Handleplan efter BDO tilsyn i T&A 2017

Transkript

1 Handleplan efter BDO tilsyn i T&A 2017 Opmærksomhedspunkt Handling Opfølgning Gruppe 1.: Meget tilfredsstillende forhold. 1. Tilsynet anbefaler, at der fortsat arbejdes med at sikre og implementere arbejdsgange, således at kvalitetsmålet på Genoptræning efter Sundhedslovens 140 efterleves. Kvalitetsmål om at borgere max må vente på opstart af træning i 10 dage er ikke overholdt. Der er prioriteret ekstra fysvikartimer til gruppe 1, juli-dec 2017 mhp. at nedbringe ventetider. Der er ledelsesmæssigt fokus på, at ventetid overholdes i T&A som helhed. I det perspektiv efterspørges fortsat ledelsesinformation, som kan give et objektivt overblik over dette. 2. Tilsynet anbefaler, at der rettes øget fokus på, at der sker udarbejdelse af statusvurderinger på borgere i daghjem hver tredje måned. Journalaudit gennemført og der er afholdt fagmøde hvor dokumentation blev gennemgået, ud fra fund i journalaudit. Dette er gennemført på både trænings og dagtilbudsområdet. Undervisning foretaget 22. og Evalueres løbende, daglig leder giver direkte feed back og alle medarbejdere som er i tvivl tager kontakt til daglig leder. Der foreligger retningslinje ift dokumentationsfrekvens. Det kan konstateres, at det ikke er indarbejdet hele vejen rundt i praksis. Der vil derfor være et ledelsesmæssigt fokus på, at der fast udarbejdes status hver 3. måned, og dertil efter behov. 3. Tilsynet anbefaler, at der fortsat arbejdes målrettet med at få skabt en højere fremmødeprocent på holdene for derved at sikre en mere effektiv kapacitetsudnyttelse. Dette kan eksempelvis gøres gennem et målrettet tiltag, hvor der er fokus på årsag og hyppighed af fravær. Ledelsesfokus område og næsten daglige drøftelser med medarbejdere i forhold til om borgere skal fortsætte i dagtilbud/til træning. Handlemuligheder ved mange afbud drøftes også og relevante medarbejdere og samarbejdspartnere inddrages (hjemmepleje/plejepersonale). 1

2 Familie/pårørende inddrages ift borgere i dagtilbud. Vi vil i T&A som helhed drøfte hvordan, vi opnår at få information om afbud hurtigst muligt ift at kunne planlægge. T&A efterspørger mulighed for at generere data, som kan sige noget om, hvordan udnyttelsesgraden på alle hold ser ud i praksis (her skal det kunne håndteres, at vi arbejder med overbelægning på alle hold). Hertil vil vi generelt i T&A være nysgerrige ift hvilke begrundelser der er for, at borgere melder afbud (stikprøve på alle hold/dagtilbud over fx 2 uger, hvor vi registrerer begrundelser og grupperer disse). 4. Tilsynet anbefaler, at der for at målrette træningsindsatsen arbejdes på at implementere arbejdsgange, der sikrer yderligere videndeling mellem medarbejdere på korttidspladserne, hjemmeplejen og fysioterapeuter i Træning & Aktivitet. Der har været afholdt dialogmøde mellem korttidspladser og gruppe i forhold til forventningsafstemning til arbejdsgange og overlevering. Der følges op på fælles Personalemøde i T&A november Ingen har oplevet udfordringer i forhold til hjemmeplejen. Der er telefonisk kontakt eller advis. Der er fokus på dokumentation i Care, med SMART mål og at indsatsområder udfyldes, så samarbejdspartnere er bekendt med mål og plan. Dette ledelsesmæssige fokus fastholdes. Gruppe 2.: Særdeles tilfredsstillende forhold. Tilsynet anbefaler, at der arbejdes på at implementere arbejdsgange, der sikrer videndeling mellem plejepersonale og fysioterapeuter for at målrette indsatsen og skabe sammenhæng mellem træning og pleje. Tilsynet anbefaler, at der i højere grad arbejdes med at sikre udarbejdelse af en tidsafgrænset målsætningsplan, hvori målene er formuleret i samarbejde med borgeren og Afklares sammen med afd. sygepl. fra Parken og afd. sygepl. fra Lindehaven (arbejdsgangsbeskrivelser, fælles mål og plan). Herunder drøftes, hvordan det bliver muligt at få skabt er struktur, som understøtter videndeling i praksis, startende med de fælles tværfaglige konferencer. Dette er i forvejen et fokusområde, men der er potentiale for forbedring. 2

3 relevante pårørende i det omfang, det er muligt. Det sættes fornyet fokus på, at borgeren understøttes til at formulere egne mål samt, at mål er kendt af alle mhp at alle arbejder sammen om og sammen med borgeren om borgerens mål. Gruppe 3: Meget tilfredsstillende forhold. 1. Tilsynet anbefaler, at der fortsat arbejdes med at sikre og implementere arbejdsgange, således at kommunens kvalitetsmål efterleves på følgende områder: a. Genoptræning efter Sundhedslovens 140 b. Genoptræning efter Servicelovens 86,1 c. Vedligeholdende træning efter Servicelovens 86,2 Tilsynet konstaterer, at kvalitetsmålet om, at genoptræning efter sundhedslovens 140 starter inden for 10 hverdage efter modtaget genoptræningsplan ikke konsekvent er håndhævet i de undersøgte borgerjournaler. Ligeledes konstaterer tilsynet, at Ballerup Kommunes kvalitetsmål for opstart af træning efter servicelovens 86,1 og 2 inden for 10 hverdage efter modtaget ansøgning ikke er overholdt i to ud af tre undersøgte journaler. Yderligere kan tilsynet konstatere, at medarbejderne har forskellige arbejdsgange i forhold til dokumentationsopgaven, der kan bevirke, at vigtige informationer ikke overleveres. Dette kan ligeledes have betydning for borgernes oplevelse af træningen. Terapeuten som deltog i udsøgningen oplyser, at hun efterfølgende ikke nåede at se, om der var medtalt weekend. Service målet er 10 Hverdage. Med det sagt, så tiltræbes kortets mulige ventetid. Ventetid er et fokuspunkt som ledergruppen fortsat vil følge tæt. Planlæggere sæter borgere direkte ind i medarbejdernes kalender, og er i løbende dialog med den enkelte medarbejder ift planlægning og fyldt kalender. Lederteamet håber, at vi fremover også vil kunne få data som understøtter den daglige ledelse fx at der via Nexus opnås muligheden for at trække relevant ledelsesinformation ift dette forkusområde. Vi arbejder internt med journalaudit og planlægger en ny primo Tilsynet har observeret et tilfælde af håndskreven dokumentation. Vi har gennem nogen tid arbejdet med nye arbejdsgange ift dokumentation fx at dokumentere direkte elektronisk - og gerne sammen med borger - men også, at udnytte funktioner i den IPhone terapeuterne har fået via puljen til nedbringelse af ventetid på genoptræning. Vi vil fastholde dette fokus og dertil drøfte betydningen af sikkerhed og rettidighed ift dokumentation. Herunder vil vi arbejde med ift Nexus, at få beskrevet indholdet i dokumentationsopgaven (kort, entydigt og præcist, SMART mål). 3

4 Det er normalt, at der foregår en vis mundtlig overlevering mellem holdejere. Dette opleves også som faglig sparring mellem kollegaer. Denne gang var det så skrevet ned, og angik holdet som helhed. Drejer det sig om notater, som vedrører den enkelte borger skal dette naturligvis noteres i borgers journal. Vi arbejder som nævnt med, at dokumentere direkte i journalen ved brug af pc eller smartphone. T&A har udarbejdet retningslinjer vedr. dokumentation og herunder frekvens af denne. Der er behov for fornyet ledelsesmæssigt bevågenhed på, at retningslinjerne anvendes i praksis. Ved overgang til Nexus får alle terapeuter adgang til både Nexus og Smart Care via deres smartphone, hvilket giver nye muligheder for direkte dokumentation også i borgeres hjem. Vi arbejder videre med dokumentation på hold sideløbende med den analyse som i øjeblikket foregår på i T&A. Ifm implementering af Nexus skal besluttes, hvad der skal dokumenteres i hvilket omfang og med hvilket frekvens. Implementering heraf i praksis er et nyt ledelsesmæssigt fokuspunkt. 3. Tilsynet anbefaler, at der fortsat arbejdes målrettet med planlægning og koordinering med henblik på den bedst mulige udnyttelse af medarbejdernes ressourcer. I forhold til en medarbejders tid og ressourcer på tilsynsdagen er det tilsynets vurdering, at tid og ressourcer kunne have været koordineret og planlagt mere hensigtsmæssigt. Medarbejdere i gr. 3 er spredt på flere baser og ofte kommer afbud til et andet hus, end der hvor holdet afvikles. Vi vil i første omgang opfordre borgerne til at melde afbud via mail som alternativ til at ringe. Dette skrives ind i træningsaftalen, som borgeren får udleveret. Hvis en anden medarbejder modtager afbud på telefon sender vedkommende en mail til rette vedkommende. Dvs. at holdejer kan løbende og hvor som helst, holde sig orienteret på sin smartphone. 4

5 Ift analysen af fremtidens træningsområde, rettes fokus også på de fysiske rammer, så disse fremover i højere grad kan understøtte opgavevaretagelse samt ressourceudnyttelse. Generelt: Der er stort ledelsesmæssigt fokus på, at ovenstående handlinger implementeres/bliver gældende for hele T&A og ikke kun i den enkelte gruppe, hvor et givent forhold er konstateret af tilsynet. 5