Indkøbspolitik for Furesø Kommune

Transkript

1 Indkøbspolitik for Furesø Kommune Tilrettet efter beslutning truffet i Byrådet den 31. januar 2007

2 1. Formål Det overordnede formål med Furesø Kommunes indkøbspolitik er, at Furesø Kommune kan købe sine varer og tjenesteydelser på de mest fordelagtige betingelser. De mest fordelagtige betingelser er en vurdering af pris, kvalitet, service og miljø. Formålet med indkøbspolitikken i Furesø Kommune er samtidig at harmonisere indkøbene således at borgerne oplever ens service alle steder i kommunen. Via samordning og koordination af Furesø Kommunes indkøb skal indkøbspolitikken sikre, at Furesø Kommune optræder som en kunde overfor leverandører, hvilket medfører både forretningsmæssige og administrative fordele. Furesø Kommune har valgt en samlet indkøbsfunktion for at sikre professionelle aftaler med alle leverandører samt sikre at indkøbsaftalerne overholdes og at processen med indførelse af E-handel bliver gennemført. 2. Organisatorisk platform Indkøb er et fokusområde, hvor direktionen skaber råderum for at processen med at ændre til en fælles indkøbsfunktion har bedst mulige vilkår. Indkøbsfunktion hovedopgave er at gennemføre indkøbspolitikken og udbrede kendskabet til rammeaftaler m.v. til de disponerende enheder, således at benyttelsesgraden og derved besparelserne bliver så store som mulig. 3. Omfang og afgrænsning Indkøb af varer, anskaffelser, og tjenesteydelser der foretages af kommunale forvaltninger og institutioner skal ske hos de leverandører kommunen har indgået aftaler med eller i henhold til de rammeaftaler kommunen er tilsluttet. Hvor der er behov for indkøb af varer eller tjenesteydelser, der ikke er omfattet af sådanne aftaler, kan dette ske idet den overordnede politik for indkøb skal iagtages. Forsyningsvirksomheder og Selvejende institutioner hvor kommunen har driftsoverenskomst opfordres til at benytte de af kommunen indgåede indkøbsaftaler m.v. Hvor der er særlige grunde til at undlade brugen af indkøbsaftaler, skal dispensation foreligge, før indkøb foretages hos alternativ leverandør. Dispensation kan gives af kommunaldirektør og vicekommunaldirektør. 2

3 Indkøbsdisponering foretages som hovedregel af de budgetansvarlige som er de enkelte forvaltninger og institutioner. Disse er derfor ansvarlige for, at disponeringerne sker i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik og lagte budgetter. Leje- og leasingaftaler af udstyr behandles på samme måde som direkte indkøb i selve udbudsprocessen, men er også samtidige at betragte som lån og følger dermed retningslinierne i kasse-regnskabsregulativet i finansieringsdelen. Indkøbspolitikken udstikker retningslinjer for indkøbsområdet i Furesø Kommune. Som uddybning til indkøbspolitikken udarbejder kommunen en indkøbsstrategi som bl.a. indeholdende uddybende procedurer i forbindelse med indgåelse af indkøbsaftaler samt forhold som skal foretages i forbindelse med aftaleindgåelse og disponering. Sociale klausuler Leverandøren skal vederlagsfrit påtage sig et socialt ansvar, hvis udstrækning er afstemt efter ydelsens og opgavens karakter. Leverandører til Furesø Kommune forudsættes generelt at medvirke til, at gøre arbejdsmarkedet mere rummeligt. Børnearbejde Leverandøren skal garantere, at der ved produktion af de varer der leveres ikke er anvendt børnearbejde. 4. Ansvarsfordeling Ansvarsfordelingen til opfyldelse af indkøbspolitikkens formål vedrørende indkøb på de økonomisk mest fordelagtige betingelser er følgende: 1) Byrådet har ansvaret for indkøbspolitikken 2) Direktionen har ansvaret for indkøbsstrategien og at denne følger indkøbspolitikken 3) Indkøbsfunktionen har ansvaret for gennemførelse af indkøbsstrategien heruden aftaleindgåelse og at sikre at lovgivning overholdes. 4) Budgetansvarlige har ansvaret for at disponering foretages i.h.t. indkøbsaftalerne og at budgettet overholdes. 5. Indkøbsprocesser Alle indkøbsområder i Furesø Kommune skal som udgangspunkt være omfattet af indkøbsaftaler. Indgåelse af indkøbsaftaler foregår på følgende måde: Analyse af nuværende aftaler og behov 3

4 Nedsættelse af brugergrupper, hvor dette skønnes nødvendigt Udarbejdelse af kravspecifikationer eller opgørelse af behov Gennemførelse af udbud Aftaleindgåelse Information om aftale Disponering Overvågning af opfyldelse af aftaler Fællesindkøb I visse tilfælde kan punktet gennemførsel af udbud forkortes ved mindre aftaler. Udbuddet kan også ske i samarbejde om indkøbsaftaler med andre kommuner, eller med SKI og statslige styrelser. Engangskøb Engangskøb vil typisk dreje sig om større anskaffelser, som ikke gentages så ofte.. Med henblik på muligheden for at koordinere sådanne større engangskøb på tværs, skal forvaltninger/afdelingerne underrette Indkøbsfunktionen om behovet for sådanne indkøb, således at der i fællesskab kan udfærdiges en indkøbsplan. Elektronisk handel Furesø Kommune vil implementere et e-handelssystem hvor de budgetansvarlige kan disponere hurtigt og effektivt efter de indgåede aftaler. Desuden vil efterfølgende statistik og analysemuligheder blive forbedret betydeligt Anvendelse af Furesø Kommunes e-handelssystem er obligatorisk for de budgetansvarlige, der har adgang til systemet. Manglende brug af e-handelsløsningen kan derfor kun accepteres ved bestilling af varer, der ikke forefindes eller som ikke kan substitueres med katalogvarer i e-handelsløsningen. Miljø og økologi Ved udbud hvor det er relevant medtages miljøkrav. Disse krav og ønsker indgår sammen med øvrige krav i en helhedsvurdering. Ved vurdering af produkter prioriteres det produkt, der er mindst miljøbelastende og ressourceforbrugende. Miljøbelastende produkter erstattes i muligt omfang af mindre miljøbelastende produkter. I vurderingen af produkter og ydelser indgår såvel det ydre miljø som arbejdsmiljøet. 4

5 Hvis kvalitet, service, leveringssikkerhed og distribution er i henhold til kravene, så vil økologiske varer blive vurderet højt ved mindre prisforskelle. Analyse og opfølgning. Formålet med løbende at analyse på aftalerne er både at effektivisere aftalerne og at sørge for den ønskede benyttelsesgrad opnås således at de forventede besparelser hjemtages. 6. Kommunikation Indkøbsfunktionen sørger for, at der sker en tværgående informationsudveksling vedrørende indkøb. Kommunikationen skal sikre et tilstrækkeligt vidensniveau i organisationen hos relevante målgrupper Nyheder om indkøb og nye aftaler kommunikeres primært ud via intranettet 7. IT-understøttelse IT-afdelingen sørger for den nødvendige IT-understøttelse til de valgte systemer og de tekniske aftaler der indgås. 5