KVIKGUIDE TIL SAGSOPRETTELSE I NAVISION PÅ ALLE DELREGNSKABER. Indholdsfortegnelse: 1 Oprettelse af bevilling i Navision på DR1, 2, 4 og 5...

Transkript

1 KVIKGUIDE TIL SAGSOPRETTELSE I NAVISION PÅ ALLE DELREGNSKABER Indholdsfortegnelse: 1 Oprettelse af bevilling i Navision på DR1, 2, 4 og Udfyld projektoprettelsesskemaet Navngiv projektoprettelsesskemaet Medsend relevant dokumentation / underskrifter / godkendelse Fremsend projektoprettelsesskemaet til Projektenheden Ændring af projektstamdata Medsend relevant dokumentation for ændringer Lukning Eksempel på en projektoversigt, der går i nul samt balancerer...7 Side 1 af 7

2 Guiden er gældende for oprettelse af sager på alle delregnskaber, men man skal være opmærksom på at det tilhørende projektoprettelsesskema til indlæsninger afhænger af valgt delregnskab. Endvidere, skal man være opmærksom på, at der kan være lokale procedurer, der angiver hvilke felter, der skal udfyldes. En ny sag oprettes på baggrund af projektoprettelsesskema udfyldt af projektøkonom (PØ) eller forretningscontroller (FC) sammenholdt med ansøgning/bevilling/accept for oprettelse (der må under ingen omstændigheder rettes i projektoprettelsesskemaet). Projektenheden (PE) indlæser herefter projektoprettelsesskemaet til Navision og returnerer en kvittering til projektøkonomen (PØ) eller forretningscontrolleren (FC). Brug denne guide som opslagsværk, hvor du slår op på de sider, du har brug for i den aktuelle situation. Vi anbefaler, at du læser den aktuelle del grundigt igennem før indtastning eller at du læser guiden punkt for punkt, mens du udarbejder oprettelsen. Evt. spørgsmål kan sendes til projektenheden@au.dk. Der er forhold, som afviger fra delregnskab til delregnskab, men det er kommenteret i guiden hvor det er aktuelt. Alle skemaer samt vejledningen kan du finde her Hvis du skal oprette en sag startes ved Punkt 1. Ændringer til eksisterende sag starter ved Punkt 2. Lukninger starter ved Punkt 3. 1 Oprettelse af bevilling i Navision på DR2, 4 og 5 For at Projektenheden kan oprette en sag i Navision skal der fremsendes: 1) Korrekt udfyldt projektoprettelsesskema samt 2) Bevillingsskrivelse 3) Accept fra bevillingshaver 4) Accept fra institutleder/dekan 5) Ansøgning (når det er nødvendigt i forhold til verificering af data). 1.1 Udfyld projektoprettelsesskemaet PØ/FC henter projektoprettelsesskema til sagsoprettelse på relevant delregnskab på hjemmesiden under Økonomi-manualen Projektoprettelsesskemaet opdateres løbende. Derfor er det vigtigt, at der hentes et nyt projektoprettelsesskema på hjemmesiden ved hver ny sagsoprettelse I projektoprettelsesskemaet er der korte vejledninger til udfyldelsen af de enkelte felter. Vejledningerne er synlige, når du bevæger musen henover feltet. Side 2 af 7

3 Eventuelle spørgsmål til udfyldelse af projektoprettelsesskemaet sendes til Felter til udfyldelse: Feltnavn Sted Delregnskab Bevillingsgruppenavn Bev. gr, nr. Debitornummer Indhold Udfyldes med relevant stedkode Udfyldes med relevant delregnskab. Skabelonen tilpasses efterfølgende, så kun relevante felter er synlige. Vælg fra liste eller vælg Anden bevillingsgruppe og indtast manuelt i feltet nedenfor. Bemærk at bevillingsgruppe ikke nødvendigvis er identisk med debitor. Bevillingsgruppe er den instans, hvor midlerne oprindelig stammer fra, hvorimod Debitor er den instans, som vi sender fakturaen til. Udfyldes automatisk hvis der vælges en bevillingsgruppe fra listen. Ved valg af Anden bevillingsgruppe skal den udfyldes manuelt. Udfyldes med relevant debitornummer 1 med relevant og rigtig debitorbogføringsgruppe. Debitorbogføringsgruppe - DR1: DK eller UDLAND - DR2: DK eller UDLAND - DR4 / EKSTERNBEV - DR5 / EKSTERNBEV - Samarbejdsaftaler på DR4+5: SAMARB_AFT Bemærk at bevillingsgruppe ikke nødvendigvis er identisk med debitor. Bevillingsgruppe er den instans, hvor midlerne oprindelig stammer fra, hvorimod Debitor er den instans, som vi sender fakturaen til. Ansvarlig RS-nummer Bevillingshavers RSnummer Administrators RSnummer Eksisterer den ønskede debitor ikke, så har PØ/PC ansvaret for at få den oprettet med korrekt debitorbogføringsgruppe hos opretdebitor@au.dk 2 Felt 1 udfyldes automatisk afhængig af stedkode. Hvis felt 1 ikke udfyldes automatisk, eller man ønsker en anden ansvarlig udfyldes felt 2. Den ansvarlige VIP/AU ansatte Vil ofte være ansøgeren og modtageren af bevilling, tilskud, kontrakt eller lignende. Udfyldes med bevillingshavers ressourcenummer 3 Udfyldes med PØ s eller FC s ressourcenummer 1 Skal der ikke sendes en faktura, men overføres midler fra et andet projekt skal man på DR1+DR4+DR5 anvende debitor nummer /Teknisk Debitor 2 Skal der både oprettes debitor og bevillingsgruppe kan man med fordel sætte Projektenheden på i mailens CC-felt 3 Gruppeleder, bevillingshaver og projektleder vil for mange projekter være den samme Side 3 af 7

4 Brutto hjemskrivningsbeløb i DKK Netto Rådighedsbeløb i DKK Overheadprocent Speciel OH-opsætning Startdato Forventet slutdato 4 Bevillingsår Beskrivelse Sagsopgaveskabelon Timegrundlag Kostpris (timenorm) Salgspris (grundlag) Gruppeleders RS- Samlede beløb, der skal hjemskrives fra ekstern bevillingsgiver i projektets levetid. Kan også udfyldes på DR2 ved fx fastprisaftaler. Beløb, der er til rådighed for projektet. Kan også udfyldes på DR2 ved fx fastprisaftaler Udfyldes med relevant overheadprocent fra bevillingsskrivelsen. Ellers skrives 0 i feltet. Udfyldes med Ja, hvis der ønskes en speciel OH-opsætning på projektet. F.eks. hvis der kun skal OH-% på enkelte sagsopgaver. Nærmere specifikation angives i mailen til PE Udfyldes med forventet startdato (dd-mm-åååå) Udfyldes med den fra bevillingsskrivelsen forventede slutdato (dd-mm-åååå) Udfyldes med det årstal, hvor bevillingen er godkendt af bevillingsgiver Udfyldes med sagens titel. Der må ikke anvendes specialtegn (f.eks. bindestreg, apostrof, kolon, komma, punktum og plus). Maks 30 karakterer. Udfyldes med den for sagen relevante skabelon. Disse vises ved drop down samt på nettet under Økonomimanualen. Udfyldes med: Allokering, default ingen tidsregistrering. Faktisk, projekter med tidsregistrering, hvor der sker en automatisk bogføring af priskorrektion. Regneark, projekter med tidsregistrering, der ikke ønsker at gøre brug af maskinel kørsel. AUHRAKOR, Projekter med indirekte tidsregistrering via fraværsregistrering, kun klinikken. Link til dokument vedr. Priskorrektion Udfyldes med relevant timenorm 5. Nedenstående er default. Kan ændres. Institutioner uden tidsregistrering : DR2 : 1580 DR4/5:: 1924 Institutioner med tidsregistrering: DR2.. : 1460 DR4/5 : 1460 Udfyldes med: Takster, må ikke anvendes i forbindelse med DR2 Timenorm Nej Udfyldes hvis relevant. 4 Forventet slutdato er den dato, hvor man forventer, at sagen ikke må påføres flere omkostninger 5 Anvendes øvrige, skal man have en kontrakt eller et budget, der viser det nye tal. Tallet skal første tilføjes til Navision, før regnearket indlæses, hvorfor det kan være en fordel at få registreret det nye tal før fremsendelse af regneark. Side 4 af 7

5 nummer Projektleder RS-nummer Anden rolle s RSnummer Samlesag Medfinansieringslinier? Sagsmærker Internt journalnummer Eksternt journalnummer Udfyldes hvis relevant. Daglig leder af projektet (hvis anden end bevillingshaver)- varetager projektlederrollen. Udfyldes med projektleders ressourcenummer Kan udfyldes med relevant RS-nummer, når der er behov for en ekstra person med adgang til projektet, fx en sekretær eller ekstra forsker Udfyldes med sagsnummer (HPXXXX) hvis projektet skal tilknyttes en eksisterende samlesag. Ønsker man medfinansieringlinier på sagen, vælges ønsket medfinansieringsskabelon i drop down menuen, ellers vælges Nej De ønskede sagsmærker vedhæftes i separat fil til sagsoprettelsen. Udfyldes med AU s interne journalnummer fra Captia. Findes det ikke, kan feltet efterlades tomt. Udfyldes med bevillingsgivers journalnr. Skal altid angives ved AUFF og FI projekter. Findes det ikke, kan feltet efterlades tomt 1.2 Navngiv projektoprettelsesskemaet Når skemaet er udfyldt, skal det navngives som følger: TI-Delregnskab-Titel (f.eks. TI 4 Malkekøers ydeevne) 1.3 Medsend relevant dokumentation / underskrifter / godkendelse Projektenheden bruger den fremsendte dokumentation til at verificere de oplysninger som er givet i projektoprettelsesskemaet. Indeholder bevillingen fx ikke oplysninger omkring projektperiode, skal denne kunne verificeres på anden vis, f.eks. via ansøgningen eller budgettet. DR1 DR2 DR4 + DR5 Der medsendes accept fra dekan/institutleder/økonomichef/teamleder i form af underskrift eller ok i en relevant mailkorrespondance Dekan/institutleder samt bevillingshaver underskriver enten direkte på bevillingen eller i en separat mail. Selve kontrakten og tilhørende bilag samt udfyldt kalkulationsskema medsendes eller internt journalnummer til Captia oplyses. Der medsendes bevillingsskrivelse eller lignende med underskrift fra bevillingsgiver. Desuden medsendes accept fra dekan/institutleder samt bevillingshaver. De påkrævede underskrifter placeres direkte på bevillingsskrivelsen eller i en separat mail (alternativt oplyses internt journalnummer til Captia). 1.4 Fremsend projektoprettelsesskemaet til Projektenheden Projektoprettelsesskemaet samt relevant dokumentation sendes til: projektenheden@au.dk. I mailens emne angives: TI-Delregnskab-Titel (f.eks. TI 4 Malkekøers ydeevne). Når projektet er indlæst i Navision modtager PØ/FC en kvitteringsfil fra PE. Hvis ikke projektet kan indlæses i Navision, kontakter PE den relevante PØ/FC. Side 5 af 7

6 Alle aftaler på DR2 samt samarbejdsaftaler fremsendes i forbindelse med oprettelse til Debitor som foretager en momsvurdering. Debitor fremsender momsvurdering til relevant projektøkonom med cc: til Projektenheden. Når Projektenheden modtager momsvurderingen tilføjes den til projektets sagskort.. 2 Ændring af projektstamdata I det øjeblik der er ændringer til en sag, skal disse tilføjes i Navision. Dette sker på baggrund af mail til Projektenheden fra relevant projektøkonom (PØ) eller forretningscontroller (FC) samt relevant dokumentationsmateriale. Ændringerne angivet i mailen indtastes efterfølgende i Navision af Projektenheden (PE). I emnefeltet på mailen angives, at der er tale om ændring af projekt XXXXX Ved ændringer af FP7 og H2020 sendes disse først til Forskningsstøtteenheden til gennemsyn. Skifter et projekt stedkode, kræver det både accept fra institutleder på den gamle og nye stedkode. 2.1 Medsend relevant dokumentation for ændringer Når det drejer sig om DR4 + DR5 projekter og ændringer i forhold til fx slutdato og bevillingsbeløb, skal der foreligge relevant dokumentation. Ved ændring af slutdato skal der foreligge godkendelse fra bevillingsgiver. Ved tillægsbevillinger og væsentlige ændringer af bevillingsbeløb skal institutleder/dekan godkende ændringen. Denne godkendelse medsendes til PE. Ved væsentlige nedskrivninger af bevillingsbeløb skal der foreligge godkendelse fra institutleder. Dokumentationen vedhæftes ændringsanmodningen, alternativt forefindes dokumentation i journaliseringssystemet Captia, hvorfra det nemt kan tilgås. Det forventes at administrator har kontrolleret, at dokumentationen forefindes i Captia før fremsendelse af ændringsanmodning. 3 Lukning Når en sag er afsluttet, dvs. de sidste bogføringer på sagen er tilendebragt, skal sagen lukkes i NS. Dette sker på baggrund mail fremsendt af projektøkonom (PØ) eller forretningscontroller (FC). Drejer det sig om DR4 + DR5, medsendes også en projektoversigt fra Aurap (R-00012), der viser at sagen går i nul samt at det balancerer (Se Punkt 3.1). Efterfølgende indtastes slutdato i NS af Projektenheden (PE). På DR1 kontrolleres at følgende konti på balancen er nulstillet før fremsendelse til lukning: 6389, 8453, 8480, 8710, 8711, 8712, 8714, 8720, 8730, 8733, 8734, 8735, 8740, 8741, 8770 og I emnefeltet på mailen angives, at der er tale om lukning af projekt XXXXX på DRX 6 En Aurap-rapport er underudarbejdelse Side 6 af 7

7 Vær opmærksom på at projekter kun lukkes i specielle perioder Eksempel på en projektoversigt 8, der går i nul samt balancerer 7 Årshjulet kan findes under Økonomimanualen på hjemmesiden. 8 Aurap s standardrapport R-00012/Projektrapport delregnskab 4 og 5 Side 7 af 7