Figur 1 Tidsramme for udrulningen

Transkript

1 Artikel 9 Aula Udrulningstrin 1 Indledning til udrulningen Udrulningen i Aula er planlagt til at vare 8 uger. Herudover er der afsat 2 uger som buffer. Nogle kommuner kan hurtigt gennemføre udrulningen, mens andre kommuner muligvis vil have brug for længere tid til udrulningen og her kan bufferugerne tages i brug. Figur 1 illustrerer tidsrammen for udrulningen af Aula. Figur 1 Tidsramme for udrulningen De første to uger af udrulningen handler om kommunal opsætning, mens de resterede uger bruges til opsætning af kommunens enkelte institutioner. Kommunal opsætning De to første ugers kommunale opsætning varetages og koordineres af den kommunale administrator. I forbindelse med den kommunale opsætning afholdes et teknisk støttemøde, hvor Netcompany samler en håndfuld kommuner til et møde om fremdriften i udrulningen. Under mødet står Netcompany til rådighed og kan afhjælpe med spørgsmål og udfordringer i forbindelse med den kommunale opsætning, ligesom det også sikres at kommunen er klædt på til at udrulle Aula til institutionerne indenfor den afsatte tidsramme. Institutionsopsætning Efter de to første uger med kommunal opsætning, tilpasses Aula til kommunens institutioner. Dette varetages af institutionens administrator(er) og varetages med fordel under kyndig råd og vejledning af superbrugerne for administrativt personale og/eller den kommunale administrator. Derfor kan der i perioden med institutionsopsætningen også med fordel planlægges 1-2 workshops, hvor kommunens institutionsadministratorer sidder sammen og opsætter institutionerne, så de kan blive hjulpet på vej af superbrugerne/administratoren og sparre med hinanden. Udrulningsprøve Udrulningsforløbet afsluttes med en udrulningsprøve, der skal sikre at udrulningen af Aula er blevet gennemført med succes i den enkelte kommune og at Aula teknisk er sat rigtig op. Udrulningsprøven består at en række såkaldte testcases, som gennemføres af den kommunale administrator og institutionsadministratorerne. Mere information herom udsendes senere. 1

2 2 Udrulningstrin I løbet af de 8 ugers udrulning foreligger der en række opgaver, også kaldet trin, som skal udføres i kommunen og på institutionerne. Udrulningstrinnen kan samles i indtil videre 8 overordnede kommunaltrin og 6 institutionstrin, se figur 2. Figur 2 De 13 udrulningstrin Nærværende dokumentet er tiltænkt til at skabe et overblik over disse forskellige trin og forklarer dermed, hvilke aktiviteter der er nødvendige for udrulningen af Aula. De helt konkrete udrulningstrin vil blive beskrevet i en udrulningsdrejebog, som gennemgås på opstartsmøderne, der afholdes med de enkelte kommuner to måneder før udrulningens start. Dette dokument er derfor udelukkende tænkt som et overblik over de aktiviteter og opgaver som skal udføres i forbindelse med udrulningen af Aula, for at give indblik i hvordan kommunerne kan forberede sig på udrulningen og sikre, at de har rette organisation klar. 2

3 3 Forberedelse forud for udrulningen Forud for udrulningen og de enkelte kommunale- og institutionelle trin, forelægger der nogle forberedelser. De forberedende afklaringer falder i to kategorier 1. Afklaringer, som er nødvendige for en succesfuld gennemførelse af udrulningstrinnene og som vil sikre at selve udrulningens trin kan udføres hurtigt og enkelt. 2. Afklaringer, som er relateret til anvendelsen af Aula og som ikke nødvendigvis skal være afklaret forud for udrulningen, da løsningens rent teknisk kan virke uden. Det er dog afklaringer om anvendelse, som eventuelt kræver en længere beslutningsproces i kommune og på institutioner, hvorfor vi anbefaler at disse påbegyndes i god tid, hvis afklaringerne om anvendelse skal være på plads inden det pædagogiske personale skal bruge Aula i foråret Se mere om de denne type anvendelsesafklaring i artikel 8 Anvendelsesstrategi for brug af Aula De forskellige opgaver i kategori 1, som skal være afklaret forud for udrulningen, er oplistet i tabellen nedenfor Opgave Beskrivelse Mere information Hvilke institutioner udrulles der til Login En del af forberedelsesarbejdet forud for udrulningen er at KOMBIT og Netcompany får overblik over institutioner og institutionsnumre. Dette vil betyde at rette institutioner kan tilknyttes Aula. I løbet af efteråret 2018 vil kommunerne derfor modtage en opgave i Implementeringshåndbogen og KLIK ift. at kvalitetssikre institutionsudtræk fra STIL. For at kunne igangsætte udrulningen er det nødvendigt at Netcompany har modtaget information om kommunens login setup heunder 2-faktor loginstep up omkring 30 arbejdsdage før udrulningsstart. Mere information herom følger i håndbogen og KLIK Opgave om to-faktor login findes i håndbogen (afsnit 8.1.4) og i KLIK Opgave om proces for indmeldelse af information findes i håndbogen (afsnit 8.2.4) Kvalitetssikre UNI-Login Alle brugere i Aula herunder forældre og andre relevante eksterne aktører skal have UNI-Login og deres UNI-Login skal være CPR-identificeret for at kunne tilgå Aula. (afsnit 8.2.4) 3

4 Tildeling af rolle og rettigheder Afklar behov for evt. widgets Afklar opsætning af kommunikatio nskanaler Afklar kontaktoplysninger og datapolitik Der ligger derfor en vigtig opgave med at sikre at alle brugere er oprettet via UNI-login Forud for udrulningen skal det afklares hvilke brugere der skal tildeles hvilke roller og rettigheder på kommunalt-og institutionelt plan. Roller og rettigheder kan selvfølgelig også tildeles løbende, men visse rettigheder, såsom hvem der skal være i stand til at oprette grupper eller opsætte hjemmeside, skal være afklaret forud for udrulningen for at disse opsætningsopgaver kan varetages i forbindelse med udrulningen. Hvis Aula skal opsættes med widgets ifm. udrulningen skal dette afklares forud for udrulningen Det er den enkelte kommunes opgave at afklare eventuelle ændringer til opsætning af kommunikationskanaler forud for udrulningen I forbindelse med opsætningen af Aula vil kommunen skulle indsætte den dataansvarliges kontaktoplysninger (i Aulas tilfælde den enkelte kommune). Derudover vil det også være muligt at indtaste eller linke til datapolitik. (afsnit 8.2.4) (afsnit 8.1.4) (afsnit 8.2.4) Opgave med at indtaste oplysninger og datapolitik beskrives i udrulningsdrejebogen Hvis kommunen ønsker at der skal indtastes eller linkes til datapolitik, skal denne således afklares, så den kan sættes ind i forbindelse med udrulningen Udover de forberedende opgaver, er det også værd at have de fire nedenstående opgaver in mente, når forberedelsen udføres. Selve den tekniske udrulning afhænger ikke af de tre opgaver, men lettrere den efterfølgende brug markant. Alle de tre opgaver er allerede beskrevet i implementeringshåndbogen og KLIK Forberedelsesopgave Mere information Afklar vikardækning Opgaven findes i håndbogen (afsnit 8.1.4) Afklar brugernes browseradgang ift. Aula Opgaven findes i håndbogen (afsnit 8.1.4) Afklar status for netværk og digitale enheder Opgaven findes i håndbogen (afsnit 8.1.4) Kvalitetssikre at brugerne er tilknyttet relevante grupper i de administrative systemer Opgaven findes i håndbogen (afsnit 8.2.4) 4

5 4 De 8 kommunale trin De 8 kommunale trin Trin 1: Tildele roller og rettigheder Aulas kommunale administrator i kommunen opsætter roller og rettigheder for brugerne. Trin 2: Kvalitetssikre data fra UNI-Login Opgaven indebærer, at sikre at brugere og grupper hentet fra UNI-Login sker korrekt. Trin 3: Kvalitetssikre skema-synkronisering Skemaer importeres automatisk fra skemalægningssystemet. Trinnet går ud på, at sikre at det importerede data ser korrekt ud. Trin 4: Opsætte og kvalitetssikre dashboards (widgets) Opsætte og kvalitetssikre dashboards (widgets). 5 6 Trin 5: Kvalitetssikre integration til OneDrive/GoogleDrive Aula kommer med integration ti OneDrive/GoogleDrive. Trinnet går her ud på at sikre at kommunens fildelingsløsning er integreret korrekt. Trin 6: Tilknytte rette forvaltningsmyndigheder Sikre at rette forvaltningsmyndigheder er oprettet i Aula. 7 8 Trin 7: Evt. opsætte tværkommunale grupper Opret grupper for bestemte faggrupper i en kommune eller på tværs af institutioner. Trin 8: Evt. opsætte kommunikationskanaler Eventuelt tilpasse kommunikationskanaler i de enkelte kommuner. Udrulningstrin Aula 5

6 5 De 5 institutionstrin Malthes trivsel De 5 institutions trin 1 2 Trin 1: Opsætte institutionelle dashboards - herunder widgets Kvalitetssikre de institutionelle dashboards, herunder de forskellige widgets. Trin 2: Tildele roller og rettigheder Tildeling af roller og rettigheder til brugere på institutionsniveau. 3 Trin 3: Opsætte datapolitik Opsætning af datapolitik på institutionerne Trin 1: Opsætte institutionelle dashboards herunder widgets 4 Trin 4: Kvalitetssikre data fra UNI-Login Opgaven indebærer, at sikre at brugere og grupper hentet fra UNI-Login sker korrekt.r. 5 Trin 5: Opsætte institutionens grupper Opsætte institutionens grupper. Dette kan også gøres løbende og i forbindelse med at medarbejderne ibrugtager Aula. Udrulningstrin Aula 6