VORES INDKØB INDKØBS- OG UDBUDSPOLITIK FOR ODENSE KOMMUNE

Transkript

1 VORES INDKØB INDKØBS- OG UDBUDSPOLITIK FOR ODENSE KOMMUNE

2 side 2

3 FORORD Odense Kommune køber hvert år ind for flere milliarder kroner. Derfor har vi også et ansvar for, at vi tænker os om og bruger borgernes penge bedst muligt. Ikke bare ved at få den bedste pris og kvalitet, men også ved at stille krav til vores leverandører. Via vores indkøbsog udbudspolitik kan vi gøre en forskel og sætte nye standarder for miljø, for arbejdsmiljø, for varernes standard, for de lokale erhvervsdrivende og i sidste ende for vækst og udvikling. Odense er lige nu midt i en transformation til en moderne storby, der er attraktiv at bo og leve i for både unge og gamle, men også en by som er attraktiv at drive virksomhed i. Den udvikling betyder, at vi i stor stil bygger nyt og renoverer. Vi udbygger også infrastrukturen. Blandt andet med en letbane, der vil forbinde Odense på en effektiv og mere miljøvenlig facon. Ved alle disse byggerier stiller vi krav til vores leverandører under mottoet Odense skal bygges på ordentlige vilkår. Det betyder blandt andet, at vi stiller krav om, at vores leverandører og deres underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark. Det betyder også, at alle kommunens tjenesteydelseskontrakter og bygge- og anlægskontrakter indeholder en arbejdsklausul, som pålægger leverandøren og deres underleverandører at overholde danske løn- og arbejdsvilkår. På den måde går Odense Kommune forrest i kampen mod social dumping. Det er bare ét eksempel på, at vi i Odense Kommune kan gøre en forskel ved at turde stille krav. Derfor er det så vigtigt med en fælles indkøbs- og udbudspolitik. Med den i hånden kan vi være med til at sætte nye standarder, ikke bare for dem, der bor og lever i Odense Kommune, men også langt ud over kommunens grænser. Vores indkøbspolitik er ikke bare en hensigtserklæring, men et arbejdsredskab, der vil bidrage til at gøre Odense Kommune til et endnu bedre sted at leve og drive virksomhed. INDHOLD Side 4: Hvem, hvad og hvorfor? Side 5: Vision Side 6: Indkøbsprincipper Side 8: Vores indkøb skal være værdiskabende Side 10: Vores indkøb skal være ansvarlige Side 13: Vores indkøb skal være smarte

4 HVEM, HVAD OG HVORFOR? Som offentlig myndighed er Odense Kommune underlagt EU s udbudsdirektiv og den danske udbudslov. Det indebærer, at kommunen er forpligtet til at sende en lang række varer og opgaver i udbud og til i denne forbindelse at iagttage visse procedureregler. Vi foretager altid vores indkøb inden for rammerne af disse regler. Odense Kommune har formuleret en række politikker og krav, som kommunen som helhed arbejder efter. Det drejer sig blandt andet om vores vækstpolitik, miljøpolitik, arbejdsmiljøpolitik, arbejdsklausuler og sociale klausuler. Hvor det er relevant indarbejder vi disse forskellige politikker i udbudsprocessen, så vi sikrer, at ord bliver til virkelighed. Odense Kommunes indkøbs- og udbudspolitik omfatter samtlige indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver i Odense Kommune. Det gælder uanset, hvordan indkøbene foretages, og således skal politikken for eksempel også iagttages ved brug af en eksisterende indkøbsaftale, ved bestillinger i e-handelssystemet eller i den situation, hvor der tages direkte kontakt til leverandøren. Alle kommunens forvaltninger, afdelinger og institutioner er forpligtede til at leve op til indkøbs- og udbudspolitikken. Det samme gælder selvejende institutioner med driftstilskud fra kommunen. Mange indkøb sker decentralt på den enkelte arbejdsplads. Derfor er den enkelte afdeling eller institution selv ansvarlig for at overholde indkøbs- og udbudspolitikken og kommunens indkøbsaftaler. Indkøbsaftalerne må ikke benyttes til private indkøb. side 4

5 VISION Når Odense Kommune køber ind, er det for skatteborgernes penge. Derfor er vi ansvarlige for at anvende borgernes penge bedst muligt. Det gør vi med forståelse for de behov, vi skal dække. I samspil med markedet arbejder vi for at indgå de indkøbsaftaler, som sikrer de bedste løsninger til konkurrencedygtige priser. Det skal være nemt for kommunens ansatte at købe det, der er behov for. Og det skal være klart for leverandørerne, hvad vi forventer af produkterne og leverancerne. Samtidig skal det også være klart for leverandørerne, hvad de kan forvente af os. Vores indkøb skal understøtte vækst. Vi vil gennem fællesskaber, udsyn og virketrang skabe modeller for samarbejde mellem det offentlige og det private. Vi vil udfordre rammerne for, hvordan man kan skabe værdi i det offentlige. Vi vil have de bedste løsninger, og vi vil udfordre markedet i forhold til innovation og nytænkning. På den måde kan vi sikre en fælles udvikling. Vi skal udnytte lovgivningen på udbudsområdet og de muligheder, som den giver os, til det fælles bedste. Vi søger de bedste leverandører, som vil være fælles om at skabe værdi, fælles om at tage ansvar og fælles om at udvikle smarte løsninger.

6 VI VIL SKABE DE BEDSTE INDKØB, DER OPFYLDER DE KONKRETE BEHOV SAMTIDIG MED, AT DE UNDERSTØTTER KOMMUNENS POLITIKKER side 6

7 VORES INDKØB SKAL VÆRE Værdiskabende Ansvarlige Smarte

8 VORES INDKØB SKAL VÆRE VÆRDISKABENDE Odense Kommune stræber efter at få mest værdi for pengene. Ved at effektivisere indkøbene bliver det muligt at reducere vores driftsudgifter og dermed give rum i budgettet til at skabe rammer for et godt liv for alle kommunens indbyggere. Værdi skal dog ikke kun opnås ved effektiviseringer, men også ved at skabe merværdi. Vi stræber derfor efter at understøtte vækst og udvikling i Odense i samarbejde med vores leverandører. Værdiskabelse forsøger vi at opnå gennem fokus på fire hovedområder: Økonomi, kvalitet, vækst og dialog. Økonomi Når vi indgår indkøbsaftaler i Odense Kommune, stræber vi altid efter at opnå den bedste aftale til den rigtige pris. Det gør vi ved så vidt muligt at indgå indkøbsaftaler for hele kommunen på ét område og dermed opnå stordriftsfordele. rettet skal fortsætte med at løse opgaver på en given måde. Vi er åbne for, at vi i nogle tilfælde må indrette os anderledes, hvis det er mere hensigtsmæssigt eller effektivt. Vi tænker totaløkonomi ind i vores projekter. Det betyder, at vi ikke kun ser på indkøbsprisen men også de følgeomkostninger, som indkøbet kan have. For at finde den totaløkonomisk set bedste løsning ser vi derfor på produktets levetid og de løbende omkostninger, der må forventes at være til service, drift, vedligeholdelse og bortskaffelse. På den måde får vi samlet set mest værdi for pengene. Kvalitet At tænke totaløkonomisk betyder også, at vi engang imellem må udfordre vanetænkningen og træffe svære beslutninger om, hvorvidt Odense Kommune fremad- Vi stiller høje krav til kvaliteten af det, som vi køber. Det gør vi, fordi vi ved, at pris og kvalitet hænger sammen. Samtidig er vi også opmærksomme på ikke at stille krav til produktets kvalitet, som er unødvendige. Vi får mest værdi for pengene, når vi fokuserer vores kvalitetskrav på de rigtige områder. Derfor stiler vi efter at få et tilbundsgående kendskab til de konkrete behov, som indkøbet skal opfylde, og de forskellige løsninger, som markedet kan tilbyde. Dialog Dialog er et af Odense Kommunes vigtigste værktøjer i forhold til udbud og indkøb, og vi fører derfor så vidt muligt løbende dialog med såvel leverandører som brugere. Forudgående dialog med brugerne i Odense Kommune prioriteres højt, fordi den er essentiel, når vi skal afklare hvilket behov, som indkøbet skal dække. Når udbudsprocessen er afsluttet, trækker vi på brugernes oplevelser og erfaringer for at vurdere, om alt fungerer som tiltænkt, og om der er behov for justeringer. Vi er også altid i dialog med leverandørerne både før og efter et udbud, og når lovgivningen tillader det, fører vi også dialog i løbet af selve udbudsprocessen. Dialogen med leverandørerne gør os klogere på hvilke løsninger, der findes på markedet, og hvilke krav vi skal stille til de produkter eller ydelser, som vi køber. Dialogen sætter os i stand til at foretage det helt rigtige indkøb og dermed få mest værdi for pengene. side 8

9 Vækst Som Fyns største arbejdsplads og udbyder af opgaver til det lokale erhvervsliv har vi en ambition om at fungere som vækstgenerator for vores virksomheder og samtidig tiltrække nye investeringer til Odense. Derfor skal vi have modet og viljen til at gå forrest og stræbe målrettet efter at sætte nye høje standarder for service og samarbejde. For at give flere leverandører mulighed for at byde, opdeler vi så vidt muligt vores udbud i delaftaler eller fagentrepriser. Det skaber den bedste konkurrencesituation samtidig med, at det giver små og mellemstore virksomheder en reel chance for at kunne løfte opgaven. Ved bygge- og anlægsopgaver med en kontraktsum på under en million kroner har vi intet krav om garantistillelse. På den måde giver vi også plads til mindre virksomheder, der kan have svært ved opnå en bankgaranti. CASE: VÆRDISKABENDE INDKØB Odense Kommune har været i dialog med stomi patienter og en stomisygeplejerske for at klarlægge de udfordringer, som stomipatienter oplever, når de bliver udskrevet og overgår fra region til kommune. Denne dialog har gjort det klart, at det er et problem, at kommune og region ofte ikke kan tilbyde de samme produkter. Derfor er vi nu i samarbejde med en række regioner og kommuner i færd med at udarbejde et fælles udbud af stomiprodukter. Det vil ensarte produktudvalget og dermed sikre, at patienten ikke bliver tvunget til at skifte produkt blot på grund af overgangen fra region til kommune.

10 VORES INDKØB SKAL VÆRE ANSVARLIGE Odense Kommune køber ind for mange milliarder årligt. Derfor er vi i stand til at gøre en væsentlig forskel ved at tage et aktivt samfundsansvar og stille krav til, at kommunens leverandører gør det samme. Det gør vi blandt andet gennem krav til vores leverandører om beskæftigelse, krav om at Odense skal bygges på ordentlige vilkår samt fokus på bæredygtighed og de miljømæssige konsekvenser og muligheder i vores aftaler. For at skabe ansvarlige indkøb har vi har fokus på tre områder: Beskæftigelse, social ansvarlighed og miljø. Beskæftigelse Odense Kommune ønsker at understøtte og udvikle jobskabelsen i Odense. Det gælder også jobs til de borgere, som har særlige udfordringer med at finde deres plads på arbejdsmarkedet. Derfor har Odense Byråd vedtaget en række sociale klausuler, som skal sikre, at kommunens leverandører - når det er muligt og proportionalt - pålægges en pligt til at beskæftige lærlinge, praktikanter, langtidsledige eller personer, der ikke kan arbejde på almindelige vilkår. Såfremt det ikke er proportionalt at pålægge leverandøren en sådan pligt, går vi i dialog med leverandøren om muligheden for frivilligt at ansætte personer fra disse grupper. Den nye udbudslov, der er trådt i kraft den 1. januar 2016, giver os endnu bedre muligheder for at støtte alternative beskæftigelsesformer. For eksempel giver loven mulighed for at reservere kontrakter til socialøkonomiske virksomheder. side 10 Odense står overfor et byggeboom. De næste 10 år bygger vi overalt i byen. Det kræver dygtige håndværkere som har ordentlige vilkår. Odense Kommune går derfor forrest i kampen mod social dumping og din arbejdsplads går med. Vi starter sammen en kampagne for at oplyse og forhindre social dumping. Social dumping er ikke i orden.

11 Social ansvarlighed Odense Kommune ønsker at gå forrest i forhold til social ansvarlighed. Det gør vi under mottoet Odense skal bygges på ordentlige vilkår. Det betyder blandt andet, at vi stiller krav om, at vores leverandører og deres underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark. Det gælder blandt andet ILO s konventioner om tvangsarbejde, børnearbejde og sikkert og sundt arbejdsmiljø. Vi forventer, at leverandørerne og deres underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder at de lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Odense Kommune vil være i front, når det gælder kampen mod social dumping. Derfor indeholder alle kommunens tjenesteydelseskontrakter og bygge- og anlægskontrakter en arbejdsklausul, som pålægger leverandøren at overholde danske løn- og arbejdsvilkår. Gennem kontrakterne pålægges leverandørerne et kædeansvar, så de bliver ansvarlige for, at deres underleverandører også overholder arbejdsklausulen. Det gør det nemmere for os at sikre, at klausulen faktisk overholdes af den, der udfører arbejdet. Som den eneste kommune i landet har Odense Kommune etableret sin egen kontrolenhed. Formålet med kontrolenheden er at sikre, at leverandørerne i praksis overholder arbejdsklausulen. Kontrolenheden aflægger kontrolbesøg på byggepladserne, både forebyggende og efter anmeldelse. Dermed er kontrolenheden essentiel i forhold til at sikre, at social ansvarlighed ikke blot er noget, vi taler om, men noget vi faktisk udøver. Odense Kommune har valgt at tilbyde de øvrige fynske kommuner at købe kontrolenhedens ydelser, hvilket allerede fire kommuner har benyttet sig af. Odense Kommunes fokus på social ansvarlighed gælder ikke kun lokalt, men også globalt. Derfor har vi valgt at blive Fairtrade by. Det indebærer blandt andet, at vi sammen med erhvervslivet arbejder for at fremme etisk forbrug i Odense, og at minimum 20 % af kommunens eget kaffeforbrug er fairtrade. Dermed bidrager vi til bedre vilkår for småbønder og plantageejere. Det er et lille krav fra vores side, der har stor betydning for andre altså et ansvarligt indkøb. Miljø Odense Kommune har en vision om at være Danmarks mest bæredygtige by og har desuden sat sig mål om at være CO 2 -neutral i Indkøbs- og udbudspolitikken er en naturlig forlængelse af denne strategi. Vores mål er en kontinuerlig bæredygtig udvikling, hvor vi fokuserer på, at indkøb så vidt muligt skal være socialt ansvarlige, bæredygtige og tage afsæt i totaløkonomiske principper. Én af de måder hvorpå vi arbejder med bæredygtighed og miljø er via vores medlemskab af Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb. I dette partnerskab arbejder vi sammen med mange andre regioner og kommuner for at fremme den grønne omstilling ved i fællesskab at sætte grønne indkøbs- og miljømål. Endelig er vi meget opmærksomme på, at vi som en af landets største kommuner har indflydelse på markedet, og at vi derfor har et ansvar for at gå forrest i forhold til at stille krav om innovative og grønne løsninger til gavn for både virksomhedernes konkurrenceevne, miljøet og forbrugerne. Ved at stille krav til vores leverandører om for eksempel særlige miljømærkninger og kemiindhold kan vi opnå tryghed for brugerne, samtidig med at vi lægger et pres på leverandører og producenter for at få mere miljørigtige og bæredygtige produkter.

12 CASE: ANSVARLIGE INDKØB I 2014 blev det besluttet, at Odense Kommune skulle investere i miljøet og bæredygtig transport ved at begynde at udskifte de traditionelle diesel- og benzindrevne biler med elbiler. Dette har resulteret i, at Odense Kommune i 2015 udskiftede 100 af hjemmeplejens biler med el-biler. Brugen af elbiler skal ses som en del af fremtidens Odense, hvor også letbanen og de kommende 18 hybridbusser giver et løfte om et Odense med mindre støj og forurening. side 12

13 VORES INDKØB SKAL VÆRE SMARTE Vi vil simplificere indkøbsprocessen, så vi kan minimere det ressourceforbrug og de omkostninger, der er forbundet med indkøbet og den løbende drift. Det gør vi blandt andet ved at sikre, at det er simpelt og brugervenligt for kommunens ansatte at købe ind. Samtidig har vi fokus på at gøre udbudsprocessen og kontraktperioden så smidig og så let forståelig for vores leverandører som muligt. Hvor det er muligt, anvender vi digitale løsninger. Desuden arbejder vi målrettet på at fremme innovation i vores udbud, til gavn for både os og leverandøren. For at gøre vores indkøb smarte, har vi fokus på tre områder: Innovation, e-handel og transaktionsomkostninger. Kommunens målsætning er derfor, at samtlige køb af varer så vidt muligt sker gennem e-handelsløsningen Indkøbsportalen. Hele indkøbsprocessen og den efterfølgende fakturabehandling foregår derved fuldt elektronisk: Lige fra ordreafgivelse til fakturamodtagelse, bogføring og betaling til leverandør. Udover at e-handel sikrer compliance, så har det også den fordel, at vi frigør de indkøbsansvarlige fra tidskrævende administrative opgaver, og dermed får de mere tid til deres kerneopgaver. områder. Udbudsprocesserne skal være gennemskuelige og tydelige i deres formuleringer. I det omfang det kan lade sig gøre, vil processen foregå digitalt. Transaktionsomkostninger Virksomhederne skal opleve det som en enkel og smidig proces at blive leverandør til Odense Kommune. Ligeledes skal den daglige håndtering og drift opleves som professionel og smidig hos leverandørerne. Dialog skal præge samarbejdet, og der skal være et fælles fokus på at skabe holdbare løsninger. Det skal være enkelt at byde på opgaver i Odense Kommune, ligesom det skal være enkelt at være leverandør til kommunen. Vi gør os umage med at udarbejde letforståelige materialer samt altid at give mulighed for spørge ind til de enkelte Innovation Vi vil tænke innovativt i vores indkøb og herigennem bidrage til at udvikle den offentlige opgaveløsning og samtidig sænke totalomkostningerne. Vi arbejder dedikeret for at fremme brugerorienterede teknologier, der forsyner og assisterer borgere og medarbejdere med velfærdsydelser. Vi går i dialog med virksomhederne og vores interessenter for at samle viden om, hvad der sker på markedet og om, hvor der er udviklingspotentialer. Samtidig sikrer vi, hvor vi kan, at der udvikles på de produkter eller ydelser, som vi har indkøbsaftaler på. E-handel Gode indkøbsaftaler er kun første skridt på vejen til at få mest værdi for pengene. Det at kommunens ansatte rent faktisk gør brug af indkøbsaftalerne, også kaldet compliance, er nemlig en forudsætning for at opnå alle de gunstige effekter. Kun ved brug af aftalerne kan vi sikre os, at produkterne eller ydelserne overholder kravene, og at vi køber dem ind til den rette pris. At afgive tilbud til Odense Kommune skal ikke være forbundet med unødigt store omkostninger. Derfor har vi stort fokus på, at der ikke stilles flere krav til, hvad tilbuddene skal indeholde, end hvad der er nødvendigt for at kunne vælge den rigtige løsning.

14 CASE: SMARTE INDKØB Odense Kommune har i 2014 indgået en aftale om køb af en såkaldt elektronisk udredningsløsning en særlig ble med chip i - der kan udrede borgerens behov for brug af ble på forskellige tidspunkter af døgnet. Udredningsløsningen giver kommunens personale en viden, der sætter dem i stand til sammen med borgeren at planlægge de bedste indsatser, så borgeren oplever øget livskvalitet. side 14

15

16 VIL DU VIDE MERE? Odense Kommunes leverandørportal: Odense Kommunes side om udbud: