Rammekontrakt på vask, leje og levering af linned til Fællesudbud Sjælland RAMMEKONTRAKT FUS

Transkript

1 RAMMEKONTRAKT FUS Fællesudbud Sjælland på vask, leje og levering af linned til Fællesudbud Sjælland (Faxe, Roskilde, Odsherred og Slagelse kommune) o

2 Parterne er enige om i hele forløbet at samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning og yde en særdeles betydelig indsats for at opnå det bedst mulige resultat, Parterne skal herunder udvise den fleksibilitet, som må anses for rimelig og sædvanlig ved gennemførelse af tilsvarende vaskeriydelseskontrakter. Parterne skal løbende informere hinanden om ethvert forhold, som skønnes at have betydning for gennemførelsen af et hensigtsmæssigt kontraktforløb. 1 Parterne Nærværende rammekontrakt er indgået mellem Slagelse Kommune /på vegne af Fællesudbud Sjælland Rådhuspladsen 11, 3. sal 4200 Slagelse (herefter kaldet ordregiver) og De Forenede Dampvaskerier Dyregårdsvej Skovlunde CVR: (herefter kaldet leverandøren). er der indgået rammekontrakt vedrørende levering af levering på vask, leje og levering af linned til Fællesudbud Sjælland til ordregiver. 2 Kontraktgrundlag 2.1 Rammekontraktens grundlag Denne rammekontrakt er indgået på baggrund af ordregiverens udbud på vask, leje og levering af linned til Fællesudbud Sjælland (Faxe, Roskilde, Odsherred og Slagelse kommune) Kontraktgrundlaget består af følgende dokumenter: 1. Denne rammekontrakt 2. Spørgsmål og svar til udbudsmaterialet 3. Udbudsmaterialet af 4. Bilag 1 -tilbudsliste 5. Bilag 2 - leveringsadresser 6. Bilag 3 - kravspecifikation 7. ESPD 8. Leverandørens tilbud af

3 Hvis der er uoverensstemmelse mellem rammekontrakten og bilagene, går rammekontrakten forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag. 2.2 Betingelser Leverandøren har inden ikrafttræden af denne rammekontrakt fremsendt følgende dokumentation til ordregiver: 1. Kopi af forsikringspolice for erhvervs- og produktansvarsforsikring eller dokumentation for, at forsikring er tegnet. Forsikringen skal opfylde kravene i pkt. 16 Dokumentationen er godkendt af ordregiver, 2.3 Ændringer Enhver ændring eller tilføjelse til rammekontrakten skal ske skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne rammekontrakt som et tillæg, Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser. 3 Kontraktperiode Rammekontrakten er gældende fra den til den Tilbudsgiver har 6 måneders opsigelse og ordregiver har 3 måneders opsigelse. Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene og klagenævnet eller domstolene annullerer ordregivers beslutning om at tildele leverandøren rammekontrakten, erklærer rammekontrakten for uden virkning, anser en ændring af rammekontrakten for en ændring af grandlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsbekendtgørelse eller i øvrigt pålægger ordregiver at bringe rammekontrakten til ophør, kan rammekontrakten i hele kontraktperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned. Uanset tidspunktet for opsigelse kan leverandøren ikke kræve erstatning som følge af opsigelsen. 4 Rammekontraktens omfang 4.1 Omfang Denne rammekontrakt omfatter levering samt vask og leje af linned til ordregiver. Tjenesteydelserne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (bilag 3) og tilbudslisten (bilag 1). Det er alene følgende, af ordregivers enheder og institutioner som er oplistet i bilag 2, leveringssteder, der er omfattet af rammekontrakten. 4.2 Ændringer af rammekontraktens omfang Ordregiver kan, i det omfang det ikke strider mod de udbudsretlige regler, kræve, at der foretages ændringer i rammekontraktens omfang. Ordregiverens krav om ændring skal fremsættes skriftligt. Leverandøren skal herefter udarbejde et ændringsnotat, hvori eventuelle krav om forandringer i rammekontrakten med hensyn til pris, tid og sikkerhed som følge af ændringen beskrives. 2

4 En ændring af ramniekontrakten er først gældende fra det tidspunkt, hvor der er indgået skriftligt tillæg til rammekontrakten, jf, plet. 2,3. Leverandøren har således ikke krav på merbetaling, medmindre der er indgået skriftligt tillæg til rammekontrakten herom. 5 Samarbejde Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammekontrakten. Leverandøren skal optræde loyalt overfor ordregiver og orientere sit personale om rammekontrakten i sin helhed. Leverandøren må alene tilbyde ydelser, der er omfattet af tilbudslisten, medmindre andet er aftalt med det enkelte plejecenter. Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse, jf. plet. 14. På en parts initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandør og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder ha rammekontraktens ikrafttræden. Leverandørens almindelige salgsbetingelser er ikke gældende. 6 Virksomhedsoverdragelse Udbuddet medfører ikke overdragelse af medarbej dere fra ordregiver 7 Kvalitet 7.1 Generelt De af rammekontrakten omfattede tjenesteydelser skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, andre myndighedskrav samt branchenormer på tidspunktet for indgåelse af rammekontrakten samt i rammekontraktens løbetid. Tjenesteydelserne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele rammekontraktens løbetid. 8 Priser og prisregulering 8.1 Pris Priserne for de ydelser, der er omfattet af Kontrakten, fremgår af leverandørens tilbud (bilag 1). Priserne er elcslcl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter og gebyrer. Dokumenterbart svind afregnes til artildens genanskaffelsesværdi, jfr. bilag Prisregulering Priserne er faste de første 12 måneder regnet fra kontraktens start fra 1. oktober Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. 3

5 Første prisregulering kan ske med virkning 12 måneder efter ramniekontraktens start (1, oktober 2018) og derefter én gang årligt (reguleringstidspunktet). Reguleringen foretages i henhold til Telmologisk Instituts omkostningsindeks for indush'ielle vaskerier (vaskerier MED udlejningstekstiler) fra marts 2017 til februar 2018 Efterfølgende reguleringer skal ske efter samme princip. Prisregulering sker, på foranledning af den part der ønsker prisen reguleret, ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Regulering beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris*nyt index) / gammelt index). Prisreguleringer skal meddeles til Slagelse kommune senest 60 dage før reguleringstidspunktet (senest 1. august i reguleringsåret til regulering 1. oktober) Varsel om prisreguleringer skal sendes til indkob@slagelse.dk. Sammen med varslet skal sendes dokumentation fra Teknologisk Institut for prisændringen samt en opdateret tilbudsliste i Excel-fonnat. Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest 8 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres. 8.3 Afgifter Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt efter rammekontrakten er indgået, og som bliver pålagt de af rammekontrakten omfattede ydelser, 8.4 Bonus og godtgørelse Omsætningen som følge af nærværende rammekontrakt må ildcé blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere. 9 Bestilling Bestilling skal kunne afgives via leverandørens online bestillingssystem, telefon eller mail. Bestilling system skal stilles vederlagsfrit til rådighed for de deltagende kommuner. 10 Levering 10.1 Leveringsbetingelser Levering skal foretages i overensstemmelse med kravspecifikation bilag 3 og leveringsadresser bilag Fakturering I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og vianemhandel-inftastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0 4

6 Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer se bilag 2, leveringsadresser) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: ø Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Leveringsadresse Sidste rettidige betalingsdato Varenummer og beskrivende tekst «Mængde Priser pr, stk. excl. moms Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler, 12 Betalingsbetingelser Ordregiver betaler for udførte ydelser efter endt måned. Specificeret og godkendt faktura skal være kommunen i hænde senest den 10. i efterfølgende måned. Betalingsbetingelserne er netto 30 dage. Udførte ydelser i måned 1 bliver således betalt senest den 10. i måned 3, jf. plet. 11. Ordregiver er dog ikke forpligtet til at betale, før korrekt faktura er modtaget. 13 Statistik Leverandøren skal på anmodning inden 14 dage levere statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om de leverede ydelser, Denne statistik kan f.eks. indeholde, priser, mængde, leveringsadresser. Alle deltagende kommuner skal kunne få den statistik de til enhver tid har behov for. Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger, i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver. Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med rammekontraktens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af rammekontrakten, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere. 14 Leverandørens misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af leverandørens forpligtelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv. 5

7 Foreligger der misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette samt underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden, Ordregiver kan ophæve rammekontrakten helt eller delvist, hvis leverandøren i væsentligt omfang misligholder sine forpligtelser efter rammekontrakten eller underliggende rammekontrakt. Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse af rammekontrakten: B Forhold, der er omfattet af udbudslovens 185, stlc. 1, nr Leverandørens ydelser overholder, trods én skriftlig reklamation fra ordregiver, ikke kvalitetskravene i denne rammekontrakt. B Leverandøren foretager ikke, på trods af én reklamation, den nødvendige afhjælpning eller omlevering. 0 Enhver forsinkelse, B Leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rej se ' tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed så som skatte- eller momssvig og overtrædelser af markedsføringslovgivningen. 0, Der indtræder rekonstruktion, konkurs eller i øvrigt væsentligt forringede forhold. 0 Leverandørens ophør med den virksomhed, som rammekontrakten vedrører, 0 Indtræden af andre omstændigheder der bringer rammekontraktens opfyldelse i alvorlig fare. 0 Bestemmelser om ydelser og kvalitet ikke overholdes, jf. plet Manglende overholdelse af bestemmelsen om statistik, jf. plet. 13, 0 Manglende overholdelse af bestemmelsen om etik, jf, plet, Manglende overholdelse af tavshedsbestemmelsen, jf. plet. 23, 0 Samarbejdsvanskeligheder og manglende overholdelse af plet. 5. Ovenstående punkter er ikke udtømmende. I øvrigt gælder danske rets almindelige regler om misligholdelse herunder de almindelige regler om forsinket eller udebleven levering. Såfremt ordregiver, som følge af forsinkelse, vælger at hæve en ordre helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning. Evt. merudgifter i forbindelse med dækningskøb kan modregnes i enhver fordring mod leverandøren. Der foreligger altid en mangel ved leverandørens ydelse, såfremt ydelsen ildce opfylder denne rammekontrakt med tilhørende bilag, eller ydelsen ildce er som ordregiver med føje kunne forvente. Leverandøren har på ordregivers anmodning pligt til at afhjælpe påpegede mangler snarest. Såfremt afhjælpning ildce er mulig, eller leverandøren forgæves har forsøgt at afhjælpe en mangel gentagne 6

8 gange, kan ordregiver vælge i stedet at kræve et forholdsmæssigt afslag i betalingen til leverandøren. Det forholdsmæssige afslag fastsættes under hensyn til manglens omfang og karakter, men kan ildce overstige betalingen for leverancen. Leverandøren er erstatningsansvarlig overfor ordregiver efter dansk rets almmdelige regler om erstatning for tab, som leverandøren måtte påføre ordregiver ved ansvarspådragende handlinger eller undladelser. 15 Force majeure Leverandøren er ildce ansvarlig for manglende overholdelse af rammekontrakten på grund af force majeure. Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af rammekontrakten er umulig og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ildce kunne afbøde og ildce burde have forudset f.elcs. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ildce blot rammer leverandørens virksomhed. Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab, Forhold hos en. underleverandør anses kun som force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som underleverandøren ildce burde have undgået eller overvundet. Ordregiver er ansvarsfri under samme betingelser som leverandøren, jf. ovenstående. Force majeure kan kun påberåbes af en part, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part senest 5 hverdage efter, at force majeure er indtrådt, Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer. Hvis opfyldelsen af rammekontrakten helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve rammekontrakten. Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt Kontrakten ophæves på grund af force majeure. 16 Forsikring Leverandøren er i hele rammekontraktens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 5 mio. la-, pr. år. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. 17 Etik Ordregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ildce begrænset til følgende grundlæggende ILOkonventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) 7

9 «Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) e Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention hr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning. ILO-konvention nr. 94 Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde rammekohtrakten med en tilsvarende tjenesteydelse, som opfylder rammekontraktens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er ordregiver uvedkommende. 18 Overdragelse 18.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne rammekontrakt uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ildce strider mod lovgivningen. Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne rammekontrakt i det omfang dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne rammekontrakt må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af rammekontrakten Ordregivers overdragelse af rettigheder og forpligtelser Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne rammekontrakt til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler, 19 Rettigheder 19.1 Tredjemandsrettigheder Leverandøren indestår for, at leverandørens ydelser ildce krænker tredjemands rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder, Rejser tredjemand krav mod ordregiver med påstand om retslcrænkelse, skal ordregiver give leverandøren skriftlig meddelelse herom. Leverandøren overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger. Leverandøren er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer leverandørens opfyldelse af rammekontrakten i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for ordregiver, er ordregiver efter forudgående skriftligt varsel berettiget til at hæve rammekontrakten med omgående virkning, og leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 8

10 20 Tavshedspligt Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af rammekontrakten. Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om rammekontrakten eller offentliggøre rammekontraktens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke. Tavshedspligten er også gældende efter rammekontraktens ophør. 21 Lovvalg og værneting Rammekontrakten er underlagt dansk lovgivning, Uoverensstemmelser om rammekontrakten søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting. 22 Underskrifter FUS v/slagelse kommune De Forenede Dampvaskerier