Referat af Direktionsmøde d. 9. maj 2016

Transkript

1 Referat af Direktionsmøde d. 9. maj 2016 Til stede: Per Michael Johansen, Inger Askehave, Antonino Castrone, Henrik Halkier, Eskild Holm Nielsen, Lars Hvilsted Rasmussen Rektorsekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Ulla Gjørling Telefon: ug@adm.aau.dk Øvrige: Afbud: Morten Winterberg, Ulla Gjørling Rasmus Antoft, Thorkild Ærø Sagsnr.: Dagsordenspunkt 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt. Opfølgningsansvar 2. Godkendelse af referat af mødet den 20. april 2016 AC spurgte til status for sag om organisering af innovationsområdet, hvortil UG svarede, at Rektorsekretariatet udarbejder ny sagsfremstilling. 3. Åbenhed i direktionsdagsordener Direktionen drøftede niveauet for åbne/lukkede punkter på dagsordenen. Der var enighed om, at der det seneste halve år har været en række punkter med betydning for organisering af universitetet, som har tilsagt, at punkter skulle lukkes. Behovet for, at direktionen i fortrolighed kan drøfte problemstillinger er væsentligt for samarbejdet. Der var også enighed om, at det kan være udfordrende, når processer eller sager trækker ud, og der vanskeligt kan kommunikeres om indholdet af drøftelserne. Direktionen konkluderede, at man vil adoptere praksis fra bestyrelsesmøderne, hvor lukkede punkter altid ledsages af en begrundelse for, hvorfor punktet er lukket. Når et lukket punkt behandles i direktionen, skal der altid konkluderes, hvad der kan kommunikeres om punktet og processen for behandlingen af emnet. Sidstnævnte blev vurderet vigtigt for at signalere, at lukkede punkter ikke handler om uenighed i direktionen, men er et udtryk for hensyn til medarbejdere eller til organisationen, eller emner hvor direktionen har behov for at drøfte meget åbne spørgsmål, som kræver tid til refleksion. Direktionen drøftede desuden omfanget af materiale til direktionsmøderne og fandt, at materialet ofte er alt for omfattende til, at de realistisk kan nå at sætte sig ind i det hele. Der blev konkluderet, at man fremadrettet ønsker sagsfremstillinger på op til 2-3 sider, som indstiller, perspektiverer, konkluderer, gør opmærksom på potentielle konfliktfelter og trækker de pointer frem, som er nødvendige for, at direktionen kan træffe en beslutning. Direktionen ønsker fortsat, at bilag fremsendes sammen med sagsfremstillingen, men at sidstnævnte skal kunne stå alene. Bilagene vil typisk benyttes af sagsbehandlerne i forberedelsen. I tilknytning til drøftelsen af sagsfremstillinger betonede direktionen, at sagsfremstillinger skal kvalitetssikres af relevant chef, således at nogen på ledelsesniveau får lejlighed til at RS ændrer direktionens årshjul, således at emner med relevans for Det Strategiske Uddannelsesråd, Styregruppen for Kvalitetssikring og -udvikling og Det Strategiske Råd for Forskning og Innovation går den vej.

2 forholde sig til hvordan/om et givent emne hænger sammen med øvrig ledelsesinformation. Endelig ønskede direktionen, at direktionens årshjul gennemgås med henblik på at vurdere, hvilke emner der med fordel kan behandles i Det Strategiske Uddannelsesråd, i Styregruppen for Kvalitetssikring og udvikling og i det kommende Strategiske Råd for Forskning og Innovation. 4. Rammer for interne regler i forbindelse med justering af Fremdriftsreformen Studiechef Lone Vestergaard deltog i behandling af punktet. LV orienterede direktionen om processen fra den oprindelige implementering af Fremdriftsreformen til de justeringer, som nu foreslås i kølvandet på beslutning i Folketinget om ændringer af reformen. Ny bekendtgørelse forventes offentliggjort i juli. En arbejdsgruppe på AAU har arbejdet med at klarlægge årsager og virkning i de forskellige implementerede tiltag, og på baggrund heraf er en række justeringer foreslået. Det Strategiske Uddannelsesråd har behandlet forslag til justeringer og indstillet, at direktionen tilslutter sig det foreslåede. RS - direktionsmateriale til hum/samf hovedpostkasse og ikke til fakultetsdirektørens postkasse RS melder til STS, at Det Strategiske Uddannelsesråd skal holde direktionen orienteret (Christina Dellgren) Direktionen tilsluttede sig indstillingen og betonede, at det er vigtigt at kommunikere tydeligt om ændringerne. Gennemførelse bliver ikke mindre vigtigt, men vejen dertil bliver anderledes. AAU har ikke samme udfordringer som de øvrige danske universiteter, hvorfor vores tilgang til opfyldelsen af krav i Fremdriftsreformen også bliver anderledes. Der vil således på AAU fokuseres på kvalitative tiltag snarere end tunge administrative tiltag. Direktionen bad Det Strategiske Uddannelsesråd holde direktionen opdateret på fremdriften og på eventuelle udfordringer. Samtidig blev det understreget, at ansvaret for implementering, monitorering og opfølgning er placeret i hovedområdernes linjeledelse. 5. Implementering af ny ledelsesstruktur på AAU CPH Den nye ledelsesstruktur på campus CPH er blevet godt modtaget. Evalueringen af implementeringen af den nye struktur viser imidlertid, at ledelsestilstedeværelse og ledelsesrum er en problematik visse steder på HUM og SAMF. RS udarbejder skabelon for delegation til viceinstitutledere med campusansvar. RA har til punktet skriftligt kommenteret, at man på SAMF vurderer, at lokal selvstændig ledelse på Statskundskab og på Kommunikation og Ledelse vil være overkill, da der er få medarbejdere og ingen uddannelser. PMJ tilsluttede sig dette. Direktionen drøftede tilsvarende behovet for lokal ledelse for HUM s områder, hvor det blev besluttet at foretage justeringer i HUM s repræsentation i campusråd og i tildelingen af lokalt ledelsesansvar. Endelig ønskede direktionen en skabelon for delegation fra institutledere til repræsentanter med ledelsesansvar på campus CPH. RS udarbejder udkast til en sådan. 6. Resultat af vintertælling og midtvejsindberetninger Direktionen takkede for et godt notat. STÅ-prognosen på baggrund af vintertællingen viser en forventet samlet merindtægt på godt 20 mio. kr. Nogle af fakulteterne drager imidlertid prognosens metode i tvivl og beder om, at ØA s forudsætninger revideres. Det besluttes, at SUND s skoleprognose fremsendes til ØA. MW bemærker hertil, at der arbejdes på en generel omlægning af Ole Garsdal gives besked om, at skoleprognoser på SUND er mere retvisende end Oles notat, hvorfor hans forudsætninger

3 processen, hvor man går i dialog med enhederne forud for præsentation i direktionen. Direktionen var overrasket over, hvordan nye studerende på TEKNAT synes at have lavere STÅ-produktion særligt på Campus Esbjerg. På samme måde drøftede direktionen, at studerende på SUND præsterer godt det første år og herefter falder i studieintensitet. På baggrund heraf understregede direktionen vigtigheden af at få udskrevet ikke-studieparate studerende. 7. Nye ledighedstal for AAU s uddannelser Overordnet ses nogen udfordring med ledighed for AAU s dimittender, hvorfor direktionen håber på konjunkturændringer til det bedre. I materialet er det nyt at se markant ledighed på nogle af TEKNAT s områder, hvilket går mod det, som ellers siges om beskæftigelse efter uddannelser på det teknisk/naturvidenskabelige område. skal ændres (MW). RS sikrer, at kvalitetsenheden får materialet om ledighedstal. Direktionen bemærker, at materialet giver et godt udgangspunkt for drøftelser, hvor man lokalt må forholde sig til, hvilke handlinger man på baggrund af materialet bør iværksætte. Direktionen drøftede konkrete nedslag for hvert fakultet med baggrund i det udleverede materiale. Hver dekan har fået en række opmærksomhedspunkter med hjem, som de skal tage initiativer i forhold til. Universiteterne bliver i stadig højere grad gjort ansvarlige for dimittendernes beskæftigelse, hvorfor det fremadrettet er vigtigt at se på, om organisationen i tilstrækkelig grad understøtter dette på en professionel måde. 8. Status på økonomi AAU har modtaget en dispositionsbegrænsning på 1,7 mio., som rutinemæssigt er indarbejdet i fakulteternes budgetter. Marts-opfølgning viser positiv afvigelse på 37 mio. kr. ift. budget. 20 af disse hidhører til Fælles Service, som har fået et positivt afkast på investerede midler på 4 mio. kr. CAS har sparet på post og rengøring, forsyning og flytninger, og ITS har udskudt en række hardwareanskaffelser. Fakulteterne imellem har HUM størst relativ afvigelse og TEKNAT lavest. Størst afvigelse ses på personaleomkostningerne, hvor der dog i RES ses 40 stillinger planlagt til besættelse inden for de næste par måneder. 9. Trivselsbarometer 2016 Arbejdsmiljøsektionen har udarbejdet et resume af resultatet af de fem generelle spørgsmål, som er udsendt til samtlige medarbejdere. Spørgsmålene forventes gentaget årligt, således at der kan sammenlignes over tid. Direktionen drøftede materialet og gjorde enkelte nedslag heri. Herefter delte direktionens medlemmer erfaringer om, hvordan man lokalt har arbejdet med resultaterne. 10. Meddelelser PMJ fortalte, at Uddannelsesmødet i Kolding med deltagelsen af hele sektoren er blevet udvandet og er gået fra drøftelser til sektorudmeldinger. En kansler fra det svenske videnskabsministerium vurderede, at danske universiteters gode resultater internationalt skyldes særlig tilførelse af basismidler, som giver universiteterne mulighed for egen

4 prioritering. En professor fra Oxford udtalte, at forudsætningen for et Top25-universitet er stærk strukturel opbakning og en cluster af hightech-virksomheder. Har man ikke dette, kan topplads ikke opnås. Endelig fortalte han, at resultatet af øget tuition i UK har været øget administrative og bygningsmæssige omkostninger og ikke øget brug af midler på undervisningen. PMJ fortalte fra Rektorkollegiets møde med ministeriet, at departementschefen ønsker en ny stil med større åbenhed og en friere dialog. Man drøftede desuden eliteinitiativer og sektorens relationer til professionshøjskolerne. Møde med Villum Fonden 27. april med frokost med forskningsdirektør Thomas Sinkjær. AAU pointerede her bl.a. overrepræsentation af medlemmer fra Østdanmark. Møde med Alumne Advisory Board den 27. april, hvor det blev drøftet, hvordan dette råd skal benyttes. De vil gerne rådgive, og de vil gerne komme mere på universitetet. Der udarbejdes en handlingsplan under ledelse af LHR, som er direktionsansvarlig. AC fortæller, at man som en del af styringseftersynet har genoptaget drøftelse om afbureaukratisering. Også her ses vanskeligheder, når hele sektoren skal blive enig. Direktionen kvitterede for en rigtig god årsfest, og man var enige om, at konceptet fortsættes. Det blev drøftet at forlænge receptionsdelen, og at have et lounge-område under spisning/fest, således at gæster, der ønsker at samtale, kan trække sig tilbage hertil. Der blev desuden spurgt til dato for kommende års årsfester, hvortil PMJ svarede, at disse endnu ikke er fastlagt. IA orienterede om, at studiemiljøundersøgelsen er tilendebragt med en svarprocent på 24,7 %. Dette er bedre end sidste gang, men ikke imponerende. Detaljerede resultater præsenteres for direktion efterfølgende, men IA fremhævede, at 92 % af respondenterne trives på deres uddannelse, at underviserne vurderes højt for deres engagement i undervisningen, og at universitetet generelt karakteriseres af et godt studiefællesskab. Der er igen negativ afrapportering på videokonference, og studiearbejdspladser problematiseres fortsat. Emnerne indarbejdes i strategi for studiemiljø. RS tager direktionens forslag vedrørende årsfesten med i planlægningen for de kommende år. IA orienterede om, at direktionen i 2014 besluttede at indgå i et samarbejde med Statsbiblioteket om lektiehjælp til gymnasieelever med AUB som ansvarlig for driften. Det har været let at rekruttere lektiehjælperne, men gymnasiernes køb af servicen har ikke levet op til forventningerne. De samlede udgifter vil i 2017 løbe op på ca kr. til drift + ca kr. til husleje. I lyset af de kommende reduktioner i bevillingerne til AAU er det besluttet at udtræde af LO Gym med udgangen af UG orienterede om et kommende dialogmøde mellem FI og AAU om internationalisering af forskning og innovation med særlig fokus på samarbejde med Israel. Der tilgår direktionens medlemmer yderligere information snarest. AC fortalte, at man er nået i mål med etableringen af FSA - Fællesservice Samarbejdsog Arbejdsmiljøudvalg. Første møde forventes afholdt inden sommerferien. 11. Eventuelt HH beder om, at man kan se på tidsplanen vedrørende implementering af tiltag på

5 videokonferenceområdet. Direktionen nikker til, at standardisering og modernisering af udstyr i en række mødelokaler/undervisningslokaler gennemføres hen over sommeren, hvor undervisningen generes mindst muligt.