Referat af Direktionsmøde d. 12. oktober 2018

Transkript

1 Referat af Direktionsmøde d. 12. oktober 2018 Til stede: Per Michael Johansen, Inger Askehave, Antonino Castrone, Henrik Halkier, Rasmus Antoft, Henrik Pedersen, Lars Hvilsted Rasmussen, Dorte Stigaard Rektorsekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Ulla Gjørling Telefon: ug@adm.aau.dk Sagsnr.: Øvrige: Afbud: Ulla Gjørling (referent), Morten Winterberg (pkt. 3), Gitte Melph (pkt. 4), Lone Hougaard (pkt. 5), Henrik H. Søndergaard (pkt. 6). Mogens Rysholt Poulsen Dagsordenspunkt 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 2. Godkendelse af referat af direktionsmøde den 1. oktober 2018 LHR har siden udsendelse af referatet fremsendt mindre justeringer til pkt. 3 og 6. Pkt. 3 Forskningsindsatserne det midlertidige råd skal arbejde videre med detaljerne. Pkt. 6 Vedrørende ligestilling og diversitet er det tilføjet, at begrænsningen til to indsatser er gældende for Endelig er det ændret, at der ikke er tre indsatser i 2018 under indsatsområde 4, men at en indsats allerede er drift, hvorfor denne er erstattet af en anden. 3. Orientering om 2. periodeopfølgning 2018 Økonomidirektør Morten Winterberg deltog i behandlingen af punktet. Estimatet efter 2. periodeopfølgning er 20 mio. kr. bedre end budget, hvorved det estimerede årsresultat er -18 mio. kr. Årsagerne til forbedringen er primært periodeforskydninger. Der udestår en beslutning vedrørende dele af Claaudia, som kan rykke resultatet mod større underskud, men der er for nuværende ikke anledning til ændring i resultatmål. Der ses stor risiko for væsentligt fald i takst på færdiggørelsesbonussen, da øvrige universiteter har succes med hurtigere gennemførelseshastigheder. Der ses en risiko på dispositionsbegrænsning i størrelsesorden mio. kr. STÅ-indtjeningen er 21,5 mio. kr. lavere end budgetteret. Der er store afvigelser især på SAMF og SUND, mindre afvigelser på ENG og HUM, mens TECH følger prognosen. Vedrørende STÅ-prognosemetoden fortalte MW, at den har været vurderet af Institut for Matematik, som har konkluderet, at metoden har en usikkerhedsmargen på 2-3 %, hvilket er inden for det acceptable. DSD har bevilliget midler til et machine learning lab, som implementeres til understøttelse af prognosen. IA ønsker, at DSUR involveres i dette tiltag. LHR fremhævede, at det i materialet fremgik, at fald i STÅ på SUND skyldes medicinuddannelsen. Dette var ikke korrekt, da faldet skyldes frafald og orlov på idræt. Opfølgningsansvar RS beder DSUR sætte STÅ-prognose med machine learning på dagsordenen. MW korrigerer fejl vedrørende STÅ på SUND forud for BM5, 2018

2 Direktionen tog 2. periodeopfølgning til efterretning og drøftede uddannelsesanalysemetoder til overvågning og forudsigelse af frafald til iværksættelse af tiltag som bl.a. implementeret på SDU. Råderum PMJ fortalte fra det netop gennemførte institutledermøde, at institutlederne efterlyser indsigt i den nye budgetmodels konsekvenser og indførelsen et FU-bidrag som supplement til FS-bidraget. Der er desuden behov for mere information om konsekvenserne af, at krydssubsidieringen mellem TECH og ENG med den nye budgetmodel er ophørt. PMJ betonede behovet for dekanernes tilstedeværelse på institutledermøderne, således at de kan besvare institutledernes spørgsmål om de lokale budgetmodeller. MW præsenterede som konsekvens af drøftelserne på institutledermødet et overblik til anskueliggørelse af, hvorfor der i 2019-budgetter er et fald i indtægter. Råderummet i 2019 er i forhold til 2018 reduceret med 95 mio. kr. svarende til 3,3 %. Det betyder, at der på AAU-niveau er færre midler til rådighed for den interne fordeling via budgetmodellen. Samtidig indføres der med 2019-budgettet en ny budgetmodel, som omfordeler midlerne på en anden måde sammenlignet med I overblik er indtægtsforskydningerne i 2019: - Aktivitetsnedgang på uddannelse 2,3 % på antal = -20 mio. kr. - Omprioriteringsbidrag = -22,6 mio. kr. - Tab på ny uddannelsesbevillingsreform = -12 mio. kr. - Øget basisbevilling = +4-5 mio. kr. - Øgede afskrivninger = -5 mio. kr. - Ændring i resultat = -17 mio. kr. - Forskel i husleje, p/l-regulering (forskel mellem 2,6 og 0,9 %), ændret sammensætning af bygningsmassen = -5 mio. kr. - Forskel i lønregulering. Løn fremskrives med 2,15 %, som besluttet i overenskomst Hertil afsættes lokallønspuljer på AAU. Vi modtager imidlertid kun 0,9 til at dække lønstigningen = -20 mio. kr. - Direktionsbesluttede strategiske indsatser = -20 mio. kr. Ud over den generelle nedgang i indtægter på 95 mio. kr., har direktionen besluttet at budgettere yderligere 20 mio. kr. til fællesuniversitære tiltag (FU-midler). FU-midler kanaliseres tilbage til fagmiljøerne. Den nye budgetmodel betyder, at 20 % af fakultetets midler forbliver på fakultetsniveau, mens 2 x 5 % fordeles efter dialog mellem fakultetsledelse og rektorat. AC orienterede om forhandling med PFA om ny lejekontrakt i Sydhavn, som sparer AAU for 192 mio. kr. over en 10-årig periode målt i 2018-prisniveau. Direktionen konkluderede, at der er stort behov for at højne informationsniveauet i fagmiljøerne om den økonomiske virkelighed, således at myter om økonomiske konsekvenser af den administrative reorganisering ikke får lov til at fortsætte. Dekanerne skal med baggrund i de til direktionsmødet fremsendte slides om råderum forklare deres institutledere og øvrige medarbejdere, hvordan økonomien for 2019 er sammensat. ØA udarbejder talepapirer til de fremsendte slides, som fakulteternes økonomipartnere kan formidle fx på møde i fakultetsledelse. ØA udarbejder talepapir til brug for økonomipartnere til formidling af råderum 2019.

3 Direktionen drøftede ønsket om at have den fleksibilitet, som flerårige budgetter ville kunne give. Med etårige budgetter er risikoen for hårde opbremsninger stor, og et flow vanskeligt at opnå. Direktionen konkluderede, at konsekvenserne af en årrække med omprioriteringsbidrag nu bliver meget synlige. Resultatmålene har været kendt siden august, STÅ-prognosen er til rådighed, men først i slutningen af uge 42 er det samlede billede klar. Endelig besluttede direktionen, at ØA hvert år i tilknytning til notat om finanslov skal lave en råderumsoversigt. 4. IT- og informationssikkerhed på AAU Informationssikkerhedschef Gitte Melph deltog under behandlingen af punktet. PMJ indledte med at sige, at der er behov for stigende grad af opmærksomhed om it og informationssikkerhed, men at der samtidig på et universitet er behov for it-løsninger, som er forholdsvis mere åbne, end det er tilfældet andre steder. GM forklarede, at cyber crime er hastigt voksende og målt i økonomi nu er den største kriminalitetsform. Trods manglede alvorlige hændelser på AAU har en række gap-analyser imidlertid konkluderet, at AAU er udfordret på visse områder, hvorfor opmærksomheden herom må øges. CISO præsenterede it/informationssikkerhedsorganiseringen, hvor AC er udpeget til at være sikkerhedschefens kontaktperson til den øverste ledelse, mens informationssikkerhedsudvalg har institutleder Michael Vetner som formand. Direktionen gav udtryk for, at den enkelte medarbejder ikke kan skelne mellem GDPR og informationssikkerhed. CISO forklarede, at en række indsatser som it-revisionsrapport, venlig hacking, skanninger og tests skal give input til en it-sikkerhedsmasterplan. Direktionen var bekymret for, om de forskellige tiltag er for tekniske, primært henvender sig til TAP og dermed ikke rammer forskere. Direktionen bad derfor CISO gøre informationskampagner til forskere meget mere konkrete fx 10 ting, man som forsker skal gøre, og 10 ting, man som forsker ikke skal gøre eller Pas på dig selv og dine forskningsdata. Det blev desuden foreslået at indføre obligatoriske it-sikkerheds-e-læringsmoduler i stil med det, som blev gennemført på GDPR-området. Her blev CISO opfordret til at se, hvad andre større virksomheder eller institutioner har implementeret, eksempelvis Region Nordjylland. Endelig opfordrede direktionen CISO til at se på, om information om it-sikkerhed skal længere frem på AAU s websted. CISO var enig i, at der er behov for at komme endnu længere ud med informationskampagner. Direktionen godkendte politik for informationssikkerhed og en efterfølgende direktionsbehandling af en it-sikkerhedsmasterplan. De godkendte desuden, at de allerede udpegede GDPR-nøglemedarbejdere også bruges i tilknytning til it-sikkerhed. 5. Præsentation af uddannelsesdata Specialkonsulent Lone Hougaard deltog under behandlingen af punktet. Arbejdet med uddannelsesdata blev på AAU intensiveret for 1½ år siden med ansættelse af Lone Hougaard. Hun præsenterede de uddannelsesdata, som udarbejdes: - Tilgang (påbegyndte, ansøgere, prioritering, adgangsgrundlag, baggrundskarakteristika) - Bestand (igangværende, karakterer, forskningsdækning, timetal, STÅ) - Fuldførte (dimittender, studietid, bopæl i DK, beskæftigelse, ledighed, overgang til uddannelse) ØA indarbejder råderumsoversigt som fast del af det årlige finanslovsnotat. It-sikkerhedsmasterplan sættes på efterfølgende direktionsmøde.

4 - Afbrudte (frafald, studieskift) Der er desuden mulighed for at berige AAU s egne data med data fra andre leverandører: - Adgang til datawarehouse hos Uddannelses- og Forskningsministeriet (LH samt medarbejdere i ØA). Der er begrænset antal licenser pr. institution. - Forskeradgang til Danmarks Statistik - Statistikberedskab hos Danske Universiteter Uddannelsesdata på AAU bruges til akkreditering og kvalitetssikring af uddannelserne, ledelsesinformation centralt og decentralt, input til høringer, pressehenvendelser, understøttelse af public affairs arbejdet mv. Som eksempler på ledelsesbeslutningsgrundlag præsenterede LH: - Dimensionering af engelsksprogede studerende - Notat om strategisk uddannelsesdata sammenlignet med sektoren (findes her), ny version er på vej. - Understøttelse af minimumstimetalsmodellen LH bekræftede, at dekaner og prodekaner må henvende sig og efterspørge specifikke uddannelsesdata, og IA opfordrede til, at uddannelsesdata benyttes aktivt i fakultetsledelserne og blandt deres rådgivere. 6. Den gode institutleder på Aalborg Universitet HR-chef Henrik Søndergaard deltog under behandlingen af punktet. Direktionen roste udkastet og gav detaljerede kommentarer til beskrivelse af det gode institutlederskab, som man ønskede notatet betegnet. Direktionen drøftede vægtningen mellem forskning og uddannelse i dokumentet og pointerede behovet for at sikre tydelighed omkring uddannelsesopgaverne. I forbindelse hermed blev LHR bedt om at genbesøge skabelon til strategi for forskningsgrupper for også her at sikre fokus på uddannelsesopgaverne. HHS blev desuden opfordret til at sikre overensstemmelse mellem notat om god institutlederskab og notat om institutlederens uddannelsesledelsesansvar som udarbejdet i forbindelse med den administrative reorganisering og nedlæggelse af skolerne. Direktionen ønsker institutlederskabets ansvar for ligestilling og diversitet beskrevet i notatet. Under behandlingen af notatet om godt institutlederskab drøftede direktionen afholdelse af MUS for videnskabeligt personale. PMJ betonede, at der skal gennemføres MUS for alle medarbejdere en gang om året, og at det for medarbejdere både er en ret og en pligt at deltage i MUS. Det er op til det lokale miljø, hvordan man tilrettelægger MUS, herunder hvem MUS gennemføres med. Dog var der enighed om, at en ph.d.-vejleder ikke kan holde MUS med sine ph.d.-studerende. HR blev bedt om, på et efterfølgende direktionsmøde, at lægge op til en separat diskussion om gennemførelse af MUS. HHS noterede sig kommentarerne og fremsender nyt udkast til skriftlige kommentering i direktionen. 7. Meddelelser PMJ meddelte: Besøg af Small Great Nation den 4. oktober; initiativ af Kraka og Deloitte om, hvad Danmark fremadrettet skal leve af. Et omfattende datamateriale kan findes i deres rapporter. HHS fremsender revideret udkast til direktionsmedlemmernes skriftlige kommentering. LHR skal sikre opmærksomhed på uddannelsesopgaven i skabelon til forskningsgruppers strategi. HR fremsender sagsfremstilling om gennemførelse af MUS til behandling på efterfølgende direktionsmøde.

5 IA meddelte: 8. Eventuelt Jens Henrik Thulesen Dahl og Mette Reisman; møde med PMJ om paradokset i universitetsuddannelser uden for universitetsbyerne samtidig med reduktion af engelsksprogede studerende. Høring om europæisk forsvarsfond; AAU har foreslået etableret et universitetscenter. Respons til ministeriet om bud på reduktion i engelsksprogede studerende. Der er lagt op til sprogskifte i en række uddannelser. Der forventes svar fra ministeriet om 3-4 uger. IA orienterede om arrangement for studerende om kvindelige ledere på campus CPH. Arrangementet var en stor succes, og IA ønsker, at det gentages på campus AAL. Rektorsekretariatet kontakter organisationen bag arrangementet. Desuden opfordrer hun ULD/AUHRA til at adoptere konceptet og lave noget lignende for unge kvindelige forskere med fokus på kvindelige forskningsledere på universitetsniveau. LHR foreslår, at det afholdes i februar RA rejste spørgsmålet om, hvorvidt signaleffekten af at give julegaver i FS var det rigtige. PMJ svarede hertil, at det lige præcis i år måske var relevant at anerkende medarbejdere pga. organisationsændring og institutionsakkreditering. Der var overordnet enighed i, at den økonomiske situation ikke tilsiger, at der ikke gives julegaver i år. DOS refererede kort fra møde på KU vedrørende forskningshjemtag. Hun har hjembragt viden, som kan benyttes i benchmarking. PMJ nævnte, at dekanernes strategiske sekretariater generelt skal koordinere med Rektorsekretariatet, således at vi ikke kommer på bagkant med strategiske indsatser som fx kunstig intelligens som fokusområde i forbindelse med forskningsreserven. HP orienterede om henvendelse fra Erhvervsministeriet om efter/videreuddannelse i blockchains både ift. at forstå teknologien (TECH) og bruge det i deres arbejde (SAMF). Der var enighed om, at det er en god omdømmemæssig investering. RA bemærkede, at Lars Krull er sat i spidsen for en udredning af, hvordan vi generelt kan udbyde efteruddannelse til virksomheder om blockchains. RS kontakter Lead the Future med henblik på tilsvarende arrangement i Aalborg. LHR tager initiativ til et møde med HH/AUHRA om at omforme konceptet til kvindelige forskningsledere.