Referat Hovedudvalget Arbejdsmiljø og MED

Transkript

1 Referat Hovedudvalget Arbejdsmiljø og MED Hjørring Kommune 12. september 2017 Side 1. Mødedato: 12. september 2017 Mødet påbegyndt: kl. 12:30 Mødet afsluttet: kl. Mødested: Lokale 428 Rådhuset Fraværende: Bemærkninger Følgende sager behandles: Pkt. Tekst Side 1 Budget og Økonomi september Kommissorium fra arbejdsgruppe vedr. kerneopgave 3 3 AM-drøftelse Del AKUT-midler 8 5 Evaluering af Hjørring Kommunes Værdiramme for samspillet mellem 10 ansatte og frivillige. 6 Revision Personalepolitik - Stress-retningslinjer 1. gennemsyn 12 7 Oversigt over MEDorganisationen 13 8 Årshjul 2017 del 2 og mødeplan Evt. samt punkter til kommende møde 16

2 Hjørring Kommune 12. september 2017 Side P Budget og Økonomi september 2017 Sagsfremstilling Opfølgning fra budgetseminar. Status samt kommentarer til 1. behandling af budgettet. Det indstilles, Drøftelse. Beslutning Tommy Christiansen orienterede fra budgetprocessen, som nu er tæt på en aftale mellem de politiske partier. Hovedudvalgets medarbejderside får derfor tid efter mødet til udarbejdelse af udtalelse til budgettet. Udtalelsen bliver taget med videre til Økonomiudvalget d. 13. september. Alternativt kan udtalelse komme efter aftalen ligger klar. Medarbejdersiden kom derudover med positive tilkendegivelser i forhold til budgetseminaret og den indføring i budgettet Hovedudvalget har fået.

3 Hjørring Kommune 12. september 2017 Side P Kommissorium fra arbejdsgruppe vedr. kerneopgave Resumé Hovedudvalget har på flere møder drøftet at igangsætte et forløb med fokus på kerneopgaven som metode til arbejdspladsernes arbejde med at øge trivsel. Udvalget hidtidige konklusioner er anført herunder. Udvalget har desuden arbejdet med kommissoriet for den arbejdsgruppe, der i første omgang skal nedsættes til at komme med forslag til værktøjer mv., før Hovedudvalget i næste fase tager stilling til den videre proces med implementering på alle kommunens arbejdspladser. Sagsfremstilling Hovedudvalget har på et temamøde i foråret og på efterfølgende ordinære møder i udvalget drøftet arbejdet med at øge trivsel på en anden måde end ved at gennemføre en traditionel trivselsmåling. Hovedudvalget har jf. referaterne fra temamødet og de seneste møder konkluderet følgende: arbejdet med trivsel skal foregå hele tiden og ikke kun håndteres i forbindelse med en måling hvert tredje år. Er der forhold på en arbejdsplads, der ikke fungerer, har både ledelse og medarbejdere en forpligtelse til at gøre noget ved der skal sættes noget i stedet for trivselsmåling og der er enighed om, at det kan ske ved at have fokus på kerneopgaven som middel til at øge trivslen arbejdet med at skabe klarhed over kerneopgaven skal foregå på arbejdspladsniveau og arbejdsplads-med-udvalg skal tænkes ind som aktør Hovedudvalget nedsætter en arbejdsgruppe, der skal udarbejde procesplan og værktøjer, der skal fremlægges for Hovedudvalget. Hovedudvalget er styregruppe. Hovedudvalget vil på baggrund af arbejdsgruppens arbejde fastlægge næste fase med proces for implementering i hele organisationen

4 Hovedudvalget ønsker en mulighed for kunne følge, at dialogen og arbejdet med kerneopgaven på arbejdspladsniveau sker Hjørring Kommune 12. september 2017 Side 4. Arbejdspladserne skal have mulighed for at igangsætte arbejdet på et tidspunkt, der passer dem I forbindelse med temamødet den 17. maj blev det konkluderet, at skiftet fra trivselsmåling til fokus på kerneopgaven er et kulturskifte, der kræver omstilling og brug af ledelses- og medarbejderressourcer på en anden måde end tidligere. Hovedudvalget vil senere i forløbet fastlægge en model for evaluering og herefter tage stilling til resultaterne, herunder om der er enighed om at fortsætte ad denne vej. Er der ikke enighed mellem parterne i udvalget genindtræder forpligtelsen til at gennemføre en trivselsmåling. Arbejdsmiljø og MED har på baggrund af drøftelserne på det seneste møde i Hovedudvalget udarbejdet vedlagte reviderede forslag til kommissorium for arbejdsgruppen og skitse over forløbet. Det indstilles, at de anførte konklusioner ovenover bekræftes arbejdsgruppens kommissorium godkendes Beslutning Punktet indledtes med en drøftelse af udvalgets opgaver i henhold til aftalen om trivsel og sundhed. Herunder drøftedes begrebet "måling" med henblik på at finde fælles forståelse. Forståelsesrammen blev udvidet via drøftelse af målinger i hhv kvalitativ og kvantitativ forstand. Udvalget var enige i at det var vigtigt at monitorere arbejdspladserne. Arbejdsgruppens opgave i forhold til at komme med forslag til kortlægningsværktøjer drøftedes herefter. Udvalget godkendte herefter den fremlagte indstilling med den ændring, at arbejdsgruppen skal komme med forslag til kortlægningsværktøjer. Udvalget aftalte endvidere, at emnet sættes på de kommende møder som statuspunkt.

5 Hjørring Kommune 12. september 2017 Side 5. Bilag Kommissorium - arbejdsgruppe værktøjer kerneopgave Hovedudvalget og arbejdsgruppen - procesbeskrivelse

6 Hjørring Kommune 12. september 2017 Side P AM-drøftelse Del 2 Resumé Hovedudvalgets årlige arbejdsmiljødrøftelse del 2 skal fastlægge særlige fokusområder for det kommende år og bygger på de input, der kom i den indledende drøftelse i udvalget. Sagsfremstilling Arbejdsmiljødrøftelse II drejer sig om at få udpeget de emner, som Hovedvalget ønsker at der skal være særligt fokus på det kommende år. Udvalget har tidligere peget på tre emner: ulykkesrisiko hos nyansatte vold og forebyggelse samt fokus på kerneopgaven som metode til at øge trivslen på arbejdspladserne I vedlagte bilag er de tre emner - og yderligere et - beskrevet, og der er anført ideer til tiltag, som Hovedudvalget kan vælge at tage udgangspunkt i i denne del af arbejdsmiljødrøftelsen. Emnet "fokus på kerneopgaven som metode mv." indgår som et særskilt punkt på Hovedudvalgets dagsorden. Det indstilles, at Hovedudvalget drøfter og beslutter emner, der skal være i fokus det kommende år Historik Hovedudvalgsmødet behandlede på mødet den 20. juni 1 del af arbejdsmiljødrøftelsen Beslutning Udvalget valgte punkterne:

7 Hjørring Kommune 12. september 2017 Side 7. Vold og forebyggelse heraf samt Fokus på kerneopgaven i forhold til at skabe trivsel som fokusområder i I forhold til vold og forebyggelse er forebyggelsesdelen vigtig samt at sikre introduktion til nyansatte. Herudover er det vigtigt at minde om registrering og sørge for at emnet kommer på dagsordenen til arbejdsmiljødrøftelsen. Det anbefales at begge emner medtages til arbejdsmiljødagene. Bilag Arbejdsmiljødrøftelse II 2017

8 Hjørring Kommune 12. september 2017 Side P AKUT-midler Sagsfremstilling Hovedudvalget har tidligere kort drøftet, at AKUT-midlerne for denne overenskomstperiode kunne anvendes i forbindelse med kommende års arbejdsmiljøindsats på trivselsområdet, men udsatte en egentlig beslutning herom. På nuværende tidspunkt ses der i givet fald flere muligheder: temamøder om arbejdet med kerneopgaven, udvikling af værktøj, grafiske elementer og undervisningsmateriale til mv. til brug for samme opgave kompetenceudvikling af TR og AMR sammen med ledere (eget bidrag), informationsmøde om forebyggelse af vold og trusler mv. AKUT-midlerne opgøres pr. overenskomstperiode og for den samlede periode vil der være ca. kr Seneste pulje blev anvendt til implementering af MEDaftalen i Hjørring Kommune. Inden den 1. maj 2018 skal de lokale parter i kommunen indsende et regnskab til de centrale parter. Her skal angives, hvordan de afsatte midler er blevet anvendt jf. protokollat om bidrag til AKUT-fonden samt afsættelse af AKUT-midler til lokale formål (bilag 14 til MED Rammeaftalen). Det indstilles, Drøftes. Beslutning Det blev foreslået at nogle af midlerne skal bruges til at afsætte tid til at sætte et nyt Hovedudvalg igang. Gerne med fokus på udvalgets arbejdsopgaver samt kerneopgave. Endelig må der gerne være inspiration fra andre for Hovedudvalget. Udvalget aftalte at bruge midler på:

9 Hjørring Kommune 12. september 2017 Side 9. Temamøder om arbejdet med kerneopgaven Forebyggelse af vold og trusler Nyt Hovedudvalg - Start

10 Hjørring Kommune 12. september 2017 Side P Evaluering af Hjørring Kommunes Værdiramme for samspillet mellem ansatte og frivillige. Sagsfremstilling Det er nu 2 år siden Hovedudvalget og de næste niveauer i MEDorganisationen udarbejdede og godkendte "Hjørring Kommunes Værdiramme for samspillet mellem ansatte og frivillige". Processen bestod i fællesmøde i MEDorganisationen med oplæg fra Center for Frivillighed og praktikere fra Hjørring Kommune med efterfølgende input fra MEDorganisationen til Hovedudvalget. Hovedudvalget tog herefter de endelige skridt til udarbejdelse af rammen. I rammen er der opstillet mål for perioden , for at styrke arbejdet med frivillighed i sammenhæng med Hjørring Kommune som arbejdsplads. Målene er udtryk for, hvordan man gerne vil, at mødet mellem medarbejdere og frivillige skal finde sted. Målene var: Hjørring Kommune ser frivillighed som en styrke og vil understøtte den frivillige indsats. Arbejdspladserne i Hjørring Kommune bruger værdirammen og MEDaftalen til at skabe en tydelig rolle og ansvarsfordeling samt gode samarbejdsformer mellem leder, medarbejdere og frivillige. Arbejdspladserne i Hjørring Kommune har styr på formelle og praktiske spørgsmål, når frivillige tilknyttes en kommunal arbejdsplads. Den godkendte ramme indeholder såvel fælles principper som guidelines til ledere, MEDudvalg og medarbejdere, i forbindelse med at invitere frivillige ind på arbejdspladsen. Da rammen blev godkendt aftaltes det, at evaluere denne efter 2 år. Det indstilles, Udvalget bedes drøfte, hvordan man ønsker at evaluere rammen samt hvilke elementer der skal lægges vægt på i forhold til evalueringen.

11 Beslutning Udvalget drøftede værdirammen og var enige om, at den fungerer efter hensigten og der ikke er brug for yderligere på nuværende tidspunkt. Hjørring Kommune 12. september 2017 Side 11. Bilag vaerdiramme-for-frivillighed-august-15-faerdig-udgave

12 Hjørring Kommune 12. september 2017 Side P Revision Personalepolitik - Stress-retningslinjer 1. gennemsyn Sagsfremstilling Hovedudvalget har som den første i række af politikker valgt at revidere politikken "Trivsel, sundhed og arbejdsglæde" Arbejdsgruppen har nu gennemgået politikken efter de anvisninger Hovedudvalget har givet. Det er tidligere aftalt at dele politikken, så der i første step udarbejdes nye retningslinjer for arbejdsrelateret stress. Arbejdsgruppens udkast lægges derfor frem for udvalget med henblik på at indhente udvalgets tilbagemeldinger. I forlængelse af arbejdsgruppens udkast vedlægges også forklarende noter til indhold i de nye retningslinjer. Det indstilles, Drøftes med henblik på at give arbejdsgruppen tilbagemeldinger med henblik på ændringer/tilretning. Beslutning Udvalget tilkendegav at politikken angav den rigtige retning. Sekretariatet fik udvalgets bemærkninger med til udformningen af denne til endelig udarbejdelse. Bilag Stress - Retningslinjer-politik version _Aftale_om_trivsel_og_sundhed_-O

13 Hjørring Kommune 12. september 2017 Side P Oversigt over MEDorganisationen Sagsfremstilling Hen over efteråret skal der være valg og udpegning til MED- og arbejdsmiljøorganisationen. Den 1. januar 2018 skal den nye organisation som udgangspunkt være opdateret. Den nuværende organisation kan ses i MEDdatabasen som løbende vedligeholdes decentralt ved udskiftninger af medlemmer eller omorganiseringer godkendt af Hovedudvalget../. MEDdatabasen kan ses via dette link. I forbindelse med udpegning til niveauer over arbejdspladsniveau er der udarbejdet en oversigt til dette brug. Oversigten er gennemgået af sekretariater og ledere, men ajourføres først i en "net-venlig" version sidst på året, da der er erfaringer for, at der kan ske ændringer løbende. (Mest på navne på udvalg) Denne rå-udgave vedlægges også for Hovedudvalget. Det indstilles, Drøftes. Beslutning Oversigten rettes til i forhold til tilbagemeldingerne. Bilag Oversigt over MEDorganisationen 2018

14 Hjørring Kommune 12. september 2017 Side P Årshjul 2017 del 2 og mødeplan 2018 Sagsfremstilling Efter aftale skal Hovedudvalgets årshjul 2017 efterår ses igennem på dette møde. Herudover fremlægges også forslag til mødeplan 2018 for udvalget. Følgende mødedatoer for 2018 foreslås: 23. januar 20. eller 27. marts 15. maj 19. juni 14. eller 21. august 11. september 20. november 18. december Mødetidspunkter foreslås fastholdt som tidligere Formøde medarbejderside lægges forud for ordinært møde samme dag med mindre andet aftales. Når mødeplan er aftalt, reserverer sekretariatet mødelokaler og deltagernes kalendere. Det indstilles, Drøftes med henblik på evt. justering og fastlæggelse af efterårets årshjul og mødeplan Beslutning Godkendt med følgende ændringer: Den 23. januar flyttes til den 30. januar. Mødet i marts skal være den 20. marts. Mødet i august skal være den 14. august.

15 Der bookes allerede nu i kalenderen med det forbehold at de politiske udvalgs kalendere ikke er endelig endnu. Såfremt der er overlab mellem disse og Hovedudvalgets datoer, kommer der forslag nye datoer fra ledelsen. Hjørring Kommune 12. september 2017 Side 15. Bilag Årshjul HU 2017

16 Hjørring Kommune 12. september 2017 Side P Evt. samt punkter til kommende møde Sagsfremstilling Næste møde i Hovedudvalget er den 21. november. Kendte punkter til kommende møde: Budget og økonomi Kvartalsstatistik sygefravær Styrket indsats for røgfri arbejdstid Det indstilles, Drøftes. Beslutning Punkter til kommende møde udover de listede: Status fra arbejdsgruppen vedr. Kerneopgaven. Meddelelser: I arbejdsgruppen for Sygefravær deltager Louise Undall-Berendt Djernæs og Helle Hostrup i stedet for Annette Riis og Jette S. Jensen fremover. Egen-indberetning af kørsel, ferie og sygedage. Annette Riis holder afskedsreception den 17. november, men takkede for et godt samarbejde gennem årene. Jette S. Jensen takkede også for et godt samarbejde gennem årene. Tommy Christiansen takkede begge for det gode samarbejde gennem årene.

17 Fokus på kerneopgåve middel til trivsel Hovedudvalget vil arbejde med trivsel på en ny og anderledes måde med en fokuseret indsats på arbejdet med kerneopgaven. Det sker ud fra, at det er opfattelsen, at arbejdet med trivsel ikke er noget, der skal henlægges til en undersøgelse hvert tredje år det skal foregå hele tiden. Er der forhold, der ikke fungerer eller påvirker opgaveløsning og trivsel negativt, skal det håndteres, når det opstår. Det er en opgave, som begge parter ledelse og medarbejdere - har en forpligtelse til at gøre noget ved det flere undersøgelser og forskningsresultater gennem de senere år har vist, at arbejdspladser, der har fokus på kerneopgaven har en højere grad af tilfredshed hos medarbejderne og samtidig et lavere sygefravær. Det er fokus på kerneopgaven, der er vigtigt for at øge trivslen. Kerneopgaven er den overordnede opgave, en given organisatorisk enhed har for at skabe værdi for borgerne. Ovenstående er professor Peter Hasles definition. Han fremhæver to vigtige pointer: flyt fokus fra det medarbejderne laver til effekten af deres indsats løft formålet med indsatsen fri af den enkelte faggruppes bidrag og fokusér på, hvordan alle faggrupper indgår i løsningen af én overordnet fælles opgave Hovedudvalget vil derfor sætte ledere og medarbejdere på kommunens arbejdspladser i gang med og i stand til at sætte fokus på kerneopgaven for derved bl.a. at øge trivsel og arbejdsglæde. For at hjælpe arbejdspladserne skal der udarbejdes nogle konkrete værktøjer til at styre proces og dialog. Med henblik herpå nedsættes der under Hovedudvalget en arbejdsgruppe. Arbejdsgruppen består af ledere og medarbejdere på arbejdspladsniveau og repræsenterer både store og små arbejdspladser og dækker bredt organisatorisk. Arbejdsgruppens arbejde skal sætte Hovedudvalget i stand til at træffe beslutning om udbredelse til hele organisationen, som derefter skal have den fornødne tid til at arbejde med at definere kerneopgave og vælge evt. temaer, der skal arbejdes videre med. Hoveudvalget vil senere foretage en vurdering af, om resultatet er så godt, at det også fremover skal erstatte trivselsmålinger. Viser det sig ikke at være tilfældet, kan Hovedudvalget overveje at iværksætte trivselsmålinger igen fra Arbejdsgruppen skal arbejde ud fra følgende kommissorium: Formål Arbejdsgruppen skal udvikle og afprøve værktøjer til brug for den proces og dialog om kerneopgaven og trivsel, som skal finde sted på arbejdspladsen samt fremsætte forslag til, hvordan dette arbejde på mindst mulige bureaukratiske måde kan monitoreres.

18 Udgangspunkt Arbejdsgruppen skal tage udgangspunkt i de beslutninger og den ramme, Hovedudvalget har bestemt på sit møde i juni måned 2017: arbejdet med at skabe klarhed over kerneopgaven skal foregå på arbejdspladsniveau første skridt i den videre proces kan være at udarbejde forslag til konkret guideline med forslag til, hvordan arbejdspladerne kan arbejde med kerneopgave og trivsel. Det skal være en model, som leder arbejdspladserne igennem processen der skal være åbenhed for, at igangsættelse sker på et tidspunkt, der passer til arbejdspladsen eller området og altså ikke nødvendigvis samtidigt i hele organisationen konceptet bør afprøves på arbejdspladser af forskellig størrelse inden det fremlægges som tilbud for den øvrige organisation MED-udvalgene skal tænkes ind som aktører i arbejdet det er nødvendigt, at arbejdspladserne får mulighed for at kunne trække på hjælp, hvis man f.eks. går i stå i processen Hovedudvalget vil kunne følge, om der er progression i arbejdet med kerneopgave og trivsel på arbejdspladsniveau, f.eks. ved en opsamling af, om dialogen sker. Det skal overvejes, hvordan opsamlingen kan foregå både i respekt for organisationens forskellighed, arbejdspladsernes mulighed for selv at kunne vælge arbejdsmetode mv. Hovedudvalget har bemærket, at ændringerne vil få betydning for arbejdet med APV, herunder den psykiske APV. Arbejdsmiljø og MED udarbejder et notat vedr. dette særskilt til Hovedudvalget. Resultat Hovedudvalget får et grundlag for at beslutte, hvilke relevante værktøjer, der kan/skal stilles til rådighed for kommunens ledere, medarbejderrepræsentanter, MED-udvalg mv. i arbejdet med at sætte fokus på kerneopgaven. Hovedudvalget vil på baggrund af gruppens arbejde, de erfaringer, der kommer i forbindelse med en konkret afprøvning af proces- og dialogværktøj mv. samt arbejdsgruppens anbefalinger fastlægge en proces for de næste skridt i forhold til at sætte alle kommunens arbejdspladser i gang med at arbejde med kerneopgave og trivsel. Det betyder, at arbejdsgruppen skal: udarbejde et procesværktøj, som sætter arbejdspladser i stand til at drøfte og fastlægge hvad kerneopgaven er afprøve dette værktøj på en eller flere arbejdspladser hos arbejdsgruppen - gerne på forskellige størrelse arbejdspladser, så o det afprøves med direkte involvering af alle medarbejdere på arbejdspladsen og 2

19 o o det afprøves med indirekte involvering af medarbejderne gennem medarbejderrepræsentanter (TR/AMR) arbejdsplads-med-udvalgets rolle og funktion i dette arbejde beskrives udarbejde et eller flere kortlægningsværktøjer, der ud fra afgrænsningen af kerneopgaven gør arbejdspladsen i stand til at afdække, om der er særlige temaer, der skal arbejdes med for at øge trivslen på arbejdspladsen og endelig et forslag til dialogværktøj fx spil der kan sætte arbejdspladsen i stand til at nå frem til beslutninger om handlinger, der skal sættes i værk komme med forslag til, hvordan arbejdspladsens arbejde med kerneopgave og trivsel mv. kan monitoreres med henblik på, at Hovedudvalget kan følge arbejdet Det forventes, at arbejdsgruppens arbejde også vil kunne afklare, om der er behov for en særlig information eller kompetenceudvikling f.eks. af ledere, tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter før igangsættelse af arbejdet på alle kommunens arbejdspladser. Det skal desuden overvejes, om relevant baggrundsmateriale, definitioner af, hvad kerneopgaven er, proces- og dialogværktøjer mv. skal samles på en særskilt side på medarbejderweb til inspiration for arbejdspladserne. Organisation Arbejdsgruppen refererer til Hovedudvalget, der i denne sammenhæng fungerer som styregruppe. Arbejdsgruppen sekretariatbetjenes af Arbejdsmiljø og MED. Hovedudvalgets rolle og opgaver som styregruppe i forløbet er: i første fase at definere arbejdsgruppens opgave og følge arbejdet i arbejdsgruppen tage stilling til arbejdsgruppens indstilling og forslag til dialogværktøj og fremgangsmåde og igangsætte næste fase, hvor det udbredes til hele organisationen Hovedudvalget vil have mulighed for at undersøge og følge arbejdspladsernes arbejde med at definere kerneopgave og anvende diverse redskaber til dialog mv. Tidsramme Værktøjerne skal være udviklet og afprøvet senest i foråret 2018 og resultatet fremlægges for Hovedudvalget med henblik på beslutningstagen og igangsættelse på alle arbejdspladser i efteråret Indsats Det forventes, at arbejdsgruppen skal afholde 4-5 møder samt medvirke til afprøvning. Sekretariatet udarbejder dagsorden, indkalder til møder og laver beslutningsreferat af møderne samt udkast til materiale, der skal behandles. 3

20 På arbejdsgruppens første møde vil der blive givet en grundig orientering om tankerne bag projektet, om begrebet kerneopgave og øvrig relevant viden, som Hovedudvalget indtil nu har opnået i forbindelse med projektet. Arbejdsgruppens sammensætning Område Arbejdsplads Navn funktion BSU Hirtshals Skole Rasmus Vørs Carlsen Skoledistriktsleder BSU Børnehuset Sindal Mette Pedersen Faglig leder BSU Dyregården Ferdinand Anita Ziegler Pedersen Arbejdsmiljørepræsentant BSU Vrå Skole Helle Weile Larsen TR SÆH Højene/Tversted industrireng. Ann Brix Lytzen Afdelingsleder SÆH Poulstruplund Niels Winther Sørensen Arbejdsmiljørepræsentant SÆH Bålhøjcentret Maria Larsen Afdelingsleder SÆH Hjemmeplejen - Syd Elsebeth Nielsen TR AMO Unge og uddannelsesafdelingen Britt Manniche Afdelingsleder AMO Adm. og service Charlotte Husum Arbejdsmiljørepræsentant TM IOD Jacob Schou Pedersen Arbejdsmiljørepræsentant TM Teknik og miljø Thomas Jørgensen TR 4

21 Forår 2017 Efterår 2017 HU: 17. maj: Temamøde for HU og område MED: Oplæg Anders Seneca og talentgruppe om kerneopgaven HU: 20. juni: 2. drøftelse: Nedsæt arbejdsgruppe HU: 8. august: 3. drøftelse: Udkast til kommissorium og forslag til sammensætning af arbejdsgruppe HU: 12. sept.: 4. drøftelse: Udkast til kommissorium tilrettes og godkendes HU er styregruppe Konklusion: Vi skal gøre noget andet - sæt kerneopgaven i centrum, kontinuerligt fokus og indsats (ikke nedslag hvert 3. år) og dialog fremfor systematiske målinger Konklusion: - arbejdspladsnær gruppe - udvikle og afprøve procesog dialogværktøjer - beskriv, hvordan HU kan overvåge, at der sker noget Konklusion: - revidér kommissoriet - tydeligere opgavebeskrivelse samt beskrivelse af HU s rolle som styregruppe - enkelte ændringer i foreslået sammensætning Arb.gr.: Aug./sept.: Arbejdsgruppen adviseres og indkaldes dagsorden udsendes senere Arb.gr.: Efter 12. sept.: Arbejdsgruppen får udsendt dagsorden og kommissorium Arb.gr.: sept/okt..: Arbejdsgruppens 1. møde overlevering og drøftelse af kommissorium

22 Efterår 2017 Forår 2018 Sommer 2018 Hovedudvalget er styregruppe og orienteres om arbejdsgruppens arbejde Hovedudvalget er styregruppe og orienteres om arbejdsgruppens arbejde Design af test, metodevalg, drøfte evaluering, evt. kvalificering af ledere/amr/tr i testområderne Test: Forskellige størrelse arbejdspladser, inddragelse af MEDudvalg, evt. ledergrupper Efter afprøvning: Evaluering (inddrage lokale MED-udvalg), vurdering af behov for proceshjælp, komme med forslag til overvågning af at der sker noget Arbejdsgruppen foretager evt. justeringer på baggrund af tilbagemelding fra HU Forår: Møde indstilling til HU Hovedudvalget drøfter resultater og udarbejder forslag til videre proces for implementering Konklusion: drøfter arbejdsgruppens arbejde og kommer evt. med input Konklusion: drøfter arbejdsgruppens arbejde og kommer evt. med input

23 Arbejdsmiljødrøftelse II 2017 Hovedudvalget behandlede på sit møde den 20. juni del af arbejdsmiljødrøftelsen. Udvalgets drøftelser tog afsæt i Arbejdsskadestatistik 2016 Arbejdstilsynsbesøg i 2016 samt Redegørelse om besøg hos arbejdsmiljøgrupper Med udgangspunkt i drøftelserne om dette materiale samt emnet om opfølgning på temadagen for Hovedog område- MED-udvalg om trivselsmåling udpegede udvalget følgende tre temaer for det kommende års arbejde: Ulykkesrisiko hos nyansatte Vold og forebyggelse Fokus på kerneopgaven som metode til at øge trivslen Som yderligere emne kunne foreslås at sætte øget fokus på arbejdsmiljø- og MED-udvalgenes behandling af den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Det blev i forbindelse med seneste års besøg hos arbejdsmiljøgrupper fundet, at netop dette emne for en del var ukendt eller løst på en mindre kvalificeret måde end andre opgaver. Ulykkesrisiko for nyansatte Arbejdsskadestatistikken har flere år i træk vist, at risikoen for at blive udsat for en arbejdsulykke er særlig stor for nyansatte. Ca. 30 % af arbejdsulykkerne sker for medarbejdere med under et års anciennitet. Arbejdstilsynet har lavet undersøgelser, der afdækker de væsentligste årsager til, at der er en større risiko for nyansatte. På Arbejdstilsynets hjemmeside kan følgende læses: Ideer til tiltag: vi kan lave en undersøgelse/stikprøve af, i hvilken udstrækning, der gives introduktion til nyansatte ift. arbejdsmiljø og ulykkesforebyggelse, herunder i hvilket omfang arbejdsmiljøgruppen inddrages for at informere om særlige ulykkesrisici og forebyggelsestiltag vi kan formidle resultatet af denne undersøgelse og andet materiale om introduktion af nyansatte samt opfordre til tiltag via diverse informationskanaler

24 Vold og forebyggelse Arbejdsmiljøgrupperne har fået en ændret praksis med registrering og anmeldelse af arbejdsulykker. Den nye praksis betyder, at kun ulykker med fravær og/eller behandlingsudgifter mv. skal anmeldes i det offentlige elektroniske arbejdsskadesystem, EASY. For de ulykker, der ikke medfører fravær mv. skal registrering, analyse og opfølgning ske lokalt af arbejdsmiljøgruppen og opsamlingen skal håndteres af MED-udvalget. I den seneste landsdækkende spørgeskemaundersøgelse i 2016 foretaget af Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA) anføres, at andelen af lønmodtagere, der har været udsat for vold eller trusler om vold er nogenlunde konstant hen over perioden Der har været en mindre stigning i andelen af lønmodtagere, som har været udsat for vold (fra 5,4 til 5,8 til 6,0), men stigningen er ikke statistisk signifikant. På trods af dette resultat kan det ikke udelukkes, at der er en opfattelse af, at antallet af episoder med vold, trusler og chikane er stigende, og vi ved at de grove tilfælde fylder meget. Hovedudvalget udtrykte i 1. del af arbejdsmiljødrøftelsen, at det bør overvejes, om vi kan gøre mere for at vejlede om forebyggelse mv. herunder f.eks. dele erfaringer om at bruge De Psyko-Fysiske Konsulenter. Samtidig har der qua det seneste års fokus på muligheden for at få offererstatning (evt. som supplement til ydelser efter arbejdsskadeloven) været en øget opmærksomhed fra arbejdspladser på at opnå viden og praksis i forhold til anmeldelse af vold og trusler til politiet. Nordjyllands Politi har på et møde for alle kommuner introduceret et særligt skema, som man ønsker udfyldt i forbindelse med anmeldelse. Dette skema skal i givet fald også introduceres for arbejdspladser i kommunen. Ideer til tiltag: Flere medarbejdere har stiftet bekendtskab med de eksterne Psyko-Fysiske Konsulenters tilgang til voldsforebyggelse på Arbejdsmiljødagene i 2016 og Konsulenterne har undervist skole/fritidsområdet og senest ældre-/socialpsykiatriområdet. Siden 1988 har de Psyko-Fysiske Konsulenter udviklet og undervist personale på arbejdspladser i både ind- og udland i den psyko-fysiske metode. Metoden er et undervisningsprogram der via teori, træning og øvelser formidler viden og handlemuligheder i mødet med aggressive personer. I Hjørring Kommune har ældrecenteret Skovgården konkret gjort brug af konsulenterne - i forhold til en dement og syg beboer, der var udadreagerende overfor medarbejderne - og i nogle tilfælde for de øvrige beboere. Undervisningen gav bl.a. medarbejderne tryghed i situationerne og øget kendskab til handlemulighederne. Senest har Arbejdsmarkedsområdet benyttet sig af de Psyko-Fysiske Konsulenter. Området har afviklet undervisning og overvejer opfølgning. Området har udtrykt tilfredshed med undervisningen og i særdeleshed de Psyko-Fysiske Konsulenters tilgang til emnet. Kommunen har flere arbejdspladser, hvor arbejdet med voldsforebyggelse kunne være relevant. Såfremt metoden ønskes udbredt kunne det være relevant at søge fondsmidler. Her kan nævnes Den Nordjyske Trivselsfond som et relevant bud. Læs mere på: 2

25 Risikovurdering er ét bidrag til voldsforebyggelse. I arbejdet på bl.a. landets psykiatriske sygehuse og i kommuners psykiatriområder er det et yderst velkendt værktøj. De steder i landet, hvor der har været ulykker med fx knivstikkeri og døden til følge, slås der på, at der ikke har været systematiske risikovurderinger. Brugen af systematiske risikovurderinger, erfaringerne med værktøjet og videndeling kunne afdækkes nærmere med henblik på at styrke voldsforebyggelsen. Videndeling med afsæt i de påbudstekster og vejledninger om god voldsforebyggelse, som allerede er afgivet af Arbejdstilsynet til kommunen. I teksterne skriver Arbejdstilsynet anbefalinger til voldsforebyggelse og god praksis. Materialet kan gennemarbejdes og omsættes til værktøjer eller tjek/inspirationslister til brug for arbejdspladserne. Praktiske eksempler fra vores egne arbejdspladser kan supplere materialet (eksempelvis Botilbuddet Poulstruplund der opsamler de små dagligdags episoder, der over tid kan slide på medarbejderne). Fokus på kerneopgaven som metode til at øge trivslen Hovedudvalget har besluttet, at arbejdet med trivsel skal være anderledes end tidligere. Udvalget vil have arbejdspladserne til at øge trivslen ved at arbejde på øget fokus på kerneopgaven. Følgende principper er godkendt og skal indgå i det videre arbejde: Hovedudvalgets opfattelse er, at arbejdspladserne skal inddrages aktivt i udarbejdelsen af procesplan og forslag til værktøjer, som arbejdspladserne kan bruge i arbejdet med kerneopgaven. Derfor nedsættes en 3

26 gruppe af ledere og medarbejderrepræsentanter bredt sammensat fra arbejdspladser med forskellig størrelse og fagområder. Emnet er beskrevet udførligt i særskilt dagsordenspunkt og handlingsplan. Den årlige arbejdsmiljødrøftelse Et tilbagevendende emne i det forgangne års arbejdsmiljøindsats besøgene hos alle arbejdsmiljøgrupper var den årlige arbejdsmiljødrøftelse. I henhold til reglerne skal der på alle arbejdspladser være en årlig arbejdsmiljødrøftelse, hvor det besluttes, hvad man vil fokusere på, hvilke mål, man har for det kommende år, og om det foregående års mål er nået. Arbejdsmiljødrøftelsen har også betydning for kompetenceudviklingsplan og tilbuddet om supplerende uddannelse. Det skal overfor Arbejdstilsynet kunne dokumenteres, at den årlige arbejdsmiljødrøftelse har fundet sted. Det har vist sig, at langt fra alle arbejdsmiljøgrupper har været bekendt med denne opgave. Nogle steder har man helt styr på opgaven, mens der andre steder er endog noget vej tilbage. På baggrund af disse erfaringer kunne det være relevant at følge op på dette tema i det kommende år. 4

27 Hjørring Kommunes Værdiramme for samspillet mellem ansatte og frivillige 1

28 Indledning I Hjørring Kommune har vi udarbejdet en fælles værdiramme for samarbejdet mellem medarbejdere og frivillige. Værdirammen er overordnet og skal være med til at give retning for, hvordan vi samarbejder med frivillige i kommunen. Værdirammen tager afsæt i værdierne i Hjørring Kommunes MED-aftale: tillid, dialog og Arbejdsglæde. Værdirammen skal udmøntes lokalt på arbejdspladserne. Værdirammen er et afsæt for de drøftelser, der skal være i MED-systemet for at sikre klarhed om samspillet mellem frivillige og medarbejderne på arbejdspladserne. Værdirammen for samspillet mellem ansatte og frivillige udgør dermed et fundament for mødet mellem ansatte ved Hjørring Kommune og frivillige. Værdirammen spiller således naturligt sammen med nuværende og kommende politikker, der berører samspillet mellem ansatte og frivillige uanset om der er tale om tværgående politikker for hele kommunens virke eller delpolitikker, der vedrører enkelte sektorer og afgrænsede dele af de kommunale opgaver. Politik for medborgerskab Byrådets visioner og pejlemærker for samspillet mellem kommunen og borgerne. Sektorpolitikker, hvor det frivillige samspil mellem organisationer, kommunen og borgerne indgår som et væsentligt element. Værdirammen for samspillet mellem ansatte og frivillige. Fundamentet for samspillet og mødet mellem de ansatte og de frivillige. Tommy Christiansen Kommunaldirektør. Maj-Britt Jensen, Næstformand Hovedudvalget 11. august

29 Baggrund Den fælles indsats fra medarbejdere og frivillige er med til at øge livskvaliteten for de borgere, der har brug for hjælp. Hjørring Kommune sætter ikke lighedstegn mellem frivillige og medarbejdere. Lovbundne opgaver og visiterede ydelser, der forudsætter krav til faglighed og kompetence, løses af medarbejderne, mens frivillige kan tilføre en ekstra værdi ud over kerneydelsen. Frivillig vil sige En frivillig, er en person, som yder en ulønnet indsats til glæde for andre mennesker. I Hjørring Kommune er frivilliges bidrag et supplement til kerneydelsen. Frivillighed kræver ledelsesmæssigt engagement Inddragelse og samarbejde med de frivillige stiller ledere og medarbejdere over for en række udfordringer. Frivilliges drivkraft er først og fremmest deres personlige lyst og engagement, og lederen skal kunne give plads til de frivilliges indsats i den offentlige opgaveløsning, men frivillige kan ikke bare lede sig selv i udførelsen af opgaver, som ofte er underlagt forskellige rammer og regler. En ledelsesmæssig opgave vil derfor være at kunne håndtere samarbejdet mellem frivillige og medarbejdere samt de dilemmaer, konflikter og problemer, der kan komme undervejs. Frivillighed og samarbejde sker flere steder Ledere, medarbejdere og frivillige møder hinanden forskellige steder. På kommunale arbejdspladser vil muligheden for at lave konkrete aftaler for samarbejdet mellem medarbejdere og frivillige være direkte forbundet med den organisering, der er på arbejdspladsen. Der er dermed en naturlig mulighed for at bruge MED-organisationen til at få aftaler om samarbejde og partnerskaber med frivillige gjort nærværende for medarbejdere og frivillige på arbejdspladsen. Frivillighed er dog også, at borgere eller organisationer giver frivillig hjælp til andre borgere uden kommunens involvering. Det betyder, at frivillige og kommunale medarbejdere også kan mødes uden der er aftalt en ramme om mødet mellem frivillige og medarbejdere. Det kan eksempelvis være i borgeres hjem, hvor både frivillige og kommunale medarbejdere er tilstede for at støtte borgeren. I de situationer, hvor der ikke er en aftalt ramme om mødet mellem frivillige og medarbejdere, vil de frivillige altid skulle behandles med samme professionelle respekt, som pårørende eller bekendte for borgeren, men der vil ikke være et egentligt samarbejde mellem de frivillige og kommunens medarbejdere. 3

30 Vision Frivillighed og medborgerskab hænger naturligt sammen. I Hjørring Kommune ses samarbejdet mellem frivillige og kommunale arbejdspladser som en del af det engagement, som medarbejdere, borgere og organisationer viser for, at kommunen er et godt sted at bo. Vi vil skabe et stærkt samarbejde mellem medarbejdere og frivillige. Samarbejdet skal bygge på tillid, dialog og respekt for hinandens opgaver og roller for at få mest muligt arbejdsglæde og livskvalitet for alle. Vi vil udvikle samarbejdet i fællesskab for at ruste os til fremtiden og skabe løsninger til glæde for medarbejdere, frivillige og borgere. Mål For at styrke arbejdet med frivillighed i sammenhæng med Hjørring Kommune som arbejdsplads er der lavet mål for de kommende år. Målene er et udtryk for, hvordan vi gerne vil have at mødet mellem kommunale medarbejdere og frivillighed skal finde sted. Målene er valgt, fordi vi tror på, at vi får størst mulig arbejdsglæde, når vi kan leve op til dem. Mål: Hjørring Kommune ser frivillighed som en styrke og vil understøtte den frivillige indsats. Arbejdspladserne i Hjørring Kommune bruger værdirammen og MED-aftalen til at skabe en tydelig rolle og ansvarsfordeling samt gode samarbejdsformer mellem leder, medarbejdere og frivillige. Arbejdspladserne i Hjørring Kommune har styr på formelle og praktiske spørgsmål, når frivillige tilknyttes en kommunal arbejdsplads. 4

31 Fælles principper De fælles overordnede principper er det afsæt, vi tager udgangspunkt i, når vi inviterer frivilligheden indenfor på arbejdspladserne til glæde for borgerne. De fælles principper skal udmøntes i konkrete aftaler på arbejdspladsen i samarbejde og dialog mellem ledelse og medarbejdere. Det betyder, at de fælles principper gælder for alle arbejdspladser og suppleres af arbejdspladsens egne principper, så længe de er i tråd med de overordnede. Arbejdspladsens principper samles i aftaler for frivillighed på hver enkelt arbejdsplads, så de passer til arbejdspladsens vilkår. Fælles principper: Den frivillige indsats Principper et supplement til kerneydelsen og frivillige kan derfor ikke overtage ansvaret for kerneydelsen. Samarbejdet mellem frivillige og ansatte skal præges af tillid, dialog og gensidig respekt til glæde for borgeren. Medarbejdernes faglige kompetencer bliver respekteret i lighed med at den frivillige indsats bliver anerkendt. Medarbejderne anerkender, at frivillige får mulighed for at yde en indsats, som ansatte ikke får mulighed for. 5

32 Guidelines Guidelines er en huskeliste, der kan bruges til inspiration, når der skal laves aftaler om frivillighed på arbejdspladsen. I tråd med MED-aftalen skal der derfor gennemføres en dialog på arbejdspladsen, når der sker ændringer i samspillet mellem medarbejdere og frivillige. Guidelines for ledere: Afsæt tid til opgaven. Vær opmærksom på medarbejderinddragelsen fra starten men også løbende ved ændringer. Lav aftaler med den/de frivillige, som passer til arbejdspladsens kultur, og sørg for at de frivillige bliver introduceret til de værdier og kutymer, der er på arbejdspladsen. Lav aftaler med medarbejderne, så de er klar til opgaven med frivillighed. Sørg for at alle på arbejdspladsen kender den frivillige indsats, samt rammer og formål hermed. Fokuser på gennemsigtighed om aftaler samt praktiske og formelle forhold indenfor eget ledelsesområde. Guidelines for MED-udvalg Prioriter dialog om frivillighed, når der bliver lavet nye aftaler om samspil mellem medarbejdere og frivillige på arbejdspladserne. Tænk evaluering af samspillet mellem medarbejdere og frivillige ind i planlægningen af MED-møder på arbejdspladsen. Sørg for at forholde jer til værdirammens guidelines, så de passer til jeres arbejdsplads. Guidelines for medarbejdere: Tag medansvar for at implementere den frivillige indsats, så arbejdspladsen får de bedst mulige betingelser. En frivillig er en samarbejdspartner, som skal kende jeres kultur og normer. Tag hånd om en frivillig som du selv gerne ville være taget hånd om. Respektér at det frivillige bidrag er anderledes end din faglighed, så længe det tilfører værdi for borgeren. Hav øje på frivilligheden og den positive effekt. Gå i dialog med din leder, hvis du er i tvivl om noget. 6

33 Hjørring Kommunes politik for arbejdsrelateret stress Forslag august Hovedudvalget har vedtaget denne politik for arbejdsrelateret stress. Politikken skal ses som et supplement til sygefraværspolitikken og gælder alle ansatte ved Hjørring kommune. Politikken indeholder en beskrivelse af de holdninger, som ledelse og medarbejderrepræsentanter deler i forhold til håndtering af arbejdsrelateret stress på kommunens arbejdspladser. Politikken indeholder også en beskrivelse af de opgaver MEDorganisationen forventes at tage hånd om. Endelig skal politikken sikre at der udarbejdes konkrete retningslinjer for håndtering, identifikation og forebyggelse af arbejdsrelateret stress på arbejdspladserne. Udgangspunkt: Hjørring Kommune ønsker ikke at medarbejdere skal udvikle arbejdsrelateret stress. Stress er et arbejdsmiljøanliggende, som arbejdspladsen er forpligtiget til at håndtere. Stress rammer individuelt, men er et fælles ansvar på arbejdspladsen og skal derfor løses og forebygges i fællesskab. Løsninger kommer ikke af sig selv, men bliver skabt på arbejdspladsen i fælles retningslinjer tilpasset og formet den enkelte arbejdsplads. Det er derfor vigtigt, at der gøres en effektiv og fælles indsats i det forebyggende arbejde, og her er tillid, dialog og arbejdsglæde bærende værdier. Arbejdsrelateret stress opstår som en fysisk og psykisk reaktion på belastninger, der overstiger et menneskes ressourcer til at håndtere belastningerne. "Stress er en tilstand som ledsages af fysiske-, psykiske-, eller sociale reaktioner eller funktionssvigt, som er resultatet af den enkeltes følelse af utilstrækkelighed i forhold til at kunne imødekomme de krav eller forventninger, der er stillet til ham/hende". Formålet med politikken er at: Være en del af Hjørring kommunes arbejde med aktivt at sikre det psykiske arbejdsmiljø. Skabe synlighed, åbenhed, og sammenhæng om at arbejdsrelateret stress er et fælles ansvar. Alle arbejdspladser arbejder for at forebygge, identificere og håndtere arbejdsbetinget stress, da det har indflydelse både på den enkelte og på arbejdspladsen. Det forventes at Der i den gode dialog på arbejdspladsen skabes fælles forståelse for, hvilke faktorer der kan være medvirkende til at udløse stress og hvordan disse håndteres forebyggende på arbejdspladsen. Arbejdspladsen skal desuden vide, hvordan man håndterer tilfælde af arbejdsrelateret stress samt hvordan der sikres en ordentlig tilbagevenden på arbejdspladsen. Såfremt der opstår tegn på stress forventes lederen sammen med medarbejderrepræsentanterne at tage hånd om problemet og arbejde på at rette op på ubalancen. Hvis en medarbejder bliver sygemeldt med stress, skal elementerne i sygefraværspolitikken benyttes for at medvirke til at medarbejderen kan komme tilbage til arbejdet. Arbejdspladsen inddrages i relevant omfang i den del der handler om den sygemeldtes tilbagevenden på arbejdspladsen. 1

34 Hjørring Kommunes politik for arbejdsrelateret stress Forslag august Opgaver for niveauerne i MED Hovedudvalget Fastlægger den overordnede politik og drøfter jævnligt om politikken er i samspil med udviklingen og med organisationen. Evaluerer politikken efter den kadence man beslutter i Hovedudvalget. Øvrige MEDniveauer Drøfter sammenhæng mellem krav og ressourcer i forbindelse med budgetdrøftelserne eller efter behov. Understøtter eller igangsætter initiativer indenfor eget område. ArbejdspladsMED Udarbejder lokale retningslinjer og handlinger for: Identifikation Håndtering Forebyggelse Sikrer retningslinjerne jævnligt drøftes eventuelt sammen med den årlige arbejdsmiljødrøftelse, hvor sygefraværsstatik for arbejdspladsen også indgår. Drøfter i samme forbindelse sammenhæng mellem krav og ressourcer. Aftalt i Hovedudvalget den 2017 Evalueres næste gang. Og herefter hvert / 4. år??. Opsiges denne politik til genforhandling vil den gælde indtil der er opnået enighed om en ny. 2

35 Hjørring Kommunes politik for arbejdsrelateret stress Forslag august Noter til Politikken om begreber m.v. Politikkens opbygning Politikken opbygges så kort og præcist som muligt. Den skal dog kunne anvendes alene inden for det emne den omhandler. Når politikkerne er revideret udformes en generel tekst til brug på Internettet. Teksten kan enten dække alle politikker eller flere politikker i familie med hinanden. Denne generelle tekst anvendes til internettet og indgår ikke i selve politikken. Begreberne i denne politik: Politik og retningslinjer Har den samme tekniske betydning men benyttes her på forskellige niveauer. Begrebet politik benyttes i Hjørring Kommune på Hovedudvalgsniveau og er ofte i den forbindelse holdningsbetonet. Begrebet retningslinje benyttes i Hjørring Kommune på arbejdspladsniveau og er i større udstrækning handlingsbetinget. I MED regi er en retningslinje defineret ved at, det er en aftale opnået i enighed mellem parterne i MEDudvalget og som er skriftlig. Retningslinjer opdeles i obligatoriske og øvrige retningslinjer, med hver deres gældende bestemmelser. Dette beskrives i 8 i rammeaftalen. Derudover beskrives kravene til udformningen af retningslinjer sidst i dokumentet. Denne retningslinje er en af de obligatoriske retningslinjer som Hovedudvalget skal udarbejde. Derfor gælder den tidligere retningslinje aftalt i Hovedudvalget, indtil den nye er aftalt. Denne er politikken Trivsel, sundhed og arbejdsglæde. NB: Hjørring kommune bruger også begrebet retningslinje, når ledelsen har udstukket disse. Disse er ikke at forveksle med retningslinjer udarbejdet i MED regi. Definitionen på stress hentet fra Protokollat om arbejdsbetinget stress bilag 1. Parterne De to parter i MEDudvalget, altså ledelse og medarbejderside. Krav og ressourcer : Drøftelser af sammenhæng mellem krav og ressourcer i MEDudvalgene mindst en gang årligt. Krav og ressourcer påvirker den enkeltes risiko for at udvikle arbejdsbetinget stress. Under Hovedudvalgets obligatoriske opgaver i bilag 2 rammeaftalen anføres det at ledelsen i tilknytning til kommunens budgetbehandling skal redegøre for budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold, herunder eventuelle konsekvenser i forhold til sammenhængen mellem ressourcer og arbejdsmængde. Disse drøftelser foregår I Hjørring Kommune også som en naturlig forlængelse på de næste niveauer i MEDorganisationen. Passus er derfor indsat for at skærpe opmærksomheden på at dette kan være en af de faktorer som kan være med til at forebygge arbejdsrelateret stress. Dette kan ses på lige fod med afvikling af MUS samtaler samt den daglige kontakt på afdelingsniveau. Når Arbejdstilsynet fører tilsyn med det psykiske arbejdsmiljø på arbejdspladsniveau, indgår der en vurdering af, om der er sammenhæng mellem arbejdsmængde og tidspres. 3

36 Hjørring Kommunes politik for arbejdsrelateret stress Forslag august Vejledningsmateriale til politikken målrettet til ledere og medarbejdere: Der er fra flere sider blandt arbejdsmedicinsk klinik udarbejdet materiale med vejledninger til såvel ledere i forhold til håndtering af medarbejdere med arbejdsrelateret stress, samt til medarbejdere i forhold til tilbagevenden på arbejdspladsen efter en periode med arbejdsrelateret stress. Dette materiale anbefaler arbejdsgruppen at få Sundhedscenterets medarbejdere som arbejder med Tidlig Indsats til at kvalificere til anbefalinger til ledere og medarbejdere ved Hjørring kommune. Arbejdsmiljøgruppens specifikke opgaver er ikke beskrevet i politikken, da den overordnede beskrivelse af denne gruppes opgaver fremgår af MEDaftalen. Til arbejdspladsen ved udformning af retningslinjer: Arbejdspladserne anbefales at udarbejde retningslinjerne efter anvisningerne Den gode retningslinje som er opstillet i punkter og opfylder Rammeaftalens bestemmelser for retningslinjer: Den gode retningslinje er nem at forstå, nem at administrere og indeholder følgende punkter: Formål: Hvilket problem skal retningslinjen løse, eller hvad skal den styrke og forbedre. Det skal være nemt at forstå, hvad meningen er. Hvem er omfattet? Alle medarbejdere i lederens kompetenceområde vil som udgangspunkt være omfattet af en retningslinje med mindre andet er aftalt. Men det er ikke sikkert de er opmærksomme på dette. Derfor kan det være en god idé at beskrive præcist, hvem der er omfattet, især hvis retningslinjen også gælder for underliggende MEDudvalg. Så kan ingen være i tvivl om, hvorvidt de er omfattet. Præcist beskrevet hvad der er aftalt. De fleste af de mennesker, der skal gøre brug af retningslinjen til daglig, har ikke selv været med til at formulere den. Gør derfor retningslinjen så konkret, præcis og enkel som mulig. Så er der størst chance for, at den kommer til at virke efter hensigten. Hvilket udvalg er retningslinjen aftalt i og hvornår er den indgået? For at give klarhed og undgå misforståelser er dette en vigtig detalje, fordi personer med tiden vil blive skiftet ud og MEDorganisationen evt. kan blive ændret. Opsigelse. De almindelige retningslinjer jf. MED rammeaftalens 8 stk. 1 kan opsiges med tre måneders varsel og kan altid ændres, hvis der er enighed derom. Procedureretningslinjer jf. 8 stk. 3 og hhv. retningslinjer som er aftalt i henhold til bilag 2, punkt A, C,D,E, G og I gælder indtil parterne er enige om ændringer heraf. Det er en god idé at skrive, hvad der gælder for den aktuelle retningslinje. Evaluering. Aftal altid ved indgåelse af en retningslinje, hvornår og hvordan udvalget vil evaluere, om formålet med retningslinjen er nået. Det kan også være en idé at skrive, hvem der skal involveres i evalueringen. 4

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51 Oversigt over MEDorganisationen til brug ved udpegning Hovedudvalgets møde 12. September 2017

52 BSU

53 SÆH

54 SÆH

55 SÆH

56 Øvrige

57 Øvrige

58 Øvrige

59 Øvrige

60 Hovedudvalgets opgaver Tilbagevendende punkter Strategidrøftelse (hvert 2. år, lagt sammen med strategisk AM-drøftelse) Årlig strategisk arbejdsmiljødrøftelse herunder: Kontrollere arbejdsmiljøarbejdet Arbejdsulykker opgørelse Kompetenceudviklingsplaner for AMO Årlig opsamling af påbud fra arbejdstilsynet (Drøftelsen er aftalt så den deles over 2 møder) Redegøre for budgettets konsekvenser herunder Møde med økonomiudvalget Deltagelse i budgetseminar Overvåge og revidere retningslinjer og politikker Overvåge sygefraværsstatistik. Aftale retningslinjer i forhold til: Sygefraværssamtaler For beskæftigelse af personer med nedsat arbejdsevne. Sikre at der aftales retningslinjer for: Forebyggelse og håndtering i forhold til stress, vold, mobning, chikane samt overvåge og revidere vedtagne retningslinjer. Fysisk APV (fastlagt til at følge TM) Socialt kapitel Kompetenceudvikling aftalen O.13 Akut-midlers anvendelse Valg og udpegning hvert andet år, igangsættes i Obligatoriske Procedureretningslinjer for drøftelse af (Er udarbejdet) (Budget, rationalisering og omstilling, personalepolitik) Øvrige opgaver Årshjul, vision og arbejdsgrundlag Temaer og temamøder (Kan fastlægges som oplæg til strategidrøftelse) MED-aftalen Hovedudvalget som kulturbærere Implementering af MED-aftale Temamøder MED-organisationen MED-uddannelse Trivsel 18, 21 Tidlig indsats Feriefonden udpegning (Uddelegeret til områderne efter fordelingsnøgle) Rådgive organisationen i forhold til MED-aftalen og øvrige retningslinjer aftalt i Hovedudvalget. Herunder behandling af ansøgninger om dispensation og tilpasse MEDstrukturen/organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet i MEDaftalen. Indbringe uoverensstemmelser og fortolkningsspørgsmål vedr. rammeaftalen mv. for de centrale forhandlingsparter.