HÅNDBOG FOR FRIVILLIGE I HJERTEFORENINGEN

Transkript

1 HÅNDBOG FOR FRIVILLIGE I HJERTEFORENINGEN

2

3 Denne håndbog for frivillige tilhører:

4 Håndbog for frivillige Layout og tryk: Datagraf Communications Udgiver: Hjerteforeningen udgave 1. oplag

5 Indhold Indledning 4 Rammer for den frivillige indsats 10 Hjerteforeningens frivillige 12 Lokalkomiteens organisering 15 Lokalkomiteens bestyrelsesarbejde 18 Rekruttering af nye frivillige 22 Årets møder 26 Kommunikationen til frivillige 28 Aktiviteter 30 Kommunikation ud af huset 41 Økonomi 43 Godtgørelse af omkostninger 52 Kurser for frivillige 54 Hjerteforeningens sekretariat og rådgivningscentre 56 Håndbog for frivillige hjerteforeningen 3

6 Indledning Kære frivillige Som frivillig i Hjerteforeningen er du sammen med dine frivilligkolleger en del af et imponerende netværk af aktive mennesker. I er foreningens øjne, ører og talerør i lokalsamfundene. I er med til at oplyse og støtte der, hvor behovet er størst ved at hjælpe patienter og pårørende, arrangere oplysningsaktiviteter, samle ind til hjertesagen og tilbyde sundhedsfremmende aktiviteter til befolkningen. Hjerteforeningens frivillige har en stor del af æren for, at vi som forening kan leve op til vores værdier - mod, inddragelse, nærhed og troværdighed. Du sidder med Frivillighåndbogen i hånden. I den har vi samlet vigtig information om rollen som frivillig. Du kan blandt andet læse om Hjerteforeningens vision, vedtægterne og de forskellige grupper af frivillige. Desuden får du overblik over årets gang og aktiviteter i Hjerteforeningen - herunder rekruttering, kommunikation, økonomi og kurser. Vi håber, Frivillighåndbogen kan blive en vigtig støtte i dit arbejde og engagement. Har du brug for mere information eller for en snak om, hvordan du griber arbejdet an, er du altid meget velkommen til at kontakte din frivilligkonsulent. Vores sag er ikke bare en almindelig sag, men en hjertesag. God fornøjelse med det frivillige engagement. Venlig hilsen Frivilligafdelingen i Hjerteforeningen 4 Håndbog for frivillige hjerteforeningen

7 Kystvandringen en årlig begivenhed i forsommeren, hvor frivillige arrangerer gåture langs Danmarks kyster. Håndbog for frivillige hjerteforeningen 5

8 Indledning Historien Hjerteforeningen blev stiftet den 12. marts Siden er vores forening vokset til at blive landets næststørste patientorganisation. I mere end fem årtier har vi arbejdet for forskning, forebyggelse og støtte til patienter med hjertekarsygdom. Og vi har som forening sat et tydeligt og vigtigt aftryk på Danmarkshistorien. Der er sket markante fremskridt i behandlingen, i indsamlingen til vores sag, i støtten til forskning, i det politiske arbejde og i patientstøtten og folkeoplys ningen. Succesen er Et udpluk af vores mange landvindinger gennem fem årtier 1962 Kalundborg Lokalkomité er blandt de første lokalkomiteer til at se dagens lys. De første kroner uddeles til forskning 1963 Allerede et år efter starten holdes den første hjerteuge 1966 Hjerteforeningens første folder Pacemakeren udkommer 1967 Hjerteforeningen stiller kroner til rådighed for forskning 1972 Dronning Ingrid bliver protektor for Hjerteforeningen efter Kong Frederik IX s død 1973 Danmarks første bypassoperation 1974 Hjerteforeningen runder medlemmer procent af danskerne dyrker motion 1988 Hjerteforeningens første kogebog Hjertens god mad udkommer 1990 Danmarks første hjertetransplantation 2002 Hjerteforeningens frivillige netværk består af 55 lokalkomiteer, 7 motionsklubber og 3 patientklubber 2005 Kronprinsesse Mary overtager protektionen fra sin svigerfar Prins Henrik 2013 Hjerteforeningen uddeler 23,5 mio. kroner til forskning 2014 Hjerteforeningen når medlemmer, 86 lokalkomiteer, 7 motionsklubber og 3 patientklubber. 6 Håndbog for frivillige hjerteforeningen

9 opnået gennem centrale og lokale initiativer i et stærkt samarbejde mellem Hjerteforeningens frivillige og ansatte. Fremskridtene taler deres tydelige sprog i stati stikken. Vi har medvirket til, at der gennem de seneste 20 år er 50 procent færre, der dør som følge af hjertekarsygdomme. Klik ind på hjemmesiden og læs mere om vores 50- års jubilæum. Du kan læse mere om Hjerteforeningens historie i Hjertenyt nr. 2, eller i en elektronisk version på Hjerteforeningens hjemmeside. Søg på Hjertenyt 2, Læs også en elektronisk version af jubilæumsbogen 50 år på rette sted Hjerteforeningens historie , der ligger på Frivillignettet. Håndbog for frivillige hjerteforeningen 7

10 Indledning Vores fundament Her får du et indblik i Hjerteforeningens mål og værdier. De udgør rammen for den indsats, som hovedbestyrelsen, frivillige i lokalkomiteerne og klubber samt ansatte arbejder inden for. Vores vision Foreningen formulerede og vedtog i 2011 den vision, som fungerer som ledestjerne i vores arbejde: Et Danmark, hvor mennesker ikke dør unødvendigt af hjertekarsygdom 2020-mål Som et led i den vision skal foreningens aktiviteter bidrage til at nå tre langsigtede mål inden år 2020: Reducere indlæggelser med åreforkalkningssygdomme med 25 procent Reducere antallet af dødsfald med 25 procent Forøge livskvaliteten for hjertepatienter med 25 procent. Vedtægter for Hjerteforeningen og lokalkomiteer Der er to sæt vedtægter, der fungerer som grundlæggende ramme for Hjerteforeningens arbejde, nemlig: Vedtægter for Hjerteforeningen Vedtægter for Hjerteforeningens lokalkomiteer, motionsklubber og landsdækkende klubber. De er vores foreningsmæssige lovgrundlag. Vedtægterne indeholder Hjerteforeningens formål og de formelle rammer for vores arbejde lokalt og nationalt - herunder valg til hovedbestyrelsen og lokalkomiteernes bestyrelse. De to vedtægter er vedlagt og du finder dem også på vores hjemmeside. Eventuelle ændringer af vedtægter bliver besluttet på det årlige repræsentantskabsmøde. 8 Håndbog for frivillige hjerteforeningen

11 Håndbog for frivillige hjerteforeningen 9

12 Rammer for den frivillige indsats Den fælles frivillige indsats Det skal være sjovt og udviklende at være frivillig i Hjerteforeningen. Derfor gør vi hele tiden en aktiv indsats for at skabe rammer, der gør, at du og andre frivillige kan arbejde for hjertesagen ud fra personlige ønsker, kompetencer og kræfter. De fælles grundværdier Folk har forskellige kvalifikationer og ønsker at bidrage i forskelligt omfang og på forskellige måder. Som frivillig er du selv med til at tilrettelægge dit arbejde og prioritere din indsats. Hvis du savner viden og kompetencer, har Hjerteforeningen mange tilbud, der kan støtte dig. Sammen er vi stærke Vi arbejder sammen for at løfte i flok ved at dele vores erfaringer og viden med hinanden. Og vi tror på, at det sociale samvær og arbejdsglæden er vejen til succes. Vi samarbejder også med andre foreninger lokalt, nationalt og internationalt, når det kan bidrage til at fremme indsatsen for hjertesagen. Frivilliges rettigheder For at sikre de bedste vilkår har frivillige i Hjerteforeningen: Ret til at bestyre egen økonomi i eget aktivitetsområde ud fra Hjerteforeningens mål og fælles handleplaner Ret til at få personlige omkostninger refunderet inden for foreningens retningslinjer Ret til at sige nej til opgaver, som man ikke har lyst eller kvalifikationer til. Som frivillig kan du altid få støtte og service fra Hjerteforeningens Frivilligafdeling og rådgivningscentre til at løse de opgaver, som ligger inden for de aftalte planer. Glæden ved at hjælpe Som frivillig får du: Tilfredsheden ved at gøre noget for andre mennesker, dit lokalsamfund og hjertesagen Glæden ved at være aktiv i et positivt fællesskab og nyde samværet med andre aktive mennesker lokalt, regionalt og på landsplan Mulighed for stærkere personlige og faglige kvalifikationer gennem lærerige og udfordrende opgaver. Du er velkommen som frivillig uanset alder, køn, etnisk oprindelse og politisk eller religiøst tilhørsforhold. 10 Håndbog for frivillige hjerteforeningen

13 Håndbog for frivillige hjerteforeningen 11

14 Hjerteforeningens frivillige Du gør en forskel som frivillig Hjerteforeningens arbejde støttes af ca frivillige, der på forskellig vis er organiserede i de mange grene af foreningen. Hertil kommer frivillige, der hjælper til i en række forskellige, enkeltstående sammenhænge. Plads til alle med hjertet på rette sted Den frivillige indsats er mangeartet. Der vil altid være en opgave til den enkelte, uanset hvilke kompetencer og ressourcer man råder over blot lysten og motivationen til at gøre noget for at hjælpe andre er til stede. Sådan er vi organiseret Hjerteforeningens frivillige er organiseret på mange måder. Lokalkomiteer Den største gruppe af frivillige findes i lokalkomiteerne, som er etableret i hovedparten af landets 98 kommuner. Den enkelte lokalkomités bestyrelse står for at gennemføre en række aktiviteter - fx foredrag, blodtryksmålinger, etablering af hjertestier, hjertecafeer, hjertemotion, gåture og kurser i livreddende førstehjælp. Lokalkomiteerne hjælper også til ved de store lands dækkende oplysnings- og indsamlingskampagner. Motionsklubber Motionsklubberne står for en række motionstilbud, som varierer fra klub til klub. Alle har det tilfælles, at motion er i centrum for en god og hjertesund livsstil. Løb er den mest dominerende motionsform i klubberne, men også gang- og cykelture mm. er på programmet. Hjerteforeningen har motionsklubber syv steder i landet: Jægerspris, Dyrehaven, Greve, Stevns, Svendborg, Børkop og Thisted. Børneklubben En landsdækkende klub for familier med børn med medfødt hjertekarsygdom. Der fødes hvert år ca. 500 børn i Danmark med medfødt hjertekarsygdom. Disse børn og deres familier møder en række udfordringer, som Børneklubben hjælper med at løse gennem faglige seminarer og foredrag og ved at skabe rum til, at familierne kan udveksle erfaringer. Klubben Vi har stor respekt for den forskellighed, som frivillige repræsenterer. Vi ser det som en stor styrke i indsatsen for hjertesagen. 12 Håndbog for frivillige hjerteforeningen

15 En helt særlig frivillig er H.K.H. Kronprinsesse Mary. Kronprinsessen har siden 2005 været Hjerteforeningens protektor. Håndbog for frivillige hjerteforeningen 13

16 Hjerteforeningens frivillige udgiver sit eget blad, Hjertebarnet. GUCH (unge med en medfødt hjertefejl) er en underafdeling af Børneklubben. Det er en klub for unge over 18 år, der lever med en medfødt hjertekarsygdom. ICD-klubben En landsdækkende klub for personer, der har fået indopereret en ICD-enhed. En ICD-enhed giver hjertet et eller flere stød, hvis det er nødvendigt. Klubben arrangerer blandt andet et årligt seminar med fokus på at oplyse og udveksle erfaringer. Derudover holder ICD-klubben en række lokale arrangementer og udgiver sit eget elektroniske blad, Rytmeboxen. Hjerte- og lungetransplantationsklubben En landsdækkende klub for personer, der har fået en hjerte- og/eller en lungetransplantation. Klubben arbejder med erfaringsudveksling og formidling af ny viden til medlemmerne. Desuden arbejder klubben for at oplyse om organdonation og udgiver sit eget elektroniske blad, Nova Vita. Hjertelinjen En gratis telefonlinje, som alle kan ringe til for at få gode råd om bl. a. hjertekarsygdom, behandling og medicin og muligheder for hjælp. Hjertelinjen er bemandet med både fagpersonale og med frivillige, der selv har været gennem et sygdomsforløb. De frivillige kommer igennem et uddannelsesforløb, før de starter på Hjertelinjen. Frivillige på hospitaler Det seneste skud på stammen af aktiviteter er frivillige på hos pitaler. Som et forsøg har Hjerteforeningen frivillige på udvalgte hospitaler, hvor de bistår og støtter nye hjerte patienter ved bl. a. at fortælle om egne erfaringer. De frivillige overtager ikke personalets funktioner, men er udelukkende et supplerende og støttende tiltag, der skal hjælpe hjertepatienter gennem den første svære tid. Ad hoc-frivillige Denne gruppe af frivillige hjælper bl. a. til med praktiske opgaver på hovedkontoret på Hauser Plads i København, fx pakning og forsendelse af materialer, rundringning til forhandlere af foreningens produkter og praktisk hjælp ved arrangementer som Walkathon. Hjerteforeningens hovedbestyrelse Hovedbestyrelsen består af 12 personer, heraf er tre valgt blandt frivillige. I hovedbestyrelsen sidder desuden en række læger og folk fra erhvervslivet, der alle arbejder frivilligt med den overordnede ledelse og udvikling af Hjerteforeningen. 14 Håndbog for frivillige hjerteforeningen

17 Lokalkomiteens organisering Lokalkomiteens bestyrelse Frivillige er grundstenen i Hjerteforeningens arbejde i Danmark. Vores lokale tilstedeværelse er en stor styrke. Det skaber lokalt kendskab til Hjerteforeningen og giver mulighed for at gøre en forskel lige der, hvor hjertepatienterne er. Bestyrelsen har ansvaret Det er de lokale bestyrelsers opgave at inspirere og lede den frivillige indsats. Bestyrelsen har det overordnede ansvar for, at lokalkomiteens arbejde stemmer overens med Hjerteforeningens vedtægter. En bestyrelse kan som tillæg til vedtægterne vælge at udarbejde en forretningsorden, der beskriver aftaler og spilleregler for bestyrelsens arbejde. Her er et eksempel på en forretningsorden: FORRETNINGSORDEN Hjerteforeningen Hjerteby kommune Januar 20XX Umiddelbart efter den stiftende / ordinære generalforsamling: udarbejdes en kalender for bestyrelsesmøder for det kommende år drøftes en aktivitetskalender drøftes forretningsordenen med henblik på evt. opdateringer. I år hvor der ikke er generalforsamling: udarbejdes en kalender for bestyrelsesmøder for det kommende år udarbejdes en aktivitetskalender (gerne i november / december) gøres status på, hvordan det går i bestyrelsen (punkt på dagsordenen) drøftes forretningsordenen med henblik på evt. opdateringer. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når halvdelen er til stede.* Bestyrelsen træffer sine afgørelser ved simpelt flertal. Bestyrelsen holder minimum fire bestyrelsesmøder årligt. Der sendes en dagsorden senest en uge før de planlagte møder med disse faste punkter: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af beslutningsreferat 3. Orientering / meddelelser 4. Økonomi, herunder sponsorering 5. Aktiviteter, hvem gør hvad? 6. Evt. Referat sendes ud senest 10 dage efter bestyrelsesmødet. Møderne ledes af formanden, i dennes fravær næstformanden eller en valgt ordstyrer. Ekstraordinære bestyrelsesmøder kan holdes, når formanden eller et flertal i bestyrelsen ønsker det. Der kan inviteres relevante gæster (med taleret, men ikke stemmeret) til bestyrelsesmøderne. Kassereren orienterer på hvert møde bestyrelsen om lokalkomiteens økonomiske status. Ovenævnte er besluttet på bestyrelsesmøde den *Ifølge vedtægterne består en bestyrelse af minimum 5 personer. Håndbog for frivillige hjerteforeningen 15

18 Lokalkomiteens organisering Bestyrelsesmedlemmernes roller Bestyrelsen vælges på generalforsamlingen, der som minimum afholdes hvert andet år. Den består af mindst fem medlemmer - oftest vælges dog flere. Efter generalforsamlingen konstituerer bes tyrelsen sig og fordeler posterne som formand, næstformand, kasserer, sekretær, webansvarlig og evt. aktivitetsansvar lige. Her ser du en beskrivel se af den typiske rollefor deling i en bestyrelse. Formanden har mange opgaver, der sagtens kan fordeles mellem andre bestyrelsesmedlemmer alt efter kompetencer og interesser. Så kan for manden i stedet bruge sin energi på at stå til rådig hed med støtte og opbakning. Formand indkalde til bestyrelsesmøder lede lokalkomiteen og sikre fælles mål om udvikling og aktiviteter skabe et positivt samarbejde mellem alle i lokalkomiteen Formidle information fra sekretariatet til den øvrige lokalkomité Følge op på bestyrelsens beslutninger og uddele gere opgaver Planlægge og gennem føre generalforsamlingen hvert eller hvert andet år (i samarbejde med den øvrige bestyrelse) Tegne foreningen sammen med et andet bestyrelsesmedlem Være lokalkomiteens repræsentant i repræsentantskabet, jf. vedtægterne deltage på formands møder, regionsmøder og landsseminar Have kontakt med frivil ligkonsulent, rådgivningscenter og sekretariat Udarbejde 18 ansøg ninger og andre relevante ansøgninger i lokalområdet (evt. i samarbejde med kassereren) Holde en god og tæt kontakt til den lokale presse Udarbejde presseomtale før og efter aktiviteter (evt. i samarbejde med kommunikations afdelingen på Hauser Plads). De sidste to punkter kan med fordel uddelegeres, hvis der er en i lokalkomi teen, der har flair for ekstern kommunikation. Næstformand Holde sig opdateret med information fra formand en, så han/hun om nød vendigt kan overtage formandens funktion Fungere som en god sparringspartner for formanden indgå i det lokale arbejde ligesom de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Kasserer oprette bankkonto og ajourføre kontoudtog Bogføre lokalkomiteens indtægter og udgifter Udarbejde årsregnskab og forslag til budget Fremlægge regnskab på lokalkomiteens generalforsamling En lokalkomité bliver stærkere ved at opgaverne uddelegeres, så alle personer i lokalkomiteen har deres eget arbejdsområde. 16 Håndbog for frivillige hjerteforeningen

19 Holde kontakt til bogholderiet på Hauser Plads ved mellemregninger, overførsler m.v. Sekretær skrive referat af bestyrelsesmøderne og sende det til den øvrige bestyrelse sende referater til den lokale frivilligkonsulent. Webansvarlig Sørge for, at den lokale hjemmeside bliver oprettet Holde siden opdateret med kalenderstof, bestyrelse m.v. ansvaret for at gennemføre aktiviteter. Det aflaster bestyrelsen og giver mulighed for et større antal aktiviteter i lokalområdet. Udvalg Er der flere aktivitetsfrivillige, kan bestyrelsen vælge at nedsætte udvalg til de enkelte aktiviteter, fx blodtryksudvalg, hjertestiudvalg (gåture på hjertestien), hjertemotionsudvalg og hjertecaféudvalg. Udvalget med aktivitetsfrivillige bør være i tæt kontakt med bestyrelsen. Den webansvarlige kommer på kursus. Indtil da hjælper webmasteren på hovedkontoret med at oprette en standardhjemmeside. Kampagner Hjertemotion Hjertesti Aktivitetsansvarlig koordinere alle tiltag og henvendelser om den aktivitet, man er ansvarlig for, fx hjertemotion eller hjertecafeer. Det er en god idé også at give aktivitetsfrivillige uden for bestyrelsen Foredrag Livreddende førstehjælp Bestyrelsen Blodtryksmåling Hjertecafé Håndbog for frivillige hjerteforeningen 17

20 Lokalkomiteens bestyrelsesarbejde Bestyrelsesmøder På bestyrelsesmøderne udveksler I information og ideer, planlægger aktiviteter og gennemgår økonomien. Bestyrelsesmøderne er det forum, hvor I samler trådene. Der er ingen regler for, hvor mange bestyrelsesmøder I skal holde, men det er en rigtig god idé at have faste aftaler om det. Jeres frivilligkonsulent deltager typisk i generalforsamlingen og i bestyrelsesmøder efter behov. mødeleder (oftest formanden) Tal engang imellem om jeres mødeform og mødekultur, så I finder den form, der passer jer sørg for, at der er en referent. Mødelederens opgave Det er en god ide at vælge en mødeleder til alle bestyrelsesmøder. Almindeligvis er det formandens rolle, men I kan også lade opgaven gå Gode råd til jeres møder Udarbejd en mødeplan for møderne, så alle ved, hvor mange møder I skal holde (husk tid og sted) send jeres dagsorden ud i god tid Forbered jer godt på de enkelte punkter på dagsordenen send gerne baggrundsmateriale sørg for, at der er en 18 Håndbog for frivillige hjerteforeningen

21 på skift. Mødelederens opgave er at sørge for, at dagsordenen bliver overholdt - og at tiden ikke løber. Mødelederen skal også sikre, at alle får mulighed for at ytre sig. Her er et eksempel på indkaldelse til bestyrelsesmøde: Hjerteby den 5. marts 20XX Referater Der skal tages referat af alle bestyrelsesmøder, og referatet skal også sendes til den lokale frivilligkonsulent. Det er en god idé, at jeres referat klart beskriver, hvem der gør hvad og hvornår (beslutningsreferater). Kære bestyrelse I indkaldes hermed til bestyrelsesmøde tirsdag den 15. marts kl Vi mødes hos: Hans Hansen, Hjertegade 8, 8888 Hjerteby Dagsorden 1. Valg af referent og ordstyrer 2. Godkendelse af dagsorden 3. Godkendelse af referat 4. Meddelelser fra formanden / bordet rundt 5. Status på økonomi ved kassereren 6. Status på aktiviteter a. Hjertecafé den 17. april b. Hjertemotionshold c. Gåtur på hjertestien den 3. maj 7. Evt. Jeg regner med, at mødet varer ca. 2,5 time. Hvis du er forhindret i at komme, så giv mig venligst besked så hurtigt som muligt. Gode råd til referatet det bør fremgå, hvem der deltog - og ikke deltog Beskriv kort jeres beslutninger sæt navn på, hvem der gennemfører beslutningen skriv, hvornår beslutningen skal være gennemført er der særstandpunkter, kan I vælge at gengive dem noter den nye mødedato samt tid og sted. Med venlig hilsen Hans Hansen, formand Håndbog for frivillige hjerteforeningen 19

22 Lokalkomiteens bestyrelsesarbejde Generalforsamlingen Planlægningen af jeres generalforsamling er vigtig. Det er her, I gør status over årets aktiviteter og vælger bestyrelsen. Husk at forberede generalforsamlingen i god tid. Her er en oversigt over, hvad I skal forberede: Hvad skal gøres? Få formalia på plads Find et godt sted, fastsæt dato, find evt. foredragsholder m.v. Send informationerne til den lokale konsulent. Udarbejd en dagsorden Udarbejd en beretning Forbered en pressemeddelelse og en annonce Klargør præsentation af regnskab. Vælg en dirigent Dirigenten sørger for at styre og lede mødeforløbet og talerækken. Det er vigtigt, at det er en person, der er fortrolig med Hjerteforeningens vedtægter og retningslinjer. Skaf nye kandidater Rekruttering sker løbende, men der opstår typisk et behov op til generalforsamlingen, hvis nogle vælger at træde ud. Kontakt evt. den lokale presse og hør, om de vil skrive en artikel om lokalkomiteens arbejde og aktiviteter. Det gør det synligt, at der er plads til flere i det lokale arbejde. Se desuden næste kapitel Rekruttering af nye frivillige. Få omtale før generalforsamlingen Hjertenyt / annoncer i de lokale medier / husstandsomdelte aviser Pressemeddelelse Den lokale hjemmeside Facebook Evt. plakater / flyers på relevante steder Få omtale efter generalforsamlingen Send en pressemeddelelse til de samme medier, som modtog omtalen af generalforsamlingen. Vurder dog, om det skal vente til efter det konstituerende bestyrelsesmøde. Konstituer den nye bestyrelse Konstitueringen af bestyrelsen sker enten umiddelbart efter generalforsamlingen eller på et efterfølgende møde. Bemærk, at den lokale konsulent altid gerne deltager ved formandsskifte eller nye komiteers konstituering. Hvem gør det? Hvornår skal det gøres? 20 Håndbog for frivillige hjerteforeningen

23 Indberetning af nyvalgt bestyrelse Efter generalforsamlingen er det formandens ansvar at udfylde og returnere det skema, som formanden har fået tilsendt før generalforsamlingen. Skemaet skal udfyldes med oplysninger om navn, adresse, adresse, telefonnummer og medlemsnummer på de enkelte medlemmer af den nyvalgte bestyrelse. Formålet er at orientere sekretariatet om, hvem der i den næste periode bestrider de forskellige poster. Sekretariatet bruger blandt andet oplysningerne til at sende frivilligbladet Impuls og andet materiale til bestyrelsens medlemmer. Planlæg året i god tid En gang årligt kan I med fordel udarbejde en møde-, kursus- og aktivitetskalender, fx samtidig med budgetplanlægningen for det kommende år. Noter de interne møder og de kendte datoer for formandsmøde, regionsmøder, landsseminar, datoer for kampagnernes start og øvrige kendte aktiviteter, så bestyrelsen har en samlet oversigt. Husk at skrive, hvor møderne og aktiviteterne skal holdes - ugedag, dato og klokkeslæt. På generalforsamlingen er det en god idé at give en kort præsentation af Hjerteforeningen. Brug frivillignet eller kontakt frivilligkonsulenten for at få en generel præsentation af Hjerteforeningen. Håndbog for frivillige hjerteforeningen 21

24 Rekruttering af nye frivillige Sådan finder I nye frivillige Der er mange måder at rekruttere frivillige på, og det er ikke nødvendigt med dyre annoncer hver gang. Folk vil ofte gerne være frivillige de skal bare spørges direkte. Langt de fleste bliver frivillige, fordi de personligt er blevet opfordret til det. Der er en enorm velvilje i den danske befolkning til at udføre frivilligt arbejde faktisk vil 9 ud af 10 efter eget udsagn gerne udføre frivilligt arbejde. Det viser, at danskernes interesse i frivilligt arbejde er stor, og at der er potentiale for at rekruttere nye frivillige. Spørg bare - og fortæl, hvad det indebærer Drøft i bestyrelsen, hvordan I sikrer fornyelse og læg en plan - gerne inden flere medlemmer træder ud. Vær altid opmærksom på nye mulige frivillige og spørg på det rette tidspunkt. Mange bliver frivillige, når der sker et større skift i deres liv, fx at de går på pension. Lav en konkret beskrivelse af frivilligopgaven eller bestyrelsesarbejdet, så nye frivillige ved, hvad der forventes af dem. Brug jeres netværk og kontakter til at finde nye frivillige og gå systematisk til værks. Tænk gerne over, hvilke kompetencer I har og hvilke I har brug for at få tilført. Tips til annoncer Annoncer kan være en god måde at skabe opmærksomhed om den gode sag. Husk blot at beskrive opgaverne konkret og fremhæv alle gevinsterne ved at blive en del af holdet - fx at gøre en forskel for andre, få erfaring med ledelse, få kendskab til hjertekarområdet og blive en del af et stærkt, lokalt fællesskab. Svar i annoncen også gerne på de oftest stillede spørgsmål: Hvor meget tid kræver det, hvad forventes, hvilken indflydelse har jeg, og hvor mange skal jeg arbejde sammen med? Hjemmeside Læg annoncer og beskrivelser af de opgaver, I søger frivillige til, på jeres lokale hjemmeside. Mangler I inspiration eller Brug jeres netværk, og hold jer ikke tilbage med at spørge deltagere på hjertecafeer eller motionshold, om de har lyst til at blive frivillige hos jer. Med en klar defineret opgave er der mange, der gerne vil give en hånd med. 22 Håndbog for frivillige hjerteforeningen

25 Håndbog for frivillige hjerteforeningen 23

26 Rekruttering af nye frivillige hjælp til beskriv elserne, så kontakt jeres lokale konsulent eller vores kommunikationsmedarbejder på sekretariatet. På Hjerteforeningen.dk/ blivfrivillig er der kontaktoplysninger på konsulenter og projektledere i Frivilligafdelingen, som også gerne oplyser nye potentielle frivillige om de mange aktiviteter og muligheder, der er som frivillig i Hjerteforeningen. Brug Facebook I dag har mange danskere en Facebook-profil, som de bruger jævnligt. Har man en besked eller en opfordring, man gerne vil ud med, kan man derfor nå ud til rigtig mange danskere ad den vej. Opret derfor gerne en Facebook-side til jeres lokalkomité, hvor I kan oplyse om aktiviteter, annoncere efter nye frivillige og oprette grupper til intern kommunikation. Frivilligjob.dk skaber kontakter Frivilligjob.dk er et gratis værktøj, der via internettet skaber kontakt mellem frivillige foreninger og potentielle frivillige. På Frivilligjob.dk kan jeres lokalkomité udforme en jobannonce og søge efter frivillige. Frivilligjob.dk bliver hver måned besøgt af omkring men nesker. Vi anbefaler, at du læser manualen for at få fuldt udbytte af Frivilligjob.dk. Modtag nye med åbne arme En god modtagelse af de nye kræfter er selvfølgelig meget vigtig. Den nye frivillige skal føle sig velkommen i Hjerteforeningen - uanset om vedkommende ønsker et kortvarigt eller langvarigt engagement. Definer opgaverne Lav klare aftaler i jeres lokalkomité om, hvilke opgaver man skal være i bestyrelsen for at løse, og hvilke man kan løse som aktivitetsfrivillig. Det er ikke alle, der har lyst til at være i en bestyrelse - og mange opgaver kan lige så godt løses som aktivitetsfrivillig. Det kan fx være opgaver med hjertecafeer eller opgaver i hjertemotion. Lav i bestyrelsen en liste over de opgaver, som aktivitetsfrivillige med fordel kan løse. Og hav listen klar, hvis der er nogen, der henvender sig uopfordret eller brug den i en planlagt rekrutteringsindsats. Afstem forventningerne Inviter den frivillige til en snak, og giv ham eller hende mulighed for at fortælle om sine ønsker og kompetencer. En klar forventningsafstemning fra begge parter er et godt udgangspunkt for en god start som frivillig i lokalkomiteen. Sørg for at have klare aftaler i lokalkomiteen om, hvem der tager godt imod den nye frivillige. Aftal også, hvor ofte eventuelt nye aktivitetsfrivillige skal deltage i bestyrelsesmøder. 24 Håndbog for frivillige hjerteforeningen

27 Håndbog for frivillige hjerteforeningen 25

28 Årets møder Møder for Hjerte foreningens frivillige I Hjerteforeningen har vi regionsmøder, repræsentantskabsmøder, landsseminarer, regionale formandsmøder mm. Her er en guide over årets møder. Landsseminar Landsseminaret indeholder oplæg og workshops, fx om ledelse af frivillige, kommunikation og frivilligpolitik. Derudover er der middag og fest for at fejre den frivillige indsats. Hvert andet år holdes landsseminar i sammenhæng med repræsentantskabsmødet, og alle frivillige fra bestyrelserne kan deltage. Repræsentantskabsmøde Repræsentantskabet vælger Hjerteforeningens hovedbestyrelse og stemmer bl.a. om eventuelle vedtægtsændringer og kontingentændringer. Repræsentantskabs mødet holdes hvert år inden udgangen af maj. Mødet er for delegerede fra lokalkomiteer og klubber baseret på den enkelte komités/klubs medlemsantal (se Hjerteforeningens vedtægter). Regionsmøder Forårsmødet indeholder som udgangspunkt foredrag og status på projekter og temadebatter. På efterårsmødet præsenteres de overordnede indsatsområder, kampagner, projekter og rammerne for næste års budget. Mødet er for medlemmer af lokalkomiteernes bestyrelse, klubberne og repræsentanter fra hovedbestyrelsen, sekretariatet og rådgivningscentrene. Frivilligrådsmøde Frivilligrådet mødes to gange årligt og arbejder for at sikre god kommunikation og dialog mellem hovedbestyrelsen og Hjerteforeningens frivillige netværk. Rådet består af en valgt repræsentant fra hver region (5 personer), 3 medlemmer af hovedbestyrelsen valgt på frivilligt mandat, Hjerteforeningens formand og den lægelige næstformand. Regionale formandsmøder Forum for erfaringsudveks ling mellem formændene. Her diskuteres frivilligledelse, kursusbehov og udfordringer med budget og aktivitetsplanlægning. Alle formænd fra lokalkomiteer kan deltage. 26 Håndbog for frivillige hjerteforeningen