Velkommen til OS2kitos undervisningsdag. Hammel 21/3 2017

Transkript

1 Velkommen til OS2kitos undervisningsdag Hammel 21/3 2017

2 Dagens program Spor 1: Organisation, Systemer og Snitflader Velkomst og praktiske informationer Velkomst ved KITOS + lille øvelse Vi gennemgår objekterne Organisation, Systemer (herunder System- og Snitflader) Oplæg ved Syddjurs Kommune Spørgsmål Pause Spor 2: Projekter Vi gennemgår de centrale objekter i Projektmodulet Oplæg ved Syddjurs Kommune Spørgsmål Frokost Spor 3: Kontrakter Vi gennemgår de centrale objekter i Kontrakt modulet Oplæg ved Syddjurs Kommune Spørgsmål og afrunding + lille øvelse (hvis der er tid)

3 Men først en lille øvelse Hvad forventer du at få ud af dagen? Jeg vil gerne vide, hvad det der advis det er for noget

4 Hvad er nyt i KITOS 2.0? Ny forside med redigerbare felter Ny forbedret løsningsarkitektur Mulighed for Single Sign-on med OIOSAML Ny ensartet brugergrænseflade med hjælpetekster og lokale beskrivelser Lettere at tage systemer og snitflader i anvendelse Lettere at få overblik over systemer og snitflader Lettere at oprette/redigere i underenheder Lettere at overdrage brugerroller Mulighed for ubegrænsede referencer på alle objekter Mulighed for udsendelse af advis på alle objekter Mulighed for at generere lokale rapporter

5 Hvad er nyt i KITOS 2.0? Ny forbedret løsningsarkitektur: BRUGERGRÆNSEFLADE (Udstiller data og forretningsobjekter for brugerne) FORRETNINGSLAG (Håndterer de forskellige forretningsobjekter) SERVICELAG (Håndterer sikkerhed og sikre at rettigheder overholdes) DATABASELAG (Indeholder alle data)

6 Hvad er nyt i KITOS 2.0? Ny ensartet brugergrænseflade: Brugergrænsefladen er gjort mere konsistent og der er indført en venstremenu på alle objekter, der gør det let at overskue de forskellige muligheder i KITOS. Der er kommet hjælpetekster til de fleste skærmbilleder. Der er kommet små beskrivelser til på alle udfaldsrum og lokal admin kan selv justere beskrivelserne lokalt.

7 Hvad er nyt i KITOS 2.0? Venstremenuen: De vigtigste data er samlet på forsiden (projekt/system/kontrakt) og de øvrige funktionaliteter er blevet lette at overskue og tilgå. Venstremenuen giver overblik over handlemulighederne i de enkelte moduler.

8 Hvad er nyt i KITOS 2.0? Eksempel på hjælpetekst: Hjælpetekster Findes på alle de sider, hvor der er dette ikon: Beskrivelser Findes alle de steder hvor der er dette ikon:

9 Hvad er nyt i KITOS 2.0? Som lokal admin kan man selv til- og fravælge udfaldsrum og oprette lokale beskrivelser:

10 Hvad er nyt i KITOS 2.0? Mulighed for ubegrænsede referencer på alle objekter:

11 Hvad er nyt i KITOS 2.0? Mulighed for udsendelse af advis på alle objekter:

12 Hvad er nyt i KITOS 2.0? Mulighed for advisoverblik på hvert modul:

13 Intro til modulerne: Organisation Systemer Snitflader Skal vi købe systemet KITOS? Det har vi jo allerede. Kig i KITOS!!!

14 Organisation Formålet med organisationsmodulet er, at: Oprette, redigere og slette brugere Tildele rettigheder til brugere Oprette, redigere og slette roller i organisationen Overdrage roller til andre brugere i organisationen Oprette, redigere og slette enheder i organisationen Tildel KLE til de forskellige organisationsenheder

15 Organisation Eksempler på nytteværdien: Synliggøre sammenhænge på tværs fx mellem organisatoriske enheder, brugere, brugerroller, systemer, projekter og kontrakter Gør det let at overdrage systemroller, projektroller og kontraktroller når en medarbejder stopper eller flytter til en anden organisation Synliggøre KLE og giver mulighed for overblik over digitaliseringsgraden i de enkelte enheder

16 Organisation - Bruger Fanen Bruger viser bl.a. - Brugernavn - - Rettighedsroller - Tidspunkt for seneste advis

17 Organisation - Bruger Overdrag roller til andre brugere Vælg hvem rollen skal overføres til Vælg Rollen/Rollerne Klik på Tildel valgte Gentag processen til alle roller er overdraget Klik på Slet bruger

18 Organisation Fanen Organisation:

19 Organisation Fanen Organisation: Tilføj KLE Markér enheden i organisationsdiagram met Vælg hovedgruppe og undergrupper Sæt markering ud for Overblik (stjernen), hvis du ønsker at få vist enheden på siden Overblik

20 Organisation - Overblik På fanen Overblik kan man: Se enhedens KLE-opgaver Se hvilke IT-Projekter og IT-systemer, der er tilknyttet til enheden (med samme KLE) Angiv digitaliseringsgrad og tilføje kommentarer

21 Systemer IT System katalog Formålet med IT System kataloget er, at: Søg- og filtrer på systemer Få overblik over systemer og deres sammenhæng med KLE, forretningstype (STORM), beskrivelse, rettighedshaver og få links til eksterne referencer Se hvilke kommuner der anvender systemerne Tag systemer i lokal anvendelse Oprettelse af nye systemer, rediger og slet Generering af et UUID når et nyt system oprettes

22 Systemer IT System katalog Eksempler på nytteværdien: Det synliggøre sammenhænge på tværs fx mellem systemer, rettighedshaver, KLE og muliggøre styring af it-arkitektur ud fra et ensartet datagrundlag Det synliggøre kommunernes systemportefølje. Når en kommune skal indkøbe ny software, er det muligt at danne sig et overblik over, hvad der findes i markedet, og se hvilke andre kommuner der anvender systemerne Med system kataloget kan kommunerne finde samarbejdspartnere ved anskaffelser og videndele tværfagligt

23 Systemer IT System katalog Fanen IT System katalog Se hvilke systemer der er og hvem de anvendes af Filtrer i oversigten så du får en mere præcis søgning Et klik på ikonet i venstre kolonne Anvendes vil aktivere det valgte system i din kommune Acadre CM anvendes fx af 23 kommuner

24 Systemer anvendelse Formålet med IT Systemer anvendelse er, at: Få overblik over dine lokale systemer i overbliksbilledet og tilknyttede data Tilføj lokale data, rediger og fjern anvendelse Tilknyt en eller flere kontrakter Se dit system i et hierarki Tildel systemroller Tilføj, rediger og slet relevante organisationsenheder Tildel KLE til de forskellige systemer Tilknyt it projekter på systemer Tilknyt advis til dit system Tilknyt referencer, angiv adgangsstyring og arkiveringspligt

25 Systemer anvendelse Eksempler på nytteværdien er: Synliggøre lokale sammenhænge på tværs fx mellem systemer, kontrakter, hierarki, systemroller, organisation, it projekter, KLE og adgangsstyring Systemejere kan fx hurtigt danne sig et overblik over de systemer som de er ansvarlig for, hvilke kontrakter der er tilknyttet systemet, og hvornår disse skal genforhandles Synliggøre sammenhængen mellem systemer og KLE og giver overblik over digitaliseringsgraden på de enkelte opgaver

26 Systemer anvendelse Få et samlet overblik på fanen IT Systemer Få overblik over dine lokale systemer i overbliksbilledet og tilknyttede data

27 Systemer anvendelse På fanen IT System anvendelse: Tilknyt systemroller og udsend advis Angiv en eller flere systemroller i søgefeltet Søg og vælg en bruger Opret en advis til systemejer Angiv et gentagemønster

28 Systemer anvendelse På fanen IT System anvendelse Ny fane med informationer om Arkivering Angiv arkiveringspligt, anmeldt til datatilsynet Arkiveringsdato, journalnr, arkivtype, arkiveringssted og arkiveringsbemærkninger

29 Systemer anvendelse På fanen IT System anvendelse Adgangsstyring Vælg den adgangsstyring der tages i anvendelse blandt systemets valgte muligheder

30 Systemer anvendelse Fravælg eller tilføj KLE-emner Når systemet er taget i anvendelse, er systemets KLE-opgaver automatisk tilknyttet Vælg hovedgruppe og tilføj yderligere KLE-Opgaver Det er muligt at fravælge de KLE-opgaver som arves fra systemet Tryk Vis valgte for at se hvilke KLE der er tilføjet

31 Snitflader En snitflade er kort fortalt det, der får to systemer til at udveksle data Eksempler på snitflader: USB-stik Excel regneark Webservice (REST) SAML (TOKEN)

32 Snitflader Ibrugtagning af snitflader I KITOS: En snitflade har som udgangspunkt et udstiller system og mange anvender systemer Anvendelsen af en snitflade foregår altid via en kontrakt, hvor man binder snitfladen sammen med udstiller og/eller anvender systemet I KITOS 2.0. kan det klares fra ét skærmbillede

33 Snitflader Formålet med Snitflade kataloget er, at: Få overblik over snitflader og antallet af snitflader Oprettelse af nye snitflader, rediger/slet Angiv datatype, rettighedshaver, beskrivelse, eksterne referencer Søgning- og filtrering på snitflader Tilknyt relationen mellem snitflader og systemer på kontrakten Der genereres et UUID hver gang en snitflade oprettes

34 Snitflader Eksempler på nytteværdien: Det synliggøre den fælles kommunale snitfladeportefølje og giver et samlet overblik over de snitflader kommunerne anvender I den lokale anvendelse synliggøre det sammenhænge mellem udstiller og anvender systemer, kontrakter og snitflader Det er en vigtig brik i realiseringen af de fællesoffentlige digitaliseringsstrategier, at få kortlagt overblikket over de snitflader kommunerne anvender

35 Snitflader Find dine snitflader i kataloget Sekretariatet opretter dem i første omgang Din kommune kan tage dem i brug lokalt

36 Snitflader Fanen: Systemer Søg efter dine snitflader i Snitflade kataloget Tilknyt dine snitflader på dine kontrakter Angiv system Vælg snitfladerelation Vælg snitflade

37 Snitflader Fanen: IT Kontrakt tid: Få overblik over dine snitflader Tryk på den lille trekantede pil Info om kontraktens snitflader og systemer vises

38 Snitflader Lettere at få overblik over systemer og snitflader: Systemer: Udstillede snitflader: Anvendte snitflader:

39 Eksempel fra Syddjurs Kommune

40 Organisation, systemer og snitflader Organisation meget letbenet Chefer er oprettet Brugere 252 brugere totalt 108 blot som rolle 144 med adgang til KITOS Hvorfor så mange brugere i KITOS? KITOS som primær porteføljeredskab i kommunen Projektmodulet er bredt anvendt Èn som lokal admin, som opretter brugere

41 Organisation, systemer og snitflader Systemer 281 systemer og 444 kontrakter registreret Organisering CMØ-team Årlige system-audits med fagområder Registrering i KITOS Systemroller VIGTIGT for vores vedligehold Organisation Personfølsomme data Arkivering Hierarki mellem systemer Snitflader Arbejdet ikke påbegyndt

42 Spørgsmål Forstod du det der med rettighedsstyringen? Ja men jeg forstår altså ikke det der med snitflader!

43 Dagens program Spor 2: Projekter Vi gennemgår de centrale objekter i Projektmodulet Oplæg ved Syddjurs Kommune Spørgsmål Frokost

44 Intro til Projektmodulet Projektroller: Hvem gør hvad? Har du styr på kontrakten? KONTRAKTEN?!!! Opgaver: Hvilke opgaver skal løses? Og hvad er status på projektet?

45 Projektmodulet Formålet med projektmodulet er, at: Oprette, redigere og slette projekter Tilknytte/fjerne projektroller på det enkelte projekt Give status (ressourcer, kvalitet og tid) på det enkelte projekt Give status på projektets økonomi Oprette interessentanalyse, risikoanalyse og kommunikationsplan for det enkelte projekt Oprette og udsende advis Oprette referencer

46 Projektmodulet Eksempler på nytteværdien: Få overblik over sammenhænge mellem projekter, systemer og kontrakter Få overblik over projekternes placering i organisationen og sammenhæng med andre projekter Få overblik over ressourcer, tid og kvalitet på det enkelte projekt Få overblik over projektroller og ansvarlige for de enkelte dele af projektet Advisere andre i organisationen om vigtige opgaver og milepæle

47 Projektmodulet Overblikssiden Fanen viser bl.a. - Projekter - Ansvarlig enhed - Projektleder - Projekttype - Referencer - Status på tid, kvalitet og ressourcer - Mulighed for angivelse af prioritering

48 Projektmodulet Projektforsiden Projektforsiden indeholder bl.a. projektets navn, formål /baggrund med projektet og et tekstfelt til evt. noter Det er også på projektforsiden at man angiver, hvis projektet er en del af et overordnet projekt

49 Projektmodulet Status: Projekt Status: projekt giver mulighed for at oprette en status på projektet Den kan enten gives som en samlet status, eller opdeles i tid, kvalitet og ressourcer Der er også mulighed for at oprette mål og delmål på projektet

50 Projektmodulet Status: mål Status: mål giver mulighed for at oprette og give status på sine projektmål Den gives i form af en farvemarkering (rød, gul, grøn) For hvert mål er der mulighed for at oprette tre delmål

51 Projektmodulet Projektroller Projektroller: giver mulighed for at tilknytte roller og personer på projektet Det er en vigtig funktion, som vi anbefaler at man altid udfylder, hvis man arbejder med projektmodulet. Rollerne optræder forskellige steder i KITOS bl.a. under Risiko, Kommunikation og Overlevering, men bruges også i forbindelse med fordeling af en brugers roller, hvis brugeren slettes eller flyttes til en anden enhed.

52 Projektmodulet Hierarki Hierarki: viser sammenhængen mellem de forskellige projekter Det kan bruges til dels til at skabe overblik men kan også bruges, hvis nu et projekt ikke kan slettes. Projekter der er overordnet projekter til andre projekter, kan ikke slettes før relationen er fjernet fra projektet.

53 Projektmodulet Organisation Organisation: viser hvor i organisationen projektet er forankret, og hvilke enheder der er indgår i projektet

54 Projektmodulet KLE KLE: Giver mulighed for at tilknytte KLE til projektet. Virker på samme måde som under modulet Organisation ved, at man vælger hovedgruppe og undergrupper Tjek vejledningen KLE-opmærkning for yderligere info

55 Projektmodulet Systemer Systemer: Her kan man angive hvilket system/hvilke systemer, som projektet vedrøre

56 Projektmodulet Advis Advis: Her kan man oprette og udsende advis til andre brugere i organisationen Vælg den rolle, som advisen skal sendes til eller skriv en på personen Angiv emnet Skriv evt. en besked til modtageren Klik på send for at sende straks eller Vælg gentage mønster Vælg til og fra dato Klik på Gem

57 Projektmodulet Referencer Referencer: Her kan man oprette referencer og vælge hvilken der skal vises på overblikssiden

58 Projektmodulet Referencer Referencer: Her kan man oprette referencer og vælge hvilken der skal vises på overblikssiden Klik på dette ikon for at få vist referencen på overblikssiden Hvis referencen skal være klikbar skal den stå i httpfeltet også selv om det ikke er en almindelig url

59 Eksempel fra Syddjurs Kommune

60 Projekter KITOS som primært porteføljeredskab Vedtaget i Direktion Hvad gør projektmodulet for os i Syddjurs? Status-redskab overfor projektejere Status-redskab for afdelingsledere Struktur-redskab overfor projektledere Pt. 256 projekter oprettet i KITOS

61 Funktionerne i projektmodulet anvendes bredt Økonomifanen er mindre anvendt Der efterspørges ganttdiagrammer

62 Spørgsmål Forstod du det der med projektstatus? Ja men jeg forstår altså ikke det der med rollerne!

63 Dagens program Spor 3: Kontrakter Vi gennemgår de centrale objekter i Kontrakt modulet Oplæg ved Syddjurs Kommune Spørgsmål og afrunding + en lille øvelse (hvis der er tid)

64 Intro til Modulet IT-Kontrakter Aftale om systemer og snitflader Overblik over systemer og snitflader Henvisning til de konkrete aftaledokumenter Advisering af andre medarbejdere i organisationen om aftaler og tidsfrister m.m.

65 IT-Kontrakter Formålet med kontraktmodulet er, at: Oprette, redigere og slette kontrakter Tildel/fjerne kontraktroller på den enkelte kontrakt Tilknytte snitflader og angive snitflade og system relationer Angiv hvilket system kontrakten gælder Opret advis på den enkelte kontrakt og få et samlet overblik over udsendte og fremtidige adviser Angiv systemets økonomi (anskaffelse/drift) Opret kontraktens gyldighed/aftalefrister Angiv ansvarlig organisationsenhed Angiv kontrakttypen databehandler eller snitfladeaftale Opret betalingsmodel Opret og udsend advis

66 IT-Kontrakter Eksempler på nytteværdien: Det hjælper kommunerne med at få opsagt kontrakterne på de systemer, de ikke længere bruger og derved opnås besparelser. Advis bruges til at sende besked om, hvornår kontrakter skal opsiges eller genforhandles Det er et redskab som kan bruges til at tjekke kontrakternes pris og til at få konteret fakturaer korrekt samt til at påpege, hvis der er modtaget en faktura, hvor der ikke er en kontrakt registreret Det muliggøre at kommunerne kan fange fakturaer de enten har opsagt, ikke har eller som ikke er lagt i KITOS endnu

67 IT-Kontrakter: økonomi Fanen viser bl.a. - Kontrakter - Ansvarlig enhed - Kontraktejer - IT-System - Referencer - Økonomi (Anskaffelse/drift) Ikonerne viser om kontrakten er gyldig/aktiv Grøn = Aktiv/gyldig

68 IT-Kontrakter: tid Fanen viser bl.a. - Kontrakter - Leverandør - Kontraktejer - Antal systemer, udstillede snitflader og anvendte snitflader (klik på den sorte pil for at se hvilke) - Kontrakt type - Gyldig fra og Gyldig til datoer

69 IT-Kontrakter Forsiden Kontraktforsiden indeholder bl.a. kontraktens navn, kontrakttype, kontraktskabelon, indkøbsform, udbudsstrategi, udbudsplan, leverandørnavn, ansvarlig enhed, kontraktunderskrivere og dato for kontraktens underskrifter. Derudover er det også på kontraktforsiden at man angiver, hvornår kontrakten er Gyldig fra og Gyldig til Funktionen overruler Gyldig fra og Gyldig til

70 IT-Systemer På fanen System registrere du kontraktens IT-systemer og snitflader:

71 Snitflader En snitflade er kort fortalt det, der får to systemer til at udveksle data Eksempler på snitflader: USB-stik Excel regneark Webservice (REST) SAML (TOKEN)

72 Snitflader Ibrugtagning af snitflader i KITOS: En snitflade har som udgangspunkt et udstiller system og mange anvender systemer Anvendelsen af en snitflade foregår altid via en kontrakt, hvor man binder snitfladen sammen med udstiller og/eller anvender systemet I KITOS 2.0. kan det klares fra ét skærmbillede

73 IT-Systemer

74 IT-Kontrakter - Snitflader Lettere at få overblik over systemer og snitflader:

75 IT-Kontrakter - Snitflader Lettere at få overblik over systemer og snitflader: Systemer: Udstillede snitflader: Anvendte snitflader:

76 IT-Kontrakter Hierarki Hierarki: viser sammenhængen mellem de forskellige IT-kontrakter Det kan bruges til at skabe overblik over sammenhængen mellem forskellige kontrakter, men kan også bruges, hvis en kontrakt ikke kan slettes. IT-kontrakter der er overordnet kontrakter til andre kontrakter, kan ikke slettes før relationen er fjernet fra kontrakten.

77 IT-Kontrakter Advis Advis: Her kan man oprette og udsende advis til andre brugere i organisationen Vælg den rolle, som advisen skal sendes til eller skriv en på personen Angiv emnet Skriv evt. en besked til modtageren Klik på send for at sende straks eller Vælg gentage mønster Vælg til og fra dato Klik på Gem

78 IT-Kontrakter Referencer Referencer: Her kan man oprette referencer og vælge hvilken der skal vises på overblikssiden Klik på dette ikon for at få vist referencen på overblikssiden Hvis referencen skal være klikbar skal den stå i httpfeltet også selv om det ikke er en almindelig url

79 Rapporter i KITOS Mulighed for at generere lokale rapporter: Alle kommuner Alle lokale administratorer Alle systemer efter forretningsområde Egne anvendte systemer Egne kontrakter per system Egne brugere Egne brugere med roller

80 Rapporter i KITOS Rapportmodulet:

81 Rapporter i KITOS -Brug de rapportskabeloner, der allerede ligger i KITOS -Tænk over hvilke andre typer rapporter, der kunne være interessante og meld gerne forslag ind til KITOS-sekretariatet -Tilmeld jer til rapport-workshoppen i efteråret

82 Gode råd til implementering Lav en governancemodel inden KITOS udrulles i organisationen, hvor i definerer, hvilke felter der er de vigtigste hos jer og identificer de vigtigste brugere Opret brugere i organisationen - start med dem, der har centrale roller Tag IT-Systemmodulet i brug og tilknyt de største og vigtigste systemer Tag gerne IT-Kontraktmodulet hurtigt i brug, da det er kontrakterne der binder det hele sammen

83 Gode råd til implementering Tilpas KITOS til de lokale behov Det gælder både i forhold til udfaldsrum, beskrivelser og indholdet på overblikssiderne (System, Kontrakt og Projekt)

84 Planer for KITOS i 2017 Sekretariatets og arbejdsgruppernes fokus: Sikre stabil drift efter launch af KITOS 2.0 Kravspecificering i forhold til persondataforordningen SAML SSO Mulighed for tværgående rapporter Vejledning om dataregistrering fokus på at styrke kvaliteten af data Fokus på korrekt registrering af snitflader og systemer Stort oprydnings- og kvalitetssikringsarbejde af system- og snitfladekataloget

85 Eksempel fra Syddjurs Kommune

86 Kontrakter Organisering i Digitalisering CMØ-team CMØ-teamets kerneredskab Redskab til vedligehold af kontrakter Redskab til kontrol af fakturaer Redskab til oplysninger om kontering 444 aktive kontrakter Udfylder det der giver mening i kontraktmodulet

87 Involvering: Med i kontraktarbejdsgruppen Bruger yammer-gruppen flittigt Kontakter KITOSsekretariatet ofte

88 Spørgsmål Forstod du det der med rettighedsstyringen? Ja men jeg forstår altså ikke det der med snitflader!

89 Kontakt Som bruger skal du gå til din lokal admin, hvis du har spørgsmål til KITOS Som lokal admin, er du altid velkomne til at skrive til eller kontakte os via fællesskabet på Yammer Samira Masoudi, projektleder Kontaktperson for KITOS-kommuner Anne Hansen, projektleder Ansvarlig for leverandørstyring og udviklingsprojekter

90 Men først en lille øvelse Har du så fået styr på det der advis? Ja nu vil jeg gå hjem og sende advis til alle mine kolleger

91 Tusind tak for i dag! Vi håber I er blevet lidt klogere på KITOS!

92 Hvad er nyt i KITOS 2.0? Mulighed for Single Sign-on med OIOSAML: Det betyder, at du som bruger ikke behøver at logge ind på KITOS, men får overført dit login fra jeres IDP hjemme i kommunen. Første gang du logger på med single sign-on skal du lige forbi vores SSOgateway og fortælle hvilken kommune du kommer fra, og hvem du er. På den måde får vi lavet et match mellem din identitet hjemme i kommunen og din brugerprofil i KITOS. Ved efterfølgende besøg på vil du automatisk blive logget ind vha. den token din browser automatisk medbringer hjemme fra jeres IDP. For at etablere single sign-on skal jeres egen systemadministrator sætte jeres lokale IDP op til at fungere med KITOS. Vi er i gang med at teste løsningen og udarbejder en vejledning til kommunerne, så snart det er færdigtestet og godkendt.