Projektmodulet er et specialudviklet AU-modul, som tilgås fra Økonomistyring.

Transkript

1 Projektmodulet Projektmodulet er et specialudviklet AU-modul, som tilgås fra Økonomistyring. Økonomistyring/Projekt Projektansøgning Allerede når der sendes en ansøgning om Projekt, skal dette registreres i NS. Dette gøres fra Projektmenuen under punktet Ansøgning. For at oprette et nyt tomt ansøgningstamkort tastes F3. Stamdata Fanebladet Generelt Status = Indtastning kan der redigeres. Status = Aktiv, Afslået, Intet svar der kan ikke redigeres Status = Projekt (sker kun via Opret Projekt) Side 1 af 11

2 Der kan klikkes på blyanten for at skrive diverse bemærkninger på Ansøgningskortet. Bemærkninger bliver overført til Projektkortet via Opret projekt. Fanebladet Forløb Fanebladet Projekthaver Side 2 af 11

3 Felter i tabellen Ansøgning: Felt nr. Felt navn FANEBLADET GENERELT Data type Længd Beskrivelse e 1 Nummer Code 10 Her skal nummeret på ansøgningen angives. En eventuel tilknyttet nummerserie kan ses ved at klikke på knappen 2 Projektbeskrivelse Text 250 Her kan angives en lang beskrivelse af den Projekt, der søges penge til 3 Kort Projektbeskrivelse Text 50 Her kan angives en kort beskrivelse af den Projekt, der søges penge til 4 Internt journalnr. Text 30 Her kan et internt journalnummer angives 5 Eksternt journalnr. Text 30 Her kan et eksternt journalnummer angives 6 Bevillingsgivernr. Code 20 Her angives nummeret på den Projektgiver, som ansøgningen er sendt til. Opslag til tabellen Projektgiver 7 Bevillingsgivernavn Text 50 Hentes automatisk fra tabellen Bevillingsgiver. Ingen 8 Beløb Decim Her vises det ansøgte beløb. Opslag til tabellen Ansøgningsbeløb. al Ingen klik på F6 for at taste beløb 9 Ansøgning sendt d. Date Her kan angives dato for, hvornår ansøgningen er sendt 10 Opfølgningsdato Date Her kan angives en dato for, hvornår der skal følges op på ansøgningen 11 Status Option Her angives hvor langt i forløbet ansøgningen er. Mulige valg Indtastning: default værdi ved oprettelse af ansøgning Aktiv: ansøgningen er afsendt, men der er ikke modtaget svar. Der kan kun rettes i feltet Status. Status kan sættes tilbage Afslået: ansøgningen er afslået. Der kan kun rettes i feltet Status. Status kan sættes tilbage Intet svar: der er ikke modtaget svar på ansøgningen inden for den forventede frist. Der kan kun rettes i feltet Status. Status kan sættes tilbage Projekt: der er oprettet en Projekt på baggrund af ansøgningen. Der kan kun rettes i feltet Status. Status kan kun sættes tilbage, hvis den tilhørende Projekt slettes først Angivelse af Projekt sker kun ved brug af funktionen Opret Projekt, øvrige skift er manuelle 12 Sandsynlighed % Decim al Her kan angives sandsynligheden for, at ansøgningen bliver godkendt. Værdi mellem 0 og Medfinansiering Her kan markeres om der er krav om medfinansiering 14 Projektnr. Code 10 Ingen oprettes via funktionen Opret projekt fra ansøgningskortet 15 Rettet d. Date Udfyldes automatisk med dato for sidste rettelse. Ingen 16 Rettet af Code 10 Udfyldes automatisk med bruger-id for sidste rettelse. Ingen FANEBLADET FORLØB 17 Startdato Date Her kan startdatoen for Projektet angives 18 Forventet slutdato Date Her kan den forventede slutdato for Projektet angives 19 Regnskabsmæssig slutdato Date Her kan den regnskabsmæssige slutdato for Projektet angives 20 Stedkode Code Her skal angive stedkoden - Opslag til tabellen Dimensionsværdi 21 Finansieringsartkode Date Her kan koden for finansieringsarten angives. Opslag til tabellen Finansieringsart 22 Finansieringskildekode Code 10 Udfyldes automatisk når Bevillingsgivernummer angives. Opslag til tabellen Finansieringskilde. Ingen 23 Sats Udfyldes automatisk med Sats fra Bevillingsgiver, når denne angives. Værdien kan ændres 24 Ansøgerrolle Text Her kan vælges fra værdilisten Side 3 af 11

4 25 Virkemiddelkode Text Her kan vælges fra værdilisten FANEBLADET PROJEKTHAVER 26 Projekthaver CPR nr. Code 20 Opslag til tabellen Dimensionsværdi 27 Projekthaver navn Code 10 Her kan angives CPR-nummer på den person, der er ansvarlig for Projektet. Hvis der i Projektopsætning er sat hak i feltet Modulus kontrol på CPR, vil det kun være muligt at angive gyldige CPRnumre 28 Projekthaver adresse Text 34 Værdien hentes automatisk fra AROS. Opslag til tabellen 29 Projekthaver adresse 2 Text 34 Værdien hentes automatisk fra AROS. Opslag til tabellen 30 Projekthaver postnr. Text 34 Værdien hentes automatisk fra AROS. Opslag til tabellen 31 Projekthaver by Code 10 Værdien hentes automatisk fra AROS. Opslag til tabellerne Postnr. og 32 Projekthaver telefon Text Her kan anføres projekthavers telefonnummer 33 Projekthaver Text Her kan anføres projekthavers Når der oprettes en ansøgning, bliver der automatisk oprettet en Projektdimension med samme værdi som ansøgningsnummeret. Dimensionsværdien er spærret, så den kan ikke benyttes i forbindelse med bogføring, men det er muligt at benyttes dimensionsværdien ved budgetlægning. Ansøgningsbeløb Det beløb, der er ansøgt om, angives ved at klikke på knappen Ansøgning og derefter vælge Beløb: Side 4 af 11

5 Felter i tabellen Ansøgningsbeløb: Felt Data Felt navn nr. type Længde Beskrivelse 1 Ansøgningsnr. Code 10 Udfyldes automatisk med nummer på ansøgningen værdien kan ikke ændres 2 Linienr. Integer Udfyldes automatisk med fortløbende linjenummer værdien kan ikke ændres 5 Dato Date Her kan en evt. dato for ansøgningsbeløbet angives 10 Beskrivelse Text 30 Her kan en evt. beskrivelse for ansøgningsbeløbet angives 11 Beløb (DKK) Decimal Ansøgningsbeløbet i danske kroner feltet Beløb udfyldes automatisk på baggrund af felterne Beløb (DKK) og Valutafaktor 12 Valutakode Code 10 Her kan en eventuel valutakode angives. Opslag til tabellen Valuta 13 Beløb Decimal Ansøgningsbeløbet i valuta feltet Beløb (DKK) udfyldes automatisk på baggrund af felterne Beløb og Valutafaktor Opret Projekt (Centralt i AU Regnskabskontor) Når en ansøgning bliver godkendt af Bevillingsgiveren, kan den i Navision omdannes til et Projekt ved på Ansøgningskortet at vælge Opret Projekt: I feltet NrSerie er der opslag til de nummerserier, som kan benyttes ved oprettelse af Projekter. Den valgte nummerserie afgør hvilken delregnskabskode, der kan benyttes for Projektet. Når nummerserien er valgt, trykkes der på knappen OK. Herved oprettes der et ny Projekt. Alle relevante felter på ansøgningen kopieres til Projektet. Hvis der er angivet en stedkode på ansøgningen kopieres denne til Projektet som en gyldig Projektdimension. Beløb på ansøgningen kopieres IKKE til Projektet. På ansøgningskortet sættes Status til Projekt og feltet Projektnr. udfyldes med nummeret på den nye Projekt. Side 5 af 11

6 Projekt Projektoprettelsen sker centralt i AU Regnskabskontor via blanketterne på økonomiportalen: Et Projekt kan enten oprettes på baggrund af en Ansøgning, eller det kan indtastes direkte på Projektkortet. Et Projekt indtastes fra Projektmenuen under punktet Projekt. Side 6 af 11

7 Stamdata-Projektkort Side 7 af 11

8 Felt nr. Felter i tabellen Projekt: Felt navn FANEBLADET GENERELT Data type Læn Beskrivelse gde 1 Nummer Code 10 Her skal nummeret på Projektet angives. De tilknyttede nummerserier kan ses ved at klikke på knappen 2 Projektbeskrivelse Text 250 Her kan angives en lang beskrivelse af den Projekt, der søges penge til 3 Kort Projektbeskrivelse Text 50 Her kan angives en kort beskrivelse af den Projekt, der søges penge til 4 Internt journalnr. Text 30 Her kan et internt journalnummer angives 5 Eksternt journalnr. Text 30 Her kan et eksternt journalnummer angives 6 Bevillingsgivernr. Code 20 Her angives nummeret på den Projektgiver, som ansøgningen er sendt til. Opslag til tabellen Projektgiver 7 Bevillingsgivernavn Text 50 Hentes automatisk fra tabellen Bevillingsgiver. Ingen 8 Beløb Decimal Her vises det bevilgede beløb. Opslag til tabellen Projektbeløb. Ingen 9 Budgetteret beløb Decimal Her vises det samlede budgetterede beløb for Projektet. Ingen 10 Finansieringskildekode Code 10 Udfyldes automatisk når Bevillingsgivernummer angives. Opslag til tabellen Finansieringskilde. Ingen 11 Statslig Boolean Udfyldes automatisk ud fra Ophav på Projektet. Ingen 12 Finansieringsartkode Code 10 Her kan koden for finansieringsarten angives. Opslag til tabellen Finansieringsart 13 Status Option Viser om Projektet er aktiv eller lukket. Default værdi er Aktiv. Status ændres automatisk til Lukket når feltet Regnskabsmæssig slutdato angives (uanset dato). Status kan sættes tilbage til Aktiv ved at fjerne værdien i Regnskabsmæssig slutdato. Ingen 14 Medfinansiering Boolean Her kan markeres om der er krav om medfinansiering 15 Samleprojektkode Code 16 Stedkode Code Her skal angive stedkoden - Opslag til tabellen Dimensionsværdi 17 Rettet d. Date Udfyldes automatisk med dato for sidste rettelse. Ingen 18 Rettet af Code 10 Udfyldes automatisk med bruger-id for sidste rettelse. Ingen FANEBLADET FORLØB 19 Startdato Date Her skal startdatoen for Projektet angives 20 Forventet slutdato Date Her skal den forventede slutdato for Projektet angives 21 Regnskabsmæssig slutdato Date Her skal den regnskabsmæssige slutdato for Projektet angives. Status ændres automatisk til Lukket når feltet Regnskabsmæssig slutdato angives (uanset dato). Status kan sættes tilbage til Aktiv ved at fjerne værdien i Regnskabsmæssig slutdato. Ingen. 22 Bevillingsår 23 Ansøgningsnr. Code 10 Hvis Projektet er oprettet på baggrund af en ansøgning, vises nummeret på ansøgningen her. Opslag til tabellen Ansøgning. Ingen 24 Bevilget adm. bidrag Decimal Udfyldes automatisk med Sats fra Bevillingsgiver, når denne angives. Værdien kan ændres 25 Beregningssats Decimal Udfyldes automatisk med Sats fra Bevillingsgiver, når denne angives. Ingen Side 8 af 11

9 FANEBLADET PROJEKTHAVER 26 Projekthaver CPR nr. Code 20 Her kan angives CPR-nummer på den person, der er ansvarlig for Projektet. Hvis der i Projektopsætning er sat hak i feltet Modulus kontrol på CPR, vil det kun være muligt at angive gyldige CPR-numre 27 Projekthaver navn Code 10 Værdien hentes automatisk fra AROS. Opslag til tabellen 28 Projekthaver adresse Text 34 Værdien hentes automatisk fra AROS. Opslag til tabellen 29 Projekthaver adresse 2 Text 34 Værdien hentes automatisk fra AROS. Opslag til tabellen 30 Projekthaver postnr. Text 34 Værdien hentes automatisk fra AROS. Opslag til tabellen 31 Projekthaver by Code 10 Værdien hentes automatisk fra AROS. Opslag til tabellerne Postnr. og 32 Projekthaver telefon Text Her kan anføres projekthavers telefonnummer 33 Projekthaver Text Her kan anføres projekthavers FANEBLADET ADMINISTRATOR 34 Administrators CPR nr. Text Her kan angives CPR-nummer på den person, der er ansvarlig for Projektet. Hvis der i Projektopsætning er sat hak i feltet Modulus kontrol på CPR, vil det kun være muligt at angive gyldige CPR-numre 35 Administrators navn Text Værdien hentes automatisk fra AROS. Opslag til tabellen 36 Administrators telefon Text Her kan anføres administrators telefonnummer 37 Administrators Text Her kan anføres administrators Når der oprettes en Projekt, bliver der automatisk oprettet en Projektdimensionværdi med samme værdi som Projektnummeret. Dimensionsværdien kan benyttes i forbindelse med bogføring og budgetlægning. Side 9 af 11

10 Projektbeløb Det beløb, der er bevilget, angives ved at klikke på knappen Projekt og derefter vælge Beløb: Det er muligt at oprette flere linjer i tabellen. Felter i tabellen Projektbeløb: Felt nr. Felt navn Data type Længde Beskrivelse 1 Projektnr. Code 10 Udfyldes automatisk med nummer på Projektet værdien kan ikke ændres 2 Linienr. Integer Udfyldes automatisk med fortløbende linjenummer værdien kan ikke ændres 5 Dato Date Her kan en evt. dato for Projektbeløbet angives 10 Beskrivelse Text 30 Her kan en evt. beskrivelse for Projektbeløbet angives 11 Beløb (DKK) Decimal Projektbeløbet i danske kroner feltet Beløb udfyldes automatisk på baggrund af felterne Beløb (DKK) og Valutafaktor 12 Valutakode Code 10 Her kan en eventuel valutakode angives. Opslag til tabellen Valuta 13 Beløb Decimal Projektbeløbet i valuta feltet Beløb (DKK) udfyldes automatisk på baggrund af felterne Beløb og Valutafaktor 14 Valutafaktor Decimal Udfyldes automatisk med den reciprokke valutakurs værdien kan ikke ændres Side 10 af 11

11 Gyldige dimensionsværdier Når en Projekt oprettes, oprettes der samtidig en Projektdimension med samme værdi som Projektet. Valideringskontrol op mod de Gyldige Projektdimensioner sker, når en kladde eller et købs- /salgsdokument klarmeldes. Side 11 af 11