Reservationsrettigheder i Septimana KontrolCenter.

Transkript

1 Reservationsrettigheder i Septimana KontrolCenter. Dette er en gennemgang af hvordan man tildeler regler for reservation til lokaler i Septimana KontrolCenter. Først beskrives de generelle principper og derefter hvordan man konkret tildeler rettigehder. Principperne for rettigheder: Generelt: Regler omfatter: - Brug af systemets funktioner - Opdeling af brugere i rettighedsgrupper - Adgang til at foretage reservationer. - Opdeling af lokaler i reservationsgrupper. Der defineres et antal roller, der kan kombineres så en bruger kan have fra en til mange roller. Det er skolen der selv definerer hvilke roller der findes. Septimana indeholder som udgangspunkt disse roller: 0_Student 1_Teacher 2_Timeplanner 4_Administrative Disse roller er alle mærket med System, og kan derfor ikke slettes eller omdøbes. Det er dog muligt at fjerne/tilføje rettigheder til rollerne. Til hver rolle kan den enkelte skole så knytte et vilkårligt antal rettigheder. Rettighederne er fast defineret i systemet, og dækker over funktioner som menupunkter og knapper. Dette betyder at antallet af rettigheder vil vokse når systemet udvides, men kan være begrænset af om en skole har fravalgt dele af Septimana. Septimana indeholder som nævnt fra starten de fire roller: studerende, lærer, skemalægger og TAP. Når der indføres en ny rettighed vil den enten blive tilføjet til disse roller, hvis det er naturligt, ellers må skolen selv beslutte hvilke roller den skal tilknyttes. Vedligehold af roller sker i KontrolCentret.

2 Denne tabel illustrerer at den enkelte bruger tildeles en kombination af en eller flere roller: Rolle 1 Rolle 2... Bruger 1 X X Bruger 2 X X X.. X. Denne tabel illustrerer at en rolle dækker over en eller flere rettigheder: Funktion 1 Funktion 2... Rolle 1 X Rolle 2 X X X X.. X X. Ovenstående to tabeller viser at Bruger 1 har rettighed til funktionerne fra rolle 1 og rolle 2. Reservation Styring af hvem der må reservere hvad og hvornår er langt mere dynamisk end adgangen til systemets funktioner. En bruger skal som minimum tilknyttes rettigheden lokalereservering (bookroom), men dertil skal lokalet være reserverbart. Dette defineres med en reservationsregel for lokalet. En reservationsregel giver mulighed for at styre adgangen til det enkelte lokale eller en gruppe af lokaler, periodevis, med udgangspunkt i grupper af personer eller enkelt personer. Skolen kan frit definere et antal lokalegrupper (det er et andet begreb end lokaletyper) og tillknytte en lokalegruppe til hvert lokale. Til hver lokalegruppe, og evt til enkelte lokaler, opretter skolen en reservationsregel for valgfri dato intervaller. En reservationsregel kan bestå af: Alle må reservere må reservere Medlemmer af de teams som ejer lokalet må reservere Brugere med en bestemt rolle må reservere Individuelt angivne brugere må reservere Et lokale tilhører som nævnt en lokalegruppe. Hvis lokalet ikke selv har en regel på en given dato er det lokalegruppens regel der gælder. På den må kan man styre mange lokaler på en gang. Denne tabel skitserer princippet: Lokalegruppe 1 Forklaring

3 1.Jan dec Ingen Lokaler i denne gruppe kan ikke reserveres af nogen bruger i hele 2009 Lokalegruppe 2 1. jan apr Alle Lokaler i denne gruppe kan reserveres af alle bruger i perioden, der har rettigheden lokalereservering 1. sep dec Alle Lokaler i denne gruppe kan reserveres af alle bruger i perioden, der har rettigheden lokalereservering Lokale 1 (tilhører lokalegruppe 1) 1.Jan jun Team For lokale 1 tilsidesættes reglen fra lokalegruppe 1 i denne periode, men ikke i sidste halvdel af året. Medlemmer af det angivne team har lov til at reservere lokalet forudsat at de har rettigheden lokalereservering Dato Dato Rolle x For lokale 1 tilsidesættes reglen fra lokalegruppe 1 i denne periode, men ikke i sidste halvdel af året. Brugere med den angivne rolle har lov til at reservere lokalet forudsat at de har rettigheden lokalereservering Lokale 2 (Tilhører ikke en gruppe med en regel) Dato Dato ABC, XX, YY Dette lokale kan kun reserveres af de nævnte brugere (ABC, XX, YY) i denne periode. Stadig forudsat at de har rettigheden lokalereservering. Dato Dato alle Dette lokale kan reserveres af alle brugere i denne periode. Stadig forudsat at de har rettigheden lokalereservering. Senvidere nedenfor vedrørende den overordnede regel. Overordnet gælder der at hvis der ikke findes en regel på en given dato kan lokalet ikke reserveres. Konkret tildeling af rettigheder: Der er to perspektiver når man skal administrere rettigheder vedrørende lokalereservationer: hvornår en reservation oprettes (dags dato) og hvilket tidspunkt reservationen omfatter. - Oprettelsestidspunkt styres af rettigheder (brugerroller)

4 - Tidspunkt for selve reservationen styres af lokaleregler Lokaleregler kan omfatte en gruppe af lokaler eller et enkelt lokale. Rettigheder kan styres gennem en rolle, som tildeles en eller flere brugere. Lokale grupper: For at effektivisere styringen skal man gruppere sine lokaler i f.eks.: 1. rene undervisningslokaler 2. rene mødelokaler 3. auditorier 4. øvelokaler Ad 1. Lokaler der er tiltænkt undervisning vil primært blive administreret via skemalægningen, så generel adgang for alle til at oprette reservationer må ikke være åben før skemaet er lagt færdigt. Ad 2. Lokaler der er beregnet til mødeaktivitet vil normalt ikke være omfattet af skemalægning og kan derfor reserveres altid. Der kan dog være behov for at spærre for den generelle adgang i f.eks. eksamensperioder. Ad 3. Auditorier kan inddrages i undervisning af læreren, men kan også være styret af skemalægning, i den udstrækning der skemalægges med foredrag der er fælles for flere hold. Ad 4. Læreren tager stilling til hvornår der skal placeres øvelser i undervisningsforløbet, og disse lokaler kan derfor reserveres af undervisere. Ovenstående opdeling lægger op til at der er (mindst) tre brugerroller: - Skemalægger - Lærer - Eksamensplanlægger Både lokalerettigheder og brugerroller defineres i KontrolCentret Lokale rettigheder: Rettigheden til at reservere et lokale kan tildeles udfra - Alle (med ret til at reservere) - Team - Person - Rolle

5 Roller vedligeholdes med menupunktet Opsætning -> Rettigheder -> Roller. Det er pt. ikke muligt at oprette nye roller, men der er en række roller oprettet med navne RoomBooking01 til RoomBooking09 disse kan anvendes i forbindelse med tildeling af rettigheder. Hvis der er brug for flere roller kan disse oprettes ved at rette henvendelse til I-Arkaden. Se afsnit nedenfor Brugerroller i Septimana KontrolCenter. Figur 1: Menupunktet for vedligehold af rettigeheder. Figur 2: Sammenhold mellem roller og rettigehder. Rettigheden til at reservere lokaler kan tildeles til en hel gruppe af lokaler på en gang. Oprettelse af lokalegrupper sker med menupunktet Filer -> Stamdata -> Lokaleoplysninger -> Lokalegrupper.

6 Figur 3: Menupunktet for vedligehold af lokalegrupper. Figur 4: Navngivning og beskrivelse af en lokalegruppe. For hver lokalegruppe skal man angive hvilke regler der gælder. Der kan være uendeligt mange regler tilknyttet en lokalegruppe(, men det er en klar fordel for overskueligheden at begrænse antallet).

7 Figur 5: Vedligehold af regler for en lokalegruppe. Opret en regel for en lokalegruppe: Vælg type for hver ny regel: - Alle - Team - Rolle - Person Og tryk Opret. Det er ikke muligt at ændre type senere. Så skal reglen slettes og en ny oprettes, da der ikke er de samme oplysninger til de forskellige typer. Figur 6: Vælg regeltype for ny regel inden du trykker Opret.

8 En central oplysning, der findes på alle typer, er det datointerval hvor reglen er gældende. D.v.s. at en regel automatisk udløber på den angivne slut dato. Figur 7: For alle regler gælder det at de kun er aktive i en begrænset periode. Hvis skolen ønsker en evig regel, kan du angive en slutdato i f.x. år For regeltyper Person og Rolle, skal man yderligere vælge hvilken person / rolle reglen gælder for. Figur 8: Tryk på for at vælge personer til person-regel eller rolle til en rolle-regel.

9 Når man har oprettet lokalegrupper, for at styre tildelingen af retten til at reservere, skal de enkelte lokaler grupperes. Det sker under den almindelige vedligeholdelse af lokaler: Figur 9: Vedligehold af lokaleoplysninger. Tryk på til højre for Lokalegruppe for at tilknytte en lokalegruppe til lokalet.

10 Figur 10: Et lokale kan tilknyttes en enkelt lokalegruppe. Figur 11: HUSK: Hvis der ikke er flueben ved Kan reserveres, bliver øvrige regler ikke aktive, og lokalet kan ikke reserveres. Selvom retten til at reservere et lokale er styret med lokalegruppen, er det muligt at give det enkelte lokale særlige regler, der overstyrer reglerne i lokalegruppen. Dette kan f.eks. anvendes hvis et lokale i en kortere periode skal kunne reserveres på en særlig måde. Tryk på knappen Regler til højre for Lokalegruppe :

11 Figur 12: Reservationsregler der gælder specielt for et enkelt lokale. Der er her de samme muligheder for at oprette regler som for en hel lokalegruppe her gælder reglen blot for et enkelt lokale.

12 Brugerroller i Septimana KontrolCenter. Dette er en gennemgang af hvordan man tildeler brugerroller i Septimana KontrolCenter. Hver bruger er som udgangspunkt tilknyttet en brugergruppe: Studerende Lærer Skemalægger Administrativ Arrangør Til hver af disse grupper eksisterer der en rolle, med et fast defineret navn: 0_Student 1_Teacher 2_Timeplanner 4_Administrator 5_EventPlanner Ovenstående roller kan ikke slettes eller omdøbes, de er en del af fundamentet i Septimana. For at give større fleksibilitet er der defineret en række roller, der er beregnet til at anvende til skolens egne formål. Disse er navngivet med en ID (der ikke kan ændres) samt en beskrivende tekst der frit kan ændres. Disse fleksible roller er navngivet efter tre hovedformål: 1. Lokalereservering 2. Ressourcereservering 3. Brugerdefineret formål Til hver funktionalitet i den nye web-del er der tilknyttet en rettighed med et entydigt navn. Til hver af de fastdefinerede roller (0_Student, 1_Teacher,..) er der tilknyttet relevante rettigheder. Dette betyder at man som rettighedsadministrator ikke behøver at gøre noget, hvis standarden er tilfredsstillende. I KontrolCenter kan man administrere hvilke rettigheder der er tilknyttet den enkelte rolle:

13 Figur 13: Rettigheder tilknyttet en brugerrolle. I venstre side af figur 13 er de enkelte roller listet. Når en rolle markeres vil samtlige rettigheder blive vist i højre side. De rettigheder der er tilknyttet rolle er markeret med et flueben. For at fjerne eller tilføje rettigheder, skal man først trykke Rediger, hvorefter de enkelte flueben kan ændres. Brugere med den pågældende rolle vil have det nye sæt rettigheder når de logger ind efterfølgende. Tildeling af roller sker også i KontrolCenter, under vedligehold af den enkelte bruger:

14 Figur 14: Vedligeholdelse af bruger og dennes roller. Knappen Brugerroller åbner en ny dialog, hvor samtlige roller vises. Her markeres med flueben hvilke roller den enkelte bruger skal have, samt i hvilket datointerval. NB: Hvis en bruger ikke har nogle flueben her, gælder den rolle der svarer til brugerens gruppe (0_Student, 1_Teacher,..) Husk at det normalt vil være nødvendigt at sætte flueben ud for den rettighed der svarer til brugerens gruppe, når det tilføjes en af de fleksible roller, ellers mister brugeren sine normale rettigheder.

15 Eksempel 1 Lokalegruppe : Grp4, Auditorier Ønske: 1) Kun skemalæggere må fortage reservationer til og med 15. sept. Dvs reservationer kan ligge i tidsrummet 1/8 12/12. 2) Fra og med 16. sept. må alle reservere i tidsrummet Dvs 16/ 9 6/12 3) Specielle navngivne personer f.eks: HAHA, GIN må reservere i tidsrummet 6/12 31/12. Løsning: Der skal være disse regler: Regel1 : Rolleregel Fra dato 15/9 Til dato 12/12 Rolle RoomBook01 Regel2: Rolleregel Fra dato 16/9 Til dato 06/12 Rolle RoomBook02 Regel3: Personregel Fra dato 6/12 Til dato 31/12 Personer HAHA, GIN

16 Figur 1, eksempel 1: Reservationsregler for auditorier Figur 2, eksempel 1: Auditoriers lokalegruppe Der skal være denne styring af brugeres rettigheder: Skemalæggere skal have disse roller: - 2_TimePlanner - RoomBook01 Figur 2, eksempel 1: Skemalæggers roller.

17 Lærere skal have disse roller: - 1_Teacher - RoomBook02 Figur 3, eksempel 1:Lærers roller.