PDF fakturaguide til Danske Bank-koncernen

Transkript

1 PDF fakturaguide til -koncernen

2 Indholdsfortegnelse 1 INDLEDNING FORUDSÆTNINGER VANS modtager Selskaber, der modtager PDF faktura KRAV TIL PDF FAKTURA Specielle fakturareferencer Leverandørens fakturanummer Placering af faktura referencer SÆRLIGE KRAV TIL SCANNING AF PDF FAKTURAER PRAKTISK EKSEMPEL (PDF) KONTAKT... 8 TILMELDINGS BLANKET... 9 PDF fakturaguide vers 1.1 dansk

3 1 Indledning Dette dokument beskriver -koncernens krav til indholdet af PDF fakturaer. 2 Forudsætninger 2.1 VANS modtager -koncernen har indgået samarbejde med HighJump Software ApS (herefter omtalt HighJump), som modtager af PDF fakturaer for -koncernen. Det betyder, at Danske Bank-koncernen ikke modtager PDF fakturaer direkte. 2.2 Selskaber, der modtager PDF faktura Følgende selskaber i -koncernen har mulighed for at modtage PDF fakturaer: Firmanavn GLN/EAN Danmark Realkredit Danmark Sverige Norge Ireland Northern Ireland Listen vil løbende blive udvidet, efterhånden som der bliver etableret adgang for PDF fakturamodtagelse til koncernens selskaber. Bemærk at GLN/EAN skal fremgå af fakturaen se eksempel side 7. Se yderligere information på -koncernens leverandørsite: Dansk: Engelsk: PDF fakturaguide vers 1.1 dansk Side 3 af 9

4 3 Krav til PDF faktura PDF fakturaer indgår i et automatisk betalingsflow, hvorfor der er særlige krav til fakturareferencer. Den enkelte leverandør skal derfor sikre sig, at den korrekte reference er påført fakturaen. 3.1 Specielle fakturareferencer For at sikre en hurtig og effektiv behandling skal fakturaerne indeholde de referencer, der er oplyst af, når ordren afgives. Det betyder at mindst en af følgende referencer skal fremgå af fakturaerne, hvoraf nr. 4 er minimumskrav: 1. -ordrenummer 2. -projektnummer 3. -kontraktreference 4. Betalende registreringsnummer 3.2 Leverandørens fakturanummer Fakturanummeret må max bestå af 20 karakterer. PDF fakturaguide vers 1.1 dansk Side 4 af 9

5 3.3 Placering af faktura referencer PDF fakturaerne bliver aflæst maskinelt og det er derfor vigtigt, at referencer angives i attention feltet/linjen på fakturaen se eksempler nedenfor. Referencer skal af hensyn til den maskinelle behandling angives nøjagtigt, som de er opgivet af. Ved angivelse af flere referencer skal referencerne være adskilt af / se eksempel 5 nedenfor Ved fremsendelse i PDF format Contents 1. ordrenummer 2. projektnummer 3. kontraktreference 4. betalende registreringsnummer 5. Flere referencer: - kontraktreference og registreringsnummer PDF - fakturaadresse Eks: Att: PO Eks.: Att: P LC Eks.: Att: 1234_DBDK_01 Eks.: Att: 3568 Eks.: Att: 1234_DBDK_01 / 3568 PDF fakturaguide vers 1.1 dansk Side 5 af 9

6 4 Særlige krav til scanning af PDF fakturaer Alle PDF fakturaer vil gennemgå en maskinel scanningsproces, hvorfor der stilles særlige krav til dataindhold og -kvalitet. Hvis den fremsendte faktura ikke kan behandles, vil afsender modtage en mail, hvor vi beskriver årsag til fejl. Fakturaen skal rettes og sendes igen for at blive betalt. Vær derfor opmærksom på følgende: s GLN/EAN nummer skal fremgå af fakturahovedet på den første side af fakturaen. Angives med GLN: foran nummeret som vist i eksempel s. 7 Understøttede filformater er PDF og TIFF Dokumenttypen enten faktura eller kreditnota skal fremgå på fakturaens første side som en del af faktura hovedet Eventuelle specifikationer til en faktura kan sendes som forlængelse af selve fakturaen og inkluderet i samme PDF eller TIFF. s større end 9 MB vil blive afvist må ikke indeholde andet end de vedhæftede faktura/kreditnotaer - ingen grafik såsom logoer mv i og ingen tekst/bemærkninger Tydelig tekst i fakturaen, dvs. ikke håndskrevet tekst, bemærkninger eller overstregninger Fakturateksten skal være skrevet med sort skrift Tekst og evt. referencer som skrives i emnefeltet eller en, vil ikke blive læst Brug helst en standardfont uden sammenhængende bogstaver. Eksempler på god font er: o Ariel o Verdana o Times New Roman PDF fakturaguide vers 1.1 dansk Side 6 af 9

7 5 Praktisk eksempel (PDF) Nedenfor er vist et eksempel på, hvilke informationer og felter en PDF faktura/kreditnota skal indeholde. De obligatoriske felter er markeret. 1. reference (se afsnit 3.3) 2. s unikke modtager ID(GLN/EAN) (se afsnit 2.2) 3. Det skal fremgå tydeligt, om det er en faktura eller en kreditnota 4. Faktura/Kreditnota nummer 5. Udstedelsesdato 6. Total momsbeløb 7. Totalbeløbet inkl. moms 8. Leverandørens CVR nummer 9. Betalingsoplysninger Holmens Kanal 2-12 DK- Att.: (1) DB reference (2) GLN: (3)Faktura Fakturanr. (4) 1234 Fakturadato: (5) Forfaldsdato: Ordrenr.: Deres ref.: Sanne Vores ref.: Per Betalingsbet. Kunde moms nr. Leverandør moms nr. Netto 30dage DK DK Antal Varenr. Beskrivelse Stykpris Rabat Linjetotal Kuglepenne 10,00 10, Blyanter 2,00 30,00 Total uden (6)Moms (7)Total moms 40,00 10,00 50,00 H.H. Petersen - Birkevej 13 - Skoven 1999 (8)CVR DK (9)Betalingsoplysninger: Banknavn, Konto nr: xxxx-xxxxxxxxxx PDF fakturaguide vers 1.1 dansk Side 7 af 9

8 6 Kontakt Alle leverandørhenvendelser vedrørende fakturastatus samt betalinger skal ske til:, 4759 : Telefon: amc-payment@danskebank.dk (Bemærk at henvendelsen skal være på engelsk) Henvendelser af teknisk karakter kan sendes via til adressen: servicedesk@highjump.com Typiske henvendelser fra s leverandører: Hjælp til at spore et dokument, som ikke har modtaget Problem med at forstå fejl-meddelelse fra HighJump Minimum informationer som bedes oplyst til HighJump ServiceDesk: Leverandør til vedr. aftale nr Leverandør Firmanavn Leverandør Kontaktnavn Leverandør Telefonnummer Leverandør Leverandør sender ID (kan være: GLN/EAN, CVR) modtager ID (s GLN/EAN nummer) Dokument ID (faktura-/kreditnotanummer) Dato/tid for dokumentafsendelsen (dd.mm.yy/hh.mm) En kort beskrivelse om din henvendelse PDF fakturaguide vers 1.1 dansk Side 8 af 9

9 >> Tilmeldings blanket Tilmeldingsblanket (skal anvendes ved opstart) Firmanavn: CVR Nummer: Kontaktpersoner Debitorbogholderi: Telefon: til afviste fakturaer: Ovennævnte firma ønsker at fremsende PDF fakturaer til som beskrevet i PDF fakturaguide til -koncernen. Blanket sendes til: einv-pdf@danskebank.dk Sendt den: Navn: PDF fakturaguide vers 1.1 dansk Side 9 af 9