Referat Hovedudvalget Arbejdsmiljø og MED

Transkript

1 Referat Hovedudvalget Arbejdsmiljø og MED Hjørring Kommune 6. februar 2018 Side 1. Mødedato: 6. februar 2018 Mødet påbegyndt: kl. 12:30 Mødet afsluttet: kl. Mødested: Mødelokale Rådhuset Fraværende: Bemærkninger Følgende sager behandles: Pkt. Tekst Side 1 Nyt udvalg Budget og Økonomi januar Sygefraværstal Vision og arbejdsgrundlag Fokus på Kerneopgaven 9 6 Personalepolitikker - revision 11 7 Vold udenfor arbejdstid 13 8 Eventuelt og sager til kommende møde 15

2 Hjørring Kommune 6. februar 2018 Side P Nyt udvalg Sagsfremstilling Udvalget er nysammensat for den kommende periode som går fra 1. januar december Udvalget skal på dette møde konstituere sig. Det indstilles, at udvalget konstituerer sig med næstformand. Beslutning Tommy Christiansen bød velkommen til nye udvalgsmedlemmer. Medarbejdersiden oplyste at Karen Margrethe Bak fortsætter som næstformand. Bilag Hovedudvalgets sammensætning 2018

3 Hjørring Kommune 6. februar 2018 Side P Budget og Økonomi januar 2018 Sagsfremstilling Evaluering af Hovedudvalgets inddragelse i budgetprocessen, samt orientering vedr. Finanslovsaftalen. Hovedudvalget modtog til mødet i marts oversigten over budgetprocessen, som ligesom forrige år var inddelt i 3 faser. Fase 1: Møder mellem Borgmester og det politiske niveau i løbet af februar med henblik på at udarbejde forslag til budgetproces for til Økonomiudvalgets møde i marts Fase 2: Budgetmateriale for udarbejdedes i fagudvalgene. Fase 3: Økonomiudvalget fastlægger på møde den 9. august 2017 udvalgsfordelte budgetrammer for drift under hensyntagen til lov og cirkulæreprogrammet mv. I løbet af september og oktober måned: Borgmestermøder med henblik på at indgå bred aftale om budget for Hjørring Kommune for Budgetudarbejdelsen for 2018 er sket i relation til Hovedudvalget og de næste niveauer i MED i henhold til den aftalte procedureretningslinje fra Medarbejdersiden har specielt været inddraget i forbindelse med driftsreduktioner. I de enkelte faser har Hovedudvalget været orienteret løbende på de ordinære Hovedudvalgsmøder. Derudover har udvalget været inddraget via følgende konkrete møder: 14. juni Møde mellem Hovedudvalget og Økonomiudvalget. 08. august Hovedudvalgsmøde med drøftelse af seneste nyt samt input i forhold til budget 07. september - Hovedudvalget deltager i budgetseminaret 12. september - Hovedudvalgsmøde hvor udvalget orienteres om status og evaluerer inddragelsen i budgetprocessen positivt. 13. september fremsender medarbejdersiden deres bemærkninger til budget Vedlagt tidsplan for budgetlægning for som den så ud marts 2017.

4 På dette møde fastlægges møde mellem Hovedudvalget og det nye Økonomiudvalg. Hjørring Kommune 6. februar 2018 Side 4. Under punktet orienteres yderligere om relevante emner vedr. Finanslovsaftalen. Det indstilles, At udvalget drøfter processen for 2017, samt inddragelsen heri. At der fastlægges dato for møde mellem Hovedudvalget og det nye Økonomiudvalg. Beslutning Punktet er et fast punkt på dagsordenen. Tommy Christiansen orienterede om den aktuelle situation. Budgetproces: I forhold til Hovedudvalgets inddragelse er det medarbejdersidens opfattelse at processen for 2017 har været god. Der har været god mulighed for at komme med input løbende. Endelig tidsplan for 2018 kendes i marts. Fællesmøde mellem Hovedudvalget og Økonomiudvalget aftaltes til den 20. juni kl Sekretariatet indkalder. Bilag Tidsplan for budgetlægning for

5 Hjørring Kommune 6. februar 2018 Side P Sygefraværstal 2017 Sagsfremstilling De samlede tal for sygefraværsstatistikken for 2017 ligger klar til drøftelse i udvalget. Det indstilles, Drøftes. Beslutning Lillian Andersen fra Løn og Personale gennemgik hovedkonklusionerne. Den største stigning ligger i langtidssygefraværet. Leif Serup orienterede om tallene fra SÆHs område og de overvejelser, der ligger der. Der er fra Finansministeriet afsat midler på ½ milliard kr. til at nedbringe sygefravær i ældreområdet og der kommer mere information om en supplerende pulje i løbet af OmrådeMED i SÆH har sat emnet på dagsordenen til deres kommende møde, med henblik på at drøfte mulige årsager til det stigende fravær. Dette med henblik på at svarene i drøftelserne kan være med til at kvalificere efterfølgende indsatser. Hovedudvalget var enig i, at det er vigtigt at komme tallene nærmere de enkelte områder/sektorer, for at komme ind til årsager til det stigende sygefravær. Denne opgave sendes derfor til OmrådeMED, som bedes drøfte mulige årsager. OmrådeMEDudvalgene blev samtidig bedt om at vende tilbage til Hovedudvalget med deres overvejelser. Emnet tages op igen i Hovedudvalget, når OmrådeMEDudvalgene har meldt tilbage. Bilag Fraværstal 2017 Fraværstal 4. kvartal 2017

6 Hjørring Kommune 6. februar 2018 Side 6.

7 Hjørring Kommune 6. februar 2018 Side P Vision og arbejdsgrundlag 2018 Sagsfremstilling For at sikre at arbejdsformen i Hovedudvalget er tidssvarende, skal den evalueres hvert andet år, når der har været valg og udpegning til MEDorganisationen. Derfor er Hovedudvalgets vision, arbejdsgrundlag og arbejdsform vedlagt som bilag. Senest revideret i Hovedudvalget bedes se dokumentet igennem og drøfte eventuelle ændringer. Hovedudvalget har tidligere været med til at fastlægge indholdet i årshjulet samt prioriteret emnerne. Udkast til bruttoliste ses herunder, men der kan være andre emner, som skal indgå i dette, hvilket udvalget bedes overveje inden mødet. Bruttolisten for Hovedudvalgets årshjul indeholder følgende emner: Sammensætning og konstituering Vision & arbejdsgrundlag Overordnet sygefraværsstatistik Kerneopgaven med fokus på trivsel Inspirationstur 2018 AM-drøftelse 1 og 2 Budget og økonomi Gennemgang af personalepolitikkerne Evt. tema. Vold udenfor arbejdstid Løbende rådgivning af organisationen i forhold til MEDaftale og øvrige retningslinjer aftalt i Hovedudvalget. Herunder behandling af dispensationsansøgninger i forhold til tilpasning af MEDstruktur og organisering af arbejdsmiljø. Evt. input til bruttolisten gives med til sekretariatet. Vedlagt som bilag Vision og arbejdsgrundlag, samt foreløbigt årshjul.

8 Det indstilles, at Hovedudvalget drøfter vision, arbejdsgrundlag og arbejdsform med henblik på evt. ændringer. Hjørring Kommune 6. februar 2018 Side 8. at Hovedudvalget drøfter emnelisten med henblik på fastlæggelse af indhold og prioritering af emner til årshjulet. Beslutning Hovedudvalget havde ingen bemærkninger til vision og arbejdsgrundlag for nu. Vision og arbejdsgrundlag tages med til seminaret den 19. og 20. april. Bilag vision-arbejdsgrundlag-hu-2018 Årshjul HU januar18

9 Hjørring Kommune 6. februar 2018 Side P Fokus på Kerneopgaven Sagsfremstilling Herunder: Status fra arbejdsgruppen. På mødet deltager Rasmus Vørs og Elsebeth Nielsen Emner som Hovedudvalget skal tage stilling til. Det indstilles, Drøftes Beslutning Rasmus Vørs og Elsebeth Nielsen som er med i arbejdsgruppen gennemgik arbejdet indtil nu. (Oplæg sendes til Hovedudvalget efterfølgende). Arbejdsgruppens overordnede betragtninger er, at processerne og dialogen på arbejdspladserne får størst betydning. Dette vurderet ud fra såvel arbejdsgruppens arbejde indtil nu, som også afspejler den opgave arbejdspladserne senere kommer til at tage hul på. Arbejdsgruppen kom med anbefaling om at skifte ordet "trivsel" i kommissoriet ud med værdiordene tillid, dialog og arbejdsglæde. Ordene her er i forvejen genkendelige og signalerer Hjørring Kommunes værdier, som mange sætter lig med trivsel og arbejdet omkring kerneopgaven. Arbejdsgruppen har udarbejdet værktøjer til tre trin, som skal afprøves fra midt i marts. Dette sker på arbejdspladser, som arbejdsgruppens medlemmer kommer fra. Resultaterne vil vise om materialet skal tilrettes, før det endelige projekt præsenteres for Hovedudvalget. Arbejdsgruppen har drøftet forskellige forbehold for tidsplanen, men i første omgang styrer man efter den nuværende tidsplan. Hovedudvalget var positive overfor arbejdsgruppens arbejde.

10 Det aftaltes at de tre arbejdspladser, som arbejdsmiljørepræsentanterne i Hovedudvalget er tilknyttet, skal inddrages i afprøvning af værktøjer. Derudover skal der findes 2-3 arbejdspladser, som ikke på forhånd har viden om projektet. Det aftaltes at Hovedudvalget står som afsender og dermed beder om hjælp til opgaven. Hjørring Kommune 6. februar 2018 Side 10. Hovedudvalgets inddragelse fra nu og til sommerferien vil være i form af tilbagemeldinger fra de arbejdspladser som involveres i afprøvning hvor der er arbejdsmiljørepræsentanter fra Hovedudvalget tilknyttet. Der gives fortsat mulighed for at arbejdsgruppen kan melde ind, såfremt der skal yderligere afklaring til på vejen i deres proces. Hovedudvalget tog arbejdsgruppens forbehold for tidsplanen til efterretning.

11 Hjørring Kommune 6. februar 2018 Side P Personalepolitikker - revision Sagsfremstilling Processen med revision af personalepolitikker er godt på vej og politikkerne om sygefravær og stressretningslinjer er de senest reviderede. Arbejdsgruppen som består af Karen Margrethe Bak, Helle Hostrup, samt Kurt Larsen og Grethe Jakobsen fra sekretariatet afholdt den 17. januar møde om de næste skridt. De nyligt udarbejdede stressretningslinjer var en del af Hjørring Kommunes politik Trivsel, Sundhed og Arbejdsglæde. Arbejdsgruppen finder det derfor naturligt, at se på den del der er tilbage. Den resterende del omhandler Hovedudvalgets opgave med at aftale retningslinjer for sundhed. JF. Rammeaftalens bilag 2 I. Denne del er samtidig en del af Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne, se herunder: 4 stk. 1 Sundhedsfremmeordning "Der skal i kommunens øverste medindflydelses- og medbestemmelsesudvalg aftales retningslinjer vedrørende sundhed. Retningslinjerne skal have til formål at fremme en forebyggende indsats i forhold til medarbejdernes sundhed og arbejdsmiljø. Retningslinjerne skal indeholde konkrete sundhedsfremmeinitiativer. Stk. 2. Bemærkning: Det øverste medindflydelses- og medbestemmelsesudvalg beslutter, i hvilket omfang retningslinjerne skal udfyldes lokalt(fx i forhold til sektor/institution). Sundhedsfremme indsatsen kan fx indeholde tilbud om massage, fysioterapi, kiropraktor, motion, rygestopkurser, kostvejledning, psykologhjælp, helbredsvurdering, zoneterapi. Det øverste medindflydelses- og medbestemmelsesudvalg kan aftale at fravige 4. stk. 1 såfremt der er enighed i udvalget herom. Hvis en af parterne i Hovedudvalget ikke længere ønsker at fravige bestemmelsen, genindtræder forpligtelsen.

12 Sundhedsfremmeinitiativernes effekt og anvendelse kan drøftes og evalueres i medindflydelses- og medbestemmelsessystemet. Bemærkning: Drøftelserne kan fx. finde sted i forbindelse med drøftelse af APV, trivselsmålinger eller sygefraværsstatistikker. Hjørring Kommune 6. februar 2018 Side 12. Arbejdsgruppen finder det hensigtsmæssigt at Hovedudvalget drøfter: Hvorledes udvalget tænker opgaven kan gribes an i forhold til den niveaudeling aftalen giver mulighed for. Derudover vil det være hensigtsmæssigt at udvalget drøfter det forhold, at 4 stk. 1 kan fraviges ved enighed. Det indstilles, at Hovedudvalget drøfter: Hvorledes udvalget tænker opgaven kan gribes an i forhold til den niveaudeling aftalen giver mulighed for. At udvalget drøfter det forhold, at 4 stk. 1 kan fraviges ved enighed. Beslutning Udvalget var enigt i at der allerede på nuværende tidspunkt er tilbud om forskellige konkrete sundhedsfremmetiltag. Der var dog et ønske om at tiltagene var mere synlige. Drøftelsen udsættes til OmrådeMED er vendt tilbage med input fra drøftelserne angående sygefravær.

13 Hjørring Kommune 6. februar 2018 Side P Vold udenfor arbejdstid Resumé Hjørring Kommune skal som arbejdsgiver vejlede medarbejdere, der er i risiko for at blive udsat for vold eller krænkende handlinger udenfor arbejdstiden i, hvordan de kan/skal reagere. I bilaget er anført de gældende regler, kravene til arbejdsgiveren og indeholder et forslag til en screeningsmodel, som ledere og arbejdsmiljøgrupper kan anvende. Sagsfremstilling I henhold til en bekendtgørelse fra Beskæftigelsesministeriet skal arbejdsgivere ikke kun forebygge arbejdsrelateret vold inden for arbejdstiden. Arbejdsgiveren skal også sørge for, at arbejdet planlægges, tilrettelægges og udføres, så man reducerer risikoen for, at ansatte bliver udsat for vold, trusler og anden krænkende adfærd på grund af deres arbejde, uanset hvor og hvornår dette finder sted. Risikoen for at man som medarbejder i Hjørring Kommune bliver udsat for vold, trusler eller krænkende adfærd vil afhænge meget af jobbet, og dermed vil der også være en stor variation i de tiltag, der skal gøres - fra intet til meget. Selv om leder/arbejdsmiljøgruppe giver medarbejdere vejledning i, hvordan de skal håndtere situationer udenfor arbejdstiden, er der ikke pligt til at følge disse. I vedlagte bilag er problemstillingen vedr. vold udenfor arbejdstid, arbejdsgiverens forpligtelser mv. skitseret, der er eksempler på screening af risikoniveauet og beskrevet mulige handlinger. Det indstilles, til drøftelse med henblik på en vurdering af, om bilaget er tilstrækkeligt til at ledere og arbejdsmiljøgrupper kan agere ud fra det. Beslutning Kurt Larsen, Arbejdsmiljø og MED indledte med en uddybning af punktet. Udvalget drøftede indholdet i bilaget og kom med input til tilpasninger.

14 Hjørring Kommune 6. februar 2018 Side 14. Bilaget blev godkendt med en enkelt tilpasning i forhold til hvad ordet vold dækker over i dette tilfælde. I forhold til opsamling/registrering tilføjes at tilfælde udenfor arbejdspladsen på samme måde som hvis det foregår på arbejdspladsen. Bilag Vold udenfor arbejdstid og arbejdsgiverpligter

15 Hjørring Kommune 6. februar 2018 Side P Eventuelt og sager til kommende møde Sagsfremstilling Herunder også meddelelser. Hovedudvalgets inspirationstur 2018 Det indstilles, Drøftes. Beslutning Orientering om: Hovedudvalgets inspirationstur Nyt Byråd.

16 Hjørring Kommune 6. februar 2018 Side 16.

17 Hovedudvalgets sammensætning 2018 Hovedudvalg Indført d. Fornavn Efternavn Ansættelsessted Mailadresse Telefonnr. Rolle Organisation (OAO/FTF/AC) Tommy Christiansen Stabene Ledelse Leif Serup Sundhed Ældre Handicap Ledelse Jesper Carlsen Børn Skole og Unge Ledelse Lillian Andersen Løn og Personale Ledelse Tom Kærgård Nord-Vest skolen FTR FTF/DLF Karen Margrethe Bak Myndighed Ældre FTR FTF/DSR Helle Hostrup Teknik og Miljø FTR AC Christina Kaas Larsen Teknik og Miljø FTR OAO - HK Louise Djernæs SÆH louise.undall.behrend.djerns@hjoerring.dk FTR OAO - FOA Joan Østergård Kristensen SÆH Joan.kristensen@hjoerring.dk FTR OAO - SL Peter Skovbo Park og Vej Peter.skovbo@hjoerring.dk FTR OAO - 3F David Nordstrøm BSU David.nordstroem@hjoerring.dk FTR FTF - BUPL Carsten Jørgensen BSU Carsten.joergensen@hjoerring.dk AMR Lone Steen AMO Lone.steen@hjoerringl.dk AMR Heidi Lykkegaard SÆH heidi.lykkegaard@hjoerring.dk AMR Suppleanter som er oplyst: S. for Peter Skovbo Poul Træholt Poul.traeholt@hjoerring.dk S. for Louise Djernæs Martin Møller Christensen mmc@hjoerring.dk S. for Tom Kærgård Lars Busk Hansen lbh@dlf.org S. for Karen Margrethe Bak Kari Lundholm kari.lundholm@hjoerring.dk S. for Christina Kaas Larsen Jette Vejby jette.vejby@hjoerring.dk S. for David Nordstrøm Bente Tella bente.tella@hjoerring.dk S. for Helle Hostrup Marvin B.S Meyer marvin.meyer@hjoerring.dk S. for Joan Kristensen Pernille Horne Pernille.horne@hjoerring.dk AMR-suppleanter: S. for Lone Steen Kristian Obenholt Kristian.obenholt@hjoerring.dk S. for Carsten Jørgensen Tina Abildgård Tina.jokumsen@skolekom.dk S. for Heidi Lykkegaard Dikra Birkemose Dikra.birkemose@hjoerring.dk Deltager ad hoc: Leif Johannes Jensen, Andreas Duus 1

18 Hjørring Kommune 20. marts 2017 Tidsplan for budgetlægning for Den overordnede tidsplan for budgetlægning er som følger: Dato Opgave 22. marts 2017 Økonomiudvalget udarbejder oplæg til Byrådet om budgetproces herunder principper for rammeudmelding for drift og anlæg for marts 2017 Byrådet godkender overordnet budgetprocedure og tidsplan for budgetlægning for herunder principper for udmelding af drifts- og anlægsrammer for maj 2017 Byrådstemamøde inden Byrådsmøde vedr. budget fra kl Juni 2017 Mini-budgetkonferencer i fagudvalg, hvor Område- MED på de respektive fagudvalgsområder deltager. 28. juni 2017 Byrådstemamøde inden Byrådsmøde vedr. budget fra kl august 2017 Økonomiudvalget fastlægger udvalgsfordelte budgetrammer for drift under hensyntagen til lov- og cirkulæreprogrammet. Økonomiudvalget tager endvidere stilling til, om der er behov for yderligere korrektioner i driftsrammerne på udvalgsniveau fra 2018 f.eks. pga. demografi eller opdaterede finansieringsmuligheder. 30. august 2017 Byrådstemamøde før Byrådsmøde vedr. budget fra kl Primo september 2017 Der afholdes høringsmøde for handicaprådet Dato pt. ikke fastsat. Primo september 2017 Der afholdes høringsmøde for ældrerådet Dato pt. ikke fastsat.

19 Side 2 4. september 2017 Borgmestermøde for 98 borgmestre, drøftelse af landsprognose vedrørende såvel budget 2018 og regnskab september 2017 Fagudvalgene fremsender senest kl budgetforslag for drifts- og anlægsområdet for til Økonomisk Forvaltning iht. Økonomiudvalgets seneste rammeudmelding. 6. september 2017 Budgetseminar for Byrådet fra kl september 2017 Økonomiudvalget: a) Tager stilling til om der er behov for at skabe yderligere økonomisk råderum efter at både indtægtssiden og udgiftssiden for 2018 er kendt. b) Fastlægger eventuelt reviderede budgetrammer for anlæg for udmelding fra ministeriet formentligt ultimo august 2017 om tildeling af lånedispensationer og tilskud som vanskeligt stillet kommune. 7. september 2017 Budgetseminar for Byrådet fra september 2017 Der afholdes høringsmøde for integrationsrådet. 13. september 2017 Økonomiudvalget udarbejder budgetforslag til Byrådets 1. behandling. 15. september 2017 Budgetforslag til Byrådets 1. behandling udsendes. 20. september 2017 Byrådets 1. behandling af budgetforslag september 2017 Borgmestermøde for 98 borgmestre, drøftelse af landsprognose vedrørende budget september 2017 Reserveret til afsluttende budgetforhandlinger med reservation af hele Byrådet. 28. september 2017 Kl er sidste frist for ændringsforslag til budgetforslag oktober 2017 Økonomiudvalget udarbejder indstilling vedrørende ændringsforslag. 11. oktober 2017 Byrådets 2. behandling af budgetforslag.

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34 Hovedudvalgets vision, arbejdsgrundlag og arbejdsform. Vision. Hovedudvalget er fælles om at styrke det gode samarbejde og det gode arbejdsmiljø for at skabe attraktive arbejdspladser, der har fokus på den kerneydelse vi skal levere til borgere og samarbejdspartnere. Arbejdsgrundlag. Arbejdet i hovedudvalget skal præges af værdierne tillid, dialog og arbejdsglæde. Det betyder, at alle indgår i en åben og ærlig dialog, hvor det er naturligt at stille spørgsmål og komme med forslag i arbejdsprocessen. I Hovedudvalget anser vi det som en styrke, at vi i arbejdsprocessen kan bidrage med forskellige opfattelser af de emner, der er til debat. Vi bruger dialogen som aktivt redskab, så flest mulige beslutninger kan træffes i enighed. Samarbejdet i Hovedudvalget bygger på tillid, dialog og arbejdsglæde og de definitioner som er beskrevet i MED-aftalen på dette. Arbejdet i Hovedudvalget er præget af gode relationer og en høj grad af åbenhed og respekt. Arbejdsprocesserne er med til, at sikre at vi i samarbejdet og beslutningesprocesserne har øje for arbejdsglæde og kerneydelsen. Arbejdsform Hovedudvalgets opgaver fremgår af Hjørring kommunes MED-aftale. Medlemmer, suppleanter og sekretariat. Kommunaldirektøren er formand. Medarbejderrepræsentanterne vælger en næstformand for udvalget. Der valg hvert andet år. Ved et ordinært medlems udtræden af udvalget (eksempelvis ved ophør af ansættelsesforholdet i kommunen), indtræder suppleanten, med mindre andet aftales organisationerne imellem. Hovedudvalget sekretariatsbetjenes af Arbejdsmiljø og MED For medarbejderrepræsentanterne udpeges/vælges der suppleanter. Suppleanterne indkaldes ved de ordinære medlemmers afbud. Møder Der afholdes møder i Hovedudvalget i en kadence, der matcher opgaverne. Datoerne planlægges for et år af gangen. Møderne afvikles som udgangspunkt på tirsdage således: formøde medarbejderrepræsentanterne fælles frokost møde Eventuelle afbud til møder gives via kalenderen. Ved afbud drager det ordinære medlem selv omsorg for indkaldelse af suppleanten.

35 Opstår der mellem møderne et behov for at behandle mindre løbende spørgsmål kan formanden kontakte næstformanden, der snarest giver respons på spørgsmålet. Kontakten må gerne ske pr. mail. Medarbejderrepræsentanter fra Hovedudvalget deltager som observatører i Kommunens budgetkonferencer/temamøder eller lignende således som det er aftalt i Hovedudvalget (procedureretningslinjer). Hovedudvalget kan afholde temamøder eller konferencer som supplement til de ordinære møder. Hovedudvalgets møder ledes af formanden, der har ansvaret for sammen med næstformanden, at der udarbejdes konklusion på udvalgets drøftelser. Der er mulighed for ved medarbejderrepræsentanternes formøde at inddrage eksperter / ansatte i afdelingerne med henblik på at belyse en sag bedst muligt. Dagsorden Forslag til emner til dagsordenen opsamles som en del af møderne eller via formand eller næstformand/sekretariat. Punkter skal indsendes senest 2 uger før mødet. Dagsorden til Hovedudvalgsmøderne udarbejdes i et samarbejde mellem formand og næstformand. Der afvikles dagsordensmøde ca. 14 dage før mødet i Hovedudvalget, hvor formand og næstformand, bistået af Arbejdsmiljø og MED, sammen sørger for, at sager, der er relevante for behandling i Hovedudvalget optages på dagsordenen. Dagsorden med bilag sendes pr. mail til Hovedudvalgets medlemmer og suppleanter en uge før mødets afholdelse. Referat og formidling. Referaterne skal indeholde sagsfremstillingen, væsentlige synspunkter og de på møderne formulerede konklusioner og beslutninger. Særlige emner formidles via nyhedsbrevet følg-med. Underudvalg/arbejdsgrupper Hovedudvalget kan, når der er enighed herom, nedsætte underudvalg og arbejdsgrupper til behandling af bestemte sager. Underudvalgene og arbejdsgrupperne skal holde Hovedudvalget løbende orienteret om deres arbejde. Praktiske oplysninger Hjørring Kommune sørger for forplejning ved formøder og møder og afholder i øvrigt de udgifter, som er forbundet med Hovedudvalgets arbejde. Kommunen stiller ligeledes lokaler og evt. udstyr til rådighed på møder og formøder. Evaluering For at sikre at arbejdsformen i Hovedudvalget er tidssvarende, evalueres denne hvert andet år, når der har været valg og udpegning til MED-organisationen.

36 Hovedudvalgets opgaver Tilbagevendende punkter Årlig strategisk arbejdsmiljødrøftelse herunder: Kontrollere arbejdsmiljøarbejdet Arbejdsulykker opgørelse Kompetenceudviklingsplaner for AMO Årlig opsamling af påbud fra arbejdstilsynet (Drøftelsen er aftalt så den deles over 2 møder og er lagt sammen med strategidrøftelsen) Redegøre for budgettets konsekvenser herunder Møde med økonomiudvalget Deltagelse i budgetseminar Overvåge sygefraværsstatistik. Aftale retningslinjer i forhold til: Sygefraværssamtaler For beskæftigelse af personer med nedsat arbejdsevne. Sikre at der aftales retningslinjer for: Forebyggelse og håndtering i forhold til stress, vold, mobning, chikane samt overvåge og revidere vedtagne retningslinjer. Fysisk APV (fastlagt til 18, 21, 24) Socialt kapitel Kompetenceudvikling aftalen O.15 Akut-midlers anvendelse Valg og udpegning hvert andet år, igangsættes i Obligatoriske Procedureretningslinjer for drøftelse af (Er udarbejdet) (Budget, rationalisering og omstilling, personalepolitik) Øvrige opgaver Årshjul, vision og arbejdsgrundlag Temaer og temamøder (Kan fastlægges som oplæg til strategidrøftelse) Trivsel/Kerneopgaven 18, 21, 24 Tidlig indsats Feriefonden udpegning (Uddelegeret til områderne efter fordelingsnøgle) MED-aftalen Hovedudvalget som kulturbærere Implementering af MED-aftale Temamøder MED-organisationen MED-uddannelse Rådgive organisationen i forhold til MED-aftalen og øvrige retningslinjer aftalt i Hovedudvalget. Herunder behandling af ansøgninger om dispensation og tilpasse MEDstrukturen/organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet i MEDaftalen. Indbringe uoverensstemmelser og fortolkningsspørgsmål vedr. rammeaftalen mv. for de centrale forhandlingsparter.

37 Mødedato Februar Sammensætning og konstituering Vision og arbejdsgrundlag Budget og tidsplan for proces Vold udenfor arbejdstid Personalepolitikker revision Kvartalsvis sygefravær Trivsel og kerneopgave Budget og tidsplan for proces Kvartalsvis sygefravær Sammensætning og konstituering Vision og arbejdsgrundlag Budget og tidsplan for proces Kvartalsvis sygefravær Budget og tidsplan for proces Kvartalsvis sygefravær 20. Marts april Inspirationsseminar maj 19. Juni +møde ØK Budget og økonomi Kvartalsvis sygefravær Opfølgning på inspirationsseminar Arbejdsmiljødrøftelse 1+2 Trivsel og kerneopgave Budget og økonomi Kvartalsvis sygefravær Valg og udpegning Budget og økonomi Kvartalsvis sygefravær Budget og økonomi Kvartalsvis sygefravær Valg og udpegning August Budget og økonomi Årshjul 2. del og mødeplan 2018 Kvartalsvis sygefravær Trivsel og kerneopgave Budget og økonomi Årshjul 2. del og mødeplan 2019 Kvartalsvis sygefravær Budget og økonomi Årshjul 2. del og mødeplan 2020 Kvartalsvis sygefravær Budget og økonomi Årshjul 2. del og mødeplan 2021 Kvartalsvis sygefravær 11. September november Budget og økonomi Kvartalsvis sygefravær Trivsel og kerneopgave Budget og økonomi Kvartalsvis sygefravær Budget og økonomi Kvartalsvis sygefravær Budget og økonomi Kvartalsvis sygefravær

38 Arbejdsgiverens pligter vedr. vold udenfor arbejdstiden Generelt om vold Arbejdstilsynet (AT) har udarbejdet vejledningsmateriale om arbejdsgiveres pligt til at forebygge arbejdsrelateret vold og om, hvordan man kan samarbejde om at forebygge og håndtere arbejdsrelateret vold. Ved arbejdsrelateret vold forstår AT, at borgere udsætter medarbejdere for angreb mod legemet, fremsætter trusler mod medarbejdere eller udøver anden krænkende adfærd, herunder chikane. Vold er en fællesbetegnelse for både fysisk og psykisk vold. Når der i dette notat nævnes vold, sker det ud fra Eksempler på Fysisk vold: overfald, kvælningsforsøg, knivstik, spark, salg, skub, benspænd, fastholdelse, kast med genstande, bid, niv, krads, spyt Psykisk vold: trusler mod medarbejderens sikkerhed, trusler på livet, trusler om hærværk, trusler mod medarbejderens familie eller venner, knyttede næver, bevægelse af finer henover hals Anden krænkende adfærd: chikane, ydmygelser, mistænkeliggørelse, diskriminerende udsagn Arbejdstilsynets brede forståelsesramme. Risiko for vold kan f.eks. opstå i forbindelse med: - arbejdsfunktioner, hvor medarbejdere administrerer eftertragtede værdier som penge, medicin eller dyre og/eller let omsættelige varer - arbejdsfunktioner, hvor medarbejdere udfører en kontrol- eller magtfunktion - arbejdsfunktioner, hvor medarbejdere kommer i kontakt med potentielt udadreagerende eller voldsomme personer i bo- eller dagtilbud for f.eks. psykisk udviklingshæmmede, demente eller psykisk syge - arbejdssituationer, hvor medarbejdere skal nægte borgere noget, de gerne vil have eller hvis der stilles krav om en bestemt adfærd, som du ikke kan eller vil. Ved arbejdsrelateret vold er det arbejdsfunktionen og omstændighederne på arbejdspladsen, der har gjort, at en borger udøver vold mod en medarbejder uanset om det sker i eller udenfor arbejdstiden. AT argumenterer derfor, at forebyggelsen af vold udenfor arbejdstid i en vis udstrækning er den samme, som når det finder sted i arbejdstiden. Arbejdsgiver har pligt til i alle led planlægge og tilrettelægge arbejdet, så det kan udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt at sikre, at det rent faktisk udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt herunder føre effektivt tilsyn med arbejdet at sørge for den nødvendige oplæring og instruktion

39 at oplyse medarbejderne om ulykkes- og sundhedsfarer, der er i forbindelse med arbejdet I forhold til risiko for arbejdsrelateret vold skal arbejdsgiveren endvidere løbende vurdere, hvor og hvornår der er risiko for vold vurdere, hvem der kan blive udsat vurdere, hvilke typer af vold, der kan være tale om og alvorligheden heraf reducere forekomst og alvorlighed mest muligt instruere og oplære medarbejdere og ledere i, hvordan de forebygger og håndterer vold i forbindelse med arbejdet træffe foranstaltninger om førstehjælp i situationer med særlig risiko for vold i arbejdstiden evaluere forebyggelsen efter voldsepisoder Forebyg systematisk afdæk forekomsten vurdér risiko registrér og evaluer episoder og håndering planlæg arbejdet, så risiko reduceres oplær, instuer og uddan sørg for dod indretning sørg for et godt psykisk arbejdsmijø foranstaltninger vedr. førstehjælp udenfor arbejdstid: udarbejd retningslinjer for og giv vejledning om håndtering af vold og tilløb hertil Under en voldsepisode:: følg instruktionen anvend alarm- og kaldesystemer mv. bevar roen og konfliknedtrappende kommunikation kom hinanden til undsætning, hvis det er forsvarligt ved røveri: gør som røveren forlanger Umiddelbart efter episode i arbejdstid giv førstehjælp informer andre kolleger evt. opfølgende samtale med de involverede På længere sigt: tilbyd krisehjælp kontakt sygemeldte anmeld episoden som ulykke anmeld evt. til politiet (udenfor arbejdstid: tilbyd bistand til anmeldelse) evaluer forebyggelsesn Arbejdsmiljøorganisationen skal deltage i forebyggelsen af de sikkerheds- og sundhedsmæssige risici. Den skal rådgive virksomheden i løsninger i relation til voldsrisiko og kontrollere, at de valgte løsninger er effektive samt opstille principper for tilstrækkelig og nødvendig oplæring og instruktion. Arbejdsmiljøorganisationen skal desuden deltage i undersøgelse af voldsepisoder og tilløb hertil samt en gang årligt udarbejde en oversigt over ulykker. Særligt vedr. vold udenfor arbejdstid Risiko for vold udenfor arbejdstid forekommer typisk, hvis der også er risiko for vold i forbindelse med arbejdet. Arbejdsgiveren har ikke pligt til forebyggelse og håndtering af vold udenfor arbejdstid, hvis det er helt åbenbart, at der ikke er nogen risiko. Vurderingen af voldsrisiko udenfor arbejdstid kan bl.a. ske på baggrund af en vurdering af følgende forhold: der er medarbejdere, der har været udsat for vold udenfor arbejdstiden det er kendt, at borgere kan blive vrede over f.eks. medarbejdernes handlinger eller beslutninger og at disse medarbejdere kan forvente at møde borgene udenfor arbejdstiden der er medarbejdere, der i arbejdstiden er blevet udsat for trusler om vold udenfor arbejdstiden.

40 En enkeltstående episode er ikke nødvendigvis ensbetydende med, at der er en risiko, der skal forebygges. Det vil altid bero på en konkret vurdering. Forslag til, hvordan vi løfter opgaven med at vejlede om vold og forebyggelse af vold udenfor arbejdstid Der er givetvis en relativ stor spredning i forhold til risikoen for og incidensen af, at kommunens medarbejdere udenfor arbejdstid bliver udsat for krænkende handlinger og trusler både ved direkte kontakt, telefonsamtaler eller digital chikane og vold udenfor arbejdstiden. Det betyder tilsvarende variation i den ledelsesmæssige opmærksomhed, der skal være ift. vurdering og forebyggelse. Nedenstående giver et bud på, hvordan opgaven kan tilstræbes gradueret efter konkret risikovurdering og baseret på en form for screening for vold. Screening Handlinger Ansv./aktør Ingen tilfælde af vold i arbejdstiden Ingen Lederen Ingen eller få konfliktfyldte kontakter til borgere Vurdering: Ingen risiko udenfor arbejdstid Få eller flere tilfælde af vold i forbindelse med arbejdet Ingen risiko for at møde borgerne udenfor arbejdstid Vurdering: Ingen risiko udenfor arbejdstid Forventes, at dette håndteres som arbejdsulykker mv. (generel forebyggelse, registrering og anmeldelse af episoder, undersøgelse af ulykker af arbejdsmiljøgruppen mv.) Ingen umiddelbare handlinger vedr. Leder/AMG (arbejdsmiljøgrup pen) Få eller flere tilfælde af vold i forbindelse med arbejdet: Risiko for at møde borgerne tilfældigt udenfor arbejdstid eller borgeren har i enkelte tilfælde kontaktet en medarbejder eller anvendt digital chikane Vurdering: Lav risiko udenfor arbejdstid Kendt/erkendt risiko for vold både på arbejdspladsen og udenfor arbejdstid Eksempler Vurdering: Moderat risiko udenfor arbejdstid Risiko for vold Vurdering: Moderat til høj risiko forebyggelse udenfor arbejdstid Eksempler: - vejledning om, at medarbejderen i alle tilfælde skal melde konkrete sager til lederen - kan gives mundtligt og/eller skriftligt til medarbejderen i forbindelse med ansættelsen Eksempler: grundig introduktion af nyansatte, gentagelse med mellemrum, træning i konfliktreducerende adfærd (kropssprog og samtaleteknik), forebyggende tiltag, konkrete råd til håndtering af borgere og retningslinjer for registrering og opfølgning (af leder og AMG). AMG og MED-udvalg følger og følger op Eksempler: - som ved moderat risiko suppleret med yderligere uddannelse og træning, beredskabsplan mv. AMG og MED-udvalg følger og følger op Leder/AMG Leder/AMG og MED-udvalg Leder/AMG og MED-udvalg Ovenstående beskrivelse af arbejdspladsernes forebyggende tiltag og vurderinger vedr. vold udenfor arbejdstid skal holdes op mod de konkrete, lokale forhold. Det er vanskeligt at lave en one-size-fits-all - retningslinje.

41 Arbejdspladsen har en opgave i at vejlede om, hvordan de ansatte på en hensigtsmæssig måde kan håndtere tilløb til og episoder med arbejdsrelateret vold uden for arbejdstiden. Selvom de ansatte har fået vejledningen, er de ikke forpligtede til at følge denne, da arbejdsgiveren ikke har instruktionsbeføjelse overfor de ansatte i deres fritid. Vejledningen skal være konkret og skal være en hjælp for medarbejderen ifølge Arbejdstilsynets tilsyn på rådhuset fornylig. Eksempler på en sådan konkret vejledning kunne udarbejdes som en hjælp for arbejdsmiljøgrupperne. Vedr. registrering mv. af vold se også kommunens hjemmeside: hvor især Hent Vejledning om vold og trusler til ledere, AMG og MED uddyber arbejdspladsens opgaver og opgavefordelingen. Link Link Link Link