EU-UDBUD 2018/S

Transkript

1 EU-UDBUD 2018/S Tjenesteydelser Offentligt udbud På levering af service på mekaniske ventilationsanlæg og centrale udsugningsanlæg til Jysk Fællesindkøb Jysk Fællesindkøb Side 1 af 51 Marts 2018

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Ordregiver Tidsplan Spørgsmål Spørgsmål og svar Udbuddets omfang Særlige vilkår Virksomhedsoverdragelse Sociale klausuler Arbejdsklausuler Udelukkelse og egnethed Tilbudsgivers personlige forhold Økonomisk og finansiel formåen Teknisk og/eller faglig formåen Konsortier Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Serviceattest Aftalevilkår Tilbud Flere tilbud Kombinationsbud Sideordnede bud Kontrolbud Alternative tilbud Tildelingskriterium Afgivelse af tilbud Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tilbuddets indhold Tilbuddets indhold Sprog Ejendomsret og betaling for tilbud Forbehold Tilbudsevaluering Tildelingskriterium og underkriterier Forbehold og konditionsmæssighed...14 Side 2 af 51

3 13.3 Udelukkelse og egnethed Orientering om resultatet af udbuddet Aktindsigt...15 Udbudsbilag A ESPD...16 Udbudsbilag B Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere Parterne Aftalegrundlag Aftalens grundlag Ændringer Underleverandører Aftaleperiode Aftalens omfang Omfang Ændringer af aftalens omfang Samarbejde Virksomhedsoverdragelse Kvalitet Generelt Kvalitetssikring Priser og prisregulering Pris Prisregulering Afgifter Bonus og godtgørelse Bestilling Levering Leveringsbetingelser Fakturering Betalingsbetingelser Statistik Leverandørens misligholdelse Bod Force majeure Sikkerhedsstillelse Forsikring Etik Arbejdsklausuler og sociale klausuler Arbejdsklausuler...27 Side 3 af 51

4 20.2 Sociale klausuler Overdragelse Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser Ordregivers overdragelse af rettigheder og forpligtelser Ordregivers overdragelse af kontrakten til anden leverandør Tavshedspligt Lovvalg og værneting Underskrifter...35 Bilag 1 Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet...36 Bilag 2 Kravspecifikation...37 Bilag 3 Tilbudsliste Ventilationsoversigt...43 Bilag 4 Generel omfangsbeskrivelse af ydelserne...44 Bilag 5 Skanderborg Kommunes oplysning om krav til løn- og ansættelsesvilkår...47 Bilag 6 Skema til registrering af anlæg i TimeSafe...51 Side 4 af 51

5 1 Indledning Udbuddet vedrører levering af service på mekaniske ventilationsanlæg og centrale udsugningsanlæg til Jysk Fællesindkøb. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. udbudslovens 56 (Lov nr af 15. december 2015), hvilket betyder, at enhver, der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. punkt. 7 og opfylder eventuelle minimumskrav, kan afgive tilbud. Udbudsmaterialet består af: Udbudsbekendtgørelse Udbudsbetingelser med udbudsbilag A, B Udkast til aftale med bilag (herunder kravspecifikation) Bilag 1 Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet Bilag 2 Kravspecifikation Bilag 3 Tilbudsliste ventilationsoversigt Bilag 4 Generel beskrivelse af ydelserne Bilag 5 Skanderborg Kommunes Oplysning om løn- og ansættelsesvilkår Bilag 6 Skema til registrering af anlæg i TimeSafe Leverandørens tilbud (ved indgåelse af kontrakt er leverandørens tilbud bilag 7) Aftale med den vindende tilbudsgiver skal indgås på baggrund af den vedlagte rammeaftale. Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet. Udbudsmaterialet er offentliggjort via udbudsbekendtgørelse på EUT og på ordregivers hjemmeside: Ordregiver har offentliggjort en for udfyldt elektronisk version af ESPD sammen med udbudsmaterialet. Nærmere vejledning om, hvordan denne version af ESPD anvendes og udfyldes, kan findes i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning: ESPD Dokumentation og e-certis. Vejledningen findes på følgende hjemmeside: 2 Ordregiver Udbuddet gennemføres af Rebild Kommune, som er tovholder, på vegne af Jysk Fællesindkøb. Jysk Fællesindkøb er betegnelsen for et fælles indkøbssamarbejde mellem følgende kommuner: FAVRSKOV MARIAGERFJORD NORDDJURS REBILD Areal: 540,3 km² Areal: 718,3 km² Areal: 721 km² Areal: 621,3 km² Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere SKANDERBORG SKIVE SYDDJURS VIBORG Areal: 416,8 km² Areal: 683,4 km² Areal: 689,7 km² Areal: 1.408,9 km² Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere Side 5 af 51

6 Følgende kommuner deltager i udbuddet: Favrskov Kommune Mariagerfjord Kommune Norddjurs Kommune Rebild Kommune Skanderborg Kommune Viborg Kommune Herefter kaldet ordregiver. Ordregivers kontaktperson i forbindelse med udbudsprocessen fremgår af afsnit 4 Spørgsmål. Efter indgåelse af rammeaftale handler de i dette udbud deltagende ordregivende myndigheder med den, for deres delaftale, vindende Tilbudsgiver som individuelle juridiske parter. Udbuddet kan annulleres helt eller delvist, hvis der er saglige grunde herfor. Ved evt. annullation sker der ingen erstatning for udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. De øvrige kommuner i Jysk Fællesindkøb har ikke mulighed for at tiltræde aftalen efterfølgende, idet udbuddet er opdelt i delaftaler. 3 Tidsplan Afsendelse af udbudsbekendtgørelse til TED: 19. marts 2018 Spørgefrist: Mandag d. 16. april 2018 Svarfrist: Torsdag d. 19. april 2018 Tilbudsfrist: Torsdag d. 26. april 2018 kl Offentliggørelse af resultatet af udbuddet: Uge 20 Derefter afholdes 10 dages stand still-periode, hvorefter aftalen kan underskrives. Leveringsstart: 1. juni Spørgsmål 4.1 Spørgsmål og svar Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i aftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Tilbudsgiver opfordres desuden til at gøre ordregiver opmærksom på eventuelle forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til Lone Nørgaard Andersen pr. mail: lnan@rebild.dk Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Side 6 af 51

7 Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via Rebild Kommunes hjemmeside: Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret på hjemmesiden. 5 Udbuddets omfang Udbuddet vedrører levering af serviceeftersyn på mekaniske ventilationsanlæg og centrale udsugningsanlæg samt levering af filtre og remme i forbindelse hermed til ordregiver. Tjenesteydelserne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (bilag 2), tilbudslisten (bilag 3) og generel beskrivelse af ydelserne (bilag 4). Hvis ordregiver opfører nye bygninger i kontraktperioden, overgår disse bygninger til den efter dette udbud valgte leverandør på det tidspunkt, hvor den anden entreprenørs forpligtelser overfor ordregiver ophører. Nye anlæg skal prisfastsættes på samme vilkår og beregningsmetode, som ved tilbudslistens anlæg. Prisen på et nyt anlæg skal være tilsvarende prisen på et sammenligneligt anlæg fra tilbudslisten. Eksisterende anlæg som ikke er på ventilationsoversigten f.eks. pga. kommunen selv har serviceret dem, men som man ønsker efterfølgende skal overgå efter aftalens ikrafttræden, skal prisfastsættes på samme måde som nye anlæg. Udbuddet omfatter ikke køleanlæg, samt levering og udskiftning af mekaniske ventilationsanlæg og centrale udsugningsanlæg. Udførelse af løbende reparationer på mekaniske ventilationsanlæg og centrale udsugningsanlæg er ikke en del af udbuddet. Bilag 3 Tilbudsliste Ventilationsoversigt indeholder alle ordregivers anlæg samt et estimeret antal timer til at registrere brandspjæld fordelt på tekniker, 1-2 års lærlinge og 3-4 års lærlinge. De estimerede antal timer, er alene vejledende og dermed ikke bindende for ordregiver. På tilbudslisten skal tilbudsgiver også angive prisen på et ekstra filtersæt. Udbuddet er gældende for alle forvaltninger, afdelinger og institutioner, der ejes af ordregiver og som fremgår af tilbudslisten ventilationsoversigt (bilag 3), herunder også selvejende institutioner, i det omfang det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomst medmindre andet fremgår af aftalens pkt Ordregiver benytter aftalen som en årlig serviceaftale. Særligt for Skanderborg Kommune benyttes aftalen dog både som en årlig serviceaftale eller efter behov, da Skanderborg Kommune har nye selvkørende anlæg, som kun skal have serviceeftersyn efter behov. Det fremgår af Tilbudsliste ventilationsoversigt (bilag 3) Skanderborg, hvilke anlæg Skanderborg Kommune ønsker at tegne en årlig serviceaftale på. Særligt for Norddjurs Kommune benyttes aftalen som en serviceaftale hvert andet år. Udbuddet er opdelt i følgende delaftaler: Delaftale 1 Favrskov Kommune Forventet årlig omsætning: kr. 47 sted/lokationer Afrapporteringsværktøj: Anvender Dalux, som leverandøren også skal anvende. Kiggeadgang i Dalux: Send mail til Lone Nørgaard Andersen lnan@rebild.dk med navn + mail adresse og kiggeadgang tildeles herefter. Side 7 af 51

8 Servicefrekvens: der udarbejdes en servicetidsplan i samarbejde med leverandøren med fordeling af anlæg over hele året og med udgangspunkt i 1 service årligt. Aftalen træder i kraft den Delaftale 2 Mariagerfjord Kommune Forventet årlig omsætning: kr. 51 sted/lokationer Afrapporteringsværktøj: Internt system Servicefrekvens: 4. kvartal eller 1. kvartal samme kvartal hvert år. Aftalen træder i kraft den Delaftale 3 Norddjurs Kommune Forventet årlig omsætning: kr. 54 sted/lokationer Afrapporteringsværktøj: Anvender TimeSafe, som leverandøren også skal anvende. Kiggeadgang i TimeSafe: Send mail til Lone Nørgaard Andersen lnan@rebild.dk med navn + mail adresse og kiggeadgang tildeles herefter. En adgang pr. firma. Servicefrekvens: Kører i 4. kvartal eller 1. kvartal samme kvartal hvert år. Der køres kun service hvert 2. år. Aftalen træder i kraft den Delaftale 4 Rebild Kommune Forventet årlig omsætning: kr. 50 sted/lokationer Afrapporteringsværktøj: Internt system Servicefrekvens: Kører i 4. kvartal eller 1. kvartal samme kvartal hvert år. Aftalen træder i kraft den Delaftale 5 Skanderborg Kommune Forventet årlig omsætning: kr. 45 sted/lokationer Afrapporteringsværktøj: Forventer at implementere TimeSafe i kontraktperioden. Har nye selvkørende anlæg, hvor der ikke skal være årligt serviceeftersyn men efter behov fremgår af tilbudslisten. Servicefrekvens: Kører i 4. kvartal eller 1. kvartal samme kvartal hvert år. Aftalen træder i kraft den Delaftale 6 Viborg Kommune Forventet årlig omsætning: kr. 97 sted/lokationer Afrapporteringsværktøj: Forventer at implementere TimeSafe i kontraktperioden. Servicefrekvens: Kører i 4. kvartal eller 1. kvartal samme kvartal hvert år. Aftalen træder i kraft den Side 8 af 51

9 Der kan afgives tilbud på én, flere eller alle delaftaler. For nærmere beskrivelse af de udbudte ydelser, herunder de mindstekrav ydelserne skal opfylde, henvises til tilbudslisten (bilag 3) og kravspecifikationen (bilag 2), samt eventuelle rettelser og besvarelse af spørgsmål. Den forventede omsætning for hver delaftale er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten. De udbudte aftaler har en løbetid på 4 år fra 2018 til 2022 med mulighed for opsigelse efter 2 år. Opsigelsesvilkår fremgår af aftalens pkt Særlige vilkår 6.1 Virksomhedsoverdragelse Der overdrages ikke medarbejdere fra ordregiver til leverandøren i forbindelse med indgåelse af denne aftale. Ordregiver har således ikke stillet krav om, at virksomhedsoverdragelsesloven (lovbekendtgørelse nr. 710 af 20. august 202 om lønmodtagers retsstilling ved virksomhedsoverdragelse) skal finde anvendelse. Det bemærkes dog, at særligt leverandørens efterfølgende overtagelse af medarbejdere og/eller materiel fra den tidligere leverandør kan bringe forholdet ind under virksomhedsoverdragelsesloven. Ordregiver henleder i øvrigt leverandørens opmærksomhed på, at spørgsmålet om, hvorvidt virksomhedsoverdragelsesloven faktisk finder anvendelse samt ethvert retligt forhold i relation hertil, er et forhold mellem leverandøren og den tidligere leverandør og er ordregiver uvedkommende. 6.2 Sociale klausuler Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers sociale klausuler i forbindelse med opfyldelse af aftalen, jf. aftalens pkt Arbejdsklausuler Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers arbejdsklausuler i forbindelse med opfyldelse af aftalen, jf. aftalens pkt Udelukkelse og egnethed Tilbudsgiver skal vedlægge et udfyldt ESPD til sit tilbud ved at vedlægge printet version til Tilbudsgivers skriftlige tilbud samt vedhæfte en xml-fil til tilbudsgivers elektroniske version af sit tilbud. Der stilles ikke krav om underskrift på ESPD-dokumentet. ESPD en skal indeholde de oplysninger, der kræves i pkt til 7.3. Oplysningerne danner grundlag for ordregivers vurdering af, om tilbudsgiver er udelukket fra at deltage i udbuddet og, om tilbudsgiver er egnet til at udføre den udbudte opgave. 7.1 Tilbudsgivers personlige forhold Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, stk. 1 til 3 og 136 (se ESPDs afsnit Udelukkelse ). Side 9 af 51

10 Tilbudsgiver skal derudover bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens 137 (se ESPDs afsnit: Udelukkelse ): Tilbudsgiveren har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 1 Tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling eller lignende, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 2 Tilbudsgiveren i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv kan påvises at have begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om tilbudsgiverens integritet, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 3 Tilbudsgiveren har indgået en aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 4 Tilbudsgiveren væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt og misligholdelsen har medført kontraktens ophævelse eller lignende sanktion, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 5 Tilbudsgiveren påviseligt og uretmæssigt har forsøgt at påvirke ordregiverens beslutningsproces, har fået fortrolige oplysninger, der kan give tilbudsgiver uretmæssige fordele eller groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, vurdering af minimumskravene til egnethed, udvælgelse eller tildeling af kontrakt, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 6. Tilbudsgiver skal på anmodning fremsende dokumentation via en serviceattest vedrørende ovenstående udelukkelsesgrunde, og denne dokumentation må maksimalt være udstedt 6 måneder før tilbudsfristen. 7.2 Økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens 142: Tilbudsgiver skal oplyse sin samlede omsætning indenfor de seneste 3 regnskabsår. Det er et minimumskrav, at tilbudsgivers omsætning indenfor området Service af ventilationsanlæg og centrale udsugningsanlæg i gennemsnit over de seneste 3 regnskabsår har været minimum kr. Hvis tilbudsgiver har eksisteret som virksomhed i mindre end 3 år, er det et minimumskrav, at tilbudsgivers omsætning indenfor området Service af ventilationsanlæg og centrale udsugningsanlæg i mindst ét år har haft en omsætning på minimum kr. Tilbudsgiver må ikke have haft negativ egenkapital i nogen af tilbudsgivers seneste 3 afsluttede regnskabsår. Hvis tilbudsgiver har eksisteret som virksomhed i mindre end 3 år er det er minimumskrav, at tilbudsgiver ikke har haft negativ egenkapital i de regnskabsår, der er afsluttet siden tilbudsgivers stiftelse. Tilbudsgiver skal afgive oplysning herom i ESPDs afsnit: Udvælgelse. Ordregiver kontrollerer tilbudsgivers oplysninger i ESPD et vedrørende omsætning og egenkapital ved gennemgang af tilbudsgivers offentliggjorte årsrapporter samt for omsætning en erklæring om tilbudsgivers samlede årlige omsætning indenfor det udbudte område (servicering af mekaniske ventilationsanlæg og centrale udsugningsanlæg) som tilbudsgiver har nævnt i ESPD-dokumentet. Hvis tilbudsgiver ikke er forpligtet til at offentliggøre sine årsregnskaber, skal tilbudsgiver endeligt dokumentere omsætning og egenkapital på anden passende måde, jf. udbudslovens 154, stk. 2. Side 10 af 51

11 7.3 Teknisk og/eller faglig formåen Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens 143: Tilbudsgiver skal have haft minimum 3 eller flere sammenlignelige referencer indenfor de seneste 3 år, hvor tilbudsgiver har leveret løbende service på flere mekaniske ventilationsanlæg og/eller centrale udsugningsanlæg til kunder med tilsvarende anlæg som ordregivers. Tilbudsgiver skal have leveret service til referencerne i minimum 1 år. Mindst 1 reference skal have haft en omsætning på minimum kr. excl. moms pr. år. Tilbudsgiver skal beskrive referencen, angive beløb samt navn og telefonnummer på modtager hos den ordregivende myndighed, således ordregiver har mulighed for at kontakte referencerne. Tilbudsgiver skal afgive oplysning herom i ESPDs afsnit: Udvælgelse. Tilbudsgiver skal endeligt dokumentere indholdet af ESPD en med fremlæggelse af en detaljeret referenceliste indeholdende: reference, kontaktperson med navn og telefonnummer, periode for udførelse af opgaven og omsætning, jf. afsnit 13.3 i øvrigt. 7.4 Konsortier Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 7.1 til 7.3 afgives for hver deltager i konsortiet. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives. Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring (udbudsbilag B), hvori konsortiedeltagerne erklærer, at de hæfter solidarisk og direkte i forhold til ordregiver. Samtidig skal det fremgå af erklæringen, hvilken konsortiedeltager, der med bindende virkning for konsortiet, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med ordregiver. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 7.2 og 7.3) være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. 7.5 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Hvis tilbudsgiver under henvisning til udbudslovens 144, stk. 1 i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal de krævede oplysninger under pkt. 7.1 til 7.3 afgives for samtlige enheder. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamets ydelser/roller angives. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 7.2 og 7.3) være tilbudsgiverteamets samlede egnethed, der vurderes. Baserer tilbudsgiver sig for en del af tjenesteydelsen vedrørende teknisk og/eller faglig formåen på en kapacitet fra en anden enhed, skal den anden enhed udføre den pågældende del af tjenesteydelsen, jf. udbudslovens 144, stk Serviceattest Den Tilbudsgiver, som ifølge Ordregiver har afgivet den økonomisk mest fordelagtige pris, skal dokumentere de oplysninger, som er afgivet i ESPD i forbindelse med tilbudsafgivning, bl.a. ved at indhente en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Ordregiver fastsætter en rimelig frist for Tilbudsgiver til fremsendelse af serviceattest til Ordregiver. Tilbudsgiver må dog påregne ekspeditionstid hos Erhvervsstyrelsen i forbindelse med rekvirering af serviceattest. Side 11 af 51

12 Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan Tilbudsgiver aflevere anden dokumentation, som svarer til de oplysninger, der er indeholdt i ovenstående serviceattest. Se i øvrigt afsnit 12.1 Tilbuddets indhold og 13.3 Udelukkelse og egnethed. 8 Aftalevilkår Den udbudte aftale indgås på de vilkår, der fremgår af den vedlagte aftale. 9 Tilbud 9.1 Flere tilbud Der kan ikke afgives mere end ét tilbud pr. delaftale. 9.2 Kombinationsbud Der kan ikke afgives kombinationsbud. 9.3 Sideordnede bud Der kan ikke afgives sideordnede bud. 9.4 Kontrolbud Der afgives ikke kontrolbud. 9.5 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 10 Tildelingskriterium Aftalen vil blive tildelt de(n) tilbudsgiver(e), der tilbyder de(n) økonomisk mest fordelagtige pris(er). Ved de(n) økonomisk mest fordelagtige pris(er) forstås følgende: Den laveste totalpris for de udbudte ydelser med de skønnede mængder, der er oplyst i bilag 3 Tilbudsliste ventilationsoversigt for hver enkelt delaftale. Ved vurderingen anvendes posterne Samlet sum for Ventilationseftersyn og Timer, som tilslut lægges sammen og udgør en Total samlet sum for ventilationseftersyn og timer. Hver enkelt delaftale vurderes separat. Ordregiver ønsker i Bilag 3 Tilbudsliste Ventilationsoversigt oplyst pris pr. lokation samt oplyst timepriser på tekniker og lærlinge til at registrere brandspjæld. Til slut lægges den samlede sum for ventilationseftersyn og timer til registrering af brandspjæld sammen og udgør den Totale samlede sum for tilbuddet. 11 Afgivelse af tilbud 11.1 Tilbudsfrist Tilbuddet skal afleveres i ét eksemplar i papirformat. Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes i ét elektronisk eksemplar i PDF format på USB stik, kompatibelt med Microsoft Office pakken eller PDF, dog skal tilbudslisten (bilag 3) være i Microsoft Excel kompatibelt format. Side 12 af 51

13 Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Hvis der er uoverensstemmelser mellem det skriftlige og det elektroniske tilbud, er det elektroniske tilbud gældende. Dette gælder ligeledes for så vidt angår udfyldt ESPD (se Udbudsbilag A). Tilbudslisten (bilag 3) skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Tilbuddet skal være mærket: Udbud af service på mekaniske ventilationsanlæg og centrale udsugningsanlæg og tilbuddet må kun åbnes af Indkøbsafdelingen. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde på den i tidsplanen angivne tilbudsfrist. Personlig aflevering / forsendelse: Rebild Kommune Indkøbsafdelingen Hobrovej 110, 9530 Støvring Att.: Lone Nørgaard Andersen Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter udløb af tilbudsfristen. 12 Tilbuddets indhold 12.1 Tilbuddets indhold Ved afgivelse af tilbud accepterer tilbudsgiver alle mindstekrav i materialet. Tilbuddet skal indeholde følgende: Udfyldt bilag 3 Tilbudsliste ventilationsoversigt. Virksomhedsoplysninger på tilbudslisten (Tilbudsgivers navn, adresse, CVR nr. og kontaktperson med oplyst navn, telefonnummer og mailadresse). Kort resume af tilbuddet Udfyldt ESPD, (udbudsbilag A), som vedlægges som en printet version til det skriftlige tilbud samt som xml-fil til det elektroniske tilbud. Der stilles ikke krav om underskrift på ESPD-dokumentet. ESPD skal ligeledes vedlægges for eventuelle andre konsortiedeltagere, jf. afsnit 7.4 Konsortier eller andre enheder, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske eller tekniske formåen på, jf. pkt Eventuel erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere, jf. pkt. 7.4 (udbudsbilag B) Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, eller hvis tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger Sprog Tilbuddet samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Side 13 af 51

14 Bilagsmateriale af generel karakter kan dog også være på svensk, norsk, tysk eller engelsk. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning Ejendomsret og betaling for tilbud Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud Forbehold Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Ordregiver kan benytte Udbudslovens 159, stk. 5 til at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes. 13 Tilbudsevaluering Efter tilbudsfristens udløb evalueres på følgende punkter: 13.1 Tildelingskriterium og underkriterier Tilbud vurderes på baggrund af tildelingskriteriet, jf. pkt. 10, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af aftale. Ved vurderingen af tilbuddene anvendes den evalueringsmodel, der er beskrevet under pkt. 10. Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag Forbehold og konditionsmæssighed Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet mv., jf. udbudslovens 159, stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder de krævede oplysninger og dokumentation, jf. pkt Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgivere, der har afgivet ukonditionsmæssige tilbud, kan ikke tildeles en aftale Udelukkelse og egnethed Den enkelte tilbudsgivers egnethed til at løse opgaven vurderes på baggrund af den krævede dokumentation under pkt. 7. Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal de(n) tilbudsgiver(e), som ifølge ordregiver har afgivet det økonomisk mest fordelagtige pris, dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD, jf. udbudsloven 159, stk. 2. Side 14 af 51

15 14 Orientering om resultatet af udbuddet Alle tilbudsgivere vil pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. udbudslovens 171. Udbuddet er ikke afsluttet, før aftalen er underskrevet af begge parter efter stand stillperiodens udløb. 15 Aktindsigt Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens (lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Side 15 af 51

16 Udbudsbilag A ESPD Vejledning 1. Hent ESPD som xml-fil, (Udbudsbilag A) under udbuddet på og gem filen på eget drev, (højreklik på filen og derefter gem den lokalt) 2. Gå ind på ESPD-hjemmesiden: i regi af Europakommissionen, og vælg dansk som sprog 3. Markér Jeg er økonomisk aktør samt Importere ESPD, 4. Vælg under Gennemse den gemte xml-fil fra eget drev, 5. Udfyld ESPD i overensstemmelse med anvisningerne, 6. Eksporter xml-fil og gem på eget drev (højreklik på filen og derefter gem den lokalt) 7. Vedlæg det udfyldte ESPD som xml-dokument til den elektroniske version af tilbuddet og vedlæg printet version til det skriftlige tilbud. Side 16 af 51

17 Udbudsbilag B Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere Nedenstående virksomheder har i ESPD erklæret at udgøre et konsortium. Konsortiet er benævnt : Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhed 1 Virksomhed 2 Virksomhed 3 (Hvis konsortiet består af flere virksomheder, kan der tilføjes celler efter behov). Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift, at følgende virksomhed i alle forhold mellem konsortiet og ordregiver har fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne med ordregiver. Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift endvidere, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, herunder konsortiets opfyldelse af aftalen. Der henvises til udbudsmaterialets afsnit 12.1 vedrørende beskrivelse af de oplysninger, konsortiedeltagerne skal afgive. Side 17 af 51

18 Udkast til aftale 1 Parterne Mellem [Indsæt navn på ordregiver] [Indsæt adresse] [Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.] (herefter kaldet ordregiver) og [Indsæt navn på leverandør] [Indsæt adresse] [Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.] (herefter kaldet leverandøren) Er der indgået aftale vedrørende levering af service på mekaniske ventilationsanlæg og centrale udsugningsanlæg til ordregiver. 2 Aftalegrundlag 2.1 Aftalens grundlag Denne aftale er indgået på baggrund af ordregiverens udbud af levering af service på mekaniske ventilationsanlæg og centrale udsugningsanlæg. Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter: 1. Denne aftale 2. Bilag 1 Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet 3. Bilag 2 Kravspecifikation 4. Bilag 3 Tilbudsliste Ventilationsoversigt 5. Bilag 4 Generel beskrivelse af ydelserne 6. Bilag 5 Skanderborg Kommunes oplysninger om krav til løn- og ansættelsesvilkår Indgår kun i aftalegrundlaget med Skanderborg Kommune. 7. Bilag 6 Skema til registrering af anlæg i TimeSafe Indgår kun i aftalegrundlaget for de kommuner, der anvender TimeSafe. 8. Leverandørens tilbud af [indsæt dato] 9. [indsæt øvrige bilag] Hvis der er uoverensstemmelse mellem aftalen og bilagene, går aftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag. Side 18 af 51

19 2.2 Ændringer Enhver ændring eller tilføjelse til aftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne aftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser. 2.3 Underleverandører Leverandørens brug af eventuelle underleverandører skal forudgående godkendes skriftligt af ordregiver. Ordregiver er uanset en eventuel godkendelse berettiget til at kræve, at en underleverandør udskiftes, såfremt ordregiver har saglige indvendinger mod anvendelse af den pågældende underleverandør. Har leverandøren baseret sit tilbud vedrørende teknisk/faglig formåen på kapacitet fra en underleverandør, skal denne underleverandør derudover udføre tjenesteydelsen, jf. udbudslovens 144, stk. 3. Ansvaret for opfyldelse af aftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører. 3 Aftaleperiode Aftalen er gældende fra den til den Norddjurs Kommune tiltræder dog først aftalen den , hvor deres nuværende kontrakt udløber og til den Rammeaftalen er uopsigelig for leverandøren. Rammeaftalen er fra ordregivers side uopsigelig i de første 24 måneder efter rammeaftalens ikrafttræden, jf. dog pkt.14. Herefter kan rammeaftalen opsiges af ordregiver med 6 måneders varsel til den 1. i en måned. Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene og klagenævnet eller domstolene annullerer ordregivers beslutning om at tildele leverandøren aftalen, erklærer aftalen for uden virkning, anser en ændring af aftalen for en ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsbekendtgørelse eller i øvrigt pålægger ordregiver at bringe aftalen til ophør, kan aftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned. Uanset tidspunktet for opsigelse kan leverandøren ikke kræve erstatning som følge af opsigelsen. 4 Aftalens omfang 4.1 Omfang Denne aftale omfatter levering af service på mekaniske ventilationsanlæg og centrale udsugningsanlæg samt levering af filtre og remme i forbindelse hermed til ordregiver. Tjenesteydelserne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (bilag 2), tilbudslisten (bilag 3) og generel beskrivelse af ydelserne (bilag 4). Hvis ordregiver opfører nye bygninger i kontraktperioden, overgår disse bygninger til den efter dette udbud valgte leverandør på det tidspunkt, hvor den anden entreprenørs forpligtelser overfor ordregiver ophører. Nye anlæg skal prisfastsættes på samme vilkår og beregningsmetode, som ved tilbudslistens anlæg. Prisen på et nyt anlæg skal være tilsvarende prisen på et sammenligneligt anlæg fra tilbudslisten. Eksisterende anlæg som ikke er på ventilationsoversigten f.eks. pga. kommunen selv har serviceret dem, men som man ønsker efterfølgende skal overgå efter aftalens ikrafttræden, skal prisfastsættes på samme måde som nye anlæg. Side 19 af 51

20 Udbuddet omfatter ikke køleanlæg, samt levering og udskiftning af mekaniske ventilationsanlæg og centrale udsugningsanlæg. Udførelse af løbende reparationer på mekaniske ventilationsanlæg og centrale udsugningsanlæg er ikke en del af udbuddet. Udbuddet er gældende for alle forvaltninger, afdelinger og institutioner, der ejes af ordregiver og som fremgår af tilbudslisten ventilationsoversigt (bilag 3), herunder også selvejende institutioner, i det omfang det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomst medmindre andet fremgår af aftalens pkt I Skanderborg Kommune er de selvejende institutioner ikke forpligtet til at benytte aftalen, men kan vælge at benytte aftalen efter behov. Ordregiver benytter aftalen som en årlig serviceaftale. Særligt for Skanderborg Kommune benyttes den dog både som en årlig serviceaftale eller efter behov, da Skanderborg Kommune har nye selvkørende anlæg, som kun skal have serviceeftersyn efter behov. Det fremgår af Tilbudsliste ventilationsoversigt (bilag 3) Skanderborg, hvilke anlæg Skanderborg Kommune ønsker at tegne en årlig serviceaftale på. Særligt for Norddjurs Kommune benyttes aftalen som en serviceaftale hvert andet år. Rebild Kommune har ældrecentre, som administreres af Boligselskabet Nordjylland, hvorfor kontrakthaver skal acceptere at 3.mand bliver bekendt med kontrakthavers afgivne priser i tilbuddet. Ved kontraktstart aftales nærmere herom. Denne aftale er en rammeaftale i overensstemmelse med reglerne i udbudsloven. Rammeaftalen medfører som udgangspunkt ikke pligt for ordregiver til at aftage en bestemt mængde af den beskrevne ydelse, der er omfattet af aftalen og ordregiver kan dermed regulere antallet af anlæg i både opadgående og nedadgående retning efter behov i hele aftaleperioden. Det er kun ordregiver der kan foretage regulering af anlæg. Ordregiver er dog forpligtet til at anvende den/de indgåede rammeaftale(r) til at dække sit forbrug, dog med undtagelse i henhold til aftalens punkt 4.1 Omfang. Ordregiver er dog berettiget til at anvende delydelsesreglen i udbudslovens 8, stk. 2 og kan derfor indkøbe af op til 20 % af sit samlede forbrug ved andre leverandører. I det omfang, et indkøb er en del af en bygge- og anlægsydelse, forbeholder ordregiver sig retten til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. 4.2 Ændringer af aftalens omfang Ordregiver kan, i det omfang det ikke strider mod de udbudsretlige regler, kræve, at der foretages ændringer i aftalens omfang. Ordregiverens krav om ændring skal fremsættes skriftligt. Leverandøren skal herefter udarbejde et ændringsnotat, hvori eventuelle krav om forandringer i aftalen med hensyn til pris, tid og sikkerhed som følge af ændringen beskrives. En ændring af aftalen er først gældende fra det tidspunkt, hvor der er indgået skriftligt tillæg til aftalen, jf. pkt Leverandøren har således ikke krav på merbetaling, medmindre der er indgået skriftligt tillæg til aftalen herom. 5 Samarbejde Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til aftalen. Side 20 af 51

21 Leverandøren skal optræde loyalt overfor ordregiver og orientere sit personale om aftalen i sin helhed. Leverandøren må alene tilbyde ydelser, der er omfattet af tilbudslisten, medmindre andet er aftalt med ordregiver. Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse, jf. pkt. 14. På en parts initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandør og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 3 måneder fra aftalens ikrafttræden. Såfremt en udskiftning af en medarbejder er nødvendig som følge af den tidligere medarbejders opsigelse, er leverandøren forpligtet til, uden omkostninger for ordregiver, at sikre at en ny medarbejder har mindst samme kompetencer, som den medarbejder, som erstattes. Leverandøren skal på ordregivers forlangende dokumentere den nye medarbejders kompetencer. Ordregiver er altid berettiget til at forlange en medarbejder udskiftet, såfremt dette er sagligt begrundet, herunder ved vedvarende samarbejdsproblemer. Leverandøren er også her forpligtet til at sikre, at en ny medarbejder har tilsvarende kvalifikationer. 6 Virksomhedsoverdragelse Der overdrages ikke medarbejdere fra ordregiver til leverandøren i forbindelse med indgåelse af denne aftale. Ordregiver har således ikke stillet krav om, at virksomhedsoverdragelsesloven (lovbekendtgørelse nr. 710 af 20. august 2002 om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse) skal finde anvendelse. Det bemærkes dog, at særligt leverandørens efterfølgende overtagelse af medarbejdere og/eller materiel fra den tidligere leverandør kan bringe forholdet ind under virksomhedsoverdragelsesloven. Ordregiver henleder i øvrigt leverandørens opmærksomhed på, at spørgsmålet om, hvorvidt virksomhedsoverdragelsesloven faktisk finder anvendelse samt ethvert retligt forhold i relation hertil, er et forhold mellem leverandøren og den tidligere leverandør og er ordregiver uvedkommende. 7 Kvalitet 7.1 Generelt De af aftalen omfattede tjenesteydelser skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, andre myndighedskrav samt branchenormer på tidspunktet for indgåelse af aftalen samt i aftalens løbetid. Tjenesteydelserne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele aftalens løbetid. 7.2 Kvalitetssikring Ordregivers krav til kvalitetssikring/dokumentation/kontrol fremgår af kravspecifikationen (bilag 2) og Generel omfangsbeskrivelse af ydelserne (bilag 4). Side 21 af 51

22 8 Priser og prisregulering 8.1 Pris Priserne for de ydelser, der er omfattet af aftalen, fremgår af tilbudslisten ventilationsoversigt (bilag 3). Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter og gebyrer jf. Kravspecifikation punkt 4. Prissætning (bilag 2). 8.2 Prisregulering Priserne er faste de første 12 måneder regnet fra aftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning 12 måneder efter aftalen start og derefter én gang årligt (reguleringstidspunktet). Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Bygningsomkostningsindeks for boliger, fagindeks: El-arbejdet, art: I alt. fra 1. kvartal 2018 til 1. kvartal Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer som må ske årligt pr 1. juni. Prisregulering sker, på foranledning af den part der ønsker prisen reguleret, ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Regulering beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris*nyt index) / gammelt index. Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest 30 dage før reguleringstidspunktet. Hvis der meddeles prisregulering efter dette tidspunkt, kan prisreguleringen alene få virkning for ydelser, der leveres 30 dage efter ordregiver har modtaget meddelelse om prisregulering. Varsel om prisreguleringer skal sendes til Indkøbskontoret. Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excel-format. Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest 7 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres. Hvis ikke prisreguleringsvarsel er indgivet senest 5 måneder efter det tidspunkt, hvor prisregulering i henhold til kontrakten tidligst kan finde sted, bortfalder retten til prisregulering i det indeværende regulerings år. Reguleringsformel (indeksspænd), som anført ovenfor, ændres ikke ved eventuel forsinket eller undladt varsling af prisregulering. Der kan aldrig prisreguleres med tilbagevirkende kraft. 8.3 Afgifter Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt efter aftalen er indgået, og som bliver pålagt de af aftalen omfattede ydelser. 8.4 Bonus og godtgørelse Omsætningen som følge af nærværende aftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere. Side 22 af 51

23 9 Bestilling Leverandøren skal udføre opgaverne i overensstemmelse med kravspecifikationen og generel omfangsbeskrivelse af ydelserne (bilag 4) og indgå nærmere aftale om udførelse af ydelserne i overensstemmelse med kravspecifikationen (bilag 2) og generel omfangsbeskrivelse af ydelserne (bilag 4). Det fremgår af tilbudslisten Ventilationsoversigt (bilag 3), hvilke lokationer der har en årlig serviceaftale og hvilke, der bestiller service efter behov. Obs. på Skanderborg Kommune her fremgår hvilke der bestiller service efter behov. Ordregiver har dog altid mulighed for at ændre det efter behov, hvilke lokationer der har brug for årligt eftersyn eller efter behov. Gælder for alle deltagende kommuner. Ordregiver ønsker at leverandøren skal kontakte ordregivers kontaktperson (fremgår af Tilbudslisten Ventilationsoversigt (bilag 3)) omkring tilbud på opgaven inden der påbegyndes en reparation. Leverandøren skal afgive et tilbud på opgaven ud fra de tilbudte rabatsatser på reservedele og timepriser i Tilbudslisten Ventilationsoversigt (bilag 3), men har altid mulighed for at tilbyde bedre priser end de oplyste i tilbudslisten. Ud fra tilbuddet vurderer ordregiver om der ønskes flere tilbud på opgaven eller opgaven igangsættes. Proceduren herfor aftales nærmere med kontrakthaver ved kontraktstart. 10 Levering 10.1 Leveringsbetingelser Levering skal foretages i overensstemmelse med kravspecifikationen (bilag 2) og generel omfangsbeskrivelse af ydelserne (bilag 4). 11 Fakturering I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandelinfrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0 Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaer kan først fremsendes til ordregiver efter leverandøren har afsendt godkendt servicerapport til ordregiver, hvor alle relevante punkter er udfyldt. Aftales nærmere ved kontraktstart. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Mængde og art af de leverede ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Navn på bestiller Rekvisitionsnummer Side 23 af 51

24 Leveringsadresse Sidste rettidige betalingsdato Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler. Udførelse af løbende reparationer på mekaniske ventilationsanlæg og centrale udsugningsanlæg er ikke en del af udbuddet. Såfremt ordregiver indgår kontrakt med samme leverandør som udførelse af serviceeftersyn skal reparationer faktureres særskilt og ikke på samme faktura vedr. udførelse af service. 12 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter modtagelse af korrekt faktura, jf. pkt. 11. Falder sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag. 13 Statistik Leverandøren skal på anmodning inden 30 dage levere statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger svarende til en eller flere af nedenstående oplysninger med mindre andet er aftalt: Tilbudslisten Ventilationsoversigt (bilag 3) Opdateret oplysninger på alle Servicerapporter jf. kravspecifikationen (bilag 2). Omsætningen på aftalen fordelt på service, reservedele og timer. Ordregiver kan ikke anmode om statistik mere end 2 gange om året. Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger, i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver. Statistikken skal indeholde kravene til fakturering under punkt 11. Fakturering i kontrakten. Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med aftalens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af aftalen, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere. 14 Leverandørens misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af leverandørens forpligtelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv. Foreligger der misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette samt underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Ordregiver kan ophæve aftalen helt eller delvist, hvis leverandøren i væsentligt omfang misligholder sine forpligtelser efter aftalen eller underliggende aftaler. Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse af aftalen: Forhold, der er omfattet af udbudslovens 185, stk. 1, nr. 2. Side 24 af 51

25 Leverandørens ydelser overholder, trods én skriftlig reklamation fra ordregiver, ikke kvalitetskravene i denne aftale. Leverandøren foretager ikke straks, på trods af én reklamation, den nødvendige afhjælpning eller omlevering. Enhver ikke aftalt forsinkelse. Leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed så som skatte- eller momssvig og overtrædelser af markedsføringslovgivningen. Der indtræder rekonstruktion, konkurs eller i øvrigt væsentligt forringede forhold. Leverandørens ophør med den virksomhed, som aftalen vedrører. Indtræden af andre omstændigheder der bringer aftalens opfyldelse i alvorlig fare. Bestemmelser om ydelser og kvalitet ikke overholdes, jf. pkt. 7. Manglende overholdelse af bestemmelsen om statistik, jf. pkt. 13. Manglende overholdelse af bestemmelsen om etik, jf. pkt. 19. Manglende overholdelse af tavshedsbestemmelsen, jf. pkt. 23. Samarbejdsvanskeligheder og manglende overholdelse af pkt. 5. Ovenstående punkter er ikke udtømmende. Ordregiver kan derudover ophæve aftalen, hvis ordregiver i forbindelse med kontrol af aftalen konstaterer, at leverandøren ikke overholder kravene heri. I øvrigt gælder danske rets almindelige regler om misligholdelse herunder de almindelige regler om forsinket eller udebleven levering. Såfremt ordregiver, som følge af forsinkelse, vælger at hæve en ordre helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning. Evt. merudgifter i forbindelse med dækningskøb kan modregnes i enhver fordring mod leverandøren. Der foreligger altid en mangel ved leverandørens ydelse, såfremt ydelsen ikke opfylder denne aftale med tilhørende bilag, eller ydelsen ikke er som ordregiver med føje kunne forvente. Leverandøren har på ordregivers anmodning pligt til at afhjælpe påpegede mangler snarest. Såfremt afhjælpning ikke er mulig, eller leverandøren forgæves har forsøgt at afhjælpe en mangel gentagne gange, kan ordregiver vælge i stedet at kræve et forholdsmæssigt afslag i betalingen til leverandøren. Det forholdsmæssige afslag fastsættes under hensyn til manglens omfang og karakter, men kan ikke overstige betalingen for leverancen. Leverandøren er erstatningsansvarlig overfor ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning for tab, som leverandøren måtte påføre ordregiver ved ansvarspådragende handlinger eller undladelser. Side 25 af 51

26 15 Bod For denne aftale er følgende bodsbestemmelser gældende: Såfremt ordregiver konstaterer, at kontrakthaver ikke leverer filtre der overholder kravene i afsnit 4 er ordregiver berettiget til at opkræve en bod på kr. pr. filtre samt udskiftning med et godkendt filter for kontrakthavers regning. Såfremt ordregiver konstaterer, at Kontrakthaver ikke udfører den bestilte ydelse på aftalte tidspunkt er ordregiver berettiget til at opkræve en bod på kr. 500 pr. gang. Såfremt ordregiver konstaterer, at Kontrakthaver fejlfakturerer ordregivers institutioner er ordregiver berettiget til at opkræve en bod på 10 % af det overfakturerede beløb, dog minimum kr. 100 pr. varelinje. Såfremt ordregiver konstaterer, at kontrakthaver ikke har afleveret en korrekt udfyldt servicerapport med alle relevante punkter indhold aftalt med ordregiver ved kontraktstart - er ordregiver berettiget til at opkræve en bod på 500 kr. pr. gang. Såfremt ordregiver konstaterer at kontrakthaver ikke pr. mail har sendt en korrekt udfyldt servicerapport - aftalt med ordregiver ved kontraktstart - er ordregiver berettiget til at opkræve en bod på 500 kr. pr. gang. I det tilfælde at et erstatningskravet er større end bodskraves kan det vælges at gøre erstatningskravet gældende i stedet for bodskravet. 16 Force majeure Leverandøren er ikke ansvarlig for manglende overholdelse af aftalen på grund af force majeure. Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af aftalen er umulig og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed. Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun som force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som underleverandøren ikke burde have undgået eller overvundet. Ordregiver er ansvarsfri under samme betingelser som leverandøren, jf. ovenstående. Force majeure kan kun påberåbes af en part, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part senest 5 hverdage efter, at force majeure er indtrådt. Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer. Hvis opfyldelsen af aftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve aftalen. Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt aftalen ophæves på grund af force majeure. 17 Sikkerhedsstillelse Leverandøren skal ikke stille sikkerhed i forbindelse med indgåelse af denne aftale. Side 26 af 51

27 18 Forsikring Leverandøren er i hele aftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 5 mio. kr. pr. år. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. 19 Etik Ordregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til følgende grundlæggende ILOkonventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde aftalen med en tilsvarende tjenesteydelse, som opfylder aftalens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er ordregiver uvedkommende. 20 Arbejdsklausuler og sociale klausuler 20.1 Arbejdsklausuler Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers arbejdsklausuler i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Arbejdsklausul for Favrskov Kommune Leverandøren skal sikre, at dennes ansatte, som medvirker til at opfylde aftalen, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder forarbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. Leverandøren skal sikre, at dennes ansatte orienteres om de gældende arbejdsvilkår. Leverandøren er forpligtet til inden for 10 dage efter skriftlig anmodning at udlevere et udtræk pr. medarbejder fra E-indkomst, med en oversigt over aftalernes indbetalte A-skat for de pågældende medarbejdere. For personale, hvor oplysningerne indberettes til andre landes skattemyndigheder, skal tilsvarende oplysninger udleveres. Hvis Leverandøren ikke overholder sine forpligtelser i medfør af arbejdsklausulen, og hvis dette medfører et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne, kan ordregiver tilbageholde vederlag med henblik på at tilgodese sådanne krav. Side 27 af 51

28 Arbejdsklausul for Mariagerfjord Kommune Leverandøren forpligter sig til at sikre, at de ansatte som leverandøren og eventuelle underleverandører beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesforhold, der i henhold til gældende overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Overholder leverandøren ikke ovennævnte krav, og medfører dette et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne, kan Mariager Fjord Kommune tilbageholde vederlag til leverandøren med henblik på at sikre arbejdstagerne de nævnte ansættelsesvilkår. Mariager Fjord Kommune kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse. Leverandøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere. Dokumentationen skal være Mariager Fjord Kommune i hænde senest 5 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab, ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser. Arbejdsklausul for Norddjurs Kommune Såfremt arbejdsforhold af den i nærværende kontrakt omhandlede art ikke på den egn, hvor arbejdet udføres, er omfattet af kollektiv overenskomst, må løn- og arbejdsvilkårene ikke være mindre gunstige end de vilkår, der inden for det fag eller den industri, i hvilken leverandøren har sin virksomhed, i almindelighed bydes under tilsvarende forhold. Ansvaret for, at denne bestemmelse overholdes, påhviler virksomhedens leder. Tilsvarende gælder også arbejde, der udføres af underleverandører eller af personer, der har fået overdraget kontrakten til udførelse. I så tilfælde påhviler det lederen af den virksomhed, der står som hovedleverandør at påse, at bestemmelserne finder anvendelse. Leverandøren skal, såfremt det ønskes, skaffe dokumentation på løn- og arbejdsvilkår fra såvel egen som underleverandørers medarbejdere. Alle betalinger kan tilbageholdes indtil kontrakten overholdes, og arbejdet skal alligevel forsætte, hvis dokumentationen ikke foreligger 48 timer efter den er krævet. Ordregiver forbeholder sig retten til at kræve, at lederen af en virksomhed der har kontrakt med kommunen, fremskaffer en A-skattekvittering samt dokumentation for ansættelse og ansættelsesforholdene for de medarbejdere, der arbejder på det pågældende projekt, dette gælder såvel kontraktholders som underleverandørers medarbejdere. Såfremt det ikke lykkes at skaffe de relevante oplysninger hos den ansvarlige leder af virksomheden forbeholder ordregiver sig retten til at indsamle dokumentationen ved de enkelte medarbejdere i virksomheden. Ordregiver stiller herudover krav om, at udenlandske underleverandører er tilmeldt i e- indkomstregistret, RUT (Register for Udenlandske Tjenesteydere). Registeret har til formål at give myndighederne bedre mulighed for at sikre håndhævelse af de regler, der gælder for udenlandske tjenesteydere og arbejdstagere, som opererer i Danmark. Dertil er en række af oplysningerne i RUT offentligt tilgængelige, så arbejdsmarkedets parter kan varetage deres interesser over for udenlandske virksomheder i forhold til at sikre ordnede forhold på det danske arbejdsmarked. Side 28 af 51

29 Generelt forbeholder ordregiver sig retten til at viderebringe dokumentation / oplysninger til relevante myndigheder, hvis der er mistanke om brud på regler og lovgivning m.v. Ordregiver forbeholder sig ret til at aflægge uanmeldt kontrolbesøg på arbejdspladsen til enhver tid. Overtrædelse af kontraktens betingelser vedrørende arbejdsklausuler anses af ordregiver for væsentlig misligholdelse af kontrakten. Arbejdsklausul for Rebild Kommune Rebild Kommune ønsker, med henvisning til ILO-konvention nr. 94 vedrørende løn- og ansættelsesforhold, at sikre gode vilkår for medarbejderne hos Leverandøren. Leverandøren forpligter sig derfor til at sikre, at de ansatte som Leverandøren og eventuelle underleverandøren beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har løn og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet skal udføres. Det er et krav at overenskomsterne er indgået mellem parter, der repræsenterer en væsentlig del af arbejdstagere og arbejdsgivere på det relevante område. Rebild Kommune kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse. Leverandøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne som eventuelle underleverandøren arbejdstagere. Dokumentationen skal være Rebild Kommune i hænde senest 5 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab, ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser. Leverandøren skal endvidere på kommunens opfordring dokumentere at denne er registreret i relevante registre som fx Registeret for Udenlandske Tjenesteydere (RUT) og E-indkomst registeret. Overholder Leverandøren ikke ovennævnte arbejdsklausul, og medfører dette et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne, kan Rebild Kommune tilbageholde vederlag til Leverandøren med henblik på at sikre arbejdstagerne de nævnte ansættelsesvilkår. Arbejdsklausul for Skanderborg Kommune 1. Arbejdsklausul Skanderborg Kommune ønsker at overholde artikel 2, stk. 1 i ILO-konvention nr. 94. Som konsekvens heraf skal ansatte hos leverandøren og leverandørens eventuelle underleverandører, under udførelsen af arbejdet for Skanderborg Kommune være sikret rettigheder, som ikke er mindre gunstige end dem, der følger af den overenskomst for tilsvarende arbejde, der er indgået mellem de mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark. Side 29 af 51

30 Med rettigheder menes bl.a. rettigheder vedrørende: a) maksimal arbejdstid og minimal hviletid b) mindste antal betalte feriedage pr. år c) mindsteløn, herunder overtidsbetaling; dette gælder ikke for erhvervstilknyttede tillægspensionsordninger d) betingelserne for at stille arbejdstagere til rådighed, især via vikarbureauer e) sikkerhed, sundhed og hygiejne på arbejdspladsen f) beskyttelsesforanstaltninger med hensyn til arbejds- og ansættelsesvilkår for gravide kvinder og kvinder, der lige har født, samt for børn og unge g) ligebehandling af mænd og kvinder samt andre bestemmelser vedrørende ikkeforskelsbehandling. Nærværende klausul finder ikke anvendelse for arbejde, der udføres uden for Danmarks grænser. 2. Tilsyn og kontrol Ordregiver kan til enhver tid udbede sig dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for leverandøren lever op til arbejdsklausulens krav. Leverandøren skal efter påkrav fremskaffe relevant dokumentation for såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstageres løn- og ansættelsesforhold. Relevant dokumentation kan for eksempel være lønsedler, lønregnskab, arbejdstilladelse, ansættelseskontrakt og/eller ansættelsesbevis. Der kan yderligere stilles krav om dokumentation for, at en leverandør er registreret i relevante registre som f.eks. Registret for Udenlandske Tjenesteydere (RUT) og/eller E-indkomst registeret. Dokumentation skal være ordregiver i hænde senest 7 arbejdsdage efter, påkravet er modtaget. Ordregiver eller en af ordregiver dertil udpeget person har desuden, uden varsel ret til at gøre sig bekendt med det fremmødte personales identitet (legitimationskort), med henblik på efterfølgende at få fremlagt den nævnte dokumentation. Ordregiver kan desuden videregive dokumentationen til andre instanser og myndigheder, f.eks. skattemyndigheder, fagforeninger, Arbejdstilsynet og/eller Politiet. 3. Bodsbestemmelser Ordregiver kan sideløbende med sine misligholdelsesbeføjelser jf. rammeaftalens punkt 14 gøre en bod gældende. Såfremt Leverandøren ikke fremsender relevant dokumentation for overholdelse af arbejdsklausulen i henhold til ILO 94 jfr. rammeaftalens punkt 20 udgør boden kr. pr. påbegyndt arbejdsdag, indtil overtrædelsen er bragt til ophør, og Ordregiver har modtaget fyldestgørende dokumentation herfor. Beløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag. Såfremt Leverandøren ikke overholder arbejdsklausulen i henhold til ILO 94 eller den dokumentation Leverandøren har fremsendt til Ordregiver forud for rammeaftalens indgåelse, udgør boden kr. pr. påbegyndt arbejdsdag, fra boden er gjort gældende indtil overtrædelsen er bragt til ophør, og Ordregiver har modtaget fyldestgørende dokumentation herfor. Beløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag. Ordregiver mister ikke sin ret til senere at gøre sine misligholdelsesbeføjelser gældende ved at pålægge bod, og betaling af bod fritager ikke leverandøren for at rette op på misligholdelsen både Side 30 af 51

31 fremadrettet, og ved at efterbetale et eventuelt skyldigt beløb til de ansatte. Opkrævning af bod giver ej heller Leverandøren ret til at standse arbejdet. Såfremt Ordregiver gør brug af ovenstående sanktioner kan Ordregiver beslutte, at Kontrakthaver udelukkes fra deltagelse i kommende udbud på området efter Udbudslovens regler herom. Skanderborg Kommune ønsker Bilag 5 Skanderborg Kommunes oplysning om krav til lønog ansættelsesvilkår udfyldt herom. Arbejdsklausul for Viborg Kommune Ordregiver ønsker, med henvisning til ILO-konvention nr. 94 vedrørende løn- og ansættelsesforhold, at sikre gode vilkår for medarbejderne hos leverandøren af de udbudte ydelser. Leverandøren forpligter sig derfor til at sikre, at de ansatte som leverandøren og eventuelle underleverandører beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har løn og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet skal udføres. Ordregiver kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse. Leverandøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere. Dokumentationen skal være ordregiver i hænde senest 5 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab, ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser. Leverandøren skal endvidere på kommunens opfordring dokumentere at denne er registreret i relevante registre som fx Registeret for Udenlandske Tjenesteydere (RUT) og E-indkomst registeret. Overholder leverandøren ikke ovennævnte arbejdsklausul, og medfører dette et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne, kan ordregiver tilbageholde vederlag til leverandøren med henblik på at sikre arbejdstagerne de nævnte ansættelsesvilkår Sociale klausuler Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers sociale klausuler i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Social klausul for Favrskov Kommune Leverandøren skal tilstræbe at indgå i Favrskov Kommunes partnerskabsaftale. Social klausul for Mariagerfjord Kommune Leverandøren forpligter sig til at sikre, at de ansatte som leverandøren og eventuelle underleverandører beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesforhold, der i henhold til gældende overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Side 31 af 51

32 Overholder leverandøren ikke ovennævnte krav, og medfører dette et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne, kan Mariagerfjord Kommune tilbageholde vederlag til leverandøren med henblik på at sikre arbejdstagerne de nævnte ansættelsesvilkår. Mariagerfjord Kommune kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse. Leverandøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere. Dokumentationen skal være Mariagerfjord Kommune i hænde senest 5 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab, ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser finder anvendelse. Såfremt kontrakthaver ikke overholder bestemmelsen, er ordregiver berettiget til at bestemme, at den pågældende afskæres fra at opnå fremtidige kontrakter af den nævnte karakter, indtil det er dokumenteret, at det pågældende forhold er bragt i orden. Social klausul for Norddjurs Kommune Norddjurs Kommune anvender ingen sociale klausuler i denne kontrakt. Social klausul for Rebild Kommune Leverandøren skal tilstræbe at ansætte et antal medarbejdere i praktikstillinger. Mindst 5% af de timer, der anvendes til at gennemføre ydelsen, besættes med medarbejdere i praktikstillinger. 5 %- kravet beregnes på grundlag af de timer, der anvendes til at gennemføre ydelsen. Leverandøren kan således opfylde sine forpligtelser til at foretage ansættelse af personer i praktikstilling gennem personer ansat i praktikstillinger hos leverandørens underentreprenører, som eventuelt har fået overdraget kontrakten til hel eller delvis udførelse. Ved medarbejdere i praktikstillinger forstås personer, der påbegynder eller er påbegyndt en erhvervsuddannelse og i den forbindelse skal gennemføre en del af uddannelsen som virksomhedspraktik. Leverandøren kan vælge at besætte ledige stillinger med arbejdstagere fra andre EU-lande, som tilhører en persongruppe, der svarer til den ovennævnte. Hvis leverandøren eller dennes underentreprenører ikke kan ansætte medarbejdere, der opfylder betingelserne for beskæftigelse af medarbejdere i praktikstillinger, skal leverandøren rette henvendelse til Rebild Kommune og anmode om at få formidlet medarbejdere til ansættelse i praktikstillinger. Det gælder stillinger, der oprettes eller senere bliver ledige i forbindelse med leverandørens opfyldelse af denne kontrakt. Hvis leverandøren eller dennes underentreprenører ikke kan få formidlet personer fra Rebild Kommune til ansættelse i en praktikstilling, er leverandøren berettiget til at besætte stillingen på normale betingelser. Leverandøren skal på Rebild Kommunes anmodning dokumentere, at kravet om beskæftigelse af medarbejdere i praktikstillinger opfyldes. Side 32 af 51

33 Social klausul for Skanderborg Kommune Skanderborg Kommune anvender ingen sociale klausuler i denne kontrakt. Social klausul for Viborg Kommune Leverandøren skal sikre, at mindst 10 pct. af de årsværk, der anvendes til at opfylde denne kontrakt, besættes med elever/lærlinge. Et årsværk svarer til 1924 arbejdstimer inkl. ferie, sygdom, skoleophold mv. En elev/lærling er en arbejdstager, med hvem entreprenøren indgår en uddannelsesaftale i henhold til lov om erhvervsuddannelser eller som er omfattet af en lignende uddannelsesordning i et andet EU-land. Leverandøren kan vælge at beskæftige en eller flere elever/lærlinge i en kortere periode, forudsat at det samlede antal arbejdstimer, som udføres af disse, svarer til beskæftigelse af 10 pct.af de årsværk, der anvendes til at opfylde denne kontrakt. Forpligtelsen til at beskæftige 10 pct. årsværk elever/lærlinge kan bortfalde i følgende situationer: A. Hvis Leverandøren ikke er i stand til at finde elever/lærlinge, som ønsker at indgå i en uddannelsesaftale med virksomheden. Forpligtelsen bortfalder i denne situation dog kun, hvis Leverandøren kan dokumentere, at, der i rimeligt omfang er annonceret efter elever/lærlinge på eller der er foretaget en passende annoncering i et andet EU-land, og at, en erhvervsskole - eller tilsvarende skole - eller anden relevant myndighed i et andet EU-land efter konkret henvendelse fra Leverandøren ikke har set sig i stand til at formidle en elev/lærling til ansættelse. B. Hvis Leverandøren ikke kan godkendes som elev/praktikvirksomhed på grund af forhold, der ikke kan afhjælpes uden væsentlig ulempe for Leverandøren. I disse situationer kan Leverandøren efter samtykke fra Viborg Kommune opfylde kravet om beskæftigelse af elever/lærlinge ved at besætte stillingen/stillingerne med et tilsvarende antal medarbejdere på særlige vilkår eller medarbejdere med en vis ledighedsperiode. Leverandøren kan kontakte Jobcenter Viborg, for at få anvist medarbejdere. Ved Leverandøren skal forstås den vindende tilbudsgiver. Den vindende tilbudsgiver er den juridiske enhed, der har indleveret tilbuddet og ikke, fx den koncern, som tilbudsgiver indgår i. Leverandøren skal give meddelelse til Viborg Kommune, hvis Leverandøren ikke er i stand til at finde en eller flere elever/lærlinge eller hvis Leverandøren ikke kan godkendes som praktikvirksomhed. Leverandøren skal mod forlangende kunne dokumentere, at kravet om beskæftigelse af 10 pct. årsværk elever/lærlinge opfyldes. Dette kan gøres ved at skriftlig dokumentation i form af uddannelsesaftaler bilagt lønsedler for seneste 3 måneder fremvises. Side 33 af 51

34 21 Overdragelse 21.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne aftale uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen. Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne aftale i det omfang dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne aftale må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af aftalen Ordregivers overdragelse af rettigheder og forpligtelser Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne aftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler Ordregivers overdragelse af kontrakten til anden leverandør Hvis ordregiver ophæver kontrakten efter pkt. 14 kan ordregiver overdrage kontrakten til den tilbudsgiver, der afgav den laveste pris på delaftalen, når der ses bort fra den oprindelige leverandør. Overdragelse af aftalen sker på uændrede vilkår. Priserne kan dog reguleres i det omfang, reguleringen er i overensstemmelse med udbudsloven. 22 Tavshedspligt Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om aftalen eller offentliggøre aftalens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke. Tavshedspligten er også gældende efter aftalens ophør. Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om priser efter aftalen i forbindelse med samarbejde med andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordregiver skal sikre, at de oplysninger, der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resultatet af en benchmarking. 23 Lovvalg og værneting Aftalen er underlagt dansk lovgivning. CISG finder ikke anvendelse på aftalen. Uoverensstemmelser om aftalen søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab. Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting. Side 34 af 51

35 24 Underskrifter For ordregiver Dato For leverandøren Dato Underskrift Underskrift Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver Side 35 af 51

36 Bilag 1 Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet Side 36 af 51

37 Bilag 2 Kravspecifikation 1. Omfang Udbuddet omfatter årligt serviceeftersyn og tilkald af samtlige mekaniske ventilationsanlæg og centrale udsugningsanlæg i Jysk Fællesindkøbs bygninger, herunder skoler, børnehaver, ældrecentre og andre bygninger. De enkelte anlæg er beskrevet nærmere i Tilbudslisten Ventilationsoversigt (bilag 3). Her findes også adresser på de enkelte lokaliteter og oplysninger om kontaktpersoner. 1.1 Serviceeftersyn Serviceeftersynet omfatter årlig vedligeholdelse og kontrol af ventilations- og udsugningsaggregater inklusiv arbejdsløn, kørselsudgifter, smøremidler samt materialeudgifter til årlig udskiftning af remme og filtre. Ordregiver kan vælge, en fast årlig aftale eller udkald efter behov, der er dog samme krav til eftersynet. Skanderborg har flere selvkørende anlæg, hvor der ikke ønskes årligt serviceeftersyn men efter behov fremgår af Tilbudslisten Ventilationsoversigt (bilag 3) hvilke anlæg det vedrører. Norddjurs kører kun service hver andet år. Tilbudsgiver skal gøre ordregiver opmærksom på, hvis de sikkerhedsmæssige arbejdsforhold ikke er i orden, således det er muligt for tilbudsgiver at udføre service af ventilationsanlæg og centrale udsugningsanlæg forsvarligt. 1.2 Serviceeftersyn brandspjæld Ordregiver ønsker at få registreret brandspjæld på alle lokationer. Aftales ved kontraktstart med tilbudsgiver om den enkelte kommune selv ønsker at stå for denne registrering eller ordregiver ønsker at tilbudsgiver ved serviceeftersyn af ventilationsanlæg skal registrere brandspjæld i servicerapporten, således disse registreres og placeringen kendes fremadrettet. Brandspjældene skal registreres med antal pr. lokation. Såfremt ordregiver ønsker tilbudsgiver skal foretage registrering af brandspjæld vil tilbudsgiver blive aflønnet jf. den tilbudte timepris i Tilbudslisten Ventilationsoversigt (bilag 3) for tekniker og lærling for denne opgave. Aftales nærmere ved kontraktstart med den enkelte kommune. 2 Udførelse 2.1 Udførelse af serviceeftersyn Serviceeftersynet skal udføres jf. VENT basis vejledningen eller tilsvarende og af en medarbejder, der har en VENT-uddannelse eller tilsvarende uddannelse indenfor ventilationstekniske anlæg dette krav om uddannelse gælder ikke for lærlinge. Serviceeftersynet skal udføres i overensstemmelse med gældende lovgivning, samt kravene til VENT-service under VENTordningen eller tilsvarende, og i henhold til Generel omfangsbeskrivelse af ydelserne (bilag 4). I Generel omfangsbeskrivelse af ydelserne (bilag 4) er der en generel omfangsbeskrivelse af de ydelser, som er gældende for eftersyn af de komponenter og kontrolpunkter, der kan findes i de forskellige typer anlæg i ordregivers bygninger. Side 37 af 51

38 Tilbudsgiveren skal fastlægge og prissætte serviceeftersynet for de enkelte anlæg ud fra anlægsbeskrivelsen samt den generelle omfangsbeskrivelse, så alle mulige komponenter og kontrolpunkter i anlægget bliver omfattet af eftersynet. Eftersynet skal sikre, at anlæggene kører optimalt i forhold til indeklima, det aktuelle anlægs beskaffenhed, energiforbrug og brugstid. Serviceeftersynet skal påvise eventuelle fejl og mangler i anlægget, der har en negativ indvirkning på indeklimaet og energiforbruget. Anlæggenes driftstider skal også vurderes og eventuelt optimeres på stedet dog først efter nærmere aftale med institutionen. Til referenceværdier, som sammenligningsgrundlag ved den fremtidige service af det enkelte anlæg, anvendes de værdier, der måles ved 1. serviceeftersyn når anlægget kører optimalt. Den medarbejder, der udfører eftersynet, skal på forlangende kunne dokumentere at have bestået den i pkt. 2.1 nævnte uddannelse. Service må kun udføres efter aftale med udbyder og skal som minimum varsles 1 døgn før ankomst. Arbejdet skal tilrettelægges sådan, at det er den samme medarbejder hos tilbudsgiveren, som udfører service på en given institution/bygning hver gang. Ved ankomst til arbejdsstedet skal tilbudsgiverens medarbejder kontakte den af ordregiver oplyste kontaktperson. Medarbejderen skal kunne tale og forstå dansk af sikkerhedsmæssige grunde. Medarbejderen skal vise hensyn overfor brugerne og i videst muligt omfang respektere de aktiviteter, der foregår i bygningen. Medarbejderen skal bære ID-skilt på arbejdsbeklædningen, som tydeligt viser firmanavn og medarbejderens eget navn. Medarbejderen skal have en ren straffeattest og blank børneattest, som tilbudsgiveren skal kunne fremvise på forlangende. Tilbudsgiveren skal stille alle nødvendige maskiner og materiel til rådighed for arbejdets udførelse, herunder nødvendigt værktøj, udstyr til udførelse af varmt arbejde, hjælpeudstyr og personlige værnemidler. Tilbudsgiveren skal rydde op efter eget arbejde i forbindelse med service og/eller reparationsarbejder. Gamle komponenter, rester af monteringsmaterialer, tom emballage med videre skal fjernes inden stedet forlades. Varmt arbejde skal udføres i henhold til gældende sikkerhedskrav, herunder DBI vejledning 10, del 1, 2 og 3. Medarbejdere der udfører varmt arbejde skal have et gyldigt certifikat udstedt af DBI samt underskrive og efterleve aftaleblanket om udførelse af varmt arbejde. Lovpligtigt tilsyn (rundering) efter udførelse af varmt arbejde skal altid udføres af tilbudsgiveren. Ordregiver forbeholder sig retten til at fortage stikprøvekontrol af udført eftersyn. Ved første servicebesøg skal tilbudsgiver registrere typen af filter i ventilationsoversigten (bilag 3) for hvert enkelt anlæg. Side 38 af 51

39 2.2 Servicerapport I forbindelse med serviceeftersynet skal tilbudsgiveren aflevere en servicerapport, som dokumentation for udførte kontroller, målinger, udskiftninger, justeringer og rensning, jævnfør VENT-ordningens tjekliste. Servicerapporten skal også indeholde oplysninger om mulige fejl og slidtage på anlægget, der har betydning for, om anlægget er velfungerende og sikrer indeklimaet ved lavt energiforbrug. Servicerapportens form skal udarbejdes i samarbejde med ordregiver, som godkender den endeligt inden servicerapporten tages i brug. Der afleveres en kopi af servicerapporten til ordregivers kontaktpersoner på de enkelte lokationer samt sendes pr. til kontaktpersoner på Tilbudslisten ventilationsoversigt (bilag 3). Aftales nærmere ved kontraktstart. Servicerapporter skal fremsendes og godkendes af ordregiver inden fakturaer sendes til ordregiver. Aftales nærmere ved kontraktstart. Særligt gældende for Favrskov Kommune Favrskov anvender afrapporteringssystem Dalux som tilbudsgiver vederlagsfrit skal indrapportere serviceeftersyn (tjekskemaer og servicerapport), fejl, anmærkninger samt vedligeholde stam- og turnusdata i systemet på anlægsniveau. Serviceintervaller skal styres af Dalux s leverandørportal og skal udføres inden udløbet for service indsat i Dalux. Der udarbejdes en servicetidsplan i samarbejde med leverandøren med fordeling af anlæg over hele året og med udgangspunkt i 1 service årligt. Favrskov kommune opretter selv nye ventilationsanlæg med relevante stamdata. Aftales ved kontraktstart. Leverandøren skal stille digitalt udstyr til rådighed for serviceteknikere f.eks. tablets, smartphone, bærbar pc eller lign. med mobil bredbåndsforbindelse således, at servicerapport, stamdata mv. kan tilrettes og indberettes til Dalux på lokationen samtidig med serviceeftersynet. Tilbudsgiver kan få midlertidig kiggeadgang i Dalux, således indhold i systemet samt hvilke oplysninger der ønskes vedligeholdt kan ses. Kiggeadgang i Dalux fås ved at kontakte Lone Nørgaard Andersen lnan@rebild.dk og oplyse navn og mail adresse og kiggeadgang tildeles herefter. Særligt gældende for Norddjurs Kommune Norddjurs anvender afrapporteringssystem TimeSafe som tilbudsgiver vederlagsfrit skal indrapportere serviceeftersyn (tjekskemaer og servicerapport), fejl, anmærkninger samt vedligeholde stam- og turnusdata i systemet. Når kommunerne etablerer nye ventilationsanlæg skal leverandøren vederlagsfrit oprette anlæggene i TimeSafe med relevante stamdata. Aftales ved kontraktstart. Leverandøren skal vederlagsfrit påsætte mærkater med QR koder på alle eksisterende og nye anlæg. Mærkater leveres af ordregiver. Leverandøren skal stille digitalt udstyr til rådighed for serviceteknikere f.eks. tablets, smartphone, bærbar pc eller lign. med mobil bredbåndsforbindelse således, at servicerapport, stamdata mv. kan tilrettes og indberettes til TimeSafe på lokationen samtidig med serviceeftersynet. Side 39 af 51

40 Tilbudsgiver kan få midlertidig kiggeadgang i TimeSafe, således de kan se indhold i systemet samt hvilke oplysninger der ønskes vedligeholdt. Kiggeadgang i TimeSafe fås ved at kontakte Lone Nørgaard Andersen lnan@rebild.dk og oplyse navn og mail adresse og kiggeadgang tildeles herefter. En adgang pr. firma. Særligt gældende for Skanderborg Kommune og Viborg Kommune Såfremt Skanderborg Kommune og Viborg Kommune i kontraktperioden vælger at implementere et afrapporteringsværktøj som f.eks. TimeSafe skal ovenstående ligeledes være gældende for disse Kommuner, således tilbudsgiver også kan levere denne ydelse til et afrapporteringsværktøj. 2.3 Udførelsestidspunkt Det årlige serviceeftersyn skal gennemføres i en af ordregiver fastsat periode for eksempel 1. kvartal og fastlægges nærmere ved kontraktindgåelse for den enkelte lokalitet, samt i en servicekalender for samtlige lokaliteter i udbuddet for hver af delaftalerne 1-6. Servicefrekvenser: Favrskov: Mariagerfjord: Norddjurs: Der udarbejdes en servicetidsplan i samarbejde med leverandøren med fordeling af anlæg over hele året. Kører i 4. kvartal eller 1. kvartal samme kvartal hvert år. Kører i 4. kvartal eller 1. kvartal samme kvartal hvert år Kører kun service hvert andet år. Rebild: Skanderborg: Viborg: Kører i 4. kvartal eller 1. kvartal samme kvartal hvert år. Kører i 4. kvartal eller 1. kvartal samme kvartal hvert år. Kører i 4. kvartal eller 1. kvartal samme kvartal hvert år. Det nøjagtige tidspunkt skal aftales med det enkelte forbrugssted og være tilpasset til den daglige drift, hvorfor f.eks. service af evt. anlæg i klasselokaler foretages, når der ikke er undervisning i lokalet. Sker der væsentlige forsinkelser i forholdt til det aftalte tidspunkt, skal stedets kontaktperson kontaktes. Service skal under normale omstændigheder udføres inden for normal arbejdstid. Udførelse af arbejder udenfor normal arbejdstid må kun ske efter nærmere aftale med ordregiver. Normal arbejdstid defineres som mandag til fredag fra kl Materialer 3.1 Filtre Filterne skal leve op til kravene jævnfør teststandard ISO og kun Eurovent certificerede filtre accepteres. Filterkasser/-rammer skal være fremstillet af brandbart materiale (ikke PVC). Filterkasser/-rammer må ikke være fremstillet af jern. Filterkasser/-rammer skal være stabile, så der ikke kan forekomme passage af u-filtreret luft. Side 40 af 51

41 Posefiltre skal som minimum være energiklasse A i henhold til Eurovent 4/11. For andre produkttyper tilstræbes minimum energiklasse B i henhold til Eurovent 4/11. Filterklassen på de tilbudte filtre skal passe til specifikationerne for de enkelte anlæg i Bilag 3 Tilbudsliste Ventilationsoversigt. Tilbudsgiver skal efter forespørgsel kunne udlevere dokumentation på, at de tilbudte filtre er Eurovent certificerede og lever op til teststandard ISO indenfor 5 arbejdsdage. Filterklassen på de tilbudte filtre skal modsvare specifikationerne for de pågældende ventilationsanlæg. Filtre skal leveres med pakninger, der skal udskiftes i forbindelse med det årlige filterskifte. Filtre skal være af en sådan kvalitet, at sluttrykfald efter 1 års brug (perioden mellem servicebesøg) ikke er højere end det maksimale sluttrykfald jævnfør specifikationerne for det pågældende ventilationsanlæg/-filter. Tilbuddet skal vedlægges oplysninger om fabrikat, type og energiklasser på de tilbudte filtre. Først ved kontraktindgåelse skal tilbudsgiver oplyse hvilken type filter der vil blive anvendt til hver enkelt anlæg. Filtre skal efter ikrafttræden af ISO svare til nedenstående klassificering. Eksempel på konvertering af filterklasser fra EN779:2012 til ISO 16890: 3.2 Remme Remme skal være kamfortandede type XPA, XPB, XPZ eller XPC. Remmen skal som minimum kunne holde i serviceintervallet. Remmene skal være antistatiske i henhold til ISO Prissætning 4.1 Timepriser Timepris for arbejdstid skal indeholde alle udgifter. Det vil sige når ordregiver faktureres for at registrere brandspjæld, skal fakturaen kun indeholde timepris. Kørselsudgifter, servicebil, administrationsomkostninger, alle øvrige gebyrer, afgifter og tillæg skal være indeholdt i timeprisen. Timepriser afregnes fra ankomst på arbejdssted (hos ordregiver) og indtil/frem til, det bestilte arbejde er udført. Brug af sædvanlige anvendte maskiner og materiel, herunder servicevogn, samt eventuelle opstartsudgifter, skal være inkluderet i timepriserne. Normal arbejdstid defineres som mandag til fredag, fra kl Ordregiver accepterer ikke krav om mindstebetaling. Side 41 af 51