Referat af Direktionsmøde d. 23. marts 2018

Transkript

1 Referat af Direktionsmøde d. 23. marts 2018 Til stede: Per Michael Johansen, Antonino Castrone, Henrik Halkier, Rasmus Antoft, Henrik Pedersen, Lars Hvilsted Rasmussen, Dorte Stigaard Rektorsekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Ulla Gjørling Telefon: ug@adm.aau.dk Øvrige: Afbud: Ulla Gjørling (referent), Thorkild Ærø (pkt. 2), Louise Bredgaard (pkt. 2), Karen Worm Markussen (pkt. 3), Bo Jeppesen (pkt. 3) Mogens Rysholt Poulsen, Inger Askehave Sagsnr.: Dagsordenspunkt 0. Godkendelse af referat af direktionsmøde den 7. marts 2018 Godkendt. 1. Godkendelse af dagsorden PMJ bemærkede, at MRP havde måttet melde afbud til mødet, hvorfor dagsordenpunkt vedrørende Distinguished Professors Programme udgik. Dagsorden blev herefter godkendt. 2. Monitorering af AAU Strategi Prodekan for myndighedsbetjening Thorkild Ærø og specialkonsulent Louise Bredgaard deltog i behandling af punktet. FORSKNING/LHR Øget forskningsmæssig gennemslagskraft; indsatsen er drøftet i SRFI og igangsættes med prodekaner for forskning som ansvarlige. Forskergrupper etableres inden 1. juli og skal senest 1. november forelægge en plan for bl.a. hjemtag og forskningsfokus. Forskningsunderstøttelse; analysen udarbejdet af Forskningsstøtte er gennemgået i SRFI, hvor man har besluttet at gennemføre fakultetsudredninger som supplement til analysen. DOS foreslår, at direktionen tager en drøftelse af god forskningsstøtte anno Talentprogrammet; indsatsen kører efter planen. Tværvidenskabelige forskningsområder; der har kunnet identificeres startvanskeligheder ift. at få ansat de ønskede personaleressourcer, hvorfor LHR får mange spørgsmål om, hvorvidt man må skubbe projekterne. Direktionen bemærkede, at man i kølvandet på talentindsats og indsats om tværvidenskabelig forskning ser positiv effekt i form af stærkere ansøgere til post-doc-positioner. Opfølgningsansvar DOS udarbejder en sagsfremstilling til direktionen vedrørende drøftelse af god forskningsstøtte anno PBL/RA PBL udviklingsprojekter; første runde er gennemført, og resultaterne præsenteres på undervisningens dag i form af poster session. Kun tre af de 30 igangsatte projekter er ikke blevet færdiggjort. Videnspredningsplan er under udarbejdelse. Anden runde er godt i gang, og der planlægges midtvejsstatus i august.

2 Nyansattes systematiske introduktion til PBL; der køres opfølgning snarest via dekanerne. PBL-læringsmål i alle studieordninger; kick-off i august Uddannelse/LB: Rekruttering af fremtidens studerende; indsatsen udskydes til januar 2019 Robusthedsprincipper; resultatet af indsatsen blev præsenteret på direktionsmøde primo marts Efter- og videreuddannelse; kortlægning er igangsat i marts 2018 Kvalitet og relevans = institutionsakkrediteringen, som afventer akkrediteringsinstitutionens afgørelse. Øget studieintensitet; minimumstimetalsmodel og studieaktivitetsmodel er lanceret, og der gennemføres pilotforløb i forsommeren Ledighed, beskæftigelse, studiemiljø mv.; for alle disse er der tale om løbende indsatser. Udstyr i auditorier mv: indsatsen er gennemført. Vidensamarbejde/DOS Virtuel platform til understøttelse af samarbejde; der mangler et forarbejde med det formål at konkretisere indsatsen. Kortlægning af styregrupper, fora mv.; indsatsen skal afdække, hvorvidt AAU er repræsenteret de rigtige steder og med de korrekte profiler. Den behandles i SRFI i maj og kommer efterfølgende muligvis i direktionen. DOS nævnte desuden to opmærksomhedspunkter. Dels en appel til dekanerne om ikke at opbygge lokale løsninger på forskningsstøtteområdet men derimod at afvente den samlede drøftelse i regi af indsatsen; og dels en opfordring til en mere strategisk funderet tilgang til studenteriværksætteri. PMJ bakkede op herom og bad DOS udarbejde oplæg til drøftelse i direktionen inden sommerferien. DOS udarbejder oplæg til direktionen om strategisk funderet tilgang til studenter-iværksætteri til behandling inden sommerferien. Identitet, kultur og kommunikation/tæ Indsatsen følger implementeringsplanen. Der arbejdes med kommunikationskoordination, etablering af netværksorganisation og medietræning, og den varslede organisationsændring spiller godt sammen med indsatsen. Strategikommunikation; der er ansat en medarbejder hertil. PA-indsatsen; indsatsen blev præsenteret senere på mødet. Kompetence og ledelse/hh Forskerakademiet - AAU Research Academy = Aura; fokus på karriereplanlægning, kommunikation, fundraising. Kursus i studieledelse; etableret som et samarbejde på nationalt plan. Administration og service/ac Sammenhængskraft er lige nu det vigtigste i forhold til den administrative strategi, og netop organisationsudviklingsprojektet skaber en god mulighed for at opnår den nødvendige sammenhængskraft. AC har besluttet på skift at besøge de administrative enheder, bl.a. som et led i at skabe denne øgede sammenhængskraft.

3 Digitalisering/HP HP opfordrede direktionen til at give DSD en ramme, således at der ikke hver gang skal søges i direktionen. Der arbejdes for at få finansieret CLAAUDIA med eksterne midler. Direktionen glædede sig over, at de fleste af strategiens indsatser er i god gænge med aftryk i økonomien og succesfuld implementering. Der igangsættes nu en midtvejsevaluering i to trin: - Udvalgte indsatser evalueres og præsenteres på DIR Gennemgang af indsatser og tidsplaner samt korrigerende handlinger for den resterende strategiperiode på DIR Desuden bemærkede direktionen, at ansættelsen af en økonomimedarbejder med fokus på strategiindsatsernes økonomi har styrket implementeringen. 3. AAU s omdømme en særlig public affairs indsats Chefkonsulent Bo Jeppesen og fuldmægtig Karen Worm Markussen deltog under behandling af punktet. BOJE og KWM præsenterede omdømme- og public affairsindsatsen og de første resultater heraf. Målsætningen er at skabe et ståsted, hvorfra AAU kan kommunikere sin unikke position i forhold til de øvrige danske universiteter. Der er tre overordnede målsætninger; at skabe en position som thought leader, at blive dagsordensættende og at slå AAU fast som en betroet sparringspartner. Direktionen godkendte, at AAU arbejder frem mod at positionere sig som den vidensbaserede innovator, der er virksomheders og myndigheders foretrukne vej til forskningsbaseret innovation og udvikling. Direktionen drøftede, at AAU skal passe på med ikke at få etableret en forforståelse af AAU, som det efterfølgende kan være vanskeligt at bryde ud af. AAU skal ikke blot være universitetet, der mestrer samarbejde. AAU vil også kendes som et universitet, der laver god forskning af høj kvalitet. Det skal være tilladt at tale om talenter og elite på AAU samtidig med, at universitetet tør stå ved som historie, da det er denne, som adskiller AAU fra de øvrige danske universiteter. Direktionen drøftede desuden behovet for at turde kommunikere noget til omverdenen, som er forskelligt fra og mindre detaljeret end det, der kommunikeres internt. Endelig drøftede direktionen brugen af de rigtige sociale medier afhængig af budskab og setting. 4. Status på GDPR-projektet og beslutning vedr. basiskursus i persondata på AAU RA gennemgik status for GDPR-projektet, som er udfordret af, at man i organisationen slås om de samme mennesker. Der vil efterfølgende fremsendes en indstilling til direktionen om midler til en fast projektorganisation efter projektfasen. DOS nævnte, at behov for nye juridiske kompetencer i Kontraktenheden er revurderet til værende 2 årsværk mod de oprindeligt estimerede 4,5 årsværk. Stillingerne slås op nu. Direktionen besluttede, at samtlige medarbejdere skal gennemgå et 1½ times e-læringskursus i persondataforordningen. 5. Orientering fra styregruppen vedr. ændret administrativ organisering RA refererede kort fra det første møde i styregruppen, hvor man bl.a. havde drøftet opgaver og emner, som ikke falder ind under de fire arbejdsgruppesøjler. HH bemærkede, at der skal være opmærksomhed på placering af disse opgaver, således at de ikke ender i de strategiske dekansekretariater. Der var enighed om, at man ikke 1. oktober 2018 vil

4 være fuldkommen i hus med samtlige aspekter af en så omfattende omorganisering, hvorfor der løbende vil være behov for justeringer. AC bemærkede desuden, at styregruppen har en væsentlig opgave i at etablere bæredygtige enheder, hvilket bliver en stor og uomgængelig opgave. På spørgsmål om bemanding af dekansekretariaterne, svarede PMJ, at dette skulle afklares med IA. 6. Meddelelser PMJ orienterede: Rapport vedrørende Udvalg for Bedre Universitetsuddannelse blev fremlagt på Disruptionsrådets møde i marts. Møde med direktør og bestyrelsesformand for Otto Mønsteds Fond, som giver midler til business og tekniske fag, viste, at der er uudnyttet potentiale for AAU. Møde på den britisk ambassade mellem britiske og danske rektorer med fokus på post-brexit-samarbejde. AC orienterede: Forventet merunderskud på op mod mio. kr. større end det budgetterede underskud. Årsagerne hertil er diverse ekstra bevillinger bl.a. GDPR, overførsler fra 2017, mindre basisforskningstilskud end budgetteret samt fald i kandidatstå ift. det budgetterede. Hovedområderne pålægges at holde igen, da PMJ ikke ser en ændring af budgettet som en mulighed. Dekanerne bedes sikre, at det stigende pres på omklassificeringer og omgørelse af funktionstillæg til kvalifikationstillæg stoppes. Konfliktberedskab: Dekanerne skal for nuværende ikke træffe beslutninger om aflysning af undervisning eller ej decentralt. Beslutning herom vil ske centralt og træffes, når man er tættere på en konflikt. Der er etableret en koordinerende taskforce i FS, der sikrer koordinering og nødberedskabsplaner, hvis situationen spidser til. Rektoratet bad desuden direktionsmedlemmerne indskærpe over for deres respektive organisationer, at der ikke må udføres konfliktramt arbejde hverken under strejke eller lockout. Arbejdsgruppen for Uddannelse ønsker adgang til Rambøl-Rapporten. Direktionen tiltrådte dette og bekræftede, at alle kan få adgang til rapporten. IA havde meldt afbud til mødet, hvorfor hendes meddelelsespunkter blev uddelt skriftligt. Studiemiljødag på Campus CPH Status for kvote 2-ansøgninger 2018 Status på institutionsakkreditering Godkendelse af kandidatuddannelse i muskuloskeletal fysioterapi IA indleder en række kvartalsmøder med adjunkter. Der igangsættes en forundersøgelse af digital understøttelse af læring LHR orienterede: En vejledning om udveksling af registerdata mellem region og universitet er udarbejdet af et fælles udvalg. Udvalget arbejder videre med beslægtede opgaver og bliver derved en permanent arbejdsgruppe.

5 7. Eventuelt Sundhedsdekanerne er repræsenteret i Regeringens udvalg for registerdata ved LHR. Intet at bemærke.