selv ansvarlig for at overholde indkøbs- og udbudspolitikken og kommunens indkøbsaftaler. Indkøbsaftalerne må ikke benyttes til privat indkøb.

Transkript

1 Vores Indkøb 1. Forord Odense Kommune køber hvert år ind for flere milliarder kroner. Derfor har vi også et ansvar for, at vi tænker os om og bruger borgernes penge bedst muligt. Ikke bare ved at få den bedste pris og kvalitet, men også ved at stille krav til vores leverandører. For vi kan via vores indkøbs- og udbudspolitik gøre en forskel og sætte nye standarder for miljø, for arbejdsmiljø, for varernes standard, for de lokale erhvervsdrivende og i sidste ende vækst og udvikling. Odense er lige nu midt i en transformation til en moderne storby, der er attraktiv at bo og leve i for både unge og gamle, men også en by som er attraktiv at drive virksomhed i. Den udvikling betyder at vi i stor stil bygger nyt og renoverer. Vi udbygger også infrastrukturen. Blandt andet med en letbane, der vil forbinde Odense på en effektiv og mere miljøvenlig facon. Ved alle disse byggerier, hvor Odense står som bygherre stiller vi krav til vores leverandører under mottoet Odense skal bygges på ordentlige vilkår. Det betyder blandt andet, at vi stiller krav om, at vores leverandører og deres underleverandører overholder internationale konventioner, tiltrådt af Danmark. Det betyder også, at alle kommunens tjenesteydelseskontrakter og bygge- og anlægskontrakter indeholder en arbejdsklausul, som pålægger leverandøren og deres underleverandører at overholde danske løn- og arbejdsvilkår. På den måde går Odense Kommune forrest i kampen mod social dumping. Det er bare ét eksempel på, at vi i Odense Kommune kan gøre en forskel ved at turde stille krav. Derfor er det så vigtigt med en fælles indkøbs- og udbudspolitik. For med den i hånden kan vi være med til at sætte en retning, som kan være med til at sætte nye standarder, ikke bare for de der bor og lever i Odense Kommune, men også langt uden for kommunes grænser. Vores Indkøb er ikke bare en hensigtserklæring, men et arbejdsredskab, der vil være med til at gøre Odense Kommune til et endnu bedre sted at leve og drive virksomhed. 2. Hvad og hvem dækker indkøbs og udbudspolitikken? Odense Kommunes indkøbs- og udbudspolitik omfatter samtlige indkøb af varer, tjenesteydelser og byggeog anlægsopgaver i Odense Kommune. Det betyder, at alt hvad der indkøbes i kommunen- hvad enten der er er tale om brug af en eksisterende indkøbsaftale, for eksempel via bestilling i e-handelssystemet, køb af varer i et supermarked eller selv kontakter en leverandør -er forpligtet af indkøbs- og udbudspolitikken. Odense Kommune er som offentlig myndighed underlagt EU's udbudsdirektiv og den danske udbudslov. Det indebærer, at kommunen, er forpligtet til at sende en lang række varer og opgaver i udbud. Odense Kommune har en række politikker/retningslinjer, som vi tager hensyn til, når vi foretager indkøb. Det gælder blandt andet vores vækstpolitik, miljøpolitik, arbejdsmiljøpolitik, arbejdsklausuler og sociale klausuler. Alle disse politikker indeholder krav, som kommunens leverandører skal leve op til. Kommunens forvaltninger, afdelinger og institutioner er forpligtede til at leve op til indkøbs- og udbudspolitikken. Det samme gælder selvejende institutioner med driftstilskud fra kommunen. Mange indkøb sker oftest decentralt på den enkelte arbejdsplads. Derfor er den enkelte afdeling eller institution

2 selv ansvarlig for at overholde indkøbs- og udbudspolitikken og kommunens indkøbsaftaler. Indkøbsaftalerne må ikke benyttes til privat indkøb. 3. Vision Når Odense Kommune køber ind, er det for skatteborgernes penge. Derfor er vi ansvarlige for at anvende borgernes penge bedst muligt. Det gør vi med forståelse for de behov, vi skal dække. I samspil med markedet indgår vi indkøbsaftaler, som sikrer de bedste løsninger til konkurrencedygtige priser. Det skal være nemt for kommunens ansatte at købe det, der er behov for. Og det skal være klart for leverandørerne, hvad vi forventer af produkterne og leverancerne. Modsat skal det også være klart for leverandørerne, hvad de kan forvente af os. Vores indkøb skal understøtte vækst. Vi vil gennem fællesskaber, udsyn og virketrang skabe modeller for samarbejde mellem det offentlige og det private. Vi vil udfordre rammerne for, hvordan man kan skabe værdi i det offentlige. Vi vil have de bedste løsninger, og vi vil udfordre markedet i forhold til innovation og nytænkning. På den måde kan vi sikre en fælles udvikling. Vi skal udnytte den nye lovgivning på udbudsområdet, og de muligheder den giver os, til det samledes bedste. Vi søger de bedste leverandører, som vil være fælles om at skabe værdi, fælles om at tage ansvar, og fælles om at udvikle smarte løsninger. 4.Indkøbsprincipper Odense Kommune er i en spændende udvikling og på vej til at blive en moderne, dansk storby. Vi er ambitiøse og har en række ønsker og politikker, som er indtænkt, når vi går i udbud og køber ind. For at imødekomme disse ønsker og politikker, beskriver indkøbs- og udbudspolitikken tre principper: Vores indkøb skal være værdiskabende Vores indkøb skal være ansvarlige Vores indkøb skal være smarte 4.1. Vores indkøb skal være værdiskabende Odense Kommune stræber efter at få mest værdi for pengene. Vi vil understøtte vækst og udvikling i Odense i samarbejde med vores leverandører. Ved at effektivisere indkøbene bliver det muligt at reducere vores driftsudgifter, og vi skaber herigennem råderum i budgettet til at skabe rammer for et godt liv for alle Kommunens indbyggere nytilkomne som etablerede. Vi har fokus på fire områder: økonomi, vækst, dialog og kvalitet Økonomi Når vi indgår indkøbsaftaler i Odense Kommune, stræber vi altid efter at opnå den bedste aftale og til den rigtige pris. Det gør vi ved så vidt muligt - at indgå indkøbsaftaler for hele kommunen på ét område og dermed opnå stordriftsfordele.

3 Vi tænker totaløkonomi ind i vores projekter. Der bliver ikke kun set på indkøbsprisen, men også de følgeomkostninger, som indkøbet kan have. Det kan eksempelvis være omkostninger til energiforbrug, produktets levetid, løbende omkostninger ved service-, drift- og vedligeholdelses- og bortskaffelsesomkostninger. Det betyder, at vi undersøger produkternes fulde livscyklus og forholder os sammen med brugerne til, hvad der er vigtigst at have fokus på, så vi sammen sikrer, at kommunen får mest værdi for pengene samlet set. At tænke totaløkonomisk betyder også, at vi engang imellem må udfordre vantetænkningen og træffe svære beslutninger om, hvorvidt Odense Kommune fremadrettet skal fortsætte med at løse opgaver på en given måde. Måske skal vi i nogle tilfælde indrette os på en anden måde, som ville være mere effektiv Vækst Som Fyns største arbejdsplads og udbyder af opgaver til det lokale erhvervsliv, har vi en ambition om at fungere som vækstgenerator for vores virksomheder og samtidig tiltrække nye investeringer til Odense. Derfor skal vi have modet og viljen til at gå forrest og stræbe målrettet efter at sætte nye høje standarder for service og samarbejde. Det betyder blandt andet, at vi med vores indkøbspolitik forpligter os til at samarbejde med og udvikle vores leverandører og sørge for at skabe den bedst mulige konkurrencesituation omkring udbud og indkøb af opgaverne. Vi opdeler derfor - så vidt muligt- vores udbud i delaftaler eller fagentrepriser for at give flest mulige leverandører mulighed for at byde. Vi letter det administrative bøvl, det er for virksomheder at stille garanti for bygge- og anlægsopgaver, når opgaverne har en værdi på under en million kroner. Samtidig kan virksomhederne spare de udgifter, der er forbundet med garantistillelse Dialog Dialog er et af Odense Kommunes vigtigste værktøjer i forhold til udbud og indkøb. Det betyder, at vi så vidt muligt løbende er i åben dialog med leverandørerne og brugerne. Vi ønsker at blive klogere på, hvilke løsninger der findes på markedet, og hvilke krav vi kan stille til de produkter/ydelser, der bliver indkøbt. Vi er altid i dialog før og efter et udbud og når lovgivningen tillader det, fører vi også dialog i løbet af selve udbudsprocessen. Dialog med brugerne i Odense Kommune er lige så vigtig for at være sikker på, at produktet lever op til behovet Kvalitet Vi stiller høje krav til kvaliteten af det, vi køber. Vi ved, at pris og kvalitet har en sammenhæng. Vi køber det produkt, der er bedst og billigst samtidig med, at det opfylder det konkrete behov og overholder de øvrige krav, der er stillet til produktet. Det betyder, at vi gennem dialog med markedet og brugerne sikrer os et godt kendskab til de eksisterende og alternative løsninger, som leverandørerne kan byde ind med. Vi bliver således bedre til at stille de nødvendige krav, der f.eks. kan være til kvalitet, levering, opbevaring, sikkerhed, kompetent rådgivning m.m. som er vigtige for vores brugere og borgere.

4 Case: Værdiskabende indkøb Odense Kommune benytter dialog på mange forskellige måder. Pr. 1. januar 2016 har vi gennemført digital tilbudsindhentning på vedligeholdelsesområdet. Det er et ønske fra leverandørerne, at processen for tilbudsindhentning er smidig, enkel og gennemsigtig. Dette sikrer vi ved at digitalisere og systematisere processen for både ordregiver og leverandør. Derudover benytter vi i de fleste udbud muligheden for at lave en leverandørhøring af kravspecifikationen, således at vi kan få leverandørernes feedback på vores materiale, inden vi offentliggør udbuddet og derved lukker for muligheden for at ændre væsentligt i materialet. 4.2 Vores indkøb skal være ansvarlige Odense Kommune køber ind for mange milliarder årligt. Det betyder, at vi er i stand til at gøre en væsentlig forskel ved at tage et aktivt samfundsansvar og stille krav til, at kommunens leverandører gør det samme. Det gør vi blandt andet gennem dialog med og krav til vores leverandører om beskæftigelse, krav om at Odense skal bygges på ordentlige vilkår og fokus på bæredygtighed og de miljømæssige konsekvenser og muligheder i vores aftaler. Vi mener, det er vigtigt gennem vores indkøb at gøre en særlig forskel på udvalgte områder. Vi bidrager til bedre vilkår for småbønder og plantageejere ved at sætte krav til f.eks. Fairtrade-indkøb af kaffe og the. Det er et lille krav fra vores side, der har stor betydning for andre altså et indkøb under ansvarlighed. Vi har fokus på tre områder: beskæftigelse, social ansvarlighed, miljø Beskæftigelse Odense Kommune ønsker at understøtte og udvikle jobskabelsen i Odense. Det gælder også de borgere som har særlige udfordringer med at finde deres plads på arbejdsmarkedet. Derfor har Odense Byråd vedtaget en række sociale klausuler, som skal sikre, at kommunens leverandører, når det er muligt og proportionalt, pålægges en pligt til at beskæftige lærlinge, praktikanter, langtidsledige eller grupper, der ikke kan arbejde på almindelige vilkår. Såfremt det ikke er proportionalt med opgaven at kræve ansættelse af lærlinge eller lignende, går vi i dialog med leverandøren omkring mulighederne for frivilligt at ansætte lærlinge. Gennem indkøb af f.eks. håndværkerydelser kan vi medvirke til, at leverandøren etablerer lærlingepladser. På den måde skaber vi en åbning på arbejdsmarkedet for særlige grupper af borgere via vores krav til leverandørerne. Med den nye lovgivning pr. 1. januar på udbudsområdet får vi endnu bedre muligheder for at støtte alternative muligheder for beskæftigelse f. eks. giver loven Odense Kommune mulighed for at reservere socialøkonomiske kontrakter Social ansvarlighed Odense Kommune ønsker at gå forrest i forhold social ansvarlighed. Det gør vi under mottoet Odense skal bygges på ordentlige vilkår. Det betyder blandt andet, at vi stiller krav om, at vores leverandører og deres underleverandører overholder internationale konventioner, tiltrådt af Danmark. Det omfatter blandt andet

5 ILO s konventioner om tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105), ILO konventionen om børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182), ILO konventionen omkring sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155). Vi forventer, at leverandørerne og deres underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Odense Kommune vil være i front, når det gælder kampen mod social dumping. Derfor indeholder alle kommunens tjenesteydelseskontrakter og bygge- og anlægskontrakter en arbejdsklausul, som pålægger leverandøren at overholde danske løn- og arbejdsvilkår. Gennem kontrakterne har leverandørerne et kædeansvar, så de bliver ansvarlige, for at deres underleverandører også overholder klausulen. Odense Kommune har i den relation etableret en kontrolenhed, som varetager kontrollen af leverandørernes overholdelse af arbejdsklausulerne. Odense Kommune har valgt at tilbyde de øvrige fynske kommuner at købe kontrolenhedens ydelser, hvorefter den Fælles Fynske Kontrolenhed er oprettet Miljø Odense Kommune har en vision om at være Danmarks mest bæredygtige by og har desuden sat sig mål om at være CO2-neutral i Indkøbs- og udbudspolitikken er en naturlig forlængelse af denne strategi. Vores mål er en kontinuerlig bæredygtig udvikling, hvor vi fokuserer på, at indkøb så vidt muligt - skal være socialt ansvarlige, bæredygtige og tage afsæt i totaløkonomiske principper. Samtidig er vi - gennem vores medlemskab i Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb også forpligtet til dels at stille miljøkrav til vores leverandører og dels at anvende totalomkostninger på udvalgte områder. Endelig, er vi meget opmærksomme på, at vi som en af landets største kommuner har indflydelse på markedet, og at vi derfor har et ansvar for at gå forrest i forhold til at stille krav om innovative og grønnere løsninger, til gavn for både virksomhedernes konkurrenceevne, miljøet og forbrugerne. Det betyder, at vi ved at stille krav til vores leverandører omkring f.eks. særlige miljømærkninger eller kemiindhold i legetøj kan opnå dels tryghed for brugerne, men også at lægge et pres på leverandører og producenter omkring mere miljørigtige og bæredygtige produkter. Case: Ansvarlige indkøb I 2014 blev det besluttet, at Odense Kommune skulle investere i miljøet og bæredygtig transport ved at begynde at udskifte de traditionelle diesel- og benzindrevne biler med elbiler. Dette har resulteret i, at Odense Kommune i 2015 udskiftede 100 af hjemmeplejens biler med el-biler. Brugen af elbiler skal ses som en del af morgendagens Odense, hvor også letbanen og Fynbus kommende 18 hybridbusser giver et løfte om et Odense med mindre støj og forurening. 4.3 Vores indkøb skal være smarte Det skal være simpelt og brugervenligt for kommunens ansatte at gøre indkøb. Odense Kommune vil derfor sætte fokus på at simplificere indkøb og samtidig understøtte innovation, og minimere de omkostninger og ressourceforbrug, der er forbundet med indkøbet og den løbende drift.

6 Det skal ligeledes være nemt for virksomheder at komme i dialog, handle og udvikle samarbejdet med kommunen for i fællesskab at løfte udfordringerne til gensidig fordel. Vi har fokus på tre områder: Innovation, E-handel og transaktionsomkostninger Innovation Vi vil tænke innovativt i vores indkøb og herigennem bidrage til at udvikle den offentlige opgaveløsning og samtidig sænke totalomkostningerne. Vi arbejder dedikeret for at fremme brugerorienterede teknologier, der forsyner og assisterer medarbejdere og borgere med velfærdsydelser. Det betyder, at vi i dialogen med virksomhederne og vores interessenter samler viden om, hvad der sker på markedet og om, hvor der er udviklingspotentialer. Samtidig sikrer vi, hvor vi kan, at der udvikles på de produkter/ydelser, som vi har indkøbsaftaler på E-handel Gode indkøbsaftaler er kun første skridt på vejen til få mest værdi for pengene. Det, at kommunens ansatte rent faktisk gør brug af indkøbsaftalerne, også kaldet compliance, er nemlig en forudsætning for at opnå alle de gunstige effekter. Samtidig er det kun ved brug af aftalerne, at vi sikrer os, at produkterne eller ydelserne overholder kravene, og at vi køber dem ind til den rette pris. Kommunens målsætning er derfor, at samtlige køb af varer så vidt muligt sker gennem e-handelsløsningen Indkøbsportalen. Hele indkøbsprocessen og den efterfølgende fakturabehandling foregår derved fuldt elektronisk; fra ordreafgivelse til fakturamodtagelse, bogføring og betaling til leverandør. Det har også den fordel, at vi frigør de indkøbsansvarlige fra tidskrævende administrative opgaver, som dermed får mere tid til deres kerneopgaver Transaktionsomkostninger Det skal være enkelt at byde på opgaver i Odense Kommune ligesom det skal være enkelt at blive leverandør til kommunen. Vi gør os umage med at udarbejde letforståelige materialer samt altid at give mulighed for spørge ind til de enkelte områder. Udbudsprocesserne skal være gennemskuelige og tydelige i deres formuleringer. I det omfang det kan lade sig gøre, vil processen foregå digitalt. At afgive tilbud til Odense Kommune skal ikke være forbundet med unødigt store omkostninger. Derfor har vi stort fokus på, at der ikke stilles flere krav til, hvad tilbuddene skal indeholde, end hvad der er nødvendigt for at kunne vælge den rigtige løsning. Leverandører på markedet vil opleve det som en enkel og smidig proces at blive leverandør til Odense Kommune. Ligeledes skal den daglige håndtering og drift opleves som professionel og smidig hos leverandørerne. Dialog præger samarbejdet, og der vil være et fælles fokus på at skabe holdbare løsninger. Case eksempel på smarte indkøb Odense Kommune har i 2014 indgået en aftale om køb af en såkaldt elektronisk udredningsløsning en særlig ble med chip i - der kan udrede borgerens behov for brug af ble på forskellige tidspunkter af døgnet. Fokus har været på den rehabiliterende tilgang, bl.a. ved at den elektroniske udredningsløsning understøtter det individuelle fokus og sikrer større effekt ved at tilbyde toiletbesøg, når borgeren har behov. Udredningsløsningen skal give kommunens personale en viden, der sætter dem i stand til sammen med borgeren at planlægge de bedste indsatser, så borgeren oplever øget livskvalitet.

7 Vil du vide mere? Link til vejledning til hvordan man bliver leverandør til Odense Kommune: er under udarbejdelse Link til vejledning til hvordan man køber ind i Odense Kommune (målrettet forvaltningerne): er under udarbejdelse Link til Odense Kommunes leverandørportal: Link til Odense Kommunes side om udbud: