Opsamling på KITOS kvalitetssikringsarbejdsdagene

Transkript

1 Redigeret onsdag den 30. august 2017 Sekretariatet og Systemarbejdsgruppen vedtog i foråret 2017 nye datakrav. For at få oprettet nye systemer i System kataloget, er det nødvendigt at datakravene er opfyldt. Det er med udgangspunkt i denne fælles metode og en forståelse samt drøftelse af centrale begreber, at arbejdsgrupperne har verificeret system data i KITOS. Her er en opsamling fra arbejdsdagene i Fredericia. Opsamling på KITOS kvalitetssikringsarbejdsdagene Vigtigt at vi håndhæver de nye retningslinjer. Fælles indsats. Mulighed for løbende drøftelser. Forventninger - Få ryddet op i System kataloget - Stor mundfuld at sidde med alene, så godt med fælles samarbejde - Hvordan sikrer vi kvaliteten fremadrettet? - Hvordan sikrer vi at enighed omkring system navne? - Hvordan sikrer vi en ens forståelse af systemer, snitflader m.m. - Med opdateret systemkatalog bliver arkiveringsopgaven også mere overskuelig - Flere systemer på Rigsarkivets guldliste Drøftelser - Skal vi have en overordnet definition af begrebet system? Bred enighed om at vi skal have den drøftelse. - Bred kontra smal definition af systemer? Lokalt overblik globalt overblik? - Behov for en definition af formålet med KITOS og hvad KITOS går ud på Forslag til afgrænsning af globale kontra lokale systemer: Vi tager udgangspunkt i Gladsaxes definition: - Systemet indeholder data i klassifikation 1 3 (følsomme personoplysninger, almindelige personoplysninger og fortrolige oplysninger) - Systemet indeholder data, som ikke er omfattet af ovenstående kategoriseringer men indgår som led i kommunens myndighedsbehandling eller anden journaliseringspligtig behandling - Der sker autorisation til it-systemet 1

2 - Der ligger en kontrakt til grund for it-systemet - Der er udpeget en systemejer for it-systemet - Der er økonomiske udgifter forbundet med it-systemet (eventuelt over en bagatelgrænse) Definitionen tager udgangspunkt i laveste fællesnævner. Det er derfor nok, hvis bare et af kriterierne i Gladsaxes definition er opfyldt. Derudover kan der være behov for flere bud: Når vi vurderer om systemet skal være lokalt eller fælles kigger vi på: - har viden om systemet relevans for andre kommuner? - hvis der er flere end 1 kommune der kan bruge systemet, giver det mening at have det oprettet som et fælles system Den brede definition betyder også, at langt færre systemer skal og bør oprettes lokalt i KITOS. Udfordringen ved den valgte definition er, at mange systemer kan oprettes i det fælles katalog hvilket medfører et større vedligeholdelsesarbejde. Hvad er et lokalt system? Et lokalt system udbydes ikke til andre kommuner. Fælles verifikation af datagrundlaget Datakrav i KITOS: Navn på IT-System - leverandørens officielle betegnelse Tidligere Systemnavn fx et gammelt kaldenavn Overordnet IT-System - registreres hvis der er et overordnet system Forretningstype - vælg mellem STORM IT-service type overkategori Rettighedshaver - rettighedshaveren med rettigheder til produktet Beskrivelse - beskrivelse på dansk af systemets funktionalitet og formål Link til uddybende beskrivelse - link til rettighedshaverens beskrivelse KlE-nr. alle de KLE-opgaver som systemet understøtter 2

3 Følgende felter er ikke obligatoriske: Adgangsstyring: Udfyldes kun, hvis man ligger inde med den viden ellers ikke. Applikationstype: Udfyldes kun, hvis man ligger inde med den viden ellers ikke. Find dataskabelonen hvor datakravene indgår her. Drøftelse af kravene og definitioner Navn på IT-System: I enkelte tilfælde giver det mening at afvige fra datakravene og her må vi, bruge vores sunde fornuft. Det giver fx mening at lave nogle undtagelser ved suiter, så vi kan bevare overblikket. Fx indsættes Columna Cura foran Boligstyring, da det ellers vil være svært at vide, at løsningen hører under modersystemet Columna Cura på overblikssiden, selvom rettighedshaveren officielt ville kalde systemet for Boligstyring. Tidligere Systemnavn: Der er kommet et nyt felt til tidligere systemnavn. Her er det vigtigt, at registrere ændringer ved systemnavne, så kommunerne fortsat kan søge de gamle systemnavne frem. Forretningstype: Er baseret på STORM. Formålet med at registrere forretningstype er at KITOS fremover kan lave statistik på baggrund af STORM som autoritativt klassifikationssystem. Læs beskrivelserne af overkategorierne i STORM her: Overordnet IT-System: Hvis et system ikke kan fungere særskilt uden at være koblet på et modersystem, så skal modersystemet være oprettet som overordnet system, og tilkøbssystemerne skal kobles op på det overordnede system. Et system skal ikke kobles til et modersystem, hvis det overordnede system er en tom skal, her er Byggeweb fx bare en indgang til de øvrige løsninger. Det gælder fx Byggeweb fra RIB. Derfor oprettes det som et selvstændigt system Ændringsønske: I stedet for feltet Overordnet system skal der være et felt hvor der står Underordnet system. I dag registrerer vi de overordnede systemer. Det vil give et bedre overblik, hvis de underordnede systemer registreres under de selvstændige systemer. Så du har systemer og underordnede systemer, sidstnævnte skal vises i højre kolonne på overbliksiden. 3

4 Rettighedshaver: Her diskuterede vi om, vi hellere skal registrere udbyderen, men dette giver ikke mening nu. Rettighedshaveren er vigtig at kende, så man ved hvem man skal gå til. Udfordringen med rettighedshaver-feltet er, at det kan være svært at Google sig frem til den rigtige rettighedshaver. Der er enkelte undtagelser når vi registrerer rettighedshavere. Eksempelvis giver det mening at registrere Innofactors som rettighedshavere af løsningen Arbejdsmarked BI-ledelsesværktøj, selvom løsningen er bygget på Microsoft teknologi. Innofactors tilbyder en unik løsning og er derfor rettighedshavere. Vi skal dog huske, at koble Microsoft på som overordnet system når vi laver undtagelser. Ændringsønske: Hvis der kan komme en funktion, der automatisk overfører leverandørnavnene fra kontraktmodulet til systemoversigten, vil det give et bedre billede. Dette kan muligvis gøres via en rapport. Link til uddybende beskrivelse: Vi linker til det næstsidste niveau inden fx pdf en. Vi skriver altid Læs mere når vi indsætter titlen på en reference. Ændringsønske: Her skal oprettes et værktøj (evt. Siteimproves) som tjekker for døde links. Sekretariatet kontakter Siteimprove med henblik på en løsning. KLE-nr: Systemkataloget her er bruttolisten. Lokalt kan man så registrere mere præcist. KLE online: Mette Jensen kender en KLE-ekspert i Brønderslev, som man evt. kunne udlåne til opgaven med at kvalitetssikre alle KLE-opmærkninger i System kataloget. Ændringsønske. Hvis der er valgt KLE skal den vise de valgte per default Kvalitetssikring Vi bruger Google Docs dokumentet til at markere ændringer. Grøn: Betyder at vi er færdige med at kvalitetssikre dem Grå: Kræver yderligere afklaring OBS! Der kræves en særlig arbejdsgang ved systemer der inaktiveres hvis det er en dublet der inaktiveres, skal det fremgå i beskrivelsen af systemet i KITOS, så kommunerne ved hvilket system man i stedet skal tage i brug. 4

5 Derudover er det vigtigt at kopiere URL en ind i kommentarfeltet i Google Docs dokumentet, da de inaktive systemer ellers forsvinder fra oversigten og bliver svære at søge frem. Gruppe 1: A Gruppe 2: B Gruppe 3: C Gruppe 4: C Se evt. KOMBITs datalandskab fra 2013 til inspiration: Datalandskab_V3.4_til_hjemmesiden_ xlsx Status på dag Fælles (grønne) 106 Lokale (grønne) 106 Grå Der er i alt 2610 systemer registreret i system kataloget. Der er 335 lokale systemer og 2119 fælles systemer registreret i KITOS, resten er blevet gjort inaktive. Kvalitetssikringsarbejdet fortsætter Sekretariatet går alle kommentarfelterne igennem i perioden efter opdateringsdagene. Sekretariatet kontakter de kommuner som skal skifte over på et andet system og/eller som skal fjerne deres anvendelse af et system. Vi arbejder ud fra et fælles grundlag og en fælles metode. Der var derfor enighed om, at fortsætte kvalitetsikringsarbejdet. 5

6 Deltagerne fra dagene vil fortsat have global admin rettigheder, med det formål at hjælpe til med kvalitetssikringen af det fælles system katalog. Der oprettes en ny Yammer-gruppe til deltagerne fra kvalitetssikringsdagene. I selve gruppen, kan vi løbende holde hinanden orienteret om status på rettede systemer og starte fælles drøftelser. Hvis der viser sig at være behov for det, afsætter vi 1 dag en gang imellem, til at kvalitetssikre i fællesskab i stedet for 3 hele dage. Fordeling af de store Suiter Signflow (Pia) Schultz Notus (Samira) Struktura + rest KMD (Søren og Mette) Geo Environ (Jacob B.) Geo Graf (Martin) EU Supply Netforvaltning (EG) (Anne) Novax (Mette) Prisme Pro.File Resultmaker Rosy (Martin) Siteimprove (Pia) Smart Tabulex (Thomas og Line) TK2 TM WEB (Orbison) Sekretariatet vil på relevante arbejdsgruppemøder drøfte de ændringsforslag, der er kommet i løbet af kvalitetssikringsdagene. 6