivning og vejledning om sagen mv. Kommunen har ansvaret for, at Udbetaling Danmark bliver kontaktet, men det er Udbetaling Danmark, der har det endelige ansvar for, at borgeren har modtaget korrekt, detaljeret og konkret vejledning om kontante ydelser og økonomiske tilskud inden for Udbetaling Danmarks sagsområde. Det skal præciseres, at denne bistand kun skal gives til borgere, som er egentlige fysiske personer, men derimod ikke virksomheder, der derfor må henvises til selv at søge vejledning hos Udbetaling Danmark. Hvis kommunen mod forventning ikke lever op til vejledningspligten, kan konsekvensen ved en klage over den trufne afgørelse være, at Ankestyrelsen selvstændigt tager stilling til, om borgeren har fået tilstrækkelig bistand i kommunen. Hvis kommunen fx har glemt at vejlede borgeren om kontante ydelser og økonomiske tilskud på Udbetaling Danmarks sagsområde eller ikke har hjulpet en borger, der vurderes at have et særligt behov med at sende en ansøgning til Udbetaling Danmark, vil borgeren kunne blive stillet, som om borgeren fra begyndelsen havde modtaget korrekt vejledning og bistand. Borgere kan dog ikke selvstændigt klage over kommunens vurdering af, om borgeren har behov for vejledning efter 3, stk. 1-3, herunder om hjælpen har været tilstrækkelig. Det er min anbefaling, at administrationen særligt i forhold til borgere, der ikke taler eller skriver dansk, bør sørge for, at også disse borgere opnår den nødvendige, særlige bistand og praktisk hjælp. Det kan ske ved at administrationens medarbejdere enten selv påtager sig vejledningsopgaven fx med hjælp af tolk eller ved at Udbetaling Danmark fastholdes på institutionens ansvar i særdeleshed i forhold til disse borgere. Det er endvidere min anbefaling, at administrationen på Kommunens hjemmeside bør informere borgerne om, hvad der kan og ikke forventes af vejledning og praktisk hjælp hos Kommunen i forhold til ydelserne på Udbetaling Danmarks område. Det vil kunne give borgerne en god mulighed for at sætte sig ind, hvor de kan få vejledning og hjælp, inden de evt. vælger at henvende sig. Og det vil derfor medvirke til en tydeligere forventningsafstemning. E) Krav til den skriftlige, digitale kommunikation med borgerne I årsberetningen for 2012 beskrev jeg den observation, at administrationens medarbejdere i mange tilfælde havde sendt ubeskyttede (ukrypterede) s til borgere med fortroligt og følsomt indhold. Den utilstrækkelige beskyttelse af s overfor uvedkommende var i strid med lovgivningen. Mine forebyggende anbefalinger fremgår af årsberetningen for Og som nævnt ovenfor registrerede jeg også i 2013 mange tilfælde med usikker mailkommunikation fra kommunens side. Lovgiver har jo den intention, at den største del af kommunikationen mellem borgerne og det offentlige (bl.a. kommunen) i slutningen af 2014 skal foregå netop via mail (gennem borger.dk og e-boks). 35

201 Hvis det skal lykkes at nå målet med at gøre langt de fleste til digitale borgere, er det en nødvendig forudsætning, at der skabes velfungerende selvbetjeningsløsninger, koordinering mellem systemerne, driftssikkerhed, brugervenlighed, forståelig kommunikation osv. Og derudover selvfølgelig, at borgerne opnår tilstrækkelig tillid til systemerne og til at de (altid) fungerer, er sikre og dermed beskyttede overfor uvedkommende. Undersøgelser, der tyder på faldende opbakning hos befolkningen til fuldstændig digitalisering af kommunikationen, og Rigsrevisionens kritik af brugervenligheden i flere offentlige it-løsninger giver også noget stor til eftertanke. Vi er jo alle borgere i en eller anden kommune og får derfor alle berøring med digitaliseringsudviklingen også som brugere. Sådan er det også for medarbejderne i Lejre Kommune. Og måske kan jævnlige kig i spejlet med borgerøjne bidrage til at medarbejderne i kommunen fokuserer endnu mere på at lette og støtte i brugernes udfordringer med selvbetjeningsløsningerne. Det kan i praksis gøres ved at invitere et antal borgere på besøg, og bede dem prøve at anvende hjemmesiden og fx foretage forskellige søgninger og udfyldninger af online blanketter, mens den praktiske anvendelighed observeres. Eller ved at lave workshops, hvor de mere borgerbetjenende medarbejdere med jævnlige mellemrum og med hænderne på tasterne selv gennemfører selvbetjeningsløsningerne. Krav til indholdet i s fra kommunen Fremover må mailkommunikation forventes at blive en af de primære kommunikationsformer mellem kommunen og borgerne. Det kommer til at stille store krav bl.a. til omgangstonen i denne skriftlige dialog, så den, uanset fremsendelsesformen, får det nødvendige myndighedspræg og kan være repræsentativ både for det enkelte center og for hele den kommunale forvaltning. Et andet krav må selvfølgelig også være, at borgerne skal kunne forstå, hvad det er kommunen indholdsmæssigt skriver til dem i s. Hidtil er dette imidlertid ikke altid sket i praksis, hvilket en del borgerhenvendelser har givet mig indtryk af. Der har flere gange været behov for hjælp til at kunne bekræfte forståelse eller til at få rettet misforståelse. Generelt set opfattes s ofte af både afsender og modtager som en mellemting mellem en telefonsamtale og et brev. Derfor er det væsentligt her at understrege, at s juridisk set er ligeså bindende som almindelige breve fra kommunen, og at der principielt ikke bør være den store forskel på indholdet i de to kommunikationsformer. Uanset dette, så har jeg ofte set indhold i s fra kommunen, der afviger væsentligt fra kravene om forståelse, præcist budskab og ordentlig form, som man må formode ville have været opfyldt i et brev om det samme. Nogle gange var det en kammeratlig tone, andre gange en mere dikterende form og i nogle tilfælde virkede det så indforstået mellem borger og sagsbehandler, at det må have været svært eller umuligt for andre at forstå det, hvilket kunne give store udfordringer fx ved skift til anden sagsbehandler. Overordnet set var der også stor forskel på, hvordan indhold og form blev udarbejdet af de enkelte medarbejdere, og det virkede ikke som om, der i kommunen har været lagt nogen fælles ramme for at opnå ensartethed og konsistens i sprogform og myndighedspræg. Jeg anbefaler derfor, at administrationen bør være meget opmærksom på at fastholde, at alle kommunens udgående s har en ensartet, passende formel tone samt et tilstrækkeligt klart, beskrivende indhold. Og jeg henviser til årsberetningen for 2012, hvor jeg i afsnittet om Skriftlig kommunikation til borgerne anbefalede kommunen at udarbejde en sprogpolitik med fælles adfærdsregler. Denne anbefaling fastholdes. F) s fra borgere med flere medarbejdere som modtagere Også i 2013 modtog kommunen med jævne mellemrum s, der skilte sig ud fra andre mere målrettede ved at borgerne i disse havde valgt at sætte flere medarbejdere på som modtagere af deres . I nogle tilfælde op til 6-7 medarbejdere. Og borgerne anvendte medarbejdernes direkte mailadresser ved fremsendelse. Ofte var de sendt til medarbejdere, der organisatoriske var placeret i forskellige centre og på forskellige niveauer. Flere af denne type e- mails blev samtidig eller efterfølgende sendt til mig til orientering. Måske havde borgerne forventet, at deres mulighed for at blive hørt og få en reaktion var større, hvis stilede e- mailen til flere og også til overordnede ansvarlige i organisationen. Hvis det var forventningen, kan jeg generelt konstatere, at flere af henvendelserne ikke fik den tilsigtede effekt. Ud fra de sager jeg har set, var der snarere en tilbøjelighed til, at jo bredere og større modtagerfelt borgerne valgte at sende til, jo mindre var chancen for at få svar på henvendelsen. I nogle af tilfældene fik borgerne intet svar overhovedet, ikke engang en bekræftelse på at e- mailen var modtaget. Der var ikke nogen i organisationen, der tog ansvaret for at styre borgerne hen til den eller de medarbejdere, der var mest relevante for borgerne i det konkrete tilfælde. I flere tilfælde opnåede borgerne først en reaktion, når de henvendte sig igen og rykkede for svar. I nogle tilfælde gav dette heller ingen respons, og jeg valgte derfor, hvis jeg også var modtager af rykkerne, at gøre modtagere i administrationen opmærksom på henvendelsen og de indholdsmæssige pligter og opgaver for administrationen, som den medførte, fx begæring om aktindsigt. På den måde opnåede alle borgere, som jeg fik kendskab til i denne sammenhæng, en eller anden form for kontakt efter nogen ventetid. 36

202 Jeg har noteret mig, at der i flere s også var direktører, centerchefer, afdelingsledere i kommunen blandt modtagerne af denne type s. Og det var forskelligt fra situation til situation, om modtagerne figurerede som almindelige modtagere eller cc-modtagere. Hyppigst var der medarbejdere fra Center for Social & Familie blandt modtagerne. Hvorfor borgerne valgte sådanne fremgangsmåder kan naturligvis være meget forskellige og forklaringerne går sikkert lige fra frustration og irritation over kommunen til manglende overblik og forståelse af organisationsplan og kompetenceplacering. I de s, hvor jeg kendte til borgerne og deres situation, kan det meget vel også have været tidligere oplevelser, som fx manglede svar på henvendelser, manglende tværgående koordinering eller meget langvarig sagsbehandling, uden tilstrækkelig forventningsafstemning, der har været medvirkende til frustrationen. Den kommende udvikling med endnu mere digitalisering kan måske med tiden få en positiv effekt på kommunens udfordring, hvis disse borgere gennem motivation kan gives tryghed nok til kun at sende med hovedpostkassen som modtager eller alternativt til en afdelingspostkasse. I så fald er der kun én eller ganske få medarbejdere, der primært læser mailen. Og det vil give en mulighed for at kunne dirigere henvendelsen til de mest relevante medarbejdere og lave aftaler om ansvarsfordeling mv. Det kræver dog, at nogen at nogen i administrationen tager ansvaret for dialog og motivation i forhold til disse borgere med det mål at skabe mere tryghed. Men uanset digitaliseringens evt. positive effekt, så vil henvendelsernes ofte meget brede karakter sandsynligvis alligevel kunne komme til at give andre interne udfordringer, når de primært involverede medarbejdere skal finde ud af, hvem og hvor mange, der skal modtage en konkret , på hvilket internt organisatorisk niveau det skal ske, og hvem der tager ansvaret for bekræftelse, besvarelse og evt. sagsbehandling af det ofte også tværgående indhold i disse s. En ressourcemæssig konsekvens i denne sammenhæng er, at når medarbejdere forskellige steder og på flere niveauer i organisationen samtidig modtager sådanne s må de også formodes at komme til at bruge tiden på det samme, fordi de alle sandsynligvis vil føle sig forpligtede til (som modtagere) at læse disse s, der ofte også er lange, uanset om medarbejderne efterfølgende vil tage ansvar eller ej for besvarelsen. Samtidig kan der ske det, at flere af modtagerne samtidig, ud over at læse mailen, går i gang med at tænke over indholdet og evt. formulerer et svar, hvis de overvejer at tage ansvar for borgerens henvendelse. Hvis ikke dette koordineres, kan det ende med at også flere medarbejdere på denne måde kommer til at bruge tid på at svare borgeren på den samme henvendelse. Det har jeg set nogle gange og flere af svarene har i øvrigt gået på, at medarbejderen ikke var den rette, og at borgeren i stedet skulle henvende sig til andre medarbejdere, der evt. også var modtagere af mailen, men ikke havde svaret. Og så var borgeren jo lige vidt. Hertil kom, at når borgerne én gang havde sendt sådanne brede henvendelser til mange medarbejdere, synes der at være en tilbøjelighed til at de ofte blev ved med det, hver gang de efterfølgende henvendte sig. Og det betød jo, at der for de medarbejdere, der ikke umiddelbart var eller skulle være ansvarlige, godt kunne forekomme uhensigtsmæssigt tidsforbrug i en hel del tilfælde, hvis ikke nogen i administrationen forholdsvis hurtigt prøvede at kontakte borgerne og motivere dem til at præcisere modtagerfeltet og dermed reducere mængden af modtagere. Og sådan forebyggende indsats skete ikke særligt tit i 2013, bedømt ud fra de henvendelser jeg fik. Uanset, hvad disse s førte med sig, så var og er der stor sandsynlighed for at flere medarbejdere i administrationen reelt har brugt og fremover også vil komme til at bruge arbejdstid på noget, som ikke giver værdi for nogen, og som kunne have været brugt bedre på andet. Jeg vil på denne baggrund anbefale, at administrationen bør fastlægge en mere proaktiv, konstruktiv og imødekommende fremgangsmåde ved modtagelse af sådanne s, således at borgerne kan blive sikret bekræftelse på modtagelse og navnlig svar på deres digitale henvendelser, uanset om de henvender sig til én konkret medarbejder eller mere ubestemt til flere og måske endda mange medarbejdere. s til medarbejdere, der fratræder ansættelse Administrationen har en helt særlig udfordring, som jeg er blevet bekendt med gennem sager med spørgsmål om bl.a. aktindsigt. Det drejer sig om den situation, hvor medarbejdere fratræder og ikke længere skal arbejde i Lejre Kommune. I disse tilfælde kan der på den computer, som den fratrådte medarbejdere anvendte under ansættelsen, ligge s med dokumentation fra borgere, som medarbejderen ikke var opmærksom på eller ikke nåede at journalisere på sagerne. Dette skulle være gjort inden fratrædelsen i overensstemmelse med reglerne om notatpligt og journaliseringspligt. Eller der kan være sket det, at der efter fratrædelsen er kommet nye s fra borgere, der ikke var vidende om eller opmærksomme på fratrædelsen eller først blev det efter fremsendelsen pga. et autosvar. Dette har jeg set i en del tilfælde, og det skyldes sandsynligvis, at oplysninger om fratrædelsen ikke blev meddelt borgerne. Til illustration sendte en borger den 24. oktober 2013 en mail med en Anke til en medarbejder i Center for Social & Familie (som senere viste sig at være fratrådt i forløbet). Også Borgmesteren og jeg var sat på som cc-modtagere 37

203 af mailen. I anken gentog borgeren i øvrigt også sin tidligere fremsatte anmodning om aktindsigt. Da borgeren næsten 2 måneder efter endnu intet havde hørt fra kommunen, men i anden sammenhæng havde fået autosvar om at medarbejderens var fratrådt, mailede han igen med en rykker den 17. december til en anden medarbejder i centeret. Jeg modtog også kopi af denne mail, men fordi borgeren heller ikke umiddelbart på denne mail fik svar fra nogen, og det var tæt på jul, valgte jeg den 19. december 2013 at sende både borgerens første og anden mail videre til de ansvarlige centerchefer/ledere og gøre opmærksom på forløbet og herunder anmodningen om aktindsigt. Borgeren blev derefter inviteret ind til et møde den 4. februar På en anden forespørgsel blev jeg af en afdelingsleder orienteret om, at det efter ophør af ansættelser ikke længere er muligt eller i hvert fald forbundet med nogen vanskelighed IT-mæssigt at få adgang til filerne i fratrådte medarbejderes mailsystemer, og at der ikke gøres forsøg herpå i alle tilfælde. Det er derfor min anbefaling, at de ansvarlige ledere inden for deres ansvarsområder ved opsigelser fra medarbejdere og dermed i god tid inden fratrædelsen bør indgå aftaler med de fratrædende medarbejdere om at sikre fuldstændig ajourført journalisering på sagerne og at sørge for omdirigering til kolleger af s, der evt. modtages på medarbejderens computer efter fratrædelsen. Alternativt bør de fratrådte medarbejderes mailadresser lukkes fuldstændig præcis ved fratrædelsen, så borgerne modtager dette svar ved fremsendelse af mails. G) Læring af generelt, tværgående indhold i omgjorte og hjemviste sager fra klageinstanser I en opgørelse fra Ankestyrelsen for 2. halvår 2013 fremgår det, at Lejre Kommune ud af 33 sager fik stadfæstet 22 sager, som klageinstanserne dermed fastholdt, hvilket svarer til 66 % af klagerne over kommunens afgørelser. De øvrige ikke-stadfæstede afgørelser (i alt 33 %) blev enten tilsidesat med et andet udfald (5 ændringer), fordi Ankestyrelsen var uenig med kommunen, eller skulle gennem endnu en sagsbehandling i kommunen (6 hjemvisninger til fornyet behandling), fordi kommunens afgørelse havde retlige eller formelle mangler. Kommunen kan ud fra begrundelsen i de ændrede og hjemviste sager, som modtages fra klageinstanserne, danne sig et indtryk af, hvorfor sagen fik det konkrete udfald, og af hvilket udfald senere lignende klagesager fra kommunen må forventes at få. Dette vil kunne påvirke den linje, som kommunen lægger i sine egne afgørelser og dermed muligvis skabe en form for præcedens. På denne måde bør klageinstansers afgørelser også opfattes som en mere generel påvirkning af kommunens sagsbehandling og praksis i de sager, der senere skal afgøres. Blandt juridiske forfattere er der den opfattelse, at kommunerne har en egentlig retlig pligt til at følge linjerne fra klageinstansers praksis, fordi kommunerne i modsat fald vil blive underkendt gang på gang og derfor vil medvirke til unødigt besvær og evt. omkostninger for borgere, der bliver nødt til at klage, uanset om udfaldet af en klage vil være rimelig forventeligt. Dette vil også medføre et spild af offentlige ressourcer. Afgørelser, som kommunen får ændret eller hjemvist fra klageinstanser indeholder selvfølgelig oftest viden, som er meget specifik i forhold til materielle lovgivning og sagsbehandling, der primært varetages i et enkelt center. Det generelle, tværgående læringspotentiale er ikke så stort ved afgørelser med sådant indhold. Jævnligt indeholder afgørelser fra klageinstanserne imidlertid også mere væsentlig, generel viden, der ud over at have specifik læringsværdi for det involverede center, tillige kan være særdeles betydningsfuld tværgående i flere eller alle af kommunens centre i forhold til den fremadrettede forbedring af sagsbehandling og praksis. Det kan være viden om Ankestyrelsens stillingtagen til fx generelle fremgangsmåder ved opfyldelse af pligten om partshøring, hvor meget der skal til for at sager generelt set er så tilstrækkeligt oplyste til at der kan træffes afgørelse, mere generel fastlæggelse af det, der er indeholdt i notatpligten, eller generel tilkendegivelse af, hvad der kan være unødvendigt at indhente i sagsbehandlingen. Og på dette punkt ser jeg muligheder for forbedring, som overordnet kan komme borgernes retsstilling til gode. Tilbage i 2011/12 spurgte jeg ledelsen i nogle udvalgte centre om, hvad de gjorde for at fastholde den viden, som de modtog i afgørelser fra klageinstanser, i centrenes fremadrettede tilrettelæggelse af arbejdet og dannelse af praksis. Svarene indeholdt nogenlunde enslydende oplysninger om, at ændrede og hjemviste sager blev drøftet internt i det enkelte center/afdeling/team, så involverede medarbejdere på sagsområdet fik kendskab til ændringerne, der evt. var gjort, og kunne indrette sig efter det. Ud fra de svar jeg fik, var der ikke noget der tydede på at der blev gjort indsatser med mere centraliseret eller tværgående deling af evt. generel viden. Det er derfor min anbefaling, at alle ændrede og hjemviste sager, der modtages i kommunen, gennemgås af en central medarbejder/gruppe med det sigte at screene begrundelserne for generelt læringsmateriale. I de tilfælde, hvor generel læring og viden kan udledes af afgørelserne, vil det på denne måde være muligt for administrationen mere systematisk at fastlægge, justere og forbedre kommunens fremadrettede praksis og fremgangsmåder i sagsbehandlingen. Og overordnet vil administrationen på denne måde også bedre kunne sikre, at den nye læring og viden når ud til alle relevante medarbejdere på tværs af kommunens centre, og herunder i særdeleshed at den nye viden bliver gjort til en del af forventningsafstemningen overfor kommende nyansatte medarbejdere. 38

204 H) Datering af breve og uoverensstemmelser med tidspunkt for afsendelse og modtagelse Jeg har med jævne mellemrum haft henvendelser fra borgere, der har fået breve tilsendt fra kommunen, hvor dateringen på brevet har ligget flere dage, uger eller måneder forud for datoen for borgernes modtagelse af brevet. I andre tilfælde var der tegn på, at breve kunne have været flere dage undervejs inden de nåede frem til borgerne, og umiddelbart vurderet skyldtes det ikke at brevene havde været fremsendt som B-post. Som tydeligt eksempel på problemet med misvisende datering, gav en borger mig kopi af 2 breve, der ifølge dateringen på brevene var skrevet henholdsvis den 28. maj 2013 og den 25. juni Imidlertid kunne borgeren med kuverten (Maxibrev) dokumentere, at brevene var poststemplet den 5. december 2013 og i øvrigt blev modtaget den 7. december Sagsbehandleren oplyste efterfølgende borgeren, at brevene var færdiggjorte umiddelbart inden afsendelsen. Den misvisende datering skyldtes ifølge sagsbehandleren en teknisk fejl ved udskrivningen af brevene, og ud over en beklagelse fra det involverede center fik borgeren også en forklaring på den uforståelige sammenhæng mellem datering af brevene, afsendelsestidspunkt og modtagelsen. Andre eksempler på lignende problemer har jeg set ved kommunens skriftlige indkaldelse til møder og herunder fx opfølgningsmøder, hvor mødeindkaldelserne først blev sendt og dermed modtaget flere dage efter den daterede brevdato, så brevet måske ikke kunne nå frem inden mødet og borgerne dermed ikke kunne nå at være med. Samtidig har sagsbehandlere forberedt sig på møderne, der ikke blev holdt. I de konkrete situationer jeg har set, har centrene efterfølgende valgt at rykke mødedatoen. Der har altså pga. forsinkelsen været brugt tid på noget, der ikke gav nogen værdi. Sådanne dateringsproblemer har jeg oftest set i Center for Velfærd & Omsorg, Borgerservice og Jobcenter. Jeg vil derfor gøre opmærksom på vigtigheden af, at kommunen sørger for at datere alle breve samme dag, som de sendes med posten. Sikringen af korrekte datering hænger tæt sammen med ordentlig og omsorgsfuld sagsbehandling. I visse typer sager er det endda overordentligt vigtigt at der er overensstemmelse mellem datering og afsendelsesdag. Dette gælder navnlig i afgørelsessager, ved partshøringer og ved mødeindkaldelser, hvor borgere kan komme til at stå i situationer med meget korte tidsfrister, hvis der er uoverensstemmelser. Det kan bl.a. få betydning for beregning af klagefristen, at det med relativ stor sikkerhed kan fastlægges, hvornår fx afgørelser er afsendt, og dermed hvornår de må anses for at være kommet frem til adressaten. Folketingets Ombudsmand har også understreget, at et brev skal sendes med posten samme dag, det er dateret. Det skete konkret i forbindelse med en sag, hvor en kommune fik kritik for netop ikke altid at sende sine breve samme dag, som de var daterede. Ombudsmanden henstillede i den konkrete sag til kommunen, at indføre en praksis som sikrede, at kommunens breve altid blev afsendt samme dag som de dateredes. I mange tilfælde har det ingen praktisk betydning, om et brev ligger nogle dage, efter det er blevet dateret, inden det bliver sendt. Men, som nævnt ovenfor, kan det i andre situationer få både alvorlig og også økonomiske konsekvenser for borgerne. I de fleste sager, som jeg er blevet gjort bekendt med blev der efterfølgende givet fristforlængelse til borgerne, hvor det var afgørende og havde betydning for borgerne og deres retssikkerhed. Jeg vil på denne baggrund anbefale, at administrationen overvejer, hvilke tekniske løsninger der kan gøre op med dette uhensigtsmæssige dateringsproblem. Sagsstyringssystemet bør kunne medvirke til at sikre korrekt og autentisk datering. Hvis en teknisk løsning ikke vælges eller er mulig, vil jeg anbefale ledelsen, at der på anden måde i forretningsgangene etableres mere sikre fremgangsmåder ved udskrivning af breve og afgørelser, hvori der indgår en form for kontrol af om afsendelsestidspunkt og datering stemmer overens. I) Fastsættelse af frister for borgerne og mulighed for fristforlængelse En del borgere har oplevet, at de får meget korte frister af kommunen eller at de ikke kan få udsættelse på frister for høring, bemærkninger, fremsendelse af dokumentation eller lignende, selv om de bad om det. Det var tilfældet, uanset om det kunne få fx økonomiske konsekvenser for borgerne, hvis de ikke foretog sig noget bestemt inden udløbet af den fastsatte frist. Og borgere forsøgte i nogle af tilfældene forgæves at forklare kommunen om de meget korte frister og behovet for forlængelse, hvor det kunne forklares med misvisende datering af det fremsendte brev/afgørelse (som nævnt ovenfor) i forhold til den faktisk noget senere modtagelse. Borgernes utilfredshed blev forstærket i de tilfælde, hvor de samtidig fik et indtryk af kommunen, som en myndighed, der primært havde travlt med at sætte korte frister og kræve dem overholdt i forhold til borgerne, mens kommunen ikke selv udviste tilsvarende interesse i at sagsbehandle hurtigt eller i øvrigt overholde lovgivningsmæssige eller egne fastsatte sagsbehandlingsfrister. Eller hvor kommunen ikke orienterede om, hvorfor den havde måttet overskride sagsbehandlingsfristerne, og hvornår borgerne kunne forvente svar. 39

205 I sådanne tilfælde har borgerne rigtig svært ved at forstå, hvorfor det er så afgørende for kommunen at borgerne skal overholde de snævert fastsatte frister, uden mulighed for forlængelse, eller skynde sig ekstraordinært meget med at give kommunen svar eller dokumentation, når dette øjensynligt ikke gælder den anden vej i retning mod borgerne. I forskellige sammenhænge har borgere delt konkrete oplevelser med mig om korte høringsfrister på grund af fx sen modtagelse af brev, hospitalsindlæggelse eller i forbindelse med helligdage, hvor man kunne være bortrejst. Hyppigst var Center for Social & Familie og Borgerservice involveret i sådanne oplevelser. Som eksempel modtog en borger brev vedrørende ansøgningssag om enkeltydelse fra Borgerservice omkring den april Brevet indeholdt en frist for borgerens bemærkninger, som var den 9. maj. Borgeren havde på et tidligere møde den 22. april oplyst, at familien holdt ferie fra 2. maj til og med 9. maj. Derfor skrev borgeren en mail til Borgerservice den 1. maj, hvori hun gentog tidsrummet for ferien og bad om udsættelse af fristen. Borgerservice svarede med mail den 2. maj: Brevet er gået ud fra Lejre Kommune d og da post sendes som B brev har du formentlig modtaget denne d og senest d Fristen kan ikke rykkes og jeg fremover henstille til at frister alene fremrykkes såfremt der foreligger særlige grunde, herunder hvis man er bortrejst eller indlagt på sygehus. Efter telefonisk dialog viste det sig, at der ikke havde været tilstrækkelig opmærksomhed på borgerens oplysning om afholdelse af ferie. Fristen blev derfor udsat. Og jeg skal i øvrigt understrege, at de af Borgerservice anførte, skærpede grunde til fristfremrykkelse kun kan bruges af kommunen i situationer, hvor der er tale om overskridelse af egentlige klagefrister, som er entydigt fastsat i lovgivningen. En ældre borger, viste mig i 2013 et eksempel på et dateringsproblem i forhold til en kort frist, idet hun i 2012 havde glemt at returnere et skema vedrørende boligstøtte, hvori hun skulle oplyse om husstandens formue. Konsekvensen var, at hun senere modtog et Rykkerbrev, hvori der bl.a. stod: Får vi ikke skemaet retur senest den 8. marts 2012, vil din boligydelse unde yderligere varsel ophøre den 1. april Efter tidsfristen 8. marts 2012 skal du indsende en helt ny ansøgning for igen at få ret til boligydelse. Boligydelsen kan først ydes fra måneden efter, vi har modtage ansøgningen. Rykkerbrevet var dateret den 1. mart 2012, men borgeren modtog først brevet den 8. marts, som svarede til dagen for tidsfristen. Denne borger nåede at aflevere det udfylde skema, fordi den 8. marts tilfældigt var en torsdag med lang åbningstid, og som hun selv udtrykte det til alt held var der dette sammenfald. Regler om fastsættelse af frister Det fremgår bl.a. af reglerne om partshøring i Forvaltningsloven og forarbejderne, at myndigheden kan, men ikke skal, fastsætte en frist for afgivelse af udtalelse fra parten. Ved fastsættelse af sådan frist bør der generelt set gives den pågældende part rimelig tid til at sætte sig ind i oplysningerne og overveje udtalelsens form og indhold. Der kan i den forbindelse tages hensyn til sagens karakter, tidligere høringer, og om der er andre parter og interesser involveret. Der bør også tages hensyn til, om sagen er af en sådan karakter, at borgeren vil have interesse i at lade en sagkyndig, fx en advokat eller revisor, privat socialrådgiver, fagforening eller lignende, vurdere den og medvirke ved udformningen af udtalelsen. Om fastsættelse af frister står der i Vejledning til Forvaltningsloven (nr af 4. december 1986): At der normalt ingen grund er til at fastsætte en frist, hvis ikke offentlige eller private interesser gør det påkrævet, at afgørelsen træffes. I tilfælde, hvor der ikke fastsættes en svarfrist, bør det gøres klart for parten, at kommunen afventer partens bemærkninger, og at sagens behandling først vil blive fortsat, når kommunen modtager partens udtalelse. Ved fastsættelsen af en frist bør der gives den pågældende part rimelig tid til at sætte sig ind i oplysningerne og overveje udtalelsens form og indhold. Der kan i den forbindelse tages hensyn til omfanget af oplysningerne og til sagens karakter, herunder om parten tidligere har haft lejlighed til at udtale sig om andre dele af sagen. Der kan endvidere tages hensyn til, om sagen er af en sådan karakter, at parten typisk vil kunne have interesse i at lade en sagkyndig vurdere sagen og medvirke ved udformningen af udtalelsen. Der bør også tages hensyn til andre private eller offentlige interesser, navnlig andre parters interesse i en hurtig behandling af sagen. Hvis parten anmoder om at få fristen forlænget, bør en sådan anmodning normalt imødekommes, medmindre det vil være væsentligt i strid med de hensyn, der lå til grund for fastsættelsen af fristen. Det bør under alle omstændigheder tilkendegives parten, at kommunen er berettiget til at træffe afgørelse i sagen, hvis fristen overskrides, uden at afvente partens svar. Længde af svarfrister og mulighed for forlængelse Selvfølgelig kan der i enkeltstående tilfælde være god grund til at fastsætte tidsfrister, hvis der fx er stor risiko for at tiden ellers løber fra sagen og parten, og hvor dette og netop tiden kan have afgørende betydning. I sådanne tilfælde kan myndigheden godt fastsætte en tidsfrist, så en udtalelse fra borgeren skal være modtaget af myndigheden indenfor en frist. Men overordnet set bør det være en undtagelse snarere end en hovedregel at der fastsættes frister, hvis ikke det er et krav herom i loven. Ankestyrelsen har i Principafgørelse F-5-01 beskrevet sin praksis om, hvad der kan opfattes som en rimelig svarfrist i forbindelse med partshøring og aktindsigt. Af afgørelse fremgår det, at en partshøringsfrist på 1 dag, ikke er tilstrækkelig, men at 8 dage er. 40

206 Af hensyn til den ventetid, der kan være hos sagkyndige, som borgerne ønsker at involvere, bør fristen i sådanne tilfælde ikke sættes til under 4 uger og i øvrigt bør det altid ske i dialog med borgeren. Hvis borgere anmoder om at få fristen forlænget, bør en sådan anmodning efter min opfattelse og i overensstemmelse med Forvaltningslovens vejledning normalt imødekommes, medmindre det vil være væsentligt i strid med de hensyn, der lå til grund for fastsættelse af fristen, og det vil sandsynligvis være sjældent forekommende. Hensyn, der kan tale imod en fristforlængelse kan være, hvis der er væsentligt risiko for at forlængelsen vil medføre fare for offentlige og andre privates interesser. Der bør ikke som udgangspunkt opstilles krav om, at borgerne skal begrunde, hvorfor de ønsker fristen forlænget. I et helt aktuelt eksempel har en borger oplyste mig, at der blev givet hende 3 måneder til at komme med bemærkninger til en partshøring, da hun bad om en så lang frist. I nogle af de sager jeg har været gjort bekendt med blev der givet fristforlængelser, hvis borgeren selv eller ved hjælp fra andre anmodede om det. Men i andre tilfælde har borgere og jeg også oplevet, at et ønske om forlængelse blev afvist, uanset at jeg støttede borgeren i ønsket. Borgernes ret til udsættelse af afgørelsen (Udtalelsesret) Jeg vejleder i sådanne situationer borgerne om, at de kan gøre brug af deres ret til at få sagens afgørelse udsat, hvis de er part i sagen, indtil borgerne har haft tid til at komme med en udtalelse til sagen. Denne rettighed kan borgerne opnå i henhold til Forvaltningslovens 21: 21. Den, der er part i en sag, kan på ethvert tidspunkt af sagens behandling forlange, at sagens afgørelse udsættes, indtil parten har afgivet en udtalelse til sagen. Myndigheden kan fastsætte en frist for afgivelsen af den nævnte udtalelse. Stk. 2. Bestemmelsen i stk. 1 gælder ikke, hvis 1) udsættelse vil medføre overskridelse af en lovbestemt frist for sagens afgørelse, 2) partens interesse i, at sagens afgørelse udsættes, findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, der taler imod en sådan udsættelse, eller 3) der ved lov er fastsat særlige bestemmelser, der sikrer parten adgang til at afgive en udtalelse til sagen, inden afgørelsen træffes. Parten kan således helt fra sagens begyndelse, fremsætte krav om, at sagen ikke afgøres, før den pågældende har haft lejlighed til at fremkomme med en udtalelse, evt. efter forinden at have haft lejlighed til at gøre sig bekendt med dokumenterne i sagen. Udtalelsen kan afgives mundtligt eller skriftligt efter partens valg, og parten kan benytte en anden (en repræsentant) til at skrive udtalelsen eller som bisidder/repræsentant til at fremkomme med udtalelsen mundtligt under et møde. Fra retspraksis kan der henvises til U Ø, hvor nogle henvendelser fra en part, der havde klaget til Arbejdsmiljøklagenævnet over et påbud, måtte forstås som en anmodning i medfør af 21 eller dennes analogi om, at sagsbehandlingen i nævnet, herunder partens afgivelse af en udtalelse om sagen, blev stillet i bero, indtil en afgørelse fra bygningsmyndigheden forelå. Da nævnet traf afgørelse i sagen uden at underrette parten om, at man ikke ville afvente bygningsmyndighedens afgørelse, og uden på dette grundlag at give parten lejlighed til at fremkomme med en udtalelse, inden afgørelsen blev truffet, anså landsretten 21 eller dennes analogi for overtrådt, og afgørelsen ansås for ugyldig. Folketingets Ombudsmand har i FOB udtalt, at hvis en myndighed i et konkret tilfælde ikke finder at kunne imødekomme en begæring om udsættelse, må det normalt være en forudsætning, at den pågældende modtager en udtrykkelig meddelelse herom, ledsaget af en meddelelse om, at den pågældende inden for en bestemt frist skal fremkomme med evt. afsluttende bemærkninger. Borgerrådgiverens anbefalinger Det er min anbefaling, at der som udgangspunkt ikke fastsættes frister, medmindre kommunen er forpligtet til det ifølge lovgivning. Hvis det derudover skønnes nødvendigt at sætte en frist, vil jeg anbefale, at der kun fastsættes rimelige høringsfrister, evt. efter dialog med borgerne om deres behov, og at der som overvejende hovedregel altid bliver givet fristforlængelse, når det viser sig, at borgerne i enkeltstående situationer har behov for det. Jeg anbefaler, at der ved evt. afslag på borgerens anmodning om fristforlængelse altid medfølger en skriftlig begrundelse for, hvorfor det i det konkrete tilfælde ikke er muligt at forlænge fx høringen eller lignende, og herunder hvilke hensyn der trækker i modsat retning af forlængelse. Jeg anbefaler også, at der udarbejdes interne retningslinjer, som fastlægger de hensyn, der kan tages med i betragtning ved den tidsmæssige fastsættelse af en frist, hvis en sådan skønnes at være nødvendig. I retningslinjerne bør det også fastsættes i hvilke tilfælde borgerens anmodning om forlængelse af fristen bør imødekommes, og herunder, hvor lang en forlængelse, der kan være nødvendig og/eller tilstrækkelig. Retningslinjerne kan lægges på kommunens hjemmeside og på den måde kan kommunen gøre det tydeligere for borgerne, hvad de kan forvente i forhold til frister og mulighed for forlængelse. 41

207 Endelig vil jeg henvise til intern praksis i Ankestyrelsen, jfr. vejledning af 23. januar 2007, hvori der står: Når vi partshører giver vi en frist for bemærkninger. I konceptet er udgangspunktet 2 uger, men der kan gives en kortere eller længere frist afhængig af bl.a. omfanget af oplysningerne Hvis parten anmoder om en forlængelse af fristen, skal vi som hovedregel acceptere dette. Dette følger af forvaltningslovens 21. Se vedrørende praksis Principafgørelse F J) Forkerte henvendelser til borgerrådgiveren Siden den nye hjemmeside gik i luften har jeg fået flere og flere opringninger, hvor der fra start bliver spurgt: Er det Lejre Kommune?, Kan du stille mig om til.? eller Jeg skal have fat i. Og når jeg spurgte ind til henvendelsen, viste det sig, at borgerne havde søgt efter kontaktoplysninger på hjemmesiden og forestillede sig at de ringede til kommunens hovedtelefonnummer, ikke til borgerrådgiveren, som de enten slet ikke kendte eksistensen af eller som ikke var hensigten med deres opringning. Borgerne forvekslede måske Borgerrådgiveren med Borgerservice. I alle tilfælde gav jeg borgerne det rigtige telefonnummer og henviste dem til at ringe op igen, da jeg pga. permanent omstilling til mobiltelefon desværre ikke kunne foretage en omstilling for dem. En beklagelig omvej for borgerne og selvfølgelig en kort, men unødvendig forstyrrelse for borgerrådgiverfunktionen. Jeg har over det seneste ½ år modtaget mere end af sådanne forkerte opringninger. I begyndelsen blev de ikke noteret, men det har jeg gjort i den senere tid, da noget tydede på at det blev ved. Enkelte af opringningerne indgår i statistikken for denne beretning, fordi der i samtalerne viste sig at være andet, som jeg kunne vejlede om eller undersøge for borgerne, når nu de havde fået fat på mig. Men langt de fleste af opringningerne har jeg noteret uafhængigt af mit registreringssystem, som danner grundlag for denne beretning. En større del af opringningerne vedrørte i øvrigt spørgsmål til digitalisering og muligheden for fritagelse af den obligatoriske pligt til at modtage digitale post. For mig at se ligger en væsentlig del af årsagen til denne forveksling i selve udformningen af kommunens hjemmeside, hvor kontaktoplysningerne både til selve kommunen og til de enkelte centre og afdelinger ikke nødvendigvis ligger lige logisk placeret for alle brugere og måske heller ikke med tilstrækkelig høj prioritet i placeringen. Det er i hvert fald, hvad nogle af borgerne har udtrykt frustration over. Jeg har tillige modtaget mails på borgerraadgiveren@lejre.dk, hvor det formentlig var afsenderens hensigt at sende den til kommunens hovedmailadresse. Umiddelbart bedømt var der intet i disse mails, der indikerede at de skulle sendes specifikt til mig. Tværtimod indeholdt de budskaber til områder, der lå et helt andet sted i administrationen. Jeg vil derfor anbefale, at hovedmailadressen bliver gjort lettere tilgængelig og at den sammen med hovedtelefonnummeret bliver placeret med stor tydelighed og måske flere steder på hjemmesidens forside ( så alle brugere let kan finde oplysningerne, uden at skulle lede på de underliggende sider. Mere generelt anbefaler jeg også, at alle øvrige mailadresser for centre og afdelinger placeres med så høj en prioritering og synlighed som muligt og dermed helst på centrets eller afdelingens forsider. Det vil lette tilgængeligheden og i højere grad kunne medvirke til at invitere borgere til at henvende sig digitalt, hvilket må være mål nok i sig selv. Jeg vil også anbefale, at administrationen i højere grad prøver at tænke udefra og ind i brugermæssig sammenhæng, og involverer og inddrage borgerne i det fremtidige udviklingsarbejde fx med tilbagevendende afprøvninger af hjemmesiden, så brugervenlighed og fokus på værdi for borgerne kommer øverst på dagsordenen. Observationen er blevet delt med administrationen, som også er blevet gjort opmærksom på, hvad jeg forestiller mig kan være den mest sandsynlige årsag til henvendelsernes omvej. Vi har desværre ikke mulighed for at anvende andre begreber end de forholdsvis enslydende og sammenlignelige, Borgerrådgiveren og Borgerservice, hvilket ellers kunne afhjælpe en del af problemet. Samtidig har jeg understreget overfor administrationen, at løsningen ikke må blive en lavere prioriteret placering af borgerrådgiverens kontaktinfo på hjemmesiden, idet det vil gøre det vanskeligere at sikre, at dem, der reelt vil i kontakt med mig, kan finde mit telefonnummer og mailadresse. Og på et tidspunkt, hvor der fortsat ses tegn på stor forskel i de enkelte afdelingers opmærksomhed på selv at henvise til borgerrådgiveren, vil en ændret placering medvirke til uhensigtsmæssig forskelsbehandling af nogle borgere, der dermed får en ringere mulighed for at finde vej hertil end andre. K) Bombetrussel mod Lejre Kommune og de telefoniske konsekvenser Midt i den hektiske stemning i forbindelse med administrationens evakuering, som sikkert ikke ret mange borgere kendte til på daværende tidspunkt, ringede borgerne jo fortsat til kommunen, som de jo plejede at gøre, og som om alting var helt normalt for dem. Nogle af dem valgte efterfølgende også at ringe til mig, fordi de var utilfredse med at telefonen slet ikke var blevet taget af kommunen, selv om det var i telefontiden (og i åbningstiden) og trods flere opringninger. De blev mødt af en telefonsvarer med et noget underligt svar, Svaret var noget i retning af: Indtal en besked efter biptonen... 42

208 Intet andet. Der var ikke nogen form for præsentation af, hvem der var blevet ringet til, eller anden form for forklaring med telefonbeskeden. Ifølge det oplyste var telefonbeskeden den samme i de timer bombetruslen og evakueringen varede. I løbet af kort tid talte jeg med 8 borgere, der alle oplevede forvirring, usikkerhed og irritation over at kommunen ikke var tilgængelig. De havde svært ved at forstå og acceptere, at det var den service de blev tilbudt, når de havde ringet til en offentlig myndighed. Alle borgerne viste dog forståelse for situationen efter jeg havde orienteret om bombetruslen og evakueringen, men det ændrede selvfølgelig ikke afgørende ved deres behov for at få kontakt med medarbejdere i kommunen, som jeg ikke kunne hjælpe dem med. Jeg blev også spurgt, om der var et akutnummer de kunne anvende i stedet. Pga. evakueringen havde jeg ikke selv adgang til en computer og kunne derfor heller ikke hjælpe med det. En borger foreslog, at vi kontaktede andre kommuner, der havde erfaring med lignende trusler, så vi kunne være bedre forberedt en anden gang og sørge for bredere information, hvis noget lignende sker igen. Jeg kan naturligvis tilslutte mig, at hensynet til medarbejdernes sikkerhed vejer særdeles tungt i sådanne situationer. Og jeg har også noteret mig, at kommunen kun i begrænset omfang havde erfaring med egentlig kriseberedskab forud for denne hændelse. Alligevel var administrationen jo i stand til relativt hurtigt at informere om bombetruslen og de midlertidige konsekvenser det kunne have for borgerne, der henvendte sig. Men informationen var desværre kun tilgængelig på hjemmesiden. Og de borgere jeg talte med havde ikke læst det. Og i øvrigt må det forudsættes at ikke alle borgere befinder sig ved en tændt computer eller i det hele taget har adgang til internettet eller kan anvende nettet på det tidspunkt, hvor de vælger at ringe til kommunen. Imidlertid vil der efter min opfattelse selv i sådanne relativt alvorlige situationer fortsat skulle tages et så stort hensyn til at kommunen skal være tilgængelig for borgerne eller i det mindste sikre alle borgere den samme information om midlertidig utilgængelighed. Altså at borgerne skal tilbydes en så tilgængelig kommunal forvaltning, at de i alle tænkelig situationer kan komme igennem med fx deres akutte henvendelser eller i det mindste være sikker på, at de kan aflevere en telefonbesked og at det sker til det rette sted. Jeg vil derfor anbefale, at administrationen tager indtrykkene fra disse oplevelser med ind i den fremtidige kriseberedskab, så borgerne kan opnå bedre tilgængelighed og information også ved sådanne atypiske situationer. Det kan fx gøres ved at optage en besked, der præsenterer kommunen, så borgerne ved at de har ringet til det rigtige sted, og som derudover forklarer, at der er opstået en akut situation, som betyder at telefonen ikke bliver taget, og som endelig henviser til hjemmesiden for yderligere information om det tidsrum, der kan gå indtil situationen bliver normaliseret igen. Selv i situationer med evakuering må det være muligt at kunne nå at slå en sådan besked til inden omstillingen forlades. Det viste sig jo at der faktisk var tid til at stille opringninger til hovedtelefonnummeret om til rådhuset i Allerslev for en kortere periode. Måske er det også ved evakuering muligt at nå at omstille opringninger til hovednummeret til en eller flere mobiltelefoner, som medarbejdere under evakueringen kan bærer på sig og således fortsat kan tage imod opkald fra borgerne. Jeg anvender selv (permanent) omstilling til mobiltelefon fra fastnetnummeret, som borgerne ringer til, og derfor var jeg tilgængelig under hele evakueringen. Alternativt vil jeg foreslå, at der etableres en mulighed for fjernbetjening af den telefonsvarer, som vedrører hovednummeret. Det vil gøre det muligt umiddelbart efter en evakuering, at indtale en besked, der bedre beskriver den konkret opståede situation og borgernes muligheder og navnlig begrænsninger i tilgængeligheden. Lejre, den 1. juni 2014 Erik Asp Poulsen Borgerrådgiver 43

209 Bilag: 6.2. Borgerrådgiverens rapport for 1. kvartal 2014 Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 50304/14

210 Borgerrådgiverens rapport til Kommunalbestyrelsen i Lejre Kommune 1. kvartal 2014 Resume:

211 Tendensen fra slutningen af 2013 med et væsentligt højere antal henvendelser pr. kvartal synes at fortsætte i Indtil videre har der ikke været tegn på andet. Jeg modtog således 164 nye borgerhenvendelser i løbet af 1. kvartal Det var lidt færre end i 4. kvartal 2013, hvor der var en kraftige stigning på op til 192 henvendelser, men det er dog alligevel væsentligt flere end i tidligere kvartaler. Og tendensen fortsætter også her i 2. kvartal Noget kan derfor tyde på, at antallet af henvendelser er ved at finde et noget højere leje i forhold til tidligere. Dette er også et tydeligt tegn på, at borgernes behov for rådgivning, støtte og klagevejledning af den uafhængige borgerrådgiverfunktion i Lejre Kommune er blevet større. Fordelt på de enkelte centre i administrationens organisation udgjorde henvendelserne til borgerrådgiveren 26 % vedrørende Borgerservice, 15 % vedrørende Center for Byg & Miljø, 13 % vedrørende Center for Social & Familie og 10 % vedrørende Jobcenter. Organisationens øvrige centre havde et lavere antal henvendelser og dermed lavere procenter. Den hidtidige tendens med, at der forholdsmæssigt var flest henvendelser, der drejede sig om sagsbehandling og serviceorienteret borgerkontakt i Borgerservice fortsatte således i begyndelsen af Borgerrådgiveren har i 1. kvartal ydet lettere hjælp og vejledning til 18 borgere, foretaget mere omfattende opsøgende arbejde på baggrund af 101 henvendelser og derudover registreret 45 egentlige klagesager. Langt de fleste borgere anvendte telefon eller mail ved første henvendelse til borgerrådgiveren, mens kun to borgere sendte almindeligt brev og én enkelt henvendte sig personligt uden forudgående aftale. Muligheden for at få kontakt til borgerrådgiveren er gjort så fleksibel som mulig, og borgere, der har ønsket at mødes med borgerrådgiveren, har i de fleste tilfælde kunnet komme til det indenfor en uge efter deres henvendelse. Følgende tendenser fra 2012/13 har fortsat kunnet konstateres i 1. kvartal 2014: Utilstrækkelig forventningsafstemning og manglende svar på henvendelser Lang sagsbehandlingstid og overskridelse af sagsbehandlingsfrist, uden besked til borgere Manglende helhedsorienteret og tværgående sagsbehandling i samarbejdet mellem centrene Mangelfuld opfyldelse af lovbestemt vejledningspligt om rettigheder og pligter Manglende opfyldelse af lovbestemt notatpligt Svær forståelig skriftlig kommunikation i breve og afgørelse Hyppige og uforståelige skift af sagsbehandlere Overskridelse af frister bl.a. i forbindelse med genvurdering og aktindsigt Flere af tendenserne og herunder anbefalinger til forbedrende indsatser indgår i den handleplan om bedre kvalitet i borgerbetjeningen, som fremlægges politisk i løbet af Herudover kunne også flere af observationerne fra årsberetningen for 2013 fortsat konstateres i Indledning Af hensyn til Kommunalbestyrelsens forventning skal det indledningsvis bemærkes, at denne rapport for 1. kvartal 2014 primært indeholder kortfattet status på statistisk grundlag. Derudover redegøres der evt. kortfattet for dele af det løbende arbejde. I november 2014 vil rapport for 2. og 3. kvartal 2014 foreligge. Og i maj 2015 vil årsberetningen for 2014 være udarbejdet og blive fremlagt for Kommunalbestyrelsen. Fremgangsmåden med afrapportering til Kommunalbestyrelsen to gange årligt og den indholdsmæssige forskel på årsberetning og rapport for kvartalerne er beskrevet i Borgerrådgiverens funktion og procedurer. Antal nye henvendelser (1. gang): 2

212 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal I alt Antal yderligere henvendelser: 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal I alt NB: Yderligere henvendelser er adskilt fra 1. gangs henvendelserne af forståelsesmæssige hensyn. NB: Yderligere henvendelser omfatter tilfælde, hvor borgere, efter at have henvendt sig 1. gang, har behov for yderligere kontakter/møder med borgerrådgiveren. Kun få borger har henvendt sig mere end 3-4 gange i samme sag. Henvendelsesform (1. gangs henvendelser) Form 1. kvt. 2. kvt. 3. kvt. 4. kvt. Personlig 1 Telefon 98 Mail 63 Brev 2 I alt 164 Mødevirksomhed Type 1. kvt. 2. kvt. 3. kvt. 4. kvt. Borgermøder på kontoret 46 Hjemmebesøg hos borgere 3 Bisidder eller observatør 11 Telefonmøder 109 Oplæg og feedback 10 Rådgivnings-/ mæglingsmøder 17 Øvrige møder 2 Møder i alt 198 NB: Hjemmebesøg foretages, hvis borgere har vanskeligt ved at komme til borgerrådgiveren. NB: Rollen som bisidder anvendes sjældent og kun ved konkrete behov. NB: Observatørrollen anvendes bl.a. ved kommunens møder med borgere i tværgående sager. NB: Ud over registrerede telefonmøder har der været et stort antal kortere telefonsamtaler med borgere. NB: Oplæg og feedback omfatter undervisning og planlagte møder med særlig fokus på emne eller center. NB: Øvrige møder har bl.a. været i borgerrådgivernetværk, DH Lejre og Flygtningevenner i Lejre. NB: Endelig har der desuden været et større antal uformelle møder med direktion, chefer, ledere og medarbejdere.. Henvendelser fordelt på karakteren af den kommunale opgave I 1. kvartal 2014 var der 120 borgere (73 %), der henvendte sig som led i den egentlige sagsbehandling i administrationen. I samme kvartal henvendte 44 borgere (27 %) sig vedrørende udførelse af andre kommunale serviceopgaver, som fx hjemmepleje, udstedelse af pas og kørekort, pladsanvisning til daginstitution, undervisning i skoler, snerydning, vedligeholdelse af kloak, rottebekæmpelse, hastighedsbegrænsning, mv. Henvendelsernes omfang 3

213 Omfang 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal 2014 Let 18 Middel 101 Klage 45 Henvendelsernes omfang og arbejdsbyrden som følge heraf kategoriseres efter følgende kriterier: Let: -Forespørgsler, der primært omfatter vejledning, og som afsluttes efter 1-3 kontakter. Indholdet er bredt. Fx hjælp til udfyldelse af ansøgningsskema, forståelse af begrundelse, hjælp til at finde rette afdeling eller medarbejder, osv. Middel: -Henvendelser, der kræver mere omfattende undersøgelse, kontakt eller handling inden besvarelse. Henvendelserne kan indeholde utilfredshed, men er ikke klagesager. Evt. oprettes notat i Acadre. Klage: -Henvendelser, der omfatter, hjælp til intern klage i Kommunen, behandling af egentlig klagesag, eller hjælp til klage til ekstern klageinstans. Klagesager, der sagsbehandles af borgerrådgiveren, oprettes sædvanligvis som borgersager i Acadre. Fordeling på centre (1. gangs henvendelser) Centre / kvartaler 1.kvt. 2.kvt. 3.kvt. 4.kvt. I alt Servicecenter & Borgerservice 42 Center for Byg & Miljø 25 Center for Social & Familie 21 Jobcenter 17 Generel 15 Center for Velfærd & Omsorg 14 Center for Veje & Trafik 6 Direktion 5 Center for Ejendomsdrift 5 Center for Kultur & Fritid 3 Center for Skoletilbud 3 Center for Dagtilbud 3 Koncernsekretariatet 2 Borgmester 1 Servicecenter Allerslev 1 Servicecenter Hvalsø 1 I alt 164 NB: Der er væsentlig forskel i centrenes funktion og opgaver. Nogle har mere direkte kontakt med borgere end andre, og der er også forskel i forhold til løsning af myndighedsopgaver og serviceopgaver. NB: "Generel" omfatter forespørgsler, der ikke direkte vedrører et af centrene, fx. henvendelse fra anden kommune om borgerrådgiverfunktionen, skattespørgsmål, henvisning til hjemmeside for tilskudsordning til havehjælp, mv. Henvendelsernes indhold Følgende tendenser fra 2012/13 har fortsat kunne konstateres i 1. kvartal 2014: Utilstrækkelig forventningsafstemning og manglende svar på henvendelser Lang sagsbehandlingstid og overskridelse af sagsbehandlingsfrist, uden besked til borgere Manglende helhedsorienteret og tværgående sagsbehandling i samarbejdet mellem centrene Mangelfuld opfyldelse af lovbestemt vejledningspligt om rettigheder og pligter Manglende opfyldelse af lovbestemt notatpligt Svær forståelig skriftlig kommunikation i breve og afgørelse Hyppige og uforståelige skift af sagsbehandlere Overskridelse af frister bl.a. i forbindelse med genvurdering og aktindsigt Flere af tendenserne og herunder anbefalinger til forbedrende indsatser indgår i administrationens forslag til handleplan for bedre kvalitet i borgerbetjeningen, som fremlægges politisk i løbet af juni Herudover kunne også flere andre af observationerne fra årsberetningen for 2013 fortsat konstateres i

214 Klagesager I 1. kvartal 2014 har jeg registreret 45 klagesager over afgørelser, sagsbehandling eller borgerkontakt. Jeg har vejledt 12 borgere om muligheden for at klage til eksterne klageinstanser, fx Det Sociale Nævn, Beskæftigelsesankenævnet, Statsforvaltningen, Ankestyrelsen, Huslejenævnet, mv. Disse borgere opnår dermed en kontrol af, om Kommunens afgørelser og sagsbehandling er rigtige og korrekte. Denne kontrol er væsentligt af hensyn til borgernes retssikkerhed. Flere af borgerne er blevet hjulpet med præcision af klagens indhold, og i nogle tilfælde er borgere blevet hjulpet med formulering af klagens tekst. I 4 tilfælde har jeg hjulpet borgere til afklaring af, at der ikke findes eksterne klageinstanser, som kunne udnyttes. I 2 tilfælde er borgere blevet henvist til at klage til Folketingets Ombudsmand, fordi klagerne i væsentlig omfang har indeholdt spørgsmål om afgørelsernes saglighed og lovlighed. Sådant spørgsmål ligger uden for min kompetence. I 22 tilfælde er borgeres klage til mig over sagsbehandling, service eller borgerkontakt endt op i en form for forlig, idet de er sluttet med et skriftligt svar fra den relevante centerchef/leder, eller ved at der har været holdt et møde mellem borgeren og medarbejdere i kommunen, hvor jeg har deltaget. Jeg har i flere tilfælde hjulpet borgere med præcision af klagens indhold, og i enkelte tilfælde har borgere fået hjælp med formuleringer i klagen, inden klagen er videresendt til centerchefen, eller det planlagte møde er blevet holdt. Selvom jeg ikke har afgivet en egentlig udtalelse i de forligte situationer, er flere af dem blevet anvendt til konstruktive drøftelser med centerchef/leder om, hvilke overvejelser klagen gav anledning til, og hvad der evt. kan forbedres. Jeg har ikke i perioden afgivet vejledende udtalelser i klagesager. Aktuel status er, at jeg har 5 klagesager, der enten er blevet eller er ved at blive undersøgt med indhentelse af redegørelse fra det involverede center. Der følger en mere detaljeret beskrivelse af udtalelsernes indhold i årsberetningen for Kategorier / kvartaler ) Aktindsigt 2 2) Begrundelse 1 3) Inhabilitet 4) Klagevejledning 5) Helhed i opgaveløsning/sagsbehandling 4 6) Oplysning af sag/inddragelse 2 7) Mange sagsbehandlere/sagsbehandlerskift 4 8) Partshøring 2 9) Personlig betjening og kontakt 1 10) Notatpligt 11) Repræsentation 12) Sagsbehandlingsfejl 6 13) Sagsbehandlingstid/Svar/Kvittering 5 14) Skriftlig formulering 1 15) Tavshedspligt 1 16) Vejledning 3 17) Videregivelse af oplysninger *) Afgørelsens retlige udfald 13 I alt 45 NB: Tabellen indeholder kun registreringer fra kategorien klager. NB: Tabellen kategoriserer overordnet indholdet i klagerne. Det er hensigten, at der i årsberetningen for 2014 (maj 2015) vil være en mere uddybende forklaring på klagernes indhold, og herunder også beskrivelser af borgeres utilfredshed i de tilfælde, hvor det ikke er endt ud i en klage. Afsluttede henvendelser En væsentlig del af henvendelserne i 1. kvartal 2014 blev afsluttet med møder i telefonen eller på kontoret. Borgerne fik mulighed for at fremføre deres synspunkter og oplevelser. Jeg fik ofte lejlighed til at give en uddybende forklaring på sagens eller situationens udfald og oplyste herunder borgerne om deres rettighed, mulighed, pligt eller 5

215 begrænsning og herunder klagemulighed. Desuden blev borgerne oplyst om, at selv om sagen eller deres henvendelse evt. ikke kunne ændres eller behandles konkret, noterede jeg mig oplevelsen i deres fortælling til brug som baggrundsviden i det konstruktive arbejde med forbedring og udvikling af administrationen. Borgerne oplevede på denne måde at blive hørt og få luft Ifølge flere borgere gav det også en afklaring, der kunne bringe dem videre i forhold til den utilfredshed, som var årsagen til deres henvendelse. Flere borgere gav også udtryk for, at det at deres oplevelse kunne bruges til noget, var en lille sejr i sig selv i forhold til deres indsats med at prøve at få kommunen til at se sagen/situationen fra borgernes side. En hel del borgere oplyste ved afslutningen af møderne, at de i højere grad kunne forstå, acceptere og evt. leve med den afgørelse, de havde fået, eller den oplevelse, de havde været igennem. Lejre, den 1. juni 2014 Erik Asp Poulsen Borgerrådgiver 6

216 Bilag: 6.3. Borgerrådgiverens funktion og procedure 2014 Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 50305/14

217 Borgerrådgiverens funktion og procedurer (opdateret maj 2014) (Der er ingen ændringer foretaget i denne udgave i forhold til beskrivelsen fra maj 2013) Beslutningsgrundlag Folketinget vedtog i 2009 en lovændring til lov om kommuners styrelse (lov nr. 136 af 24. februar 2009), hvorefter kommunerne fik en generel mulighed for at oprette en uafhængig borgerrådgiverfunktion, jfr. lovens 65e. Loven trådte i kraft den 1. juli Kommunalbestyrelsen i Lejre Kommune besluttede den 20. december 2010 at oprette en sådan uafhængig borgerrådgiverfunktion, der også kan beskrives som en kommunal ombudsmand. Der blev udarbejdet Job- og funktionsbeskrivelse, som blev godkendt af kommunalbestyrelsen den 31. januar Den 1. maj 2011 tiltrådte borgerrådgiveren. Borgerrådgiverens bemyndigelse, kompetence og opgaver er præciseret nærmere i denne beskrivelse af borgerrådgiverens funktion og procedurer. Borgerrådgiverens bemyndigelse, kompetence og opgaver Borgerrådgiveren i Lejre Kommune er ansat af Kommunalbestyrelsen og er dermed uafhængig af kommunens administration. Beslutninger om arbejdets indhold og udførelse træffes af Kommunalbestyrelsen. Borgerrådgiveren er ansvarlig for at kommunalbestyrelsens visioner, værdigrundlag og mål efterleves i praksis af kommunen, og skal påse, at administrationen yder god og korrekt service overfor borgerne og overholder god sagsbehandlingsskik. Det er borgerrådgiverens overordnede opgave at styrke dialogen mellem borgerne og administrationen og derved styrke respekten for kommunens afgørelser. Derudover skal borgerrådgiveren understøtte, at borgerne bliver hørt. Borgerrådgiverens funktion omfatter Lejre Kommunens administration og institutioner, samt de virksomheder og tjenestesteder, der er omfattet af Lejre Kommunes virksomhed. Borgerrådgiveren kan i forhold til kommunen behandle henvendelser og klager over Den formelle sagsbehandling (den måde sager bliver behandlet på) Personalets betjening og adfærd Udførelsen af service og praktiske opgaver (faktisk forvaltningsvirksomhed) Ulovlig forskelsbehandling (diskrimination) Borgerrådgiveren kan ikke behandle klager mv. over Det faglige indhold i afgørelser, som er truffet af kommunen Sager om privatretlige spørgsmål (fx naboklager, hegnssyn og lignende) Sager, der skal behandles i andre administrative klageinstanser Spørgsmål vedrørende personale- og ansættelsesforhold i kommunen Serviceniveauet, som Kommunalbestyrelsen har fastlagt politisk

218 Forældede sager (afsluttet for mere end et år siden) Sager indbragt for tilsynsmyndighederne, Ombudsmanden eller domstolene Ved behandling af klager afgiver borgerrådgiveren udtalelser, hvori der om fornødent kan udtales kritik af kommunens forvaltning. Som udgangspunkt skal klagerne have været behandlet administrativt før borgerrådgiveren kan behandle dem. Derudover har borgerrådgiveren til opgave at vejvise borgerne i den kommunale organisation og det offentlige klagesystem. Borgerrådgiveren skal også medvirke til at genskabe borgeres dialog med kommunen og mægle mellem borgere og de kommunale medarbejdere. Borgerrådgiveren skal således påtage sig rollen som mediator i konfliktsituationer mellem borgere og administrationen/institutionerne og herunder løbende rådgive om, hvordan konflikter forebygges med henblik på at forbedre sagsgange og kvalitet i forhold til brugervenlighed og juridisk indhold. Endvidere skal borgerrådgiveren hjælpe borgerne til at forstå kommunens afgørelser og yde borgerne bistand til at klage eller få sagen genoptaget, hvis borgerne ønsker dette. I den forbindelse kan borgerrådgiveren yde praktisk hjælp med at skrive den nødvendige redegørelse af sagen i forbindelse med klage eller anmodning om genoptagelse, hvis der er behov for det. Endelig kan borgerrådgiveren foretage konkrete eller generelle undersøgelser på Kommunalbestyrelsens eller eget initiativ. Efter behov vil der i form af oplæg eller vejledninger blive rådgivet om, hvilke indsatsområder kommunen med fordel kan arbejde med for at forbedre retssikkerheden eller den generelle service overfor borgerne. Der vil også efter behov blive undervist i forvaltningsretlige emner. Borgerrådgiveren vil endvidere rådgive administrationen om generelle spørgsmål til den formelle del af sagsbehandlingen, kontakten til borgerne og borgernes retssikkerhed. Borgerrådgiverens mål Funktionen har følgende overordnede mål: at påse, om Kommunalbestyrelsens visioner og mål efterleves af kommunen at påse, om der ydes god og korrekt service over for borgerne at påse, om kommunen overholder lovgivningen indenfor forvaltningsretten at påse, om kommunen overholder god forvaltningsskik at understøtte, at borgerne føler sig hørt i kontakten med kommunen at styrke dialogen mellem borgerne og kommunen at medvirke til løsning af konflikt mellem borgere og kommunen at styrke respekten for kommunens afgørelser at der i så få klager som muligt, bliver behov for at udtale kritik eller at henstille at vejlede borgerne om klagemuligheder indenfor det offentlige system at gennemføre relevant uddannelse af medarbejderne at medvirke til fokus på effektivitet, ensartethed og høj kvalitet hos kommunen Og følgende underordnede mål vedrørende opgavernes udførelse: at borgerne hurtigt og let kan komme til at mødes med borgerrådgiveren at borgerne føler sig hørt og respekteret ved mødet med borgerrådgiveren at borgerne føler sig støttet og vejledt i relation til deres retssikkerhed at borgernes ønsker om udvikling og forbedring viderebringes til kommunen at borgernes oplevelser og indtryk videregives så konstruktivt som muligt at borgerne føler, at det gjorde en forskel, at de henvendte sig at vedligeholde information om funktionens eksistens og muligheder Registrering og dokumentation Borgerrådgiveren registrerer løbende alle henvendelser med henblik på: - at kunne bruge oplevelserne konstruktivt til udvikling og forbedring, - at sikre opsamling af evt. generelle problematikker, - at afrapporterer til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen, og - at rådgive direktionen. Side 2 af 10

219 Borgerrådgiveren opsamler løbende generelle erfaringer fra sit virke og stiller disse erfaringer til rådighed for det almindelige udviklingsarbejde i Lejre Kommune gennem drøftelse med de involverede dele af kommunen. De væsentligste af erfaringerne indgår endvidere i den løbende afrapportering til Kommunalbestyrelsen. Borgerrådgiveren overholder forvaltningslovens regler om skriftlighed og persondatalovens regler om beskyttelse af følsomme personoplysninger. Omfanget gradueres i forhold til henvendelsens/klagens karakter. Alle borgerhenvendelser indføres med få dataoplysninger i et registreringssystem i Excel, som ikke indeholder nogen form for fortrolige personoplysninger. Borgerrådgiveren foretager derudover registreringer efter følgende principper: I simple sager med umiddelbar vejledning foretages kun registrering af henvendelsen og karakteren heraf. Sager med egentlig sagsbehandling og yderligere kommunikation, der ikke har karakter af at være klagesager, oprettes evt. som emnesager i Acadre, hvor alle modtagne samt de af borgerrådgiveren udarbejdede akter journaliseres. Borgerrådgiveren registrerer henvendelsen og karakteren heraf samt udfærdiger skriftligt notat om sagens indhold og sagsforløb. Egentlige klagesager oprettes som selvstændige borgersager i Acadre, hvor alle modtagne akter samt de af borgerrådgiveren udarbejdede akter journaliseres. Borgerrådgiveren registrerer henvendelsen og karakteren heraf samt udfærdiger skriftligt notat om sagens indhold og sagsforløb samt sagens endelige vurdering. Afrapportering Kommunalbestyrelsen kan altid indkalde Borgerrådgiveren til dialog og drøftelse. Borgerrådgiveren afrapporterer to gange om året til Kommunalbestyrelsen. Det sker i maj, hvor årsberetningen for det tidligere år (inkl. rapporten for 4. kvartal) og 1. kvartalsrapport fra det nye år fremlægges. Og det sker igen i november, hvor kvartalsrapporterne fra 2. og 3. kvartal fremlægges. Afrapporteringen vil altid blive forelagt både Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen ved de respektive møder i maj og november. Samtidig offentliggøres afrapporteringen og der udsendes evt. en pressemeddelelse. Hvis det tidsmæssigt er muligt, vil årsberetning/rapport også blive fremlagt på et temamøde, hvor der vil være lejlighed til at stille borgerrådgiveren spørgsmål og få uddybet indholdet. Årsberetningen vil indeholde en beskrivelse af funktionens aktiviteter og virke. Beretningen vil også danne grundlag for en revurdering af de opsatte mål. Og den vil indeholde opsamlende statistisk oplysninger om, hvor mange henvendelser borgerrådgiveren har fået i hele det seneste år, hvordan henvendelserne er fordelt på de enkelte centre og institutioner i kommunen, og hvilken form henvendelserne har haft, osv. Som bilag til årsberetningen vil der være en opdateret funktions- og procedurebeskrivelse. Det vil fremgå af årsberetningen, hvor mange af henvendelserne, der er blevet afsluttet af borgerrådgiveren i perioden, og herunder hvor mange der har ført til kritik, henstilling eller anbefaling. Endvidere vil der være en oversigt over borgerrådgiverens mødeafholdelse med borgere, brugere, erhvervsliv og kommunens administration/institutioner. Borgerrådgiverens observationer vil være en tilbagevendende del af årsberetningen. Det vil være de væsentligste tendenser og særlige opmærksomhedspunkter, der vil blive orienteret om. Enkeltsager vil der kun blive orienteret om, hvis de har principiel eller meget alvorlig karakter. Observationerne vil om muligt være suppleret af borgerrådgiverens anbefalinger. I kvartalsrapporterne redegøres der for det løbende arbejde, herunder eventuelle konstateringer af overordnede forhold, som er ulovlige, uhensigtsmæssige eller bare kunne fungere mere tilfredsstillende for borgerne. Hvis det er muligt, vil der også være forslag til, hvordan forholdene kan forbedres. Herudover fremgår statistisk materiale for det enkelte kvartal. Side 3 af 10

220 Medvirken til forbedringer Borgerrådgiveren skal i konkrete og generelle situationer medvirke til at forbedre forholdene for brugerne af kommunen. I den forbindelse skal borgerrådgiveren yde bistand til administration og institutioner, herunder ved at sikre tilbagemelding til kommunen om sine overordnede observationer at tilbyde undervisning til medarbejdere at yde vejledning om spørgsmål af forvaltningsretlig karakter at yde bistand ved projekter til forbedring af fx sagsbehandling og borgerkontakt at bidrage til konstruktive, fremadrettede initiativer til forbedring af samme Borgerrådgiverens dialog Borgerrådgiveren behandler og løser mange forskellige typer af sager og opgaver, og dette giver naturligvis behov for dialog på flere forskellige niveauer i administrationen og institutionerne. Overordnet er der tale om fire kategorier af dialog: generel rådgivning og vejledning overfor borgere visitation i forbindelse med henvendelser/klager egentlig sagsbehandling i klagesager vejledning, videndeling og forslag i forhold til centrene og institutionerne Borgerrådgiveren deltager i møder med Borgmesteren og/eller Kommunaldirektøren efter behov. Dialog med direktion og centerchefer er en væsentlig forudsætning for samarbejdet med den samlede administration, opfyldelsen af de overordnede mål og i øvrigt borgerrådgiverens synlighed. Dialogen er også en forudsætning for at vurdere, om en forligsmæssig løsning af en konkret sag er mulig, og om konkrete klager kan munde ud i konstruktive forslag til, hvordan sagsbehandling og borgerbetjening kan forbedres. Efter offentliggørelse af årsberetning og kvartalsrapport stiller borgerrådgiveren sig til rådighed for direktionen, som derved får mulighed for at spørge ind til de beskrevne observationer, kritik, anbefalinger, mv. Direktionen kan på denne måde opnå detaljeret forklaring på indholdet i borgernes henvendelser, og det giver mulighed for at følge op med en handleplan, hvis der vurderes at være behov for det, eller gøre opmærksom på tiltag, der er i støbeskeen eller allerede er sat i gang. Og borgerrådgiveren deltager jævnligt i møder med centercheferne og andre ledere, hvor der gives feedback, og hvor indholdet i henvendelser, opsamlede observationer og samarbejde drøftes. De centre, som sagsbehandler/betjener mange af de borgere, der kan formodes at få behov for at henvende sig til borgerrådgiveren, opfordres til at tage initiativ til tilbagevendende møder. Borgerrådgiveren deltager derudover i personalemøder, temamøder og møder med eksterne brugere og foreninger. I den forbindelse orienterer borgerrådgiveren om sit arbejde og sine generelle eller konkrete erfaringer. Endelig udarbejder borgerrådgiveren generelle udtalelser, oplæg og vejledninger til brug for administrationen og tilbyder undervisning i forvaltningsretlige emner, konfliktforebyggelse, borgerkontakt, mv. Når borgerrådgiveren kontakter centrene på grund af en henvendelse, der har karakter af at være en klage, sker det gennem centerchefen, medmindre andet aftales i den konkrete situation. I klagesager indhenter borgerrådgiveren som udgangspunkt en udfyldt fuldmagt fra borgeren, som giver borgerrådgiveren adgang til indsigt i den eller de sag/sager, som fremgår af fuldmagten. Afhængig af situationen vil der blive henvist til, at borgerrådgiveren er i besiddelse af sådan fuldmagt, eller fuldmagten vil blive fremsendt eller forevist til relevante medarbejdere. I situationer, hvor borgerhenvendelserne ikke har karakter af at være klager, vil borgerrådgiveren efter behov kunne henvende sig direkte til enkelte medarbejdere med forespørgsel til konkrete sager, fx for at få afklaring af, hvordan borgeren skal forstå en afgørelse. Side 4 af 10

221 Samarbejde med Koncernsekretariatet Koncernsekretariatet har stillet sig til rådighed for borgerrådgiveren, så der i rimeligt omfang kan indhentes bistand i forbindelse med løsning af praktiske opgaver. I samarbejdet er det foreløbig aftalt, at borgerhenvendelser til Borgmesteren eller direktion kan visiteres videre til borgerrådgiveren, hvis det vurderes, at henvendelsen ligger inden for borgerrådgiverens kompetenceområde. Borgerrådgiveren tager herefter kontakt til den enkelte borger for at afklare hensigten med henvendelsen nærmere. Ved tvivl drøftes henvendelsens indhold med borgerrådgiveren inden visitationen. Netværk med andre borgerrådgivere Borgerrådgiveren deltager 3-4 gange årligt i netværket med borgerrådgivere fra andre kommuner. I netværket udveksles viden og erfaring, og borgerrådgiveren opnår kendskab til forskelle i arbejdsgange, praksis eller lignende, som kan bruges i udviklingen af borgerrådgiverfunktionen i Lejre Kommune. Netværket består bl.a. repræsentanter fra kommunerne i Egedal, Faxe, Glostrup, Guldborgssund, Helsingør, Hillerød, Holbæk, Høje-Taastrup, Kolding, København, Lejre, Lyngby-Taarbæk, Norddjurs, Næstved, Odsherred, Randers, Silkeborg, Skanderborg, Slagelse, Sønderborg og Viborg. I flere andre kommuner er der borgerrådgiverfunktioner på vej. Kommunikationsmæssige initiativer For at udbrede og fastholde borgernes kendskab til borgerrådgiveren er der oprettet information på kommunens hjemmeside ( samt på intranettet, hvor medarbejderne bl.a. kan få oplyst, hvornår det vil være relevant at henvise borgere til borgerrådgiveren. Endvidere er der udarbejdet en lille pjece om funktionens opgaver og borgernes mulighed for at få hjælp og vejledning. Pjecen er tilgængelige for borgerne på alle rådhuse, kulturhuse, biblioteker, mv. Der blev udsendt pressemeddelelser ved borgerrådgiverens tiltrædelse og senere blev der givet interview til aviser og lokal TV. Der vil med jævne mellemrum blive fulgt op med mere information til relevante medier, bl.a. i forbindelse med offentliggørelse af årsberetning og kvartalsrapport. Bisidder for borgere eller observatør Når borgerrådgiveren er bisidder for en borger sker det ikke som advokat, ekspert eller beslutningstager for borgeren. Det er alene tale om en støtte-funktion for de borgere, der må skønnes at have et behov for sådan støtte. I den forbindelse kan borgerrådgiveren hjælpe borgeren med at få styr på, hvad borgeren skal huske at sige og spørge om, før mødet med kommunen. Borgerrådgiveren kan også overvære mødet sammen med borgeren, hvis borgeren ikke er tryg ved situationen. Endelig kan borgerrådgiveren efter mødet hjælpe borgeren med at samle op på, hvad der kom ud af samtalen. Som observatør deltager borgerrådgiveren i møder med eller uden borgeres deltagelse. Det kan fx være ved møder om integrationspolitik, tovholder-møder og lignende. Hensigten er primært at få indsigt i de pågældende møders indhold og afholdelse. Og herunder om muligt på det mere generelle plan, at bringe borgerperspektiv ind i relevante situationer, medvirke til at skabe øget fokus på borgeres retssikkerhed og sikre, at borgere kan føle sig hørt og blive mødt med behørig respekt. Modtagelse af sager Borgerrådgiveren modtager og behandler konkrete henvendelser direkte fra borgere, brugere og erhvervsdrivende i Lejre Kommune, samt relevante borgerhenvendelser henvist fra ansatte i administrationen eller institutionerne. Udgangspunktet er forsøg på dialog Borgerrådgiverens udgangspunkt er, at henvendelserne søges løst og evt. afsluttet ved dialog umiddelbart i forbindelse med henvendelserne. Dermed anvendes primært et dialogprincip, som betyder, at borgerrådgiveren søger at få løst konflikter mellem borgere og kommunen, før borgerrådgiveren eventuelt laver en nærmere undersøgelse af klagen. Side 5 af 10

222 Der er derfor behov for en hurtig og umiddelbar kontakt til direktion, chefer eller medarbejdere i centrene og institutioner for at kunne afklare, hvorvidt der er tale om en egentlig problematik, eller om henvendelsen evt. kan afhjælpes ved almindelig vejledning, henvisning m.m. Indgivelse af klage Klage til borgerrådgiveren kan indgives af enhver borger eller erhvervsdrivende i Lejre Kommune. Hvis der er tale om forhold, som kan være til gene for en bredere kreds af borgere, kan klage indgives af enhver af de borgere, der er væsentligt berørt af forholdet. Klager, der umiddelbart vurderes som grundløse eller upræcise, eller klager, hvor den der klager ikke har tilstrækkelig interesse i klagens indhold, afvises hurtigst muligt. Anonyme henvendelser behandles som udgangspunkt heller ikke, medmindre borgerrådgiveren finder, at der er tale om helt særlige tilfælde, fx hvor oplysningerne giver mistanke om fortsatte grove eller væsentlige fejl, der berører en bredere kreds af personer. Det kan være nødvendigt at afvise nogle sager på det foreliggende grundlag, fordi det vurderes, at der ikke er udsigt til, at borgerrådgiveren vil kunne give borgeren medhold på grund af bevisets stilling. Klagen skal indgives senest 1 år efter at afgørelsen er truffet eller forholdet er begået, ellers er sagen forældet. Borgerrådgiveren kan i særlige tilfælde se bort fra overskridelse af klagefristen, hvis klagen har fortsat fornøden retlig interesse for borgeren, det er muligt at få sagen tilstrækkeligt oplyst, samt en undersøgelse af sagen konkret eller generelt kan bidrage til en forbedring af den aktuelle sagsbehandling i kommunen, herunder ved at sætte fokus på relevante forvaltningsretlige regler og principper. Hvor de ovenfor nævnte hensyn ikke samlet er opfyldt, kan borgerrådgiveren i ganske særlige tilfælde i stedet lægge vægt på, om formålet med borgerrådgiverfunktionen i øvrigt taler for, at sagen behandles. Borgerrådgiveren må endvidere afvise at behandle forhold, som har været bedømt af Økonomiudvalget, de stående udvalg eller Kommunalbestyrelsen. I tvivlstilfælde kan det afklares mellem borgerrådgiveren og det enkelte center/institution, om sagen hører under borgerrådgiverens kompetenceområde. Sager, der frafaldes af borgeren, eller hvor borgeren ikke henvender sig igen, henlægges efter 3 måneder. Forinden konstateres dette over for borgeren med den begrundelse, at der ikke er mere borgerrådgiveren kan hjælpe borgeren med. Screening af klager Når borgerrådgiveren modtager en klage vurderes det primært, om borgerrådgiveren kan behandle det som en egentlig klagesag. I vurderingen tages stilling til: 1. Er den konkrete klage indenfor borgerrådgiverens funktionsområde? 2. Er klagepunktet tidligere behandlet i den sagsansvarlige enhed? Ad 1. Inden behandlingen af en klagesag påbegyndes, skal borgerrådgiveren afklare, hvorvidt klagen ligger inden for borgerrådgiverens funktionsområde. Det kan i de fleste sager afklares umiddelbart, men der kan forekomme sager, hvor dette reelt skal undersøges nærmere. I tvivlssager orienteres borgeren om, at dette først skal undersøges, og at der snarest muligt vil blive givet meddelelse om udfaldet. Såfremt klagen ikke kan behandles inden for borgerrådgiverens funktionsområde, får borgeren i stedet vejledning om andre evt. eksterne klageinstanser, hvor borgeren kan henvende sig for at komme videre med klagen. Ad 2. Klagepunkter som direktion, center eller institution ikke tidligere har forholdt sig til, bør som udgangspunkt først søges løst af disse. Hvis klagen primært er blevet sendt til borgerrådgiveren, oversendes klagen derfor som udgangspunkt til behandling i det relevante center. Der kan også i disse situationer være behov for en hurtig og umiddelbar Side 6 af 10

223 kontakt til direktion, center og institution for afklaring. Efter omstændighederne kan borgerrådgiveren undtagelsesvis vælge at foretage behandling af klagen, uden at oversende klagen til den relevante enhed. I det omfang en klage ikke er formuleret skriftligt, kan borgerrådgiveren hjælpe med at præcisere eller efter behov tilbyde at skrive klagen. Borgeren underskriver selv klagen, og den sendes til det relevante center/institution, evt. via borgerrådgiveren. I visse situationer vil borgerrådgiveren bede administrationen/institutionen om at blive holdt orienteret om klagens videre forløb. Der vil i så fald blive henvist til behørig fuldmagt fra borgeren til Borgerrådgiveren. Borgerrådgiveren beder samtidig borgeren afvente svar på klagen, før der tages stilling til, om borgeren vil fastholde klagen ved behandling af klagesag hos borgerrådgiveren. Borgerrådgiveren foretager sig ikke mere i sagen, medmindre borgeren henvender sig igen og ønsker behandling af klagesag. Sagens undersøgelse Ved enhver henvendelse afklares følgende umiddelbart: Henvendelsens indhold (hvad er borgerens umiddelbare problemstilling?) Henvendelsens formål (genoptagelse, rådgivning, klage) Hvilket/hvilken center/institution vedrører henvendelsen? Har der været rettet formel henvendelse/klage til den relevante enhed? Hvis det er uafklaret, hvad sagens reelle indhold er, og hvad det konkrete formål med henvendelsen er, gennemgår borgerrådgiveren sagen med borgeren for at præcisere indhold og eventuelle klage- eller vejledningspunkter. Hvis henvendelsen ikke har været behandlet formelt af den relevante enhed, starter borgerrådgiveren som udgangspunkt ikke en realitetsbehandling. Afhængig af sagens umiddelbare indhold og borgerens behov anvendes en af følgende løsningsmuligheder: 1. Borgerrådgiveren gennemgår sagen med borgeren og skaber herigennem en klarhed for borgeren, der sætter denne i stand til selv at kontakte den faglige enhed for videre dialog/sagsbehandling. Dette sætter borgeren i stand til at tage ansvar for egen situation og løser borgerens umiddelbare problem. Borgeren vejledes i at henvende sig igen, hvis årsagen til henvendelsen ikke findes løst efter kontakten med den faglige enhed. 2. Borgerrådgiveren tilbyder, at undersøge sagens indhold og i den forbindelse tage den relevante dialog med chef eller medarbejder fra det faglige center eller institutionen. Formålet med denne fremgangsmåde er, i samarbejde med den faglige enhed, at evt. relevante ændringer i sagsbehandlingen gennemføres, og at sagens stilling gennem borgerrådgiveren formidles til borgeren. I visse tilfælde kan borgerrådgiveren deltage i møder mellem borgeren og den faglige enhed (som bisidder eller observatør). Dette kan eventuelt imødekomme borgerens reelle behov, nemlig at sagen undersøges og afklares hurtigt, og at borgeren føler sig respekteret og hørt. Dermed kan sagen afsluttes, uden at der realitetsbehandles en egentlig klage. Behandling af klagesager Såfremt en klage ligger indenfor borgerrådgiverens funktionsområde, og det involverede center/institution tidligere har haft mulighed for mundtligt eller skriftligt at forholde sig til klagen, kan borgerrådgiveren iværksætte en egentlig undersøgelse. Dette kan ske på initiativ fra borgeren, der ønsker at fastholde klagen, eller på borgerrådgiverens eget initiativ. Borgerrådgiveren afgør selv, om en klage giver grundlag for en undersøgelse og hvilke dele af klagen, undersøgelsen skal omfatte. Når borgerrådgiveren iværksætter en sådan undersøgelse af en sag, kontakter borgerrådgiveren centerchefen i det relevante center og beder om en skriftlig redegørelse om sagen, besvarelse af evt. konkrete spørgsmål og/eller indsigt i sagens akter. Efter behov vil borgerrådgiveren være behjælpelig med at sikre korrekt forståelse af klage og/eller grundlaget for undersøgelsen - både for borgeren og administrationen. Der er forud for sådanne undersøgelser indhentet en skriftlig fuldmagt fra borgeren, der giver borgerrådgiveren adgang til indsigt i borgerens sag. Enten vedhæftes fuldmagten i mailkorrespondancen med administrationen, eller fuldmagten overbringes/fremvises ved given lejlighed. Side 7 af 10

224 Redegørelsen fra centeret med besvarelse af de evt. konkret stillede spørgsmål sendes til borgerrådgiveren hurtigst muligt efter modtagelsen og senest inden for to uger, medmindre andet er aftalt konkret med borgerrådgiveren. Den indhentede redegørelse fra centeret bliver sendt i partshøring hos borgeren, der har klaget, medmindre redegørelsen giver borgeren medhold fuldt ud. Er der behov for yderligere dialog mellem borgerrådgiveren og centeret/institutionen kan det efter konkret aftale med centerchefen evt. ske til den relevante medarbejder. Ingen medarbejder vil dog i klagesager være forpligtet til direkte kontakt med borgerrådgiveren, og medarbejdere kan derfor henvise til centerchefen. Borgerrådgiverens udtalelser i klagesager Borgerrådgiveren kan vurdere en konkret klagesag på baggrund af: et juridisk perspektiv (er forvaltningslov, offentlighedslov, mv. overholdt?), et etisk perspektiv (har kontakten til borgeren været hensigtsmæssigt?), et lighedsperspektiv (er borgerens blevet betjent ringere end andre?), eller ud fra en vurdering af, hvorvidt kommunens værdigrundlag er blevet overholdt. Borgerrådgiveren afgiver sin udtalelse af sagerne i form af: Kritik Henstilling Ingen kritik Afvisning Kritik udtales i tilfælde, hvor gældende lovgivning, god forvaltningsskik eller lignende ikke overholdes, eller hvor der er tale om grove eller gentagne fejl. Henstillinger kan vedrøre såvel lovligheden som hensigtsmæssigheden af centerets handlinger og beslutninger. Ingen kritik anvendes, når centeret har overholdt reglerne/forskrifterne og behandlet sagen korrekt og ordentligt samt udvist korrekt betjening af borgeren. Afvisning anvendes i de tilfælde, hvor borgerrådgiveren ikke har kompetence til eller mulighed for at behandle sagen. Borgerrådgiveren kommer i udtalelserne også med anbefalinger i de tilfælde, hvor det er muligt. Anbefalingerne kan indeholde konstruktive forslag til forbedring eller forandring, som kan forebygge fejl og andre uhensigtsmæssigheder fremover. Udtalelsen meddeles skriftligt til den berørte borger med kopi til den involverede centerchef i administrationen. Udtalelsen afgives i forhold til det relevante center eller institution, ikke i forhold til enkelte medarbejdere. Borgerrådgiverens udtalelse har kun vejledende karakter og er ikke en afgørelse, idet borgerrådgiveren ikke har en højere juridisk kompetence end administrationen og institutionerne. Det forventes dog, at administrationen og institutionerne følger intentionen bag borgerrådgiverens udtalelse og genoptager sagen, hvis der kan konstateres egentlig fejl i sagsbehandlingen. Udtalelserne afsluttes med følgende afsnit: Jeg sender kopi af denne udtalelse til centerchefen for.. i Lejre Kommune. Samtidig vil jeg bede centerchefen holde mig orienteret om, hvorvidt udtalelsen giver anledning til ændringer eller andet i procedurer og rutiner i.. og andre af kommunens centre. Centeret er ikke bundet af borgerrådgiverens udtalelse, men hvis et center ikke ønsker at rette sig efter en anbefaling, skal det oplyses til borgerrådgiveren. Borgerrådgiverens observationer af egen drift I tilfælde, hvor borgerrådgiveren selv bliver opmærksom på forhold, der er ulovlige, strider med god forvaltningsskik, er uhensigtsmæssige, ineffektive eller lignende, udarbejder borgerrådgiveren en generel udtalelse. Side 8 af 10

225 I udtalelsen gøres der opmærksom på observerede forhold, ligesom forholdets konsekvenser og omfang beskrives, og der gives kritik, henstilling og/eller anbefaling, som kan indeholde tilkendegivelse af, hvordan forholdet efter borgerrådgiverens opfattelse bør behandles. Generelle udtalelser stiles til Kommunaldirektøren, medmindre andet aftales i den konkrete situation. I udtalelsen bemærkes det, at borgerrådgiveren gerne vil holdes orienteret om, hvorvidt udtalelsen giver anledning til ændringer eller ej, hvis det er relevant i den konkrete situation. Bevillinger og personalemæssige rammer Borgerrådgiveren er ansvarlig for overholdelse af driftsbudgettet for kursusvirksomhed og aktivitetsbestemte udgifter. Kommunaldirektøren skal bl.a. af revisionsmæssige årsager godkende praktiske forhold, som kørselsregnskab, afholdelse af ferie og lignende. Der er ansat ét årsværk i borgerrådgiverfunktionen. Der er derudover indgået aftale med Koncernsekretariatet om hjælp i rimeligt omfang til administrative opgaver. Tavshedspligt og anonymitet Borgerrådgiveren har tavshedspligt efter den almindelige lovgivning med hensyn til oplysninger, som borgerrådgiveren bliver bekendt med i sin funktion. Som offentlig ansat har borgerrådgiveren dog underretningspligt efter reglerne i Serviceloven, hvis borgerrådgiveren i sit arbejde får kendskab til eller grund til at antage, at børn eller unge under 18 år har behov for særlig støtte eller har været udsat for vil eller overgreb. Og underretningspligten gælder også, hvis borgerrådgiveren får kendskab til børn eller unge under 18 år som udsættes for vanrøgt eller nedværdigende behandling eller lever under forhold, der bringer dets sundhed eller udvikling i fare. Borgerrådgiveren skal respektere borgeres ønske om anonymitet, hvis der fremsættes begæring herom. Borgerrådgiveren må i sådanne tilfælde afholde sig fra at gennemføre undersøgelser i anledning af det oplyste, undtagen i helt særlige tilfælde, fx hvor oplysningerne giver mistanke om fortsatte grove eller væsentlige fejl, der berører en bredere kreds af personer. Beskyttelse af borgeres persondata og sikker digital kommunikation I klagesager behandler borgerrådgiveren personoplysninger vedrørende borgerne elektronisk og i overensstemmelse med regler i persondataloven (lov nr. 429 af 31. maj 2000). Behandlingen sker internt hos borgerrådgiveren. På baggrund af persondataloven har borgere ret til: At blive oplyst om indsamling af personoplysninger, der behandles At bede om indsigt i de oplysninger, der behandles om borgeren At gøre indsigelse mod at oplysningerne behandles At kræve berigtigelse, sletning eller blokering af urigtige eller vildledende oplysninger, der er blevet behandlet i strid med loven At tilbagekalde sit samtykke Mails fra borgere til borgerrådgiveren indeholder ofte fortrolige og personfølsomme oplysninger, og mails med sådant indhold bør derfor sendes som sikker, krypteret mail. Sikker mail sendes via Borgerrådgiveren svarer via den sikre mail, så svaret også er sikkert. Dette er også beskrevet på borgerrådgiverens hjemmeside. Tilgængelighed Borgerrådgiverens kontor er fysisk placeret, så borgerne har let adgang til rådgivning. Borgerrådgiveren kan kontaktes ved personlig henvendelse på kontoret, telefonisk, skriftligt eller via mail. Borgerrådgiveren er tilgængelig på telefon også uden for kommunens normale åbningstid. Ved personlige henvendelser træffes borgerrådgiveren normalt på sit kontor indenfor kommunens åbningstid. Efter nærmere aftale kan borgerrådgiveren også mødes med borgerne uden for kommunens normale åbningstid. Side 9 af 10

226 Møder vil som udgangspunkt finde sted på borgerrådgiverens kontor, eller hvor borgeren nemmest kan komme til, fx rådhusene i Hvalsø eller Lyndby. I særlige tilfælde kan borgerrådgiveren mødes med borgerne i deres hjem. Borgerrådgiveren har følgende kontaktoplysninger: Allerslev Rådhus Lejrevej Lejre Telefon: Mail: borgerraadgiveren@lejre.dk Hjemmeside: Ved uanmeldte henvendelser kan være en risiko for, at borgerrådgiveren ikke er tilgængelig eller til stede på kontoret på Allerslev Rådhus. Der vil dog altid være mulighed for, at man kan ringe til borgerrådgiveren og indtale en telefonbesked om henvendelsen eller sende en mail herom, hvorefter borgerrådgiveren vil tage kontakt. Lejre, den 1. juni 2014 Erik Asp Poulsen Borgerrådgiver Side 10 af 10

227 Bilag: 7.1. Handleplan for bedre kvalitet i borgerbetjeningen Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 51114/14

228 Handleplan for bedre kvalitet i borgerbetjeningen 1. Indledning Fokus og tilhørende handleplan er godkendt af Økonomiudvalget i februar 2014, og fastlægger de vigtigste mål og indsatser for året. Fokus 2014 beskriver ti indsatsområder, som den kommunale organisation især skal kunne mere af i fremtiden. De ti indsatsområder er: 1. Proaktiv vi skaber fremtiden i dag 2. Politisk ledet organisation vi fører de politiske mål ud i livet 3. Velfærd er noget vi skaber sammen 4. Sikkerhed i myndighedsudøvelse vi træffer korrekte afgørelser og kommunikerer på en forståelig måde 5. Sammenhængende hjælp vi er til for borgeren og virksomheden 6. Investeringer vi skaber selv det økonomiske råderum 7. Realkapitalen vi har et godt overblik over hvad vi ejer, lejer og har brug for i fremtiden 8. Bedre økonomistyring og korrekt budgettering 9. Vi sætter mål og realiserer dem 10. Kvalitet - hele vejen rundt Fokus 2014 beskriver endvidere en helhedsorienteret tilgang til kvalitet I Lejre Kommune forstår vi kvalitet ud fra tre dimensioner: Som oplevet kvalitet, altså kvalitet i mødet med borgere og virksomheder. Som faglig kvalitet, d.v.s. evnen til at tage stilling og handle kompetent på grundlag af faglig indsigt. Og som organisatorisk kvalitet, d.v.s. klare mål, retfærdig og effektiv arbejdstilrettelæggelse, gode relationer mellem kolleger m.v. Virkelig og varig høj kvalitet fordrer god kvalitet på alle tre dimensioner jf.fig.1.. Fig.1.: Samlet høj kvalitet (Rødt felt) = alle tre kvalitetsdimensioner er tilgodeset Med andre ord nok så fagligt dygtige medarbejdere kan ikke i længden lykkes, hvis der er dårlig ledelse og ineffektive arbejdsprocesser. Og hvis borgeren ikke synes hun mødes med

229 respekt, så nytter det ikke at vi selv synes det og i øvrigt er fagligt meget dygtige. Vi vil i sætte fokus på alle tre dimensioner af kvalitet. Denne handleplan er bygget op efter de tre kvalitetdimensioner. Planen er ikke altomfattende den beskriver langt fra alle de tiltag der arbejdes med rundt om i organisationen for at forbedre kvaliteten. Planen fokuserer på fælles indsatser, som vi med fordel kan samarbejde om på tværs af den kommunale organisation. Planen gælder for Der vil være en midtvejsevaluering i 1. kvartal Hvordan er planen blevet til? Planen er udarbejdet af en styregruppe bestående af: Inger Marie Vynne, Lone Feddersen, Thure Dan Petersen, Erik Thomas Barfoed, Jessie Lynggaard, Mikkel Solgaard Bojsen-Møller, Stine Rich Hansen og i et samarbejde med borgerrådgiver Erik Asp Poulsen. Inger Marie Vynne har været formand for styregruppen, som videreføres med henblik på at overvåge implementering og effekt af tiltagene. Planen er udarbejdet på baggrund af: En selvevaluering i hvert center, jf. bilag 1. Fakta på de områder, hvor de findes jf. bilag 2: Telefonmåling og bilag 3: Brugertest af hjemmesiden samt bilag 4: Notat om tælleuger vedr. borgerhenvendelser. Klager og den viden de giver. Borgerrådgiverens kvartalsrapport og viden og indsigt, også om de mest aktuelle udfordringer som er beskrevet i årsrapport for Drøftelser i styregruppen og i Koncernledelsen. Drøftelser og høring i Hovedudvalget den 28. maj. Der gennemføres herudover et åbent møde for medarbejdere den 10. juni. Input fra dette møde vil blive indarbejdet i den version af handleplanen, som tilgår Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen i juni måned m.h.p. godkendelse af planen. 3. Effekt af planen indikatorer vi vil overvåge Styregruppen har drøftet og vurderet hvilke relativt enkle indikatorer for effekt, vi kan vurdere resultaterne ud fra. Enkle i den forstand, at vi ikke ønsker at opbygge en masse bureaukrati for at kunne dokumentere effekter, men i stedet ønsker at vurdere effekt ud fra nogle enkle og allerede eksisterende målinger eller tilgængelig viden. Indikatorer giver aldrig noget totalt sandhedsbillede. De skal fortolkes konkret. F.eks. kan arbejdsmarkedsreformer, der ændrer på vilkårene for borgere, giver flere klager i en periode, uden at det er udtryk for at kvaliteten i sagsbehandlingen er blevet ringere. Ligesom ny lovgivning i nogle tilfælde vil øge antallet af klager til f.eks. det social nævn eller lignende klageinstanser. Styregruppen anbefaler med dét afsæt - følgende indikatorer: Antal klager Indsatserne i handleplanen skal resultere i færre klager. Indikatorer vil være borgerrådgiverens kommende rapporter samt opfølgning på mål (årsaftaler for ) for de enkelte centre på baggrund af selvevalueringen.

230 Rettidighed i svar, borgmesterklager Handleplanen skal specifikt have en positiv effekt på rettidighed i svar, m.h.p. at forebygge klager der handler over manglende eller for sene svar på henvendelser, samt rettidighed i svar på klager. Indikator i 2014 vil være udviklingen i antallet af klager der går til borgmesteren, herunder klager der skyldes manglende rettidighed i svar samt henvendelser til Borgerrådgiveren der vedrører manlgende svar/rettidighed i svar. Telefonbetjening Der har været en positiv udvikling i kvaliteten i telefonbetjeningen. Der gennemføres en opfølgende måling igen i Målet er at 80 % af alle opkald til hovednummeret bliver besvaret og behandlet i Kontaktcenteret (omstillingen), således at borgere oplever at få en hurtig og korrekt besvarelse af deres henvendelse ved første kontakt. I januar 2014 blev 71% besvaret og behandlet i Kontaktcenteret. Målingen i 2014 viser, at den samlede servicekvalitet (oplevelse, forståelighed, grundighed, venlighed og nærvær) - på en skala fra 0-100, er steget fra 64 i 2012 til 86 i 2013 og 89 i I 2015 er det målet at fastholde en samlet servicekvalitet på 89 og herudover skal der skal kunne dokumenteres forbedringer inden for tilbagekald (returkald) på henvendelser. Tilgængelighed - hjemmeside I 2013 fik Lejre Kommune ny hjemmeside, som bl.a. lever op til tilgængelighedskrav for synshæmmede, og som er en central indgang til information og vejledning om borgerbetjening og selvbetjening. Hjemmesiden blev primo 2014 genstand for en ekstern brugertest, der gav en score på 47% - svarende til en gennemsnitlig karakter. Det er et udtryk for, at siden basalt set opleves som velfungerende dog med flere områder med et højt optimeringspotentiale. Det er målet at en lignende test i 2015 skal give en score på 60%. Image Der er mange, der har en mening om den kommunale organisation; nogle gange baseret på egne oplevelser (gode eller dårlige) og andre gange på myter. Som alle andre organisationer er Lejre Kommunes administrative organisation under konstant udvikling, jf Fokus Som et led i at få et samlet bedre kendskab til borgeres, virksomheders og samarbejdspartneres opfattelser af den kommunale organisation gennemfører vi i 2015 en imagemåling. Målingen gennemføres primo 2015 og forventeligt igen i 2016, og samtænkes relevant med brandingstrategi. 4. Det vil vi gøre for at løfte kvaliteten i borgerbetjening 4.1. Faglig kvalitet - myndighedsbehandling Der træffes hver dag mange afgørelser langt de fleste af dem er korrekte. Det er værd at huske på, når vi arbejder med forbedringer. Såvel direktion som politikere hører oftere om fejlene end om succes erne. Myndighedsbehandling, d.v.s. afgørelser med afsæt i en given lovgivning, er en kerneopgave for en kommune, og der vil altid være et forbedringspotentiale, bl.a. fordi lovgivningen på en række områder er i løbende udvikling. I dele af organisationen er der desuden et betydeligt forbedringspotentiale, jf. Borgerrådgiverens kvartalsrapport og der sættes her ind målrettet. Det drejer sig konkret om: Sikre svar på alle borgeres henvendelser, uanset henvendelsesform Overholde frister og sagsbehandlingstid eller kvalificeret besked ved overskridelse Minimere kommunens interne behov for skift af sagsbehandlere til det nødvendige Sikre tværfaglig og tilstrækkelig vejledning om borgeres rettigheder og muligheder Notere og journalisere betydningsfulde oplysninger fra møder og samtaler Beskytte borgeres fortrolige og følsomme personoplysninger i alle sammenhænge

231 Skrive på måder, der bedst muligt sikrer forståelse hos den enkelte borger Koordinere sagsbehandlingsskridt både tværgående og helhedsorienteret Opsøgende vejledning om afgørelsers udfald og borgeres klagemulighed Der gennemføres følgende fælleskommunale tiltag: Støtte til medarbejder gennem fælleskommunale vejledninger og standarder: Der udarbejdes sagsbehandlingsvejledninger for medarbejdere i Lejre Kommune. Vejledningerne beskriver kommunens konkrete håndtering af borgeres anmodninger om aktindsigt, notatpligt, afgørelser, tidsfrister og vejledning samt en beskrivelse af partsbegrebet, habilitetproblemstillinger m.v. Vejledningerne omfatter endvidere fælles skabeloner for afgørelser, besvarelse af klaringer, høringer og tilhørende standardformidlinger m.v. Vidensportal med on-line søgemuligheder skal understøtte, at vejledningerne og standarderne m.v. bliver anvendt systematisk: Formidling af ovennævnte sker via Medarbejderportalen m.h.p at vejledningerne gøres nemt tilgængelige (on-line) med mulighed for brug af søgeord. Vidensportalen bygges op efter de samme principper som den portal der aktuelt er under udvikling på hele HR området. Det sikres, at der er en klar og entydig ansvarsplacering ift at vedligeholde indholdet på vidensportalen, så vejledninger m.v. hele tiden er aourførte. Vidensnetværk på tværs skal sikre vidensdeling: Der udpeges medarbejdere med særlig sagkyndig viden om formelle sagsbehandlingsregler og god sagsbehandlingsskik i centrene, som gives ansvaret for rådgivning af centrenes øvrige medarbejdere. Disse sagkyndige medarbejderes kompetencer skal løbende vedligeholdes og de indgår i et vidensnetværk som faciliteres af Koncernsekretariat & Udvikling. Information til borgerne på skal gøre det nemmere for borgerne selv at finde svar og skal understøtte forventningsafstemning: På lejre.dk udvikles flere borgerrettede vejledninger om muligheder og rettigheder. Der findes fx allerede en beskrivelse af, hvordan man beder om aktindsigt. Andre kommuner informerer og vejleder bl.a. om: Hvordan man beskytter s med fortroligt indhold, der skal sendes til kommunen. Hvordan man beder om anden sagsbehandler, hvis samarbejdet er kørt af sporet og tilliden er væk og kan man være sikker på at få information hvis man pga opsigelser eller sygdom er nødt til at få en ny sagsbehandler? Hvordan man kan udveksle oplysninger med kommunen og hvad man kan forvente der bliver noteret ved møder eller telefonsamtaler. Hvad man gør hvis man ønsker at optage en samtale eller møde med kommunen? Hvad man gør, hvis man som borger har en god ide til forbedring af forhold i den kommunale opgaveløsning, information mv.? Uddannelse og fælles introduktionsdage for nyansatte skal udbrede fælles værdier og styrke kompetencer: Der gennemføres i 2015 et fælles uddannelsesforløb for medarbejdere med borgerrettede funktioner - i lighed med det som gennemføres for medarbejdere med erhvervsrettede opgaver i Endvidere gennemføres fra 2015 og frem introduktionsdage for nye medarbejdere i den kommunale organisation. Introduktionsdagene vil omfatte uddannelse i tværgående systemer som Acadre og Medarbejderportalen.

232 Samarbejdet med Borgerrådgiveren sættes i system: I centre med mange borgerrettede funktioner etableres faste møder med borgerrådgiveren med henblik på løbende læring og forebyggelse af klagesager Oplevet kvalitet servicekultur og tilgængelighed Dette afsnit i handleplanen handler om servicekultur og kommunikation samt om borgernes tilgængelighed til den kommunale administration. Servicekultur og kommunikation i øjenhøjde Den oplevede kvalitet handler i høj grad om, hvordan borgerne oplever sig mødt og hørt, om kommunikation og samarbejde og om forventningsafstemning. I Fokus står: Myndighedskulturen skal gå hånd i hånd med en servicekultur, hvor borgerne oplever, at de bliver mødt på en venlig og imødekommende måde, og hvor det er til at forstå, hvad vi siger og skriver i afgørelserne. Sådan er det i mange tilfælde i dag - men ikke i alle. Det viser Borgerrådgiverens rapport og de klager vi modtager. En bedre servicekultur og kommunikation med borgerne skal gennemsyre Kommunen fra top til bund, og ud i alle hjørner. Det skal være en del af Lejre Kommunes DNA at kommunikere respektfuldt, ærligt og forståeligt. Det kræver daglig opmærksomhed og måske nye vaner hos den enkelte medarbejder og hos lederne, både lokalt og centralt. Det starter i topledelsen. Der gennemføres følgende tiltag: Koncernledelsen udarbejder - på baggrund af en konkret analyse af kommunens nuværende kommunikation - et enkelt set retningslinjer for kommunens kommunikation med borgerne, som centerchefer og afdelingsledere herefter fortolker og udmønter i de enkelte centre og afdelinger. Brugen af mails hhv breve og andre kommunikationskanaler vil indgå i retningslinjerne. Koncernledelsens retningslinjer danner på denne måde også baggrund for de fælles skabeloner for afgørelser, besvarelse af klager, høringer osv (pkt 4.1), samt kommunikation på hjemmeside, i pjecer osv. Der gennemføres, jf. afsnit 4.1, et uddannelsesforløb for medarbejdere og ledere med borgerkontakt. Kommunikation når vi møder borgerne ansigt-til-ansigt og når vi skriver breve og afgørelser indgår i uddannelsesforløbet. Nærmere beskrivelse af formål og indhold i uddannelsesforløbet forelægges Økonomiudvalget i 4. kvartal Tilgængelighed - fysisk Åbningstiderne på rådhusene er resultatet af politiske beslutninger i 2010 omkring serviceniveau, besparelser og kanalstrategi. Åbningstiderne og særligt lukkedagen for fysiske og telefoniske borgerhenvendelser om onsdagen - har betydning for de indtryk og signaler som det generelt efterlader hos borgere, forretningsforbindelser og offentligheden. Det søges nu afdækket, om der er behov for visse justeringer med afsæt i borgernes ønsker og behov og mål for god borgerbetjening og digitalisering. Der gennemføres følgende indsatser:

233 Det undersøges - l i forbindelse med denne udviklingsplan og i lyset af de forestående om- og tilbygninger på rådhusene i 2. halvår - hvordan hensyn til borgere og samarbejdsparter omkring øget fysisk og telefonisk tilgængelighed kan indarbejdes. Forslag vil blive forelagt til politisk behandling. Adgang til rådhuset i Allerslev forbedres her-og-nu ved at døren fremover åbnes i arbejdstiden. Det indarbejdes i rådhusprojektet, at der skal skabes imødekommende indgangspartier, herunder undersøges hvordan der kan sikres en lettilgængelig information om møder, mødefaciliteter, aftaler mv. fx via elektroniske infoskærme. Det indtænkes i renoveringen af rådhusene hvordan møder med borgere i åbne rum kan gøres mere diskret, særligt i Borgerservice og Jobcenteret. Tilgængelighed - telefonisk Den telefoniske betjening i kommunen er målt til at være af høj kvalitet, der er dog visse forbedringsmuligheder, ikke mindst i forhold til de tekniske muligheder. Der er også trods de markante forbedringer i telefonbetjeningen - fortsat klager og utilfredshed over manglende svar eller ingen tilbagevenden visse steder i administrationen. Følgende afdækkes eller igangsættes som et led i at øge den telefoniske tilgængelighed: Kommunens centrale telefonomstilling moderniseres, så færre borgere smides af på grund af tekniske begrænsninger og så der bliver muligheder for telefon-kø ved optaget hos relevant medarbejder og omdirigering til ledige medarbejdere, hvis muligt. Der udvikles fortsat på kontaktcenterløsningen i Borgerservice, således at det bliver muligt at svare langt flere henvendelser ved det første møde med Kontaktcenteret/Borgerservice. Hjemmesiden holdes opdateret i forhold til alle oplysninger der gives via Kontaktcenteret også er tilgængeligt på kommunens hjemmeside. Medarbejdernes telefoner åbnes for interne opkald uden for åbningstiden, og ikkeborgernære medarbejderes telefoner åbnes helt, så sagsbehandleres mulighed for at drøfte en sag uden for åbningstiden ikke hæmmes unødigt. behovet for en telefonisk adgang til kommunen om onsdagen, fx via kommunens kontaktcenter undersøges nærmere. Der findes en telefonpolitik i Lejre Kommune. Den vil som en del af indsatsen for bedre borgerbetjening blive set efter i sømmene og blive formidlet på hjemmesiden med henvisning til klagemuligheder samt til alle centre, sammen med en indskærpelse af, at telefonerne skal tages, og der skal ringes tilbage. Tilgængelighed - digitalt Borgernes muligheder for digital adgang til kommunen skal videreudvikles, så den afspejler værdier om god borgerservice og omfatter udvikling af hjemmesiden, selvbetjeningsmuligheder og digital post Der udvikles en prioriteret handleplan for videreudvikling af hjemmesiden, der tager afsæt i den foreliggende viden i form af ekstern brugertest, brugerundersøgelse på hjemmesiden, tælleugedata om henvendelsesmønstre samt borgerrådgiver og øvrige interne ressourcepersoner fra centrene. Planen vil omfatte brugervenlighed og indhold og vil have til formål at få flere tilfredse brugere, der søger information, vejledning og som ønsker at betjene sig selv og dermed bidrager til målene i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi. Selvbetjening skal opleves som god service.

234 Det vil endvidere være et særskilt mål for videreudviklingen at skabe transparens og synlighed for borgere og samarbejdspartnere i forhold til indgange til organisationen. Der skal sættes ansigter på organisationen i overført betydning og bogstaveligt. Det indebærer fx, at afdelingstelefonnumre og s trækkes frem, at der lægges billeder af chefer på med angivelse af tlf nummer og mailadresser og at der for alle sider er oplysninger om hvordan man kan komme i kontakt. Der vil være særskilte indsatser for at udbrede viden om hjemmesiden til medarbejdere og ledere. Organisationen skal både bidrage til videreudvikling af indholdet og til at vejlede borgere om hjemmesidens muligheder. Tilsvarende vil medarbejderes møde med borgerne afføde vigtig viden, der skal inddrages i videreudviklingen af hjemmesiden. Digitale ambassadører, lokale webredaktører og frivillige på bl.a. aktivitetscentrene samt evt. brugerpaneler vil være centrale medskabere af hjemmesiden, og samarbejdet vil blive yderligere systematiseret i netværk og omkring uddannelse mv. fra 2. halvår Der arbejdes målrettet med planer for øget tilslutning til digital post, som bliver obligatorisk for alle borgere pr. 1. november. Udover at Lejre Kommune følger den nationale kampagne, omhandler indsatsen bl.a. opsøgende deltagelse på IT messer blandt frivillige og ældre, samarbejde med social- og ældreområdet og kampagner for enten at få borgerne til at tilslutte sig eller søge om fritagelse. Der vil i 2014 blive gennemført følgende tiltag: Undervisning af 9. klasse i brugen og oprettelse af digital post, Undervisning af frivillige på ældreområdet i Digital Post, Ældresagen er inddraget i fritagelsesarbejdet og har modtaget relevant vejledning, Særlig indsats med kommunens plejeområde til sikring af fritagelse for dette forholdsvis store område med plejecentre, borgere i eget hjem der modtager pleje, samt kommunens bo- og opholdssteder, Særlig indsats i samarbejde med Lejre Kommunes flygtningevenner herunder vejledning i Digital Post og særskilt kampagne/tiltag målrettet kommunens integrationsborgere, Kampagner i forbindelse med den fælleskommunale kampagne afholdelse af events i Lejre Kommune Organisatorisk kvalitet sammenhængende borgerforløb Der er gennemført en organisationsjustering med vægt på de tværgående stabe /fællescentre pr. 1. maj. Organisationsoplægget rummer fokusområder for organisations- og kompetenceudvikling videre frem, f.eks. branding, byudvikling, udbud m.v. Der henvises til organisationsoplægget. Herudover vil der pågå en fortløbende udvikling af organisationen mhp at understøtte organisatorisk kvalitet; altså understøtte, at det er nemt for medarbejderne at yde en høj faglig kvalitet, fordi der er veltilrettelagte arbejdsprocesser, klar ansvarsfordeling, højt informationsniveau m.v. Fokus 2014 fastlægger et mål om sammenhængende borgerforløb. Fokus i denne handleplan er på at konkretisere hvad vi gør for at realisere målet inden for tre målgrupper eller livssituationer: Flygtninge Voksne borgere/familier med en sag i flere dele af den kommunale organisation Børn med behov for støtte

235 Flygtninge Målgruppen er først og fremmest flygtninge under den særlige introduktionsperiode. Organiseringen af arbejdet med flygtninge skal revurderes. Der er for stor sårbarhed i den nuværende organisering, og der mangler klarhed i ansvarsfordeling og tværgående procesforløb. Som et led heri skal ansvaret for Flygtningevenner også forankres entydigt. Der forelægges et særskilt oplæg om fremtidig organisering af arbejdet med flygtninge til relevante politiske udvalg. Oplægget forelægges 2. halvår Det indgår i oplægget at beskrive, hvordan information til og dialog med de frivillige foreninger kan forbedres. Unge og voksne borgere Målgruppen er unge og voksne borgere, som har en sag i mere end én social afdeling. D.v.s. Jobcenter, Social & Familie, Velfærd & Omsorg samt Borgerservice. I 2014 indføres sagskoordination. Sagskoordination indebærer, at der uddannes et antal medarbejdere i at være tovholder i komplekse borgersager, og sikre koordination i baglandet, så borgeren ikke oplever at skulle være dén som koordinerer og i værste fald bliver kastebold mellem flere fagcentre. Borgere med behov for en tovholder og for sagskoordination visiteres til dette via de enkelte fagområder til koordinationsforum, hvor den rette sagskoordinator udvælges.. Der forelægges et nærmere oplæg om hvordan sagskoordination og tovholdere skal organiseres og tilrettelægges. Endvidere udarbejdes en samlet kortlægning af den nuværende organisering af arbejdet med unge inkl. Ungdommens Uddannelsesvejlednings rolle. USSÆ og UJA forelægges en sag i 2. halvår Børn og de yngre unge Målgruppen er børn (og deres forældre) som er i et kommunalt dag- eller skoletilbud, og som har behov for støtte ud over hvad dagtilbud eller skole kan tilbyde. Det kan f.eks. være støttetimer, specialundervisning, støtte i hjemmet, aflastning m.v. Der er - gennem medarbejderinddragelse på tværs af Center for Dagtilbud, Skole og Social & Familie igangsat en kortlægning af hvordan samarbejdet på tværs foregår i dag, og hvordan det kan forbedres. Arbejdet gennemføres over tre workshops i foråret 2014 og resultaterne formidles herefter til styregruppen for arbejdet som udgøres af direktionen samt de tre centerchefer. Styregruppen vil på baggrund af dette vurdere, om resultaterne af arbejdet giver anledning til strukturelle ændringer, udvikling af styring og incitamentssystemer, kompetence m.v.

236 Udvalget for Børn & Ungdom forelægges en sag i 2. halvår 2014.

237 Bilag: 9.1. JA - Bilag Resultatrevision 2013, bemærkninger fra BRHS. Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 41333/14

238

239

240 Bilag: 9.2. JA - Bilag LBR's høringssvar resultatrevision underskrevet Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 47485/14

241

242 Bilag: 9.3. JA - Bilag Udkast resultatrevision 2013 endelig Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 31129/14

243 Udkast til Resultatrevision 2013 for Jobcenter Lejre Indledning: Resultatrevisionen er et styringsinstrument, der giver staten og kommunerne overblik over beskæftigelsesindsatsen i Jobcentret. Den samler en række væsentlige oplysninger om udviklingen i Jobcentrets beskæftigelsesindsats i det forgangne år. Resultatrevisionen skal behandles politisk i Udvalget for Job & Arbejdsmarked og godkendes endeligt i Kommunalbestyrelsen senest ved udgangen af juni Resultatrevisionen skal senest den 1. maj 2013 sendes til høring i Det lokale Beskæftigelsesråd. Resultatrevisionens indhold: Ved resultatrevisionen sammenlignes Jobcenter Lejres indsats med den gennemsnitlige indsats blandt sammenlignelige jobcentre Resultatrevisionen består af 2 tabeller: En resultatoversigt, hvor der vises indsats og resultater i jobcentret, samt udviklingen i disse den seneste måned og det seneste år. Desuden sammenlignes med udviklingen i de andre jobcentre i klyngen. Hvad angår oversigten på ministermål er jobcenter Lejre placeret i en klynge bestående af følgende jobcentre: Lejre, Allerød, Egedal, Gentofte, Hørsholm, Lyngby-Taarbæk, Rudersdal og Solrød. Et besparelsespotentiale, som baserer sig på andelen af befolkningen i jobcenterområdet på offentlige forsørgelsesydelser i forhold til forventet niveau relateret til jobcentrets rammevilkår. Tabel 1. Resultatoversigt: Resultatoversigt - Lejre Ministerens mål Periode Niveau Udvikling Sammenligning Bedste Gnsn. Ift. samme udvikling i Ift. udvikling i Grad i periode klyngen ift. pct./antal 2 perioden klyngen ift. før, pct. 2 året før, perioden pct. 2 perioden året året før, pct. 2 før, pct. 2 Uddannelsesgrad 1 Jan-apr A-dagpenge Jan-apr Kontanthjælp Jan-apr Tilgang til førtidspension 3 Dec Antal langtidsledige personer Dec A-dagpenge Dec Kontanthjælp (jobklar) Dec

244 Udkast til Resultatrevision 2013 for Jobcenter Lejre Forsørgelsesgrupper Periode Niveau Udvikling Sammenligning Bedste Gnsn. Ift. Ift. samme udvikling i udvikling i Antal måneden måned året klyngen ift. klyngen ift. før, pct. før, pct. året før, pct. året før, pct. Forsørgede i alt (sum af alle fuldtidspersoner nedenfor) Jobklar - fuldtidspersoner A-dagpenge Dec Kontanthjælp Dec Sygedagpenge Dec Revalidering Dec Ledighedsydelse Dec Indsatsklar - fuldtidspersoner Kontanthjælp Dec Sygedagpenge Dec Revalidering Dec Ledighedsydelse Dec Midlertidigt passive - fuldtidspersoner Kontanthjælp Dec Sygedagpenge Dec Ledighedsydelse Dec Forrevalidering - fuldtidspersoner Dec Fleksjob - fuldtidspersoner Dec Førtidspension - fuldtidspersoner Dec Ukendt match fuldtidspersoner Indsatsen Periode Niveau Udvikling Sammenligning Høj./laveste Ift. Ift. samme Gnsn. niveau niveau i måneden måned året i klyngen i Procent klyngen før, pct. før, pct. samme i samme point point måned, pct. måned, pct. Aktiveringsgrad i alt A-dagpenge Dec Kontanthjælp, jobklar Dec Kontanthjælp, indsatsklar Dec Opfyldelse af minimumskrav Manglende jobsamtaler - a-dagpenge Dec Manglende jobsamtaler - kontanthjælp Dec Manglende aktive tilbud - a-dagpenge Dec Manglende aktive tilbud - kontanthjælp Dec Kilde: Jobindsats.dk Anm.: Antallet af fuldtidspersoner for den viste periode vil generelt være undervurderet som følge af efterregistreringer. Det vil især være tilfældet for sygedagpenge- og a-dagpengemålingerne, hvor antallet af fuldtidspersoner ved den efterfølgende opdatering typisk vil stige med omkring 5-6 procent. 1: Uddannelsesgrad er en år-til-dato måling, som opgøres for alle måneder samlet set i den angivne periode. 2: Niveau i uddannelsesgrad er opgjort i procent, og udviklingen for jobcenteret og i forhold til sammenligningsgrundlaget er opgjort i procentpoints. For Tilgang til førtidspension og Antal langtidsledige personer vises hhv. antal hhv. procentvis udvikling i antallene. 3: Tilgang til førtidspension viser tilgangen de seneste 12 måneder dvs. den angivne måned samt de 11 forudgående måneder. 4: Forsørgelsesgruppen Ukendt match - fuldtidspersoner indeholder modtagere af kontanthjælp, sygedagpenge, revalideringsydelse og ledighedsydelse, der endnu ikke er blevet matchet. Ovenstående resultatoversigt er opdelt i 3 hovedkategorier: A. Resultater, dvs. ministermål vedr. udviklingen i uddannelsesgraden, tilgang til førtidspension og udviklingen i antal langtidsledige personer B. Forsørgelsesgrupper, dvs. udviklingen i antal forløb og antal berørte personer på forskellige forsørgelsesgrupper. C. Indsatsen, dvs. opgørelse af aktiveringsgrader og rettidighed i indsatsen. 2

245 Udkast til Resultatrevision 2013 for Jobcenter Lejre 1.1 Resultatoversigt: Ministermålene Flere unge skal have en uddannelse: Jobcentret skal sikre, at flere unge uden en uddannelse starter på en erhvervskompetencegivende uddannelse. (Mål 1) Her måles ved at tage udgangspunkt i antallet af unge dagpenge og kontanthjælpsmodtagere mellem 15 og 29 år, som ikke har gennemført en erhvervskompetencegivende uddannelse, og hernæst på hvor stor en andel af disse der har været i uddannelse i perioden. I Resultatoversigten er der kun måling på perioden 1. januar 2013 til april Det har vist sig at opgørelsesmetoden/målingen ikke er valid, og målingen er nu opgivet. Der kan således ikke måles på dette ministermål. Kommunalbestyrelsen besluttede i oktober 2012 forbindelse med budgetaftalen for 2013 at der i Lejre skal være nul unge ledige. I 2013 blev der derfor sat særlig skærpet fokus på ungeindsatsen. Kommunalbestyrelsen vedtog en handleplan for ungeindsatsen, og der blev iværksat et særligt projekt hos Karriererfinder for 20 unge, der modtag intensiv coaching og blev knyttet til personlige erhvervsmentorer. 19 ud af 20 blev selvforsørgende. Der blev etableret en styregruppe for ungeforum på tværs af forvaltninger og med deltagelse af Ungdommens Uddannelsesvejledning Roskilde/Lejre. Der blev iværksat særlige projekter for unge indsatsklare kontanthjælpsmodtagere. Der blev iværksat særligt projekt rettet mod unge sygemeldte. Med finansiering fra Det lokale Beskæftigelsesråd blev der gennemført en analyse af de unge ledige i Lejre Kommune. Dette med henblik på, at få klarlagt et grundlag for at få udarbejdet en tværpolitisk ungestrategi i En ungetemakonference blev planlagt med afsæt i analysen ultimo Følgende hovedresultater kan nævnes: Antallet af unge på offentlige forsørgerydelser er fra december 2012 til december 2013 faldet med - 14,7 pct. Antallet af unge langtidsledige er fra december 2012 til december 2013 faldet med -71,4 pct., hvilket har betydet at andelen af langtidsledige unge i forhold til antallet af alle unge ledige er reduceret fra 19,8 pct. til 7,4 pct. 3

246 Udkast til Resultatrevision 2013 for Jobcenter Lejre Bedre og mere helhedsorienteret hjælp til ledige på kanten af arbejdsmarkedet færre på førtidspension: Jobcentret skal forebygge, at så mange førtidspensioneres. (Mål 2) Her måles på tilgangen til førtidspension inden for de seneste 12 måneder. Af resultatoversigten fremgår det at tilgangen til førtidspension i Lejre i december er på 31 personer. Dette er et fald på 39 pct. i forhold til årstilgangen i november I forhold til tilgangen i december 2012 er tilgangen i december 2013 reduceret med 65 pct. Tilgangen til førtidspension er således reduceret kraftigt i Lejre og væsentligt mere end tilgangen til førtidspensioner for gennemsnittet i klyngen. Udviklingen skyldes førtidspensions- og fleksjobreformen, som har betydet at måden jobcentret arbejder med borgerne har ændret sig. Der kommet fokus på, hvad der skal til, for at borgerne kan udvikle sig, så de kan fastholdes og blive en del af arbejdsmarkedet. Dette selvom det kun drejer sig om få timers arbejde. Mulighederne for ressourceforløb og minifleksjob gør at relativt flere får alternativ til passiv forsørgelse på førtidspension. Opsamlende om ministermål 2 I beskæftigelsesplan 2013 var målet at tilgangen til førtidspension i december 2013 maksimalt skulle være på 25 personer, af resultatoversigten fremgår det at tilgangen er på 31 personer. Det fastlagte ministermål på dette område er således ikke opfyldt. Dog skal bemærkes, at der fra senere årsperiode er opgjort at der det senest år er tilkendt 10 førtidspensioner i det seneste år. Langtidsledigheden skal bekæmpes: Jobcentret skal sikre, at antallet af langtidsledige personer begrænses mest muligt. (Mål 3) Her måles på antal langtidsledige i december 2013 og udvikling i antal langtidsledige i den senest årsperiode december 2012 til december Af resultatoversigten fremgår det at der i december 2013 er 106 langtidsledige i Lejre. I forhold til november 2013 er der sket et fald på 9 pct., mens der i forhold til december 2012 har været et fald på 30 pct. I klyngen har der fra december 2012 til december 2013 gennemsnitlig været et fald på 15 pct. Fordelt på modtagere og jobklare kontanthjælpsmodtagere så bæres det samlede fald i langtidsledigheden primært af de dagpengeforsikrede. 4

247 Udkast til Resultatrevision 2013 for Jobcenter Lejre Opsamlende om ministermål 3 I beskæftigelsesplan 2013 var målet at antallet af langtidsledige i december 2013 maksimalt måtte være på 128 langtidsledige personer. I december 2013 var antallet af langtidsledige på 106 personer. Ministermålet er således opfyldt. Et tættere og styrket dialog med de lokale virksomheder: Jobcentrene skal styrke samarbejdet med virksomhederne om beskæftigelsesindsatsen (Mål 4) Lejre Kommune havde her sat følgende lokale mål: a) Andelen af virksomheder i Lejre Kommune, der har oprettet et løntilskudsforløb eller virksomhedspraktikforløb, skal i 2013 være på mindst 9,0 pct. I den senest rullende kvartals periode (4. kvartal 2012 til 3. kvartal 2013) var andelen på 20,8 pct. b) Der skal i 2013 etableres mindst 4 jobrotationsprojekter. Vedudgangen af 2013 var der i Lejre etableret 8 jobrotationsprojekter. Ministermålet er således opfyldt. 1.2 Resultatoversigt: Forsørgelsesgrupper Samlet set er der fra 2012 til 2013 sket et fald i antallet af personer på overførselsindkomst på i alt 4 pct.. I sammenligningsgrundlaget har der været et gennemsnitligt fald på 6 pct. Udviklingen dækker over fald på visse ydelser og stigning på andre. Der ses især fald i antallet af modtagere inden for de jobklare. (A-dagpenge, Kontant- og starthjælp og sygedagpenge) et fald på 20 pct. mod et gennemsnitligt fald i klyngen på 14 pct. Hertil kommer et fald i antallet af fuldtidspersoner på revalidering på 61 pct. Modsat faldet på de jobklare så er der i Lejre sket en stigning i antallet af indsatsklare på 24 pct. mod en gennemsnitlig stigning i klyngen på 8 pct. Stigningen skyldes, at der er iværksat længere udviklingsforløb inden for aktivering og revalidering. Stigningen her er især sket inden for indsatsklare kontanthjælpsmodtagere og især sygedagpengemodtagere med stigninger på henholdsvis 24 pct. og 54 pct. På forrevaliderings- og fleksjobområdet har der i Lejre været en stigning i antallet som adskiller sig noget for den gennemsnitlige udvikling i klyngen. På førtidspensionsområdet har der været et lille fald på 3 pct. i det samlede antal fuldtidspersoner. Dog er antallet af fuldtidspersoner på førtidspension i Lejre stadigt relativt højt. Det tager tid inden den begrænsede tilgang til førtidspension slår igennem som et decideret fald i det samlede antal fuldtidsmodtagere af førtidspension. 5

248 Udkast til Resultatrevision 2013 for Jobcenter Lejre Antallet af forrevalidender er i Lejre steget, hvor der i sammenligningsgrundlaget er et fald. Jobcentret anser ikke et fald i antallet af fuldtidspersoner på dette område i sig selv som et mål for en vellykket indsats. Forrevalidering er et redskab til at udvikle, afklare uddannelses- og jobmuligheder samt erhvervsmodne. Dette lovgivningsredskab forebygger tilgang til varig forsørgelse. Særlig udviklingen på sygedagpengeområdet har Jobcenter Lejres fokus. Der er et relativt højt antal sygedagpengemodtagere i Lejre og dette antal har været kraftigt stigende i andet halvår 2013 samtig med at varigheden på sygedagpengeforløb er steget. Jobcentret er derfor fuldt opmærksom på vigtigheden af at se på mulighederne for såvel forebyggelse som reduktion af varigheden af sygedagpengeforløbene. Overvejelser om muligheder for forebyggelse og reduktion af varighed vil indgå i jobcentrets kommende handleplan for nedbringelse af sygefravær samt Beskæftigelsesplan Indsatsen: Aktiveringsgrader Opgørelsen af aktiveringsgrader dækker udviklingen i perioden december 2012 til december 2013 på henholdsvis a-kasseforsikrede, jobklare og indsatsklare kontant- og starthjælpsmodtagere. Samlet er aktiveringsgraden på 14 procent i Lejre mod et gennemsnit i sammenligningsgrundlaget på 17 pct. For modtagere af a-dagpenge er aktiveringsgraden faldet med 8 pct. i For jobklare kontanthjælpsmodtagere er aktiveringsgraden faldet med 14 pct., mens den for indsatsklare kontanthjælpsmodtagere er faldet med 4 pct. Jobcentret har fokus på at aktiveringsgraden skal have et vist niveau for at opfylde borgernes minimumsrettigheder. Denne fokus skal dog være afbalanceret. Hvis aktiveringsgraden øges for markant eller hovedløst risikerer man, at varigheden af de samlede forløb i de enkelte ydelsesgrupper stiger, hvorved udgifterne tilsvarende vil stige Jobcenter Lejre vil derfor fastholde hidtidig aktiveringspraksis overfor de arbejdsmarkedsparate, men vil dog løbende følge udviklingen nøje herunder især sammenhængen mellem forløbsvarighed og aktiveringsgrad for de indsatsklare. Der er i Lejre såvel i 2013 som i 2014 udarbejdet en politisk aktiverings og revalideringsstrategi. Rettidighed Hvad angår rettidigheden for jobsamtaler så er der en manglende andel på rettidighed i december 2013 på 14 pct. for modtagere af a-dagpenge, hvilket er noget over det gennemsnitlige niveau for klyngen. For modtagere af kontanthjælp er der en manglende andel på rettidighed i december 2013 på 9 pct., hvilket er på niveau for gennemsnittet i klyngen Jobcenter Lejre har konstant fokus på udviklingen og opfyldelsen af rettidighed på jobsamtaler. 6

249 Udkast til Resultatrevision 2013 for Jobcenter Lejre Hvad angår rettidigheden på aktiveringstilbud til modtagere af a-dagpenge og modtagere af kontanthjælp, så kan det konstateres, at andelene der mangler at få aktiveringstilbud til tiden er på henholdsvis 5 pct. og 7 pct. Gennemsnittet i klyngen er i december 2013 på henholdsvis 3 pct. og 7 pct. Såvel på rettidighed på jobsamtaler og aktivering har jobcentret stor fokus. Rettidig og hyppig kontakt med arbejdssøgende har stor betydning for nedbringelsen af arbejdskraftreserven og for den samlede kommunale økonomi på beskæftigelsesområdet. 2. Besparelsespotentialer I tabel 2 er opgjort Lejres besparelsespotentiale på forskellige forsørgelsesydelser. Hvor der optræder negative tal er der intet besparelsespotentiale. I alt opereres der med et besparelsespotentiale på 15,4 mio. kr. I denne opgørelse sammenlignes jobcentret ikke med klyngen. Besparelsespotentialet er udregnet udfra en vurdering af jobcentrets rammevilkår og forudsat/forventet andel fuldtidspersoner i pct. af befolkningen i Lejre fordelt på målgrupper. Tabel 2. Besparelsespotentiale på forskellige målgrupper. Besparelsespotentiale Lejre jobcenter Forsørgelsesydelse 1. kvartal kvartal 2013 Fuldtidspersoner i pct. af befolkningen Forudsagte fuldtidspersoner i pct. af befolkningen Potentiel reduktion af antal fuldtidspersoner Besparelsespotentiale (i mio. kr.) A-dagpenge 2,10 2, ,5 Kontanthjælp (inkl. revalidering, forrevalidering, ressourceforløb og uddannelseshjælp) 2,59 2, ,9 Sygedagpenge 2,18 2, ,4 Permanente ydelser (ledighedsydelse, fleksjob og førtidspension) 6,86 6, ,1 I alt 13,73 13, ,4 Kilde: Anm.:Tabellen giver en oversigt over jobcentrets muligheder for at reducere nettoudgifterne til forsørgelsesydelser (efter statslig refusion)ved at nedbringe antal fuldtidspersoner på forsørgelsesydelserne til det niveau, som jobcentrets rammevilkår tilsiger. Besparelsespotentialet i jobcentret beregnes ved at gange den potentielle reduktion af fuldtidspersoner på et givet ydelsesområde med udgiften (ekskl. udgift til løntilskud) til en gennemsnitlig fuldtidsperson på den pågældende forsørgelsesydelse i jobcentret. For at beregne jobcentrets eventuelle potentielle reduktion af antal fuldtidspersoner, trækkes den forudsagte andel fuldtidspersoner af befolkningen på ydelsen (jf. jobcentrets rammevilkår) fra jobcentrets faktiske andel fuldtidspersoner af befolkningen på ydelsen. Den potentielle reduktion af fuldtidspersoner findes ved at gange antallet af personer i befolkningen i jobcentret med forskellen i procentandelene. Forskellen i andelene kan således både være positiv og negativ. Hvis andelen af fuldtidspersoner på offentlig forsørgelse af befolkningen ijobcentret er lavere end det niveau, som jobcentrets rammevilkår tilsiger, er der tale om et negativt besparelsespotentiale - jobcentret bruger færre penge end rammevilkårene tilsiger. Negative besparelsespotentialer regnes ikke med i det samlede besparelsespotentiale for alle forsørgelsesydelser. Et positivt besparelsespotentiale betyder modsat, at jobcentret har en større andel af fuldtidspersoner af befolkningen på forsørgelsesydelsen end jobcentrets rammevilkår tilsiger, og at jobcentret dermed har et potentiale for at spare penge på den givne ydelse. 7

250 Udkast til Resultatrevision 2013 for Jobcenter Lejre I forhold til A-dagpenge fremgår det, at der er brugt 12,5 mio. kr. mindre end det forudsatte niveau. Det var forudsat at andelen af fuldtids A-dagpengemodtagere vil være på 2,75 pct. af befolkningen. Denne andel blev på 2,10 pct. eller 118 fuldtidspersoner lavere end forudsat. Inden for kontanthjælp (incl revalidering, forrevalidering, ressourceforløb og uddannelseshjælp) vurderes der at være et besparelsespotentiale på 2.9 mio. kr. Jobcenter Lejre anser ikke et fald i antallet af fuldtidspersoner på dette område (når der ses på revalidering og forrevalidering) i sig selv som et mål for en vellykket indsats. Intentionen med benyttelse af revalideringsredskabet er dels at bringe handicappede/borgere med nedsat arbejdsevne vedvarende tilbage eller ind på arbejdsmarkedet og dels - via revalideringsredskabet - at øge det samlede uddannelsesmæssige niveau i arbejdsstyrken. Jobcentret vil dog have fokus på om vejen til selvforsørgelse via revalidering kan gøres kortere. I forhold til permanente ydelser (Ledighedsydelse, fleksjob og førtidspension) vurderes der at være et besparelsespotentiale på 11,1 mio. kr. Dette tal virker meget voldsomt, og man skal i den forbindelse indregne at jobcenter Lejre har et relativt højt antal fuldtidsborgere på førtidspension. Dette tal nedbringes kun via forebyggelse. Det er lykkedes i 2013 at begrænse tilgangen til førtidspension væsentligt, men det vil tage flere år før et besparelsespotentiale kan realiseres. Afgangsprocenten vil her have stor betydning. Jobcentret har det seneste år haft stor fokus på tilgangen og søger inden for lovens rammer at begrænse tilgangen til ordningen. Denne fokus vil fortsætte fremadrettet.. På sygedagpengeområdet kalkuleres der med et besparelsespotentiale på godt 1,4 mio. kr. Dette er jobcenter Lejre sig meget bevidst. Dog må det bemærkes at Lejre kommune har en særlig beskæftigelsesstruktur, som indikerer at Lejre andelsmæssig vil have et større sygefravær end sammenlignelige kommuner, når beskæftigelsen stiger. Hertil kommer at antallet af sygedagpengeforløb og varigheden af disse et steget væsentligt i 2. halvår Udfordringen for jobcenter Lejre er i den forbindelse at få etableret gode samarbejder med virksomheder og læger om sygedagpengeindsatsen samt få sat yderligere fokus på den tidlige aktive indsats overfor de syge. Dette har jobcentret megen fokus på i sin interne strukturtilpasningsproces. 8

251 Udkast til Resultatrevision 2013 for Jobcenter Lejre Bilag 1. Jobcenter Lejres anvendelse af de særlige regionale midler til ansættelse af virksomhedskonsulent rettet mod placering af langtidsledige. Jobcenter Lejre har i 2013 anvendt de særlige midler til virksomhedskonsulentressourcer til en skærpet og styrket indsats for langtidsledige dagpengeforsikrede, der stod for at miste dagpengeretten. Der er 2013 gennemført opsøgende virksomhedskontakt med henblik på at skabe virksomhedsnære aktiveringsforløb for borgere langtidsledige borgere. I 2013 er langtidsledigheden i Lejre for de dagpengeforsikrede blevet reduceret med 30,3 pct. 9

252 Bilag: Bilag_Ny_Kulturaftale_Version_af_ doc Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 43264/14

253 Bilag 1: Bevillinger Bilag 2: Genforhandling m.m. Bilag 3: Organisering af aftalen Bilag 4: Projektbeskrivelser

254 Side 2 Bilag 1 Kulturaftalens bevillingsmæssige grundlag og vilkår 1. Den kulturelle rammebevilling Til medfinansiering af visse af de i kapitel 3 nævnte opgaver og målsætninger modtager Kulturregion Midt og Vestsjælland i aftaleperioden en årlig kulturel rammebevilling. Det forudsættes, at den kulturelle rammebevilling modsvares af regional egenfinansiering i mindst det omfang, der fremgår af dette bilag. Der er tale om en samlet rammebevilling til kulturformål, og der er ikke inden for rammen i aftalen øremærket beløb til bestemte opgaver. Rammebevillingen skal disponeres på en sådan måde, at de opgaver og mål, som er beskrevet i kapitel 3, kan gennemføres. Kulturregionen forpligter sig samtidig til at overholde de formål og kvalitetskrav, som er indeholdt i lovgivningen på kulturområdet i forhold til de tilskud, der er overført i rammebevillingen. For eksempel skal det fortsat være professionelle teatre og anerkendte børneteaterforestillinger, der støttes. Rammebevillingens størrelse er beregnet på baggrund af rammebevillingen i den forudgående aftaleperiode. Den kulturelle rammebevilling har følgende størrelse i 2011-prisniveau: 2011: Beløb kr : Beløb kr : Beløb kr : Beløb kr Bevillingerne for vil blive opregnet årligt med det af Finansministeriet fastsatte indeks til brug for regulering af reservationsbevillinger. Bevillingen udbetales hvert år ultimo april. Hvis der med virkning for aftaleperioden sker ændringer i Kulturministeriets lovgivning, som indebærer en ændring af de statslige tilskud på områder, der er omfattet af aftalen, vil rammebevillingen blive reguleret tilsvarende. I de tilfælde, hvor der i forbindelse med de årlige forhandlinger om rammerne for finansloven gennemføres generelle besparelser i kulturbudgettet, vil der ske en

255 Side 3 tilsvarende reduktion af den kulturelle rammebevilling. Reduktionen vil ske med de procentsatser, der gælder for kulturbudgettets øvrige tilskudsbevillinger. Hvis Kulturministeriet foretager en reduktion af rammebevillingen, har kulturregionen mulighed for at reducere sin egenfinansiering proportionalt hermed. Hvis kulturregionen i aftaleperioden i et enkelt eller flere år reducerer den samlede lokale egenfinansiering i forhold til, hvad der er angivet i bilag 1, vil den kulturelle rammebevilling for det/de pågældende år ligeledes blive reduceret. Reduktionen af den kulturelle rammebevilling vil ske med samme procentsats, som den samlede lokale egenfinansiering nedsættes med. Den pågældende andel af den forudbetalte rammebevilling vil således, når regnskabsoplysningerne om kulturregionens egenfinansiering foreligger, kunne kræves tilbagebetalt. Tilsagn om tilskud kan tilbagekaldes helt eller delvist, og der kan ske tilbageholdelse af nye månedsrater, hvis en kulturregion misligholder aftalen ved ikke at opfylde de forpligtelser, som fremgår af aftalen. Såfremt der i aftalen er indlagt dele af puljer, der administreres af Kulturministeriets råd og styrelser, kan det ikke forventes, at der vil blive bevilget yderligere tilskud til den pågældende type aktiviteter i aftaleperioden. Tilskudspuljer, som ikke indgår i den kulturelle rammebevilling, og nye puljer, som oprettes i aftaleperioden, vil frit kunne søges til aktiviteter i kulturregionen. Rammebevillingen kan disponeres frit inden for aftaleperioden, og ikke-forbrugte bevillinger kan overføres fra et år til et andet. Ved aftalens udløb kan ikke-forbrugte beløb dog kræves tilbagebetalt.

256 Side 4 Kulturregionens egenfinansiering: 2011 prisniveau Egenfinansiering/kr Teater Børneteaterrefusion Teater i alt Samlet regional egenfinansiering Statens kulturelle rammebevilling: 2011-prisniveau Teaterområdet Børneteaterrefusion Teater i alt Samlet rammebevilling statslig Den statslige kulturelle rammebevilling: Den kulturelle rammebevilling for består af en videreførsel af det tilskud, som har været overført til Kulturregion Midt- og Vestsjælland i den kulturelle rammebevilling i perioden , opregnet til p/l-niveau for 2011, til refusion af kommunernes udgifter til køb af forestillinger af børneteater og opsøgende teater.

257 Side 5 2. Tidligere faste amtslige tilskud uden for lov: I aftaleperioden overføres tilskud til kulturregionen til følgende tilskudsmodtagere: Institution/tilskud i kr./2011-prisniveau Årligt tilskud Amts udstillinger til udviklingspulje Kunstfond - til udviklingspulje Caravanen - til udviklingspulje VAK Vestsjællands arbejdende Kunstværksteder Odsherred Kunstmuseum International keramisk center, Guldagergaard I alt Kulturregionen overtager i aftaleperioden ansvaret for de tidligere faste amtslige tilskud uden for lov. Forudsætningerne for bevillingen er som angivet på finanslovens hovedkonto Kultur i kommunerne. Dette indebærer, at de lokale parter i kulturaftalen kan håndtere tilskuddene i overensstemmelse med principperne for den kulturelle rammebevilling og inden for de rammer, der er aftalt i kulturaftalen. Bevillingen har følgende størrelse i 2011-prisniveau: 2011: Beløb kr : Beløb kr : Beløb kr : Beløb kr Bevillingen for 2011 vil blive opregnet med det af Finansministeriet fastsatte indeks til brug for regulering af tilskudsbevillinger Den samlede årlige bevilling til kulturregion Midt- og Vestsjælland udbetales som et samlet beløb. Hvis der med virkning for aftaleperioden sker ændringer i Kulturministeriets lovgivning, som indebærer en ændring af tilskuddet, vil rammebevillingen vedr. de faste

258 Side 6 amtslige tilskud blive reguleret tilsvarende. Se bestemmelserne under den kulturelle rammebevilling. I de tilfælde, hvor der i forbindelse med de årlige forhandlinger om rammerne for finansloven gennemføres generelle besparelser i kulturbudgettet, vil der ske en tilsvarende reduktion af den kulturelle rammebevilling. Reduktionen vil ske med de procentsatser, der gælder for kulturbudgettets øvrige tilskudsbevillinger. 3. Projektbevillinger Til særlige udviklings- og forsøgsprojekter som led i kulturaftalen ydes tilskud af de kulturelle tipsmidler. Tilskuddene ydes som faste kronebeløb, der ikke vil være omfattet af prisreguleringer eller besparelser i aftaleperioden. Der kan ske overførsel af bevillinger fra et år til et andet inden for aftaleperioden. Ikke-anvendte tilskud kan kræves tilbagebetalt ved aftalens udløb. Tildelingen af tipsmidler forudsætter Finansudvalgets tilslutning i de enkelte år. Fordeling af hhv. tipsmidler og Kulturregionens egenfinansiering til konkrete udviklings- og forsøgsprojekter fremgår af oversigten nedenfor.

259 Side 7 Årlig statslig projektbevilling Projekter/mio. kr Ialt DA Danmark blev til SWOP, International Dansefestival Kunstrejsen I alt Kulturregionens egenfinansiering Projekter/mio. kr I alt Da Danmark blev til SWOP, International Dansefestival Kunstrejsen I alt

260 Side 8 Bilag 2 Vilkår for genforhandling, justering og opsigelse af kulturaftalen Kulturaftalen mellem kulturministeren og Kulturregion Midt og Vestsjælland har virkning for perioden 1. januar december Genforhandling eller justering af aftalen kan finde sted ved væsentlige ændringer af det grundlag, hvorpå aftalen er indgået, og i øvrigt når parterne er enige herom. Ved væsentlige ændringer af grundlaget forstås f.eks. ændringer i Kulturministeriets lovgivning, som har virkning for de bevillinger, der indgår i rammebevillingen, og ændringer i den regionale egenfinansiering, som indebærer, at rammebevillingen skal reguleres. Kan der ikke opnås enighed mellem parterne om justering af aftalen, kan de vælge at lade den eksisterende aftale fortsætte uændret. Hvis der heller ikke kan opnås enighed om en uændret fortsættelse af den eksisterende aftale, bortfalder aftalen for den resterende del af aftaleperioden. Hvis en forvaltningsenhed, der indgår i aftalen, ønsker at trække sig ud, eller hvis en ny ønsker at tilslutte sig, kan der forhandles om en opsigelse af aftalen eller en ændring af sammensætningen af parterne bag aftalen.

261 Side 9 Bilag 3: Organisering af aftalen 3.1. Samarbejdsorganisation Kulturregion Midt- og Vestsjælland omfatter kommunerne Holbæk, Kalundborg, Lejre, Odsherred, Ringsted, Roskilde, Slagelse og Sorø. Den politiske og administrative organisering består af: Kulturgruppen Politisk styregruppe bestående af 16 politikere - to politikere fra hver af de 8 kommuner Den administrative følgegruppe Bestående af 8 kulturchefer/direktører en fra hver af de 8 kommuner Fagråd Der nedsættes faglige råd inden for de fagområder kulturaftalen omfatter: Musikråd, Billedkunstråd, Museumsråd, Teaterråd og Biblioteksråd. Herudover nedsættes et tværgående Børne- og Ungekulturråd. Sekretariat for Kulturregion Opgaven varetages af en af de 8 kommuner Kulturgruppen træffer beslutninger vedrørende de områder, der er omfattet af kulturaftalen. Kulturgruppen er eneste bevilgende instans, og her træffes alle afgørende beslutninger vedrørende udmøntning af kulturaftalen. Den administrative følgegruppe sikrer fremdrift i kulturaftalen, og leverer det grundlag de politiske beslutninger træffes på. De faglige råd er Kulturgruppens kunst- og kulturfaglige rådgivende organ, der sikrer det kunst- og kulturfaglige grundlag, kvalitet og armslængde princippet i de politiske beslutninger. Fagrådene skal sikre det faglige samarbejde og arbejdsdeling, samt indgå i tværfaglige sammenhænge. De faglige råd er ikke bevilligende. De faglige råd udarbejder et udkast til arbejdsgrundlag/kommissorium, der definerer opgaver og mål for aftaleperioden. Dette godkendes af Kulturgruppen. Fagrådene er høringsparter i udviklingsprojekter. Fagrådene udtaler sig om projekter, ansøgninger etc. der vedrører deres fagområde. Der afholdes et årligt dialogmøde mellem fagrådene og Kulturgruppen. Der afholdes et årligt møde på tværs af fagrådene.

262 Side 10

263 Bilag 4 Projektbeskrivelser 1. Da Danmark blev til 2. SWOP international dansefestival for børn og unge 3. Kunstrejsen kunstformidling i folkeskolerne Side 11

264 Side Projektets navn Projekt, Da Danmark blev til - fra Vikingekonger til Valdemarer" Projektets indhold Helt kort fortalt Hvilket indsatsområde i aftalen understøttes af projektet Hvordan bidrager projektet til opfyldelse af indsatsområdet? (forventede effekter) Projektet Da Danmark blev til-fra Vikingekonger til Valdemarer" er et unikt kulturhistorisk projekt med fokus: fra viden til oplevelse. Det bærende budskab er at samle og fortælle den unikke historie om vikingetiden og middelalderen som de otte kommuner i Kulturregionen til sammen repræsenterer. Der opbygges et fælles sekretariat, der arbejder med den Kulturhistoriske vidensgenerering, formidling, koordinering og markedsføring i national såvel som internationalt perspektiv. Projektet indgår i samarbejde med alle relevante aktører på området. Kulturarv og identitet Projektet sætter fokus på tidslinjen år Arbejdsgruppen vurderer, at et sådan fokus vil kunne bringe regionen på det Kulturhistoriske landkort, både nationalt såvel som internationalt. vil synliggøre og styrke tilgængeligheden af den rige kulturhistoriske periode (ca ) der knytter sig til kulturregionens geografiske område sætter kulturregion Midt- og Vestsjælland på verdenskortet sikrer børn og unge i regionen tilgang til den rige kulturarv og den unikke historie som området besidder styrker et varigt samarbejde mellem kulturregionens mange kulturinstitutioner, erhvervslivet og turistorganisationerne sikrer en udvikling af den unikke kompetence som findes i kulturregionen formidler historien til nye målgrupper på nye måder Hvilke samarbejdspartnere indgår i projektet? Alle otte kommuner i Kulturregionen Midt- og Vestsjælland bidrager med deres del af den samlede historie. Der er således opbakning til projektet fra alle større Kulturhistoriske institutioner i Kulturregionen: Historiens Hus Maritimt Forsøgscenter Trelleborg Sydvestsjællandsmuseum Kalundborg Museum Odsherred Teater Holbæk Museum Odsherred Kulturhistorisk Museum Ulfborg Historiske værksted Skjoldungelandet Vikingeskibsmuseet Sagnlandet

265 Side 13 Hvornår i aftaleperioden løber projektet? (tidsplan) Roskilde Museum Foreningen, Fortællinger i Lejre Naturcenter Fugledegård En række lokalarkiver Endvidere bakker følgende organisationer op Skoletjenesten Sjælland, Østdansk Turisme Udviklingshuset Sjælland. Golden Days Fra 2011 til og med 2014 Hvilke effekter vil efterfølgende kunne konstatres /sandsynliggøres og hvordan De unikke historier & oplevelser (viden) om vikingetiden og middelalderen fra området vil komme flere til gode. Regionen vil fremstå mere synligt som et vigtigt Kulturhistorisk område. Dokumenterbare (kvantitative) mål er øget kulturturisme i regionen, øgt besøgstal i institutionerne, etablering af netværk, workhops, møder og vedtag,, mv. Mål der dokumenterer identitetsskabning, læring, vidensdeling, synlighed, m.v (kvalitative) dokumenteres gennem analyser og evaluering af projektet. For at øge sandsynligheden for at de ønskede effekter i projektet realiseres vil der udarbejdes en interessentanalyse og ricikoanalyse i projektets startface. Formålet med en interessentanalyse vil være at identificere projektets interessenter, deres indflydelse og betydning for gennemførelsen af projektet, som videre vil lede til udarbejdelsen af en ricikoanalyse. Formålet med denne vil være at vurdere hvilke risici der er de alvorligste i forhold til projektets gennemførelse, dels at finde strategier til at overkomme og reducere disse, med henblik på at realisere projektets målsætninger. Analysearbejdet i Da Danmark blev til vil udarbejdes af sekretariatet og styregruppen. EVALUERING Der bør og skal evalueres på flere områder i Da Danmark blev til, dels for at sikre at de opnåede effekter kan konstateres efter projektets udløb, dels for at sikre projektets troværdighed overfor aktører og interessenter med henblik på forholdet mellem investering og udbytte, og dels for at sikre en kvalitet i projektets organisatoriske arbejdsprocess. I forhold til at kunne konstatere de opnåede effekter efter projektets afslutning vil en målopfyldelsesevaluering gennemføres midtvejs i projektet og efter projektets afslutning. Denne vil kunne dokumentere hvorvidt projektet har levet op til de givende mål, samt effekten af disse. En målopfyldelsesevaluering vil gennemføres i samarbejde med Østdansk turisme og de enkelte aktører i projektet.

266 Side 14 Kortfattet budget (samlet udgift, lokal støtte, statslig støtte) Budget Kulturregion Midt- og Vestsjællan d Region Sjælland Kulturminist eriet Fonde og Spons EU Turistorgani sationer, m.v. I alt

267 Side 15 2 Projektets navn Projektets indhold Helt kort fortalt SWOP International dansefestival for børn og unge Med Swop den første internationale dansefestival for børn i DK ønsker Åben Dans og teaterrådet i Kulturregion Midt- og Vestsjælland at konsolidere den stigende interesse for børnedans, ikke kun herhjemme, men også på europæisk plan. SWOP er en biennale, så publikumstraditioner kan bygges op, diskussionerne kan følges op og udvekslingen fortsætte.med centrum i Roskilde kommer dansen børn og unge til gode fra hele kulturregionen. Formål: At vise børn, unge og voksne i kulturregionen, hvilket fantastisk potentiale børnedansen har At højne børnedansens anseelse ved at give den særligt fokus At give et billede af, hvor børnedansen befinder sig lige nu både på dansk og europæisk plan. At skabe et mødested, hvor danske og europæiske dansere, koreografer, dansepædagoger, producenter, formidlere og pædagogisk personale på uddannelsesinstitutionerne har mulighed for at udveksle og udvikle tanker og ideer sammen. At udstikke nye kreative veje for børnedansen. Hvilket indsatsområde i aftalen understøttes af projektet Hvordan bidrager projektet til opfyldelse af indsatsområdet? (forventede effekter) Hvilke samarbejdspartnere indgår i projektet? Hvornår i aftaleperioden løber projektet? (tidsplan) Børne- og ungdomskultur International kulturudveksling Talentudvikling Børn og unge bliver præsenteret for danseforestillinger af høj international standard specifik rettet mod deres aldersgrupper. Via forestillinger, seminar og workshops præsenteres børn og unge i Kulturregion Midt- og Vestsjælland for dans som scenekunst og dans på egen krop. Dans er som regel ordløs og har dermed ingen sproglige barrierer og er derfor yderst egnet til international udveksling. Da det er det første tiltag af sin art i Danmark, vil Kulturregion Midt- og Vestsjælland få en betydende pionerrolle. Alle egnsteatre i kulturregionen samt Slagelse Teater. Børnekulturkonsulenterne i de 8 kommuner og kulturforvaltningen i de 8 kommuner. I Roskilde kommune vil Roskilde Bibliotek være et af spillestederne. Desuden vil alle skoler og institutioner i kulturregionen blive kontaktet. Selve festivalen løber af stabelen første gang den maj 2012 og i samme periode 2014 Hvilke effekter vil efterfølgende kunne Der vil i alt blive spillet 40 forestillinger i Kulturregion Midt- og Vestsjælland. Teatrene har individuelle publikums kapacitet. Men hvis der gennemsnitlig kan være 150

268 Side 16 konstateres/sandsynliggøres og hvordan tilskuere i teatersalene, vil det betyde at i alt 6000 børn, unge og deres voksne vil se forestillingerne. Der vil i tæt samarbejde med kultur- og idrætsforvaltningerne og børnekulturkonsulenterne blive udbudt workshops for de 7 kommuners børn og unge. Hvor mange der vil deltage i workshoppene afhænger af, hvilken form man i fællesskab bliver enig om der skal være gældende i hver enkelt kommune. Ønsker man flere kortere workshops for mange børn/elever eller et længerevarende, mere dybdegående undervisningsforløb for færre børn / elever. Åben Dans vil komme med forskellige muligheder som kommunerne kan vælge imellem. Visionen er at masser af børn og unge skal efterlades med lysten til fortsat dans og bevægelse samt en større kunstnerisk indsigt. 3. Projektets navn KUNSTREJSEN på sporet af kunsten Projektets indhold Helt kort fortalt Projektet er en udvikling og implementering af et undervisningsprogram med navnet KUNSTREJSEN for klasse på skolerne i Kulturregion Midt- og Vestsjælland med inddragelse af kulturregionens tre kunstmuseer: Vestsjællands Kunstmuseum, Museet for Samtidskunst og Odsherreds Kunstmuseum. Programmets forløb er tilrettelagt som en tretrinsraket, der affyres på hvert klassetrin med forskellige fokus på kunstrejsen afhængigt af, hvilket klassetrin eleverne befinder sig på, hvilket museum klassen skal besøge, og hvilken kunstner der er knyttet til programmet: TRIN 1: kunstforståelse (på skolen, læreren) TRIN 2: kunstoplevelse (på museet, museumsunderviser) TRIN3: kunstudøvelse (på museet, kunstnere og museumsundervisere) Tidsplanen : 1.fase: Opstartfase 1. april december 2011: Udvikling af undervisningsmateriale, brugerinddragelse, seminarer og workshops for lærerne samt en række pilotforløb i efteråret (med skolebesøg på de tre museer). 2. fase: 1. januar januar 2014: Projektet er implementeret og der tilbydes to samlede forløb forår og efterår på hvert af de tre museer. Hvilket indsatsområde i Børn og Ungekultur primært

269 Side 17 aftalen understøttes af projektet Hvordan bidrager projektet til opfyldelse af indsatsområdet? (forventede effekter) Hvilke samarbejdspartnere indgår i projektet? Som et nyt tiltag indenfor Kulturregion Midt- og Vestsjælland har programmet til hensigt at understøtte flere af kulturregionens visioner, fokusområder og mål, herunder understøtte Kulturministeriets kulturstrategi Kultur for alle. Det drejer sig om at udnytte de eksisterende ressourcer og rammer inden for kulturregionen, således at kulturlivet kan blive synligt og til størst mulig gavn for borgerne. Dertil kommer, at programmet vil styrke det tværkommunale samarbejde, udvikle og intensivere samarbejdet mellem skoler og kulturinstitutioner, samarbejdet mellem kommunernes skole- og kulturforvaltninger samt videreudvikle kulturregionens kunstmuseer. Igennem det tværinstitutionelle samarbejde mellem kunstmuseerne styrkes museernes synlighed inden for og uden for Kulturregion Midt- og Vestsjælland. Programmet baner vejen for et udbytterigt samarbejde mellem skoler og museer, der viser nye veje for kunstundervisningen og formidling. Børn møder den professionelle kunst, formidlet af fagfolk, Børn får mulighed for at nærme sig kunstbegreb og få mulighed for at afprøve sig selv kreativt. Det tværkommunale samarbejde understøttes af projektets inddragelse af børnekulturkonsulenterne i kulturregionens kommuner, og projektets hjemmeside sikrer videndeling mellem skolerne inden for kulturregionen. Ved at eleverne igennem skolen bliver præsenteret for kulturregionens kunstmuseum gøres eleverne til interesserede museumsbrugere. De tre Kunstmuseer; Vestsjællands Kunstmuseum, Odsherred Kunstmuseum, Museet for Samtidskunst, Roskilde Børnekulturkonsulenterne i kommunerne i Kulturregion Midt- og Vestsjælland Sydvestsjællands Museum, Kulturkørekortet Skoletjenesten Sjælland Hvornår i aftaleperioden løber projektet? (tidsplan) Hvilke effekter vil efterfølgende kunne konstateres/sandsynliggøres og hvordan Børn i Midt og Vestsjælland har inden de går ud af folkeskolen fået et indblik i kunstens verden gennem møde med den professionelle kunst, Kunstnere og museumsbesøg. Børn lærerne har fået kendskab til kulturregionens kunstmuseer og i de potentialer der ligger i mødet med kunsten. Projektet bliver sammen med andre kulturelle aktører en del af børn og unges kulturelle kompetenceudvikling, som skal finde sted i skoletiden.

270 Side 18 Kortfattet budget (samlet udgift, lokal støtte, statslig støtte) Projektet har været medvirkende til et tættere tværinstitutionelt samarbejde mellem kunstmuseerne inden for kulturregionen. Dette kan konstateres ved et større og tættere samarbejde omkring undervisningsudvikling og markedsføringen af undervisningen på kulturregionens skoler. Projektet har styrket museernes synlighed inden for og uden for regionen. Dette kan konstateres igennem den markedsføringsværdi, projektet besidder, der sikrer synlighed inden for og uden for museumsverdenen. Projektet vil blive synliggjort i med artikler i relevante fagblade inden for undervisnings- og kultursektoren (f.eks. Folkeskolen, Danske Museer, Billedpædagogisk tidsskrift) samt historier i lokalaviserne, der sikrer synligheden i skolernes lokalområde. Projektet har styrket samarbejdet mellem regionens kommuner. Dette vil kunne konstateres ved, at samarbejdet med børnekulturkonsulenterne både sikrer en forankring af projektet i den enkelte kommune og synliggørelse af projektets tværkommunale perspektiver, hvilket åbner op for lignende initiativer på børnekulturområdet. Projektet har styrket museernes undervisningsafdelinger og muligheden for at skolebørn bosat i regionen får en museumsoplevelse Dette vil kunne konstateres ved en stigning i besøgende fra kulturregionens skoleelever på museerne, hvilket er opnået igennem det fælles museale tiltag og markedsføringen af projektet på skoleområdet, som øger kendskabet til mulighederne ved at inddrage et museumsbesøg i undervisningen. Kulturregion Midt- og Vestsjælland Kulturministeriet, Kultur i hele landet Udviklingsmidler fra Region Sjælland Kunstmuseernes egen finansiering Kr Kr Kr Kr. I alt Skoletjenesten Sjælland (tilskud til undervisningsmateriale) Brugerbetaling, skolerne

271 Side 19 I alt

272 Bilag: Bilag_sendt_ud_sammen_med_referatet_fra_den_ p df pdf Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 43246/14

273

274

275

276

277

278 Bilag: Referat fra Kulturgruppens møde pdf Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 43245/14

279 Referat Kulturgruppen Dato 6. maj 2014 Tidspunkt 16:00 Sted Brorfelde Observatorium (Værkstedsbygningen), Observator Gyldenkernes Vej 19, 4340 Tølløse Til stede Emrah Tuncer, Claus Jørgensen, Søren Bo Hansen, Erik Winther, Torben Lollike, Troels Christensen, Anders Nielsen, Bo Christensen, Brian Ahlquist, Thure Dan Petersen, Eva Ormstrup Bentsen, Marius Byriel, Poul Knopp Damkjær, Johan Otte, Kim Kruse Rasmussen Fraværende Willy Lisby, Jimmy Sørensen, Torben Toft Andersen, Michael Kjeldgaard, Per Nørhave, Birgit Pedersen, Evan Lynnerup, Rikke Bach Nielsen, Jane Hald, Nicolai Nicolaisen

280 Indholdsfortegnelse Underskriftsark Godkendelse af dagsorden Meddelelser fra Sekretariatet Orientering om forfatterskolerne i Kulturregion Midt- og Vestsjælland Forretningsorden for Kulturgruppen Orientering om refusionsordninger vedr. børne- og opsøgende teater Orientering om kriterier for tilskud fra Kulturgruppens frie midler Ansøgning om tilskud til projekt "Pop-Up Koncertsal" Kulturgruppens seminar juni Foreløbig tids- og procesplan for arbejdet med en ny kulturaftale Drøftelse i grupper Evt Samlet bilagsliste... i Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 1

281 Underskriftsark Holbæk Emrah Tuncer Willy Lisby Det Radikale Venstre Venstre Kalundborg Jimmy Sørensen Torben Toft Andersen Venstre Socialdemokratiet Lejre Claus Jørgensen Søren Bo Hansen Socialistisk Folkeparti Venstre Odsherred Michael Kjeldgaard Erik Winther Socialdemokratiet Venstre Ringsted Per Nørhave Torben Lollike Dansk Folkeparti Det Radikale Venstre Roskilde Birgit Pedersen Evan Lynnerup Socialistisk Folkeparti Venstre Slagelse Troels Christensen Anders Nielsen Liberal Alliance Socialdemokratiet Sorø Bo Christensen Det Konservative Folkeparti Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 2

282 Rikke Bach Nielsen Nicolai Nicolaisen Brian Ahlquist Jane Hald Thure Dan Petersen Eva Ormstrup Bentsen Marius Byriel Poul Knopp Damkjær Johan Otte Kim Kruse Rasmussen Socialdemokratiet Regionrådsmedlem Holbæk, Kultur- og Fritidschef Kalundborg, Kulturchef Lejre, Kultur- og Fritidschef Odsherred, Kultur- og Fritidschef Ringsted, Direktør Roskilde, Kultur- og Idrætschef Sorø, sekretariatsleder Slagelse, centerchef Protokolfører: Dato: Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 3

283 1. Godkendelse af dagsorden Sag Dok Initialer: AAL Åbent Sagsfremstilling Mødet afholdes i Holbæk på Brorfelde observatorium (Værkstedsbygningen). Julie Bouchet (leder af Brorfelde) indleder mødet med at fortælle om Brorfelde i 20 min. Beslutning fra Kulturgruppen Dato: 6. maj 2014 Sted: Brorfelde Observatorium (Værkstedsbygningen), Observator Gyldenkernes Vej 19, 4340 Tølløse Fraværende: Birgit Pedersen, Evan Lynnerup, Jane Hald, Jimmy Sørensen, Michael Kjeldgaard, Per Nørhave, Rikke Bach Nielsen, Torben Toft Andersen, Willy Lisby Dagsorden godkendt punkt 3 tages før punkt 2. Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 4

284 2. Meddelelser fra Sekretariatet Sag Dok Initialer: AAL Åbent Sagsfremstilling Medlem til Kulturgruppen udpeget af Region Sjælland ROK Dansefyrtårn CKU- Udviklingsseminar Økonomioversigt er vedhæftet som bilag med dagsorden Mødeplan Bilag Økonomioversigt Beslutning fra Kulturgruppen Dato: 6. maj 2014 Sted: Brorfelde Observatorium (Værkstedsbygningen), Observator Gyldenkernes Vej 19, 4340 Tølløse Fraværende: Birgit Pedersen, Evan Lynnerup, Jane Hald, Jimmy Sørensen, Michael Kjeldgaard, Per Nørhave, Rikke Bach Nielsen, Torben Toft Andersen, Willy Lisby Medlem til Kulturgruppen udpeget af Region Sjælland er regionsrådsmedlem Nicolai Nicolaisen. Til efterretning med den beslutning at afbud meldes i Outlook og at sekretariatet noterer herfra. Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 5

285 3. Orientering om forfatterskolerne i Kulturregion Midt- og Vestsjælland Sag Dok Initialer: BHH Åbent Kompetence Kulturgruppen. Beslutningstema At Kulturgruppen får en status på forfatterskolerne i Kulturregion Midt- og Vestsjælland. Sagsfremstilling Forfatterskole for unge i Kulturregion Midt og Vestsjælland er et tilbud til unge mellem år i 2013 og Projektet er et samarbejde mellem bibliotekerne i Kulturregionen om at etablere forfatterskoler for unge. Professionelle forfattere møder og guider de unge og unge møder andre unge med skrivning som interesse. Projektet er organiseret decentralt med en forfatterskoleafdeling for unge i hver af de 8 kommuner. Forfatterskolen har et fælles underviserkorps bestående af professionelle forfattere, en fælles administration, fælles PR og fælles aktiviteter. Administrationen af projektet er forankret i Odsherred Kommune. Forfatterskoleafdelingerne er så vidt muligt placeret på bibliotekerne i de 8 kommuner, og disse er omdrejningspunkt for undervisning, formidling og aktiviteter. Kulturgruppen bevilgede den 13. juni 2012 kr til projektet, desuden er der ydet tilskud fra Kulturministeriets Huskunstnerordning på samlet kr Der opkræves en deltagerbetaling på kr. 200 pr. semester. Projektet er ved at afslutte 3. semester, og omkring den 1. maj 2014 udgives en bog med elevernes tekster. Kultur- og Projektkonsulent Anne-Marie Donslund, Odsherred Kommune vil på Kulturgruppens møde give en orientering om projektet, eventuelt sammen med et par elever fra forfatterskolerne. Administrativ indstilling Sagen fremsendes til orientering i Kulturgruppen. Beslutning fra Kulturgruppen Dato: 6. maj 2014 Sted: Brorfelde Observatorium (Værkstedsbygningen), Observator Gyldenkernes Vej 19, 4340 Tølløse Fraværende: Birgit Pedersen, Evan Lynnerup, Jane Hald, Jimmy Sørensen, Michael Kjeldgaard, Per Nørhave, Rikke Bach Nielsen, Torben Toft Andersen, Willy Lisby Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 6

286 Oplæg og oplæsning ved forfatterskolen i Midt- og Vestsjælland. Stor anerkendelse fra Kulturgruppen til forfatterskolerne. Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 7

287 4. Forretningsorden for Kulturgruppen Sag Dok Initialer: BHH Åbent Kompetence Kulturgruppen. Beslutningstema Kulturgruppen skal træffe beslutning, om der skal ændres i forretningsordenen for Kulturgruppen. Sagens opståen På Kulturgruppens møde den 4. marts 2014 blev der udtrykt ønske om, at forretningsordenen blev sat på dagsordenen til næste møde. Sagsfremstilling Den nuværende forretningsorden for Kulturgruppen blev godkendt på møde den 25. april Den gældende forretningsorden er medsendt. Den administrative følgegruppe har drøftet forretningsordenen på møde den 28. april Den enkelte kommune afgør selv, hvordan suppleanter udpeges, og om man vil gøre brug af disse. Administrativ indstilling Den administrative følgegruppe anbefaler, at den enkelte kommune af hensyn til beslutningsdygtighed og fremdrift i kulturgruppearbejdet drøfter anvendelsen af suppleanter, således at man sikre, at alle kommuner så vidt muligt er repræsenteret ved møderne i Kulturgruppen. Bilag Forretningsorden for Kulturregion Midt- og Vestsjælland Beslutning fra Kulturgruppen Dato: 6. maj 2014 Sted: Brorfelde Observatorium (Værkstedsbygningen), Observator Gyldenkernes Vej 19, 4340 Tølløse Fraværende: Birgit Pedersen, Evan Lynnerup, Jane Hald, Jimmy Sørensen, Michael Kjeldgaard, Per Nørhave, Rikke Bach Nielsen, Torben Toft Andersen, Willy Lisby Kun Sorø Kommune har udpeget suppleanter til Kulturgruppen. Kulturgruppen opfordrer til, at man i kommunerne benytter suppleantmuligheden, således det sikres Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 8

288 at alle kommuner er repræsenteret på kulturgruppemøderne. Det anbefales at fagudvalgene i kommunerne drøfter suppleantmuligheden. Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 9

289 5. Orientering om refusionsordninger vedr. børne- og opsøgende teater Sag Dok Initialer: BHH Åbent Kompetence Kulturgruppen. Beslutningstema Orientering fra Kulturgruppen omkring refusionsordninger vedr. børne- og opsøgende teater. Sagens opståen På Kulturgruppens møde den 4. marts 2014 anmodede Kulturgruppen om, at området teaterrefusion blev uddybet på næste møde. Sagsfremstilling I henhold 25, stk. i lov om scenekunst refunderet Staten 50 % kommunernes udgifter ved køb af refusionsgodkendte forestillinger af børneteater og opsøgende teater. I Kulturaftalen er udbetalingen af refusionen lagt ud til Kulturregionen som rammebevilling, og Kulturregionens sekretariat har stået for udbetalingen. Hver kommune indsender inden 1. maj én samlet opgørelse over kommunens udgifter til køb af refusionsgodkendte forestillinger af børne- og opsøgende teater det foregående kalenderår. Kulturregion Midt- og Vestsjælland har siden 2007 udvidet refusionsordningen til også at omfatte foreninger, private skoler, efterskoler, højskoler, virksomheder, menighedsråd m.fl. I Kulturaftalen for står der i afsnit 4. Bevillinger knyttet til aftalen, at rammebevillingen ud over refusion til de 8 kommuner kan være medfinansierende af Kulturregionens særordning. Siden 2007 har benyttelsen af særordningen været: År Ansøgninger Udbetalt (pr ) Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 10

290 Udgiften til særordningen har i alle årene kunnet afholdes indenfor rammebevillingen til teaterrefusion. Brugerne af særordningen kommer fra hele den gruppe, som var målet med at indføre ordningen. Den største gruppe er private skoler og ungdomsuddannelser. Teaterrådet udarbejdede i efteråret 2010 en folder, som orienterede om refusionsmulighederne. Pjecen blev sendt ud til kommunerne og de producerende teatre i Kulturregionen, ligesom den kan hentes på Kulturregionens hjemmeside. Folderen vil blive omdelt på mødet. Lovgrundlag Lov om scenekunst. Økonomiske konsekvenser Ingen. Administrativ indstilling Sagen fremsendes til orientering i Kulturgruppen. Beslutning fra Kulturgruppen Dato: 6. maj 2014 Sted: Brorfelde Observatorium (Værkstedsbygningen), Observator Gyldenkernes Vej 19, 4340 Tølløse Fraværende: Birgit Pedersen, Evan Lynnerup, Jane Hald, Jimmy Sørensen, Michael Kjeldgaard, Per Nørhave, Rikke Bach Nielsen, Torben Toft Andersen, Willy Lisby Til efterretning. Oversigt over kommunernes forbrug af ordningen og oversigt over typer af institutioner, der anvender ordningen sendes med referatet. Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 11

291 6. Orientering om kriterier for tilskud fra Kulturgruppens frie midler Sag Dok Initialer: BHH Åbent Kompetence Kulturgruppen. Beslutningstema Orientering til Kulturgruppen om kriterierne for tilskud fra Kulturgruppens frie midler. Sagens opståen På Kulturgruppens møde den 4. marts 2014 anmodede Kulturgruppen om, at den på det næste møde fik uddybning af kriterierne for tilskud fra de frie midler. Sagsfremstilling I den første kulturaftale i Kulturregion Midt- og Vestsjælland rådede Kulturgruppen over en udviklingspulje Kulturgruppens frie midler. Der blev bevilget tilskud fra denne pulje til projekter, arrangementer, aktiviteter m.m. efter politisk beslutning i Kulturgruppen. Den nye Kulturaftale for perioden fik indholdsmæssigt og finansieringsmæssigt et andet grundlag. Med den nye Kulturaftale blev der udtrykt en intension om, at de fælles Kulturregionale projekter skulle have en volumen og en kvalitet, der er større end en enkelt kommune kan magte. Således må mindre projekter henvises til kommunal evt. mellemkommunal finansiering. Desuden blev intensionen, at fælles kulturregionale projekter skal have relevans for fællesskabet og ikke blot for aktørerne eller for en enkelt kommune. Kulturgruppen besluttede på møde den 18. januar 2011, at der fortsat skulle være en udviklingspulje de frie midler. På møde den 15.marts 2011 godkendte Kulturgruppen Kriterier for tilskud fra Kulturgruppens frie midler og ansøgningsprocedure. Fra kriterierne kan nævnes, at temaet Kultur for alle er det grundlæggende udgangspunkt, at projektet opfylder et eller flere indsatsområder i kulturaftalen og at projektet beskriver relevans for borgerne i Kulturregionen. Som minimum skal 2 af kommunerne i Kulturregionen være involveret, og projektet vurderes af Kulturcheferne i de involverede kommuner. Støtten fra Kulturregionen kan max. udgøre 50 % af projektets samlede budget. Kriterier for tilskud fra Kulturgruppens frie midler er medsendt. Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 12

292 Den administrative følgegruppe har på møde den 28. april 2014 drøftet sagen og finder, at sammenhæng mellem intension og kriterier kunne være skarpere. Kriterierne er udarbejdet til den indeværende kulturaftaleperiode og kan revideres i næste periode. Administrativ indstilling Sagen fremsendes til orientering i Kulturgruppen. Bilag Kriterier og procedure for uddeling af støtte fra Kulturgruppens frie midler Beslutning fra Kulturgruppen Dato: 6. maj 2014 Sted: Brorfelde Observatorium (Værkstedsbygningen), Observator Gyldenkernes Vej 19, 4340 Tølløse Fraværende: Birgit Pedersen, Evan Lynnerup, Jane Hald, Jimmy Sørensen, Michael Kjeldgaard, Per Nørhave, Rikke Bach Nielsen, Torben Toft Andersen, Willy Lisby En eventuel revision af kriterierne for de frie midler tages op i forbindelse med den nye kulturaftale. Kulturgruppen tilkendegav, at kriterierne skal afspejle intentionen i kulturaftalen. Det blev desuden påpeget, at der kunne tilføjes et kriterium ang. forankring af projekterne efter aftaleperioden. Der skal eventuelt også arbejdes med forskellige typer af projekter, korte pilotprojekter, projekter med langsigtet perspektiv og mere eventprægede projekter. Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 13

293 7. Ansøgning om tilskud til projekt "Pop-Up Koncertsal" Sag Dok Initialer: BHH Åbent Kompetence Kulturgruppen efter forudgående behandling i den administrative følgegruppe. Beslutningstema Kulturgruppen skal træffe beslutning om, der skal ydes tilskud til projektet Pop-Up koncertsal. Sagens opståen Ensemblet LYDENSKAB har fremsendt ansøgning om tilskud på kr til projektet Pop-Up koncertsal. Sagsfremstilling Projektet vil skabe Pop-Up koncertsale i tomme butikker i 5 kommuner i Kulturregionen: Kalundborg, Slagelse, Lejre, Odsherred og Roskilde i perioden juli 2014 januar I hver kommune slår projektet sig ned i en uge i tomt lokale i en by. Her præsenteres en uges koncerter, foredrag og opsætninger i et samarbejde med lokale institutioner og lokale og nationale kunstnere. Der vil blive arbejdet tværkunstnerisk. I dagtimerne vil der være koncerter, workshops og performances for børn og unge, der vil opleve eksperimenterende kunst og musik formidlet i en tæt dialog. Eftermiddag/aften er målgruppen det voksne publikum, de skal opleve billedkunst, litteratur og musik tæt på. Ugen vil i hver by komme til at bestå af ca. 15 små opsætninger, workshops og koncerter. Der vil f.eks. være koncert med digital mediekunst, eventyrkoncerter for børn i de tilgængelige dyssehøje, åbne drop-in koncerter, solokoncerter m.m. alt sammen i crossover produktion mellem rytmiske, elektroniske og klassiske komponister, forfattere og andre kunstnere. Initiativtagerne vil lade sig inspirere og forbedre projektet gennem et forankret samarbejde med lokale kunstnere, erhverv og institutioner, som skal inddrages aktivt og være med til at skabe projektet. Lokale samarbejdspartnere kunne være kommunens kulturafdeling, musikskole, bibliotek, virksomheder, kunstnere, kunstforeninger, lokale ildsjæle m.fl. Det er vigtigt for initiativtagerne, at der skabes udveksling mellem det professionelle miljø og amatørere, og projektet giver mening for de involverede og publikum. Så butikken vil være åben hele tiden og folk inviteres indenfor til en snak og kunst og kultur samtidig med, at de kan opleve kunstnere og musikere i aktion. Projektet vil søge at skabe en rød tråd og en kunstnerisk dialog gennem deltagende kommuner. I forbindelse med Pop-Up koncerterne vil politikere og erhvervsliv blive invi- Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 14

294 teret til at udvælge en stafet (en koncertoplevelse eller en lokal kunstner)som sendes videre til næste by. Som afslutning på projektet vil der være et større arrangement i Roskilde, hvor bl.a. alle bystafetterne vises frem i en visuel koncert. Projektet har et samlet budget på kr , hvoraf der på udgiftssiden er afsat kr til lønninger, kr til produktion og kr til administration. På indtægtssiden er der tilsagn fra Kalundborg, Slagelse, Odsherred og Lejre kommune om tilskud på kr fra hver af kommunerne, der er p.t. ikke tilsagn fra Roskilde Kommune, der er søgt tilskud på kr hos fonde, og der er en egenfinansiering på kr Kulturregion Midt- og Vestsjælland søges om kr Der er ansøgers opfattelse, at projektet lever op til kulturaftalens indsatsområder og mål, da der er tale om kultur for alle, der er tværkommunalt samarbejde, og det har relevans for regionens borgere og gerne skulle efterlade et styrket lokalt kulturliv gennem samarbejdet med lokale kreative vækstlag. Der er også en høj grad af involvering af børn og unge, som inddrages i et samarbejde med de professionelle kunstnere. Den administrative følgegruppe har drøftet ansøgningen på møde den 28. april Projektet lever formelt op til kriterierne for tildeling af de frie midler, men i forhold til de overordnede intentioner i kulturaftalesamarbejdet finder den administrative følgegruppe, at projektet i mindre grad har et langsigtet kulturregionalt perspektiv og potentiale. Den administrative følgegruppe anerkender projektets kvalitet. Lovgrundlag --- Økonomiske konsekvenser Tilskud til projektet skal finansieres af Kulturgruppen frie midler, hvor der p.t. er følgende beløb til disposition til resten af Kulturaftaleperioden: kr ,54. Administrative, miljømæssige og sundhedsmæssige konsekvenser --- Udtalelser og høring Ansøgningen har været sendt til i Musikfagrådet, som den 24. marts 2014 har fremsendt høringssvar. 3 af medlemmerne er skeptiske over for projektet, da de har svært ved at se, hvor stor en målgruppe, der vil blive inddraget i projektet, og dermed sammenhængen mellem størrelsen mellem størrelse af det ansøgte tilskud og antal aktive deltagere. 1 medlem synes godt om projektet. Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 15

295 Administrativ indstilling Ansøgningen fremsendes til drøftelse i Kulturgruppen med henblik på beslutning om der skal ydes tilskud til ansøgningen og i givet fald med hvilket beløb. Beslutning fra Kulturgruppen Dato: 6. maj 2014 Sted: Brorfelde Observatorium (Værkstedsbygningen), Observator Gyldenkernes Vej 19, 4340 Tølløse Fraværende: Birgit Pedersen, Evan Lynnerup, Jane Hald, Jimmy Sørensen, Michael Kjeldgaard, Per Nørhave, Rikke Bach Nielsen, Torben Toft Andersen, Willy Lisby Der gives afslag. Kulturgruppen fandt ikke, at projektet har en volumen, der understøtter kulturaftalens intentioner. Kulturgruppen anbefaler, at projektet understøttet i et mellemkommunalt samarbejde blandt de kommuner, der har bevilliget midler til projektet. Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 16

296 8. Kulturgruppens seminar juni 2014 Sag Dok Initialer: EVO Åbent Sagens opståen Kulturgruppen har besluttet at afholde et døgnseminar med henblik på at drøfte kulturaftale og kultursamarbejde på tværs af kommuner i og uden for aftale regi. Sagsfremstilling Der er aftalt et seminar for kulturgruppen mandag den 2. juni kl. 16 til tirsdag den 3. juni kl. 16 på Kragerup Gods. Seminariet tager afsæt i kulturgruppens ønske om at drøfte politiske visioner og strategier for det tværgående samarbejde mellem kommunerne i kulturregion midt- og Vestsjælland i forhold til Kulturaftale og uden for aftale regi. Formålet med seminariet er at drøfte, med afsæt i nuværende kulturaftale, fremtidige perspektiver, visioner og strategier for en eventuel ny kulturaftale. Herunder visioner og strategier for de af de igangværende projekter, der har et forankringspotentiale. Formålet er også, at få afdækket kulturregionens DNA hvor er de enkelte kommuners styrkepositioner, og hvor er kulturregionens styrkeposition. Formålet er endvidere at drøfte perspektiver på eventuelt øget tværgående samarbejde og arbejdsdeling inden for kulturområdet mellem kommunerne uden for aftaleregi. Kulturministeriet igangsatte i efteråret 2013 et servicetjek af kulturaftale konceptet og målet var, at der primo 2014 skulle meldes ud, hvordan et nyt aftalekoncept ville se ud. Sekretariatet har den 29. april 2014 fået oplyst af Kulturstyrelsen, at et nyt kulturaftalekoncept ikke er klart endnu, og at det pt. behandles i departementet. Det betyder, at rammerne for en ny kulturaftale ikke er på plads endnu, og at det ikke forventes klar til den 2. juni Kulturgruppen skal derfor træffe beslutning, om kulturgruppen ønsker at afholde seminariet og lægge vægt på de strategiske visionære drøftelser af kultursamarbejde på tværs af kommuner uden for aftale regi eller udskyde seminariet til aftalekonceptet er meldt ud fra Kulturministeriet. Administrativ vurderes det, at seminariets formål rækker udover det konkrete arbejde med en eventuel ny kulturaftale, og at der derfor kan tilrettelægges et program, der med afsæt i de igangværende hovedprojekter og de nuværende indsatsområder sætter rammerne for et kulturpolitisk seminar med fokus på visioner og strategi for kultursamarbejde i Kulturregionen. Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 17

297 Input fra Kulturgruppemødet den 6. maj 2014 og fra de kommunale fagudvalg kan desuden indgå i tilrettelæggelse af workshop og oplæg. Såfremt Kulturgruppen ønsker at udsætte seminariet kan det administrativt forslås, at Kulturgruppen afholder ordinært møde den 2. juni 2014, som planlagt og at indholdet her vil være opstart af de strategiske drøftelser med afsæt i hovedprojekter med langsigtet perspektiv. Administrativ indstilling Sekretariatet indstiller: At kulturgruppen drøfter om man vil afholde seminariet med vægt på de strategiske visionære drøftelser af kultursamarbejde på tværs af kommuner uden for aftaleregi eller udskyde seminariet til aftalekonceptet er meldt ud fra Kulturministeriet. Beslutning fra Kulturgruppen Dato: 6. maj 2014 Sted: Brorfelde Observatorium (Værkstedsbygningen), Observator Gyldenkernes Vej 19, 4340 Tølløse Fraværende: Birgit Pedersen, Evan Lynnerup, Jane Hald, Jimmy Sørensen, Michael Kjeldgaard, Per Nørhave, Rikke Bach Nielsen, Torben Toft Andersen, Willy Lisby seminariet udskydes til efteråret 2014, når der foreligger et nyt koncept for kulturaftaler. Det blev besluttet at holde et forlænget kulturgruppemøde mandag den 2. juni 2014 kl i Sorø. Programmet vil her være en grundig gennemgang af de projekter i den nuværende aftale, der har et langsigtet perspektiv samt indledende drøftelser af arbejdet med det kommunale samarbejd på kulturområdet. Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 18

298 9. Foreløbig tids- og procesplan for arbejdet med en ny kulturaftale Sag Dok Initialer: EVO Åbent Sagens opståen Kulturaftale mellem Kulturministeriet og Kulturregion Midt og Vestsjælland udløber den 31. december Formanden for Kulturgruppen har ønsket at få præsenteret en tids og procesplan for arbejdet. Sagsfremstilling Kulturministeriet igangsatte i efteråret et servicetjek af kulturaftalekonceptet og har afholdt møder med sekretariaterne for kulturaftalerne. Kulturministeriet har endnu ikke meldt noget ud om hvilke konsekvenser servicetjekket har for de aftaler, der udløber i år. Sekretariatet rettet henvendelse til Kulturstyrelsen for at få oplysninger om dette med henblik på at kunne tilrettelægge en proces og tidsplan for arbejdet frem mod en eventuel ny kulturaftale i Kulturregion Midt- og Vestsjælland. Kulturstyrelsen har oplyst at sagen er i departementet til kommentering og at man ikke kan angive et tidspunkt for udmelding. På den baggrund er det kun muligt at præsentere en foreløbig tids- og procesplan med forbehold for ministeriets udmeldinger: juni Kulturgruppens visionsseminar September/oktober opsamling på seminar og arbejde med indsatsområder, organisering etc. Oktober/november involverende proces med kulturaktører December/januar aftaleoplæg Februar aftale oplæg drøftes med ministeriet Marts aftaletekst til godkendelse April underskrift Administrativ indstilling Den administrative følgegruppe indstiller, at Kulturgruppen tager den foreløbige tids- og procesplan til efterretning. Beslutning fra Kulturgruppen Dato: 6. maj 2014 Sted: Brorfelde Observatorium (Værkstedsbygningen), Observator Gyldenkernes Vej 19, 4340 Tølløse Fraværende: Birgit Pedersen, Evan Lynnerup, Jane Hald, Jimmy Sørensen, Michael Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 19

299 Kjeldgaard, Per Nørhave, Rikke Bach Nielsen, Torben Toft Andersen, Willy Lisby Tid og procesplan udskudt. Kulturgruppen besluttede, at sende en forespørgsel til Kulturministeren ang., hvornår kulturaftalekonceptet kan forventes klar. I brevet udtrykkes en bekymring i forhold til det tomrum, der kan opstå mellem de to aftaler. Sekretariatet og Formand udarbejder et brev, der sendes via Emrah Tuncer til Kulturministeren. Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 20

300 10. Drøftelse i grupper Sag Dok Initialer: EVO Åbent Sagens opståen Den administrative følgegruppe havde på kulturgruppens konstituerende møde i Kulturgruppen den 4. marts 2014 lagt op til gruppedrøftelser om forventninger til kultursamarbejdet i og uden for aftale regi. Kulturgruppen besluttede, at spørgsmålene skulle sendes til kommunernes fagudvalg. Sagsfremstilling Kulturgruppen har udtrykt ønske om, at kommunernes fagudvalg involveres i kultursamarbejdet i Kulturregion Midt- og Vestsjælland. Sekretariatet har derfor udsendt en generel introduktion til kulturaftalen til kommunernes fagudvalg med henblik på, at de respektive udvalg kunne drøfte kulturaftale, tværgående samarbejde og ønsker til den kommende kulturaftale. Sammen med introduktion til kulturaftalen og den afgående kulturgruppes betragtninger er der medsendt spørgsmål til drøftelse i fagudvalgene. Tilbagemeldinger vil derefter indgå i Kulturgruppens videre arbejde. Spørgsmålene er: Hvilke perspektiver og forventninger har udvalget til det kulturregionale samarbejde på kulturområdet? Hvor ser i jeres kommunes styrkepositioner på kulturområdet? Hvilke og forventninger til en eventuel kommende kulturaftale? Hvordan vil udvalget gerne inddrages i kulturgruppens arbejde? Kulturgruppen udtrykte endvidere ønske om, at kulturgruppemøderne fremover falder i to dele. Første del med beslutning og orienteringspunkter. Anden del med strategiske og politiske drøftelser. Den Administrative følgegruppe fremsender derfor spørgsmålene til drøftelse i kulturgruppen eventuel med afsæt i input fra egen kommune. Opsamling vil indgå i seminaret. Administrativ indstilling Den Administrative følgegruppe indstiller, kulturgruppen drøfter spørgsmålene i mindre grupper og fremlægger kort i plenum. Beslutning fra Kulturgruppen Dato: 6. maj 2014 Sted: Brorfelde Observatorium (Værkstedsbygningen), Observator Gyldenkernes Vej 19, 4340 Tølløse Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 21

301 Fraværende: Birgit Pedersen, Evan Lynnerup, Jane Hald, Jimmy Sørensen, Michael Kjeldgaard, Per Nørhave, Rikke Bach Nielsen, Torben Toft Andersen, Willy Lisby Drøftelser i to grupper: Kulturgruppen skal arbejde med projekter, der har volumen og kvalitet som en enkelt kommune ikke kan løfte alene. Kulturregionen har forskellige kompetencecentre, der kan udnyttes i forhold til den nye skolereform i forhold til fx. science, musik, billedkunst etc. Kulturens rolle i forhold til skolereformen er interessant i det mellemkommunale samarbejde. Interesse på flytning fra land til by hvordan er kulturens rolle her? Der skal arbejdes med flere former for projekter hvad er et projekt? Vidensdeling er vigtigt. Opmærksomhed på vækstlag hvordan får vi fat i de gode initiativer? Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 22

302 11. Evt. Sag Dok Initialer: AAL Åbent Sagsfremstilling Beslutning fra Kulturgruppen Dato: 6. maj 2014 Sted: Brorfelde Observatorium (Værkstedsbygningen), Observator Gyldenkernes Vej 19, 4340 Tølløse Fraværende: Birgit Pedersen, Evan Lynnerup, Jane Hald, Jimmy Sørensen, Michael Kjeldgaard, Per Nørhave, Rikke Bach Nielsen, Torben Toft Andersen, Willy Lisby Intet. Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. 23

303 Samlet bilagsliste Økonomioversigt Forretningsorden for Kulturregion Midt- og Vestsjælland Kriterier og procedure for uddeling af støtte fra Kulturgruppens frie midler Kulturgruppen den 6. maj 2014 Side nr. i

304 Bilag: Tilbud fra MFC og CVT Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 48009/14

305

306

307

308

309 Bilag: Oversigt - Restmidler vedr. kunstgræsbane Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 47850/14

310 Restmidler vedr. kunstgræsbane i Allerslev Restmidler udgør kr Bevilget til Acadrenr. Bevilget beløb Forbrugt Lovliggørelse af Osted Kulturhus kr ,00 kr ,00 Sæby Svømmebad, anlæggelse af fliser kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Saldo den ,13

311 Bilag: Roskilde Museum / Lejre Museum Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 41658/14

312 From:Anne Lumholt To:Anne Lumholt Subject:Roskilde Museum / Lejre Museum Fra: Frank Birkebæk [mailto:frankbir@roskilde.dk] Sendt: 14. februar :03 Til: Lone Feddersen Cc: Louise Dahl Christensen; Iben Bækkelund Jagd; Annemette Birk Lund; Morten Nielsen, Roskilde Museum Emne: Roskilde Museum / Lejre Museum Kære Lone Tak for et godt møde på museet i går. Som aftalt vil jeg nedenfor skitsere en prioritering af de opgaver, der venter på Lejre Museum, og som er omfattet af den ansøgning, som Lejre Kommune har imødekommet med en bevilling på 1 mill. i 2014 og 2 mill. i Den samlede ansøgning beløb sig til kr Museet har efterfølgende igangsat en ansøgningsrunde til fonde, hvor det resterende beløb ansøges. Svar kan forventes indenfor 2-4 måneder. Som aftalt vil museet blive anlagt som et nationalt besøgscenter for Gl. Lejre med to hovedemner: Lejre i sagnhistorien og Lejre i historien, således som den bl.a. kommer til udtryk i de omfattende arkæologiske undersøgelser, som Roskilde Museum har gennemført i de seneste årtier. Prioriteringen af opgaveløsningen tager sigte på, at der uanset resultatet af fondsansøgninger, kan skabes et nyt formidlingscenter på Hestebjerggård. Der vil være forskel på graden af teknologi og andre formidlingsmedier, samt på arealets størrelse. Men der vil under alle omstændigheder være etableret et besøgscenter. Forslag til prioriteringer: 1. fase 2014 Sikkerhedsopgradering (bygning) Genstandsforberedelse Sikkerhedsmontre Samlet Moms I alt fase 2015

313 Ny basisudstilling, reduceret Elektronisk formidling Bygningsistandsættelse (eksisterende areal) Samlet Moms I alt fase 2015, evt. fondsmidler Vestlænge, restaureres Basisudstilling, udbygget Formidling i landskabet Samlet Moms I alt Samlet pris ekskl. moms Samlet pris inkl. moms Inden arbejdet igangsættes aftales vedr. bygherre/moms. Vedr. faserne 1. fase vil betyde, at også alle danefægenstande kan vises i museet (der tages forbehold for skærpede krav, idet der til stadighed sker opgraderinger af kravene). 2. fase vil betyde et nationalt besøgscenter på basisniveau. 3. fase vil betyde et fuldt udbygget nationalt besøgscenter med elektronisk formidling i landskabet. Jeg håber, at ovenstående er en køreplan, som kommunen bifalder. Jeg står til rådighed for en uddybning. Mange hilsner Frank

314 Frank Birkebæk Museumsdirektør / Director ROSKILDE MUSEUM Munkebro 2 DK-4000 Roskilde Telefon: Tilmeld dig Roskilde Museums nyhedsbrev på: - og hold dig opdateret om museets mange spændende aktiviteter. Besøg Roskilde Museum på Facebook

315 Bilag: Åbent Bibliotek overslag UKF Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 45533/14

316 Etablering af åbent bibliotek i Kirke Hyllinge EB29/04/14 Tilbud fra Axiell - totalløsning Axiell Smart Branch Inklusive videoløsning krævet af forsikringen Arbejdspladser chipning Chip RFID Elektriker Tilbud EL Steenbæk Andersen Brandsikring, overslag Installation af automatisk brandalarmeringsanlæg (ABA), krav fra forsikring. Tilbud fra Bagger Låse og Alarm ABA-anlæg, brandvæsenet Oprettelse af ABA hos Lejre brandvæsen ABA tilslutning Tilslutning af ABA til teleselskab ABA inspektion Inspektion af ABA ved Dansk Brand- og Sikringsteknisk Institut Tilpasning af biblioteksrum Evt. udskriftning af udlånsautomater, opdatering af biblioteksrum. Skønsmæssigt overslag Uforudsete udgifter ved etablering I ALT Årlige Driftsomskostninger Axiell Brandvæsnet Merudgift forbrug el, gas etc Se bilag fra Center for Ejendomsdrift

317 forsikring. Tilbud fra Bagger Låse og Alarm. Skønsmæssigt overslag

318 Bilag: Kirke Hyllinge Bibliotek - udvidet åbningstid.xlsx Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 38340/14

319 Biblioteket i Kirke Hyllinge Nuværende åbningstid Energiforbrug ved nuværende åbningstid (25 timer/uge) Dag Kl. Timer Mandag Tirsdag El (kwh) , ,00 Onsdag Vand (m3) 187,20 156,40 Torsdag Gas (m3) 3.834, ,00 Fredag Lørdag Spildevandsafgift Søndag Lukket 0 I alt 25 Kr. pr. driftstime Kommende åbningstid Energiforbrug ved øget åbningstid (74 timer/uge) Dag Kl. Timer Mandag I alt Tirsdag Merudgift ved øget åbningstid Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag

320 ingstid (25 timer/uge) 2013 Gennemsnit Kr. pr. enhed ex moms Faste afgifter i Total kr. i kr. ex moms , ,67 1,60 493, ,27 241,80 195,13 8,88 690, , , ,00 6,50 75, ,00 36,21 575, , , ,53 (74 timer/uge) , ,73

321 Bilag: Beskrivelse og tegninger Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 47864/14

322

323

324

325 Bilag: Budget-formidlingsinten.pdf Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 43689/14

326 Intensivering og styrkelse af Roskilde Museums formidling Museet ønsker at styrke formidlingsindsatsen indenfor sociale medier, digital udvikling og arrangementer. Til formålet ønsker museet at ansætte en medarbejder på fuld tid med relevant uddannelse indenfor digitale medier og kulturformidling. Udgiftsbudget: Medarbejder, længerevarende udd. inkl. pension mv Udviklingsmidler, digitale medier Årlig udgift Finansiering Roskilde Frederikssund Lejre

327 Bilag: Formidlingsintensivering-LK.doc Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 43690/14

328 5. maj 2014 FB Lejre Kommunes Udvalg for Kultur & Fritid Vedr. intensivering af formidlingen - Roskilde Museum Roskilde -, Frederikssund - og Lejre museer har i de seneste år gennem prioriteringer og dermed omfordeling af økonomien moderniseret og styrket sin formidling. Resultatet har været en samlet stigning i besøgstallet på 34 pct. fra 2008 til Indsatsen har også betydet, at Roskilde Museum som landets eneste har modtaget Bikubenfondens Pulikumspris. Museet har tillige modtaget støtte fra Kulturstyrelsen til realisering af formidlingsideer og til udvikling af formidlingsorienterende samarbejder. Roskilde Museum Administration Munkebro Roskilde Danmark CVR-nr T roskildemuseum@roskilde.dk Museet er engageret på de digitale medier og formidler i øvrigt bredt gennem sin hjemmeside ( besøgende i alt i 2013, heraf unikke). Museet har tillige et unikt skoleformidlingstilbud under udarbejdelse, benævnt Mindbook. Gennem Mindbook vil skolekontakten også kunne udvikles digitalt, og der vil kunne skabes en personlig kontakt til eleverne. Museet har også udbygget skoleformidlingen gennem en mobil skoleformidlingsbus, der kan opsøge skolerne, således at disse ikke begrænses gennem transportudgifter. I museets grundkoncept for formidlingen (og indeholdt i museets strategiplan) ligger der en holdning til nytænkning af den klassiske Side 1/3

329 museumsformidling. Museet arbejder således i højere grad med begivenhedskultur (events) end med den klassiske (sær- )udstillingsvirksomhed. Samtidig opererer museet med mange små, veldefinerede brugergrupper, hvilket muliggør en mere målrettet formidling. Det gælder eksempelvis museets formidling til børnefamilier og til førskolebørn. Det sidste initiativ, benævnt Muserum, er blevet landsdækket formidlet gennem medierne. Det udmønter sig også i utraditionelle formidlingstilbud gennem projekter indenfor Livslang Læring. Således har museet allerede haft kurser i alle tre dækningskommuner for sosuassistenter med introduktion til museets såkaldte demenskasser, der bruges af sosuassistenterne i deres kontakt med demente borgere. Museet tilbyder tillige nytilflyttere i de tre kommuner introduktioner til områdets historie og kulturarv. Formidlingen tilrettelægges også således, at museet møder sine brugere, der hvor de befinder sig: på relevante (digitale) medier, i by- og landskabet, i skolerne, i foreningerne, i deres arbejdssituation. Både gennem opbygningen af det nationale Rockmuseum (åbner i 2015) og igennem den igangværende proces med opstilling af nye, og nytænkte, basisudstillinger på alle tre hovedbesøgssteder (Roskilde -, Frederikssund - og Lejre museer), vil de nye formidlingsmedier og -metoder betyde en øget tilgængelighed til kulturarven. Museet har tillige taget initiativ til vidtgående samarbejde med bibliotekerne et udviklingsarbejde der støttes økonomisk af Kulturstyrelsen. Museet er endelig indgået i samarbejde med kommercielle kulturformidlere i alle tre dækningskommuner. Museet udfordrer således i en række initiativer en traditionel formidlingstænkning. Museets struktur, med tre dækningskommuner og tværgående afdelinger, betyder, at der er opsamlet mange kompetencer til gavn for hele dækningsområdet. For at fortsætte udviklingen og realisere mulighederne indenfor sociale medier, herunder også skoleformidlingen, har museet behov for en personalestyrkelse. Museet har gennem en årrække ikke fået tilført flere personaleressourcer gennem øget kommunalt tilskud. Da der ikke kan tilvejebringes flere kompetencer gennem ændret prioritering og omfordeling, skal Roskilde Museum tillade sig at ansøge de Side 2/3

330 tre dækningskommuner om et øget driftstilskud til løsning af formidlingsopgaver fra budgetåret Ansøgningen fremsendes til de tre kommuner med et budget, hvor udgiften er ligeligt fordelt. Denne model er valgt efter drøftelse i museets bestyrelse. Der henvises til vedlagte budget, ifølge hvilket museet hermed skal ansøge kommunen om en forhøjelse af driftstilskuddet fra budgetåret 2015 med kr Undertegnede står til rådighed for uddybende spørgsmål og for personligt fremmøde i ønsket omfang. Venlig hilsen Frank Birkebæk Direktør Ligelydende ansøgninger er sendt til Roskilde og Frederikssund kommuner. Side 3/3

331 Bilag: Ansøgning til pilotprojekter Folkeskole_musikskole.doc Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 47748/14

332 Ansøgning til pilotprojekter til implementering og undersøgelse af musikskolens rolle og muligheder for mellemtrinet og udskolingen i den åbne skole (folkeskolereformen) Da vi ønsker at kunne iværksætte projekter og tiltag, samt imødekomme tilbud og muligheder det kommende skoleår, Ansøger vi om Kr Da implementeringen af folkeskolereformen kun er i den indledende fase, er der fortsat uvished om hvilke former for samarbejde og projekter, der vil give bedst mening. Vi ønsker derfor at være åbne over for de muligheder der viser sig og i samarbejde med den enkelte folkeskole at udarbejde pilotprojekter, der kan samle evidens og baggrund for et frugtbart samarbejde fremover. Det er derfor ikke ønskeligt for os på nuværende tidspunkt at definere bestemte projekter, men vi ønsker at have det økonomiske råderum til at slå til, når mulighederne viser sig. Vi vil holde fokus på områder hvor musikskolens kompetencer vil blive bragt i spil for alle folkeskolens elever. Kr = 400 undervisnings lektioner Eksempel på aktiviteter og fordeling af timer: Større fælles projekter: 200 lektioner Musicals, Musikklasser, Morgen/eftermiddagssang, Skoleorkester. Forsøg med musisk understøtning af fag-undervisningen. 100 lektioner Tema uger. Matematik: Brøkregning med noder og rytmer, Fysik: lyd og vibrationer, Sprog: Engelsk, tysk og fransk sang Dansk: komposition og udtryk Samfundsfag/historie. Musikgenre og stil der udspringer af og repræsenterer en epoke og en samfundsudvikling. Musikundervisning, som forbyggende indsats og inklusionsværktøj. 100 lektioner Musikundervisning i specialklassen Musikundervisning til understøtning af koncentration Musikundervisning med fokus på sammenspil og sociale kompetencer. Stefan Moulvad Lejre Musikskole

333 Bilag: Ansøgning - Muserum Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 40649/14

334 5. maj 2014 FB Til Lejre Kommunes Udvalg for Kultur & Fritid Ansøgning om projekt Muserum Roskilde -, Frederikssund - og Lejre museer skal hermed tillade sig at ansøge om projektstøtte til formidlingsinitiativet Muserum i Muserum er et museumsprojekt for 0-7 årige. Muserum er udviklet af Anna Zieler og Marie Abel Hesse og går nye og utraditionelle veje i bestræbelserne på at engagere en målgruppe, der ikke ellers har en platform i museumsverdenen. Roskilde Museum Administration Munkebro Roskilde Danmark CVR-nr T roskildemuseum@roskilde.dk Inddragelse af denne gruppe i kulturformidlingen i et sprog, som opleves relevant af de 0-7 årige, er et nybrud i dansk museumsverden. Projektet løber i øjeblikket på Roskilde Museum (frem til august d.å.), og har tiltrukket adskillige børnefamilier i den almindelige åbningstid, ligesom projektet har affødt landsdækkende interesse. Muserum Med Muserum tillægges museumsformidlingen en ny dimension. Gennem sanseoplevelser introduceres målgruppen til nogle grundbegreber i kunst og kultur, som selvfølgelig ikke forstås i en voksenopfattelse af begreberne, men i stedet tilegnes gennem leg og nysgerrig afprøvning. Det er museets hensigt at bygge videre på den opnåede erfaring med børns reaktion på og forståelse af de oplevelser, de gør i Muserum, og på basis af disse, langsomt og aldersrelateret, i de øvrige udstillingsforløb i museet koble Side 1/3

335 sanseoplevelserne samen med oplevelsen af de autentiske genstandes udsagn og fortælling. Der er efter museets opfattelse et uafprøvet udviklingspotentiale som har store, også nationale, perspektiver for en tilgængeliggørelse for helt nye brugergrupper til historie og kulturarv. De to ideudviklere, der sammen med Roskilde Museum har realiseret Muserum i en foreløbig afprøvningsfase, er afgørende for projektets videre udvikling og en realisering af det ovenfor skitserede udviklingspotentiale. Muserum i alle tre dækningskommuner Museet vil gerne indarbejde Muserumbegrebet på alle de tre hovedbesøgssteder og dermed i alle tre dækningskommuner. Såfremt projektstøtten bevilges i det ansøgte omfang, kan der opbygges Muserum på Frederikssund Museum og Lejre Museum som supplement til det af Roskilde Kommune finansierede på Roskilde Museum. Erfaringen fra det første ca. halve år på Roskilde Museum er som nævnt klar: førskolebørn, både i form af vuggestuer og børnehaver og i (børne-) familiesammenhæng har med Muserum fået et attraktivt og meget brugt tilbud. På 3½ måned har i alt 3300 børn besøgt Muserum. Budget og udgiftsfordeling Der ansøges om et etårigt projektforløb. For Frederikssund og Lejre kommuner ansøges der om et beløb til opbygningen af et Muserum. For alle tre dækningskommuner ansøges der tillige om driften af Muserum i projektperioden../. Der er vedlagt et budget for driften til alle tre kommuner. Udgiften er fordelt forholdsmæssigt (i forhold til indbyggertal). Denne fordelingsnøgle er efterfølgende brugt til en fordeling af det antal driftstimer, der tilkommer den enkelte kommune. Begrebet driftstimer indeholder følgende: Det antal timer, hvor ideudviklerne vil være til stede ugentligt på det pågældende museum og enten bredt introducere i almindelig åbningstid eller modtage forudbestilte vuggestuer og børnehaver. Udover det vil Muserum være tilgængeligt i museets åbningstid, men uden betjening. Side 2/3

336 ./. Der er tillige til Frederikssund og Lejre kommuner vedlagt et anlægsbudget, der dækker opbygning af et Muserum, der er udviklet til stedet og relaterer sig til det enkelte besøgssteds særlige profil. Det er museets håb, at der vil være interesse for at afprøve dette enestående tilbud til en attraktiv samfundsgruppe, der ikke i øvrigt har mange kulturtilbud. Undertegnede står til rådighed for uddybende kommentarer. Venlig hilsen Frank Birkebæk Direktør Ligelydende ansøgning (dog ikke vedr. anlægsudgift) er fremsendt til Roskilde og Frederikssund kommuner. Side 3/3

337 Bilag: Budget - Muserum Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 40648/14

338 MUSERUM - driftsbudget 1-årigt projekt med oprettelse af Muserum på alle tre hovedbesøgssteder. Udgiftsbudget To medarbejder, à 21 timer ugl. = 42 timer Materialer, kørsel mv Årlig udgift Forholdsmæssig Antal timer ugl. Tilskud Roskilde, indb. = 54 % Frederikssund, indb. = 29 % Lejre, indb. = 17 %

339 Bilag: Anlægsbudgetbeskrivelse - Muserum Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 40646/14

340 Anlægsbudget MUSERUM, Lejre Museum Der indrettes et Muserum i museets østlænge. Muserum vil relatere sig til Lejres sagnhistorie og gennem sine formidlingsgreb introducere målgruppen for fortællingen. Der ansøges, på grundlag af erfaringen fra Roskilde Museums Muserum, om følgende beløb til etablering: Kr Der vil blive udarbejdet detaljeret budget, når emnet for Muserum er endeligt fastlagt gennem behandlingen af denne ansøgning.

341 Bilag: Forsalg til revideret vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 37168/14

342 Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø T F H Center for Skoletilbud Dato: 30. april 2014 J.nr.: 14/1248 Forslag til Vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen

343 Indholdsfortegnelse Kapitel 1 Indledning...3 Kapitel 2 Skolebestyrelsen...3 Sammensætning og valg...3 Mødevirksomhed...4 Forretningsorden...4 Kapitel 3 Skolebestyrelsens beføjelser...5 Kapitel 4 Elevråd...6 Kapitel 5 Dialog...6 Kapitel 6 Ikrafttræden...6 Kapitel 7 Bilag til styrelsesvedtægt...7 Regler for valg af forældrerepræsentanter til skolebestyrelser i folkeskolen...7 Skolestruktur...7 Undervisningens ordning...7 Indskrivning / optagelse af elever...8 Klassedannelse...9 Læseplaner...9 Vision, mål og indsatsområder...9 Undervisningsoverenskomster med dagbehandlingstilbud og opholdssteder for børn og unge...9 Skolefritidsordninger (SFO)

344 Kapitel 1 Indledning Det følger af folkeskolelovens 41, at kommunalbestyrelsen efter indhentet udtalelse fra skolebestyrelserne skal fastsætte en vedtægt for styrelsen af kommunens skolevæsen. I bilag til vedtægten er optaget alle de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet vedrørende skolestrukturen mv., jf. folkeskolelovens 40, stk. 2. Kapitel 2 Skolebestyrelsen Sammensætning og valg 1. Skolebestyrelsen består af 7 forældrerepræsentanter (Firkløverskolen 5 forældrerepræsentanter), 2 medarbejderrepræsentanter og 2 elevrepræsentanter, der alle har stemmeret. På Osted Skole skal mindst 1 af forældrerepræsentanterne og 1 stedfortræder være forældrerepræsentanter for I- klasserne. Stk. 2. Skolebestyrelsen kan udpege indtil 2 repræsentanter fra det lokale erhvervsliv, lokale ungdomsuddannelsesinstitutioner eller lokale foreninger til medlemmer af skolebestyrelsen for 1 år ad gangen. Stk. 3. Skolens leder og dennes stedfortræder varetager skolebestyrelsens sekretærfunktioner og deltager i skolebestyrelsens møder uden stemmeret. Stk. 4. Skolens SFO-leder og eventuelle afdelingsledere kan deltage i skolebestyrelsens møder uden stemmeret. Stk. 5. Elevrepræsentanterne må ikke deltage i afstemning af eller overvære den del af drøftelserne, der angår sager vedrørende enkelte elever eller medarbejdere. 2. Forældrerepræsentanter og deres stedfortrædere jf. folkeskolelovens 43 stk. 1 vælges efter regler fastsat af Kommunalbestyrelsen efter godkendelse af de berørte skolebestyrelser. (se bilag) Stk. 2. Medarbejderrepræsentanterne vælges på den måde, at skolens leder indkalder samtlige medarbejdere, der gør tjeneste ved skolen, til en fælles valghandling. Alle medarbejdere kan stemme på alle kandidater. Hver medarbejder har én stemme. De 2 medarbejdere, der har fået flest og næst flest stemmer, er valgt. 2 stedfortrædere vælges efter samme fremgangsmåde. Stk. 3. Medarbejdernes valgperiode er et år. Valget finder sted i forbindelse med skolens planlægning af det kommende skoleår. Stk. 4. Elevrepræsentanterne og deres stedfortrædere til skolebestyrelsen vælges af elevrådet/elevforsamlingen. Valgperioden er et år. Valget finder sted i august måned. 3

345 3. På skolebestyrelsens første møde vælger medlemmerne en af forældrerepræsentanterne som formand ved bundet flertalsvalg. 4. Skolebestyrelsen kan selv træffe beslutning om eventuelle forskudte valg jf. folkeskolelovens 42 stk. 12. Mødevirksomhed 5. Skolebestyrelsens møder afholdes for lukkede døre. Stk. 2. Skolebestyrelsen kan indbyde andre til at deltage i møderne, når der behandles spørgsmål af særlig interesse for dem. Forretningsorden 6. Er et medlem forhindret i at deltage i et skolebestyrelsesmøde kan suppleanten deltage. 7. Skolebestyrelsen afholder møde, når det ønskes af formanden, eller når en tredjedel af bestyrelsens medlemmer ønsker det med angivelse af punkter til dagsordenen. Stk. 2. Formanden fastsætter tid og sted for møderne. 8. Formanden indkalder til møde med mindst 14 dages varsel. Stk. 2. Formanden udarbejder en dagsorden for møderne og sender senest 4 hverdage inden mødet til medlemmerne en dagsorden med eventuelle bilag. Såfremt et medlem ønsker et punkt optaget på dagsorden, skal det meddeles formanden senest 8 dage før, mødet afholdes. Stk. 3. I særlige tilfælde kan formanden indkalde til møde med kortere varsel. Når mødet indkaldes, skal formanden så vidt muligt forinden underrette medlemmerne om de sager, der skal behandles på mødet. 9. Skolebestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af medlemmerne er til stede. 10. Medlemmerne kan kun deltage i bestyrelsens afstemninger, når de er personligt tilstede under disse. 11. Alle beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Stk. 2. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. 4

346 12. Der føres en protokol over bestyrelsens beslutninger. I beslutningsprotokollen anføres for hvert møde, hvilke personer der har været til stede. Beslutningsprotokollen underskrives efter hvert møde af de medlemmer, der har deltaget i mødet. Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange afvigende opfattelser tilført protokollen og medsendt bestyrelsens udtalelser og beslutninger. Stk. 3. Skolens leder eller dennes stedfortræder fører under møderne bestyrelsens protokol. 13. Skolebestyrelsen afgiver en årlig beretning. Stk. 2. Skolebestyrelsen indkalder mindst en gang årligt forældrene til et fælles møde til drøftelse af skolens virksomhed. På et sådant møde behandles årsberetningen. 14. Skolebestyrelsen kan i øvrigt selv fastsætte tilføjelser til sin forretningsorden udover de i 6 13 nævnte bestemmelser. 15. Kommunalbestyrelsen yder ikke vederlag til forældre- og elevrepræsentanterne og betaler ikke erstatning for dokumenterede merudgifter i forbindelse med varetagelse af deres medlemskab af skolebestyrelsen. Kapitel 3 Skolebestyrelsens beføjelser 16. Skolebestyrelsen udøver sin virksomhed inden for de mål og rammer, der er fastsat af kommunalbestyrelsen, og som fremgår af bilaget til denne vedtægt. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen delegerer til skolebestyrelserne sin kompetence til at træffe beslutning om: - Beføjelsen til at kræve, at den enkelte elevs forældre sørger for forplejning under ekskursion jf. folkeskolelovens 50 stk. 7, 1. pkt. - Forældrenes betaling for elevens forplejning under lejrskoler og skolerejser jf. folkeskolelovens 50 stk. 7, 2. pkt. - Beslutning om dækning af øvrige udgifter til ekskursioner, lejrskoler og skolerejser jf. folkeskolelovens 50 stk. 8. 5

347 Kapitel 4 Elevråd 22. Skolens elever danner et elevråd. Eleverne afgør selv sammensætning af og valg til elevrådet. Kapitel 5 Dialog 23. Der afholdes 2 årlige dialogmøder mellem repræsentanter for skolebestyrelserne og Udvalget for Børn & Ungdom. Kapitel 6 Ikrafttræden 24. Denne vedtægt træder i kraft 1. august 2014 og erstatter vedtægt af 29. april

348 Kapitel 7 Bilag til styrelsesvedtægt Regler for valg af forældrerepræsentanter til skolebestyrelser i folkeskolen Regler for valget i 2014 (inkl. elektronisk afstemning) Ansvar for gennemførelse af valget En valgbestyrelse bestående af skolens leder (formand), formanden for den afgående bestyrelse og et forældrevalgt medlem af den afgående bestyrelse, samt et af Kommunalbestyrelsen udpeget har ansvaret for gennemførelsen af valget på de enkelte skoler. Valgbestyrelsen sørger endvidere for at personer med valgret og valgbarhed som forældrerepræsentanter senest den 8. februar 2014 informeres om valget, tidsplanen for valgmødet, hvornår indehavere af forældremyndigheden har mulighed for at sikre sig, at de er opført på valglisten samt om hvornår interesserede kan rette henvendelse til skolen om optagelse på valgliste via skolens hjemmeside og forældreintra. Chefen for Center for Skoletilbud har ansvaret for generel information om valget som bringes på Lejre Kommunes hjemmeside senest den 8. februar Valgliste Skolens leder sørger for, at der udarbejdes en liste over de personer, der er valgberettigede (jf. nye bekendtgørelses 5 og 6) senest den 13. marts Valgtidspunkt Valget afholdes i perioden 28. april til 8. maj Afstemning Afstemningen foregår elekronisk ved at de stemmeberettigede får adgang til stemmemateriale og til at stemme online med Nem ID. Ved skolebestyrelser med 7 forældrerepræsentanter stemmes på 4 forskellige kandidater. Ved skolebestyrelser med 5 forældrerepræsentanter stemmes på 3 forskellige kandidater. Ved forskudte valg til skolebestyrelser med 7 forældrerepræsentanter stemmes på 2 forskellige kandidater når der skal vælges 3 forældrerepræsentanter og på 3 forskellige kandidater, når der skal vælges 4 forældrerepræsentanter. 7

349 Ved forskudte valg til skolebestyrelser med 5 forældrerepræsentanter stemmes på 1 kandidat når der skal vælges 2 forældrerepræsentanter og på 2 forskellige kandidater, når der skal vælges 3 forældrerepræsentanter. Sidste frist at stemme er torsdag den 8. maj kl. 16:00. Afholdelse af valgmøde Valgbestyrelsen indkalder senest den 27. marts 2014 via skolens hjemmeside og forældreintra de valgberettigede til et valgmøde den 3. april 2014 (Firkløverskolen dog den 1. april 2014), hvor valgbestyrelsen giver vælgerne en orientering om de regler der gælder for valget. Efter orienteringen gives der de fremmødte mulighed for at drøfte kandidatopstillinger og indlevere kandidatopstillinger. Efter valgmødet har alle kandidater mulighed for at beskrive deres holdninger og synspunkter vedrørende skolebestyrelsens arbejde indenfor en af valgbestyrelsen fastsat frist, idet valgbestyrelsen dog kan fastsætte grænser for omfanget af beskrivelserne. Kandidatopstilling Kandidatopstilling kan ske ved henvendelse til skolens leder senest den 14. april 2014 kl. 12:00. Mulighed for fredsvalg Kandidaterne kan aftale en opstillingsrækkefølge med henblik på fredsvalg, hvis alle kandidater er enige i aftalen og skriftligt meddeler valgbestyrelsen dette senest onsdag den 16. april kl. 15:00 under forudsætning af at valgbestyrelsen kan godkende kandidatopstillingerne. Udsendelse af valgmateriale Valgbestyrelsen sørger for, at valgmateriale til personer med valgret jf. valglisten bl.a. indeholdende kandidaternes beskrivelser af holdninger og synspunkter til skolebestyrelsens arbejde er tilgængeligt på skolernes hjemmeside og forældreintra senest den 27.april Opgørelse af valget Stemmeoptællingen foretages af valgbestyrelsen torsdag den 8. maj 2014 straks efter udløbet af fristen for afgivelse af stemmer under overværelse af eventuelt tilstedeværende vælgere. Kandidaterne placeres i rækkefølge efter størrelsen af deres stemmetal. I tilfælde af stemmelighed afgøres placeringen i rækkefølgen ved lodtrækning. Ved bestyrelser med 5/7 forældrerepræsentanter betragtes de 8

350 5/7 øverste i rækkefølgen som valgte*, mens resten betragtes som stedfortrædere i rækkefølge efter deres stemmetal. *Ved Osted Skole (hvor der skal udpeges en repræsentant for I-klasserne) betragtes den repræsentant for I-klasserne, der har fået flest stemmer blandt de opstillede repræsentanter for I-klasserne, dog som valgt uanset placeringen på listen. Når der afholdes forskudte valg første gang (tidligst i 2016), afkortes valgperioden for indehaverne af de pladser, som skal besættes, til 2 år. Skolebestyrelsen indstiller til Kommunalbestyrelsen, hvilke forældrerepræsentanter, der fratræder. Kan skolebestyrelsen ikke blive enige om en indstilling om, hvilke forældrerepræsentanter der fratræder, afgøres spørgsmålet ved lodtrækning. Klager over valget Klager over valget indgives skriftligt til Kommunalbestyrelsen senest 10 dage efter valgets endelige opgørelse. Indkommer der ikke klager over valget betragtes valget som godkendt efter klagefristens udløb. Skolebestyrelsens konstituering og tiltræden Skolens leder indkalder snarest muligt efter afstemningsresultatet er godkendt den nye skolebestyrelse til konstituerende møde, herunder valg af formand. Indtil der er valgt en formand ledes det konstituerende møde af den forældrerepræsentant, der længst har været medlem af skolebestyrelse. Har flere været medlem af skolebestyrelsen lige længe, går den ældre forud for det yngre. Den nye skolebestyrelse tiltræder den 1. august Suppleringsvalg Suppleringsvalg foretages efter samme regler som ved de ordinære valg. Kommunalbestyrelsen fastsætter dagen for afslutningen af valget. Bekendtgørelse af valgets resultater Valgbestyrelsen underretter de valgte repræsentanter og stedfortræderne om valget. Afstemningens resultat meddeles Kommunalbestyrelsen, der bekendtgør resultatet Lejre Kommunes hjemmeside. Tvivlstilfælde I tilfælde af tvivl ved fortolkning af ovenstående vil reglerne i den nu ophævede skolebestyrelsesbekendtgørelse af 26. januar 2010 være gældende. 9

351 Skolestruktur Der er følgende kommunale folkeskoler og specialskoler i Lejre Kommune: Allerslev Skole med normalklasser klasse Bramsnæsvigskolen med normalklasser klasse Hvalsø Skole med normalklasser klasse samt modtageklasser for elever der ved indskrivningen i folkeskolen ikke taler dansk. Kirke Hyllinge Skole med normalklasser klasse Kirke Saaby Skole med normalklasser klasse Osted Skole med klasse og specialklasser for elever med generelle indlæringsvanskeligheder (I-klasser) Trællerupskolen med normalklasser klasse Firkløverskolen, specialskole med specialklasser for elever med opmærksomheds- og koncentrationsproblemer, autismespektrumforstyrrelser samt kontakt- og adfærdsvanskeligheder. Lejre Kommune tilbyder særlig 10. klasse i samarbejde med EUC Nordvestsjælland. For elever der i øvrigt ønsker 10. klassetilbud i folkeskolen tilbydes undervisning på Tiendeklasse Center i Roskilde efter aftale med Roskilde Kommune. 10

352 Undervisningens ordning Lejre Kommunes rammekrav til skolernes virksomhed (Godkendt af Kommunalbestyrelsen den 24. marts 2014) De enkelte skoler (skolebestyrelser og skoleledere) skal i skoleåret prioritere skolens samlede ressourcer indenfor rammerne af det tildelte budget og herunder tilgodese følgende krav: At undervisningstiden tilrettelægges således at den samlede årlige undervisning er mindst årlige klokketimer i klasse, mindst årlige klokketimer i klasse samt årlige klokketimer i klasse, samt at folkeskolelovens krav om minimum timetal overholdes og efterleves. At eleverne tilbydes undervisning i henhold til loven. Skolerne kan udnytte lovens muligheder for at tilpasse timetallet i de enkelte fag, som det er intentionen i loven. Der tages hensyn til elevernes læringsmål således, at alle elever skal have mulighed for at udnytte deres potentialer fuldt ud. Der skal dog undervises i fagene på de klassetrin, som ministeriets vejledende plan angiver. Minimumstimetallene skal overholdes. At de elever, der har brug for støtte, tilbydes den fornødne hjælp i form af undervisningsdifferentiering, holddannelse og/eller supplerende undervisning og faglig støtte. At der etableres 2-voksen ordninger i alle klasser, hvor pædagogiske personale fra skolens SFO samarbejder med lærerne i undervisningen i et omfang svarende til gennemsnitligt mindst 200 årlige lektioner pr. klasse. At skolen udarbejder en udviklingsplan og følger den. Planen udarbejdes i henhold til kommunens overordnede beslutninger om vision, mål og indsatsområder. At SFO ens ugentlige åbningstid som minimum er 28,5 time i klasse, 18,5 time i klasse og 10 timer for klasse. Åbningstiden udregnes som et gennemsnit af åbningstiden i uger, hvor der er undervisning, og uger, hvor der i henhold til skolernes ferieplan ikke undervises. I løbet af skoleåret følges udviklingen af SFO i kommunen tæt, og der iværksættes initiativer, der løbende udvikler og tilpasser SFO-tilbuddene relevant i forhold til børnenes og forældrenes behov og de ressourcer, der er til rådighed i SFO erne. At der tilbydes vederlagsfri pasning i skolen eller SFO'en for de elever, der ikke ønsker at modtage lektiehjælp de 2 ugentlige lektioner hvor der 11

353 tilbydes lektiehjælp og faglig fordybelse. At SFO på dage, hvor der er undervisning, er åbent om morgenen inden undervisningen starter. At indskrive og undervise alle de elever til børnehaveklasserne, der har søgt skolen efter reglerne om frit skolevalg. At implementere den understøttende undervisning indenfor skolens budgetrammer med udgangspunkt i den bedst mulige udnyttelse af de eksisterende personalegrupper. Der er ud over dette ikke krav til andelen af de enkelte personalegrupper i den understøttende undervisning. Indskrivning / optagelse af elever NB: Revideres efteråret 2014 Elever bosiddende i andre skoledistrikter i Lejre Kommune eller elever bosiddende i andre kommuner har ret til at blive optaget på en skole i Lejre Kommune under forudsætning af at elevtallet på klassetrinet ikke overstiger 24 elever pr. klasse efter indskrivningen af eleven. Hvis der samtidigt foreligger ønske om optagelse fra flere børn end der er plads til på det pågældende klassetrin optages børnene i rækkefølge efter følgende kriterier: 1. Børn bosiddende i Lejre Kommune går forud for børn bosiddende i andre kommuner. 2. Søskende til elever der allerede er optaget på den pågældende skole går forud for andre. 3. Børn optages i rækkefølge, således at det barn, der bor nærmest skolen optages først. Børn bosiddende i Lejre Kommune går forud for børn bosiddende i andre kommuner. Klassedannelse Skolelederen træffer beslutning om klassedannelsen indenfor de mål og rammer kommunalbestyrelsen har fastsat, og de principper skolebestyrelsen har besluttet. Læseplaner Ministeriet for Børn og Undervisnings vejledende læseplaner er gældende som læseplaner for undervisningen på Lejre Kommunes folkeskoler. 12

354 Vision, mål og indsatsområder Lejre Kommunes vision for skolerne i Lejre Suveræne skoler i Lejre Kommune godkendt af Kommunalbestyrelsen den 29. oktober 2012 er gældende. Med baggrund i visionen træffer Kommunalbestyrelsen hvert år i december beslutning om det kommende års mål og indsatsområder for det fælles skolevæsen. Alle skoler udarbejder hvert år en udviklingsrapport, der beskriver skolernes mål og indsatsområder for det kommende år, herunder hvorledes skolen arbejder med mål og indsatsområder, der er fælles for skolevæsnet. Undervisningsoverenskomster med dagbehandlingstilbud og opholdssteder for børn og unge Lejre Kommune har undervisningsoverenskomst med følgende dagbehandlingstilbud: Specialskolen Bramsnæsvig Dagskolen i Karleby Lejre Kommune har undervisningsoverenskomst med følgende opholdssteder for børn og unge: Ungdomscentret Gjeddesgaard Lejre Kommune har desuden undervisningsoverenskomst med: Himmelev - Region Sjællands behandlingstilbud til børn og unge Skolefritidsordninger (SFO) Der er oprettet skolefritidsordninger for elever i klasse ved alle kommunens folkeskoler. Lejre Kommunes mål- og indholdsbeskrivelse for skolefritidsordninger i Lejre Kommune godkendt af Kommunalbestyrelsen den 30. august 2010 er gældende. Skolebestyrelserne fastsætter lokale mål- og fokusområder for SFO. De lokale mål- og fokusområder afrapporteres i skolernes kvalitetsrapport og offentliggøres på skolernes hjemmeside. 13

355 Bilag: Vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 38690/14

356 Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø T F H Center for Skoletilbud Dato: 29. april 2013 J.nr.: 12/19975 Vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes Skolevæsen Godkendt af Kommunalbestyrelsen den 29. april 2013

357 Indholdsfortegnelse Kapitel 1 Indledning...3 Kapitel 2 Skolebestyrelsen...3 Sammensætning og valg...3 Mødevirksomhed...4 Forretningsorden...4 Kapitel 3 Skolebestyrelsens beføjelser...5 Kapitel 4 Pædagogisk råd...5 Kapitel 5 Elevråd...6 Kapitel 6 Dialog...6 Kapitel 7 Ikrafttræden...6 2

358 Kapitel 1 Indledning Det følger af folkeskolelovens 41, jf. lovbekendtgørelse nr af 16. august 2010, at kommunalbestyrelsen efter indhentet udtalelse fra skolebestyrelserne skal fastsætte en vedtægt for styrelsen af kommunens skolevæsen. I bilag til vedtægten er optaget alle de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet vedrørende skolestrukturen mv., jf. folkeskolelovens 40, stk. 2. Kapitel 2 Skolebestyrelsen Sammensætning og valg 1. Skolebestyrelsen består af 7 forældrerepræsentanter (Firkløverskolen 5 forældrerepræsentanter), 2 medarbejderrepræsentanter og 2 elevrepræsentanter, der alle har stemmeret. På Osted Skole skal mindst 1 af forældrerepræsentanterne og 1 stedfortræder være forældrerepræsentanter for I- klasserne. Stk. 2. Skolens leder og dennes stedfortræder varetager skolebestyrelsens sekretærfunktioner og deltager i skolebestyrelsens møder uden stemmeret. Stk. 3. Elevrepræsentanterne må ikke deltage i afstemning af eller overvære den del af drøftelserne, der angår sager vedrørende enkelte elever eller medarbejdere. 2. Forældrerepræsentanter og deres stedfortrædere vælges efter reglerne i Undervisningsministeriets bekendtgørelse om valg af repræsentanter til skolebestyrelser, hvortil henvises. Stk. 2. Medarbejderrepræsentanterne vælges på den måde, at skolens leder indkalder samtlige medarbejdere, der gør tjeneste ved skolen, til en fælles valghandling. Alle medarbejdere kan stemme på alle kandidater. Hver medarbejder har én stemme. De 2 medarbejdere, der har fået flest og næstflest stemmer, er valgt. 2 stedfortrædere vælges efter samme fremgangsmåde. Stk. 3. Medarbejdernes valgperiode er et år. Valget finder sted i forbindelse med skolens planlægning af det kommende skoleår. Stk. 4. Elevrepræsentanterne og deres stedfortrædere til skolebestyrelsen vælges af elevrådet/elevforsamlingen. Valgperioden er et år. Valget finder sted i august måned. 3. På skolebestyrelsens første møde vælger medlemmerne en af forældrerepræsentanterne som formand ved bundet flertalsvalg. 4. Skolebestyrelsen kan selv træffe beslutning om eventuelle forskudte valg jf. folkeskolelovens 42 stk. 11 og skolebestyrelsesbekendtgørelsens 3 stk. 1. 3

359 Mødevirksomhed 5. Skolebestyrelsens møder afholdes for lukkede døre. Stk. 2. Skolebestyrelsen kan indbyde andre til at deltage i møderne, når der behandles spørgsmål af særlig interesse for dem. Forretningsorden 6. Er et medlem forhindret i at deltage i et skolebestyrelsesmøde kan suppleanten deltage. 7. Skolebestyrelsen afholder møde, når det ønskes af formanden, eller når en tredjedel af bestyrelsens medlemmer ønsker det med angivelse af punkter til dagsordenen. Stk. 2. Formanden fastsætter tid og sted for møderne. 8. Formanden indkalder til møde med mindst 14 dages varsel. Stk. 2. Formanden udarbejder en dagsorden for møderne og sender senest 4 hverdage inden mødet til medlemmerne en dagsorden med eventuelle bilag. Såfremt et medlem ønsker et punkt optaget på dagsorden, skal det meddeles formanden senest 8 dage før, mødet afholdes. Stk. 3. I særlige tilfælde kan formanden indkalde til møde med kortere varsel. Når mødet indkaldes, skal formanden så vidt muligt forinden underrette medlemmerne om de sager, der skal behandles på mødet. 9. Skolebestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af medlemmerne er til stede. 10. Medlemmerne kan kun deltage i bestyrelsens afstemninger, når de er personligt tilstede under disse. 11. Alle beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Stk. 2. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. 12. Der føres en protokol over bestyrelsens beslutninger. I beslutningsprotokollen anføres for hvert møde, hvilke personer der har været til stede. Beslutningsprotokollen underskrives efter hvert møde af de medlemmer, der har deltaget i mødet. 4

360 Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange afvigende opfattelser tilført protokollen og medsendt bestyrelsens udtalelser og beslutninger. Stk. 3. Skolens leder eller dennes stedfortræder fører under møderne bestyrelsens protokol. 13. Skolebestyrelsen afgiver en årlig beretning. Stk. 2. Skolebestyrelsen indkalder mindst en gang årligt forældrene til et fælles møde til drøftelse af skolens virksomhed. På et sådant møde behandles årsberetningen. 14. Skolebestyrelsen kan i øvrigt selv fastsætte tilføjelser til sin forretningsorden udover de i 6 13 nævnte bestemmelser. 15. Kommunalbestyrelsen yder ikke vederlag til forældre- og elevrepræsentanterne og betaler ikke erstatning for dokumenterede merudgifter i forbindelse med varetagelse af deres medlemskab af skolebestyrelsen. Kapitel 3 Skolebestyrelsens beføjelser 16. Skolebestyrelsen udøver sin virksomhed inden for de mål og rammer, der er fastsat af kommunalbestyrelsen, og som fremgår af bilaget til denne vedtægt. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen delegerer til skolebestyrelserne sin kompetence til at træffe beslutning om: - Beføjelsen til at kræve, at den enkelte elevs forældre sørger for forplejning under ekskursion jf. folkeskolelovens 50 stk. 7, 1. pkt. - Forældrenes betaling for elevens forplejning under lejrskoler og skolerejser jf. folkeskolelovens 50 stk. 7, 2. pkt. - Beslutning om dækning af øvrige udgifter til ekskursioner, lejrskoler og skolerejser jf. folkeskolelovens 50 stk. 8. Kapitel 4 Pædagogisk råd 17. Det pædagogiske råd består af alle medarbejdere, der varetager undervisningsopgaver og andre pædagogiske opgaver på skolen. Skolens leder er medlem af rådet. Alle medlemmer har pligt til at deltage i rådets møder. Stk. 2. Rådet er rådgivende for skolens leder. Det skal udtale sig om alle spørgsmål, der forelægges det af skolens leder eller af skolebestyrelsen. Rådet kan af egen drift udtale sig om pædagogiske forhold af betydning for skolen. 5

361 Stk. 3. Rådets udtalelser fremsendes gennem skolens leder. 18. Pædagogisk råd vælger selv sin mødeleder. 19. Rådets møder afholdes som regel uden for elevernes undervisningstid. Stk. 2. Skolens leder fastsætter efter samråd med mødelederen tid og sted for møderne, indkalder medlemmerne samt fastsætter dagsordenen. Skolens leder har altid ret til at få punkter optaget på dagsordenen. 20. Mødelederen, eventuelt en valgt sekretær, fører under møderne rådets protokol. Mindretal kan forlange deres opfattelser tilføjet protokollen i kort form og medsendt rådets udtalelser. Stk. 2. Rådets protokol oplæses ved mødets afslutning og underskrives af mødelederen. 21. Det pædagogiske råd fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden. Kapitel 5 Elevråd 22. Skolens elever danner et elevråd. Eleverne afgør selv sammensætning af og valg til elevrådet. Kapitel 6 Dialog 23. Der afholdes 2 årlige dialogmøder mellem repræsentanter for skolebestyrelserne og Udvalget for Børn & Ungdom. Kapitel 7 Ikrafttræden 24. Denne vedtægt træder i kraft 1. august 2013 og erstatter vedtægt af 26. november

362 Bilag: Høringssvar fra Allerslev Skoles bestyrelse Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 46898/14

363 ALLERSLEV SKOLE Høring: Forslag til vedtægt for styrelsen af Lejre kommunes skolevæsen Lejre d. 21. maj 2014 Tak for anledningen til at give vores mening til kende. Vi har en enkelt kommentar til et punkt, der er af stor vigtighed for Allerslev skole samt nogle få bemærkninger. Det vigtigste først: Forslaget indebærer i afsnittet om undervisningens ordning - at der fortsat skal være helt frit skolevalg ved start i 0. klasse, sådan som det har været tilfældet de senere år. For Allerslev skole har dette betydet, at antallet af elever pr. klasse er knap 28 på hver af de yngste årgange. Det er mange elever ikke mindst i lyset af den meget større inklusions- opgave, skolen nu skal kunne løfte inden for klassernes rammer. Dertil kommer de negative konsekvenser mht. muligheden for berigende og meningsfulde læringsfællesskaber og for en vis grad af differentiering i undervisningen og blik for den enkelte. Samtidig betyder det, at grundlaget for kommunens andre folkeskoler gradvist eroderes i takt med, at en række familier søger væk fra deres eget skoledistrikt og mod Allerslev. Det vanskeliggør på længere sigt den fortsatte opbakning til de mindre lokalsamfund, som ofte opfatter deres skole som helt central for lokalområdets fortsatte beståen. Børnene i Allerslev skoledistrikt betaler prisen for det i form af større klasser og dårligere arbejdsvilkår end strengt nødvendigt. Vi opfordrer derfor indtrængende til, at forslaget til vedtægten ændres på dette punkt, sådan at skolerne også på 0. klassetrin kan sige nej tak til elever fra andre distrikter i det omfang, disse vil bringe klassestørrelsen op over 24, sådan som det er tilfældet på alle andre klassetrin. Dernæst småtingene: Af 1, stk 2, fremgår, at skolebestyrelsen kan vælge at konstituere sig med indtil 2 kapaciteter fra lokalområdet, som ikke repræsenterer forældregruppen. Det fremgår ikke eksplicit, om de pågældende vil kunne tillægges stemmeret. Vi opfatter det som en fin mulighed for at indhente kompetencer og specialviden, skolebestyrelsen ellers ikke besidder, men kan også se fordele i alternativt at indbyde de pågældende til særlige drøftelser, hvor det giver mening. Vi ønsker derfor også, at det præciseres, at de pågældende ikke kan tillægges stemmeret. Endelig vil vi opfordre til, at der i forbindelse med høringer af denne karakter medsendes en læsevejledning, som tydeliggør det nye i teksten og giver begrundelserne for ændringerne. Det vil lette det betydelige tidspres, skolebestyrelserne i forvejen arbejder under som følge af de ofte meget korte høringsfrister, der ikke er kendte, når mødekalenderen fastlægges. På skolebestyrelsens vegne Pernille Schimming skolebestyrelsesformand Bispegårdsvej 2, 4320 Lejre Tlf: allerslev-skole@lejre.dk

364 Bilag: Høringssvar fra Allerslev Skoles lokaludvalg Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 46899/14

365 Høring af forslag til revision af vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen Lokaludvalget har haft forslag til revision af vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen til høring. Lokaludvalget tager forslaget til efterretning. På Lokaludvalgets vegne Niels Berendsen lokaludvalg Allerslev Skole, SFO: Valhal, Bifrost og Lageret

366 Bilag: Høringssvar fra Bramsnæsvigskolens bestyrelse Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 46900/14

367 BRAMSNÆSVIGSKOLEN Elverdamsvej 204, Ejby, 4070 Kr. Hyllinge Telefon: Hjemmeside: Ejby, den Høring vedr. forslag til revision af vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen. Skolebestyrelsen ved Bramsnæsvigskolen tager forslaget til efterretning. Jytte Hykkelbjerg Bruhn Skolebestyrelsesformand Steen Pilegaard Skoleleder

368 Bilag: Høringssvar fra Bramsnæsvigskolens lokaludvalg Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 46901/14

369 BRAMSNÆSVIGSKOLEN Elverdamsvej 204, Ejby, 4070 Kr. Hyllinge Telefon: Hjemmeside: Ejby, den Høring vedr. forslag til revision af vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen. lu ved Bramsnæsvigskolen tager forslaget til efterretning. Jeppe Jensen Næstformand i LU Steen Pilegaard Skoleleder

370 Bilag: Høringssvar fra Hvalsø Skoles bestyrelse og lokaludvalg Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 46903/14

371 From:Kurt Sørensen To:Center for Skoletilbud Milter Subject:Revision af vedtægt for styrelse af lejre Kommunes skolevæsen Til Center for Skoletilbud. Ved Hvalsø Skole har det ikke været muligt indenfor høringsfristen at behandle det fremsendte forslag; men på vegne af Lokaludvalg og Skolebestyrelse udtaler undertegnede, at forslaget anbefales som fremsat, dvs. at vi på Hvalsø Skole ikke har nogen indvendinger. Venlig hilsen Kurt Sørensen skoleleder

372 Bilag: Høringssvar fra Kirke Hyllinge Skoles bestyrelse Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 46906/14

373 Kirke Hyllinge skole Bygaden Kirke Hyllinge T F H Trine Nissen D E trni@lejre.dk Dato: 21. maj 2014 J.nr.: Høringssvar vedr. revision af vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen Skolebestyrelsen på Kirke Hyllinge skole her følgende kommentarer: Det giver god mening at SFO-lederen kan deltage i skolebestyrelsen, da vi ser skole og SFO som én enhed. Skolebestyrelsen ser en fordel i, at beslutningen om deltagelse af repræsentanter fra det lokale erhvervsliv i skolebestyrelsen er en KAN-beslutning, og ikke en SKAL-beslutning. Skolebestyrelsen bakker op om de foreslåede ændringer. Med venlig hilsen Louise Marqvertsen Formand for skolebestyrelsen

374 Bilag: Høringssvar fra Kirke Hyllinge Skoles lokaludvalg Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 46907/14

375 Kirke Hyllinge skole Bygaden Kirke Hyllinge T F H Høringssvar på styrelsesvedtægten Inge Holst D E ihol@lejre.dk Dato: 21. maj 2014 J.nr.: Lokaludvalget på Kirke Hyllinge skole udtaler: Det er glædeligt, at der lægges så stor vægt på visionen Suveræne Skoler i Lejre Kommune i den nye vedtægt. Der udtrykkes bekymring for om det er skolebestyrelsen alene der kan fastsætte mål og fokusområder for SFO ens arbejde. Ellers bliver indholdet i rettelserne til vedtægten anerkendt Med venlig hilsen Inge Holst Formand Carsten Nielsen Næstformand

376 Bilag: Høringssvar fra Kirke Saaby Skoles bestyrelse Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 46909/14

377 KIRKE SAABY SKOLE Bogøvej 11, 4060 Kirke Saaby Tlf.: Fax: Kirke Såby d. 18/ Høringssvar vedr. Revision af vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen Skolebestyrelsen har set Revision af vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen igennem. Skolebestyrelsen tager revisionen til efterretning. Kirke Saaby skoles bestyrelse Morten Svendsen Formand

378 Bilag: Høringssvar fra Osted Skoles bestyrelse Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 46911/14

379 Skolebestyrelsen Osted d. 15. maj 2014 Høringssvar til Revision af vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen. Skolebestyrelsen ved Osted Skole tager Revision af vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen til efterretning. På skolebestyrelsens vegne Skoleleder Peter Holmboe Bang OSTED SKOLE Langetoften 25, Osted 4320 Lejre ( Fax: osted-skole@lejre.dk

380 Bilag: Høringssvar fra Osted Skoles lokaludvalg Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 46912/14

381 Lokaludvalget Osted d. 15. maj 2014 Høringssvar til Revision af vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen. Lu ved Osted Skole tager Revision af vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen til efterretning. LU Osted Skole OSTED SKOLE Langetoften 25, Osted 4320 Lejre ( Fax: osted-skole@lejre.dk

382 Bilag: Høringssvar fra Trællerupskolens bestyrelse og lokaludvalg Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 46913/14

383 Byens bedste skole Gevninge, 14. maj 2014 Høring af forslag til revision af vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen Lokaludvalget og skolebestyrelsen på Trællerupskolen hilser forslagene til ændring af styrelsesvedtægten velkomne og glæder sig over de muligheder det giver. Specielt muligheden for at SFO-lederen er fast mødedeltager i skolebestyrelsen er et længe næret ønske. På Lokaludvalget og skolebestyrelsens vegne Mette Nørskov Skoleleder Trællerupskolen, Herslevvej 23, Gevninge, 4000 Roskilde T: W: traellerupskolen.dk - M:Mkno@lejre.dk

384 Bilag: Høringssvar fra Firkløverskolens bestyrelse og lokaludvalg Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 46914/14

385 Høringssvar fra LU og Skolebestyrelsen ved Firkløverskolen Kirke Sonnerup d. 14. maj 2014 Vedr. Forslag til vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes skolevæsen. Lokaludvalget og Skolebestyrelsen ved Firkløverskolen synes, at det er en god mulighed, at skolebestyrelsen kan tildele indtil 2 pladser til lokale repræsentanter, og vil gøre brug af det i den udstrækning, det er muligt og det giver mening. I forbindelse med at bestemmelsen om oprettelse af pædagogisk råd er ophævet, har vi i lokaludvalget aftalt, at der holdes 4 årlige møder for Firkløverskolens samlede pædagogiske personale. På vegne af LU Lene Endahl Formand for LU Sekretær for Skolebestyrelsen FIRKLØVERSKOLEN Skolevang 1, 4060 Kirke Saaby ( firkloverskolen@lejre.dk

386 Bilag: Høringssvar fra Lejre Lærerforening Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 46915/14

387 Lejre Lærerforening Lærerkreds 42 Danmarks Lærerforening i Lejre Kommune. 20. maj 2014 Høringssvar vedr. revision af styrelsesvedtægt. Lejre Lærerforening har kun et par få bemærkninger til den foreslåede revision af styrelsesvedtægten: At forslaget om, at skolebestyrelsen kan udpege 2 repræsentanter fra det lokale erhvervsliv, lokalforeninger mm, ændres til skal udpege 2 repræsentanter. Begrundelse for dette er, at hvis der skal være et øget samarbejde med det omgivende samfund jf. reformen af folkeskolen fra 22. april 2014, bør lokalsamfundet have mulighed for at mulighed for at fremføre deres synspunkter i bestyrelsen. Der skal holdes minimum 2 årlige møder for alle medarbejdere på skolen, for at kunne give pædagogisk råd og sparring til skoleledelsen. Samt at der for disse møder udarbejdes en forretningsorden, som beskriver udarbejdelse af dagsorden, valg af mødeleder mm. Det er vigtigt at skolerne har et forum, hvor skolens ledelse og medarbejdere drøfter skolens udvikling. Dialogen mellem ledelsen og medarbejderne er afgørende for en skoles udvikling. Skoleudvikling sker via denne dialog og en fælles afklaring af, hvilke værdier og mål der er for skolens udvikling. Venlig hilsen Per Brinckmann Næstformand Lejre Lærerforening Hovedgaden 9.1, 4330 Hvalsø Telefon Telefax / Hjemmeside: @dlf.org Girokonto

388 Bilag: Høringssvar fra Centerudvalget for Skoletilbud Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 48134/14

389 Center Udvalg på Skoleområdet Lejre den 23. maj 2014 Udtalelse til høringsudkast til Styrelsesvedtægt for Lejre Kommunes Skoler. Center Udvalg på Skoleområdet har på møde d. 22. maj 2014 behandlet det udsendte høringsmateriale om styrelsesvedtægten for skolevæsenet. Styrelsesvedtægten er ændret i henhold ændringerne i Folkeskoleloven. Dette tages til efterretning af Centerudvalget og anbefales. Dog ønsker medarbejderne i Centerudvalget, at der indskrives i styrelsesvedtægten, at når det Pædagogiske Råd ikke mere er en del af Folkeskoleloven, skal det på den enkelte skole sikres, at alle de pædagogiske medarbejdere i løbet af skoleåret kan mødes samlet i involverende processer og mødefora om udvikling af skolen. Det anser medarbejderne for en vigtig forudsætning for den pædagogiske udvikling af skolen. Helle Dydensborg Formand Marianne Lund Næstformand OSTED SKOLE Langetoften 25, Osted 4320 Lejre osted-skole@lejre.dk

390 Bilag: Høringssvar fra Kirke Saaby Skoles lokaludvalg.pdf Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 88046/15

391 KIRKE SAABY SKOLE Bogøvej Kirke Saaby Tlf.: Fax: Den 22. september 2015 Høringssvar vedrørende forslag til Vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes Skolevæsen. LU ved Kirke Saaby Skole har læst forslag til Vedtægt for styrelsen af Lejre Kommunes Skolevæsen og har følgende kommentarer: LU finder det glædeligt, at også SFO-ledelsen fremover får mulighed for at deltage i skolebestyrelsesmøderne uden stemmeret og at der gives skolen mulighed for at udpege yderligere medlemmer til bestyrelsen blandt skolens omgivende interessenter. LU ser med glæde, at der i forslaget peges på, at det drøftes i LU, hvilke mødefora, der fremover kan erstatte det tidligere pædagogisk råd. På Kirke Saaby Skole har vi gennem de sidste 3 år gjort os erfaringer med Personalemøder for hele personalet på skolen, og hvor LU sætter dagsorden for mødet. Vi har afholdt møde 2-4 gange om året, dog har der i dette forår været flere møder, idet vi på disse møder har drøftet indhold i skolereformen. På vegne af LU Sanne Sørensen Formand Susanne Kerndrup Næstformand : : irbe@lejre.dk :

392 Bilag: Invitation LAG-kursus 1 (Nordvest).pdf Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 47182/14

393 INVITATION Lokal drevet udvikling med en Lokale Aktionsgruppe (LAG) I løbet af sommeren 2014 skal der etableres en ny LAG-organisation i Kalundborg, Odsherred, Holbæk, Sorø og Lejre kommuner og du kan deltage! Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter inviterer alle interesserede til et kort kursus med introduktion til det nye Landdistriktsprogram for med fokus på etablering af nye lokale arbejdspladser og forbedrede levevilkår. Kurset vil finde sted den 3. juni fra kl i Knabstrup Hallen på adressen Ventedsgårdsvej 4, 4440 Mørkøv Du vil blive introduceret til, hvad en LAG er og hvordan den arbejder, om hvordan man vælger en bestyrelse og de økonomiske rammer for den. Der vil også være tid til opklarende spørgsmål. Af hensyn til forplejning bedes tilmelding ske til Andre.Nielsen@kalundborg.dk senest den 30. maj. Yderligere oplysninger fås på tlf Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne Europa investerer i landdistrikter

394 Bilag: Powerpointpræsentation om LAG Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 47183/14

395 Europa investerer i landdistrikter og bæredygtigt fiskeri INTRODUKTIONSMØDE Lokaldrevet udvikling i de danske landdistrikter for jer der vil bidrage til udvikling af lokalsamfundet Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter 1

396 Europa investerer i landdistrikter og bæredygtigt fiskeri Oversigt Hvad er lokalstyret udvikling? Mål fra EU til de danske landdistrikter Udfordringer i de danske landdistrikter Budget til lokaldrevet udvikling Principperne bag lokaldrevet udvikling; de lokale aktionsgrupper: (territoriet, partnerskabet og udviklingsstrategien) LAG-sekretariater og regionale netværk Indsatsområder som ramme for lokale strategier Hvordan kommer vi i gang med det nye program? Opfordring og inspiration 2

397 Europa investerer i landdistrikter og bæredygtigt fiskeri Lokaldrevet udvikling er en tilskudsordning i det danske landdistriktsprogram men bygger på sine helt egne principper om borgerinddragelse også kaldet LEADER-metoden 3

398 Europa investerer i landdistrikter og bæredygtigt fiskeri Landdistriktsprogrammet er et EU-program EU-prioritet for lokalstyret udvikling : Fremme af social integration, fattigdomsbekæmpelse og økonomisk udvikling i landdistrikterne 4

399 Europa investerer i landdistrikter og bæredygtigt fiskeri Nationalt program som forfølger EU-prioritet gennem indsatser for jobskabelse og bedre levevilkår 5

400 Europa investerer i landdistrikter og bæredygtigt fiskeri Negativ befolkningsudvikling en udfordring for de danske landdistrikter Kilde: Ministeriets beregninger på baggrund af tal fra Danmarks Statistik 6

401 Europa investerer i landdistrikter og bæredygtigt fiskeri Budget til lokaldrevet udvikling mobilisering og etablering af LAG-indsats 94,2 mio.kr. i 2015 til drift og projekter EU-fonden betaler op til 80 % af budgettet Mangler stillingtagen til budget

402 Europa investerer i landdistrikter og bæredygtigt fiskeri Lokaldrevet udvikling er vigtige brikker i det danske landdistriktsprogram Territorie Partnerskab Udviklingsstrategi (lokal aktionsgruppe) 8

403 Principper i LEADER-metoden Europa investerer i landdistrikter og bæredygtigt fiskeri Samarbejde mellem partnerskaber Samarbejdsprojekter Tværsektoriel Territorie Partnerskab (lokal aktionsgruppe) Innovativ Udviklingsstrategi Bottom-up 9

404 Lokale aktionsgrupper lokale aktionsgrupper i 56 kommuner + småøerne Ca. 60 % af Danmarks befolkning Ca. 77 % af Danmarks areal 10

405 Partnerskab lokal aktionsgruppe Europa investerer i landdistrikter og bæredygtigt fiskeri Bestyrelse Lokale borgere Lokale foreninger Virksomheder og erhvervsorg Offentlige myndigheder Den lokale aktionsgruppe er en forening med frivillige i bestyrelsen Ingen interessegruppe må have flertal i bestyrelsen

406 Europa investerer i landdistrikter og bæredygtigt fiskeri Sekretariat Koordinator til hver aktionsgruppe 12

407 Europa investerer i landdistrikter og bæredygtigt fiskeri LAG erne arbejder sammen i regionale netværk Bornholm sammen med Østdanmark Ærø, Læsø, Samsø Langeland 27 småøer 13

408 Europa investerer i landdistrikter og bæredygtigt fiskeri LAG en bliver del af landdistriktsnetværk med aktionsgrupper i hele EU Netværket koordineres af Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter (Netværksenhed) Tilskud administreres af NaturErhvervstyrelsen under Fødevareministeriet Del af EU-netværk, der koordineres af Contact Point i Bruxelles. 14

409 Udviklingsstrategi Europa investerer i landdistrikter og bæredygtigt fiskeri Udviklingsstrategien er LAG-bestyrelsens styringsværktøj Strategien skal bl.a. indeholde: Proces for inddragelse af borgere og lokale interesser Beskrivelse af lokalområdet (SWOT-analyse) Mål Indsatser Indikatorer Budget 15

410 Europa investerer i landdistrikter og bæredygtigt fiskeri Indsatsområder i det danske program (ramme for den lokale strategi) Etablering og udvikling af mikro og små virksomheder 16

411 Europa investerer i landdistrikter og bæredygtigt fiskeri Indsatsområder i det danske program (ramme for den lokale strategi) Etablering af basale serviceydelser og landsbyfornyelse 17

412 Europa investerer i landdistrikter og bæredygtigt fiskeri Indsatsområder i det danske program (ramme for den lokale strategi) Samarbejdsprojekter 18

413 Europa investerer i landdistrikter og bæredygtigt fiskeri Information og kurser Kurser udbydes for bestyrelsesmedlemmer og sekretariat National Netværksenhed Pjece og folder 19

414 Europa investerer i landdistrikter og bæredygtigt fiskeri Tidsplan

415 Europa investerer i landdistrikter og bæredygtigt fiskeri Opfordring! Bliv medlem af din lokale aktionsgruppe Stil op til bestyrelsen Søg inspiration, samarbejde og tilskud hos din lokale aktionsgruppe 21

416 Europa investerer i landdistrikter og bæredygtigt fiskeri Hjemmeside og kontaktoplysninger Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter Netværkscentret Hotline: Mail: netvaerkscenter@mbbl.dk Hjemmeside: Contact Point (EU): 22

417 Europa investerer i landdistrikter og bæredygtigt fiskeri Erfaringer fra Guldborgsund 23

418 Bilag: kommissorium_brandingstrategi_ doc Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 30742/14

419 Kommissorium branding- og udviklingsstrategi 1. Motivation/baggrund for strategien Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø T F H D Kommunalbestyrelsen har i budget 2014 afsat 0,5 mio. kr. til en branding- og E tiun@lejre.dk markedsføringsstrategi. På den baggrund har administrationen igangsat en afklaringsfase, der har til Dato: 24. marts 2014 formål at skitsere, hvordan strategien bedst opfylder formålet med strategien. Strategien skal give svar på spørgsmålet om, hvad Lejre Kommunes særlige kendetegn er, og hvad vores kommune skal leve af i fremtiden. Strategien skal således have bund og skabe handling. Derfor kaldes strategien en Branding og udviklingsstrategi. Undervejs i afklaringsfasen er der hentet inspiration fra andre kommuner, konsulenthuse m.v. Sammenfattende vurderes det, at følgende er af betydning for at visioner/brandingstrategier skaber handling/udvikling: Visioner/brandingstrategier kan fungere som afsæt for helt nye lokale udviklingsmuligheder, men stedbundne ressourcer i form af aktører med handlemod og/eller lokale fysiske forhold er en forudsætning for at det lykkes. Handling og resultater er branding. Walk the talk. Forankring bør være en integreret del af planlægningsprocessen fra start for at sikre strategiens levedygtighed og mulighed for at folde sig ud. En vellykket vision/brandingstrategi skiller sig ud fra andre strategier og skal kunne kommunikeres og opleves som ønsket af omverdenen. Udefrakommende skal gide at høre om strategien/temaer. En realisering af en vision/brandingstrategi kan tage år. En vedholdende indsats er nødvendig for succes. På baggrund af ovenstående er nedenstående formål formuleret. 2. Formål Branding- og udviklingsstrategien skal gøre en forskel for kommunen, dens borgere og virksomheder. Målet er et brand - et omdømme - som er holdbart i mange år frem og som skaber handling og opmærksomhed, også uden for kommunegrænsen og gerne internationalt. Det skal tage afsæt i Lejre Kommunes stedbundne ressourcer og særlige kendetegn, og være med til at give stolthed over at bo, drive virksomhed og arbejde i Lejre kommune. 3. Mål

420 UDKAST Kommunalbestyrelsens mål de kommende år er at fastholde og tiltrække flere Lejreborgere og arbejdspladser. Branding- og udviklingsstrategien skal med afsæt i Lejre strategien, de styrkepositioner, som Lejre Kommune har relativt i regionen/landet, samt de store tendenser (globale, nationale tendenser og vækstplaner) give svar på, hvordan. Derfor er målet med branding- og udviklingsstrategien ikke at tegne et lyserødt glansbillede, som kan omsættes i en ny designlinje og en markedsføringsplan. Branding- og udviklingsstrategien skal derimod adressere reelle strategiske udfordringer i Lejre Kommune, f.eks.: Tiltrækning af børnefamilier til kommunen Tiltrækning af særlige typer af virksomheder Muligheder for at tiltrække finansiering til at investere f.eks. fra private fonde Aktiv politisk prioritering af investeringer mhp at udvikle kommunen Lejre kommune ønsker et konsistent brand. D.v.s. et brand som sætter en retning for Kommunalbestyrelsens fremadrettede politiske prioriteringer, men som også inspirerer borgere og virksomheder til at medvirke i at løse de udfordringer, som kommunen står over for. Med andre ord: hvis f.eks. bæredygtighed eller fællesskaber (taget fra Lejre strategien) indgår som hjørnesten i brandings- og udviklingsstrategien, så må det også indgå som rammesættende mål /værdier i en række svære processer og beslutninger der skal tages af KB i samarbejde med bestyrelser, råd, borgere, virksomheder, byer m.v. de kommende år. F.eks. beslutninger om, hvordan vi skaber bæredygtige børnetilbud for de penge kommunen har til rådighed til at drive dagpleje, børnehave (i lyset dels det faldende børnetal og dels det stigende antal ældre). Eller hvordan investeringerne i bæredygtig byudvikling skal prioriteres i lyset af tendensen til urbanisering og nye Lejre-borgeres forventninger til faciliteter, samvær m.v. Branding- og udviklingsstrategien skal således bidrage til en aktiv prioritering i en tid, hvor borgernes forventninger til velfærd er større end det kommunen som velfærdsleverandør kan levere. Branding- og udviklingsstrategien skal herunder inspirere til, at vi i Lejre Kommune løser de opgaver der egner sig til det sammen og på tværs af sektorer, og at kommunen aktivt understøtter borgere og virksomheder (ildsjæle) i at få ting til at ske. 4. Sammenhæng til politikker og strategier Lejrestrategien, som er kommunens planstrategi, indgår som et vigtigt grundlag for brandinggstrategien. Planstrategien skal revideres hvert 4. år, d.v.s. senest i 2015, hvor brandingstrategien vil være udarbejdet. Branding- og udviklingsstrategien vil således kunne indgå som et blandt flere afsæt for at beslutte, hvordan revisionen af Lejre strategien tilrettelægges. Andre politikker og strategier vil ligeledes tjene som baggrundspapirer for branding- og udviklingsstrategien. F.eks. kan nævnes Turisme- og erhvervspolitiske handleplaner 2014 (forelagt UET den 20. januar 2014 og 3. februar 2014) 5. Projektets produkt(er) Side 2 af 3

421 UDKAST Projektet er rullende. Dvs. der udarbejdes ikke en færdig projektplan fra start, men der igangsættes en proces, hvor hvert skridt former det næste. Første skridt er en strategiworkshop, som beskrives nærmere nedenfor. Den nærmere planlægning af workshoppen gennemføres i samarbejde med en ekstern konsulent. Skridt 1 - Strategiworkshop Målgruppe: Politikere og lokale aktører, der kan, vil og handler i og for Lejre Kommune (administrationen fungerer som facilitatorer, videnspersoner) Formål med workshop Formålet med workshoppen er at: Aktivere relevant erfaring og viden Engagere og skabe handlemod Formulere temaer til strategien Skabe fællesskab og troværdigt fundament for det videre arbejde skabe opmærksomhed og afstemme forventninger til strategien blandt de mange aktører, der skal bidrage Forarbejde: Analyse af hvad har vi? Fx Arbejdsstyrke, erhvervsgrunde, erhvervsbygninger, byggegrunde, tomme stole i skoler og børnehaver, andre relevante informationer? Vurdere hvilke analyser vi allerede har og hvilke vi skal have fremskaffet 6. Projektets organisering Projektejer: Kommunaldirektør Inger Marie Vynne. Projektet er i afklaringsfasen forankret i Programledergruppen for Erhverv, turisme og branding. Politisk forankring: UET/KB. 7. Tidsramme Skal gennemføres senest 2 halvårl Økonomi/ressourcer 0,5 mio. kr. i 2014 samt interne ressourcer. Side 3 af 3

422 Bilag: Brandingproces for Lejre Kommune pdf Udvalg: Kommunalbestyrelsen Mødedato: 24. juni Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 48960/14

423 LEJRE for LIVET Proces for Lejres Branding- og udviklingsstrategi Præsenteret for ledere og politikere i Lejre Udarbejdet af Lejre Kommune i samspil med Strategize 27. maj 2014

424 Indhold Baggrund Målene med strategiprocessen i Lejre Lejre-processen: De 10 elementer strategize.dk maj

425 Baggrund Lejre Kommune ønsker en branding- og udviklingsstrategi, som på sigt kan gøre Lejre til et bedre sted at bo, arbejde og besøge. Men hvad er et brand egentlig? Brandet er det indtryk mennesker har af os, qua det vi gør, siger og syner og det andre fortæller om os: Vores institutioner Vores borgerservice Vores erhvervsklima Vores kultur og fritidsaktiviteter Vores natur og miljø Dvs. vores kommunikation Strategize & Lejre Kommune 27. maj

426 Målene med strategiprocessen Vi designer derfor en strategiproces med henblik på, at et bredt udsnit af kommunens borgere, foreninger, virksomheder, institutioner og ansatte: får givet input til en kort, fælles fortælling om nogle af de særkender, styrker og stedbundne kvaliteter, Lejre skal kendes for. får et fælles billede af de mega-trends og udfordringer verden står overfor, som vi i Lejre Kommune gerne vil være med til at skabe løsninger for. får konkretiseret en række initiativer, som der er lokale kræfter, der gerne vil drive og udvikle videre på i de kommende år. får Lejre tydeligere på landkortet for de udvalgte kvaliteter, vi allerede har og som vi fokuseret vil arbejde for at forbedre. får tiltrukket og fastholdt flere borgere og besøgende pga. disse kvaliteter og får vores erhverv styrket Får en endnu bedre kommune Strategize & Lejre Kommune 27. maj

427 og hvordan ville vi så kunne samarbejde om at skabe en brandstrategi for Lejre? Strategize & Lejre Kommune 27. maj

428 Vejen mod et stærkere brand: Overblik over den samlede proces Overordnet set tre faser 1. Udgangspunktet gøres klart 2. Udvikling af ideer og initiativer 3. Fokusering og strategiske valg Output: En engagerende brandingstrategi, som vil sætte retning for Lejre Kommune Strategize & Lejre Kommune 27. maj

429 Vejen mod et stærkere brand: Kommunikation, involvering og engagement gennemsyrer hele processen Gennemgående i hele processen og på tværs af de enkelte punkter vil der være et fokus på at: kommunikere ambitionen med brandingprocessen afspejle den nye fortælling i det der gøres og siges Involvere og engagere bredt, så der sikres ejerskab Strategize & Lejre Kommune 27. maj

430 Vejen mod et stærkere brand: Målene sættes -> processen designes Møder med ledelsen i Lejre Kommune (chefkreds, politikere) for at sikre gode input og overblik over væsentlige og markante aktiviteter i Lejre Kommune i den kommende tid, som fx: Investeringer og nybyggerier, kulturelle tiltag og nationalpark Byudvikling, besparelser, serviceændringer, nye strategier/politikudmøntninger og andet Output: En unik Lejreproces, som møder kommunen der hvor vi er nu Strategize & Lejre Kommune 27. maj

431 Vejen mod et stærkere brand: Videngrundlaget etableres Indhentning af allerede eksisterende analyser ift. hvad der styrker tilflytningen af borgere, vækstmulighederne for virksomhederne, besøgende til Lejre, foreningslivet og fællesskaberne i Lejre, fx med: Tilflytteranalysen Væksttendens mm. Output: En kortfattet, gennemtygget PowerPoint med de vigtigste fakta Strategize & Lejre Kommune 27. maj

432 Vejen mod et stærkere brand: Nulpunktsanalyser laves Mhp. at skabe viden om hvad vi er kendt for blandt dem vi ønsker at være kendte hos. Lever vores brand dér: Fx børnefamilier fra hovedstadsområdet Fx imagemåling på borgerservice (muligvis noget der gennemføres primo 2015) Fx imagemåling på folkeskoleområdet osv. Mao. de analyser vi alligevel vil lave tænkes ind i forhold til brandudviklingen. Output: En baseline Strategize & Lejre Kommune 27. maj

433 Vejen mod et stærkere brand: Borgerne engageres bredt Borgere, virksomheder og besøgende engageres bredt via: Mediepartnerskab: I samspil med Lejre Lokalavis laves der et partnerskab, omkring at sætte fokus på fremtidens Lejre: Forskellige aktører fra kommunen udtaler sig om de styrker, de ser og hvad der bør bygges videre på. Eksperter udtaler sig om Lejres kvaliteter mv. Output: Artikelserie Branding/undersøgelse: Henover sommeren inviteres borgere, virksomheder og besøgende til via det sociale medie Instagram at fotografere den eller de ting ved Lejre, som de holder mest af og som de tænker vil kunne få flere til byen. Billederne gives både et overordnet # (fx #LIViLEJRE) og nogle underordnede (fx #ØKOLOGIiLEJRE). Billederne gives nogle linjer med på vejen, så man kan se dem samlet. Output: borgerskabte billeder og fortællinger om Lejre Strategize & Lejre Kommune 27. maj

434 Vejen mod et stærkere brand: Fortællingen udvikles prototype skabes Essensen af diverse strategidokumenter, billeder mm. udledes og anvendes i samspil med analyserne til at udvikle en prototypen af fortællingen, hvor der gives foreløbige svar. Output: Kort skitsering af fortællingen og hovedbudskaberne om Lejre (= identitet baseret på analyser og eksisterende styrker og strategier), så den rammer vores målgrupper Det revitaliserede kommunebrand skal gerne være så fleksibelt og rummeligt, at det kan anvendes og gøre en forskel i mange forskellige sammenhænge (skal kunne rumme økologi, fællesskaber, livskraftige landsbyer, levende natur, borgerfokuseret servicekultur). Strategize & Lejre Kommune 27. maj

435 Vejen mod et stærkere brand: Fortællingen udvikles prototype skabes Essensen af diverse strategidokumenter, billeder mm. udledes og anvendes i samspil med analyserne til at udvikle en prototypen af fortællingen, hvor der gives foreløbige svar på: LEJRE for LIVET Hvordan vil fortællingen og hovedbudskaberne være om Lejre (= identitet baseret på analyser og eksisterende styrker og strategier), så den rammer vores målgrupper Det revitaliserede kommunebrand skal gerne være så fleksibelt og rummeligt, at det kan anvendes og gøre en forskel i mange forskellige sammenhænge (skal kunne rumme økologi, fællesskaber, livskraftige landsbyer, levende natur). Strategize & Lejre Kommune 27. maj

436 Vejen mod et stærkere brand: Fortællingen skærpes Politikernes input til prototype-brandingplatformen (fortællingen): Politikerne fra hele kommunalbestyrelsen supplerer fortællingen ved at give deres personlige input til, hvad der gør Lejre til en særlig kommune. Målgruppernes input til prototype-brandingplatformen (fortællingen): Den foreløbige fortælling præsenteres for en lille håndfuld mennesker, fx borgere, ny-tilflyttede, potentielle tilflyttere, en ejendomsmægler, besøgende, iværksættere, erhvervsdrivende, foreningsengagerede el. lign. Output: En skærpet og testet fortælling om Lejre Strategize & Lejre Kommune 27. maj

437 Vejen mod et stærkere brand: Indsatserne udvikles af dem der kan og vil innovationcamp Der laves en innovationcamp for dem, der kan og vil: Mål: At få involveret dem i Lejre, som kan rykke noget qua deres position til at få udviklet konkrete initiativer Output: Beskrivelse af en række konkrete initiativer Strategize & Lejre Kommune 27. maj

438 Vejen mod et stærkere brand: Indsatserne kvalificeres For at give borgere og virksomheder mulighed for at kvalificere de forskellige udviklingsspor at sikre legitimitet omkring den endelige beslutning: Det afklares inden for hver indsats; der er beskrevet hvori det består, hvem der gør hvad, hvornår og hvad man håber at få ud af det Der afholdes en cafeaften, hvor alle er velkomne og hvor man kan komme og kvalificere de bud, der ligger, ved hver station vil der ligge eksempler på konkrete projekter, som man kan være med til at kvalificere. Output: Initiativer, der er debateret, nuanceret og forbedret af borgerne Strategize & Lejre Kommune 27. maj

439 Vejen mod et stærkere brand: Strategien færdiggøres Den endelige form lægges fast Færdigskrivning af brandring- og udviklingsstrategien Output: En kortfattet strategi, som peger fremad Strategize & Lejre Kommune 27. maj

440 Vejen mod et stærkere brand: Strategien vedtages - brandet sættes fri Strategien besluttes engagementet frisættes tågen letter LEJRE for LIVET Strategize & Lejre Kommune 27. maj

441 Spørgsmål og input? Hvordan kan I bedst engagere jer og tænke jer med i processen? Er der punkter / issues, som vi skal være særligt opmærksomme på i processen? Strategize & Lejre Kommune 27. maj