Fakturaguide til danske leverandører. Elektroniske formater: OIOXML og OIOUBL

Transkript

1 Fakturaguide til danske leverandører Elektroniske formater: OIOXML og OIOUBL

2 Indholdsfortegnelse 1 INDLEDNING FORUDSÆTNINGER Specielle faktura referencer Fakturadato Leverandørens fakturanummer KONTAKT PRAKTISKE EKSEMPLER... 5

3 1 Indledning Dette dokument beskriver Danske Banks krav til indholdet af elektroniske fakturaer (e-fakturaer). 2 Forudsætninger VANS modtager Danske Bank har indgået samarbejde med Basware A/S (Herefter omtalt som Basware) som modtager af indkommende e-fakturaer på det danske VANS netværk for Danske Bank. Det betyder, at Danske Bank ikke modtager e-fakturaer direkte. Selskaber som modtager e-fakturaer Følgende selskaber i Danske Bank har mulighed for at modtage e-fakturaer i dansk format (OIOXML og OIOUBL). Basware vil senere omformatere disse til Peppol BIS format og levere til Danske Bank: Firmanavn GLN/EAN Danske Bank Denmark* Realkredit Danmark* MobilePay A/S MobilePay Denmark A/S Danske Bank Norway Danske Bank Sweden Danske Hypotek AB Danske Bank A/S Finland Branch Danske Mortgage Bank Plc Danske Bank Ireland Danske Bank Northern Ireland Danske Bank London Danske Bank Poland Danske Bank Estonia Danske Bank Latvia Danske Bank Lithuania Danske Bank Russia Danske Bank Hamborg Danske Bank New York Danske Bank Luxembourg E-fak krav DK Leverandører 1.1 dansk 1.0 Side 1 af 5

4 Listen vil løbende blive udvidet, efterhånden som der bliver etableret adgang for e-faktura modtagelse til koncernens selskaber. *Fakturaer med specifikationer til de danske selskaber: Bemærk, at Danske Bank ikke kan modtage elektroniske fakturaer med specifikationer i formatet OIOXML FSV. Brug i stedet formatet OIOUBL UTS. Se yderligere information på Danske Bank s leverandørsite. Krav til den elektroniske faktura De elektroniske fakturaer indgår i en automatiseret proces, hvorfor der er en række referencer, som skal være til stede på fakturaen. Hvis en faktura ikke opfylder kravene til fakturaindhold, bliver der sendt en mail til leverandøren med information om, hvilke krav der ikke er opfyldt, så vi kan få den rigtige information tilsendt i fremtiden. Fakturaen vil blive betalt manuelt ud fra de oplysninger, vi har Specielle faktura referencer For at sikre en hurtig og effektiv behandling, skal fakturaer indeholde de referencer, der er oplyst af Danske Bank, når ordren afgives. Det betyder, at mindst en af følgende referencer skal fremgå af fakturaen, hvoraf punkt 1 er minimumskrav: 1. Betalende registrerings nummer (angives som f.eks.: 3568) 2. Danske Bank ordrenummer (angives som f.eks.: PO654321) 3. Danske Bank projektnummer (angives som f.eks.: P LC) 4. Danske Bank kontraktreference (angives som f.eks.: 1234_DBDK_01) Fakturadato Danske Bank skal modtage den elektroniske faktura senest fem bankdage efter fakturadatoen for at sikre rettidig betaling Leverandørens fakturanummer Fakturanummeret må max bestå af 20 karakterer. Placering af specielle fakturareferencer For at behandle fakturaerne korrekt er det vigtigt, at ovennævnte information bliver placeret i det elektroniske format som beskrevet nedenfor. E-fak krav DK Leverandører 1.1 dansk 1.0 Side 2 af 5

5 Ved fremsendelse i OIOXML format Contents OIOXML fields Danske Bank ordrenummer Invoice-ReferencedOrder- BuyersOrderID Danske Bank projektnummer Invoice-BuyerParty- AccountCode Danske Bank kontraktreference Invoice-BuyerParty- AccountCode Betalende registreringsnummer Invoice-BuyerParty- AccountCode Danske Bank-kontaktperson Invoice-BuyerParty-BuyerContact-ID Accounting Cost Invoice-BuyerParty- AccountCode Ved fremsendelse i OIOUBL format Contents OIOUBL fields Danske Bank ordrenummer Invoice/OrderReference/ID Danske Bank projektnummer Invoice/AdditionalDocumentReference/ID with DocumentType= Project Danske Bank kontraktreference Invoice/AdditionalDocumentReference/ID with DocumentType= Contract Betalende registreringsnummer Invoice/AdditionalDocumentReference/ID with DocumentType= RegNo Danske Bank kontaktperson Invoice/AccountingCustomerParty/Party/Contact/Name Accounting Cost Invoice/InvoiceLine/AccountingCost Ved fremsendelse i Peppol UBL format Contents Peppol UBL fields Danske Bank ordrenummer Invoice/OrderReference/ID Danske Bank projektnummer Invoice/AdditionalDocumentReference/ID with DocumentType= Project Danske Bank kontraktreference Invoice/AdditionalDocumentReference/ID with DocumentType= Contract Betalende registreringsnummer Invoice/AdditionalDocumentReference/ID with DocumentType= RegNo Danske Bank kontaktperson Invoice/AccountingCustomerParty/Party/Contact/ID Accounting Cost Invoice/AccountingCost NB! Se endvidere afsnit 4 vedr. praktiske eksempler på placering af fakturareferencer i OIOUBL. Supplerende informationer Såfremt et af koncernens forretningsområder har behov for supplerende oplysninger, skal det præcise format og indhold aftales med forretningsområdet. Informationerne må kun placeres i Fritekstfeltet. 3 Kontakt Leverandørhenvendelser: Navn Fakturastatus & betalinger* (Faktura indhold, praktisk information m.m.) Danske Bank, Accounts Payable Support einv-pdf@danskebank.dk Teknisk karakter For teknisk support bedes du venligst kontakte din e-faktura service udbyder. E-fak krav DK Leverandører 1.1 dansk 1.0 Side 3 af 5

6 *Bemærk at henvendelsen skal være på engelsk Typiske henvendelser fra Danske Banks leverandører: Hjælp til at spore et dokument, som Danske Bank ikke har modtaget Problem med at forstå fejlmeddelelse fra Basware Minimum informationer som bedes oplyst til Basware ServiceDesk: Leverandør Firmanavn Leverandør Kontaktnavn Leverandør Telefonnummer Leverandør Leverandør sender ID (kan være: GLN/EAN eller CVR) Danske Bank modtager ID (Danske Banks GLN nummer) Dokument ID (faktura-/kreditnotanummer) Dato/tid for dokumentafsendelsen (dd.mm.yy / hh.mm) En kort beskrivelse om din henvendelse E-fak krav DK Leverandører 1.1 dansk 1.0 Side 4 af 5

7 4 Praktiske eksempler OIOUBL Eksempel Ordrenummer <cac: OrderReference > <cbc:id>po654321</cbc:id> </cac:orderreference> Projektnummer Kontraktreference Registreringsnummer <cac:additionaldocumentreference> <cbc:id>p lc</cbc:id> <cbc:documenttypecode listagencyid="320" listid="urn:oioubl:codelist:responsedocumenttypecode-1.1">zzz</cbc:documenttypecode> <cbc:documenttype>project</cbc:documenttype> </cac:additionaldocumentreference> <cac:additionaldocumentreference> <cbc:id>1234_dbdk_01</cbc:id> <cbc:documenttypecode listagencyid="320" listid="urn:oioubl:codelist:responsedocumenttypecode-1.1">zzz</cbc:documenttypecode> <cbc:documenttype>contract</cbc:documenttype> </cac:additionaldocumentreference> <cac:additionaldocumentreference> <cbc:id>3568</cbc:id> <cbc:documenttypecode listagencyid="320" listid="urn:oioubl:codelist:responsedocumenttypecode-1.1">zzz</cbc:documenttypecode> <cbc:documenttype>regno</cbc:documenttype> </cac:additionaldocumentreference> OIOXML Ordrenummer Projektnummer Kontraktreference Registreringsnummer Kontaktperson Eksempel <com:referencedorder> <com:buyersorderid> PO654321</com:BuyersOrderID> </com:referencedorder> <com:buyerparty> <com:id schemeid="cvr"> </com:id> <com:accountcode> P LC </com:accountcode> +<com:partyname> +<com:address> +<com:buyercontact> </com:buyerparty> <com:buyerparty> <com:id schemeid="cvr"> </com:id> <com:accountcode> 1234_DBDK_01</com:AccountCode> +<com:partyname> +<com:address> +<com:buyercontact> </com:buyerparty> <com:buyerparty> <com:id schemeid="cvr"> </com:id> <com:accountcode> 3568</com:AccountCode> +<com:partyname> +<com:address> +<com:buyercontact> </com:buyerparty> <com:buyerparty> <com:id schemeid="cvr"> </com:id> +<com:partyname> +<com:address> <com:buyercontact> DENNNE SLETTES <com:id>anders Andersen</com:ID> </com:buyercontact> </com:buyerparty> E-fak krav DK Leverandører 1.1 dansk 1.0 Side 5 af 5

8 E-fak krav DK Leverandører 1.1 dansk 1.0 Side 6 af 5