Referat af Direktionsmøde d. 4. juli 2016

Transkript

1 Referat af Direktionsmøde d. 4. juli 2016 Til stede: Per Michael Johansen, Inger Askehave, Antonino Castrone, Henrik Halkier, Rasmus Antoft, Eskild Holm Nielsen, Lars Hvilsted Rasmussen, Thorkild Ærø Rektorsekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Ulla Gjørling Telefon: ug@adm.aau.dk Øvrige: Ulla Gjørling, Morten Winterberg Afbud: Sagsnr.: Dagsordenspunkt 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 2. Godkendelse af referat af mødet den 6. juni 2006 Godkendt. 3. Behandling af bedømmelsesudvalgets forslag til deltager i talentprogram (Punktet var lukket, da det kunne indeholde personsager. Efter behandlingen af punktet på direktionsmødet, er punktet ikke længere lukket.) Formand for bedømmelsesudvalget Palle Rasmussen, AC-fuldmægtig Lasse Pedersen, Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet og specialkonsulent Louise Bredgaard, Rektorsekretariatet deltog under behandling af punktet. Palle Rasmussen gav indledningsvis udtryk for stor tilfredshed med de mange gode ansøgninger, som man i udvalget havde opdelt i grupperne: overbevisende, kvalificerede og endnu ikke gode nok. Direktionen havde besluttet ikke at lægge op til en fakultetsvis fordeling, hvorfor det var positivt at se, at fordelingen baseret på kvalitet nogenlunde afspejler fakulteterne. Palle Rasmussen berettede desuden, at processen med et tværsektorialt udvalg har fungeret godt, og at man har kunnet støtte sig til hinandens faglige vurderinger. Der uddeles midler til 18 talentforløb, da ikke alle har søgt om maksimumbeløb. PMJ ønsker, at oversigten over tildelinger suppleres med ansættelseskategori og anciennitet samt information om, hvad midlerne primært disponeres til. Direktionen drøftede tilbagemeldingsstrukturen. Ansøgere, som ikke tildeles midler, opfordres til at tage kontakt med fagligt relevant medlem af bedømmelsesudvalget. Direktionen drøftede desuden, hvordan man på institut- og fakultetsniveau har vejledt potentielle ansøgere og det ansvar, som ligger i at kvalitetssikre, at kun lysende talenters ansøgning når frem til bedømmelsesudvalget. Direktionen drøftede desuden antallet af kvindelige bevillingsmodtagere. Palle Rasmussen understregede, at køn ikke havde været et parameter i tildelingen, og direktionen tilsluttede sig, at skal kvindelig forskningstalent understøttes, skal det ske i regi af anden indsats. PMJ fortalte, at der medio august gennemføres et lanceringssymposium med deltagelse af talenterne, direktionen og bedømmelsesudvalget, hvortil også pressen inviteres. Direktionen bad sekretariatet for indsatsen udarbejde et forslag til, hvilken information der skal registreres om de enkelte ansøgninger og tildelinger med henblik på løbende statistik Opfølgningsansvar Lasse Pedersen, SUND udarbejde et forslag til statistik på indsatsen.

2 om indsatsen. Direktionen tilsluttede sig bedømmelsesudvalgets indstilling og sluttede af med at takke bedømmelsesudvalget for det fantastisk flotte arbejde og deres villighed til at påtage sig denne opgave trods tidspres. 4. Behandling af bedømmelsesudvalgets forslag til tværvidenskabelige forskningsområder (LUKKET PUNKT) Punktet er lukket pga. personfølsomme oplysninger. 5. Organisering af det internationale område Specialkonsulent Louise Bredgaard deltog under behandling af punktet. PMJ indledte med at bemærke, at internationalisering er en underlæggende præmis i alle kerneaktiviteter, og at der derfor kan være en tendens til, at det ikke får tilstrækkeligt fokus. HH bemærkede, at et internationalt udvalg grundet emnets bredde, vil få en meget blandet profil, hvilket ikke nødvendigvis er et problem, men et vilkår. Han understregede desuden, at det er vigtigt at få set nærmere på de eksisterende strukturer. RA nævnte, at balancen mellem bottom-up og top-down er vigtig, men at det også er centralt at skabe en koordinering, således at der er ensartethed og konsekvens i understøttelsen og dermed i behandlingen af internationale studerende og ansatte. EHN bemærkede behovet for at medtænke internationalt hjemtag af midler i feltet. AC betonede vigtigheden af at skabe de nødvendige rammer til fx tiltrækning af stærke forskere ikke kun ift. løn og arbejdsvilkår, men også bredere rammer som bolig, familie mv. at der er en pakke, vi kan rulle ud. Direktionen var enige om, at fx sprogpolitik, krav til post-docs, indhold i adjunktpædagogikum og fortolkning af ph.d.-bekendtgørelsen kan der sættes ramme for centralt, mens internationale forskningsrelationer opstår nedefra. Direktionen konkluderede, at der således er behov for bannerførere, som sikrer, at internationalisering sættes på dagsordenen, og som samler op og koordinerer. Det vil være et organ, som har til opgave at gøre resten af organisationen opmærksom på problemstillinger og melder tilbage til direktionen parallelt med den måde, de øvrige indsatser i strategien håndteres. Direktionen konkluderede desuden, at der er behov for at få as-is beskrevet for direktionen, før man sætter et bredt udvalg i gang. Der var enighed om, at ansvaret for internationalisering fremadrettet fortsat skal være hos direktionen. Der nedsættes derfor en midlertidig task force forankret i Fælles Service, som til direktionen afdækker facetterne af internationalisering og det nuværende serviceniveau. Task forcen anbefaler desuden medlemmer til et kommende internationaliseringsudvalg og forholder sig til ansvarsfordeling mellem dette udvalg og de to råd på henholdsvis uddannelses- og forsknings/innovationsområdet. UG er tovholder i analysefasen. På direktionsseminaret i september tages emnet op igen med en uformel drøftelse af udfordringer og situation på de enkelte fakulteter. Herefter træffer direktionen efterfølgende beslutning om nedsættelse af et udvalg. 6. Strategi for studiemiljø Heidi Linnemann Prehn deltog i behandlingen af punktet via videolink. IA præsenterede arbejdet i Studiemiljørådet og den gennemførte studiemiljøundersøgelse. Hun pointerede, at strategien ikke er en løsning men et redskab, som kan bringes i UG tager initiativ til en situationsanalyse, som beskriver status quo mv. RS sætter emnet på direktionsseminaret som uformel drøftelse af udfordringer og status på de enkelte fakulteter.

3 anvendelse i studiemiljøarbejdet lokalt. Studiemiljøundersøgelsen har tilkendegivet tre opmærksomhedsområder: Studiearbejdspladser, digital understøttelse og kommunikation med de studerende. Direktionen godkendte studiemiljøstrategien og roste strategien og studiemiljøundersøgelsen for at give gode og relevante indspark til det videre arbejde og for at fokusere på mulighederne for at lære af hinanden på tværs. IA nævnte det gode samarbejde i Studiemiljørådet og vigtigheden af at have de studerende med i arbejdet. 7. Orientering om universitetets aftale med Copydan Billeder Direktionen godkendte principielt indgåelse af aftalen men bad AC tjekke, om AAU betaler samme pris som de øvrige universiteter. AC blev bemyndiget til, efter et pristjek, at godkende aftalen. 8. Status på økonomi Månedsopfølgning viser et resultat på nuværende tidspunkt 98 mio. Overskudsgraden er 8 %. Opfølgningen har afstedkommet en mindre justering i årsestimatet, således at der nu forventes et overskud på 31 mio. kr. mod et budgetteret underskud på 26 mio. kr. Direktionen drøftede eventuelle begrænsninger og tilbageholdenhed i organisationen ift. at bruge de budgetterede omkostninger. RA forklarede, at der på SAMF opleves tilbageholdenhed med baggrund i den generelle økonomiske krise i sektoren. Han bemærkede desuden, at der ved intern udpegning til professorater opstår en utilsigtet besparelse. HH genkendte billedet fra SAMF og uddybede, at han forventer mindre tilbageholdenhed, når direktionen efter den kommende budgetproces kan være mere tydelige om, hvordan vi vil håndtere bevillingsskrænten. LHR identificerede forsinkelser på ansættelser i Grundforskningscentret, en del barsler og forsinkelse på indkøb af udstyr som medvirkende. Han bemærkede desuden, at den nuværende budgetmodel synes velegnet, når der er brug for at bremse forbruget, men knap så velegnet til at accelerere forbruget. Endelig bemærkede han, at der synes at være skjulte buffere mange steder i fakultetet. Han har derfor på SUND iværksat en afmontering af disse i 2017-budgettet. MW bemærkede, at økonomien efter hans opfattelse ville være grundlæggende væsentligt sundere, hvis fakulteterne kunne have treårige budgetter. Hertil svarede PMJ, at man måske skulle drøfte øget periodisering med bestyrelsen. Direktionen tog orienteringen til efterretning og konkluderede, at de nyligt indførte tertialsmøder er nyttige. Videokonference I forlængelse af diskussion om periodeopfølgning drøftede direktionen videokonferenceprojektet og den planlagte opgradering over sommeren Der var spørgsmål både til teknologien, standardisering versus state-of-the-art løsninger i undervisningsrum, differentierede behov mellem møderum og undervisningsrum, pædagogiske og didaktiske overvejelser ifm. brug af videokonference og kompetenceudvikling af underviserne. HH forklarede, at der er gennemført et miniudbud, og en leverandør er fundet. Der skal nu etableres et finansieringsgrundlag. Der standardiseres ved at alle løsninger bliver Polycom. Over det kommende halve år indrettes lokaler, nyt udstyr implementeres og brugere kompetenceudvikles. Der etableres en ensartet tablet-løsning i alle lokaler, som for nuværende har video. Her har man prioriteret standardiseringen for at gøre brugerne trygge ved anvendelsen og mindske betjeningsfejl. Samtidig implementeres i lokalebooking mu- AC tjekker prisen og sammenligner med, hvad de øvrige universiteter betaler. IA bringer pædagogiske over-

4 lighed for fortrinsret til møder med behov for video. IA pointerede behovet for, at man tager stilling til, hvordan man pædagogisk arbejder med videokonference i undervisningen. Hertil svarede HH, at Institut for Læring designer et læringsforløb i digital læring. ISR har desuden drøftet et obligatorisk kursus for undervisere, som benytter video, hvortil RA foreslog, at det også indeholdes i adjunktpædagogikum. 9. Meddelelser Nyt fra Det Strategiske Uddannelsesråd vejelser om digital understøttet læring ind i drøftelser af indhold i adjunktpædagogikum Der er godkendt en opsamling på uddannelsesberetningerne, der blev drøftet på direktionsmøderne den 29. marts og den 20. april. Der arbejdes videre med fire tværgående udfordringer: frafald/fastholdelse, rekruttering af studerende, ledighed/beskæftigelse og forskningsdækning. HUM og SAMF har samtidig en udfordring med de studerendes studieintensitet. Principperne for fastsættelse af grænseværdier og afvigelser i forhold til landsgennemsnittet og fakulteternes egne gennemsnit er blevet drøftet. Særligt de grænseværdier, der afveg negativt både i forhold til tallene på landsplan og fakultetsgennemsnit på AAU for det seneste opgjorte år, blev drøftet og justeret. PBL udviklingsprojekter; call er udsendt i juni med deadline 20. september. Projekter udvælges den 13. oktober. Er der mange gode forslag, kan rammen måske udvides pga. uforbrugte strategimidler i Direktionen har bedt rådet udarbejde en politik for bemanding af uddannelser. Rådet foreslår, at beskrivelsen af bemanding af uddannelserne indgår som præambel i procedure for bemanding af uddannelser, som er en del af kvalitetssikringssystemet. Åbent hus flyttes fra FRB07 til Create, hvorved der opnås en samlet uddannelsesmesse og mulighed for at promovere Aalborg som studieby. UCN overvejer at flytte deres åbent hus til Nordkraft. Talentakademi for gymnasier; fakulteterne udvælger relevant uddannelse/aktivitet, der skal indgå i talentforløbet, og som er ansvarlig for koordinering og planlægning af den faglige del. Fakultetet har det økonomiske ansvar og træffer beslutning om afholdelse af de økonomiske udgifter knyttet til besøgsdagen. Nyt fra Styregruppen for kvalitetssikring og udvikling Det er besluttet i studienævnsrapporten at indføre en gul indikator, som skal vise et tilfredsstillende niveau, hvor opmærksomheden skal skærpes, og hvor forholdene kunne være bedre. Det giver en mindre skarp opdeling mellem tilfredsstillende og ikke tilfredsstillende forhold. Samtidig bliver den røde indikator en mere tydelig indikator for utilfredsstillende forhold, der skal følges op på. AAU har som forventet fået en positiv betinget akkreditering. Akkrediteringsrådet er kritisk overfor nøgletal for forskningsdækning. For at imødegå kritikken har styregruppen for kvalitetssikring og udvikling valgt en ny model herfor, hvor der bl.a. årligt monitoreres på VIP/DVIP og STÅ/VIP. Monitorering er desværre ikke systemunderstøttet. I processen vedr. opfølgning på institutionsakkrediteringen er det vigtigt, at fakulteterne prioriterer ressourcer på uddannelsesområdet. PMJ meddelte Evaluering af skolestrukturen udsættes, da ressourcer skal fokuseres på at få vores nuværende system endeligt på plads, og organisationen skal ikke forvirres med en opbrydning af det nuværende set-up. Møde med DR s øverste ledelse og efterfølgende med DR s bestyrelse, som fik en in-

5 troduktion til AAU. DR er meget indstillet på et tæt samarbejde med såvel studerende som forskere. Endelig har chef for distriktscheferne ønsket et møde i september. Bestyrelsen var på møde juni meget positive efter strategipræsentationen. Ny formand er Lene Espersen; Ulla Tofte indstillet til genudpegning for ny fire-årig periode. Ny dekan Mogens Rysholt Poulsen for Engineering and Science tiltræder 1. september. Han er indtil 1. januar 2017 observatør i direktion. Deltagelse på folkemødet det væsentligste ved at være til stede er netværket og den direkte adgang til politikere og muligheden for ufiltrerede drøftelser. Det er også væsentligt, at vores forskere er synlige i faglige sammenhænge. EHN nævnte, at ingeniørteltet er en god mulighed for at tale med virksomhedsledere. Direktionen mindede hinanden om at sørge for profilbeklædning til dem, som deltager. Bidragssatsen på FS skal falde, hvorfor der hen over sommeren arbejdes på løsninger. Personalereduktioner kan ikke afvises. Dimission af de første læger ultimo juni Eventuelt LHR orienterede, at der er et stort problem med honorering af praktiserende læger ifm. uddannelsen. HR assisterer i dialog med PLO og Moderniseringsstyrelsen for at ændre forældet overenskomst.